Crésus Lohnbuchhaltung

Die detaillierte Verwendung der Swissdec-Funktionalitäten wird im Kapitel §22 Swissdec dokumentiert.

Die ELM-Norm erlaubt es, Daten übers Internet an den Swissdec-Distributor zu übermitteln. Dieser leitet die Daten an die betroffenen Kassen und Versicherungen weiter, sofern sie Swissdec-Mitglieder sind. Die Liste der Versicherungen und Kassen, die für diese Art der Übermittlung ausgerüstet sind, sogenannte empfangsbereite Datenempfänger, finden Sie auf www.swissdec.ch unter Datenempfänger.

Damit ein Export möglich ist, müssen die Unternehmensstammdaten in der Registerkarte Firmennummern unter Unternehmen > Stammdaten (§19.1.1 Registerkarte Firma) sowie die Versicherungsnummer, Ihre Kundennummer und die Vertragsnummer für jede Versicherung erfasst worden sein (§19.3 Versicherungen).

Unter Optionen > Einstellungen ist die im Verwaltermodus vorhandene Option Benutzt den Swissdec-Export zu aktivieren (§21.6 Verwaltermodus, Benutzermodus). Hier wählen Sie zudem, ob Sie den Swissdec-Export für die Quellensteuerabrechnungen und/oder für die Teilnahme an der Schweizerischen Lohnstrukturerhebung des BFS nutzen wollen.

Leider sind nicht alle Sozialversicherungs- und BVG-Kassen Mitglied bei Swissdec. Erkundigen Sie sich direkt bei Ihren Kassen.

Klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie den Befehl Fenster > Swissdec-Interface.

Die Datenübermittlung bereitet unterschiedliche Dossiers für jeden Empfänger vor.

• Quellensteuer: Die Dossiers müssen jeden Monat übermittelt werden.
  • Um die Daten des laufenden Monats zu übermitteln, ist die Option Alle Löhne des Monats sind komplett und definitiv zu aktivieren. Dadurch werden die Löhne des betreffenden Monats gesperrt.

Ist ein Angestellter der Quellensteuer unterstellt, muss der Lohn jeden Monat erstellt werden, auch wenn er keinen Lohn bezieht.
Wenn Sie keinen Angestellten mehr haben, der der Quellensteuer untersteht, müssen Sie trotzdem bis Ende des Jahres jeden Monat die Daten übermitteln.

• Die AHV-Mutationen (Ein- oder Austritt eines Mitarbeiters) werden in der Regel fortlaufend gemeldet. Die Antwort der AHV-Ausgleichskasse umfasst einen Versicherungsnachweis in Form einer PDF-Datei, der den Mitarbeitenden abzugeben ist.
• Die Pensionskasse (BVG): Die Meldung der Personenstammdaten und die Abfrage der BVG-Beiträge haben Ende Jahr für das Folgejahr zu erfolgen.
  • Zuerst wird die Liste der Mitarbeitenden verschickt.
  • Das Beitragsgesuch wird anhand der Datei des neuen Jahres gestellt.
• Die Sozialversicherungen: Die Abrechnungen werden ausschliesslich am Jahresende übermittelt.
  • Um die Abrechnungen zum Jahresende zu übermitteln, ist die Option Alle Löhne für das Jahr sind komplett und definitiv zu aktivieren. Dadurch werden die Löhne gesperrt.
• BFS: Die statischen Daten für die Schweizerische Lohnstrukturerhebung werden im Laufe des ersten Quartals übermittelt: Dazu ist die Datei des betreffenden Jahres zu öffnen.

Unternehmen, die für die Teilnahme an dieser Erhebung ausgewählt wurden, müssen daran teilnehmen. Übermitteln Sie die Daten nicht, wenn Sie vom BFS keine entsprechende Aufforderung erhalten haben.

Bei jedem Swissdec-Vorgang überprüft Crésus die Stammdaten des Unternehmens und der Angestellten. Bei Bedarf wird eine Liste mit den zu korrigierenden Punkten angezeigt. Einige Fehler können verhindern, dass die Swissdec-Datei erstellt wird, und die betreffenden Daten werden in einer Rubrik «obligatorisch» aufgeführt.

Mit dem Befehl Unternehmen > Datenkontrolle können Sie eine solche Kontrolle jederzeit durchführen.

Crésus legt eine Datei an, analysiert sie und meldet allfällige technische Fehler. Betreffen die Fehler Angaben, die obligatorisch sind, kann die Datei nicht an Swissdec übermittelt werden.

Wird die Datei validiert, werden die Daten verschlüsselt und digital signiert. Anschliessend wird das Dossier an den Distributor und über diesen schliesslich an die Endempfänger übermittelt.

Die übermittelten Dossiers werden im Verlauf des Verteilers angezeigt.

Bei den Versicherungen muss im Rahmen des Vorgangs die Ablage der Daten auf der Website des Empfängers bestätigt werden. In diesem Fall können Sie sich per Klick auf die Schaltfläche Freigeben mit der Website verbinden. Anschliessend folgen Sie den Anweisungen, um die Daten des betreffenden Dossiers einzusehen und zu bestätigen. Dieses Vorgehen ist bei jeder Versicherung anders.

Wenn eine Freigabe erforderlich ist, muss sie innert 24 Stunden erfolgen. Sonst wird der Versand gelöscht.

Wenn der Vorgang beim Empfänger abgeschlossen ist, bestätigen Sie die Maske, falls nötig, mit Freigeben.

Die Daten werden automatisch freigegeben, wenn der Swissdec-Standard das zulässt, z. B. beim Versand von Quellensteuerabrechnungen oder Lohnausweisen.

In einigen Fällen erhalten Sie vom Empfänger eine Antwort, die heruntergeladen werden muss.

Beim vollständigen Vorgang muss die Antwort also in Crésus eingebunden werden.

Alle zwei Jahre bestimmt das BFS nach dem Zufallsprinzip eine gewisse Anzahl an Unternehmen, die den Fragebogen über die Lohnstruktur (SLE) des Vorjahres ausfüllen und zurücksenden müssen. Falls Ihr Unternehmen ausgewählt wurde, müssen Sie diese Angaben bis 31. März 2019 übermitteln. Mit Crésus Lohnbuchhaltung und Swissdec können Sie diesen Fragebogen mit nur drei Klicks ausfüllen und versenden.

Für detaillierte Erklärungen siehe §22.9 An der Erhebung des BFS teilnehmen.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel  BFS: Schweizerische Lohnstrukturerhebung.