Crésus Facturation

×
  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
  3. 2 - Environnement de travail
  4. 3 - Création de votre fichier Facturation
    1. 3.1 - Réglages généraux de votre fichier
      1. 3.1.1 - Enregistrement de vos comptes dans Crésus Banking
    2. 3.2 - Réglages par base de données
      1. 3.2.1 - Réglages de la base Factures reçues
      2. 3.2.2 - Réglages de la base Créanciers
      3. 3.2.3 - Règlages de la base Articles
      4. 3.2.4 - Règlages de la base Clients
      5. 3.2.5 - Réglages de la base Factures émises
    3. 3.3 - Prise en main des bases de données
      1. 3.3.1 - Créer, modifier, supprimer, archiver des fiches
      2. 3.3.2 - Prise en main de la base Factures reçues
      3. 3.3.3 - Prise en main de la base Créanciers
      4. 3.3.4 - Prise en main de la base Articles
      5. 3.3.5 - Prise en main de la base Clients
      6. 3.3.6 - Prise en main de la base Factures émises
    4. 3.4 - base des Factures reçues
      1. 3.4.1 - Créer un ordre de paiements
      2. 3.4.2 - Enregistrer un paiement électronique direct
      3. 3.4.3 - Enregistrer une facture créancier simple
      4. 3.4.4 - Enregistrer le paiement manuel d’une facture
      5. 3.4.5 - Enregistrer le paiement électronique d’une facture
      6. 3.4.6 - Enregistrer une facture créancier détaillée
      7. 3.4.7 - Enregistrer un acompte manuel
      8. 3.4.8 - Enregistrer un acompte par paiement électronique
      9. 3.4.9 - Enregistrer un escompte
      10. 3.4.10 - Modifier le compte d’escompte
      11. 3.4.11 - Note de crédit fournisseur
      12. 3.4.12 - Les étapes comptables
      13. 3.4.13 - Préparer la comptabilisation
    5. 3.5 - La base "Factures émises"
      1. 3.5.1 - Émettre une facture depuis la base Clients
      2. 3.5.2 - Émettre une facture depuis la base Factures émises
      3. 3.5.3 - Modifier l'étape d'une fiche
    6. 3.6 - La comptabilisation
      1. 3.6.1 - Comptabiliser des factures
      2. 3.6.2 - Décomptabiliser des écritures
      3. 3.6.3 - Refaire la comptabilisation
      4. 3.6.4 - Ne pas comptabiliser une facture
    7. 3.7 - Outils de contrôle comptable
    8. 3.8 - Les rapports et états (ou statistiques)
    9. 3.9 - Les réglages avancés des statistiques
    10. 3.10 - Crésus Horizon
  5. 4 - Fonctionnement détaillé
  6. 5 - Les bases dans le détail
  7. 6 - L’impression de factures avec QR
  8. 7 - Envoi de documents par e-mail
  9. 8 - Création de factures en série
  10. 9 - eBill
  11. 10 - Recouvrement de créances avec tilbago
  12. 11 - Gestion de stock
  13. 12 - Les outils de recherche
  14. 13 - L’impression – quelques astuces
  15. 14 - La sécurité
  16. 15 - Crésus Facturation pour associations et clubs
  17. 16 - Options
  18. 17 - Garages
  19. 18 - Annexes

3Création de votre fichier Facturation

Dans ce chapitre, nous allons vous accompagner dans la création de votre propre fichier Crésus Facturation.

3.1Réglages généraux de votre fichier

De façon générale, ce manuel d’utilisation postule que vous bénéficiez d’un abonnement à Crésus +. Si ce n’est pas le cas, un certain nombre d’options et de fonctionnalités décrites ne seront pas accessibles.

Ouvrir votre fichier de facturation

  • Depuis l’écran d’accueil Crésus, ouvrez Crésus Facturation.
  • Cliquez sur Ouvrir sans fichier.
  • Exécutez la commande Fichier > Nouveau ou cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+n.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Choisissez le modèle Standard PME et cliquez sur Suivant.
  • Sélectionnez l’option Créer une facturation créanciers et débiteurs et cliquez sur Suivant.

Donnez un nom à votre fichier, puis choisissez le dossier où vous souhaitez qu’il soit enregistré.

Contrairement à un exercice comptable qui a un début et une fin, une facturation est un processus continu. Il est donc déconseillé d’inclure l’année dans le nom de votre fichier Facturation.

De manière générale, les services de stockage et de partage de fichiers type Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud, ownCloud, etc. ne sont pas compatibles avec la synchronisation de bases de données Crésus. Nous vous déconseillons donc d’enregistrer votre fichier dans un dossier de ce type.

Cliquez sur Suivant, puis sur Terminer.

L’écran d’ouverture s’affiche alors :

Cet écran s’affichera à chaque ouverture du fichier tant que vous n’aurez pas validé les réglages de base.

  • Cliquez sur l’icône des réglages généraux (mot de passe : « epsitec« ).

Paramétrer votre fichier

Onglet Principal
  • Sous l’onglet Principal, saisissez le nom de votre raison sociale (entreprise) et ses coordonnées, ainsi que les compléments éventuels (en-têtes, adresse de l’expéditeur, etc.).
  • Si vous saisissez vos coordonnées dans la rubrique Adresse entreprise pour expéditeur, celles-ci seront lisibles au-dessus de l’adresse du destinataire dans une enveloppe à fenêtre. Cette option permet à La Poste de vous retourner l’envoi sans avoir à l’ouvrir en cas de problème d’acheminement.
  • Vous pouvez ajouter un logo à vos documents : celui-là doit être chargé au format 160 x 1440. Pour obtenir ce format, le plus simple est de créer un fichier image incluant votre logo suivi d’une bande blanche de longueur adaptée afin d’atteindre les proportions en question.
  • Dans la rubrique Affichage de l’entête, vous pouvez cocher les différents éléments que vous souhaitez rendre visibles sur vos documents imprimés.
  • Cliquez sur Visualiser pour obtenir un aperçu de vos futurs documents ainsi configurés.
Onglet Comptes et TVA
  • Sous l’onglet Comptes et TVA, saisissez votre numéro de TVA (si votre entreprise y est soumise) dans la rubrique correspondante et sélectionnez la méthode de décompte : méthode de décompte effective (méthode standard) ou Taux forfaitaire (Taux de dette fiscale nette – TDFN).
  • Cliquez sur le bouton Régler les taux TVA pour définir l’utilisation par défaut de taux standards ou personnalisés. Précisez ensuite quel jeu de taux doit être proposé par défaut.
  • Si vous détenez également une licence Crésus Comptabilité, il vous faut lier votre fichier de comptabilité à celui de facturation. Pour ce faire, utilisez la commande Données > Comptes et TVA. Sélectionnez le fichier de comptabilité concerné et cliquez sur OK.

À cette étape, nous vous recommandons de fermer et de rouvrir votre fichier de facturation pour vous assurer que votre plan comptable et les codes TVA de votre comptabilité ont bien été liés à votre facturation.

  • Une fois votre fichier de comptabilité lié, votre plan comptable se trouve automatiquement importé dans Crésus Facturation : vous pouvez alors modifier les différents comptes par défauts qui seront utilisés pour vos opérations futures :

Les comptes définis ici seront utilisés lors de la création de fiches et lors de la comptabilisation. Le bouton Utilisation des comptes permet de choisir si vous souhaitez utiliser, de façon générale, ces comptes par défaut ou si vous préférez les spécifier à chaque création de fiche.

Onglet Comptabilisation

Sélectionnez votre mode de comptabilisation pour les contre-prestations :

  • Contre-prestations convenues : Les factures émises ou reçues sont passées en comptabilité à la date de la facture, puis les encaissements ou paiements sont passés en diminution du compte débiteur ou créancier à la date de chaque mouvement. Il est possible de générer un escompte lors de l’acquittement partiel d’une facture.
  • Contre-prestations reçues : Les factures émises ou reçues ne sont pas passées en comptabilité, seuls les mouvements réels le sont, au moment de l’encaissement ou du paiement effectifs. Il n’y a pas de notion de débiteurs ou de créanciers en cours d’année, et il n’y a pas d’escompte non plus.

Si vous traitez les factures selon les contre-prestations convenues, il faut alors déterminer si les frais de rappel doivent être comptabilisés à l’émission du rappel ou seulement lorsque la facture est acquittée.

Si vous les traitez selon les contre-prestations reçues, il faut déterminer si ces frais de rappel doivent être comptabilisés avec le chiffre d’affaires (ils seront alors répartis dans les comptes de produit) ou séparément du chiffre d’affaires (ils seront alors comptabilisés dans un compte spécifique à déterminer dans la rubriques Autres comptes sous l’onglet Comptes et TVA).

Habituellement, une entreprise soumise à la TVA travaille selon les contre-prestations convenues. La TVA (due ou à encaisser) est comptabilisée dès l’émission ou la réception d’une facture, et les escomptes éventuels donnent lieu, au besoin, à une correction de la TVA.
Pour traiter la TVA selon les contre-prestations reçues, il faut obtenir une dérogation de l’Administration fédérale des contributions (AFC).

Il vous faut encore déterminer si les frais de rappel doivent être comptabilisés à l’émission du rappel ou lorsque la facture est acquittée (si vous décomptez selon les contre-prestation convenues) ou s’ils doivent être comptabilisés avec le chiffre d’affaires ou séparément (si vous décomptez selon les contre-prestations reçues).

Les réglages ci-dessus ont des incidences essentielles sur votre comptabilité, c’est pourquoi il n’est pas possible de les changer après validation sans avoir recours aux services d’un technicien Crésus. Il est donc impératif de les valider en toute connaissance de cause.

Dans l’onglet Comptabilisation toujours, la rubrique Contrôles de saisie vous permet de déterminer l’écart maximum de jours autorisé entre la date du jour et la date saisie (date de facturation, date d’encaissement, etc.), ceci afin d’éviter des erreurs de saisie.

Le bouton Réglages pour la comptabilisation permet de définir le commentaire éventuel que vous souhaitez ajouter au libellé automatique lors de la comptabilisation d’une facture.

