Crésus Facturation

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
  3. 2 - Environnement de travail
  4. 3 - Prise en main avec le fichier exemple
  5. 4 - Créer une facturation réelle
  6. 5 - Trouver de l’aide
  7. 6 - Fonctionnement détaillé
  8. 7 - Les bases dans le détail
    1. 7.1 - Deux rubriques particulières
    2. 7.2 - Le volet latéral
      1. 7.2.1 - Accéder aux réglages
      2. 7.2.2 - Chercher une fiche
      3. 7.2.3 - Ouvrir le dossier des copies PDF
      4. 7.2.4 - Cocher / décocher
      5. 7.2.5 - Les rapports et états (ou statistiques)
      6. 7.2.6 - Les dossiers liés
    3. 7.3 - La base des articles, produits et services
      1. 7.3.1 - Onglet Article
      2. 7.3.2 - Onglet Divers – Gestion du stock
      3. 7.3.3 - Les statistiques de la base des articles
      4. 7.3.4 - Le volet latéral de la base des articles
      5. 7.3.5 - Les réglages de la base des articles
    4. 7.4 - La base des clients
      1. 7.4.1 - Onglet Client
      2. 7.4.2 - Onglet Contacts
      3. 7.4.3 - Onglet Livraison
      4. 7.4.4 - Onglet Annexes
      5. 7.4.5 - Onglet Soldes et totaux
      6. 7.4.6 - Onglet Administration
      7. 7.4.7 - Les statistiques de la base des clients
      8. 7.4.8 - Le volet latéral de la base des clients
      9. 7.4.9 - Les réglages de la base des clients
    5. 7.5 - La base des factures émises
      1. 7.5.1 - Onglet Résumé
      2. 7.5.2 - Onglet Détails
      3. 7.5.3 - Onglet Finances
      4. 7.5.4 - Les escomptes
      5. 7.5.5 - Onglet Contact, Livraison, État
      6. 7.5.6 - Modifier une facture
      7. 7.5.7 - Impression des documents
      8. 7.5.8 - Enregistrer une copie PDF
      9. 7.5.9 - Les rappels
      10. 7.5.10 - Les frais de rappels
      11. 7.5.11 - Les encaissements par BVR
      12. 7.5.12 - Imprimer une facture pro forma
      13. 7.5.13 - Les notes de crédit
      14. 7.5.14 - Ajouter un logo sur les documents
      15. 7.5.15 - Les statistiques de la base des factures émises
      16. 7.5.16 - Le volet latéral de la base des factures émises
      17. 7.5.17 - Les réglages de la base des factures émises
    6. 7.6 - La base des créanciers (fournisseurs)
      1. 7.6.1 - Onglet Créancier
      2. 7.6.2 - Onglet Contact
      3. 7.6.3 - Onglet Paiement
      4. 7.6.4 - Onglet Administration
      5. 7.6.5 - Les statistiques de la base des créanciers
      6. 7.6.6 - Le volet latéral de la base des créanciers
      7. 7.6.7 - Les réglages de la base des créanciers
    7. 7.7 - La base des factures reçues (créances)
      1. 7.7.1 - Enregistrer une commande
      2. 7.7.2 - Établir la commande
      3. 7.7.3 - Recevoir la marchandise commandée
      4. 7.7.4 - Traiter la facture
      5. 7.7.5 - Traiter le paiement
      6. 7.7.6 - Préparer la comptabilisation
      7. 7.7.7 - Enregistrer une livraison directe
      8. 7.7.8 - Enregistrer un nouveau paiement
      9. 7.7.9 - Saisir un paiement avec un lecteur optique
      10. 7.7.10 - Modifier une facture
      11. 7.7.11 - Onglet Résumé
      12. 7.7.12 - Onglet Détails
      13. 7.7.13 - Onglet Paiement
      14. 7.7.14 - Onglet Comptabilité
      15. 7.7.15 - Onglet Contact
      16. 7.7.16 - Les statistiques de la base des factures reçues
      17. 7.7.17 - Le volet latéral de la base des factures reçues
      18. 7.7.18 - Les réglages de la base des factures reçues
  9. 8 - L’impression de factures avec BVR
  10. 9 - Envoi de documents par e-mail
  11. 10 - E-Factures
  12. 11 - Les paiements électroniques
  13. 12 - Gestion de stock
  14. 13 - Les outils de recherche
  15. 14 - L’impression – quelques astuces
  16. 15 - La sécurité
  17. 16 - Crésus Facturation pour associations et clubs
  18. 17 - Extensions
  19. 18 - Annexes

7Les bases dans le détail

L’utilisation et la signification de beaucoup de rubriques et de boutons devrait pouvoir se passer d’explications. Nous nous bornons dès lors à documenter ici uniquement les rubriques et actions particulières.

7.1Deux rubriques particulières

Le numéro des fiches est un champ unique : chaque fiche a son numéro. Deux fiches de la même base ne peuvent pas avoir le même numéro. Il s’agit d’un identificateur unique interne qu’on ne doit pas modifier, puisque c’est lui qui permet de référencer les fiches d’une base à l’autre. Par exemple, le client d’une facture ou les articles d’une commande.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre base. Par exemple, supprimer un article utilisé dans des factures fausserait tous les calculs de statistiques. La rubrique Archive vous permet de cacher les fiches archivées sans les supprimer.

7.2Le volet latéral

Si le volet latéral n’est pas affiché, il apparaît lorsque vous approchez la souris du bord droit de la fenêtre, et se réduit lorsque vous ramenez la souris vers la gauche.

Le volet est séparé en plusieurs zones qui sont présentées au §2.13 Le volet latéral de la base des articles.

7.2.1Accéder aux réglages

Dans toutes les bases, le volet latéral offre l’accès aux Réglages généraux et aux Réglages de la base courante. Cliquez l’icône  dans la zone Globale ou Base.

7.2.2Chercher une fiche

Depuis chaque base, vous pouvez chercher une fiche (créancier ou client) par son nom ou tout autre élément de son adresse  (Alt+X).

Vous pouvez aussi chercher une fiche selon son numéro de téléphone  (Alt+T).

Vous pouvez également chercher une facture reçue ou émise par son numéro (Alt+R).

7.2.3Ouvrir le dossier des copies PDF

Si vous avez opté pour la création automatique des copies PDF (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF), cliquez l’cône  pour ouvrir le dossier d’enregistrement défini dans les réglages de base.

7.2.4Cocher / décocher

Comme expliqué plus haut, les accès servent à afficher tout ou partie des fiches de la base, en fonction de critères de sélection prédéfinis. Il existe une méthode pour créer un accès temporaire rassemblant diverses fiches qui n’ont pas de critère commun facilement définissable. Il s’agit de cocher les fiches voulues, puis d’extraire uniquement les fiches cochées.

Cliquez l’icône  dans le coin inférieur droit de la fiche pour cocher/décocher la fiche courante.

Cliquez le bouton Traiter les fiches cochées dans la zone Base du volet latéral pour sélectionner l’action à faire sur les fiches marquées.

Choisir l’option Montrer les fiches cochées dans ce dialogue équivaut à sélectionner l’accès Cochés dans la liste des accès (§2.12 Les accès).

7.2.5Les rapports et états (ou statistiques)

Les statistiques peuvent être lancées depuis l’écran d’accueil ou depuis chaque base. Elles varient en fonction de la base courante et sont décrites ci-après dans les pages consacrées à chaque base.

Dans l’écran d’accueil, on accède aux statistiques liées aux Débiteurs et aux Créanciers, et aux statistiques de vente et d’achat de Produits et services.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Dans le volet latéral de chaque base, le bouton Rapports et états de la zone Base propose les statistiques sur toutes les fiches de la base ou les statistiques individuelles liées à la fiche sélectionnée.

Lisez également le §3.11 Les rapports et états (ou statistiques).

7.2.6Les dossiers liés

Dans les Réglages  de chaque base sauf la base Articles, le bouton Créer un dossier… permet de définir un dossier racine dans lequel Crésus ajoutera un dossier par fiche (basé sur le n° de la fiche courante).

Le cas échéant, l’icône  s’affiche dans la zone Fiche courante du volet latéral. Un clic ouvre le dossier concerné, où vous pouvez enregistrer ou consulter n’importe quel document. Il n’y a aucun lien entre les documents eux-mêmes et Crésus, seul l’emplacement de stockage est géré.

7.3La base des articles, produits et services

Pour des raisons de lisibilité, les articles, produits et services sont appelés simplement articles.

7.3.1Onglet Article

La rubrique Code Perso permet d’assigner un code à un produit ou service. Il sert à définir des catégories d’articles.

Vous pouvez introduire un code particulier directement dans le champ, ou utiliser la liste déroulante.

Vous pouvez définir jusqu’à 20 codes que vous utilisez couramment, dans les Réglages des articles que vous atteignez en cliquant l’icône  dans la zone Base articles du volet latéral, ou en utilisant le bouton Réglages articles dans le volet latéral des réglages généraux.

Si vous avez défini une liste de codes personnels, vous pourrez directement sélectionner les articles correspondants dans la liste des accès (§2.12 Les accès).

La rubrique Quantité par défaut est le nombre d’articles qui apparaît d’office dans la facture lorsque vous sélectionnez cet article.

La rubrique Rabais vous permet de définir un rabais automatique pour cet article. En saisissant cet article dans une facture de vente, le taux de rabais est repris sur la ligne correspondante.

L’article peut être rattaché à un fournisseur comme suit :

Introduisez dans le champ le numéro de la fiche de votre fournisseur. Le nom du fournisseur vient automatiquement remplir le champ associé. Vous pouvez également le choisir dans la liste des fournisseurs avec le bouton F2.

Le Code correspond à la référence de l’article chez le fournisseur.

Dans la zone Comptabilisation, vous pouvez indiquer dans quel compte devront être comptabilisés l’achat et la vente de cet article, pour autant que votre facturation soit liée avec Crésus Comptabilité :

Un compte défini pour cet article aura priorité sur les comptes d’achat et de vente par défaut définis dans les réglages généraux, onglet Comptabilisation (Alt+8).

