Crésus Facturation

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
    1. 1.1 - Installation et mises à jour
  3. 2 - Environnement de travail
    1. 2.1 - L’écran d’accueil
    2. 2.2 - La barre de menus
      1. 2.2.1 - Mode simplifié / mode complet
    3. 2.3 - Les barres d’icônes
    4. 2.4 - Les bases de données
    5. 2.5 - Les fiches
    6. 2.6 - Liste de gauche et écran de saisie
      1. 2.6.1 - Les accès de la liste de gauche
      2. 2.6.2 - La colonne « État » de la liste de gauche
      3. 2.6.3 - Les onglets de l’écran de saisie
    7. 2.7 - Le volet latéral de droite
    8. 2.8 - Les raccourcis clavier
      1. 2.8.1 - Liste des raccourcis clavier
  4. 3 - Création de votre fichier Facturation
    1. 3.1 - Réglages généraux de votre fichier
      1. 3.1.1 - Enregistrement de vos comptes dans Crésus Banking
      2. 3.1.2 - Réglages pour l'envoi d'e-mails
    2. 3.2 - Réglages par base de données
      1. 3.2.1 - Réglages de la base Factures reçues
      2. 3.2.2 - Réglages de la base Créanciers
      3. 3.2.3 - Règlages de la base Articles
      4. 3.2.4 - Règlages de la base Clients
      5. 3.2.5 - Réglages de la base Factures émises
    3. 3.3 - Prise en main des bases de données
      1. 3.3.1 - Créer, modifier, supprimer, archiver des fiches
      2. 3.3.2 - Prise en main de la base Factures reçues
      3. 3.3.3 - Prise en main de la base Créanciers
      4. 3.3.4 - Prise en main de la base Articles
      5. 3.3.5 - Prise en main de la base Clients
      6. 3.3.6 - Prise en main de la base Factures émises
  5. 4 - Paiement d'une facture reçue
    1. 4.1 - Acquitter une facture par ordre de paiement
    2. 4.2 - Acquitter une facture sans ordre de paiement
    3. 4.3 - Payer un acompte par ordre de paiement
    4. 4.4 - Enregistrer un acompte sans ordre de paiement
    5. 4.5 - Escompter le solde d'une facture reçue
    6. 4.6 - Traiter une note de crédit accordée par un créancier
  6. 5 - Encaissement d'une facture émise
    1. 5.1 - Encaissement manuel d'une facture émise
    2. 5.2 - Encaissement automatisé d'une facture émise
    3. 5.3 - Les encaissements excédentaires
    4. 5.4 - Les notes de crédit
    5. 5.5 - Les rappels
    6. 5.6 - Les frais de rappels
    7. 5.7 - Imprimer un rappel
    8. 5.8 - Les statistiques de la base des factures émises
    9. 5.9 - La comptabilisation
      1. 5.9.1 - Les étapes comptables
      2. 5.9.2 - Les étapes comptables
      3. 5.9.3 - Préparer la comptabilisation
      4. 5.9.4 - Comptabiliser des factures
      5. 5.9.5 - Décomptabiliser des écritures
      6. 5.9.6 - Refaire la comptabilisation
      7. 5.9.7 - Ne pas comptabiliser une facture
      8. 5.9.8 - Outils de contrôle comptable
      9. 5.9.9 - Les rapports et états (ou statistiques)
      10. 5.9.10 - Les réglages avancés des statistiques
      11. 5.9.11 - Crésus Horizon
  7. 6 - Fonctionnement détaillé
    1. 6.1 - Les outils
    2. 6.2 - Exportation / Importation de données
  8. 7 - Les bases dans le détail
    1. 7.1 - Deux rubriques particulières
    2. 7.2 - La base des articles, produits et services
      1. 7.2.1 - Onglet Article
      2. 7.2.2 - Onglet Divers – Gestion du stock
      3. 7.2.3 - Les statistiques de la base des articles
      4. 7.2.4 - Le volet latéral de la base des articles
    3. 7.3 - La base des clients
      1. 7.3.1 - Onglet Soldes et totaux
      2. 7.3.2 - Les statistiques de la base des clients
      3. 7.3.3 - Le volet latéral de la base des clients
    4. 7.4 - La base des créanciers (fournisseurs)
      1. 7.4.1 - Les statistiques de la base des créanciers
      2. 7.4.2 - Le volet latéral de la base des créanciers
    5. 7.5 - La base des factures reçues (créances)
      1. 7.5.1 - Enregistrer une commande
      2. 7.5.2 - Établir la commande
      3. 7.5.3 - Recevoir la marchandise commandée
      4. 7.5.4 - Traiter la facture
      5. 7.5.5 - Traiter le paiement
      6. 7.5.6 - Préparer la comptabilisation
      7. 7.5.7 - Enregistrer une livraison directe
      8. 7.5.8 - Enregistrer un nouveau paiement
      9. 7.5.9 - Saisir un paiement avec un lecteur optique
      10. 7.5.10 - Modifier une facture
      11. 7.5.11 - Onglet Résumé
      12. 7.5.12 - Onglet Détails
      13. 7.5.13 - Onglet Paiement
      14. 7.5.14 - Onglet Finances
      15. 7.5.15 - Onglet Contact
      16. 7.5.17 - Les statistiques de la base des factures reçues
      17. 7.5.18 - Le volet latéral de la base des factures reçues
  9. 8 - Création de factures en série
    1. 8.1 - Activer la création de factures en série
    2. 8.2 - Plusieurs factures identiques pour un client
    3. 8.3 - Facturer une série de clients
    4. 8.4 - Facturation d’articles communs uniquement
    5. 8.5 - Articles listés dans la fiche de chaque client
    6. 8.6 - Articles listés et articles communs
  10. 9 - eBill
  11. 10 - Recouvrement de créances avec tilbago
    1. 10.1 - Configuration
      1. 10.1.1 - Obtention de la clé d’API tilbago
      2. 10.1.2 - Réglage dans Crésus Facturation
    2. 10.2 - Ouverture d’une poursuite depuis Crésus Facturation
    3. 10.3 - Traitement de la poursuite sur le site de tilbago
  12. 11 - Gestion de stock
    1. 11.1 - Activer la gestion de stock
    2. 11.2 - Marquer les fiches
    3. 11.3 - Commencer la gestion de stock
    4. 11.4 - Saisir le stock initial
      1. 11.4.1 - L’inventaire existe, mais n’est pas enregistré…
      2. 11.4.2 - Inventaire enregistré dans le stock initial des articles
      3. 11.4.3 - Inventaire enregistré dans des fiches d’entrées/sorties
      4. 11.4.4 - Saisir le stock d’un nouvel article
      5. 11.4.5 - Corriger le stock d’un article
      6. 11.4.6 - Les états du stock
      7. 11.4.7 - Archiver le stock
  13. 12 - Les outils de recherche
    1. 12.1 - La recherche
      1. 12.1.1 - Chercher partout
      2. 12.1.2 - Chercher dans une rubrique
    2. 12.2 - L’extraction
  14. 13 - L’impression – quelques astuces
    1. 13.1 - Imprimer sur une imprimante ou un bac spécifique
  15. 14 - La sécurité
    1. 14.1 - Enregistrer
    2. 14.2 - La sauvegarde des données
    3. 14.3 - Sauvegarder
      1. 14.3.1 - Envoyer une facturation par e-mail
    4. 14.4 - Restitution
    5. 14.5 - Ouvrir S.O.S
    6. 14.6 - Mots de passe
    7. 14.7 - Anonymisation des données
  16. 15 - Crésus Facturation pour associations et clubs
    1. 15.1 - Introduction
      1. 15.1.1 - Fonctions proposées
      2. 15.1.2 - Utilisation des BVR
    2. 15.2 - Mise en route
    3. 15.3 - Réglages
      1. 15.3.1 - Réglages pour cotisations annuelles
      2. 15.3.2 - Réglages pour facturations
      3. 15.3.3 - Réglages pour demandes de dons
    4. 15.4 - Utilisation
      1. 15.4.1 - Les cotisations
      2. 15.4.2 - La coche
      3. 15.4.3 - Cotisation selon le statut de chaque membre
      4. 15.4.4 - Autres informations
      5. 15.4.5 - Imprimer, exporter
      6. 15.4.6 - Création des factures de cotisation
      7. 15.4.7 - Les factures des cotisations
      8. 15.4.8 - Correction d’une création en série
      9. 15.4.9 - Extractions
      10. 15.4.10 - Impression
      11. 15.4.11 - Encaissement des versements
      12. 15.4.12 - La facturation périodique
      13. 15.4.13 - Les demandes de dons
      14. 15.4.14 - Textes de remplacement
  17. 16 - Options
    1. 16.1 - Option - Prélèvement direct (CH-DD & LSV)
      1. 16.1.1 - Les réglages
      2. 16.1.2 - Utilisation
    2. 16.2 - Option - Facturation multimonnaie
    3. 16.3 - Option - Facturation multilingue
    4. 16.4 - Option - Mensualités
      1. 16.4.1 - Les réglages
      2. 16.4.2 - Les factures
    5. 16.5 - Option – Étiquettes d'articles avec code-barre
    6. 16.6 - Option – Codes analytiques pour la comptabilisation
    7. 16.7 - Option – Commerciaux
      1. 16.7.1 - Installation et mise à jour
      2. 16.7.2 - Les réglages
      3. 16.7.3 - Les factures
      4. 16.7.4 - Les rapports
    8. 16.8 - Option pour clubs et associations – 36 statuts de membres
      1. 16.8.1 - Réglages
      2. 16.8.2 - Utiliser les statuts
    9. 16.9 - Option pour clubs et associations – Gestion des activités
    10. 16.10 - Option - Composés/composants
    11. 16.11 - Option - Impression de documents Word
    12. 16.12 - Option - Tickets de caisse
    13. 16.13 - Option - Facturation d'acomptes
      1. 16.13.1 - Réglages des acomptes
      2. 16.13.2 - Utilisation et création de factures
      3. 16.13.3 - La comptabilisation
    14. 16.14 - Option - Facturation regroupée de bulletins de livraison
    15. 16.15 - Option - Catégories de prix
  18. 17 - Garage
    1. 17.1 - Configuration
    2. 17.2 - La base des articles
    3. 17.3 - La fiche client
    4. 17.4 - La fiche de travail
    5. 17.5 - La facture
  19. 18 - Annexes
    1. 18.1 - Les touches Tab et Enter
      1. 18.1.1 - Tab
      2. 18.1.2 - Enter
    2. 18.2 - Glossaire
  20. 19 - Le réglage des comptes (pour 3.1.1)
  21. 20 - Escomptes et TVA
  22. 21 - Réglages pour l'impression de factures émises

1Introduction

Nous nous efforçons de tenir à jour ce manuel en ligne pour qu’il intègre chaque évolution de Crésus Facturation – que nous développons en continu. Il se peut toutefois qu’il y ait quelques écarts entre certains éléments du manuel (notamment les captures d’écran) et le module que vous utilisez.

1.1Installation et mises à jour

Pour toutes les informations relatives à l’installation et aux mises à jour de Crésus Facturation, consultez le manuel Installation.

Rappel : un abonnement Crésus+ est nécessaire pour accéder aux mises à jour de votre module ainsi qu’à un grand nombre de ses options et fonctionnalités.

2Environnement de travail

À l’ouverture de Crésus, sous l’onglet essayer de la page d’accueil, vous pouvez ouvrir un fichier exemple (« Simply SA ») déjà configuré qui vous permettra de vous familiariser avec l’interface de Crésus Facturation et d’expérimenter certaines fonctionnalités.

Ce chapitre va vous présenter l’essentiel de l’environnement de travail du module. Les informations relatives aux réglages généraux, à la création de fiches, à la comptabilisation, etc. seront décrits dans le chapitre suivant.

Les différences de présentation de Crésus Facturation sous Windows, sous macOS ou sous Linux étant minimes, toutes les captures d’écran présentées dans ce manuel – sauf indication contraire – ont été prises sous Windows.

2.1L’écran d’accueil

L’écran d’accueil vous sert de tableau de bord général : il vous permet d’accéder aux différentes bases de données et vous propose plusieurs outils de gestion générale : accès aux réglages généraux, aux statistiques globales, aux outils de comptabilisation, à Crésus Horizon, etc.


Vous pouvez revenir en tout temps à cet écran d’accueil en cliquant sur l’icône dans le volet latéral de droite.

2.2La barre de menus

La barre de menus contient l’ensemble des commandes disponibles. Celles-ci varient selon que vous travaillez en mode simplifié ou en mode complet.

2.2.1Mode simplifié / mode complet

Crésus vous propose deux modes de travail :

  • le mode simplifié est le mode d’utilisation normal : dans ce mode, beaucoup d’éléments sont cachés ou protégés afin d’éviter des modifications intempestives;
  • le mode complet vous donne accès aux fonctions avancées : réglages, paramétrages, retouches des écrans de saisie, des documents à imprimer, etc.

Pour passer d’un mode à l’autre, exécutez la commande Options > Mode complet (ou Mode simplifié).

NOTE : Crésus vous demandera votre mot de passe (« epsitec« , si vous ne l’avez pas modifié ou désactivé) lors de votre premier passage d’un mode à l’autre.

Vous pouvez déterminer votre mode de travail par défaut dans les Réglages généraux > Options, Divers > Mode de travail. Là, choisissez le mode Complet ou Normal (= simplifié).

Bien qu’il puisse sembler pratique de travailler en permanence dans le mode complet, nous vous le déconseillons pour un travail quotidien. En effet, le mode complet supprime certaines protections utiles, et il nous paraît donc préférable que vous travailliez par défaut dans le mode simplifié.

2.3Les barres d’icônes

Les barres d’icônes regroupent les commandes les plus fréquentes, vous évitant ainsi de devoir passer par la barre des menus pour opérer telle ou telle action (passer d’une base à une autre, créer une nouvelle fiche, importer ou exporter des données, etc.) 

Vous pouvez choisir quelles barres d’icônes rendre visibles dans le menu Options > Barres d’affichage.

Vous pouvez également personnaliser chacune de ces barres d’icônes dans le menu Options > Définitions > Personnalisation.

2.4Les bases de données

Par défaut, Crésus Facturation gère cinq bases de données (Factures reçues, Créanciers, Articles, Clients et Factures émises).

Pour passer d’une base à l’autre, vous disposez de plusieurs possibilités :

  • la commande Données de la barre de menus :

  • la barre d’icônes : cliquez sur l’icône correspondante pour changer directement de base (placez le curseur de votre souris sur une icône pour qu’apparaisse au-dessous le nom de la base à laquelle elle renvoie) :

  • les raccourcis clavier :

F5 pour les Factures reçues;

F6 pour les Créanciers;

F7 pour les Articles;

F8 pour les Clients;

F9 pour les Factures émises.

2.5Les fiches

Les données sont enregistrées dans chaque base (Créanciers, Articles, Clients, Factures émises ou reçues) sous la forme de fiches. Crésus Facturation permet de gérer 100’000 fiches par base de données.

Chaque fiche est composée de rubriques (Firme, Titre, Prénom, Nom, etc.) et de champs (cadres blancs) qui contiennent tous les renseignements relatifs à un seul et même créancier, article, client, etc.

Exemple d’une fiche client :

2.6Liste de gauche et écran de saisie

Dans chacune des bases de données (Créanciers, Articles, Clients, Factures émises ou reçues), l’écran est divisé verticalement entre la liste de gauche et l’écran de saisie.

La liste de gauche vous donne une vision d’ensemble des fiches de la base de données dans laquelle vous vous trouvez et vous permet d’en sélectionner une en particulier.

La fiche sélectionnée apparaît dans l’écran de saisie.

Voici un exemple présentant la liste de gauche et une partie de l’écran de saisie dans la base Créanciers :

 

Vous pouvez bien sûr agrandir l’une ou l’autre partie, en plaçant le curseur de votre souris sur la bande de séparation :

Vous pouvez également modifier l’ordre des données de la liste de gauche ou la restreindre à un sous-ensemble des fiches disponibles en spécifiant les accès souhaités, comme expliqué dans la section suivante.

2.6.1Les accès de la liste de gauche

Les fiches présentées dans la liste de gauche sont classées selon l’ordre déterminé dans la Liste accès (que vous pouvez dérouler juste au-dessus).

Par exemple, dans la base Créanciers, l’accès Par nom référence classe les fiches par ordre alphabétique, l’accès Par numéro les classe selon l’ordre croissant des numéros de fiche, etc. :

Les accès peuvent également filtrer les données de la liste de gauche selon un critère sélectionné.

Par exemple, dans la base Factures émises, l’accès F. OUVERTES dans la Liste accès vous permet de ne faire apparaître que les factures non-acquittées, classées dans l’ordre chronologique inverse des dates de factures (de la plus récente à la plus ancienne) :

Note : certains accès particuliers ne sont disponibles qu’en mode complet.

Le compteur dans le coin inférieur droit de la fenêtre affiche le rang de la fiche sélectionnée dans l’accès choisi, le nombre de fiches de l’accès choisi et le nombre total de fiches de la base de données :

Dans chaque base de données, vous pouvez créer manuellement un accès rassemblant les fiches de votre choix.

Il vous suffit d’ouvrir chacune des fiches souhaitées et de les cocher (dans le coin supérieur gauche) :

Dans la Liste accès, sélectionnez ensuite l’accès Cochés pour les faire apparaître dans la liste de gauche (vous pouvez également utiliser le bouton Traiter les fiches cochées dans le volet latéral de droite).

2.6.2La colonne « État » de la liste de gauche

Dans les bases Factures reçues et Factures émises, la colonne État de la liste de gauche indique la situation actuelle de chaque fiche selon les abréviations suivantes :

  • F : facture
  • C : commande
  • L : bulletin de livraison
  • O : offre, devis
  • Cc : confirmation de commande
  • N : note de crédit
  • Fa : facture d’acompte
  • X : facture acquittée
  • _ : document imprimé
  • C : comptabilisation entièrement exécutée
  • c : comptabilisation partiellement exécutée
  • >B : paiement transmis à Crésus Banking
  • >BA : paiement transmis à Crésus Banking et en attente d’exécution
  • >BE : paiement exécuté dans Crésus Banking
  • R[n] : rappel 1, 2 ou 3 imprimé
2.6.3Les onglets de l’écran de saisie

Tous les éléments constituant une fiche ne pouvant être affichés sur un seul écran, ils sont regroupés par catégorie sous différents onglets, par exemple (pour une fiche client) :

Cliquez simplement sur l’onglet désiré ou utilisez les raccourcis clavier Alt+1, Alt+2, … pour passer d’un onglet à l’autre.

2.7Le volet latéral de droite

Dans chaque base de donnée apparaît également, en plus de la liste de gauche et de l’écran de saisie, un volet latéral de droite. Si celui-ci n’est pas affiché, c’est que la taille des deux autres parties l’en empêche : vous pouvez le faire apparaître en approchant le curseur de votre souris du bord droit de votre écran. Voici, par exemple, le volet latéral de la base Clients (sur votre futur fichier, les boutons proposées pourront varier en fonction des réglages généraux).


Ce volet latéral est divisé en quatre sections :

Les icônes principales

La première, tout en haut, regroupe les icônes les plus utiles :

  • l’icône ouvre l’écran d’accueil ;
  • l’icône ouvre Crésus Banking;
  • l’icône ouvre une calculatrice;
  • l’icône ouvre les Réglages généraux.
La section Recherche

La section Recherche vous permet de trouver rapidement une fiche parmi vos bases de données :

  • l’icône permet de chercher un client ou un créancier à partir de son nom, du nom de sa firme, de son adresse ou de sa localité;
  • l’icône permet de chercher un client ou un créancier à partir d’un numéro de téléphone ou d’une adresse e-mail;
  • l’icône permet de chercher une facture (émise ou reçue) à partir du numéro de sa fiche.

Dans cette même section, l’icône ouvre le dossier des copies PDF de vos facture émises (entre autres), option que vous pourrez sélectionner lors des réglages de base.

La section Base (fact reçues, créanciers, articles, clients, fact émises)

La section Base propose différentes fonctionnalités en lien avec la base de données courante.

Le bouton Rapports et états vous permet d’accéder automatiquement à une sélection de statistiques concernant la base de données courante et la fiche sélectionnée dans la liste de gauche. Ces statistiques seront décrites plus bas.

Le bouton Traiter les fiches cochées vous permet, par exemple, de ne faire apparaître dans la liste de gauche que les fiches cochées (ou non cochées) de la base de données courante. Il vous permet également de cocher simultanément toutes les fiches de la liste de gauche après avoir sélectionné dans la Liste accès le critère d’extraction souhaité.

Le bouton Afficher des documents ouvre l’aperçu avant impression.

Le bouton Exporter vous permet de générer un fichier texte (.txt ou .csv) consignant les informations des fiches souhaitées.

Les deux boutons suivants vous permettent de sélectionner l’accès Par numéro ou Par Nom Référence, et ainsi de faire apparaître toutes les fiches de la base de données courante dans la liste de gauche selon l’accès souhaité :

La section Fiche courante

La section Fiche courante, qui varie selon la base de donnée, vous propose une série de fonctionnalités utiles. Par exemple, le bouton Créer un nouveau document permet de créer une facture, un devis ou un bulletin de livraison pour le client ou le créancier sélectionnée dans la liste de gauche.

Le bouton Extraire les documents du client ou Extraire les documents du créancier affiche, dans la liste de gauche de la base des Factures reçues (s’il s’agit d’un créancier) ou des Factures émises (si c’est un client), tous les documents (factures, devis, bulletins de livraison…) concernés. Vous pouvez filtrer les documents souhaités en cliquant sur l’entonnoir, juste à côté du bouton en question :

Enfin, dans la base de données Clients, le bouton Anonymiser ce client et ses fiches vous permet de rendre illisibles les champs personnels (nom, adresse, etc.) d’une ou plusieurs factures acquittées par le client sélectionné dans la liste de gauche. Le montant, la date et le détail des articles facturés resteront visibles sur la fiche en question, mais les données spécifiques au client seront remplacés par des séries de signes aléatoires. Cette facture sera automatiquement archivée : vous pourrez y accéder en sélectionnant l’accès _Archives dans la Liste accès. Cette opération est irréversible.

Autres boutons du volet latéral de droite

Selon vos réglages généraux et la base de données sur laquelle vous vous trouvez, d’autres boutons vous seront proposés dans le volet latéral de droite. Toutes ces autres fonctionnalités (créer de nouveaux paiements pour un créancier, envoyer des PDF par e-mail, débloquer une facture imprimée, payer une note de crédit, etc.) seront décrites plus bas.

2.8Les raccourcis clavier

On parle de raccourcis clavier lorsque une action peut être effectuée en appuyant simplement sur une touche (ou sur une combinaison de touches) de votre clavier.

Par exemple, vous pouvez valider une nouvelle fiche (ou une nouvelle modification de fiche) en appuyant sur la touche F12 au lieu de cliquer sur l’icône . Notez que les raccourcis clavier à utiliser apparaissent automatiquement au-dessous de l’icône concernée lorsque vous placez le curseur de votre souris sur celle-ci.

Ci-dessous, vous trouverez une liste des principaux raccourcis claviers proposés par Crésus Facturation. D’autres raccourcis plus spécifiques seront abordés dans les sections correspondant aux fonctionnalités concernées.

2.8.1Liste des raccourcis clavier

Sous macOS, il faut utiliser la touche Cmd (Commande) à la place de la touche Alt sous Windows. Ainsi l’équivalent de Alt+8 s’obtient par Cmd+8.

Raccourcis ordinaires pour Crésus Facturation
Tab Passe à la rubrique éditable suivante
Shift+Tab Passe à la rubrique éditable précédente
Enter Passe à la ligne suivante dans une rubrique tableau
Shift+Enter Passe à la ligne précédente
Ctrl+Enter Insère un retour à la ligne à l’intérieur d’un champ (par exemple pour la saisie d’une adresse)
Esc Annule les modifications
Ctrl+n Crée une nouvelle fiche (F11)
Ctrl+ Passe à la fiche précédente dans la liste de gauche
Ctrl+ Passe à la fiche suivante dans la liste de gauche
Ctrl+t Permet de définir un critère de recherche pour trouver une fiche dans la liste de gauche (F3)
Ctrl+s Enregistre le fichier (Shift+F12)
Ctrl+r ouvre la liste des fiches enregistrées (F2)
Ctrl+p Imprime (F10)
Alt+8 Passe aux réglages généraux
Alt+x Cherche une fiche client ou créancier par son nom
Alt+t Cherche une fiche client ou créancier par son numéro de téléphone
Alt+r Cherche une facture (reçue ou émise) par son numéro de fiche
Raccourcis pour dérouler un menu

La lettre correspondant au raccourci clavier est soulignée dans le nom de chaque menu.

Alt+f Fichier
Alt+e Edition
Alt+i Fiche
Alt+d Données
Alt+o Options
Alt+a Aide
Changer d’onglet

La touche Alt combinée avec le chiffre correspondant à l’onglet souhaité permet de passer rapidement d’un onglet à l’autre à l’intérieur d’une fiche (par exemple Alt+6 vous permet d’ouvrir l’onglet Administration d’une fiche client).

Principaux raccourcis par touches de fonction

Certains raccourcis par touches de fonction ont déjà été cités entre parenthèses ci-dessus, dans la liste des raccourcis ordinaires.

F2 Ouvre la liste des fiches enregistrées
F5 Ouvre la base des factures reçues
F6 Ouvre la base des créanciers
F7 Ouvre la base des articles
F8 Ouvre la base des clients
F9 Ouvre la base des factures émises
F12 Valide les modifications
Le zoom écran depuis un pavé numérique

Crésus Facturation a été optimisé pour des écrans d’une résolution de 1280×800 pixels en plein écran. Si votre écran présente une taille suffisante, vous pouvez bien sûr redimensionner la fenêtre pour agrandir votre zone de travail.

Afin d’améliorer la lisibilité, vous pouvez effectuer un zoom (avant ou arrière) : sur le pavé numérique de votre clavier, utilisez la combinaison de touches Ctrl++ pour le zoom avant, Ctrl+ pour le zoom arrière, et Ctrl+0 pour rétablir le zoom par défaut.

Si votre clavier n’a pas de pavé numérique, vous pourrez utiliser les commandes de zoom directement dans le menu Options.

3Création de votre fichier Facturation

Dans ce chapitre, nous allons vous accompagner dans la création de votre propre fichier Crésus Facturation.

3.1Réglages généraux de votre fichier

De façon générale, ce manuel d’utilisation postule que vous bénéficiez d’un abonnement à Crésus +. Si ce n’est pas le cas, un certain nombre d’options et de fonctionnalités décrites ne seront pas accessibles.

Ouvrir votre fichier de facturation

  • Depuis l’écran d’accueil Crésus, ouvrez Crésus Facturation;
  • cliquez sur Ouvrir sans fichier;
  • exécutez la commande Fichier > Nouveau ou cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+n;
  • cliquez sur Suivant;
  • choisissez le modèle Standard PME et cliquez sur Suivant;
  • sélectionnez l’option Créer une facturation créanciers et débiteurs et cliquez sur Suivant;
  • donnez un nom à votre fichier, puis choisissez le dossier où vous souhaitez qu’il soit enregistré;

Contrairement à un exercice comptable qui a un début et une fin, une facturation est un processus continu. Il est donc déconseillé d’inclure l’année dans le nom de votre fichier Facturation.

De manière générale, les services de stockage et de partage de fichiers type Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud, ownCloud, etc. ne sont pas compatibles avec la synchronisation des bases de données Crésus. Nous vous déconseillons donc d’enregistrer votre fichier dans un dossier de ce type.

  • cliquez sur Suivant, puis sur Terminer.

L’écran d’ouverture s’affiche alors :

Cet écran s’affichera à chaque ouverture du fichier tant que vous n’aurez pas validé les réglages de base.

  • Cliquez sur l’icône des réglages généraux (mot de passe : « epsitec« ).

Paramétrer votre fichier

Onglet Principal
  • Sous l’onglet Principal, saisissez le nom de votre raison sociale (entreprise) et ses coordonnées, ainsi que les compléments éventuels (en-têtes, adresse de l’expéditeur, etc.).
  • Si vous saisissez vos coordonnées dans la rubrique Adresse entreprise pour expéditeur, celles-ci seront lisibles au-dessus de l’adresse du destinataire dans une enveloppe à fenêtre. Cette option permet à La Poste de vous retourner l’envoi sans avoir à l’ouvrir en cas de problème d’acheminement.
  • Vous pouvez ajouter un logo à vos documents : celui-là doit être chargé au format 160 x 1440. Pour obtenir ce format, le plus simple est de créer un fichier image incluant votre logo suivi d’une bande blanche de longueur adaptée afin d’atteindre les proportions en question.
  • Dans la rubrique Affichage de l’entête, vous pouvez cocher les différents éléments que vous souhaitez rendre visibles sur vos documents imprimés.
  • Cliquez sur Visualiser pour obtenir un aperçu de vos futurs documents ainsi configurés.
Onglet Comptes et TVA
  • Sous l’onglet Comptes et TVA, saisissez votre numéro de TVA (si votre entreprise y est soumise) dans la rubrique correspondante et sélectionnez la méthode de décompte : méthode de décompte effective (méthode standard) ou Taux forfaitaire (Taux de dette fiscale nette – TDFN).
  • Cliquez sur le bouton Régler les taux TVA pour définir l’utilisation par défaut de taux standards ou personnalisés. Précisez ensuite quel jeu de taux doit être proposé par défaut.
  • Si vous détenez également une licence Crésus Comptabilité, il vous faut lier votre fichier de comptabilité à celui de facturation. Pour ce faire, utilisez la commande Données > Comptes et TVA. Sélectionnez le fichier de comptabilité concerné et cliquez sur OK.

À cette étape, nous vous recommandons de fermer et de rouvrir votre fichier de facturation pour vous assurer que votre plan comptable et les codes TVA de votre comptabilité ont bien été liés à votre facturation.

  • Une fois votre fichier de comptabilité lié, votre plan comptable se trouve automatiquement importé dans Crésus Facturation : vous pouvez alors modifier les différents comptes par défauts qui seront utilisés pour vos opérations futures :

Les comptes définis ici seront utilisés lors de la création de fiches et lors de la comptabilisation. Le bouton Utilisation des comptes permet de définir l’utilisation de comptes par défaut.

Onglet Comptabilisation

Sélectionnez votre mode de comptabilisation pour les contre-prestations :

  • Contre-prestations convenues : Les factures émises ou reçues sont passées en comptabilité à la date de la facture, puis les encaissements ou paiements sont passés en diminution du compte débiteur ou créancier à la date de chaque mouvement. Il est possible de générer un escompte lors de l’acquittement partiel d’une facture.
  • Contre-prestations reçues : Les factures émises ou reçues ne sont pas passées en comptabilité, seuls les mouvements réels le sont, au moment de l’encaissement ou du paiement effectifs. Il n’y a pas de notion de débiteurs ou de créanciers en cours d’année, et il n’y a pas d’escompte non plus.

Si vous traitez les factures selon les contre-prestations convenues, il faut alors déterminer si les frais de rappel doivent être comptabilisés à l’émission du rappel ou seulement lorsque la facture est acquittée.

Si vous les traitez selon les contre-prestations reçues, il faut déterminer si ces frais de rappel doivent être comptabilisés avec le chiffre d’affaires (ils seront alors répartis dans les comptes de produit) ou séparément du chiffre d’affaires (ils seront alors comptabilisés dans un compte spécifique à déterminer dans la rubriques Autres comptes sous l’onglet Comptes et TVA).

Habituellement, une entreprise soumise à la TVA travaille selon les contre-prestations convenues. La TVA (due ou à encaisser) est comptabilisée dès l’émission ou la réception d’une facture, et les escomptes éventuels donnent lieu, au besoin, à une correction de la TVA.
Pour traiter la TVA selon les contre-prestations reçues, il faut obtenir une dérogation de l’Administration fédérale des contributions (AFC).

Il vous faut encore déterminer si les frais de rappel doivent être comptabilisés à l’émission du rappel ou lorsque la facture est acquittée (si vous décomptez selon les contre-prestation convenues) ou s’ils doivent être comptabilisés avec le chiffre d’affaires ou séparément (si vous décomptez selon les contre-prestations reçues).

Les réglages ci-dessus ont des incidences essentielles sur votre comptabilité, c’est pourquoi il n’est pas possible de les changer après validation sans avoir recours aux services d’un technicien Crésus. Il est donc impératif de les valider en toute connaissance de cause.

Dans l’onglet Comptabilisation toujours, la rubrique Contrôles de saisie vous permet de déterminer l’écart maximum de jours autorisé entre la date du jour et la date saisie (date de facturation, date d’encaissement, etc.), ceci afin d’éviter des erreurs de saisie.

Le bouton Réglages pour la comptabilisation permet de définir le commentaire éventuel que vous souhaitez ajouter au libellé automatique lors de la comptabilisation d’une facture.

Le bouton Régler les escomptes permet de paramétrer la manière dont vous souhaitez gérer les escomptes accordés ou obtenus. Par exemple, ces escomptes peuvent être regroupés dans un compte unique défini sous l’onglet Comptabilisation ou ventilés dans les comptes d’achat ou de vente de la facture, au prorata des montants facturés. D’autres informations spécifiques au traitement des escomptes seront données plus bas.

Une fois ces différents paramétrages effectués, vous pouvez cliquer sur Valider les réglages de base.

Onglet Options, Divers

Sous l’onglet Options, Divers, vous trouvez l’ensemble des extensions que vous avez acquises avec votre licence. Chacune d’elles sera décrite plus bas.

3.1.1Enregistrement de vos comptes dans Crésus Banking

Les éléments des deux onglets QR et Paiements électroniques sont liés à l’enregistrement de vos coordonnées bancaires dans Crésus Banking.

Onglet Paiements électroniques
  • Exécutez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking.

Depuis la page d’accueil de Crésus Banking, il vous faut tout d’abord enregistrer vos différents comptes bancaires ou postaux. Pour ce faire cliquez sur l’icône à droite de la fenêtre, puis entrez les informations demandées :

Une fois votre compte enregistré, il vous faut encore définir le compte à imputer dans Crésus Comptabilité.

Ainsi, lorsque vous générerez des écritures comptables depuis Crésus Banking, celles-ci impacteront automatiquement les comptes associés de votre plan comptable. La liste déroulante vous propose les comptes tels qu’enregistrés dans votre fichier de comptabilité. Si vous n’avez pas effectué de modification, un compte Postfinance est associé au compte 1010 et un compte bancaire CHF au compte 1020 :

Une fois vos comptes ajoutés, revenez à votre fichier de facturation et cliquez sur Configurer le compte par défaut (dans le bandeau jaune d’avertissement) :

Sélectionnez le compte souhaité et cliquez sur OK.

Onglet QR

Pour pouvoir émettre des factures QR,il vous faut préalablement avoir établi un contrat avec votre banque : celle-ci vous fournira un IBAN QR, différent de l’IBAN de votre compte bancaire.

  • Exécutez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking.

Depuis la page d’accueil de Crésus Banking, double-cliquez sur le compte souhaité (enregistré auparavant) : c’est sur ce compte que se feront les règlements de factures QR par vos clients (si vous avez enregistré plusieurs comptes, vous pourrez bien sûr répéter ces opérations le nombre de fois nécessaire).

Cliquez sur l’icône de la section IBAN QR / Adhérents BVR et remplissez les champs Titre et IBAN QR (la rubrique Titre est une information interne que vous seul verrez apparaître) :

Cliquez ensuite sur le bouton Adhérent fictif : un numéro apparaît alors dans le champ Adhérent BVR (par exemple : « 05-2-5 »). Copiez ou retenez ce numéro, qui devra être reporté dans Crésus Facturation.

Cliquez sur Suivant, les coordonnées saisies pour le numéro de compte sélectionné apparaissent. Cliquez une nouvelle fois sur Suivant : les informations relatives au Format du numéro de référence n’ont pas besoin d’être saisies. Cliquez sur Enregistrer.

Retournez dans les Réglages généraux de Crésus Facturation, sous l’onglet QR.

Si elle n’est pas déjà sélectionnée, cochez la case Utiliser des bulletins QR, puis cliquez sur le bouton Régler les définitions BVR/QR.

Sélectionnez le compte concerné (bancaire ou postfinance) dans la liste et cliquez sur Modifier….

Dans le dialogue qui apparaît :

  • saisissez le nom de votre banque dans la rubrique Nom;
  • si vous utilisez Crésus Comptabilité, déterminez le Compte de liquidités à imputer;
  • entrez le numéro d’adhérent précédemment généré dans Crésus Banking (par exemple : « 05-2-5 »);
  • supprimez les chiffres inscrits dans la rubrique Partie fixe (au début) et laissez ce champ vide (généralement, les instituts bancaires ne transmettent plus de « partie fixe » – numéro à six ou sept chiffres – avec l’IBAN QR, mais si vous en avez reçu une, saisissez-la dans le champ correspondant);
  • cliquez sur OK.

Toujours sous l’onglet QR, cliquez ensuite sur l’icône « crayon » à gauche de la ligne concernée :

Vous verrez alors s’ouvrir un dialogue contenant les informations telles qu’elles apparaîtront sur la facture émise.

Cochez la case Imprime des factures QR, saisissez votre numéro IBAN QR puis remplissez les différents champs relatifs aux coordonnées de votre entreprise. Choisissez également si les impressions seront faites sur du papier perforé et si le montant doit, par défaut, apparaître sur la facture QR émise. Validez avec OK.

Enfin, si vous avez enregistré différents IBAN QR reliés à plusieurs comptes, vous pouvez, toujours sous l’onglet QR, cliquer sur le bouton Choisir le QR par défaut pour sélectionner le compte qui sera proposé en premier lors de la saisie d’une nouvelle facture. Le point noir à droite de l’icône « crayon » indique le compte sélectionné.

3.1.2Réglages pour l'envoi d'e-mails

L’envoi par e-mail de document (facture, devis, rappel, etc.) au format PDF fait partie des fonctions de base de Crésus Facturation et ne nécessite pas d’installation spécifique. Cependant, il vous faut au préalable avoir activé la production de copies PDF dans les Réglages généraux > onglet Options, divers > Produire des copies PDF :

Dans le dialogue qui apparaît, assurez-vous que les première et la troisième cases sont cochées :

Définissez encore les dossiers dans lesquels ces copies PDF seront enregistrées et validez avec OK.

Toujours sous l’onglet Options, divers, cliquez ensuite sur Régler les e-mails et envoi PDF > Régler la configuration e-mail :

Il existe deux modes d’envoi d’e-mail :

  • SMTP : Crésus Facturation envoie l’e-mail avec le document PDF en pièce jointe sans passer par votre logiciel de messagerie.
  • MAPI : Crésus Facturation ouvre, dans votre logiciel de messagerie, un nouvel e-mail que vous pouvez modifier ou auquel vous pouvez ajouter d’autres pièces jointes avant de l’envoyer manuellement. Ce mode n’est disponible que sous Windows.
Régler le mode SMTP

Le mode SMTP est le plus couramment utilisé. Pour le configurer, sélectionnez SMTP et remplissez les différents champs du dialogue :

  • Nom du serveur SMTP : chaque fournisseur de messagerie électronique (Outlook, Gmail, Protonmail, Infomaniak, etc.) détient son propre nom de serveur SMTP (souvent sous la forme smtp.XYZ.com ou mail.XYZ.com ou encore mail-smtp.XYZ.com) : vous pouvez facilement trouver ce nom sur internet en cherchant « nom du serveur SMTP outlook« , par exemple.
  • Numéro du port : la majorité des fournisseurs de messagerie électronique utilisent le n° de port 587 ou 465. Mais là aussi, cette information est généralement facilement accessible sur internet.
  • Utilisateur du service SMTP : saisissez simplement votre adresse e-mail liée au serveur SMTP ci-dessus.
  • Enregistrer le mot de passe : par défaut, votre mot de passe SMTP vous sera demandé lors du premier envoi de chaque session de travail. Si vous cochez cette case, il ne vous sera demandé qu’une fois – à la validation de ces réglages.
  • Nom de l’expéditeur (Entreprise ou nom et prénom) : saisissez votre nom ou celui de votre société tel qu’il apparaîtra dans l’entête de l’e-mail reçu par votre client.
  • E-mail de l’expéditeur : saisissez l’adresse e-mail de votre société telle qu’elle apparaîtra dans l’entête de l’e-mail reçu par votre client.
  • Envoyer tous les mails au même destinataire (au lieu de l’adresse du client) : l’adresse e-mail que vous pouvez saisir ici remplacera celle enregistrée dans la fiche du client (cela peut être utile si vous souhaitez transmettre toutes vos factures à une adresse e-mail interne avant de les distribuer aux clients concernés). Cette adresse e-mail pourra être modifiée lors de chaque envoi.
  • Envoyer des copies des e-mails : en cochant cette case, vous pouvez saisir une ou plusieurs adresses e-mail qui vous seront automatiquement proposées pour l’envoi de copie carbone (CC ou CCI) lors de l’envoi d’un document (puisque les e-mails envoyés en mode SMTP n’apparaîtront pas parmi les messages envoyés de votre boîte de messagerie, vous pouvez inclure votre propre adresse e-mail – en CCI – afin de recevoir un double de chaque document envoyé et de vous assurer que celui-ci est bien parti).
  • Importance donnée aux e-mails : vous pouvez choisir de marquer vos e-mails envoyés d’un sigle prioritaire à la réception du message.