Le bouton Régler les escomptes permet de paramétrer la manière dont vous souhaitez gérer les escomptes accordés ou obtenus. Par exemple, ces escomptes peuvent être regroupés dans un compte unique défini sous l’onglet Comptabilisation ou ventilés dans les comptes d’achat ou de vente de la facture, au prorata des montants facturés. D’autres informations spécifiques au traitement des escomptes seront données plus bas.

Une fois ces différents paramétrages effectués, vous pouvez cliquer sur Valider les réglages de base.

Onglet Options, Divers

Sous l’onglet Options, Divers, vous trouvez l’ensemble des extensions que vous avez acquises avec votre licence. Chacune d’elles sera décrite plus bas. C’est également sous cet onglet que vous pouvez activer l’option Produire des copies PDF ou encore configurer la gestion de votre stock.

 

3.1.1Enregistrement de vos comptes dans Crésus Banking

Les éléments des deux onglets QR et Paiements électroniques sont liés à l’enregistrement de vos coordonnées bancaires dans Crésus Banking.

Onglet Paiements électroniques
  • Exécutez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking.

Depuis la page d’accueil de Crésus Banking, il vous faut tout d’abord enregistrer vos différents comptes bancaires ou postaux. Pour ce faire cliquez sur l’icône à droite de la fenêtre, puis entrez les informations demandées :

Une fois votre compte enregistré, il vous faut encore définir le compte à imputer dans Crésus Comptabilité.

Ainsi, lorsque vous générerez des écritures comptables depuis Crésus Banking, celles-ci impacteront automatiquement les comptes associés de votre plan comptable. La liste déroulante vous propose les comptes tels qu’enregistrés dans votre fichier de comptabilité. Si vous n’avez pas effectué de modification, un compte Postfinance est associé au compte 1010 et un compte bancaire CHF au compte 1020 :

Une fois vos comptes ajoutés, revenez à votre fichier de facturation et cliquez sur Configurer le compte par défaut (dans la bande jaune d’avertissement) :

Sélectionnez le compte souhaité et cliquez sur OK.

Onglet QR

Pour pouvoir émettre des factures QR,il vous faut préalablement avec établi un contrat avec votre banque : celle-ci vous fournira un IBAN QR, différent de l’IBAN de votre compte bancaire.

  • Exécutez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking.

Depuis la page d’accueil de Crésus Banking, double-cliquez sur le compte (enregistré auparavant) souhaité : c’est sur ce compte que se feront les règlements de factures QR par vos clients (si vous avez enregistré plusieurs comptes, vous pourrez bien sûr répéter ces opérations le nombre de fois nécessaire).

Cliquez sur l’icône de la section IBAN QR / Adhérents BVR et remplissez les champs Titre et IBAN QR (la rubrique Titre est une information interne que vous seul verrez apparaître) :

Cliquez ensuite sur le bouton Adhérent fictif : un numéro apparaît alors dans le champ Adhérent BVR (par exemple : « 05-2-5 »). Copiez ou retenez ce numéro, qui devra être reporté dans Crésus Facturation.

Cliquez sur Suivant, les coordonnées saisies pour le numéro de compte sélectionné apparaissent. Cliquez une nouvelle fois sur Suivant : les informations relatives au Format du numéro de référence n’ont pas besoin d’être saisie. Cliquez sur Enregistrer.

Retournez dans les Réglages généraux de Crésus Facturation, sous l’onglet QR.

Si elle n’est pas déjà sélectionnée, cochez la case Utiliser des bulletins QR, puis cliquez sur le bouton Régler les définitions BVR/QR.

Sélectionnez le compte concerné (bancaire ou postfinance) dans la liste et cliquez sur Modifier….

Dans le dialogue qui apparaît :

  • saisissez le nom de votre banque dans la rubrique Nom;
  • assurez-vous que le Compte attaché à votre plan comptable soit correct;
  • entrez le numéro d’adhérent précédemment généré dans Crésus Banking (par exemple : « 05-2-5 »);
  • supprimez les chiffres inscrits dans la rubrique Partie fixe (au début) et laissez ce champ vide;
  • cliquez sur OK.

Toujours sous l’onglet QR, cliquez ensuite sur l’icône « crayon » à gauche de la ligne concernée :

Vous verrez alors s’ouvrir un dialogue contenant les informations telles qu’elles apparaîtront sur la facture émise.

Cochez la case Imprime des factures QR, saisissez votre numéro IBAN QR puis remplissez les différents champs relatifs aux coordonnées de votre entreprise. Choisissez également si les impressions seront faites sur du papier perforé et si le montant doit, par défaut, apparaître sur la facture QR émise.

Enfin, si vous avez enregistré différents IBAN QR reliés à plusieurs comptes, vous pouvez, toujours sous l’onglet QR, cliquer sur le bouton Choisir le QR par défaut pour sélectionner le compte qui sera proposé en premier lors de la saisie d’une nouvelle facture. Le point noir à droite de l’icône « crayon » indique le compte sélectionné.

3.2Réglages par base de données

Dans le volet latéral de droite des Réglages généraux, vous trouvez cinq boutons dans la section Selon les bases  :

Chacun de ces boutons permet de paramétrer différentes options générales relatives aux bases de données en question.

3.2.1Réglages de la base Factures reçues

Le premier réglage permet de définir quel type de document Crésus va générer par défaut lorsque vous créerez une nouvelle fiche (facture, commande ou bulletin de livraison) :

Le traitement des commandes et des bulletins de livraison sera abordé plus bas.

Il vous est également possible de choisir le mode d’arrondi qui sera utilisé par défaut pour les montants de TVA, les lignes de factures et les totaux.

Ensuite, vous pouvez définir si les factures reçues sans spécification du créancier doivent être considérées, par défaut, comme Hors taxes ou TTC (bien sûr, cette information est modifiable pour la création de chaque fiche Facture reçue).

Il vous est encore possible la signature qui apparaîtra par défaut sur les commandes.

La question de l’impression ou non des noms d’accès dans l’en-tête des listes sera traitée plus bas (ce point concerne l’affichage de documents depuis la base des factures reçues), de même que l’utilisation de Crésus Pay.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Facture reçue. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier pour les documents liés permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Facture reçue souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à une même facture reçue. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

3.2.2Réglages de la base Créanciers

En haut de la fenêtre, vous pouvez déterminer le délai de paiement par défaut que Crésus proposera lors de la création d’une fiche Créancier.

L’utilisation des codes personnels et des groupes créanciers sera abordée plus bas.

Les codes personnels vous permettent d’attribuer un code particulier à une ou plusieurs fiches Créanciers. Ce code pourra être saisi dans la rubrique Code lors de la création d’une fiche. Il vous sera ensuite possible de faire apparaître, dans la liste de gauche, uniquement les fiches Créanciers correspondant à un même code en choisissant le code souhaité dans la Liste accès.

Vous pouvez également personnaliser le nom des dix groupes qu’il vous sera proposé de cocher lors de la création d’une nouvelle fiche Créancier. Par la Liste accès, il vous sera ensuite possible d’extraire uniquement les fiches d’un groupe particulier et de les faire apparaître dans la liste de gauche.

En cliquant sur Code TVA pour nouveaux créanciers, vous pouvez définir un code TVA qui sera appliqué au compte de débit par défaut lors de la création de nouvelles fiches.

Le bouton Régler le nom référence permet de définir la façon dont s’affichera le nom de référence du créancier dans la liste de gauche (lorsque l’accès sera réglé sur Par Nom Référence).

Régler les titres permet de modifier les titres qui vous seront proposés lors de la création d’une fiche Créancier. Pour ce faire, saisissez d’abord les titres que vous souhaitez ajouter ou modifier (par exemple : « Docteur », « Maître », etc.), cliquez sur OK, puis entrez les abréviations correspondantes.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Créancier. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier par créancier permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Créancier souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à un même créancier. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

3.2.3Règlages de la base Articles

Les informations relatives à la gestion de stock seront abordées plus bas.

Régler les codes personnels permet de définir le nom de chacun des vingt codes possibles qui vous seront proposés dans la rubrique correspondante lors de la création d’une fiche Article. En effet, lors de la saisie d’une nouvelle fiche, il vous sera demandé si l’article en question est une marchandise (à vendre), une fourniture (à acheter), une prestation de service, etc. (ce champ pourra aussi être laissé vide, si souhaité).

Le bouton Régler les unités permet d’ajouter ou de modifier les unités qui vous seront proposées lors de la création d’une fiche Article (vous pouvez par exemple ajouter : ha – pour « hectare » – ou m3 – pour « mètre cube »). Pour ce faire, il vous faut passer en mode complet (Options > Mode complet), puis ouvrir les Définitions de rubriques (Données > Rubriques…). Sélectionnez `Unité (modèle) et ajoutez (ou modifiez) l’unité souhaitée dans la liste :

Il ne faut pas que cet ajout modifie l’ordre dans lequel sont enregistrées les unités existantes : ajoutez toujours la nouvelle unité soit à la place d’une unité inutilisée, soit en fin de liste.

Vous pouvez également personnaliser le nom des dix groupes qu’il vous sera proposé de cocher lors de la création d’une nouvelle fiche Article. Par la Liste accès, il vous sera ensuite possible d’extraire uniquement les fiches d’un groupe particulier et de les faire apparaître dans la liste de gauche.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Article. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

3.2.4Règlages de la base Clients
Onglet Client

Il vous est possible de lier une image à un client. Si vous sélectionnez l’option L’affichage du portrait des clients est utilisé, un bouton Portrait vous sera proposé lors de la création d’une fiche Client et vous permettra de choisir l’image que vous souhaitez associer au client en question.

Vous pouvez ensuite déterminer si, par défaut, vos ventes doivent être facturées hors taxes ou toutes taxes comprises (ce réglage pourra bien sûr être modifié pour chaque fiche individuellement lors de sa saisie).