7.3.2Onglet Divers – Gestion du stock

Crésus propose un mécanisme de gestion de stock qui peut être activé ou non. Toutes les opérations liées à la gestion de stock sont décrites au §12 Gestion de stock de ce manuel.

Si le mode est actif, on choisit pour chaque article s’il y a lieu d’en tenir le stock ou non.

L’état du stock se fait par addition et soustraction des entrées et des sorties de stock, sur la base d’un stock initial ou d’un inventaire de base à une date définie.

En cas de correction de stock, le nombre d’articles en stock ne doit pas être corrigé directement dans la fiche, mais faire l’objet d’une fiche de correction de stock.

Dans l’onglet Divers des articles, si la case Gestion du stock est activée, vous pouvez connaître la quantité d’articles en stock, qui est mise à jour à chaque livraison effectuée ou reçue.

La Quantité minimum représente le seuil de réassortiment au-dessous duquel il est nécessaire de passer une commande. Le nombre d’articles disponibles avant de repasser une commande est également affiché dans le champ Marge.

L’accès Stock : en rupture affiche les articles dont la quantité en stock est inférieure au seuil (§2.12 Les accès).

Si vous avez saisi un prix d’achat, la valeur de votre stock est directement calculée en fonction du prix d’achat actuel.

La valeur de votre stock est calculée strictement sur le nombre d’articles en stock. Aucune correction n’est faite en fonction du prix d’achat réel des articles achetés. Il vous appartient donc de fixer le prix d’achat de vos articles selon vos propres règles.

7.3.3Les statistiques de la base des articles

Les statistiques des prestations et services sont lancées en cliquant le bouton Rapports et états du volet latéral.

Tous les mouvements traite toutes les entrées (achats) et sorties (ventes) entre 2 dates à préciser.

Seulement les entrées ou Seulement les sorties limite la statistique au choix effectué.

Dans le dialogue de réglage, déroulez la liste Choix des articles pour déterminer si la statistique doit être établie pour l’ensemble des fiches de la base, les articles soumis à la gestion de stock ou ceux d’un accès à choix.

Le Choix du tri détermine le classement des articles présentés.

L’option Avec valorisation affiche les montants liés aux mouvements.

Le Comparatif périodique montre les mouvements de l’année choisie et les compare avec les 2 années précédentes.

L’Inventaire – valorisé ou non – ne peut être établi que si vous avez initialisé une gestion de stock (§12 Gestion de stock). Il propose le stock calculé à la date demandée, ainsi que le stock théorique actuellement enregistré dans la fiche de l’article.

Les boutons de la zone Fiche courante lancent les mêmes statistiques limitées à l’article sélectionné.

7.3.4Le volet latéral de la base des articles

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques d’achats et ventes des articles (voir ci-dessus).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Cliquez le bouton Afficher des documents ou cliquez l’icône  pour accéder au choix pour l’impression d’étiquettes ou une liste d’articles. Dans les deux cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Le bouton Extraire les fiches avec cet article affiche tous les documents touchant l’article courant, dans la base des factures émises ou celle des factures reçues.

7.3.5Les réglages de la base des articles

C’est ici qu’on décide si on désire activer la gestion de stock :

Toutes les opérations liées à la gestion de stock sont décrites au §12 Gestion de stock de ce manuel.

Changer le prochain numéro de fiche créée donne la possibilité de modifier le numéro proposé automatiquement par Crésus pour la prochaine nouvelle fiche article.

Régler les codes personnels permet de définir quels sont les 20 codes personnels proposés par le menu lié au champ Code perso de la fiche article. Chaque code est associé à un accès.

La modification de la liste des codes proposés ne modifie pas le contenu du champ Code dans les fiches des articles.

Pour modifier la liste des unités à disposition, il faut passer en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet), puis passer dans la définition des rubriques  (commande Données–Rubriques) :

  • Le dialogue suivant apparaît :

  • Sélectionnez la rubrique Unité.
  • Ajoutez la nouvelle unité dans la liste et cliquez OK.

Il ne faut pas que la nouvelle unité change l’ordre dans lequel sont enregistrées les unités existantes, ajoutez toujours la nouvelle unité à la place d’une unité inutilisée ou après les unités existantes.

7.4La base des clients

Cette section présente les divers onglets de la base Clients.

7.4.1Onglet Client

La rubrique Code s’utilise et se paramètre dans l’onglet Détails des Réglages clients , comme la rubrique Code perso décrite pour les articles.

Le champ Réf. – qui peut être affiché ou non selon le réglage – est un texte libre que vous pourrez chercher ou extraire avec les outils de recherche, et qui peut être utilisé comme critère pour saisir le client dans une facture.

Les cases à cocher Groupe 1 à 10 servent à assigner votre client à différents groupes, dont vous aurez au préalable défini la signification.

Un même client peut appartenir à plusieurs groupes.

Vous pourrez utiliser l’extraction  (F4) pour chercher les fiches correspondant un groupe ou une combinaison de groupes (§13.2 L’extraction).

Le nom des groupes est défini dans l’onglet Détails des Réglages clients .

Si vous modifiez la définition des groupes dans les réglages, les clients seront affectés au nouveau nom de groupe.

Copie l’adresse complète du client dans le presse-papiers du système (vous pouvez ensuite coller l’adresse dans un autre programme).
Ouvre l’explorateur Internet sur le site Google Maps et affiche directement l’adresse du client.
Prépare un e-mail adressé au client dans votre programme de messagerie.
 Lance le navigateur Internet directement sur le site de votre client.

 

Ces 2 icones ne s’affichent que si les champs sont renseignés.

Si vous avez défini que L’affichage du portrait des clients est utilisé, cliquez le bouton Portrait, sélectionnez un fichier comportant une photo et cliquez Ouvrir.

Le bouton est caché si vous avez laissé le mode L’affichage du portrait des clients n’est pas utilisé.

L’utilisation du portrait est défini dans les Réglages clients  :

Si le mode L’adresse de facturation est utilisée a été activé dans les réglages, le champ Adresse de facturation permet de saisir une adresse autre que l’adresse de base du client. L’adresse sera passée automatiquement dans le champ Adresse prioritaire des factures créées, mais peut être modifiée individuellement dans la facture.

Ce champ ne s’affiche pas si vous avez conservé le mode L’adresse de facturation n’est pas utilisée.

7.4.2Onglet Contacts

Vous pouvez enregistrer pour chacun de vos clients jusqu’à 6 personnes de contact. Les adresses de contact peuvent être reprises dans les factures émises, au titre de personne de référence.

Cliquez l’icône  pour ouvrir le dialogue pour saisir un contact ou modifier un contact existant.

La rubrique Code est totalement libre.

Si vous saisissez une adresse e-mail, l’icône  apparaît, sur laquelle vous pouvez cliquer et créer ainsi un e-mail à cette adresse.

Cliquez sur le bouton Valide le contact, ou Annule si vous ne souhaitez pas le garder. Vide vous permet de vider ce contact sans sortir du masque de saisie.

Une fois votre contact enregistré, il apparaît dans la liste.

Si vous avez saisi un commentaire associé au contact, cliquez le sigle  Information qui apparaît pour l’afficher.

Pour supprimer un contact, cliquez la poubelle . Cela efface simplement la ligne et ne décale pas les autres contacts.

Le champ Commentaire pour les contacts permet d’inscrire un commentaire global pour les contacts de cette fiche. Ce texte n’apparaîtra nulle part ailleurs.

7.4.3Onglet Livraison

Vous pouvez définir jusqu’à 6 adresses de livraison autres que l’adresse principale du client. Ces adresses seront utilisables lors de l’impression de bulletins de livraison pour ce client.

Le mode de saisie est le même que pour les contacts.

Le commentaire saisi avec l’adresse de livraison est également imprimé sur les bulletins, permettant par exemple de donner des indications au livreur.

S’il y a plusieurs adresses de livraison, le bouton qui s’affiche à côté sert à déterminer quelle est l’adresse prioritaire de livraison :

Au moment où vous créez un nouveau bulletin de livraison, c’est cette adresse qui est automatiquement reprise par défaut. Vous pouvez bien sûr en choisir une autre si vous le souhaitez, pour l’une ou l’autre livraison.

Vous disposez également au bas de l’écran d’un champ Commentaire pour bulletin de livraison pour saisir quelques informations globales sur vos adresses de livraison. Ce texte ne s’imprime pas sur les bulletins de livraison.

7.4.4Onglet Annexes

L’onglet Annexes vous permet de saisir d’avance des articles qui sont régulièrement facturés à votre client. Ces articles peuvent être intégrés automatiquement dans les nouveaux documents pour le client.

Si vous indiquez un prix préférentiel pour les articles, il aura priorité sur le prix défini dans votre base des articles.

Vous pouvez également entrer une quantité habituelle.

Le bouton Mettre les prix reprend les prix standards dans les fiches des articles listés (par exemple en cas de changement de prix).

Le bouton Vider les prix supprime tous les prix préférentiels, pour vous permettre de saisir de nouveaux prix.

Lorsque vous cliquez le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral, Crésus Facturation vous propose de reprendre les articles de cette liste, afin de pré-remplir votre facture.

La facture peut être créée avec les prix et quantités prioritaires ou non, selon les cases cochées dans le dialogue. Vous pouvez bien évidemment modifier les prix et quantités dans le nouveau document.

7.4.5Onglet Soldes et totaux

Crésus enregistre les montants dus et payés trimestriellement.

Si votre base de données devient trop importante, vous serez peut-être amené à supprimer des factures. Comme le système conserve les éléments essentiels de chaque trimestre, il est toujours possible de connaître l’historique de chaque client.

Le bouton Solde dû et total payé initiaux vous permet de saisir les valeurs propres à chaque client, par exemple si vous commencez une nouvelle facturation, en partant d’un autre système.

Le bouton Va à ce jour affiche directement la ligne correspondant à la période actuelle.

