Crésus Facturation

9Envoi de documents par e-mail

L’administration fédérale des contributions a émis une précision en date du 27 septembre 2016 indiquant qu’une facture reçue au format PDF était à considérer de façon identique à une facture reçue au format papier et que toutes deux permettait de prétendre au remboursement de la TVA payée.

Crésus Facturation permet d’émettre des factures (et des rappels) au format PDF/A. Ces fichiers peuvent être attachés manuellement sous forme de pièce jointe au mail adressé au client.

L’extension Envoi de PDF par e-mail permet de générer automatiquement des e-mails avec la pièce jointe. L’extension est livrée d’office et ne nécessite pas d’installation spécifique. Il faut toutefois activer l’option pour la mettre en fonction.

Lorsque l’envoi par e-mail a été activé et configuré, le bouton Envoyer par e-mail dans le volet latéral permet d’envoyer le document sous forme de fichier PDF joint au message. Selon l’état de la fiche, un dialogue permet de choisir ce que l’on veut transmettre (facture originale, facture dans l’état actuel ou rappel par exemple), puis le dialogue suivant s’ouvre :

Si vous avez déjà défini l’adresse e-mail du client dans la base des clients (onglet Client), celle-ci s’affiche automatiquement dans le dialogue. Elle peut naturellement être remplacée par une autre adresse mail ou complétée par une adresse en copie (CC) ou en copie cachée (BCC).

Pour envoyer le mail à plusieurs destinataires, entrez les adresses en les séparant par un ;

Le texte proposé peut également être modifié.

Après validation de ce dialogue, la facture est affichée telle qu’elle va être transmise.

Il faut alors cliquer sur le bouton Fermer avant d’en confirmer l’envoi.

Réglages pour l’envoi par e-mail

Pour procéder aux réglages des envois par e-mail, il faut avoir réglé la production des copies PDF au préalable. Pour plus d’informations sur la configuration PDF, veuillez vous référer à la page enregistrement des copies PDF.

Passez dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base du fichier, puis cliquez sur le bouton Régler les e-mails et envoi PDF.

Cliquez sur le bouton Régler la configuration e-mail :

Il existe deux moyens pour l’envoi d’e-mail:

  • SMTP : Crésus Facturation envoie l’e-mail avec le document PDF en pièce jointe sans passer par votre logiciel de messagerie.
  • MAPI : Crésus Facturation ouvre un nouvel e-mail dans le logiciel de messagerie installé par défaut. Vous pouvez modifier le mail avant de l’envoyer manuellement. Ce mode n’est pas disponible sous macOS.
Régler le mode SMTP

Cette technique nécessite de posséder une adresse e-mail auprès d’un fournisseur et de connaître les données de connexion. Ces données sont celles qui sont enregistrées dans votre logiciel de messagerie.
Epsitec n’a aucun moyen de connaître vos données de connexion, elles peuvent être obtenues auprès de votre provider (fournisseur d’adresse e-mail).
Renseignez-vous si le nombre d’envois d’e-mails par heure ou par jour est limité lorsque vous réalisez des envois en masse, pour éviter un éventuel blocage du compte.

Données d’authentification

  • Nom du serveur SMTP : habituellement sous la forme smtp.abc.com ou mail.abc.com
  • Numéro de port : le port 25 est le plus commun, certains protocoles utilisent le port 465 ou encore 587.
  • Utilisateur du service SMTP : c’est l’adresse mail qui donne accès au serveur d’envoi d’e-mails.
  • L’envoi d’e-mails nécessite toujours un mot de passe. Par défaut, le mot de passe est demandé lors du premier envoi de chaque session de travail. Si l’option Enregistrer le mot de passe est activé, il ne vous sera demandé que lorsque vous validez les réglages.

Données de l’expéditeur

  • Nom de l’expéditeur : figure dans le De dans l’en-tête de l’e-mail reçu par le client.
  • E-mail de l’expéditeur : c’est l’adresse Réponse à dans l’en-tête de l’e-mail reçu par le client.

Modes spéciaux

  • Envoyer tous les mails au même destinataire : l’adresse saisie ici remplace l’adresse de destinataire enregistrée dans la fiche du client. Cette adresse peut être modifiée lors de l’envoi de l’e-mail.
  • Envoyer des copies des e-mails : le mécanisme propose automatiquement de mettre le destinataire pré-saisi en copie ou en copie cachée.

Pour envoyer le mail à plusieurs destinataires, entrez les adresses en les séparant par un ;

  • Importance donnée aux e-mails : force le fanion lors de la réception du message.
  • Autoriser l’envoi d’e-mails sans certificat SSL/TLS valide est déconseillé. Il peut s’avérer nécessaire si le serveur SMTP enregistré ne correspond pas à celui mentionné dans le certificat du serveur.
Tester les réglages

En mode SMTP, le bouton Tester l’envoi d’e-mail permet d’envoyer un message au destinataire de son choix. Dans certains cas d’erreur, un avertissement est affiché.

Régler le mode MAPI

Il n’y a pas de données d’authentification à fournir, puisque le message passe par le serveur de messagerie qui s’en chargera.

Crésus Facturation ne peut ni délivrer d’accusé de réception, ni vérifier que l’e-mail n’arrive pas dans un dossier de courrier indésirable chez les destinataires. Il faut naturellement s’assurer que les adresses de destinations soient correctes.

Régler les textes des e-mails

Le mécanisme d’envoi d’e-mail reconnaît le type de document à joindre.

Le texte des e-mails peut être pré-défini séparément pour chaque type de document.

  • Passez dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base.
  • Cliquez sur le bouton Régler les e-mails et envoi PDF
  • Dans chaque onglet, cliquez sur le bouton Définir le texte pour …

Les Valeurs dynamiques sont des chaînes de substitution qui sont remplacées par les données de la fiche pour composer le texte. Par exemple :

%TITRE% %NOM%,
Merci de régler la facture %NUMERO%

affichera

Monsieur Dupont,
Merci de régler la facture 19015

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