Si vous choisissez d’utiliser la référence de travail, une rubrique correspondante apparaîtra lors de la création d’une nouvelle fiche Client. Vous pourrez alors y saisir un texte libre en lien avec le client en question (par exemple : « chantier parking », « fête de la musique », « Brandons d’Yverdon », texte que vous pourrez saisir sur d’autres fiches clients pour ensuite, en sélectionnant l’accès Par code de travail dans la Liste accès, afficher toutes les fiches ainsi référencées dans la liste de gauche. Notez que la référence de travail n’apparaîtra pas sur les factures imprimées.

Utiliser L’adresse de facturation vous permet de spécifier une adresse de facturation différente de celle du client : une rubrique adresse postale de facturation vous sera alors proposée lors de la création d’une nouvelle fiche.

Vous pouvez ensuite définir le délai de paiement par défaut et personnaliser les textes pour ces délais qui seront imprimés sur les factures émises.

Les textes de solvabilité vous seront proposés pour chaque fiche Client et vous permettront de faire apparaître, pour vous seul, une indication sur la solvabilité du client concerné.

Le bouton Gestion des statuts vous permet de définir jusqu’à 36 statuts (par exemple : « Direction », « Membres du commité », « équipe technique »…) qui vous seront ensuite proposés lors de la création d’une nouvelle fiche Client. Vous pourrez ainsi extraire toutes les fiches correspondant à un même statut et les faire apparaître dans la liste de gauche.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Client. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier par client permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Client souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à un même client. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

Onglet Détails

Sous cet onglet, vous pouvez régler les titres qui vous seront proposés lors de la création d’une fiche Client ou encore paramétrer la composition de l’adresse telle qu’elle apparaitra sur les factures émises.

Les codes clients vous permettent d’attribuer un code personnel à une ou plusieurs fiches Clients. Ce code pourra être saisi dans la rubrique Code perso lors de la création d’une fiche. Il vous sera ensuite possible de faire apparaître, dans la liste de gauche, uniquement les fiches Clients correspondant à un même code en choisissant le code souhaité dans la Liste accès. En sélectionnant l’accès Par code personnel, vous pourrez afficher dans la liste de gauche toutes les fiches Clients classées selon l’ordre déterminé par ce réglage.

Enfin, vous pouvez personnaliser le nom des dix groupes qu’il vous sera proposé de cocher lors de la création d’une nouvelle fiche Client. Par la Liste accès, il vous sera ensuite possible d’extraire uniquement les fiches d’un groupe particulier et de les faire apparaître dans la liste de gauche.

Note : la principale différence entre l’utilisation des groupes et celle de la référence de travail est que plusieurs groupes peuvent être sélectionnés pour un même client, alors que vous ne pouvez saisir qu’une seule référence de travail lors de la création d’une fiche.

3.2.5Réglages de la base Factures émises
Onglet Réglage factures

Tout d’abord, vous pouvez remplacer le terme « Devis » par « Offre » ou par celui de votre choix : c’est ainsi qu’il apparaîtra sur les documents générés. Vous pouvez également modifier la durée de valabilité par défaut du devis (durée qui apparaîtra également sur le document émis).

Ensuite, vous pouvez définir quel type de document (facture, devis ou bulletin de livraison) Crésus vous proposera de créer par défaut lorsque vous cliquerez sur l’icône de la base des factures émises (bien sûr, ce choix pourra être modifié manuellement pour chaque fiche). Si vous sélectionnez « Facture », alors vous pouvez encore spécifié quel genre de facture (Facture finale, demande d’acompte, Quittance…) vous souhaitez créer par défaut (là aussi, vous pourrez facilement modifier ce réglage manuellement lors de la création d’une fiche).

Vous pouvez également définir le délai de paiement par défaut, le mode d’arrondi des montants qui paraîtront sur la facture et la manière dont les heures devront apparaître (en 100e ou en minute).

La création de factures en série, que vous pouvez choisir d’utiliser ou non, sera abordée plus bas.

Si vous choisissez de régler les frais de port et d’emballage, alors les boutons Normaux et Spéciaux vous seront proposés dans l’onglet Détails lors de la création d’une nouvelle facture.

L’utilisation des notes de crédit sera abordée plus bas.

De même, la question de l’impression ou non des noms d’accès dans l’en-tête des listes sera traitée plus bas (ce point concerne l’affichage de documents depuis la base des factures émises).

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Facture émise. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier pour les documents liés permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Facture émise souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à une même facture émise. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

Onglet Impressions

Sous l’onglet Impressions, vous pouvez tout d’abord définir la forme sous laquelle apparaîtront, par défaut, vos factures émises.

La rubrique Présentation propose différents types de format – « Factures » (sans code QR) ; Factures QR standards (« Factures BVR »);  Factures QR avec total uniquement (« Factures BVR récapitulatif »); Facture QR avec liste d’articles imprimée jusqu’au bas de la ou des premières pages (« Factures BVR + », qui impacte la présentation uniquement en cas de vente, en une fois, d’une vingtaine d’articles ou plus) : ces formats seront ceux utilisés par défaut lors de l’impression d’une facture émise.

Bien sûr, vous pourrez modifier ce choix au cas par cas. Mais vous pouvez également définir d’ores et déjà un second mode d’impression : celui-ci vous sera proposé en option lors de l’affichage ou de l’impression d’une facture émise.

Pour chacun des deux modes d’impression, vous pouvez lier deux présentations à celle déjà sélectionnée : cela vous permet d’imprimer automatiquement vos factures émises sous deux ou trois formats distincts (par exemple : vous pouvez choisir d’imprimer un double de vos factures émises de façon systématique).

Les autres réglages proposés sous cet onglet vous permettent de définir formater dans le détail vos factures telles qu’elles apparaîtront lors de leur émission (textes à imprimer, date à afficher, présentation des articles, présence de sous-totaux, présence du code QR sur les rappels, etc.)

Onglets Rappel et Textes

Enfin, les onglets Rappel et Textes vous permettent de personnaliser les textes et la présentation de vos rappels et autres documents émis (factures, devis, confirmation de commande, bulletin de livraison). Le traitement spécifique des différents rappels sera abordé plus bas.

 

3.3.1Créer, modifier, supprimer, archiver des fiches
Créer une fiche

Depuis chacune des cinq bases de données, vous pouvez créer une nouvelle fiche en cliquant sur l’icône , en exécutant la commande Fiche > Nouvelle fiche ou en utilisant les raccourcis clavier Ctrl+N ou F11.

Chaque fiche est automatiquement dotée d’un numéro unique (en haut à droite de l’écran de saisie), que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.

Une fois les différents champs complétés, validez la fiche en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12 : la fiche apparaît alors dans la liste de gauche.

Pour créer de nouvelles fiches factures reçues ou émises, il sera préférable de procéder directement depuis, respectivement, les bases Créanciers et Clients. Pour une facture reçue, vous pourrez également scanner très simplement le document original, comme il sera décrit plus bas.

Modifier une fiche

Pour modifier une fiche, sélectionnez-la dans la liste de gauche (l’écran de saisie reste gris), saisissez dans les champs les changements souhaités, puis validez ceux-ci en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12.

En cas d’erreur, vous pouvez annuler la modification en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche Esc .

Supprimer une fiche

Pour supprimer une fiche, sélectionnez-la dans la liste de gauche, puis cliquez sur l’icône , ou exécutez la commande Fiche > Supprimer fiche.

Archiver une fiche

Vous pouvez également archiver une fiche afin que, par défaut, elle ne figure plus dans la liste de gauche sans pour autant être supprimée de votre fichier. Il vous suffit de cocher la case Archive dans l’écran de saisie. Validez en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12. Pour afficher les fiches archivées d’une base de données, sélectionnez _Archives dans la Liste accès. Bien sûr, vous pouvez également désarchiver une fiche en décochant simplement la case Archive.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée dans une autre base de données. Par exemple, supprimer un article utilisé dans des factures fausserait tous les calculs de statistiques. Archiver une fiche est donc la meilleure manière de ne plus la faire apparaître sans la supprimer pour autant.

Traitement d'une facture reçue avec code QR

Pour traiter une facture reçue avec code QR depuis Crésus Facturation, il existe deux procédés standards. Le choix du procédé dépendra principalement du format (papier ou numérique) de la facture.

Ouvrir une facture numérique avec code QR

Si vous avez reçu la facture à traiter au format numérique, commencez par l’enregistrer (en fichier PDF) dans votre ordinateur.

Ouvrez la base Factures reçues, puis glissez-déposez (« drag and drop ») simplement le fichier en question depuis son emplacement jusqu’à l’écran de saisie :

Ouvrir une facture papier avec code QR

Si vous avez reçu la facture à traiter au format papier et que vous souhaitez la traiter de manière automatisée, il vous faut alors télécharger l’application mobile Crésus Pay :

Dans Crésus Facturation, exécutez ensuite la commande Fichier > Jumeler avec Crésus Pay. Un code QR apparaît alors à l’écran, qu’il vous faut scanner depuis votre application Crésus Pay.

Votre mobile et votre fichier de facturation sont ainsi jumelés, et il ne vous reste qu’à scanner, depuis Crésus Pay, le code QR de la facture papier reçue.

Traiter la facture

Qu’il s’agisse d’une facture reçue numérique ou papier, Crésus Facturation vous demande alors si vous souhaitez traiter ce document :

Cliquez sur Oui. Lors de la première opération uniquement, Crésus vous demandera d’accepter la transmission de vos données.

Un nouveau dialogue vous signale ensuite que les coordonnées de l’émetteur de cette facture ne sont pas encore enregistrées dans la base des créanciers et vous demande si vous souhaitez créer une nouvelle fiche pour ce « fournisseur » :

Cliquez sur Oui.

Automatiquement, Crésus bascule dans la base Créanciers et vous propose une fiche pré-saisie de l’émetteur de la facture traitée. Vérifiez que les informations sont correctes (notamment, si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes à imputer sous l’onglet Administration) et validez la fiche (icône ). Cliquez sur Oui puis définissez la date de la facture (par défaut, la date du jour est proposée). Crésus revient alors dans la base des factures reçues, où votre facture se trouve enregistrée. Vous la voyez dans la liste de gauche.

