Crésus Gestion PE

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
  3. 2 - Installation
  4. 3 - Ouvrir l’exemple
    1. 3.1 - L’écran principal
      1. 3.1.1 - Revenir à l’écran principal
      2. 3.1.2 - Fermer Crésus Gestion PE
      3. 3.1.3 - Les réglages initiaux
      4. 3.1.4 - Ouvrir une nouvelle année
    2. 3.2 - Crésus Facturation
      1. 3.2.1 - L’écran d’accueil
      2. 3.2.2 - L’écran de saisie
      3. 3.2.3 - Le volet latéral
      4. 3.2.4 - Créer une nouvelle fiche
      5. 3.2.5 - Modifier une fiche
      6. 3.2.6 - Supprimer une fiche
      7. 3.2.7 - Émettre une facture
      8. 3.2.8 - Traiter un encaissement
      9. 3.2.9 - Enregistrer des paiements électroniques
      10. 3.2.10 - Générer des rappels
      11. 3.2.11 - Traiter une facture reçue
      12. 3.2.12 - Générer le fichier des paiements
      13. 3.2.13 - Préparer la ventilation de la charge
      14. 3.2.14 - Comptabiliser les écritures
    3. 3.3 - Crésus Salaires
      1. 3.3.1 - Saisir un salaire
      2. 3.3.2 - Modifier un salaire
      3. 3.3.3 - Supprimer un salaire
      4. 3.3.4 - Imprimer les bulletins de salaire
      5. 3.3.5 - Payer les salaires
      6. 3.3.6 - Ajouter un employé
      7. 3.3.7 - Modifier un employé
      8. 3.3.8 - Comptabiliser les salaires
      9. 3.3.9 - Le traitement du 13e
      10. 3.3.10 - Exporter les décomptes par Swissdec
      11. 3.3.11 - Le concept de Swissdec
      12. 3.3.12 - Les dossiers Swissdec
    4. 3.4 - Crésus Comptabilité.
      1. 3.4.1 - Importer les écritures
      2. 3.4.2 - Saisir une écriture manuelle
      3. 3.4.3 - Saisir une écriture avec TVA
      4. 3.4.4 - Modifier une écriture
      5. 3.4.5 - Supprimer une écriture
      6. 3.4.6 - Chercher une écriture
      7. 3.4.7 - Afficher le bilan
      8. 3.4.8 - La gestion de la TVA
    5. 3.5 - Changement d’année
  5. 4 - Créer un mandat
  6. 5 - Gestion des mandats
  7. 6 - Gestion des sauvegardes
  8. 7 - Assistance par Internet
  9. 8 - Mise à jour par Internet
  10. 9 - Extensions

3Ouvrir l’exemple

Nous avons préparé un exemple de fichier Crésus Gestion PE qui vous permettra de vous familiariser avec les 3 modules. Vous trouverez ci-après la description de quelques manipulations de base.

Chaque module est documenté en détail dans un manuel correspondant que vous pouvez commander auprès de vente@epsitec.ch ou télécharger depuis le site www.cresus.ch (menu Service et support, rubrique Télécharger).

Démarrez Crésus Gestion PE, qui affiche l’écran d’accueil :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML12e0b2d6.PNG

Si vous avez déjà ouvert un fichier Gestion PE, il sera automatiquement chargé au démarrage du logiciel.

Cliquez sur le bouton Gestion des mandats :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML359e32.PNG

Cliquez sur le bouton Exemple…

Crésus propose de restituer la copie de sauvegarde prédéfinie dans un mandat nommé Exemple PE, mais dont vous pouvez modifier le nom si vous le désirez.

Cliquez sur le bouton Restituer.

Au lancement, Crésus Gestion PE ouvre toujours le dernier mandat traité. Pour revenir dans cet exemple par la suite, utilisez l’option Gestion des mandats dans l’écran d’accueil.