Cliquez ensuite sur OK : un dialogue s’ouvre, vous demandant de saisir votre « mot de passe SMTP » : il s’agit simplement du mot de passe personnel de votre messagerie électronique (liée au serveur SMTP enregistré). Validez ensuite avec OK.

Le bouton Réglages avancés vous permet d’effectuer d’autres réglages relatifs à la certification SSL/TLS, la méthode d’authentification et le type de connexion. Ces réglages peuvent s’avérer nécessaire selon le fournisseur de messagerie concerné. Généralement, ces éventuels réglages supplémentaires sont spécifiés par votre fournisseur sur la même page où se trouvent le nom du serveur SMTP et le n° de port.

Pour les utilisateurs de Gmail, les règles de sécurité mises en place par ce service nécessitent d’effectuer certains réglages supplémentaires dont vous trouverez la description ici.

En mode SMTP, le bouton Tester l’envoi d’e-mail vous permet d’envoyer un « message test » au destinataire de votre choix. Nous vous recommandons de procéder à ce test afin de vous assurer que tous les réglages sont corrects. En cas de dysfonctionnement, le message d’erreur suivant apparaîtra :

Vérifiez alors attentivement les différentes données saisies. Si le problème persiste, cliquez sur le bouton Tester les variantes de configuration : Crésus va alors envoyer à l’adresse e-mail indiquée une série de massages selon toutes les combinaisons possibles de paramétrages. Attention : cette opération peut durer plusieurs heures, puisque cela représente un total de 168 messages à envoyer. Si certains e-mails parviennent à l’adresse indiquée, ceux-ci mentionneront les paramètres utilisés. À la fin de l’opération, ce dialogue s’affichera :

Ouvrez alors votre presse-papiers et appuyez sur Ctrl + V (coller) : vous aurez alors la liste des mails et leur résultat :

Il vous suffira alors de modifier vos réglages en fonction des paramètres qui ont fonctionné (en l’occurrence : n° du port : 25 ; méthode d’authentification (dans Réglages avancés) : NONE ; Type de connexion (dans Réglages avancés) : AUTO ou PLAINTEXT).

Régler le mode MAPI

Le mode MAPI ne fonctionne que sous Windows.

Pour utiliser le mode MAPI, il vous faut au préalable installer le logiciel Crésus Tools que vous pouvez télécharger ici.

Sélectionnez le mode MAPI et saisissez simplement le nom de votre société et l’adresse e-mail de laquelle seront envoyés les factures et autres documents :

Régler les textes des e-mails

Le mécanisme d’envoi d’e-mail reconnaît le type de document à joindre (facture, devis, rappel, etc.) et vous propose automatiquement les textes appropriés.

Bien sûr, ces textes peuvent être modifiés. Pour ce faire, rendez-vous dans les Réglages généraux > Options, divers, Régler les e-mails et envoi PDF. Cliquez ensuite, sous l’onglet souhaité, sur Définir le texte pour [les offres, les factures, les commandes, etc.] :

Les Valeurs dynamiques que vous trouvez dans les textes proposés (et que vous pouvez bien sûr reprendre dans vos versions personnalisées) sont des chaînes de substitution qui seront automatiquement remplacées par les données de la fiche concernée (base des factures émises). Par exemple :

%TITRE% %NOM%,
Merci de régler la facture %NUMERO%

deviendra :

Monsieur Dupont,
Merci de régler la facture 19015

3.2Réglages par base de données

Dans le volet latéral de droite des Réglages généraux, vous trouvez cinq boutons dans la section Selon les bases  :

Chacun de ces boutons permet de paramétrer différentes options générales relatives aux bases de données en question.

3.2.1Réglages de la base Factures reçues

Le premier réglage permet de définir quel type de document Crésus va générer par défaut lorsque vous créerez une nouvelle fiche (facture, commande ou bulletin de livraison) :

Le traitement des commandes et des bulletins de livraison sera abordé plus bas.

Il vous est également possible de choisir le mode d’arrondi qui sera utilisé par défaut pour les montants de TVA, les lignes de factures et les totaux.

Ensuite, vous pouvez définir si les factures reçues sans spécification du créancier doivent être considérées, par défaut, comme Hors taxes ou TTC (bien sûr, cette information est modifiable pour la création de chaque fiche Facture reçue).

Il vous est encore possible de saisir la signature qui apparaîtra par défaut sur les bulletins de commande.

La question de l’impression ou non des noms d’accès dans l’en-tête des listes sera traitée plus bas (ce point concerne l’affichage de documents depuis la base des factures reçues), de même que l’utilisation de Crésus Pay.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Facture reçue. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier pour les documents liés permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Facture reçue souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à une même facture reçue. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

3.2.2Réglages de la base Créanciers

En haut de la fenêtre, vous pouvez déterminer le délai de paiement par défaut que Crésus proposera lors de la création d’une fiche Créancier.

L’utilisation des codes personnels et des groupes créanciers sera abordée plus bas.

Les codes personnels vous permettent d’attribuer un code particulier à une ou plusieurs fiches Créanciers. Ce code pourra être saisi dans la rubrique Code lors de la création d’une fiche. Il vous sera ensuite possible de faire apparaître, dans la liste de gauche, uniquement les fiches Créanciers correspondant à un même code en choisissant le code souhaité dans la Liste accès.

Vous pouvez également personnaliser le nom des dix groupes qu’il vous sera proposé de cocher lors de la création d’une nouvelle fiche Créancier. Par la Liste accès, il vous sera ensuite possible d’extraire uniquement les fiches d’un groupe particulier et de les faire apparaître dans la liste de gauche.

En cliquant sur Code TVA pour nouveaux créanciers, vous pouvez définir un code TVA qui sera appliqué au compte de débit par défaut lors de la création de nouvelles fiches.

Le bouton Régler le nom référence permet de définir la façon dont s’affichera le nom de référence du créancier dans la liste de gauche (lorsque l’accès sera réglé sur Par Nom Référence).

Régler les titres permet de modifier les titres qui vous seront proposés lors de la création d’une fiche Créancier. Pour ce faire, saisissez d’abord les titres que vous souhaitez ajouter ou modifier (par exemple : « Docteur », « Maître », etc.), cliquez sur OK, puis entrez les abréviations correspondantes.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Créancier. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier par créancier permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Créancier souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à un même créancier. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

3.2.3Règlages de la base Articles

Les informations relatives à la gestion de stock seront abordées plus bas.

Régler les codes personnels permet de définir le nom de chacun des vingt codes possibles qui vous seront proposés dans la rubrique correspondante lors de la création d’une fiche Article. En effet, lors de la saisie d’une nouvelle fiche, il vous sera demandé si l’article en question est une marchandise (à vendre), une fourniture (à acheter), une prestation de service, etc. (ce champ pourra aussi être laissé vide, si souhaité).

Le bouton Régler les unités permet d’ajouter ou de modifier les unités qui vous seront proposées lors de la création d’une fiche Article (vous pouvez par exemple ajouter : ha – pour « hectare » – ou m3 – pour « mètre cube »). Pour ce faire, il vous faut passer en mode complet (Options > Mode complet), puis ouvrir les Définitions de rubriques (Données > Rubriques…). Sélectionnez `Unité (modèle) et ajoutez (ou modifiez) l’unité souhaitée dans la liste :

Il ne faut pas que cet ajout modifie l’ordre dans lequel sont enregistrées les unités existantes : ajoutez toujours la nouvelle unité soit à la place d’une unité inutilisée, soit en fin de liste.

Vous pouvez également personnaliser le nom des dix groupes qu’il vous sera proposé de cocher lors de la création d’une nouvelle fiche Article. Par la Liste accès, il vous sera ensuite possible d’extraire uniquement les fiches d’un groupe particulier et de les faire apparaître dans la liste de gauche.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Article. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

3.2.4Règlages de la base Clients
Onglet Client

Il vous est possible de lier une image à un client. Si vous sélectionnez l’option L’affichage du portrait des clients est utilisé, un bouton Portrait vous sera proposé lors de la création d’une fiche Client et vous permettra de choisir l’image que vous souhaitez associer au client en question.

Vous pouvez ensuite déterminer si, par défaut, vos ventes doivent être facturées hors taxes ou toutes taxes comprises (ce réglage pourra bien sûr être modifié pour chaque fiche individuellement lors de sa saisie).

Si vous choisissez d’utiliser la référence de travail, une rubrique correspondante apparaîtra lors de la création d’une nouvelle fiche Client. Vous pourrez alors y saisir un texte libre en lien avec le client en question (par exemple : « chantier parking », « fête de la musique », « Brandons d’Yverdon », texte que vous pourrez saisir sur d’autres fiches clients pour ensuite, en sélectionnant l’accès Par code de travail dans la Liste accès, afficher toutes les fiches ainsi référencées dans la liste de gauche. Notez que la référence de travail n’apparaîtra pas sur les factures imprimées.

Utiliser L’adresse de facturation vous permet de spécifier une adresse de facturation différente de celle du client : une rubrique adresse postale de facturation vous sera alors proposée lors de la création d’une nouvelle fiche.

Vous pouvez ensuite définir le délai de paiement par défaut et personnaliser les textes pour ces délais qui seront imprimés sur les factures émises.

Les textes de solvabilité vous seront proposés pour chaque fiche Client et vous permettront de faire apparaître, pour vous seul, une indication sur la solvabilité du client concerné.

Le bouton Gestion des statuts vous permet de définir jusqu’à 36 statuts (par exemple : « Direction », « Membres du commité », « équipe technique »…) qui vous seront ensuite proposés lors de la création d’une nouvelle fiche Client. Vous pourrez ainsi extraire toutes les fiches correspondant à un même statut et les faire apparaître dans la liste de gauche.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Client. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier par client permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Client souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à un même client. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

Onglet Détails

Sous cet onglet, vous pouvez régler les titres qui vous seront proposés lors de la création d’une fiche Client ou encore paramétrer la composition de l’adresse telle qu’elle apparaitra sur les factures émises.

Les codes clients vous permettent d’attribuer un code personnel à une ou plusieurs fiches Clients. Ce code pourra être saisi dans la rubrique Code perso lors de la création d’une fiche. Il vous sera ensuite possible de faire apparaître, dans la liste de gauche, uniquement les fiches Clients correspondant à un même code en choisissant le code souhaité dans la Liste accès. En sélectionnant l’accès Par code personnel, vous pourrez afficher dans la liste de gauche toutes les fiches Clients classées selon l’ordre déterminé par ce réglage.

Enfin, vous pouvez personnaliser le nom des dix groupes qu’il vous sera proposé de cocher lors de la création d’une nouvelle fiche Client. Par la Liste accès, il vous sera ensuite possible d’extraire uniquement les fiches d’un groupe particulier et de les faire apparaître dans la liste de gauche.

Note : la principale différence entre l’utilisation des groupes et celle de la référence de travail est que plusieurs groupes peuvent être sélectionnés pour un même client, alors que vous ne pouvez saisir qu’une seule référence de travail lors de la création d’une fiche.

3.2.5Réglages de la base Factures émises
Onglet Réglage factures

Tout d’abord, vous pouvez remplacer le terme « Devis » par « Offre » ou par celui de votre choix : c’est ainsi qu’il apparaîtra sur les documents générés. Vous pouvez également modifier la durée de valabilité par défaut du devis (durée qui apparaîtra également sur le document émis).

Ensuite, vous pouvez définir quel type de document (facture, devis ou bulletin de livraison) Crésus vous proposera de créer par défaut lorsque vous cliquerez sur l’icône de la base des factures émises (bien sûr, ce choix pourra être modifié manuellement pour chaque fiche). Si vous sélectionnez « Facture », alors vous pouvez encore spécifié quel genre de facture (Facture finale, demande d’acompte, Quittance…) vous souhaitez créer par défaut (là aussi, vous pourrez facilement modifier ce réglage manuellement lors de la création d’une fiche).

Vous pouvez également définir le délai de paiement par défaut, le mode d’arrondi des montants qui paraîtront sur la facture et la manière dont les heures devront apparaître (en 100e ou en minute).

La création de factures en série, que vous pouvez choisir d’utiliser ou non, sera abordée plus bas.

Si vous choisissez de régler les frais de port et d’emballage, alors les boutons Normaux et Spéciaux vous seront proposés dans l’onglet Détails lors de la création d’une nouvelle facture : saisissez simplement, en CHF, le montant des frais en question.

L’utilisation des notes de crédit sera abordée plus bas.

De même, la question de l’impression ou non des noms d’accès dans l’en-tête des listes sera traitée plus bas (ce point concerne l’affichage de documents depuis la base des factures émises).

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée permet d’indiquer le numéro que portera la prochaine fiche Facture émise. Par défaut, la numérotation commencera à 1000.

Le bouton Créer un dossier pour les documents liés permet de définir, dans votre poste local, un dossier racine dans lequel Crésus pourra créer un nouveau dossier pour chaque fiche Facture émise souhaitée. Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner une fiche dans la liste de gauche et de cliquer sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral de droite. Cette option facilite l’enregistrement, dans un même emplacement, de tous les documents relatifs à une même facture émise. Il n’y a aucun lien entre Crésus et les documents en question, seul le dossier de stockage est géré par votre module.

Onglet Impressions

Sous l’onglet Impressions, vous pouvez tout d’abord définir la forme sous laquelle apparaîtront, par défaut, vos factures émises.

La rubrique Présentation propose différents types de format – « Factures » (sans code QR) ; Factures QR standards (« Factures BVR »);  Factures QR avec total uniquement (« Factures BVR récapitulatif »); Facture QR avec liste d’articles imprimée jusqu’au bas de la ou des premières pages (« Factures BVR + », qui impacte la présentation uniquement en cas de vente, en une fois, d’une vingtaine d’articles ou plus) : ces formats seront ceux utilisés par défaut lors de l’impression d’une facture émise.

Bien sûr, vous pourrez modifier ce choix au cas par cas. Mais vous pouvez également définir d’ores et déjà un second mode d’impression : celui-ci vous sera proposé en option lors de l’affichage ou de l’impression d’une facture émise.

Pour chacun des deux modes d’impression, vous pouvez lier deux présentations à celle déjà sélectionnée : cela vous permet d’imprimer automatiquement vos factures émises sous deux ou trois formats distincts (par exemple : vous pouvez choisir d’imprimer un double de vos factures émises de façon systématique).

Les autres réglages proposés sous cet onglet vous permettent de définir formater dans le détail vos factures telles qu’elles apparaîtront lors de leur émission (textes à imprimer, date à afficher, présentation des articles, présence de sous-totaux, présence du code QR sur les rappels, etc.)

Onglets Rappel et Textes

Enfin, les onglets Rappel et Textes vous permettent de personnaliser les textes et la présentation de vos rappels et autres documents émis (factures, devis, confirmation de commande, bulletin de livraison). Le traitement spécifique des différents rappels sera abordé plus bas.

 

3.3.1Créer, modifier, supprimer, archiver des fiches
Créer une fiche

Depuis chacune des cinq bases de données, vous pouvez créer une nouvelle fiche en cliquant sur l’icône , en exécutant la commande Fiche > Nouvelle fiche ou en utilisant les raccourcis clavier Ctrl+N ou F11.

Chaque fiche est automatiquement dotée d’un numéro unique (en haut à droite de l’écran de saisie), que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.

Une fois les différents champs complétés, validez la fiche en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12 : la fiche apparaît alors dans la liste de gauche.

Pour créer de nouvelles fiches factures reçues ou émises, il sera préférable de procéder directement depuis, respectivement, les bases Créanciers et Clients. Pour une facture reçue, vous pourrez également scanner très simplement le document original, comme il sera décrit plus bas.

Modifier une fiche

Pour modifier une fiche, sélectionnez-la dans la liste de gauche (l’écran de saisie reste gris), saisissez dans les champs les changements souhaités, puis validez ceux-ci en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12.

En cas d’erreur, vous pouvez annuler la modification en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche Esc .

Une fiche facture émise ne pourra plus être modifiée après impression ou envoi par e-mail : si vous souhaitez y porter des corrections, il vous faudra d’abord cliquer sur Débloquer la fiche dans le volet latéral de droite ou changer son statut d’impression (Déjà imprimé en À imprimer) sous l’onglet Contact, Livraison, État.

Supprimer une fiche

Pour supprimer une fiche, sélectionnez-la dans la liste de gauche, puis cliquez sur l’icône , ou exécutez la commande Fiche > Supprimer fiche.

Archiver une fiche

Vous pouvez également archiver une fiche afin que, par défaut, elle ne figure plus dans la liste de gauche sans pour autant être supprimée de votre fichier. Il vous suffit de cocher la case Archive dans l’écran de saisie. Validez en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12. Pour afficher les fiches archivées d’une base de données, sélectionnez _Archives dans la Liste accès. Bien sûr, vous pouvez également désarchiver une fiche en décochant simplement la case Archive.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée dans une autre base de données. Par exemple, supprimer un article utilisé dans des factures fausserait tous les calculs de statistiques. Archiver une fiche est donc la meilleure manière de ne plus la faire apparaître sans la supprimer pour autant.

Traitement d'une facture reçue avec code QR

Pour traiter une facture reçue avec code QR depuis Crésus Facturation, il existe deux procédés standards. Le choix du procédé dépendra principalement du format (papier ou numérique) de la facture.

Ouvrir une facture numérique avec code QR

Si vous avez reçu la facture à traiter au format numérique, commencez par l’enregistrer (en fichier PDF) dans votre ordinateur.

Ouvrez la base Factures reçues, puis glissez-déposez (« drag and drop ») simplement le fichier en question depuis son emplacement jusqu’à l’écran de saisie :

Ouvrir une facture papier avec code QR

Si vous avez reçu la facture à traiter au format papier et que vous souhaitez la traiter de manière automatisée, il vous faut alors télécharger l’application mobile Crésus Pay :

Dans Crésus Facturation, exécutez ensuite la commande Fichier > Jumeler avec Crésus Pay. Un code QR apparaît alors à l’écran, qu’il vous faut scanner depuis votre application Crésus Pay.

Votre mobile et votre fichier de facturation sont ainsi jumelés, et il ne vous reste qu’à scanner, depuis Crésus Pay, le code QR de la facture papier reçue.

Traiter la facture

Qu’il s’agisse d’une facture reçue numérique ou papier, Crésus Facturation vous demande alors si vous souhaitez traiter ce document :

Cliquez sur Oui. Lors de la première opération uniquement, Crésus vous demandera d’accepter la transmission de vos données.

Un nouveau dialogue vous signale ensuite que les coordonnées de l’émetteur de cette facture ne sont pas encore enregistrées dans la base des créanciers et vous demande si vous souhaitez créer une nouvelle fiche pour ce « fournisseur » :

Cliquez sur Oui.

Automatiquement, Crésus bascule dans la base Créanciers et vous propose une fiche pré-saisie de l’émetteur de la facture traitée. Vérifiez que les informations sont correctes (notamment, si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes à imputer et codes TVA sous l’onglet Administration) et validez la fiche (icône ). Cliquez sur Oui puis définissez la date de la facture (par défaut, la date du jour est proposée). Crésus revient alors dans la base des factures reçues, où votre facture se trouve enregistrée. Vous la voyez dans la liste de gauche.

Le paiement de la facture et sa comptabilisation seront abordés plus bas.

Traitement d'une facture reçue sans code QR

Pour traiter une facture reçue sans code QR depuis Crésus Facturation, il vous faut préalablement vous rendre dans la base Créanciers.

Depuis cette base de données, créez une nouvelle fiche Créancier :

Sous l’onglet Créancier, saisissez les coordonnée de l’émetteur de la facture et sous l’onglet Paiement, cliquez sur Modifier le moyen de paiement pour enregistrer, par exemple, l’IBAN de votre créancier. Entrez le numéro IBAN et valider avec la touche Enter : les coordonnées bancaires sont automatiquement générées. Si vous utilisez Crésus Comptabilité, indiquez également les comptes à imputer et codes TVA sous l’onglet Administration.

Une fois ces informations entrées, cliquez sur le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral de droite. Sélectionnez Facture dans le dialogue qui apparaît et cliquez sur OK. Indiquez encore la Date de la facture, puis validez avec OK.

Automatiquement, Crésus bascule dans la base Factures reçues et vous propose une fiche pré-saisie de la facture à traiter. Sous l’onglet Détails ou Résumé, cliquez sur Saisir le total facturé et indiquez le montant de la facture (nous verrons plus bas comment traiter une facture reçue concernant des articles préalablement enregistrés). Enfin, validez la fiche (icône ) : la facture apparaît alors dans la liste de gauche.

Le paiement de la facture et sa comptabilisation seront abordés plus bas.

Note : Lors de la création d’une nouvelle fiche, il vous est également proposé de créer un bulletin de commande ou de livraison. La procédure est ensuite la même que pour une facture, sauf les onglets Paiement et Finances qui ne sont pas accessibles. Si vous créez un bulletin de commande ou de livraison, celui-ci apparaîtra dans la liste de gauche de la base des factures reçues (avec respectivement un C ou un L dans la colonne État). Vous pourrez à tout moment, sous l’onglet Détails de la fiche en question, cliquer d’abord sur le bouton Traiter la livraison (s’il s’agit d’une commande) puis sur Enregistrer comme facture pour transformer cette fiche en facture reçue standard.

Note : Sous l’onglet Détails, il n’est pas nécessaire de saisir la Désignation des articles concernés.

Vous pouvez cependant le faire, soit en sélectionnant un article que vous aurez enregistré au préalable dans la base Articles (comme nous le verrons plus bas) ; soit en saisissant manuellement le nom de l’article en question.

Vous pourrez faire apparaitre ces informations dans Crésus Comptabilité en procédant au réglage suivant : Réglages généraux > onglet Comptabilisation > Réglages pour la comptabilisation > Montre le détail dans le libellé comptabilisé.

Sous l’onglet Finances, vous pouvez également ajouter un Commentaire pour la comptabilité qui sera, lui aussi, repris lors de la comptabilisation.

Les comptes imputés dans Crésus Comptabilité seront ceux définis dans la fiche du créancier – à moins que vous n’ayez enregistré les articles concernés en leur attribuant un compte à imputer spécifique, en quel cas chaque article sera ventilé dans le compte correspondant.

3.3.3Prise en main de la base Créanciers

Crésus parle de « créanciers » pour désigner vos fournisseurs ou toute personne ou société à qui de l’argent est dû.

Pour vos créanciers utilisant des factures avec code QR, nous vous recommandons, pour créer leur fiche, d’attendre de recevoir une facture de leur part et de la scanner afin que ses données (notamment relatives à l’IBAN QR) soient reprises automatiquement par Crésus.

Pour les créanciers n’utilisant pas de code QR, rendez-vous dans la base des créanciers, créez une nouvelle fiche et saisissez les informations demandées.

L’onglet Contacts vous permet d’indiquer les coordonnées d’une ou plusieurs personnes de contact en lien avec le créancier en question. Pour ce faire, cliquez sur l’icône .

Les coordonnées bancaires du créancier sont à indiquer sous l’onglet Paiement > Modifier le moyen de paiement :

  • Si vous sélectionnez IBAN en Suisse, une rubrique IBAN apparaît : saisissez et validez l’IBAN de votre créancier, et Crésus remplira automatiquement les coordonnées de la banque concernée.

En cliquant sur l’icône , vous pouvez indiquer les coordonnées du titulaire du compte si celles-ci sont différentes de celles du créancier enregistré.

  • Si vous sélectionnez Autre (étranger, etc.), la procédure est identique que pour un IBAN suisse sauf pour les coordonnées bancaires qu’il vous faudra saisir manuellement.

Sous l’onglet Administration, vous pouvez spécifier le mode de facturation usuel de ce créancier (HT ou TTC) ainsi que, si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes de crédit et de débit à imputer par défaut ainsi que les codes TVA. Vous pouvez également définir ici un Délai de paiement général pour les factures de ce créancier, ou encore un Rabais personnel qu’il vous accorderait par défaut sur ses futures factures.

3.3.4Prise en main de la base Articles

Crésus parle d’« articles » pour désigner tout objet physique mais aussi toute prestation.

Rendez-vous dans la base des articles et créez une nouvelle fiche.

Sous l’onglet Article, remplissez le champ Désignation en nommant l’article ou le service que vous prévoyez de vendre ou d’acheter (par exemple : « farine blanche », « main d’œuvre », « parquet chêne », « pose de parquet », « honoraires », « location remorque », « abonnement téléphonique », etc.).

Sous la rubrique Code perso, vous pouvez définir la catégorie de l’article en question : Fourn. (si c’est une fourniture que vous achetez), March. (si c’est une marchandise que vous vendez), Service ou Divers. Ce choix vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

Sous la rubrique Unité, indiquez si l’article sera facturé en nombre de pièces, de mètres carrés, de kilogrammes, d’heures, etc., ou encore s’il s’agit d’un forfait (pour un abonnement, par exemple), ou s’il faut laissez cette case vide. En dessous, définissez la Quantité par défaut que Crésus vous proposera lors de la réception ou de l’émission d’une facture contenant cet article.

Définissez l’éventuel Rabais (qui sera, lui aussi, proposé par défaut lors de la réception ou de l’émission d’une facture).

Enfin, indiquez les Prix d’achat et/ou de vente de l’article : ces prix seront repris, eux aussi, par défaut lors de la saisie d’une facture (le prix d’achat pour une facture reçue ; le prix de vente pour une facture émise), mais il vous sera toujours possible de les modifier manuellement.

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes d’achat et de vente proposés sont ceux définis comme comptes par défaut lors des réglages généraux. Vous pouvez les modifier en décochant la case Utiliser les comptes par défaut.

La rubrique Fournisseur vous permet d’indiquer le créancier habituel qui vous fournit l’article en question : pour ce faire, cliquez sur le champ puis sur l’icône qui apparaît juste au-dessus : un dialogue s’ouvre alors vous proposant toutes les fiches enregistrées dans la base des créanciers. Vous pouvez également indiquer manuellement dans le deuxième champ le nom du créancier souhaité (quelques lettres suffisent) et cliquer sur F2 pour le faire apparaître.

Enfin, vous pouvez, dans la rubrique Groupe, cocher un ou plusieurs groupes (pré-définis dans les réglages de la base Articles) correspondant à l’article traité. Ce choix vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

L’onglet Divers vous permet d’activer la Gestion du stock. Ce point sera abordé plus bas.

3.3.5Prise en main de la base Clients

Rendez-vous dans la base des clients et créez une nouvelle fiche.

Sous l’onglet Client, saisissez les coordonnées du client en question. Vous pouvez lui attribuer un Code perso qui vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

L’icône permet de copier les coordonnées du client dans le presse-papier, et l’icône ouvre directement Google Maps avec le pointeur indiquant l’adresse saisie.

Si vous indiquez une Adresse e-mail, l’icône apparaît à côté du champ : en cliquant sur celle-ci, vous accédez à votre messagerie et pouvez envoyer directement un e-mail à cette adresse. De même, si vous indiquez l’adresse d’un site web dans la rubrique Internet, l’icône apparaît et vous permet, en cliquant dessus, d’accéder au site en question.

Vous pouvez également saisir, dans la rubrique Adresse postale de facturation, une autre adresse qui vous sera proposée par défaut lors de l’émission d’une facture à ce client. De même, vous pouvez saisir une adresse différente encore dans la rubrique Modifier l’adresse « Payable par » (QR) : celle-ci vous sera proposée par défaut comme adresse saisie dans la section de paiement de votre facture QR :

Enfin, vous pouvez, dans la rubrique Groupe, cocher un ou plusieurs groupes (pré-définis dans les réglages de la base Clients) correspondant au client concerné. Ce choix vous permettra de filtrer les fiches à faire apparaître dans la liste de gauche depuis la Liste accès.

Sous l’onglet Contacts, vous pouvez ajouter une ou plusieurs personnes de référence liées au client concerné. Vous pourrez ensuite faire apparaître leurs données lors de l’émission d’une facture à ce client : ces informations ne seront lisibles que sur la fiche Facture émise, pas sur la facture imprimée.

Sous l’onglet Livraison, vous pouvez saisir une plusieurs adresses supplémentaires qui vous seront proposées comme adresses de livraison lors de la création d’un nouveau document (facture, devis, bulletin de livraison) pour ce client. Vous pouvez également définir l’une ou l’autre de ces adresses comme Adresse de livraison par défaut en cochant la case correspondante. C’est à l’adresse de livraison sélectionnée que seront transmis les éventuels bulletins de livraison.

Sous l’onglet Annexes, il est possible de saisir d’avance des articles qui pourront ainsi être automatiquement intégrés à la facture émise lors de la création d’un document pour ce client. Cela peut être utile si le client en question commande souvent le ou les mêmes articles. Le prix de l’article que vous indiquez ici sera préférentiel et aura priorité sur le prix défini dans la base des articles. Si vous enregistrez un ou plusieurs articles sous cet onglet, alors Crésus vous demandera si vous souhaitez les reprendre lorsque vous cliquerez sur Créer un nouveau document depuis cette fiche Client :

L’onglet Soldes et totaux sera traité plus bas.

Enfin, l’onglet Administration vous permet de définir différents paramètres propres à ce client (rabais, délai de paiement, compte de débit à imputer dans Crésus Comptabilité…) indépendamment de ceux fixés lors des réglages généraux. Vous pouvez également définir le statut de solvabilité du client:  si vous en sélectionnez un autre que Normal, alors un avertissement apparaîtra (pour vous seulement) sur toute fiche créée à son attention.

3.3.6Prise en main de la base Factures émises

Pour émettre une facture depuis Crésus Facturation, vous pouvez procéder depuis la base Clients ou depuis la base Factures émises.

  • Depuis la base des clients, sélectionnez simplement, dans la liste de gauche, la fiche du client concerné et cliquez sur le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral de droite. Sélectionnez le type de document que souhaitez générer (facture, devis ou bulletin de livraison) et validez votre choix : Crésus bascule alors automatiquement dans la base des factures émises, les données du client déjà saisies dans la fiche ouverte.
  • Depuis la base des factures émises, créez une nouvelle fiche et commencez, sous l’onglet Résumé, par indiquer le client à qui le document est adressé. Pour ce faire, saisissez, dans le champ correspondant (sur la droite de l’écran de saisie), son nom (quelques lettres suffisent) et cliquez sur F2 pour le faire apparaître automatiquement :

Depuis la base des factures émises, vous pouvez également créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton Créer un nouveau document du le volet latéral de droite.

Que vous ayez créé la fiche depuis la base des clients ou celle des factures émises, vous vous trouvez, à cette étape, devant un écran de saisie incluant toutes les informations (coordonnées, rabais éventuels, spécificités de paiement, etc.) enregistrées dans la fiche du client concerné (informations que vous pouvez bien sûr modifier manuellement).

Sous l’onglet Résumé toujours, déterminez le type de document que vous souhaitez émettre (devis, confirmation de commande, bulletin de livraison, facture) :

Vous pourrez par la suite faire passer cette même fiche d’un état au suivant en modifiant simplement le type de document sélectionné (une offre deviendra une confirmation de commande, puis un bulletin de livraison, et enfin une facture).

Bien sûr, il n’est pas nécessaire de passer par chaque étape : par exemple, vous pouvez créer directement un bulletin de livraison ou une facture. Les articles de chaque fiche pourront être modifiés à n’importe quelle étape, excepté après l’impression de la facture.

Crésus Facturation ne conserve pas l’historique des modifications. Si vous souhaitez garder une trace des différentes versions d’un document, nous vous conseillons de l’enregistrer au format PDF dans le dossier lié au client.

Si vous créez une facture, vous pouvez encore déterminer le type de facture souhaité (« Facture », « Facture finale », « Demande d’acompte », etc.) : celui-ci apparaîtra sur le document imprimé.

De même, vous pouvez saisir la période de prestation telle qu’elle apparaîtra sur le document.

Par défaut, Crésus imprimera la date du jour comme date de facturation, à moins que vous ne la modifiez dans la rubrique correspondante.

Le bouton Arrêter le total vous permet de forcer manuellement un montant final à la facture, indépendamment du prix des articles désignés.

Dans la zone inférieure de l’onglet Résumé, vous pouvez sélectionner, si vous en avez enregistré plusieurs, celui de vos comptes bancaires sur lequel le paiement sera effectué :

Sous l’onglet Détails se trouve la liste des articles facturés. Pour sélectionner les articles souhaités, cliquez dans la première case du tableau (en haut à droite) : plusieurs icônes apparaissent alors, cliquez sur l’icône pour que s’affiche la liste des articles enregistrés :

Vous pouvez également afficher cette liste en cliquant dans la première case du tableau puis en appuyant sur F2.

Sélectionnez ensuite, dans la liste, les articles à facturer. Note : s’il y en a plusieurs, vous pouvez cliquez sur chaque article concerné en maintenant enfoncée la touche Ctrl :

Cliquez ensuite sur OK : les articles sélectionnés et leurs réglages spécifiques (prix, unités, etc.) apparaissent alors dans l’écran de saisie :

Saisissez enfin les quantités, les éventuels rabais (en pourcentage) par article ou pour le montant total, ou encore le Code TVA à utiliser (si vous souhaitez modifier celui défini par défaut).

Vous pouvez également saisir et facturer des articles non enregistrés dans la base Articles : il vous suffit d’entrer manuellement sa Désignation et son Prix dans les champs correspondants.

Si vous avez réglé les frais de port et emballage (Réglages généraux > Réglages Fact émises > Régler les frais de port et emballage), alors les boutons Normaux et Spéciaux sont visibles. Sélectionnez simplement le type de frais à appliquer.

Enfin, sous l’onglet Détail toujours, vous pouvez choisir d’imprimer ou non les Code perso définis pour chaque article.

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, vous pouvez, sous l’onglet Finances, définir le Compte de débit à imputer.

Enfin, l’onglet Contact, Livraison, Etat permet de modifier les différences adresses enregistrées dans la fiche du client concerné.

Une fois toutes ces informations saisies, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche F2 pour valider la fiche. Celle-ci apparaît alors dans la liste de gauche. Dans la colonne État, une abréviation indique le type de document enregistré (F pour « Facture », L pour « Bulletin de livraison », Cc pour « Confirmation de commande », O pour « Offre » – ou « Devis »).

Imprimer une facture à émettre

Pour imprimer (ou afficher avant impression) une ou plusieurs factures depuis la base Factures émises, utilisez les commandes proposées dans le volet latéral de droite.

Pour visualiser avant l’impression uniquement la facture (ou le devis, ou la confirmation de commande, ou le bulletin de livraison) de la fiche courante, cliquez sur le bouton Afficher ce document. À côté, l’icône  vous permet d’imprimer ce même document sans passer par l’aperçu :

Pour visualiser avant l’impression plusieurs factures (ou devis, ou confirmations de commande, ou bulletins de livraison) de la base des factures émises, cliquez sur Afficher des documents puis sélectionnez, dans le dialogue qui s’ouvre, le type de documents que vous souhaitez afficher (ici : les factures à imprimer). À côté, l’icône vous permet d’imprimer ces mêmes documents sans passer par l’aperçu (là aussi, un dialogue vous demandera de sélectionner le type de documents souhaités) :

Par défaut, Crésus affichera ou imprimera le document selon le type (facture, devis, confirmation de commande, bulletin de livraison) de la fiche courante. Vous pouvez cependant choisir d’afficher ou d’imprimer l’une ou l’autre des étapes du document concerné en cliquant sur le bouton Afficher une étape à choix ou sur l’icône , à côté (cette opération permet également de visualiser ou d’imprimer une facture pro forma).

Une fois le document imprimé, celui-ci sera enregistré comme tel sous l’onglet Contact, Livraison, Etat de la fiche en question :

Une facture enregistrée comme Déjà imprimée ne pourra plus être modifiée. Si vous souhaitez y porter des corrections, il faudra au préalable en annuler l’impression en remettant manuellement son statut sur À imprimer.

Envoyer une facture par e-mail

Lorsque l’envoi de PDF par e-mail a été activé et configuré, le bouton Envoyer par e-mail est visible dans le volet latéral de droite. Cliquez simplement dessus pour envoyer un PDF de la fiche courante (facture, devis, etc.) au client concerné.

Si vous êtes en mode SMPT, un dialogue s’ouvre vous demandant de valider ou de saisir l’adresse e-mail du destinataire (qui apparaît ici telle que saisir dans la rubrique E-mail facture de la fiche du client)) ainsi que le texte de l’e-mail (qui apparaît tel que défini dans les Réglages généraux > onglet Options, divers > Régler les e-mails et envoi PDF > onglet concerné).

En mode MAPI, il ne vous est pas proposé de modifier le texte de l’e-mail puisque vous pourrez procéder à toutes ces modifications depuis votre boîte de messagerie.

Si vous souhaitez envoyer l’e-mail à plusieurs destinataires, entrez les adresses en les séparant par un point-virgule.

Après validation de ce dialogue, la facture apparaît telle qu’elle sera transmise. Cliquez sur le bouton Fermer, Crésus vous demande alors une dernière confirmation avant l’envoi de l’e-mail :

Cliquez sur Oui pour envoyer le document.

Note : En mode MAPI, il peut arriver que s’affiche un message d’erreur relatif à un fichier nommé « pdfmail.ytbatch » qui n’a pas pu être ouvert. Cela signifie que le fichier n’a pas été associé au bon logiciel. Vous trouverez ce fichier dans le dossier où se trouve votre fichier Facturation. Faites un clic droit sur le fichier en question > Propriétés > Modifier et sélectionnez par défaut Batch Tool.

La création d’e-mails se fera dès lors normalement.

Une fois l’e-mail envoyé, la facture est automatiquement enregistrée comme Déjà imprimée sous l’onglet Contact, Livraison, État et ne peut plus être modifiée. Si vous souhaitez y porter des corrections, il faudra au préalable en annuler l’impression en remettant manuellement son statut sur À imprimer.

4Paiement d'une facture reçue

Nous avons vu précédemment comment enregistrer des factures reçues dans la base de données correspondante. Une fois ces fiches Factures reçues enregistrées, celles-ci se retrouvent dans la liste de gauche.

Nous allons voir ici comment traiter le paiement de ces différentes factures.

4.1Acquitter une facture par ordre de paiement

La méthode standard que vous propose Crésus Facturation pour régler vos factures reçues et enregistrer ces paiements est de procéder via un ordre de paiement transmis à Crésus Banking. Pour ce faire :

  • ouvrez la fiche de la facture que vous souhaitez régler;
  • sous l’onglet Paiement, saisissez la Date prévue pour le paiement et cliquez sur le bouton Ajouter à la liste de paiement;
  • faites ceci pour toutes les factures concernées.

Vous pouvez également cliquez sur le bouton Préparer des paiements en série, dans le volet latéral de droite. Un dialogue s’ouvre alors, vous demandant si vous souhaitez traiter toutes les factures dues ou uniquement celles arrivant à échéance (vous pouvez saisir la date souhaitée). Cliquez sur OK et les factures concernées seront automatiquement ajoutées à la liste de paiement de Crésus Banking.

