Crésus Facturation

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
  3. 2 - Environnement de travail
  4. 3 - Prise en main avec le fichier exemple
    1. 3.1 - Créer une application exemple
      1. 3.1.1 - Supprimer des fiches
      2. 3.1.2 - Valider les réglages
    2. 3.2 - Utiliser le fichier
    3. 3.3 - Créer, modifier, supprimer des fiches
    4. 3.4 - Les articles, produits et services
      1. 3.4.1 - La liste de gauche
      2. 3.4.2 - Créer une nouvelle fiche article
      3. 3.4.3 - Créer une nouvelle fiche article plus détaillée
      4. 3.4.4 - Modifier une fiche article
      5. 3.4.5 - Supprimer une fiche article
      6. 3.4.6 - Enregistrer vos données
    5. 3.5 - Les clients
      1. 3.5.1 - La liste de gauche
      2. 3.5.2 - Créer une fiche client
      3. 3.5.3 - Créer une nouvelle fiche client plus détaillée
      4. 3.5.4 - Modifier une fiche client
      5. 3.5.5 - Supprimer une fiche client
      6. 3.5.6 - Archiver une fiche client
    6. 3.6 - Les factures émises
      1. 3.6.1 - Saisir une offre
      2. 3.6.2 - Visualiser ou imprimer le document
      3. 3.6.3 - Transformer l’offre en facture
      4. 3.6.4 - Imprimer la facture
      5. 3.6.5 - À propos de l’impression
      6. 3.6.6 - Saisir une facture de plusieurs lignes
      7. 3.6.7 - Utiliser les numéros de référence
      8. 3.6.8 - Saisir une facture, variante
      9. 3.6.9 - Modification des lignes d’une facture
      10. 3.6.10 - Saisir un total arrêté
      11. 3.6.11 - Imprimer un rappel
      12. 3.6.12 - Les encaissements, acquittements et escomptes
      13. 3.6.13 - Les encaissements par BVR
      14. 3.6.14 - Les encaissements excédentaires
      15. 3.6.15 - Les étapes comptables
    7. 3.7 - Les créanciers / fournisseurs
      1. 3.7.1 - Créer une fiche créancier
      2. 3.7.2 - Créer une fiche créancier plus détaillée
      3. 3.7.3 - Corriger une fiche créancier
      4. 3.7.4 - Supprimer une fiche créancier
    8. 3.8 - Les factures reçues
      1. 3.8.1 - Gérer une facture reçue
      2. 3.8.2 - Enregistrer un paiement électronique direct
      3. 3.8.3 - Enregistrer une facture créancier simple
      4. 3.8.4 - Enregistrer le paiement manuel d’une facture
      5. 3.8.5 - Enregistrer le paiement électronique d’une facture
      6. 3.8.6 - Enregistrer une facture créancier détaillée
      7. 3.8.7 - Enregistrer un acompte manuel
      8. 3.8.8 - Enregistrer un acompte par paiement électronique
      9. 3.8.9 - Enregistrer un escompte
      10. 3.8.10 - Modifier le compte d’escompte
      11. 3.8.11 - Note de crédit fournisseur
      12. 3.8.12 - Les étapes comptables
      13. 3.8.13 - Préparer la comptabilisation
    9. 3.9 - La comptabilisation
      1. 3.9.1 - Comptabiliser des factures
      2. 3.9.2 - Décomptabiliser des écritures
      3. 3.9.3 - Refaire la comptabilisation
    10. 3.10 - Outils de contrôle comptable
    11. 3.11 - Les rapports et états (ou statistiques)
    12. 3.12 - Les réglages avancés des statistiques
    13. 3.13 - Crésus Horizon
  5. 4 - Créer une facturation réelle
  6. 5 - Trouver de l’aide
  7. 6 - Fonctionnement détaillé
  8. 7 - Les bases dans le détail
  9. 8 - L’impression de factures avec BVR
  10. 9 - Envoi de documents par e-mail
  11. 10 - E-Factures
  12. 11 - Les paiements électroniques
  13. 12 - Gestion de stock
  14. 13 - Les outils de recherche
  15. 14 - L’impression – quelques astuces
  16. 15 - La sécurité
  17. 16 - Crésus Facturation pour associations et clubs
  18. 17 - Extensions
  19. 18 - Annexes

3Prise en main avec le fichier exemple

Pour travailler efficacement avec Crésus Facturation, nous vous proposons de vous familiariser avec les fonctions de base du logiciel. Nous vous guiderons au travers de quelques manipulations qui vous permettront d’acquérir les bases de l’utilisation.

3.1Créer une application exemple

Pour toute la documentation qui suit, nous partons du fichier Standard.

  • Démarrez Crésus Facturation.
  • Si c’est la première fois que votre logiciel est lancé, il affiche une fenêtre vide et un assistant de création. Pour démarrer l’assistant ultérieurement, utilisez la commande Fichier > Nouveau, le raccourci clavier Ctrl+N ou l’icône Nouveau  dans la barre de menus.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Si une liste de modèles s’affiche, choisissez le modèle Standard et cliquez sur Suivant.

Cet écran ne s’affiche que si vous avez mis à jour Crésus à partir d’une version antérieure à la version 11 de Crésus Facturation.

  • Sélectionnez Ouvrir avec les fiches d’exemple et cliquez sur Suivant :

  • Donnez un nom à votre facturation, par exemple MonTest ou DUPONT SA et cliquez sur Suivant.

La facturation n’est pas limitée par les années comptables. Nous vous recommandons dès lors de ne pas inclure l’année dans le nom du fichier.

  • Cliquez sur Terminer.

Après la mise à jour des exemples, Crésus affiche l’écran d’ouverture (§2.14 L’écran d’ouverture) :

Avant de pouvoir utiliser réellement votre application, vous devrez effectuer un certain nombre de réglages essentiels, dont le mode d’assujettissement à la TVA et le mode de comptabilisation, ainsi que supprimer les fiches d’exemples. Ces réglages sont décrits plus loin. Tant que vous n’aurez pas effectué ces actions obligatoires, cet écran s’affichera à chaque ouverture du fichier, ou lorsque vous cliquez sur l’icône Accueil .

Pour tester le modèle sans effectuer tous les réglages de base, cliquez sur Poursuivre.

3.1.1Supprimer des fiches

Pour supprimer une fiche individuelle, sélectionnez la fiche et cliquez cette icône . Crésus demande de confirmer la suppression, qui est définitive.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre fiche. Par exemple, vous ne pourrez pas supprimer la fiche d’un client si celui-ci a des factures

Crésus donne également la possibilité de supprimer des fiches en masse.

3.1.2Valider les réglages

Plusieurs réglages fondamentaux doivent être définis pour pouvoir utiliser l’application en mode réel. Les choix sont affichés à gauche du bouton.

Prenez garde au message signalant que vous ne pourrez plus modifier ces choix : il ne faut valider ces choix qu’après vous être assuré qu’ils sont corrects dans les Réglages généraux. Si vous n’êtes pas sûr, consultez les paragraphes concernés.

Lorsque vous êtes sûr de vos choix, cliquez le bouton Valider les réglages de base…

3.2Utiliser le fichier

Une fois les réglages effectués, vous pouvez poursuivre en cliquant sur le bouton Revenir à l’utilisation dans le volet latéral.

Si le volet n’apparaît pas à droite de la fenêtre, déplacez la souris jusqu’au bord droit de l’écran pour le faire apparaître (§2.13 Le volet latéral de la base des articles).

Vous arrivez alors dans la base des Clients :

La liste de gauche affiche le résumé de tous les clients.

  • Cliquez sur un client dans la liste de gauche : le détail de ses données s’affiche dans la partie droite de l’écran.
  • Les raccourcis Ctrl+ et Ctrl+ vous permettent de passer à la fiche précédente ou à la fiche suivante.
  • Les onglets au sommet de la fiche vous permettent d’accéder à d’autres données de la même fiche client. Parcourez les divers onglets pour repérer les types d’informations. Vous pouvez aussi passer d’un onglet à l’autre en utilisant la combinaison de touches Alt+1, Alt+2, etc.

3.3Créer, modifier, supprimer des fiches

Avant de créer une fiche, vous devez commencer par sélectionner la base de données dans laquelle vous voulez travailler. La base active est celle dont le bouton est mis en évidence.

Dans l’exemple ci-dessous, la base des clients est sélectionnée :

Les bases disponibles sont les suivantes :

  • Les factures reçues (ou créances).
  • Les créanciers (ou fournisseurs).
  • Les articles (ou produits et services).
  • Les clients (ou débiteurs).
  • Les factures émises.

La barre d’icônes, les boutons de l’écran d’accueil, le menu Données et les raccourcis F5 à F9 vous permettent tous d’accéder rapidement aux bases (§2.8 Les bases (de données)).

Créer une nouvelle fiche
  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche dans la barre d’icônes, utilisez la commande Fiche > Nouvelle fiche ou pressez sur la combinaison de touches Ctrl+N ou sur la touche F11 : le fond de l’écran de saisie devient bleu clair, indiquant ainsi que vous créez une nouvelle fiche.
  • Crésus attribue automatiquement un numéro unique à cette fiche.
  • Complétez les champs :
    • Tab vous fait passer d’un champ de saisie à l’autre.
    • Si un champ contient plusieurs lignes, Ctrl+Enter vous permet de sauter à la ligne suivante.
    • Quand vous passez au-dessus des icônes, des boutons ou des champs avec votre souris, des info-bulles s’affichent.
  • Pour valider la fiche, cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F12 : la fiche apparaît dans la liste de gauche selon le critère de classement et d’extraction de l’accès actuel.

Pour créer une nouvelle facture émise ou reçue, nous vous recommandons d’utiliser les mécanismes proposés dans le volet latéral comme décrit plus loin.

Modifier une fiche existante

Pour modifier une fiche, il suffit de la sélectionner dans la colonne de gauche et d’apporter les changements voulus. Lorsque les modifications ont été saisies, validez la fiche : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F12

Supprimer une fiche

Pour supprimer une fiche, il faut la sélectionner dans la liste de gauche puis cliquer sur l’icône ou utiliser la commande Fiche > Supprimer fiche. Une fiche référencée ailleurs ne peut pas être supprimée. Le cas échéant, un message s’affiche :

Archiver une fiche

Vous pouvez archiver une fiche afin qu’elle ne figure plus dans les listes ordinaires : cochez simplement sur la case Archive.

Si la fiche peut être archivée, une bande rouge sur le bord gauche et une autre sous le terme Archive s’affichent.

Une fiche archivée n’apparaît plus dans les listes, mais elle existe toujours dans votre fichier, ce qui permet qu’elle soit utilisée pour des statistiques ou pour établir un historique. Pour afficher les fiches qui ont cet attribut, passez par l’accès Archives.