3.1L’écran principal

L’écran principal présente alors des boutons qui lancent les 3 modules, ainsi que des boutons accédant aux réglages et à la gestion de l’environnement.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML12e1c9b5.PNG

Les boutons pour accéder aux trois modules Comptabilité, Facturation et Salaires sont situés sous les trois pièces de monnaie.

Les modules ouverts sont signalés par une icône à droite du bouton correspondant. Dans l’exemple ci-dessous, les modules Crésus Comptabilité et Crésus Facturation sont ouverts. Le module Crésus Salaires est fermé :

Certaines fonctions ne sont pas disponibles lorsqu’un ou plusieurs modules sont ouverts. Elles sont signalées par une petite pastille orange à droite des boutons correspondants.

Une pastille rouge signale une erreur ou un problème, par exemple s’il n’y a pas de connexion internet. Une erreur de réglage peut empêcher le lancement d’un des logiciels.

3.1.1Revenir à l’écran principal

Lorsqu’un module est ouvert, la première icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Home.png qui se trouve tout à gauche dans sa fenêtre représente toujours une petite maison :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML3e9750.PNG

Un clic sur cette icône revient dans l’écran principal de Crésus Gestion PE, sans fermer le module. Un nouveau clic sur le bouton du module dans l’écran principal réactive ce dernier.

3.1.2Fermer Crésus Gestion PE

Il n’est pas possible de quitter l’application si un des modules est encore ouvert.

Pour quitter un module, cliquez sur sa case de fermeture , en haut à droite de sa fenêtre :

Il vous sera demandé de confirmer l’enregistrement des modifications effectuées. Si vous n’acceptez pas, les dernières modifications faites dans le module concerné seront perdues.

Lorsque tous les modules sont fermés, il suffit de cliquer sur l’icône de fermeture dans l’écran principal pour quitter Crésus Gestion PE.

Crésus Gestion PE produit automatiquement des copies de sauvegardes des données des trois modules chaque fois que vous quittez le logiciel, ce qui vous permet de revenir à un état antérieur de votre gestion si vous deviez commettre une erreur importante (voir §6.3 Restituer une version sauvegardée).

3.1.3Les réglages initiaux

Cliquez sur le bouton Réglages.

Lorsque la souris survole une zone, une courte explication s’affiche dans le rectangle au bas du dialogue.

Les données saisies dans ce dialogue seront reprises dans chacun des modules.

3.1.4Ouvrir une nouvelle année

Alors que la facturation se tient en continu sans notion d’année, la comptabilité et les salaires sont gérés par année civile.

Si l’année affichée dans l’écran principal n’est pas l’année en cours, déroulez la liste et cliquez sur la nouvelle année.

Si nécessaire, Crésus prépare les nouvelles données.

3.2Crésus Facturation

Crésus Facturation est le module de suivi des factures reçues et émises, des créanciers et des clients, ainsi que du stock.

Pour l’exemple, nous vous proposons de simuler la vente d’une vingtaine de stylos rouges à un client dont vous n’avez pas encore les coordonnées. Il faudra donc créer l’article et la fiche client avant de générer et encaisser la facture. Nous paierons ensuite une facture d’électricité à notre créancier.

Comme nous travaillons ici dans un exemple préparé, nous ne traitons pas des réglages de base indispensables. Nous vous renvoyons au manuel du logiciel pour les indications précises concernant l’ouverture d’un nouveau fichier.

3.2.1L’écran d’accueil

À l’ouverture, Crésus présente un tableau de bord donnant accès aux 5 bases, et qui propose quelques outils de gestion.

La zone du haut permet de passer d’une base à l’autre. Les nombres entre parenthèses mentionnent le nombre de fiches contenues dans chacune des bases.

Les boutons accèdent aux factures ouvertes (reçues ou émises) ou aux rappels à imprimer, dont le nombre est affiché en regard du bouton.

Les boutons de recherche servent à trouver des données selon le critère que vous entrez. Vous retrouverez ces mêmes boutons dans le volet latéral de chaque base.

La zone Tableau de bord sert à lancer des statistiques.

