7.4.17Les encaissements par BVR
Si vous émettez des factures avec BVR et code QR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique au format V11 ou camt.054.
Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il vous suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.
Après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez sur l’icône 
ou utilisez la commande Fichier−Lecture du fichier BVR.
Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :
Souvent, il vous suffit de valider le dialogue pour que tous les versements soient enregistrés dans les fiches correspondant aux factures concernées. Les options à cocher vous permettent de déterminer quelles sont les opérations qui s’effectuent quand vous cliquez sur OK.
- Si l’option Réglé est cochée, la facture sera considérée comme acquittée par le versement, conformément aux conditions que vous avez définies dans les réglages.
- Si l’option Action est cochée, le versement sera inscrit dans la fiche facture correspondante.
Une ligne rouge attire votre attention sur un cas particulier : dans l’exemple ci-dessus, la 2ème ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.
Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :
- Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
- Un montant trop élevé.
- Un versement qui ne correspond à aucune facture (le client a modifié le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).
En double-cliquant sur la ligne rouge, vous pouvez modifier les options qui correspondent aux colonnes Réglé et Action, pour autant que le numéro de facture existe.
Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement parce que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois. Dans ce cas, le logiciel enlève automatiquement toutes les coches.
Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un versement (par exemple lorsque le montant est nul). Il vous suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.
En cochant Extrait les fiches selon l’identificateur, vous créez automatiquement un accès Extraction. Dès que les indications de paiement ont été intégrées dans les fiches concernées par le logiciel, Extraction présente l’ensemble des factures concernées par ces versements.
La partie inférieure du dialogue vous fournit diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).
Vous pouvez modifier l’Identificateur selon vos besoins. Il est enregistré pour chaque ligne de paiement dans les factures concernées et vous permet de retrouver tous les versements d’un fichier BVR.
Il vous est possible d’Exporter ce fichier pour l’utiliser dans un autre logiciel ou l’imprimer par exemple.
Le bouton Copier vous permet de copier des informations dans le presse-papier pour les coller ensuite dans un autre logiciel
Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.