Crésus Facturation

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
    1. 1.1 - Installation
    2. 1.2 - Mettre à jour le logiciel
    3. 1.3 - Créer et nommer un fichier
  3. 2 - Environnement de travail
    1. 2.1 - La fenêtre
    2. 2.2 - La barre de menus
    3. 2.3 - Les barres d’icônes
    4. 2.4 - La saisie de dates
    5. 2.5 - Le clavier
    6. 2.6 - Les raccourcis clavier
    7. 2.7 - Le zoom écran
    8. 2.8 - Les bases (de données)
    9. 2.9 - Les données
    10. 2.10 - Liste de gauche et écran de saisie
    11. 2.11 - Les onglets de l’écran de saisie
    12. 2.12 - Les accès
    13. 2.13 - Le volet latéral de la base des articles
    14. 2.14 - L’écran d’ouverture
    15. 2.15 - L’écran d’accueil
    16. 2.16 - Mode simplifié / mode complet
    17. 2.17 - Enregistrer vos données
  4. 3 - Prise en main avec le fichier exemple
    1. 3.1 - Créer une application exemple
      1. 3.1.1 - Supprimer des fiches
      2. 3.1.2 - Valider les réglages
    2. 3.2 - Utiliser le fichier
    3. 3.3 - Créer, modifier, supprimer des fiches
    4. 3.4 - Les articles, produits et services
      1. 3.4.1 - La liste de gauche
      2. 3.4.2 - Créer une nouvelle fiche article
      3. 3.4.3 - Créer une nouvelle fiche article plus détaillée
      4. 3.4.4 - Modifier une fiche article
      5. 3.4.5 - Supprimer une fiche article
      6. 3.4.6 - Enregistrer vos données
    5. 3.5 - Les clients
      1. 3.5.1 - La liste de gauche
      2. 3.5.2 - Créer une fiche client
      3. 3.5.3 - Créer une nouvelle fiche client plus détaillée
      4. 3.5.4 - Modifier une fiche client
      5. 3.5.5 - Supprimer une fiche client
      6. 3.5.6 - Archiver une fiche client
    6. 3.6 - Les factures émises
      1. 3.6.1 - Saisir une offre
      2. 3.6.2 - Visualiser ou imprimer le document
      3. 3.6.3 - Transformer l’offre en facture
      4. 3.6.4 - Imprimer la facture
      5. 3.6.5 - À propos de l’impression
      6. 3.6.6 - Saisir une facture de plusieurs lignes
      7. 3.6.7 - Utiliser les numéros de référence
      8. 3.6.8 - Saisir une facture, variante
      9. 3.6.9 - Modification des lignes d’une facture
      10. 3.6.10 - Saisir un total arrêté
      11. 3.6.11 - Imprimer un rappel
      12. 3.6.12 - Les encaissements, acquittements et escomptes
      13. 3.6.13 - Les encaissements par BVR
      14. 3.6.14 - Les encaissements excédentaires
      15. 3.6.15 - Les étapes comptables
      16. 3.6.16 - La liste de gauche
    7. 3.7 - Les créanciers / fournisseurs
      1. 3.7.1 - Créer une fiche créancier
      2. 3.7.2 - Créer une fiche créancier plus détaillée
      3. 3.7.3 - Corriger une fiche créancier
      4. 3.7.4 - Supprimer une fiche créancier
    8. 3.8 - Les factures reçues
      1. 3.8.1 - Gérer une facture reçue
      2. 3.8.2 - Enregistrer un paiement électronique direct
      3. 3.8.3 - Enregistrer une facture créancier simple
      4. 3.8.4 - Enregistrer le paiement manuel d’une facture
      5. 3.8.5 - Enregistrer le paiement électronique d’une facture
      6. 3.8.6 - Enregistrer une facture créancier détaillée
      7. 3.8.7 - Enregistrer un acompte manuel
      8. 3.8.8 - Enregistrer un acompte par paiement électronique
      9. 3.8.9 - Enregistrer un escompte
      10. 3.8.10 - Modifier le compte d’escompte
      11. 3.8.11 - Note de crédit fournisseur
      12. 3.8.12 - Les étapes comptables
      13. 3.8.13 - Préparer la comptabilisation
      14. 3.8.14 - La liste de gauche
    9. 3.9 - La comptabilisation
      1. 3.9.1 - Comptabiliser des factures
      2. 3.9.2 - Décomptabiliser des écritures
      3. 3.9.3 - Refaire la comptabilisation
    10. 3.10 - Outils de contrôle comptable
    11. 3.11 - Les rapports et états (ou statistiques)
    12. 3.12 - Les réglages avancés des statistiques
    13. 3.13 - Crésus Horizon
  5. 4 - Créer une facturation réelle
    1. 4.1 - Réglages de base
      1. 4.1.1 - Les réglages de base
      2. 4.1.2 - Les réglages secondaires
      3. 4.1.3 - Les réglages des extensions
      4. 4.1.4 - Conserver le mode complet
    2. 4.2 - Supprimer des fiches
      1. 4.2.1 - Supprimer toutes les fiches
      2. 4.2.2 - Supprimer les anciennes fiches
    3. 4.3 - Les autres réglages
  6. 5 - Trouver de l’aide
    1. 5.1 - Les info-bulles
    2. 5.2 - Menu Aide
      1. 5.2.1 - L’aide
      2. 5.2.2 - Aide contextuelle
    3. 5.3 - La Foire Aux Questions (FAQ)
    4. 5.4 - Poser une question
    5. 5.5 - Assistance technique
    6. 5.6 - Interventions à distance
    7. 5.7 - Service d’aide à la mise en route - pack de mise en oeuvre
    8. 5.8 - Cours
    9. 5.9 - Spécialistes
    10. 5.10 - Version et numéro d’identification
  7. 6 - Fonctionnement détaillé
    1. 6.1 - L’organisation générale
    2. 6.2 - Vocabulaire
    3. 6.3 - Les bases
      1. 6.3.1 - Une base
      2. 6.3.2 - Les fiches
      3. 6.3.3 - Les rubriques
      4. 6.3.4 - Les variables
    4. 6.4 - Les présentations
    5. 6.5 - Les outils
    6. 6.6 - Exportation / Importation de données
  8. 7 - Les bases dans le détail
    1. 7.1 - Deux rubriques particulières
    2. 7.2 - Le volet latéral
      1. 7.2.1 - Accéder aux réglages
      2. 7.2.2 - Chercher une fiche
      3. 7.2.3 - Ouvrir le dossier des copies PDF
      4. 7.2.4 - Cocher / décocher
      5. 7.2.5 - Les rapports et états (ou statistiques)
      6. 7.2.6 - Les dossiers liés
    3. 7.3 - La base des articles, produits et services
      1. 7.3.1 - Onglet Article
      2. 7.3.2 - Onglet Divers – Gestion du stock
      3. 7.3.3 - Les statistiques de la base des articles
      4. 7.3.4 - Le volet latéral de la base des articles
      5. 7.3.5 - Les réglages de la base des articles
    4. 7.4 - La base des clients
      1. 7.4.1 - Onglet Client
      2. 7.4.2 - Onglet Contacts
      3. 7.4.3 - Onglet Livraison
      4. 7.4.4 - Onglet Annexes
      5. 7.4.5 - Onglet Soldes et totaux
      6. 7.4.6 - Onglet Administration
      7. 7.4.7 - Les statistiques de la base des clients
      8. 7.4.8 - Le volet latéral de la base des clients
      9. 7.4.9 - Les réglages de la base des clients
    5. 7.5 - La base des factures émises
      1. 7.5.1 - Onglet Résumé
      2. 7.5.2 - Onglet Détails
      3. 7.5.3 - Onglet Finances
      4. 7.5.4 - Les escomptes
      5. 7.5.5 - Onglet Contact, livraison, état
      6. 7.5.6 - Modifier une facture
      7. 7.5.7 - Impression des documents
      8. 7.5.8 - Enregistrer une copie PDF
      9. 7.5.9 - Les rappels
      10. 7.5.10 - Les frais de rappels
      11. 7.5.11 - Les encaissements par BVR
      12. 7.5.12 - Imprimer une facture pro forma
      13. 7.5.13 - Les notes de crédit
      14. 7.5.14 - Ajouter un logo sur les documents
      15. 7.5.15 - Les statistiques de la base des factures émises
      16. 7.5.16 - Le volet latéral de la base des factures émises
      17. 7.5.17 - Les réglages de la base des factures émises
    6. 7.6 - La base des créanciers (fournisseurs)
      1. 7.6.1 - Onglet Créancier
      2. 7.6.2 - Onglet Contact
      3. 7.6.3 - Onglet Paiement
      4. 7.6.4 - Onglet Administration
      5. 7.6.5 - Les statistiques de la base des créanciers
      6. 7.6.6 - Le volet latéral de la base des créanciers
      7. 7.6.7 - Les réglages de la base des créanciers
    7. 7.7 - La base des factures reçues (créances)
      1. 7.7.1 - Enregistrer une commande
      2. 7.7.2 - Établir la commande
      3. 7.7.3 - Recevoir la marchandise commandée
      4. 7.7.4 - Traiter la facture
      5. 7.7.5 - Traiter le paiement
      6. 7.7.6 - Préparer la comptabilisation
      7. 7.7.7 - Enregistrer une livraison directe
      8. 7.7.8 - Enregistrer un nouveau paiement
      9. 7.7.9 - Saisir un paiement avec un lecteur optique
      10. 7.7.10 - Modifier une facture
      11. 7.7.11 - Onglet Résumé
      12. 7.7.12 - Onglet Détails
      13. 7.7.13 - Onglet Paiement
      14. 7.7.14 - Onglet Finances
      15. 7.7.15 - Onglet Contact
      16. 7.7.17 - Les statistiques de la base des factures reçues
      17. 7.7.18 - Le volet latéral de la base des factures reçues
      18. 7.7.19 - Les réglages de la base des factures reçues
  9. 8 - L’impression de factures avec BVR
    1. 8.1 - Définition du système de paiement BVR
      1. 8.1.1 - Le choix du type de bulletins
      2. 8.1.2 - Le réglage des comptes BVR
      3. 8.1.3 - Réglage du compte BVR par défaut
    2. 8.2 - Les réglages pour l’impression des BVR
    3. 8.3 - Impression des BVR dans un bac spécifique
    4. 8.4 - Imprimer une partie seulement d’une série de documents
  10. 9 - Envoi de documents par e-mail
  11. 10 - Création de factures en série
    1. 10.1 - Activer la création de factures en série
    2. 10.2 - Plusieurs factures identiques pour un client
    3. 10.3 - Facturer une série de clients
    4. 10.4 - Facturation d’articles communs uniquement
    5. 10.5 - Articles listés dans la fiche de chaque client
    6. 10.6 - Articles listés et articles communs
  12. 11 - eBill
  13. 12 - Recouvrement de créances avec tilbago
    1. 12.1 - Configuration
      1. 12.1.1 - Obtention de la clé d’API tilbago
      2. 12.1.2 - Réglage dans Crésus Facturation
    2. 12.2 - Ouverture d’une poursuite depuis Crésus Facturation
    3. 12.3 - Traitement de la poursuite sur le site de tilbago
  14. 13 - Les paiements électroniques
    1. 13.1 - Les réglages pour OPAE/DTA
    2. 13.2 - Paramétrer les données du créancier
    3. 13.3 - Créer un fichier DTA/OPAE
  15. 14 - Gestion de stock
    1. 14.1 - Activer la gestion de stock
    2. 14.2 - Marquer les fiches
    3. 14.3 - Commencer la gestion de stock
    4. 14.4 - Saisir le stock initial
      1. 14.4.1 - L’inventaire existe, mais n’est pas enregistré…
      2. 14.4.2 - Inventaire enregistré dans le stock initial des articles
      3. 14.4.3 - Inventaire enregistré dans des fiches d’entrées/sorties
      4. 14.4.4 - Saisir le stock d’un nouvel article
      5. 14.4.5 - Corriger le stock d’un article
      6. 14.4.6 - Les états du stock
      7. 14.4.7 - Archiver le stock
  16. 15 - Les outils de recherche
    1. 15.1 - La recherche
      1. 15.1.1 - Chercher partout
      2. 15.1.2 - Chercher dans une rubrique
    2. 15.2 - L’extraction
  17. 16 - L’impression – quelques astuces
    1. 16.1 - Imprimer sur une imprimante ou un bac spécifique
  18. 17 - La sécurité
    1. 17.1 - Enregistrer
    2. 17.2 - La sauvegarde des données
    3. 17.3 - Sauvegarder
      1. 17.3.1 - Envoyer une facturation par e-mail
      2. 17.3.2 - Envoyer sa facturation à Crésus Safe (encrypté)
    4. 17.4 - Restitution
    5. 17.5 - Ouvrir S.O.S
    6. 17.6 - Mots de passe
  19. 18 - Crésus Facturation pour associations et clubs
    1. 18.1 - Introduction
      1. 18.1.1 - Fonctions proposées
      2. 18.1.2 - Utilisation des BVR
    2. 18.2 - Mise en route
    3. 18.3 - Réglages
      1. 18.3.1 - Réglages pour cotisations annuelles
      2. 18.3.2 - Réglages pour facturations
      3. 18.3.3 - Réglages pour demandes de dons
    4. 18.4 - Utilisation
      1. 18.4.1 - Les cotisations
      2. 18.4.2 - La coche
      3. 18.4.3 - Cotisation selon le statut de chaque membre
      4. 18.4.4 - Autres informations
      5. 18.4.5 - Imprimer, exporter
      6. 18.4.6 - Création des factures de cotisation
      7. 18.4.7 - Les factures des cotisations
      8. 18.4.8 - Correction d’une création en série
      9. 18.4.9 - Extractions
      10. 18.4.10 - Impression
      11. 18.4.11 - Encaissement des versements
      12. 18.4.12 - La facturation périodique
      13. 18.4.13 - Les demandes de dons
      14. 18.4.14 - Textes de remplacement
  20. 19 - Extensions
    1. 19.1 - Extension - Prélèvement direct (CH-DD & LSV)
      1. 19.1.1 - Les réglages
      2. 19.1.2 - Utilisation
    2. 19.2 - Extension - Facturation multimonnaie
    3. 19.3 - Extension - Facturation multilingue
    4. 19.4 - Extension Mensualités
      1. 19.4.1 - Les réglages
      2. 19.4.2 - Les factures
    5. 19.5 - Extension – Étiquettes d'articles avec code-barre
    6. 19.6 - Extension – Codes analytiques pour la comptabilisation
    7. 19.7 - Extension – Commerciaux
      1. 19.7.1 - Installation et mise à jour
      2. 19.7.2 - Les réglages
      3. 19.7.3 - Les factures
      4. 19.7.4 - Les rapports
    8. 19.8 - Extension pour clubs et associations – 36 statuts de membres
      1. 19.8.1 - Réglages
      2. 19.8.2 - Utiliser les statuts
    9. 19.9 - Extension pour pour clubs et associations – Gestion des activités
    10. 19.10 - Extension Composés/composants
    11. 19.11 - Extension Impression de documents Word
    12. 19.12 - Extension Tickets de caisse
    13. 19.13 - Facturation d'acomptes
  21. 20 - Annexes
    1. 20.1 - Les touches Tab et Enter
      1. 20.1.1 - Tab
      2. 20.1.2 - Enter
    2. 20.2 - Raccourcis clavier
      1. 20.2.1 - Raccourcis ordinaires
      2. 20.2.2 - Raccourcis Alt
      3. 20.2.3 - Raccourcis par touches de fonction
    3. 20.3 - Glossaire

1Introduction

Ce manuel en ligne du module Crésus Facturation a été écrit pour les différentes versions de Windows, et son utilisation est identique sous MacOs et Linux. Nous nous efforçons de le tenir à jour pour qu’il intègre les dernières évolutions des modules Crésus, que nous développons en continu. Il se peut toutefois qu’il y ait des écarts entre le manuel et le module que vous utilisez.

Consultez également les explications fournies directement dans votre module, soit en cliquant sur le bouton Aide, soit en utilisant le menu Aide.

Pour toutes les opérations en ligne liées à votre module Crésus, vous avez besoin d’un compte Crésus.

Le compte Crésus vous identifie pour toutes les opérations administratives et d’assistance technique en ligne liées à vos logiciels Crésus. Retrouvez en ligne l’historique de vos commandes et téléchargements ainsi que les numéros d’identification de vos logiciels.

Nous vous recommandons de vous abonner au Bulletin Crésus pour être au courant des dernières nouveautés des logiciels Crésus. Pour vous abonner, connectez-vous à votre compte Crésus sur www.cresus.ch, cliquez sur Modifier vos données et cochez la case correspondante.

Consultez également nos propositions de contrats de service.

1.1Installation

Accédez au manuel relatif à la procédure d’installation, Installer Crésus : § Crésus Facturation

Si Crésus Facturation est déjà installé sur votre ordinateur, vous pouvez passer au §1.2 Mettre à jour le logiciel.

L’installation est effectuée au moyen de l’installeur, qui se télécharge sur www.cresus.ch.

Enregistrez une copie de l’installateur afin de pouvoir réinstaller ultérieurement votre logiciel, par ex. si vous achetez un nouvel ordinateur.

Vous devez disposer d’une licence pour chaque poste de travail sur lequel le logiciel est installé. Si vous souhaitez utiliser Crésus sur plusieurs postes, vous pouvez obtenir des licences supplémentaires à des conditions avantageuses. Le numéro d’identification de la licence est demandé lors de l’installation de Crésus. Ce numéro est unique et personnel. Veuillez consulter nos conditions générales à ce sujet.

Une fois installé et activé, le logiciel est pleinement fonctionnel. Si vous avez acheté une version complète de Crésus, vous avez droit aux mises à jour pendant 3 mois à partir de la date d’achat. Ensuite, les mises à jour sont payantes. Consultez www.cresus.ch pour plus d’informations.

Les numéros d’identification des options dépendent de la licence principale. Vous devez conserver vos licences pour pouvoir réinstaller le logiciel ultérieurement.

1.2Mettre à jour le logiciel

Une fois installé et activé, le logiciel est pleinement fonctionnel. Vous pouvez en tout temps souscrire à un abonnement aux mises à jour. Cet Abonnement donne accès, non seulement aux mises à jour, mais également à divers services.

Chaque fois que vous le lancez, le logiciel vérifie par internet s’il existe une version plus récente. Le cas échéant, un dialogue s’affiche signalant si la mise à jour est gratuite ou payante. Il suffit de cliquer sur le bouton et de suivre les indications. Le fichier téléchargé est ensuite installé comme décrit dans les pages précédentes.

Il faut quitter le logiciel Crésus avant d’installer la mise à jour téléchargée.

La mise à jour de Crésus installe une nouvelle version du programme sans modifier les données introduites. Toutes les présentations et fonctionnalités livrées avec le modèle standard sont adaptées lors de la mise à jour. Les adaptations particulières, les présentations personnalisées ainsi que toutes les modifications apportées dans votre fichier sont conservées.

Obtenir une mise à jour

Pour obtenir la mise à jour, utilisez la commande Aide > Mise à jour par Internet.

…ou directement sur notre site.

Évitez de créer des doubles des présentations (écrans ou documents, voir §6.4 Les présentations) si vous n’en avez pas absolument besoin, car ceux-ci ne sont pas mis à jour automatiquement. Vous ne profiteriez dès lors pas des améliorations apportées au modèle standard.

1.3Créer et nommer un fichier

Quand vous créez un fichier (§3.1 Créer une application exemple) vous devez décider de l’emplacement où vous allez l’enregistrer.

  • Si vous utilisez un seul ordinateur et ne prévoyez aucune mise en réseau ultérieure, enregistrez le fichier à l’emplacement proposé.
  • Si vous prévoyez d’accéder à votre fichier depuis plusieurs ordinateurs, déterminez sur quel partage réseau enregistrer le fichier et configurez ses droits d’accès.

Contrairement à un exercice comptable qui a un début et une fin, la facturation est un processus continu dans le temps. Il est donc inutile d’inclure l’année dans le nom de votre fichier de facturation. Utilisez le nom de votre entreprise (par ex. Dupont SA).

2Environnement de travail

Le chapitre §3 Prise en main avec le fichier exemple vous guidera pas à pas dans la création d’un fichier et dans son exploitation quotidienne. Avant de commencer, prenez quelques instants pour vous familiariser avec les concepts de base liés à Crésus Facturation et les conventions utilisées dans ce manuel, qui font l’objet de ce chapitre.

2.1La fenêtre

Crésus Facturation présente une interface conventionnelle. Les différences entre la version Windows et la version Mac ou Linux sont minimes, c’est pourquoi toutes les copies d’écran présentées dans ce manuel ont été prises sous Windows.

La fenêtre principale de Crésus Facturation se compose des éléments suivants, selon le mode de travail et la personnalisation de l’application :

  • Barre de titre
  • Barre de menus
  • Barre d’icônes
  • Onglet
  • Liste de gauche (toutes les fiches)
  • Présentation courante (détail d’une fiche)
  • Rubrique (champ de saisie)
  • Barre d’accès A…Z
  • Barre d’état

2.2La barre de menus

Barre de menus.jpg

La barre de menus contient l’ensemble des commandes du programme.

  • Dans le mode simplifié, un nombre réduit de fonctionnalités sont proposées.
  • Dans le mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet, des commandes avancées sont aussi accessibles.

Les fonctions disponibles dépendent de la personnalisation de l’application.

2.3Les barres d’icônes

Les barres d’icônes regroupent des commandes pour les données, pour les accès et pour les fiches, ainsi que les fonctions les plus courantes des menus.

Les icônes visibles dépendent du paramétrage de l’application.

2.4La saisie de dates

Vous pouvez saisir une date au clavier ou en utilisant le calendrier :

  • Cliquez sur la flèche dans le champ Date pour ouvrir le calendrier.
  • Cliquez sur le mois et passez au mode Choix du mois.
  • Dans ce mode, en cliquant sur l’année, vous passez au mode Choix de l’année.
  • Double-cliquez sur la date voulue pour la sélectionner.

2.5Le clavier

Voici comment la combinaison de touches est présentée dans votre manuel Crésus Facturation :

Touche 1+Touche 2

Cette présentation signifie qu’il faut appuyer sur la première touche, la maintenir enfoncée, puis appuyer sur la deuxième touche et enfin relâcher les deux touches.

Par exemple, Alt+Tab signifie qu’il faut appuyer sur la touche Alt, la maintenir enfoncée, puis appuyer sur la touche Tab, puis relâcher les deux touches.

Certaines touches du clavier ne s’écrivent pas en toutes lettres, mais seulement sous forme de symbole.

Symbole dans votre manuel Aspect sur votre clavier Description de la touche
Tab Touche de tabulation. Cette touche est placée à gauche de la touche Q sur les claviers suisses.
Maj Touche majuscules. Cette touche comporte parfois l’inscription Shift.
Enter Touche d’entrée, également disponible sur le pavé numérique. Cette touche comporte parfois l’inscription Return.

 

2.6Les raccourcis clavier

Lorsqu’une commande peut être activée en cliquant sur une icône ou en appuyant sur une touche – ou une combinaison de touches – du clavier, le raccourci sera indiqué dans le texte et l’icône dans la marge.

Par exemple F12 signifie que l’opération « valider une modification de fiche » peut se faire en cliquant l’icône  représentée dans la marge ou en appuyant sur la touche F12.

Vous trouverez la liste des raccourcis clavier au §20.2 Raccourcis clavier.

2.7Le zoom écran

Crésus Facturation a été optimisé pour des écrans usuels, avec une résolution de 1280×800 points, en plein écran. Si votre écran présente une taille suffisante, vous pouvez utiliser le redimensionnement habituel de la fenêtre pour agrandir la zone de travail.

Afin d’améliorer la lisibilité, vous pouvez effectuer un zoom en avant ou en arrière. Utilisez la combinaison de touches Ctrl+Plus (agrandir), Ctrl+Moins (réduire) et Ctrl+zéro pour rétablir le zoom par défaut.

Il faut utiliser les touches + et – du pavé numérique de votre clavier. Si votre ordinateur n’a pas de pavé numérique, utilisez les commandes correspondantes du menu Options, accessibles en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet).

2.8Les bases (de données)

Crésus Facturation gère en standard 3 bases de données en version PRO ou Mac S (articles, clients et factures émises) et 5 bases de données en version LARGO ou Mac (factures reçues, fournisseurs, articles, clients et factures émises).

Pour passer d’une base à l’autre, vous disposez de plusieurs possibilités :

  • la commande Données de la barre de menus :

 

  • la barre d’icônes : cliquez sur l’icône correspondante pour changer directement de base,
  • un raccourci clavier.

Pour passer rapidement d’une base à l’autre, utilisez un raccourci clavier. Le raccourci clavier est indiqué dans le menu : par exemple, (F7) qui figure sur la droite dans le menu Données > Articles est la touche à utiliser pour passer à la base des articles.

Voici les 5 raccourcis essentiels (liste complète au §20.2 Raccourcis clavier) :

  • F5 pour passer dans la base des factures reçues (commandes et créances), si disponible.
  • F6 pour passer dans la base des créanciers (fournisseurs), si disponible.
  • F7 pour passer dans la base des articles (produits et services).
  • F8 pour passer dans la base des clients.
  • F9 pour passer dans la base des factures émises.

2.9Les données

Les données sont enregistrées dans chaque base de données sous la forme de fiches. Chaque fiche se compose elle-même de rubriques ou de champs.

Dans les explications qui suivent, les noms des rubriques sont présentés en italique : Date de facture par exemple.

Il est possible de lier les fiches les unes aux autres. Pour permettre ces liens, chaque fiche possède un numéro d’identification qui lui est propre. Ce numéro, obligatoire et unique, est compris entre 1 et 1 999 999 999. Ce numéro d’identification permet de relier deux fiches, même si elles sont situées dans deux bases de données, et ainsi d’avoir accès à toutes les informations de la fiche référencée sans avoir à copier les données.

 

2.10Liste de gauche et écran de saisie

Dans toutes les bases, l’écran se divise en 2 parties distinctes. La liste de gauche donne une vision de l’ensemble des fiches de la base de données et la partie de droite affiche l’écran de saisie, avec le détail de la fiche sélectionnée.

La liste de gauche peut aussi être restreinte à un sous-ensemble des fiches disponibles au travers d’un accès (§2.12 Les accès). Par exemple, il est judicieux de n’afficher que les factures ouvertes lorsqu’on passe les versements que l’on vient de recevoir.

Voici l’illustration de la liste de gauche et une partie de l’écran de saisie de la base des clients :

La séparation entre la liste de gauche et l’écran de saisie peut être déplacée pour afficher plus de l’une ou de l’autre partie.

  • Placez votre souris sur la séparation, elle se transforme en double-flèche :

  • Pressez sur le bouton de gauche et déplacez la souris vers la gauche ou la droite.
  • Relâchez le bouton de la souris.

2.11Les onglets de l’écran de saisie

Tous les éléments constituant une fiche ne pouvant être affichés sur un seul écran pour des raisons de place, ils ont été regroupés par types dans différents onglets.

Pour naviguer entre ces onglets, cliquez sur les boutons correspondants :

En changeant d’onglet, vous restez toujours sur la même fiche, mais vous avez accès à d’autres informations. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis clavier Alt+1, Alt+2, … pour passer d’un onglet à l’autre.

Le bouton clair indique l’onglet actif.

2.12Les accès

Les fiches présentées dans la liste de gauche sont classées selon l’ordre déterminé dans l’accès courant. Par exemple, dans la base des clients, l’accès Par numéro classe les fiches selon l’ordre croissant des numéros de référence, Par nom référence les classe par ordre alphabétique, etc.

Les accès peuvent également filtrer les données selon un critère d’extraction. Par exemple, dans la base des factures, l’accès Factures ouvertes ne présente que les factures non acquittées, classées dans l’ordre inverse des dates de facture (de la plus récente à la plus ancienne).

Le compteur au bas de la fenêtre affiche le rang de la fiche sélectionnée dans l’accès courant, le nombre de fiches de l’accès courant et le nombre total de fiches de la base.

Dans cet exemple, la fiche sélectionnée est la 5e des 9 fiches de l’accès dans la base qui en compte 45.

Chaque accès est associé à une liste de gauche (§3.4.1 La liste de gauche)

Certains accès peuvent n’être disponibles qu’en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet). Par exemple, l’accès Clients actifs qui permet d’afficher les clients pour lesquels des factures ont été établies :

Dans chaque base, il existe une méthode pour créer un accès temporaire rassemblant diverses fiches qui n’ont pas de critère commun facilement définissable. Il s’agit de cocher les fiches voulues, puis d’extraire uniquement les fiches cochées.

Cliquez sur l’icône   dans le coin supérieur gauche de la fiche pour cocher ou décocher la fiche courante. Le bouton Traiter les fiches cochées du volet latéral propose différentes actions liées aux fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

2.13Le volet latéral de la base des articles

Pour accéder aux statistiques d’achat et de vente des articles (voir ci-dessus), cliquez sur le bouton Rapports et états.

Pour accéder à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher), cliquez sur le bouton Traiter les fiches cochées.

Pour accéder à l’impression d’étiquettes ou d’une liste d’articles, cliquez sur le bouton Afficher des documents ou sur l’icône . Dans les deux cas, utilisez l’option Selon l’accès pour vérifier votre sélection de fiches avant l’impression.

Pour afficher tous les documents contenus dans la base des factures émises ou dans la base des factures reçues et qui concernent l’article en cours, cliquez sur le bouton Extraire les fiches avec cet article.

2.14L’écran d’ouverture

L’écran d’ouverture affiche plusieurs messages importants concernant l’état des réglages obligatoires.

Cet écran s’affiche tant que vous n’avez pas validé les réglages de base ou que le fichier contient encore des fiches d’exemple.

L’écran ne s’affiche plus dès que vous passez en mode de travail définitif.

2.15L’écran d’accueil

Cet écran sert de tableau de bord général. Il vous permet de naviguer d’une base à l’autre et vous propose plusieurs outils de gestion générale : accès aux réglages, informations concernant l’état des bases, statistiques globales, outil de comptabilisation, etc.

Ecran d'accueil

Vous pouvez revenir en tout temps à cet écran d’accueil en cliquant sur les chevrons dans le volet latéral (§7.2 Le volet latéral).

Cet écran ne s’affiche de cette manière que si vous avez modifié le nom de l’entreprise dans les Réglages généraux. Tant que vous ne l’aurez pas fait, plusieurs boutons (notamment l’accès aux bases) restent cachés.

2.16Mode simplifié / mode complet

Crésus propose 2 modes de travail :

  • Le mode simplifié est le mode d’utilisation normal. Beaucoup d’éléments sont cachés ou protégés, afin d’éviter des modifications intempestives.
  • Le mode complet donne accès aux réglages, au paramétrage, aux retouches et à la création des écrans de saisie, des documents à imprimer, etc.

Bien qu’il soit tentant de travailler en permanence dans le mode complet, nous le déconseillons vivement pour un travail quotidien, car il enlève certaines protections utiles. Il est donc préférable de travailler en mode simplifié.

Pour passer en mode complet, utilisez le menu Options > Mode complet.

Le mot de passe (epsitec si vous ne l’avez pas modifié ou désactivé) n’est demandé qu’une fois par session de travail.

Si le menu Options propose la commande Mode simplifié, c’est que vous êtes déjà en mode complet.

Le mode de travail par défaut peut être réglé dans l’onglet Divers des Réglages généraux (§4.1.4 Conserver le mode complet) où grâce à l’icône .

2.17Enregistrer vos données

La commande Fichier–Enregistrer sert à enregistrer vos modifications sur le disque de votre ordinateur. Le fichier est enregistré à l’emplacement spécifié au moment de sa création (§3.1 Créer une application exemple).

Enregistrez régulièrement votre fichier en cliquant sur l’icône  ou sur Ctrl+S. Sinon, en cas d’arrêt inopiné, à la suite d’une coupure de courant ou d’une panne par exemple, les données non enregistrées seraient perdues. Voyez aussi le §17 La sécurité.

3Prise en main avec le fichier exemple

Pour travailler efficacement avec Crésus Facturation, prenez le temps de vous familiariser avec les fonctions de base du logiciel. Nous vous guidons pour quelques opérations fondamentales.

3.1Créer une application exemple

Pour ce qui suit, nous partons du fichier Standard.

  • Démarrez Crésus Facturation.
  • Si c’est la première fois que votre logiciel est lancé, il affiche une fenêtre vide et un assistant de création. Pour démarrer l’assistant ultérieurement, utilisez la commande Fichier > Nouveau, le raccourci clavier Ctrl+N ou l’icône Nouveau  dans la barre de menus.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Dans la liste de modèles proposés, choisissez le modèle Standard PME et cliquez sur Suivant.

  • Sélectionnez Ouvrir avec les fiches d’exemple et cliquez sur Suivant :

  • Sélectionnez Créer une facturation débiteurs et cliquez sur Suivant.
  • Donnez un nom à votre facturation, MonTest ou DUPONT SA par exemple, puis cliquez sur Suivant.

La facturation n’est pas limitée par les années comptables. Nous vous recommandons dès lors de ne pas inclure l’année dans le nom du fichier.

  • Cliquez sur Terminer.

Le message suivant s’affiche alors :

Vous pouvez cocher la case J’ai compris… et cliquer sur OK.

Votre navigateur peut alors ouvrir une page qui vous donne diverses informations relatives au trafic de paiements selon la norme ISO 20022 :

Un écran d’ouverture (§2.14 L’écran d’ouverture) s’affiche après la mise à jour des exemples :

Pour tester le modèle sans effectuer tous les réglages de base, cliquez sur Poursuivre.

Pour pouvoir accéder aux données, il est nécessaire de saisir au moins une raison sociale :

  • Dans l’écran d’accueil, cliquez sur l’icône des réglages
  • Le mot de passe pour accéder aux réglages est epsitec
  • Dans l’onglet Principal des réglages, remplacez la raison sociale (Mon entreprise) par un nom de votre choix :
  • Cliquez n’importe où dans l’onglet et confirmez (ou remplacez) les textes.
  • Cliquez sur l’icône Accueil pour sortir des réglages :

 

Pour que Crésus Facturation vous soit utile, prenez le temps d’effectuer des réglages importants, comme le mode d’assujettissement à la TVA et le mode de comptabilisation. Supprimez aussi les fiches d’exemples. Ces réglages sont décrits plus loin. Tant que vous n’aurez pas effectué ces actions, cet écran s’affichera chaque fois que vous ouvrez votre fichier, ou lorsque vous cliquez sur l’icône Accueil .

 

3.1.1Supprimer des fiches

Pour supprimer une fiche individuelle, sélectionnez la fiche et cliquez sur cette icône . Crésus demande de confirmer la suppression, qui est définitive.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre fiche. Par exemple, vous ne pourrez pas supprimer la fiche d’un client si celui-ci a des factures.

Crésus vous permet aussi de supprimer des fiches en masse.

3.1.2Valider les réglages

Pour utiliser Crésus Facturation, vous devez effectuer plusieurs réglages. Les choix sont affichés à gauche du bouton.

Si un message vous signale vous ne pourrez plus les modifier, ne validez vos choix qu’après avoir vérifié, dans les Réglages généraux, qu’ils sont corrects. En cas de doute, consultez les paragraphes concernés.

Lorsque vous êtes sûr de vos choix, cliquez sur le bouton Valider les réglages de base…

3.2Utiliser le fichier

Une fois les réglages effectués, vous pouvez poursuivre en cliquant sur le bouton Revenir à l’utilisation dans le volet latéral.

Si le volet n’apparaît pas à droite de la fenêtre, déplacez la souris jusqu’au bord droit de l’écran pour le faire apparaître (§7.2 Le volet latéral).

Vous arrivez alors dans la base des Clients :

La liste de gauche affiche le résumé de tous les clients.

  • Cliquez sur un client dans la liste de gauche : le détail de ses données s’affiche dans la partie droite de l’écran.
  • Les raccourcis Ctrl+ et Ctrl+ vous permettent de passer à la fiche précédente ou à la fiche suivante.
  • Les onglets au sommet de la fiche vous permettent d’accéder à d’autres données de la même fiche client. Parcourez les divers onglets pour repérer les types d’informations. Vous pouvez aussi passer d’un onglet à l’autre en utilisant la combinaison de touches Alt+1, Alt+2, etc.