La zone Réglages de base donne quelques informations concernant l’état des paramètres.

3.2.2L’écran de saisie

Cliquez sur le bouton  Articles pour passer dans la base des éléments facturables.

Dans chaque base, l’écran se présente de cette manière :

La colonne de gauche montre l’ensemble des fiches, la partie de droite montre le détail de la fiche choisie.

Les onglets présentent d’autres données de la fiche sélectionnée à gauche.

C’est dans cet écran qu’on pourra créer, modifier, supprimer des fiches.

3.2.3Le volet latéral

Approchez votre souris du bord droite de la fenêtre :

Crésus affiche maintenant un volet latéral qui comporte plusieurs opérations.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML296c648c.PNG

Ce volet est escamoté dès que vous pointez la souris ailleurs que tout à droite.

Si votre écran est suffisamment large, ce volet sera toujours affiché.

Le volet latéral comporte 4 zones :

Les icônes tout en haut servent à retourner à l’écran d’accueil, démarrer une calculatrice ou à passer dans les réglages.

La zone Recherche accède aux mêmes outils que l’écran d’accueil.

La zone Base propose des fonctions pour toutes les fiches de la base.

La zone Fiche courante propose des actions pour la fiche sélectionnée dans la colonne de gauche.

Les zones 1 et 2 sont identiques dans toutes les bases, les zones 3 et 4 varient en fonction de la base et de la fiche sélectionnée.

Retournez à l’écran d’accueil en cliquant sur l’icône  et passez dans une des autres bases. Vous y trouverez également la liste des fiches dans la colonne de gauche, le détail de la fiche sélectionnée, présentée dans plusieurs onglets dans la partie de droite, ainsi que le volet latéral.

3.2.4Créer une nouvelle fiche

Passez dans la base des articles  (NB. nous utilisons le vocable article, mais Crésus gère aussi bien des prestations que des pièces ou articles).

Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche ou pressez à choix la combinaison de touches Ctrl+N ou la touche F11 : le fond de l’écran s’affiche en bleu.

Saisissez la désignation de l’article (Stylo rouge) et le prix de vente (15.00).

Cliquez sur l’icône  ou appuyez sur F12 pour valider la saisie.

Passez dans la base des clients.

Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche ou pressez à choix la combinaison de touches Ctrl+N ou la touche F11 : le fond de l’écran s’affiche en bleu.

Saisissez les données d’un nouveau client.

Utilisez la liste déroulante pour saisir le titre (la politesse).

Pour saisir plusieurs lignes dans l’adresse, par exemple pour ajouter une case postale, appuyez sur Ctrl+Enter pour passer à la ligne.

Lorsque vous aurez entré le numéro postal, changez de champ : Crésus propose les localités liées.

Cliquez sur l’icône  ou appuyez sur F12 pour valider la saisie.

3.2.5Modifier une fiche

Pour modifier une fiche, il suffit de la sélectionner dans la liste de gauche et d’apporter les modifications voulues.

3.2.6Supprimer une fiche

Pour supprimer une fiche, il faut la sélectionner dans la liste de gauche, puis cliquer sur l’icône .

Il n’est pas possible de supprimer une fiche utilisée dans une facture.

3.2.7Émettre une facture

Retournez à l’accueil en cliquant sur l’icône .

Cherchez la fiche client que vous venez de créer : Cliquez sur l’icône dans l’écran d’accueil ou appuyez sur Alt+X. Tapez un bout du nom ou tout autre élément de son adresse et cliquez sur OK.

Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Créer un nouveau document.

Crésus passe dans la base des factures émises et crée un nouveau document au nom de votre client.

Le curseur se trouve à la première ligne du tableau des prestations à facturer.

Approchez la souris du sommet du tableau pour afficher une palette d’outils :

Cliquez sur l’icône  ou appuyez sur F2 ou Ctrl+R.

Dans la liste des articles, sélectionnez « Stylo rouge » et cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant modifier la quantité ou le prix unitaire de l’article facturé.

Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Afficher ce document.

Lorsque vous fermez cette prévisualisation, la facture n’est pas considérée comme étant imprimée, vous pouvez donc la modifier.

Passez dans l’onglet Détails, cliquez dans la deuxième ligne du tableau et procédez comme ci-dessus pour ajouter un article dans la facture.

Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton d’impression  à côté de Afficher ce document et imprimez la facture. Lorsque Crésus vous demande si le document est bien imprimé, répondez Oui. La fiche est bloquée, vous ne pourrez pas la modifier sans la débloquer. En outre, il y a maintenant une date de facture dans l’onglet Résumé.

3.2.8Traiter un encaissement

Appuyez sur Alt+R ou cliquez sur l’icône  dans le volet latéral, pour chercher la facture 115.

Passez dans l’onglet Finances.

Cliquez sur le bouton Enregistrer une opération :

Le système propose par défaut l’encaissement du solde ouvert, à la date du jour.

Cliquez sur OK : le montant est affiché dans le tableau et la facture est maintenant acquittée.

Validez la fiche en cliquant sur .

3.2.9Enregistrer des paiements électroniques

L’émission de factures avec BVR permet à vos clients de payer en utilisant leur portail e-banking ou e-finance. En saisissant le code du BVR, le montant de la facture est entré automatiquement et, chose primordiale, le numéro de la facture est associé au paiement.

Votre institut bancaire reçoit le versement et vous le transmet dans un fichier informatique qui contient toutes ces informations.

La lecture de ce fichier permet à Crésus Facturation d’imputer les montants reçus directement sur les factures concernées.

Cliquez sur l’icône  de lecture des fichiers d’encaissement. Note entre 2017 et 2018, les instituts bancaires harmonisent les formats des fichiers d’encaissement selon la norme ISO 20022. Les fichiers  V11 sont ainsi remplacés par des fichiers xml)

Dans cette fenêtre, les lignes dont la colonne Action est cochée seront imputées aux factures.

Les factures dont la colonne Réglé est cochée seront acquittées.

Si un encaissement doit être éliminer, il convient de mettre une coche dans la colonne Éliminer.

Cliquez sur OK : Crésus Facturation montre les factures traitées.

3.2.10Générer des rappels

Passez dans l’écran d’accueil en cliquant sur  et cliquez sur le bouton Rappels 1. Crésus affiche les factures dont la date d’échéance est échue. Sélectionnez une des factures affichées.

Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Afficher ce document :

Le dialogue permet de choisir entre réafficher la facture originale et afficher le rappel 1.

3.2.11Traiter une facture reçue

Passez dans la base des créanciers  . Sélectionnez le créancier BVRouge postal. Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Préparer un paiement.

Saisissez le montant du paiement (1’500.-) la date de la facture reçue et la date prévue pour le paiement. Par défaut, Crésus propose le délai de paiement habituel du créancier.

Cliquez sur OK.

Crésus passe dans la base des factures reçues  et propose l’onglet Paiement de la facture.

Cliquez sur le bouton Préparer pour DTA/OPAE : le paiement préparé est enregistré dans la liste avec la mention Préparé pour DTA/OPAE.

3.2.12Générer le fichier des paiements

Cliquez sur l’icône  ou utilisez la commande Fichier – Paiements DTA/OPAE :

Cliquez sur OK : le système affiche la liste des paiements préparés pour l’institut financier sélectionné ci-dessus.

  • Une ligne rouge indique un paiement dont les données sont incomplètes ou erronées. Cliquez sur la ligne rouge pour obtenir une information.
  • Une ligne bleue indique un paiement dont la date prévue est postérieure à la date de traitement demandée plus haut.
  • Une ligne orange identifie un doublon (encaissement à double).

Cochez la colonne Action pour sélectionner les paiements à inclure dans le fichier à transmettre à l’institut.

Les paiements dont la colonne Réglé est cochée seront acquittés en faisant ce paiement.