Le paiement de la facture et sa comptabilisation seront abordés plus bas.

Traitement d'une facture reçue sans code QR

Pour traiter une facture reçue sans code QR depuis Crésus Facturation, il vous faut préalablement vous rendre dans la base Créanciers.

Depuis cette base de données, créez une nouvelle fiche Créancier :

Sous l’onglet Créancier, saisissez les coordonnée de l’émetteur de la facture et sous l’onglet Paiement, cliquez sur Modifier le moyen de paiement pour enregistrer, par exemple, l’IBAN de votre créancier. Entrez le numéro IBAN et valider avec la touche Enter : les coordonnées bancaires sont automatiquement générées.

Une fois ces informations entrées, cliquez sur le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral de droite. Sélectionnez Facture dans le dialogue qui apparaît et cliquez sur OK. Indiquez encore la Date de la facture, puis validez avec OK.

Automatiquement, Crésus bascule dans la base Factures reçues et vous propose une fiche pré-saisie de la facture à traiter. Sous l’onglet Détails ou Résumé, cliquez sur Saisir le total facturé et indiquez le montant de la facture (nous verrons plus bas comment traiter une facture reçue concernant des articles préalablement enregistrés). Si vous utilisez Crésus Comptabilité, indiquez les comptes à imputer sous l’onglet Finances. Enfin, validez la fiche (icône ) : la facture apparaît alors dans la liste de gauche.

Le paiement de la facture et sa comptabilisation seront abordés plus bas.

3.3.3Prise en main de la base Créanciers

Crésus parle de « créanciers » pour désigner vos fournisseurs ou toute personne ou société à qui de l’argent est dû.

Pour vos créanciers utilisant des factures avec code QR, nous vous recommandons, pour créer leur fiche, d’attendre de recevoir une facture de leur part et de la scanner afin que ses données (notamment relatives à l’IBAN QR) soient reprises automatiquement par Crésus.

Pour les créanciers n’utilisant pas de code QR, rendez-vous dans la base des créanciers, créez une nouvelle fiche et saisissez les informations demandées.

L’onglet Contacts vous permet d’indiquer les coordonnées d’une ou plusieurs personnes de contact en lien avec le créancier en question. Pour ce faire, cliquez sur l’icône .

Les coordonnées bancaires du créancier sont à indiquer sous l’onglet Paiement > Modifier le moyen de paiement :

  • Si vous sélectionnez IBAN en Suisse, une rubrique IBAN apparaît : saisissez et validez l’IBAN de votre créancier, et Crésus remplira automatiquement les coordonnées de la banque concernée.

En cliquant sur l’icône , vous pouvez indiquer les coordonnées du titulaire du compte si celles-ci sont différentes de celles du créancier enregistré.

  • Si vous sélectionnez Autre (étranger, etc.), la procédure est identique que pour un IBAN suisse sauf pour les coordonnées bancaires qu’il vous faudra saisir manuellement.

Sous l’onglet Administration, vous pouvez spécifier le mode de facturation usuel de ce créancier (HT ou TTC) ainsi que, si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes de crédit et de débit à imputer par défaut. Vous pouvez également définir ici un Délai de paiement général pour les factures de ce créancier, ou encore un Rabais personnel qu’il vous accorderait par défaut sur ses futures factures.

3.3.4Prise en main de la base Articles

Crésus parle d’« articles » pour désigner tout objet physique mais aussi toute prestation.

Rendez-vous dans la base des articles et créez une nouvelle fiche.

Sous l’onglet Article, remplissez le champ Désignation en nommant l’article ou le service que vous prévoyez de vendre ou d’acheter (par exemple : « farine blanche », « main d’œuvre », « parquet chêne », « pose de parquet », « honoraires », « location remorque », « abonnement téléphonique », etc.).

Sous la rubrique Code perso, vous pouvez définir la catégorie de l’article en question : Fourn. (si c’est une fourniture que vous achetez), March. (si c’est une marchandise que vous vendez), Service ou Divers. Ce choix vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

Sous la rubrique Unité, indiquez si l’article sera facturé en nombre de pièces, de mètres carrés, de kilogrammes, d’heures, etc., ou encore s’il s’agit d’un forfait (pour un abonnement, par exemple), ou s’il faut laissez cette case vide. En dessous, définissez la Quantité par défaut que Crésus vous proposera lors de la réception ou de l’émission d’une facture contenant cet article.

Définissez l’éventuel Rabais (qui sera, lui aussi, proposé par défaut lors de la réception ou de l’émission d’une facture).

Enfin, indiquez les Prix d’achat et/ou de vente de l’article : ces prix seront repris, eux aussi, par défaut lors de la saisie d’une facture (le prix d’achat pour une facture reçue ; le prix de vente pour une facture émise), mais il vous sera toujours possible de les modifier manuellement.

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes d’achat et de vente proposés sont ceux définis comme comptes par défaut lors des réglages généraux. Vous pouvez les modifier en décochant la case Utiliser les comptes par défaut.

La rubrique Fournisseur vous permet d’indiquer le créancier habituel qui vous fournit l’article en question : pour ce faire, cliquez sur le champ puis sur l’icône qui apparaît juste au-dessus : un dialogue s’ouvre alors vous proposant toutes les fiches enregistrées dans la base des créanciers. Vous pouvez également indiquer manuellement dans le deuxième champ le nom du créancier souhaité (quelques lettres suffisent) et cliquer sur F2 pour le faire apparaître.

Enfin, vous pouvez, dans la rubrique Groupe, cocher un ou plusieurs groupes (pré-définis dans les réglages de la base Articles) correspondant à l’article traité. Ce choix vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

L’onglet Divers vous permet d’activer la Gestion du stock. Ce point sera abordé plus bas.

3.3.5Prise en main de la base Clients

Rendez-vous dans la base des clients et créez une nouvelle fiche.

Sous l’onglet Client, saisissez les coordonnées du client en question. Vous pouvez lui attribuer un Code perso qui vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

L’icône permet de copier les coordonnées du client dans le presse-papier, et l’icône ouvre directement Google Maps avec le pointeur indiquant l’adresse saisie.

Si vous indiquez une Adresse e-mail, l’icône apparaît à côté du champ : en cliquant sur celle-ci, vous accédez à votre messagerie et pouvez envoyer directement un e-mail à cette adresse. De même, si vous indiquez l’adresse d’un site web dans la rubrique Internet, l’icône apparaît et vous permet, en cliquant dessus, d’accéder au site en question.

Vous pouvez également saisir, dans la rubrique Adresse postale de facturation, une autre adresse qui vous sera proposée par défaut lors de l’émission d’une facture à ce client. De même, vous pouvez saisir une adresse différente encore dans la rubrique Modifier l’adresse « Payable par » (QR) : celle-ci vous sera proposée par défaut comme adresse saisie dans la section de paiement de votre facture QR :

Enfin, vous pouvez, dans la rubrique Groupe, cocher un ou plusieurs groupes (pré-définis dans les réglages de la base Clients) correspondant au client concerné. Ce choix vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

Sous l’onglet Contacts, vous pouvez ajouter une ou plusieurs personnes de référence liées au client concerné. Vous pourrez ensuite faire apparaître leurs données lors de l’émission d’une facture à ce client : ces informations ne seront lisibles que sur la fiche Facture émise, pas sur la facture imprimée.

Sous l’onglet Livraison, vous pouvez saisir une plusieurs adresses supplémentaires qui vous seront proposées comme adresses de livraison lors de la création d’un nouveau document (facture, devis, bulletin de livraison) pour ce client. Vous pouvez également définir l’une ou l’autre de ces adresses comme Adresse de livraison par défaut en cochant la case correspondante. C’est à l’adresse de livraison sélectionnée que seront transmis les éventuels bulletins de livraison.

Sous l’onglet Annexes, il est possible de saisir d’avance des articles qui pourront ainsi être automatiquement intégrés à la facture émise lors de la création d’un document pour ce client. Cela peut être utile si le client en question commande souvent le ou les mêmes articles. Le prix de l’article que vous indiquez ici sera préférentiel et aura priorité sur le prix défini dans la base des articles. Si vous enregistrez un ou plusieurs articles sous cet onglet, alors Crésus vous demandera si vous souhaitez les reprendre lorsque vous cliquerez sur Créer un nouveau document depuis cette fiche Client :

L’onglet Soldes et totaux sera traité plus bas.

Enfin, l’onglet Administration vous permet de définir différents paramètres propres à ce client (rabais, délai de paiement, compte de débit à imputer dans Crésus Comptabilité…) indépendamment de ceux fixés lors des réglages généraux. Vous pouvez également définir le statut de solvabilité du client:  si vous en sélectionnez un autre que Normal, alors un avertissement apparaîtra (pour vous seulement) sur toute fiche créée à son attention.

3.3.6Prise en main de la base Factures émises

Pour émettre une facture depuis Crésus Facturation, vous pouvez procéder depuis la base Clients ou depuis la base Factures émises.

  • Depuis la base des clients, sélectionnez simplement, dans la liste de gauche, la fiche du client concerné et cliquez sur le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral de droite. Sélectionnez le type de document que souhaitez générer (facture, devis ou bulletin de livraison) et validez votre choix : Crésus bascule alors automatiquement dans la base des factures émises, les données du client déjà saisies dans la fiche ouverte.
  • Depuis la base des factures émises, créez une nouvelle fiche et commencez, sous l’onglet Résumé, par indiquer le client à qui le document est adressé. Pour ce faire, saisissez, dans le champ correspondant (sur la droite de l’écran de saisie), son nom (quelques lettres suffisent) et cliquez sur F2 pour le faire apparaître automatiquement :

Que vous ayez créé la fiche depuis la base des clients ou celle des factures émises, vous vous trouvez, à cette étape, devant un écran de saisir incluant toutes les informations (coordonnées, rabais éventuels, spécificités de paiement, etc.) enregistrées dans la fiche du client concerné (informations que vous pouvez bien sûr modifier manuellement).