Le code >BA apparaît alors à côté des fiches en question dans la colonne État de la liste de gauche. Il signifie qu’un ordre de paiement a été transmis à Crésus Banking.

Note : si vous souhaitez annuler ou modifier un ordre de paiement transmis, il vous suffit, sous l’onglet Paiement de la fiche concernée, de cliquer sur le bouton Supprimer un paiement > OK.

Ouvrez ensuite Crésus Banking, soit en cliquant sur l’icône , soit en exécutant la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking.

Dans la colonne de gauche de la page d’accueil de Crésus Banking, cliquez sur Paiements en attentes pour que s’affichent tous les nouveaux ordres de paiement transmis depuis la Base Factures reçues :

Sélectionnez les règlements que vous souhaitez transmettre à votre institut financier (banque), puis cliquez sur le bouton Transmettre :

Un dialogue apparaît, vous permettant de forcer une même date d’exécution pour tous les paiements concernés :

Si vous laissez cette case décochée, les paiements seront effectués chacun à la date indiquée sous l’onglet Paiement de la fiche Facture reçue concernée. Enfin, cliquez sur Enregistrer le fichier pour transmission.

Les paiements sont alors automatiquement enregistrés dans la section Ordres transmis, visible dans la colonne de gauche de la page d’accueil de Crésus Banking, et une notification apparaît alors en bas de cette même page d’accueil. Cliquez sur le bouton Ouvrir l’emplacement :

Le dossier contenant vos ordres de paiement au format XML (pain.001) s’ouvre : ce sont ces fichiers qu’il vous faut désormais transmettre à votre institut financier via votre e-banking.

Vous pouvez alors quitter Crésus Banking et retourner dans Crésus Facturation. Un bandeau bleu est affiché en dessous de la barre d’icônes, vous informant que des informations liées aux paiements sont disponibles. Cliquez sur Mettre à jour les paiements.

À côté des factures pour lesquelles des ordres de paiement ont été transmis depuis Crésus Banking, le code X remplace alors le code >BA dans la colonne État de la liste de gauche.

Note : Par défaut, Crésus Facturation considérera ces factures comme payées dès lors que le ou les fichiers XML (pain.001) ont été enregistrés depuis Crésus Banking, et cela même si vous n’avez pas encore transmis les fichiers en question à votre institut financier.

4.2Acquitter une facture sans ordre de paiement

Si vous souhaitez acquitter une facture sans émettre d’ordre de paiement via Crésus Banking, il vous suffit de vous rendre sous l’onglet Finances de la fiche Facture reçue en question et de cliquer sur le bouton Enregistrer une opération.

Un dialogue s’ouvre alors : sélectionnez Payer le solde de la facture et indiquez la date de l’opération (le traitement des escomptes et des acomptes sera abordé plus bas) :

À côté du numéro de la fiche, le code FX (facture acquittée) apparaît alors dans la colonne État de la liste de gauche.

4.3Payer un acompte par ordre de paiement

Si vous souhaitez payer une facture en plusieurs règlements, vous pouvez saisir, sous l’onglet Paiement de la fiche Facture reçue, le montant de l’acompte à verser et le transmettre à Crésus Banking. Pour ce faire :

  • Sous l’onglet Paiement, entrez le montant de l’acompte dans la rubrique Montant du paiement;
  • Dans le champ juste au-dessous, sélectionnez Acompte;
  • Cliquez sur Ajouter à la liste paiements.

Ouvrez ensuite Crésus Banking et procédez de la même manière que pour un acquittement standard.

Si vous sélectionnez Règlement au lieu d’Acompte, alors le solde de la facture sera automatiqué

4.4Enregistrer un acompte sans ordre de paiement

Si vous souhaitez enregistrer un acompte sans émettre d’ordre de paiement via Crésus Banking :

  • rendez-vous sous l’onglet Finances de la fiche concernée;
  • cliquez sur Enregistrer une opération;
  • sélectionnez Payer un acompte;
  • saisissez la date du versement, le montant de l’acompte et le compte à imputer dans Crésus Comptabilité, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également cocher la case Escompter le solde, et la facture sera alors enregistrée comme entièrement acquittée (le montant de l’escompte sera ventilé dans Crésus Comptabilité comme expliqué dans la section ci-dessous).

4.5Escompter le solde d'une facture reçue

L’escompte est une réduction accordée en échange d’un paiement anticipé. Comme indiqué dans les deux sections précédentes, vous pouvez escompter le solde d’une facture reçue directement lors de l’enregistrement d’un acompte (soit en sélectionnant Règlement sous l’onglet Paiement; soit en cochant la case Escompter le solde après avoir sélectionné Payer un acompte dans le dialogue d’enregistrement d’une opération – onglet Finances).

Pour enregistrer l’escompte d’une facture indépendamment du paiement d’un acompte, rendez-vous sous l’onglet Finances > Enregistrer une opération > Escompter le solde > OK.

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, le montant escompté sera, par défaut, comptabilisé dans le compte 4900, mais vous pouvez modifier celui-ci en cochant la case Remplacer le compte d’escompte (ou en vous rendant dans les Réglages généraux > Comptes et TVA > Autres comptes > Compte pour les escomptes obtenus à l’achat pour définir un autre compte par défaut).

Si vous souhaitez ventiler ce montant en diminution de charge dans les comptes spécifiques aux articles concernés, rendez-vous dans les Réglages généraux > Comptabilisation > Régler les escomptes et sélectionnez Les escomptes obtenus sont ventilés dans les comptes articles.

Dans ces mêmes réglages, vous pouvez également définir si la date d’acquittement de la facture escomptée est par défaut la date de l’opération (de l’enregistrement de l’escompte) ou celle du dernier paiement en date.

4.6Traiter une note de crédit accordée par un créancier

Il peut arriver qu’un créancier établisse une note de crédit en votre faveur (par exemple en cas de retour de fourniture, de rabais consenti après paiement d’une facture, etc.). En général, ce crédit devrait être déduit de sa prochaine facture.

Si vous recevez une note de crédit, il vous faut la saisir de la même manière qu’une facture reçue.

Depuis la base des créanciers, cliquez sur Créer un nouveau paiement. Dans l’écran de saisie de la facture reçue, sous l’onglet Résumé ou Détails, cliquez sur Saisir le total facturé et introduisez le montant de la note de crédit en négatif (-100 par exemple).

Sous l’onglet Finances, vous retrouvez alors ce montant négatif en regard du compte de charges imputé par défaut dans Crésus Comptabilité. Bien sûr, vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier ce compte (en sélectionnant, par exemple, le compte 4900 Déductions sur les charges).

Sous l’onglet Paiement, le montant sera mis en évidence avec un avertissement :

Ne tenez pas compte de cet avertissement et validez la fiche (), celle-ci apparaît alors dans la liste de gauche avec, dans la colonne État, le code N, signifiant qu’il s’agit d’une note de crédit.

Déduire une note de crédit d’une nouvelle facture reçue

Lorsque vous recevrez une nouvelle facture de ce même créancier, Crésus Facturation vous signalera, lors de la création de la fiche Facture reçue en question, l’existence d’une note de crédit ouverte :

Cliquez sur OK.

Pour déduire le montant de cette note de crédit de la nouvelle facture reçue, rendez-vous sous l’onglet Finances > Enregistrer une opération > Utiliser une note de crédit pour le paiement > OK.

Un dialogue s’ouvre alors, vous proposant de sélectionner la note de crédit à utiliser :

Indiquez le compte de passage à imputer dans Crésus Comptabilité pour compenser cette note de crédit, puis cliquez sur OK.

Attention à ne pas utiliser le compte 2000 Créanciers (ou celui que vous utilisez pour vos dettes envers les créanciers), car il n’est pas possible d’utiliser le même compte au débit et au crédit dans une écriture comptable. Vous devez utiliser un autre compte de passage.

Sous l’onglet Paiement, la rubrique Montant du paiement affiche alors le solde éventuel de la facture (si la note de crédit a permis le règlement total de la facture reçue, alors celle-ci sera automatiquement enregistrée comme acquittée).

Pour payer le solde de la facture (ou un acompte), procédez de la même manière que pour une facture reçue standard.

Encaisser une note de crédit

Si vous souhaitez enrencaisser le montant de la note de crédit (par exemple si votre créancier vous rembourse par virement bancaire), ouvrez la fiche en question et rendez-vous sous l’onglet Finances > Enregistrer une opération. Sélectionnez ensuite Encaisser la note de crédit et le compte à imputer dans Crésus Comptabilité (par exemple 1200 Compte courant) puis cliquez sur OK. La note de crédit sera alors automatiquement enregistrée comme acquittée (code NX dans la colonne État de la liste de gauche).

5Encaissement d'une facture émise

Nous avons vu précédemment comment enregistrer des factures émises dans la base de données correspondante. Une fois ces fiches Factures émises enregistrées, celles-ci se retrouvent dans la liste de gauche. Nous allons maintenant voir comment traiter l’encaissement de ces différentes factures.

5.1Encaissement manuel d'une facture émise

Nous avons vu précédemment comment enregistrer des factures émises dans la base de données correspondante. Une fois ces fiches Factures émises enregistrées, celles-ci se retrouvent dans la liste de gauche.

Pour traiter manuellement l’encaissement de ces différentes factures, procédez comme suit :

  • Ouvrez la fiche Facture émise concernée;
  • rendez-vous sous l’onglet Finances;
  • Cliquez sur Enregistrer une opération.

Le dialogue suivant apparaît :

Encaissement du solde dû

Si le total du solde de la facture a été encaissé :

  • sélectionnez la case correspondante (cochée par défaut);
  • saisissez la date de l’encaissement dans le champ Date de l’opération (par défaut, la date du jour);
  • si vous utilisez Crésus Comptabilité, modifiez au besoin le compte de liquidité à imputer;
  • cliquez sur OK.

L’opération apparaît dans le tableau des Encaissements et rappels (onglet Finances) et la facture est considérée comme acquittée : un X s’affiche à côté du F dans la colonne État de la liste de gauche.

Encaissement partiel

Si le montant encaisser ne recouvre pas le total du solde :

  • sélectionnez la case Enregistrer un encaissement;
  • saisissez la date de l’encaissement dans le champ Date de l’opération (par défaut, la date du jour);
  • saisissez le montant encaissé;
  • si vous utilisez Crésus Comptabilité, modifiez au besoin le compte de liquidité à imputer;
  • cliquez sur OK.

L’opération apparaît dans le tableau des Encaissements et rappels (onglet Finances) mais la facture n’est considérée comme acquittée.

Escompte du solde

Vous pouvez également escompter le solde dû, ou en cochant directement la case Solder par escompte, ou, s’il y a un encaissement partiel à enregistrer, en cochant la case Escompter le solde (apparue en bas du dialogue) :

si vous utilisez Crésus Comptabilité, le compte proposé pour la comptabilisation des escomptes accordés sera celui défini par défaut dans les Réglages généraux > Comptabilisation > Régler les escomptes.

Si vous avez choisi de ventiler les escomptes dans les comptes articles, alors, après validation du dialogue, l’escompte accordé sera affiché comme suit (toujours sous l’onglet Finances) :

Dans ce cas, l’escompte diminuera au prorata chacun des comptes de produit de la facture.

Si vous avez choisi de regrouper les escomptes dans un compte spécifique (en général le 3800), vous pouvez alors modifier ce compte en cochant la case correspondante. Ensuite, après validation du dialogue, l’escompte accordé sera affiché comme suit (toujours sous l’onglet Finances) :

Le solde escompté, la facture est considérée comme acquittée : un X s’affiche à côté du F dans la colonne État de la liste de gauche.

Supprimer un encaissement ou annuler l’acquittement

Sous l’onglet Finances, les boutons Annuler la dernière opération et Annuler l’acquittement vous permettent, respectivement, de supprimer le dernier encaissement enregistré ou d’annuler l’acquittement de la facture (sans modifier les encaissements enregistrés).

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, ces boutons ne seront accessibles que si les encaissements n’ont pas été comptabilisés. S’ils l’ont été, il vous faudra d’abord décomptabiliser les écritures concernées.

Vous trouverez les totaux de montants facturés et payés sous l’onglet Soldes et totaux de la fiche Client (au besoin, cliquez, sous ce même onglet, sur Recalculer les soldes et totaux).

5.2Encaissement automatisé d'une facture émise

Cette fonctionnalité ne concerne que les factures émises avec code QR.

Si vous émettez des factures avec code QR, votre institut financier mettra à votre disposition (parfois à votre demande, selon l’institut concerné) des fichiers camt.054 consignant tous les encaissements relatifs à ces factures.

Crésus Facturation pourra alors automatiquement faire le lien entre une facture émise et son encaissement (total ou partiel), vous évitant ainsi de procéder à l’acquittement manuel de vos factures.

Certains instituts financiers vous communiquent directement ces fichiers camt.054, d’autres demandent de les télécharger sur leur portail e-banking. Dans un cas comme dans l’autre, le fichier en question se trouvera automatiquement enregistré dans votre ordinateur, à l’emplacement défini dans Crésus Banking (Réglages du compte bancaire > Chemins et liens > Dossier pour les autres fichiers importés).

Par défaut, vos fichiers camt.054 seront enregistrés dans le dossier où se trouve votre fichier de facturation (dans un nouveau dossier nommé [MaFacturation]-ISO-Camt.

Une fois le fichier camt.054 enregistré dans votre disque, rendez-vous dans la base des factures reçues et cliquez sur l’icône (ou utilisez la commande Fichier > Lecture fichier BVR). Crésus Facturation affiche alors le contenu du ou des fichiers camt.054 à traiter :

Cette liste présente les factures concernées et affiche les montants encaissés, les soldes dus et le ratio de chaque encaissement.

Vous pouvez choisir de cocher ou de décocher, pour chaque facture, les colonnes Réglé, Action et Éliminer :

  • une coche dans la colonne Réglé indique que cette facture sera considérée comme acquittée après validation (un X sera ajouté dans la colonne État de la liste de gauche) : cette coche apparaît par défaut pour toutes les factures dont le versement correspond au solde;
  • une coche dans la colonne Action indique que l’encaissement sera inscrit dans la fiche Facture émise correspondante : cette coche apparaît par défaut pour toutes les factures dont le traitement n’a pas présenté d’anomalie.
  • une coche dans la colonne Éliminé indique que l’encaissement sera supprimé de la liste des paiements traités et ignoré par Crésus Facturation : cette coche n’apparaît, par défaut, pour aucune facture.

Les éventuelles anomalies sont indiquées par des lignes oranges ou rouges.

Une ligne orange signale que Crésus a détecté plusieurs encaissements identique parmi la liste des factures traitées.

Une ligne rouge signale que Crésus a détecté une singularité dans le traitement de la facture concernée. Les cas les plus fréquents sont :

  • une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement;
  • un versement plus élevé que le solde dû;
  • un versement avec numéro de référence de facture inconnu.

Vous pouvez bien sûr choisir de traiter les lignes concernées (en cochant la colonne correspondante), puis de traiter manuellement ces anomalies.

En double-cliquant sur la ligne souhaitée (ou en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton Info), vous obtenez des informations détaillées sur le versement en question. Dans ce dialogue, les options Règle définitivement la facture et Solde la facture selon le versement reviennent, respectivement, à cocher la colonne Réglé ou Action.

En bas de dialogue, vous pouvez modifier l’Identificateur, qui apparaîtra dans le tableau des encaissements (onglet Finances) des fiches des factures concernées.

En-dessous, la case Extrait les fiches selon l’identificateur crée automatiquement un accès qui affichera l’ensemble des factures touchées par ces encaissements dans la liste de gauche.

5.3Les encaissements excédentaires

Il peut arriver qu’un client paie un montant supérieur au solde dû d’une facture émise. S’il s’agit d’une facture QR et que vous procédez via un fichier Camt.054, la ligne de ce paiement apparaît en rouge : cochez la case Action pour que ce paiement excédentaire apparaisse dans le tableau des encaissements (onglet Finances) de la fiche en question (sans acquitter la facture). Il vous faut alors choisir comment vous souhaitez traiter cet excédent.

De même, si vous enregistrez manuellement un encaissement excédentaire (via le bouton Enregistrer une opération), Crésus vous demandera comment vous souhaitez traiter cet excédent.

Dans un cas comme dans l’autre, vous vous trouvez alors devant ce dialogue :

Rembourser tout ou partie de l’excédent

En cochant cette case, un dialogue s’ouvre dans lequel Crésus vous propose automatiquement le montant remboursé (en négatif), la date du traitement et le compte à imputer dans Crésus Comptabilité. Si vous validez, la facture sera alors considérée comme acquittée.

Vous pouvez également choisir de ne rembourser au client qu’une partie de l’excédent. Pour ce faire, modifier simplement le montant proposé dans le dialogue (toujours en négatif). Une case apparaît alors, vous proposant de conserver l’excédent (la différence entre l’excédent payé par le client et le montant remboursé). Si vous le conserver, il sera alors traité, en négatif, comme un escompte accordé, et la facture sera considérée comme acquittée. Si vous ne le conservez pas, la facture ne sera pas acquittée et ce nouvel excédent devra être lui aussi être traité selon votre choix.

Utiliser tout ou partie de l’excédent sur une facture ouverte du client

En cochant cette case, un dialogue s’ouvre, vous proposant de choisir la facture du client (s’il y en a) sur laquelle effectuer ce transfert, la date du traitement et le compte à imputer dans Crésus Comptabilité. Après validation, un nouveau dialogue vous indique si ce transfert d’excédent a permis d’acquitter l’une ou l’autre des deux factures concernées. Cette opération apparaît dans le tableau des encaissements (onglet Finances) des deux factures.

Créer une note de crédit correspondant à l’excédent

En cochant cette case, Crésus bascule automatiquement dans l’écran de saisie de la base des Factures émises, vous proposant une fiche pré-saisie dont le montant total est l’excédent en négatif. La ligne de l’article (onglet Détails) ne doit pas contenir de code TVA, et le compte de débit proposé (onglet Finances) est généralement le 1105 Notes de crédit émises. La désignation de l’article est générée par Crésus sous la forme « Note de crédit pour encaissement excédentaire – Liée à la facture no XXXX« . Bien sûr, ce libellé peut être modifié manuellement.

Lorsque vous créerez une nouvelle facture pour ce client, Crésus vous indiquera qu’une ou plusieurs notes de crédit sont ouvertes à son nom. En cliquant sur Enregistrer une opération (onglet Finances), l’option Utiliser une note de crédit vous sera proposées. En sélectionnant cette option, le dialogue suivant vous demandera de choisir la note de crédit à utiliser (s’il y en a plusieurs) :

Le dialogue suivant vous indiquera si la note de crédit a été entièrement utilisée (et dès lors est considérée comme acquittée – NX dans la colonne État) ou si elle a permis d’acquitter la facture en question mais présente toujours un solde. Cette opération apparaîtra dans le tableau des encaissements (onglet Finances) des deux fiches concernées.

Conserver l’excédent comme recette

 

 

ESCOMPTE : Enregistrer l’opération et passer un escompte négatif comme décrit au § Crésus Facturation, ce qui acquitte la facture, puis traiter le remboursement en comptabilité.

ESCOMPTE :Enregistrer l’opération et imputer l’escompte à un autre compte comme décrit au § Crésus Facturation, ce qui acquitte la facture.

 

L’encaissement concerne une facture acquittée

Lorsqu’un client effectue un versement sur une facture acquittée, vous pouvez utiliser le bouton Enregistrer un encaissement pour y enregistrer le mouvement, puis utiliser à nouveau le bouton Enregistrer un encaissement pour passer le remboursement au compte de liquidité ou l’imputer au compte de passage. Il faut saisir un montant négatif. Si nécessaire, créez une note de crédit comme ci-dessus.

Si le versement excédentaire du client a été fait en utilisant un BVR/code QR, le mécanisme signale le dépassement par une ligne rouge et par défaut ne propose pas de l’encaisser, mais vous pouvez forcer l’action comme décrit au § Crésus Facturation. L’encaissement est enregistré dans le tableau des mouvements de l’onglet Finances de la facture. L’excédent peut alors être traité manuellement selon que la facture a été acquittée ou non, comme décrit ci-dessus.

S’il existe une note de crédit ouverte pour le débiteur concerné, Crésus permet de l’utiliser comme encaissement sur la facture courante. Pour plus de détails, consultez le §5.4 Les notes de crédit.
Si la facture a déjà été acquittée, Crésus propose d’enregistrer un encaissement supplémentaire. Pour plus de détails, consultez le §5.3 Les encaissements excédentaires.

5.4Les notes de crédit

En cas de retour de marchandise, de modification d’un montant facturé après l’envoi d’une facture, ou encore si vous devez rendre un montant à votre client, il peut s’avérer nécessaire d’émettre une note de crédit.

Crésus considère qu’une facture dont le montant total est négatif est une note de crédit; il suffit donc de créer une facture négative.

Une note de crédit peut :

  • Réduire le montant dû par votre client.
  • Annuler complètement une facture non payée.

La comptabilisation des notes de crédit nécessite :
un compte du bilan pour les notes de crédit émises, qui peut être une compte d’actif utilisé en négatif, habituellement le 1105 Notes de crédit émises, ou un compte de passif.
un compte de passage, habituellement le 9900 Ecritures de regroupement. Ce compte de passage doit être défini dans l’onglet Comptes et TVA des réglages du fichier facturation

Réduire le montant dû par un client

Si vous voulez créer une note de crédit pour une partie seulement d’une facture ou un montant quelconque, cliquez sur Créer un nouveau document dans le volet latéral et créez une facture de la manière habituelle, en vous assurant que le total facturé soit négatif : il faut saisir les prestations ou les articles concernés avec des quantités négatives, de cette manière, les articles sont entrés dans le stock. Dès le moment où le total de votre document est négatif, il est considéré comme une note de crédit.

Il peut s’avérer utile d’avoir une fiche article spéciale imputée à un compte de produits pour créer les notes de crédit.

Annuler complètement une facture
  • Sélectionnez la facture à annuler.
  • Dans le volet latéral, cliquez le bouton Créer un nouveau document et sélectionnez l’option Note de crédit basée sur cette facture.

  • Le dialogue vous demande le motif et la date d’établissement de la note de crédit :

  • Validez le dialogue.
  • Crésus crée un nouveau document pour ce client, reprenant les mêmes articles que la facture originale, mais toutes les quantités sont négatives. Ainsi, pour la gestion du stock des articles, les quantités en stock seront également corrigées.
  • Dans l’onglet Finances de la note de crédit, prenez soin de préciser que le compte à débiter est le compte Notes de crédit émises  au bilan de votre plan comptable.

Dans l’onglet Résumé de la note de crédit, le Concerne signale qu’elle est liée à une facture :

Dans l’onglet Résumé de la facture liée, le Concerne mentionne le lien avec la note de crédit :

Vous pouvez passer d’un document à l’autre en cliquant le bouton Aller à. À ce stade, les deux documents conservent le statut impayé.

Si la note de crédit a été créée par erreur, vous ne pouvez pas la supprimer sans autre, car elle est liée à une facture.

Pour la supprimer, vous devrez d’abord rompre cette liaison, en cliquant l’icône . Ensuite seulement vous pourrez la supprimer.

Dans la facture qui a donné lieu à la création de la note de crédit, le texte de la rubrique Concerne restera « Annulé par la note de crédit N° x », alors que cette note de crédit n’existe plus ! Il faudra donc débloquer la facture pour supprimer ce texte (§ Crésus Facturation)

Utiliser une note de crédit pour régler une facture

Une note de crédit peut être utilisée comme moyen d’encaissement dans une facture émise :

  • Passez dans l’onglet Finances de la facture.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Utiliser une note de crédit, précisez la date de l’opération. Vérifiez que le compte débiteur à utiliser soit le même que celui spécifié plus haut (habituellement le 1105) et cliquez OK.

  • Le dialogue vous donne diverses indications et affiche la liste des notes de crédit encore ouvertes pour ce client. Dans notre exemple, il n’y en a qu’une.
  • Indiquez par quel compte débiteur passer ce règlement, puis cliquez OK Le mécanisme indique si la facture et/ou la note de crédit présente encore un solde ou a été acquittée :
  • Si le solde de la note de crédit est identique au solde de la facture, les 2 documents seront acquittés

  • Si le solde dû de la facture à acquitter est supérieur au solde de la note de crédit, la facture reste ouverte pour le solde dû, et la note de crédit est acquittée

  • Si le solde dû de la facture est inférieur au montant de la note de crédit, la facture est acquittée, et la note de crédit reste ouverte avec le solde disponible

Enregistrer un remboursement à un client

Si vous devez retourner un montant déjà encaissé, procédez comme expliqué aux paragraphes précédents pour créer une facture dont le total dû est négatif. Vous pouvez conserver cette note de crédit dans les factures ouvertes et l’utiliser plus tard comme paiement d’une nouvelle facture, selon la méthode décrite précédemment.

Si le montant de la note de crédit est effectivement remboursé au client, traitez le versement en utilisant le bouton Enregistrer une opération décrit au § Crésus Facturation.

Si vous utilisez l’icône Créer un nouveau document pour le client du volet latéral dans la base des clients, Crésus signale si le client a une note de crédit ouverte à son nom.

5.5Les rappels

L’accès Rappel 1 à imprimer vous permet d’extraire les factures pour lesquelles vous devez envoyer un premier rappel. Ce sont les fiches répondant à toutes ces conditions :

  • Il s’agit d’une facture.
  • Elle est imprimée.
  • Elle n’est pas acquittée.
  • Le délai de paiement de la facture additionné au nombre de jours avant l’envoi du premier rappel (défini dans les réglages généraux) est dépassé.

Le bouton R1 du volet latéral affiche le même accès.

Vous pouvez alors cliquer le bouton Afficher des documents ou l’icône  pour imprimer tous les rappels, ou le bouton Afficher ce document ou l’icône, pour imprimer les rappels les uns après les autres, ce qui permet d’examiner la situation de chaque débiteur.

Les dates d’impression des documents se trouvent dans l’onglet Contact, Livraison, État.

Si vous mettez une date dans le champ placé à la hauteur du premier rappel, cette date sera celle figurant sur votre document, même s’il est imprimé à une autre date.

La définition des textes de rappels se fait dans les Réglages factures .

La procédure est la même pour le deuxième et le troisième rappel qui obéissent aux mêmes conditions que le premier rappel, sauf que :

  • Le rappel précédent doit avoir été imprimé.
  • Le délai de paiement depuis le rappel précédent doit être écoulé.

Ces délais se règlent au même endroit que les textes des rappels .

5.6Les frais de rappels

Le réglage des frais de rappels est saisi dans les réglages des factures émises, onglet Rappel 1, en utilisant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Vous pouvez alors spécifier les frais de premier, second et troisième rappel :

Les frais de rappel étant soumis à la TVA, ils doivent être comptabilisés, suivant votre mode d’assujettissement. Ceci se définit dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux .

Ce réglage fait partie des réglages essentiels à faire dans un nouveau fichier avant de pouvoir l’utiliser réellement.

5.7Imprimer un rappel

Crésus se base sur la date d’impression de la facture et sur les Délais définis dans les onglets Rappel 1, Rappel 2 et Rappel 3 des Réglages des factures émises ou  pour déterminer s’il y a du retard dans les paiements des factures.

Il y a 3 niveaux de retards, dont l’émission peut donner naissance à des frais de rappel définis dans les Réglages des factures émises , onglet Rappel 1.

Vous pouvez afficher les factures en retard depuis l’écran d’accueil ou depuis le volet latéral des factures émises en utilisant les boutons Rappels 1, Rappels 2 ou Rappels 3. Sous Contentieux, vous trouverez toutes les factures pour lesquelles 3 rappels ont été envoyés et qui sont toujours impayées.

Pour visualiser ou imprimer le rappel d’une facture isolée, sélectionnez la facture et cliquez le bouton Afficher ce document ou l’icône  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Si c’est une facture échue, Crésus propose d’en imprimer le rappel. Il est également possible de réimprimer la facture ou un rappel déjà existant.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§ Crésus Facturation).

À moins que vous n’ayez forcé, dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche, une date particulière dans la date de rappel, Crésus imprime le rappel à la date du jour. Lorsque vous validez l’impression, la date du jour sera mémorisée dans la date de rappel.

Pour imprimer tous les rappels

Pour visualiser ou imprimer tous les rappels, cliquez le bouton Afficher des documents ou l’icône  dans la zone Base des factures émises du volet latéral.

Les rappels sont imprimés selon le type de document défini dans l’onglet Impressions des Réglages des factures émises ou .

5.8Les statistiques de la base des factures émises

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques (les statistiques clients sont décrites au §7.3.2 Les statistiques de la base des clients).

Le rapport Suivi des encaissements sert à afficher l’ensemble des montants payés par les clients, que ce soit par BVR ou d’autres moyens. Il peut être établi entre 2 dates :

  • Les versements BVR reçus affiche uniquement les montants enregistrés avec un identificateur. Le classement est fait sur la base de l’identificateur.
  • Tous les versements reçus affiche tous les montants, qu’ils aient un identificateur ou non, classés par date.
  • Tous les versements reçus (par code BVR) affiche les mêmes montants, mais classés selon l’identificateur enregistré.

Le rapport Evolution des documents affiche un tableau montrant l’état actuel, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

5.9La comptabilisation

Un des objectifs essentiels des logiciels Crésus est de vous permettre de gagner du temps tout en sécurisant au mieux les opérations. La comptabilisation automatique prépare toutes les écritures pour Crésus Comptabilité. Elle remplace la double saisie des montants, ce qui accélère le processus tout en écartant les risques d’erreur.

Afin d’éviter d’éventuelles différences entre la comptabilité financière et la facturation, les éléments concernés par les écritures générées sont bloqués dans les factures. Il ne sera ainsi pas possible de modifier les encaissements déjà passés en comptabilité. Mais même si vous ne traitez pas la comptabilisation avec Crésus Comptabilité, il reste avantageux de générer les écritures de comptabilisation.

Vous avez le choix entre la comptabilisation selon les contre-prestations convenues ou reçues (§5.9.1 Les étapes comptables et §5.9.2 Les étapes comptables)

Les frais de rappel peuvent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lors de l’acquittement de la facture.

Ce sont les conditions générales de votre entreprise (ou le contrat de vente) qui déterminent si vos frais de rappels sont obligatoirement dus par vos clients, ou non. S’ils ne sont pas obligatoirement dus, préférez une comptabilisation lors de l’acquittement de la facture, ce qui évite d’escompter des frais non payés.

La comptabilisation génère également les écritures nécessaires à la gestion de la TVA. Crésus supporte la TVA normale, mais aussi la TVA au forfait ou selon la méthode dite du taux de dette fiscale nette (TDFN). Le choix du mode de TVA se fait d’entente avec l’AFC.

Tous ces points sont définis dans les Réglages généraux ou .

Il est essentiel d’avoir arrêté votre choix avant de travailler dans votre fichier définitif, puisqu’il n’est pas possible de changer de méthode en cours de travail.

  • Les comptes sont pris dans chaque article pour le détail du mouvement, dans les données du client pour le débit, dans le tableau de l’onglet Finances pour les encaissements et l’acquittement.
  • Il n’est pas nécessaire de comptabiliser chaque facture individuellement. Nous vous proposons au contraire de procéder périodiquement (par ex. en fin de journée, chaque semaine ou chaque mois) à des comptabilisations.
  • Les écritures comptables produites par Crésus Facturation sont alors rattachées à une session de comptabilisation. Si vous comptabilisez une fois par mois, chaque mois aura sa propre session de comptabilisation. En cas d’erreur de saisie par exemple, il vous sera possible de décomptabiliser puis de recomptabiliser les écritures d’une session complète en refaisant la comptabilisation (§5.9.5 Décomptabiliser des écritures).
  • Le processus de comptabilisation implique qu’il y a un lien entre votre facturation et les fichiers comptables correspondants.
  • Ce lien est défini par Crésus Synchro (§1 Introduction).

Si Crésus rencontre une écriture dont la date n’est pas compatible avec les fichiers de comptabilité qu’il connaît, ce même dialogue s’affichera pour pointer vers la comptabilité correspondant à la période de l’écriture à générer..

 

 

Les codes de TVA sont liés aux taux définis dans l’onglet Codes TVA de ce dialogue :

Pour chaque taux, on y trouve l’ancien, l’actuel et le futur taux, repris automatiquement de la comptabilité liée. Ce sont les taux repris dans l’onglet Paramètres des factures émises et reçues. Pendant les périodes comptables où 2 taux de TVA peuvent être appliqués (en fonction de la date de la prestation fournie), il est possible d’appliquer les taux actuels, futurs ou anciens à une facture particulière (§ Crésus Facturation).

Pour passer définitivement aux nouveaux taux, cliquez le bouton  : les taux actuels seront reportés dans les champs des anciens taux et les taux futurs seront reportés dans les champs des taux actuels.

5.9.1Les étapes comptables

Deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux  avant de travailler réellement dans votre fichier (§ Crésus Facturation). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La loi sur la TVA définit la contre-prestation comme étant « […] tout ce que le destinataire, ou un tiers à sa place, dépense en contrepartie de la livraison de biens ou de la prestation de services. La contre-prestation comprend également la couverture de tous les frais, même si ceux-ci sont facturés séparément. »

Contre-prestations convenues

Si vous travaillez selon les contre-prestations convenues, le montant total de la facture est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte débiteur du client, et le détail des lignes de la facture est comptabilisé dans le compte de produit de chaque article ou prestation.

Chaque encaissement est passé en diminution du compte débiteur. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de produit, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Contre-prestations reçues

Si vous travaillez selon les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de débiteur, ni d’escompte : seuls les encaissements effectifs sont imputés au compte de produit de chaque ligne de facture. Les montants reçus sont ventilés dans les comptes de produit au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

 

5.9.2Les étapes comptables

Comme pour la gestion des clients (§5.9.1 Les étapes comptables), les deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux ou  avant de travailler réellement dans votre fichier (§ Crésus Facturation). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La charge d’une facture reçue peut être imputée selon le détail des lignes de la facture et comptabilisée dans le compte de charge de chaque article ou prestation, ou ventilée dans des comptes de charge définis pour le créancier ou saisis avec la facture.

Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte créancier du fournisseur, et la charge est imputée comme décrit ci-dessus. Chaque versement est passé en diminution du compte créancier. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de charge, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Si vous traitez les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de créancier, ni d’escompte; seuls les versements effectifs seront imputés aux comptes de charge selon la description ci-dessus. Les montants sont ventilés dans les comptes de charge au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

5.9.3Préparer la comptabilisation

Comptabilisation des factures émises

Les comptes impactés par une facture émise sont ceux définis dans la fiche du client et ceux définis dans la fiche de chaque position facturée. Les comptes de liquidité et d’escompte figurent dans les champs de l’onglet Finances de chaque facture.

Comptabilisation des factures reçues 

L’onglet Comptabilité de chaque facture reçue présente les comptes de charge, de crédit et les comptes de liquidités qui seront impactés lors de la comptabilisation de la facture.

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§ Crésus Facturation).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue. Le compte par défaut défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris dans la ligne Balance (1). Vous pouvez modifier le compte pour cette facture, au même endroit. Ce n’est que si vous souhaitez ventiler la charge que vous allez utiliser, pour les comptes supplémentaires, la partie Comptes débit (2).

  • Sélectionnez le Compte débit (ou Balance).
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , le compte au crédit est défini par défaut, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

 

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§4.5 Escompter le solde d’une facture reçue), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Divers

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche)

5.9.4Comptabiliser des factures
  • Cliquez l’icône de comptabilisation ou utilisez la commande Fichier–Comptabiliser :

  • Si vous traitez des factures débiteurs et créanciers, vous pouvez choisir de ne préparer qu’une partie des écritures.
  • Entrez la date limite des écritures à préparer.
  • Cliquez Exécuter.

Si vous travaillez dans l’exemple, Crésus Facturation connaît déjà la comptabilité cible. Si ce n’est pas le cas, vous devrez définir quel fichier de comptabilité doit recevoir les écritures générées.

Le dialogue suivant permet, entre autres, de visualiser les écritures générées avant de les passer à la comptabilité :

La commande Comptabiliser met les écritures à disposition de Crésus Comptabilité. Pour les y intégrer, il faut ouvrir la comptabilité et utiliser la commande Fichier–Comptabiliser.

Le processus de comptabilisation se déroule donc par sessions, chaque session de comptabilisation pouvant comporter de nombreuses écritures. Crésus enregistre la date et le numéro de session dans l’onglet Finances des factures, ce qui facilite entre autres la décomptabilisation (§5.9.5 Décomptabiliser des écritures).

5.9.5Décomptabiliser des écritures

Comme les éléments comptabilisés sont verrouillés dans la facturation, s’il y a des erreurs (date d’écriture, compte, ventilation), il faut annuler les écritures comptables.

De même, pour éviter des différences entre la facturation et la comptabilité générale, il n’est pas possible de modifier des écritures provenant de la facturation dans Crésus Comptabilité. Il faut corriger les écritures à l’origine, dans la facturation.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation .
  • Choisissez Annuler la dernière comptabilisation.

.

  • Cliquez Exécuter.
  • Dans le dialogue suivant, déterminez la session, ou les sessions d’écritures à décomptabiliser.

  • Cliquez OK. Les champs concernés sont débloqués dans les factures.

On ne peut pas décomptabiliser une session à choix parmi les sessions existantes, il faut toujours annuler la session concernée et toutes celles qui suivent.

5.9.6Refaire la comptabilisation

Dans certaines situations, il peut être nécessaire de forcer Crésus à refaire toute la comptabilisation. Par exemple dans le cas où l’emplacement des fichiers, ou leur nom, a été modifié.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation.
  • Sélectionnez l’option Refaire la comptabilisation.
  • Déterminez la date de début et de fin de la période à refaire. Si vous ne spécifiez pas de date de fin, Crésus traite toutes les factures.

  • Cliquez le bouton Exécuter.

La suite du processus est comme décrit au §5.9 La comptabilisation.

5.9.7Ne pas comptabiliser une facture

Les factures archivées sont automatiquement comptabilisées. Si vous voulez qu’une facture émise ou reçue ne soit pas comptabilisée, sélectionnez l’option Ne comptabilise pas cette facture sous l’onglet Finances de la fiche.

5.9.8Outils de contrôle comptable

Pour faciliter le contrôle entre la facturation et la comptabilité, nous recommandons de travailler avec l’aide au pointage dans Crésus Comptabilité.

Dans les extraits de comptes, l’outil permet de regrouper les écritures selon les colonnes Groupe et Réf. mettant ainsi en évidence les regroupements équilibrés ou non. La correspondance se fait alors avec les statistiques Débiteurs ou Créanciers qu’on lance depuis l’accueil de la facturation.

Par défaut, Crésus Facturation utilise le n° de pièce pour le Groupe et le nom du débiteur ou du créancier pour la Référence. Ainsi, dans l’extrait de compte dans la comptabilité, en regroupant sur Groupe, on obtient l’état des factures et en regroupant par Réf, on obtient l’état du débiteur ou du créancier.

Vous avez la possibilité de déterminer quel champ utiliser pour l’aide au pointage.

La Référence utilisée peut être choisie selon la liste suivante

et Régler les préfixes.  Ces préfixes sont préréglés avec C et D. Nous vous conseillons, pour assurer le lien avec Crésus Banking, de conserver cette nomenclature.

Pour la comptabilisation, vous pouvez également définir par les Réglages pour la comptabilisation les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans le libellé comptable.

 

5.9.9Les rapports et états (ou statistiques)

Les principaux rapports sont lancés depuis l’écran d’accueil , qu’il s’agisse de l’état des débiteurs ou des créanciers, ou du suivi des ventes et achats de produits et services.