Cliquez sur OK et enregistrez le fichier à l’emplacement de votre choix. C’est ce fichier qu’il faudra transmettre à votre institut financier via son portail web.

3.2.13Préparer la ventilation de la charge

Passez dans l’onglet Finances du paiement généré ci-dessus.

Par défaut, la totalité de la facture est imputée au compte 4200 Achats de marchandises et le code TVA est IPM comme l’indique la ligne Balance.

Déroulez la liste du compte Balance pour imputer la charge à un autre compte.

Pour ventiler une partie de la charge dans d’autres comptes complétez le tableau des comptes débit :

  • cliquez dans la liste des comptes de la première ligne et sélectionnez le compte 4500 Charges d’énergie pour l’exploitation.
  • dans la colonne Code TVA, sélectionnez le code IPI.
  • dans la colonne TTC, entrez 850.-

Le tableau présente alors le montant HT de cet élément de charge, et la ligne Balance montre que le solde de la facture (650.-) sera imputé au compte 4200.

Répétez l’opération pour tout autre compte concerné.

3.2.14Comptabiliser les écritures

Cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier – Comptabiliser.

Dans ce dialogue, après avoir choisi quelles écritures vous voulez générer, cliquez Exécuter. Crésus traite les fiches, puis affiche un nouveau dialogue :

Cliquez Visualiser pour montrer les écritures préparées.

Cliquez sur OK pour revenir au dialogue ci-dessus.

Cliquez Comptabiliser : Crésus Facturation prépare les écritures qui pourront être importées dans Crésus Comptabilité.

L’intégration des écritures dans Crésus Comptabilité est décrite au §3.4 Crésus Comptabilité..

 

3.3Crésus Salaires

Le module Crésus Salaires permet d’automatiser le versement d’un maximum de cinq salaires par mois (contactez Epsitec SA si vous souhaitez traiter plus de salaires par mois).

Comme prise en main, nous allons passer des salaires pour les employés existants, puis créer un nouvel employé et traiter son salaire.

Démarrez l’application Crésus Salaires.

L’écran d’accueil montre la liste des employés et permet d’accéder à certaines fonctions comme la saisie ou la modification d’un employé.

Lorsqu’on est dans l’écran de travail, il suffit de cliquer sur cette icône pour revenir à l’écran d’accueil.

Cliquez sur l’icône  pour passer dans le Tableau général :

Ce tableau vous permet de saisir les salaires, modifier les données et imprimer les documents.

3.3.1Saisir un salaire

Sélectionnez la case du mois de novembre pour AUMOIS Bernard, et appuyez sur la touche Entrée. Vous pouvez également double-cliquer sur la case ou sur l’icône .

Cliquez sur OK pour valider la saisie : le salaire calculé est affiché dans le tableau général.

Double-cliquez sur la case du mois de novembre pour HALLEURE Louise.

Dans le dialogue, passez en revue les divers onglets :

  • dans le premier onglet Période, ajoutez le nombre d’heures travaillées et Crésus calcule son dû

  • l’onglet Général montre le récapitulatif du salaire
  • l’onglet Indemnités affiche tous les éléments de salaire
  • l’onglet Déductions propose les retenues
  • dans l’onglet Frais, ajoutez un montant dans le champ 6010 Frais de nuitées

Vous pouvez modifier les montants proposés : ils s’affichent alors précédés d’un astérisque.

Cliquez sur OK pour valider la saisie.

Créez encore les salaires des autres employés.

3.3.2Modifier un salaire

Double-cliquez sur le salaire de novembre pour M. AUMOIS et vous vous retrouvez dans le dialogue comme lors de la saisie du salaire. Vous pouvez modifier n’importe quelle valeur et valider à nouveau le salaire.

Si vous avez calculé l’un des salaires des mois suivants, le salaire est bloqué. Vous ne pourrez le modifier que si vous débloquez ce salaire. Reportez-vous au manuel d’utilisation pour plus d’informations.