7.4.6Onglet Administration

Vous pouvez choisir si les factures préparées pour ce client mentionnent des prix HT (hors taxes) ou TTC (toutes taxes comprises), indépendamment des paramètres fixés dans les réglages généraux. Dans tous les cas, la part de TVA sera indiquée dans le pied de la facture.

Vous pouvez également gérer les clients domiciliés à l’étranger (Export) ou exonérés de TVA (par ex. certaines institutions internationales).

Vous pouvez lui accorder systématiquement un rabais global (en %), que vous pouvez saisir soit avec la liste déroulante, soit en tapant directement le taux souhaité (encore modifiable dans chaque facture).

Le degré de solvabilité que vous lui accorderez et le délai de paiement sont deux éléments importants pour la gestion des clients.

Si vous assignez un autre critère de solvabilité que Normal, les factures de ce client (seulement sur l’écran) afficheront un rappel.

La liste des textes de solvabilité utilisés se définit dans les Réglages clients .

Vous pouvez accorder un délai de paiement à un client qui est systématiquement différent du délai par défaut de vos réglages. Ce délai peut être modifié dans chaque facture que vous établissez pour ce client.

La liste des délais de paiement et le délai ordinaire se définissent dans les Réglages clients .

Lorsque vous créez une fiche client, le compte débiteur est renseigné par défaut selon le réglage effectué dans Réglages généraux , onglet Comptabilisation.

Vous pouvez forcer ici un autre compte.

7.4.7Les statistiques de la base des clients

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques de la zone Base clients concernent l’ensemble des débiteurs, celles de la zone Fiche courante concernent le client sélectionné.

Cliquez le bouton du rapport désiré :

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les factures ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas le paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options se présentent :

Si elle est lancée pour tous les clients, la statistique peut être établie pour tous les clients ou les clients de l’accès sélectionné par avance.

L’option Liste des débiteurs affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter.

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau.

Les résultats peuvent être groupés par débiteur ou par compte.

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures.

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à deux statistiques qui affichent le total des montants versés par les clients, respectivement les soldes dus par les clients, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

7.4.8Le volet latéral de la base des clients

Dans la zone Base clients

Si vous avez défini un dossier pour enregistrer des pièces jointes aux clients (§7.4.9 Les réglages de la base des clients), cliquez l’icône  pour l’ouvrir.

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques des clients (§7.4.7 Les statistiques de la base des clients).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

L’impression propose à choix des étiquettes ou des listes de clients. Dans tous les cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Dans la zone Fiche courante

Le bouton Créer un nouveau document propose le choix entre une nouvelle facture, une offre ou un bulletin de livraison pour le client sélectionné.

Le cas échéant, Crésus propose de créer une facture avec les articles prédéfinis comme décrit ci-dessus (§7.4.4 Onglet Annexes).

Lors de la création d’un nouveau document, si une note de crédit est ouverte pour ce client, le programme vous le signale. Voir la gestion des notes de crédit au §7.5.13 Les notes de crédit.

Cliquez le bouton Extraire les documents du client pour montrer toutes les fiches de ce client dans la base des factures.

7.4.9Les réglages de la base des clients

Onglet Client

Il est possible de lier une image à un client. Si vous activez l’option L’affichage du portrait des clients est utilisé, le bouton Portrait dans la fiche des clients vous permet de sélectionner l’image à afficher dans la fiche du client.

Le mode choisi ici détermine si les nouvelles fiches de clients sont créées avec le mode Hors Taxes ou TTC.

Si le code de travail pour le client n’est pas utilisé, le champ Réf. dans la fiche client est caché.

Si l’adresse de facturation n’est pas utilisée, le champ est caché dans les données des clients.

Le bouton Personnaliser les délais de paiement permet de modifier les textes proposés lors de la saisie des factures. Le Délai de paiement normal est celui qui sera mis par défaut dans le champ correspondant de l’onglet Administration, lorsque vous créez de nouvelles fiches de clients.

Les textes réglés sous Personnaliser les textes de solvabilité s’utilisent dans l’onglet Administration des clients. L’information s’affiche dans l’onglet Résumé des factures créées. Vous pouvez en particulier décider quels états de solvabilité affichent un avertissement rouge dans la facture du client.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle fiche client.

La fonction Créer un dossier par client… permet de définir un dossier racine dans lequel Crésus crée un dossier par client. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des clients, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier du client sélectionné.

Onglet Détails

La liste des 10 titres disponibles lors de la saisie des fiches clients est paramétrable. Cliquez le bouton Régler les titres… pour modifier la liste.

Le processus vous demande de donner le titre entier, puis de donner l’abréviation (le titre court) de chaque titre.

Utilisez les boutons Personnaliser pour modifier les listes des codes et autres catégories proposées lors de la saisie des fiches clients.

Les codes clients sont automatiquement proposés dans les accès à disposition (§2.12 Les accès).

Si vous modifiez l’un des codes de la liste, le code n’est pas modifié dans les fiches des clients concernés.

Les noms des groupes sont affichés en bas à droite des fiches des clients. Une personne peut être rattachée à plusieurs groupes. Utilisez les extractions pour montrer les membres d’un groupe (§13.2 L’extraction)

Une modification apportée à la liste des groupes modifie la dénomination du groupe, mais ne change pas l’état des cases cochées dans les fiches des clients.

La mise en page des premières lignes de l’adresse des clients sur les documents est toujours sujette à discussion. Faut-il mettre le nom avant le prénom ? Sur la même ligne que le titre ? Et que faire si c’est un privé et pas une entreprise ?

Plusieurs combinaisons sont possibles dans le dialogue proposé par le bouton Composer l’adresse…

  • Titre normal (par exemple Monsieur et Madame) ou court (M. & Mme).
  • S’il faut inverser le nom et le prénom (Jean Dupont ou Dupont Jean).
  • S’il faut passer à la ligne après le titre ou non.

7.5La base des factures émises

La base des factures émises réunit tous les documents liés aux livraisons et ventes aux clients : offres, confirmations de commandes, bulletins de livraison ou factures.

Dans son concept de base, Crésus ne conserve qu’un document qui passe d’un état à l’autre : une offre devient confirmation de commande, qui devient bulletin de livraison et enfin facture.

Il n’est pas nécessaire de passer par les 4 étapes, on peut directement créer un bulletin de livraison ou une facture.

Vous pouvez modifier le document à chaque étape, sauf après l’impression de la facture.

Crésus Facturation ne conserve pas l’historique des modifications. Si vous souhaitez conserver l’historique des différentes versions d’un document, il faut l’imprimer, ou l’enregistrer en format PDF dans le dossier du client.

7.5.1Onglet Résumé

  • Les 4 boutons permettent de transformer le document d’un état à l’autre.
  • Le bouton foncé signale l’état actuel du document.

L’état Facture affiche des champs qui sont cachés dans les 3 états précédents :

  • Les dates de prestation s’impriment sur les factures et permettent de déterminer la période à laquelle s’applique une facture.

  • Pour modifier la date prédéfinie, cliquez le bouton Date prestation.
  • Le bouton > insère automatiquement la date du jour ou la date prédéfinie dans le premier champ.

Cliquez l’icône  pour repérer l’adresse du client dans Google Maps.

L’icône  affiche quelques informations relatives au client du document courant.

Un clic de l’icône  en regard de l’adresse copie l’adresse du client dans le presse-papiers du système. Un clic sur l’icône en regard du téléphone copie l’adresse avec les numéros de téléphone, adresse mail et site Internet dans le presse-papiers.

Vous pouvez coller l’adresse dans toute application par Ctrl+V.

La Date de facture se complète automatiquement avec la date du jour lorsque vous imprimez le document.

Si la facture doit porter une autre date, vous pouvez forcer la date avant de l’imprimer.

Le bouton Document lié sert à établir un lien vers un document justificatif enregistré sur le disque. S’il y a un document lié, le bouton Ouvrir lance l’application nécessaire et ouvre le document.

Le dossier ouvert par défaut lors d’un clic sur le bouton est défini dans les Réglages des factures émises .

Cliquez le bouton  pour ouvrir le document dans son application.

Cliquez l’icône  pour effacer le lien vers le document. Le document n’est pas supprimé.

Si vous utilisez simultanément différents types de bulletins de versement, en bas d’écran figure le choix du compte de liquidité auquel le bulletin de versement de la facture courante se rapporte (§8.2 Le réglage des comptes BVR). L’astérisque signale un compte non défini.

On peut spécifier si le bulletin de versement imprimé doit comporter le montant de la facture ou non.

Le réglage des bulletins de versement doit être fait dans l’onglet BVR des Réglages généraux  (§7.6 La base des créanciers (fournisseurs)).

Crésus propose plusieurs mises en page pour les documents imprimés, en particulier des documents avec ou sans sous-totaux par section, ou encore la possibilité de personnaliser le corps des documents. Chaque fiche peut être imprimée selon l’une ou l’autre des méthodes (voir ci-dessous).

7.5.2Onglet Détails

Les rabais

Crésus gère 2 notions de rabais :

  • le rabais par ligne.
  • le rabais global de la facture.

Le rabais par ligne peut être saisi lors de la création de la facture, dans la colonne Rabais du tableau détaillé de la facture.

Le rabais par ligne peut être saisi directement dans la fiche article. Dès que vous sélectionnez cet article, le rabais est automatiquement appliqué (§7.3.1 Onglet Article).

Le rabais global s’applique sur le total de la facture, et s’introduit dans la rubrique au bas du résumé sur toutes les lignes de votre facture.

Le rabais global s’applique sur le total calculé après les rabais de ligne.

Les frais

Dans les Réglages factures , le bouton Régler les frais sert à associer des frais de port et d’emballage standards associés aux boutons Normaux et Spéciaux des factures.

Vous pouvez également facturer manuellement des frais en les mentionnant soit hors taxes, soit TTC. Le montant se reportera automatiquement dans l’autre case.

Les frais de port et d’emballage ne sont pas inclus dans un éventuel rabais accordé. Si vous souhaitez leur appliquer également le rabais, vous devrez les porter dans le détail de votre facture.