3.3Créer, modifier, supprimer des fiches

Pour créer une fiche, commencez par sélectionner la base de données avec laquelle vous allez travailler. Dans cet exemple, la base sélectionnée est la base des clients. C’est la base active, son bouton est mis en évidence :

Les bases sont les suivantes :

  • Les factures reçues (ou créances)
  • Les créanciers (ou fournisseurs)
  • Les articles (ou produits et services)
  • Les clients (ou débiteurs)
  • Les factures émises.

Pour accéder aux bases (§2.8 Les bases (de données)), il vous suffit d’utiliser la barre d’icônes, les boutons de l’écran d’accueil, le menu Données ou encore les raccourcis F5 à F9.

Créer une fiche
  • Pour créer une fiche, cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche dans la barre d’icônes, ou utilisez la commande Fiche > Nouvelle fiche, ou pressez sur la combinaison de touches Ctrl+N ou sur la touche F11 : le fond de l’écran de saisie devient bleu clair, indiquant ainsi que vous créez une fiche.
  • Votre fiche est dotée automatiquement d’un numéro unique.
  • Complétez les champs de votre fiche. Voici vos moyens de navigation et d’information :
    • Pour passer d’un champ de saisie à l’autre, pressez sur la touche Tab
    • Si un champ contient plusieurs lignes, pressez la combinaison de touches Ctrl+Enter pour passer à la ligne suivante.
    • Quand vous passez au-dessus des icônes, des boutons ou des champs avec votre souris, des info-bulles s’affichent.
  • Pour valider votre fiche, cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F12 : la fiche apparaît dans la liste de gauche selon le critère de classement et d’extraction de l’accès actuel.

Pour créer une nouvelle facture émise ou reçue, utilisez de préférence les fonctions du volet latéral. Elles sont décrites plus loin.

Modifier une fiche existante

Pour modifier une fiche, sélectionnez-la dans la colonne de gauche, saisissez les changements voulus, puis validez en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12

Supprimer une fiche

Pour supprimer une fiche, sélectionnez-la dans la liste de gauche, puis cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fiche > Supprimer fiche. Si elle est référencée ailleurs, vous ne pouvez pas la supprimer et ce message s’affiche :

Archiver une fiche

Vous pouvez archiver une fiche afin qu’elle ne figure plus dans les listes ordinaires : cochez simplement la case Archive.

Si la fiche peut être archivée, une bande rouge sur le bord gauche et une autre sous le terme Archive s’affichent.

Une fiche archivée n’apparaît plus dans les listes, mais elle existe toujours dans votre fichier, ce qui vous permet de l’utiliser pour des statistiques ou pour établir un historique. Pour afficher les fiches archivées, passez par l’accès Archives.

Pour réactiver une fiche archivée, il vous suffit de décocher la case Archive de la fiche.

Selon la base dans laquelle vous travaillez, diverses options vous sont proposées.

 

 

3.4Les articles, produits et services

Crésus Facturation vous permet de traiter aussi bien des articles que des prestations. Pour simplifier, dans les pages qui suivent, nous appellerons article tout objet physique ou toute prestation de service.

Passez dans la Base des articles : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F7.

3.4.1La liste de gauche

La liste de gauche affiche tous les articles, triés selon l’accès sélectionné. Pour changer d’accès, déroulez la liste et sélectionnez-en un autre :

  • Passez à l’accès Par code personnel.
  • La composition des informations dans la colonne de gauche est liée à l’accès.
  • Revenez à l’accès Par désignation.
3.4.2Créer une nouvelle fiche article
  • Pour créer une fiche, vous pouvez soit cliquer sur l’icône  Nouvelle fiche, soit presser sur la combinaison de touches Ctrl+N, soit presser sur la touche F11. Le fond de l’écran de saisie devient bleu clair, indiquant ainsi que vous créez une fiche.
  • Votre fiche est dotée automatiquement d’un numéro unique.
  • Remplissez le champ Désignation : Bouquet de fleurs des champs
  • Remplissez le champ Prix de vente : 15
  • Remplissez le champ Code personnel : F (pour « fleurs »).
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône ou en pressant sur la touche F12.

La fiche apparaît dans la liste de gauche.

Pour passer d’un champ de saisie à l’autre, pressez sur la touche Tab. La touche F11 correspond à la fonction Nouvelle fiche. Si un champ contient plusieurs lignes, pressez sur la combinaison de touches Ctrl+Enter pour passer à la ligne suivante. La touche F12 correspond à la fonction Valide les modifications. Quand vous passez au-dessus des icônes, des boutons ou des champs avec votre souris, des info-bulles s’affichent.

3.4.3Créer une nouvelle fiche article plus détaillée
  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (Ctrl+N ou F11).
  • Le fond devient bleu.
  • Crésus affecte un nouveau numéro à la fiche.
  • Remplissez le champ Désignation : Stylos rouges
  • Remplissez le champ Prix de vente : 3.50
  • Les champs TVA vous permettent de spécifier le type de TVA par défaut pour l’article. Si votre société n’est pas soumise à la TVA, ces champs seront cachés.
  • Les champs Comptabilisation sont complétés par les comptes génériques définis dans les Réglages généraux accessibles par l’icône . Vous pouvez forcer d’autres comptes du plan comptable de la comptabilité liée.
  • Dans l’onglet Divers, vous pouvez cliquer sur la case Gestion du stock pour compléter les données de stock. Les rubriques concernant la gestion de stock ne s’affichent que si c’est nécessaire.
  • Validez la fiche : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche F12.

La fiche créée se place dans la liste de gauche des articles, selon l’accès choisi (§2.12 Les accès).

3.4.4Modifier une fiche article
  • Sélectionnez la fiche 102 en cliquant sur la ligne correspondante dans la liste de gauche. Pour faciliter la sélection, choisissez l’accès Par numéro plutôt que Par désignation.

Vous pouvez passer d’un onglet de saisie à un autre indépendamment de l’état de la fiche (création, modification). L’affichage concerne la fiche sélectionnée dans la liste de gauche ou la fiche en cours de création.

  • Cliquez dans le champ Désignation et corrigez le libellé : Conseil en entreprise.
  • Validez la fiche : cliquez sur l’icône ou pressez sur la touche  F12.
  • Sélectionnez la fiche 100 pour corriger le prix de vente de la fiche : 40.70
  • Ne validez pas la saisie, mais sélectionnez directement la fiche 110 :

  • Comme vous n’avez pas validé la modification de la fiche 100, il vous est demandé si vous voulez le faire. Cliquez sur Oui pour mémoriser les modifications apportées, ou sur Non pour annuler les modifications et revenir à l’état précédent de la fiche.
  • Si vous avez choisi Oui, corrigez le code TVA en TVARED (taux réduit de TVA).
  • Validez la fiche : cliquez sur l’icône  ou pressez sur la touche  F12.

Si vous modifiez une fiche par erreur, vous pouvez annuler la modification en appuyant sur la touche Esc ou sur l’icône  Annuler fiche.

3.4.5Supprimer une fiche article
  • Choisissez la fiche 105 et cliquez sur l’icône  Supprimer fiche (il n’y a pas de raccourci clavier pour cette opération) :

  • Une confirmation vous est demandée. Attention, un oui est définitif, vous ne pourrez pas annuler la suppression.
  • Essayez de faire de même avec la fiche 107 :

Pour éviter que des calculs de rapports et de statistiques ne soient faussés, il ne vous est pas possible de supprimer une fiche utilisée dans une facture.

3.4.6Enregistrer vos données

La commande Fichier–Enregistrer sert à enregistrer dans le disque de votre ordinateur les modifications que vous avez faites (voir aussi §2.17 Enregistrer vos données). Le fichier est enregistré à l’emplacement spécifié au moment de sa création (§3.1 Créer une application exemple).

Enregistrez régulièrement votre fichier en cliquant sur l’icône  ou sur la combinaison de touches Ctrl+S. Sinon, en cas d’arrêt inopiné, à la suite d’une coupure de courant ou d’une panne par exemple, les données non enregistrées sont perdues. Voyez aussi le §17 La sécurité.

3.5Les clients

Pour passer dans la base des clients, cliquez sur l’icône ou sur la touche F8. Vérifiez que l’accès sélectionné soit bien Par Nom Référence.

3.5.1La liste de gauche

Dans cet exemple, les fiches clients sont triées selon le critère Par Nom Référence. Vous pouvez changer de critère pour les classer par ordre alphabétique des noms ou des sociétés, par numéro, etc.

  • Dans la barre des icônes, déroulez la liste des accès et sélectionnez Par numéro :

  • La liste de gauche change immédiatement : ce ne sont plus les noms, mais bien les numéros de fiche qui apparaissent dans la première colonne.
  • Notez que les fiches sont désormais classées par ordre décroissant des numéros.
3.5.2Créer une fiche client
  • Créez une fiche pour un nouveau client en cliquant sur l’icône  Nouvelle fiche (F11). Comme précédemment, le fond devient bleu et la fiche se voit attribuer un numéro.
  • Remplissez le champ Firme : Pasta SA
  • Remplissez le champ Titre : choisissez le texte Madame, en déroulant le menu avec la souris ou en utilisant les touches ou du clavier.
  • Remplissez le champ Prénom : Julie
  • Remplissez le champ Nom : Tartempion
  • Remplissez le champ Adresse : Ch. du Four et le numéro de maison associé : 15
  • Indiquez le numéro postal dans le champ Localité : 1350, et pressez sur la touche Tab.
  • La localité correspondant au numéro postal s’affiche immédiatement.
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  ou sur la touche F12.

Saisissez le numéro postal. Le nom de la localité suisse correspondante s’affiche. Si un numéro postal correspond à plusieurs localités, utilisez les touches ou du clavier pour sélectionner la localité adéquate sans utiliser la souris, et la touche Enter pour valider votre choix. Essayez avec le numéro 1400 (pour le code postal d’Yverdon-les-Bains, il existe plusieurs noms).

3.5.3Créer une nouvelle fiche client plus détaillée
  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (F11) : le fond devient bleu et le logiciel attribue un numéro à cette fiche.
  • Remplissez le champ Firme : Epsitec SA
  • Remplissez le champ Titre : choisissez dans la liste avec la souris ou avec les touches ou du clavier ou encore tapez une des initiales des textes contenus dans cette liste.
  • Remplissez les champs Prénom et Nom.
  • Complétez le champ Adresse : Rue de Neuchâtel, et le numéro de maison : 32
  • Dans le champ du numéro postal, tapez 1400, puis Tab. Le logiciel propose la liste des localités correspondantes. Sélectionnez Yverdon-les-Bains.
  • Dans l’onglet Contacts, cliquez le plus en haut à droite et complétez les champs qui s’affichent. Pour enregistrer ce contact, cliquez sur le bouton OK.
  • Pour modifier le contact, cliquez sur le crayon . Pour le supprimer, cliquez sur la corbeille .
  • Dans l’onglet Administration, sous rubrique Rabais pers, indiquez 10% de rabais personnel soit avec la liste déroulante, soit en tapant la valeur.
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  ou sur la touche de fonction F12.
3.5.4Modifier une fiche client
  • Choisissez une fiche client et ajoutez un complément d’adresse : Case postale 56

Pour passer à la ligne à l’intérieur de la rubrique Adresse, pressez Ctrl+Enter.

Déplacez-vous dans la liste triée par nom avec l’ascenseur ou avec les touches Ctrl+ ou Ctrl+.

  • Choisissez une autre fiche pour corriger le numéro de téléphone.
  • Si vous n’aviez pas validé les corrections de la fiche précédente, il vous est demandé si la fiche modifiée doit être mise à jour. Après avoir répondu, vous pouvez corriger la fiche choisie.
  • Validez les modifications apportées à la fiche en cliquant sur l’icône  ou sur la touche de fonction F12.
3.5.5Supprimer une fiche client
  • Choisissez la fiche Pasta SA créée ci-dessus et cliquez sur l’icône  Supprimer fiche :
  • Le logiciel demande confirmation, la réponse est définitive et la suppression irréversible.
  • Essayez de faire de même avec la fiche 110.

Crésus n’autorise pas la suppression d’une fiche référencée dans une facture.

Les fiches référencées dans les factures (ou les commandes) ne peuvent pas être supprimées. Il faut d’abord supprimer les factures (et/ou les commandes) qui y font référence. Voir aussi §3.4.5 Supprimer une fiche article.

3.5.6Archiver une fiche client

Il se peut que pour diverses raisons, vous n’ayez plus besoin de la fiche d’un client. Si vous n’avez jamais émis de document pour ce client, vous pouvez bien entendu supprimer sa fiche. Mais pour assurer la cohérence des données, il ne vous est pas possible de supprimer la fiche d’un client qui a des factures, ouvertes ou acquittées. Il peut aussi être préférable pour vous de la conserver. Dans ces cas, pour éviter qu’elle n’encombre vos listes, il vous suffit de l’archiver en cochant la case correspondante.

S’il existe des fiches liées à ce client, trois options vous sont proposées :

Si la fiche peut être archivée, une bande rouge sur le bord gauche et une autre sous le terme Archive sont affichées.

Une fiche archivée n’apparaît plus dans les listes, mais elle existe toujours et peut être utilisée pour des statistiques ou un historique. Vous pouvez afficher toutes vos fiches archivées en passant par l’accès Archives.

Pour réactiver une fiche archivée, il vous suffit de décocher la case Archive de la fiche.

Il vous est alors demandé s’il faut désarchiver les fiches liées au client :

Vous pouvez archiver les fiches des autres bases de la même manière.

Les factures archivées sont comptabilisées. Si vous voulez qu’une facture émise ou reçue ne soit pas comptabilisée, utilisez l’option Ne comptabilise pas cette facture dans l’onglet des finances de la fiche.

3.6Les factures émises

Le processus complet d’une vente de marchandise ou de services passe par différentes étapes :

  • Devis
  • Confirmation de commande
  • Bulletin de livraison
  • Facture

Vous pouvez traiter tous les documents en suivant ces étapes, mais aussi passer directement à une autre étape, par exemple pour créer un bulletin de livraison sans devis ni confirmation de commande, ou pour créer directement une facture.

Crésus Facturation vous propose de simplement transformer le document existant pour passer d’une étape à la suivante.

Vous pouvez créer un nouveau document soit depuis la fiche d’un client – la fiche est alors rattachée directement au client – soit depuis la base des factures émises, auquel cas la fiche pourra être rattachée au débiteur de votre choix.

Le suivi financier d’une facture émise consiste à enregistrer les encaissements, à gérer les rappels – qui peuvent être soumis ou non à des frais – et à traiter les éventuels escomptes accordés.

L’enregistrement des encaissements peut être fait manuellement dans le suivi de la facture, ou automatiquement au moyen d’un fichier informatique transmis par votre établissement financier, si vous émettez des factures avec BVR ou code QR.

Le montant d’une vente peut être imputé à un ou plusieurs comptes. Crésus ventile le produit sur les comptes liés aux articles ou services détaillés dans la facture émise. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabilisés au prorata du montant total.

Pour les encaissements BVR ou code QR, il faut avoir réglé correctement les paramètres selon le contrat conclu avec votre établissement financier. Consultez le §8 L’impression de factures avec BVR pour des informations complètes.

3.6.1Saisir une offre

Il y a plusieurs méthodes pour créer un document vierge pour un client, la plus simple étant de sélectionner la fiche du client dans la base des clients, puis de cliquer sur le bouton Créer un nouveau document dans la zone Fiche courante du volet latéral :

  • Passez dans la Base des clients .
  • Sélectionnez Grand client.
  • Dans le volet latéral (§7.2 Le volet latéral), cliquez sur le bouton Créer un nouveau document.
  • Sélectionnez le type de document à créer Offre, Devis et cliquez sur OK :

Le type de document à créer par défaut est défini dans les  Réglages des factures émises.

Le programme prépare une nouvelle fiche dans la base des factures, liée au client sélectionné, et passe directement à la saisie des articles.

Saisir un article

  • Cliquez dans la première ligne du tableau.
  • Cliquez sur l’icône de relation  ou appuyez sur les touches F2 ou Ctrl+R.
  • Crésus affiche la liste de tous les articles :

  • Cliquez sur l’article Pièce stockée dans la liste, puis cliquez sur le bouton OK.
  • Crésus complète les données connues de l’article sélectionné.

Pour sélectionner un article de la liste, double-cliquez dessus. Vous pouvez également utiliser les touches ou , et presser la touche Enter.

  • Appuyez sur Tab pour passer dans la colonne Quantité et indiquez le nombre de pièces : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.

Terminer le document

  • Accordez un rabais de ligne sur l’un des articles : le rabais s’introduit en % dans la colonne Rabais.
  • Accordez un rabais global de 10% en choisissant 10 dans la liste en face du champ Rabais % en pied de facture :

  • Ajoutez des frais de port en cliquant l’un des boutons Normaux ou Spéciaux. Le montant des frais est paramétré dans les  Réglages des factures émises.
  • Passez dans l’onglet Facture pour voir le résumé.

  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  (F12).
  • La fiche est ajoutée et classée selon les critères de l’accès courant.
  • Dans la colonne État de la liste de gauche, une offre est codée par la lettre « O ».

Vous pouvez valider votre fiche à tout moment et ainsi conserver les saisies déjà faites, puis revenir dans le document pour le compléter.

3.6.2Visualiser ou imprimer le document

Tous les documents peuvent être imprimés avec diverses présentations. Les présentations par défaut pour chaque étape sont déterminées dans les Réglages des factures émises.

Chaque étape peut être visualisée à l’écran avant l’impression ou imprimée directement.

  • Cliquez sur le bouton Afficher ce document dans la zone Fiche courante du volet latéral.
  • Crésus affiche le résultat à l’écran.

Les zones hachurées représentent les logos qu’il est possible d’inclure dans les documents imprimés. Ces logos sont définis dans les Réglages généraux ou .

  • Fermez l’aperçu avant impression du devis.
  • Si une imprimante est installée sur votre ordinateur, imprimez votre devis, en cliquant sur le bouton  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus Facturation pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ?

Si vous répondez par un Oui, le logiciel marque la fiche comme étant imprimée. Elle n’est dès lors plus modifiable.

À moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour sera mémorisée dans le champ Date de devis (onglet État).

Dans la liste de gauche, la colonne État encode aussi le statut d’impression. Un document imprimé est suivi par « _ ». Une offre imprimée est donc représentée par « O_ ».

3.6.3Transformer l’offre en facture

Pour passer de l’état « Offre » à l’état « Confirmation de commande » :

  • Passez dans l’onglet Résumé de votre document.
  • Cliquez sur le bouton Confirmation de cde.

À ce stade, vous pouvez modifier le contenu du document pour l’adapter à la commande réelle du client.

Il n’est pas nécessaire d’avoir imprimé le document pour passer à l’étape suivante.

Pour passer de l’état « Confirmation de commande » à l’état « Bulletin de livraison » :

  • Passez dans l’onglet Résumé du document.
  • Cliquez sur le bouton Bulletin de livraison.

Pour passer de l’état « Bulletin de livraison » à l’état « Facture » :

  • Passez dans l’onglet Résumé du document.
  • Cliquez sur le bouton Facture.

Il est encore possible de modifier le contenu de la facture pour l’adapter à la situation réelle.

3.6.4Imprimer la facture
  • Visualisez la facture en cliquant sur le bouton de Afficher ce document dans la zone Fiche courante du volet latéral. Vous pouvez l’imprimer depuis l’aperçu avant impression, ou en cliquant sur l’icône dans le volet latéral. Attention, si vous avez configuré l’impression simultanée de copies PDF, vous ne pouvez pas imprimer depuis l’aperçu. Fermez l’aperçu et utilisez l’icône dans le volet latéral.

Par défaut, l’application exemple est réglée pour imprimer des factures avec BVR ou code QR, sur du papier A4 avec bulletin détachable en pied de page. Pour définir le type de facture par défaut, il faut modifier les réglages des factures émises ou . Si vous imprimez des factures avec BVR, le positionnement de la ligne de codage doit correspondre au gabarit fourni par PostFinance ou par votre banque. Utilisez la fonction Déplacer des objets dans le volet latéral des Réglages généraux ou pour ajuster ce positionnement. Pour les factures avec code QR, le positionnement n’a pas d’importance.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez par Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§3.6.5 À propos de l’impression). À moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour sera mémorisée comme date de facture.

  • Pour visualiser un état du document autre que l’état actuel, cliquez sur le bouton Afficher une étape à choix dans la zone Fiche courante du volet latéral.
  • Le dialogue affiche le choix des étapes ainsi que la date d’impression enregistrée pour chaque étape :

  • Pour imprimer une étape immédiatement, sans passer par l’aperçu avant impression, cliquez sur l’icône  à côté dans le volet latéral.

Les dates d’impression des diverses étapes du document sont présentées dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche.

3.6.5À propos de l’impression

L’impression peut être lancée par le bouton correspondant dans le volet latéral de la facture comme décrit plus haut. Les autres commandes d’impression offrent des choix plus complets.

Vous pouvez aussi imprimer un document en cliquant sur l’icône  dans la barre d’icônes de la fenêtre (F10).

Pour afficher l’aperçu avant impression, cliquez sur l’icône .

Les commandes Fichier–Imprimer ou Fichier–Aperçu avant impression sont équivalentes.

Dans cet exemple, nous imprimons une facture, mais le processus s’applique à n’importe quel document.

  • Utilisez la commande Fichier–Imprimer.
  • Dans le dialogue qui suit, choisissez l’une des présentations Factures et cochez Seulement la fiche courante :

  • L’impression ou la visualisation avant impression sont possibles avec ou sans double, il suffit de cocher ou décocher la case correspondante.
  • Cliquez sur OK et validez le choix de l’imprimante.

Pour les boutons du volet latéral, l’impression de doubles dépend des Réglages des factures émises ou .

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose à nouveau la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ?

  • Si vous répondez par Non, Crésus considère qu’il ne s’est rien passé.
  • Si vous répondez par Oui, à moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour est mémorisée comme date du document imprimé, et l’opération est enregistrée. Les dates des diverses étapes du document sont présentées dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche.

Le fait d’imprimer une facture, puis de confirmer que l’impression s’est bien faite verrouille la facture. Il ne sera dès lors plus possible de modifier les prestations facturées ou le total arrêté. Il s’agit d’une sécurité pour éviter une modification accidentelle ; cela garantit que la facture dans Crésus correspond bien à celle que le client a reçue. Il reste néanmoins possible de déverrouiller la fiche en cliquant sur le bouton Débloquer cette facture dans le volet latéral (§7.5.6 Modifier une facture).

Il est possible d’imprimer en une seule fois toutes les factures à imprimer, ou tous les rappels, ou toute autre sélection de fiches. Il suffit de sélectionner l’option Selon l’accès dans le dialogue d’impression. La réponse donnée au dialogue de confirmation de l’impression s’applique à toutes les fiches imprimées.

Les boutons de visualisation ou d’impression du volet latéral sont associés à des documents par défaut qui peuvent être modifiés dans les Réglages des factures émises ou 

Au lieu d’envoyer les documents à l’imprimante, Crésus Facturation peut produire des fichiers PDF. La commande Fichier–Produire un PDF ouvre le dialogue décrit ci-dessus, puis propose d’enregistrer les fichiers à l’emplacement de votre choix.

Des copies PDF des documents imprimés peuvent être générés automatiquement, selon les réglages établis dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF) ou .

3.6.6Saisir une facture de plusieurs lignes

Comme le §3.6 Les factures émises le laissait entendre, il n’est pas nécessaire de traiter toutes les étapes du processus de vente (offre, confirmation de commande, bulletin de livraison, facture). Vous pouvez créer une facture immédiatement.

Lorsque vous êtes dans la base des factures, le bouton Créer un nouveau document dans la zone Fiche courante du volet latéral vous propose de générer un nouveau document pour le même client que la fiche actuelle, ou pour un autre client.

Si vous choisissez pour le client Xyz, la procédure est identique à ce qui précède.

Si vous sélectionnez un autre client, la procédure affiche la liste des clients. Il suffit d’en sélectionner un et de cliquer sur OK.

Il faut ensuite passer dans l’onglet Détails pour compléter le document.

Une autre méthode consiste à utiliser la fonction Nouvelle fiche au lieu des boutons du volet latéral décrits ci-dessus :

  • Créez une fiche vide en cliquant sur l’icône  (F11), le fond devient bleu.
  • Tapez une partie du nom du client dans le champ Nom : assi

 

  • Cliquez sur l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R). Comme Crésus ne trouve qu’un client répondant au critère entré « assi », il est automatiquement sélectionné.

Vous auriez pu taper d’autres renseignements concernant le client tel que le numéro postal ou la localité. Le logiciel propose automatiquement le client recherché s’il n’en existe qu’un seul répondant au critère saisi. S’il y en a plusieurs, le programme présente une liste de choix. Enfin, s’il n’y en a aucun, un message le signale.

  • Définissez le type de document en cliquant sur l’un des boutons Devis / Offre, Confirmation de cde, Bulletin de livraison ou Facture.

Par défaut, Crésus Facturation crée toujours une nouvelle facture. Il est possible de choisir de créer d’autres types de documents en modifiant les Réglages des factures émises .

  • Passez dans l’onglet Détails pour procéder à la saisie des articles.

Premier article

  • Cliquez dans la première ligne du tableau.
  • Cliquez sur l’icône de relation  ou appuyez sur F2 ou Ctrl+R pour faire apparaître la liste de tous les articles :

  • Cliquez sur l’article Pièce stockée dans la liste, puis cliquez sur le bouton OK.
  • Crésus complète les données connues de l’article sélectionné.

Pour sélectionner un article de la liste, double-cliquez dessus. Vous pouvez également utiliser les touches ou , puis presser la touche Enter.

  • Appuyez sur Tab pour passer dans la colonne Quantité et indiquez le nombre de pièces : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.

Deuxième article

  • Dans la ligne suivante, placez le curseur dans le champ Désignation et tapez stock.
  • Cliquez sur l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R). Crésus propose alors uniquement les articles dont le libellé contient le mot « stock » :

  • Sélectionnez un des articles et cliquez sur OK.
  • Complétez la quantité de pièces voulue.

Troisième article

  • Dans la ligne suivante, placez le curseur dans le champ Désignation et tapez œuvre.
  • Cliquez l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R). Crésus complète les données de l’article Main d’œuvre, qui est le seul article correspondant au critère.
  • Complétez le nombre d’heures et le prix horaire.

Quatrième article

  • Cliquez dans le champ Numéro et tapez 106.
  • Passez au champ suivant avec Tab.
  • Le champ Désignation se complète automatiquement, puisque vous avez donné le numéro de référence de l’article et que ce numéro correspond à un article précis.
  • Dans la colonne Quantité, indiquez le poids en kg.
  • Dans la colonne Prix, entrez le prix unitaire : le coût total de la ligne est calculé automatiquement.

La touche Tab passe d’un champ à l’autre. La combinaison Shift+Tab revient au champ précédent. Dans les tableaux comme celui de l’onglet Détails décrit ci-dessus, la touche Enter passe à la ligne suivante, la combinaison Shift+Enter revient à la ligne précédente.Pour forcer un saut de ligne dans une longue désignation d’article, utilisez Ctrl+Enter.

Cinquième article

  • Dans la ligne suivante, appuyez sur  ou F2 ou Ctrl+R.
  • Dans le dialogue, restreignez les articles présentés en choisissant l’accès Les services :

  • Les raccourcis ou passent à l’article précédent ou suivant dans la liste.
  • Choisissez un des articles de la liste, puis appuyez Enter ou cliquez sur le bouton OK.
  • Corrigez la quantité et modifiez le prix si nécessaire.
  • Les données reprises de la fiche article peuvent être remplacées par des données que vous forcez lors de la saisie de la facture, que ce soit la désignation, la quantité ou le prix :

Sixième article

Crésus vous permet de facturer des prestations non référencées dans votre base d’articles :

  • Cliquez dans le champ Désignation de la ligne suivante, et tapez Article spécial selon votre demande.
  • Appuyez Tab pour passer au champ Prix et saisissez le montant 125.00

Cet article sera comptabilisé dans le compte de produit par défaut défini dans l’onglet Comptes et TVA des Réglages généraux (§4.1.2 Les réglages modifiables).

  • Ajoutez un ou plusieurs autres articles à votre convenance.

Lorsque vous appelez la liste des articles par  ou  F2 ou Ctrl+R, si vous saisissez une partie du libellé de l’article, Crésus sélectionne automatiquement le premier article qui correspond au critère :

Les boutons vous font passer à l’occurrence précédente ou suivante.

3.6.7Utiliser les numéros de référence

Si vous connaissez les numéros des clients ou des articles, il ne vous est pas nécessaire d’utiliser les listes pour la recherche, il vous suffit de travailler avec les numéros de référence :

  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (F11).
  • Survolez avec la souris le champ Numéro du client et prêtez attention à l’info-bulle.
  • Passez au champ Numéro du client.
  • Entrez le numéro 108, puis pressez sur la touche Tab. Crésus complète les données du client.
  • Passez dans l’onglet Détails (Alt+2),  entrez le numéro de référence du premier article : 100
  • Passez directement au deuxième article en appuyant sur la touche Enter. Crésus complète l’article et positionne le curseur dans la deuxième ligne.
  • Tapez 114, puis appuyez sur la touche Enter.
  • Tapez 116, puis appuyez sur la touche Enter.
  • Imprimez  ou visualisez votre facture comme décrit plus haut, en cliquant sur le bouton Afficher ce document ou sur l’icône de la zone Fiche courante du volet latéral.
3.6.8Saisir une facture, variante

Si vous ne connaissez pas les numéros de référence, il vous est possible d’utiliser une partie des libellés pour saisir les données.

  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche (F11).
  • Tapez grand dans le nom du client.
  • Trouvez le client dans la base des clients ( ou F2 ou Ctrl+R).
  • Crésus propose immédiatement « Grand client », car il n’y a qu’un client dont le nom contient le critère grand que vous avez entré.
  • Dans Concerne, indiquez : Réparation de votre voiture.
  • Pour saisir les articles, passez dans l’onglet Détails (Alt+2).
  • Cliquez dans la colonne Désignation de la première ligne du tableau, tapez main, puis cliquez sur l’icône de relation  (F2 ou Ctrl+R) :
  • Crésus prend automatiquement l’article « Main d’œuvre », puisque c’est le seul qui répond au critère que vous avez entré.
  • Pressez Tab, Tab, complétez la quantité, puis Tab et enfin le prix unitaire.
  • Dans la colonne Désignation de la ligne suivante, tapez Pièce stockée et  ou  F2 :

  • Crésus montre tous les articles qui contiennent « Pièce stockée » dans leur libellé.
  • Maintenez la touche Ctrl pressée, sélectionnez Pièce stockée et, sans lâcher Ctrl, sélectionnez aussi Pièce stockée C :

  • Cliquez sur OK.
  • Tous les articles sélectionnés sont repris et créent de nouvelles lignes dans la facture.
  • Complétez la quantité et le prix unitaire à facturer pour chaque ligne.
  • Dans la colonne Code perso de la ligne suivante, tapez fourn, puis  ou F2.
  • La liste ne propose que les articles dont le code est « Fourn ». Utilisez les touches ou pour sélectionner l’article désiré, puis validez votre choix avec  ou Enter.
  • Validez la fiche avec la touche F12.
3.6.9Modification des lignes d’une facture

Les lignes d’une facture peuvent être modifiées tant que la facture n’a pas été imprimée avec succès.

Pour modifier l’ordre des lignes, cliquez dans la ligne à déplacer, et utilisez les icônes  pour monter ou descendre la ligne.

Pour supprimer une ligne, cliquez dans la ligne concernée, puis cliquez l’icône  ou pressez Ctrl+L.

Pour insérer une ligne, cliquez dans la ligne où le nouvel élément doit s’insérer et cliquez l’icône  ou pressez Ctrl+I.

En cas d’erreur il est possible de vider la ligne en effaçant son contenu (dans le menu Édition, la commande se nomme Effacer la relation). Cliquez l’icône  ou pressez Shift+F2 ou Ctrl+E.

F2 ou Ctrl+R correspond à Mettre à jour relation. La frappe d’une partie de renseignement permet de préciser la recherche. L’accès limite les propositions affichées et les touches ou du clavier permettent de sélectionner dans la liste sans utiliser la souris.Une sélection/désélection avec Ctrl+Clic permet de sélectionner plusieurs éléments dans la liste. Le bouton Tout sélectionne tous les articles de la liste.

3.6.10Saisir un total arrêté

Crésus recalcule le total de la facture au fur et à mesure de la saisie des lignes. Il reste cependant possible de forcer un montant différent de ce total automatique : le montant forcé à la main se nomme le total arrêté.

Cliquez le bouton Arrêter le total :

Pour revenir au total calculé, cliquez le bouton Recalculer le total :

Ces 2 boutons sont également disponibles dans l’onglet Résumé de la facture.

3.6.11Imprimer un rappel

Crésus se base sur la date d’impression de la facture et sur les Délais définis dans les onglets Rappel 1, Rappel 2 et Rappel 3 des Réglages des factures émises ou  pour déterminer s’il y a du retard dans les paiements des factures.

Il y a 3 niveaux de retards, dont l’émission peut donner naissance à des frais de rappel définis dans les Réglages des factures émises , onglet Rappel 1.

Vous pouvez afficher les factures en retard depuis l’écran d’accueil ou depuis le volet latéral des factures émises en utilisant les boutons Rappels 1, Rappels 2 ou Rappels 3. Sous Contentieux, vous trouverez toutes les factures pour lesquelles 3 rappels ont été envoyés et qui sont toujours impayées.

Pour visualiser ou imprimer le rappel d’une facture isolée, sélectionnez la facture et cliquez le bouton Afficher ce document ou l’icône  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Si c’est une facture échue, Crésus propose d’en imprimer le rappel. Il est également possible de réimprimer la facture ou un rappel déjà existant.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§3.6.5 À propos de l’impression).

À moins que vous n’ayez forcé, dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche, une date particulière dans la date de rappel, Crésus imprime le rappel à la date du jour. Lorsque vous validez l’impression, la date du jour sera mémorisée dans la date de rappel.

Pour imprimer tous les rappels

Pour visualiser ou imprimer tous les rappels, cliquez le bouton Afficher des documents ou l’icône  dans la zone Base des factures émises du volet latéral.

Les rappels sont imprimés selon le type de document défini dans l’onglet Impressions des Réglages des factures émises ou .

3.6.12Les encaissements, acquittements et escomptes
Enregistrer une opération

Le traitement financier de la facture se fait dans l’onglet Finances de la fiche.

  • Sélectionnez une facture ouverte.
  • Passez dans l’onglet Finances.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer une opération.

Le cas échéant, le solde proposé inclut les frais de rappel.

S’il existe une note de crédit ouverte pour le débiteur concerné, Crésus permet de l’utiliser comme encaissement sur la facture courante. Pour plus de détails, consultez le §7.5.13 Les notes de crédit.
Si la facture a déjà été acquittée, Crésus propose d’enregistrer un encaissement supplémentaire. Pour plus de détails, consultez le §3.6.14 Les encaissements excédentaires.

Encaissement du solde dû

Par défaut, Crésus propose de traiter l’encaissement du solde dû :

  • Entrez la date du paiement dans le champ Date de l’opération.
  • Entrez le montant de l’encaissement.
  • L’identificateur est optionnel, il peut être utilisé pour chercher les paiements.
  • Vérifiez le compte de liquidité sous Compte à utiliser.
  • Cliquez sur OK.

L’encaissement s’ajoute dans le tableau des encaissements et la facture est acquittée (voir ci-dessous) :

Encaissement partiel
  • Sélectionnez l’option Enregistrer un encaissement.
  • Entrez la date du paiement dans le champ Date de l’opération.
  • Entrez le montant de l’encaissement.
  • L’identificateur est optionnel, il peut être utilisé pour chercher les paiements.
  • Vérifiez le compte de liquidité sous Compte à utiliser.
  • Cliquez sur OK.

L’encaissement s’ajoute dans le tableau des encaissements, mais la facture n’est pas acquittée (voir ci-dessous) :

Encaissement excédentaire

Si le montant à enregistrer est supérieur au solde dû, il faut alors traiter l’encaissement excédentaire. Consultez le §3.6.14 Les encaissements excédentaires.

Supprimer un encaissement
  • Cliquez sur le bouton Annuler la dernière opération.

Ce bouton n’est pas accessible si l’encaissement a été passé en comptabilité. Si nécessaire, il faut d’abord décomptabiliser les sessions concernées (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

Acquitter une facture

Si l’opération que vous enregistrez constitue le traitement final de votre facture, le bouton Enregistrer une opération permet de marquer la facture comme acquittée. Vous avez trois possibilités :

1. Votre client paie exactement le solde dû
  • Sélectionnez l’option Enregistrer le solde de la facture.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération et le Compte à utiliser.