Les diverses statistiques sont proposées pour l’ensemble des créanciers, clients ou articles :

Dans les diverses bases, le volet latéral propose dans la zone de la Base courante un bouton Rapports et états qui affiche une sélection de statistiques à lancer pour l’ensemble des clients, créanciers ou articles, ou pour le client, créancier ou article actuellement sélectionné.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

Le résultat des statistiques peut être obtenu en mode Montrer, exporter, en mode Visualiser avant impression, en mode Imprimer ou en mode Produire un PDF :

  • En mode Montrer, exporter, Crésus passe à l’aperçu rapide de la statistique. Dans le dialogue proposé, le bouton Exporter sert à générer un fichier sur le disque avec le contenu affiché à l’écran.
  • En mode Visualiser avant impression, Crésus affiche le résultat imprimable de la statistique.
  • En mode Imprimer, le résultat est envoyé directement à l’imprimante.
  • En mode Produire un PDF, le dialogue qui s’affiche permet d’enregistrer le document au format PDF.
  • Ces modes sont proposés avec des Réglages standards tels qu’ils sont paramétrés avec le modèle livré, ou avec des Réglages personnels que Crésus mémorise. Lisez le §5.9.9 Les rapports et états (ou statistiques) pour obtenir des informations sur les modes avec réglages personnels.

Par défaut, les montants sont affichés en CHF. Si vous utilisez l’extension multi-monnaie, les montants sont affichés dans la monnaie de la facture et en CHF, ce qui se reconnaît d’après l’en-tête de la colonne.

La colonne N/C (à ne pas confondre avec note de crédit) répertorie les montants des factures marquées ne comptabilise pas cette facture.

Lorsque la statistique fait appel à une date de fin de période à traiter, les mouvements effectués après cette date ne sont pas affichés par défaut, mais peuvent l’être dans une colonne après période (§5.9.9 Les rapports et états (ou statistiques)).

L’icône  ouvre le dossier défini pour l’enregistrement des statistiques en PDF (§ Crésus Facturation)

5.9.10Les réglages avancés des statistiques

En mode Montrer, exporter il est possible de sélectionner les colonnes à traiter. Il suffit de cocher ou décocher les colonnes concernées, puis de cliquer Rafraîchir. La statistique est recalculée pour tenir compte des colonnes actives uniquement.

C’est par exemple ainsi qu’il faut procéder pour afficher les mouvements intervenus après la date de fin de période à traiter.

Le classement est toujours fait selon les éléments de la 1ère colonne, puis ceux de la 2ème, etc.

Lorsque l’en-tête d’une colonne est entre parenthèses, cela signifie que cette colonne n’est pas imprimée. Elle ne sert qu’au classement.Lorsque l’en-tête d’une colonne est précédé d’un astérisque *, cela signifie qu’un sous-total est calculé selon le groupement dans cette colonne.

Dans ce mode, vous pouvez exporter le résultat de la statistique dans un fichier de type texte tabulé, qui peut être repris dans un tableur.

Lorsque vous quittez l’aperçu rapide, Crésus propose de conserver les réglages personnalisés :

  • Pour réafficher la statistique selon les coches sélectionnées, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages personnels.
  • Pour établir la statistique avec les colonnes standards, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages standards.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

5.9.11Crésus Horizon

Crésus Horizon affiche de manière parlante les données financières issues de Crésus Facturation. Il vous présente l’essentiel en un coup d’œil.

Vous trouverez un aperçu de Crésus Horizon sur notre site.

Consultez le manuel Crésus Horizon pour plus d’informations.

6Fonctionnement détaillé

Cette section présente le fonctionnement de Crésus Facturation de façon détaillée.

6.1Les outils

Il est possible de traiter ces fiches avec des outils tels que :

  • Recherches et extractions.
  • Statistiques.
  • Création de fiches en série.
  • Opérations à travers toute une base.
  • Exportation et importation des fiches partielles ou complètes.
  • Préparation des écritures comptables dans Crésus Comptabilité.
  • Création des fichiers d’ordre de versement DTA/OPAE.
  • Utilisation des BVR.
  • Simplification du travail par boutons « action » qui peuvent reprendre une grande partie des éléments des menus.

Crésus Facturation peut très bien être employé tel que livré, en utilisant le fichier standard, mais il peut aussi être adapté, voire complètement remanié.

6.2Exportation / Importation de données

Il est possible d’exporter des données issues de Crésus Facturation dans un fichier de type texte, dont le séparateur est un tabulateur (fichier .txt) ou un point-virgule (fichier .csv).

Les fichiers produits peuvent facilement être consultés ou modifiés avec un tableur comme Excel.

Des masques d’exportation sont fournis en standard dans chacune des bases.

Masques d’exportation

La commande Fichier > Exporter des données permet d’accéder aux masques d’exportation (raccourci dans la barre d’icônes).

Ces masques définissent d’une part les rubriques exportées, d’autre part l’accès à utiliser :

En sélectionnant un masque, il est possible de modifier l’accès associé, ce qui détermine quelles fiches seront exportées.

  • Exporter demande l’emplacement et le nom du fichier à générer.

En mode complet, il est possible de créer ou modifier de nouveaux masques :

  • Créer crée un nouveau masque vide
  • Dupliquer permet de créer un nouveau masque identique à celui sélectionné dans la liste
  • Définition permet de modifier le masque d’exportation sélectionné.

NB : les masques modèles ne peuvent pas être modifiés, ils ne peuvent qu’être dupliqués.

Masques d’importation

De la même manière que pour les exportations, il est possible de définir des importations de données. La liste des masques d’importation n’est disponible qu’en mode complet. Utilisez pour cela Fichier > Importer des données ou l’icône  de la barre d’outils.

Les masques d’importation sont identiques aux masques d’exportation. Cela permet par exemple d’exporter des données, de les modifier dans un autre logiciel, puis de les réimporter.

Afin de préparer les données à importer dans le format correspondant, commencez par exporter des données selon le modèle choisi pour en comprendre la structure (les colonnes nécessaires) et disposer ainsi d’un fichier d’exemple.

Si le masque d’importation inclut le numéro de la fiche, le mécanisme vérifie si la fiche existe déjà.

Si la fiche n’existe pas, elle est créée à la volée.

Si la fiche existe, le mécanisme d’importation affiche un message signalant le cas. On peut alors choisir entre :

  • Fusionner avec la fiche existante : les champs de la fiche existante sont remplacés par les champs de la fiche importée
  • Ignorer la ligne entière : la fiche existante n’est pas modifiée.

Ces comportements peuvent être prédéfinis dans le masque d’importation.

7Les bases dans le détail

L’utilisation et la signification de beaucoup de rubriques et de boutons devrait pouvoir se passer d’explications. Nous nous bornons dès lors à documenter ici uniquement les rubriques et actions particulières.

7.1Deux rubriques particulières

Le numéro des fiches est un champ unique : chaque fiche a son numéro. Deux fiches de la même base ne peuvent pas avoir le même numéro. Il s’agit d’un identificateur unique interne qu’on ne doit pas modifier, puisque c’est lui qui permet de référencer les fiches d’une base à l’autre. Par exemple, le client d’une facture ou les articles d’une commande.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre base. Par exemple, supprimer un article utilisé dans des factures fausserait tous les calculs de statistiques. La rubrique Archive vous permet de cacher les fiches archivées sans les supprimer.

7.2La base des articles, produits et services

Pour des raisons de lisibilité, les articles, produits et services sont appelés simplement articles.

7.2.1Onglet Article

La rubrique Code Perso permet d’assigner un code à un produit ou service. Il sert à définir des catégories d’articles.

Vous pouvez introduire un code particulier directement dans le champ, ou utiliser la liste déroulante.

Vous pouvez définir jusqu’à 20 codes que vous utilisez couramment, dans les Réglages des articles que vous atteignez en cliquant l’icône  dans la zone Base articles du volet latéral, ou en utilisant le bouton Réglages articles dans le volet latéral des réglages généraux.

Si vous avez défini une liste de codes personnels, vous pourrez directement sélectionner les articles correspondants dans la liste des accès (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche).

La rubrique Quantité par défaut est le nombre d’articles qui apparaît d’office dans la facture lorsque vous sélectionnez cet article.

La rubrique Rabais vous permet de définir un rabais automatique pour cet article. En saisissant cet article dans une facture de vente, le taux de rabais est repris sur la ligne correspondante.

L’article peut être rattaché à un fournisseur comme suit :

Introduisez dans le champ le numéro de la fiche de votre fournisseur. Le nom du fournisseur vient automatiquement remplir le champ associé. Vous pouvez également le choisir dans la liste des fournisseurs avec le bouton F2.

Le Code correspond à la référence de l’article chez le fournisseur.

Dans la zone Comptabilisation, vous pouvez indiquer dans quel compte devront être comptabilisés l’achat et la vente de cet article, pour autant que votre facturation soit liée avec Crésus Comptabilité :

Un compte défini pour cet article aura priorité sur les comptes d’achat et de vente par défaut définis dans les réglages généraux, onglet Comptabilisation (Alt+8).

7.2.2Onglet Divers – Gestion du stock

Crésus propose un mécanisme de gestion de stock qui peut être activé ou non. Toutes les opérations liées à la gestion de stock sont décrites au §11 Gestion de stock de ce manuel.

Si le mode est actif, on choisit pour chaque article s’il y a lieu d’en tenir le stock ou non.

L’état du stock se fait par addition et soustraction des entrées et des sorties de stock, sur la base d’un stock initial ou d’un inventaire de base à une date définie.

En cas de correction de stock, le nombre d’articles en stock ne doit pas être corrigé directement dans la fiche, mais faire l’objet d’une fiche de correction de stock.

Dans l’onglet Divers des articles, si la case Gestion du stock est activée, vous pouvez connaître la quantité d’articles en stock, qui est mise à jour à chaque livraison effectuée ou reçue.

La Quantité minimum représente le seuil de réassortiment au-dessous duquel il est nécessaire de passer une commande. Le nombre d’articles disponibles avant de repasser une commande est également affiché dans le champ Marge.

L’accès Stock : en rupture affiche les articles dont la quantité en stock est inférieure au seuil (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche).

Si vous avez saisi un prix d’achat, la valeur de votre stock est directement calculée en fonction du prix d’achat actuel.

La valeur de votre stock est calculée strictement sur le nombre d’articles en stock. Aucune correction n’est faite en fonction du prix d’achat réel des articles achetés. Il vous appartient donc de fixer le prix d’achat de vos articles selon vos propres règles.

7.2.3Les statistiques de la base des articles

Les statistiques des prestations et services sont lancées en cliquant le bouton Rapports et états du volet latéral.

Tous les mouvements traite toutes les entrées (achats) et sorties (ventes) entre 2 dates à préciser.

Seulement les entrées ou Seulement les sorties limite la statistique au choix effectué.

Dans le dialogue de réglage, déroulez la liste Choix des articles pour déterminer si la statistique doit être établie pour l’ensemble des fiches de la base, les articles soumis à la gestion de stock ou ceux d’un accès à choix.

Le Choix du tri détermine le classement des articles présentés.

L’option Avec valorisation affiche les montants liés aux mouvements.

Le Comparatif périodique montre les mouvements de l’année choisie et les compare avec les 2 années précédentes.

L’Inventaire – valorisé ou non – ne peut être établi que si vous avez initialisé une gestion de stock (§11 Gestion de stock). Il propose le stock calculé à la date demandée, ainsi que le stock théorique actuellement enregistré dans la fiche de l’article.

Les boutons de la zone Fiche courante lancent les mêmes statistiques limitées à l’article sélectionné.

7.2.4Le volet latéral de la base des articles

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques d’achats et ventes des articles (voir ci-dessus).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§ Crésus Facturation).

Cliquez le bouton Afficher des documents ou cliquez l’icône  pour accéder au choix pour l’impression d’étiquettes ou une liste d’articles. Dans les deux cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Le bouton Extraire les fiches avec cet article affiche tous les documents touchant l’article courant, dans la base des factures émises ou celle des factures reçues.

7.3La base des clients

Cette section présente les divers onglets de la base Clients.

7.3.1Onglet Soldes et totaux

Crésus enregistre les montants dus et payés trimestriellement.

Si votre base de données devient trop importante, vous serez peut-être amené à supprimer des factures. Comme le système conserve les éléments essentiels de chaque trimestre, il est toujours possible de connaître l’historique de chaque client.

Le bouton Solde dû et total payé initiaux vous permet de saisir les valeurs propres à chaque client, par exemple si vous commencez une nouvelle facturation, en partant d’un autre système.

Le bouton Va à ce jour affiche directement la ligne correspondant à la période actuelle.

7.3.2Les statistiques de la base des clients

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques de la zone Base clients concernent l’ensemble des débiteurs, celles de la zone Fiche courante concernent le client sélectionné.

Cliquez le bouton du rapport désiré :

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les factures ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas le paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options se présentent :

Si elle est lancée pour tous les clients, la statistique peut être établie pour tous les clients ou les clients de l’accès sélectionné par avance.

L’option Liste des débiteurs affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter.

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau.

Les résultats peuvent être groupés par débiteur ou par compte.

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures.

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à deux statistiques qui affichent le total des montants versés par les clients, respectivement les soldes dus par les clients, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

7.3.3Le volet latéral de la base des clients

Dans la zone Base clients

Si vous avez défini un dossier pour enregistrer des pièces jointes aux clients (§ Crésus Facturation), cliquez l’icône  pour l’ouvrir.

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques des clients (§7.3.2 Les statistiques de la base des clients).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§ Crésus Facturation).

L’impression propose à choix des étiquettes ou des listes de clients. Dans tous les cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Dans la zone Fiche courante

Le bouton Créer un nouveau document propose le choix entre une nouvelle facture, une offre ou un bulletin de livraison pour le client sélectionné.

Le cas échéant, Crésus propose de créer une facture avec les articles prédéfinis comme décrit ci-dessus (§ Crésus Facturation).

Lors de la création d’un nouveau document, si une note de crédit est ouverte pour ce client, le programme vous le signale. Voir la gestion des notes de crédit au §5.4 Les notes de crédit.

Cliquez le bouton Extraire les documents du client pour montrer toutes les fiches de ce client dans la base des factures.

7.4La base des créanciers (fournisseurs)

Cette section décrit la base des créanciers (fournisseurs).

7.4.1Les statistiques de la base des créanciers

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques dans la zone Base créanciers concernent l’ensemble des fiches de la base, celles de la zone Fiche courante concernent le créancier sélectionné.

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les créances ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas du paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options peuvent se présenter :

Si elle est lancée depuis la zone Base créanciers, la statistique peut être établie pour tous les créanciers ou les créanciers d’un accès sélectionné par avance.

Le résultat peut être présenté sous forme de liste ou de journal comptable :

L’option Liste des créanciers affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter :

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau :

Les résultats peuvent être groupés par créancier ou par compte :

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures :

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à 2 statistiques qui affichent le total des montants versés aux créanciers, respectivement les soldes dus aux créanciers, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

Le bouton Rapports et états de la zone Fiche courante lance les mêmes statistiques que ci-dessus, mais le résultat est limité au créancier sélectionné.

7.4.2Le volet latéral de la base des créanciers

Dans la zone Base des créanciers

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créanciers, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§ Crésus Facturation).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées à l’ensemble des créanciers et fournisseurs.

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§ Crésus Facturation).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§ Crésus Facturation).

Dans la zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche dans la base des créances pour le créancier sélectionné.

Le bouton Extraire les documents du créancier sélectionne tous les documents de la base des créances liés au créancier sélectionné.

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié à chaque créancier, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier du créancier sélectionné (§ Crésus Facturation).

Le bouton Préparer un paiement propose ce dialogue de saisie décrit au § Crésus Facturation :

7.5La base des factures reçues (créances)

Cette section décrit la base des factures reçues (créances).

7.5.1Enregistrer une commande

Le processus complet permet d’émettre une commande, de traiter la réception de la marchandise, puis d’enregistrer la facture pour en suivre le paiement.

Il n’est pas nécessaire de traiter tout le processus, on peut par exemple créer une facture reçue sans traiter la commande ou la livraison.

7.5.2Établir la commande
  • Dans la base des factures reçues, créez une nouvelle fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document :

  • Cliquez Commande : vous pouvez choisir s’il s’agit d’une commande pour ce créancier ou un autre.
  • Cliquez OK.
  • Si vous avez spécifié un autre créancier, la liste des créanciers existants s’ouvre, vous permettant de sélectionner celui que vous voulez.

Si vous ne voulez plus créer ce document, cliquez Annuler puis utilisez Esc pour annuler complètement la procédure.

  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Saisissez les articles à commander selon les procédures vues précédemment.
  • Spécifiez les quantités voulues.
  • Validez la fiche en cliquant l’icône  (F12).
  • Si une imprimante est connectée, visualisez ou imprimez votre commande, en cliquant le bouton Afficher ce document ou l’icône d’impression  associée au bas du volet latéral.

Ces fonctions ne sont disponibles que si vous avez précisé la quantité des articles à commander.

La date d’impression s’affiche au bas de l’onglet :

7.5.3Recevoir la marchandise commandée

Pour enregistrer la réception de la commande :

  • Reprenez la fiche créée ci-dessus.
  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Indiquez la date de livraison.
  • Cliquez le bouton Traiter la livraison :

  • Le programme reprend les quantités depuis les quantités commandées et complète la date si vous ne l’avez pas fait.
  • Corrigez les quantités reçues dans la colonne Reçu.
  • Validez la fiche  (F12)
7.5.4Traiter la facture

Pour traiter la facture d’une livraison :

  • Sélectionnez la fiche de la livraison.
  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Vérifiez les quantités reçues et les prix facturés.
  • S’il y a lieu, ajoutez les frais de port et d’emballage.
  • Crésus affiche le montant total de la facture au bas du tableau détaillé, sous Total enregistré, avec la mention (calculé) :

  • Cliquez le bouton Enregistrer comme facture.
  • Si le montant de la facture reçue ne correspond pas au total du détail, cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Le dialogue vous demande de confirmer (ou d’introduire) le montant facturé, ainsi que d’indiquer la date de la facture.
  • Après validation, le total enregistré porte la mention (arrêté) :

  • Vous pouvez corriger le total arrêté en cliquant le bouton Saisir le total facturé.

Quelle que soit la modification apportée aux quantités ou prix, le total arrêté ne change pas. Pour revenir au total calculé, ou pour modifier le total arrêté, cliquez à nouveau Saisir le total facturé

  • Ce bouton est également disponible dans l’onglet Résumé de la facture.
  • Validez la facture  (F12).
7.5.5Traiter le paiement

Poursuivez la procédure de facturation puis de paiement selon ce qui est décrit aux § Crésus Facturation et suivants.

7.5.6Préparer la comptabilisation

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§ Crésus Facturation).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue :

  • Sélectionnez le Compte débit.
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§4.5 Escompter le solde d’une facture reçue), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Commentaire

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche)

7.5.7Enregistrer une livraison directe

Il n’est pas nécessaire d’émettre une commande pour enregistrer une livraison.

  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document :

  • Vous pouvez choisir s’il s’agit de ce créancier ou d’un autre.
  • Cliquez Bulletin de livraison.
  • Cliquez OK.
  • Si vous avez spécifié un autre créancier, la liste des créanciers s’affiche, vous permettant de sélectionner celui que vous voulez.

Si vous voulez abandonner la création du document à ce stade, cliquez le bouton  Annuler, puis utilisez la touche Esc pour annuler complètement la procédure.

  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Utilisez les méthodes décrites plus haut pour saisir des articles.
  • Indiquez les quantités livrées et le prix facturé.
  • Avant de pouvoir payer cette livraison, vous devez spécifier qu’elle vous a été facturée. Cliquez le bouton Enregistrer comme facture.
  • Si le montant de la facture reçue ne correspond pas au total du détail, cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Le dialogue vous demande de confirmer (ou d’introduire) le montant facturé, ainsi que d’indiquer la date de la facture.
  • Validez la fiche  (F12).

Le suivi de cette facture – paiement, comptabilisation – se fait ensuite comme décrit à partir du §7.5.5 Traiter le paiement.

7.5.8Enregistrer un nouveau paiement

Le bouton Préparer un paiement du volet latéral sert à créer une nouvelle fiche avec un paiement :

Le dialogue propose de préparer un paiement pour le créancier de la fiche actuellement sélectionnée, mais offre le choix de sélectionner un autre créancier.

Dans les 2 cas, il s’agit d’entrer le montant et la date de la facture et de sélectionner le traitement de la date de paiement :

  • Appliquer le délai habituel : la date de paiement est calculée en fonction de la date de la facture à laquelle Crésus ajoute le nombre de jours défini dans l’onglet Administration du créancier.
  • Saisir la date ultérieurement : le paiement est enregistré sans date de paiement, il faudra la compléter par la suite.
  • Saisir une date spécifique : affiche un champ de saisie pour la date voulue – qui ne peut pas être antérieure à la date courante.

Crésus crée la nouvelle fiche, puis, selon le mode choisi, propose la liste des créanciers ou passe directement dans l’onglet Paiement. La suite de la procédure se fait selon ce qui est décrit aux § Crésus Facturation et suivants.

7.5.9Saisir un paiement avec un lecteur optique

La ligne de codage des bulletins de versement accompagnant les factures que vous recevez contient des informations qui identifient le compte de votre créancier auprès de son institut financier.

Pour autant que les données introduites dans la fiche du créancier soient précises, Crésus peut faire le lien entre cette ligne de codage et le créancier. S’il s’agit d’un bulletin de versement avec montant, la ligne de codage inclut le total à verser.

Il existe sur le marché plusieurs fournisseurs de lecteurs optiques, que ce soient des lecteurs mobiles ou des lecteurs de table.

Depuis l’arrivée des factures avec code QR, nous vous recommandons d’opter pour la solution intégrée Crésus Pay.

Ces lecteurs se connectent généralement à l’ordinateur via un port USB et simulent des pressions de touches au clavier. Il suffit de lire la ligne de codage, et Crésus prépare un paiement pour le créancier concerné en fonction des informations trouvées.

Si vous lisez le code depuis la base des créanciers, et si Crésus reconnaît le créancier, vous vous retrouvez directement à l’étape de préparation du paiement DTA où il suffit de valider la date du paiement, puis de cliquer le bouton Préparer pour DTA (§ Crésus Facturation).

Si vous lisez le code depuis la base des factures reçues, Crésus vous demande si la saisie du code doit servir à générer une nouvelle facture ou s’il s’agit d’un paiement à faire sur la facture actuellement sélectionnée :

  • Dans la fiche sélectionnée impose les données lues dans le code dans la facture courante.
  • Dans une nouvelle fiche crée un nouveau document pour le créancier trouvé.
  • Si le créancier n’existe pas, Crésus le signale :

 

 

7.5.10Modifier une facture

Une facture reçue peut être modifiée tant qu’elle n’a été ni acquittée, ni comptabilisée.

Si nécessaire, utilisez les fonctions Annuler l’acquittement ou Annuler la comptabilisation décrites précédemment.

7.5.11Onglet Résumé

Cet onglet présente un récapitulatif de la facture.

Cliquez cette icône pour repérer l’adresse du créancier dans Google Maps.
Cette icône affiche quelques informations relatives au client du document courant.
Un clic de l’icône en regard de l’adresse copie l’adresse du client dans le presse-papiers du système. Un clic de l’icône en regard du téléphone copie l’adresse avec les numéros de téléphone, adresse mail et site Internet dans le presse-papiers.

Vous pouvez ensuite coller l’adresse dans une autre application.

Le bouton Document lié sert à établir un lien vers un document justificatif enregistré sur le disque. S’il y a un document lié, le bouton Ouvrir lance l’application nécessaire et ouvre le document.

Le dossier ouvert par défaut lors d’un clic sur le bouton est défini dans les Réglages des factures reçues .

Le bouton Saisir le total facturé permet d’introduire ou de modifier le montant total de la facture.

7.5.12Onglet Détails

Si vous traitez des commandes et livraisons de marchandise, ou si vous passez des factures détaillées, c’est ici qu’il faut saisir les diverses positions de la facture, ainsi que les montants de frais de port et emballage.

Le bouton Saisir le total facturé permet d’introduire le montant effectif de la facture s’il est différent du total calculé. Si vous avez saisi un total arrêté, l’indication « (arrêté) » est affichée en regard du montant. Cliquez à nouveau le bouton pour revenir au total calculé.

7.5.13Onglet Paiement

Cet onglet est décrit au §7.5.5 Traiter le paiement de ce manuel.

7.5.14Onglet Finances

Cet onglet est décrit au §7.5.6 Préparer la comptabilisation de ce manuel.

7.5.15Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert à rattacher un des contacts définis dans la fiche du créancier à cette facture, à titre informatif.

7.5.17Les statistiques de la base des factures reçues

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques.

L’option Soldes dus, totaux payés lance les statistiques créanciers décrites au §7.4.1 Les statistiques de la base des créanciers

L’option Évolution des fiches affiche un tableau montrant l’état, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

Le bouton Versements vous permet d’obtenir une statistique des montants payés aux créanciers entre 2 dates :

7.5.18Le volet latéral de la base des factures reçues

La zone Base des factures reçues

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créances, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§ Crésus Facturation).

Le bouton Rapports et états lancent les statistiques liées à l’ensemble des factures (§7.5.17 Les statistiques de la base des factures reçues).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§ Crésus Facturation).

Le bouton Préparer un paiement ouvre le dialogue décrit au §7.5.8 Enregistrer un nouveau paiement, en offrant le choix entre la création d’un document pour le créancier du document actuellement sélectionné, ou un autre créancier :

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§ Crésus Facturation).

Rappel : les accès montrent un sous-ensemble de fiches correspondant à un classement et un critère d’extraction (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche).

Ces boutons activent rapidement les accès montrant les factures ouvertes ou toutes les factures, classées par créancier, par n° de pièce ou par date d’échéance.

La zone Fiche courante :

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour enregistrer une nouvelle fiche pour le client sélectionné, ou un autre client.

Utilisez le bouton Extraire les documents de ce créancier pour afficher tous les documents liés au créancier du document sélectionné.

L’icône  passe dans la fiche du créancier de la fiche courante.

8Création de factures en série

La création de factures en série recouvre deux fonctionnalités bien distinctes :

  • Établir plusieurs factures identiques pour un client selon une périodicité (p. ex. factures mensuelles).
  • Facturer en une seule fois une série de clients.

Il n’est pas possible de mixer les deux modes et de créer des factures périodiques pour une série de clients.

8.1Activer la création de factures en série

Les réglages de l’extension se font par les Réglages généraux, Alt+8 ou l’icône 

Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Fact émises puis activez la création de factures en série.

Cliquez sur Revenir à l’utilisation.

Dans le volet de droite de la base des Clients, vous trouvez maintenant un bouton

8.2Plusieurs factures identiques pour un client

Définir le contenu des factures

Le contenu des factures doit être défini dans la fiche du client, dans l’onglet Annexes.

Vous pouvez reprendre un article existant ou saisir manuellement les données. Remplissez la rubrique Concerne uniquement si le texte ne doit s’appliquer qu’à ce client.

En saisissant un article, le texte de cet article sera repris dans la colonne Articles à facturer. Vous pouvez personnaliser le texte de cet article en le saisissant dans la colonne Texte prioritaire, qui sera alors repris à la place du texte standard de l’article.

Le bouton Mettre au-dessus de la colonne Texte prioritaire insérera tous les textes par défaut des articles dans la colonne Texte prioritaire (en écrasant les textes éventuellement déjà saisis).

Le bouton Vider supprimera tous les textes prioritaires déjà saisis.

Le fonctionnement sera le même en ce qui concerne la colonne des prix, où les boutons permettent d’insérer les prix définis pour chaque article ou de vider la colonne.

Créer les factures

Dans le volet de droite, utilisez le bouton Créer un nouveau document. Vous devez évidemment sélectionner Factures ou Bulletin de livraison. Créer des offres en série n’aurait pas de sens.

Dans un souci de simplification, nous ne parlerons ici que de factures, mais toutes les notions évoquées s’appliquent également aux bulletins de livraison.

Indiquez le nombre de fiches à créer (maximum 24). Dès lors, un certain nombre de réglages supplémentaires apparaissent.

Vous pouvez choisir la périodicité de vos factures.

La date de la première facture sera déterminante, car toutes les suivantes seront basées sur celle-ci, en fonction de la périodicité.

Vous pouvez vous assurer que la date de facture est un jour de semaine. Si ce n’est pas le cas, la date sera reportée au lundi. Notez que si vous avez choisi une périodicité mensuelle, la période suivante débutera à la dernière date créée. Si le 1er janvier est un samedi, la facture sera datée du 3 janvier. La facture suivante sera donc datée du 3 février, elle ne sera pas ramenée au 1er février. Si les dates calculées automatiquement ne vous conviennent pas, vous devrez les modifier manuellement.

Par contre, si vous choisissez une périodicité mensuelle qui débute le 1er jour d’un mois, sans tenir compte du jour de la semaine, toutes les factures suivantes seront datées du 1er jour de chaque mois.

Cochez Ajoute automatiquement x article(s) de la fiche client dans le nouveau document. Si vous ne le faites pas, toutes vos factures seront vides et vous devrez les remplir manuellement l’une après l’autre.

Logiquement, cochez toutes les propositions, à moins que vous ne souhaitiez saisir une valeur différente dans chaque facture établie.

En cliquant sur OK, vos factures seront générées et remplies automatiquement. Si nécessaire, vous pouvez alors modifier ou compléter manuellement l’une ou l’autre facture.

8.3Facturer une série de clients

Définir les clients à prendre en compte

Commencez par définir quels les clients concernés au moyen d’un accès. Celui-ci peut, par exemple, se baser sur le code personnel, l’appartenance à un groupe ou une extraction selon des critères communs. Il est aussi possible de cocher les clients individuellement.

Dans ce qui suit, les clients ont été sélectionnés selon une extraction :

Réglages de la création de factures

Un clic sur Créer des documents en série ouvre ce dialogue :

Définissez le genre et le nom du document à créer.

Vous pouvez alors choisir le type de contenu pour vos factures :

  • Un document identique pour tous les clients.
  • Un document avec les articles qui se trouvent dans chaque fiche client.
  • Une combinaison des deux.

Chacune de ces combinaisons sera détaillée plus loin.

En bas de ce dialogue, vous devez également définir au moins pour qui seront générées les factures. Ici, ce sont les clients qui ont fait l’objet d’une extraction.

8.4Facturation d’articles communs uniquement

Vous pouvez régler comment se présentera la rubrique Concerne de chaque facture. Vous pouvez prendre le contenu de la rubrique Concerne de chaque fiche client ou non. Vous pouvez le faire précéder ou non d’un texte Concerne identique pour tous.

Si vos clients ont des délais de paiement différents, vous pouvez choisir de les reprendre. Sinon, c’est le délai de paiement par défaut des réglages généraux de votre application qui sera mis sur chaque document.

Un message de confirmation apparaît

L’écran suivant vous permet de définir quels sont les articles et textes qui vont apparaître, ainsi que de régler les différents paramètres. Le contenu sera le même pour toutes les factures.

En validant cette fiche, une fenêtre vous montre pour quels clients les factures seront établies.

Si vous avez par mégarde désélectionné tous les clients, vous pouvez les sélectionner à nouveau en cliquant sur le bouton <<Tout. Juste en-dessous de ce bouton, un compteur (dans le rectangle vert) vous indique combien de fiches sont sélectionnées sur un total de X fiches.

Vous pouvez sélectionner ou non chacun des clients en pressant sur la touche Ctrl et en cliquant sur chaque client.

Lorsque votre choix est définitif, cliquez sur Ok pour lancer la création des fiches.

Vous pouvez encore modifier manuellement les fiches souhaitées, avant de les imprimer.

8.5Articles listés dans la fiche de chaque client

Si c’est cette seconde option que vous choisissez, chaque client aura une facture personnalisée en fonction du contenu de sa fiche (onglet Annexes).

Dans l’accès utilisé, ici le même accès Extraction que précédemment, seuls les clients ayant des articles dans leur fiche auront une facture créée. Les autres seront ignorés, car leur facture serait vide, ce qui n’aurait pas de sens.

Le contenu de la boîte de dialogue est différent du cas précédent.

Si vous cochez la ligne Reprend le « Concerne » indiqué dans la fich client (s’il existe), c’est ce texte qui sera repris en priorité. Si la rubrique du client est vide ou si vous n’avez pas coché cette case, c’est le « Concerne » identique pour tous de cette boîte de dialogue qui sera repris, sauf bien entendu si vous laissez cette rubrique vide.

Vous avez également un certain nombre de réglages à disposition. Une fois vos choix faits, la création des factures est lancée. Bien que la totalité des clients composant votre accès soit listée, seuls ceux qui ont des articles dans leur fiche auront une facture créée. Les autres seront ignorés.

8.6Articles listés et articles communs

Cette troisième option vous permet de facturer en série les articles figurant dans chaque fiche de client ou de facturer un ou des articles qui seront communs à toutes les factures (par exemple un forfait annuel).

Attention : cette fonction se caractérise par OU et non par ET : tous les clients recevront une facture.

  • Ceux qui ont des articles dans leur fiche se verront facturer ces articles.
  • Ceux qui n’ont aucun article se verront facturer le ou les articles communs.

Les clients qui ont des articles dans leur fiche ne verront donc pas figurer sur leur facture les articles communs en plus de leurs propres articles.

Le dialogue se présente comme suit :

Cliquez sur OK après avoir sélectionné les options pertinentes :

Saisissez ensuite dans le modèle de facture les articles communs à facturer à tous les clients :

Choisissez enfin les clients à facturer :

Un clic sur OK démarre le processus de création de factures.

Exemples de résultats

Voici le résultat pour un client ayant un article dans sa fiche (dans ce cas, si c’est une facture annuelle, vous devrez aller modifier manuellement le nombre de mois)

Voici la facture d’un client qui n’a aucun article dans sa fiche

9eBill

Définition

eBill est un service proposé par la société SIX GROUP. Ce service sécurisé a été spécialement conçu pour l’envoi direct de factures électroniques (facture eBill, anciennement e-factures). Le système eBill a pour but de numériser entièrement l’envoi de vos factures et il fonctionne sous forme d’un réseau constitué de partenaires-adhérents. Chaque partenaire doit avoir autorisé l’émission de factures eBill par un logiciel de gestion compatible.

Epsitec SA fait partie des partenaires réseau enregistrés auprès de SIX GROUP. Vous pouvez donc utiliser Crésus Facturation pour transmettre des factures eBill directement au réseau, sans passer par un prestataire tiers tel que PostFinance. Vous bénéficiez d’un accès au prix coûtant, avec un processus le plus simple possible.

Prérequis

Pour émettre des factures eBill depuis votre module Crésus Facturation, vous devez :

  • Disposer d’un contrat QR actif (avoir un IBAN QR auprès d’un établissement financier)
  • Être inscrit au registre du commerce avec un numéro IDE
  • Avoir activé l’émission et l’envoi de factures QR dans votre module Crésus Facturation
  • Utiliser le suivi des encaissements via des fichiers camt.054
  • Avoir conclu un contrat d’émission eBill
Contrat d’émission de factures eBill

Pour émettre des factures eBill, vous devez avoir conclu un contrat d’émission. Si vous n’en avez pas, vous pouvez le faire directement en vous inscrivant sur la plateforme d’Epsitec SA, comme indiqué ci-dessous. Nous serons alors votre partenaire dit « principal » pour l’envoi de factures eBill, et c’est à nous que vous transmettrez toutes modifications éventuelles des coordonnées postales et bancaires qui vous sont associées.

Si vous avez déjà conclu un contrat d’émission eBill auprès d’un autre organisme (par exemple PostFinance), vous devez tout de même vous enregistrer sur la plateforme d’Epsitec SA afin d’envoyer des factures eBill via Crésus. Nous serons alors votre partenaire dit « secondaire », et c’est votre partenaire principal qu’il vous faudra aviser en cas de modifications éventuelles.

Notez que dans les deux cas, nos tarifs (voir ci-dessous) s’appliqueront pour l’émission de factures eBill.

Par simplicité, vous pouvez résilier votre contrat existant auprès de votre partenaire principal actuel et demander à ce que nous le devenions.

Quoi que vous décidiez, vous devez vous inscrire sur notre plateforme afin de pouvoir émettre des factures eBill depuis Crésus.

Inscription auprès d’Epsitec SA

Pour assurer le lien entre le module Crésus Facturation et le réseau eBill, commencez par vous enregistrer sur la plateforme d’Epsitec SA. Pour ce faire, rendez-vous à cette adresse et remplissez les formulaires. Une fois votre compte créé, vous recevrez :

  • Un e-mail de confirmation
  • Une facture de CHF 20.- que vous payez avec un compte bancaire au nom de votre société (cette opération demandée par SIX GROUP permet de valider le lien entre l’IBAN utilisé et votre entreprise).

Votre enregistrement auprès d’Epsitec SA sera validé dès la réception de votre paiement. Vous obtenez ensuite votre clé de sécurité directement dans votre espace client, sur notre plateforme https://cresus-ebill.ch. Cette clé permet d’assurer le lien entre votre module Crésus Facturation et le réseau eBill. Cette clé de sécurité sera à saisir dans votre fichier de facturation pour configurer l’option eBill (voir ci-dessous).

Conditions d’émission de factures eBill

L’envoi de factures eBill fonctionne avec un système de prépaiement. Vous pouvez acheter du crédit notamment depuis notre plateforme.

L’émission d’une facture eBill est soumise à nos conditions générales. Lors de votre enregistrement sur la plateforme d’Epsitec SA, les tarifs en vigueur vous sont communiqués. Actuellement, ces tarifs s’élèvent à 20 centimes par envoi.

Compte tenu de la facture initiale de CHF 20 que vous réglez pour valider votre inscription, un crédit de 100 factures eBill vous est accordé.

Configuration

La configuration de l’option eBill dans votre module Crésus Facturation est accessible depuis les Réglages généraux > Options, Divers > eBill  / LSV+ / Debit Direct / … > Utiliser les eBills. Saisissez ensuite la clé que nous vous aurons transmise par e-mail en cliquant sur le bouton Saisir la clé de sécurité. Indiquez également votre numéro IDE en cliquant sur le bouton prévu à cet effet :

Emplacement des fichiers

Un fichier PDF de la facture est envoyé sur le réseau eBill. Il représente l’image de la facture telle qu’elle se présentera pour le client. Des données supplémentaires sont également associées à cet envoi, celles-ci sont transmises en fichier XML et contiennent notamment l’identité de l’émetteur de la facture, l’identité du destinataire, le montant dû et la TVA, la date d’échéance, le détail des lignes qui composent la facture ainsi que les informations utiles pour l’encaissement (numéro de référence et QR IBAN).

Il est important que le fichier PDF reste de taille réduite pour éviter des frais supplémentaires, veillez donc à n’inclure ni photo, ni logo à haute résolution dans vos factures eBill.

Définissez l’emplacement de ces deux fichiers en cliquant sur le bouton Emplacement des fichiers :

Les PDF produits ne sont pas sauvegardés avec les autres données de votre fichier Facturation par le menu Fichier > Sauvegarder. Ils sont conservés dans la plateforme eBill comme trace de la transmission, mais pour une durée limitée.

Réglage dans la fiche client

L’envoi d’une facture eBill à un client n’est possible que si celui-ci s’est enregistré comme destinataire de factures eBill : votre client doit vous rechercher parmi les émetteurs de factures eBill dans son e-banking et accepter que vous lui en envoyiez. Vous recevez alors un e-mail qui vous confirme la demande de votre client et qui vous transmet son ID eBill.

Dans la base Clients, ouvrez la fiche du client en question et, sous l’onglet Administration, saisissez cet identifiant dans le champ correspondant (il s’agit d’un numéro de 17 chiffres, commençant par exemple par 4110) :

L’icône vous permet de faire apparaître, dans la liste de gauche, vos clients qui se sont enregistrés comme destinataires de factures eBill.

Création d’une facture eBill

Dans votre module Crésus Facturation, une eBill se prépare exactement comme une facture munie d’une section de paiement QR.

Pour la transmettre via eBill, depuis la base Factures émises, cliquez sur le bouton du volet latéral de droite Envoi électronique. Crésus affiche le dialogue suivant :

Lorsque vous confirmez le traitement de la facture par eBill, Crésus produit les fichiers correspondants (XML et PDF) et les transmet immédiatement sur le réseau eBill.