3.3.3Supprimer un salaire

Sélectionnez le salaire à supprimer, et utilisez la commande Employés – Supprimer le salaire sélectionné.

Comme ci-dessus, ce n’est pas possible si le salaire est bloqué.

3.3.4Imprimer les bulletins de salaire

Cliquez sur l’icône  et choisissez la présentation Bulletin de salaire dans l’onglet Favoris, puis cliquez sur Aperçu.

3.3.5Payer les salaires

Pour autant que les coordonnées financières de l’entreprise soient complètes, Crésus Salaires permet de préparer des fichiers pour les paiements électroniques.

Cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier – Fichier DTA/OPAE :

Dans ce dialogue, il faut préciser la date de paiement, qui ne peut pas être antérieure à la date du jour.

Cliquez sur OK.

La liste présente les paiements qui peuvent être faits en fonction des données personnelles des employés.

On sélectionne / désélectionne le versement en cochant ou non la case dans la colonne DTA (dans l’exemple, on n’a pas de compte Postfinance pour l’entreprise, on ne peut donc pas payer par OPAE).

Cliquez sur DTA pour enregistrer sur le disque le fichier qu’il faudra transmettre à la banque via son portail d’e-banking.

3.3.6Ajouter un employé

Pour ajouter un employé depuis l’écran d’accueil, cliquez sur le bouton Ajouter un employé. Pour l’ajouter depuis le tableau général, utilisez la commande Employés – Nouvel employé, équivalent à Ctrl+N.

Dans ce dialogue à onglets, les champs obligatoires sont signalés en rouge.

Ceux dont le point d’exclamation est rouge vif sont impératifs, tant qu’ils ne sont pas renseignés, il n’est pas possible de quitter l’édition de la fiche.
Ceux dont le point d’exclamation est rouge pâle devront être renseignés avant de pouvoir tirer pleinement parti des fonctionnalités de Crésus.

Complétez les données de l’onglet Identité, sans oublier d’utiliser l’ascenseur pour atteindre les champs hors de la fenêtre.

Introduisez une date de naissance qui implique que l’employé a plus que 18 et moins que 60 ans cette année.

Saisissez une date d’entrée au 16 octobre de l’année en cours.

Cliquez sur OK. Crésus signale que vous devez encore renseigner le Code LAA dont la codification est expliquée dans le manuel d’utilisation. Choisissez le code A1, qui est le mode le plus courant.

Même si toutes les données n’ont pas été complétées, vous pouvez maintenant cliquer sur OK pour ajouter l’employé dans la liste.

Calculez son salaire pour septembre : Crésus signale que l’employé n’a pas encore rejoint l’entreprise.

Calculez le salaire d’octobre : il n’est pas complet, puisqu’on n’a pas spécifié son salaire de base, ni toutes les assurances (perte de gain, caisse LPP).

Supprimez le salaire d’octobre si vous l’avez validé.

3.3.7Modifier un employé

Double-cliquez sur l’employé dans la colonne de gauche pour retourner dans ses données, puis dans l’onglet Paramètres, précisez que l’employé touchera un salaire mensuel fixe. Dans l’onglet Assurances, sélectionnez des assurances LAAC, IJM et LPP.

Vous pouvez maintenant calculer ses salaires d’octobre et de novembre.

Le salaire d’octobre correspond à un demi mois, puisque l’employé a été engagé au 16 octobre.

3.3.8Comptabiliser les salaires

Tout comme Crésus Facturation, Crésus Salaires peut préparer les écritures financières à transmettre à Crésus Comptabilité.

Sélectionnez une case du mois de novembre et cliquez sur l’icône , ou utilisez la commande Fichier – Comptabiliser :

Entrez la date d’imputation des écritures et cliquez sur OK.

La suite de la procédure est identique à celle décrite au §3.2.14 Comptabiliser les écritures

3.3.9Le traitement du 13e

Saisissez les salaires de décembre : le 13e salaire est automatiquement versé aux employés qui y ont droit. Vous le trouverez dans l’onglet Indemnités ou Primes du salaire du mois.