Pour réactiver une fiche archivée, il vous suffit de décocher la case Archive de la fiche.

Selon la base dans laquelle vous travaillez, diverses options vous sont proposées.

 

 

3.4Les articles, produits et services

Crésus Facturation vous permet de traiter aussi bien des articles que des prestations. Pour simplifier, dans les pages qui suivent, nous appellerons article tout objet physique ou toute prestation de service.

Passez dans la Base des articles : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F7.

3.4.1La liste de gauche

La liste de gauche affiche tous les articles, triés selon l’accès sélectionné. Pour changer d’accès, déroulez la liste et sélectionnez-en un autre :

  • Passez dans l’accès Par code personnel.
  • La composition des informations dans la colonne de gauche est liée à l’accès.
  • Revenez à l’accès Par désignation.
3.4.2Créer une nouvelle fiche article
  • Créez une nouvelle fiche : cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche ou pressez à choix sur la combinaison de touches Ctrl+N ou sur la touche F11 : le fond de l’écran de saisie devient bleu clair, indiquant ainsi que vous créez une nouvelle fiche.
  • Crésus attribue automatiquement un numéro unique à cette fiche.
  • Remplissez le champ Désignation : Bouquet de fleurs des champs
  • Remplissez le champ Prix de vente : 15
  • Remplissez le champ Code personnel : F (pour « fleurs »).
  • Validez la fiche : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F12.

La fiche apparaît dans la liste de gauche.

Tab vous fait passer d’un champ de saisie à l’autre. F11 correspond à Nouvelle fiche. Si un champ contient plusieurs lignes, la combinaison Ctrl+Enter vous permet de sauter à la ligne suivante. F12 correspond à Valide les modifications. Quand vous passez au-dessus des icônes, des boutons ou des champs avec votre souris, des info-bulles s’affichent.

3.4.3Créer une nouvelle fiche article plus détaillée
  • Cliquez l’icône  Nouvelle fiche (Ctrl+N ou F11).
  • Le fond devient bleu.
  • Crésus affecte un nouveau numéro à la fiche.
  • Remplissez le champ Désignation : Stylos rouges
  • Remplissez le champ Prix de vente : 3.50
  • Les champs TVA permettent de spécifier le type de TVA par défaut pour l’article. Si votre société n’est pas soumise à la TVA, ces champs seront cachés.
  • Les champs Comptabilisation sont complétés par les comptes génériques définis dans les Réglages généraux accessibles par l’icône . Vous pouvez forcer d’autres comptes du plan comptable de la comptabilité liée.
  • Dans l’onglet Divers, vous pouvez cliquer la case Gestion du stock pour compléter les données de stock. Les rubriques concernant la gestion de stock ne s’affichent que si c’est nécessaire.
  • Validez la fiche : cliquez l’icône  ou pressez F12.

La fiche créée se place dans la liste de gauche des articles, selon l’accès choisi (§2.12 Les accès).

3.4.4Modifier une fiche article
  • Sélectionnez la fiche 102 en cliquant sur la ligne correspondante dans la liste de gauche. Pour faciliter la sélection, choisissez l’accès Par numéro plutôt que Par désignation.

Quel que soit l’état de la fiche (création, modification) vous pourrez toujours passer d’un onglet de saisie à l’autre. L’affichage concerne la fiche sélectionnée dans la liste de gauche ou celle en cours de création.

  • Cliquez dans le champ Désignation et corrigez le libellé : Conseil en entreprise.
  • Validez la fiche : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la tâche  F12.
  • Sélectionnez la fiche 100 pour corriger le prix de vente de la fiche : 40.70
  • Ne validez pas la saisie, mais sélectionnez directement la fiche 110 :

  • Comme vous n’avez pas validé la modification de la fiche 100, il vous est demandé si vous voulez le faire. Oui mémorise les modifications apportées, alors que Non annule les modifications et revient à l’état précédent de la fiche.
  • Après avoir répondu par Oui, corrigez le code TVA en TVARED (taux réduit de TVA).
  • Validez la fiche : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche  F12.

Si vous modifiez une fiche par erreur, vous pouvez annuler la modification en appuyant sur la touche Esc ou sur l’icône  Annuler fiche.

3.4.5Supprimer une fiche article
  • Choisissez la fiche 105 et cliquez sur l’icône  Supprimer fiche (il n’y a pas de raccourci clavier pour cette opération) :

  • Le logiciel demande confirmation, la réponse est définitive et la suppression ne peut pas être annulée.
  • Essayez de faire de même avec la fiche 107 :

Crésus n’autorise pas la suppression d’une fiche utilisée dans une facture. Si cette suppression était autorisée, l’établissement de rapports et de statistiques serait faussé, car Crésus ne disposerait alors plus des données nécessaires au calcul.

3.4.6Enregistrer vos données

La commande Fichier–Enregistrer sert à enregistrer vos modifications sur le disque de votre ordinateur (voir aussi §2.17 Enregistrer vos données). Le fichier est enregistré à l’emplacement spécifié au moment de sa création (§3.1 Créer une application exemple).

Enregistrez régulièrement votre fichier en cliquant l’icône  ou Ctrl+S. Sinon, en cas d’arrêt inopiné, à la suite d’une coupure de courant par exemple ou d’une panne, les données non enregistrées seraient perdues. Voyez aussi le §15 La sécurité.

3.5Les clients

Passez dans la base des clients en cliquant l’icône  ou sur la touche fonction F8. Vérifiez que l’accès sélectionné soit bien Par Nom Référence.

3.5.1La liste de gauche

Les fiches clients sont actuellement triées Par Nom Référence, mais on peut — dans cet exemple — demander de les classer par ordre alphabétique des noms ou des firmes, par numéro, etc.

  • Dans la barre des icônes, déroulez la liste des accès et sélectionnez Par numéro :

  • L’apparence de la liste de gauche change immédiatement. Ce ne sont plus les noms qui apparaissent dans la première colonne, mais les numéros de fiche.
  • Notez que les fiches sont désormais classées par ordre décroissant des numéros.
3.5.2Créer une fiche client
  • Créez un nouveau client en cliquant sur l’icône  Nouvelle fiche (F11). Comme précédemment, le fond devient bleu et le logiciel attribue un numéro à cette fiche.
  • Remplissez le champ Firme : Pasta SA
  • Remplissez le champ Titre : choisissez le texte Madame, en déroulant le menu avec la souris ou en utilisant les touches ou du clavier.
  • Remplissez le champ Prénom : Julie
  • Remplissez le champ Nom : Tartempion
  • Remplissez le champ Adresse : Ch. du Four et le numéro de maison associé : 15
  • Remplissez le numéro postal du champ Localité : 1350, et pressez Tab.
  • Crésus propose automatiquement la localité correspondant à ce numéro postal.
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  ou par la touche fonction F12.

Le nom de la ville suisse vient tout de suite si on tape un numéro postal existant et univoque. S’il y a un choix, les touches et du clavier permettent de sélectionner la ville sans utiliser la souris, et la touche Enter valide le choix. Essayez avec le numéro 1400 (pour le numéro postal d’Yverdon-les-Bains, il existe plusieurs noms).

3.5.3Créer une nouvelle fiche client plus détaillée
  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (F11) : le fond devient bleu et le logiciel attribue un numéro à cette fiche.
  • Remplissez le champ Firme : Epsitec SA
  • Remplissez le champ Titre : choisissez dans la liste avec la souris ou avec les touches ou du clavier ou encore tapez une des initiales des textes contenus dans cette liste.
  • Remplissez les champs Prénom et Nom.
  • Complétez le champ Adresse : Rue de Neuchâtel, et le numéro de maison : 32
  • Dans le champ du numéro postal, tapez 1400, puis Tab. Le logiciel propose la liste des localités correspondantes. Sélectionnez Yverdon-les-Bains.
  • Dans l’onglet Contacts, cliquez le crayon  en regard de la première ligne et complétez les champs qui s’affichent. Pour enregistrer ce contact, cliquez sur le bouton Valider le contact.

Pour modifier le contact, cliquez à nouveau sur le crayon. Pour le supprimer, cliquez sur la corbeille.

  • Dans l’onglet Administration, sous rubrique Rabais pers, indiquez 10% de rabais personnel soit avec la liste déroulante, soit en tapant la valeur.
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  ou sur la touche de fonction F12.
3.5.4Modifier une fiche client
  • Choisissez une fiche client et ajoutez un complément d’adresse : Case postale 56

Pour passer à la ligne à l’intérieur de la rubrique Adresse, pressez Ctrl+Enter.

Déplacez-vous dans la liste triée par nom, avec l’ascenseur, ou avec les touches Ctrl+ ou Ctrl+.

  • Choisissez une autre fiche pour corriger le téléphone.
  • Si vous n’aviez pas validé les corrections de la fiche précédente, le logiciel demande s’il faut mettre à jour la fiche modifiée. Après avoir répondu, vous pouvez corriger la fiche choisie.
  • Validez les modifications apportées à la fiche en cliquant sur l’icône  ou sur la touche de fonction F12.
3.5.5Supprimer une fiche client
  • Choisissez la fiche Pasta SA créée ci-dessus et cliquez l’icône  Supprimer fiche :
  • Le logiciel demande confirmation, la réponse est définitive et la suppression irréversible.
  • Essayez de faire de même avec la fiche 110.

Crésus n’autorise pas la suppression d’une fiche référencée dans une facture.

Les fiches référencées dans les factures (ou les commandes) ne peuvent pas être supprimées. Il faut d’abord supprimer les factures (et/ou les commandes) qui y font référence. Voir aussi §3.4.5 Supprimer une fiche article.

3.5.6Archiver une fiche client

Il peut arriver que la fiche d’un client devienne inutile pour diverses raisons. Si vous n’avez jamais émis de document pour ce client, vous pouvez bien entendu supprimer sa fiche. Mais pour des raisons de cohérence des données, il n’est pas possible de supprimer la fiche d’un client qui a des factures, ouvertes ou acquittées. D’autre part, peut-être est-ce préférable de conserver la fiche du client. Dans ces cas, vous pouvez empêcher la fiche d’encombrer les listes en l’archivant : cochez simplement la case correspondante.

S’il existe des fiches liées à ce client, Crésus propose alors trois options :

Si la fiche peut être archivée, une bande rouge sur le bord gauche et une autre sous le terme Archive sont  affichées.

Une fiche archivée n’apparaît plus dans les listes, mais elle existe toujours dans votre fichier, au cas où elle devrait être utilisée pour des statistiques ou un historique. L’accès Archives permet d’afficher les fiches qui ont cet attribut.