Votre eBill est vérifiée automatiquement :

  • Si le fichier XML contient des erreurs techniques, un message d’erreur s’affiche et Crésus interrompt le traitement.
  • Si le fichier XML est conforme, la facture est considérée comme traitée et imprimée – comme pour une facture standard.

Le suivi des encaissements se déroule ensuite de façon ordinaire, avec les fonctions QR habituelles.

Limite

Les factures émises avec l’option mensualités ne peuvent pas être transmises par eBill.

Réception de factures eBill

Crésus Facturation ne permet pas de recevoir de factures eBill (en tant que factures à payer).

10Recouvrement de créances avec tilbago

Crésus Facturation inclut un lien avec la solution tilbago, résultat d’une coopération avec PostFinance. Elle vous permet de gérer vos recouvrements de créances sans avoir besoin de connaissances spécialisées.

Lorsqu’une facture demeure impayée, il est possible d’ouvrir une procédure de poursuite directement depuis Crésus Facturation. Les informations relatives à la facture et au débiteur sont reprises de Crésus Facturation pour être transmises à tilbago.

10.1Configuration

Une clé d’API assure la communication entre Crésus Facturation et tilbago. Cette clé est fournie par tilbago et doit être saisie dans Crésus Facturation. Vous devez donc commencer par vous rendre sur le site de tilbago pour l’obtenir.

10.1.1Obtention de la clé d’API tilbago

Pour obtenir cette clé, commencez par créer un compte selon les instructions de tilbago. Vous avez besoin de l’application Google Authenticator sur votre smartphone (pour plus de détails : https://tilbago.ch/fr/authentification-a-deux-facteurs-tilbago/).

Ensuite, sur le site de tilbago, vous allez sur Mon compte, puis Entreprise, où vous indiquez votre numéro d’identification d’entreprise (IDE) et complétez l’adresse de votre entreprise.

Vous pouvez alors Générer la API Key  (clé).

10.1.2Réglage dans Crésus Facturation

Cette clé est affichée sur le site de tilbago et doit être indiquée dans Crésus Facturation. Crésus Facturation pourra alors transmettre des données à tilbago de façon sécurisée.

Dans Crésus Facturation, en Mode complet, dans le réglages des Fact émises, sous Rappel 3, il est possible d’effectuer le réglage pour la réquisition de poursuite avec tilbago.

Il suffit de coller la clé d’API générée depuis le compte tilbago.

Enfin, il faut indiquer le dossier dans lequel vous souhaitez placer les fichiers associés aux différentes requêtes de poursuite.

10.2Ouverture d’une poursuite depuis Crésus Facturation

L’ouverture de la poursuite se fera, en règle générale, après avoir émis des rappels de niveau 1, 2 et 3. Dans le tableau de bord, les factures qui devraient faire l’objet d’une ouverture de poursuite figurent sous Contentieux.

Lorsqu’on affiche en Mode complet la liste des factures sous Contentieux, sous l’onglet Paramètre, il est possible de lancer une procédure de recouvrement en cliquant sur Nouvelle réquisition.

Une fenêtre s’ouvre. Elle vous permet de définir les éléments de la créance :

Montant de la créance : en francs suisses, c’est le montant de la créance ouverte au moment de la réquisition de poursuite.

Motif de la créance : par défaut, Crésus Facturation reprend le numéro de la facture en souffrance.

Date d’échéance : date d’échéance de la créance à l’émission de la facture.

Taux d’intérêt : taux d’intérêt moratoire. Il peut avoir été convenu ou être de 5% (ou moins) conformément à l’art. 104 CO.

Classe de collocation :

1 : pour les salaires du semestre précédent l’ouverture de la faillite ou les cotisations LPP ;

2 : pour les créances de cotisations AVS/AI/APG/AC, aux caisses de compensation pour allocations familiales, d’assurance accidents, aux coûts de l’assurance maladie ou certaines créances fiscales ;

3 : pour toutes les autres créances.

Basé sur un acte de défaut de biens : cochez cette case si vous êtes en possession d’un acte de défaut de biens du débiteur et que vous souhaitez relancer une poursuite au motif que ce dernier est revenu à meilleure fortune.

Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre alors. Elle vous permet de compléter les informations concernant le débiteur. Par défaut, Crésus Facturation reprend les informations contenues dans la fiche client, telles que l’adresse, les numéros de téléphone et l’adresse e-mail.

Si le débiteur est une entreprise, il faut indiquer son Numéro d’identification des entreprises (IDE). Le registre IDE vous permet de trouver ce numéro si nécessaire.

On indiquera encore la Langue à utiliser avec ce débiteur et si ce dernier est inscrit au registre du commerce.

Après les avoir contrôlées, confirmez que les informations sont correctes et que vous souhaitez envoyer la réquisition de poursuite.

Un message apparaît pour confirmer que l’envoi a bien été réalisé et pour indiquer son identifiant tilbago.

Vous pouvez alors traiter la poursuite sur le site de tilbago.

10.3Traitement de la poursuite sur le site de tilbago

Vous devez vous être identifié sur le site de tilbago.

Vous accédez directement à la liste des poursuites en cours, où vous pouvez constater que le cas a bien été créé. Dans un premier temps, vous êtes invité à lancer un processus de validation des données du débiteur avant l’envoi de la réquisition de poursuite.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement du site de tilbago, consultez la fonction Aide de ce site.

Dès que le cas a été créé, l’onglet Paramètre est complété par deux boutons. Le bouton Statut vous permet d’obtenir le statut de la créance. Vous pouvez aussi joindre un document à la réquisition de poursuite directement depuis Crésus Facturation, par exemple un acte de défaut de biens déjà existant.

Les icônes permettent respectivement de copier un document, d’ouvrir un dossier ou de supprimer un document.

Notez qu’Epsitec n’est spécialiste ni des poursuites ni de l’utilisation du site de tilbago. Si vous deviez avoir une question sur les processus de poursuites, nous vous invitons à contacter l’office des poursuites du domicile de votre entreprise. Pour tilbago, veuillez utiliser le formulaire de contact de tilbago.

11Gestion de stock

La mise en service de la gestion de stock permet à Crésus Facturation de suivre les entrées et sorties de stock des articles concernés et de présenter des statistiques de mouvement ainsi que des états de stock, valorisés au prix d’achat/vente enregistré dans l’article.

Les entrées de stock sont traitées par les commandes aux fournisseurs, les sorties de stock sont traitées par les livraisons aux clients. La gestion de stock nécessite donc une version Largo de Crésus Facturation.

11.1Activer la gestion de stock

La gestion de stock est activée dans les Réglages des articles .

Le réglage Créer l’article avec ou sans gestion de stock détermine si tout nouvel article doit être lié par défaut à la gestion de stock ou non.

Lorsque vous activez la gestion de stock, Crésus affiche le bouton Initialiser la gestion de stock, qu’il faut cliquer pour préparer le système de suivi des variations de stock. Cette action affiche des instructions pour la préparation du stock initial.

11.2Marquer les fiches

La première étape consiste à marquer toutes les fiches soumises à la gestion de stock. Passez dans l’onglet Divers de chaque article concerné, et cochez la case Gestion de stock (§7.2.2 Onglet Divers – Gestion du stock).

11.3Commencer la gestion de stock

Lorsque c’est fait, revenez dans les réglages des articles, et cliquez le bouton Commencer une gestion de stock :

Si c’est le cas, cochez la case Tous les articles sont marqués, sinon, retournez à l’étape ci-dessus.

Le dialogue passe alors aux étapes pour la saisie du stock initial.

11.4Saisir le stock initial

S’il existe un inventaire de base, cochez la case.

Indiquez la date de l’inventaire : le programme se base sur cette date de départ pour toutes les statistiques, et ne tiendra pas compte des fiches d’entrées et de sorties avant cette date. Les mécanismes de saisie de l’inventaire initial proposeront cette date.

Il faut confirmer cette date qui ne sera plus modifiable.

  • Validez votre saisie en cliquant le bouton OK.
  • L’étape suivante consiste à déterminer comment traiter l’inventaire de base.

Selon votre situation, choisissez l’une des 3 options :

  • L’inventaire existe mais n’est pas enregistré dans la facturation.
  • L’inventaire est enregistré dans le stock initial de chaque fiche article.
  • L’inventaire est enregistré dans quelques fiches d’entrées/sorties.
11.4.1L’inventaire existe, mais n’est pas enregistré…

Vous avez un état du stock tenu en dehors de votre facturation. Il faut introduire ce stock initial des articles dans la base.

Le stock initial de chaque article concerné est saisi au moyen du bouton STOCK : Créer le stock initial dans l’onglet Divers :

La saisie du stock initial complète une fiche spéciale dans la base des factures reçues (commandes). Cette fiche est traitée comme une réception de marchandise ordinaire dans les statistiques de stock.

S’il y a déjà eu des mouvements de stock pour l’article avant que vous n’en traitiez le stock initial, la quantité entrée ici sera ajoutée au stock actuel enregistré dans la fiche.

Une fois le stock initial entré dans chaque fiche, il faut revenir dans les réglages des articles et cliquer à nouveau le bouton Commencer une gestion de stock, valider le contrôle des fiches, confirmer l’existence d’un inventaire, et sélectionner l’option, décrite ci-dessous.

11.4.2Inventaire enregistré dans le stock initial des articles

Si le stock initial a été saisi dans chaque fiche article, sélectionnez cette option pour forcer Crésus à recalculer l’état du stock actuel. Il se base sur le stock initial, y ajoute les entrées en stock ou en retire les sorties de stock dont la date est postérieure à la date du stock initial saisie plus haut. Les fiches plus anciennes seront ignorées.

11.4.3Inventaire enregistré dans des fiches d’entrées/sorties

Si la situation de départ peut être retrouvée en cumulant les livraisons reçues (base des factures reçues) et les livraisons effectuées (base des factures émises), il n’y a pas besoin d’indiquer les quantités initiales dans les fiches des articles. Il est indispensable que la date des fiches d’entrée/sortie soit plus récente ou égale à la date de l’inventaire indiqué ci-dessus pour qu’elles soient prises en compte.

Si vous validez cette option, Crésus supprime toutes les fiches spéciales d’inventaire (mais conserve bien entendu vos entrées/sorties), puis additionne toutes les entrées et soustrait les sorties de stock dont la date est ultérieure à la date d’inventaire spécifiée pour établir le stock actuel.

11.4.4Saisir le stock d’un nouvel article

Lorsque vous introduisez un nouvel article dans la base de données, il faut passer dans l’onglet Divers de l’article pour préciser s’il y a lieu d’en tenir le stock.

Si vous avez choisi le mode décrit au §11.4.2 Inventaire enregistré dans le stock initial des articles, utilisez le bouton Stock : Créer le stock initial pour saisir le stock à la date indiquée. Si l’article est plus récent que la date initiale, la quantité doit rester à zéro, mais il faut tout de même l’enregistrer, sinon il ne sera pas possible de traiter les corrections de stock.

Il n’est pas indispensable de saisir le stock initial avant de générer des mouvements de stock.

11.4.5Corriger le stock d’un article

L’état et les statistiques de stock se font par addition / soustraction des entrées / sorties de stock. Les corrections de stock et ajustements d’inventaire ne se font donc pas en modifiant manuellement la quantité en stock, mais doivent être saisis au moyen du bouton STOCK : Correction dans l’onglet Divers des fiches des articles concernés :

11.4.6Les états du stock

Le bouton Rapports et états du volet latéral des articles propose le suivi des mouvements de stock qui peuvent être valorisés ou non (§7.2.2 Onglet Divers – Gestion du stock)

Les statistiques peuvent être établies pour les articles des 3 cas suivants :

  • L’option Détailler les écritures sert à obtenir une information détaillée ou regroupée.
  • La statistique Mouvements montre la variation du stock entre 2 dates. La date de début de l’analyse ne peut pas être antérieure à la date du stock initial.
  • La statistique Inventaire montre l’état du stock à une date donnée. Ce rapport se base sur les fiches de l’inventaire initial (§11.4 Saisir le stock initial) et les fiches d’entrée et sortie de stock correspondant aux achats et ventes d’articles.

Ce rapport n’est disponible que si vous avez activé une gestion de stock (§11.1 Activer la gestion de stock)

  • La statistique Comparatif périodique montre les achats et ventes cumulés des articles pour l’année sélectionnée et les 2 années précédentes.

Les boutons de la zone Fiche courante proposent les mêmes rapports, mais uniquement pour la fiche sélectionnée, même si celle-ci n’est pas liée à la gestion de stock.

11.4.7Archiver le stock

La gestion de stock nécessite de conserver toutes les entrées et sorties. En fonction de l’importance de vos activités, il se peut que le nombre de factures enregistrées péjore les performances du logiciel.

Il est possible d’archiver les anciennes factures émises et reçues, ou même de les supprimer, tout en conservant la trace des mouvements de stock de chaque article. Crésus enregistre dans une fiche cachée une entrée regroupée par trimestre pour tous les achats et une sortie regroupée par trimestre de toutes les ventes de chaque article. On perd naturellement le détail du mouvement, mais cela permet tout de même d’afficher une variation ou un état de stock trimestriel depuis le début de l’activité de l’entreprise.

  • Cliquez le bouton Archiver le stock dans les réglages des articles :

  • La date du dernier archivage est indiquée. Il n’est pas possible de générer un archivage antérieur à cette date.
  • Sélectionnez l’année, puis le trimestre de la nouvelle période archivée.
  • Pour effectuer l’opération, cliquez le bouton OK.

Les statistiques établies ignorent les fiches archivées, mais traitent les fiches récapitulatives générées lors de l’archivage, et toutes les fiches qui n’ont pas encore été archivées. Vous ne pourrez par conséquent plus recalculer un stock à une date précise avant la date d’archivage, mais uniquement à des fins de trimestres. Si vous utilisez la fonction de suppression de fiches, Crésus ne supprime que les fiches qui ont été archivées.

12Les outils de recherche

Crésus permet, dans chaque base, de chercher une information à travers toute la base, et d’extraire les fiches selon certains critères.

12.1La recherche

La recherche parcourt les fiches de l’accès courant et montre la fiche dans laquelle le critère a été identifié.

  • Cliquez l’icône  (F3 ou Ctrl+T) pour ouvrir le dialogue :

  • Complétez le critère.
  • Déterminez si la recherche doit se faire en avant (vers le bas) ou en arrière et cliquez OK.
  • Le programme vous montre la première fiche qu’il trouve avec cette occurrence.
  • Cliquez ces icônes  pour trouver l’occurrence suivante ou précédente.
  • Ctrl+F ou Shift+F11 passent à l’occurrence suivante,
  • Ctrl+D ou Shift+F10 passent à l’occurrence précédente.
  • Si vous cochez l’option Sélectionne, Crésus met en évidence le champ où l’occurrence a été trouvée.
12.1.1Chercher partout

Dans le dialogue de définition du critère, l’option (partout) signifie que le critère peut être trouvé dans n’importe quelle rubrique.

12.1.2Chercher dans une rubrique

Pour chercher le critère dans une rubrique spécifique, il suffit de sélectionner la rubrique dans la liste avant de cliquer OK :

12.2L’extraction

L’extraction crée un accès temporaire et ne montre que les fiches répondant au critère demandé.

Cliquez l’icône  Début d’extraction (F4) pour définir une extraction.

Le fond de la fenêtre passe au jaune pour montrer clairement que vous êtes dans un mode spécial.

Entrez le critère cherché dans la rubrique concernée, puis validez la saisie.

Il y a 3 comportements possibles :

  1. Si vous validez par la touche F12, Crésus cherche les fiches qui répondent exactement au critère. Par exemple, le critère Yverdon dans la localité des clients affichera les personnes habitant Yverdon, mais pas Yverdon-les-Bains, ni Montagny-près-Yverdon. Et le critère incomplet Yverdo n’affichera personne.
  2. Si vous validez en cliquant l’icône , le dialogue suivant permet de déterminer si le critère entré est absolu ou non :

Par défaut Crésus propose de trouver toutes les occurrences qui contiennent le critère, qu’il soit au début ou à la fin. Par exemple, *Yverd* trouvera tant Yverdon-les-Bains que Montagny-près-Yverdon.

Si le critère doit être trouvé au début de l’occurrence, cochez la case commence par. Par exemple, Crésus cherchera Yverd* et trouvera Yverdon, Yverdon-les-Bains, mais pas Montagny-près-Yverdon.

Si le critère doit être trouvé à la fin de l’occurrence, cochez la case se termine par. Par exemple, Crésus cherche *Yverdon et trouve Yverdon ou Montagny-près-Yverdon, mais pas Yverdon-les-Bains.

L’option est différente de exclut les occurrences de l’extraction.

Les modes e=E et e=é déterminent s’il y a équivalence entre les minuscules et majuscules ou entre les lettres accentuées ou non.

Si le critère est un nombre ou une date, vous pourrez spécifier une fourchette.

Dans le dialogue, vous pouvez choisir de baser votre extraction sur un accès existant, ainsi les fiches seront classées de la même manière que dans l’accès en question.

 

3. Si vous validez en appuyant sur la touche Enter ou la touche Tab, le même dialogue s’affiche, mais vous pouvez choisir Continuer pour ajouter un critère d’extraction supplémentaire ou Extraire pour lancer l’extraction.

Si vous cliquez dans une rubrique au lieu d’appuyer sur Enter ou Tab, le dialogue ne s’affiche pas, et le critère est absolu (l’extraction se fait sur les valeurs strictement identiques à celles introduites).

Le critère d’extraction peut être appliqué sur un accès existant : il suffit de choisir l’accès de référence dans le champ Baser l’extraction sur l’accès. Les fiches trouvées répondront aux critères de l’accès de base et au critère saisi, et seront présentées selon le classement de l’accès de base.

Dans notre exemple, les clients habitant Yverdon seront classés par ordre alphabétique du nom, puisque c’est le critère de classement de l’accès « nom ».

Pour quitter l’extraction temporaire et revenir à l’accès précédent, cliquez l’icône  Fin d’extraction, ou sélectionnez un autre accès dans la liste.

La chaîne de recherche peut contenir des caractères spéciaux, appelés jokers.

Dans l’exemple ci-dessus, on utilise le joker * qui remplace 0, 1 ou plusieurs caractères.
D’autres jokers sont disponibles, par exemple :

  • ? remplace 1 et 1 seul caractère : Dupon? trouve Dupond et Dupont, mais ignore Duponte.
  • [xy] cherche les occurrences avec l’une ou l’autre lettre : Dupon[dt] trouve Dupond et Dupont, mais pas Dupong
  • [a-e] traite l’intervalle : Dupon[a..e] trouve Dupona, Duponc, Dupond, mais pas Dupont.

Vous trouverez des exemples complets dans l’aide en ligne de Crésus Facturation : appuyez sur F1 et cherchez jokers.

13L’impression – quelques astuces

Lorsque l’impression d’un document affiche le dialogue Choix de la présentation pour imprimer, il est possible de sélectionner le document à imprimer, ainsi que limiter le nombre de fiches.

Dans cet exemple de la base des articles, la Liste sera imprimée avec les 10 fiches de l’accès des articles classés selon l’accès Par désignation.

Pour imprimer un document pour une seule fiche, sélectionnez l’option Seulement la fiche courante

Vous pouvez également choisir d’imprimer plusieurs copies du même document.

Dans cet exemple, le document choisi imprime un original et un double.

Pour imprimer uniquement l’original, décochez la case Imprime aussi.

Si vous imprimez des étiquettes autocollantes, il est plutôt rare que le nombre d’étiquettes corresponde au nombre d’étiquettes par feuille, et il reste forcément des étiquettes vierges sur la dernière page.

Au moment de lancer l’impression, Crésus permet d’indiquer le nombre d’étiquettes à sauter avant d’imprimer la 1ère étiquette de l’accès choisi.

Au lieu d’envoyer les documents à l’imprimante, Crésus Facturation peut produire des fichiers PDF. La commande Fichier–Produire un PDF ouvre le dialogue Choix de la présentation décrit ci-dessus, puis propose d’enregistrer les fichiers à l’emplacement de votre choix.

Des copies PDF des documents imprimés peuvent être générés automatiquement, selon les réglages établis dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base (§ Crésus Facturation).

L’icône dans le volet latéral  ouvre le dossier d’enregistrement des PDF défini dans l’onglet Extensions, Divers des Réglages de base (§ Crésus Facturation).

13.1Imprimer sur une imprimante ou un bac spécifique

Lorsqu’on imprime un document, le mécanisme affiche par défaut le dialogue de sélection de l’imprimante à utiliser. Il est possible de faire en sorte que l’impression parte automatiquement sur une imprimante spécifique, et d’éviter ainsi de devoir choisir l’imprimante.

Il est même possible de faire en sorte que certaines pages s’impriment sur une imprimante, ou un bac particulier, et d’autres sur une autre.

Par exemple, l’impression des factures avec BVR récapitulatif peut sortir les pages normales sur un bac et la page avec le BVR sur un autre bac.

Les présentations fournies avec le modèle sont associées à des Genres de papier.

On peut associer chaque genre de papier à une des imprimantes installées sur le poste de travail.

  • Passez dans la base souhaitée (base des Factures émises).
  • Passez en mode complet (menu Options > Mode complet).
  • Utilisez la commande Données > Papiers et Imprimantes.

Il faut associer les genres de papier avec l’imprimante désirée :

:

Laissez <Imprimante par défaut> lorsque vous voulez pouvoir choisir lors de l’impression.

Seules les imprimantes installées sur votre machine apparaissent dans la liste. Pour pouvoir imprimer directement sur un bac particulier, il est nécessaire d’installer plusieurs fois l’imprimante sous des noms différents et d’imposer l’usage d’un bac spécifique dans les propriétés de ces imprimantes.

Si vous avez créé des présentations personnalisées, il faut spécifier le genre de papier qu’elles doivent utiliser.

Sélectionnez la présentation à modifier dans la liste.

Cliquez sur le bouton Paramètres… et sélectionnez le Genre de papier.

Dans le cas de documents qui peuvent comprendre plusieurs pages, vous pouvez choisir d’imprimer toutes les feuilles sur le même papier (identique pour toutes les pages) ou d’imprimer les pages sur des papiers différents.

14La sécurité

Toutes les opérations effectuées dans la facturation (création de nouvelles factures, modifications, définition des accès, etc.) ne sont mémorisées de manière permanente qu’après un enregistrement du fichier. S’il survient un problème à votre ordinateur (blocage, panne de courant, etc.), toutes les opérations effectuées depuis le dernier enregistrement sont perdues. Vous devez donc régulièrement enregistrer votre travail.

14.1Enregistrer

Par défaut, Crésus enregistre automatiquement vos données s’il n’y a aucune activité pendant 5 minutes (300 secondes), ou après 5 validations de fiches. Vous pouvez modifier ce comportement en mode complet. Utilisez la commande Options–Définitions – Réglages généraux :

  • L’enregistrement de la version de travail crée un fichier temporaire qui est détecté en cas de problème. Crésus propose d’ouvrir celui-ci à la place du fichier original quand il est relancé après un arrêt inopiné.
  • L’enregistrement automatique du fichier complet se comporte comme l’enregistrement manuel.
  • Vous pouvez enregistrer manuellement votre application en cliquant l’icône , en pressant les touches Ctrl+S ou en actionnant le menu Fichier, Enregistrer.

La version précédente est conservée dans un dossier de même nom que votre fichier actuel, mais se terminant par ~, puis la version actuelle est enregistrée complètement. De plus, toutes les heures, une sauvegarde est automatiquement enregistrée dans un dossier se terminant par .SAV.

14.2La sauvegarde des données

Nous vous recommandons de créer des sauvegardes de vos données en plus de l’enregistrement. Rien ne remplace une copie effectuée sur un support amovible, que vous conservez ensuite en un lieu différent de l’ordinateur. Pensez aux vols, incendies, dégâts d’eau, etc. N’oubliez pas de refaire régulièrement ces copies, par exemple chaque semaine. Si vous travaillez beaucoup avec le logiciel, une sauvegarde âgée d’un mois ne sera pas très utile ! Assurer la sécurité des données est une tâche extrêmement importante dans toute entreprise, et même pour les particuliers.

Pour les entreprises et particuliers qui n’auraient pas d’organisation générale de sauvegarde, les logiciels Crésus proposent une sauvegarde intégrée. Dans le menu Fichier, la commande Sauvegarder permet de mettre sur un ou plusieurs supports l’ensemble des données. Ce fichier peut être récupéré avec la fonction Restituer du menu Fichier (et non pas Ouvrir). Il est primordial de faire des sauvegardes régulièrement et de les stocker de manière sûre.

14.3Sauvegarder

La commande Fichier−Sauvegarder permet de sauvegarder tous les fichiers associés à la facturation en cours.

La sauvegarde s’effectue à partir des fichiers enregistrés sur le disque. Si vous avez effectué des changements dans la facturation depuis le dernier enregistrement, un avertissement vous signale que ces dernières modifications ne seront pas sauvegardées, à moins d’enregistrer le fichier.

L’option Conserve le chemin d’accès permettra à Crésus de proposer l’emplacement original en cas de restitution.

La sauvegarde crée un seul fichier compressé qui permet de reconstruire l’ensemble de votre application de facturation, y compris les images qui se trouvent dans le même dossier que votre application. Ce fichier est donc aussi adapté à un envoi par courrier électronique.

Le fichier de sauvegarde peut être enregistré n’importe où sur votre machine ou votre réseau. Pour définir l’emplacement, cliquez le bouton Parcourir.

Vous pouvez modifier le nom de sauvegarde proposé pour y inclure la date de la sauvegarde (format année mois jour), par exemple :

2019 07 15 – facturation.fk1

Une fois la sauvegarde effectuée, une boîte de dialogue vous propose d’ouvrir le dossier contenant le fichier de sauvegarde.

Ainsi, en cas de nécessité, vous pourrez remonter dans le temps et restaurer une ancienne version.

Il est important de créer des sauvegardes sur un autre support que le disque où sont enregistrées les données réelles. En cas de problème avec le support principal qui empêche la lecture du fichier réel, les sauvegardes pourraient ne pas être accessibles non plus. Pour plus de sécurité, faites régulièrement une autre copie de sauvegarde sur un 3e support.

 

14.3.1Envoyer une facturation par e-mail

Il peut être utile d’envoyer sa facturation à un tiers par e-mail. Pour cela, il faut cocher l’option Envoi par e-mail avant de valider le dialogue de sauvegarde :

Le programme crée une sauvegarde et propose d’envoyer votre fichier soit à un spécialiste Crésus (à chaque spécialiste correspond un code de couleur), ou à une autre adresse de votre choix, si vous sélectionnez (autre adresse à compléter…) dans la liste déroulante. Crésus prépare un nouveau message e-mail avec la sauvegarde annexée. Il vous suffit de le compléter et de l’envoyer.

Cette méthode permet d’envoyer une sauvegarde dans un endroit sûr, sans passer par un support physique amovible comme une clé USB. Nous proposons un service de sauvegarde de ce type nommé Crésus Safe (§14.2 La sauvegarde des données).

14.4Restitution

Un dialogue semblable permet de récupérer une sauvegarde et de reconstruire une application de facturation sur le disque dur. Là aussi, il est possible de relire un support amovible (disque externe, clé USB) ou chercher le fichier compressé sur le disque. Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur le fichier de sauvegarde (*.fk1).

Le programme démarre le processus de restitution dans Crésus Facturation :

Crésus propose la restitution du fichier, à l’emplacement où il se trouvait avant la sauvegarde. Parcourir permet de changer son emplacement et même son nom.

Ne changez pas le nom d’un fichier ni son emplacement si cette facturation prépare des écritures pour la comptabilité Crésus.

  • Si vous validez le dialogue par OK, le fichier est restitué.
  • Si le fichier existe déjà, la restitution le signale et demande s’il faut remplacer le fichier existant.

À la fin du processus, le fichier restitué est ouvert par le programme.

14.5Ouvrir S.O.S

En cas de nécessité, le programme permet de retrouver l’une des sauvegardes automatiques du fichier par la commande Fichier−Ouvrir S.O.S.

  • Crésus commence par demander de quel fichier il s’agit :

  • Sélectionnez le fichier dans la liste.
  • Vous pouvez également utiliser l’option <fichier de facturation quelconque> pour rechercher une application qui ne serait pas listée. Dans ce cas il faut aller, par l’explorateur, trouver le fichier *.fac recherché.
  • Le programme propose ensuite une série de choix :

  • On peut aussi rechercher une version plus ancienne en sélectionnant Restituer une version antérieure :

  • Le programme propose de remplacer la version qui pose problème par la version que vous aurez choisie.

14.6Mots de passe

L’application peut être protégée par 3 mots de passe qui donnent accès aux niveaux d’utilisation mode complet, mode simplifié (§2.2.1 Mode simplifié / mode complet) et consultation.

En mode Consultation l’utilisateur pourra lire les données, faire des recherches et extractions, imprimer des listes et statistiques, mais il ne pourra pas apporter de modifications ni enregistrer le fichier.

  • En mode complet, déroulez le menu Options – Définitions, puis cliquez Mots de passe.
  • Entrez les mots de passe voulus.
  • Cliquez OK.
  • À la prochaine ouverture du fichier, Crésus exigera le mot de passe.

Si vous fournissez une sauvegarde de votre fichier à une tierce personne, elle ne pourra rien en faire si vous ne lui communiquez pas le mot de passe. Ne perdez pas le mot de passe, il ne vous est pas possible de le retrouver. Le cas échéant, il faut faire intervenir notre service de dépannage pour analyser le fichier et retrouver un mot de passe « oublié ». Attention : il nous est par contre techniquement impossible de retrouver un mot de passe oublié pour une sauvegarde faite avec le service Crésus Safe.

14.7Anonymisation des données

Au cours du temps, il est possible que vous ayez accumulé une certaine quantité de données en lien avec vos clients ou vos fournisseurs. La nLPD vous demande de ne conserver les données personnelles pour lesquelles vous pouvez expliquez une utilité quelconque de les garder.

Pour ne pas avoir à supprimer les données mais garder une trace des ventes et des achats utilisable dans des statistiques par exemple, vous pouvez anonymiser certaines données dans Facturation.

Anonymisation en série

L’anonymisation en série peut se faire soit dans la base des débiteurs soit dans la base des créanciers. Dans les explications suivantes, seul le cas des débiteurs est mentionné pour des raisons de clartés des explications.

Dans le volet latéral des réglages généraux, vous pouvez accéder au bouton pour faire de l’anonymisation en série.

Le concept est qu’en fonction d’une date, Crésus va parcourir la base des factures émises et si pour un débiteur tous ses documents sont antérieurs à la date indiquée, le débiteur et ces fiches associées sont anonymisés. Pour que les fiches soient considérées comme antérieures, il faut que pour tous les statuts d’impressions d’un document valant « déjà imprimés », les dates d’impression correspondantes soient antérieures à la date indiquée lors du lancement du processus.

Exemple : si vous avez une offre qui a été imprimée le 15 juin 2015 et que vous indiquez le 30 juin 2015 dans la date à traiter, alors le document et son débiteur pourront potentiellement être anonymisés. Si cette même offre s’est transformée en facture et que la facture a été imprimée le 28 août 2015, alors dans ce cas là, cette fiche ainsi que le débiteur associé ne seront pas anonymisés.

Seulement si toutes les fiches d’un débiteur sont considérées comme antérieure, alors les fiches et le débiteur seront anonymisés et archivés.

Une fiche anonymisée

L’anonymisation d’un débiteur consiste, dans un premier temps, à vider tous les champs de la fiche qui permettrai d’identifier une personne. Se sont donc quasiment tous les champs qui sont alors vidés. Seule la firme est remplacée par un identification unique aléatoire. Les fiches associées de la base des factures émises sont ensuite mise à jour pour enlever les adresses qui étaient alors utilisées.

Anonymisation spécifique

Vous avez également la possibilité d’anonymiser les fiches qui seraient associées à un débiteur (ou créancier) spécifique. Le bouton Anonymiser ce client et ses fiches se trouve dans le volet latéral de la base concernée. Avec cette manière de faire, aucune date n’est considérée, seule des factures ouvertes empêcheront

Opération irréversible

Ces processus d’anonymisations sont irréversibles dans le fichier concerné. Faites un enregistrement du fichier avant toutes opérations liées à l’anonymisation. Cela vous permettra de pouvoir revenir à la version précédente du fichier si une erreur se serait produite.

15Crésus Facturation pour associations et clubs

Ce manuel décrit le modèle « association/club » de Crésus Facturation, développé spécifiquement pour couvrir les besoins des associations et des clubs. Il permet de gérer des cotisations, des facturations périodiques (abonnements), ainsi que des demandes de dons.

15.1Introduction

Reportez-vous à la partie Manuel de l’utilisateur de ce site pour les fonctions générales du logiciel Crésus Facturation.

15.1.1Fonctions proposées
Cotisations annuelles

Le modèle « association/club » permet de facturer des cotisations annuelles à des membres, nommés clients dans Crésus Facturation.

Un historique évite de facturer par erreur des cotisations deux fois pour la même année. Il permet aussi de produire les cotisations pour de nouveaux inscrits, par exemple.

La liste des cotisants peut être imprimée ou exportée dans un format compatible avec Microsoft Excel ; elle peut aussi être utilisée pour produire des étiquettes. Par défaut, 10 statuts de membres différents peuvent être définis. Une extension permet de disposer de 36 statuts complémentaires.

Lors de l’encaissement des cotisations, les montants encaissés en plus peuvent être gérés comme des dons. Crésus détermine le montant total des dons reçus et imprime les attestations annuelles des dons versés en plus des cotisations.

La facturation des cotisations est annuelle. Si cela ne convient pas, il est possible de traiter manuellement les cotisations au moyen des fonctions de facturation périodique.

Facturation périodique

Le modèle « association/club » permet de facturer périodiquement des abonnements (ou toutes autres prestations) à un ensemble de personnes. Il est ainsi aisé de facturer des abonnements semestriels ou trimestriels, des participations mensuelles, selon des catégories de personnes (par ex. juniors, actifs, seniors, etc.).

Un historique évite de facturer par erreur deux fois les mêmes prestations.

La liste des abonnés peut être imprimée ou exportée dans un format compatible avec Microsoft Excel ; elle peut aussi être utilisée pour produire des étiquettes. Au total, 10 facturations périodiques différentes peuvent être définies.

Demandes de dons

Le modèle « association/club » permet d’imprimer des demandes de dons. Il est possible de faire plusieurs demandes de dons par année.

La liste des donateurs peut être imprimée ou exportée dans un format compatible avec Microsoft Excel ; elle peut aussi être utilisée pour produire des étiquettes. Au total, 5 groupes de personnes peuvent être constitués et les demandes de dons peuvent être adressées à l’un ou l’autre de ces groupes, ou à une combinaison de groupes.

10 types de campagnes de dons différentes peuvent être définis (chaque fois avec un texte correspondant et un compte de comptabilisation spécifique).

15.1.2Utilisation des BVR

Le modèle « association/club » utilise la facturation avec BVR / QR. Ainsi, grâce au numéro de référence, il est possible d’enregistrer les encaissements de manière automatique (à partir d’un fichier de versements que votre institut financier vous fournit) et d’autre part d’économiser des frais de gestion qui vous sont habituellement facturés lors de versements par d’autres moyens.

Les demandes de dons nécessitent un contrat BVR ou un numéro IBAN QR spécifique, différent de celui utilisé pour la facturation des cotisations et autres factures.

Toutes les autres factures émises peuvent partager un même contrat BVR ou un même IBAN QR.

15.2Mise en route

Pour l’installation et la mise en route d’un nouveau fichier de facturation, référez-vous au manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation.

Au moment de la création d’un nouveau fichier, sélectionnez le modèle Association/club dans la liste proposée :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4434f77e.PNG

La facturation n’est pas limitée aux années comptables. Il est donc inutile d’inclure dans l’année dans le nom de votre fichier. Nommez par ex. votre fichier « Club ABC » si votre club se nomme « ABC ».

15.3Réglages

Cette section présente les réglages spécifiques à Crésus Facturation pour associations et clubs. Les réglages standard de Crésus Facturation sont présentés dans la section ad hoc du présent manuel. 

15.3.1Réglages pour cotisations annuelles

Un clic sur le bouton Cotisations annuelles vous permet de déterminer si vous souhaitez gérer les cotisations annuelles de vos membres :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML264bf1c6.PNG

Cochez Gérer les cotisations annuelles pour faire apparaître des boutons de réglages supplémentaires.

Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG passe dans la base des articles.

Crésus Facturation utilise des fiches d’articles pour stocker divers éléments : textes, codes des membres cotisants, montants des cotisations, etc.

Vous devrez donc configurer ces articles (ou corriger les articles existants si vous travailler avec des fiches d’exemple).

Créer un article

Pour créer un article, il faut :

  • Créer une nouvelle fiche dans la base des articles.
  • Introduire une désignation. Celle-ci est notamment utilisée comme texte lors de la préparation d’un courrier rattaché à une facture de cotisation.

Exemple de désignation pour un article de cotisation :

Cher membre, %TITRE% %PRENOM% %NOM%,

Vous recevez ci-joint votre cotisation annuelle pour l’année %ANNEE%. Selon nos statuts, cette cotisation se monte à %COTISATION% CHF pour les membres. Mais bien entendu il vous est possible de verser un montant plus élevé.

Nous vous remercions de bien vouloir honorer cette cotisation dans les meilleurs délais.

Avec nos meilleures salutations.

Pour le comité : Yves Raboud

Il est possible de forcer un retour à la ligne avec le raccourci CTRL+ENTREE.

Les textes %TITRE%, %PRENOM% etc. seront automatiquement remplacés par les éléments de la fiche de la personne concernée. Voir le §15.4.14 Textes de remplacement pour la liste des éléments disponibles.

Compléter l’article pour les cotisations

Cliquez sur Réglages ou passez à l’onglet Divers de la fiche article.

Pour que l’article soit pris en compte dans la gestion des cotisations, cliquez sur Ajouter cet article :

Puis indiquez qu’il doit être utilisé pour générer une cotisation :

Associez un code pour le statut du membre cotisant :

Le code permet d’indiquer le statut du membre cotisant : par exemple MEMBRE, HONORAIRE, PASSIF ou ACTIF. C’est vous qui décidez des codes que vous souhaitez utiliser et de la manière dont vous les nommez.

Il est possible de définir jusqu’à 10 statuts différents. Vous pouvez donc créer et configurer jusqu’à 10 fiches différentes (une par code ou statut de membre).

Il est important de nommer clairement ces statuts et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus Facturation utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus Facturation ne pourront plus être assurées.

Saisissez le montant de la cotisation pour ce statut de membre. Il est possible de mettre un montant à zéro (0), par exemple pour des membres honoraires.

Spécifiez aussi le Compte de vente à utiliser pour cet article, cette prestation. Il sera imputé lors de la facturation de la cotisation. Ceci est utile si vous avez lié la facturation à une comptabilité.

En cas d’erreur, il est possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Article pour les attestations de dons

Définissez un article supplémentaire, utilisé pour produire les attestations de dons annuelles pour les membres qui auraient payé plus que la cotisation demandée. Cochez alors :

Sélectionner les articles pour cotisation

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles utilisés par le modèle « association/club ».

Le bouton Cotisations permet quant à lui de ne voir dans la liste de gauche que les articles liés aux cotisations.

Retourner aux réglages pour Association/club

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG

Le bouton Va aux réglages permet de retourner aux réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour continuer la configuration.

Dans les réglages généraux, si vous avez validé les cotisations annuelles, de nouveaux boutons apparaissent.

Régler la gestion des cotisations

Le premier dialogue permet de saisir le nom du document imprimé, le texte du concerne éventuel ainsi que le compte BVR à utiliser :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML26822989.PNG

Toutes les cotisations sont liées au même contrat BVR, mais chaque article définissant une cotisation peut être lié à un compte de « vente » différent. Ceci permet de comptabiliser les diverses cotisations émises de manière séparée. Référez-vous aux réglages des articles (voir §15.4 Utilisation).