La facture est considérée comme payée :

2. Votre client paie un montant inférieur au solde dû
  • Sélectionnez l’option Enregistrer un encaissement.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération et le Compte à utiliser.
  • Saisissez le montant de l’encaissement.
  • Cochez également Escompter le solde.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§4.1.2 Les réglages modifiables), l’escompte accordé est ventilé dans les comptes de produit de la facture courante au prorata des montants facturés ou enregistré dans le compte défini.

2a. Les escomptes sont ventilés dans les comptes de produits

Dans ce cas, Crésus affiche ceci dans la zone d’acquittement de la facture :

2b. Les escomptes sont regroupés dans un compte spécifique

Dans ce cas, vous pouvez cocher l’option Modifier le compte d’escompte et préciser un autre compte lors de la saisie de l’opération :

Crésus affiche ceci dans la zone d’acquittement :

Ce compte peut être changé, en cliquant sur le bouton Modifier le compte :

3. Votre client ne vous paie pas le solde dû, vous décidez de le passer en escompte
  • Sélectionnez l’option Solder par escompte.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§4.1.2 Les réglages modifiables), Crésus traite l’acquittement à la date du jour ou à la date du dernier versement.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§4.1.2 Les réglages modifiables), l’escompte est ventilé dans les comptes de produit des articles ou passé dans un compte d’escompte, comme décrit au points 2a et 2b ci-dessus.

Annuler l’acquittement
  • Utilisez le bouton Annuler l’acquittement.

Ce bouton n’est pas accessible si l’acquittement de la facture a été passée en comptabilité. Si nécessaire, il faut d’abord décomptabiliser les sessions concernées (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

Crésus Facturation met à jour automatiquement les soldes dus par les clients : voir le Total facturé et le Total payé dans l’onglet Soldes et totaux de la fiche du client.

Enregistrement manuel d’une opération

Bien que la saisie manuelle soit possible, il est fortement recommandé d’utiliser les procédures décrites ci-dessus qui automatisent certaines opérations.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’enregistrer les paiements manuellement dans le tableau.

  • Passez en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet).
  • Saisissez une date de paiement dans la colonne Date.
  • Choisissez un compte dans la liste.
  • Introduisez le montant et validez la fiche  (F12).
  • Répétez l’opération pour chaque versement.

Les dates affichées sont déterminantes pour la comptabilisation. Si la facture n’est pas datée, vous pouvez tout de même enregistrer des paiements, qui seront comptabilisés à la date voulue.Les montants enregistrés dans le tableau des paiements passent en comptabilité, même si la facture n’a pas été imprimée.

3.6.13Les encaissements par BVR

Si vous émettez des factures avec BVR et code QR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique au format V11 ou camt.054.

Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il vous suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.

Après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier−Lecture du fichier BVR.

Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :

Souvent, il vous suffit de valider le dialogue pour que tous les versements soient enregistrés dans les fiches correspondant aux factures concernées. Les options à cocher vous permettent de déterminer quelles sont les opérations qui s’effectuent quand vous cliquez sur OK.

  • Si l’option Réglé est cochée, la facture sera considérée comme acquittée par le versement, conformément aux conditions que vous avez définies dans les réglages.
  • Si l’option Action est cochée, le versement sera inscrit dans la fiche facture correspondante.

Une ligne rouge attire votre attention sur un cas particulier : dans l’exemple ci-dessus, la 2ème ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.

Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :

  • Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
  • Un montant trop élevé.
  • Un versement qui ne correspond à aucune facture (le client a modifié le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).

En double-cliquant sur la ligne rouge, vous pouvez modifier les options qui correspondent aux colonnes Réglé et Action, pour autant que le numéro de facture existe.

Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement parce que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois. Dans ce cas, le logiciel enlève automatiquement toutes les coches.

Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un versement (par exemple lorsque le montant est nul). Il vous suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.

En cochant Extrait les fiches selon l’identificateur, vous créez automatiquement un accès Extraction. Dès que les indications de paiement ont été intégrées dans les fiches concernées par le logiciel, Extraction présente l’ensemble des factures concernées par ces versements.

La partie inférieure du dialogue vous fournit diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

Vous pouvez modifier l’Identificateur selon vos besoins. Il est enregistré pour chaque ligne de paiement dans les factures concernées et vous permet de retrouver tous les versements d’un fichier BVR.

Il vous est possible d’Exporter ce fichier pour l’utiliser dans un autre logiciel ou l’imprimer par exemple.

Le bouton Copier vous permet de copier des informations dans le presse-papier pour les coller ensuite dans un autre logiciel

Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.

3.6.14Les encaissements excédentaires

Il arrive qu’un client paie un montant supérieur au montant de la facture, que ce soit exprès ou non. Il se peut également que son versement ait été fait sur la mauvaise facture en utilisant le BVR/code QR d’une autre facture.

Dans ces cas, vous pouvez :

  • Enregistrer l’opération et passer un escompte négatif comme décrit au §3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes, ce qui acquitte la facture, puis traiter le remboursement en comptabilité.
  • Enregistrer l’opération et imputer l’escompte à un autre compte comme décrit au §3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes, ce qui acquitte la facture.
  • Enregistrer l’opération et ne pas escompter le solde – la facture n’est pas acquittée – puis enregistrer une nouvelle opération lorsque le remboursement a été effectué, ce qui acquitte la facture.
  • Enregistrer l’opération et générer une note de crédit selon la méthode ci-dessous.

Cette méthode nécessite un compte de passage (habituellement le 9900 Ecritures de regroupement) et un compte du bilan (habituellement le compte d’actif 1105 Notes de crédit émises, parfois le compte de passif 2005 Notes de crédit émises).
Il faut également créer un article spécifique, libellé par exemple Note de crédit ou Remboursement, dont le compte de vente est le compte de passage ci-dessus. Il ne faut pas affecter de code TVA à cet article.

L’encaissement concerne une facture non acquittée
  1. Dans l’onglet Finances de la facture
  • Cliquez sur Enregistrer une opération
  • Utilisez l’option Enregistrer un encaissement, saisissez le montant, la date et le compte de liquidité concernés. Il ne faut pas encore acquitter la facture.

Un dialogue vous demande ce que vous voulez faire

 

Rembourser tout ou partie de l’excédent
  • Annulez. Vous reviendrez sur cette facture lorsque vous aurez remboursé le client.
  • Une fois le remboursement fait, revenez sur cette facture et cliquez à nouveau sur Enregistrer une opération.
  • Sélectionnez Rembourser tout ou partie de l’excédent.
  • Saisissez la date du remboursement, son montant avec le signe « – » et le compte à utiliser.
  • Si vous n’avez pas remboursé la totalité, vous pouvez cocher la case Conserver l’excédent. Le solde passera alors en escompte, selon les réglages définis.

 

Utiliser tout ou partie de l’excédent sur une facture ouverte du client

Crésus Facturation vous propose la liste des factures ouvertes de ce client.

Vous pouvez choisir la fiche sur laquelle l’excédent doit être porté.

Si le montant à rembourser est supérieur au montant dû sur une autre facture, cette dernière est acquittée, avec un message d’information :

Vous pourrez alors utiliser cet excédent sur une autre facture.

Si le montant restant est inférieur au solde dû d’une autre facture, vous pouvez tout de même l’utiliser :

 

Créer une note de crédit correspondant à l’excédent
  • Le montant de la facture doit être négatif, ce qui donnera une note de crédit.
  • La ligne avec l’article spécial ne doit pas avoir de code TVA.
  • Le compte à débiter de la note de crédit doit être le compte Notes de crédit émises ci-dessus

Cette note de crédit sera utilisée en règlement d’une facture comme expliqué au §7.5.13 Les notes de crédit ou pourra être remboursée au client.

L’encaissement concerne une facture acquittée

Lorsqu’un client effectue un versement sur une facture acquittée, vous pouvez utiliser le bouton Enregistrer un encaissement pour y enregistrer le mouvement, puis utiliser à nouveau le bouton Enregistrer un encaissement pour passer le remboursement au compte de liquidité ou l’imputer au compte de passage. Il faut saisir un montant négatif. Si nécessaire, créez une note de crédit comme ci-dessus.

Si le versement excédentaire du client a été fait en utilisant un BVR/code QR, le mécanisme signale le dépassement par une ligne rouge et par défaut ne propose pas de l’encaisser, mais vous pouvez forcer l’action comme décrit au §3.6.13 Les encaissements par BVR. L’encaissement est enregistré dans le tableau des mouvements de l’onglet Finances de la facture. L’excédent peut alors être traité manuellement selon que la facture a été acquittée ou non, comme décrit ci-dessus.

3.6.15Les étapes comptables

Deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux  avant de travailler réellement dans votre fichier (§3.1.2 Valider les réglages). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La loi sur la TVA définit la contre-prestation comme étant « […] tout ce que le destinataire, ou un tiers à sa place, dépense en contrepartie de la livraison de biens ou de la prestation de services. La contre-prestation comprend également la couverture de tous les frais, même si ceux-ci sont facturés séparément. »

Contre-prestations convenues

Si vous travaillez selon les contre-prestations convenues, le montant total de la facture est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte débiteur du client, et le détail des lignes de la facture est comptabilisé dans le compte de produit de chaque article ou prestation.

Chaque encaissement est passé en diminution du compte débiteur. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de produit, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Contre-prestations reçues

Si vous travaillez selon les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de débiteur, ni d’escompte : seuls les encaissements effectifs sont imputés au compte de produit de chaque ligne de facture. Les montants reçus sont ventilés dans les comptes de produit au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

 

3.6.16La liste de gauche

La colonne Etat de la liste de gauche reflète l’état actuel des fiches :

Liste des abréviations :

  • 0 : Offre
  • Cc : Confirmation de commande
  • L : Bulletin de livraison
  • F : Facture
  • N : Note de crédit
  • _ : L’étape actuelle du document a été imprimée
  • r[n] : Le rappel 1, 2 ou 3 a été imprimé
  • X : Facture acquittée
  • c : La facture est partiellement comptabilisée (débiteur, encaissements)
  • C : la facture est entièrement comptabilisée (débiteur, encaissements, escompte éventuel)

Dans l’exemple ci-dessus :

  • l’offre 2001 n’a pas été imprimée, l’offre 2002 l’a été.
  • la confirmation de commande 2003 et le bulletin de livraison 2004 ont été imprimés
  • la facture 2005 n’a pas été imprimée, elle ne passera pas en comptabilité
  • la facture 2006 est partiellement comptabilisée
  • la facture 2007 est acquittée et comptabilisée en totalité
  • la note de crédit 2008 a été traitée en totalité
  • la facture 2009 a été imprimée, mais pas encore comptabilisée
  • les rappels 1, 2 et 3 ont été émis pour la facture 2010

 

3.7Les créanciers / fournisseurs

Par simplification, nous utilisons dans ce qui suit le terme « créanciers » qui englobe également les fournisseurs.

Passez à la base des Créanciers en cliquant sur l’icône  ou sur la touche de fonction F6.

3.7.1Créer une fiche créancier
  • Créez un nouveau créancier en cliquant sur l’icône  Nouvelle fiche (F11) : le fond devient bleu et Crésus affecte un numéro à la nouvelle fiche.
  • Complétez le champ Firme : Epsitec SA
  • Pour sélectionner la civilité voulue, déroulez le menu du champ Titre avec la souris ou avec les touches ou du clavier : Monsieur
  • Entrez un Prénom et un Nom : Jules Tartempion
  • Remplissez le champ Rue : Ch. des Hirondelles et le numéro de maison : 5
  • Indiquez le complément : Case postale 12
  • Remplissez le champ du Numéro postal : 1092 et appuyez sur Tab.
    La localité Belmont-Lausanne apparaît automatiquement.
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  ou en appuyant sur la touche fonction F12.
3.7.2Créer une fiche créancier plus détaillée
  • Cliquez sur l’icône  Nouvelle fiche ou sur pressez sur la touche fonction F11, le fond devient bleu et le logiciel attribue un numéro à cette fiche.
  • Remplissez le champ Firme : Les Maisons
  • Complétez le champ Titre.
  • Remplissez les champs Prénom, Nom, Rue et Numéro.
  • Entrez une Ville suisse et appuyez sur Tab. Crésus complète le numéro postal ou en propose le choix dans une liste.
  • Indiquez une Adresse e-mail. Après avoir validé la fiche, un clic sur l’icône  prépare automatiquement un e-mail pour ce destinataire en ouvrant votre messagerie.
  • Entrez l’adresse d’un Site Internet. Après avoir validé la fiche, ouvrez ce site dans votre navigateur Internet en cliquant sur l’icône .
  • Passez à l’onglet Administration (Alt+5).

 

  • Sélectionnez le compte 6000 Loyer dans la liste liée au Compte par défaut.
  • Enlevez le code TVA pour ce compte.
  • S’il y a lieu, vous pouvez encore modifier le Délai de paiement, choisir un Rabais personnel et même une durée de validité du rabais.
  • Validez la fiche en cliquant sur l’icône  ou sur la touche fonction F12.
3.7.3Corriger une fiche créancier
  • Déplacez-vous dans la liste triée par nom, avec l’ascenseur, ou avec les touches Ctrl+ et Ctrl+.
  • Sélectionnez la fiche Epsitec SA créée précédemment.
  • Passez dans l’onglet Paiement.

  • C’est ici que sont saisies les données financières du créancier et le moyen de paiement usuel pour ce créancier.

Ne confondez pas les données financières de base – que nous allons saisir ci-après – avec la préparation d’un paiement. Il n’y a par exemple pas de champ pour saisir un montant ou la référence BVR/QR, car ces informations sont propres à chaque facture que vous recevrez de ce créancier et seront à fournir au moment de l’établissement du paiement. Différents messages s’afficheront dans la zone en haut à gauche de l’image du bulletin, pour vous aider à remplir les données en fonction du type de versement choisi.

  • Cliquez le bouton Modifier le moyen de paiement dans un premier temps et une seule fois, vous êtes invités à prendre connaissance des conditions d’utilisation imposées par SIX interbank Clearing:

  • Choisissez le type de paiement à utiliser pour ce créancier :

  • Sélectionnez IBAN en Suisse. L’écran se présente alors comme suit :

  • Entrez le numéro IBAN (fictif) CH64 0079 0041 8232 3038 8

Au moment de quitter le champ du numéro IBAN, le BIC (Bank Identifier Code, soit l’identifiant international de la banque) et les coordonnées de l’institut financier associé sont remplis automatiquement. Notez que si vous saisissez un numéro de compte Postfinance au format CCP :

celui-ci sera automatiquement transformé en IBAN :

comme suit :

  • Cliquez sur  pour spécifier une adresse du titulaire du compte différente de l’adresse saisie dans l’onglet Résumé.
  • Passez dans l’onglet Administration (Alt+5).
  • Modifiez le Compte de débit par défaut pour y mettre le compte 6570, et remplacez le Code TVA par IPI (pour « Impôt Préalable sur les Investissements ») :

  •  Validez la fiche en cliquant l’icône  (F12).

En fonction du type de paiement à effectuer, le choix du type de bulletin et le remplissage des différentes rubriques peuvent être assez déroutants au début. Pour vous aider, le fichier exemple propose des fiches de créanciers de tous les types de paiement. Consultez le §7.6.1 Onglet Créancier pour des explications complètes concernant l’onglet Paiement.

3.7.4Supprimer une fiche créancier
  • Sélectionnez la fiche Les Maisons et cliquez l’icône  Supprimer fiche.
  • Le logiciel demande confirmation, la réponse est définitive et la suppression irréversible.

Les fiches référencées dans les commandes ne peuvent pas être supprimées. Il faut d’abord supprimer les commandes qui y font référence.

3.8Les factures reçues

Le processus complet d’un achat de marchandise ou d’une acquisition de services passe par différentes étapes : commande, réception, facture et paiement.

Il est possible de traiter toute la chaîne de documents, ou de passer directement à n’importe quelle étape, par exemple créer une réception sans commande, ou un paiement direct.

Le concept proposé par Crésus Facturation consiste à transformer le document existant pour passer d’une étape à la suivante.

La création d’un nouveau document peut se faire soit depuis la fiche d’un créancier – la fiche est alors rattachée directement au créancier – soit depuis la base des factures reçues ; la fiche pourra alors être rattachée au créancier de votre choix.

Le suivi financier de la facture reçue nécessite d’enregistrer les paiements et de traiter les éventuels escomptes accordés. Le cas échéant, la gestion des paiements permet de générer des ordres de paiement électroniques qui sont transmis à l’institut financier par Internet. Les paiements peuvent également être faits par d’autres moyens et enregistrés manuellement dans les factures.

La charge d’une facture reçue peut être imputée à un ou plusieurs comptes. Crésus offre la possibilité d’affecter la totalité de la charge à un seul compte ou de ventiler manuellement la charge sur plusieurs comptes ou encore de ventiler la charge sur les comptes liés aux articles ou services détaillés dans la facture reçue. En cas de paiement partiel, les montants de chaque ligne de facture sont comptabilisés au prorata du montant total.

Pour les paiements électroniques, il faut avoir réglé correctement les paramètres dans Crésus Banking selon votre contrat conclu avec votre institut financier. Consultez le §13.1 Les réglages pour OPAE/DTA pour des informations complètes.

3.8.1Gérer une facture reçue

Voici l’exemple d’un paiement qui ne fait pas l’objet d’une commande ou d’une livraison, ni même de l’enregistrement préalable de la facture. Le montant a été acquitté par la banque.

  • Dans la base des créanciers  (F6), sélectionnez la fiche Epsitec SA.
  • Dans le volet latéral, cliquez le bouton Créer un nouveau document :

  • Sélectionnez Facture et cliquez OK.
  • Dans le dialogue suivant, cliquez sur OK sans rien saisir.

  • Crésus passe dans la base des Factures reçues et crée une nouvelle fiche au nom du créancier.
  • Passez dans l’onglet Résumé.
  • Cliquez le bouton Saisir le total facturé.
  • Saisissez le montant total facturé, la date de facture et une éventuelle remise.
  • Enlevez la coche Préparer une proposition de paiement
  • Cliquez le bouton OK

  • Passez dans l’onglet Finances.

  • La facture reçue est passée dans le compte créanciers par défaut 2000, et la charge est affectée au compte 6570, tel que défini dans la fiche du créancier Epsitec SA.
  • Il est possible de modifier l’imputation des montants dans ce tableau.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération :

  • Sélectionnez le mode Payer le solde de la facture.
  • Complétez la Date du paiement
  • Si nécessaire, modifiez le compte de paiement et cliquez OK.
  • Le paiement est enregistré dans le tableau des paiements, et la facture est considérée comme acquittée :

Si nécessaire, cliquez le bouton Annuler l’acquittement, puis Supprimer un paiement pour vider les champs et recommencer une saisie de paiement.

Le cas échéant, un message vous indique les conditions auxquelles vous pouvez annuler un paiement.

 

3.8.2Enregistrer un paiement électronique direct

Voici l’exemple d’un paiement qui ne fait pas l’objet d’une commande ou d’une livraison, ni même de l’enregistrement préalable de la facture. L’ordre de paiement de la facture sera envoyé par fichier xml à la banque.

  • Dans la base des créanciers  (F6), sélectionnez la fiche 101 (IBAN Suisse SA).
  • Dans le volet latéral, cliquez sur le bouton Créer un nouveau paiement.

Ce bouton ne s’affiche que si vous avez défini un mode de paiement pour ce créancier (§7.6.1 Onglet Créancier). Sinon, vous devez créer un nouveau document facture, dont le paiement est géré manuellement.

  • Crésus affiche ce dialogue :

  • Complétez le Montant et la Date de la facture.
  • Définissez la date de paiement en sélectionnant Sélectionnez la Date prévue pour le paiement.

Date prévue pour le paiement

  • Appliquer le délai habituel : la date de paiement est calculée en fonction de la date de la facture à laquelle Crésus ajoute le nombre de jours (par ex. 30) défini dans l’onglet Administration du créancier.
  • Saisir la date ultérieurement : le paiement est enregistré sans date de paiement, il faudra la compléter par la suite.
  • Saisir une date spécifique : affiche un champ de saisie pour la date voulue – qui ne peut pas être antérieure à la date courante.
  • Bénéficier d’un escompte selon un délai de paiement : vous pouvez indiquer la date de paiement désirée et imposer un taux d’escompte. Si la possibilité d’un escompte a été saisie dans la fiche du fournisseur, c’est automatiquement cette option qui est proposée.

 

  • Cliquez OK.

Crésus passe alors dans la base des Factures reçues, crée une nouvelle fiche et affiche automatiquement l’onglet Paiement. Il reprend les données du créancier pour préparer un paiement :

  • Le Compte de paiement reprend l’information enregistrée dans les données du créancier. Il peut être modifié.
  • Complétez le Motif du versement.
  • Si nécessaire, corrigez la Date prévue pour le paiement. La date proposée est la date de la facture + le délai de paiement usuel – 1 jour (exemple : date de la facture : 1er octobre / délai de paiement : 15 jours / date de paiement = 1 + 15 – 1 = 15 octobre). Crésus Facturation vérifie que la date de paiement n’est pas un jour de week-end ou férié bancaire. Ainsi, un paiement ne peut être exécuté un 25 décembre … ou le 1er mai. Le cas échéant, un message le signale et vous pouvez modifier la date à la volée.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter à la liste des paiements. Le paiement est alors transmis à Crésus Banking.

Il n’est possible d’utiliser la fonction automatique de préparation de paiement que si toutes les informations sont remplies. Un message à l’écran vous rappelle ce qui manque.

  • Le montant du versement prévu est enregistré dans le tableau des paiements, avec la mention Paiement en attente :

  • Le paiement est automatiquement transmis à Crésus Banking, où il devra être ajouté à un ordre de paiement.
  • L’ordre de paiement doit être transmis à la banque depuis Crésus Banking.
  • Lorsque l’ordre de paiement a été transmis, Crésus Banking retourne l’information à la facturation qui affiche le statut Paiement transmis.
  • Lorsque l’ordre de paiement a été exécuté, Crésus Banking retourne l’information à la facturation qui affiche le statut Paiement exécuté et la Date comptable.
  • Il est possible de supprimer un paiement en attente depuis la facture ou dans Crésus Banking. La ligne est alors supprimée du tableau des paiements et Crésus Facturation affiche un message d’avertissement. Vous pouvez alors saisir un nouveau paiement en attente ou traiter le paiement manuellement de la même manière que la méthode décrite ci-dessus.

Le paramétrage et l’utilisation détaillée de Crésus Banking sont décrits dans ce manuel.

3.8.3Enregistrer une facture créancier simple

Voici un exemple de création d’une facture sans détail.

  • Dans la base des factures reçues , sélectionnez une facture quelconque ou une des factures du fournisseur concerné.
  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau paiement dans le volet latéral.

  • Indiquez le montant à payer, la date de la facture et sélectionner éventuellement le délai de paiement.
  • Vous avez le choix de créer un nouveau document pour le même créancier, ou un autre.
  • Choisissez l’option Pour un autre créancier :

  • Cliquez OK.
  • Crésus vous propose la liste des créanciers

  • Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour trouver le créancier dans la liste
  • Crésus crée une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numéro à la facture.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.4Enregistrer le paiement manuel d’une facture

Il n’est pas nécessaire de traiter le paiement d’une facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu.

Pour enregistrer un paiement manuel :

  • Sélectionnez la facture créancier 109.
  • Passez dans l’onglet Finances (Alt+4).
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Entrez la Date du paiement et le compte de liquidité dans le champ Compte à utiliser.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.5Enregistrer le paiement électronique d’une facture

Il n’est pas nécessaire de traiter le paiement d’une facture au moment de la saisie. Vous pouvez enregistrer une facture et y revenir le moment venu.

Pour préparer un ordre de paiement électronique :

  • Sélectionnez la facture créancier créée ci-dessus pour Epsitec SA.
  • Passez dans l’onglet Paiement (Alt+3).
  • Crésus affiche un bulletin de versement correspondant au mode de paiement habituel du créancier (§7.6.1 Onglet Créancier), ici un paiement sur un compte QR-IBAN.
  • Si les données sont incomplètes, cliquez le bouton Proposition pour reprendre les données du créancier.

  • Crésus complète le paiement selon les données du créancier et de la facture.

Le bouton ne peut être actionné que si les données entrées sont cohérentes. Prenez garde aux messages affichés qui peuvent empêcher la préparation du paiement. Ici, la date de paiement est dépassée.

  • Une fois les données saisies, cliquez le bouton Ajouter à la liste des paiements.
3.8.6Enregistrer une facture créancier détaillée

Voici un exemple de création d’une facture détaillée.

  • Dans la base des factures reçues , sélectionnez une facture quelconque.
  • Créez une fiche en cliquant sur le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral.
  • Indiquez quel type de document vous voulez créer.
  • Vous avez le choix de créer un nouveau document pour le même créancier, ou un document pour un autre créancier.
  • Choisissez l’option Crée un nouveau document pour un autre créancier.

  • Cliquez sur OK.
  • Crésus vous propose la liste des créanciers. Vous pouvez saisir le nom du créancier souhaité pour le trouver.
    Dans notre exemple, le créancier se nomme « IBAN Suisse SA ».

Un dialogue vous permet de saisir la date de la facture et un éventuel escompte.

  • Crésus crée une nouvelle fiche, le fond devient bleu et il attribue un numéro à la facture.
  • Passez dans l’onglet Détails (Alt+2).

  • Ajoutez quelques lignes de facture, exactement comme nous l’avons vu pour les factures émises (§3.6 Les factures émises).
  • Le total de la facture est mis à jour au fur et à mesure de votre travail.
  • Validez la fiche  (F12).

Pour que Crésus calcule le montant de chaque ligne et le total de la facture, indiquez la quantité reçue pour chaque position.

Pour que cette facture puisse être payée, saisissez encore le total facturé.

Cliquez sur le bouton Saisir le total facturé.

Si c’est nécessaire, vous pouvez modifier le montant de la facture (par exemple si des frais d’emballage ou de transport s’ajoutent au coût des articles). Dans ce cas, il y a deux manières de traiter ces frais :

  • Dans le détail de la facture, vous saisissez un article supplémentaire correspondant au montant des frais, que vous intitulez Frais de transport par exemple ;
  • Ou alors vous laissez la facture telle quelle, et le montant de chaque ligne d’article sera augmenté au prorata des frais, qui seront ainsi répartis sur tous les articles.

Puis saisissez la date de la facture et un escompte éventuel.

Par défaut, une proposition de paiement est préparée, sur la base des données de la fiche fournisseur.

  • Cliquez sur OK.
3.8.7Enregistrer un acompte manuel

Le paiement d’une facture peut se faire en plusieurs fois.

  • Dans la fiche créée ci-dessus, passez dans l’onglet Finances (Alt+4) pour enregistrer l’acompte déjà versé.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Payer un acompte.
  • Complétez la Date du paiement et le Montant. Pour l’exemple, prenez soin de ne pas payer la totalité du montant dû.
  • Spécifiez le compte de liquidité concerné dans Compte à utiliser.
  • Cliquez OK.
  • Le montant est enregistré dans le tableau des paiements :

  • Passez dans l’onglet Finances (Alt+4). Il comprend une zone Paiements :

  • On y trouve le versement, le total versé et le solde dû à ce jour.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.8Enregistrer un acompte par paiement électronique

Le paiement d’une facture peut se faire en plusieurs fois, même si on utilise les paiements par OPAE ou par DTA.

  • Dans la fiche ci-dessus, passez dans l’onglet Paiement (Alt+3),
  • Cliquez le bouton Proposition.
  • Crésus remplit les champs en fonction des données du créancier et de la facture. Dans la rubrique Montant, il tient compte des acomptes versés.
  • Modifiez le Montant.
  • Dans la liste déroulante, si vous laissez l’option Règlement, la facture sera considérée comme acquittée après ce versement. Si vous passez l’option sur Acompte, la facture restera ouverte.

Cette option est reprise dans la colonne Réglé lors de la préparation de l’ordre de paiement. La coche dans cette colonne est déterminante pour l’acquittement de la facture.

  • Cliquez le bouton Ajouter à la liste des paiements.
  • Validez la fiche  (F12).
3.8.9Enregistrer un escompte

La facture 110 présente un solde ouvert. Vous avez le choix entre escompter le solde, payer un nouvel acompte ou acquitter la totalité de la facture.

Pour escompter le solde de la facture :

  • Sélectionnez la facture.
  • Passez dans l’onglet Finances et cliquez le bouton Enregistrer une opération :

  • Sélectionnez l’option Escompter le solde.
  • Indiquez la date de l’opération.
  • Cliquez OK.
  • Validez la fiche  (F12).

Selon les réglages effectués, la date de l’opération propose la date du jour ou la date du dernier versement enregistré. D’autre part, l’escompte obtenu peut être comptabilisé dans un compte spécifique ou ventilé en diminution de charge dans les comptes des produits acquis.

 

Il est également possible de traiter l’escompte directement au moment de la saisie de l’acompte :

  • Complétez le montant en prenant soin de ne pas payer la totalité du solde dû.
  • Indiquez dans quel compte doit passer le paiement.
  • Cochez l’option Escompter le solde.
  • Comme ci-dessus, vous pouvez encore modifier le compte d’escompte
  • Cliquez OK, cette facture sera considérée comme acquittée.
  • Validez la fiche (F12).

Si vous souhaitez annuler un acquittement passé par erreur, vous pouvez cliquer Annuler l’acquittement.

3.8.10Modifier le compte d’escompte

Selon le réglage effectué dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux, les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge, ou passés dans un compte dédié.

Dans ce cas, il est possible de modifier le compte au moment de la saisie de l’opération :

Le compte pour escompte peut être modifié après coup dans l’onglet Finances en cliquant le bouton Modifier le compte :

Choisissez alors le compte à utiliser

3.8.11Note de crédit fournisseur

Pour diverses raisons, (p.ex. un retour de marchandises, un rabais consenti après émission d’une facture) un fournisseur peut être amené à établir une note de crédit. En général, ce crédit peut être déduit de sa prochaine facture.

Lorsque vous recevez une note de crédit, vous devez la saisir comme une facture fournisseur :
depuis la base fournisseurs, cliquez Créer un nouveau paiement et introduisez le montant de la note de crédit en négatif (-100 par exemple). Vous retrouverez ainsi dans l’onglet Finances, le montant négatif en regard du compte de charges par défaut. Si nécessaire, modifiez ce compte (par exemple le compte 4900 Déductions sur les charges).

Dans l’onglet Paiement, le montant sera mis en évidence avec un avertissement. C’est normal dans la mesure où pour créer une note de crédit, vous devez saisir un paiement négatif, ce qui est évidemment impossible.

Vous ne devez donc pas tenir compte de cet avertissement, vous obtenez bien une note de crédit.

Lorsque vous recevez une nouvelle facture, saisissez-la normalement. Crésus Facturation vous signale qu’une note de crédit est ouverte pour ce fournisseur.

Pour utiliser une note de crédit : dans l’onglet Finances d’une facture encore à payer, cliquez sur Enregistrer une opération puis sur Utiliser une note de crédit pour le paiement.

Le dialogue suivant vous propose alors la liste des notes de crédit à utiliser.

Modifiez le compte de passage à utiliser pour compenser la note de crédit avec la facture puis cliquez sur OK.

Attention de ne pas utiliser le compte 2000 Créanciers (ou celui que vous utilisez pour vos dettes envers les fournisseurs), car il n’est pas possible d’utiliser le même compte au débit et au crédit dans une écriture comptable. Vous devez utiliser un autre compte de passage.

Le montant du paiement dans la facture du fournisseur est automatiquement adapté. Pour payer le solde de la facture, procédez comme pour n’importe quelle facture.

Pour encaisser une note de crédit, par exemple si le fournisseur vous rembourse par virement bancaire : dans l’onglet Finances, cliquez sur Enregistrer une opération puis sélectionnez Encaisser la note de crédit et le compte adéquat (1020 Banque par exemple) puis cliquez sur OK

3.8.12Les étapes comptables

Comme pour la gestion des clients (§3.6.15 Les étapes comptables), les deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux ou  avant de travailler réellement dans votre fichier (§3.1.2 Valider les réglages). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La charge d’une facture reçue peut être imputée selon le détail des lignes de la facture et comptabilisée dans le compte de charge de chaque article ou prestation, ou ventilée dans des comptes de charge définis pour le créancier ou saisis avec la facture.

Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte créancier du fournisseur, et la charge est imputée comme décrit ci-dessus. Chaque versement est passé en diminution du compte créancier. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de charge, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Si vous traitez les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de créancier, ni d’escompte; seuls les versements effectifs seront imputés aux comptes de charge selon la description ci-dessus. Les montants sont ventilés dans les comptes de charge au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

3.8.13Préparer la comptabilisation

Comptabilisation des factures émises

Les comptes impactés par une facture émise sont ceux définis dans la fiche du client et ceux définis dans la fiche de chaque position facturée. Les comptes de liquidité et d’escompte figurent dans les champs de l’onglet Finances de chaque facture.

Comptabilisation des factures reçues 

L’onglet Comptabilité de chaque facture reçue présente les comptes de charge, de crédit et les comptes de liquidités qui seront impactés lors de la comptabilisation de la facture.

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§7.6.4 Onglet Administration).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue. Le compte par défaut défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris dans la ligne Balance (1). Vous pouvez modifier le compte pour cette facture, au même endroit. Ce n’est que si vous souhaitez ventiler la charge que vous allez utiliser, pour les comptes supplémentaires, la partie Comptes débit (2).

  • Sélectionnez le Compte débit (ou Balance).
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , le compte au crédit est défini par défaut, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

 

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§3.8.9 Enregistrer un escompte), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Divers

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.12 Les accès)

3.8.14La liste de gauche

La colonne Etat de la liste de gauche reflète l’état actuel des fiches :

Liste des abréviations :

  • C : Commande
  • L : Bulletin de livraison
  • F : Facture
  • >B : Paiement transmis à Crésus Banking
  • >BA : Le paiement transmis à Crésus Banking est en attente d’exécution
  • >BE : Le paiement a été exécuté dans Crésus Banking
  • X : Facture acquittée
  • N : Note de crédit
  • _ : L’étape actuelle du document a été imprimée
  • c : La facture est partiellement comptabilisée (créance, paiements partiels)
  • C : la facture est entièrement comptabilisée (créance, paiements, escompte éventuel)

Dans l’exemple ci-dessus :

  • la commande 2001 a été imprimée
  • la livraison 2002 n’a pas été imprimée
  • la facture 2003 est partiellement comptabilisée
  • le facture 2004 n’a pas été traitée
  • le paiement de la facture 2005 a été transmis à Crésus Banking mais pas encore exécuté
  • le paiement de la facture a été exécuté dans Crésus Banking, mais n’acquitte pas la facture
  • la facture 2007 a été acquittée et comptabilisée en totalité
  • la note de crédit 2008 a été partiellement comptabilisée (créance, paiements partiels)
  • la note de crédit 2009 a été acquittée et comptabilisée en totalité (créance, paiements, escompte éventuel)

 

3.9La comptabilisation

Un des objectifs essentiels des logiciels Crésus est de vous permettre de gagner du temps tout en sécurisant au mieux les opérations. La comptabilisation automatique prépare toutes les écritures pour Crésus Comptabilité. Elle remplace la double saisie des montants, ce qui accélère le processus tout en écartant les risques d’erreur.

Afin d’éviter d’éventuelles différences entre la comptabilité financière et la facturation, les éléments concernés par les écritures générées sont bloqués dans les factures. Il ne sera ainsi pas possible de modifier les encaissements déjà passés en comptabilité. Mais même si vous ne traitez pas la comptabilisation avec Crésus Comptabilité, il reste avantageux de générer les écritures de comptabilisation.

Vous avez le choix entre la comptabilisation selon les contre-prestations convenues ou reçues (§3.6.15 Les étapes comptables et §3.8.12 Les étapes comptables)

Les frais de rappel peuvent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lors de l’acquittement de la facture.

Ce sont les conditions générales de votre entreprise (ou le contrat de vente) qui déterminent si vos frais de rappels sont obligatoirement dus par vos clients, ou non. S’ils ne sont pas obligatoirement dus, préférez une comptabilisation lors de l’acquittement de la facture, ce qui évite d’escompter des frais non payés.

La comptabilisation génère également les écritures nécessaires à la gestion de la TVA. Crésus supporte la TVA normale, mais aussi la TVA au forfait ou selon la méthode dite du taux de dette fiscale nette (TDFN). Le choix du mode de TVA se fait d’entente avec l’AFC.

