Nachfolgend finden Sie eine Möglichkeit, Gutschriften mit Crésus Faktura zu erstellen und zu verarbeiten.
Eine Gutschrift erstellen
Um eine Gutschrift zu erstellen, erstellen Sie einfach eine Rechnung mit den folgenden Informationen :
- entweder die Menge (Rücksendung von Waren),
- oder der Betrag (nachträglich gewährte Rabatte etc.)
ist negativ, was zu einem „fälligen“ Gesamtbetrag führt (d.h. „Saldo zu Ihren Gunsten“ oder „Saldo zu Gunsten des Kunden“). Sobald der Rechnungsbetrag negativ ist, ist das Dokument eine Gutschrift. Drucken Sie es einfach aus.
Die Rechnung existiert bereits
Es gibt keinen Grund, eine bestehende Rechnung, ob gebucht oder nicht, anzupassen und erst recht nicht, wenn die Rechnung bereits gedruckt und an den Kunden versendet wurde.
Die Rechnung ist noch nicht bezahlt
Anstatt eine Gutschrift zu erstellen, ist es möglich, die Rechnung so zu begleichen, wie sie ist. D.h. auch wenn noch ein fälliger Saldo vorhanden ist. Der fehlende Betrag wird einfach in Skonti umgewandelt. Auf diese Weise wird es keinen Hinweis auf eine Gutschrift geben. Wenn Sie weitere buchhalterische Informationen wünschen, gehen Sie wie unten angegeben vor.
Die Rechnung ist bereits bezahlt
Im Falle einer Warenrückgabe oder einer Korrektur wegen Nichterfüllung oder aus anderen Gründen sollte die ausgestellte und versandte Rechnung nicht korrigiert, sondern eine Gutschrift (oder negative Rechnung) ausgestellt werden. Andernfalls ist die Buchhaltung nicht korrekt, die Rechnungsdaten (insbesondere wenn Sie bei vereinbarter Gegenleistung oder Rechnungsstellung mehrwertsteuerpflichtig sind) müssen nicht korrigiert werden. Möglicherweise wurde die Rechnung bereits gebucht und in die MWST-Abrechnung des vorangegangenen Quartals integriert. Sie müssen daher ein neues Dokument erstellen, das die neue Situation berücksichtigt, aber keine Anpassungen an einer bestehenden Rechnung vornehmen, unabhängig davon, ob diese bezahlt wurde oder nicht.
Die Gutschrift bezahlen
Wenn Sie den Rechnungsbetrag in bar zurückerstatten, muss auf der Gutschrift eine negative Zahlung pro Fall angegeben werden. Wenn es sich um einen Rabatt handelt auf einer alten oder zukünftigen Rechnung, müssen Sie :
- den Betrag der Zahlung angeben, mit dem die Gutschrift beglichen wird. Hierbei handelt es sich um einen negativen Betrag, der über ein Durchlaufkonto gebucht werden muss.
Das Durchlaufkonto wird also auf 0 stehen (saldiert), die ausgestellte Gutschrift wird bezahlt und der so rückerstattete Betrag wird ganz oder teilweise zur Bezahlung einer Rechnung angerechnet. Sofern ein Warenbestand (Warenrückgabe) geführt wird, wird dieser wieder korrekt korrigiert. Ausserdem entspricht diese buchhalterische Vorgehensweise den realen Geschäftsgegebenheiten. Nun kann auch zu einem späteren Zeitpunkt der effektive Geschäftsfall nachvollzogen werden.
Gibt es eine andere Vorgehensweise?
Vielleicht, aber dann sollten Sie dies mit Ihrem Treuhänder besprechen, der Ihre Buchhaltung kennt und Ihnen die nötigen Erläuterungen geben kann.
20 August 2020