Décidez si vous souhaitez que le BVR comporte un montant imprimé (ce qui permet uniquement le versement du montant exact) ou si vous souhaitez au contraire un BVR sans impression du montant (nommé BVR+).

Dans ce dernier cas, cela permet au cotisant de verser un montant libre et l’excédent est alors considéré comme un don.

Régler les articles à utiliser

Une seule cotisation

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML449eabd1.PNG

Si vous ne souhaitez émettre qu’une seule et même cotisation pour tous les cotisants (par ex. une cotisation annuelle unique de 50.–), indiquez un nombre de cotisations différentes égal à 1.

Sélectionnez dans la liste l’article à utiliser pour construire les textes pour la facturation des cotisations annuelles. Seuls les articles associés aux cotisations sont présentés, selon les réglages effectués dans les fiches articles (voir §15.4 Utilisation). Si cette liste reste vide, c’est qu’aucun article n’a été configuré.

Les articles qui ne sont pas encore utilisés pour d’autres cotisations apparaissent avec la mention « LIBRE ».

Indiquez enfin le montant de la cotisation annuelle habituelle.

Plusieurs cotisations

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2683c126.PNG

Si vous souhaitez émettre plusieurs cotisations différentes, indiquez le nombre de cotisations souhaité (vous devez créer autant d’articles qu’il y a de genres de cotisations, voir §15.4 Utilisation).

Dans le dialogue, sélectionnez un article pour chaque cotisation.

Utilisation des articles pour les cotisations

Les informations indispensables au fonctionnement de Crésus sont stockées dans les divers champs de chaque article utilisé :

(1) Le numéro d’article C’est au moyen de ce numéro que les articles sont identifiés dans les divers réglages. Chaque cotisation est liée à un article au travers de son numéro.
(2) La désignation de l’article Elle sera utilisée pour produire le texte des factures des cotisations.
(3) Le code personnel Il permet d’indiquer le statut de membre lié à la cotisation.
Exemples : Membre, Membre honoraire, Couple, Famille, Sympathisant
(4) Le prix de vente Il correspond au montant de la cotisation.
(5) Numéro de compte de vente Il correspond au compte utilisé lors de la comptabilisation de cette prestation.

 

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b294cb7.PNG

 

Pour que l’article soit disponible dans les réglages des cotisations, il faut avoir défini celui-ci au préalable.

Un clic sur le bouton Ajouter cet article dans l’onglet Divers rend l’article disponible pour le modèle « association/club ».

Consultez aussi le §15.4 Utilisation.

Régler les dons sur cotisations

En laissant blanc le montant sur le BVR imprimé, vos cotisants pourront verser plus que le montant de la cotisation, ce qui est considéré par le logiciel comme un don.

Dans ce cas, il est possible de produire une attestation annuelle de dons qui tienne compte des dons reçus par ce biais. Le réglage du texte de la lettre produite se fait une fois encore au travers d’un article spécifique et du dialogue de réglage suivant :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2684f198.PNG

Saisissez le titre du document qui apparaîtra sur l’attestation.

Là encore, indiquez quel compte utiliser pour comptabiliser les dons reçus sur les factures des cotisations.

N° de série

Ce dialogue permet, via le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b2cb336.PNG d’indiquer le numéro de série de chaque création en série. Ce numéro permet, par exemple, de détruite toutes la factures d’une série, si celle-ci contient des erreurs.

Les numéros de série ne peuvent que croître (on ne peut pas revenir en arrière).

Régler l’emplacement

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b2d4e6c.PNG permet d’indiquer où Crésus doit enregistrer les fichiers exportés.

Le bouton Information C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML701067a.PNG

Un clic sur ce bouton affiche un résumé des choix et rappelle les textes de remplacement possibles (voir §15.4.14 Textes de remplacement Textes de remplacement).

Une fois ces réglages effectués, vous pouvez passer à l’utilisation des cotisations (voir §15.4 Utilisation).

15.3.2Réglages pour facturations

Un clic sur le bouton Facturation périodique permet d’activer les fonctionnalités liées aux facturations périodiques.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44a7dcef.PNG

La coche Gère les factures périodiques fait apparaître plusieurs boutons de réglages.

Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG passe dans la base des articles.

Crésus utilises des fiches articles pour décrire divers éléments liés aux facturations périodiques : textes, codes pour les diverses facturations périodiques, montants à facturer, etc.

Il faut donc préparer ces articles (ou corriger les articles existants si vous avez ouvert le fichier avec des fiches d’exemple).

Il est possible de préparer au maximum 10 facturations périodiques distinctes ; chaque facturation périodique peut donner lieu à plusieurs facturations au cours d’année.

Exemples de facturations périodiques :

  • Facturation d’une participation « JUNIOR » mensuelle de 20. –
  • Facturation d’une participation « ACTIF »trimestrielle de 50. –
  • Facturation d’un abonnement annuel de 53.50

Référez-vous au §15.4 Utilisation pour la préparation des articles.

Compléter l’article pour les facturations périodiques

Cliquez sur le bouton Réglages ou passez à l’onglet Divers de la fiche article. Un clic sur le bouton Ajouter cet article dans l’onglet Divers rend l’article disponible pour le modèle « association/club ».

Indiquez que l’article sera utilisé pour les facturations périodiques :

Le code permet de classifier les facturations périodiques et peut être choisi librement (par ex. ABONNEMENT, JUNIOR, SENIOR). Comme il est possible d’utiliser jusqu’à 10 facturations périodiques différentes, vous pouvez jusqu’à 10 articles différents.

Il est important de nommer clairement ces genres de facturations périodiques et de ne plus les corriger par la suite. Crésus Facturation utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus Facturation ne pourront plus être assurées.

Indiquez le montant pour ce type de facturations périodiques. Ce montant est utilisé pour toutes les factures émises lors de la facturation périodique.

Indiquez encore le compte de vente qui sera imputé lors de la facturation.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Voir, sélectionner les articles pour les facturations périodiques

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles utilisés par le modèle « association/club ».

Le bouton Factures périodiques permet de sélectionner les articles liés aux factures périodiques.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG permet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la

Régler la gestion de la facturation périodique

Le nom du document

Saisissez le nom du document, tel qu’il apparaîtra sur le document facture (avec BVR). Ce texte remplacera le mot Facture.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1c0b980d.PNG

Le texte du « Concerne »

Ce texte apparaît à l’emplacement du Concerne des factures produites. Ce texte peut aussi être vide si aucun concerne ne doit être imprimé.

Si ce texte contient %ANNEE%, il sera automatiquement remplacé par l’année touchée par la facturation périodique.

Le compte BVR

Pour plus de détails concernant les réglages BVR, consultez le manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation.

Sélectionnez quel compte BVR vous souhaitez utiliser pour l’émission des factures périodiques. Celui-ci peut être soit le même que pour la facturation standard soit celui pour les cotisations.

Pour la comptabilisation, l’encaissement se fera avec le même compte, quel que soit la facturation périodique utilisée, par contre le compte de vente peut être différent.

Impression du BVR

Vous pouvez forcer l’impression du montant sur le BVR afin de simplifier le paiement des abonnés.

Régler les articles à utiliser

S’il y a plusieurs facturations périodiques, il faut créer autant d’articles qu’il y a de codes de facturation (mais au plus 10). Chaque facturation périodique sera liée à son article.

Ici, pour exemple, il y a 2 genres de factures et donc 2 articles à sélectionner.

Les listes proposées dépendent des divers réglages effectués dans les fiches articles. Il faut avoir préparé les divers articles avant ce réglage.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4342ba7.PNG

Chaque article va alors être utilisé pour 5 informations indispensables :

(1) Le numéro d’article Il établit le lien avec l’article définissant les paramètres de la facturation périodique. Il doit être différent pour chaque facturation périodique.
(2) La désignation de l’article Elle sera utilisée pour alimenter les textes des factures.
(3) Le code personnel Il décrit le genre de facturation périodique (utilisez-le pour classifier vos factures comme décrit plus haut).
(4) Le prix de vente Il correspond au montant facturé.
(5) Le compte de vente Il correspond au compte utilisé lors de la comptabilisation de cette prestation.

N° de série, emplacement, information  Réglages pour demandes de dons

Un clic sur le bouton Demandes de dons permet d’activer les fonctionnalités liées aux demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44eb071b.PNG

Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG passe dans la base des articles.

Tout comme pour les cotisations et les facturations périodiques, Crésus utilise les fiches articles pour configurer les demandes de dons.

Jusqu’à 10 demandes de dons différentes peuvent être définies (chaque fois avec un texte spécifique correspondant à une campagne différente, par exemple).

Pour l’utilisation des divers articles, référez-vous au §15.4 Utilisation.

Une demande de don n’imprime jamais de montant sur le BVR, dans la mesure où le don est un acte volontaire ; vous pouvez toutefois suggérer un montant dans le texte lié à la demande de don.

Après avoir configuré l’article, indiquez qu’il sera utilisé pour les demandes de dons.

Attribuez à chaque demande de don un code qui vous permettra de l’identifier ultérieurement.

Il est important d’identifier clairement les demandes de dons et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus ne pourront plus être assurées.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Prévoyez aussi un article à utiliser pour les attestations de dons annuelles, ce qui vous permettra de produire ces documents pour les donateurs qui le souhaitent :

Sélectionner les articles pour les demandes de dons

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles réglés pour une utilisation par le modèle « association/club ».

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45798eb4.PNG

Le bouton Demandes de dons permet de sélectionner les articles liés aux demandes de dons.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNGpermet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la configuration.

15.3.3Réglages pour demandes de dons

Un clic sur le bouton Demandes de dons permet d’activer les fonctionnalités liées aux demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44eb071b.PNG
Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNGpasse dans la base des articles.

Tout comme pour les cotisations et les facturations périodiques, Crésus utilise les fiches articles pour configurer les demandes de dons.

Jusqu’à 10 demandes de dons différentes peuvent être définies (chaque fois avec un texte spécifique correspondant à une campagne différente, par exemple).

Pour l’utilisation des divers articles, référez-vous au §15.4 Utilisation.

Une demande de don n’imprime jamais de montant sur le bulletin QR, dans la mesure où le don est un acte volontaire ; vous pouvez toutefois suggérer un montant dans le texte lié à la demande de don.

Après avoir configuré l’article, indiquez qu’il sera utilisé pour les demandes de dons.

Attribuez à chaque demande de don un code qui vous permettra de l’identifier ultérieurement.

Il est important d’identifier clairement les demandes de dons et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus ne pourront plus être assurées.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Prévoyez aussi un article à utiliser pour les attestations de dons annuelles, ce qui vous permettra de produire ces documents pour les donateurs qui le souhaitent :

Voir, sélectionner les articles pour les demandes de dons

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles réglés pour une utilisation par le modèle « association/club ».

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45798eb4.PNG

Le bouton Demandes de dons permet de sélectionner les articles liés aux demandes de dons.

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la configuration.

L’onglet   puis le bouton permettent d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Régler la gestion des demandes de dons

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML43cd5cb.PNG

Le nom du document

Le nom du document s’imprimera sur la demande de don.

Le texte du « Concerne »

Ce texte apparaît à l’emplacement du Concerne des factures produites. Ce texte peut aussi être vide si aucun concerne ne doit être imprimé.

Si ce texte contient %ANNEE%, il sera automatiquement remplacé par l’année touchée par la demande de don.

Le compte QR

Les réglages QR sont décrits dans le manuel de Crésus Facturation.

Les demandes de dons doivent être liées à leur propre compte QR. Ceci est nécessaire pour permettre à Crésus d’identifier correctement les dons versés ; le compte QR ne peut pas être utilisé pour émettre des factures standard, des cotisations ou des facturations périodiques.

Demandez à votre institut financier un compte QR séparé pour vos demandes de dons.

Le compte à utiliser pour les encaissements de dons

Indiquez le compte de la comptabilité qu’il faut imputer au moment des encaissements QR liés à la demande de don (compte d’encaissement).

Le compte de vente doit aussi être configuré. Contrairement à une facture normale, le compte de vente ne sera imputé qu’au moment où un donateur aura versé de l’argent, car le montant n’est pas dû.

Attestations annuelles de dons

Lorsque les demandes de dons sont honorées, vous pouvez émettre des attestations de dons. Pour les réglages voir ci-dessous.

Régler les articles à utiliser

Créez autant d’articles qu’il y a de types de demandes de dons.

Ici, pour exemple, il y a 2 textes différents pour les demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4585077c.PNG

Préparez les divers articles, comme décrit pour les cotisations (§15.4 Utilisation).

Régler les noms des groupes

Il est possible de créer jusqu’à cinq groupes de personnes à lier aux demandes de dons. Il sera ensuite possible d’adresser une demande de don qu’à un groupe spécifique, ou à une combinaison de groupes.

Détails techniques

Lors de la création d’une demande de don, Crésus ne produit pas des factures au sens habituel. En effet si les demandes de dons étaient traitées comme des factures standard, à échéance, elles passeraient automatiquement dans les rappels. Si ce comportement est souhaité pour une facture standard, une facture de cotisation ou une facture périodique, il n’est pas adapté à la demande de don.

Pour cette raison, Crésus crée directement les demandes de dons à partir des fiches des personnes. L’impression du document inclut, comme pour une facture, une ligne de codage QR. Ceci permet d’automatiser le suivi des encaissements des dons.

Le code QR contient un numéro qui identifie la personne à qui la demande de don a été adressée. La lecture du fichier des encaissements (fichier CAMT.054 que l’institut financier fournit) lance une procédure spéciale qui :

  • Crée une facture avec le montant du don reçu.
  • Marque la facture comme étant imprimée.
  • Enregistre le montant reçu et la date de réception.
  • Acquitte la facture.

Elle peut ainsi passer dans la comptabilité.

Une demande de don non honorée ne chargera pas inutilement le programme : seule une information d’historique de création de demandes de dons est enregistrée dans la fiche de la personne.

Réglages spéciaux pour compte QR

Pour fonctionner correctement, la gestion des dons a besoin de réglages particuliers qu’il faut impérativement entreprendre avant l’impression des premières demandes de dons :

  • Dans les réglages généraux, onglet BVR/QR, cliquez sur le bouton Régler les définitions BVR/QR.
  • Sélectionnez le compte prévu pour les demandes de dons.
  • Cliquez sur Modifier… puis sur le bouton Avancé >>.
  • Enlevez la coche Permettre des numéros de facture de plus de 7 chiffres.
  • Indiquez BVR 0 dans le champ Si le numéro de facture est 0…

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1d9bf8ea.PNG

 

Régler les attestations DE DONS

Dans la base des Articles, créez un nouvel article. Dans l’onglet Divers, cliquez sur

Ensuite, faites la sélection suivante :

Remplissez alors la rubrique suivante :

Attention, le texte doit être très court, car c’est celui qui figurera dans la rubrique Code perso de l’article :

Vous pouvez alors saisir le texte qui figurera sur l’attestation de don, dans la description de l’article.

Vous pourrez toujours revenir sur cette fiche pour modifier le texte à votre convenance.

Retournez aux réglages pour association/club

L’onglet   puis le bouton permettent d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Réglez alors l’article à utiliser pour les attestations de dons

 

 

 

 

15.4Utilisation

Cette section présente l’utilisation de Crésus Facturation par des associations et clubs.

15.4.1Les cotisations

Le programme permet de créer les factures de cotisation.

15.4.2La coche

Une coche  permet d’indiquer si une personne fait partie de l’une ou l’autre des catégories (ou de plusieurs) :

 

15.4.3Cotisation selon le statut de chaque membre

S’il y a plusieurs statuts de membres, s’il y a plusieurs genres de cotisations, il faut alors en plus de la coche Cotisant, indiquer pour chaque personne son statut.

Le bouton Statut permet de choisir parmi le nombre de statuts que vous avez réglés. Il prend les noms des statuts dans les codes personnels des articles définis. Il prend le prix de la cotisation dans le prix de vente de chacun de ces articles (voir §15.3.3 Réglages pour demandes de dons).

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23e07328.PNG

Le fait de sélectionner l’un des statuts met automatiquement la coche Cotisant. Le fait d’indiquer Aucun statut (non cotisant) enlève la coche Cotisant automatiquement.

Le montant de la cotisation selon le statut est indiqué pour mémoire.

La première icône  permet de sélectionner dans la liste de gauche tous les cotisants. Un 2e clic revient à l’accès Par Nom Référence.

La seconde icône  sélectionne dans la liste de gauche les cotisants d’après leur statut.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23ed1753.PNG

La 3e icône  permet d’extraire les cotisations pour un année précise, les cotisations facturées ou non facturées.

15.4.4Autres informations

Il est possible d’indiquer la date d’admission, la date de démission éventuelle sur chaque fiche cotisant. On peut ensuite extraire facilement toutes les admissions d’une année par exemple, en utilisant la fonction standard d’extraction du logiciel (F4).

15.4.5Imprimer, exporter

Le bouton Imprimer, exporter présente après un premier choix concernant le statut des cotisants

les choix suivants :

Si vous sélectionnez la liste, vous pouvez corriger le titre du document proposé.

Consultez le §15.4.10 Impression pour des explications complémentaires.

15.4.6Création des factures de cotisation

Le bouton  va lancer la procédure pour créer une facture par personne. Ce dialogue permet également de ne créer qu’une seule facture de cotisation pour la fiche sur laquelle on se trouve.

Crésus demande l’année à traiter ainsi que la date de facturation :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45d7dae.PNG

  • Crésus sélectionne tous les clients avec la coche Cotisant et qui n’ont pas encore 2014 dans l’historique des cotisations.
  • Crésus crée ensuite, selon vos réglages, une facture par personne soit avec une seule cotisation, soit avec la cotisation selon les statuts de chaque personne et passe automatiquement dans les factures.

Cette création en série prend le numéro de la série suivante. Ce qui permettra d’extraire toutes les factures d’une série.

15.4.7Les factures des cotisations

Dans la base des factures, une indication bleue : Fiche Cotisants indique l’état de la facture.

C’est donc ni une facture standard, ni une facture périodique, mais une facture liée à une cotisation.

Vous pouvez sélectionner toutes les factures de cotisations, ou les factures de cotisations non imprimées, en cliquant sur l’icône .

15.4.8Correction d’une création en série

Il est possible d’extraire toutes les fiches d’une création en série. Le numéro de série est indiqué en bleu dans la fiche et ce numéro est proposé quand on clique Extraire.

Cela permet d’extraire toutes les fiches d’une série dans la liste de gauche. Il est aussi possible de détruire toutes les factures de la série indiquée et mettant la coche Détruire…

Cette opération est irréversible. Les fiches déjà comptabilisées ne sont pas détruites, et l’historique de toutes les fiches détruites est corrigé : l’année facturée est enlevée de l’historique et il est donc possible de refaire la facturation des cotisations de l’année en question.

15.4.9Extractions

Dans la base des membres, après avoir cliqué sur le bouton :

Le bouton du filtre permet d’extraire les cotisants d’après certains critères :

Extraction des cotisants

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML81aafb9.PNG

Il faut indiquer l’année puis les cotisants que l’on veut extraire selon les critères suivants :

  • Les cotisations facturées.
  • Les cotisations payées, acquittées ou non.
  • Les cotisations payées avec un don.
  • Les cotisations non payées.
  • Les montants payés quelconques.

Il faut indiquer ensuite comment traiter cet extrait :

L’export dans un fichier va demander en plus le nom du fichier, son extension et s’il faut l’ouvrir de suite avec le logiciel lié à l’extension :

Un fichier csv sera ouvert par Excel, un fichier *.txt par le bloc-notes.

Mettez systématiquement la coche demandant de recalculer, car elle garantit que les résultats produits soient à jour. Il est possible d’accélérer l’extrait en enlevant la coche, pour autant qu’aucune facture ou encaissement n’aient été enregistrés depuis le dernier extrait.

Extraction des dons sur les cotisations

Le bouton Extrait permet aussi d’extraire toutes les cotisations versées avec un don.

Le programme demande en plus le montant minimum. Si vous indiquez 100.– par exemple, ne seront extrait que les cotisations encaissées avec un don égal ou supérieur à 100.–.

Ceci permet de préparer et d’imprimer des attestations de dons pour l’année. Le texte de l’attestation est défini par les réglages de l’article utilisé pour les attestations de dons.

15.4.10Impression

Pour visualiser ou imprimer les factures (que ce soient celles des cotisations, des facturations périodiques ou des demandes de dons), n’utilisez pas les boutons standards de visualisation ou d’impression de Crésus Facturation.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4c4d4ff4.PNG

Utilisez systématiquement les boutons représentés ci-dessous pour produire les documents correspondants.

Visualiser, imprimer

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4c51006e.PNG

  • L’option Le document courant affiche uniquement la facture sélectionnée. En cochant Imprime les factures BVR de suite Crésus imprimera la facture sans passer par l’aperçu avant impression.
  • Les autres options (Les facturations périodiques à imprimer, Les cotisations à imprimer, etc.) affichent l’ensemble des factures (le nombre entre parenthèse indique combien de fiches seront traitées).
  • En cochant Imprime les factures BVR sans afficher l’aperçu avant l’impression, Crésus demande le nombre de factures à imprimer :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b99cdab.PNG

Si vous devez imprimer plusieurs centaines de factures, cela permet de fractionner l’impression par lots (de 100, par exemple), le temps de les mettre sous pli et pour éviter de devoir relancer toute l’impression si l’imprimante bourre. Il faut alors relancer l’opération plusieurs fois, jusqu’à ce que toutes les factures aient été imprimées.

Une fois les factures imprimées et envoyées, il suffit d’attendre les paiements et d’en faire le suivi (rappels, encaissements, passage des écritures dans la comptabilité liée) comme pour d’autres factures.

Imprimer des étiquettes

Si vous sélectionnez les étiquettes, vous choisir entre 2 grandeurs d’étiquettes :

Exporter les adresses

Si vous sélectionnez l’exportation des adresses en format *.xls, vous devez encore indiquer le nom du fichier. Son emplacement a déjà été réglé dans les réglages de base.

Il est possible de demander qu’Excel ouvre le fichier de suite. Selon les versions, Excel peut demander une confirmation à l’ouverture du fichier. Ceci n’est pas dépendant de Crésus, mais d’Excel.

15.4.11Encaissement des versements

Les factures émises par le modèle « association/club » sont traitées comme toutes les autres factures : gestion des rappels (avec ou sans frais de rappels), encaissements automatique (BVR) ou manuels, suivi et acquittement automatique (BVR) ou manuel, etc.

Le traitement des encaissements par BVR se fait automatiquement au moment de la lecture du fichier en provenance de votre institut financier.

Référez-vous au manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation pour plus de détails.

Encaissement de dons

Selon les textes et vos choix, il se peut que les cotisants paient plus que le montant de la cotisation. Lors de l’encaissement, il faut accepter ces montants, même s’ils sont supérieurs au montant dû. Crésus réagit en conséquence.

Au moment de l’encaissement, Crésus contrôle que la facture est une facture de cotisation, et passe automatiquement une 2e ligne d’encaissement en utilisant le compte qui a été réglé pour passer le montant reçu en plus comme un don.

Lors de la lecture du fichier des encaissements, il faut que la coche Action soit mise.

Dans l’exemple ci-dessus, certains cotisants ont payé plus que ce qu’ils devaient (1357, 1355). Quant à la facture 1356, elle ne sera pas acquittée puisque le montant dû n’est payé qu’en partie.

Traitement des montants excédentaires

Voici un exemple qui permet de comprendre comment Crésus gère les montants payés en trop sur des factures.

  • Une facture de cotisation de 50.– a été émise.
  • Crésus enregistre un versement de 110.– pour cette facture.
  • Le compte sélectionné pour les dons est le 3900.
  • Crésus acquitte automatiquement la facture.
  • Il passe l’excédent de 60.– dans le compte des dons.

La comptabilisation de ce versement dans la comptabilité se fera en tenant compte de ces indications :

Enregistrement manuel d’un versement

Pour indiquer un versement manuel, vous pouvez cliquer sur Enregistre une opération dans l’onglet Finances de la facture :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1bad77cf.PNG

Si le montant encaissé correspond au montant attendu, cochez Encaisser le solde de la facture, sinon cochez Encaisser un acompte. Saisissez la date de l’encaissement, le montant encaissé et le compte à utiliser.

Cochez ensuite Acquitté le. Crésus acquitte la facture en prenant comme référence la date du dernier versement et calcule automatiquement s’il y a un don par rapport au montant facturé, et l’indique comme lors de la lecture d’un montant de versement BVR.

 

15.4.12La facturation périodique

Le programme peut créer des factures périodiques. Il peut y avoir jusqu’à 10 catégories auxquelles sont attachées un texte pour la facture, un montant à facturer, un code et un compte.

Ces éléments ont été réglés auparavant pour chaque catégorie.

La coche

Une coche  permet d’indiquer si une personne fait partie de l’une ou l’autre des catégories (ou de plusieurs) :

L’extraction

L’icône  permet d’extraire dans la liste de gauche l’ensemble des personnes selon la coche correspondante.

Imprimer, exporter

Le bouton Imprimer, exporter demande d’abord quelles sont les fiches concernées :

Créer une série de factures périodiques

Le bouton Créer une série de factures crée une facture par personne, selon les choix effectués.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4cf5fa0b.PNG

Le programme demande :

  • La catégorie à facturer. Il va utiliser l’article lié et en prendre le prix
  • Ne traite que la fiche courante permet de ne créer qu’une facture pour la personne de la fiche courante. Sans la coche, les factures sont créées pour toutes les personnes de la catégorie choisie.
  • L’année à traiter.
  • Un code optionnel qui permet, par exemple, de facturer plusieurs fois par an (en mettant des codes différents comme SEM1 pour semestre 1, ou T1., T2, T3, etc. pour les trimestres (ou tout autre code à choix).
  • La date d’émission de la facture.

Crésus extrait tous les membres dont l’historique ne contient pas la combinaison année traitée et code et crée une facture par personne.

La catégorie, l’année et le code servent à alimenter l’historique avec un élément synthétique. Pour une facture JUNIOR du 1er trimestre 2014, l’historique enregistre par exemple 2014-01-T1.

Si l’on facture deux fois pour l’année 2014 avec le même code T1, Crésus ne crée de nouvelles factures que pour les personnes pour lesquelles aucune facture périodique correspondante n’a été établie (2014-T1). En mode complet, l’historique peut être corrigé manuellement.

Sans code, les facturations seront annuelles et les traitements ne se feront que sur l’année. Le code indique l’année, suivi du N° de la catégorie, suivi du code que vous avez introduit.

Les factures périodiques

Dans la base des factures, l’indication bleue : Fiche Facturation périodique indique l’état de la facture sur laquelle on se trouve.

Vous pouvez alors sélectionner les factures non imprimées ou toutes les factures périodiques, en cliquant sur l’icône concerné.

15.4.13Les demandes de dons

Comme pour les cotisations ou les facturations périodiques, Crésus permet de préparer des demandes de dons. Il peut y avoir 5 groupes de personnes combinables pour les demandes de dons.

Les coches

Il est possible d’indiquer, pour chaque personne, l’un ou l’autre des 5 groupes pour les demandes de dons.

Les icônes d’extraction ont les effets suivants :

  • Demande de don : toutes les fiches qui ont au moins une coche en face de chaque groupe, les fiches qui ont la coche concernée.
  • Extrait combiné, demande quelles sont les coches désirées.
Imprimer, exporter

Le bouton Imprimer, exporter demande d’abord quelles sont les fiches concernées :

Créer une demande de don

Afin de simplifier les réglages des demandes de dons, Crésus permet de générer un document à partir d’une fiche exemple. Si les réglages sont satisfaisants, les groupes permettent de choisir les personnes concernées par la demande de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23f6e72f.PNG

L’année et le code seront enregistrés dans l’historique.

Le programme propose ensuite d’imprimer les demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23f93c41.PNG

Vous pouvez indiquer le titre du document ainsi que le texte du concerne. Celui-ci peut contenir les textes %TITRE%, %NOM%, %PRENOM% qui seront remplacés lors de l’impression par le titre, le nom et le prénom de la personne concernée.

Consultez le §15.4.5 Imprimer, exporter pour des explications complémentaires.

Si on relance l’action Créer une demande de don, le programme contrôle s’il y a un solde de demandes de dons à imprimer :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4794d2d.PNG

Ce dialogue permet aussi d’annuler définitivement la session précédente et l’impression du solde des demandes de dons pour pouvoir relancer une nouvelle demande de dons.

Il est indispensable d’imprimer les demandes de dons sur papier QR pour l’impression de BVR intégré. Voir le manuel d’utilisation pour plus de détails concernant l’utilisation et l’impression des BVR.

Encaissement des dons

Encaissement manuel

Un don encaissé directement, c’est-à-dire reçu sans le passage par un BVR, doit être enregistré manuellement dans la fiche du donateur. Le raccourci Alt+X permet d’atteindre rapidement la fiche correspondante.

Le bouton  ouvre un dialogue qui permet d’indiquer la date de l’encaissement, le montant encaissé ainsi que l’article à utiliser.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML485ee8a.PNG

Crésus crée une facture acquittée, associée à la personne, et enregistre l’encaissement dans sa fiche.

Encaissement automatique

Le traitement de l’encaissement des dons a lieu automatiquement au moment de la lecture du fichier BVR (fichier camt.054 de type xml). À la lecture de ce fichier, Crésus crée pour chaque don une facture acquittée par encaissement. Il enregistre aussi l’encaissement dans la fiche du membre, en tenant compte du montant encaissé, de la date d’encaissement, etc.

Les factures

Les factures représentant des demandes de dons sont systématiquement acquittées, dans la mesure où elles sont créées au moment de l’encaissement du don.

L’icône « entonnoir »  permet de les extraire depuis la base des factures.

Demandes de dons

Crésus stocke dans les fiches des personnes les informations relatives aux dons émis et aux dons encaissés.

Les icônes « entonnoirs » permettent de sélectionner dans la liste de gauche les fiches touchées rattachées à des dons : d’une part les demandes émises et d’autre part les dons encaissés.

Les demandes de dons émises

Le dialogue d’extraction des demandes émises permet de spécifier l’année, l’article correspondant à la campagne de demande de dons (à choix toutes) ainsi que le code éventuel, selon la précision souhaitée.

Dons encaissés

Le dialogue d’extraction des dons encaissés permet de spécifier l’année, puis de choisir s’il faut lister l’ensemble des dons reçus, ou uniquement les dons correspondant à des critères particuliers :

Pour permettre de produire les attestations de dons à partir d’un montant minimal, il est possible de fixer le seuil à partir duquel les dons sont pris en compte :

Le programme recalcule les fiches et extrait celles qui correspondent à la demande, puis affiche le choix suivant :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2407e00f.PNG

Les actions suivantes sont alors proposées :

Afficher les dons reçus

Ce choix permet d’afficher puis exporter ou imprimer une statistique sur les dons reçus.

Extraire ces fiches dans la liste de gauche

Ce choix extrait les fiches sélectionnées dans la liste de gauche.

Visualiser une attestation …
Imprimer une attestation …

Ces actions permettent de visualiser ou d’imprimer les attestations, selon les paramètres choisis.

Le texte de l’attestation est repris depuis l’article configuré dans les réglages. Le titre, le nom, le prénom, le total des versements, etc. peuvent être insérés dans le texte (voir §15.4.14 Textes de remplacement).

Les demandes de dons et les attestations de dons ne peuvent pas être envoyées par e-mail.

15.4.14Textes de remplacement
  •  %ANNEE%, année à facturer.
  • %TITRE%, titre de la personne (Madame, Monsieur, etc.).
  • %NOM%, nom de la personne.
  • %PRENOM%, prénom de la personne.
  • %COTISATION%, montant de la cotisation.
  • %STATUT%, statut de membre (code personnel de l’article).
  • %ABONNEMENT%, montant de l’abonnement.
  • %MONTANT%, total des dons reçus pour l’année, ce qui permet de produire une attestation.

Par exemple, si le texte dans l’article indique :

Attestation pour l’année %ANNEE%.

%TITRE% %PRENOM% %NOM%,

Le montant total de vos dons en %ANNEE% se monte à %MONTANT% francs.

Il sera automatiquement remplacé par :

Attestation pour l’année 2015.

Monsieur Jean Dupont,

Le montant total de vos dons en 2015 se monte à 1245 francs.

16Options

Diverses options ajoutent des fonctionnalités à votre logiciel Crésus. L’installation d’une option requiert une version à jour du logiciel de base.

16.1Option - Prélèvement direct (CH-DD & LSV)

Le Debit Direct (DD) de PostFinance ou LSV+ pour les banques est un moyen, pour le fournisseur, d’obtenir le paiement d’une facture directement depuis le compte du client.

Les étapes

Depuis Crésus Facturation, vous pouvez générer un formulaire d’autorisation pour votre client. Avec son accord, il est possible d’envoyer une demande de recouvrement directement à l’établissement financier du client.

Pour la gestion des encaissements par prélèvement direct sur le compte du client, vous devez obligatoirement avoir un contrat vous permettant d’émettre des factures avec encaissement par BVR.

Les étapes sont les suivantes :

  • Établir un contrat avec PostFinance ou avec sa banque
  • Obtenir le numéro d’identifiant du donneur d’ordre
  • Transmettre la demande d’autorisation au client pour signature
  • Obtenir l’autorisation du client
16.1.1Les réglages

Les réglages de l’extension se font par Alt+8 ou l’icône 

Les réglages spécifiques se trouvent dans l’onglet Extension, Divers, puis le bouton

et dans l’onglet

Réglages Debit Direct (PostFinance)

Choisir 

Une boîte de dialogue apparaît alors :

Identifiant du donneur d’ordre Ce numéro correspond à votre contrat, il vous est communiqué par votre établissement financier.
Préfixe du nom du fichier Obligatoire, ne peut pas être modifié par l’utilisateur.
Choix du contrat BVR lié au DebitDirect Indiquer quelle définition de BVR sera utilisée avec ce contrat.

 Facture

Vos options : vous pouvez indiquer le nom du document que vous allez émettre, imprimer un second exemplaire et choisir le texte qui apparaîtra au bas des factures qui seront encaissées par DebitDirect.

Lien internet pour le transfert de fichier

Vous pouvez indiquer ici le lien indiqué par PostFinance pour transférer le fichier généré par Crésus Facturation, contenant les indications nécessaires au prélèvement direct.

Le programme vous demandera ensuite à quel endroit devront être placés les fichier DebitDirect générés.

Réglages LSV+ (banques)

Choisir 

La boîte de dialogue est similaire à celle du Debit Direct

Identifiant du donneur d’ordre Est le numéro correspondant à votre contrat, communiqué par votre institut financier.
IBAN du donneur d’ordre IBAN de votre compte, où les montants prélevés à vos clients vous seront crédités.
Préfixe du nom du fichier Est obligatoire et ne peut pas être modifié par l’utilisateur.

 

Mode de fonctionnement

Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un test ou si les prélèvements doivent réellement être exécutés. Dans un premier temps, la banque vous demandera de procéder à un test, avant de vous permettre de passer en production.

Choix du contrat BVR lié au LSV+

Indiquer quelle définition de BVR sera utilisée avec ce contrat.

Facture

Vous pouvez indiquer comment sera appelé le document que vous allez émettre, si vous souhaitez imprimer un second exemplaire et le texte qui apparaîtra en bas des factures qui seront encaissées par LSV+.

Lien internet pour transfert de fichier

Vous pouvez indiquer ici le lien indiqué par votre banque pour transférer le fichier généré par Crésus Facturation, contenant les indications nécessaires au prélèvement direct.

Le programme vous demandera ensuite à quel endroit devront être placés les fichiers LSV+ générés.

Une fois les réglages terminés, la récapitulation apparaîtra sur l’écran

Ne plus utiliser le Debit Direct ou LSV+

Une fois créée la définition des réglages pour le Debit Direct ou LSV+, vous avez la possibilité de renoncer à utiliser l’une ou l’autre fonctionnalité en cliquant sur le bouton

ou

 

16.1.2Utilisation

Les réglages du client

Dans la fiche client, ouvrez l’onglet Administration.

Cochez la case

et Crésus affiche alors les réglages correspondants :

Tant que Crésus ne connaît pas l’IBAN du client, il affiche Inconnu.

  • Un compte PostFinance sélectionnera Debit Direct.
  • Un compte bancaire autre sélectionnera LSV+.

Demandez l’autorisation du client d’exécuter des prélèvements directs en lui envoyant le formulaire prévu à cet effet. Vous pouvez imprimer ce formulaire par ce bouton :

La première page est une lettre d’accompagnement, la seconde est le formulaire d’autorisation.

Si vous voulez utiliser le Debit Direct (PostFinance) et que vous ne connaissez pas encore l’IBAN du client, vous pouvez saisir le début d’un IBAN postal : CH31 0900 0000 pour obtenir le formulaire destiné à un compte postal. Si vous laissez le champ vide, vous obtiendrez un formulaire pour un LSV+ bancaire.

Une fois le formulaire d’autorisation revenu, vous pouvez saisir l’IBAN de votre client. Vous pouvez le saisir indifféremment avec ou sans les espaces entre les groupes de caractères : CH31 0900 0000 3137 2882 2 ou CH3109000000313728822. De toute manière, à la fin de la saisie, les espaces seront supprimés.

Vous pouvez également saisir un petit texte dans le champ Note. Ce texte n’apparaîtra nulle part ailleurs.

Pour un prélèvement bancaire par LSV+, le client envoie le formulaire à la banque, qui le complète et vous le fait parvenir. Pour un prélèvement par Debit Direct, le client vous retourne directement le formulaire. Au moment de l’exécution du Debit Direct, PostFinance vous demandera une copie de l’autorisation du client, d’abord régulièrement. Lorsque la confiance se sera installée, cela se fera sur une base aléatoire, ou lorsqu’il s’agit d’un montant important.

Émettre une facture

La création d’une nouvelle facture se fait tout à fait normalement. Toutefois, au lieu de l’imprimer comme d’habitude, vous allez en plus créer un ordre de prélèvement. Vous ne devrez donc pas utiliser les boutons du volet de droite

Le texte Paiement à l’aide du bulletin joint exclusivement est remplacé par Sera encaissé par Debit Direct (ou LSV)

Il convient toutefois d’adapter le texte de délai de paiement.

En effet, le texte standard Paiement net à 30 jours (ou vos conditions habituelles) n’a plus de sens. Vous pourrez taper directement un texte plus adapté :

Créer un ordre de prélèvement

Pour créer un ordre de prélèvement, vous devrez cliquer dans le volet de droite, sur le bouton

Vous pouvez visualiser la facture ou produire directement un ordre de prélèvement (ici par Debit Direct) pour cette facture.

Vous fixez vous-même la date de prélèvement désirée, dans une fourchette de dates autorisées.

Si la date fixée est trop loin, un message d’avertissement vous en informe

Si la date de prélèvement est correcte, l’ordre de prélèvement est créé pour cette facture

Ordre de prélèvement créé par erreur

Si vous avez créé par erreur un ordre de prélèvement pour une facture, vous pouvez l’annuler en utilisant le bouton

Le programme vous demande confirmation

Envoyer un ordre de prélèvement

Vous ne pouvez envoyer qu’un seul fichier Debit Direct ou LSV par jour

La création du fichier de données se fait en cliquant dans le volet de droite, sur le bouton 

Vous pouvez choisir pour quel institut financier vous souhaitez établir un fichier de paiement (si les deux sont définis)

Lorsque vous confirmez la transmission en cliquant sur Oui, si le cheminement défini pour l’établissement financier est correct, l’ordre est immédiatement transmis.

Encaissement

L’encaissement se fait selon la même procédure que si vous aviez émis un BVR et que celui-ci ait été payé par le client.

Pour le détail des encaissements BVR, veuillez vous référer au manuel d’utilisation de base de Crésus Facturation.

16.2Option - Facturation multimonnaie

Introduction

Le module Crésus Facturation est prévu, dans sa version standard, pour ne fonctionner qu’avec la monnaie suisse (CHF). Mais grâce à l’option Facturation multimonnaie, vous pourrez générer ou recevoir des factures également en devises étrangères (EUR, USD etc.). Ainsi, chaque fiche client ou créancier pourra être complétée et imprimée en y indiquant la monnaie souhaitée.