Tous ces points sont définis dans les Réglages généraux ou .

Il est essentiel d’avoir arrêté votre choix avant de travailler dans votre fichier définitif, puisqu’il n’est pas possible de changer de méthode en cours de travail.

  • Les comptes sont pris dans chaque article pour le détail du mouvement, dans les données du client pour le débit, dans le tableau de l’onglet Finances pour les encaissements et l’acquittement.
  • Il n’est pas nécessaire de comptabiliser chaque facture individuellement. Nous vous proposons au contraire de procéder périodiquement (par ex. en fin de journée, chaque semaine ou chaque mois) à des comptabilisations.
  • Les écritures comptables produites par Crésus Facturation sont alors rattachées à une session de comptabilisation. Si vous comptabilisez une fois par mois, chaque mois aura sa propre session de comptabilisation. En cas d’erreur de saisie par exemple, il vous sera possible de décomptabiliser puis de recomptabiliser les écritures d’une session complète en refaisant la comptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).
  • Le processus de comptabilisation implique qu’il y a un lien entre votre facturation et les fichiers comptables correspondants.
  • Ce lien est défini par Crésus Synchro (§1 Introduction).

Si Crésus rencontre une écriture dont la date n’est pas compatible avec les fichiers de comptabilité qu’il connaît, ce même dialogue s’affichera pour pointer vers la comptabilité correspondant à la période de l’écriture à générer..

 

 

Les codes de TVA sont liés aux taux définis dans l’onglet Codes TVA de ce dialogue :

Pour chaque taux, on y trouve l’ancien, l’actuel et le futur taux, repris automatiquement de la comptabilité liée. Ce sont les taux repris dans l’onglet Paramètres des factures émises et reçues. Pendant les périodes comptables où 2 taux de TVA peuvent être appliqués (en fonction de la date de la prestation fournie), il est possible d’appliquer les taux actuels, futurs ou anciens à une facture particulière (§ Crésus Facturation).

Pour passer définitivement aux nouveaux taux, cliquez le bouton  : les taux actuels seront reportés dans les champs des anciens taux et les taux futurs seront reportés dans les champs des taux actuels.

3.9.1Comptabiliser des factures
  • Cliquez l’icône de comptabilisation ou utilisez la commande Fichier–Comptabiliser :

  • Si vous traitez des factures débiteurs et créanciers, vous pouvez choisir de ne préparer qu’une partie des écritures.
  • Entrez la date limite des écritures à préparer.
  • Cliquez Exécuter.

Si vous travaillez dans l’exemple, Crésus Facturation connaît déjà la comptabilité cible. Si ce n’est pas le cas, vous devrez définir quel fichier de comptabilité doit recevoir les écritures générées.

Le dialogue suivant permet, entre autres, de visualiser les écritures générées avant de les passer à la comptabilité :

La commande Comptabiliser met les écritures à disposition de Crésus Comptabilité. Pour les y intégrer, il faut ouvrir la comptabilité et utiliser la commande Fichier–Comptabiliser.

Le processus de comptabilisation se déroule donc par sessions, chaque session de comptabilisation pouvant comporter de nombreuses écritures. Crésus enregistre la date et le numéro de session dans l’onglet Finances des factures, ce qui facilite entre autres la décomptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

3.9.2Décomptabiliser des écritures

Comme les éléments comptabilisés sont verrouillés dans la facturation, s’il y a des erreurs (date d’écriture, compte, ventilation), il faut annuler les écritures comptables.

De même, pour éviter des différences entre la facturation et la comptabilité générale, il n’est pas possible de modifier des écritures provenant de la facturation dans Crésus Comptabilité. Il faut corriger les écritures à l’origine, dans la facturation.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation .
  • Choisissez Annuler la dernière comptabilisation.

.

  • Cliquez Exécuter.
  • Dans le dialogue suivant, déterminez la session, ou les sessions d’écritures à décomptabiliser.

  • Cliquez OK. Les champs concernés sont débloqués dans les factures.

On ne peut pas décomptabiliser une session à choix parmi les sessions existantes, il faut toujours annuler la session concernée et toutes celles qui suivent.

3.9.3Refaire la comptabilisation

Dans certaines situations, il peut être nécessaire de forcer Crésus à refaire toute la comptabilisation. Par exemple dans le cas où l’emplacement des fichiers, ou leur nom, a été modifié.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation.
  • Sélectionnez l’option Refaire la comptabilisation.
  • Déterminez la date de début et de fin de la période à refaire. Si vous ne spécifiez pas de date de fin, Crésus traite toutes les factures.

  • Cliquez le bouton Exécuter.

La suite du processus est comme décrit au §3.9 La comptabilisation.

3.10Outils de contrôle comptable

Pour faciliter le contrôle entre la facturation et la comptabilité, nous recommandons de travailler avec l’aide au pointage dans Crésus Comptabilité.

Dans les extraits de comptes, l’outil permet de regrouper les écritures selon les colonnes Groupe et Réf. mettant ainsi en évidence les regroupements équilibrés ou non. La correspondance se fait alors avec les statistiques Débiteurs ou Créanciers qu’on lance depuis l’accueil de la facturation.

Par défaut, Crésus Facturation utilise le n° de pièce pour le Groupe et le nom du débiteur ou du créancier pour la Référence. Ainsi, dans l’extrait de compte dans la comptabilité, en regroupant sur Groupe, on obtient l’état des factures et en regroupant par Réf, on obtient l’état du débiteur ou du créancier.

Vous avez la possibilité de déterminer quel champ utiliser pour l’aide au pointage.

La Référence utilisée peut être choisie selon la liste suivante

et Régler les préfixes.  Ces préfixes sont préréglés avec C et D. Nous vous conseillons, pour assurer le lien avec Crésus Banking, de conserver cette nomenclature.

Pour la comptabilisation, vous pouvez également définir par les Réglages pour la comptabilisation les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans le libellé comptable.

 

3.11Les rapports et états (ou statistiques)

Les principaux rapports sont lancés depuis l’écran d’accueil , qu’il s’agisse de l’état des débiteurs ou des créanciers, ou du suivi des ventes et achats de produits et services.

Les diverses statistiques sont proposées pour l’ensemble des créanciers, clients ou articles :

Dans les diverses bases, le volet latéral propose dans la zone de la Base courante un bouton Rapports et états qui affiche une sélection de statistiques à lancer pour l’ensemble des clients, créanciers ou articles, ou pour le client, créancier ou article actuellement sélectionné.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

Le résultat des statistiques peut être obtenu en mode Montrer, exporter, en mode Visualiser avant impression, en mode Imprimer ou en mode Produire un PDF :

  • En mode Montrer, exporter, Crésus passe à l’aperçu rapide de la statistique. Dans le dialogue proposé, le bouton Exporter sert à générer un fichier sur le disque avec le contenu affiché à l’écran.
  • En mode Visualiser avant impression, Crésus affiche le résultat imprimable de la statistique.
  • En mode Imprimer, le résultat est envoyé directement à l’imprimante.
  • En mode Produire un PDF, le dialogue qui s’affiche permet d’enregistrer le document au format PDF.
  • Ces modes sont proposés avec des Réglages standards tels qu’ils sont paramétrés avec le modèle livré, ou avec des Réglages personnels que Crésus mémorise. Lisez le §3.11 Les rapports et états (ou statistiques) pour obtenir des informations sur les modes avec réglages personnels.

Par défaut, les montants sont affichés en CHF. Si vous utilisez l’extension multi-monnaie, les montants sont affichés dans la monnaie de la facture et en CHF, ce qui se reconnaît d’après l’en-tête de la colonne.

La colonne N/C (à ne pas confondre avec note de crédit) répertorie les montants des factures marquées ne comptabilise pas cette facture.

Lorsque la statistique fait appel à une date de fin de période à traiter, les mouvements effectués après cette date ne sont pas affichés par défaut, mais peuvent l’être dans une colonne après période (§3.11 Les rapports et états (ou statistiques)).

L’icône  ouvre le dossier défini pour l’enregistrement des statistiques en PDF (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF)

3.12Les réglages avancés des statistiques

En mode Montrer, exporter il est possible de sélectionner les colonnes à traiter. Il suffit de cocher ou décocher les colonnes concernées, puis de cliquer Rafraîchir. La statistique est recalculée pour tenir compte des colonnes actives uniquement.

C’est par exemple ainsi qu’il faut procéder pour afficher les mouvements intervenus après la date de fin de période à traiter.

Le classement est toujours fait selon les éléments de la 1ère colonne, puis ceux de la 2ème, etc.

Lorsque l’en-tête d’une colonne est entre parenthèses, cela signifie que cette colonne n’est pas imprimée. Elle ne sert qu’au classement.Lorsque l’en-tête d’une colonne est précédé d’un astérisque *, cela signifie qu’un sous-total est calculé selon le groupement dans cette colonne.

Dans ce mode, vous pouvez exporter le résultat de la statistique dans un fichier de type texte tabulé, qui peut être repris dans un tableur.

Lorsque vous quittez l’aperçu rapide, Crésus propose de conserver les réglages personnalisés :

  • Pour réafficher la statistique selon les coches sélectionnées, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages personnels.
  • Pour établir la statistique avec les colonnes standards, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages standards.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

3.13Crésus Horizon

Crésus Horizon affiche de manière parlante les données financières issues de Crésus Facturation. Il vous présente l’essentiel en un coup d’œil.

Vous trouverez un aperçu de Crésus Horizon sur notre site.

Consultez le manuel Crésus Horizon pour plus d’informations.

4Créer une facturation réelle

Pour créer votre facturation réelle (avec laquelle vous pouvez travailler en production), vous avez 2 options :

  • Créer un nouveau fichier vide.
  • Travailler dans un fichier de test, tel que décrit dans les chapitres précédents, puis supprimer les exemples.

Pour créer un fichier vide, démarrez Crésus Facturation, au besoin, fermez un fichier ouvert (Fichier–Fermer) puis utilisez la commande Fichier–Nouveau pour démarrer l’assistant. Suivez les indications des divers dialogues.

Lorsque Crésus vous le propose, selectionnez l’option Standard PME dans le menu ci-dessous.

Puis, choisissez l’option Créer un nouveau fichier vide.

Contrairement à une comptabilité ou une gestion de salaires, une facturation n’est pas découpée en années comptables. Nous vous recommandons dès lors de ne pas inclure l’année dans le nom de votre fichier.

Si vous avez déjà introduit des données utiles dans un fichier de test, vous pouvez supprimer les données factices depuis les Réglages généraux  : dans la zone Actions du volet latéral, cliquez Supprimer des fiches (§3.1.1 Supprimer des fiches).

Dans les deux cas, il est essentiel de procéder aux réglages de base avant d’émettre des factures réelles et de comptabiliser des écritures. Dans les Réglages généraux, complétez les informations dans les différents onglets, en particulier les réglages fondamentaux suivants :

  • L’entreprise est-elle soumise à la TVA ?
  • La comptabilisation se fait-elle selon les contre-prestations convenues ou reçues ?
    • Comptabilisation selon les contre-prestations convenues :
      Les factures émises ou reçues sont passées en comptabilité à la date de la facture, puis les encaissements ou paiements sont passés en diminution du compte débiteur ou créancier à la date de chaque mouvement. Il est possible de générer un escompte lors de l’acquittement partiel d’une facture (voir la note ci-dessous concernant la TVA).
    • Comptabilisation selon les contre-prestations reçues :
      Les factures émises ou reçues ne sont pas passées en comptabilité, seuls les mouvements réels le sont, au moment de l’encaissement ou du paiement effectifs. Il n’y a pas de notion de débiteurs ou de créanciers en cours d’année, et il n’y a pas d’escomptes non plus.
  • Si l’entreprise est soumise à la TVA, il faut définir si la déclaration TVA se fait selon le décompte effectif ou selon la méthode des taux de dette fiscale nette (TDFN) ou TVA au forfait. Ce choix doit concorder avec les définitions TVA dans Crésus Comptabilité.

Habituellement, une entreprise soumise à la TVA travaille selon les contre-prestations convenues. La TVA est due ou est à récupérer dès le passage de la facture dans la comptabilité, et les escomptes éventuels donnent lieu à une correction de la TVA. C’est le mode de calcul de TVA habituel.
Il faut obtenir une dérogation de l’AFC pour être autorisé à traiter la TVA selon les contre-prestations reçues. Dans ce cas, la TVA est traitée avec chaque mouvement, et il n’y a aucune correction liée à des escomptes.
De même, des conditions particulières déterminent si l’entreprise peut être soumise selon un taux de dette fiscale nette (TDFN).

  • Si vous traitez les factures selon les contre-prestations convenues, il faut déterminer si les frais de rappel doivent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lorsque la facture est acquittée.

Tant que ces réglages n’auront pas été validés, Crésus rappellera à chaque ouverture que vous ne travaillez pas encore dans un fichier définitif.

Ces choix ont des incidences essentielles sur la comptabilité, c’est pourquoi il n’est pas possible de les changer après validation sans avoir recours aux services d’un spécialiste. Il est donc impératif de les valider en toute connaissance de cause.

Pour valider ces choix, utilisez la commande dans le volet latéral des réglages généraux, ou le bouton de l’écran d’ouverture.

Si les choix obligatoires sont faits et si le fichier ne contient plus d’exemples, les avertissements de l’écran d’ouverture n’apparaîtront plus.

D’autres réglages généraux peuvent être modifiés en cours de travail.

Il y a également des réglages particuliers pour chaque base. Pour y accéder, cliquez l’icône dans la zone Base du volet latéral, ou passez dans les réglages généraux par Alt+8 ou  et cliquez le bouton correspondant dans le volet latéral.

4.1Réglages de base

Pour adapter l’environnement à votre façon de travailler, il est nécessaire de procéder aux réglages essentiels décrits ci-dessus. Cliquez l’icône , ou utilisez le raccourci Alt+8.

Le programme vous demande un mot de passe pour accéder au mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet). Par défaut, le mot de passe est epsitec en minuscules. Tapez-le et cliquez Entrer. Ce mot de passe peut être redéfini par la suite (§17.6 Mots de passe).

Vous arrivez alors dans l’écran principal des Réglages généraux.

La plupart des informations entrées ici pourront être adaptées à tout moment.

4.1.1Les réglages de base

Les réglages décrits ci-dessous doivent être définis et validés avant de pouvoir utiliser la facturation en mode réel. Une fois validés, ces réglages ne pourront pas être modifiés sans l’intervention d’Epsitec.

Onglet Comptes et TVA

Précisez ici si l’entreprise est soumise à la TVA, et le cas échéant, complétez votre numéro TVA.

Pour lier votre facturation à une comptabilité Crésus, il est recommandé de le faire à ce stade (§5 Créer un mandat).

Onglet Comptabilisation

Mode de comptabilisation

Votre entreprise est-elle soumise au régime des contre-prestations convenues (à l’émission ou à la réception de factures, qui est le mode normal) ou aux contre-prestations reçues (aux encaissements, mode soumis à une dérogation de l’AFC) ?

Mode de décompte TVA

Si vous êtes soumis à la TVA, définissez si vous utilisez la déclaration standard (décompte effectif) ou si vous êtes soumis à un (ou des) taux forfaitaire(s).

Frais de rappel

Pour mémoire, les frais de rappel ne sont dus par vos clients que s’ils sont expressément mentionnés dans vos conditions de vente.

Si vous travaillez aux contre-prestations convenues, il faut décider si les frais de rappel éventuels doivent être comptabilisés lorsque vous émettez la facture avec ces frais, ou uniquement lorsque la facture est acquittée.

Si vous travaillez aux contre-prestations reçues, vous avez le choix entre comptabiliser les frais de rappel avec le chiffre d’affaires – ils seront répartis dans les comptes de produit de la facture – ou dans un compte spécifique déterminé dans Autres comptes de l’onglet Comptes et TVA de ces réglages.

Valider les réglages

Lorsque vous aurez déterminé ces choix, vous devrez les valider au moyen du bouton Valider les réglages de base dans cet écran ou dans l’écran d’ouverture. Le dialogue vous demande de confirmer vos choix, qui ne seront plus modifiables.

Si vous avez des doutes, il est préférable de continuer momentanément en mode test.

Tant que vous n’avez pas validé ces réglages, Crésus imprime un filigrane dans tous les documents. N’envoyez pas vos documents produits à vos clients !

4.1.2Les réglages secondaires

Les réglages décrits dans cette section peuvent être modifiés en tout temps.

Onglet Principal

Saisissez les coordonnées de votre entreprise :

Les divers éléments peuvent être imprimés ou non sur les documents produits. Si vous disposez de papier avec un en-tête pré-imprimé, complétez les informations, mais sélectionnez l’option pas imprimé.

La Raison sociale peut être imprimée au sommet des documents :

Ou dans l’adresse de l’entreprise, à gauche :

Logos

Les documents standards sont prévus pour être imprimés avec un logo au sommet de la page. Vous avez le choix entre deux formats (plat ou grand) dont vous avez un aperçu à l’écran.

Cliquez sur le bouton Mettre un logo… ou Mettre un second logo… pour définir si vous voulez un logo ou non.

Si vous répondez Oui, Crésus Facturation demande s’il faut reprendre le logo de base. Si oui, vous pouvez modifier le logo de base en cliquant le crayon. Sinon, Crésus affiche un dialogue permettant de sélectionner un logo existant.

Les logos livrés avec le modèle servent à mettre en évidence la zone occupée et donnent les dimensions à respecter :

  • Les dimensions du 1er logo doivent être un multiple entier de 160×1440 pixels.
  • Les dimensions du 2e logo doivent être un multiple de 600×1440 pixels.

Pour éditer ces logos, cliquez sur l’icône .

Si vous ne voulez pas de logo, cliquez à nouveau sur le bouton Mettre un logo… ou Mettre un second logo… et répondez Non.

L’indication saisie sous Adresse entreprise pour expéditeur figure au-dessus de l’adresse du destinataire dans une enveloppe à fenêtre. Elle permet à la poste de vous retourner l’envoi sans avoir à l’ouvrir en cas de problème d’acheminement.

Le bouton Dossier général permet de sélectionner un répertoire dans lequel vous pourrez enregistrer les documents de votre choix en relation avec cette facturation. Si un dossier a été paramétré, un clic sur l’icône dans le volet latéral ouvre le répertoire.

Pour couper le lien entre la facturation et le dossier paramétré, cliquez sur l’icône

Onglet Comptes et TVA

Comptabilité liée

Pour lier votre fichier de facturation à une comptabilité Crésus, utilisez la commande Données > Comptes et TVA

Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner la comptabilité pour la période concernée.

Fermez et rouvrez votre facturation pour s’assurer que le mécanisme actualise correctement le plan comptable et les codes TVA de la comptabilité liée.

TVA

Si l’entreprise est soumise à la TVA, saisissez le numéro de TVA de votre entreprise au format CHE-nnn.nnn.nnn TVA. Crésus vérifie si le format du numéro saisi est correct.

Le bouton  accède au site de l’OFS où vous pourrez trouver le numéro de TVA attribué à votre entreprise.

Les codes TVA qui s’affichent correspondent aux codes standards de Crésus Comptabilité et ne devraient en principe pas être modifiés.

Cliquez sur le bouton Régler les taux TVA pour définir si vous utilisez les taux standards ou des taux personnalisés. Précisez ensuite quel jeu de taux doit être proposé par défaut (modifiable ponctuellement dans chaque facture).

Régler les comptes par défaut

La liste des comptes proposés dans chaque dialogue provient de la comptabilité liée pour l’année en cours. Si la liste n’est pas correcte, vérifiez sous Données > Comptes et TVA que la comptabilité liée est correcte, puis fermez et rouvrez votre fichier de facturation.

Si vous modifiez le plan comptable de votre comptabilité, il faut enregistrer la comptabilité, puis fermer et rouvrir la facturation.

Les comptes définis ici sont utilisés :

  • Lors de la création des fiches
    Par exemple, le compte de vente dans les articles est hérité au moment de la création de la fiche, et vient du réglage effectué dans Articles, prestations / Vente.
  • Lors de la comptabilisation, si aucun autre compte n’a été forcé lors de la saisie des factures
    Par exemple, s’il reste vide dans l’onglet Finances d’une facture émise, le compte d’escompte accordé est celui saisi sous Autres comptes / Vente.

Le bouton Utilisation des comptes permet de préciser si on veut que les fiches utilisent de préférence le compte générique ou un compte spécifique saisi dans chaque fiche.

Le bouton Comptes par défaut standards permet de remettre les comptes tels qu’ils sont proposés dans les plans comptables standards de Crésus Comptabilité.

Le bouton Corrige les comptes dans des fiches s’utilise pour mettre à jour en masse les comptes enregistrés dans les fiches existantes.

Onglet  Comptabilisation

Afin d’éviter les erreurs de saisie, Crésus propose d’empêcher un écart trop grand entre la date du jour et certaines dates (date de facture, date d’encaissement, etc.).

Indiquez ici le nombre maximum de jours d’écart autorisé.

Aide au pointage

Pour faciliter le contrôle, l’aide au pointage de Crésus Comptabilité permet de regrouper les écritures selon leur Groupe ou leur Référence.

Veuillez vous référer à § Crésus Facturation pour plus de détails.

Mise en forme des libellés

Le bouton Réglages pour la comptabilisation permet de spécifier si les écritures générées doivent inclure le commentaire ou les notes saisis dans chaque facture, et si le libellé doit inclure la désignation des articles ou non (mode Montre ou Cache le détail).

Si vous avez installé l’extension Codes analytiques, l’option Utilise ou N’utilise pas les codes analytiques permet d’activer ou non l’extension dans le fichier courant.

L’option Montre le numéro de ligne comptabilisée ajoute un préfixe propre au mécanisme de comptabilisation à chaque libellé. Ce mode n’est en général pas utilisé.

Escomptes

L’acquittement d’une facture peut générer un escompte obtenu ou accordé.

Ces escomptes peuvent être regroupés dans un compte unique défini dans l’onglet Comptabilisation décrit ci-dessus, ou ventilés dans les comptes d’achat ou de vente de la facture, au prorata des montants facturés.

La date de l’escompte peut être la date du jour de l’acquittement ou la date de la dernière écriture d’encaissement.

Cliquez sur le bouton Régler les escomptes.

On définit ici pour les escomptes accordés ou obtenus

  • la date d’acquittement de la facture
    • date de traitement : date du jour où on fait l’opération (recommandé)
    • date du dernier encaissement ou paiement : date de la dernière opération enregistrée dans le tableau
  • le mode de comptabilisation de l’escompte (voir les exemples ci-dessous)
    • ventilés dans les comptes articles : l’escompte sera enregistré au prorata dans chacun des comptes de produit ou de charge de la facture
    • regroupés dans le compte xxxx : l’escompte est passé en totalité dans le compte défini dans les réglages des comptes
  • Code de TVA à appliquer : en cas de comptabilisation dans Crésus Comptabilité, le montant de l’escompte doit provoquer une diminution du montant soumis à la TVA due. Si on passe le code TVA (resp. TVARED ou TVAHEB), le chiffre d’affaire est diminué, sans la trace de l’escompte. Si on utilise un code DIMCP (resp. DIMCPRED ou DIMCPHEB), le chiffre d’affaires n’est pas impacté, mais on obtient un montant à déduire du chiffre d’affaires pour déterminer le montant soumis à l’impôt.

Le §7.5.4 Les escomptes donne des informations comptables concernant les escomptes.

4.1.3Les réglages des extensions

Plusieurs extensions peuvent être acquises pour compléter le comportement standard de Crésus Facturation. Vous trouverez le détail de ces extensions sur www.cresus.ch.

L’onglet Extensions, Divers donne accès aux définitions, selon la documentation livrée avec chacune de ces extensions.

4.1.4Conserver le mode complet

Comme décrit plus haut, Crésus propose deux modes de travail :

  • Le mode simplifié est le mode de travail conseillé; il donne accès à toutes les fonctionnalités nécessaires à l’utilisation normale de l’application.
  • Le mode complet donne accès à de nombreuses fonctionnalités de paramétrage, adaptation et utilisation avancée; dans ce mode, certaines protections prévues pour empêcher des modifications intempestives sont désactivées.

Par défaut, Crésus revient toujours au mode de travail simplifié. Si, malgré les risques, vous souhaitez travailler en permanence en mode complet, vous pouvez choisir de conserver ce mode de travail.

  • Dans les Réglages généraux, onglet Extensions, divers, cliquez le bouton Mode de travail et sélectionnez le mode de travail Complet :

 

4.2Supprimer des fiches

Pour supprimer une fiche individuelle, sélectionnez la fiche et cliquez l’icône . Crésus demande de confirmer la suppression, qui est définitive.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre fiche. Par exemple, vous ne pourrez pas supprimer la fiche d’un client si celui-ci a des factures

Crésus donne également la possibilité de supprimer des fiches en masse.

4.2.1Supprimer toutes les fiches

Dans le volet latéral des Réglages généraux, le bouton Supprimer des fiches propose de détruire toutes les fiches, ou seulement les exemples (s’il y en a) :

Comme cette opération est irréversible, vous devez cocher la confirmation pour lancer la destruction demandée.

Tant qu’il reste des exemples dans votre fichier, vous ne pourrez pas travailler de manière définitive, et les documents imprimés conserveront le filigrane de test.

4.2.2Supprimer les anciennes fiches

Si votre base de données contient de nombreuses fiches, il se peut que les performances du logiciel soient péjorées.

La suppression de fiches devenues inutiles permet d’accélérer les opérations, en particulier les calculs et opérations lancées sur toute la base, comme les statistiques, par exemple.

Le bouton Supprimer les anciennes fiches dans le volet latéral des Réglages généraux propose de supprimer les fiches qui ont été archivées.

4.3Les autres réglages

Les autres réglages généraux et les réglages propres aux bases sont décrits dans le reste de ce manuel.

5Trouver de l’aide

Nous avons fait notre possible pour rendre l’utilisation de Crésus Facturation le plus intuitif et accessible possible. L’utilisation du logiciel peut cependant soulever bien des questions :

  • À quoi sert cette icône ?
  • Que fait cette fonction du menu ?
  • Où trouver l’information sur ce sujet ?

Notre site de support présente dans le détail nos logiciel.

Le présent chapitre vous propose différentes manières d’obtenir de l’aide.

5.1Les info-bulles

Un grand nombre de rubriques laissent apparaître un bref message d’aide lorsque vous immobilisez la souris quelques secondes sur un champ ou un bouton.

5.2.1L’aide

Dans le menu Aide, la commande Sommaire de l’aide démarre une aide en ligne. Utilisez les fonctions habituelles des onglets Sommaire, Index, Rechercher et Favoris pour parcourir les thèmes proposés.

La commande Utiliser l’aide explique le fonctionnement de l’aide.

La commande Nouveautés démarre l’aide sur une page résumant les nouvelles fonctionnalités de Crésus Facturation.

5.2.2Aide contextuelle

Vous pouvez demander l’aide contextuelle en cliquant l’icône Aide contextuelle , puis en cliquant l’icône qui vous intéresse :

  • Sélectionnez Aide contextuelle dans le menu Aide.
  • La souris s’orne d’un point d’interrogation.
  • Cliquez par exemple l’icône  Enregistrer.
  • L’aide s’ouvre sur l’explication de la commande Enregistrer.
  • Après consultation, fermez l’aide.
  • Sélectionnez Aide contextuelle.
  • Déroulez le menu Options et cliquez Mode complet :
  • L’aide s’ouvre sur l’explication de la fonction.
  • Après consultation, fermez l’aide.

Remarquez que l’action cliquée n’a pas été exécutée, mais que vous avez obtenu les renseignements sur l’icône ou sur le menu sélectionné.

5.3La Foire Aux Questions (FAQ)

Dans le menu Aide, la commande Foire aux Questions vous amène sur la FAQ du site https://support.cresus.ch, où vous pourrez trouver de nombreuses informations ainsi que des trucs et astuces.

Dans la FAQ, sélectionnez Crésus Facturation.

5.4Poser une question

Dans le menu Aide, la commande Poser une question ouvre www.cresus.ch et propose un formulaire qui permet de poser une question en ligne à notre assistance technique.

5.5Assistance technique

Si vous êtes bloqué, vous pouvez appeler notre assistance technique au numéro
0848 27 37 89 ou demander de l’aide en ligne sur www.cresus.ch.

5.6Interventions à distance

Nos spécialistes peuvent, à votre demande, intervenir par Internet sur votre machine au moyen d’un outil d’accès à distance.

5.7Service d’aide à la mise en route - pack de mise en oeuvre

Nous vous proposons un service d’aide à la mise en route comprenant la configuration de base du logiciel ainsi qu’une présentation du logiciel personnalisée. L’offre est présentée sur le site https://www.cresus.ch/support/pack/index.htm

5.8Cours

Nous organisons des cours d’introduction à l’utilisation des logiciels Crésus ainsi que des cours sur mesure. Consultez www.cresus.ch pour découvrir l’offre complète de nos cours.

5.9Spécialistes

Il peut être utile de faire appel temporairement à une aide extérieure pour faire le paramétrage initial d’une application personnalisée et vous aider dans vos premiers pas. Retrouvez des références sur www.cresus.ch.

5.10Version et numéro d’identification

C’est dans le menu Aide sous À propos de Crésus… que vous trouverez les informations concernant la version du logiciel, le numéro d’identification personnel, la durée de validité de mise à jour gratuite, etc.

Retrouvez les informations concernant le fichier (mandat) avec la commande Fichier, Propriétés.

6Fonctionnement détaillé

Cette section présente le fonctionnement de Crésus Facturation de façon détaillée.

6.1L’organisation générale

Crésus Facturation permet de facilement créer de nouvelles fiches, modifier ou supprimer des éléments, changer leur mise en page, les imprimer sous toutes les formes, classer, trier, extraire l’information, effectuer des calculs dans une fiche, entre les fiches, passer des données d’une fiche dans l’autre, …

La richesse du programme Crésus Facturation est telle qu’il est difficile de trouver un ordre logique pour décrire toutes les fonctions. Nous prendrons donc les fonctions dans un ordre thématique.

6.2Vocabulaire

Crésus Facturation est un logiciel qui utilise et gère des bases de données.

Il tient une cartothèque (en fait, plusieurs cartothèques liées).

  • Un fichier est constitué de plusieurs bases.
  • Une base de données est constituée de fiches.
  • Une fiche est constituée de rubriques.
  • Une rubrique contient une valeur.

 

6.3Les bases

Le fichier traité par Crésus Facturation comprend un ensemble de plusieurs bases de données.

  • Base des produits et services.
  • Base des clients.
  • Base des factures émises,
  • Base des créanciers (le cas échéant).
  • Base des factures reçues (le cas échéant) .
6.3.1Une base

Une base regroupe un ensemble de fiches qui concernent un secteur particulier, comme l’ensemble des produits et services, ou l’ensemble des clients.

Ces fiches peuvent être triées dans n’importe quel ordre, il est possible d’extraire celles qui correspondent à un critère donné, etc.

6.3.2Les fiches

Une base est constituée de fiches. Chaque fiche contient tous les renseignements concernant un élément, c’est-à-dire les données concernant un seul client ou un seul article. Crésus permet de gérer 30’000 fiches par base dans sa version de base (plus avec des extensions).

6.3.3Les rubriques

Chaque fiche contient une série d’informations, comme le nom de la personne, son prénom, sa date de naissance. Pour organiser les données, chaque élément est enregistré dans une rubrique. Afin de permettre un contrôle sur la saisie des données, on spécifie le type de contenu de chaque rubrique. Certaines rubriques ne pourront contenir que des dates, d’autres que des nombres, etc.

6.3.4Les variables

Dans une gestion de base de données, on a souvent besoin de données générales, comme le nom de l’entreprise, ou l’année à traiter dans les statistiques. Des rubriques sont créées pour stocker ces données, mais elles ne sont pas liées à une fiche particulière. Elles sont utilisables partout. Ces rubriques s’appellent des variables.

6.4Les présentations

Pour utiliser ces données, il faut pouvoir les saisir, les voir, les imprimer. Pour cela nous utilisons des présentations qui peuvent être de deux types principaux :

  • Les présentations pour l’écran servent à saisir les informations au clavier, à visualiser, chercher, extraire.
  • Les présentations pour l’imprimante sont utilisées pour tout document imprimé, comme une facture, une liste de clients, des étiquettes.

Les présentations peuvent faire appel à des présentations partielles. Ce sont des présentations définies une fois, réutilisables à plusieurs endroits, comme l’en-tête des documents papier.

Une partie de la puissance de Crésus Facturation tient au fait que toutes les présentations, aussi bien pour l’écran que pour l’imprimante, sont définissables par l’utilisateur. Un module de dessin permet d’adapter les présentations existantes et d’en dessiner de nouvelles.

6.5Les outils

Il est possible de traiter ces fiches avec des outils tels que :

  • Recherches et extractions.
  • Statistiques.
  • Création de fiches en série.
  • Opérations à travers toute une base.
  • Exportation et importation des fiches partielles ou complètes.
  • Préparation des écritures comptables dans Crésus Comptabilité.
  • Création des fichiers d’ordre de versement DTA/OPAE.
  • Utilisation des BVR.
  • Simplification du travail par boutons « action » qui peuvent reprendre une grande partie des éléments des menus.

Crésus Facturation peut très bien être employé tel que livré, en utilisant le fichier standard, mais il peut aussi être adapté, voire complètement remanié.

6.6Exportation / Importation de données

Il est possible d’exporter des données issues de Crésus Facturation dans un fichier de type texte, dont le séparateur est un tabulateur (fichier .txt) ou un point-virgule (fichier .csv).

Les fichiers produits peuvent facilement être consultés ou modifiés avec un tableur comme Excel.

Des masques d’exportation sont fournis en standard dans chacune des bases.

Masques d’exportation

La commande Fichier > Exporter des données permet d’accéder aux masques d’exportation (raccourci dans la barre d’icônes).

Ces masques définissent d’une part les rubriques exportées, d’autre part l’accès à utiliser :

En sélectionnant un masque, il est possible de modifier l’accès associé, ce qui détermine quelles fiches seront exportées.

  • Exporter demande l’emplacement et le nom du fichier à générer.

En mode complet, il est possible de créer ou modifier de nouveaux masques :

  • Créer crée un nouveau masque vide
  • Dupliquer permet de créer un nouveau masque identique à celui sélectionné dans la liste
  • Définition permet de modifier le masque d’exportation sélectionné.

NB : les masques modèles ne peuvent pas être modifiés, ils ne peuvent qu’être dupliqués.

Masques d’importation

De la même manière que pour les exportations, il est possible de définir des importations de données. La liste des masques d’importation n’est disponible qu’en mode complet. Utilisez pour cela Fichier > Importer des données ou l’icône  de la barre d’outils.

Les masques d’importation sont identiques aux masques d’exportation. Cela permet par exemple d’exporter des données, de les modifier dans un autre logiciel, puis de les réimporter.

Afin de préparer les données à importer dans le format correspondant, commencez par exporter des données selon le modèle choisi pour en comprendre la structure (les colonnes nécessaires) et disposer ainsi d’un fichier d’exemple.

Si le masque d’importation inclut le numéro de la fiche, le mécanisme vérifie si la fiche existe déjà.

Si la fiche n’existe pas, elle est créée à la volée.

Si la fiche existe, le mécanisme d’importation affiche un message signalant le cas. On peut alors choisir entre :

  • Fusionner avec la fiche existante : les champs de la fiche existante sont remplacés par les champs de la fiche importée
  • Ignorer la ligne entière : la fiche existante n’est pas modifiée.

Ces comportements peuvent être prédéfinis dans le masque d’importation.

7Les bases dans le détail

L’utilisation et la signification de beaucoup de rubriques et de boutons devrait pouvoir se passer d’explications. Nous nous bornons dès lors à documenter ici uniquement les rubriques et actions particulières.

7.1Deux rubriques particulières

Le numéro des fiches est un champ unique : chaque fiche a son numéro. Deux fiches de la même base ne peuvent pas avoir le même numéro. Il s’agit d’un identificateur unique interne qu’on ne doit pas modifier, puisque c’est lui qui permet de référencer les fiches d’une base à l’autre. Par exemple, le client d’une facture ou les articles d’une commande.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre base. Par exemple, supprimer un article utilisé dans des factures fausserait tous les calculs de statistiques. La rubrique Archive vous permet de cacher les fiches archivées sans les supprimer.