Sous l’onglet Résumé toujours, déterminez le type de document que vous souhaitez émettre (devis, confirmation de commande, bulletin de livraison, facture) :

Vous pourrez par la suite faire passer cette même fiche d’un état au suivant en modifiant simplement le type de document sélectionné (une offre deviendra une confirmation de commande, puis un bulletin de livraison, et enfin une facture).

Bien sûr, il n’est pas nécessaire de passer par chaque étape : par exemple, vous pouvez créer directement un bulletin de livraison ou une facture. Les articles de chaque fiche pourront être modifiés à n’importe quelle étape, excepté après l’impression de la facture.

Crésus Facturation ne conserve pas l’historique des modifications. Si vous souhaitez garder une trace des différentes versions d’un document, nous vous conseillons de l’enregistrer au format PDF dans le dossier lié au client.

Si vous créez une facture, vous pouvez encore déterminer le type de facture souhaité (« Facture », « Facture finale », « Demande d’acompte », etc.) : celui-ci apparaîtra sur le document imprimé.

De même, vous pouvez saisir la période de prestation telle qu’elle apparaîtra sur le document.

Par défaut, Crésus imprimera la date du jour comme date de facturation, à moins que vous ne la modifiez dans la rubrique correspondante.

Le bouton Arrêter le total vous permet de forcer manuellement un montant final à la facture, indépendamment du prix des articles désignés.

Dans la zone inférieure de l’onglet Résumé, vous pouvez sélectionner, si vous en avez enregistré plusieurs, celui de vos comptes bancaires sur lequel le paiement sera effectué :

Sous l’onglet Détails se trouve la liste des articles facturés. Pour sélectionner les articles souhaités, cliquez dans la première case du tableau (en haut à droite) : plusieurs icônes apparaissent alors, cliquez sur l’icône pour que s’affiche la liste des articles enregistrés :

Vous pouvez également afficher cette liste en cliquant dans la première case du tableau puis en appuyant sur F2.

Sélectionnez ensuite, dans la liste, les articles à facturer. Note : s’il y en a plusieurs, vous pouvez cliquez sur chaque article concerné en maintenant enfoncée la touche Ctrl :

Cliquez ensuite sur OK : les articles sélectionnés et leurs réglages spécifiques (prix, unités, etc.) apparaissent alors dans l’écran de saisie :

Saisissez enfin les quantités, les éventuels rabais (en pourcentage) par article ou pour le montant total, ou encore le Code TVA à utiliser (si vous souhaitez modifier celui défini par défaut).

3.4base des Factures reçues

Le processus complet d’un achat de marchandise ou d’une acquisition de services passe par différentes étapes : commande, réception, facturation, paiement.

Il vous est possible de traiter toute la chaîne des documents correspondants, ou de passer directement au document d’une étape donnée, par exemple en créant une réception sans commande préalable ou en effectuant directement un paiement.

Crésus Facturation vous propose de transformer un document pour passer d’une étape à la suivante.

Pour créer un document, vous partez soit de la fiche d’un créancier – la fiche est alors rattachée directement au créancier – soit de la base des factures reçues, auquel cas vous choisissez à quel créancier la fiche sera rattachée.

Pour procéder au suivi financier d’une facture reçue, vous devez enregistrer les paiements et gérer les éventuels escomptes accordés. Pour la gestion de vos paiements, vous pouvez créer des ordres de paiement électroniques qui sont transmis à votre établissement financier par Internet. Les paiements peuvent également être faits d’autres manières puis enregistrés dans les factures.

La charge d’une facture reçue peut être imputée à un ou plusieurs comptes. Crésus offre la possibilité d’affecter la totalité de la charge à un seul compte ou de ventiler manuellement la charge sur plusieurs comptes ou encore de ventiler la charge sur les comptes liés aux articles ou services détaillés dans la facture reçue. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabilisés au prorata du montant total.

Pour les paiements électroniques, réglez les paramètres dans Crésus Banking selon le contrat que vous avez conclu avec votre établissement financier. Consultez le § Crésus Facturation pour des informations complètes.

3.4.1Créer un ordre de paiements
  • Utilisez la commande  Fichier > Ouvrir Crésus Banking ou cliquez sur l’icône pour ouvrir Crésus Banking.
  • Ouvrez la section Paiements en attente des Ordres de paiement.

  • Sélectionnez les paiements à enregistrer dans un Ordre de paiement

  • Cliquez sur le bouton Transmettre.

  • Puis cliquez sur Enregistrer le fichier pour transmission. Crésus Banking crée alors le fichier d’ordre de paiement et l’enregistre dans le dossier des fichiers camt. En cliquant ensuite sur Copier le chemin dans le presse-papier, le lien sur le fichier d’ordre de paiement est disponible pour être collé dans le portail bancaire.

  • Si vous souhaitez exécuter tous les paiements à la même date, indépendamment de la date prévue, cochez la case Forcer la même date d’exécution et saisissez la date voulue.

  • Si vous ne souhaitez pas transmettre de suite l’ordre de paiement, en cliquant sur Mettre l’ordre en attente, vous sauvegarder l’ordre pour une transmission ultérieure.
  • Une fois l’ordre de paiement transmis, le bandeau de Crésus Facturation indique qu’il faut mettre à jour les paiements.

En cliquant sur le lien Mettre à jour les paiements, le statut des paiements passe de Paiement en attente

à Paiement transmis

 

3.4.2Enregistrer un paiement électronique direct

Voici un exemple de paiement pour lequel il n’y a ni commande, ni livraison, ni même d’enregistrement préalable de la facture. L’ordre de paiement correspondant à la facture sera envoyé par fichier .xml à la banque.

  • Dans la base des créanciers  (F6), sélectionnez la fiche 101 (IBAN Suisse SA).
  • Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Créer un nouveau paiement.

Ce bouton ne s’affiche que si vous avez défini un mode de paiement pour ce créancier (§ Crésus Facturation). Sinon, vous devez créer un nouveau document facture, dont le paiement est géré manuellement.

  • Ce dialogue s’affiche :

  • Complétez le Montant et la Date de la facture.
  • Définissez la date de paiement en sélectionnant la Date prévue pour le paiement.

Date prévue pour le paiement

  • Appliquer le délai habituel : la date de paiement est calculée en fonction de la date de la facture : le nombre de jours défini dans l’onglet Administration du créancier (30 jours par exemple) est ajouté à la date de la facture.
  • Saisir la date ultérieurement : le paiement est enregistré sans date de paiement, il faudra la compléter par la suite.
  • Saisir une date spécifique : un champ de saisie vous permet d’indiquer la date voulue – qui ne peut pas être antérieure à la date courante.
  • Bénéficier d’un escompte selon un délai de paiement : vous pouvez indiquer la date de paiement désirée et imposer un taux d’escompte. Si la possibilité d’un escompte a été saisie dans la fiche du fournisseur, c’est automatiquement cette option qui est proposée.

 

  • Cliquez sur OK.

Une nouvelle fiche est créée depuis la base des Factures reçues et l’onglet Paiement s’affiche. Cet onglet, qui affiche les données du créancier, vous permet de préparer un paiement :

  • Le Compte de paiement reprend l’information enregistrée dans les données du créancier. Vous pouvez le modifier.
  • Complétez le Motif du versement.
  • Si nécessaire, corrigez la Date prévue pour le paiement. La date proposée est la date de la facture + le délai de paiement usuel – 1 jour (exemple : date de la facture : 1er octobre / délai de paiement : 15 jours / date de paiement = 1 + 15 – 1 = 15 octobre). Crésus Facturation vérifie que la date de paiement n’est pas un jour de week-end ou férié bancaire. Ainsi, un paiement ne peut être exécuté un 25 décembre … ou le 1er mai. Le cas échéant, un message le signale et vous pouvez modifier la date à la volée.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter à la liste des paiements. Le paiement est alors transmis à Crésus Banking.

Il n’est possible d’utiliser la fonction automatique de préparation de paiement que si toutes les informations sont remplies. Un message à l’écran vous rappelle ce qui manque.

  • Le montant du versement prévu est enregistré dans le tableau des paiements, avec la mention Paiement en attente :

  • Le paiement est automatiquement transmis à Crésus Banking, où il devra être ajouté à un ordre de paiement.
  • L’ordre de paiement doit être transmis à la banque depuis Crésus Banking.
  • Lorsque l’ordre de paiement a été transmis, Crésus Banking retourne l’information à la facturation qui affiche le statut Paiement transmis.
  • Lorsque l’ordre de paiement a été exécuté, Crésus Banking retourne l’information à la facturation qui affiche le statut Paiement exécuté et la Date comptable.
  • Il est possible de supprimer un paiement en attente depuis la facture ou dans Crésus Banking. La ligne est alors supprimée du tableau des paiements et Crésus Facturation affiche un message d’avertissement. Vous pouvez alors saisir un nouveau paiement en attente ou traiter le paiement manuellement de la même manière que la méthode décrite ci-dessus.

Le paramétrage et l’utilisation détaillée de Crésus Banking sont décrits dans ce manuel.

3.4.3Enregistrer une facture créancier simple

Voici un exemple de création d’une facture sans détail.

  • Dans la base des factures reçues , sélectionnez une facture quelconque ou une des factures du fournisseur concerné.
  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau paiement dans le volet latéral.

  • Indiquez le montant à payer, la date de la facture et sélectionner éventuellement le délai de paiement.
  • Vous avez le choix de créer un nouveau document pour le même créancier, ou un autre.
  • Choisissez l’option Pour un autre créancier :

  • Cliquez OK.
  • Crésus vous propose la liste des créanciers

  • Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour trouver le créancier dans la liste
  • Crésus crée une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numéro à la facture.
  • Validez la fiche  (F12).
3.4.4Enregistrer le paiement manuel d’une facture

Il n’est pas nécessaire de traiter le paiement d’une facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu.