Le total arrêté

Pour définir un montant à payer autre que le montant calculé par Crésus, cliquez le bouton Total arrêté et saisissez le montant souhaité.

Tous les éléments de la facture seront recalculés pour arriver à ce montant :

Si vous devez revenir d’un total arrêté au total calculé cliquez le bouton Recalculer le total, Crésus supprime le total arrêté et reprend le montant calculé.

Prix HT/TTC

Le bouton  vous permet d’indiquer si les prix unitaires mentionnés dans cette facture sont des prix HT ou TTC, indépendamment des autres réglages de votre fichier.

Le prix unitaire ne change pas, seul le prix de la colonne Total TTC est adapté, et par conséquent le total de la facture.

Ligne des articles Normal / avec sous-totaux / personnalisés

Crésus propose différentes présentations pour le corps du document.

  • En mode Normal, votre facture se présentera de manière tout à fait ordinaire, les montants les uns sous les autres :

  • En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les différentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette présentation, Crésus imprime automatiquement le total des lignes précédentes chaque fois qu’il rencontre le mot Total dans le libellé de la ligne.

  • En mode Avec codes, le code d’article vient se mettre en début de ligne :

Le réglage par défaut du mode d’impression se fait dans l’onglet Impression des Réglages des factures émises .

Le concept des présentations modèles dans Crésus vous permet de créer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la présentation partielle existante pour créer une présentation personnalisée avec le même nom, qui se substituera à la présentation modèle.

7.5.3Onglet Finances

La saisie des opérations financières dans cet onglet a été décrite dans les chapitres consacrés à la prise en main (§3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes).

Dans la partie droite de l’onglet, la section Comptabilisation donne des informations sur les sessions de comptabilisation :

  • Vous pouvez ainsi retrouver la date et le numéro de la session de comptabilisation de toutes les étapes de votre facture.
  • La première ligne (ici session 3) est la comptabilisation de la facture.
  • Les lignes suivantes enregistrent la comptabilisation des paiements reçus.

  • La coche Acquitté le et la date d’acquittement enregistrent que la facture a été acquittée.
  • Le commentaire pour la comptabilité vous permet de mémoriser une note en relation avec la comptabilisation.

Il est possible d’empêcher la comptabilisation d’une facture en activant le statut Ne comptabilise pas cette facture.

L’accès _Problème de compta accessible en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet) affiche les factures dont le statut a été tourné sur Ne comptabilise pas cette facture.

7.5.4Les escomptes

Lorsque le paiement d’une facture ne correspond pas exactement au montant facturé (que le client ait payé trop ou pas assez) et que vous souhaitez considérer la facture comme payée en l’état, la différence sera passée en escompte.

Dans l’exemple qui suit, le montant de la facture est de 1’620.– et le client ne nous a payé que 1’600.–. Nous acceptons de considérer la facture comme payée et le montant manquant et passé en escompte.

Le mécanisme est le même si le client nous a payé un montant trop élevé.

Comptabilisation des escomptes[1]

Lorsque vous escomptez une facture, en fonction des réglages de base effectués, le montant escompté sera soit comptabilisé en totalité dans un compte global « Escomptes », soit ventilé entre les différents comptes de produits, diminuant ainsi le produit réalisé.

Régler les escomptes

Consultez le §4.1.2 Les réglages modifiables pour le détail des réglages.

Escomptes ventilés dans les comptes de produits

Ici, nous avons effectué une vente de deux articles (dans une proportion un tiers / deux tiers), que nous comptabilisons dans deux comptes séparés :

Le client ne nous a payé que 1’600.– et nous escomptons le solde de 20.–.

Nous avons défini dans les réglages généraux que les escomptes doivent être ventilés :

Ici, l’escompte de 20.– a diminué les deux comptes de produit initiaux (3200 et 3600), au prorata du montant des ventes (⅓ – ⅔), corrigeant ainsi le montant des ventes.

Escomptes regroupés dans un compte Escomptes accordés

Si nous avons défini que les escomptes devaient être regroupés dans un compte d’escomptes accordés, nous obtenons les écritures suivantes :

L’escompte accordé est ainsi imputé globalement au compte spécifié, habituellement en diminution d’un compte de produit (3900).

Dans ce mode, lors de la saisie du montant, vous avez la possibilité de modifier le compte à imputer pour l’escompte.

Pour être tout-à-fait juste dans le cas d’un escompte, le code de TVA devrait être DIMCP. Le montant de l’escompte figure alors en diminution du montant soumis à TVA dans le décompte TVA. Assurez-vous d’avoir paramétré correctement les codes de TVA liés aux escomptes dans les réglages de base.

[1] Ne s’applique que lors d’une comptabilisation avec Crésus Comptabilité.

7.5.5Onglet Contact, Livraison, État

L’adresse prioritaire de facturation ou de livraison saisie ici figure à la place de l’adresse principale enregistrée dans la fiche du client lors de l’impression d’une facture respectivement d’un bulletin de livraison.

Le bouton Choisir l’adresse de livraison permet de sélectionner l’une des adresses enregistrées dans l’onglet Livraison de la fiche client.

Chaque facture peut faire référence à une personne de contact de la fiche client, à titre informatif. Cliquez le bouton Choisir le contact pour montrer la liste des contacts et opérer un choix.

Sous Impressions figure l’état de l’impression des différentes étapes du document.

Les dates se complètent automatiquement à la date du jour de l’impression, le statut d’impression se met sur Déjà imprimé si l’on répond Oui à la question de savoir si c’est bien imprimé. Il est possible de saisir une date d’impression avant d’imprimer le document pour forcer la date du document.

Bien que cela soit possible, il est déconseillé de tourner les statuts d’impression manuellement, il est préférable d’imprimer réellement le document.

Les statuts d’impression changent d’état après la réponse Oui dans les cas suivants :

Le statut de est changé par l’impression du document
Devis Devis-Offre
Conf_Comm Confirmation de commande
Bulletin de livraison Bulletin de livraison
Facture Tous les documents facture, BV rouge, BVR
Rappel 1 Tous les documents Rappels 1
Rappel 2 Tous les documents Rappels 2
Rappel 3 Tous les documents Rappels 3

 

7.5.6Modifier une facture

Une facture peut être modifiée tant qu’elle n’a pas été imprimée. Dès que son impression a été validée, elle ne peut plus être modifiée, afin qu’elle corresponde à la facture en possession de votre client.

C’est pourquoi il est important de vérifier la facture avant de valider l’impression.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de modifier la facture après son impression, puis de la renvoyer au client. Dans ce cas, vous devez cliquer le bouton Débloquer cette facture dans le volet latéral.

Si vous voulez la bloquer à nouveau, il suffit de l’imprimer à nouveau. Vous pouvez aussi aller dans l’onglet Contact, Livraison, État et modifier le statut de facture émise en Déjà imprimé.

Si la facture est comptabilisée, elle ne pourra pas être débloquée. Il faudra d’abord annuler la comptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures). Mais si la facture a fait l’objet de rappels, elle ne peut plus être débloquée.

7.5.7Impression des documents

Utilisez les boutons dans le volet latéral pour afficher ou imprimer le document sélectionné

ou les documents d’un accès particulier.

Par défaut, le mécanisme demande quelle imprimante utiliser à chaque impression. Il est possible de faire en sorte que les documents soient automatiquement dirigés vers une imprimante prédéfinie.

Si vous avez plusieurs bacs ou plusieurs imprimantes, les documents peuvent être acheminés vers le bac ou l’imprimante spécifique en fonction d’un réglage à faire.

Consultez le paragraphe § Crésus Facturation de ce manuel.

7.5.8Enregistrer une copie PDF

Crésus Facturation peut enregistrer une copie au format PDF du document dans la foulée de l’impression des offres, confirmations de commande, bulletins de livraison, factures émises et factures pro forma (base des factures émises), ainsi que des commandes aux fournisseurs (base des créances).

Dans l’onglet Extensions, Divers des Réglages de base , le bouton Produire des copies PDF affiche le dialogue de réglage.

Cochez l’option Activer la production automatique de copies PDF pour afficher l’ensemble des options.

Vous avez le choix de générer les PDF lors de l’impression des documents et/ou pour l’envoi de documents par e-mail.

L’option Ajouter le nom du destinataire inclut le nom du client ou du fournisseur dans le nom du fichier PDF produit.

Par défaut, le fichier PDF généré remplace un fichier PDF portant le même nom. Si l’option Ajouter un numéro de séquence est activée, le mécanisme conserve les différentes versions du fichier.

Le mécanisme peut également mettre à disposition la pièce comptable d’une facture originale et du rappel d’une facture. Ces pièces comptables sont accessibles depuis la comptabilité liée. Consultez cet article de la base de connaissances pour plus d’informations.

Scanner les factures reçues : dans un environnement Windows, le logiciel tiers CmdTwain peut être lancé directement depuis une facture reçue. Consultez cette page de notre base de connaissances pour plus d’informations.

Lorsque vous validez les options, le processus demande dans quel dossier il doit enregistrer les copies PDF automatiques des factures, puis le cas échéant dans quel dossier il doit enregistrer les pièces comptables et finalement dans quel dossier il doit enregistrer les documents PDF produits par les statistiques.

Le nom des copies PDF est composé comme suit :

X_N° document-N° destinataire_Destinataire.pdf

Où X prend les valeurs suivantes :

  • O : offre
  • C : confirmation de commande
  • L : bulletin de livraison
  • F : facture
  • P : facture pro forma
  • Z : commande fournisseur

Par exemple, la copie PDF du bulletin de livraison n° 10835 pour le client 2753 ABConsulting sera enregistrée dans le dossier de votre choix sous le nom:

 L_10835-2735_ABConsulting.pdf.

Le bouton  dans le volet latéral accède au dossier défini pour le stockage des copies PDF des documents selon le réglage effectué ci-dessus.

Le même bouton affiché dans l’onglet des statistiques ouvre le dossier d’enregistrement des copies PDF des statistiques.