7.2Le volet latéral

Si le volet latéral n’est pas affiché, il apparaît lorsque vous approchez la souris du bord droit de la fenêtre, et se réduit lorsque vous ramenez la souris vers la gauche.

Le volet est séparé en plusieurs zones. Les boutons et icônes affichés sont différents dans chaque base, en fonction des actions possibles.

Volet latéral

La première partie regroupe des fonctions utilitaires. Elle est identique dans toutes les bases.

Le double chevron vous amène à l’écran d’accueil.

L’icône ouvre Crésus Banking.

Vous accédez à la calculatrice avec l’icône

La seconde partie regroupe les actions qui s’appliquent à TOUTES les fiches de la base.

La troisième partie regroupe les actions qui s’appliquent uniquement à la fiche actuellement sélectionnée dans la liste de gauche et dont le détail est affiché.

7.2.1Accéder aux réglages

Dans toutes les bases, le volet latéral offre l’accès aux Réglages généraux et aux Réglages de la base courante. Cliquez l’icône  dans la zone Globale ou Base.

7.2.2Chercher une fiche

Depuis chaque base, vous pouvez chercher une fiche (créancier ou client) par son nom ou tout autre élément de son adresse  (Alt+X).

Vous pouvez aussi chercher une fiche selon son numéro de téléphone  (Alt+T).

Vous pouvez également chercher une facture reçue ou émise par son numéro (Alt+R).

7.2.3Ouvrir le dossier des copies PDF

Si vous avez opté pour la création automatique des copies PDF (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF), cliquez l’cône  pour ouvrir le dossier d’enregistrement défini dans les réglages de base.

7.2.4Cocher / décocher

Comme expliqué plus haut, les accès servent à afficher tout ou partie des fiches de la base, en fonction de critères de sélection prédéfinis. Il existe une méthode pour créer un accès temporaire rassemblant diverses fiches qui n’ont pas de critère commun facilement définissable. Il s’agit de cocher les fiches voulues, puis d’extraire uniquement les fiches cochées.

Cliquez l’icône  dans le coin inférieur droit de la fiche pour cocher/décocher la fiche courante.

Cliquez le bouton Traiter les fiches cochées dans la zone Base du volet latéral pour sélectionner l’action à faire sur les fiches marquées.

Choisir l’option Montrer les fiches cochées dans ce dialogue équivaut à sélectionner l’accès Cochés dans la liste des accès (§2.12 Les accès).

7.2.5Les rapports et états (ou statistiques)

Les statistiques peuvent être lancées depuis l’écran d’accueil ou depuis chaque base. Elles varient en fonction de la base courante et sont décrites ci-après dans les pages consacrées à chaque base.

Dans l’écran d’accueil, on accède aux statistiques liées aux Débiteurs et aux Créanciers, et aux statistiques de vente et d’achat de Produits et services.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Dans le volet latéral de chaque base, le bouton Rapports et états de la zone Base propose les statistiques sur toutes les fiches de la base ou les statistiques individuelles liées à la fiche sélectionnée.

Lisez également le §3.11 Les rapports et états (ou statistiques).

7.2.6Les dossiers liés

Dans les Réglages  de chaque base sauf la base Articles, le bouton Créer un dossier… permet de définir un dossier racine dans lequel Crésus ajoutera un dossier par fiche (basé sur le n° de la fiche courante).

Le cas échéant, l’icône  s’affiche dans la zone Fiche courante du volet latéral. Un clic ouvre le dossier concerné, où vous pouvez enregistrer ou consulter n’importe quel document. Il n’y a aucun lien entre les documents eux-mêmes et Crésus, seul l’emplacement de stockage est géré.

7.3La base des articles, produits et services

Pour des raisons de lisibilité, les articles, produits et services sont appelés simplement articles.

7.3.1Onglet Article

La rubrique Code Perso permet d’assigner un code à un produit ou service. Il sert à définir des catégories d’articles.

Vous pouvez introduire un code particulier directement dans le champ, ou utiliser la liste déroulante.

Vous pouvez définir jusqu’à 20 codes que vous utilisez couramment, dans les Réglages des articles que vous atteignez en cliquant l’icône  dans la zone Base articles du volet latéral, ou en utilisant le bouton Réglages articles dans le volet latéral des réglages généraux.

Si vous avez défini une liste de codes personnels, vous pourrez directement sélectionner les articles correspondants dans la liste des accès (§2.12 Les accès).

La rubrique Quantité par défaut est le nombre d’articles qui apparaît d’office dans la facture lorsque vous sélectionnez cet article.

La rubrique Rabais vous permet de définir un rabais automatique pour cet article. En saisissant cet article dans une facture de vente, le taux de rabais est repris sur la ligne correspondante.

L’article peut être rattaché à un fournisseur comme suit :

Introduisez dans le champ le numéro de la fiche de votre fournisseur. Le nom du fournisseur vient automatiquement remplir le champ associé. Vous pouvez également le choisir dans la liste des fournisseurs avec le bouton F2.

Le Code correspond à la référence de l’article chez le fournisseur.

Dans la zone Comptabilisation, vous pouvez indiquer dans quel compte devront être comptabilisés l’achat et la vente de cet article, pour autant que votre facturation soit liée avec Crésus Comptabilité :

Un compte défini pour cet article aura priorité sur les comptes d’achat et de vente par défaut définis dans les réglages généraux, onglet Comptabilisation (Alt+8).

7.3.2Onglet Divers – Gestion du stock

Crésus propose un mécanisme de gestion de stock qui peut être activé ou non. Toutes les opérations liées à la gestion de stock sont décrites au §14 Gestion de stock de ce manuel.

Si le mode est actif, on choisit pour chaque article s’il y a lieu d’en tenir le stock ou non.

L’état du stock se fait par addition et soustraction des entrées et des sorties de stock, sur la base d’un stock initial ou d’un inventaire de base à une date définie.

En cas de correction de stock, le nombre d’articles en stock ne doit pas être corrigé directement dans la fiche, mais faire l’objet d’une fiche de correction de stock.

Dans l’onglet Divers des articles, si la case Gestion du stock est activée, vous pouvez connaître la quantité d’articles en stock, qui est mise à jour à chaque livraison effectuée ou reçue.

La Quantité minimum représente le seuil de réassortiment au-dessous duquel il est nécessaire de passer une commande. Le nombre d’articles disponibles avant de repasser une commande est également affiché dans le champ Marge.

L’accès Stock : en rupture affiche les articles dont la quantité en stock est inférieure au seuil (§2.12 Les accès).

Si vous avez saisi un prix d’achat, la valeur de votre stock est directement calculée en fonction du prix d’achat actuel.

La valeur de votre stock est calculée strictement sur le nombre d’articles en stock. Aucune correction n’est faite en fonction du prix d’achat réel des articles achetés. Il vous appartient donc de fixer le prix d’achat de vos articles selon vos propres règles.

7.3.3Les statistiques de la base des articles

Les statistiques des prestations et services sont lancées en cliquant le bouton Rapports et états du volet latéral.

Tous les mouvements traite toutes les entrées (achats) et sorties (ventes) entre 2 dates à préciser.

Seulement les entrées ou Seulement les sorties limite la statistique au choix effectué.

Dans le dialogue de réglage, déroulez la liste Choix des articles pour déterminer si la statistique doit être établie pour l’ensemble des fiches de la base, les articles soumis à la gestion de stock ou ceux d’un accès à choix.

Le Choix du tri détermine le classement des articles présentés.

L’option Avec valorisation affiche les montants liés aux mouvements.

Le Comparatif périodique montre les mouvements de l’année choisie et les compare avec les 2 années précédentes.

L’Inventaire – valorisé ou non – ne peut être établi que si vous avez initialisé une gestion de stock (§14 Gestion de stock). Il propose le stock calculé à la date demandée, ainsi que le stock théorique actuellement enregistré dans la fiche de l’article.

Les boutons de la zone Fiche courante lancent les mêmes statistiques limitées à l’article sélectionné.

7.3.4Le volet latéral de la base des articles

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques d’achats et ventes des articles (voir ci-dessus).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Cliquez le bouton Afficher des documents ou cliquez l’icône  pour accéder au choix pour l’impression d’étiquettes ou une liste d’articles. Dans les deux cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Le bouton Extraire les fiches avec cet article affiche tous les documents touchant l’article courant, dans la base des factures émises ou celle des factures reçues.

7.3.5Les réglages de la base des articles

C’est ici qu’on décide si on désire activer la gestion de stock :

Toutes les opérations liées à la gestion de stock sont décrites au §14 Gestion de stock de ce manuel.

Changer le prochain numéro de fiche créée donne la possibilité de modifier le numéro proposé automatiquement par Crésus pour la prochaine nouvelle fiche article.

Régler les codes personnels permet de définir quels sont les 20 codes personnels proposés par le menu lié au champ Code perso de la fiche article. Chaque code est associé à un accès.

La modification de la liste des codes proposés ne modifie pas le contenu du champ Code dans les fiches des articles.

Pour modifier la liste des unités à disposition, il faut passer en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet), puis passer dans la définition des rubriques  (commande Données–Rubriques) :

  • Le dialogue suivant apparaît :

  • Sélectionnez la rubrique Unité.
  • Ajoutez la nouvelle unité dans la liste et cliquez OK.

Il ne faut pas que la nouvelle unité change l’ordre dans lequel sont enregistrées les unités existantes, ajoutez toujours la nouvelle unité à la place d’une unité inutilisée ou après les unités existantes.

7.4La base des clients

Cette section présente les divers onglets de la base Clients.

7.4.1Onglet Client

La rubrique Code s’utilise et se paramètre dans l’onglet Détails des Réglages clients , comme la rubrique Code perso décrite pour les articles.

Le champ Réf. – qui peut être affiché ou non selon le réglage – est un texte libre que vous pourrez chercher ou extraire avec les outils de recherche, et qui peut être utilisé comme critère pour saisir le client dans une facture.

Les cases à cocher Groupe 1 à 10 servent à assigner votre client à différents groupes, dont vous aurez au préalable défini la signification.

Un même client peut appartenir à plusieurs groupes.

Vous pourrez utiliser l’extraction  (F4) pour chercher les fiches correspondant un groupe ou une combinaison de groupes (§15.2 L’extraction).

Le nom des groupes est défini dans l’onglet Détails des Réglages clients .

Si vous modifiez la définition des groupes dans les réglages, les clients seront affectés au nouveau nom de groupe.

Copie l’adresse complète du client dans le presse-papiers du système (vous pouvez ensuite coller l’adresse dans un autre programme).
Ouvre l’explorateur Internet sur le site Google Maps et affiche directement l’adresse du client.
Prépare un e-mail adressé au client dans votre programme de messagerie.
 Lance le navigateur Internet directement sur le site de votre client.

 

Ces 2 icones ne s’affichent que si les champs sont renseignés.

Si vous avez défini que L’affichage du portrait des clients est utilisé, cliquez le bouton Portrait, sélectionnez un fichier comportant une photo et cliquez Ouvrir.

Le bouton est caché si vous avez laissé le mode L’affichage du portrait des clients n’est pas utilisé.

L’utilisation du portrait est défini dans les Réglages clients  :

Si le mode L’adresse de facturation est utilisée a été activé dans les réglages, le champ Adresse de facturation permet de saisir une adresse autre que l’adresse de base du client. L’adresse sera passée automatiquement dans le champ Adresse prioritaire des factures créées, mais peut être modifiée individuellement dans la facture.

Ce champ ne s’affiche pas si vous avez conservé le mode L’adresse de facturation n’est pas utilisée.

7.4.2Onglet Contacts

Vous pouvez enregistrer jusqu’à six personnes de contact pour chacun de vos clients. Vous pouvez reprendre les adresses de vos contacts dans les factures émises, où elles sont une personne de référence.

Cliquez sur l’icône  pour ouvrir le dialogue et saisir un contact ou modifier un contact existant.

La rubrique Code est totalement libre.

Si vous saisissez une adresse e-mail, l’icône  apparaît. Cliquez sur cette icône pour créer un e-mail à cette adresse.

Cliquez sur le bouton Valide le contact, ou Annule si vous ne souhaitez pas le garder. Vide vous permet de vider ce contact sans sortir du masque de saisie.

Une fois votre contact enregistré, il apparaît dans la liste.

Si vous avez saisi un commentaire associé au contact, cliquez sur le signe  Information qui apparaît pour l’afficher.

Pour supprimer un contact, cliquez sur la poubelle . Vous effacez alors simplement la ligne sans décaler les autres contacts.

Le champ Commentaire pour les contacts vous permet d’inscrire un commentaire global pour les contacts de cette fiche. Ce texte n’apparaîtra nulle part ailleurs.

7.4.3Onglet Livraison

Vous pouvez définir jusqu’à 6 adresses de livraison autres que l’adresse principale du client. Ces adresses seront utilisables lors de l’impression de bulletins de livraison pour ce client.

Le mode de saisie est le même que pour les contacts.

Le commentaire saisi avec l’adresse de livraison est également imprimé sur les bulletins, permettant par exemple de donner des indications au livreur.

S’il y a plusieurs adresses de livraison, le bouton qui s’affiche à côté sert à déterminer quelle est l’adresse prioritaire de livraison :

Au moment où vous créez un nouveau bulletin de livraison, c’est cette adresse qui est automatiquement reprise par défaut. Vous pouvez bien sûr en choisir une autre si vous le souhaitez, pour l’une ou l’autre livraison.

Vous disposez également au bas de l’écran d’un champ Commentaire pour bulletin de livraison pour saisir quelques informations globales sur vos adresses de livraison. Ce texte ne s’imprime pas sur les bulletins de livraison.

7.4.4Onglet Annexes

L’onglet Annexes vous permet de saisir d’avance des articles qui sont régulièrement facturés à votre client. Ces articles peuvent être intégrés automatiquement dans les nouveaux documents pour le client.

Si vous indiquez un prix préférentiel pour les articles, il aura priorité sur le prix défini dans votre base des articles.

Vous pouvez également entrer une quantité habituelle.

Le bouton Mettre les prix reprend les prix standards dans les fiches des articles listés (par exemple en cas de changement de prix).

Le bouton Vider les prix supprime tous les prix préférentiels, pour vous permettre de saisir de nouveaux prix.

Lorsque vous cliquez le bouton Créer un nouveau document dans le volet latéral, Crésus Facturation vous propose de reprendre les articles de cette liste, afin de pré-remplir votre facture.

La facture peut être créée avec les prix et quantités prioritaires ou non, selon les cases cochées dans le dialogue. Vous pouvez bien évidemment modifier les prix et quantités dans le nouveau document.

7.4.5Onglet Soldes et totaux

Crésus enregistre les montants dus et payés trimestriellement.

Si votre base de données devient trop importante, vous serez peut-être amené à supprimer des factures. Comme le système conserve les éléments essentiels de chaque trimestre, il est toujours possible de connaître l’historique de chaque client.

Le bouton Solde dû et total payé initiaux vous permet de saisir les valeurs propres à chaque client, par exemple si vous commencez une nouvelle facturation, en partant d’un autre système.

Le bouton Va à ce jour affiche directement la ligne correspondant à la période actuelle.

7.4.6Onglet Administration

Vous pouvez choisir si les factures préparées pour ce client mentionnent des prix HT (hors taxes) ou TTC (toutes taxes comprises), indépendamment des paramètres fixés dans les réglages généraux. Dans tous les cas, la part de TVA sera indiquée dans le pied de la facture.

Vous pouvez également gérer les clients domiciliés à l’étranger (Export) ou exonérés de TVA (par ex. certaines institutions internationales).

Vous pouvez lui accorder systématiquement un rabais global (en %), que vous pouvez saisir soit avec la liste déroulante, soit en tapant directement le taux souhaité (encore modifiable dans chaque facture).

Le degré de solvabilité que vous lui accorderez et le délai de paiement sont deux éléments importants pour la gestion des clients.

Si vous assignez un autre critère de solvabilité que Normal, les factures de ce client (seulement sur l’écran) afficheront un rappel.

La liste des textes de solvabilité utilisés se définit dans les Réglages clients .

Vous pouvez accorder un délai de paiement à un client qui est systématiquement différent du délai par défaut de vos réglages. Ce délai peut être modifié dans chaque facture que vous établissez pour ce client.

La liste des délais de paiement et le délai ordinaire se définissent dans les Réglages clients .

Lorsque vous créez une fiche client, le compte débiteur est renseigné par défaut selon le réglage effectué dans Réglages généraux , onglet Comptabilisation.

Vous pouvez forcer ici un autre compte.

7.4.7Les statistiques de la base des clients

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques de la zone Base clients concernent l’ensemble des débiteurs, celles de la zone Fiche courante concernent le client sélectionné.

Cliquez le bouton du rapport désiré :

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les factures ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas le paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options se présentent :

Si elle est lancée pour tous les clients, la statistique peut être établie pour tous les clients ou les clients de l’accès sélectionné par avance.

L’option Liste des débiteurs affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter.

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau.

Les résultats peuvent être groupés par débiteur ou par compte.

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures.

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à deux statistiques qui affichent le total des montants versés par les clients, respectivement les soldes dus par les clients, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

7.4.8Le volet latéral de la base des clients

Dans la zone Base clients

Si vous avez défini un dossier pour enregistrer des pièces jointes aux clients (§7.4.9 Les réglages de la base des clients), cliquez l’icône  pour l’ouvrir.

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques des clients (§7.4.7 Les statistiques de la base des clients).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

L’impression propose à choix des étiquettes ou des listes de clients. Dans tous les cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Dans la zone Fiche courante

Le bouton Créer un nouveau document propose le choix entre une nouvelle facture, une offre ou un bulletin de livraison pour le client sélectionné.

Le cas échéant, Crésus propose de créer une facture avec les articles prédéfinis comme décrit ci-dessus (§7.4.4 Onglet Annexes).

Lors de la création d’un nouveau document, si une note de crédit est ouverte pour ce client, le programme vous le signale. Voir la gestion des notes de crédit au §7.5.13 Les notes de crédit.

Cliquez le bouton Extraire les documents du client pour montrer toutes les fiches de ce client dans la base des factures.

7.4.9Les réglages de la base des clients

Onglet Client

Il est possible de lier une image à un client. Si vous activez l’option L’affichage du portrait des clients est utilisé, le bouton Portrait dans la fiche des clients vous permet de sélectionner l’image à afficher dans la fiche du client.

Le mode choisi ici détermine si les nouvelles fiches de clients sont créées avec le mode Hors Taxes ou TTC.

Si le code de travail pour le client n’est pas utilisé, le champ Réf. dans la fiche client est caché.

Si l’adresse de facturation n’est pas utilisée, le champ est caché dans les données des clients.

Le bouton Personnaliser les délais de paiement permet de modifier les textes proposés lors de la saisie des factures. Le Délai de paiement normal est celui qui sera mis par défaut dans le champ correspondant de l’onglet Administration, lorsque vous créez de nouvelles fiches de clients.

Les textes réglés sous Personnaliser les textes de solvabilité s’utilisent dans l’onglet Administration des clients. L’information s’affiche dans l’onglet Résumé des factures créées. Vous pouvez en particulier décider quels états de solvabilité affichent un avertissement rouge dans la facture du client.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle fiche client.

La fonction Créer un dossier par client… permet de définir un dossier racine dans lequel Crésus crée un dossier par client. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des clients, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier du client sélectionné.

Onglet Détails

La liste des 10 titres disponibles lors de la saisie des fiches clients est paramétrable. Cliquez le bouton Régler les titres… pour modifier la liste.

Le processus vous demande de donner le titre entier, puis de donner l’abréviation (le titre court) de chaque titre.

Utilisez les boutons Personnaliser pour modifier les listes des codes et autres catégories proposées lors de la saisie des fiches clients.

Les codes clients sont automatiquement proposés dans les accès à disposition (§2.12 Les accès).

Si vous modifiez l’un des codes de la liste, le code n’est pas modifié dans les fiches des clients concernés.

Les noms des groupes sont affichés en bas à droite des fiches des clients. Une personne peut être rattachée à plusieurs groupes. Utilisez les extractions pour montrer les membres d’un groupe (§15.2 L’extraction)

Une modification apportée à la liste des groupes modifie la dénomination du groupe, mais ne change pas l’état des cases cochées dans les fiches des clients.

La mise en page des premières lignes de l’adresse des clients sur les documents est toujours sujette à discussion. Faut-il mettre le nom avant le prénom ? Sur la même ligne que le titre ? Et que faire si c’est un privé et pas une entreprise ?

Plusieurs combinaisons sont possibles dans le dialogue proposé par le bouton Composer l’adresse…

  • Titre normal (par exemple Monsieur et Madame) ou court (M. & Mme).
  • S’il faut inverser le nom et le prénom (Jean Dupont ou Dupont Jean).
  • S’il faut passer à la ligne après le titre ou non.

7.5La base des factures émises

La base des factures émises réunit tous les documents liés aux livraisons et ventes aux clients : offres, confirmations de commandes, bulletins de livraison ou factures.

Dans son concept de base, Crésus ne conserve qu’un document qui passe d’un état à l’autre : une offre devient confirmation de commande, qui devient bulletin de livraison et enfin facture.

Il n’est pas nécessaire de passer par les 4 étapes, on peut directement créer un bulletin de livraison ou une facture.

Vous pouvez modifier le document à chaque étape, sauf après l’impression de la facture.

Crésus Facturation ne conserve pas l’historique des modifications. Si vous souhaitez conserver l’historique des différentes versions d’un document, il faut l’imprimer, ou l’enregistrer en format PDF dans le dossier du client.

7.5.1Onglet Résumé

  • Les 4 boutons permettent de transformer le document d’un état à l’autre.
  • Le bouton foncé signale l’état actuel du document.

L’état Facture affiche des champs qui sont cachés dans les 3 états précédents :

  • Les dates de prestation s’impriment sur les factures et permettent de déterminer la période à laquelle s’applique une facture.

  • Pour modifier la date prédéfinie, cliquez le bouton Date prestation.
  • Le bouton > insère automatiquement la date du jour ou la date prédéfinie dans le premier champ.

Cliquez l’icône  pour repérer l’adresse du client dans Google Maps.

L’icône  affiche quelques informations relatives au client du document courant.

Un clic de l’icône  en regard de l’adresse copie l’adresse du client dans le presse-papiers du système. Un clic sur l’icône en regard du téléphone copie l’adresse avec les numéros de téléphone, adresse mail et site Internet dans le presse-papiers.

Vous pouvez coller l’adresse dans toute application par Ctrl+V.

La Date de facture se complète automatiquement avec la date du jour lorsque vous imprimez le document.

Si la facture doit porter une autre date, vous pouvez forcer la date avant de l’imprimer.

Le bouton Document lié sert à établir un lien vers un document justificatif enregistré sur le disque. S’il y a un document lié, le bouton Ouvrir lance l’application nécessaire et ouvre le document.

Le dossier ouvert par défaut lors d’un clic sur le bouton est défini dans les Réglages des factures émises .

Cliquez Pièce comptable pour ouvrir le document dans son application.

Cliquez l’icône  pour effacer le lien vers le document. Le document n’est pas supprimé.

Si vous utilisez simultanément différents types de bulletins de versement, en bas d’écran figure le choix du compte de liquidité auquel le bulletin de versement de la facture courante se rapporte (§8.1.2 Le réglage des comptes BVR).

On peut spécifier si le bulletin de versement imprimé doit comporter le montant de la facture ou non.

Le réglage des bulletins de versement doit être fait dans l’onglet BVR des Réglages généraux  (§7.6 La base des créanciers (fournisseurs)).

Crésus propose plusieurs mises en page pour les documents imprimés, en particulier des documents avec ou sans sous-totaux par section, ou encore la possibilité de personnaliser le corps des documents. Chaque fiche peut être imprimée selon l’une ou l’autre des méthodes (voir ci-dessous).

 

 

7.5.2Onglet Détails

Les rabais

Crésus gère 2 notions de rabais :

  • le rabais par ligne.
  • le rabais global de la facture.

Le rabais par ligne peut être saisi lors de la création de la facture, dans la colonne Rabais du tableau détaillé de la facture.

Le rabais par ligne peut être saisi directement dans la fiche article. Dès que vous sélectionnez cet article, le rabais est automatiquement appliqué (§7.3.1 Onglet Article).

Le rabais global s’applique sur le total de la facture, et s’introduit dans la rubrique au bas du résumé sur toutes les lignes de votre facture.

Le rabais global s’applique sur le total calculé après les rabais de ligne.

Les frais

Dans les Réglages factures , le bouton Régler les frais sert à associer des frais de port et d’emballage standards associés aux boutons Normaux et Spéciaux des factures.

Vous pouvez également facturer manuellement des frais en les mentionnant soit hors taxes, soit TTC. Le montant se reportera automatiquement dans l’autre case.

Les frais de port et d’emballage ne sont pas inclus dans un éventuel rabais accordé. Si vous souhaitez leur appliquer également le rabais, vous devrez les porter dans le détail de votre facture.

Le total arrêté

Pour définir un montant à payer autre que le montant calculé par Crésus, cliquez le bouton Total arrêté et saisissez le montant souhaité.

Tous les éléments de la facture seront recalculés pour arriver à ce montant :

 

Si vous devez revenir d’un total arrêté au total calculé cliquez le bouton Recalculer le total, Crésus supprime le total arrêté et reprend le montant calculé.

Prix HT/TTC

Les boutons radio  vous permettent d’indiquer si les prix unitaires mentionnés dans cette facture sont des prix HT ou TTC, indépendamment des autres réglages de votre fichier.

Le prix unitaire ne change pas, seul le prix de la colonne Total TTC est adapté, et par conséquent le total de la facture.

Ligne des articles Normal / avec sous-totaux / personnalisés

Crésus propose différentes présentations pour le corps du document.

  • En mode Normal, votre facture se présentera de manière tout à fait ordinaire, les montants les uns sous les autres :

  • En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les différentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette présentation, Crésus imprime automatiquement le total des lignes précédentes chaque fois qu’il rencontre le mot Total dans le libellé de la ligne.

  • En mode Avec codes, le code d’article vient se mettre en début de ligne :

Le réglage par défaut du mode d’impression se fait dans l’onglet Impression des Réglages des factures émises .

Le concept des présentations modèles dans Crésus vous permet de créer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la présentation partielle existante pour créer une présentation personnalisée avec le même nom, qui se substituera à la présentation modèle.

7.5.3Onglet Finances

La saisie des opérations financières dans cet onglet a été décrite dans les chapitres consacrés à la prise en main (§3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes).

Dans la partie droite de l’onglet, la section Comptabilisation donne des informations sur les sessions de comptabilisation :

  • Vous pouvez ainsi retrouver la date et le numéro de la session de comptabilisation de toutes les étapes de votre facture.
  • La première ligne (ici session 3) est la comptabilisation de la facture.
  • Les lignes suivantes enregistrent la comptabilisation des paiements reçus.

  • La coche Acquitté le et la date d’acquittement enregistrent que la facture a été acquittée.
  • Le commentaire pour la comptabilité vous permet de mémoriser une note en relation avec la comptabilisation.

Il est possible d’empêcher la comptabilisation d’une facture en activant le statut Ne comptabilise pas cette facture.

L’accès _Problème de compta accessible en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet) affiche les factures dont le statut a été tourné sur Ne comptabilise pas cette facture.

7.5.4Les escomptes

Lorsque le paiement d’une facture ne correspond pas exactement au montant facturé (que le client ait payé trop ou pas assez) et que vous souhaitez considérer la facture comme payée en l’état, la différence sera passée en escompte.

Dans l’exemple qui suit, le montant de la facture est de 1’620.– et le client ne nous a payé que 1’600.–. Nous acceptons de considérer la facture comme payée et le montant manquant et passé en escompte.

Le mécanisme est le même si le client nous a payé un montant trop élevé.

Comptabilisation des escomptes[1]

Lorsque vous escomptez une facture, en fonction des réglages de base effectués, le montant escompté sera soit comptabilisé en totalité dans un compte global « Escomptes », soit ventilé entre les différents comptes de produits, diminuant ainsi le produit réalisé.

Régler les escomptes

Consultez le §4.1.2 Les réglages modifiables pour le détail des réglages.

Escomptes ventilés dans les comptes de produits

Ici, nous avons effectué une vente de deux articles (dans une proportion un tiers / deux tiers), que nous comptabilisons dans deux comptes séparés :

Le client ne nous a payé que 1’600.– et nous escomptons le solde de 20.–.

Nous avons défini dans les réglages généraux que les escomptes doivent être ventilés :

Ici, l’escompte de 20.– a diminué les deux comptes de produit initiaux (3200 et 3600), au prorata du montant des ventes (⅓ – ⅔), corrigeant ainsi le montant des ventes.

Escomptes regroupés dans un compte Escomptes accordés

Si nous avons défini que les escomptes devaient être regroupés dans un compte d’escomptes accordés, nous obtenons les écritures suivantes :

L’escompte accordé est ainsi imputé globalement au compte spécifié, habituellement en diminution d’un compte de produit (3900).

Dans ce mode, lors de la saisie du montant, vous avez la possibilité de modifier le compte à imputer pour l’escompte.

Pour être tout-à-fait juste dans le cas d’un escompte, le code de TVA devrait être DIMCP. Le montant de l’escompte figure alors en diminution du montant soumis à TVA dans le décompte TVA. Assurez-vous d’avoir paramétré correctement les codes de TVA liés aux escomptes dans les réglages de base.

[1] Ne s’applique que lors d’une comptabilisation avec Crésus Comptabilité.

7.5.5Onglet Contact, livraison, état

L’adresse prioritaire de facturation ou de livraison saisie ici figure à la place de l’adresse principale enregistrée dans la fiche du client lors de l’impression d’une facture respectivement d’un bulletin de livraison.

Le bouton Choisir l’adresse de livraison permet de sélectionner l’une des adresses enregistrées dans l’onglet Livraison de la fiche client.

Chaque facture peut faire référence à une personne de contact de la fiche client, à titre informatif. Cliquez le bouton Choisir le contact pour montrer la liste des contacts et opérer un choix.

Sous Impressions figure l’état de l’impression des différentes étapes du document.

Les dates se complètent automatiquement à la date du jour de l’impression, le statut d’impression se met sur Déjà imprimé si l’on répond Oui à la question de savoir si c’est bien imprimé. Il est possible de saisir une date d’impression avant d’imprimer le document pour forcer la date du document.

Bien que cela soit possible, il est déconseillé de tourner les statuts d’impression manuellement, il est préférable d’imprimer réellement le document.

Les statuts d’impression changent d’état après la réponse Oui dans les cas suivants :

Le statut de est changé par l’impression du document
Devis Devis-Offre
Conf_Comm Confirmation de commande
Bulletin de livraison Bulletin de livraison
Facture Tous les documents facture, BV rouge, BVR
Rappel 1 Tous les documents Rappels 1
Rappel 2 Tous les documents Rappels 2
Rappel 3 Tous les documents Rappels 3

 

7.5.6Modifier une facture

Une facture peut être modifiée tant qu’elle n’a pas été imprimée. Dès que son impression a été validée, elle ne peut plus être modifiée, afin qu’elle corresponde à la facture en possession de votre client.

C’est pourquoi il est important de vérifier la facture avant de valider l’impression.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de modifier la facture après son impression, puis de la renvoyer au client. Dans ce cas, vous devez cliquer le bouton Débloquer cette facture dans le volet latéral.

Si vous voulez la bloquer à nouveau, il suffit de l’imprimer à nouveau. Vous pouvez aussi aller dans l’onglet Contact, Livraison, État et modifier le statut de facture émise en Déjà imprimé.

Si la facture est comptabilisée, elle ne pourra pas être débloquée. Il faudra d’abord annuler la comptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures). Mais si la facture a fait l’objet de rappels, elle ne peut plus être débloquée.

7.5.7Impression des documents

Utilisez les boutons dans le volet latéral pour afficher ou imprimer le document sélectionné

ou les documents d’un accès particulier.

Par défaut, le mécanisme demande quelle imprimante utiliser à chaque impression. Il est possible de faire en sorte que les documents soient automatiquement dirigés vers une imprimante prédéfinie.

Si vous avez plusieurs bacs ou plusieurs imprimantes, les documents peuvent être acheminés vers le bac ou l’imprimante spécifique en fonction d’un réglage à faire.

Consultez le paragraphe § Crésus Facturation de ce manuel.

7.5.8Enregistrer une copie PDF

Crésus Facturation peut enregistrer une copie au format PDF du document dans la foulée de l’impression des offres, confirmations de commande, bulletins de livraison, factures émises et factures pro forma (base des factures émises), ainsi que des commandes aux fournisseurs (base des créances).

Dans l’onglet Extensions, Divers des Réglages de base , le bouton Produire des copies PDF affiche le dialogue de réglage.

Cochez l’option Activer la production automatique de copies PDF pour afficher l’ensemble des options.

Vous avez le choix de générer les PDF lors de l’impression des documents et/ou pour l’envoi de documents par e-mail.

L’option Ajouter le nom du destinataire inclut le nom du client ou du fournisseur dans le nom du fichier PDF produit.

Par défaut, le fichier PDF généré remplace un fichier PDF portant le même nom. Si l’option Ajouter un numéro de séquence est activée, le mécanisme conserve les différentes versions du fichier.

Le mécanisme peut également mettre à disposition la pièce comptable d’une facture originale et du rappel d’une facture. Ces pièces comptables sont accessibles depuis la comptabilité liée. Consultez cet article de la base de connaissances pour plus d’informations.

Scanner les factures reçues : dans un environnement Windows, le logiciel tiers CmdTwain peut être lancé directement depuis une facture reçue. Consultez cette page de notre base de connaissances pour plus d’informations.

Lorsque vous validez les options, le processus demande dans quel dossier il doit enregistrer les copies PDF automatiques des factures, puis le cas échéant dans quel dossier il doit enregistrer les pièces comptables et finalement dans quel dossier il doit enregistrer les documents PDF produits par les statistiques.

Le nom des copies PDF est composé comme suit :

X_N° document-N° destinataire_Destinataire.pdf

Où X prend les valeurs suivantes :

  • O : offre
  • C : confirmation de commande
  • L : bulletin de livraison
  • F : facture
  • P : facture pro forma
  • Z : commande fournisseur

Par exemple, la copie PDF du bulletin de livraison n° 10835 pour le client 2753 ABConsulting sera enregistrée dans le dossier de votre choix sous le nom:

 L_10835-2735_ABConsulting.pdf.

Le bouton  dans le volet latéral accède au dossier défini pour le stockage des copies PDF des documents selon le réglage effectué ci-dessus.

Le même bouton affiché dans l’onglet des statistiques ouvre le dossier d’enregistrement des copies PDF des statistiques.

La commande Fichier > Produire un PDF ouvre le dialogue de choix du document à générer et permet d’enregistrer le résultat PDF dans le dossier de votre choix indépendamment des réglages ci-dessus.

7.5.9Les rappels

L’accès Rappel 1 à imprimer vous permet d’extraire les factures pour lesquelles vous devez envoyer un premier rappel. Ce sont les fiches répondant à toutes ces conditions :

  • Il s’agit d’une facture.
  • Elle est imprimée.
  • Elle n’est pas acquittée.
  • Le délai de paiement de la facture additionné au nombre de jours avant l’envoi du premier rappel (défini dans les réglages généraux) est dépassé.

Le bouton R1 du volet latéral affiche le même accès.

Vous pouvez alors cliquer le bouton Afficher des documents ou l’icône  pour imprimer tous les rappels, ou le bouton Afficher ce document ou l’icône, pour imprimer les rappels les uns après les autres, ce qui permet d’examiner la situation de chaque débiteur.

Les dates d’impression des documents se trouvent dans l’onglet Contact, Livraison, État.

Si vous mettez une date dans le champ placé à la hauteur du premier rappel, cette date sera celle figurant sur votre document, même s’il est imprimé à une autre date.

La définition des textes de rappels se fait dans les Réglages factures .

La procédure est la même pour le deuxième et le troisième rappel qui obéissent aux mêmes conditions que le premier rappel, sauf que :

  • Le rappel précédent doit avoir été imprimé.
  • Le délai de paiement depuis le rappel précédent doit être écoulé.

Ces délais se règlent au même endroit que les textes des rappels .

7.5.10Les frais de rappels

Le réglage des frais de rappels est saisi dans les réglages des factures émises, onglet Rappel 1, en utilisant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Vous pouvez alors spécifier les frais de premier, second et troisième rappel :

Les frais de rappel étant soumis à la TVA, ils doivent être comptabilisés, suivant votre mode d’assujettissement. Ceci se définit dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux .

Ce réglage fait partie des réglages essentiels à faire dans un nouveau fichier avant de pouvoir l’utiliser réellement.

