Crésus Finanzbuchhaltung

In einem Kontoauszug (§8.1 Kontoauszüge) dient der Kontrollassistent dazu, die Buchungen einer Gruppe gesammelt anzuzeigen und die Bilanz einer Gruppe zu beurteilen. Mit dieser Funktion kann eine Buchhaltung kontrolliert werden, indem z. B. die offenen Rechnungen identifiziert oder beglichene Rechnungen ausgeblendet werden (automatisches Matching). Dieser Mechanismus basiert auf einem Code, der mit der Buchung in zwei zusätzlichen Feldern, Gruppe und Referenz, erfasst wird. Ein Code setzt sich aus Zahlen oder Buchstaben zusammen (höchstens 24 Zeichen). Die Erfassungshilfe zeigt die Liste der bestehenden Codes an.

Dazu muss den verbundenen Buchungen eine Gruppe zugewiesen werden. Das kann wie folgt geschehen:

• automatisch durch die Verbuchung von Buchungen aus Crésus Faktura,
• manuell bei der Erfassung im Journal,
• manuell bei bestehenden Buchungen in einem Kontoauszug oder im Journal.

In den Kontoauszügen können alle Buchungen einer Gruppe unabhängig vom Datum angezeigt werden. In einem solchen Kontoauszug ist auch der Saldo jeder Gruppe ersichtlich. Mit den Werkzeugen kann ausgewählt werden, ob gruppierte Buchungen, nicht gruppierte Buchungen usw. angezeigt werden sollen (§9.3 Bearbeitung gruppierter Buchungen).

Die folgenden Erklärungen beziehen sich auf das Feld Gruppe, gelten aber auch für das Feld Referenz.

Standardmässig werden die Spalten Gruppe und Referenz im Journal nicht angezeigt. Sie können über den Befehl Optionen – Definitionen, Registerkarte Anzeige eingeblendet werden, indem die Option Zeigt die Spalten für den Kontrollassistenten aktiviert wird.

Die Erfassungshilfe zeigt die Liste der bestehenden Codes an.

Um in einem Kontoauszug auf den Kontrollassistenten zuzugreifen, ist die folgende Option zu aktivieren:

• Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Kontoauszug. aus:
• Klicken Sie die Option Kontrollassistent an:

• Sie können weiter auswählen, ob die Spalte Gruppe, die Spalte Referenz oder beide Spalten eingeblendet werden sollen.

Auf dem Kontoauszug benutzen Sie das Stempelwerkzeug  (§5.3.1 Die linke Maustaste und die Werkzeuge), um einen Gruppencode zuzuweisen.

• Wählen Sie die zu bearbeitenden Buchungen aus.
• Geben Sie den gewünschten Code in das Feld Gruppe ein.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen.

• Die Buchungen werden mit ihrer Gruppe angezeigt.

Am linken Bildschirmrand finden Sie weitere Angaben zur Gruppe im Eingabefeld der Gruppe (unter der Spalte Gruppe):

• • Die Anzahl der Buchungen, die der Gruppe im aktuell angezeigten Kontoauszug zugewiesen sind.
  • Die Anzahl Buchungen, die der Gruppe in anderen Konten zugewiesen sind.

Falls solche existieren, wird der Text in anderen Konten vorhanden: n Mal in Blau angezeigt. Klicken Sie auf den Text, um die Buchungen dieser Gruppe in den anderen Konten zu finden. Wenn Sie die Buchung(en) gefunden haben, können Sie zum Kontoauszug zurückkehren, indem Sie die Navigationsfunktionen verwenden (§5.3.2 Die rechte Maustaste und die Kontextmenüs).

Die Statuszeile rechts unten im Fenster gibt die Anzahl markierter Buchungen an:

Mit einem Klick auf das Symbol  werden alle Markierungen aufgehoben. Wenn Sie mit gedrückter Taste Shift auf dieses Symbol klicken, werden die Markierungen aufgehoben, ohne dass eine Meldung angezeigt wird.

Folgende Schaltflächen werden im Fenster des Kontoauszugs angezeigt, wenn die Funktion Kontrollassistent aktiv ist:

• • Zuweisen:

Weist die erfasste Gruppe allen markierten Buchungen zu und hebt die Markierungen auf.

• Löschen:

Löscht die Gruppe aller markierten Buchungen und hebt die Markierungen auf.

• >: Sucht die vorhergehende Buchung, die der eingegebenen Gruppe entspricht.
• <: Sucht die nächste Buchung, die der eingegebenen Gruppe entspricht.
• Aktualisieren:

Nachdem einer Buchung eine Gruppe zugewiesen wurde, wird diese Buchung unter Umständen nicht mehr angezeigt oder sollte je nach verwendetem Filter (§9.3.2 Buchungen filtern) in einer anderen Gruppe angezeigt werden. Sie bleibt am Bildschirm jedoch sichtbar. Bei einem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren wird der Kontoauszug anhand des Filters neu geladen. Zum Beispiel: Der Filter zeigt im Moment die nicht gruppierten Buchungen an. Sie weisen einer Buchung eine Gruppe zu: Die Buchung wird weiterhin angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken, verschwindet die Buchung vom Bildschirm.