Pour réactiver une fiche archivée, il suffit de décocher la case Archive de la fiche.

Le cas échéant, le mécanisme demande s’il faut désarchiver les fiches liées au client :

Les fiches des autres bases peuvent également être archivées selon le même principe.

Les factures archivées sont comptabilisées. Pour empêcher la comptabilisation d’une facture émise ou reçue, il faut utiliser l’option Ne comptabilise pas cette facture dans l’onglet des finances de la fiche.

3.6Les factures émises

Le processus complet d’une vente de marchandise ou de services passe par différentes étapes :

  • Devis.
  • Confirmation de commande.
  • Bulletin de livraison.
  • Facture.

Il est possible de traiter toute la chaîne de documents, étape par étape, ou de passer directement à une étape autre, par exemple pour créer un bulletin de livraison sans devis ni confirmation de commande, ou pour créer directement une facture.

Le concept proposé par Crésus Facturation consiste à transformer le document existant pour passer d’une étape à la suivante.

La création d’un nouveau document peut se faire soit depuis la fiche d’un client – la fiche est alors rattachée directement au client – soit depuis la base des factures émises, auquel cas la fiche pourra être rattachée au débiteur de votre choix.

Le suivi financier de la facture émise nécessite d’enregistrer les encaissements, de gérer les rappels – qui peuvent être soumis ou non à des frais – et de traiter les éventuels escomptes accordés.

Les encaissements peuvent être enregistrés manuellement dans le suivi de la facture, ou être traités automatiquement par le biais d’un fichier informatique transmis par votre institut financier, si vous émettez des factures avec BVR.

Le montant d’une vente peut être imputé à un ou plusieurs comptes. Crésus ventile le produit sur les comptes liés aux articles ou services détaillés dans la facture émise. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabilisés au prorata du montant total.

Pour les encaissements BVR, il faut avoir réglé correctement les paramètres selon le contrat conclu avec votre institut financier. Consultez le §8 L’impression de factures avec BVR pour des informations complètes.

3.6.1Saisir une offre

Il y a plusieurs méthodes pour créer un document vierge pour un client, la plus simple étant de sélectionner la fiche du client dans la base des clients, puis de cliquer sur le bouton Créer un nouveau document dans la zone Fiche courante du volet latéral :

  • Passez dans la Base des clients .
  • Sélectionnez Grand client.
  • Dans le volet latéral (§2.13 Le volet latéral de la base des articles), cliquez sur le bouton Créer un nouveau document.
  • Sélectionnez le type de document à créer Offre, Devis et cliquez sur OK :

Le type de document à créer par défaut est défini dans les  Réglages des factures émises.

Le programme prépare une nouvelle fiche dans la base des factures, liée au client sélectionné, et passe directement à la saisie des articles.

Saisir un article

  • Cliquez dans la première ligne du tableau.
  • Cliquez sur l’icône de relation  ou appuyez sur les touches F2 ou Ctrl+R.
  • Crésus affiche la liste de tous les articles :

  • Cliquez sur l’article Pièce stockée dans la liste, puis cliquez sur le bouton OK.
  • Crésus complète les données connues de l’article sélectionné.

Pour sélectionner un article de la liste, double-cliquez dessus. Vous pouvez également utiliser les touches ou , et presser la touche Enter.

  • Appuyez sur Tab pour passer dans la colonne Quantité et indiquez le nombre de pièces : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.

Terminer le document

  • Accordez un rabais de ligne sur l’un des articles : le rabais s’introduit en % dans la colonne Rabais.
  • Accordez un rabais global de 10% en choisissant 10 dans la liste en face du champ Rabais % en pied de facture :

  • Ajoutez des frais de port en cliquant l’un des boutons Normaux ou Spéciaux. Le montant des frais est paramétré dans les  Réglages des factures émises.
  • Passez dans l’onglet Facture pour voir le résumé.

  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  (F12).
  • La fiche est ajoutée et classée selon les critères de l’accès courant.
  • Dans la colonne État de la liste de gauche, une offre est codée par la lettre « O ».

Vous pouvez valider votre fiche à tout moment et ainsi conserver les saisies déjà faites, puis revenir dans le document pour le compléter.

3.6.2Visualiser ou imprimer le document

Tous les documents peuvent être imprimés avec diverses présentations. Les présentations par défaut pour chaque étape sont déterminées dans les Réglages des factures émises.

Chaque étape peut être visualisée à l’écran avant l’impression ou imprimée directement.

  • Cliquez sur le bouton Afficher ce document dans la zone Fiche courante du volet latéral.
  • Crésus affiche le résultat à l’écran.

Les zones hachurées représentent les logos qu’il est possible d’inclure dans les documents imprimés. Ces logos sont définis dans les Réglages des factures émises ou .

  • Fermez l’aperçu avant impression du devis.
  • Si une imprimante est installée sur votre ordinateur, imprimez votre devis, en cliquant sur le bouton  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus Facturation pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ?

Si vous répondez par un Oui, le logiciel marque la fiche comme étant imprimée. Elle n’est dès lors plus modifiable.

À moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour sera mémorisée dans le champ Date de devis (onglet État).

Dans la liste de gauche, la colonne État encode aussi le statut d’impression. Un document imprimé est suivi par « _ ». Une offre imprimée est donc représentée par « O_ ».

3.6.3Transformer l’offre en facture

Pour passer de l’état « Offre » à l’état « Confirmation de commande » :

  • Passez dans l’onglet Résumé de votre document.
  • Cliquez le bouton Confirmation de cde.

À ce stade, vous pouvez modifier le contenu du document pour l’adapter à la commande réelle du client.

Il n’est pas nécessaire d’avoir imprimé le document pour passer à l’étape suivante.

Pour passer de l’état « Confirmation de commande » à l’état « Bulletin de livraison » :

  • Passez dans l’onglet Résumé du document.
  • Cliquez le bouton Bulletin de livraison.

Pour passer de l’état « Bulletin de livraison » à l’état « Facture » :

  • Passez dans l’onglet Résumé du document.
  • Cliquez le bouton Facture.

Il est encore possible de modifier le contenu de la facture pour l’adapter à la situation réelle.

3.6.4Imprimer la facture
  • Visualisez la facture en cliquant le bouton de Afficher ce document dans la zone Fiche courante du volet latéral. Vous pouvez l’imprimer depuis l’aperçu avant impression, ou en cliquant l’icône  dans le volet latéral.

Par défaut, l’application exemple est réglée pour imprimer des factures avec BVR, sur du papier A4 avec BVR détachable en pied de page. Pour définir le type de facture par défaut, il faut modifier les réglages des factures émises ou . Si vous imprimez des factures avec BVR, le positionnement de la ligne de codage doit correspondre au gabarit fourni par PostFinance ou par votre banque. Utilisez la fonction Déplacer des objets dans le volet latéral des Réglages généraux ou  pour ajuster ce positionnement.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§3.6.5 À propos de l’impression). À moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour sera mémorisée comme date de facture.

  • Pour visualiser un état du document autre que l’état actuel, cliquez le bouton Afficher une étape à choix dans la zone Fiche courante du volet latéral.
  • Le dialogue affiche le choix des étapes ainsi que la date d’impression enregistrée pour chaque étape :

  • Pour imprimer une étape immédiatement, sans passer par l’aperçu avant impression, cliquez l’icône  à côté dans le volet latéral.

Les dates d’impression des diverses étapes du document sont présentées dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche.

3.6.5À propos de l’impression

L’impression peut être lancée par le bouton correspondant dans le volet latéral de la facture comme décrit plus haut. Les autres commandes d’impression offrent des choix plus complets.

Vous pouvez aussi imprimer un document en cliquant sur l’icône  dans la barre d’icônes de la fenêtre (F10).

Pour afficher l’aperçu avant impression, cliquez sur l’icône .

Les commandes Fichier–Imprimer ou Fichier–Aperçu avant impression sont équivalentes.

Dans cet exemple, nous imprimons une facture, mais le processus s’applique à n’importe quel document.

  • Utilisez la commande Fichier–Imprimer.
  • Dans le dialogue qui suit, choisissez l’une des présentations Factures et cochez Seulement la fiche courante :

  • L’impression ou la visualisation avant impression sont possibles avec ou sans double, il suffit de cocher ou décocher la case correspondante.
  • Cliquez sur OK et validez le choix de l’imprimante.

Pour les boutons du volet latéral, l’impression de doubles dépend des Réglages des factures émises ou .

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose à nouveau la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ?

  • Si vous répondez par Non, Crésus considère qu’il ne s’est rien passé.
  • Si vous répondez par Oui, à moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour est mémorisée comme date du document imprimé, et l’opération est enregistrée. Les dates des diverses étapes du document sont présentées dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche.

Le fait d’imprimer une facture, puis de confirmer que l’impression s’est bien faite verrouille la facture. Il ne sera dès lors plus possible de modifier les prestations facturées ou le total arrêté. Il s’agit d’une sécurité pour éviter une modification accidentelle ; cela garantit que la facture dans Crésus correspond bien à celle que le client a reçue. Il reste néanmoins possible de déverrouiller la fiche en cliquant sur le bouton Débloquer cette facture dans le volet latéral (§7.5.6 Modifier une facture).

Il est possible d’imprimer en une seule fois toutes les factures à imprimer, ou tous les rappels, ou toute autre sélection de fiches. Il suffit de sélectionner l’option Selon l’accès dans le dialogue d’impression. La réponse donnée au dialogue de confirmation de l’impression s’applique à toutes les fiches imprimées.

Les boutons de visualisation ou d’impression du volet latéral sont associés à des documents par défaut qui peuvent être modifiés dans les Réglages des factures émises ou 

Au lieu d’envoyer les documents à l’imprimante, Crésus Facturation peut produire des fichiers PDF. La commande Fichier–Produire un PDF ouvre le dialogue décrit ci-dessus, puis propose d’enregistrer les fichiers à l’emplacement de votre choix.

Des copies PDF des documents imprimés peuvent être générés automatiquement, selon les réglages établis dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF) ou .

3.6.6Saisir une facture de plusieurs lignes

Comme le §3.6 Les factures émises le laissait entendre, il n’est pas nécessaire de traiter toutes les étapes du processus de vente (offre, confirmation de commande, bulletin de livraison, facture). Vous pouvez créer une facture immédiatement.

Lorsque vous êtes dans la base des factures, le bouton Créer un nouveau document dans la zone Fiche courante du volet latéral vous propose de générer un nouveau document pour le même client que la fiche actuelle, ou pour un autre client.

Si vous choisissez pour le client Xyz, la procédure est identique à ce qui précède.

Si vous sélectionnez un autre client, la procédure affiche la liste des clients. Il suffit d’en sélectionner un et de cliquer OK.