7.5.11Les encaissements par BVR

Si vous émettez des factures avec BVR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique.

Notez que les factures QR émises par Crésus Facturation comprennent aussi un numéro de référence. Ce paragraphe concerne donc tant les anciennes factures avec BVR que les factures avec code QR introduites en 2020.

Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.

Dans la base des factures émises, après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez l’icône , ou utilisez la commande Fichier > Lecture du fichier BVR.

Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :

Le système analyse les factures impactées et affiche le solde dû, le montant reçu et le ratio de l’encaissement.

Une ligne noire montre un encaissement normal, qui couvre en partie ou en totalité le solde dû. Le mécanisme propose automatiquement d’enregistrer l’encaissement dans la facture concernée.

Une ligne orange signale que le mécanisme a détecté 2 encaissements identiques dans le même lot. Le système ne propose pas de traitement automatique pour le doublon.

Une ligne rouge attire votre attention sur un cas spécial. Le logiciel ne propose pas de traitement automatique. Dans l’exemple ci-dessus, la dernière ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.

Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :

  • Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
  • Un montant trop élevé.
  • Un versement sur une facture inexistante (le client a « bricolé » le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).

Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement dû au fait que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois.

Les coches déterminent ce qui se passe quand vous cliquez OK.

  • Une ligne non cochée ne sera pas traitée et sera à nouveau proposée lors du prochain lancement de l’opération.
  • Une coche dans Réglé indique que la facture sera considérée comme acquittée par cet encaissement, en fonction des conditions que vous avez définies dans les réglages.
  • Une coche dans Action indique que l’encaissement sera inscrit dans la facture correspondante.
  • Une coche dans Eliminer sert à ignorer l’encaissement et à le retirer de la liste. Un encaissement éliminé peut être remis en traitement : consultez le manuel Crésus Banking, en particulier ce chapitre.

Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un encaissement. Il suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.

L’Identificateur, que vous pouvez modifier selon vos besoins, est enregistré sur chaque ligne du tableau des encaissements dans les factures concernées et permettra de retrouver tous les encaissements d’un fichier BVR.

L’option Extrait les fiches selon l’identificateur crée automatiquement un accès qui présente l’ensemble des factures touchées par ces encaissements, dès que les indications ont été portées par le logiciel sur les fiches concernées.

La partie inférieure du dialogue présente diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

Fonctionnement des boutons

Il est possible d’Exporter ce fichier pour le reprendre avec un autre logiciel, l’imprimer…
 Le bouton Copier reprend les mêmes informations dans le presse-papiers, pour pouvoir les coller dans un autre logiciel.
Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.

 

7.5.12Imprimer une facture pro forma

Une facture pro forma n’est pas une facture véritable, mais un justificatif de la valeur de la marchandise transportée. C’est pourquoi la facture pro forma ne fait pas partie du processus complet allant de l’offre à la facture, et que l’impression n’est pas proposée dans l’icône de visualisation ou d’impression rapide.

Pour visualiser ou imprimer une facture pro forma, cliquez le bouton Afficher une étape à choix ou l’icône d’impression  dans la zone Fiche courante du volet latéral du document :

Sélectionnez l’option Facture pro forma.

À moins que vous n’ayez forcé une date dans l’onglet Contact, Livraison, État de la facture, la date du jour sera mémorisée comme date d’impression.

7.5.13Les notes de crédit

En cas de retour de marchandise, de modification d’un montant facturé après l’envoi d’une facture, ou encore si vous devez rendre un montant à votre client, il peut s’avérer nécessaire d’émettre une note de crédit.

Crésus considère qu’une facture dont le montant total est négatif est une note de crédit; il suffit donc de créer une facture négative.

Une note de crédit peut :

  • Réduire le montant dû par votre client.
  • Annuler complètement une facture non payée.

La comptabilisation des notes de crédit nécessite :
un compte du bilan pour les notes de crédit émises, qui peut être une compte d’actif utilisé en négatif, habituellement le 1105 Notes de crédit émises, ou un compte de passif.
un compte de passage, habituellement le 9900 Ecritures de regroupement. Ce compte de passage doit être défini dans l’onglet Comptes et TVA des réglages du fichier facturation

Réduire le montant dû par un client

Si vous voulez créer une note de crédit pour une partie seulement d’une facture ou un montant quelconque, cliquez sur Créer un nouveau document dans le volet latéral et créez une facture de la manière habituelle, en vous assurant que le total facturé soit négatif : il faut saisir les prestations ou les articles concernés avec des quantités négatives, de cette manière, les articles sont entrés dans le stock. Dès le moment où le total de votre document est négatif, il est considéré comme une note de crédit.

Il peut s’avérer utile d’avoir une fiche article spéciale imputée à un compte de produits pour créer les notes de crédit.

Annuler complètement une facture
  • Sélectionnez la facture à annuler.
  • Dans le volet latéral, cliquez le bouton Créer un nouveau document et sélectionnez l’option Note de crédit basée sur cette facture.

  • Le dialogue vous demande le motif et la date d’établissement de la note de crédit :

  • Validez le dialogue.
  • Crésus crée un nouveau document pour ce client, reprenant les mêmes articles que la facture originale, mais toutes les quantités sont négatives. Ainsi, pour la gestion du stock des articles, les quantités en stock seront également corrigées.
  • Dans l’onglet Finances de la note de crédit, prenez soin de préciser que le compte à débiter est le compte Notes de crédit émises  au bilan de votre plan comptable.

Dans l’onglet Résumé de la note de crédit, le Concerne signale qu’elle est liée à une facture :

Dans l’onglet Résumé de la facture liée, le Concerne mentionne le lien avec la note de crédit :

Vous pouvez passer d’un document à l’autre en cliquant le bouton Aller à. À ce stade, les deux documents conservent le statut impayé.

Si la note de crédit a été créée par erreur, vous ne pouvez pas la supprimer sans autre, car elle est liée à une facture.

Pour la supprimer, vous devrez d’abord rompre cette liaison, en cliquant l’icône . Ensuite seulement vous pourrez la supprimer.

Dans la facture qui a donné lieu à la création de la note de crédit, le texte de la rubrique Concerne restera « Annulé par la note de crédit N° x », alors que cette note de crédit n’existe plus ! Il faudra donc débloquer la facture pour supprimer ce texte (§7.5.6 Modifier une facture)

Utiliser une note de crédit pour régler une facture

Une note de crédit peut être utilisée comme moyen d’encaissement dans une facture émise :

  • Passez dans l’onglet Finances de la facture.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Utiliser une note de crédit, précisez la date de l’opération. Vérifiez que le compte débiteur à utiliser soit le même que celui spécifié plus haut (habituellement le 1105) et cliquez OK.

  • Le dialogue vous donne diverses indications et affiche la liste des notes de crédit encore ouvertes pour ce client. Dans notre exemple, il n’y en a qu’une.
  • Indiquez par quel compte débiteur passer ce règlement, puis cliquez OK Le mécanisme indique si la facture et/ou la note de crédit présente encore un solde ou a été acquittée :
  • Si le solde de la note de crédit est identique au solde de la facture, les 2 documents seront acquittés

  • Si le solde dû de la facture à acquitter est supérieur au solde de la note de crédit, la facture reste ouverte pour le solde dû, et la note de crédit est acquittée

  • Si le solde dû de la facture est inférieur au montant de la note de crédit, la facture est acquittée, et la note de crédit reste ouverte avec le solde disponible

Enregistrer un remboursement à un client

Si vous devez retourner un montant déjà encaissé, procédez comme expliqué aux paragraphes précédents pour créer une facture dont le total dû est négatif. Vous pouvez conserver cette note de crédit dans les factures ouvertes et l’utiliser plus tard comme paiement d’une nouvelle facture, selon la méthode décrite précédemment.

Si le montant de la note de crédit est effectivement remboursé au client, traitez le versement en utilisant le bouton Enregistrer une opération décrit au §3.6.12 Les encaissements, acquittements et escomptes.

Si vous utilisez l’icône Créer un nouveau document pour le client du volet latéral dans la base des clients, Crésus signale si le client a une note de crédit ouverte à son nom.

7.5.14Ajouter un logo sur les documents

Il est possible d’incorporer des images aux diverses présentations d’impression. Seuls les fichiers en format BMP peuvent être utilisés. Au besoin, utiliser un logiciel de dessin, tel Paint Shop Pro, pour enregistrer votre image dans ce format BMP.

Passer en mode complet (commande Options – Mode complet, mot de passe « epsitec » si vous ne l’avez pas changé) puis passer dans la base souhaitée (Factures, Commandes, Clients, etc.).

Sélectionnez la présentation à modifier dans la liste : « _En-tête (modèle) ».
Cliquez sur « Dupliquer » pour créer une présentation partielle personnelle.
Laisser le même nom, pour éviter de devoir changer partout où cette présentation est utilisée. Elle aura priorité sur la présentation modèle de même nom.
Ne pas modifier le mode pour imprimante ou partiel.

Si vous faites les modifications dans une présentation partielle, cette modification sera effective pour tous les documents qui utilisent cette partie.

Passer ensuite en mode de dessin de la présentation.

Choisir l’icône image dans la palette flottante :

Choisir ensuite le fichier image avec le bouton parcourir. Il est préférable d’avoir le fichier image dans le même dossier que votre fichier de facturation.

Dessiner un rectangle avec la souris, l’image sera placée dans ce cadre. Après cela, l’élément est sélectionné avec 8 poignées en rouge. Ces poignées peuvent être déplacées pour redimensionner l’image (maintenir la touche Maj pour garder les proportions d’origine de l’image).

Valider le dessin et retourner à la présentation de saisie. Suite à cela, les impressions utiliseront le logo inséré.
En cas de problème, annuler le dessin et recommencer.

 

7.5.15Les statistiques de la base des factures émises

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques (les statistiques clients sont décrites au §7.4.7 Les statistiques de la base des clients).

Le rapport Suivi des encaissements sert à afficher l’ensemble des montants payés par les clients, que ce soit par BVR ou d’autres moyens. Il peut être établi entre 2 dates :

  • Les versements BVR reçus affiche uniquement les montants enregistrés avec un identificateur. Le classement est fait sur la base de l’identificateur.
  • Tous les versements reçus affiche tous les montants, qu’ils aient un identificateur ou non, classés par date.
  • Tous les versements reçus (par code BVR) affiche les mêmes montants, mais classés selon l’identificateur enregistré.

Le rapport Evolution des documents affiche un tableau montrant l’état actuel, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

7.5.16Le volet latéral de la base des factures émises

Zone Base fact émises

L’icône  apparaît si vous avez défini un dossier pour les documents liés aux factures émises; l’icône ouvre alors le dossier correspondant (§7.5.17 Les réglages de la base des factures émises).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées aux factures (§7.5.13 Les notes de crédit).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou d’imprimer les documents à imprimer, les rappels 1, 2 ou 3 et la liste des factures ouvertes.

Rappel : les accès montrent un sous-ensemble de fiches correspondant à un classement associé à un critère d’extraction.

Ces boutons activent rapidement les accès montrant les documents :

  • Par numéro de pièce (1..9).
  • Par ordre alphabétique des clients (A..Z).
  • Les factures ouvertes (Ouvert).
  • Les rappels 1, 2 ou 3 à imprimer (R1 à R3).
  • Les factures non acquittées malgré 3 rappels (R4).

Sous chaque bouton apparaît le nombre de factures concernées.

L’icône  propose un choix des accès les plus utiles de la base.

La zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche pour le client sélectionné, ou un autre client.

Cliquez le bouton Extraire les documents du client pour afficher tous les documents du client de la fiche courante.

Cliquez l’icône  pour accéder directement à la fiche du client de la facture courante.

Le bouton Afficher ce document ou l’icône d’impression  associée lancent la visualisation ou l’impression du document dans son état actuel. Dans le cas d’une facture échue, ils proposent le rappel ou la facture originale.

Utilisez le bouton Afficher une étape à choix ou l’icône d’impression  associée pour visualiser ou imprimer n’importe quelle étape du document sélectionné. C’est également ces fonctions qu’il faut utiliser pour imprimer une facture pro forma (§7.5.12 Imprimer une facture pro forma).

Si vous avez acquis l’extension qui permet d’imprimer des mensualités, ces boutons impriment directement le nombre de bulletins de versement demandés.Si vous avez acquis l’extension qui permet de créer automatiquement des factures résumant des bulletins de livraison imprimés, ces boutons imprimeront la facture spéciale avec date et numéro de chaque bulletin sur la facture, avec ou sans BVR, selon votre réglage.

7.5.17Les réglages de la base des factures émises

L’écran des Réglages des factures émises propose plusieurs onglets pour définir divers comportements par défaut.

Onglet Réglage factures

Vous pouvez remplacer le terme de Devis par Offre ou un autre terme de votre choix :

Définissez quel type de document Crésus doit créer lorsque vous cliquez le bouton Créer un nouveau document du volet latéral de la base des clients ou des factures émises :

Si le document créé est une facture, il est encore possible de préciser le genre de facture dont il s’agit :

Cette information viendra s’imprimer dans le titre des documents produits. Il est même possible de taper un texte qui n’apparaît pas dans cette liste.

Ce statut peut être changé soit lors de la création de la fiche, soit à n’importe quel moment, en utilisant la liste déroulante dans l’onglet Facture du document.

A la création d’une nouvelle facture, Crésus met un délai de paiement basé sur le Délai de paiement par défaut :

Vous avez le choix de mode d’arrondi appliqué par le calcul des montants de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Si vous traitez des heures, il faut définir si vous les saisissez en 1/100e d’heure (1/2 heure est représentée par 0.50) ou en minutes (1/2 heure est représentée par 0.3 ou 0.30) :

Lorsque vous saisissez un encaissement directement dans le tableau des paiements de l’onglet Finances, Crésus propose le compte défini ici sous Encaissement manuel par défaut.

Le bouton Régler les frais sert à définir les montants des frais associés aux boutons Normaux et Spéciaux dans la saisie des factures.

Crésus offre la possibilité de saisir des notes de crédit liées aux factures. Utilisez le bouton Régler le compte pour définir le n° de compte d’attente (débiteur) où doit passer la note de crédit.

Le nom de l’accès courant peut être imprimé ou non dans l’en-tête des listes et documents produits :

Le Code affaire est un champ qu’on peut choisir d’utiliser ou non lors de la saisie des factures :

Il s’affiche dans l’onglet Résumé et peut être utilisé pour faire des recherches ou des extractions.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle facture client.

La fonction Créer un dossier pour documents liés… permet de définir un dossier auquel vous pouvez accéder depuis le volet latéral de la base des factures. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des factures, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier.

Onglet Impressions

Les mécanismes d’impression depuis le volet latéral des factures se basent sur le nom des présentations définies ici pour produire automatiquement des documents sans poser la question du modèle à utiliser.

Les présentations du modèle sont présentées dans les listes déroulantes. Si vous avez créé des présentations personnelles, vous pouvez également les lier à l’impression, mais il faut entrer manuellement le nom de la présentation dans le champ adéquat.

Le Nombre de doc. permet de spécifier s’il doit y avoir un 2ème ou un 3ème document imprimé automatiquement avec le 1er.

Les présentations avec bulletins de versement, que ce soit avec BVR ou avec BV rouges, sont prévues pour des papiers de grandeur A4 standard comprenant le BVR ou BV rouge imprimé sur le bas de la facture. C’est le document le plus pratique qui est adapté à tous les genres d’imprimantes.

Les papiers BVR vierges sont fournis par les instituts financiers, ou peuvent se trouver dans les imprimeries.

Il y a 2 formulaires BVR. Nous vous recommandons le type 609, avec des petits carrés pour indiquer chaque chiffre du montant. Il est adapté aux BVR avec ou sans montant pré-imprimé, tandis que l’autre, qui ne contient que 2 rectangles pour y indiquer les montants, n’est adapté qu’au BVR avec montants pré-imprimé.

L’application propose 3 formes différentes pour l’impression du corps des documents :

En mode Normal, votre facture se présentera de manière tout à fait ordinaire, les montants le uns sous les autres :

En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les différentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette présentation, Crésus imprime automatiquement le total des lignes précédentes chaque fois qu’il rencontre le mot Total dans le libellé de la ligne.

En mode Avec codes, le code d’article vient se mettre en début de ligne :

En modifiant le choix des Lignes autour des articles, vous pouvez agir sur l’aspect des documents :

Par exemple, obtenir des factures dont le corps n’a pas de cadres :

Le concept des présentations modèles dans Crésus vous permet de créer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la présentation partielle Impression Tableau Perso existante pour créer une présentation personnalisée avec le même nom, qui se substituera à la présentation modèle. Les outils pour la création et la modification des présentations ne sont pas décrits dans ce manuel. Pour tout renseignement, veuillez contacter notre assistance technique.

Chacun des boutons de personnalisation des textes donne l’information concernant le texte qui sera modifié :

Le code TVA peut figurer sur chaque ligne des factures, et le pied de facture peut mentionner les sous-totaux par taux de TVA.

Cliquez le bouton pour afficher ce dialogue et faites votre choix :

Sélectionnez la présentation et le nombre de doubles pour chacun des types de documents :

Vous avez la possibilité de créer vos propres présentations, mais elles n’apparaîtront pas dans les listes déroulantes. Il faut donc taper leur nom dans les champs concernés, en respectant scrupuleusement l’orthographe.

Il reste à spécifier sur quel papier il faut imprimer les rappels :

…ainsi que le comportement des dates automatiques pour respecter les week-ends :

Onglets Rappel 1, 2 et 3

Le montant des frais de rappel standards est déterminé en cliquant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Les montants entrés ne sont pas cumulatifs, ils constituent le montant total de frais de rappel dus. Au 2ème rappel, le total des frais de rappel se monte ici à 20.– et au 3ème rappel à 50.–

Avant de pouvoir travailler en mode définitif, vous devez définir le mode de comptabilisation des frais de rappel dans les réglages généraux essentiels (§3.1.2 Valider les réglages).

Le délai d’attente avant chaque rappel est défini séparément pour les 3 rappels.

Il s’agit du nombre de jours entre l’étape courante et la suivante, soit le nombre de jours entre l’échéance de la facture et l’envoi du 1er rappel, le nombre de jours entre l’envoi du 1er rappel et l’envoi du 2ème rappel, etc.

L’aspect des rappels imprimés est défini par les présentations fournies avec le modèle. Vous pouvez toutefois modifier les textes de ces rappels. Le bouton Régler les titres et les noms des rappels ouvre un dialogue pour définir le libellé du document et la formulation de l’adresse au client pour chaque rappel :

Chaque formulaire de rappel comporte 3 zones de texte dont vous pouvez définir le contenu, grâce au mécanisme de substitution qui intègre dans le texte imprimé des éléments lus dans la facture, à la manière d’un publipostage.

Par exemple, pour imprimer la phrase…

Notre facture 14217 du 15.02.2013 est impayée.

…il faut paramétrer le texte de la façon suivante :

Notre facture %NUMERO% du %DATEFACTURE% est impayée.

A l’impression, Crésus remplace %NUMERO% par le numéro de la facture, et %DATEFACTURE% par la date de la facture.

Les codes de substitution à disposition sont affichés dans l’onglet Rappel 1, 2 ou 3.

Onglet Textes

Définissez ici les éléments de texte propres à chaque type de document.

La signature figure au bas des rappels et relevés de comptes :

Pour les devis, vous pouvez régler la mention de la durée de validité de l’offre, ainsi que le contenu des salutations en bas de page :

Dans ce texte, la substitution peut se faire sur %DUREE%.

Pour les confirmations de commande et les bulletins de livraison, c’est le texte de pied de page qui est paramétrable :

En ce qui concerne les factures, le paramétrage des salutations et des conditions de paiement est évident :

Le pied de facture inclut la mention du total avant frais de port et TVA.

En modifiant le champ Complément de ‘Total’, vous pouvez agir sur le libellé qui figure dans la facture. Le contenu inséré ici vient s’ajouter au mot Total (par exemple Total net HT).

Le Texte du bas figure au pied du document. Il peut être séparé du reste par une ligne.

7.6La base des créanciers (fournisseurs)

Cette section décrit la base des créanciers (fournisseurs).

7.6.1Onglet Créancier

L’onglet Créancier sert à saisir les coordonnées du fournisseur. Le comportement est semblable à celui décrit au §7.4.1 Onglet Client concernant les clients.

7.6.2Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert à rattacher un des contacts définis dans la fiche du créancier à cette facture, à titre informatif.

7.6.3Onglet Paiement

Cet onglet vous permet de définir le mode habituel de règlement, les coordonnées de paiements (numéro IBAN, numéro d’adhérent BVR, adresse de l’institut financier) ainsi que le compte émetteur proposés par défaut lorsque vous préparez un paiement ou une facture (§3.8 Les factures reçues).

Mode de règlement habituel

En cliquant sur le bouton Modifier le moyen de paiement, vous pouvez sélectionner le type de paiement à utiliser. Voici les trois types de paiements que vous pouvez rencontrer.

IBAN en Suisse

Cette option permet de saisir le numéro IBAN du créancier. Sur cette base, Crésus Facturation peut retrouver les coordonnées bancaires du créancier et remplir automatiquement les données relatives à la banque du créancier :

Le bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) …

Le bulletin de versement avec référence (BVR, aussi appelé BV orange) est un des moyens de paiement les plus couramment utilisés. Il permet d’automatiser toutes les opérations d’enregistrement d’un encaissement chez le créancier. Crésus Pay permet de scanner la ligne de codage du BVR (celle qui se trouve en bas à droite du BVR) ce qui facilite grandement la saisie des factures fournisseurs.

Lorsqu’un créancier remet un tel bulletin, il convient alors de sélectionner l’option Bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) sous Modifier le moyen de paiement .

L’écran de saisie se présente alors comme suit :

Le Numéro d’adhérent figure sur le bulletin de versement usuellement en regard de Compte.

Le Numéro de référence figure également sur bulletin. Si le bulletin mentionne une adresse bancaire, saisissez les 6 premiers caractères et cochez la case Il y a une adresse bancaire sur le bulletin. Avec ces éléments, l’adresse de la banque est remplie automatiquement.

… et facture QR

Si votre fournisseur vous transmet une facture QR, déterminez d’abord de quel type de facture QR il s’agit.

Si la facture QR ne contient pas d’indication Référence avec un numéro de référence à 27 positions, il s’agit d’une facture QR avec IBAN seul.
Procédez alors comme décrit ci-dessus pour le paiement avec un IBAN en Suisse.

Si la facture QR contient l’indication Référence avec un numéro de référence à 27 positions, il s’agit d’une facture QR avec numéro de référence, saisissez le compte (section Compte / payable à) dans le champ IBAN QR :

La saisie d’une facture QR avec Crésus Pay complète les coordonnées de paiement dans la fiche du fournisseur.

On y trouve aussi les coordonnées  du titulaire du créancier. Si celle-ci sont différentes de l’adresse principale du créancier, il convient alors de cliquer sur le crayon à droite de l’adresse du titulaire.

S’il n’y a pas d’adresse bancaire sur le bulletin, il s’agit alors d’un compte auprès de PostFinance et alors aucune information n’est nécessaire.

Autre (Etranger, etc.)

Dans les autres cas, et donc principalement pour les paiements effectués à l’étranger. L’écran de saisie est alors le suivant :

Avec ce mode de paiement, vous pouvez effectuer un virement dans tous les pays et dans toutes les monnaies du monde (il faut qu’elles soient spécifiées dans le fichier). On peut alors librement spécifier un IBAN ou un compte pour les pays qui n’auraient pas d’IBAN (comme les Etats-Unis).

Vous devrez aussi déterminer :

  • La répartition des frais.
  • La monnaie du paiement.
7.6.4Onglet Administration

On spécifie ici le mode de facturation usuel de ce créancier : les positions de ses factures sont soit HT, soit TTC.

Dans la zone Comptabilité, il s’agit d’entrer le compte crédit. Ce compte est complété par défaut par le compte défini dans l’onglet Comptabilité des Réglages généraux , mais peut être spécifié individuellement pour chaque créancier.

Les comptes de débit servent à préparer la ventilation des factures reçues lorsqu’on passe une facture simple (§3.8.3 Enregistrer une facture créancier simple). Ces comptes sont repris dans chaque facture, mais peuvent être modifiés de cas en cas (§7.7.6 Préparer la comptabilisation).

Le compte par défaut est le compte de débit qui servira de balance lors de la préparation de la comptabilisation de la facture (§7.7.6 Préparer la comptabilisation).

Il est important de vérifier les codes de TVA affectés à chaque compte de ventilation, puisqu’il sera également repris pour la comptabilisation.

Vous pouvez définir ici un Délai de paiement usuel pour les factures de ce créancier, et encore un Rabais personnel global qu’il vous accorde sur ses factures.

7.6.5Les statistiques de la base des créanciers

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques dans la zone Base créanciers concernent l’ensemble des fiches de la base, celles de la zone Fiche courante concernent le créancier sélectionné.

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les créances ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas du paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options peuvent se présenter :

Si elle est lancée depuis la zone Base créanciers, la statistique peut être établie pour tous les créanciers ou les créanciers d’un accès sélectionné par avance.

Le résultat peut être présenté sous forme de liste ou de journal comptable :

L’option Liste des créanciers affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter :

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau :

Les résultats peuvent être groupés par créancier ou par compte :

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures :

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à 2 statistiques qui affichent le total des montants versés aux créanciers, respectivement les soldes dus aux créanciers, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

Le bouton Rapports et états de la zone Fiche courante lance les mêmes statistiques que ci-dessus, mais le résultat est limité au créancier sélectionné.

7.6.6Le volet latéral de la base des créanciers

Dans la zone Base des créanciers

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créanciers, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§7.6.7 Les réglages de la base des créanciers).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées à l’ensemble des créanciers et fournisseurs.

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§3.6.5 À propos de l’impression).

Dans la zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche dans la base des créances pour le créancier sélectionné.

Le bouton Extraire les documents du créancier sélectionne tous les documents de la base des créances liés au créancier sélectionné.

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié à chaque créancier, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier du créancier sélectionné (§7.6.7 Les réglages de la base des créanciers).

Le bouton Préparer un paiement propose ce dialogue de saisie décrit au §3.8.2 Enregistrer un paiement électronique direct :

7.6.7Les réglages de la base des créanciers

Le délai de paiement est celui qui vient par défaut lorsque vous créez une nouvelle fiche de créancier. Le délai peut être modifié individuellement dans la fiche de chaque créancier, ou encore lors de la saisie des factures reçues.

Utilisez le bouton Régler les codes personnels pour modifier la liste des codes proposés lors de la saisie des fiches créanciers.

Les codes personnels sont automatiquement proposés dans les accès à disposition (§2.12 Les accès).

Si vous modifiez l’un des codes de la liste, le code n’est pas modifié dans les fiches des créanciers concernés.

Cliquez le bouton Régler les titres pour modifier la liste.

Le processus vous demande de donner le titre entier, puis de donner l’abréviation (le titre court) de chaque titre.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle fiche créancier.

La fonction Créer un dossier par créancier permet de définir un dossier racine dans lequel Crésus crée un dossier par client. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des créanciers, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier du créancier sélectionné.

7.7La base des factures reçues (créances)

Cette section décrit la base des factures reçues (créances).

7.7.1Enregistrer une commande

Le processus complet permet d’émettre une commande, de traiter la réception de la marchandise, puis d’enregistrer la facture pour en suivre le paiement.

Il n’est pas nécessaire de traiter tout le processus, on peut par exemple créer une facture reçue sans traiter la commande ou la livraison.

7.7.2Établir la commande
  • Dans la base des factures reçues, créez une nouvelle fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document :

  • Cliquez Commande : vous pouvez choisir s’il s’agit d’une commande pour ce créancier ou un autre.
  • Cliquez OK.
  • Si vous avez spécifié un autre créancier, la liste des créanciers existants s’ouvre, vous permettant de sélectionner celui que vous voulez.

Si vous ne voulez plus créer ce document, cliquez Annuler puis utilisez Esc pour annuler complètement la procédure.

  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Saisissez les articles à commander selon les procédures vues précédemment.
  • Spécifiez les quantités voulues.
  • Validez la fiche en cliquant l’icône  (F12).
  • Si une imprimante est connectée, visualisez ou imprimez votre commande, en cliquant le bouton Afficher ce document ou l’icône d’impression  associée au bas du volet latéral.

Ces fonctions ne sont disponibles que si vous avez précisé la quantité des articles à commander.

La date d’impression s’affiche au bas de l’onglet :

7.7.3Recevoir la marchandise commandée

Pour enregistrer la réception de la commande :

  • Reprenez la fiche créée ci-dessus.
  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Indiquez la date de livraison.
  • Cliquez le bouton Traiter la livraison :

  • Le programme reprend les quantités depuis les quantités commandées et complète la date si vous ne l’avez pas fait.
  • Corrigez les quantités reçues dans la colonne Reçu.
  • Validez la fiche  (F12)
7.7.4Traiter la facture

Pour traiter la facture d’une livraison :

  • Sélectionnez la fiche de la livraison.
  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Vérifiez les quantités reçues et les prix facturés.
  • S’il y a lieu, ajoutez les frais de port et d’emballage.
  • Crésus affiche le montant total de la facture au bas du tableau détaillé, sous Total enregistré, avec la mention (calculé) :

  • Cliquez le bouton Enregistrer comme facture.
  • Si le montant de la facture reçue ne correspond pas au total du détail, cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Le dialogue vous demande de confirmer (ou d’introduire) le montant facturé, ainsi que d’indiquer la date de la facture.
  • Après validation, le total enregistré porte la mention (arrêté) :

  • Vous pouvez corriger le total arrêté en cliquant le bouton Saisir le total facturé.

Quelle que soit la modification apportée aux quantités ou prix, le total arrêté ne change pas. Pour revenir au total calculé, ou pour modifier le total arrêté, cliquez à nouveau Saisir le total facturé

  • Ce bouton est également disponible dans l’onglet Résumé de la facture.
  • Validez la facture  (F12).
7.7.5Traiter le paiement

Poursuivez la procédure de facturation puis de paiement selon ce qui est décrit aux §3.8.2 Enregistrer un paiement électronique direct et suivants.

7.7.6Préparer la comptabilisation

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§7.6.4 Onglet Administration).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue :

  • Sélectionnez le Compte débit.
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§3.8.9 Enregistrer un escompte), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Commentaire

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.12 Les accès)

7.7.7Enregistrer une livraison directe

Il n’est pas nécessaire d’émettre une commande pour enregistrer une livraison.

  • Créez une fiche en cliquant le bouton Créer un nouveau document :

  • Vous pouvez choisir s’il s’agit de ce créancier ou d’un autre.
  • Cliquez Bulletin de livraison.
  • Cliquez OK.
  • Si vous avez spécifié un autre créancier, la liste des créanciers s’affiche, vous permettant de sélectionner celui que vous voulez.

Si vous voulez abandonner la création du document à ce stade, cliquez le bouton  Annuler, puis utilisez la touche Esc pour annuler complètement la procédure.

  • Passez dans l’onglet Détails.
  • Utilisez les méthodes décrites plus haut pour saisir des articles.
  • Indiquez les quantités livrées et le prix facturé.
  • Avant de pouvoir payer cette livraison, vous devez spécifier qu’elle vous a été facturée. Cliquez le bouton Enregistrer comme facture.
  • Si le montant de la facture reçue ne correspond pas au total du détail, cliquez le bouton Saisir le total facturé :

  • Le dialogue vous demande de confirmer (ou d’introduire) le montant facturé, ainsi que d’indiquer la date de la facture.
  • Validez la fiche  (F12).

Le suivi de cette facture – paiement, comptabilisation – se fait ensuite comme décrit à partir du §7.7.5 Traiter le paiement.

7.7.8Enregistrer un nouveau paiement

Le bouton Préparer un paiement du volet latéral sert à créer une nouvelle fiche avec un paiement :

Le dialogue propose de préparer un paiement pour le créancier de la fiche actuellement sélectionnée, mais offre le choix de sélectionner un autre créancier.

Dans les 2 cas, il s’agit d’entrer le montant et la date de la facture et de sélectionner le traitement de la date de paiement :

  • Appliquer le délai habituel : la date de paiement est calculée en fonction de la date de la facture à laquelle Crésus ajoute le nombre de jours défini dans l’onglet Administration du créancier.
  • Saisir la date ultérieurement : le paiement est enregistré sans date de paiement, il faudra la compléter par la suite.
  • Saisir une date spécifique : affiche un champ de saisie pour la date voulue – qui ne peut pas être antérieure à la date courante.

Crésus crée la nouvelle fiche, puis, selon le mode choisi, propose la liste des créanciers ou passe directement dans l’onglet Paiement. La suite de la procédure se fait selon ce qui est décrit aux §7.6.3 Onglet Paiement et suivants.

7.7.9Saisir un paiement avec un lecteur optique

La ligne de codage des bulletins de versement accompagnant les factures que vous recevez contient des informations qui identifient le compte de votre créancier auprès de son institut financier.

Pour autant que les données introduites dans la fiche du créancier soient précises, Crésus peut faire le lien entre cette ligne de codage et le créancier. S’il s’agit d’un bulletin de versement avec montant, la ligne de codage inclut le total à verser.

Il existe sur le marché plusieurs fournisseurs de lecteurs optiques, que ce soient des lecteurs mobiles ou des lecteurs de table.

Depuis l’arrivée des factures avec code QR, nous vous recommandons d’opter pour la solution intégrée Crésus Pay.

Ces lecteurs se connectent généralement à l’ordinateur via un port USB et simulent des pressions de touches au clavier. Il suffit de lire la ligne de codage, et Crésus prépare un paiement pour le créancier concerné en fonction des informations trouvées.

Si vous lisez le code depuis la base des créanciers, et si Crésus reconnaît le créancier, vous vous retrouvez directement à l’étape de préparation du paiement DTA où il suffit de valider la date du paiement, puis de cliquer le bouton Préparer pour DTA (§13 Les paiements électroniques).

Si vous lisez le code depuis la base des factures reçues, Crésus vous demande si la saisie du code doit servir à générer une nouvelle facture ou s’il s’agit d’un paiement à faire sur la facture actuellement sélectionnée :

  • Dans la fiche sélectionnée impose les données lues dans le code dans la facture courante.
  • Dans une nouvelle fiche crée un nouveau document pour le créancier trouvé.
  • Si le créancier n’existe pas, Crésus le signale :

 

 

7.7.10Modifier une facture

Une facture reçue peut être modifiée tant qu’elle n’a été ni acquittée, ni comptabilisée.

Si nécessaire, utilisez les fonctions Annuler l’acquittement ou Annuler la comptabilisation décrites précédemment.

7.7.11Onglet Résumé

Cet onglet présente un récapitulatif de la facture.

Cliquez cette icône pour repérer l’adresse du créancier dans Google Maps.
Cette icône affiche quelques informations relatives au client du document courant.
Un clic de l’icône en regard de l’adresse copie l’adresse du client dans le presse-papiers du système. Un clic de l’icône en regard du téléphone copie l’adresse avec les numéros de téléphone, adresse mail et site Internet dans le presse-papiers.

Vous pouvez ensuite coller l’adresse dans une autre application.

Le bouton Document lié sert à établir un lien vers un document justificatif enregistré sur le disque. S’il y a un document lié, le bouton Ouvrir lance l’application nécessaire et ouvre le document.

Le dossier ouvert par défaut lors d’un clic sur le bouton est défini dans les Réglages des factures reçues .

Le bouton Saisir le total facturé permet d’introduire ou de modifier le montant total de la facture.

7.7.12Onglet Détails

Si vous traitez des commandes et livraisons de marchandise, ou si vous passez des factures détaillées, c’est ici qu’il faut saisir les diverses positions de la facture, ainsi que les montants de frais de port et emballage.

Le bouton Saisir le total facturé permet d’introduire le montant effectif de la facture s’il est différent du total calculé. Si vous avez saisi un total arrêté, l’indication « (arrêté) » est affichée en regard du montant. Cliquez à nouveau le bouton pour revenir au total calculé.

7.7.13Onglet Paiement

Cet onglet est décrit au §7.7.5 Traiter le paiement de ce manuel.

7.7.14Onglet Finances

Cet onglet est décrit au §7.7.6 Préparer la comptabilisation de ce manuel.

7.7.15Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert à rattacher un des contacts définis dans la fiche du créancier à cette facture, à titre informatif.

7.7.17Les statistiques de la base des factures reçues

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques.