Pour enregistrer un paiement manuel :

  • Sélectionnez la facture créancier 109.
  • Passez dans l’onglet Finances (Alt+4).
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Entrez la Date du paiement et le compte de liquidité dans le champ Compte à utiliser.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).
3.4.5Enregistrer le paiement électronique d’une facture

Il n’est pas nécessaire de traiter le paiement d’une facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu.

Pour préparer un ordre de paiement électronique :

  • Sélectionnez la facture créancier créée ci-dessus pour Epsitec SA.
  • Passez dans l’onglet Paiement (Alt+3).
  • Crésus affiche un bulletin de versement correspondant au mode de paiement habituel du créancier (§ Crésus Facturation), ici un paiement sur un compte QR-IBAN.
  • Si les données sont incomplètes, cliquez le bouton Proposition pour reprendre les données du créancier.

  • Crésus complète le paiement selon les données du créancier et de la facture.

Le bouton ne peut être actionné que si les données entrées sont cohérentes. Prenez garde aux messages affichés qui peuvent empêcher la préparation du paiement. Ici, la date de paiement est dépassée.

  • Une fois les données saisies, cliquez le bouton Ajouter à la liste des paiements.
3.4.6Enregistrer une facture créancier détaillée

Voici un exemple de création d’une facture détaillée.

  • Dans la base des factures reçues , sélectionnez une facture quelconque.
  • Créez une fiche en cliquant sur le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral.
  • Indiquez quel type de document vous voulez créer.
  • Vous avez le choix de créer un nouveau document pour le même créancier, ou un document pour un autre créancier.
  • Choisissez l’option Crée un nouveau document pour un autre créancier.

  • Cliquez sur OK.
  • Crésus vous propose la liste des créanciers. Vous pouvez saisir le nom du créancier souhaité pour le trouver.
    Dans notre exemple, le créancier se nomme « IBAN Suisse SA ».

Un dialogue vous permet de saisir la date de la facture et un éventuel escompte.

  • Crésus crée une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numéro à la facture.
  • Passez dans l’onglet Détails (Alt+2).

  • Ajoutez quelques lignes de facture, exactement comme nous l’avons vu pour les factures émises (§3.5 La base « Factures émises »).
  • Le total de la facture est mis à jour au fur et à mesure de votre travail.
  • Validez la fiche  (F12).

Pour que Crésus calcule le montant de chaque ligne et le total de la facture, indiquez la quantité reçue pour chaque position.

Pour que cette facture puisse être payée, saisissez encore le total facturé.

Cliquez sur le bouton Saisir le total facturé.

Si c’est nécessaire, vous pouvez modifier le montant de la facture (par exemple si des frais d’emballage ou de transport s’ajoutent au coût des articles). Dans ce cas, il y a deux manières de traiter ces frais :

  • Dans le détail de la facture, vous saisissez un article supplémentaire correspondant au montant des frais, que vous intitulez Frais de transport par exemple ;
  • Ou alors vous laissez la facture telle quelle, et le montant de chaque ligne d’article sera augmenté au prorata des frais, qui seront ainsi répartis sur tous les articles.

Puis saisissez la date de la facture et un escompte éventuel.

Par défaut, une proposition de paiement est préparée, sur la base des données de la fiche fournisseur.

  • Cliquez sur OK.
3.4.7Enregistrer un acompte manuel

Le paiement d’une facture peut se faire en plusieurs fois.

  • Dans la fiche créée ci-dessus, passez dans l’onglet Finances (Alt+4) pour enregistrer l’acompte déjà versé.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Payer un acompte.
  • Complétez la Date du paiement et le Montant. Pour l’exemple, prenez soin de ne pas payer la totalité du montant dû.
  • Spécifiez le compte de liquidité concerné dans Compte à utiliser.
  • Cliquez OK.
  • Le montant est enregistré dans le tableau des paiements :

  • Passez dans l’onglet Finances (Alt+4). Il comprend une zone Paiements :

  • On y trouve le versement, le total versé et le solde dû à ce jour.
  • Validez la fiche  (F12).
3.4.8Enregistrer un acompte par paiement électronique

Le paiement d’une facture peut se faire en plusieurs fois, même si on utilise les paiements par OPAE ou par DTA.

  • Dans la fiche ci-dessus, passez dans l’onglet Paiement (Alt+3),
  • Cliquez le bouton Proposition.
  • Crésus remplit les champs en fonction des données du créancier et de la facture. Dans la rubrique Montant, il tient compte des acomptes versés.
  • Modifiez le Montant.
  • Dans la liste déroulante, si vous laissez l’option Règlement, la facture sera considérée comme acquittée après ce versement. Si vous passez l’option sur Acompte, la facture restera ouverte.

Cette option est reprise dans la colonne Réglé lors de la préparation de l’ordre de paiement. La coche dans cette colonne est déterminante pour l’acquittement de la facture.

  • Cliquez le bouton Ajouter à la liste des paiements.
  • Validez la fiche  (F12).
3.4.9Enregistrer un escompte

La facture 110 présente un solde ouvert. Vous avez le choix entre escompter le solde, payer un nouvel acompte ou acquitter la totalité de la facture.

Pour escompter le solde de la facture :

  • Sélectionnez la facture.
  • Passez dans l’onglet Finances et cliquez le bouton Enregistrer une opération :

  • Sélectionnez l’option Escompter le solde.
  • Indiquez la date de l’opération.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).

Selon les réglages effectués, la date de l’opération propose la date du jour ou la date du dernier versement enregistré. D’autre part, l’escompte obtenu peut être comptabilisé dans un compte spécifique ou ventilé en diminution de charge dans les comptes des produits acquis.

 

Il est également possible de traiter l’escompte directement au moment de la saisie de l’acompte :

  • Complétez le montant en prenant soin de ne pas payer la totalité du solde dû.
  • Indiquez dans quel compte doit passer le paiement.
  • Cochez l’option Escompter le solde.
  • Comme ci-dessus, vous pouvez encore modifier le compte d’escompte
  • Cliquez OK, cette facture sera considérée comme acquittée.
  • Validez la fiche (F12).

Si vous souhaitez annuler un acquittement passé par erreur, vous pouvez cliquer Annuler l’acquittement.

3.4.10Modifier le compte d’escompte

Selon le réglage effectué dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux, les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge, ou passés dans un compte dédié.

Dans ce cas, il est possible de modifier le compte au moment de la saisie de l’opération :

Le compte pour escompte peut être modifié après coup dans l’onglet Finances en cliquant le bouton Modifier le compte :

Choisissez alors le compte à utiliser

3.4.11Note de crédit fournisseur

Pour diverses raisons, (p.ex. un retour de marchandises, un rabais consenti après émission d’une facture) un fournisseur peut être amené à établir une note de crédit. En général, ce crédit peut être déduit de sa prochaine facture.

Lorsque vous recevez une note de crédit, vous devez la saisir comme une facture fournisseur :
depuis la base fournisseurs, cliquez Créer un nouveau paiement et introduisez le montant de la note de crédit en négatif (-100 par exemple). Vous retrouverez ainsi dans l’onglet Finances, le montant négatif en regard du compte de charges par défaut. Si nécessaire, modifiez ce compte (par exemple le compte 4900 Déductions sur les charges).

Dans l’onglet Paiement, le montant sera mis en évidence avec un avertissement. C’est normal dans la mesure où pour créer une note de crédit, vous devez saisir un paiement négatif, ce qui est évidemment impossible.

Vous ne devez donc pas tenir compte de cet avertissement, vous obtenez bien une note de crédit.

Lorsque vous recevez une nouvelle facture, saisissez-la normalement. Crésus Facturation vous signale qu’une note de crédit est ouverte pour ce fournisseur.

Pour utiliser une note de crédit : dans l’onglet Finances d’une facture encore à payer, cliquez sur Enregistrer une opération puis sur Utiliser une note de crédit pour le paiement.

Le dialogue suivant vous propose alors la liste des notes de crédit à utiliser.

Modifiez le compte de passage à utiliser pour compenser la note de crédit avec la facture puis cliquez sur OK.

Attention de ne pas utiliser le compte 2000 Créanciers (ou celui que vous utilisez pour vos dettes envers les fournisseurs), car il n’est pas possible d’utiliser le même compte au débit et au crédit dans une écriture comptable. Vous devez utiliser un autre compte de passage.

Le montant du paiement dans la facture du fournisseur est automatiquement adapté. Pour payer le solde de la facture, procédez comme pour n’importe quelle facture.

Pour encaisser une note de crédit, par exemple si le fournisseur vous rembourse par virement bancaire : dans l’onglet Finances, cliquez sur Enregistrer une opération puis sélectionnez Encaisser la note de crédit et le compte adéquat (1020 Banque par exemple) puis cliquez sur OK

3.4.12Les étapes comptables

Comme pour la gestion des clients (§5.4.19 Les étapes comptables), les deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux ou  avant de travailler réellement dans votre fichier (§ Crésus Facturation). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La charge d’une facture reçue peut être imputée selon le détail des lignes de la facture et comptabilisée dans le compte de charge de chaque article ou prestation, ou ventilée dans des comptes de charge définis pour le créancier ou saisis avec la facture.

Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte créancier du fournisseur, et la charge est imputée comme décrit ci-dessus. Chaque versement est passé en diminution du compte créancier. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de charge, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Si vous traitez les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de créancier, ni d’escompte; seuls les versements effectifs seront imputés aux comptes de charge selon la description ci-dessus. Les montants sont ventilés dans les comptes de charge au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

3.4.13Préparer la comptabilisation

Comptabilisation des factures émises

Les comptes impactés par une facture émise sont ceux définis dans la fiche du client et ceux définis dans la fiche de chaque position facturée. Les comptes de liquidité et d’escompte figurent dans les champs de l’onglet Finances de chaque facture.

Comptabilisation des factures reçues 

L’onglet Comptabilité de chaque facture reçue présente les comptes de charge, de crédit et les comptes de liquidités qui seront impactés lors de la comptabilisation de la facture.

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§ Crésus Facturation).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue. Le compte par défaut défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris dans la ligne Balance (1). Vous pouvez modifier le compte pour cette facture, au même endroit. Ce n’est que si vous souhaitez ventiler la charge que vous allez utiliser, pour les comptes supplémentaires, la partie Comptes débit (2).