La commande Fichier > Produire un PDF ouvre le dialogue de choix du document à générer et permet d’enregistrer le résultat PDF dans le dossier de votre choix indépendamment des réglages ci-dessus.

7.5.9Les rappels

L’accès Rappel 1 à imprimer vous permet d’extraire les factures pour lesquelles vous devez envoyer un premier rappel. Ce sont les fiches répondant à toutes ces conditions :

  • Il s’agit d’une facture.
  • Elle est imprimée.
  • Elle n’est pas acquittée.
  • Le délai de paiement de la facture additionné au nombre de jours avant l’envoi du premier rappel (défini dans les réglages généraux) est dépassé.

Le bouton R1 du volet latéral affiche le même accès.

Vous pouvez alors cliquer le bouton Afficher des documents ou l’icône  pour imprimer tous les rappels, ou le bouton Afficher ce document ou l’icône, pour imprimer les rappels les uns après les autres, ce qui permet d’examiner la situation de chaque débiteur.

Les dates d’impression des documents se trouvent dans l’onglet Contact, Livraison, État.

Si vous mettez une date dans le champ placé à la hauteur du premier rappel, cette date sera celle figurant sur votre document, même s’il est imprimé à une autre date.

La définition des textes de rappels se fait dans les Réglages factures .

La procédure est la même pour le deuxième et le troisième rappel qui obéissent aux mêmes conditions que le premier rappel, sauf que :

  • Le rappel précédent doit avoir été imprimé.
  • Le délai de paiement depuis le rappel précédent doit être écoulé.

Ces délais se règlent au même endroit que les textes des rappels .

7.5.10Les frais de rappels

Le réglage des frais de rappels est saisi dans les réglages des factures émises, onglet Rappel 1, en utilisant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Vous pouvez alors spécifier les frais de premier, second et troisième rappel :

Les frais de rappel étant soumis à la TVA, ils doivent être comptabilisés, suivant votre mode d’assujettissement. Ceci se définit dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux .

Ce réglage fait partie des réglages essentiels à faire dans un nouveau fichier avant de pouvoir l’utiliser réellement.

7.5.11Les encaissements par BVR

Si vous émettez des factures avec BVR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique.

Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.

Dans la base des factures émises, après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez l’icône , ou utilisez la commande Fichier > Lecture du fichier BVR.

Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :

Le système analyse les factures impactées et affiche le solde dû, le montant reçu et le ratio de l’encaissement.

Une ligne noire montre un encaissement normal, qui couvre en partie ou en totalité le solde dû. Le mécanisme propose automatiquement d’enregistrer l’encaissement dans la facture concernée.

Une ligne orange signale que le mécanisme a détecté 2 encaissements identiques dans le même lot. Le système ne propose pas de traitement automatique pour le doublon.

Une ligne rouge attire votre attention sur un cas spécial. Le logiciel ne propose pas de traitement automatique. Dans l’exemple ci-dessus, la dernière ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.

Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :

  • Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
  • Un montant trop élevé.
  • Un versement sur une facture inexistante (le client a « bricolé » le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).

Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement dû au fait que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois.

Les coches déterminent ce qui se passe quand vous cliquez OK.

  • Une ligne non cochée ne sera pas traitée et sera à nouveau proposée lors du prochain lancement de l’opération.
  • Une coche dans Réglé indique que la facture sera considérée comme acquittée par cet encaissement, en fonction des conditions que vous avez définies dans les réglages.
  • Une coche dans Action indique que l’encaissement sera inscrit dans la facture correspondante.
  • Une coche dans Eliminer sert à ignorer l’encaissement et à le retirer de la liste. Un encaissement éliminé peut être remis en traitement : consultez le § Crésus Facturation.

Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un encaissement. Il suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.

L’Identificateur, que vous pouvez modifier selon vos besoins, est enregistré sur chaque ligne du tableau des encaissements dans les factures concernées et permettra de retrouver tous les encaissements d’un fichier BVR.

L’option Extrait les fiches selon l’identificateur crée automatiquement un accès qui présente l’ensemble des factures touchées par ces encaissements, dès que les indications ont été portées par le logiciel sur les fiches concernées.

La partie inférieure du dialogue présente diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

Fonctionnement des boutons

Il est possible d’Exporter ce fichier pour le reprendre avec un autre logiciel, l’imprimer…
 Le bouton Copier reprend les mêmes informations dans le presse-papiers, pour pouvoir les coller dans un autre logiciel.
Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.

 

7.5.12Imprimer une facture pro forma

Une facture pro forma n’est pas une facture véritable, mais un justificatif de la valeur de la marchandise transportée. C’est pourquoi la facture pro forma ne fait pas partie du processus complet allant de l’offre à la facture, et que l’impression n’est pas proposée dans l’icône de visualisation ou d’impression rapide.

Pour visualiser ou imprimer une facture pro forma, cliquez le bouton Afficher une étape à choix ou l’icône d’impression  dans la zone Fiche courante du volet latéral du document :

Sélectionnez l’option Facture pro forma.

À moins que vous n’ayez forcé une date dans l’onglet Contact, Livraison, État de la facture, la date du jour sera mémorisée comme date d’impression.

7.5.13Les notes de crédit

En cas de retour de marchandise, de modification d’un montant facturé après l’envoi d’une facture, ou encore si vous devez rendre un montant à votre client, il peut s’avérer nécessaire d’émettre une note de crédit.

Crésus considère qu’une facture dont le montant total est négatif est une note de crédit; il suffit donc de créer une facture négative.

Une note de crédit peut :

  • Réduire le montant dû par votre client.
  • Annuler complètement une facture non payée.

La comptabilisation des notes de crédit nécessite :
un compte du bilan pour les notes de crédit émises, qui peut être une compte d’actif utilisé en négatif, habituellement le 1105 Notes de crédit émises, ou un compte de passif.
un compte de passage, habituellement le 9900 Ecritures de regroupement. Ce compte de passage doit être défini dans l’onglet Comptes et TVA des réglages du fichier facturation

Réduire le montant dû par un client

Si vous voulez créer une note de crédit pour une partie seulement d’une facture ou un montant quelconque, cliquez sur Créer un nouveau document dans le volet latéral et créez une facture de la manière habituelle, en vous assurant que le total facturé soit négatif : il faut saisir les prestations ou les articles concernés avec des quantités négatives, de cette manière, les articles sont entrés dans le stock. Dès le moment où le total de votre document est négatif, il est considéré comme une note de crédit.

Il peut s’avérer utile d’avoir une fiche article spéciale imputée à un compte de produits pour créer les notes de crédit.

Annuler complètement une facture
  • Sélectionnez la facture à annuler.
  • Dans le volet latéral, cliquez le bouton Créer un nouveau document et sélectionnez l’option Note de crédit basée sur cette facture.

  • Le dialogue vous demande le motif et la date d’établissement de la note de crédit :

  • Validez le dialogue.
  • Crésus crée un nouveau document pour ce client, reprenant les mêmes articles que la facture originale, mais toutes les quantités sont négatives. Ainsi, pour la gestion du stock des articles, les quantités en stock seront également corrigées.
  • Dans l’onglet Finances de la note de crédit, prenez soin de préciser que le compte à débiter est le compte Notes de crédit émises  au bilan de votre plan comptable.

Dans l’onglet Résumé de la note de crédit, le Concerne signale qu’elle est liée à une facture :

Dans l’onglet Résumé de la facture liée, le Concerne mentionne le lien avec la note de crédit :

Vous pouvez passer d’un document à l’autre en cliquant le bouton Aller à. À ce stade, les deux documents conservent le statut impayé.

Si la note de crédit a été créée par erreur, vous ne pouvez pas la supprimer sans autre, car elle est liée à une facture.

Pour la supprimer, vous devrez d’abord rompre cette liaison, en cliquant l’icône . Ensuite seulement vous pourrez la supprimer.

Dans la facture qui a donné lieu à la création de la note de crédit, le texte de la rubrique Concerne restera « Annulé par la note de crédit N° x », alors que cette note de crédit n’existe plus ! Il faudra donc débloquer la facture pour supprimer ce texte (§7.5.6 Modifier une facture)

Utiliser une note de crédit pour régler une facture

Une note de crédit peut être utilisée comme moyen d’encaissement dans une facture émise :

  • Passez dans l’onglet Finances de la facture.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Utiliser une note de crédit, précisez la date de l’opération. Vérifiez que le compte débiteur à utiliser soit le même que celui spécifié plus haut (habituellement le 1105) et cliquez OK.

  • Le dialogue vous donne diverses indications et affiche la liste des notes de crédit encore ouvertes pour ce client. Dans notre exemple, il n’y en a qu’une.
  • Indiquez par quel compte débiteur passer ce règlement, puis cliquez OK Le mécanisme indique si la facture et/ou la note de crédit présente encore un solde ou a été acquittée :
  • Si le solde de la note de crédit est identique au solde de la facture, les 2 documents seront acquittés

  • Si le solde dû de la facture à acquitter est supérieur au solde de la note de crédit, la facture reste ouverte pour le solde dû, et la note de crédit est acquittée

  • Si le solde dû de la facture est inférieur au montant de la note de crédit, la facture est acquittée, et la note de crédit reste ouverte avec le solde disponible

Enregistrer un remboursement à un client

Si vous devez retourner un montant déjà encaissé, procédez comme expliqué aux paragraphes précédents pour créer une facture dont le total dû est négatif. Vous pouvez conserver cette note de crédit dans les factures ouvertes et l’utiliser plus tard comme paiement d’une nouvelle facture, selon la méthode décrite précédemment.

Si le montant de la note de crédit est effectivement remboursé au client, traitez le versement en utilisant le bouton Enregistrer une opération décrit au §3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes.

Si vous utilisez l’icône Créer un nouveau document pour le client du volet latéral dans la base des clients, Crésus signale si le client a une note de crédit ouverte à son nom.

7.5.14Ajouter un logo sur les documents

Il est possible d’incorporer des images aux diverses présentations d’impression. Seuls les fichiers en format BMP peuvent être utilisés. Au besoin, utiliser un logiciel de dessin, tel Paint Shop Pro, pour enregistrer votre image dans ce format BMP.