L’option Soldes dus, totaux payés lance les statistiques créanciers décrites au §7.6.5 Les statistiques de la base des créanciers

L’option Évolution des fiches affiche un tableau montrant l’état, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

Le bouton Versements vous permet d’obtenir une statistique des montants payés aux créanciers entre 2 dates :

7.7.18Le volet latéral de la base des factures reçues

La zone Base des factures reçues

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créances, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§7.7.19 Les réglages de la base des factures reçues).

Le bouton Rapports et états lancent les statistiques liées à l’ensemble des factures (§7.7.17 Les statistiques de la base des factures reçues).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Le bouton Préparer un paiement ouvre le dialogue décrit au §7.7.8 Enregistrer un nouveau paiement, en offrant le choix entre la création d’un document pour le créancier du document actuellement sélectionné, ou un autre créancier :

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§3.6.4 Imprimer la facture).

Rappel : les accès montrent un sous-ensemble de fiches correspondant à un classement et un critère d’extraction (§2.12 Les accès).

Ces boutons activent rapidement les accès montrant les factures ouvertes ou toutes les factures, classées par créancier, par n° de pièce ou par date d’échéance.

La zone Fiche courante :

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour enregistrer une nouvelle fiche pour le client sélectionné, ou un autre client.

Utilisez le bouton Extraire les documents de ce créancier pour afficher tous les documents liés au créancier du document sélectionné.

L’icône  passe dans la fiche du créancier de la fiche courante.

7.7.19Les réglages de la base des factures reçues

Définissez quel type de document Crésus doit créer lorsque vous cliquez l’icône Nouvelle fiche du volet latéral de la base des créanciers ou des factures reçues :

A la création d’une nouvelle facture, Crésus affecte un délai de paiement basé sur le Délai de paiement par défaut :

Vous avez le choix de mode d’arrondi appliqué par le calcul des montants de TVA, de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Cette option détermine si Crésus considère que les factures introduites sans spécification du créancier sont HT ou TTC par défaut :

Cette option dépend des données du créancier lorsqu’on crée une nouvelle facture pour un créancier donné. Elle est modifiable individuellement dans chaque facture.

8L’impression de factures avec BVR

Crésus Facturation est votre logiciel de comptabilité auxiliaire débiteurs (et créanciers à partir de la version LARGO).

L’impression de factures QR ou d’anciens bulletins de versement référencés (BVR) vous permet d’automatiser la concordance entre les entrées de paiement et votre comptabilité des débiteurs. Le numéro de référence sert à établir le lien entre la facture émise et le paiement reçu.

Pour pouvoir imprimer des factures QR ou d’anciens BVR, vous devez au préalable établir un contrat avec votre institut financier. Ce dernier vous fournira un IBAN QR (ou, le cas échéant, un numéro d’adhérent BVR), ainsi qu’un éventuel préfixe à 6 chiffres (nommé ID-BVRB / BESR-ID par certaines banques).

Structure d’une facture QR

Une factures QR se composent d’un Récépissé (A) et d’une Section de paiement (B).

En cas d’impression, celle-ci doit en principe se faire sur papier perforé (que vous pouvez commander en ligne sur papier-qr.ch).

Lorsque la facture QR est transmise électroniquement (PDF), celle-ci contient des marques de découpe. En cas de paiement au guichet, le destinataire devra découper lui-même le récépissé et la section de paiement. Les marques de découpe sont identifiées par de petits ciseaux (C).

Une facture QR contient les informations suivantes :

  1. Les coordonnées de l’émetteur de la facture avec son IBAN QR. Notez que ce dernier diffère d’un IBAN standard; il a en position 5 le chiffre 3.
  2. Les coordonnées du débiteur final (typiquement le client à qui la facture est adressée).
  3. Le numéro de référence. Ce numéro permet de faire automatiquement le lien entre la facture émise et l’encaissement du paiement électronique.
  4. Le montant de la facture. Il est également possible d’émettre des factures sans montant.
  5. Des informations complémentaires utiles à l’importation automatique d’informations de la facture dans un logiciel de gestion débiteurs.
  6. Le code QR qui contient toutes ces informations dans un format lisible par l’ordinateur.

Notez que toutes les informations contenues dans le code QR sont imprimées en clair sur la facture QR.

Tout comme les factures QR, les factures émises avec les BVR seront automatiquement associées au compte financier saisi dans les définitions BVR/QR.

8.1Définition du système de paiement BVR

Les réglages des BVR/QR se font dans l’onglet BVR des Réglages généraux sous l’onglet BVR/QR.

Depuis cet onglet, on :

  • Règle des définitions BVR/QR
  • Définit le BVR/QR par défaut
  • Définit les liens avec les portails bancaires pour un accès rapide au e-banking / e-finance
  • Et complète les définitions BVR/QR, notamment pour indiquer que l’on imprime des factures QR.
8.1.1Le choix du type de bulletins

Les réglages des BVR se font dans l’onglet BVR des Réglages généraux .

Déterminez si vous utilisez l’un ou l’autre – ou les deux types de bulletins de versement.

Si vous avez plusieurs contrats BVR ou si vous utilisez simultanément des BV rouges et des BVR, lorsque vous émettez une facture, vous pouvez choisir le bulletin de versement à imprimer.

8.1.2Le réglage des comptes BVR

Cliquez le bouton Régler les définitions BVR/QR.

Lisez le message et cliquez OK pour ouvrir le dialogue de définitions :

  • Sélectionnez le réglage à adapter et cliquez Modifier.
  • Entrez les données selon les indications fournies par votre établissement bancaire:

  • Le Nom sera affiché dans les divers dialogues et listes de l’application. Si vous souhaitez encore transmettre des factures avec BVR sans QR, nous recommandons de mettre explicitement lors de la définition du système d’encaissement s’il est avec ou sans QR.
  • Le Compte détermine le numéro du compte de liquidité dans votre plan comptable. C’est dans ce compte que seront passées les écritures comptables générées par la facturation (§3.9 La comptabilisation). Les comptes listés ici sont ceux de la comptabilité Crésus liée à votre facturation. Si la liste ne correspond pas, c’est que le lien n’a pas été établi (voir §3.9 La comptabilisation pour le lien avec la comptabilité).
  • Le Numéro d’adhérent vous est fourni par votre institut bancaire. Si vous n’avez reçu qu’un IBAN QR de la part de votre institut bancaire, Crésus Banking génère pour vous un numéro d’adhérent fictif à saisir dans cette définition (Pour mémoire : il est composé de 3 parties séparées par un tiret et commence par 01- pour des BVR en CHF. Crésus vérifie la plausibilité du numéro et signale les erreurs de format. Ce numéro est le même pour tous les clients d’une même banque. C’est la partie fixe (généralement 6 chiffres) qui est différente pour chaque client.)
  • Si votre institut bancaire n’est pas PostFinance, entrez la partie fixe, et cochez l’option 27 positions.
  • Si votre prestataire vous a fourni un numéro d’adhérent qui vous est propre (par exemple PostFinance), il n’y a pas de partie fixe, et vous devez sélectionner l’option 16 positions.

  • Vous pouvez également formater le numéro BVR que Crésus va générer en cochant la case Formatage spécial. Dans ce cas, utilisez les listes pour définir la position du N° de facture, N° de client et degré de rappel dans la chaîne de codage.

Si vous modifiez ce format, les BVR envoyés avec l’ancien codage ne pourront pas être relus !

  • Utilisez le bouton Parcourir pour compléter Dossier, qui doit contenir le chemin complet où Crésus ira vérifier s’il y a des fichiers à traiter. Par défaut, Crésus Facturation crée un sous dossier qui comprend le nom de votre mandat Crésus Facturation (p.ex. TechnoPME) suivi de « -ISO-camt ». c’est en effet dans ce dossier que devront être enregistrés tous les fichiers camt.

  • C’est dans ce dossier que vous devrez enregistrer le fichier téléchargé sur Internet ou fourni par le prestataire.
  • Dans Fichier, indiquez l’extension des fichiers à traiter.
  • Le fichier peut avoir différentes extensions suivant votre établissement bancaire (*.v11, *.esr, *.bvr), mais tous sont désormais normalisé ISO 20022 et sont de type xml.
  • Nous vous recommandons de ne pas mettre un nom de fichier complet, mais bien un astérisque suivi de l’extension. Ainsi, vous pourrez nommer les fichiers à votre guise, par exemple 2019-07-12.v11 pour le fichier des encaissements du 12 juillet 2019. Il faut toutefois que l’extension des fichiers enregistrés corresponde à l’extension prévue ici.

Pour récupérer les fichiers camt.054 (Encaissements BVR) en provenance de la banque ou de la poste, vous devez suivre la procédure que votre institut bancaire vous indique.

  • Si l’on doit retraiter un fichier, il faut alors passer par Crésus Banking. Consultez le manuel Crésus Banking.

La relecture d’un fichier déjà traité met toutes les lignes en rouge et enlève toutes les coches pour éviter un marquage à double des versements.

  • Les conditions pour régler la facture sont des réglages par défaut qu’il sera possible de corriger pour chaque versement reçu. Indiquez-les selon vos préférences. Si le montant reçu se trouve à l’intérieur de ces limites, la facture sera considérée comme réglée, même s’il y a une différence quelques francs par rapport au montant attendu.

  • Les éléments accessibles en cliquant Avancé sont déjà réglés correctement et ne doivent être modifiés que par un spécialiste.
  • Relevons tout de même qu’il est possible de traiter le n° de compte de liquidité par le biais d’un calcul plutôt que par un choix manuel dans la liste des comptes. Dans ce cas, le champ Compte affiche la mention <Compte par calcul> :

8.1.3Réglage du compte BVR par défaut

Pour régler le compte BVR/QR par défaut, il faut cliquer sur le bouton Régler le compte BVR/QR par défaut et sélectionner le compte à régler et cliquer OK.

  • Sélectionnez le compte à régler et cliquez OK.
  • Complétez les informations qui doivent figurer sur le bulletin de versement.
  • Si les bulletins que vous utilisez sont pré-imprimés, il suffit de laisser le champ correspondant vide dans ce dialogue.
  • Le choix sans ou avec le montant détermine si le montant de la facture est imprimé sur le BV ou non. Dans le cas des BVR, le montant fait partie de la ligne de codage. Si votre client saisit cette ligne dans son logiciel de paiement, le montant sera décodé, mais il lui est quand même possible de le modifier.

8.2Les réglages pour l’impression des BVR

 

Cette section ne concerne que l’impression des anciens bulletins de versement (BVR) où le positionnement des éléments doit être réglé de façon très précise. Pour l’impression des factures QR, ces réglages sont inutiles.

Le positionnement des éléments du BVR, en particulier de la ligne de codage, doit correspondre au gabarit remis par votre banque.

Pour caler correctement le BVR, passez dans les Réglages généraux et utilisez la commande Déplacer des objets du volet latéral.

Cliquez sur les branches de la rose des vents pour déplacer les éléments.

L’ampleur du déplacement est de 0.25mm si vous cliquez la flèche simple et de 2mm si vous cliquez la flèche double.

Le déplacement total est affiché en regard de la direction.

  • BVR : tout déplace tout le contenu du BVR.
  • BVR : ligne de codage déplace uniquement le code au bas du BVR.
  • BV Rouge : tout déplace tout le contenu du BV Rouge.

Si vous n’avez pas de gabarit, mesurez l’emplacement de la pointe du dernier signe > de la ligne de codage. Elle doit être à 19 mm du bas et à 8mm du bord droit du bulletin :

L’impression des BVR nécessite d’utiliser une fonte OCR-B livrée et installée avec Crésus. Elle doit être imprimée en gras et en taille 15. Les BVR fournis avec le modèle sont paramétrés ainsi.

Il est vivement recommandé de transmettre quelques factures de test à votre institut bancaire pour valider que le positionnement de la ligne de codage est correct.

Un problème d’impression avec les lignes de codages OCRB ?

Il se peut qu’il y ait des problèmes avec l’impression des lignes de codage OCRB avec les bulletins oranges. Cela arrive selon la version de Windows, selon la configuration de l’ordinateur, selon les polices utilisées, selon l’imprimante que vous utilisez et les pilotes de cette imprimante.

En cas de mauvais résultats (police pas correcte, espacement, taille, etc.), on peut intervenir par les action suivantes :

  • Supprimer la police « OCR-B » (fichier OCR-B.TTF) du dossier Polices du panneau de configuration en ne laissant que « OCR-B Bold » (fichier OCR-BB.TTF).
  • Mettre explicitement la police OCR-B Gras (taille 12) dans le dessin de la présentation. Normalement, c’est celle qui est utilisée et paramétrée, en tout cas dans les nouveaux fichiers.
  • Eventuellement chercher les fichiers OCR-B.TTF sur tout le disque et les supprimer.

EPSITEC distribue une version de la police OCRB nommée OCR-BB.TTF qui est la police OCRB gras qu’il faut utiliser en taille 12. Il se peut qu’il soit nécessaire de redémarrer la machine pour que cela fonctionne.

Une autre série de problèmes peuvent provenir de l’imprimante et de son pilote.

  • Il se peut que l’imprimante zoome un peu la page (selon ses réglages) et qu’elle imprime la page à 98% par exemple. La taille de la police ne sera alors plus correcte.
  • Il se peut aussi que le pilote de l’imprimante remplace les polices fournies par des polices internes (ce qui permet d’accélérer la construction des pages). Ceci, plutôt sur de « grosses » imprimantes », mais cela peut être correct ou non selon la police interne de remplacement.

Pour régler ce problème, il faut entrer dans les propriétés de l’imprimante et contrôler ces éléments dans les paramètres du périphérique, ou dans les paramètres avancés du périphérique ou dans les options d’impression. Comme chaque imprimante et chaque pilote possède ses propres particularités, il faut chercher et faire quelques essais.

8.3Impression des BVR dans un bac spécifique

Utilisez les boutons dans le volet latéral pour afficher ou imprimer le document sélectionné.

Par défaut, le mécanisme demande quelle imprimante utiliser à chaque impression. Il est possible de faire en sorte que les documents soient automatiquement dirigés vers une imprimante prédéfinie.

Si vous avez plusieurs bacs ou plusieurs imprimantes, les documents peuvent être acheminés vers un bac ou une imprimante spécifique.

8.4Imprimer une partie seulement d’une série de documents

Lorsque l’on veut imprimer une série de fiches, par exemple toutes les factures à imprimer que l’on a préparées, il se peut que la quantité à imprimer soit trop importante. Le logiciel offre maintenant la possibilité de n’imprimer qu’une partie des fiches. Par exemple vous avez lancé la création des factures de cotisation annuelle: 500 factures préparées. Vous avez la possibilité de n’imprimer que les 10, les 20 ou les 100 premières pour commencer.

Lors de l’impression, vous pouvez sélectionner :

  • la présentation (Facture par exemple)
  • l’accès (Factures à imprimer par exemple)
  • et en plus le nombre de fiches dans l’accès.

Le nombre proposé correspond au total. Vous pouvez le corriger et introduire comme ici 100 à la place des 500 proposés.

Si vous répondez Oui à la question de savoir si c’est bien imprimé, le logiciel marquera ces 100 fiches comme étant imprimées. Votre accès « Factures à imprimer » ne contiendra plus que 400 factures.

Lors de la prochaine impression de ces factures, le logiciel proposera les 400 factures restantes, et vous pourrez à nouveau n’imprimer que les 10, 20, 50 premières.

9Envoi de documents par e-mail

L’administration fédérale des contributions a émis une précision en date du 27 septembre 2016 indiquant qu’une facture reçue au format PDF était à considérer de façon identique à une facture reçue au format papier et que toutes deux permettait de prétendre au remboursement de la TVA payée.

Crésus Facturation permet d’émettre des factures (et des rappels) au format PDF/A. Ces fichiers peuvent être attachés manuellement sous forme de pièce jointe au mail adressé au client.

L’extension Envoi de PDF par e-mail permet de générer automatiquement des e-mails avec la pièce jointe. Cette option fait partie des fonctions de base de Crésus Facturation et ne nécessite pas d’installation spécifique. Il faut toutefois activer l’option pour la mettre en fonction.

Lorsque l’envoi par e-mail a été activé et configuré, le bouton Envoyer par e-mail dans le volet latéral permet d’envoyer le document sous forme de fichier PDF joint au message. Selon l’état de la fiche, un dialogue permet de choisir ce que l’on veut transmettre (facture originale, facture dans l’état actuel ou rappel par exemple), puis le dialogue suivant s’ouvre :

Si vous avez déjà défini l’adresse e-mail du client dans la base des clients (onglet Client), celle-ci s’affiche automatiquement dans le dialogue. Elle peut naturellement être remplacée par une autre adresse mail ou complétée par une adresse en copie (CC) ou en copie cachée (BCC).

Pour envoyer le mail à plusieurs destinataires, entrez les adresses en les séparant par un ;

Le texte proposé peut également être modifié.

Après validation de ce dialogue, la facture est affichée telle qu’elle va être transmise.

Il faut alors cliquer sur le bouton Fermer avant d’en confirmer l’envoi.

Réglages pour l’envoi par e-mail

Pour procéder aux réglages des envois par e-mail, il faut avoir réglé la production des copies PDF au préalable. Pour plus d’informations sur la configuration PDF, veuillez vous référer à la page enregistrement des copies PDF.

Passez dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base du fichier, puis cliquez sur le bouton Régler les e-mails et envoi PDF.

Cliquez sur le bouton Régler la configuration e-mail :

Il existe deux moyens pour l’envoi d’e-mail:

  • SMTP : Crésus Facturation envoie l’e-mail avec le document PDF en pièce jointe sans passer par votre logiciel de messagerie.
  • MAPI : Crésus Facturation ouvre un nouvel e-mail dans le logiciel de messagerie installé par défaut. Vous pouvez modifier le mail avant de l’envoyer manuellement. Ce mode n’est pas disponible sous macOS.
Régler le mode SMTP

Cette technique nécessite de posséder une adresse e-mail auprès d’un fournisseur et de connaître les données de connexion. Ces données sont celles qui sont enregistrées dans votre logiciel de messagerie.
Epsitec n’a aucun moyen de connaître vos données de connexion, elles peuvent être obtenues auprès de votre provider (fournisseur d’adresse e-mail).
Renseignez-vous si le nombre d’envois d’e-mails par heure ou par jour est limité lorsque vous réalisez des envois en masse, pour éviter un éventuel blocage du compte.

Données d’authentification

  • Nom du serveur SMTP : habituellement sous la forme smtp.abc.com ou mail.abc.com
  • Numéro de port : le port 25 est le plus commun, certains protocoles utilisent le port 465 ou encore 587.
  • Utilisateur du service SMTP : c’est l’adresse mail qui donne accès au serveur d’envoi d’e-mails.
  • L’envoi d’e-mails nécessite toujours un mot de passe. Par défaut, le mot de passe est demandé lors du premier envoi de chaque session de travail. Si l’option Enregistrer le mot de passe est activé, il ne vous sera demandé que lorsque vous validez les réglages.

Données de l’expéditeur

  • Nom de l’expéditeur : figure dans le De dans l’en-tête de l’e-mail reçu par le client.
  • E-mail de l’expéditeur : c’est l’adresse Réponse à dans l’en-tête de l’e-mail reçu par le client.

Modes spéciaux

  • Envoyer tous les mails au même destinataire : l’adresse saisie ici remplace l’adresse de destinataire enregistrée dans la fiche du client. Cette adresse peut être modifiée lors de l’envoi de l’e-mail.
  • Envoyer des copies des e-mails : le mécanisme propose automatiquement de mettre le destinataire pré-saisi en copie ou en copie cachée.

Pour envoyer le mail à plusieurs destinataires, entrez les adresses en les séparant par un ;

  • Importance donnée aux e-mails : force le fanion lors de la réception du message.
  • Autoriser l’envoi d’e-mails sans certificat SSL/TLS valide est déconseillé. Il peut s’avérer nécessaire si le serveur SMTP enregistré ne correspond pas à celui mentionné dans le certificat du serveur.
Tester les réglages

En mode SMTP, le bouton Tester l’envoi d’e-mail permet d’envoyer un message au destinataire de son choix. Dans certains cas d’erreur, un avertissement est affiché.

Régler le mode MAPI

Il n’y a pas de données d’authentification à fournir, puisque le message passe par le serveur de messagerie qui s’en chargera.

Crésus Facturation ne peut ni délivrer d’accusé de réception, ni vérifier que l’e-mail n’arrive pas dans un dossier de courrier indésirable chez les destinataires. Il faut naturellement s’assurer que les adresses de destinations soient correctes.

Régler les textes des e-mails

Le mécanisme d’envoi d’e-mail reconnaît le type de document à joindre.

Le texte des e-mails peut être pré-défini séparément pour chaque type de document.

  • Passez dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base.
  • Cliquez sur le bouton Régler les e-mails et envoi PDF
  • Dans chaque onglet, cliquez sur le bouton Définir le texte pour …

Les Valeurs dynamiques sont des chaînes de substitution qui sont remplacées par les données de la fiche pour composer le texte. Par exemple :

%TITRE% %NOM%,
Merci de régler la facture %NUMERO%

affichera :

Monsieur Dupont,
Merci de régler la facture 19015

10Création de factures en série

La création de factures en série recouvre deux fonctionnalités bien distinctes :

  • Établir plusieurs factures identiques pour un client selon une périodicité (p. ex. factures mensuelles).
  • Facturer en une seule fois une série de clients.

Il n’est pas possible de mixer les deux modes et de créer des factures périodiques pour une série de clients.

10.1Activer la création de factures en série

Les réglages de l’extension se font par les Réglages généraux, Alt+8 ou l’icône 

Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Fact émises puis activez la création de factures en série.

Cliquez sur Revenir à l’utilisation.

Dans le volet de droite de la base des Clients, vous trouvez maintenant un bouton

10.2Plusieurs factures identiques pour un client

Définir le contenu des factures

Le contenu des factures doit être défini dans la fiche du client, dans l’onglet Annexes.

Vous pouvez reprendre un article existant ou saisir manuellement les données. Remplissez la rubrique Concerne uniquement si le texte ne doit s’appliquer qu’à ce client.

En saisissant un article, le texte de cet article sera repris dans la colonne Articles à facturer. Vous pouvez personnaliser le texte de cet article en le saisissant dans la colonne Texte prioritaire, qui sera alors repris à la place du texte standard de l’article.

Le bouton Mettre au-dessus de la colonne Texte prioritaire insérera tous les textes par défaut des articles dans la colonne Texte prioritaire (en écrasant les textes éventuellement déjà saisis).

Le bouton Vider supprimera tous les textes prioritaires déjà saisis.

Le fonctionnement sera le même en ce qui concerne la colonne des prix, où les boutons permettent d’insérer les prix définis pour chaque article ou de vider la colonne.

Créer les factures

Dans le volet de droite, utilisez le bouton Créer un nouveau document. Vous devez évidemment sélectionner Factures ou Bulletin de livraison. Créer des offres en série n’aurait pas de sens.

Dans un souci de simplification, nous ne parlerons ici que de factures, mais toutes les notions évoquées s’appliquent également aux bulletins de livraison.

Indiquez le nombre de fiches à créer (maximum 24). Dès lors, un certain nombre de réglages supplémentaires apparaissent.

Vous pouvez choisir la périodicité de vos factures.

La date de la première facture sera déterminante, car toutes les suivantes seront basées sur celle-ci, en fonction de la périodicité.

Vous pouvez vous assurer que la date de facture est un jour de semaine. Si ce n’est pas le cas, la date sera reportée au lundi. Notez que si vous avez choisi une périodicité mensuelle, la période suivante débutera à la dernière date créée. Si le 1er janvier est un samedi, la facture sera datée du 3 janvier. La facture suivante sera donc datée du 3 février, elle ne sera pas ramenée au 1er février. Si les dates calculées automatiquement ne vous conviennent pas, vous devrez les modifier manuellement.

Par contre, si vous choisissez une périodicité mensuelle qui débute le 1er jour d’un mois, sans tenir compte du jour de la semaine, toutes les factures suivantes seront datées du 1er jour de chaque mois.

Cochez Ajoute automatiquement x article(s) de la fiche client dans le nouveau document. Si vous ne le faites pas, toutes vos factures seront vides et vous devrez les remplir manuellement l’une après l’autre.

Logiquement, cochez toutes les propositions, à moins que vous ne souhaitiez saisir une valeur différente dans chaque facture établie.

En cliquant sur OK, vos factures seront générées et remplies automatiquement. Si nécessaire, vous pouvez alors modifier ou compléter manuellement l’une ou l’autre facture.

10.3Facturer une série de clients

Définir les clients à prendre en compte

Commencez par définir quels les clients concernés au moyen d’un accès. Celui-ci peut, par exemple, se baser sur le code personnel, l’appartenance à un groupe ou une extraction selon des critères communs. Il est aussi possible de cocher les clients individuellement.

Dans ce qui suit, les clients ont été sélectionnés selon une extraction :

Réglages de la création de factures

Un clic sur Créer des documents en série ouvre ce dialogue :

Définissez le genre et le nom du document à créer.

Vous pouvez alors choisir le type de contenu pour vos factures :

  • Un document identique pour tous les clients.
  • Un document avec les articles qui se trouvent dans chaque fiche client.
  • Une combinaison des deux.

Chacune de ces combinaisons sera détaillée plus loin.

En bas de ce dialogue, vous devez également définir au moins pour qui seront générées les factures. Ici, ce sont les clients qui ont fait l’objet d’une extraction.

10.4Facturation d’articles communs uniquement

Vous pouvez régler comment se présentera la rubrique Concerne de chaque facture. Vous pouvez prendre le contenu de la rubrique Concerne de chaque fiche client ou non. Vous pouvez le faire précéder ou non d’un texte Concerne identique pour tous.

Si vos clients ont des délais de paiement différents, vous pouvez choisir de les reprendre. Sinon, c’est le délai de paiement par défaut des réglages généraux de votre application qui sera mis sur chaque document.

Un message de confirmation apparaît

L’écran suivant vous permet de définir quels sont les articles et textes qui vont apparaître, ainsi que de régler les différents paramètres. Le contenu sera le même pour toutes les factures.

En validant cette fiche, une fenêtre vous montre pour quels clients les factures seront établies.

Si vous avez par mégarde désélectionné tous les clients, vous pouvez les sélectionner à nouveau en cliquant sur le bouton <<Tout. Juste en-dessous de ce bouton, un compteur (dans le rectangle vert) vous indique combien de fiches sont sélectionnées sur un total de X fiches.

Vous pouvez sélectionner ou non chacun des clients en pressant sur la touche Ctrl et en cliquant sur chaque client.

Lorsque votre choix est définitif, cliquez sur Ok pour lancer la création des fiches.

Vous pouvez encore modifier manuellement les fiches souhaitées, avant de les imprimer.

10.5Articles listés dans la fiche de chaque client

Si c’est cette seconde option que vous choisissez, chaque client aura une facture personnalisée en fonction du contenu de sa fiche (onglet Annexes).

Dans l’accès utilisé, ici le même accès Extraction que précédemment, seuls les clients ayant des articles dans leur fiche auront une facture créée. Les autres seront ignorés, car leur facture serait vide, ce qui n’aurait pas de sens.

Le contenu de la boîte de dialogue est différent du cas précédent.

Si vous cochez la ligne Reprend le « Concerne » indiqué dans la fich client (s’il existe), c’est ce texte qui sera repris en priorité. Si la rubrique du client est vide ou si vous n’avez pas coché cette case, c’est le « Concerne » identique pour tous de cette boîte de dialogue qui sera repris, sauf bien entendu si vous laissez cette rubrique vide.

Vous avez également un certain nombre de réglages à disposition. Une fois vos choix faits, la création des factures est lancée. Bien que la totalité des clients composant votre accès soit listée, seuls ceux qui ont des articles dans leur fiche auront une facture créée. Les autres seront ignorés.

10.6Articles listés et articles communs

Cette troisième option vous permet de facturer en série les articles figurant dans chaque fiche de client ou de facturer un ou des articles qui seront communs à toutes les factures (par exemple un forfait annuel).

Attention : cette fonction se caractérise par OU et non par ET : tous les clients recevront une facture.

  • Ceux qui ont des articles dans leur fiche se verront facturer ces articles.
  • Ceux qui n’ont aucun article se verront facturer le ou les articles communs.

Les clients qui ont des articles dans leur fiche ne verront donc pas figurer sur leur facture les articles communs en plus de leurs propres articles.

Le dialogue se présente comme suit :

Cliquez sur OK après avoir sélectionné les options pertinentes :

Saisissez ensuite dans le modèle de facture les articles communs à facturer à tous les clients :

Choisissez enfin les clients à facturer :

Un clic sur OK démarre le processus de création de factures.

Exemples de résultats

Voici le résultat pour un client ayant un article dans sa fiche (dans ce cas, si c’est une facture annuelle, vous devrez aller modifier manuellement le nombre de mois)

Voici la facture d’un client qui n’a aucun article dans sa fiche

11eBill

Cette section décrit les fonctionnalités spécifiques liées à l’émission de factures électroniques (eBill, anciennement E-facture) par la plate-forme de PostFinance.

PostFinance vous assistera pour les aspects administratifs liés à la facture électronique (établissement d’un contrat, informations de configuration).

Prérequis

Pour pouvoir émettre des factures électroniques, vous devez disposer d’un contrat BVR ou QR actif et avoir déjà pratiqué avec Crésus Facturation l’envoi de factures avec BVR ou QR et utilisé le suivi des encaissements.

Établissez chez PostFinance un contrat d’émetteur de factures eBill. Vous recevrez alors les paramètres nécessaires à la configuration d’eBill dans Crésus.

Historiquement, il était nécessaire d’établir un contrat avec Paynet pour pouvoir adresser des e-factures aux clients bancaires et un contrat avec PostFinance pour adresser des e-factures aux clients du géant jaune. Depuis 2020, cela n’est plus utile. Un seul contrat avec PostFinance suffit.

Les prestataires PostFinance, Paynet, etc.

Crésus Facturation permet d’émettre des eBills via le réseau de PostFinance. Les eBills peuvent être envoyées à tous les clients bancaires, qu’ils soient clients chez PostFinance ou chez une autre banque suisse.

Installation

Les fonctionnalités liées à eBill sont directement disponibles dans le modèle d’application livré avec Crésus Facturation.

Configuration

La configuration d’eBill est accessible depuis les Réglages généraux, dans l’onglet Extensions, Divers, par le bouton eBill  / LSV+ / Debit Direct / … puis Utiliser les eBill :

Configurer le « Biller »

Pour pouvoir émettre une eBill, enregistre-vous au préalable en tant qu’émetteur de factures électroniques (biller).

PostFinance vous met à disposition les informations suivantes :

  • Un Biller ID qui prend la forme 41100000000nnnnnn (au total, 17 chiffres).
  • Un Utilisateur (typiquement yb0nnnnnn).
  • Un mot de passe pour l’accès au service web.

Les réglages se font directement au moyen du bouton Biller ID.

Le bouton Mot de passe permet de régler le mot de passe spécifique au service.

Le bouton Transaction permet de régler le numéro de départ des transactions. Ce numéro servira de base pour la numérotation unique de toutes les eBills que vous émettrez.

Ne changez plus le numéro de départ des transactions une fois que vous avez émis votre première eBill, sinon vous risquez de produire des doublons qui seront refusés par la plate-forme eBill.

Emplacement des fichiers

Une eBill se compose d’une part d’un fichier XML et d’autre part d’une pièce jointe PDF :

  • Le fichier XML décrit le contenu de l’eBill de manière compréhensible par un ordinateur. Il sert à l’échange effectif des données et contient notamment l’identité de l’émetteur de la facture, l’identité du destinataire, le montant dû et la TVA, la date d’échéance, le détail des lignes qui composent la facture ainsi que les informations utiles pour l’encaissement (numéro de référence BVR et QR IBAN).
  • Le fichier PDF représente l’image de la facture telle qu’elle sera présentée au client.
    Il est important que ce fichier reste de taille réduite pour éviter d’occasionner des frais supplémentaires ; évitez d’inclure des photos ou des logos à haute résolution dans vos factures électroniques.

Définissez encore l’emplacement où ces fichiers sont enregistrés par le bouton

Ces fichiers ne seront pas sauvegardés avec le reste du mandat quand vous utilisez la commande Fichier, Sauvegarder.

Réglage dans la fiche client

L’émission d’une eBill est possible pour tout client enregistré comme destinataire d’eBills :

Dans l’onglet Administration du client, il faut saisir l’ID eBill du client (il s’agit d’un numéro à 17 chiffres, commençant par 4110 pour les clients enregistrés auprès de PostFinance et commençant par 4101 pour les clients bancaires).

PostFinance livre les inscriptions de vos clients sous la forme d’e-mails. Copiez le numéro de payeur à 17 chiffres et collez-le dans la fiche client.

Le bouton Clients eBill permet de voir quels clients ont été enregistrés pour la réception de factures électroniques.

Création d’une eBill

Une eBill se prépare exactement comme une facture papier normale, munie d’un BVR pour le paiement par le client.

Au moment de l’impression d’une facture pour un client eBill, Crésus affiche le dialogue suivant :

En confirmant le traitement de la facture par eBill, Crésus produira les fichiers correspondants (XML et PDF), puis les transmettra immédiatement à PostFinance :

La facture électronique est vérifiée à ce moment :

  • Si le fichier XML contient des erreurs techniques, un message d’erreur s’affiche et Crésus interrompt son traitement.
  • Si le fichier XML est conforme, la facture est considérée comme traitée et elle pourra être comptabilisée comme une facture papier standard.

Le suivi des encaissements se déroule ensuite tout à fait normalement au travers des fonctions BVR habituelles.

Réception d’eBills

La réception d’eBills (en tant que payer) n’est pas supportée dans Crésus Facturation.

12Recouvrement de créances avec tilbago

Crésus Facturation inclut un lien avec la solution tilbago, résultat d’une coopération avec PostFinance. Elle vous permet de gérer vos recouvrements de créances sans avoir besoin de connaissances spécialisées.

Lorsqu’une facture demeure impayée, il est possible d’ouvrir une procédure de poursuite directement depuis Crésus Facturation. Les informations relatives à la facture et au débiteur sont reprises de Crésus Facturation pour être transmises à tilbago.

12.1Configuration

Une clé d’API assure la communication entre Crésus Facturation et tilbago. Cette clé est fournie par tilbago et doit être saisie dans Crésus Facturation. Vous devez donc commencer par vous rendre sur le site de tilbago pour l’obtenir.

12.1.1Obtention de la clé d’API tilbago

Pour obtenir cette clé, commencez par créer un compte selon les instructions de tilbago. Vous avez besoin de l’application Google Authenticator sur votre smartphone (pour plus de détails : https://tilbago.ch/fr/authentification-a-deux-facteurs-tilbago/).

Ensuite, sur le site de tilbago, vous allez sur Mon compte, puis Entreprise, où vous indiquez votre numéro d’identification d’entreprise (IDE) et complétez l’adresse de votre entreprise.

Vous pouvez alors Générer la API Key  (clé).

12.1.2Réglage dans Crésus Facturation

Cette clé est affichée sur le site de tilbago et doit être indiquée dans Crésus Facturation. Crésus Facturation pourra alors transmettre des données à tilbago de façon sécurisée.

Dans Crésus Facturation, en Mode complet, dans le réglages des Fact émises, sous Rappel 3, il est possible d’effectuer le réglage pour la réquisition de poursuite avec tilbago.

Il suffit de coller la clé d’API générée depuis le compte tilbago.

Enfin, il faut indiquer le dossier dans lequel vous souhaitez placer les fichiers associés aux différentes requêtes de poursuite.

12.2Ouverture d’une poursuite depuis Crésus Facturation

L’ouverture de la poursuite se fera, en règle générale, après avoir émis des rappels de niveau 1, 2 et 3. Dans le tableau de bord, les factures qui devraient faire l’objet d’une ouverture de poursuite figurent sous Contentieux.

Lorsqu’on affiche en Mode complet la liste des factures sous Contentieux, sous l’onglet Paramètre, il est possible de lancer une procédure de recouvrement en cliquant sur Nouvelle réquisition.

Une fenêtre s’ouvre. Elle vous permet de définir les éléments de la créance :

Montant de la créance : en francs suisses, c’est le montant de la créance ouverte au moment de la réquisition de poursuite.

Motif de la créance : par défaut, Crésus Facturation reprend le numéro de la facture en souffrance.

Date d’échéance : date d’échéance de la créance à l’émission de la facture.

Taux d’intérêt : taux d’intérêt moratoire. Il peut avoir été convenu ou être de 5% (ou moins) conformément à l’art. 104 CO.