La configuration de cette option est accessible en sélectionnant Réglages généraux > Comptes et TVA > Réglages multimonnaie.

Vous pouvez ajouter sept devises aux trois déjà proposées (CHF, EUR, USD).

Lors de l’ajout de l’option Multimonnaie, vous choisissez si vous souhaitez utiliser le cours de change manuel ou automatique. Si vous sélectionnez le cours de change automatique, Crésus télécharge alors les cours de change officiels de l’AFC. Ceux-ci seront stockés dans une tabelle des cours mensuels et serviront à déterminer les cours à appliquer lors de la création de vos divers documents. Ce cours de change se retrouvera indiqué sur les factures émises.

NOTE : Si vous souhaitez comptabiliser séparément les achats ou les ventes par monnaie spécifique, il est possible, une fois les comptes de débit et de crédit définis dans Crésus Comptabilité, de choisir ceux relatifs à chacune des monnaies enregistrées, comme suit :

Acquisition

L’option Multimonnaie peut être ajoutée depuis la gestion de votre portefeuille (en cliquant sur Mes licences sur la page d’accueil Crésus). Dès l’achat terminé, l’option sera disponible à l’ouverture d’un fichier de Crésus Facturation.

Définition de la monnaie de facturation à un client

Dans la base Clients, sous l’onglet Administration, vous pouvez définir la monnaie de facturation et déterminer les comptes de créances à utiliser, comme suit :

Définition de la monnaie utilisée pour chaque article

Dans la base Articles, vous trouvez la liste de toutes les devises enregistrées et pouvez indiquer le prix de l’article dans la monnaie souhaitée. Le réglage des cours de change vous permet de recalculer les prix (dans le volet latéral de droite) automatiquement.

NOTE : Si vous avez choisi de créer différentes catégories de prix selon vos clients (par exemple : proche, grossiste etc.), il vous faudra inscrire les prix en question dans chacune des monnaies souhaitées.

Établissement d’une facture à l’attention d’un client

Dans la base Factures émises,  sous l’onglet Détails, le prix de vente de chaque article sélectionné sera automatiquement présenté dans la monnaie définie pour le client, comme suit :

De même, sur la facture émise :

Définition de la monnaie à utiliser pour régler une facture à un créancier

Dans la base Créanciers, sous l’onglet Paiement, vous déterminez quelle est la monnaie de paiement souhaitée.

Vous pouvez également définir les comptes de crédit et de débit à utiliser pour ce créancier :

Dans la base Factures reçues, il est possible de définir la monnaie souhaitée d’une facture reçue en indiquant la date de celle-ci ainsi que son montant sous l’onglet Résumé :

Sous l’onglet Paiement , vous définissez la monnaie avec laquelle vous effectuerez le paiement en question :

Enfin, l’onglet Finances vous permet de modifier le compte à créditer :

 

16.3Option - Facturation multilingue

Introduction

Le module Crésus Facturation est disponible soit en français, soit en allemand. La sélection se fait lors de l’installation, où il convient de choisir la langue désirée : Français ou Deutsch. Ce choix peut être modifié par la suite dans le menu Options > Langue. Cette langue par défaut sera celle de votre interface et de toute nouvelle fiche créée.

L’option multilingue vous permet de modifier la langue à utiliser pour chaque client ou créancier individuellement. Tous les documents relatifs à la fiche traitée seront générés dans la langue sélectionnée.

Avec l’option multilingue, les fiches client ou créancier contiennent une rubrique langue permettant de choisir la langue de correspondance souhaitée. Les quatre langues proposées par Crésus sont le français, l’allemand, l’anglais et l’italien.

Ainsi, chaque libellé de la fiche client ou créancier apparaîtra dans la langue sélectionnée, de même que, par exemple, les informations relatives au délai de paiement, le titre de la personne, les textes fixes, etc.

Ces différentes traductions se retrouveront également sur le document imprimé. L’impression du document se fait de la même manière qu’avec la version standard.

Dans les Réglages généraux, sous l’onglet Principal, vous pouvez également traduire le nom de votre Raison sociale ou encore les textes des en-têtes éventuels dans les différentes langues désirées.

Procédures
La langue du client

Dans la base Clients, vous pouvez définir la langue à utiliser

La langue par défaut est celle choisie pour le module – français ou allemand.

On remarque que la rubrique Titre apparaît dans la langue sélectionnée.

file:///C:\DOCUME~1\ADMINI~1\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML15fcbd27.PNG

Si la traduction ne vous convient pas, passez en Mode complet, puis cliquez sur l’icône Réglages généraux . Dans le volet de droite, choisissez Clients parmi les Réglages proposés, ouvrez l’onglet Détails et cliquez sur Régler les titres. Adaptez-les à votre guise.

La langue du créancier

Dans la base Créanciers, vous pouvez définir la langue à utiliser (de la même manière que pour un client). Vous pourrez ainsi créer des commandes à l’attention de fournisseurs non-francophones.

Les désignations d’articles

Dans la base Articles, saisissez pour chaque article concerné, une désignation dans les différentes langues souhaitées.

À cette étape, l’unité (pce, m2, litre, etc.) s’affiche dans la langue du module (allemand ou français). Elle sera cependant automatiquement traduite dans la langue du client ou du créancier lors de la création d’une fiche.

Si la traduction de l’unité ne vous convient pas, passez en Mode complet, puis cliquez sur l’icône Définition des rubriques . Déroulez les rubriques proposées jusqu’à Unité (modèle). Adaptez-les à votre guise.

Veillez à faire correspondre le nom de ces unités à la langue sélectionnée et à ne pas modifier leur ordre afin que les correspondances entre les langues soient correctes.

 

Dans la base Factures émises, sous l’onglet Détails, la recherche des articles par saisie de la désignation peut se faire dans la langue du module ou dans celle du client (pour ce faire, saisissez le nom de l’article et cliquez sur F2).

Pour les Factures émises, si vous avez choisi, dans les réglages, d’imprimer un texte « Concerne », pensez à rédiger celui-ci dans la langue de la facture en question.

16.4Option - Mensualités

L’option permet de découper une facture en plusieurs mensualités. Elle permet de déterminer le montant du premier versement et le nombre de mensualités à préparer. L’impression de la facture établit directement l’ensemble des bulletins de paiement.

L’ordre d’utilisation des bulletins de paiement n’a pas d’importance, car tous les paiements seront enregistrés sur la même facture.

Les mensualités ne sont imprimées que sous forme de factures avec code QR. Il n’aurait aucun sens d’établir des mensualités sans numéro de référence.

Par souci de simplification, nous utiliserons toujours le terme de mensualités, ce qui est le cas le plus courant, mais toutes les explications s’appliquent de la même manière à des périodicités de 2, 3, 4 ou N mois. Vous pouvez donc très bien créer des paiements bimestriels, trimestriels ou semestriels, le mode de fonctionnement restera le même.

16.4.1Les réglages

Les réglages généraux

La configuration des mensualités est accessible depuis les Réglages généraux, dans l’onglet Extensions, Divers, par le bouton Régler les mensualités.

La date de référence

Il faut indiquer quelle sera la date de référence pour les mensualités successives. Vous pouvez utiliser la date de la facture, ou la date de début de la prestation pour autant qu’elle existe. Si aucune date de prestation n’est saisie, c’est la date de la facture qui sera utilisée par défaut.

Sur la base de cette date de référence, vous devez indiquer ensuite la date qui sera utilisée pour les mensualités. Si vous sélectionnez le dernier jour du mois concerné, la date sera toujours le 30 du mois (utilisation du mois commercial), sauf bien sûr pour le mois de février, qui sera le 28 février (29 février les années bissextiles).

Le mode d’impression

Sélectionnez le mode d’impression souhaité. Comme pour les factures ordinaires, vous pouvez choisir si vous souhaitez imprimer la facture déjà sur une feuille perforée (BVR avec QR ou ancien BVR intégré) ou si vous souhaitez une facture complète sur une première feuille blanche et ensuite autant de BVR qu’il y a de mensualités.

Précisez également si vous souhaitez un double, deux doubles ou aucun double de la facture. Les doubles seront imprimés sur feuille blanche après l’impression de toutes les mensualités.

Du fait que l’impression des doubles se fait après les BVR, il est fortement conseillé de disposer d’une imprimante à deux bacs, d’autant plus si la facture de base est imprimée sur papier blanc.

Les textes de rappels

Vous pouvez définir vous-même les textes des trois rappels existants. Un certain nombre de mots-clefs sont indiqués à droite pour vous permettre de personnaliser votre rappel. Le principe étant le même que pour les rappels ordinaires, qui sont décrits dans le manuel d’utilisation de base, il ne sera pas repris ici.

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1366dc9a.PNG

Les réglages dans la fiche client

Une fois activée l’extension, une nouvelle section est visible dans l’onglet Administration de la fiche du client.

Si toutes les factures du client font l’objet de mensualités, vous pouvez déjà définir, client par client, le réglage par défaut des mensualités.

16.4.2Les factures

La création d’une facture

Depuis une fiche client

Lorsque vous cliquez sur le bouton Créer un nouveau document depuis la fiche du client, pour créer une nouvelle facture (cela n’aurait aucun sens pour une offre ou un bulletin de livraison), une ligne supplémentaire apparaît :

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML18ed2c04.PNG

Si vous cochez cette case, les valeurs saisies dans la fiche du client sont reprises dans la facture. Les mensualités sont automatiquement activées dans la facture, ce qui n’est pas le cas par défaut.

Depuis la base des factures

Lorsque vous cliquez sur le bouton Créer un nouveau document pour un client dans la base des factures, le fonctionnement est le même que depuis la fiche du client.

Si vous n’avez pas défini de mensualités dans la fiche du client, vous voyez alors dans l’onglet Détails, au bas de l’écran, une section Mensualités et une coche Avec.

Si vous ne cochez pas cette case, votre facture sera tout à fait normale, sans mensualités. En cochant cette case, vous activez la facturation par mensualités pour cette facture.

Dans cet exemple, pour une facture de CHF 10’800.- TTC, le client paie

  • Un premier acompte de CHF 1’800.-
  • Trois versements de CHF 3’000.- à trois mois d’intervalle

En modifiant les différentes valeurs, le montant de chaque mensualité suivante (dans le rectangle bleu) est recalculé en permanence.

L’impression

L’affichage ou l’impression doivent se faire exclusivement depuis les boutons Afficher ce document ou Impression de ce document

L’impression se fera selon les réglages effectués et les caractéristiques de votre imprimante (avec ou sans facture sur feuille blanche, imprimante à un ou deux bacs, etc.)

Voici le pied de la première facture

Et le pied de la facture suivante

Les rappels

Si une ou plusieurs mensualités ne sont pas payées dans le délai, y compris le délai de grâce défini, le programme vous le signale comme pour les autres factures.

Vous pouvez émettre un rappel qui aura l’aspect présenté ci-dessous. La date d’émission du rappel sera enregistrée, comme pour les factures sans mensualités.

C:\Users\DOMINI~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2810d024.PNG

La partie de gauche récapitule la situation de la facture et des conditions de paiement. La partie de droite liste les paiements reçus.

Dans l’onglet Finances, un commentaire est ajouté à ce moment :

Si vous émettez des factures avec mensualités et des factures normales, la présentation du rappel sera différente dans chaque cas.

Dans le volet de droite, vous verrez le nombre total de factures pour lesquelles vous devez établir un rappel (sous R1), ici deux factures.

Si vous cliquez sur R1 avec l’intention d’imprimer des rappels, le programme vous demandera quel type de factures vous souhaitez sélectionner pour l’impression :

Vous devrez donc passer deux fois par la procédure d’impression, une fois pour les rappels simples et une fois pour les rappels de mensualités.

16.5Option – Étiquettes d'articles avec code-barre

Utilisez cette extension (clé 114) de Crésus Facturation pour imprimer des étiquettes avec des code-barre pour les articles, soit à partir d’un article donné en indiquant la quantité désirée, soit au moment de la réception des articles. La saisie au moment de la facturation est ainsi accélérée, car elle pourra se faire par lecteur de code-barres. Il vous faut au moins un lecteur code-barres et la possibilité d’imprimer des étiquettes. La fonte utilisée, C39HrP24DhTt, est la fonte livrée par Epsitec avec l’extension et la norme utilisée, la norme EAN13, assez universelle et permet beaucoup de souplesse.

Attention, il n’est pas possible de saisir les articles en utilisant le code EAN imprimé sur l’emballage, vous devez produire une étiquette avec le numéro d’article de la base des Articles.

Installation

Après la commande, vous recevez le numéro d’identification et le lien de téléchargement de l’extension. Il suffit de cliquer sur ce lien pour démarrer l’installation et indiquer en temps utile le nouveau numéro d’identification.

Réglages

Dans les réglages généraux, pour la base des Articles, vous pouvez définir le format d’étiquette à utiliser par défaut, à choisir dans une liste déroulante

Cette extension peut nécessiter, si ce n’est pas encore fait, l’installation de la fonte Code 39 qui vous permettra d’imprimer des code-barres corrects. Vous pouvez télécharger cette fonte gratuitement sur le site Crésus : https://www.cresus.ch/support/download/misc

Impression d’étiquettes pour un seul article

Dans le volet latéral de la base des Articles, dans la section Fiche courante, le bouton Imprimer étiquette code-barre… vous permet d’imprimer le nombre d’étiquettes souhaité pour l’article sélectionné, ce qui vous permettra de mettre une étiquette sur chaque article.

Votre choix d’étiquettes dépendra de l’imprimante dont vous disposez. Les formats les plus courants sont prédéfinis.

Vous pouvez utiliser une imprimante ordinaire, qui imprimera vos étiquettes sur des feuilles A4 avec des étiquettes prédécoupées.

Si vous avez déjà imprimé des étiquettes sur une feuille A4 mais qu’elle n’a pas été complètement utilisée, Crésus Facturation mémorise la position de la dernière étiquette utilisée et repartira de la suivante. Ceci pour autant que vous utilisez toujours le même format d’étiquettes.

C:\Users\DOMINI~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML24a4fcf5.PNG

Si vous devez modifier la position de la dernière étiquette utilisée (si vous avez enlevé une ou plusieurs étiquettes de la feuille pour un autre usage), vous pouvez définir la position de départ de la prochaine étiquette en cliquant sur Aperçu avant impression et en indiquant, sur le format d’étiquettes correspondant, le nombre d’étiquettes déjà utilisé.

C:\Users\DOMINI~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML24c02eb0.PNG

Cliquez sur Ok, puis annulez l’impression. Le nombre d’étiquettes utilisé sera mémorisé.

Vous pouvez aussi utiliser une imprimante du type Brother P-touch® ou Dymo®, où les étiquettes sont disposées sous forme de ruban. L’avantage de ces imprimantes est que vous vous pouvez imprimer le nombre d’étiquettes voulu, de 1 à nnn, sans vous soucier du nombre d’étiquettes par feuille A4.

Impression d’étiquettes pour plusieurs articles

De la même manière, en sélectionnant le bouton Imprimer étiquette code-barre… dans la section Base articles, vous pourrez imprimer des étiquettes pour plusieurs articles. Vous pouvez sélectionner ces articles selon des critères prédéfinis, par exemple toutes les fiches que vous aurez cochées, ou tous les articles en stock, etc.

Vous pouvez aussi imprimer une seule étiquette par article, par exemple pour placer sur un tiroir de pièces détachées.

N’oubliez pas ensuite, si nécessaire de décocher toutes les fiches en cliquant dans le volet latéral, sur le bouton Traiter les fiches cochées.

Prestations de service ou vente en vrac

Il n’est parfois pas possible de coller une étiquette sur certains articles, ou pour des prestations de service.

Vous pouvez alors créer une liste d’articles avec leur code-barres, qui restera par exemple à la caisse :

C:\Users\DOMINI~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML24c83d6f.PNG

Mettez une coche aux articles souhaités, puis imprimez la présentation Liste pour inventaire. Il suffira alors de scanner les prestations depuis cette feuille pour les saisir très rapidement.

Il n’est cependant pas possible d’associer une image à chaque article.

Créer des étiquettes lors de la livraison

Si vous utilisez les livraisons des fournisseurs, il est aussi possible d’imprimer les étiquettes lors de la livraison, avec le bouton Imprimer les étiquettes code-barre dans le volet latéral.

Scanner des articles

Il faut suivre les indications du fabricant pour installer le lecteur code-barre.

En utilisation normale, le lecteur fait comme si l’on tapait au clavier le texte codé dans le code-barre et fait suivre cette lecture du caractère ENTREE ou RETURN. Le code EAN 13 débute et finit par le caractère *. Celui-ci indique le début et la fin de la lecture et n’est pas retranscrit. Certains lecteurs permettent de programmer un préambule et/ou un postambule. Ce sont des caractères du clavier envoyés avant ou après la lecture du code-barre lui-même.

Dans l’utilisation prévue dans Crésus, il n’est pas nécessaire de programmer ce préambule ou ce postambule, ceci à cause de l’utilisation du numéro interne des articles.

Créez tout à fait normalement une facture, un bulletin de livraison ou une offre.

Le curseur va se placer d’office au bon endroit, dans l’onglet Détails et dans la colonne Numéro (d’article). Il vous suffit de scanner les différents codes-barres pour que chaque article soit identifié et saisi.

Il n’y a pas de fonction de rassemblement des articles. Si vous scannez trois fois le même article, vous obtiendrez trois lignes d’article. Vous pouvez également scanner un article pour le sélectionner, puis modifier la quantité. Attention, dans ce cas, de faire revenir le curseur dans la colonne Numéro avant de saisir un nouvel article, sinon le numéro d’article sera saisi dans la colonne où vous vous trouvez, que ce soit le prix, la quantité ou le rabais !

En cas d’utilisation de l’extension Ticket de caisse avec une imprimante de tickets, vous pouvez vous imprimer un code article 999999999. Si le lecteur lit ce code spécial, le programme valide la facture et lance automatiquement l’impression du ticket.

Si vous utilisez d’autres formats d’étiquettes

L’extension étiquette code-barre permet d’utiliser l’une des 4 étiquettes prédéfinies pour une imprimante Brother :

DK-11204 17mm x 54mm

DK-11203 17mm x 87mm

DK-11201 29mm x 90mm

DK.11209 29mm x 62mm

Dans Crésus, ces grandeurs permettent d’imprimer ceci :

17mm x 54mm Désignation tronquée sur une ligne

Code-barre (numéro court)

17mm x 87mm Désignation tronquée sur une ligne

Long code-barre (le numéro peut être long)

29mm x 90mm Nom de l’entreprise

Désignation sur 2 lignes éventuelles

Code-barre

29mm x 62mm Nom de l’entreprise

Désignation sur 2 lignes éventuelles

Code-barre

Si vous utilisez un autre format, vous devez procéder ainsi :

  • Dans la base des Articles, passez en mode complet
  • Ouvrez le Réglage présentations (icône en forme d’œil)
  • Sélectionnez le format d’étiquette le plus proche du format de vos étiquettes
  • Cliquez sur le bouton Dupliquer pour faire une copie de la présentation mais ne changez pas son nom
  • Cliquez à droite sur le bouton Paramètres
  • Corrigez la largeur et la hauteur pour qu’elles correspondent à la dimension de vos étiquettes. Ne modifiez aucun autre paramètre.

C:\Users\DOMINI~1\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2508d003.PNG

  • Cliquez sur Ok puis Ok
  • Si vous utilisez la version LARGO, vous devez répéter ces opérations dans la base des Factures reçues

Désormais, lorsque vous choisirez ce format d’étiquettes dans une liste déroulante, ce sont vos dimensions qui s’appliqueront.

Si vous souhaitez modifier la mise en page des étiquettes (par exemple ajouter une date limite de vente ou un prix) il faudra demander l’intervention d’un spécialiste.

16.6Option – Codes analytiques pour la comptabilisation

Cette option de Crésus Facturation vous permet d’affecter des centres d’analyse, des codes de répartition, ou des périodes d’imputation aux divers éléments d’une facture émise ou reçue, en vue du passage des écritures dans la comptabilité.

Une fois cette option activée dans votre portefeuille, afin de pouvoir l’utiliser, il faut :

  • avoir activé l’option Analytique dans votre licence Crésus Comptabilité
  • activer les possibilités analytiques dans l’onglet Analytique de la commande Définitions du menu Options
  • créer les divers centres d’analyse ou code de répartition dans la comptabilité.

La comptabilisation analytique concerne plusieurs aspects bien distincts :

  • l’affectation de produits et de charges à des centres d’analyse, y compris l’affectation de produits et de charges indirects à l’aide de codes de répartition, par exemple afin d’évaluer le rendement d’un projet.
  • l’affectation d’un produit ou d’une charge à une période d’imputation différente de la date de l’écriture.
  • la possibilité d’avoir des budgets périodiques.
  • la possibilité d’avoir des comptes avec des soldes en quantité.

Il est possible d’imputer une charge ou un produit directement dans un centre d’analyse ou alors indirectement dans plusieurs centres d’analyse à l’aide d’un code de répartition.

Réglages

Pour pouvoir utiliser cette option dans un mandat de Crésus Facturation, il convient de cocher que l’on souhaite utiliser les codes analytique dans les Réglages généraux > Comptabilisation comme suit:

Articles

Dans la fiche article, par l’onglet Divers, il est possible de dérouler la liste des centres d’analyse ou codes de répartition définis dans la comptabilité et d’affecter ainsi ce code à l’article. Lors de la création d’une facture, ce code est repris par défaut.

Factures émises

Lors de la création d’une nouvelle facture, dans l’onglet Détails, il est possible de définir pour chaque ligne de facture le code analytique (centres d’analyse ou code de répartition). Si l’article a un tel code analytique, il est repris par défaut, mais peut ensuite être modifié pour chaque facture émise.

il est aussi possible de définir un code analytique pour l’ensemble de la facture dans l’onglet Finances

Factures reçues

De même, pour les factures reçues il est possible de définir par lignes de facture dans l’onglet Détails le code analytique.

Si on n’a pas saisi des lignes de détail, il est possible de répartir une charge par l’onglet Finances comme suit. On peut donc indiquer par compte de charge le code analytique qui s’y rapporte, ou même avoir plusieurs fois le même compte de charge, mais un code analytique différent.

Périodes d’imputation

En plus du code analytique, il est possible d’attribuer une période d’imputation. Pour cela, il faut avoir créé dans la comptabilité les périodes souhaitées. En regard du code analytique concerné, indiquez la date d’imputation souhaitée.

Pour une facture d’achat, on peut aussi répartir l’écriture sur deux (ou plus) périodes d’imputation, en utilisant le même compte de charge et le même code analytique.

Pour une facture de vente, une seule date d’imputation peut être saisie, pour toute la facture.

Lors de la comptabilisation, chaque écriture sera attribuée à la période qui correspond à la date d’imputation saisie.

Dans la comptabilité, sur la ligne d’écriture correspondante, la date d’imputation sera remplacée par le numéro de la période d’imputation.

16.7Option – Commerciaux

L’option Commerciaux ajoute à Crésus Facturation la gestion des commissions à verser aux commerciaux sur leurs affaires.

Chaque vente peut se voir attribuée à un vendeur. Ce dernier sera rémunéré selon un pourcentage, défini pour chaque vendeur et selon les réglages effectués.

16.7.1Installation et mise à jour
Installer sous Windows

L’activation de cette extension ne peut se faire que par un spécialiste Crésus.

Elle se fait par une intervention à distance, couplée avec une explication sur les réglages et l’utilisation.

Contrairement aux autres extensions liées à une licence d’utilisation, l’extension Commerciaux est liée à un fichier particulier. Si vous créez un autre fichier de facturation, vous devrez acquérir une nouvelle fois cette extension.

Installer sous Mac

Le processus d’activation est exactement le même que pour la version Windows.

Mises à jour

Aucune mise à jour n’est à effectuer pour cette extension. Les éventuelles corrections ou améliorations se feront automatiquement lors de la mise à jour de Crésus Facturation.

 

16.7.2Les réglages
Réglages de base – La saisie des commerciaux

La configuration des commerciaux et des paramètres de commissionnement est accessible depuis les Réglages généraux, base des Clients, onglet Clients, par le bouton Gérer des commerciaux.

La première fenêtre permet la saisie des commerciaux (maximum 9), soit par leur nom, soit par toute combinaison de caractères, minimum 3 caractères :

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1cbde045.PNG

Vous devez ensuite indiquer quel est le pourcentage de commission à accorder à chacun :

Vous devez ensuite indiquer quelles sont les bases de calcul des commissions (attention, les réglages doivent correspondre au contrat conclu avec les vendeurs).

Ces réglages sont valables pour tous les commerciaux, il n’est pas possible de les modifier d’un vendeur à l’autre.

  • Vous pouvez verser une commission sur les articles facturés, ou sur les montants réellement encaissés.
  • Vous pouvez ne verser une commission que sur certains articles, spécifiquement indiqués comme tels, ou sur tous les articles vendus par ce commercial.
  • Vous pouvez verser une commission sur les ventes HT ou TTC.

Nous préconisons de verser une commission sur les ventes HT, car il ne serait pas logique de verser une commission sur la TVA qui sera versée à l’AFC, en cas de calcul sur une base TTC.

Une fois la saisie terminée, l’écran de réglage récapitule les vendeurs et le taux de commission applicable à chacun :

Les réglages des articles

Une case à cocher supplémentaire est disponible dans chaque article :

Si vous avez coché dans les réglages Seulement les articles et prestations indiqués « pour commercial », elle permet de ne prendre en compte que ces articles pour le calcul des commissions. Les articles non cochés ne seront pas pris en compte.

A droite de cette coche se trouve un bouton

qui vous permet d’extraire dans la liste de gauche toutes les fiches ayant cette coche.

Les réglages des clients

Dans la fiche client, une liste déroulante permet d’assigner un commercial à un client, afin que le chiffre d’affaires de ce client génère une commission pour le vendeur associé.

 

16.7.3Les factures

Lorsque vous créez une facture pour un client, le commercial saisi dans la fiche du client est automatiquement repris dans la facture, sous l’onglet Résumé.

Il vous est tout à fait possible, si la vente a été faite par un autre commercial, de modifier le vendeur par défaut.

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1d0a2617.PNG

Si certains articles seulement donnent lieu à une commission, rien n’indiquera dans le détail de la facture lesquels seront pris en compte.

Si vous souhaitez générer une commission sur une vente, vous devez obligatoirement utiliser un article défini dans la base des Articles, même s’il s’agit d’un article générique avec une définition du style « Texte à saisir ». C’est le seul moyen d’indiquer au logiciel quel article doit être pris en compte. Toute ligne de facture saisie sans numéro d’article ne sera pas prise en compte pour le calcul des commissions.

16.7.4Les rapports

Afin d’établir le montant dû à chaque commercial, vous créez un rapport dans la base des Clients, bouton Rapports et états du volet latéral, bouton Rapports pour commerciaux.

Le haut de la fenêtre rappelle les réglages effectués.

Indiquez ensuite la période à traiter. En fonction de vos réglages, ces dates seront celles des factures ou celles des encaissements.

Vous pouvez effectuer un certain nombre de réglages avec l’option Montrer, exporter, sinon vous pouvez passer aux autres options pour établir le relevé des commissions dues à chaque vendeur :

Dans cette illustration, les réglages utilisés sont :

  • les vendeurs sont commissionnés sur la base des factures.
  • sur les montants HT des ventes.
  • uniquement sur les articles désignés comme donnant droit à une commission.

L’aspect de la statistique ou les chiffres qui y figurent pourront être complètement différents en fonction de vos propres réglages.

Vous pouvez établir le relevé pour tous les commerciaux (par défaut), ou ne choisir qu’un seul vendeur pour faire un relevé individuel, à joindre par exemple à une fiche de salaire :

16.8Option pour clubs et associations – 36 statuts de membres

Cette option permet de gérer jusqu’à 36 statuts pour chaque membre.

Tous les clubs et associations n’ont pas besoins de définir autant de statuts. Cette fonctionnalité est dès lors masquée par défaut et doit être activée à distance et sur demande par Epsitec.

16.8.1Réglages
Activation

Les réglages de l’extension se font par les Réglages généraux, Alt+8 ou l’icône 

Les réglages spécifiques à l’extension Statuts se trouvent dans les réglages des Membres du volet de droite.

Cliquez sur le bouton Gestion des statuts pour activer la fonction.

L’activation se fera par un technicien d’Epsitec.

Régler les statuts

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1c38a333.PNG

Cette extension permet de gérer jusqu’à 36 statuts pour chaque membre.

Dès l’activation de cette extension, cette fenêtre apparaît, vous permettant de régler les 12 premiers statuts.

Deux autres pages vous permettront de régler les statuts 13 à 24 et 25 à 36.

Régler les groupes

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1c39c2ec.PNG

Vous pouvez également définir jusqu’à 12 groupes, qui vont chacun inclure ou exclure certains statuts.

Le réglage se fait tout de suite après les statuts.

Attention de bien spécifier le numéro de chaque statut en les séparant par un espace.

Vous pouvez alors quitter les réglages par le bouton du volet droit Revenir à l’utilisation.

16.8.2Utiliser les statuts
Attribution des statuts

Les statuts se trouvent dans la fiche de chaque membre, sous l’onglet Annexes.
Vous pouvez cocher ou décocher chaque statut s’appliquant à cette personne.

Extraction selon les statuts
Extraction manuelle

Ce bouton vous permet de faire une extraction selon deux modes. Soit en définissant manuellement les statuts que vous voulez prendre en considération, soit selon des groupes que vous aurez définis selon le chapitre des réglages.

Si vous ne cochez pas Utilise un groupe déjà préparé, vous effectuez une extraction manuelle.

Dans le premier champ, indiquez les numéros des statuts à extraire.

Dans le second champ, indiquez les numéros des statuts à ne pas prendre en considération.

La dernière partie vous permet de spécifier dans quel ordre les fiches devront être triées.

L’extraction des différents statuts se fait selon l’opérateur « OU ». Si vous saisissez les statuts 1 et 3, toutes les fiches ayant l’un ou l’autre de ces statuts seront sélectionnées. Vous ne pouvez pas sélectionner les fiches qui contiennent les statuts 1 ET 3, en excluant les fiches qui ne contiennent que le statut 1 ou que le statut 3.

Extraction selon un groupe

Dans les réglages, vous avez pu définir des groupes permettant de prédéfinir des critères d’extraction.

Vous pouvez sélectionner ces groupes en cochant la case Utilise un groupe déjà préparé.

Vous disposez alors une d’une liste déroulante contenant les différents groupes que vous avez définis.

Une fois le groupe sélectionné et l’ordre des fiches choisi, vous pouvez effectuer l’extraction.

Quitter l’extraction

Lors de l’extraction, les fiches sélectionnées sont cochées.

De ce fait, si vous utilisez les coches pour une autre raison, vous devez d’abord quitter cette extraction. Ceci peut se faire par le bouton

qui se trouve dans le volet de droite.

La fenêtre qui s’ouvre alors vous permet de supprimer toutes les coches.

Lien avec d’autres fonctionnalités

Groupes de la fiche client

Dans l’onglet Client, vous pouvez définir en standard, dans toutes les versions de Crésus Facturation, jusqu’à 10 groupes. Ces groupes n’ont aucun lien avec la fonctionnalités Statuts mais l’utilisation de l’un n’exclut pas celle de l’autre.

Toutefois, vous ne pourrez pas faire une extraction basée à la fois sur les groupes et sur les statuts.

Extraction (F4)

Avec la fonction Extraction F4, vous pouvez effectuer une extraction des groupes selon le point précédent. Par contre, vous ne pourrez pas faire une extraction selon les statuts, vous devrez obligatoirement passer par le bouton Extraire selon les statuts (voir ci-dessus).

16.9Option pour clubs et associations – Gestion des activités

Utilisez cette extension pour gérer les données de personnes qui participent à une activité, pour facturer leur participation et pour gérer les listes des participants.

Réglages

Activation

L’activation se fait à distance par un technicien d’Epsitec. Cette extension est propre au fichier dans lequel elle a été activée.

Régler les activités

Les réglages de l’extension se font par les Réglages généraux, Alt+8 ou l’icône

Les réglages spécifiques à l’application Association-Club se trouvent dans l’onglet Extension, Divers.

A ce moment, deux nouveaux boutons sont affichés dans la section Activités :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

 

Régler la gestion des activités

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Nom de l’activité générale : ce nom figurera sur les factures d’activité émises.

Nom du document : appellation du document qui sera émis.

En-tête des listes à imprimer : titre des listes de participants qui seront imprimées.

Réglage BVR : si vous émettez des BVR ou des factures avec QR code, sélectionnez l’établissement financier qui sera imprimé.

Régler la gestion des catégories

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Vous pourrez assigner à chaque participant une catégorie, que vous réglez ici (maximum 5 catégories). Vous pourrez également définir un prix de participation pour chaque catégorie. Par exemple, un accompagnant paiera le prix coûtant, alors qu’un membre de l’association bénéficiera d’un prix réduit et qu’un non-membre paiera le prix complet.

Vous pouvez alors quitter les réglages par le bouton du volet droit Revenir à l’utilisation.

Créer une activité

Dans la base des Articles, créez un article qui servira à gérer les données de l’activité.

Dans l’onglet Divers, vous trouvez un bouton Réglage activité. Vous arrivez alors sur un écran qui ne comporte qu’un seul bouton, intitulé Cet article est une activité. En cliquant sur ce bouton, vous arrivez sur une nouvelle fenêtre de réglage.

Cochez la case

Les différents réglages de cette activité s’affichent alors :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Le code de cette activité est un code court, juste une indication mnémotechnique.

Vous pouvez saisir le nombre maximal de participants (maximum 200), par exemple en fonction de la capacité maximale d’hébergement.

Le prix applicable à chaque catégorie de participant est saisi. Ce sera le montant figurant sur la facture.

Le texte « Concerne » indique de manière détaillée sur la facture à quoi se rapporte cette facture.

Si la facturation est liée avec Crésus Comptabilité, vous pouvez indiquer à quel compte doivent être affectés les produits de cet article (tous les montants facturés aux participants iront dans ce compte).

Une fois ces réglages validés par le bouton Ok, une petite fenêtre d’information vous indique quels réglages doivent encore être faits

 

Détail de l’activité

Vous revenez alors sur l’écran de l’article, avec cette fois la fenêtre complète de l’activité :

Les colonnes que vous trouvez sont les suivantes :

C:\Users\info\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1933e0d8.PNG

  1. Numéro du membre, dans la base des Clients
  2. Nom de famille (avec tri ascendant ou descendant)
  3. Prénom
  4. Catégorie, selon celles que vous avez définies (avec tri ascendant ou descendant)
  5. Etat de la facturation : V = à facturer, – = ne pas facturer, X = déjà facturé
  6. Notes libres (avec tri ascendant ou descendant)
  7. Notes libres (avec tri ascendant ou descendant)
  8. Numéro de la facture émise pour ce participant

Si vous avez cliqué sur la ligne d’un participant, le bouton Aller, sous la colonne Participants, vous amène directement à la fiche de cette personne dans la base des Clients.

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Sous la colonne Catégorie, vous trouvez une récapitulation du tarif applicable à chaque catégorie, ainsi que le nombre de participants pour chacune des catégories et le nombre total, avec un rappel du nombre maximal que vous avez admis.

Sous la colonne A facturer, les boutons Tous et Aucun vous permettent d’assigner en une seule fois un statut de facturation à tous les membres (sauf, bien entendu, à ceux pour qui une facture a déjà été établie). Vous pouvez également sélectionner individuellement le statut de facturation.

Si vous laissez la souris un instant sur la colonne, une info-bulle vous indique les différents statuts.

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Au bas de l’écran, le texte Concerne, qui apparaîtra sur les factures, peut être modifié :

Ce bouton permet de créer en une seule fois toutes les factures des participants ayant le code V dans la colonne A facturer. Seuls les participants pour lesquels aucune facture n’a été établie seront repris.

Ce bouton, sous la colonne N° facture, permet d’aller directement à la facture de la ligne où se trouve le curseur.

Listes de participants

Le bouton Liste des participants édite la liste correspondante, avec divers choix (impression d’une liste, d’étiquettes, un document pdf ou exporter la liste, par exemple pour la reprendre dans un fichier Excel

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Les différents choix d’impression vous permettront d’obtenir des listes répondant à différents besoins.

En standard, chaque liste récapitule en fin de document les différentes catégories de participants et le nombre total, ainsi que le maximum fixé.

Une fois la liste éditée, vous revenez dans l’onglet Article. Pour retrouver le détail de l’activité, cliquez sur le bouton Gestion des activités.

Saisie des participants

Pour enregistrer un participant, cliquez dans la seconde colonne et saisissez quelques lettres du nom d’un participant (ici « hali »), puis pressez la touche F2 ou cliquez sur le bouton Relation

S’il n’y a qu’une seule personne qui corresponde à ces lettres, le programme remplira automatiquement la ligne avec le numéro du membre, son nom et son prénom.

Si vous ne saisissez rien et que vous pressez la touche F2 ou cliquez sur le bouton Relation, le programme vous propose une liste des membres, où vous pouvez facilement retrouver une personne en saisissant n’importe quelles lettres de son nom ou de son prénom dans le champ Chercher. C’est également le cas si plusieurs personnes portent le même nom.

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Un double-clic sur le nom le reprendra automatiquement dans la liste des participants.

La participation à une activité ne sera pas reportée automatiquement dans la fiche du membre. Si vous souhaitez en garder la trace, vous devrez saisir manuellement cette participation dans l’historique de chaque membre.

Accéder au détail d’une activité

Si une activité a déjà été créée et que vous souhaitez y accéder, dans la fiche de l’article, cliquez sur le bouton

 

Facturer une activité

Avant d’établir les factures d’activité, il vous faut indiquer dans la rubrique Désignation le détail (max. 2’000 caractères) qui figurera sur la facture, dans l’onglet Article :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Remarquez que le code personnel reprend la désignation courte (mnémotechnique) que vous aviez définie auparavant

 

Création des factures

En cliquant sur le bouton

dans le détail de l’activité, le programme vous demande de confirmer votre choix.

Les factures pour les participants sont alors générées, avec le texte de l’article saisi et le montant correspondant à chaque catégorie de participant

Une image contenant table Description générée automatiquement

Le statut de facturation de chaque participant est alors modifié en « déjà facturé », avec le numéro de facture correspondant

Un cas particulier se présente lorsqu’un participant ne paie pas sa participation, par exemple, les personnes faisant partie de l’encadrement. Vous créez alors une catégorie spécifique de participant, avec un montant à zéro.

Lors de la génération des factures, ces personnes auront également une facture qui sera établie, avec un montant à payer nul. Cela permet d’envoyer à ces personnes la facture avec le même texte (et donc les mêmes informations) qu’à tous les participants.

L’impression des factures se fait par l’onglet Résumé des factures, en cliquant sur le bouton Visualiser, imprimer

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Une image contenant texte Description générée automatiquement

La gestion des factures (encaissements, rappels, etc.) se fait de manière tout à fait standard.

Lorsqu’une facture d’activité est payée, la lettre P ne va pas se mettre automatiquement sur la ligne de la personne concernée dans l’activité. C’est à l’utilisateur de le faire manuellement.

 

Supprimer une facture

Il peut arriver qu’un participant renonce à l’activité alors que la facture a déjà été établie, ou que vous souhaitiez supprimer une facture erronée.

Vous ne pouvez pas simplement supprimer la facture, car vous obtiendrez le message suivant :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Si vous souhaitez ne supprimer que la facture, il faut juste vider le champ contenant le numéro de facture, sur la ligne du membre dans la fiche d’activité. Vous devrez alors corriger le statut de la colonne A facturer pour ce membre. Cela vous permettra, si nécessaire, de générer à nouveau une facture d’activité, par exemple après avoir modifié la catégorie du membre.

Si vous souhaitez supprimer le participant, cliquez sur la ligne du participant à supprimer et sélectionnez Supprimer la ligne dans la boîte d’icônes.

Vous pourrez ensuite supprimer la facture correspondante, pour autant qu’elle n’ait pas été encaissée ou comptabilisée.