Passer en mode complet (commande Options – Mode complet, mot de passe « epsitec » si vous ne l’avez pas changé) puis passer dans la base souhaitée (Factures, Commandes, Clients, etc.).

Sélectionnez la présentation à modifier dans la liste : « _En-tête (modèle) ».
Cliquez sur « Dupliquer » pour créer une présentation partielle personnelle.
Laisser le même nom, pour éviter de devoir changer partout où cette présentation est utilisée. Elle aura priorité sur la présentation modèle de même nom.
Ne pas modifier le mode pour imprimante ou partiel.

Si vous faites les modifications dans une présentation partielle, cette modification sera effective pour tous les documents qui utilisent cette partie.

Passer ensuite en mode de dessin de la présentation.

Choisir l’icône image dans la palette flottante :

Choisir ensuite le fichier image avec le bouton parcourir. Il est préférable d’avoir le fichier image dans le même dossier que votre fichier de facturation.

Dessiner un rectangle avec la souris, l’image sera placée dans ce cadre. Après cela, l’élément est sélectionné avec 8 poignées en rouge. Ces poignées peuvent être déplacées pour redimensionner l’image (maintenir la touche Maj pour garder les proportions d’origine de l’image).

Valider le dessin et retourner à la présentation de saisie. Suite à cela, les impressions utiliseront le logo inséré.
En cas de problème, annuler le dessin et recommencer.

 

7.5.15Les statistiques de la base des factures émises

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques (les statistiques clients sont décrites au §7.4.7 Les statistiques de la base des clients).

Le rapport Suivi des encaissements sert à afficher l’ensemble des montants payés par les clients, que ce soit par BVR ou d’autres moyens. Il peut être établi entre 2 dates :

  • Les versements BVR reçus affiche uniquement les montants enregistrés avec un identificateur. Le classement est fait sur la base de l’identificateur.
  • Tous les versements reçus affiche tous les montants, qu’ils aient un identificateur ou non, classés par date.
  • Tous les versements reçus (par code BVR) affiche les mêmes montants, mais classés selon l’identificateur enregistré.

Le rapport Evolution des documents affiche un tableau montrant l’état actuel, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

7.5.16Le volet latéral de la base des factures émises

Zone Base fact émises

L’icône  apparaît si vous avez défini un dossier pour les documents liés aux factures émises; l’icône ouvre alors le dossier correspondant (§7.5.17 Les réglages de la base des factures émises).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées aux factures (§7.5.13 Les notes de crédit).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou d’imprimer les documents à imprimer, les rappels 1, 2 ou 3 et la liste des factures ouvertes.

Rappel : les accès montrent un sous-ensemble de fiches correspondant à un classement associé à un critère d’extraction.

Ces boutons activent rapidement les accès montrant les documents :

  • Par numéro de pièce (1..9).
  • Par ordre alphabétique des clients (A..Z).
  • Les factures ouvertes (Ouvert).
  • Les rappels 1, 2 ou 3 à imprimer (R1 à R3).
  • Les factures non acquittées malgré 3 rappels (R4).

Sous chaque bouton apparaît le nombre de factures concernées.

L’icône  propose un choix des accès les plus utiles de la base.

La zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche pour le client sélectionné, ou un autre client.

Cliquez le bouton Extraire les documents du client pour afficher tous les documents du client de la fiche courante.

Cliquez l’icône  pour accéder directement à la fiche du client de la facture courante.

Le bouton Afficher ce document ou l’icône d’impression  associée lancent la visualisation ou l’impression du document dans son état actuel. Dans le cas d’une facture échue, ils proposent le rappel ou la facture originale.

Utilisez le bouton Afficher une étape à choix ou l’icône d’impression  associée pour visualiser ou imprimer n’importe quelle étape du document sélectionné. C’est également ces fonctions qu’il faut utiliser pour imprimer une facture pro forma (§7.5.12 Imprimer une facture pro forma).

Si vous avez acquis l’extension qui permet d’imprimer des mensualités, ces boutons impriment directement le nombre de bulletins de versement demandés.Si vous avez acquis l’extension qui permet de créer automatiquement des factures résumant des bulletins de livraison imprimés, ces boutons imprimeront la facture spéciale avec date et numéro de chaque bulletin sur la facture, avec ou sans BVR, selon votre réglage.

7.5.17Les réglages de la base des factures émises

L’écran des Réglages des factures émises propose plusieurs onglets pour définir divers comportements par défaut.

Onglet Réglage factures

Vous pouvez remplacer le terme de Devis par Offre ou un autre terme de votre choix :

Définissez quel type de document Crésus doit créer lorsque vous cliquez le bouton Créer un nouveau document du volet latéral de la base des clients ou des factures émises :

Si le document créé est une facture, il est encore possible de préciser le genre de facture dont il s’agit :

Cette information viendra s’imprimer dans le titre des documents produits. Il est même possible de taper un texte qui n’apparaît pas dans cette liste.

Ce statut peut être changé soit lors de la création de la fiche, soit à n’importe quel moment, en utilisant la liste déroulante dans l’onglet Facture du document.

A la création d’une nouvelle facture, Crésus met un délai de paiement basé sur le Délai de paiement par défaut :

Vous avez le choix de mode d’arrondi appliqué par le calcul des montants de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Si vous traitez des heures, il faut définir si vous les saisissez en 1/100e d’heure (1/2 heure est représentée par 0.50) ou en minutes (1/2 heure est représentée par 0.3 ou 0.30) :

Lorsque vous saisissez un encaissement directement dans le tableau des paiements de l’onglet Finances, Crésus propose le compte défini ici sous Encaissement manuel par défaut.

Le bouton Régler les frais sert à définir les montants des frais associés aux boutons Normaux et Spéciaux dans la saisie des factures.

Crésus offre la possibilité de saisir des notes de crédit liées aux factures. Utilisez le bouton Régler le compte pour définir le n° de compte d’attente (débiteur) où doit passer la note de crédit.

Le nom de l’accès courant peut être imprimé ou non dans l’en-tête des listes et documents produits :

Le Code affaire est un champ qu’on peut choisir d’utiliser ou non lors de la saisie des factures :

Il s’affiche dans l’onglet Résumé et peut être utilisé pour faire des recherches ou des extractions.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle facture client.

La fonction Créer un dossier pour documents liés… permet de définir un dossier auquel vous pouvez accéder depuis le volet latéral de la base des factures. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des factures, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier.

Onglet Impressions

Les mécanismes d’impression depuis le volet latéral des factures se basent sur le nom des présentations définies ici pour produire automatiquement des documents sans poser la question du modèle à utiliser.

Les présentations du modèle sont présentées dans les listes déroulantes. Si vous avez créé des présentations personnelles, vous pouvez également les lier à l’impression, mais il faut entrer manuellement le nom de la présentation dans le champ adéquat.

Le Nombre de doc. permet de spécifier s’il doit y avoir un 2ème ou un 3ème document imprimé automatiquement avec le 1er.

Les présentations avec bulletins de versement, que ce soit avec BVR ou avec BV rouges, sont prévues pour des papiers de grandeur A4 standard comprenant le BVR ou BV rouge imprimé sur le bas de la facture. C’est le document le plus pratique qui est adapté à tous les genres d’imprimantes.

Les papiers BVR vierges sont fournis par les instituts financiers, ou peuvent se trouver dans les imprimeries.

Il y a 2 formulaires BVR. Nous vous recommandons le type 609, avec des petits carrés pour indiquer chaque chiffre du montant. Il est adapté aux BVR avec ou sans montant pré-imprimé, tandis que l’autre, qui ne contient que 2 rectangles pour y indiquer les montants, n’est adapté qu’au BVR avec montants pré-imprimé.

L’application propose 3 formes différentes pour l’impression du corps des documents :

En mode Normal, votre facture se présentera de manière tout à fait ordinaire, les montants le uns sous les autres :

En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les différentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette présentation, Crésus imprime automatiquement le total des lignes précédentes chaque fois qu’il rencontre le mot Total dans le libellé de la ligne.

En mode Avec codes, le code d’article vient se mettre en début de ligne :

En modifiant le choix des Lignes autour des articles, vous pouvez agir sur l’aspect des documents :

Par exemple, obtenir des factures dont le corps n’a pas de cadres :

Le concept des présentations modèles dans Crésus vous permet de créer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la présentation partielle Impression Tableau Perso existante pour créer une présentation personnalisée avec le même nom, qui se substituera à la présentation modèle. Les outils pour la création et la modification des présentations ne sont pas décrits dans ce manuel. Pour tout renseignement, veuillez contacter notre assistance technique.

Chacun des boutons de personnalisation des textes donne l’information concernant le texte qui sera modifié :

Le code TVA peut figurer sur chaque ligne des factures, et le pied de facture peut mentionner les sous-totaux par taux de TVA.

Cliquez le bouton pour afficher ce dialogue et faites votre choix :

Sélectionnez la présentation et le nombre de doubles pour chacun des types de documents :

Vous avez la possibilité de créer vos propres présentations, mais elles n’apparaîtront pas dans les listes déroulantes. Il faut donc taper leur nom dans les champs concernés, en respectant scrupuleusement l’orthographe.

Il reste à spécifier sur quel papier il faut imprimer les rappels :

…ainsi que le comportement des dates automatiques pour respecter les week-ends :

Onglets Rappel 1, 2 et 3

Le montant des frais de rappel standards est déterminé en cliquant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Les montants entrés ne sont pas cumulatifs, ils constituent le montant total de frais de rappel dus. Au 2ème rappel, le total des frais de rappel se monte ici à 20.– et au 3ème rappel à 50.–

Avant de pouvoir travailler en mode définitif, vous devez définir le mode de comptabilisation des frais de rappel dans les réglages généraux essentiels (§3.1.2 Valider les réglages).

Le délai d’attente avant chaque rappel est défini séparément pour les 3 rappels.