Il faut ensuite passer dans l’onglet Détails pour compléter le document.

Une autre méthode consiste à utiliser la fonction Nouvelle fiche au lieu des boutons du volet latéral décrits ci-dessus :

  • Créez une fiche vide en cliquant l’icône  (F11), le fond devient bleu.
  • Tapez une partie du nom du client dans le champ Nom : assi

  • Cliquez l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R). Comme Crésus ne trouve qu’un client répondant au critère entré « assi », il est automatiquement sélectionné.

Vous auriez pu taper d’autres renseignements concernant le client tel que le numéro postal ou la localité. Le logiciel propose automatiquement le client recherché s’il n’en existe qu’un seul répondant au critère saisi. S’il y en a plusieurs, le programme présente une liste de choix. Enfin, s’il n’y en a aucun, un message le signale.

  • Définissez le type de document en cliquant l’un des boutons Devis / Offre, Confirmation de cde, Bulletin de livraison ou Facture.

Par défaut, Crésus Facturation crée toujours une nouvelle facture. Il est possible de choisir de créer d’autres types de documents en modifiant les Réglages des factures émises .

  • Passez dans l’onglet Détails pour procéder à la saisie des articles.

Premier article

  • Cliquez dans la première ligne du tableau.
  • Cliquez l’icône de relation  ou appuyez sur F2 ou Ctrl+R pour faire apparaître la liste de tous les articles :

  • Cliquez l’article Pièce stockée dans la liste, puis cliquez le bouton OK.
  • Crésus complète les données connues de l’article sélectionné.

Pour sélectionner un article de la liste, vous pouvez le double-cliquer. Vous pouvez également utiliser les touches ou , puis presser la touche Enter.

  • Appuyez sur Tab pour passer dans la colonne Quantité et indiquez le nombre de pièces : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.

Deuxième article

  • Dans la ligne suivante, placez le curseur dans le champ Désignation et tapez stock.
  • Cliquez l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R). Crésus propose alors uniquement les articles dont le libellé contient le mot « stock » :

  • Sélectionnez un des articles et cliquez OK.
  • Complétez la quantité de pièces voulue.

Troisième article

  • Dans la ligne suivante, placez le curseur dans le champ Désignation et tapez oeuvre.
  • Cliquez l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R). Crésus complète les données de l’article Main d’oeuvre, qui est le seul article correspondant au critère.
  • Complétez le nombre d’heures et le prix horaire.

Quatrième article

  • Cliquez dans le champ Numéro et tapez 106.
  • Passez au champ suivant avec Tab.
  • Le champ Désignation se complète automatiquement, puisque vous avez donné le numéro de référence de l’article et que ce numéro correspond à un article précis.
  • Dans la colonne Quantité, indiquez le poids en kg.
  • Dans la colonne Prix, entrez le prix unitaire : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.

La touche Tab passe d’un champ à l’autre. La combinaison Shift+Tab revient au champ précédent. Dans les tableaux comme celui de l’onglet Détails décrit ci-dessus, la touche Enter passe à la ligne suivante, la combinaison Shift+Enter revient à la ligne précédente.Pour forcer un saut de ligne dans une longue désignation d’article, utilisez Ctrl+Enter.

Cinquième article

  • Dans la ligne suivante, appuyez sur  ou F2 ou Ctrl+R.
  • Dans le dialogue, restreignez les articles présentés en choisissant l’accès Les services :

  • Les raccourcis ou passent à l’article précédent ou suivant dans la liste.
  • Choisissez un des articles de la liste, puis appuyez Enter ou cliquez le bouton OK.
  • Corrigez la quantité et modifiez le prix si nécessaire.
  • Les données reprises de la fiche article peuvent être remplacées par des données que vous forcez lors de la saisie de la facture :

Sixième article

Crésus permet de facturer des prestations non référencées dans votre base d’articles :

  • Cliquez dans le champ Désignation de la ligne suivante, et tapez Article spécial selon votre demande.
  • Appuyez Tab pour passer au champ Prix et saisissez le montant 125.00

Cet article sera comptabilisé dans le compte de produit par défaut défini dans l’onglet Comptes et TVA des Réglages généraux (§4.1.2 Les réglages modifiables).

  • Ajoutez un ou plusieurs autres articles à votre convenance.

Lorsque vous appelez la liste des articles par  ou  F2 ou Ctrl+R, si vous saisissez une partie du libellé de l’article, Crésus sélectionne automatiquement le premier article qui correspond au critère :

Les boutons  passent à l’occurrence précédente ou suivante.

3.6.7Utiliser les numéros de référence

Si vous connaissez les numéros des clients ou des articles, il ne vous est pas nécessaire d’utiliser les listes pour la recherche, il vous suffit de travailler avec les numéros de référence :

  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (F11).
  • Survolez avec la souris le champ Numéro du client et prêtez attention à l’info-bulle.
  • Passez au champ Numéro du client.
  • Entrez le numéro 108, puis pressez sur la touche Tab. Crésus complète les données du client.
  • Passez dans l’onglet Détails (Alt+2),  entrez le numéro de référence du premier article : 100
  • Passez directement au deuxième article en appuyant sur la touche Enter. Crésus complète l’article et positionne le curseur dans la deuxième ligne.
  • Tapez 114, puis appuyez sur la touche Enter.
  • Tapez 116, puis appuyez sur la touche Enter.
  • Imprimez  ou visualisez votre facture comme décrit plus haut, en cliquant sur le bouton Afficher ce document ou sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral.
3.6.8Saisir une facture, variante

Si vous ne connaissez pas les numéros de référence, il vous est possible d’utiliser une partie des libellés pour saisir les données.

  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (F11).
  • Tapez grand dans le nom du client.
  • Trouvez le client dans la base des clients ( ou F2 ou Ctrl+R).
  • Crésus propose immédiatement « Grand client », car il n’y a qu’un client dont le nom contient le critère grand que vous avez entré.
  • Dans Concerne, indiquez : Réparation de votre voiture.
  • Pour saisir les articles, passez dans l’onglet Détails (Alt+2).
  • Cliquez dans la colonne Désignation de la première ligne du tableau, tapez main, puis cliquez sur l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R) :
  • Crésus prend automatiquement l’article « Main d’œuvre », puisque c’est le seul qui répond au critère que vous avez entré.
  • Pressez Tab, Tab, complétez la quantité, puis Tab et enfin le prix unitaire.
  • Dans la colonne Désignation de la ligne suivante, tapez Pièce stockée et  ou  F2 :

  • Crésus montre tous les articles qui contiennent « stock » dans leur libellé.
  • Maintenez la touche Ctrl pressée, sélectionnez Pièce stockée et, sans lâcher Ctrl, sélectionnez aussi Pièce stockée C :

  • Cliquez sur OK.
  • Tous les articles sélectionnés sont repris et créent de nouvelles lignes dans la facture.
  • Complétez la quantité et le prix unitaire à facturer pour chaque ligne.
  • Dans la colonne Code perso de la ligne suivante, tapez fourn, puis  ou F2.
  • La liste ne propose que les articles dont le code est « Fourn ». Utilisez les touches ou pour sélectionner l’article désiré, puis validez votre choix avec  ou Enter.
  • Validez la fiche avec la touche F12.
3.6.9Modification des lignes d’une facture

Les lignes d’une facture peuvent être modifiées tant que la facture n’a pas été imprimée avec succès.

Pour modifier l’ordre des lignes, cliquez dans la ligne à déplacer, et utilisez les icônes  pour monter ou descendre la ligne.

Pour supprimer une ligne, cliquez dans la ligne concernée, puis cliquez l’icône  ou pressez Ctrl+L.

Pour insérer une ligne, cliquez dans la ligne où le nouvel élément doit s’insérer et cliquez l’icône  ou pressez Ctrl+I.

En cas d’erreur il est possible de vider la ligne en effaçant son contenu (dans le menu Édition, la commande se nomme Effacer la relation). Cliquez l’icône  ou pressez Shift+F2 ou Ctrl+E.

F2 ou Ctrl+R correspond à Mettre à jour relation. La frappe d’une partie de renseignement permet de préciser la recherche. L’accès limite les propositions affichées et les touches ou du clavier permettent de sélectionner dans la liste sans utiliser la souris.Une sélection/désélection avec Ctrl+Clic permet de sélectionner plusieurs éléments dans la liste.Le bouton Tout sélectionne tous les articles de la liste.

3.6.10Saisir un total arrêté

Crésus recalcule le total de la facture au fur-et-à-mesure de la saisie des lignes. Il reste cependant possible de forcer un montant différent de ce total automatique : le montant forcé à la main se nomme le total arrêté.

Cliquez le bouton Arrêter le total :

Pour revenir au total calculé, cliquez le bouton Recalculer le total :

Ces 2 boutons sont également disponibles dans l’onglet Résumé de la facture.

3.6.11Imprimer un rappel

Crésus se base sur la date d’impression de la facture et sur les Délais définis dans les onglets Rappel 1, Rappel 2 et Rappel 3 des Réglages des factures émises ou  pour déterminer s’il y a du retard dans les paiements des factures.

Il y a 3 niveaux de retards, dont l’émission peut donner naissance à des frais de rappel définis dans les Réglages des factures émises , onglet Rappel 1.

Vous pouvez afficher les factures en retard depuis l’écran d’accueil ou depuis le volet latéral des factures émises en utilisant les boutons Rappels 1, Rappels 2 ou Rappels 3. Sous Contentieux, vous trouverez toutes les factures pour lesquelles 3 rappels ont été envoyés et qui sont toujours impayées.

Pour visualiser ou imprimer le rappel d’une facture isolée, sélectionnez la facture et cliquez le bouton Afficher ce document ou l’icône  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Si c’est une facture échue, Crésus propose d’en imprimer le rappel. Il est également possible de réimprimer la facture ou un rappel déjà existant.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§3.6.5 À propos de l’impression).

À moins que vous n’ayez forcé, dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche, une date particulière dans la date de rappel, Crésus imprime le rappel à la date du jour. Lorsque vous validez l’impression, la date du jour sera mémorisée dans la date de rappel.

Pour visualiser ou imprimer tous les rappels, cliquez le bouton Afficher des documents ou l’icône  dans la zone Base des factures émises du volet latéral.

Les rappels sont imprimés selon le type de document défini dans l’onglet Impressions des Réglages des factures émises ou .

Autre méthode pour imprimer des rappels individuels

  • Sélectionnez la fiche du rappel à imprimer.
  • Utilisez la commande Fichier–Imprimer, ou cliquez l’icône  dans la barre d’icônes du logiciel.
  • Sélectionnez la présentation Rappels 1, Rappels 1 BVR ou Rappels 1 BV rouge :

  • Activez le bouton Seulement la fiche courante.
  • Cliquez OK.