3.3.10Exporter les décomptes par Swissdec

L’utilisation détaillée des fonctionnalités Swissdec est documentée dans le fascicule complémentaire « Les outils Swissdec dans Crésus Salaires» disponible en téléchargement sur le site www.cresus.ch.

3.3.11Le concept de Swissdec

La norme ELM permet d’envoyer les données par Internet au répartiteur Swissdec. Celui-ci distribue les données aux différentes caisses et assurances concernées, pour autant qu’elles soient membres du pool Swissdec. Vous trouverez la liste des assurances et caisses équipées pour ces transferts sur le site www.swissdec.ch, sous Destinataires des données salariales.

3.3.12Les dossiers Swissdec

Cliquez sur l’icône  ou utilisez la commande Fenêtre – Interface avec Swissdec.

L’écran affiche la liste des destinataires possibles.

Comme nous travaillons dans un fichier exemple, les transmissions ne peuvent pas aboutir, il faudra attendre d’être dans votre application réelle pour faire des essais.

3.4Crésus Comptabilité.

La plupart des écritures dans la comptabilité sont générées automatiquement par la facturation ou les salaires. Elle servira donc essentiellement d’outil d’analyse, mais il est bien entendu possible d’y passer des écritures manuelles.

Démarrez l’application, Crésus Comptabilité affiche le journal de saisie, avec toutes les écritures existantes.

3.4.1Importer les écritures

Dans un premier temps, nous allons intégrer les écritures générées par Crésus Facturation et Crésus Salaires :

  • cliquez sur l’icône , ou utilisez la commande Fichier – Comptabiliser
  • sélectionnez Facturation pour importer les écritures générées au §3.2.14 Comptabiliser les écritures
  • Crésus affiche le nombre d’écritures importé
  • ces écritures sont identifiées par l’icône
  • cliquez sur OK pour revenir dans le choix des écritures à intégrer
  • sélectionnez Salaires pour importer les écritures générées au §3.3.8 Comptabiliser les salaires
  • Crésus affiche à nouveau le nombre d’écritures ajouté automatiquement
  • ces écritures sont identifiées par l’icône
3.4.2Saisir une écriture manuelle

L’introduction d’une nouvelle écriture se fait dans la ligne d’édition au bas de l’écran

Dans cet exemple, nous allons enregistrer un virement de la banque au compte PostFinance de 500.- le 13 septembre.

  • si elle n’est pas encore vide, cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Cancel.png ou appuyez sur la touche ESC pour vider la ligne d’édition
  • cliquez dans la colonne Date et saisissez la date de l’écriture
  • appuyez sur la touche Tab pour passer dans la colonne Débit. Crésus propose la liste des comptes. Vous pouvez parcourir la liste et double-cliquer sur le compte 1010
  • appuyez sur la touche Tab pour passer dans la colonne Crédit. Il est possible de taper directement le numéro du compte 1020
  • la colonne Pièce sera incrémentée automatiquement
  • passez dans le libellé et tapez la désignation de l’écriture
  • passez dans la colonne Montant et entrez 500
  • appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur l’icône  pour valider la saisie
  • l’écriture est affichée selon sa date
3.4.3Saisir une écriture avec TVA

Dans cet exemple, nous allons saisir la vente au comptant de marchandises, le 17 septembre.

  • si elle ne l’est pas déjà, cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Cancel.png ou appuyez sur la touche ESC pour vider la ligne d’édition : la date reste au 13 septembre
  • modifiez la date
  • appuyez sur la touche Tab pour passer dans la colonne Débit
  • saisissez le compte 1000 au débit
  • appuyez sur la touche Tab pour passer dans la colonne Crédit
  • tapez vente, la liste n’affiche que les comptes dont le libellé contient le mot vente
  • les flèches haut/bas passent au compte précédent/suivant
  • sélectionnez le compte 3200
  • passez dans la colonne Libellé
  • saisissez le libellé de votre choix
  • passez dans le montant
  • saisissez 1000
  • validez l’écriture 

L’écriture comporte le montant hors taxes, le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises.