Il s’agit du nombre de jours entre l’étape courante et la suivante, soit le nombre de jours entre l’échéance de la facture et l’envoi du 1er rappel, le nombre de jours entre l’envoi du 1er rappel et l’envoi du 2ème rappel, etc.

L’aspect des rappels imprimés est défini par les présentations fournies avec le modèle. Vous pouvez toutefois modifier les textes de ces rappels. Le bouton Régler les titres et les noms des rappels ouvre un dialogue pour définir le libellé du document et la formulation de l’adresse au client pour chaque rappel :

Chaque formulaire de rappel comporte 3 zones de texte dont vous pouvez définir le contenu, grâce au mécanisme de substitution qui intègre dans le texte imprimé des éléments lus dans la facture, à la manière d’un publipostage.

Par exemple, pour imprimer la phrase…

Notre facture 14217 du 15.02.2013 est impayée.

…il faut paramétrer le texte de la façon suivante :

Notre facture %NUMERO% du %DATEFACTURE% est impayée.

A l’impression, Crésus remplace %NUMERO% par le numéro de la facture, et %DATEFACTURE% par la date de la facture.

Les codes de substitution à disposition sont affichés dans l’onglet Rappel 1, 2 ou 3.

Onglet Textes

Définissez ici les éléments de texte propres à chaque type de document.

La signature figure au bas des rappels et relevés de comptes :

Pour les devis, vous pouvez régler la mention de la durée de validité de l’offre, ainsi que le contenu des salutations en bas de page :

Dans ce texte, la substitution peut se faire sur %DUREE%.

Pour les confirmations de commande et les bulletins de livraison, c’est le texte de pied de page qui est paramétrable :

En ce qui concerne les factures, le paramétrage des salutations et des conditions de paiement est évident :

Le pied de facture inclut la mention du total avant frais de port et TVA.

En modifiant le champ Complément de ‘Total’, vous pouvez agir sur le libellé qui figure dans la facture. Le contenu inséré ici vient s’ajouter au mot Total (par exemple Total net HT).

Le Texte du bas figure au pied du document. Il peut être séparé du reste par une ligne.

7.6La base des créanciers (fournisseurs)

Cette section décrit la base des créanciers (fournisseurs).

7.6.1Onglet Créancier

L’onglet Créancier sert à saisir les coordonnées du fournisseur. Le comportement est semblable à celui décrit au §7.4.1 Onglet Client concernant les clients.

7.6.2Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert à rattacher un des contacts définis dans la fiche du créancier à cette facture, à titre informatif.

7.6.3Onglet Paiement

Cet onglet vous permet de définir le mode habituel de règlement, les coordonnées de paiements (numéro IBAN, numéro d’adhérent BVR, adresse de l’institut financier) ainsi que le compte émetteur proposés par défaut lorsque vous préparez un paiement ou une facture (§3.8 Les factures reçues).

mode habituel de règlement

En cliquant sur le bouton Modifier le moyen de paiement, vous pouvez sélectionner le type de paiement à utiliser. Voici les trois types de paiements que vous pouvez rencontrer.

IBAN en CHF

Cette option permet de saisir le numéro IBAN du créancier. Sur cette base, Crésus Facturation peut retrouver les coordonnées bancaires du créancier et remplir automatiquement les données relatives à la banque du créancier :

Le bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR)

Le bulletin de versement avec référence (BVR, aussi appelé BV orange) est un des moyens de paiement les plus couramment utilisés. Il permet d’automatiser toutes les opérations d’enregistrement d’un encaissement chez le créancier. Crésus Pay permet de scanner la ligne de codage du BVR (celle qui se trouve en bas à droite du BVR) ce qui facilite grandement la saisie des factures fournisseurs.

Lorsqu’un créancier remet un tel bulletin, il convient alors de sélectionner l’option Bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) sous Modifier le moyen de paiement .

L’écran de saisie se présente alors comme suit :

Le Numéro d’adhérent figure sur le bulletin de versement usuellement en regard de Compte.

Le Numéro de référence figure également sur bulletin. Si le bulletin mentionne une adresse bancaire, il faut alors en saisir les 6 premiers caractères et cocher la case Il y a une adresse bancaire sur le bulletin. Avec ces éléments, l’adresse de la banque est remplie automatiquement.

On y trouve aussi les coordonnées  du titulaire du créancier. Si celle-ci sont différentes de l’adresse principale du créancier, il convient alors de cliquer sur le crayon à droite de l’adresse du titulaire.

S’il n’y a pas d’adresse bancaire sur le bulletin, il s’agit alors d’un compte auprès de PostFinance et alors aucune information n’est nécessaire.

Autre (Etranger, etc.)

Dans les autres cas, et donc principalement pour les paiements effectués à l’étranger. L’écran de saisie est alors le suivant :

Avec ce mode de paiement, vous pouvez effectuer un virement dans tous les pays et dans toutes les monnaies du monde (il faut qu’elles soient spécifiées dans le fichier). On peut alors librement spécifier un IBAN ou un compte pour les pays qui n’auraient pas d’IBAN (comme les Etats-Unis).

Vous devrez aussi déterminer :

  • La répartition des frais.
  • La monnaie du paiement.
7.6.4Onglet Administration

On spécifie ici le mode de facturation usuel de ce créancier : les positions de ses factures sont soit HT, soit TTC.

Dans la zone Comptabilité, il s’agit d’entrer le compte crédit. Ce compte est complété par défaut par le compte défini dans l’onglet Comptabilité des Réglages généraux , mais peut être spécifié individuellement pour chaque créancier.

Les comptes de débit servent à préparer la ventilation des factures reçues lorsqu’on passe une facture simple (§3.8.3 Enregistrer une facture créancier simple). Ces comptes sont repris dans chaque facture, mais peuvent être modifiés de cas en cas (§7.7.6 Préparer la comptabilisation).

Le compte par défaut est le compte de débit qui servira de balance lors de la préparation de la comptabilisation de la facture (§7.7.6 Préparer la comptabilisation).

Il est important de vérifier les codes de TVA affectés à chaque compte de ventilation, puisqu’il sera également repris pour la comptabilisation.

Vous pouvez définir ici un Délai de paiement usuel pour les factures de ce créancier, et encore un Rabais personnel global qu’il vous accorde sur ses factures.

7.6.5Les statistiques de la base des créanciers

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques dans la zone Base créanciers concernent l’ensemble des fiches de la base, celles de la zone Fiche courante concernent le créancier sélectionné.

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les créances ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas du paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options peuvent se présenter :

Si elle est lancée depuis la zone Base créanciers, la statistique peut être établie pour tous les créanciers ou les créanciers d’un accès sélectionné par avance.

Le résultat peut être présenté sous forme de liste ou de journal comptable :

L’option Liste des créanciers affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter :

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau :

Les résultats peuvent être groupés par créancier ou par compte :

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures :

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à 2 statistiques qui affichent le total des montants versés aux créanciers, respectivement les soldes dus aux créanciers, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

Le bouton Rapports et états de la zone Fiche courante lance les mêmes statistiques que ci-dessus, mais le résultat est limité au créancier sélectionné.

7.6.6Le volet latéral de la base des créanciers

Dans la zone Base des créanciers

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créanciers, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§7.6.7 Les réglages de la base des créanciers).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées à l’ensemble des créanciers et fournisseurs.

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§3.6.5 À propos de l’impression).

Dans la zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche dans la base des créances pour le créancier sélectionné.

Le bouton Extraire les documents du créancier sélectionne tous les documents de la base des créances liés au créancier sélectionné.

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié à chaque créancier, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier du créancier sélectionné (§7.6.7 Les réglages de la base des créanciers).

Le bouton Préparer un paiement propose ce dialogue de saisie décrit au §3.8.2 Enregistrer un paiement électronique direct :

7.6.7Les réglages de la base des créanciers

Le délai de paiement est celui qui vient par défaut lorsque vous créez une nouvelle fiche de créancier. Le délai peut être modifié individuellement dans la fiche de chaque créancier, ou encore lors de la saisie des factures reçues.

Utilisez le bouton Régler les codes personnels pour modifier la liste des codes proposés lors de la saisie des fiches créanciers.

Les codes personnels sont automatiquement proposés dans les accès à disposition (§2.12 Les accès).

Si vous modifiez l’un des codes de la liste, le code n’est pas modifié dans les fiches des créanciers concernés.

Cliquez le bouton Régler les titres pour modifier la liste.

Le processus vous demande de donner le titre entier, puis de donner l’abréviation (le titre court) de chaque titre.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle fiche créancier.

La fonction Créer un dossier par créancier permet de définir un dossier racine dans lequel Crésus crée un dossier par client. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des créanciers, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier du créancier sélectionné.

7.7La base des factures reçues (créances)

Cette section décrit la base des factures reçues (créances).

7.7.1Enregistrer une commande

Le processus complet permet d’émettre une commande, de traiter la réception de la marchandise, puis d’enregistrer la facture pour en suivre le paiement.

Il n’est pas nécessaire de traiter tout le processus, on peut par exemple créer une facture reçue sans traiter la commande ou la livraison.

7.7.2Établir la commande
  • Dans la base des factures reçues, créez une nouvelle fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document :

  • Cliquez Commande : vous pouvez choisir s’il s’agit d’une commande pour ce créancier ou un autre.
  • Cliquez OK.
  • Si vous avez spécifié un autre créancier, la liste des créanciers existants s’ouvre, vous permettant de sélectionner celui que vous voulez.

Si vous ne voulez plus créer ce document, cliquez Annuler puis utilisez Esc pour annuler complètement la procédure.

  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Saisissez les articles à commander selon les procédures vues précédemment.
  • Spécifiez les quantités voulues.
  • Validez la fiche en cliquant l’icône  (F12).
  • Si une imprimante est connectée, visualisez ou imprimez votre commande, en cliquant le bouton Afficher ce document ou l’icône d’impression  associée au bas du volet latéral.

Ces fonctions ne sont disponibles que si vous avez précisé la quantité des articles à commander.