Autre méthode pour imprimer tous les rappels

  • Utilisez à nouveau la commande Fichier–Imprimer, ou cliquez l’icône  dans la barre d’icônes du logiciel.
  • Sélectionnez la présentation Rappels 1, Rappels 1 BVR ou Rappels 1 BV rouge :

  • Vérifiez que le bouton actif est Selon l’accès… et choisissez Rappel 1 à imprimer.
  • Cliquez OK.

Crésus imprimera alors toutes les fiches en rappel 1, non encore imprimées.

Ces procédures s’appliquent bien entendu aussi aux rappels 2 et aux rappels 3.

3.6.12Les encaissements, acquittements et escomptes
Enregistrer une opération

Le traitement financier de la facture se fait dans l’onglet Finances de la fiche.

  • Sélectionnez une facture ouverte.
  • Passez dans l’onglet Finances.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer une opération.

Le cas échéant, le solde proposé inclut les frais de rappel.

S’il existe une note de crédit ouverte pour le débiteur concerné, Crésus permet de l’utiliser comme encaissement sur la facture courante. Pour plus de détails, consultez le §7.5.13 Les notes de crédit.
Si la facture a déjà été acquittée, Crésus propose d’enregistrer un encaissement supplémentaire. Pour plus de détails, consultez le §3.6.14 Les encaissements excédentaires.

Encaissement du solde dû

Par défaut, Crésus propose de traiter l’encaissement du solde dû :

  • Entrez la date du paiement dans le champ Date de l’opération.
  • Entrez le montant de l’encaissement.
  • L’identificateur est optionnel, il peut être utilisé pour chercher les paiements.
  • Vérifiez le compte de liquidité sous Compte à utiliser.
  • Cliquez sur OK.

L’encaissement s’ajoute dans le tableau des encaissements et la facture est acquittée (voir ci-dessous) :

Encaissement partiel
  • Sélectionnez l’option Enregistrer un encaissement.
  • Entrez la date du paiement dans le champ Date de l’opération.
  • Entrez le montant de l’encaissement.
  • L’identificateur est optionnel, il peut être utilisé pour chercher les paiements.
  • Vérifiez le compte de liquidité sous Compte à utiliser.
  • Cliquez sur OK.

L’encaissement s’ajoute dans le tableau des encaissements, mais la facture n’est pas acquittée (voir ci-dessous) :

Encaissement excédentaire

Si le montant à enregistrer est supérieur au solde dû, il faut alors traiter l’encaissement excédentaire. Consultez le §3.6.14 Les encaissements excédentaires.

Supprimer un encaissement
  • Cliquez sur le bouton Annuler la dernière opération.

Ce bouton n’est pas accessible si l’encaissement a été passé en comptabilité. Si nécessaire, il faut d’abord décomptabiliser les sessions concernées (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

Acquitter une facture

Si l’opération que vous enregistrez constitue le traitement final de votre facture, le bouton Enregistrer une opération permet de marquer la facture comme acquittée. Vous avez trois possibilités :

1. Votre client paie exactement le solde dû
  • Sélectionnez l’option Enregistrer le solde de la facture.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération et le Compte à utiliser.

La facture est considérée comme payée :

2. Votre client paie un montant inférieur au solde dû
  • Sélectionnez l’option Enregistrer un encaissement.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération et le Compte à utiliser.
  • Saisissez le montant de l’encaissement.
  • Cochez également Escompter le solde.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§4.1.2 Les réglages modifiables), l’escompte accordé est ventilé dans les comptes de produit de la facture courante au prorata des montants facturés ou enregistré dans le compte défini.

2a. Les escomptes sont ventilés dans les comptes de produits

Dans ce cas, Crésus affiche ceci dans la zone d’acquittement de la facture :

2b. Les escomptes sont regroupés dans un compte spécifique

Dans ce cas, vous pouvez cocher l’option Modifier le compte d’escompte et préciser un autre compte lors de la saisie de l’opération :

Crésus affiche ceci dans la zone d’acquittement :

Ce compte peut être changé, en cliquant sur le bouton Modifier le compte :

3. Votre client ne vous paie pas le solde dû, vous décidez de le passer en escompte
  • Sélectionnez l’option Solder par escompte.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§4.1.2 Les réglages modifiables), Crésus traite l’acquittement à la date du jour ou à la date du dernier versement.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§4.1.2 Les réglages modifiables), l’escompte est ventilé dans les comptes de produit des articles ou passé dans un compte d’escompte, comme décrit au points 2a et 2b ci-dessus.

Annuler l’acquittement
  • Utilisez le bouton Annuler l’acquittement.

Ce bouton n’est pas accessible si l’acquittement de la facture a été passée en comptabilité. Si nécessaire, il faut d’abord décomptabiliser les sessions concernées (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

Crésus Facturation met à jour automatiquement les soldes dus par les clients : voir le Total facturé et le Total payé dans l’onglet Soldes et totaux de la fiche du client.

Enregistrement manuel d’une opération

Bien que la saisie manuelle soit possible, il est fortement recommandé d’utiliser les procédures décrites ci-dessus qui automatisent certaines opérations.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’enregistrer les paiements manuellement dans le tableau.

  • Passez en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet).
  • Saisissez une date de paiement dans la colonne Date.
  • Choisissez un compte dans la liste.
  • Introduisez le montant et validez la fiche  (F12).
  • Répétez l’opération pour chaque versement.

Les dates affichées sont déterminantes pour la comptabilisation. Si la facture n’est pas datée, vous pouvez tout de même enregistrer des paiements, qui seront comptabilisés à la date voulue.Les montants enregistrés dans le tableau des paiements passent en comptabilité, même si la facture n’a pas été imprimée.

3.6.13Les encaissements par BVR

Si vous émettez des factures avec BVR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique.

Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.

Après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez l’icône , ou utilisez la commande Fichier−Lecture du fichier BVR.

Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :

Il suffit souvent de valider le dialogue pour que tous les versements soient enregistrés dans les différentes fiches factures. Les coches déterminent ce qui se passe quand vous cliquez OK.

  • Une coche dans Réglé indique que la facture sera considérée comme acquittée par ce versement, en fonction des conditions que vous avez définies dans les réglages.
  • Une coche dans Action indique que le versement sera inscrit dans la facture correspondante.

Une ligne rouge attire votre attention sur un cas spécial. Dans l’exemple ci-dessus, la 2ème ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.

Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :

  • Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
  • Un montant trop élevé.
  • Un versement sur une facture inexistante (le client a « bricolé » le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).

Un double-clic sur la ligne rouge permet d’agir sur les options qui correspondent aux colonnes Réglé et Action, pour autant que le numéro de facture existe.

Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement dû au fait que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois. Dans ce cas, le logiciel enlève automatiquement toutes les coches.

Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un versement (par exemple lorsque le montant est nul). Il suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.

La coche Extrait les fiches selon l’identificateur crée automatiquement un accès Extraction qui présente l’ensemble des factures touchées par ces versements, dès que les indications ont été portées par le logiciel sur les fiches concernées.

La partie inférieure du dialogue présente diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

L’Identificateur, que vous pouvez modifier selon vos besoins, est enregistré sur chaque ligne de paiement dans les factures concernées et permettra de retrouver tous les versements d’un fichier BVR.

Il est possible d’Exporter ce fichier pour le reprendre avec un autre logiciel, l’imprimer…

Le bouton Copier reprend les mêmes informations dans le presse-papiers, pour pouvoir les coller dans un autre logiciel.

Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.

3.6.14Les encaissements excédentaires

Il arrive qu’un client paie un montant supérieur au montant de la facture, que ce soit exprès ou non. Il se peut également que son versement ait été fait sur la mauvaise facture en utilisant le BVR d’une autre facture.

Dans ces cas, vous pouvez :

  • Enregistrer l’opération et passer un escompte négatif comme décrit au §3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes, ce qui acquitte la facture, puis traiter le remboursement en comptabilité.
  • Enregistrer l’opération et imputer l’escompte à un autre compte comme décrit au §3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes, ce qui acquitte la facture.
  • Enregistrer l’opération et ne pas escompter le solde – la facture n’est pas acquittée – puis enregistrer une nouvelle opération lorsque le remboursement a été effectué, ce qui acquitte la facture.
  • Enregistrer l’opération et générer une note de crédit selon la méthode ci-dessous.

Cette méthode nécessite un compte de passage (habituellement le 9900 Ecritures de regroupement) et un compte du bilan (habituellement le compte d’actif 1105 Notes de crédit émises, parfois le compte de passif 2005 Notes de crédit émises).
Il faut également créer un article spécifique, libellé par exemple Note de crédit ou Remboursement, dont le compte de vente est le compte de passage ci-dessus. Il ne faut pas affecter de code TVA à cet article.

L’encaissement concerne une facture non acquittée
  1. Dans l’onglet Finances de la facture
  • Cliquez sur Enregistrer une opération
  • Utilisez l’option Encaisser un montant partiel, saisissez le montant, la date et le compte de liquidité concernés. Il ne faut pas encore acquitter la facture.
  • Cliquez à nouveau sur Enregistrer une opération.
  • Utilisez l’option Traitement de l’excédent – ou le Traitement partiel – complétez les champs et choisissez le compte de passage.
  • Le traitement de la totalité de l’excédent acquittera la facture.
  1. Créez un nouveau document de type Facture avec l’article spécial Note de crédit.
  • Le montant de la facture doit être négatif, ce qui donnera une note de crédit.
  • La ligne avec l’article spécial ne doit pas avoir de code TVA.
  • Le compte à débiter de la note de crédit doit être le compte Notes de crédit émises ci-dessus.
  1. Cette note de crédit sera utilisée en règlement d’une facture comme expliqué au §7.5.13 Les notes de crédit ou pourra être remboursée au client.
L’encaissement concerne une facture acquittée

Lorsqu’un client effectue un versement sur une facture acquittée, vous pouvez utiliser le bouton Enregistrer un encaissement pour y enregistrer le mouvement, puis utiliser à nouveau le bouton Enregistrer un encaissement pour passer le remboursement au compte de liquidité ou l’imputer au compte de passage. Il faut saisir un montant négatif. Si nécessaire, créez une note de crédit comme ci-dessus.

Si le versement excédentaire du client a été fait en utilisant un BVR, le mécanisme signale le dépassement par une ligne rouge et par défaut ne propose pas de l’encaisser, mais vous pouvez forcer l’action comme décrit au §3.6.13 Les encaissements par BVR. L’encaissement est enregistré dans le tableau des mouvements de l’onglet Finances de la facture. L’excédent peut alors être traité manuellement selon que la facture a été acquittée ou non, comme décrit ci-dessus.