3.4.4Modifier une écriture

Vous pouvez modifier toutes les écritures manuelles de l’exercice :

La souris doit être en forme de croix . Si ce n’est pas le cas, utilisez la commande Outils > Modification avant de cliquer sur l’écriture.

  • cliquez sur l’écriture de virement saisie plus haut
  • l’écriture est recopiée dans la ligne d’édition et s’affiche en rouge

  • passez dans la date pour la corriger, puis validez l’écriture 
  • l’écriture est classée d’après sa date
  • sélectionnez l’écriture de vente saisie ci-dessus
  • modifiez le montant
  • validez l’écriture
  • les montants HT, de TVA et TTC sont adaptés

Vous ne pouvez pas modifier une écriture provenant de Crésus Facturation ou de Crésus Salaires.

3.4.5Supprimer une écriture

Toutes les écritures manuelles de l’exercice peuvent être supprimées :

  • cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l’écriture
  • dans le menu, utilisez la commande Supprimer
  • vérifiez que l’option Seulement l’écriture cliquée est sélectionnée
  • cliquez Oui
  • l’écriture disparaît

Il n’y a pas de fonction Undo ou Ctrl+Z, si vous avez supprimé l’écriture par mégarde, il faudra la saisir à nouveau.

3.4.6Chercher une écriture

L’outil  sert à chercher les écritures répondant au critère spécifié parmi toutes les écritures affichées.

  • cliquez sur l’icône
  • saisissez le mot vente dans le champ Libellé
  • cliquez sur OK
  • les    icônes passent à l’écriture suivante /précédente répondant au même critère

D’autres outils permettant de chercher  ou filtrer les écritures sont décrits dans le manuel d’utilisation.

3.4.7Afficher le bilan

Plusieurs vues permettent d’afficher un extrait de compte, le compte de résultat, la balance de la comptabilité et d’autres décomptes importants pour l’analyse de la comptabilité.

Voici par exemple comment afficher le bilan :

  • cliquez sur l’icône  ou utilisez la commande Présentation – Bilan.
  • dans le dialogue, choisissez le mode Actif et passif 1 colonne ou 2 colonnes
  • cliquez sur OK
3.4.8La gestion de la TVA

Toutes les écritures avec de la TVA peuvent être listées et utilisées pour générer le décompte TVA.

  • cliquez sur l’icône  pour passer en mode Résumé TVA
  • spécifiez les dates de la période à considérer
  • vous avez le choix entre afficher les écritures par code TVA ou par compte
  • cliquez sur OK
  • ce mode sert à vérifier l’imputation des écritures aux différents codes

Une fois les vérifications effectuées, vous pouvez générer et imprimer le décompte :

  • cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\DécompteTVA.png
  • spécifiez les dates de la période à considérer
  • vérifiez que vous avez bien le décompte avec anciens et nouveaux taux

  • cliquez sur OK
  • les positions et chiffres peuvent être imprimés  sous forme de pièce justificative ou de décompte. elles peuvent également être visualisées .

Référez-vous au manuel Crésus Comptabilité pour une documentation complète de ce module.

3.5Changement d’année

Pour passer à une nouvelle année, il suffit de la choisir dans l’écran principal de Gestion PE. Le reste est automatique :

  • fermez les modules ouverts
  • dans l’écran d’accueil, déroulez la liste des années
  • sélectionnez l’année à créer
  • lancez l’application

Dans la comptabilité, l’ouverture d’une nouvelle année se fera avec les soldes à nouveau découlant de l’exercice précédent. S’il y a des modifications ultérieures au bilan de l’année précédente, la commande Compta – Remettre bilan initial permet de les répercuter sur l’année courante.

Attention : N’ouvrez une nouvelle année pour Crésus Salaires que lorsque tous vos salaires de l’année courante ont été passés.

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