  • Sélectionnez le Compte débit (ou Balance).
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , le compte au crédit est défini par défaut, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

 

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§3.4.9 Enregistrer un escompte), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Divers

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche)

3.5La base "Factures émises"

Pour passer dans la base des Factures émises, rendez-vous dans le menu Données > Factures émises, ou cliquez sur l’icône , ou pressez la touche F9.

Le processus complet d’une vente de marchandises (ou de services) peut passer par différentes étapes :

  • Devis / Offre
  • Confirmation de commande
  • Bulletin de livraison
  • Facture

Vous pouvez traiter chaque fiche en suivant ces étapes, mais aussi passer directement à l’étape de votre choix, par exemple si vous souhaitez créer un bulletin de livraison ou une facture sans devis ni confirmation de commande.

Vous pouvez créer une nouvelle fiche Facture émise soit depuis une fiche client – la facture émise est alors directement liée au client en question –, soit depuis la base des factures émises, auquel cas vous pourrez lier la fiche créée au client de votre choix.

3.5.1Émettre une facture depuis la base Clients

Nous allons aborder ici la méthode la plus simple pour émettre une nouvelle facture (ou un nouveau devis, ou un nouveau bulletin de livraison), à savoir celle consistant à partir d’une fiche client.

  • Rendez-vous dans la Base Clients .
  • Dans la liste de gauche, sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez créer une facture (ou un devis, ou un bulletin de livraison).
  • Dans le volet latéral de droite, cliquez sur le bouton Créer un nouveau document.
  • Sélectionnez, par exemple, Offre, Devis parmi les propositions de documents à créer, et cliquez sur OK :

Crésus Facturation bascule alors automatiquement dans la base des factures émises, où apparaît une nouvelle fiche liée au client sélectionné. La fiche est ouverte sous l’onglet Détails, où il vous reste à saisir les articles concernés.

Saisir un article :
  • Placez le curseur de votre souris dans la première case du tableau (en haut à gauche).
  • Une barre d’icônes apparaît : cliquez sur l’icône de relation (vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier F2 ou Ctrl+R).
  • La liste de vos articles enregistrés apparaît alors :

  • Choisissez le ou les articles souhaités, puis cliquez sur le bouton OK (pour sélectionner plusieurs articles en une seule opération, maintenez appuyer la touche Ctrl et cliquez sur les articles concernés).
  • Crésus complète automatiquement la fiche avec les données enregistrées des articles sélectionnés.
  • Si vous souhaitez modifier l’ordre des lignes, cliquez dans l’une d’elle et placez ensuite le curseur de votre souris dans la première case du tableau. Cliquez ensuite sur les icônes  pour monter ou descendre la ligne en question (vous pouvez également utiliser le menu Édition).
  • Pour supprimer une ligne, cliquez dans la ligne concernée et, à nouveau, placez le curseur de votre souris dans la première case du tableau. Là, cliquez sur l’icône (vous pouvez également utiliser le menu Édition ou le raccourci clavier Ctrl+L).
  • Pour insérer une ligne, cliquez dans la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer un nouvel article, puis placez le curseur de votre souris dans la première case du tableau et cliquez sur l’icône (vous pouvez également utiliser le menu Édition ou le raccourci clavier Ctrl+I).
  • L’icône vous permet d’effacer le contenu d’une ligne sans faire disparaître celle-ci (dans le menu Édition, la commande se nomme Effacer la relation, vous pouvez aussi utiliser les raccourcis claviers Shift+F2 ou Ctrl+E).

Bien sûr, si vous connaissez le numéro de référence de l’article souhaité, vous pouvez simplement l’inscrire dans la colonne Numéro, le valider avec la touche Tab ou Enter, et la ligne se remplira automatiquement. De même, vous pouvez écrire les premières lettres de l’article concerné dans la colonne Désignation puis presser sur la touche F2 , la liste des articles enregistrés sous ce nom apparaîtra alors.

Il vous est également possible de facturer des articles ou des services non enregistrés dans votre Base Articles : saisissez simplement la Désignation et le Prix de l’article en question dans les champs correspondants.

  • Utilisez la touche Tab pour passer d’un champ à l’autre.
  • Rendez-vous dans la colonne Quantité pour indiquer le nombre de « pièces » pour chaque article : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.
  • Vous pouvez également accorder un rabais sur tel ou tel article en l’indiquant dans la colonne Rabais (NOTE : le rabais s’indique en pourcentage).
  • Si vous souhaitez accorder un rabais global,vous pouvez inscrire le pourcentage désiré dans le champ Rabais % en pied de facture.
  • Si vous avez réglé les frais de port et emballage, les boutons Normaux et Spéciaux sont alors visibles sur la fiche ouverte. Sélectionnez simplement le type de frais que vous souhaitez appliquer. NOTE : pour accéder à ces réglages, rendez-vous dans les Réglages généraux > Réglages Factures émises (dans le volet latéral de droite) > Régler les frais de port et emballage.
  • Vous aurez noté que Crésus calcule automatiquement le total de la facture en tenant compte de chaque nouvelle donnée. Il vous est cependant possible de forcer un montant différent de ce total : le montant forcé manuellement se nomme total arrêté. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Arrêter le total et déterminez le montant de la facture indépendamment des éléments fournis :

Pour revenir au total calculé, cliquez le bouton Recalculer le total :

Ces deux boutons sont également disponibles sous l’onglet Résumé de la fiche.

  • Passez dans l’onglet Résumé pour voir le récapitulatif de l’offre.

  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône ou en pressant la touche F12.
  • La fiche apparaît alors dans la liste de gauche. Dans la colonne État de cette liste, une « offre » (ou un devis) est codée par la lettre « O », une facture par « F », un bulletin de livraison par « L », une confirmation de commande par « Cc ».
3.5.2Émettre une facture depuis la base Factures émises
Première méthode

Voici une autre méthode qui vous permettra d’émettre une nouvelle facture (ou un nouveau devis, ou un nouveau bulletin de livraison), cette fois-ci en partant directement de la Base Factures émises.

  • Rendez-vous dans la Base Factures émises .
  • Cliquez sur le bouton Créer un nouveau document dans la zone Fiche courante du volet latéral de droite.
  • Un dialogue apparaît, vous proposant de choisir l’étape du processus de vente (facture, devis, bulletin de livraison, note de crédit – voir plus bas pour ce dernier point) et de créer ainsi une nouvelle fiche pour le client sélectionné dans la liste de gauche ou pour un autre client :

Si vous choisissez un autre client, la liste de tous vos clients enregistrés apparaît alors. Il vous suffit de sélectionner le client concerné et de cliquer sur OK.

L’écran de saisie de la fiche s’ouvre automatiquement sous l’onglet Détails et vous pouvez alors procéder comme indiqué au chapitre précédent.

Seconde méthode

Une autre méthode encore pour émettre une nouvelle facture consiste à utiliser, depuis la base Factures émises, le menu Fiche > Nouvelle fiche,  ou à cliquer sur l’icône . L’écran de saisie devient bleu.

  • Sous l’onglet Résumé, saisissez une partie du nom du client concerné dans la rubrique Nom (grand champ en haut à droite de l’écran de saisie) :

 

  • Cliquez sur F2 ou sur l’icône de relation , le client désigné apparaîtra alors :

Vous auriez pu taper d’autres renseignements concernant le client tels que son numéro postal ou sa localité. Crésus Facturation propose automatiquement le client recherché s’il n’en existe qu’un seul répondant au critère saisi. S’il y en a plusieurs, la liste des clients correspondants apparaît alors. Enfin, s’il n’y en a aucun, un message le signale.

  • Passez dans l’onglet Détails pour procéder à la saisie des articles.
3.5.3Modifier l'étape d'une fiche

Comme signalé plus haut, le processus complet d’une vente de marchandises (ou de services) peut passer par ces quatre étapes :

  • Devis / Offre
  • Confirmation de commande
  • Bulletin de livraison
  • Facture

Pour faire passer une fiche d’une étape à une autre (par exemple de l’état de « devis » à celui de « facture ») :

  • Passez dans l’onglet Résumé de votre document.
  • Cliquez sur le bouton Facture.

À ce stade, vous pouvez modifier le contenu de la fiche pour l’adapter à la commande réelle du client.

Dans la liste de gauche, le code correspondant à la nouvelle étape sélectionnée est automatiquement modifié dans la colonne Etat.

Il n’est pas nécessaire d’avoir imprimé le document pour passer d’une étape à une autre.

 

3.6La comptabilisation

Un des objectifs essentiels des logiciels Crésus est de vous permettre de gagner du temps tout en sécurisant au mieux les opérations. La comptabilisation automatique prépare toutes les écritures pour Crésus Comptabilité. Elle remplace la double saisie des montants, ce qui accélère le processus tout en écartant les risques d’erreur.

Afin d’éviter d’éventuelles différences entre la comptabilité financière et la facturation, les éléments concernés par les écritures générées sont bloqués dans les factures. Il ne sera ainsi pas possible de modifier les encaissements déjà passés en comptabilité. Mais même si vous ne traitez pas la comptabilisation avec Crésus Comptabilité, il reste avantageux de générer les écritures de comptabilisation.

Vous avez le choix entre la comptabilisation selon les contre-prestations convenues ou reçues (§5.4.19 Les étapes comptables et §3.4.12 Les étapes comptables)

Les frais de rappel peuvent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lors de l’acquittement de la facture.

Ce sont les conditions générales de votre entreprise (ou le contrat de vente) qui déterminent si vos frais de rappels sont obligatoirement dus par vos clients, ou non. S’ils ne sont pas obligatoirement dus, préférez une comptabilisation lors de l’acquittement de la facture, ce qui évite d’escompter des frais non payés.

La comptabilisation génère également les écritures nécessaires à la gestion de la TVA. Crésus supporte la TVA normale, mais aussi la TVA au forfait ou selon la méthode dite du taux de dette fiscale nette (TDFN). Le choix du mode de TVA se fait d’entente avec l’AFC.