3.6.15Les étapes comptables

Deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux  avant de travailler réellement dans votre fichier (§3.1.2 Valider les réglages). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La loi sur la TVA définit la contre-prestation comme étant « […] tout ce que le destinataire, ou un tiers à sa place, dépense en contrepartie de la livraison de biens ou de la prestation de services. La contre-prestation comprend également la couverture de tous les frais, même si ceux-ci sont facturés séparément. »

Contre-prestations convenues

Si vous travaillez selon les contre-prestations convenues, le montant total de la facture est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte débiteur du client, et le détail des lignes de la facture est comptabilisé dans le compte de produit de chaque article ou prestation.

Chaque encaissement est passé en diminution du compte débiteur. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de produit, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Contre-prestations reçues

Si vous travaillez selon les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de débiteur, ni d’escompte : seuls les encaissements effectifs sont imputés au compte de produit de chaque ligne de facture. Les montants reçus sont ventilés dans les comptes de produit au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

 

3.7Les créanciers / fournisseurs

Par simplification, nous utilisons dans ce qui suit le terme « créanciers » qui englobe également les fournisseurs.

Cette section ne s’adresse qu’aux utilisateurs d’une version LARGO ou Mac de Crésus Facturation.

Passez à la base des Créanciers en cliquant sur l’icône  ou sur la touche de fonction F6.

3.7.1Créer une fiche créancier
  • Créez un nouveau créancier en cliquant l’icône  Nouvelle fiche (F11) : le fond devient bleu et Crésus affecte un numéro à la nouvelle fiche.
  • Complétez le champ Firme : Epsitec SA
  • Déroulez le menu du champ Titre avec la souris pour sélectionner la civilité voulue ou en actionnant les touches ou du clavier : Monsieur
  • Entrez un Prénom et un Nom : Jules Tartempion
  • Remplissez le champ Rue : Ch. des Hirondelles et le numéro de maison : 5
  • Tapez le complément : Case postale 12
  • Remplissez le champ du Numéro postal : 1092 et appuyez sur Tab.
    La localité Belmont-Lausanne vient automatiquement.
  • Validez la fiche en cliquant l’icône  ou en cliquant sur la touche fonction F12.
3.7.2Créer une fiche créancier plus détaillée
  • Cliquez l’icône  Nouvelle fiche ou F11, le fond devient bleu et le logiciel attribue un numéro à cette fiche.
  • Remplissez le champ Firme : Les Maisons
  • Complétez le champ Titre.
  • Remplissez les champs Prénom, Nom, Rue et Numéro.
  • Entrez une Ville suisse et appuyez sur Tab. Crésus complète le numéro postal ou en propose le choix dans une liste.
  • Indiquez une Adresse e-mail. Après avoir validé la fiche, un clic de cette icône  prépare automatiquement un e-mail pour ce destinataire en ouvrant votre messagerie.
  • Entrez l’adresse d’un Site Internet. Après avoir validé la fiche, un clic de cette icône  ouvre ce site dans votre navigateur Internet.
  • Passez dans l’onglet Administration (Alt+5).

  • Sélectionnez le compte 6000 Loyer dans la liste liée au Compte par défaut.
  • Enlevez le code TVA pour ce compte.
  • S’il y a lieu, vous pouvez encore modifier le Délai de paiement, choisir un Rabais personnel et même une durée de validité du rabais.
  • Validez la fiche en cliquant l’icône  ou sur la touche fonction F12.
3.7.3Corriger une fiche créancier
  • Déplacez-vous dans la liste triée par nom, avec l’ascenseur, ou avec les touches Ctrl+ et Ctrl+.
  • Sélectionnez la fiche Epsitec SA créée précédemment.
  • Passez dans l’onglet Paiement.

  • C’est ici que sont saisies les données financières du créancier et le moyen de paiement usuel pour ce créancier.

Ne confondez pas les données financières de base – que nous allons saisir ci-après – avec la préparation d’un paiement. Il n’y a par exemple pas de champ pour saisir un montant ou la référence BVR, car ces informations sont propres à chaque facture que vous recevrez de ce créancier et seront à fournir au moment de l’établissement du paiement. Différents messages s’afficheront dans la zone en haut à gauche de l’image du bulletin, pour vous aider à remplir les données en fonction du type de versement choisi.

  • Cliquez le bouton Modifier le moyen de paiement dans un premier temps et une seule fois, vous êtes invités à prendre connaissance des conditions d’utilisation imposées par SIX interbank Clearing:

  • Choisissez le type de paiement à utiliser pour ce créancier :

  • Sélectionnez IBAN en CHF. L’écran se présente alors comme suit :

  • Entrez le numéro IBAN (fictif) CH64 0079 0041 8232 3038 8

Au moment de quitter le champ du numéro IBAN, le BIC (Bank Identifier Code, soit l’identifiant international de la banque) et les coordonnées de l’institut financier associé sont remplis automatiquement. Notez que si vous saisissez un numéro de compte Postfinance au format CCP, celui-ci sera automatiquement transformé :

en IBAN comme suit

  • Cliquez sur  pour spécifier une adresse du titulaire du compte différente de l’adresse saisie dans l’onglet Résumé.
  • Passez dans l’onglet Administration (Alt+5).
  • Modifiez le Compte par défaut pour y mettre le compte 6570, et remplacez le Code TVA par IPI (pour « Impôt Préalable sur les Investissements ») :

  •  Validez la fiche en cliquant l’icône  (F12).

En fonction du type de paiement à effectuer, le choix du type de bulletin et le remplissage des différentes rubriques peuvent être assez déroutants au début. Pour vous aider, le fichier exemple propose des fiches de créanciers de tous les types de paiement. Consultez le §7.6.1 Onglet Créancier pour des explications complètes concernant l’onglet Paiement.

3.7.4Supprimer une fiche créancier
  • Sélectionnez la fiche Les Maisons et cliquez l’icône  Supprimer fiche.
  • Le logiciel demande confirmation, la réponse est définitive et la suppression irréversible.

Les fiches référencées dans les commandes ne peuvent pas être supprimées. Il faut d’abord supprimer les commandes qui y font référence.

3.8Les factures reçues

Cette section ne s’adresse qu’aux utilisateurs d’une version LARGO ou Mac de Crésus Facturation.

Le processus complet d’un achat de marchandise ou d’une acquisition de services passe par différentes étapes : commande, réception, facture et paiement.

Il est possible de traiter toute la chaîne de documents, ou de passer directement à n’importe quelle étape, par exemple créer une réception sans commande, ou un paiement direct.

Le concept proposé par Crésus Facturation consiste à transformer le document existant pour passer d’une étape à la suivante.

La création d’un nouveau document peut se faire soit depuis la fiche d’un créancier – la fiche est alors rattachée directement au créancier – soit depuis la base des factures reçues ; la fiche pourra alors être rattachée au créancier de votre choix.

Le suivi financier de la facture reçue nécessite d’enregistrer les paiements et de traiter les éventuels escomptes accordés. Le cas échéant, la gestion des paiements permet de générer des ordres de paiement électroniques (ordres DTA ou OPAE) qui sont transmis à l’institut financier par Internet. Les paiements peuvent également être faits par d’autres moyens et enregistrés manuellement dans les factures.

La charge d’une facture reçue peut être imputée à un ou plusieurs comptes. Crésus offre la possibilité d’affecter la totalité de la charge à un seul compte ou de ventiler manuellement la charge sur plusieurs comptes ou encore de ventiler la charge sur les comptes liés aux articles ou services détaillés dans la facture reçue. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabilisés au prorata du montant total.

Pour les paiements DTA/OPAE, il faut avoir réglé correctement les paramètres DTA selon votre contrat conclu avec votre institut financier. Consultez le §11.1 Les réglages pour OPAE/DTA pour des informations complètes.

3.8.1Gérer une facture reçue

Voici l’exemple d’un paiement qui ne fait pas l’objet d’une commande ou d’une livraison, ni même de l’enregistrement préalable de la facture. Le montant a été acquitté par la caisse.

  • Dans la base des créanciers  (F6), sélectionnez la fiche Epsitec SA.
  • Dans le volet latéral, cliquez le bouton Créer un nouveau document :

  • Sélectionnez Facture et cliquez OK.
  • Crésus passe dans la base des Factures reçues et crée une nouvelle fiche au nom du créancier.
  • Complétez la Date de la facture.
  • Cliquez le bouton Saisir le total facturé et tapez 250.
  • Passez dans l’onglet Finances :

  • La facture reçue est passée dans le compte créanciers 2000, et la charge est affectée au compte 6570, tel que c’est défini dans la fiche du créancier Epsitec SA.
  • Il est possible de modifier l’imputation des montants dans ce tableau.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération :

  • Sélectionnez le mode Payer le solde de la facture.
  • Complétez la Date du paiement et cliquez OK.
  • Le paiement est enregistré dans le tableau des paiements, et la facture est considérée comme acquittée :

Si nécessaire, cliquez le bouton Annuler l’acquittement, puis Annuler le dernier versement pour vider les champs et recommencer une saisie de paiement.

3.8.2Enregistrer un paiement électronique direct

Voici l’exemple d’un paiement qui ne fait pas l’objet d’une commande ou d’une livraison, ni même de l’enregistrement préalable de la facture. L’ordre de paiement de la facture sera envoyé par fichier DTA à la banque.

  • Dans la base des créanciers  (F6), sélectionnez la fiche 101 (IBAN Suisse SA).
  • Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Créer un nouveau paiement.

Ce bouton ne s’affiche que si vous avez défini un mode de paiement par DTA ou OPAE pour ce créancier (§7.6.1 Onglet Créancier). Sinon, vous devez créer un nouveau document facture, dont le paiement est géré manuellement.

  • Crésus affiche ce dialogue :

  • Complétez le Montant à payer et la Date de la facture.
  • Définissez la date de paiement en sélectionnant Sélectionnez la Date prévue pour le paiement.

Date prévue pour le paiement

  • Appliquer le délai habituel : la date de paiement est calculée en fonction de la date de la facture à laquelle Crésus ajoute le nombre de jours (par ex. 30) défini dans l’onglet Administration du créancier.
  • Saisir la date ultérieurement : le paiement est enregistré sans date de paiement, il faudra la compléter par la suite.
  • Saisir une date spécifique : affiche un champ de saisie pour la date voulue – qui ne peut pas être antérieure à la date courante.

  • Cliquez OK.