16.10Option - Composés/composants

Cette extension permet d’assembler un article à partir de plusieurs autres articles. Par exemple, très schématiquement, vous pouvez obtenir un vélo en assemblant un cadre, deux roues, un guidon et une selle.

Les sous-éléments sont prélevés de votre stock et à la fin, le vélo créé est ajouté à votre stock.

Réglages

Il n’y a aucun réglage particulier à effectuer.

Création d’un article composé

Dans cet exemple, nous allons créer des cakes au chocolat.

Nous avons divers ingrédients en stock :

Une image contenant table Description générée automatiquement

L’article final « Cake au chocolat » a été créé, mais il n’y en a encore aucun en stock.

Dans la base des Articles, un troisième onglet Composants est disponible :

Une image contenant table Description générée automatiquement

Sélectionnez la fiche « Cake au chocolat » et l’onglet Composants.

Vous pouvez ajouter des articles, comme dans une facture.

Une image contenant table Description générée automatiquement

Les unités seront celles des articles utilisés. Si votre stock de farine est exprimé en kilos, vous ne saisirez pas 200 gr de farine, mais 0,2 kg.

Le bouton montre dans la liste de gauche uniquement les articles utilisés, par exemple pour vérifier si les quantités en stock sont suffisantes.

A l’opposé, le bouton ne montrera dans la liste de gauche que les articles qui sont eux-mêmes composés de plusieurs sous-éléments.

Chaque élément composé peut très bien être lui-même un sous-élément d’un autre objet. Par exemple, un pédalier composé d’un axe, de deux roulements à billes, de deux biellettes et de deux pédales, peut lui-même être un sous-élément d’un vélo.

Ordre de production

Lorsque les sous-éléments sont définis, vous pouvez créer un ordre de production avec le bouton

Vous indiquez le nombre d’articles à produire (ici 10 cakes), la date de production et un éventuel commentaire (par exemple un numéro de lot de production) :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Un ordre de production est alors édité, avec la quantité d’articles de base qui va être utilisée :

Dès que l’ordre de production est édité, le stock des composants est réduit de la quantité utilisée. Le stock de l’article produit est augmenté de la quantité produite. Par exemple, le stock de farine a été réduit de 2 kg et le stock d’œufs de 20 pièces. Par contre, le stock de cakes au chocolat a augmenté des 10 pièces produites.

Une image contenant table Description générée automatiquement

Si la quantité réellement produite ne correspond pas à l’ordre de production (un cake défectueux a été perdu en cours de production), il faudra corriger manuellement le stock.

Liste de production

Vous pouvez afficher et imprimer une liste de production indiquant les composants de chaque article.

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Statistique de production

Vous pouvez afficher et imprimer diverses statistiques de production, soit par article, soit dans une fourchette de dates.

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Voir les ordres de production

Ce bouton affiche, dans la base des factures émises, les ordres de production, que ce soit pour un article ou pour tous, selon une fourchette de dates.

Une image contenant table Description générée automatiquement

16.11Option - Impression de documents Word

Cette option vous permet de personnaliser puis d’imprimer des contrats ou tout autre document à partir de Crésus Facturation. Ces documents sont produits sur la base de modèles Word dans lesquels des contrôles seront remplacés par les champs que vous aurez déterminés sur une fiche client ou fournisseur.

Vous pouvez éditer un document pour un seul destinataire ou pour un ensemble (publipostage).

Réglages

Dans votre module Crésus Facturation, allez dans les Réglages généraux > Options, Divers > Régler les impressions Word.

Divers boutons s’affichent alors :

Choisir l’imprimante

Sélectionnez l’imprimante que vous souhaitez utiliser pour l’impression de vos documents.

Régler les impressions Word

Ce bouton permet de définir le dossier contenant les fichiers Word que vous allez utiliser comme modèles pour la création de documents à partir de Crésus Facturation. Ils doivent être au format .docx.

Définissez également le dossier où seront placés ces nouveaux documents.

Indiquez quel préfixe doit porter les documents Word générés. Ces préfixes vous permettront de distinguer les documents concernant les FOUrnisseurs de ceux concernant les CLIents. Vous pouvez modifier ces préfixes à votre convenance.

Lorsque vous cliquez sur OK, un texte s’ouvre dans le bloc-notes, vous indiquant quels sont les réglages à effectuer dans le document Word pour obtenir le remplissage des champs souhaités à partir de Crésus Facturation. Vous pouvez imprimer ce document de référence, qui se retrouve également enregistré par défaut dans le dossier où se trouve votre fichier de facturation.

Ouvrir le dossier des modèles

Ce bouton ouvre le dossier dans lequel vos modèles ont été stockés. Ce dossier doit contenir des fichiers au format .docx, créés selon les explications fournies à la section « Créer un modèle » du présent document (voir ci-dessous). Étant donné que Crésus ne proposera pour l’impression que les modèles présents dans ce dossier, il est impératif que tous y soient placés.

Ouvrir le dossier Fichiers

Ce bouton ouvre le dossier dans lequel sont enregistrés les nouveaux documents Word produits.

Éditer l’un des modèles

Une liste déroulante vous permet de sélectionner un document Word dans le dossier Modèles afin de l’éditer. Le document sélectionné sera immédiatement ouvert dans Word.

Pour modifier les options de la fenêtre « Réglages par défaut » – tels que les préfixes, par exemple – sans modifier les dossiers de modèles et de fichiers imprimés, il est conseillé de cliquer sur le bouton « Annuler » des deux dialogues de sélection des dossiers.

Tous ces réglages par défaut sont modifiables en tout temps.

Utilisation

Une fois les réglages effectués, rendez-vous sur la fiche du client ou du fournisseur pour lequel vous désirez établir un document. Dans le volet de droite, tout en bas, se trouve un bouton Impression Word.

Cette action ouvre un dialogue qui permet de choisir les options d’impression de votre document dans Word, en reprenant les réglages par défaut précédemment définis.

Vous pouvez sélectionner ici :

  • le document à utiliser comme modèle
  • les paramètres d’enregistrement
  • les éventuels contenus des champs libres
  • la destination du document.

À l’étape suivante, vous choisissez si le document a un seul destinataire ou s’il s’agit d’un publipostage.

Le document est créé à partir du modèle sélectionné et se retrouve immédiatement dans le dossier des fichiers enregistrés, dans le format : Préfixe-N°fiche-Date-Heure.docx, ce qui donne par exemple : CLI‑110‑20211006‑1822.docx pour un document concernant le client N° 110, créé le 6 octobre 2021 à 18h22.

Créer des documents en nombre

Attention, si vous choisissez de créer des documents pour plusieurs destinataires, vous devrez en premier lieu avoir défini par quel accès les fiches seront prises en compte. En effet, c’est l’accès actuellement sélectionné qui sera utilisé.

Si vous laissez l’accès par défaut sur « Par Nom Référence », vous établirez un document pour chacune des fiches cochées. Et si vous avez 2’000 clients, vous aurez autant de documents Word qui seront générés, ce que vous ne souhaitez probablement pas.

Créer un modèle

La méthode utilisée est celle des contrôles. Dans le logiciel Word, il est possible de remplacer du texte par des cases qui seront remplies automatiquement par le logiciel Crésus lors de l’impression d’un document. Cela nécessite toutefois un petit aménagement de votre logiciel Word.

Créer des contrôles dans Word

Pour créer ces contrôles , il vous faut activer le mode Développeur de Word. Pour ce faire, allez dans le menu Fichier > Options. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Personnaliser le ruban, puis dans la colonne de droite, cochez l’option Développeur.

Le ruban Word devrait désormais afficher un onglet intitulé Développeur, généralement à côté de l’onglet Affichage.

Note : ces indications sont valables pour la version 2021 de Word.

Pour créer un contrôle, cliquez sur le bouton Contrôle du contenu de texte enrichi ou Texte enrichi  dans l’onglet Développeur.

Cette action fait apparaître un cadre à l’endroit où le curseur se trouve dans votre document. Cliquez maintenant sur le bouton Propriétés. Celui-ci ouvre le dialogue suivant :

Dans la plage de texte « Titre », il vous faut entrer le contrôle désiré, en accord avec le champ que Crésus devra utiliser lors de la création du document. Rien de particulier n’est à spécifier dans la plage « Balise ». Afin que votre modèle soit plus lisible, il est conseillé d’écrire le contrôle dans la boîte de texte, comme montré ci-dessous.

Voici un exemple de contrat qui a été généré en mettant la somme prêtée dans le champ Note personnelle.

Les champs indiqués en vert ont été automatiquement repris au moment de la création du document.

16.12Option - Tickets de caisse

Cette option permet d’imprimer des tickets de caisse de façon rapide et efficace. Cela exige au moins une imprimante de tickets standard de 80 mm.

Cette option peut être combinée avec l’option Etiquettes et code-barres qui permet alors de facturer très rapidement.

Réglages

Allez dans les réglages généraux, puis dans l’onglet Options, Divers. Cliquez sur le bouton Régler les impressions de ticket.

Le dialogue suivant vous permet de définir les modes d’encaissement à utiliser et les comptes associés.

 

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, les comptes utilisés ne sont pas repris depuis votre plan comptable. Vous devez saisir pour chaque compte d’encaissement le numéro du compte, puis un espace, puis le libellé du compte.

Pour l’utilisation de cette option, il est nécessaire de créer un client de passage portant obligatoirement le N° 1. Si vous ne le faites pas, vous aurez un rappel dès que vous voudrez créer un nouveau ticket de caisse :

Le but est de pouvoir faire une vente rapide, sans devoir créer un client au préalable.

Utilisation

Pour créer rapidement un nouveau ticket (une nouvelle vente), dans la base des Factures, onglet Détails, cliquez sur le bouton Créer un ticket.

Une nouvelle fiche vide est créée. Saisissez les articles. Lorsque la saisie est terminée, cliquez sur le bouton Imprimer le ticket.

Attention, lorsque vous créez des articles, tenez compte du fait que si la désignation de votre article est longue, le texte sera tronqué à 25 caractères sur le ticket de caisse.

Si vous émettez un ticket, il s’agit donc  d’une vente au comptant. Le dialogue qui suit vous permet de confirmer le montant encaissé et le mode d’encaissement.

A ce moment, le ticket est imprimé.

  1. Un éventuel rabais sur un article est indiqué
  2. Un code TVA figure sur chaque ligne
  3. Une récapitulation de la TVA est mise en fin de ticket

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, les articles vendus et les montants encaissés seront répartis dans les comptes que vous aurez définis

  • dans la fiche article (compte de produit)
  • au moment de l’encaissement (compte de liquidités).

16.13Option - Facturation d'acomptes

La gestion des acomptes vous permet de générer des factures spécifiques reliées à une facture initiale. Ces factures d’acomptes peuvent être créées au fur et à mesure de l’avancement d’un projet par exemple.

16.13.1Réglages des acomptes

Les réglages de l’option se font par Alt+8 ou l’icône

Les réglages spécifiques se trouvent dans l’onglet Extension, Divers.

La particularité à laquelle il faut faire attention est de bien définir quel article contiendra le texte de la demande d’acompte (ici le N° 999999).

Il faudra également définir quel sera le compte de passage qui doit recevoir les acomptes des clients.

Lorsque vous validez ce dialogue, si l’article correspondant aux demandes d’acompte n’existe pas, le programme vous demande si vous souhaitez le créer. Sauf cas particulier, répondre oui.

L’article est alors créé automatiquement. Vous pouvez modifier le texte à votre convenance. Le mot-clef %NUMERO% sera remplacé automatiquement à l’impression par le numéro de la facture de base.

16.13.2Utilisation et création de factures

Pour générer une facture d’acompte, commencez par créer une facture standard, mais ne l’imprimez pas. Validez simplement la fiche.

Sous l’onglet Contact, Livraison, Etat, en bas à droite, actionnez le bouton .

Une boîte de dialogue s’ouvre :

Vous pouvez alors remplir ou modifier les différents champs qui vont servir à la création de la facture d’acompte.

Attention au mode de facturation, vérifiez bien si le montant de l’acompte est le montant HT ou TTC !

Contenu d’une facture d’acompte

Lorsque vous validez votre saisie avec Ok, une nouvelle facture est automatiquement créée, avec le numéro d’article 999999.

Dans l’onglet Contact, Livraison, Etat, le cadre acompte se présente alors ainsi :

Le texte Lié à la facture de base N°… indique à quelle facture est liée cette demande d’acompte.

  Ce bouton permet de passer directement à la facture de base.

Permet de supprimer la facture d’acompte et corriger les informations sur la facture de base.

Extrait dans la liste de gauche la facture de base et les factures d’acomptes liées.

Impression

La facture d’acompte se présentera ainsi :

Vous pouvez modifier à volonté le texte dans le corps de votre facture.

Notez bien que dans ce cas, le montant demandé est HT, la TVA a donc été ajoutée au montant de l’acompte.

Contenu d’une facture de base

Dans la facture de base, les factures d’acompte sont répertoriées dans un tableau. Ici, nous avons deux factures d’acompte :

Nous pourrions très bien créer un troisième, un quatrième acompte…

Ce bouton permet différentes opérations :

Ce bouton donne diverses informations relatives à ce dossier :

Dans la liste de gauche, les factures d’acompte (N° 1005 et 1006) seront suivies d’un « a » pour les distinguer des factures normales

 

Encaissement d’un acompte

L’encaissement de chaque acompte se fait sur la facture correspondante et non sur la facture de base.

Pour la procédure d’encaissement, voir le manuel de base de Crésus Facturation.

Chaque encaissement se reflète sur la facture de base :

Ici, une seule facture d’acompte a été payée.

Le chiffre 1 à droite du montant indique que la facture d’acompte est considérée comme acquittée, même si la totalité n’a pas été payée (par exemple dans le cas d’un escompte).

Si une partie seulement de l’acompte a été réglée, le chiffre reste à 0.

La facture finale

Lorsque vous avez finalisé votre facture et souhaitez afficher ou imprimer la facture finale, cliquez sur l’un des boutons correspondants

Définissez dans ce dialogue les options souhaitées :

Après validation, l’aperçu ou l’impression se font selon les définitions des documents à imprimer. Une page supplémentaire est générée :

Il s’agit d’un récapitulatif mentionnant les acomptes facturés, ceux restant à payer, ainsi que le total à payer (CHF 7’539.- y compris les factures d’acomptes impayées) et le solde sur la facture.

Rappel : chaque facture d’acompte est gérée pour elle-même. Le montant d’une facture d’acompte impayée (ici CHF 4’308.-) n’est donc pas inclus dans le montant à payer sur la facture récapitulative.

Si vous avez cliqué sur le bouton Imprimer, un avertissement s’affiche :

16.13.3La comptabilisation

Si vous utilisez Crésus Comptabilité, un mécanisme est mis en place pour la comptabilisation correcte des acomptes.

Pour une comptabilisation correcte de la TVA, il est impératif que dans votre plan comptable, le compte destiné à recevoir les acomptes (par exemple le compte 2030 Acomptes de tiers) ait le code « TVA » dans la colonne correspondante. Sinon, la comptabilisation de la TVA due sera inversée et passera au débit au lieu du crédit.

Etape 1

La facture d’acompte est émise. Le montant facturé augmente le compte 1100 Débiteurs. La part de TVA (déjà due à ce stade) est placée dans le compte 2200 TVA due. Le montant HT n’est pas porté en produit (le travail n’est pas encore réalisé) mais dans un compte de passif 2030 Acomptes de tiers.

Etape 2

L’encaissement de la facture d’acompte se fait tout à fait normalement par le compte 1010 Postfinance ou 1020 Banque. Le compte 1100 Débiteurs est diminué d’autant.

Etape 3

La facture finale est comptabilisée en totalité.

Etape 4

Les acomptes facturés sont extournés. La TVA, entièrement facturée dans la facture finale, est également extournée pour ne pas la payer deux fois (une fois sur la facture d’acompte et une fois avec la facture finale.

16.14Option - Facturation regroupée de bulletins de livraison

Cette option vous permet de regrouper automatiquement tous les bulletins de livraison sur une ou plusieurs factures particulières, client par client.

Tout d’abord, il vous faut décider si vous souhaitez que chaque article de chaque bulletin de livraison soit spécifié individuellement sur la facture, comme dans cet exemple :

Ou si vous souhaitez récapituler chaque bulletin de livraison en une seule ligne, comme dans cet exemple :

NOTE : Dans ce second cas, étant donné qu’il n’y aura qu’une ligne par bulletin de livraison, il ne peut y avoir qu’un seul code TVA par bulletin. Vous ne pouvez donc pas mélanger des articles à taux normal et d’autres à taux réduit dans un même bulletin de livraison.

Réglages

Rendez-vous dans les Réglages généraux > Options, Divers.

Cliquez sur le bouton Régler la facturation de Bulletins de livraison :

Facturation détaillée

En sélectionnant ce réglage, chaque article de chaque bulletin de livraison sera indiqué sur la facture (comme dans le premier exemple ci-dessus).

Un bulletin de livraison par ligne

En sélectionnant ce réglage, le bulletin de livraison seul apparaîtra sur la facture, récapitulant tous les articles concernés en une seule ligne (comme dans le second exemple ci-dessus).

NOTE : Si vous choisissez ce second réglage, il vous faut au préalable avoir créé, dans la base Articles, un article spécifique dont la désignation sera utilisée à la ligne Bulletin de livraison de la facture finale. Pour désigner cet article, vous pouvez choisir d’utiliser un texte simple (par exemple « Bulletin de livraison »), mais vous pouvez aussi utiliser un texte plus complet, en utilisant par exemple des mots-clefs, comme suit :

Comme d’habitude, un numéro aura automatiquement (ou manuellement) été attribué à cette fiche article, et c’est ce numéro qu’il vous faudra entrer dans le champ du dialogue ci-dessus (à la rubrique Indiquez le numéro de fiche article…).

Facturer des bulletins de livraison

Dans les bases Clients et Factures émises, et dès lors que l’option est activée, un nouveau bouton Facturer des bulletins de livraison est disponible dans le volet latéral de droite :

En cliquant sur ce bouton, il vous sera demandé si vous souhaitez facturer des bulletins de livraison uniquement au client sélectionné (ou, dans la base Factures émises, au client de la facture sélectionnée) ou à tous les clients.

Cette procédure est irréversible. Il est donc recommandé de créer une copie de sauvegarde de votre fichier (menu Fichier > Sauvegarder) afin de pouvoir revenir à la situation initiale en cas de mauvaise manipulation.

Dans le dialogue suivant, indiquez jusqu’à quelle date les bulletins de livraisons imprimés doivent être repris sur la facture :

Vous pouvez également ajouter un texte dans la rubrique Concerne de la facture.

Cliquez sur OK.

NOTE : Si vous avez émis beaucoup de bulletins de livraison comportant de nombreux articles et que vous avez choisi, comme réglage initial, que chaque article de bulletin de livraison soit spécifié individuellement sur la facture, le nombre de lignes pourrait alors dépasser 990. Dans ce cas apparaîtra l’avertissement suivant :

Vous devrez relancer la procédure de facturation jusqu’à ce que tous les bulletins de livraison aient été traités.

Enfin, lorsque la procédure sera terminée, les factures créées ainsi auront une coche indiquant qu’il s’agit d’une facture de bulletins de livraison :

Alors que les bulletins de livraison déjà facturés auront également une coche :

La suite de la gestion des factures s’effectue de manière standard.

16.15Option - Catégories de prix

Cette option permet de définir des prix différenciés en fonction de catégories de clients.

Réglages à effectuer

Dans les réglages généraux, allez dans l’onglet

Puis cliquez sur le bouton

Vous pouvez alors définir les différentes catégories de prix que vous allez utiliser (maximum 9). Chaque fois que vous saisissez une catégorie supplémentaire, une nouvelle cellule vide apparaît.

Il n’y a pas d’autre réglage à effectuer.

Utilisation
Base des Clients

Dans l’onglet Administration, vous devez indiquer pour chaque client quelle catégorie de prix doit lui être assignée.

Si une fiche client n’a aucune catégorie définie, lorsque vous créez une facture, c’est automatiquement le prix de la première catégorie, ici « Normal » qui est appliqué par défaut.

Base des Articles

Dans la fiche de chaque article, vous disposez d’un champ pour saisir le prix de l’article applicable à chaque catégorie.

Si vous ne mettez aucun prix dans un champ, lors de la création de la facture pour un client appartenant à cette catégorie, le prix de l’article sera vide et vous devrez le saisir manuellement.

Attention de ne pas multiplier inutilement le nombre de catégories, car la saisie des prix peut rapidement devenir fastidieuse.

Le cas extrême est si vous avez beaucoup de catégories et que vous utilisez l’option Multimonnaie, vous arrivez très vite à un nombre énorme de prix à saisir pour chacun des articles de votre fichier, comme dans cet exemple :

Créer une facture

La création d’une facture se fait de manière tout à fait standard. Le prix de l’article sera automatiquement celui défini pour la catégorie à laquelle appartient le client (ou le prix de la première catégorie si le client n’a pas de catégorie définie).

17Garage

Cette option est un complément à Crésus Facturation. Elle ajoute au module de base diverses fonctionnalités spécifiques à la gestion de garages ou de carrosseries. Son installation nécessite l’intervention d’un spécialiste Crésus.

Le fichier vierge Crésus Facturation Garage vous est fourni lors de l’installation.

17.1Configuration

La configuration de l’application se fait depuis les Réglages généraux > onglet Options, Divers. Dans la section Garage, cliquez sur  Régler les éléments de cette application.

Bouton « Régler le dossier pour cartes grises »

Le dossier qui contiendra les images scannées des cartes grises peut se trouver n’importe où dans votre ordinateur, mais il doit avoir été défini au préalable. Vous pouvez, par exemple, créer simplement un emplacement C:/cartes grises :

Bouton « Choix affichage sur facture »

Ce bouton vous permet de choisir si le numéro de châssis et la date de première mise en circulation doivent apparaître par défaut sur la facture émise.

Si vous sélectionnez Oui, ces informations apparaîtront ainsi :

Bouton « Texte du courrier pour les services »

En cliquant sur ce bouton, vous pouvez saisir le texte par défaut qui sera transmis à vos clients pour leur rappeler qu’il est temps de procéder à un service d’entretien périodique, par exemple :

« L’intervalle des services préconisé par le constructeur de votre véhicule est de 12 mois. Ce service est important pour votre sécurité et la préservation de la valeur de votre véhicule.
En nous confiant votre véhicule, vous bénéficierez pendant une année (jusqu’à votre prochain service) d’une assurance de mobilité qui vous assistera gratuitement en cas de panne ou d’accident, et ceci dans toute l’Europe.
Nous vous remercions d’ores et déjà de bien vouloir annoncer votre véhicule à temps auprès de notre garage afin de planifier l’exécution de ces travaux à votre convenance.
Dans l’attente de vos nouvelles, nous vous prions d’agréer, chère cliente, cher client, nos salutations les meilleures. »

Bouton « Liste des assurances »

Ce bouton vous permet d’établir la liste des assurances qui vous seront proposées lors de la saisie d’une fiche. Bien sûr, cette liste pourra être modifiée en tout temps :

Bouton « Liste travaux fiche de travail »

En cliquant sur ce bouton, et si vous sélectionnez Oui, vous pouvez définir une liste de dix-huit prestations personnalisées qui vous seront proposées lors de la saisie d’une fiche de travail :

Il y a deux écrans successifs, le second apparaîtra lorsque le premier aura été validé (OK). Les dix-huit champs possibles apparaissent l’un après l’autre au fil de la saisie.

Si vous activez cette option, ces choix prédéfinis vous seront proposés sur la fiche de travail imprimée :

 

 

17.2La base des articles

Dans la base des articles se trouvent bien sûr les prestations / pièces que vous facturez mais aussi les véhicules sur lesquels vous intervenez. La saisie d’une nouvelle fiche Article se fait de la façon standard (voir article §3.3.1 Créer, modifier, supprimer, archiver des fiches de ce manuel).

La saisie d’un véhicule

Dans l’écran de saisie de la base des articles, cliquez sur le bouton puis créez une nouvelle fiche ( ou F11).

Vous pouvez revenir à l’écran de saisie standard en cliquant sur .

Dans l’écran de saisie Véhicule, saisissez les différentes informations demandées. Le champ Infos véhicule vous permet d’ajouter divers éléments de votre choix relatifs au véhicule concerné.

Vous pouvez scanner la carte grise du véhicule ou simplement Donner le chemin du fichier existant afin de pouvoir, par la suite, accéder à ce document en cliquant sur la miniature de permis de circulation :

Pour scanner directement une carte grise depuis Crésus Facturation Garage, il vous faut télécharger le logiciel de numérisation CmdTwain, disponible ici : http://www.gssezisoft.com/main/cmdtvd 123wain/.

En cliquant sur le champ Client lié, le bouton vous permet de sélectionner, parmi les fiches enregistrées dans la base Clients, le client à associer à ce véhicule. Le bouton Va au client ouvre directement la fiche du client concerné, et l’icône efface simplement le lien créé entre le véhicule et le client.

Le bouton Sélectionne les véhicules sans propriétaire vous permet de faire apparaître, dans la liste de gauche, tous les véhicules que vous aurez enregistrés sans y associer de client. Le bouton Tous affiche, dans la liste de gauche, tous les véhicules enregistrés. Vous pouvez ensuite rechercher un véhicule selon le critère de votre choix en cliquant sur F3.

17.3La fiche client

Avec Crésus Facturation Garage, les fiches Client, en plus de leurs rubriques standards, répertorient le ou les véhicules liés au client en question :

Le bouton Va au véhicule ouvre directement la fiche du véhicule concerné (s’il y en a plusieurs, cliquez au préalable sur la ligne souhaitée).

Le bouton Efface un véhicule supprime simplement le lien entre le client et le véhicule concerné (s’il y en a plusieurs, cliquez au préalable sur la ligne souhaitée).

Le bouton Sélect fact auto affiche directement, dans la liste de gauche de la base Factures émises, toutes les factures enregistrées pour le ou les véhicules liés au client en question. En sélectionnant Montrer les travaux effectués sur ce véhicule, plusieurs options vous sont alors proposées :

Par défaut, la période proposées est celle des dix dernières années.

Pour impression vous affichera un document prêt à imprimer, alors que la coche Pour export vous affichera les travaux sous la forme d’un tableau, qui peut être exporté et repris dans un tableur.

Le bouton Aller aux véhicules vous fait aller à la base des véhicules.

Le bouton parcourt la base des véhicules et ajoute le numéro de plaque à chaque véhicule pour ceux qui ne l’auraient pas. Par exemple un véhicule qui était en stock, donc sans plaques, ou qui a changé de propriétaire et donc d’immatriculation. Cette opération peut prendre quelques minutes en fonction du nombre de véhicules, car le programme va passer par toutes les fiches véhicules et clients.

Les rappels de services d’entretien

Une fonctionnalité utile pour maintenir le contact avec le client est un rappel du prochain service à effectuer sur son véhicule.

Pour ce faire, utilisez le bouton Extraire services période. Une boîte de dialogue permet de saisir pour quelle période de dates d’échéance vous souhaitez envoyer une lettre de rappel aux clients.

Dans la liste de gauche sont alors sélectionnées les fiches de clients à qui envoyer une lettre.

Le bouton Impression services déclenche l’aperçu avant impression des lettres, que vous pouvez alors imprimer.

17.4La fiche de travail

Lorsque vous allez effectuer un travail sur un véhicule, la première chose à faire est d’établir une fiche de travail. Depuis la fiche de client, cliquez sur le bouton Créer un nouveau document.

Vous arrivez automatiquement dans le détail de la facture. Cliquez sur l’onglet Résumé.

Cliquez sur le bouton Saisie des travaux.

Si vous cochez « Saisir un véhicule manuellement pour cette facture », vous pouvez saisir les données d’un véhicule qui n’est pas attribué au client.

Par défaut, le programme vous propose une liste déroulante permettant de sélectionner le véhicule concerné parmi ceux de la fiche du client.

Un texte libre vous permet de décrire les travaux à effectuer, ou les problèmes rapportés par le client.

Vous pouvez saisir le type d’intervention parmi quatre types :

Vous pouvez saisir la date de début du travail (remise du véhicule) et la date de livraison prévue, ainsi que l’heure à laquelle le client va venir reprendre son véhicule.

Après validation par OK, l’écran Fiche travail est affiché, avec les données du véhicule et les éléments principaux du travail à effectuer.

En cliquant sur la miniature du permis de circulation, on affiche l’image en taille réelle.

Le bouton renvoie à la boîte de dialogue, alors que le bouton vide l’ordre de travail.

Le bouton prend la date du travail, ajoute 12 mois et met la nouvelle date dans la fiche du véhicule à la rubrique Prochain service. Ce bouton n’est visible que si le travail effectué est un service. En effet, si une réparation est nécessaire en cours d’année, il n’y aurait pas de raison de repousser le prochain service à 12 mois plus tard. Une fois ce bouton utilisé, il disparaît de la fiche.

Le bouton renvoie à la fiche du véhicule dans la base des Articles.

Le bouton affiche la fiche de travail, qui peut alors être imprimée.

Pour retourner à la facture, il faut utiliser le bouton .

Le bouton en haut à droite de la fiche permet de retourner dans la fiche de facture.

17.5La facture

La partie concernant l’application se trouve dans l’onglet Résumé.

Dans la fiche de facture, le bouton Saisie des travaux est remplacé par le bouton Aller aux travaux. Ce bouton permet de retourner à l’écran de la fiche de travail.

Vous pouvez réimprimer la fiche de travail avec le bouton Impression fiche de travail.

Le petit bouton donne accès aux informations relatives au véhicule :

  • Soit l’affichage du permis de circulation
  • Soit l’affichage des données du véhicule

La gestion des franchises

Le bouton Facture franchise est destiné à saisir les données relatives à la facturation de la franchise et de la TVA.

Pour une facture normale (service d’entretien, préparation visite, etc.) vous n’aurez pas besoin de ce bouton, la facturation se fait de manière tout à fait standard.

Il est ainsi possible de générer différentes factures, suivant qui doit payer quoi.

Le bouton Seulement saisie indique que la saisie est destinée uniquement à l’enregistrement des informations relatives au sinistre, sans édition de facture.

Le bouton Envoi par e-mail envoie de manière standard la facture, dont le montant est calculé selon les données saisies au-dessus, soit au client, soit à une assurance.

Si aucune des deux cases n’est cochée, une facture (toujours selon les données saisies) est éditée, prête à être imprimée.

Lorsque cette boîte de dialogue a été validée, un petit rappel des données s’affiche à droite du bouton.

Le petit bouton permet à nouveau d’éditer la liste des assurances.

Le bouton permet de vider les définitions d’assurance ci-dessus.

La gestion des rappels

Bien que les factures échues apparaissent de manière normale dans le volet de droite (R1, R2 et R3), il est impossible d’automatiser la procédure de rappel. En effet, lorsqu’un rappel est émis, c’est pour tout le solde ouvert. Or, il est impossible de distinguer qui, du client ou de l’assurance, a payé ou non sa part, ou de définir quelle proportion chacun a payé. Il sera donc nécessaire de gérer au cas par cas et de manière manuelle ces rappels.

18Annexes

Cette section présente quelques éléments relatifs à l’usage du clavier.

18.1Les touches Tab et Enter

Deux touches sont souvent utilisées ce sont les touches Tab et Enter

18.1.1Tab
  • Tab passe d’un champ à l’autre en suivant l’ordre d’édition du curseur défini dans le dessin des objets.
  • Dans un tableau, Tab passe à la première case du tableau, puis suit l’ordre du curseur, ligne après ligne.
  • Tab passe à travers la dernière ligne vide et puis sort du tableau et passe à l’ordre d’édition suivant.
18.1.2Enter
  • Enter passe d’une rubrique à l’autre en suivant l’ordre d’édition du curseur défini dans le dessin des objets.
  • Dans un tableau, Enter passe à la première case de la première ligne vide du tableau.
  • Si la ligne reste vide, il sort du tableau et passe directement à l’ordre d’édition suivant.
  • Si le tableau est rempli, Tab passe de gauche à droite, Enter passe de haut en bas.

Les ordres de déplacement sont exactement l’inverse si la touche Shift est pressée en même temps. Si les colonnes d’un tableau n’ont pas de numéros d’édition consécutifs, les parcours se font par sous-tableau, comme s’il s’agissait de tableaux indépendants.

La combinaison Ctrl+Enter insère un saut de ligne dans un champ multilignes. Par exemple dans le champ adresse de cette fiche :

18.2Glossaire

AFC Administration Fédérale des Contributions, responsable pour toutes les questions en matière de TVA.
Voir www.estv.admin.ch.
AFD Administration Fédérale des Douanes. L’AFD fixe le taux de change officiel du jour.
Voir www.ezv.admin.ch.
Backup Archive, stockage de longue durée.
BIC/SWIFT Code d’identification des banques (BIC) composé de 8 ou 11 caractères.
BV Bulletin de versement.
BVR Bulletin de versement avec numéro de référence.
BVR+ BVR sans montant pré-imprimé. Les champs réservés aux montants comportent des cases et le montant manuscrit doit être écrit exactement dans celles-ci.
Clearing Numéro à 3 chiffres propre à chaque banque en Suisse. Le numéro de clearing est compris dans l’IBAN.
Code TVA Le code de TVA classifie la transaction. S’agit-il d’un achat de marchandise pour la revente (IPM), d’un achat pour investissement (IPI), d’une vente au taux normal (TVA), au taux réduit (TVARED), etc. Ces codes sont définis par le fichier de comptabilité.
Compte … Compte BVR, aussi appelé numéro de client BVR ou numéro d’adhérent : semblable au compte PostFinance, il commence toujours par 01- (CHF) ou par 03- (EUR) et permet d’identifier le destinataire du paiement.
Compte … Compte PostFinance (anciennement CCP, compte de chèques, compte jaune) composé de 3 groupes de chiffres, selon le format 10-15000-6. Il tend à être remplacé par l’IBAN aussi pour les clients de PostFinance.
DebitDirect Le LSV de PostFinance.
DTA Ordre de paiement électronique pour les banques.
e-facture Facture électronique, contenant généralement une image PDF de la facture et une information XML avec la ligne BVR.
Encryptage Méthode mathématique pour rendre une information illisible sans clé de décryptage (mot de passe).
HT Hors taxe (prix sans la TVA), par opposition à TTC.
IBAN Numéro de compte bancaire international, commençant toujours par le code du pays (CH pour la Suisse). Il est souvent complété par le BIC/SWIFT. Le clearing peut être dérivé de l’IBAN.
ISO Organisation internationale de standardisation.
LSV Autorisation de débit direct : méthode de recouvrement direct (l’argent est prélevé directement sur le compte du client). Variantes : LSV+ et BDD.
Ligne BVR Ligne imprimée au bas d’un BVR, composée de chiffres et de > qui spécifie le compte BVR, le numéro de référence et le montant.
OCR Reconnaissance optique de caractères. Une police OCR est conçue pour pouvoir être lue par un lecteur optique ou un scanner.
OPAE Ordre de paiement électronique pour PostFinance (EZAG en allemand).
pain.001 Ordre de paiement ISO XML 200022 (norme internationale), utilisable en Suisse, mais aussi compatible avec SEPA.
PDF Format de document portable : défini par Adobe, c’est un standard largement répandu pour le stockage et l’affichage de documents.
SEPA Espace unique de paiements en euros : espace unifié qui couvre l’Union européenne et quelques autres pays comme la Suisse, la Norvège, etc. On parle souvent de paiement SEPA pour parler de paiements en EUR dans ces pays. SEPA est un acronyme de l’anglais « Single Euro Payments Area ».
TDFN Abréviation pour taux de la dette fiscale nette. Tout comme le taux forfaitaire, le taux de la dette fiscale nette est un taux d’imposition de la TVA applicable à certaines branches.
TTC Toutes taxes comprises (prix avec la TVA).
TTC = HT + TVA
TVA Taxe sur la valeur ajoutée. Une entreprise peut être soumise selon différents modes d’assujettissement (contre-prestations convenues, contre-prestations reçues). Les taux de la TVA dépendent du type de prestations.
V11 Fichier contenant les informations d’encaissement BVR.
XML Format de fichier utilisé pour l’échange de données entre machines.

 

19Le réglage des comptes (pour 3.1.1)

[…]

Vous pouvez également formater le numéro de référence que Crésus va générer en cochant la case Formatage spécial. Dans ce cas, utilisez les listes pour définir la position du N° de facture, N° de client et degré de rappel dans la chaîne de codage.
Cette fonctionnalité peut être utile si vous devez adapter votre facturation Crésus pour traiter des bulletins émis par un autre système.

Si vous modifiez ce format, les encaissements reçus pour des factures envoyées avec l’ancien codage ne pourront pas être traités !

[…]
  • Les Conditions pour régler la facture spécifient les limites pour que Crésus considère automatiquement que le montant de l’encaissement acquitte la facture ou non :  si le montant reçu se trouve à l’intérieur de ces limites, la facture sera considérée comme réglée, même s’il y a une différence quelques francs par rapport au montant attendu.

    Il est possible d’agir individuellement pour chaque versement reçu au moment du traitement du fichier (consultez le § Crésus Facturation de ce manuel.).
  • Les éléments accessibles en cliquant Avancé sont déjà réglés correctement et ne doivent être modifiés que par un spécialiste.
  • Relevons qu’il est possible de traiter le n° de compte de liquidité par le biais d’un calcul plutôt que par un choix manuel dans la liste des comptes. Dans ce cas, le champ Compte affiche la mention <Compte par calcul> :

20Escomptes et TVA

Lorsque le paiement d’une facture ne correspond pas exactement au montant facturé (que le client ait payé trop ou pas assez) et que vous souhaitez considérer la facture comme payée en l’état, la différence sera passée en escompte.

Dans l’exemple qui suit, le montant de la facture est de 1’620.– et le client ne nous a payé que 1’600.–. Nous acceptons de considérer la facture comme payée et le montant manquant et passé en escompte.

Le mécanisme est le même si le client nous a payé un montant trop élevé.

Comptabilisation des escomptes[1]

Lorsque vous escomptez une facture, en fonction des réglages de base effectués, le montant escompté sera soit comptabilisé en totalité dans un compte global « Escomptes », soit ventilé entre les différents comptes de produits, diminuant ainsi le produit réalisé.

Régler les escomptes

Consultez le § Crésus Facturation pour le détail des réglages.

Escomptes ventilés dans les comptes de produits

Ici, nous avons effectué une vente de deux articles (dans une proportion un tiers / deux tiers), que nous comptabilisons dans deux comptes séparés :

Le client ne nous a payé que 1’600.– et nous escomptons le solde de 20.–.

Nous avons défini dans les réglages généraux que les escomptes doivent être ventilés :

Ici, l’escompte de 20.– a diminué les deux comptes de produit initiaux (3200 et 3600), au prorata du montant des ventes (⅓ – ⅔), corrigeant ainsi le montant des ventes.

Escomptes regroupés dans un compte Escomptes accordés

Si nous avons défini que les escomptes devaient être regroupés dans un compte d’escomptes accordés, nous obtenons les écritures suivantes :

L’escompte accordé est ainsi imputé globalement au compte spécifié, habituellement en diminution d’un compte de produit (3900).

Dans ce mode, lors de la saisie du montant, vous avez la possibilité de modifier le compte à imputer pour l’escompte.

Pour être tout-à-fait juste dans le cas d’un escompte, le code de TVA devrait être DIMCP. Le montant de l’escompte figure alors en diminution du montant soumis à TVA dans le décompte TVA. Assurez-vous d’avoir paramétré correctement les codes de TVA liés aux escomptes dans les réglages de base.

 

  • Code de TVA à appliquer : en cas de comptabilisation dans Crésus Comptabilité, le montant de l’escompte doit provoquer une diminution du montant soumis à la TVA due. Si on passe le code TVA (resp. TVARED ou TVAHEB), le chiffre d’affaire est diminué, sans la trace de l’escompte. Si on utilise un code DIMCP (resp. DIMCPRED ou DIMCPHEB), le chiffre d’affaires n’est pas impacté, mais on obtient un montant à déduire du chiffre d’affaires pour déterminer le montant soumis à l’impôt.
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