Tous ces points sont définis dans les Réglages généraux ou .

Il est essentiel d’avoir arrêté votre choix avant de travailler dans votre fichier définitif, puisqu’il n’est pas possible de changer de méthode en cours de travail.

  • Les comptes sont pris dans chaque article pour le détail du mouvement, dans les données du client pour le débit, dans le tableau de l’onglet Finances pour les encaissements et l’acquittement.
  • Il n’est pas nécessaire de comptabiliser chaque facture individuellement. Nous vous proposons au contraire de procéder périodiquement (par ex. en fin de journée, chaque semaine ou chaque mois) à des comptabilisations.
  • Les écritures comptables produites par Crésus Facturation sont alors rattachées à une session de comptabilisation. Si vous comptabilisez une fois par mois, chaque mois aura sa propre session de comptabilisation. En cas d’erreur de saisie par exemple, il vous sera possible de décomptabiliser puis de recomptabiliser les écritures d’une session complète en refaisant la comptabilisation (§3.6.2 Décomptabiliser des écritures).
  • Le processus de comptabilisation implique qu’il y a un lien entre votre facturation et les fichiers comptables correspondants.
  • Ce lien est défini par Crésus Synchro (§1 Introduction).

Si Crésus rencontre une écriture dont la date n’est pas compatible avec les fichiers de comptabilité qu’il connaît, ce même dialogue s’affichera pour pointer vers la comptabilité correspondant à la période de l’écriture à générer..

 

 

Les codes de TVA sont liés aux taux définis dans l’onglet Codes TVA de ce dialogue :

Pour chaque taux, on y trouve l’ancien, l’actuel et le futur taux, repris automatiquement de la comptabilité liée. Ce sont les taux repris dans l’onglet Paramètres des factures émises et reçues. Pendant les périodes comptables où 2 taux de TVA peuvent être appliqués (en fonction de la date de la prestation fournie), il est possible d’appliquer les taux actuels, futurs ou anciens à une facture particulière (§ Crésus Facturation).

Pour passer définitivement aux nouveaux taux, cliquez le bouton  : les taux actuels seront reportés dans les champs des anciens taux et les taux futurs seront reportés dans les champs des taux actuels.

3.6.1Comptabiliser des factures
  • Cliquez l’icône de comptabilisation ou utilisez la commande Fichier–Comptabiliser :

  • Si vous traitez des factures débiteurs et créanciers, vous pouvez choisir de ne préparer qu’une partie des écritures.
  • Entrez la date limite des écritures à préparer.
  • Cliquez Exécuter.

Si vous travaillez dans l’exemple, Crésus Facturation connaît déjà la comptabilité cible. Si ce n’est pas le cas, vous devrez définir quel fichier de comptabilité doit recevoir les écritures générées.

Le dialogue suivant permet, entre autres, de visualiser les écritures générées avant de les passer à la comptabilité :

La commande Comptabiliser met les écritures à disposition de Crésus Comptabilité. Pour les y intégrer, il faut ouvrir la comptabilité et utiliser la commande Fichier–Comptabiliser.

Le processus de comptabilisation se déroule donc par sessions, chaque session de comptabilisation pouvant comporter de nombreuses écritures. Crésus enregistre la date et le numéro de session dans l’onglet Finances des factures, ce qui facilite entre autres la décomptabilisation (§3.6.2 Décomptabiliser des écritures).

3.6.2Décomptabiliser des écritures

Comme les éléments comptabilisés sont verrouillés dans la facturation, s’il y a des erreurs (date d’écriture, compte, ventilation), il faut annuler les écritures comptables.

De même, pour éviter des différences entre la facturation et la comptabilité générale, il n’est pas possible de modifier des écritures provenant de la facturation dans Crésus Comptabilité. Il faut corriger les écritures à l’origine, dans la facturation.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation .
  • Choisissez Annuler la dernière comptabilisation.

.

  • Cliquez Exécuter.
  • Dans le dialogue suivant, déterminez la session, ou les sessions d’écritures à décomptabiliser.

  • Cliquez OK. Les champs concernés sont débloqués dans les factures.

On ne peut pas décomptabiliser une session à choix parmi les sessions existantes, il faut toujours annuler la session concernée et toutes celles qui suivent.

3.6.3Refaire la comptabilisation

Dans certaines situations, il peut être nécessaire de forcer Crésus à refaire toute la comptabilisation. Par exemple dans le cas où l’emplacement des fichiers, ou leur nom, a été modifié.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation.
  • Sélectionnez l’option Refaire la comptabilisation.
  • Déterminez la date de début et de fin de la période à refaire. Si vous ne spécifiez pas de date de fin, Crésus traite toutes les factures.

  • Cliquez le bouton Exécuter.

La suite du processus est comme décrit au §3.6 La comptabilisation.

3.6.4Ne pas comptabiliser une facture

Les factures archivées sont automatiquement comptabilisées. Si vous voulez qu’une facture émise ou reçue ne soit pas comptabilisée, sélectionnez l’option Ne comptabilise pas cette facture sous l’onglet Finances de la fiche.

3.7Outils de contrôle comptable

Pour faciliter le contrôle entre la facturation et la comptabilité, nous recommandons de travailler avec l’aide au pointage dans Crésus Comptabilité.

Dans les extraits de comptes, l’outil permet de regrouper les écritures selon les colonnes Groupe et Réf. mettant ainsi en évidence les regroupements équilibrés ou non. La correspondance se fait alors avec les statistiques Débiteurs ou Créanciers qu’on lance depuis l’accueil de la facturation.

Par défaut, Crésus Facturation utilise le n° de pièce pour le Groupe et le nom du débiteur ou du créancier pour la Référence. Ainsi, dans l’extrait de compte dans la comptabilité, en regroupant sur Groupe, on obtient l’état des factures et en regroupant par Réf, on obtient l’état du débiteur ou du créancier.

Vous avez la possibilité de déterminer quel champ utiliser pour l’aide au pointage.

La Référence utilisée peut être choisie selon la liste suivante

et Régler les préfixes.  Ces préfixes sont préréglés avec C et D. Nous vous conseillons, pour assurer le lien avec Crésus Banking, de conserver cette nomenclature.

Pour la comptabilisation, vous pouvez également définir par les Réglages pour la comptabilisation les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans le libellé comptable.

 

3.8Les rapports et états (ou statistiques)

Les principaux rapports sont lancés depuis l’écran d’accueil , qu’il s’agisse de l’état des débiteurs ou des créanciers, ou du suivi des ventes et achats de produits et services.

Les diverses statistiques sont proposées pour l’ensemble des créanciers, clients ou articles :

Dans les diverses bases, le volet latéral propose dans la zone de la Base courante un bouton Rapports et états qui affiche une sélection de statistiques à lancer pour l’ensemble des clients, créanciers ou articles, ou pour le client, créancier ou article actuellement sélectionné.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

Le résultat des statistiques peut être obtenu en mode Montrer, exporter, en mode Visualiser avant impression, en mode Imprimer ou en mode Produire un PDF :

  • En mode Montrer, exporter, Crésus passe à l’aperçu rapide de la statistique. Dans le dialogue proposé, le bouton Exporter sert à générer un fichier sur le disque avec le contenu affiché à l’écran.
  • En mode Visualiser avant impression, Crésus affiche le résultat imprimable de la statistique.
  • En mode Imprimer, le résultat est envoyé directement à l’imprimante.
  • En mode Produire un PDF, le dialogue qui s’affiche permet d’enregistrer le document au format PDF.
  • Ces modes sont proposés avec des Réglages standards tels qu’ils sont paramétrés avec le modèle livré, ou avec des Réglages personnels que Crésus mémorise. Lisez le §3.8 Les rapports et états (ou statistiques) pour obtenir des informations sur les modes avec réglages personnels.

Par défaut, les montants sont affichés en CHF. Si vous utilisez l’extension multi-monnaie, les montants sont affichés dans la monnaie de la facture et en CHF, ce qui se reconnaît d’après l’en-tête de la colonne.

La colonne N/C (à ne pas confondre avec note de crédit) répertorie les montants des factures marquées ne comptabilise pas cette facture.

Lorsque la statistique fait appel à une date de fin de période à traiter, les mouvements effectués après cette date ne sont pas affichés par défaut, mais peuvent l’être dans une colonne après période (§3.8 Les rapports et états (ou statistiques)).

L’icône  ouvre le dossier défini pour l’enregistrement des statistiques en PDF (§5.4.13 Enregistrer une copie PDF)

3.9Les réglages avancés des statistiques

En mode Montrer, exporter il est possible de sélectionner les colonnes à traiter. Il suffit de cocher ou décocher les colonnes concernées, puis de cliquer Rafraîchir. La statistique est recalculée pour tenir compte des colonnes actives uniquement.

C’est par exemple ainsi qu’il faut procéder pour afficher les mouvements intervenus après la date de fin de période à traiter.

Le classement est toujours fait selon les éléments de la 1ère colonne, puis ceux de la 2ème, etc.

Lorsque l’en-tête d’une colonne est entre parenthèses, cela signifie que cette colonne n’est pas imprimée. Elle ne sert qu’au classement.Lorsque l’en-tête d’une colonne est précédé d’un astérisque *, cela signifie qu’un sous-total est calculé selon le groupement dans cette colonne.

Dans ce mode, vous pouvez exporter le résultat de la statistique dans un fichier de type texte tabulé, qui peut être repris dans un tableur.

Lorsque vous quittez l’aperçu rapide, Crésus propose de conserver les réglages personnalisés :

  • Pour réafficher la statistique selon les coches sélectionnées, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages personnels.
  • Pour établir la statistique avec les colonnes standards, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages standards.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

3.10Crésus Horizon

Crésus Horizon affiche de manière parlante les données financières issues de Crésus Facturation. Il vous présente l’essentiel en un coup d’œil.

Vous trouverez un aperçu de Crésus Horizon sur notre site.

Consultez le manuel Crésus Horizon pour plus d’informations.

Suggest Edit

Recherche