Crésus passe alors dans la base des Factures reçues, crée une nouvelle fiche et affiche automatiquement l’onglet Paiement. Il reprend les données du créancier pour préparer un paiement :

  • Complétez le Motif du versement.
  • Si nécessaire, corrigez la Date prévue pour le paiement.
  • Pressez le bouton Ajouter à la liste des paiements. Cette facture sera acquittée lors de la création du fichier DTA (le compte à débiter étant auprès d’une banque).

Il n’est possible d’utiliser la fonction automatique de préparation de paiement que si toutes les informations sont remplies. Un message à l’écran vous rappelle ce qui manque.

  • Le montant du versement prévu est enregistré dans le tableau des paiements, avec la mention Préparé pour DTA/OPAE :

  • L’ordre de paiement doit être transmis à la banque via la plate-forme d’e‑banking de votre institut financier ou via l’extension Crésus E-transfert.
  • Il est possible d’annuler un paiement préparé pour DTA, en cliquant le bouton Annuler le dernier versement. Vous pouvez alors saisir une nouvelle préparation de paiement, ou traiter le paiement manuellement de la même manière que la méthode décrite ci-dessous.

L’extension Crésus E-transfert simplifie la procédure d’envoi des fichiers DTA ou OPAE à votre institut financier. L’extension peut être commandée sur www.cresus.ch.

3.8.3Enregistrer une facture créancier simple

Voici un exemple de création d’une facture sans détail, pour lequel un premier paiement a été fait au comptant, puis le solde a été réglé, avec un escompte accordé.

  • Dans la base des factures reçues , sélectionnez une facture quelconque.
  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral.

  • Indiquez quel type de document vous voulez créer.
  • Vous avez le choix de créer un nouveau document pour le même créancier, ou un autre.
  • Choisissez l’option Pour un autre créancier :

  • Cliquez OK.
  • Crésus crée une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numéro à la facture.
  • Vous pouvez maintenant choisir le créancier dans la liste des créanciers existants.
  • Sélectionnez le créancier Epsitec SA.

Vous pouvez aussi n’en sélectionner aucun et cliquer OK afin de le définir ultérieurement.

  • Cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Entrez le Montant et la Date de la facture.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.4Enregistrer le paiement manuel d’une facture

Il n’est pas nécessaire de traiter le paiement d’une facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu.

Pour enregistrer un paiement manuel :

  • Sélectionnez la facture créancier 109.
  • Passez dans l’onglet Finances (Alt+4).
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Entrez la Date du paiement et le compte de liquidité dans le champ Compte à utiliser.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.5Enregistrer le paiement électronique d’une facture

Il n’est pas nécessaire de traiter le paiement d’une facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu.

Pour préparer un ordre de paiement électronique :

  • Sélectionnez la facture créancier créée ci-dessus pour Epsitec SA.
  • Passez dans l’onglet Paiement (Alt+3).
  • Crésus affiche un bulletin de versement correspondant au mode de paiement habituel du créancier (§7.6.1 Onglet Créancier), ici un paiement sur un compte IBAN.
  • Cliquez le bouton Proposition.

  • Crésus complète le paiement selon les données du créancier et de la facture.
  • Une fois les données entrées, cliquez le bouton Ajouter à la liste des paiements.

Le bouton ne s’affiche que si les données entrées sont cohérentes. Prenez garde aux messages affichés qui peuvent empêcher la préparation du paiement. Ici, la date de paiement est dépassée.

3.8.6Enregistrer une facture créancier détaillée

Voici un exemple de création d’une facture détaillée, pour lequel un premier paiement a été fait au comptant, puis le solde a été réglé, avec un escompte obtenu.

  • Dans la base des factures reçues , sélectionnez une facture quelconque.
  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral.
  • Indiquez quel type de document vous voulez créer.
  • Vous avez le choix de créer un nouveau document pour le même créancier, ou un autre.
  • Choisissez l’option Sélectionner un autre créancier.

  • Cliquez OK.
  • Crésus crée une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numéro à la facture.
  • Vous pouvez maintenant choisir le créancier dans la liste des créanciers existants.
  • Sélectionnez le créancier Epsitec SA.

Vous pouvez aussi n’en sélectionner aucun et cliquer OK afin de le définir plus tard.

  • Complétez la Date de facture.
  • Passez dans l’onglet Détails (Alt+2).

  • Ajoutez quelques lignes de facture, exactement comme nous l’avons vu pour les factures émises (§3.6 Les factures émises).
  • Le montant total de la facture se recalcule au fur et à mesure.
  • Validez la fiche  (F12).

Il faut indiquer la quantité reçue pour chaque position afin que Crésus puisse calculer le montant de chaque ligne et le total de la facture.

3.8.7Enregistrer un acompte manuel

Le paiement d’une facture peut se faire en plusieurs fois.

  • Dans la fiche créée ci-dessus, passez dans l’onglet Comptabilité (Alt+4) pour enregistrer l’acompte versé.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Payer un acompte.
  • Complétez la Date du paiement et le Montant. Pour l’exemple, prenez soin de ne pas payer la totalité du montant dû.
  • Spécifiez le compte de liquidité concerné dans Compte à utiliser.
  • Cliquez OK.
  • Le montant est enregistré dans le tableau des paiements :

  • Passez dans l’onglet Finances (Alt+4). Il comprend une zone Paiements :

  • On y trouve le versement, le total versé et le solde dû à ce jour.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.8Enregistrer un acompte par paiement électronique

Le paiement d’une facture peut se faire en plusieurs fois, même si on utilise les paiements par OPAE ou par DTA.

  • Dans la fiche ci-dessus, passez dans l’onglet Paiement (Alt+3),
  • Cliquez le bouton Proposition.
  • Crésus remplit les champs en fonction des données du créancier et de la facture. Dans la rubrique Montant, il tient compte des acomptes versés.
  • Modifiez le Montant.
  • Dans la liste déroulante, si vous laissez l’option Règlement, la facture sera considérée comme acquittée après ce versement. Si vous passez l’option sur Acompte, la facture restera ouverte.

Cette option est reprise dans la colonne Réglé lors de la préparation de l’ordre de paiement. La coche dans cette colonne est déterminante pour l’acquittement de la facture.

  • Cliquez le bouton Préparer pour DTA/OPAE.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.9Enregistrer un escompte

La facture 110 présente un solde ouvert. Vous avez le choix entre escompter le solde, payer un nouvel acompte ou acquitter la totalité de la facture.

Pour escompter le solde de la facture :

  • Sélectionnez la facture.
  • Passez dans l’onglet Comptabilité et cliquez le bouton Enregistrer une opération :

  • Sélectionnez l’option Escompter le solde.
  • Indiquez la date de l’opération.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).

Selon les réglages effectués, la date de l’opération propose la date du jour ou la date du dernier versement enregistré. D’autre part, l’escompte obtenu peut être comptabilisé dans un compte spécifique ou ventilé en diminution de charge dans les comptes des produits acquis.

Il est également possible de traiter l’escompte directement au moment de la saisie de l’acompte. La facture 114 présente un solde ouvert :

  • Sélectionnez la facture 114.
  • Passez dans l’onglet Comptabilité (Alt+4).
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Complétez le montant en prenant soin de ne pas payer la totalité du solde dû.
  • Indiquez dans quel compte doit passer le paiement.
  • Cochez l’option Escompter le solde.
  • Cliquez OK, cette facture sera considérée comme acquittée.
  • Validez la fiche (F12).

Si vous souhaitez annuler un acquittement passé par erreur, vous pouvez cliquer Annuler l’acquittement.

3.8.10Modifier le compte d’escompte

Selon le réglage effectué dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux, les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge, ou passés dans un compte dédié.

Dans ce cas, il est possible de modifier le compte au moment de la saisie de l’opération :

Le compte pour escompte peut être modifié après coup dans l’onglet Finances en cliquant le bouton Modifier le compte :

3.8.11Note de crédit fournisseur

Pour diverses raisons, (p.ex. un retour de marchandises, un rabais consenti après émission d’une facture) un fournisseur peut être amené à établir une note de crédit. En général, ce crédit peut être déduit de sa prochaine facture.

Procédure 
  1. Lorsque vous recevez une note de crédit, vous devez la saisir comme une facture fournisseur :
    depuis la base fournisseurs, cliquez dans Préparer un paiement et introduisez le montant de la note de crédit en négatif (-100 par exemple).
    Vous retrouverez ainsi dans l’onglet Finances, les montants négatifs en regard des comptes
  2. Lorsque vous recevez une nouvelle facture, vous devez la saisir comme une facture fournisseur :
    depuis la base fournisseurs, cliquez dans Préparer un paiement, saisissez le montant de la facture puis dans l’onglet Paiement, cliquez sur Enregistrer une opération puis sur Payer un acompte, saisissez en positif le montant de la note de crédit puis sélectionnez le compte adéquat (2010 par exemple) puis cliquez sur OK
  3. Pour payer le solde de la facture, cliquez sur le bouton Préparer pour DTA/OPAE et le paiement du solde de la facture sera dans la liste des paiements à faire.
  4. Pour acquitter la note de crédit, allez dans l’onglet Paiementenregistrer une opération – encaisser la note de crédit puis sélectionner le compte adéquat (2010 par exemple) puis cliquez sur OK
3.8.12Les étapes comptables

Comme pour la gestion des clients (§3.6.15 Les étapes comptables), les deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux ou  avant de travailler réellement dans votre fichier (§3.1.2 Valider les réglages). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La charge d’une facture reçue peut être imputée selon le détail des lignes de la facture et comptabilisée dans le compte de charge de chaque article ou prestation, ou ventilée dans des comptes de charge définis pour le créancier ou saisis avec la facture.

Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte créancier du fournisseur, et la charge est imputée comme décrit ci-dessus. Chaque versement est passé en diminution du compte créancier. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de charge, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Si vous traitez les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de créancier, ni d’escompte; seuls les versements effectifs seront imputés aux comptes de charge selon la description ci-dessus. Les montants sont ventilés dans les comptes de charge au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

3.8.13Préparer la comptabilisation

Comptabilisation des factures émises

Les comptes impactés par une facture émise sont ceux définis dans la fiche du client, et ceux définis dans la fiche de chaque position facturée. Les comptes de liquidité et d’escompte figurent dans les champs de l’onglet Finances de chaque facture.

Comptabilisation des factures reçues

L’onglet Comptabilité de chaque facture reçue présente les comptes de charge, de crédit et les comptes de liquidité qui seront impactés lors de la comptabilisation de la facture.

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§7.6.4 Onglet Administration).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue :

  • Sélectionnez le Compte débit.
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§3.8.9 Enregistrer un escompte), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Divers

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.12 Les accès)

3.9La comptabilisation

Un des objectifs essentiels des logiciels Crésus est de vous permettre de gagner du temps tout en sécurisant au mieux les opérations. La comptabilisation automatique prépare toutes les écritures pour Crésus Comptabilité. Elle remplace la double saisie des montants, ce qui accélère le processus tout en écartant les risques d’erreur.