In den Feldern unterhalb der Spalten Soll, Haben und Saldo werden die Gesamtbeträge für alle markierten Buchungen angezeigt:

Warnungen zur Verhinderung von Eingabefehlern

Wenn die markierten Buchungen zu verschiedenen Gruppen gehören, wird unten links im Fenster eine Warnung angezeigt:

• Versuchen Sie trotzdem die betreffende Gruppe zuzuweisen, verlangt Crésus Finanzbuchhaltung eine Bestätigung.

Um alle Buchungen einer Gruppe im Kontoauszug zu gruppieren, müssen Sie die Option Kontrollassistent (§8.6 Jahresrechnung / Anhänge) aktiviert haben.

• Kreuzen Sie die Option gruppieren an, damit die Buchungen mit demselben Code gruppiert angezeigt werden:

• Crésus zeigt nun die Buchungen der Gruppe an und in der Spalte Saldo wird die Bilanz der Gruppe angezeigt. In diesem Beispiel sind die Gruppen F117 und F118 ausgeglichen und weisen einen Nullsaldo auf, die Gruppen 106 und B001jedoch nicht.

Sie können bestimmen, welche Buchungen angezeigt werden sollen:

• Klicken Sie auf die Liste unter Zeigt, um die Anzeigeoptionen einzublenden:

• Gruppierte Buchungen: Nur die Buchungen mit einem Code in der Spalte Gruppe werden angezeigt.
• Gruppierte Buchungen mit Nullsaldo: Nur die Buchungen einer Gruppe, die einen Nullsaldo aufweist, werden angezeigt.
• Gruppierte Buchungen ohne Nullsaldo: Nur die Buchungen einer Gruppe, die keinen Nullsaldo aufweist, werden angezeigt.
• Nicht gruppierte Buchungen: Crésus zeigt nur die Buchungen an, die keiner Gruppe angehören.
• Alle Buchungen: Alle Buchungen werden angezeigt, unabhängig davon, ob sie einer Gruppe angehören oder nicht.
• Alle Buchungen ausser gruppierte Buchungen mit Nullsaldo: Auf dem Kontoauszug werden alle Buchungen angezeigt ausser die Buchungen, die zu einer Gruppe mit Nullsaldo gehören.

Sind Ende Jahr noch Rechnungen offen, ist es sinnvoll, den Saldovortrag der Debitoren- und Kreditorenkonten aufzusplitten, um Details zu den offenen Rechnungen zu erhalten. Sonst gehen die Rechnungsdetails verloren und unbezahlte Rechnungen können in der Buchhaltung des Folgejahres nicht mehr kontrolliert werden.

Bei der Eröffnung eines neuen Jahres (§11.2 Die Neueröffnung) kann Crésus die Saldovorträge automatisch aufteilen. Pro Gruppe ist also eine Saldovortragsbuchung vorhanden.

Allerdings sind im Vorfeld die betreffenden Konten im Kontenplan als Debitoren- oder Kreditorenkonten zu identifizieren.

Die Option ist im Kontenplan in der Kontokategorie der Konten, die für die Aufteilung vorgesehen sind, zu aktivieren (§4.2 Kontenplan anpassen). Bei der Erstellung oder der Anpassung eines Kontos zeigen Sie die Erfassungshilfe an in der Spalte Kategorie (Taste F2), kreuzen Sie dann Debitorenkonto (für ein Aktivkonto) oder Kreditorenkonto (für ein Passivkonto) an:

In diesem Kontoplanauszug ist das Konto 1100 als Debitorenkonto definiert:

Die Kontokategorie wird als AktivDK angezeigt.

Die Passivkonten, die für die Verteilung des Saldovortrags der gruppierten Buchungen gemäss den Einstellungen vorgesehen sind, werden als PassivDK gekennzeichnet.

Beispiel

• Das Konto weist einen Saldo von 119 150.45 auf.
• Die Gruppe 106 hat einen Saldo von 5000.00.
• Die Gruppe 107 weist einen Saldo von 7159.00 auf.
• Die Gruppe 102 weist einen Nullsaldo auf.
• Ein Saldo von 106 991.45 ist keiner Gruppe zugewiesen.

Ohne die Option DK würde bei der Neueröffnung dieser Buchhaltung das Journal wie folgt angezeigt:

Mit der Option DK werden bei der Neueröffnung dieser Buchhaltung im Konto 1100 folgende Buchungen erzeugt:

• Die erste Buchung ist eine klassische Saldovortragsbuchung.
• Die zweite Buchung (mit dem Buchungstext «Eröffnungssaldo Forderungen aus Lieferungen und Leistungen …») bucht den Saldovortrag (119 150.45) zurück.
• In den folgenden Buchungen wird der Saldovortrag für nicht gruppierte Buchungen aufgeteilt (106 991.45), und anschliessend werden die Gruppen 106 und 107 aufgeführt, die im Vorjahr keinen Nullsaldo aufwiesen (5000.00 und 7159.00).

Der Auszug des Kontos 1100 sieht wie folgt aus:

Der Auszug des gruppierten Kontos 1100 präsentiert sich wie folgt:

Wir sehen die zwei Beträge der offenen Rechnungen von 5000.00 (Gruppe 106) und 7159.00 (Gruppe 107). Die Gruppe 102 ist jedoch nicht mehr sichtbar, weil sie im Vorjahr saldiert wurde.