La date d’impression s’affiche au bas de l’onglet :

7.7.3Recevoir la marchandise commandée

Pour enregistrer la réception de la commande :

  • Reprenez la fiche créée ci-dessus.
  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Indiquez la date de livraison.
  • Cliquez le bouton Traiter la livraison :

  • Le programme reprend les quantités depuis les quantités commandées et complète la date si vous ne l’avez pas fait.
  • Corrigez les quantités reçues dans la colonne Reçu.
  • Validez la fiche  (F12)
7.7.4Traiter la facture

Pour traiter la facture d’une livraison :

  • Sélectionnez la fiche de la livraison.
  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Vérifiez les quantités reçues et les prix facturés.
  • S’il y a lieu, ajoutez les frais de port et d’emballage.
  • Crésus affiche le montant total de la facture au bas du tableau détaillé, sous Total enregistré, avec la mention (calculé) :

  • Cliquez le bouton Enregistrer comme facture.
  • Si le montant de la facture reçue ne correspond pas au total du détail, cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Le dialogue vous demande de confirmer (ou d’introduire) le montant facturé, ainsi que d’indiquer la date de la facture.
  • Après validation, le total enregistré porte la mention (arrêté) :

  • Vous pouvez corriger le total arrêté en cliquant le bouton Saisir le total facturé.

Quelle que soit la modification apportée aux quantités ou prix, le total arrêté ne change pas. Pour revenir au total calculé, ou pour modifier le total arrêté, cliquez à nouveau Saisir le total facturé

  • Ce bouton est également disponible dans l’onglet Résumé de la facture.
  • Validez la facture  (F12).
7.7.5Traiter le paiement

Poursuivez la procédure de facturation puis de paiement selon ce qui est décrit aux §3.8.2 Enregistrer un paiement électronique direct et suivants.

7.7.6Préparer la comptabilisation

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§7.6.4 Onglet Administration).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue :

  • Sélectionnez le Compte débit.
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§3.8.9 Enregistrer un escompte), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Commentaire

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.12 Les accès)

7.7.7Enregistrer une livraison directe

Il n’est pas nécessaire d’émettre une commande pour enregistrer une livraison.

  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document :

  • Vous pouvez choisir s’il s’agit de ce créancier ou d’un autre.
  • Cliquez Bulletin de livraison.
  • Cliquez OK.
  • Si vous avez spécifié un autre créancier, la liste des créanciers s’affiche, vous permettant de sélectionner celui que vous voulez.

Si vous voulez abandonner la création du document à ce stade, cliquez le bouton  Annuler, puis utilisez la touche Esc pour annuler complètement la procédure.

  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Utilisez les méthodes décrites plus haut pour saisir des articles.
  • Indiquez les quantités livrées et le prix facturé.
  • Avant de pouvoir payer cette livraison, vous devez spécifier qu’elle vous a été facturée. Cliquez le bouton Enregistrer comme facture.
  • Si le montant de la facture reçue ne correspond pas au total du détail, cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Le dialogue vous demande de confirmer (ou d’introduire) le montant facturé, ainsi que d’indiquer la date de la facture.
  • Validez la fiche  (F12).

Le suivi de cette facture – paiement, comptabilisation – se fait ensuite comme décrit à partir du §7.7.5 Traiter le paiement.

7.7.8Enregistrer un nouveau paiement

Le bouton Préparer un paiement du volet latéral sert à créer une nouvelle fiche avec un paiement :

Le dialogue propose de préparer un paiement pour le créancier de la fiche actuellement sélectionnée, mais offre le choix de sélectionner un autre créancier.

Dans les 2 cas, il s’agit d’entrer le montant et la date de la facture et de sélectionner le traitement de la date de paiement :

  • Appliquer le délai habituel : la date de paiement est calculée en fonction de la date de la facture à laquelle Crésus ajoute le nombre de jours défini dans l’onglet Administration du créancier.
  • Saisir la date ultérieurement : le paiement est enregistré sans date de paiement, il faudra la compléter par la suite.
  • Saisir une date spécifique : affiche un champ de saisie pour la date voulue – qui ne peut pas être antérieure à la date courante.

Crésus crée la nouvelle fiche, puis, selon le mode choisi, propose la liste des créanciers ou passe directement dans l’onglet Paiement. La suite de la procédure se fait selon ce qui est décrit aux §7.6.3 Onglet Paiement et suivants.

7.7.9Saisir un paiement avec un lecteur optique

La ligne de codage des bulletins de versement accompagnant les factures que vous recevez contient des informations qui identifient le compte de votre créancier auprès de son institut financier.

Pour autant que les données introduites dans la fiche du créancier soient précises, Crésus peut faire le lien entre cette ligne de codage et le créancier. S’il s’agit d’un bulletin de versement avec montant, la ligne de codage inclut le total à verser.

Il existe sur le marché plusieurs fournisseurs de lecteurs optiques, que ce soient des lecteurs mobiles. Avec l’arrivée des factures avec code QR, Epsitec vous recommande cependant d’opter pour la solution Crésus Pay.

Ces lecteurs se connectent généralement à l’ordinateur via un port USB et simulent des pressions de touches au clavier. Il suffit de lire la ligne de codage, et Crésus prépare un paiement pour le créancier concerné en fonction des informations trouvées.

Si vous lisez le code depuis la base des créanciers, et si Crésus reconnaît le créancier, vous vous retrouvez directement à l’étape de préparation du paiement DTA où il suffit de valider la date du paiement, puis de cliquer le bouton Préparer pour DTA (§11 Les paiements électroniques).

Si vous lisez le code depuis la base des factures reçues, Crésus vous demande si la saisie du code doit servir à générer une nouvelle facture ou s’il s’agit d’un paiement à faire sur la facture actuellement sélectionnée :

  • Dans la fiche sélectionnée impose les données lues dans le code dans la facture courante.
  • Dans une nouvelle fiche crée un nouveau document pour le créancier trouvé.
  • Si le créancier n’existe pas, Crésus le signale :

 

 

7.7.10Modifier une facture

Une facture reçue peut être modifiée tant qu’elle n’a été ni acquittée, ni comptabilisée.

Si nécessaire, utilisez les fonctions Annuler l’acquittement ou Annuler la comptabilisation décrites précédemment.

7.7.11Onglet Résumé

Cet onglet présente un récapitulatif de la facture.

Cliquez cette icône pour repérer l’adresse du créancier dans Google Maps.
Cette icône affiche quelques informations relatives au client du document courant.
Un clic de l’icône en regard de l’adresse copie l’adresse du client dans le presse-papiers du système. Un clic de l’icône en regard du téléphone copie l’adresse avec les numéros de téléphone, adresse mail et site Internet dans le presse-papiers.

Vous pouvez ensuite coller l’adresse dans une autre application.

Le bouton Document lié sert à établir un lien vers un document justificatif enregistré sur le disque. S’il y a un document lié, le bouton Ouvrir lance l’application nécessaire et ouvre le document.

Le dossier ouvert par défaut lors d’un clic sur le bouton est défini dans les Réglages des factures reçues .

Le bouton Saisir le total facturé permet d’introduire ou de modifier le montant total de la facture.

7.7.12Onglet Détails

Si vous traitez des commandes et livraisons de marchandise, ou si vous passez des factures détaillées, c’est ici qu’il faut saisir les diverses positions de la facture, ainsi que les montants de frais de port et emballage.

Le bouton Saisir le total facturé permet d’introduire le montant effectif de la facture s’il est différent du total calculé. Si vous avez saisi un total arrêté, l’indication « (arrêté) » est affichée en regard du montant. Cliquez à nouveau le bouton pour revenir au total calculé.

7.7.13Onglet Paiement

Cet onglet est décrit au §7.7.5 Traiter le paiement de ce manuel.

7.7.14Onglet Comptabilité

Cet onglet est décrit au §7.7.6 Préparer la comptabilisation de ce manuel.

7.7.15Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert à rattacher un des contacts définis dans la fiche du créancier à cette facture, à titre informatif.

7.7.16Les statistiques de la base des factures reçues

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques.

L’option Soldes dus, totaux payés lance les statistiques créanciers décrites au §7.6.5 Les statistiques de la base des créanciers

L’option Évolution des fiches affiche un tableau montrant l’état, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

Le bouton Versements vous permet d’obtenir une statistique des montants payés aux créanciers entre 2 dates :

7.7.17Le volet latéral de la base des factures reçues

La zone Base des factures reçues

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créances, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§7.7.18 Les réglages de la base des factures reçues).

Le bouton Rapports et états lancent les statistiques liées à l’ensemble des factures (§7.7.16 Les statistiques de la base des factures reçues).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Le bouton Préparer un paiement ouvre le dialogue décrit au §7.7.8 Enregistrer un nouveau paiement, en offrant le choix entre la création d’un document pour le créancier du document actuellement sélectionné, ou un autre créancier :

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§3.6.4 Imprimer la facture).

Rappel : les accès montrent un sous-ensemble de fiches correspondant à un classement et un critère d’extraction (§2.12 Les accès).

Ces boutons activent rapidement les accès montrant les factures ouvertes ou toutes les factures, classées par créancier, par n° de pièce ou par date d’échéance.

La zone Fiche courante :

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour enregistrer une nouvelle fiche pour le client sélectionné, ou un autre client.

Utilisez le bouton Extraire les documents de ce créancier pour afficher tous les documents liés au créancier du document sélectionné.

L’icône  passe dans la fiche du créancier de la fiche courante.

7.7.18Les réglages de la base des factures reçues

Définissez quel type de document Crésus doit créer lorsque vous cliquez l’icône Nouvelle fiche du volet latéral de la base des créanciers ou des factures reçues :

A la création d’une nouvelle facture, Crésus affecte un délai de paiement basé sur le Délai de paiement par défaut :

Vous avez le choix de mode d’arrondi appliqué par le calcul des montants de TVA, de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Cette option détermine si Crésus considère que les factures introduites sans spécification du créancier sont HT ou TTC par défaut :

Cette option dépend des données du créancier lorsqu’on crée une nouvelle facture pour un créancier donné. Elle est modifiable individuellement dans chaque facture.

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