Afin d’éviter d’éventuelles différences entre la comptabilité financière et la facturation, les éléments concernés par les écritures générées sont bloqués dans les factures. Il ne sera ainsi pas possible de modifier les encaissements déjà passés en comptabilité. Mais même si vous ne traitez pas la comptabilisation avec Crésus Comptabilité, il reste avantageux de générer les écritures de comptabilisation.

Vous avez le choix entre la comptabilisation selon les contre-prestations convenues ou reçues (§3.6.15 Les étapes comptables et §3.8.12 Les étapes comptables)

Les frais de rappel peuvent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lors de l’acquittement de la facture.

Ce sont les conditions générales de votre entreprise (ou le contrat de vente) qui déterminent si vos frais de rappels sont obligatoirement dus par vos clients, ou non. S’ils ne sont pas obligatoirement dus, préférez une comptabilisation lors de l’acquittement de la facture, ce qui évite d’escompter des frais non payés.

La comptabilisation génère également les écritures nécessaires à la gestion de la TVA. Crésus supporte la TVA normale, mais aussi la TVA au forfait ou selon la méthode dite du taux de dette fiscale nette (TDFN). Le choix du mode de TVA se fait d’entente avec l’AFC.

Tous ces points sont définis dans les Réglages généraux ou .

Il est essentiel d’avoir arrêté votre choix avant de travailler dans votre fichier définitif, puisqu’il n’est pas possible de changer de méthode en cours de travail.

  • Les comptes sont pris dans chaque article pour le détail du mouvement, dans les données du client pour le débit, dans le tableau de l’onglet Finances pour les encaissements et l’acquittement.
  • Il n’est pas nécessaire de comptabiliser chaque facture individuellement. Nous vous proposons au contraire de procéder périodiquement (par ex. en fin de journée, chaque semaine ou chaque mois) à des comptabilisations.
  • Les écritures comptables produites par Crésus Facturation sont alors rattachées à une session de comptabilisation. Si vous comptabilisez une fois par mois, chaque mois aura sa propre session de comptabilisation. En cas d’erreur de saisie par exemple, il vous sera possible de décomptabiliser puis de recomptabiliser les écritures d’une session complète en refaisant la comptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).
  • Le processus de comptabilisation implique qu’il y a un lien entre votre facturation et les fichiers comptables correspondants.
  • Ce lien est défini par Crésus Synchro (§1 Introduction).

Si Crésus rencontre une écriture dont la date n’est pas compatible avec les fichiers de comptabilité qu’il connaît, ce même dialogue s’affichera pour pointer vers la comptabilité correspondant à la période de l’écriture à générer..

 

 

Les codes de TVA sont liés aux taux définis dans l’onglet Codes TVA de ce dialogue :

Pour chaque taux, on y trouve l’ancien, l’actuel et le futur taux, repris automatiquement de la comptabilité liée. Ce sont les taux repris dans l’onglet Paramètres des factures émises et reçues. Pendant les périodes comptables où 2 taux de TVA peuvent être appliqués (en fonction de la date de la prestation fournie), il est possible d’appliquer les taux actuels, futurs ou anciens à une facture particulière (§ Crésus Facturation).

Pour passer définitivement aux nouveaux taux, cliquez le bouton  : les taux actuels seront reportés dans les champs des anciens taux et les taux futurs seront reportés dans les champs des taux actuels.

3.9.1Comptabiliser des factures
  • Cliquez l’icône de comptabilisation ou utilisez la commande Fichier–Comptabiliser :

  • Si vous traitez des factures débiteurs et créanciers, vous pouvez choisir de ne préparer qu’une partie des écritures.
  • Entrez la date limite des écritures à préparer.
  • Cliquez Exécuter.

Si vous travaillez dans l’exemple, Crésus Facturation connaît déjà la comptabilité cible. Si ce n’est pas le cas, vous devrez définir quel fichier de comptabilité doit recevoir les écritures générées.

Le dialogue suivant permet, entre autres, de visualiser les écritures générées avant de les passer à la comptabilité :

La commande Comptabiliser met les écritures à disposition de Crésus Comptabilité. Pour les y intégrer, il faut ouvrir la comptabilité et utiliser la commande Fichier–Comptabiliser.

Le processus de comptabilisation se déroule donc par sessions, chaque session de comptabilisation pouvant comporter de nombreuses écritures. Crésus enregistre la date et le numéro de session dans l’onglet Finances des factures, ce qui facilite entre autres la décomptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

3.9.2Décomptabiliser des écritures

Comme les éléments comptabilisés sont verrouillés dans la facturation, s’il y a des erreurs (date d’écriture, compte, ventilation), il faut annuler les écritures comptables.

De même, pour éviter des différences entre la facturation et la comptabilité générale, il n’est pas possible de modifier des écritures provenant de la facturation dans Crésus Comptabilité. Il faut corriger les écritures à l’origine, dans la facturation.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation .
  • Choisissez Annuler la dernière comptabilisation.

.

  • Cliquez Exécuter.
  • Dans le dialogue suivant, déterminez la session, ou les sessions d’écritures à décomptabiliser.

  • Cliquez OK. Les champs concernés sont débloqués dans les factures.

On ne peut pas décomptabiliser une session à choix parmi les sessions existantes, il faut toujours annuler la session concernée et toutes celles qui suivent.

3.9.3Refaire la comptabilisation

Dans certaines situations, il peut être nécessaire de forcer Crésus à refaire toute la comptabilisation. Par exemple dans le cas où l’emplacement des fichiers, ou leur nom, a été modifié.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation.
  • Sélectionnez l’option Refaire la comptabilisation.
  • Déterminez la date de début et de fin de la période à refaire. Si vous ne spécifiez pas de date de fin, Crésus traite toutes les factures.

  • Cliquez le bouton Exécuter.

La suite du processus est comme décrit au §3.9 La comptabilisation.

3.10Outils de contrôle comptable

Pour faciliter le contrôle entre la facturation et la comptabilité, nous recommandons de travailler avec l’aide au pointage dans Crésus Comptabilité.

Dans les extraits de comptes, l’outil permet de regrouper les écritures selon les colonnes Groupe et Réf. mettant ainsi en évidence les regroupements équilibrés ou non. La correspondance se fait alors avec les statistiques Débiteurs ou Créanciers qu’on lance depuis l’accueil de la facturation.

Par défaut, Crésus Facturation utilise le n° de pièce pour le Groupe et le nom du débiteur ou du créancier pour la Référence. Ainsi, dans l’extrait de compte dans la comptabilité, en regroupant sur Groupe, on obtient l’état des factures et en regroupant par Réf, on obtient l’état du débiteur ou du créancier.

Vous avez la possibilité de déterminer quel champ utiliser dans chacune des colonnes dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Si vous optez pour le mode Préfixe + Numéro de facture, le préfixe est déterminé lorsque vous lancez la comptabilisation.

3.11Les rapports et états (ou statistiques)

Les principaux rapports sont lancés depuis l’écran d’accueil , qu’il s’agisse de l’état des débiteurs ou des créanciers, ou du suivi des ventes et achats de produits et services.

Les diverses statistiques sont proposées pour l’ensemble des créanciers, clients ou articles :

Dans les diverses bases, le volet latéral propose dans la zone de la Base courante un bouton Rapports et états qui affiche une sélection de statistiques à lancer pour l’ensemble des clients, créanciers ou articles, ou pour le client, créancier ou article actuellement sélectionné.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

Le résultat des statistiques peut être obtenu en mode Montrer, exporter, en mode Visualiser avant impression, en mode Imprimer ou en mode Produire un PDF :

  • En mode Montrer, exporter, Crésus passe à l’aperçu rapide de la statistique. Dans le dialogue proposé, le bouton Exporter sert à générer un fichier sur le disque avec le contenu affiché à l’écran.
  • En mode Visualiser avant impression, Crésus affiche le résultat imprimable de la statistique.
  • En mode Imprimer, le résultat est envoyé directement à l’imprimante.
  • En mode Produire un PDF, le dialogue qui s’affiche permet d’enregistrer le document au format PDF.
  • Ces modes sont proposés avec des Réglages standards tels qu’ils sont paramétrés avec le modèle livré, ou avec des Réglages personnels que Crésus mémorise. Lisez le §3.11 Les rapports et états (ou statistiques) pour obtenir des informations sur les modes avec réglages personnels.

Par défaut, les montants sont affichés en CHF. Si vous utilisez l’extension multi-monnaie, les montants sont affichés dans la monnaie de la facture et en CHF, ce qui se reconnaît d’après l’en-tête de la colonne.

La colonne N/C (à ne pas confondre avec note de crédit) répertorie les montants des factures marquées ne comptabilise pas cette facture.

Lorsque la statistique fait appel à une date de fin de période à traiter, les mouvements effectués après cette date ne sont pas affichés par défaut, mais peuvent l’être dans une colonne après période (§3.11 Les rapports et états (ou statistiques)).

L’icône  ouvre le dossier défini pour l’enregistrement des statistiques en PDF (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF)

3.12Les réglages avancés des statistiques

En mode Montrer, exporter il est possible de sélectionner les colonnes à traiter. Il suffit de cocher ou décocher les colonnes concernées, puis de cliquer Rafraîchir. La statistique est recalculée pour tenir compte des colonnes actives uniquement.

C’est par exemple ainsi qu’il faut procéder pour afficher les mouvements intervenus après la date de fin de période à traiter.

Le classement est toujours fait selon les éléments de la 1ère colonne, puis ceux de la 2ème, etc.

Lorsque l’en-tête d’une colonne est entre parenthèses, cela signifie que cette colonne n’est pas imprimée. Elle ne sert qu’au classement.Lorsque l’en-tête d’une colonne est précédé d’un astérisque *, cela signifie qu’un sous-total est calculé selon le groupement dans cette colonne.

Dans ce mode, vous pouvez exporter le résultat de la statistique dans un fichier de type texte tabulé, qui peut être repris dans un tableur.

Lorsque vous quittez l’aperçu rapide, Crésus propose de conserver les réglages personnalisés :

  • Pour réafficher la statistique selon les coches sélectionnées, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages personnels.
  • Pour établir la statistique avec les colonnes standards, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages standards.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

3.13Crésus Horizon

Crésus Horizon affiche de manière parlante les données financières issues de Crésus Facturation. Il vous présente l’essentiel en un coup d’œil.

Vous trouverez un aperçu de Crésus Horizon sur notre site.

Consultez le manuel Crésus Horizon pour plus d’informations.

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