Classe de collocation :

1 : pour les salaires du semestre précédent l’ouverture de la faillite ou les cotisations LPP ;

2 : pour les créances de cotisations AVS/AI/APG/AC, aux caisses de compensation pour allocations familiales, d’assurance accidents, aux coûts de l’assurance maladie ou certaines créances fiscales ;

3 : pour toutes les autres créances.

Basé sur un acte de défaut de biens : cochez cette case si vous êtes en possession d’un acte de défaut de biens du débiteur et que vous souhaitez relancer une poursuite au motif que ce dernier est revenu à meilleure fortune.

Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre alors. Elle vous permet de compléter les informations concernant le débiteur. Par défaut, Crésus Facturation reprend les informations contenues dans la fiche client, telles que l’adresse, les numéros de téléphone et l’adresse e-mail.

Si le débiteur est une entreprise, il faut indiquer son Numéro d’identification des entreprises (IDE). Le registre IDE vous permet de trouver ce numéro si nécessaire.

On indiquera encore la Langue à utiliser avec ce débiteur et si ce dernier est inscrit au registre du commerce.

Après les avoir contrôlées, confirmez que les informations sont correctes et que vous souhaitez envoyer la réquisition de poursuite.

Un message apparaît pour confirmer que l’envoi a bien été réalisé et pour indiquer son identifiant tilbago.

Vous pouvez alors traiter la poursuite sur le site de tilbago.

12.3Traitement de la poursuite sur le site de tilbago

Vous devez vous être identifié sur le site de tilbago.

Vous accédez directement à la liste des poursuites en cours, où vous pouvez constater que le cas a bien été créé. Dans un premier temps, vous êtes invité à lancer un processus de validation des données du débiteur avant l’envoi de la réquisition de poursuite.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement du site de tilbago, consultez la fonction Aide de ce site.

Dès que le cas a été créé, l’onglet Paramètre est complété par deux boutons. Le bouton Statut vous permet d’obtenir le statut de la créance. Vous pouvez aussi joindre un document à la réquisition de poursuite directement depuis Crésus Facturation, par exemple un acte de défaut de biens déjà existant.

Les icônes permettent respectivement de copier un document, d’ouvrir un dossier ou de supprimer un document.

Notez qu’Epsitec n’est spécialiste ni des poursuites ni de l’utilisation du site de tilbago. Si vous deviez avoir une question sur les processus de poursuites, nous vous invitons à contacter l’office des poursuites du domicile de votre entreprise. Pour tilbago, veuillez utiliser le formulaire de contact de tilbago.

13Les paiements électroniques

La plupart des instituts financiers traitent des paiements saisis manuellement sur leur portail d’e-banking (que PostFinance appelle e-finance). Il est possible de remplacer la saisie manuelle par l’envoi d’un fichier électronique contenant les ordres de paiement.

Les différents types de paiement électroniques sont :

  • IBAN en CHF (compte bancaire, PostFinance ou BV Rouge)
  • Bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR)
  • Autre (étranger, etc.)

Les versions LARGO et Mac de Crésus Facturation permettent de générer ces fichiers DTA (pour les banques) ou OPAE (pour PostFinance) au format ISO 20022. NB, bien que tous les transmissions d’ordre de paiement soient au format ISO 20022, les vocables DTA ou OPAE demeurent.

Ceci nécessite de définir les réglages pour les Paiements électroniques dans les Réglages généraux , et de saisir les données financières dans l’onglet Paiement de chacun des créanciers.

13.1Les réglages pour OPAE/DTA

L’onglet Paiements électroniques des Réglages généraux donne accès à la définition du compte de paiement par défaut. Depuis la version 13 de Crésus Facturation, les autres définitions des paiements sont effectués depuis Crésus Banking. Veuillez vous référer à la section correspondante dans le manuel Crésus Banking §4 Traiter les paiements avec Crésus Banking.

 

Choix du compte de paiement par défaut

Pour pouvoir préparer les paiements depuis Crésus Facturation, il faut définir quel est le compte bancaire qui, par défaut, sera débité.  Depuis l’onglet Paiements électroniques on accède à ce choix.

En cliquant sur Choisir le compte de paiement par défaut, la fenêtre suivante s’ouvre. Il suffit alors de sélectionner le compte que vous souhaitez utiliser par défaut.

Le compte effectivement à débiter peut être définit lors de chaque paiement.

13.2Paramétrer les données du créancier

Dans la mesure du possible, complétez les données habituelles des créanciers directement dans leur fiche : la saisie des factures reçues sera grandement facilitée, notamment grâce à la lecture de la ligne de codage sur les bulletins de versement des factures reçues.

Vous trouverez une description complète du paramétrage des créanciers au §7.6.1 Onglet Créancier.

13.3Créer un fichier DTA/OPAE

Dès la version 13 de Crésus Facturation, la génération et la transmission des ordres de paiement ISO passe par Crésus Banking. Consultez le manuel Crésus Banking pour des explications détaillées.

Lorsque vous enregistrez une facture de créancier, les opérations de paiement peuvent être enregistrées manuellement dans le tableau des paiements de l’onglet Finances.

Si les données du créancier le permettent, il est également possible de préparer automatiquement un paiement électronique dans l’onglet Paiement

 

Chaque paiement ajouté dans le tableau est automatiquement transmis à Crésus Banking.

  • Utilisez la commande  Fichier > Ouvrir Crésus Banking ou cliquez sur l’icône pour ouvrir Crésus Banking.
  • Ouvrez la section Paiements en attente des Ordres de paiement.

  • Sélectionnez les paiements à enregistrer dans un Ordre de paiement

  • Cliquez sur le bouton Transmettre.

  • Puis cliquez sur Enregistrer le fichier pour transmission. Crésus Banking crée alors le fichier d’ordre de paiement et l’enregistre dans le dossier des fichiers camt. En cliquant ensuite sur Copier le chemin dans le presse-papier, le lien sur le fichier d’ordre de paiement est disponible pour être collé dans le portail bancaire.

  • Si vous souhaitez exécuter tous les paiements à la même date, indépendamment de la date prévue, cochez la case Forcer la même date d’exécution et saisissez la date voulue.

  • Si vous ne souhaitez pas transmettre de suite l’ordre de paiement, en cliquant sur Mettre l’ordre en attente, vous sauvegarder l’ordre pour une transmission ultérieure.
  • Une fois l’ordre de paiement transmis, le bandeau de Crésus Facturation indique qu’il faut mettre à jour les paiements.

En cliquant sur le lien Mettre à jour les paiements, le statut des paiements passe de Paiement en attente

à Paiement transmis

 

14Gestion de stock

La mise en service de la gestion de stock permet à Crésus Facturation de suivre les entrées et sorties de stock des articles concernés et de présenter des statistiques de mouvement ainsi que des états de stock, valorisés au prix d’achat/vente enregistré dans l’article.

Les entrées de stock sont traitées par les commandes aux fournisseurs, les sorties de stock sont traitées par les livraisons aux clients. La gestion de stock nécessite donc une version Largo de Crésus Facturation.

14.1Activer la gestion de stock

La gestion de stock est activée dans les Réglages des articles .

Le réglage Créer l’article avec ou sans gestion de stock détermine si tout nouvel article doit être lié par défaut à la gestion de stock ou non.

Lorsque vous activez la gestion de stock, Crésus affiche le bouton Initialiser la gestion de stock, qu’il faut cliquer pour préparer le système de suivi des variations de stock. Cette action affiche des instructions pour la préparation du stock initial.

14.2Marquer les fiches

La première étape consiste à marquer toutes les fiches soumises à la gestion de stock. Passez dans l’onglet Divers de chaque article concerné, et cochez la case Gestion de stock (§7.3.2 Onglet Divers – Gestion du stock).

14.3Commencer la gestion de stock

Lorsque c’est fait, revenez dans les réglages des articles, et cliquez le bouton Commencer une gestion de stock :

Si c’est le cas, cochez la case Tous les articles sont marqués, sinon, retournez à l’étape ci-dessus.

Le dialogue passe alors aux étapes pour la saisie du stock initial.

14.4Saisir le stock initial

S’il existe un inventaire de base, cochez la case.

Indiquez la date de l’inventaire : le programme se base sur cette date de départ pour toutes les statistiques, et ne tiendra pas compte des fiches d’entrées et de sorties avant cette date. Les mécanismes de saisie de l’inventaire initial proposeront cette date.

Il faut confirmer cette date qui ne sera plus modifiable.

  • Validez votre saisie en cliquant le bouton OK.
  • L’étape suivante consiste à déterminer comment traiter l’inventaire de base.

Selon votre situation, choisissez l’une des 3 options :

  • L’inventaire existe mais n’est pas enregistré dans la facturation.
  • L’inventaire est enregistré dans le stock initial de chaque fiche article.
  • L’inventaire est enregistré dans quelques fiches d’entrées/sorties.
14.4.1L’inventaire existe, mais n’est pas enregistré…

Vous avez un état du stock tenu en dehors de votre facturation. Il faut introduire ce stock initial des articles dans la base.

Le stock initial de chaque article concerné est saisi au moyen du bouton STOCK : Créer le stock initial dans l’onglet Divers :

La saisie du stock initial complète une fiche spéciale dans la base des factures reçues (commandes). Cette fiche est traitée comme une réception de marchandise ordinaire dans les statistiques de stock.

S’il y a déjà eu des mouvements de stock pour l’article avant que vous n’en traitiez le stock initial, la quantité entrée ici sera ajoutée au stock actuel enregistré dans la fiche.

Une fois le stock initial entré dans chaque fiche, il faut revenir dans les réglages des articles et cliquer à nouveau le bouton Commencer une gestion de stock, valider le contrôle des fiches, confirmer l’existence d’un inventaire, et sélectionner l’option, décrite ci-dessous.

14.4.2Inventaire enregistré dans le stock initial des articles

Si le stock initial a été saisi dans chaque fiche article, sélectionnez cette option pour forcer Crésus à recalculer l’état du stock actuel. Il se base sur le stock initial, y ajoute les entrées en stock ou en retire les sorties de stock dont la date est postérieure à la date du stock initial saisie plus haut. Les fiches plus anciennes seront ignorées.

14.4.3Inventaire enregistré dans des fiches d’entrées/sorties

Si la situation de départ peut être retrouvée en cumulant les livraisons reçues (base des factures reçues) et les livraisons effectuées (base des factures émises), il n’y a pas besoin d’indiquer les quantités initiales dans les fiches des articles. Il est indispensable que la date des fiches d’entrée/sortie soit plus récente ou égale à la date de l’inventaire indiqué ci-dessus pour qu’elles soient prises en compte.

Si vous validez cette option, Crésus supprime toutes les fiches spéciales d’inventaire (mais conserve bien entendu vos entrées/sorties), puis additionne toutes les entrées et soustrait les sorties de stock dont la date est ultérieure à la date d’inventaire spécifiée pour établir le stock actuel.

14.4.4Saisir le stock d’un nouvel article

Lorsque vous introduisez un nouvel article dans la base de données, il faut passer dans l’onglet Divers de l’article pour préciser s’il y a lieu d’en tenir le stock.

Si vous avez choisi le mode décrit au §14.4.2 Inventaire enregistré dans le stock initial des articles, utilisez le bouton Stock : Créer le stock initial pour saisir le stock à la date indiquée. Si l’article est plus récent que la date initiale, la quantité doit rester à zéro, mais il faut tout de même l’enregistrer, sinon il ne sera pas possible de traiter les corrections de stock.

Il n’est pas indispensable de saisir le stock initial avant de générer des mouvements de stock.

14.4.5Corriger le stock d’un article

L’état et les statistiques de stock se font par addition / soustraction des entrées / sorties de stock. Les corrections de stock et ajustements d’inventaire ne se font donc pas en modifiant manuellement la quantité en stock, mais doivent être saisis au moyen du bouton STOCK : Correction dans l’onglet Divers des fiches des articles concernés :

14.4.6Les états du stock

Le bouton Rapports et états du volet latéral des articles propose le suivi des mouvements de stock qui peuvent être valorisés ou non (§7.3.2 Onglet Divers – Gestion du stock)

Les statistiques peuvent être établies pour les articles des 3 cas suivants :

  • Les articles avec gestion de stock : les articles dont l’option Gestion de stock est active (§7.3.2 Onglet Divers – Gestion du stock).
  • Tous les articles référencés : les articles figurant dans une facture émise ou reçue.
  • Les articles de l’accès courant : les articles qui figurent dans l’accès actuellement sélectionné (§2.12 Les accès).

  • L’option Détailler les écritures sert à obtenir une information détaillée ou regroupée.
  • La statistique Mouvements montre la variation du stock entre 2 dates. La date de début de l’analyse ne peut pas être antérieure à la date du stock initial.
  • La statistique Inventaire montre l’état du stock à une date donnée. Ce rapport se base sur les fiches de l’inventaire initial (§14.4 Saisir le stock initial) et les fiches d’entrée et sortie de stock correspondant aux achats et ventes d’articles.

Ce rapport n’est disponible que si vous avez activé une gestion de stock (§14.1 Activer la gestion de stock)

  • La statistique Comparatif périodique montre les achats et ventes cumulés des articles pour l’année sélectionnée et les 2 années précédentes.

Les boutons de la zone Fiche courante proposent les mêmes rapports, mais uniquement pour la fiche sélectionnée, même si celle-ci n’est pas liée à la gestion de stock.

14.4.7Archiver le stock

La gestion de stock nécessite de conserver toutes les entrées et sorties. En fonction de l’importance de vos activités, il se peut que le nombre de factures enregistrées péjore les performances du logiciel.

Il est possible d’archiver les anciennes factures émises et reçues, ou même de les supprimer, tout en conservant la trace des mouvements de stock de chaque article. Crésus enregistre dans une fiche cachée une entrée regroupée par trimestre pour tous les achats et une sortie regroupée par trimestre de toutes les ventes de chaque article. On perd naturellement le détail du mouvement, mais cela permet tout de même d’afficher une variation ou un état de stock trimestriel depuis le début de l’activité de l’entreprise.

  • Cliquez le bouton Archiver le stock dans les réglages des articles :

  • La date du dernier archivage est indiquée. Il n’est pas possible de générer un archivage antérieur à cette date.
  • Sélectionnez l’année, puis le trimestre de la nouvelle période archivée.
  • Pour effectuer l’opération, cliquez le bouton OK.

Les statistiques établies ignorent les fiches archivées, mais traitent les fiches récapitulatives générées lors de l’archivage, et toutes les fiches qui n’ont pas encore été archivées. Vous ne pourrez par conséquent plus recalculer un stock à une date précise avant la date d’archivage, mais uniquement à des fins de trimestres. Si vous utilisez la fonction de suppression de fiches, Crésus ne supprime que les fiches qui ont été archivées.

15Les outils de recherche

Crésus permet, dans chaque base, de chercher une information à travers toute la base, et d’extraire les fiches selon certains critères.

15.1La recherche

La recherche parcourt les fiches de l’accès courant et montre la fiche dans laquelle le critère a été identifié.

  • Cliquez l’icône  (F3 ou Ctrl+T) pour ouvrir le dialogue :

  • Complétez le critère.
  • Déterminez si la recherche doit se faire en avant (vers le bas) ou en arrière et cliquez OK.
  • Le programme vous montre la première fiche qu’il trouve avec cette occurrence.
  • Cliquez ces icônes  pour trouver l’occurrence suivante ou précédente.
  • Ctrl+F ou Shift+F11 passent à l’occurrence suivante,
  • Ctrl+D ou Shift+F10 passent à l’occurrence précédente.
  • Si vous cochez l’option Sélectionne, Crésus met en évidence le champ où l’occurrence a été trouvée.
15.1.1Chercher partout

Dans le dialogue de définition du critère, l’option (partout) signifie que le critère peut être trouvé dans n’importe quelle rubrique.

15.1.2Chercher dans une rubrique

Pour chercher le critère dans une rubrique spécifique, il suffit de sélectionner la rubrique dans la liste avant de cliquer OK :

15.2L’extraction

L’extraction crée un accès temporaire et ne montre que les fiches répondant au critère demandé.

Cliquez l’icône  Début d’extraction (F4) pour définir une extraction.

Le fond de la fenêtre passe au jaune pour montrer clairement que vous êtes dans un mode spécial.

Entrez le critère cherché dans la rubrique concernée, puis validez la saisie.

Il y a 3 comportements possibles :

  1. Si vous validez par la touche F12, Crésus cherche les fiches qui répondent exactement au critère. Par exemple, le critère Yverdon dans la localité des clients affichera les personnes habitant Yverdon, mais pas Yverdon-les-Bains, ni Montagny-près-Yverdon. Et le critère incomplet Yverdo n’affichera personne.
  2. Si vous validez en cliquant l’icône , le dialogue suivant permet de déterminer si le critère entré est absolu ou non :

Par défaut Crésus propose de trouver toutes les occurrences qui contiennent le critère, qu’il soit au début ou à la fin. Par exemple, *Yverd* trouvera tant Yverdon-les-Bains que Montagny-près-Yverdon.

Si le critère doit être trouvé au début de l’occurrence, cochez la case commence par. Par exemple, Crésus cherchera Yverd* et trouvera Yverdon, Yverdon-les-Bains, mais pas Montagny-près-Yverdon.

Si le critère doit être trouvé à la fin de l’occurrence, cochez la case se termine par. Par exemple, Crésus cherche *Yverdon et trouve Yverdon ou Montagny-près-Yverdon, mais pas Yverdon-les-Bains.

L’option est différente de exclut les occurrences de l’extraction.

Les modes e=E et e=é déterminent s’il y a équivalence entre les minuscules et majuscules ou entre les lettres accentuées ou non.

Si le critère est un nombre ou une date, vous pourrez spécifier une fourchette.

Dans le dialogue, vous pouvez choisir de baser votre extraction sur un accès existant, ainsi les fiches seront classées de la même manière que dans l’accès en question.

 

3. Si vous validez en appuyant sur la touche Enter ou la touche Tab, le même dialogue s’affiche, mais vous pouvez choisir Continuer pour ajouter un critère d’extraction supplémentaire ou Extraire pour lancer l’extraction.

Si vous cliquez dans une rubrique au lieu d’appuyer sur Enter ou Tab, le dialogue ne s’affiche pas, et le critère est absolu (l’extraction se fait sur les valeurs strictement identiques à celles introduites).

Le critère d’extraction peut être appliqué sur un accès existant : il suffit de choisir l’accès de référence dans le champ Baser l’extraction sur l’accès. Les fiches trouvées répondront aux critères de l’accès de base et au critère saisi, et seront présentées selon le classement de l’accès de base.

Dans notre exemple, les clients habitant Yverdon seront classés par ordre alphabétique du nom, puisque c’est le critère de classement de l’accès « nom ».

Pour quitter l’extraction temporaire et revenir à l’accès précédent, cliquez l’icône  Fin d’extraction, ou sélectionnez un autre accès dans la liste.

La chaîne de recherche peut contenir des caractères spéciaux, appelés jokers.

Dans l’exemple ci-dessus, on utilise le joker * qui remplace 0, 1 ou plusieurs caractères.
D’autres jokers sont disponibles, par exemple :

  • ? remplace 1 et 1 seul caractère : Dupon? trouve Dupond et Dupont, mais ignore Duponte.
  • [xy] cherche les occurrences avec l’une ou l’autre lettre : Dupon[dt] trouve Dupond et Dupont, mais pas Dupong
  • [a-e] traite l’intervalle : Dupon[a..e] trouve Dupona, Duponc, Dupond, mais pas Dupont.

Vous trouverez des exemples complets dans l’aide en ligne de Crésus Facturation : appuyez sur F1 et cherchez jokers.

16L’impression – quelques astuces

Lorsque l’impression d’un document affiche le dialogue Choix de la présentation pour imprimer, il est possible de sélectionner le document à imprimer, ainsi que limiter le nombre de fiches.

Dans cet exemple de la base des articles, la Liste sera imprimée avec les 10 fiches de l’accès des articles classés selon l’accès Par désignation.

Pour imprimer un document pour une seule fiche, sélectionnez l’option Seulement la fiche courante

Vous pouvez également choisir d’imprimer plusieurs copies du même document.

Dans cet exemple, le document choisi imprime un original et un double.

Pour imprimer uniquement l’original, décochez la case Imprime aussi.

Si vous imprimez des étiquettes autocollantes, il est plutôt rare que le nombre d’étiquettes corresponde au nombre d’étiquettes par feuille, et il reste forcément des étiquettes vierges sur la dernière page.

Au moment de lancer l’impression, Crésus permet d’indiquer le nombre d’étiquettes à sauter avant d’imprimer la 1ère étiquette de l’accès choisi.

Au lieu d’envoyer les documents à l’imprimante, Crésus Facturation peut produire des fichiers PDF. La commande Fichier–Produire un PDF ouvre le dialogue Choix de la présentation décrit ci-dessus, puis propose d’enregistrer les fichiers à l’emplacement de votre choix.

Des copies PDF des documents imprimés peuvent être générés automatiquement, selon les réglages établis dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF).

L’icône dans le volet latéral  ouvre le dossier d’enregistrement des PDF défini dans l’onglet Extensions, Divers des Réglages de base (§7.5.8 Enregistrer une copie PDF).

16.1Imprimer sur une imprimante ou un bac spécifique

Lorsqu’on imprime un document, le mécanisme affiche par défaut le dialogue de sélection de l’imprimante à utiliser. Il est possible de faire en sorte que l’impression parte automatiquement sur une imprimante spécifique, et d’éviter ainsi de devoir choisir l’imprimante.

Il est même possible de faire en sorte que certaines pages s’impriment sur une imprimante, ou un bac particulier, et d’autres sur une autre.

Par exemple, l’impression des factures avec BVR récapitulatif peut sortir les pages normales sur un bac et la page avec le BVR sur un autre bac.

Les présentations fournies avec le modèle sont associées à des Genres de papier.

On peut associer chaque genre de papier à une des imprimantes installées sur le poste de travail.

  • Passez dans la base souhaitée (base des Factures émises).
  • Passez en mode complet (menu Options > Mode complet).
  • Utilisez la commande Données > Papiers et Imprimantes.

Il faut associer les genres de papier avec l’imprimante désirée :

:

Laissez <Imprimante par défaut> lorsque vous voulez pouvoir choisir lors de l’impression.

Seules les imprimantes installées sur votre machine apparaissent dans la liste. Pour pouvoir imprimer directement sur un bac particulier, il est nécessaire d’installer plusieurs fois l’imprimante sous des noms différents et d’imposer l’usage d’un bac spécifique dans les propriétés de ces imprimantes.

Si vous avez créé des présentations personnalisées, il faut spécifier le genre de papier qu’elles doivent utiliser.

Sélectionnez la présentation à modifier dans la liste.

Cliquez sur le bouton Paramètres… et sélectionnez le Genre de papier.

Dans le cas de documents qui peuvent comprendre plusieurs pages, vous pouvez choisir d’imprimer toutes les feuilles sur le même papier (identique pour toutes les pages) ou d’imprimer les pages sur des papiers différents.

17La sécurité

Toutes les opérations effectuées dans la facturation (création de nouvelles factures, modifications, définition des accès, etc.) ne sont mémorisées de manière permanente qu’après un enregistrement du fichier. S’il survient un problème à votre ordinateur (blocage, panne de courant, etc.), toutes les opérations effectuées depuis le dernier enregistrement sont perdues. Vous devez donc régulièrement enregistrer votre travail.

17.1Enregistrer

Par défaut, Crésus enregistre automatiquement vos données s’il n’y a aucune activité pendant 5 minutes (300 secondes), ou après 5 validations de fiches. Vous pouvez modifier ce comportement en mode complet. Utilisez la commande Options–Définitions – Réglages généraux :

  • L’enregistrement de la version de travail crée un fichier temporaire qui est détecté en cas de problème. Crésus propose d’ouvrir celui-ci à la place du fichier original quand il est relancé après un arrêt inopiné.
  • L’enregistrement automatique du fichier complet se comporte comme l’enregistrement manuel.
  • Vous pouvez enregistrer manuellement votre application en cliquant l’icône , en pressant les touches Ctrl+S ou en actionnant le menu Fichier, Enregistrer.

La version précédente est conservée dans un dossier de même nom que votre fichier actuel, mais se terminant par ~, puis la version actuelle est enregistrée complètement. De plus, toutes les heures, une sauvegarde est automatiquement enregistrée dans un dossier se terminant par .SAV.

17.2La sauvegarde des données

Nous vous recommandons de créer des sauvegardes de vos données en plus de l’enregistrement. Rien ne remplace une copie effectuée sur un support amovible, que vous conservez ensuite en un lieu différent de l’ordinateur. Pensez aux vols, incendies, dégâts d’eau, etc. N’oubliez pas de refaire régulièrement ces copies, par exemple chaque semaine. Si vous travaillez beaucoup avec le logiciel, une sauvegarde âgée d’un mois ne sera pas très utile ! Assurer la sécurité des données est une tâche extrêmement importante dans toute entreprise, et même pour les particuliers.

Pour les entreprises et particuliers qui n’auraient pas d’organisation générale de sauvegarde, les logiciels Crésus proposent une sauvegarde intégrée. Dans le menu Fichier, la commande Sauvegarder permet de mettre sur un ou plusieurs supports l’ensemble des données. Ce fichier peut être récupéré avec la fonction Restituer du menu Fichier (et non pas Ouvrir). Il est primordial de faire des sauvegardes régulièrement et de les stocker de manière sûre.

17.3Sauvegarder

La commande Fichier−Sauvegarder permet de sauvegarder tous les fichiers associés à la facturation en cours.

La sauvegarde s’effectue à partir des fichiers enregistrés sur le disque. Si vous avez effectué des changements dans la facturation depuis le dernier enregistrement, un avertissement vous signale que ces dernières modifications ne seront pas sauvegardées, à moins d’enregistrer le fichier.

L’option Conserve le chemin d’accès permettra à Crésus de proposer l’emplacement original en cas de restitution.

La sauvegarde crée un seul fichier compressé qui permet de reconstruire l’ensemble de votre application de facturation, y compris les images qui se trouvent dans le même dossier que votre application. Ce fichier est donc aussi adapté à un envoi par courrier électronique.

Le fichier de sauvegarde peut être enregistré n’importe où sur votre machine ou votre réseau. Pour définir l’emplacement, cliquez le bouton Parcourir.

Vous pouvez modifier le nom de sauvegarde proposé pour y inclure la date de la sauvegarde (format année mois jour), par exemple :

2019 07 15 – facturation.fk1

Une fois la sauvegarde effectuée, une boîte de dialogue vous propose d’ouvrir le dossier contenant le fichier de sauvegarde.

Ainsi, en cas de nécessité, vous pourrez remonter dans le temps et restaurer une ancienne version.

Il est important de créer des sauvegardes sur un autre support que le disque où sont enregistrées les données réelles. En cas de problème avec le support principal qui empêche la lecture du fichier réel, les sauvegardes pourraient ne pas être accessibles non plus. Pour plus de sécurité, faites régulièrement une autre copie de sauvegarde sur un 3e support.

 

17.3.1Envoyer une facturation par e-mail

Il peut être utile d’envoyer sa facturation à un tiers par e-mail. Pour cela, il faut cocher l’option Envoi par e-mail avant de valider le dialogue de sauvegarde :

Le programme crée une sauvegarde et propose d’envoyer votre fichier soit à un spécialiste Crésus (à chaque spécialiste correspond un code de couleur), ou à une autre adresse de votre choix, si vous sélectionnez (autre adresse à compléter…) dans la liste déroulante. Crésus prépare un nouveau message e-mail avec la sauvegarde annexée. Il vous suffit de le compléter et de l’envoyer.

Cette méthode permet d’envoyer une sauvegarde dans un endroit sûr, sans passer par un support physique amovible comme une clé USB. Nous proposons un service de sauvegarde de ce type nommé Crésus Safe (§17.2 La sauvegarde des données).

17.3.2Envoyer sa facturation à Crésus Safe (encrypté)

Nous proposons un service d’hébergement des sauvegardes cryptées appelé Crésus Safe. Vous pouvez l’utiliser pour stocker une copie sécurisée de vos fichiers Crésus sur des serveurs en Suisse. Sur demande la dernière sauvegarde vous est renvoyée. Avec Crésus Safe, vous stockez sans effort des sauvegardes en plusieurs lieux sûrs, en dehors de l’entreprise.

Pour conserver la confidentialité de ces données, elles sont chiffrées de manière fiable avant qu’elles ne quittent votre machine (voir www.cresus.ch pour plus de détails).

17.4Restitution

Un dialogue semblable permet de récupérer une sauvegarde et de reconstruire une application de facturation sur le disque dur. Là aussi, il est possible de relire un support amovible (disque externe, clé USB) ou chercher le fichier compressé sur le disque. Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur le fichier de sauvegarde (*.fk1).

Le programme démarre le processus de restitution dans Crésus Facturation :

Crésus propose la restitution du fichier, à l’emplacement où il se trouvait avant la sauvegarde. Parcourir permet de changer son emplacement et même son nom.

Ne changez pas le nom d’un fichier ni son emplacement si cette facturation prépare des écritures pour la comptabilité Crésus.

  • Si vous validez le dialogue par OK, le fichier est restitué.
  • Si le fichier existe déjà, la restitution le signale et demande s’il faut remplacer le fichier existant.

À la fin du processus, le fichier restitué est ouvert par le programme.

17.5Ouvrir S.O.S

En cas de nécessité, le programme permet de retrouver l’une des sauvegardes automatiques du fichier par la commande Fichier−Ouvrir S.O.S.

  • Crésus commence par demander de quel fichier il s’agit :

  • Sélectionnez le fichier dans la liste.
  • Vous pouvez également utiliser l’option <fichier de facturation quelconque> pour rechercher une application qui ne serait pas listée. Dans ce cas il faut aller, par l’explorateur, trouver le fichier *.fac recherché.
  • Le programme propose ensuite une série de choix :

  • On peut aussi rechercher une version plus ancienne en sélectionnant Restituer une version antérieure :

  • Le programme propose de remplacer la version qui pose problème par la version que vous aurez choisie.

17.6Mots de passe

L’application peut être protégée par 3 mots de passe qui donnent accès aux niveaux d’utilisation mode complet, mode simplifié (§2.16 Mode simplifié / mode complet) et consultation.

En mode Consultation l’utilisateur pourra lire les données, faire des recherches et extractions, imprimer des listes et statistiques, mais il ne pourra pas apporter de modifications ni enregistrer le fichier.

  • En mode complet, déroulez le menu Options – Définitions, puis cliquez Mots de passe.
  • Entrez les mots de passe voulus.
  • Cliquez OK.
  • À la prochaine ouverture du fichier, Crésus exigera le mot de passe.

Si vous fournissez une sauvegarde de votre fichier à une tierce personne, elle ne pourra rien en faire si vous ne lui communiquez pas le mot de passe. Ne perdez pas le mot de passe, il ne vous est pas possible de le retrouver. Le cas échéant, il faut faire intervenir notre service de dépannage pour analyser le fichier et retrouver un mot de passe « oublié ». Attention : il nous est par contre techniquement impossible de retrouver un mot de passe oublié pour une sauvegarde faite avec le service Crésus Safe.

18Crésus Facturation pour associations et clubs

Ce manuel décrit le modèle « association/club » de Crésus Facturation, développé spécifiquement pour couvrir les besoins des associations et des clubs. Il permet de gérer des cotisations, des facturations périodiques (abonnements), ainsi que des demandes de dons.

18.1Introduction

Reportez-vous à la partie Manuel de l’utilisateur de ce site pour les fonctions générales du logiciel Crésus Facturation.

18.1.1Fonctions proposées
Cotisations annuelles

Le modèle « association/club » permet de facturer des cotisations annuelles à des membres, nommés clients dans Crésus Facturation.

Un historique évite de facturer par erreur des cotisations deux fois pour la même année. Il permet aussi de produire les cotisations pour de nouveaux inscrits, par exemple.

La liste des cotisants peut être imprimée ou exportée dans un format compatible avec Microsoft Excel ; elle peut aussi être utilisée pour produire des étiquettes. Par défaut, 10 statuts de membres différents peuvent être définis. Une extension permet de disposer de 36 statuts complémentaires.

Lors de l’encaissement des cotisations, les montants encaissés en plus peuvent être gérés comme des dons. Crésus détermine le montant total des dons reçus et imprime les attestations annuelles des dons versés en plus des cotisations.

La facturation des cotisations est annuelle. Si cela ne convient pas, il est possible de traiter manuellement les cotisations au moyen des fonctions de facturation périodique.

Facturation périodique

Le modèle « association/club » permet de facturer périodiquement des abonnements (ou toutes autres prestations) à un ensemble de personnes. Il est ainsi aisé de facturer des abonnements semestriels ou trimestriels, des participations mensuelles, selon des catégories de personnes (par ex. juniors, actifs, seniors, etc.).

Un historique évite de facturer par erreur deux fois les mêmes prestations.

La liste des abonnés peut être imprimée ou exportée dans un format compatible avec Microsoft Excel ; elle peut aussi être utilisée pour produire des étiquettes. Au total, 10 facturations périodiques différentes peuvent être définies.

Demandes de dons

Le modèle « association/club » permet d’imprimer des demandes de dons. Il est possible de faire plusieurs demandes de dons par année.

La liste des donateurs peut être imprimée ou exportée dans un format compatible avec Microsoft Excel ; elle peut aussi être utilisée pour produire des étiquettes. Au total, 5 groupes de personnes peuvent être constitués et les demandes de dons peuvent être adressées à l’un ou l’autre de ces groupes, ou à une combinaison de groupes.

10 types de campagnes de dons différentes peuvent être définis (chaque fois avec un texte correspondant et un compte de comptabilisation spécifique).

18.1.2Utilisation des BVR

Le modèle « association/club » utilise la facturation avec BVR / QR. Ainsi, grâce au numéro de référence, il est possible d’enregistrer les encaissements de manière automatique (à partir d’un fichier de versements que votre institut financier vous fournit) et d’autre part d’économiser des frais de gestion qui vous sont habituellement facturés lors de versements par d’autres moyens.

Les demandes de dons nécessitent un contrat BVR ou un numéro IBAN QR spécifique, différent de celui utilisé pour la facturation des cotisations et autres factures.

Toutes les autres factures émises peuvent partager un même contrat BVR ou un même IBAN QR.

18.2Mise en route

Pour l’installation et la mise en route d’un nouveau fichier de facturation, référez-vous au manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation.

Au moment de la création d’un nouveau fichier, sélectionnez le modèle Association/club dans la liste proposée :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4434f77e.PNG

La facturation n’est pas limitée aux années comptables. Il est donc inutile d’inclure dans l’année dans le nom de votre fichier. Nommez par ex. votre fichier « Club ABC » si votre club se nomme « ABC ».

18.3Réglages

Cette section présente les réglages spécifiques à Crésus Facturation pour associations et clubs. Les réglages standard de Crésus Facturation sont présentés dans la section ad hoc du présent manuel. 

18.3.1Réglages pour cotisations annuelles

Un clic sur le bouton Cotisations annuelles vous permet de déterminer si vous souhaitez gérer les cotisations annuelles de vos membres :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML264bf1c6.PNG

Cochez Gérer les cotisations annuelles pour faire apparaître des boutons de réglages supplémentaires.

Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG passe dans la base des articles.

Crésus Facturation utilise des fiches d’articles pour stocker divers éléments : textes, codes des membres cotisants, montants des cotisations, etc.

Vous devrez donc configurer ces articles (ou corriger les articles existants si vous travailler avec des fiches d’exemple).

Créer un article

Pour créer un article, il faut :

  • Créer une nouvelle fiche dans la base des articles.
  • Introduire une désignation. Celle-ci est notamment utilisée comme texte lors de la préparation d’un courrier rattaché à une facture de cotisation.

Exemple de désignation pour un article de cotisation :

Cher membre, %TITRE% %PRENOM% %NOM%,

Vous recevez ci-joint votre cotisation annuelle pour l’année %ANNEE%. Selon nos statuts, cette cotisation se monte à %COTISATION% CHF pour les membres. Mais bien entendu il vous est possible de verser un montant plus élevé.

Nous vous remercions de bien vouloir honorer cette cotisation dans les meilleurs délais.

Avec nos meilleures salutations.

Pour le comité : Yves Raboud

Il est possible de forcer un retour à la ligne avec le raccourci CTRL+ENTREE.

Les textes %TITRE%, %PRENOM% etc. seront automatiquement remplacés par les éléments de la fiche de la personne concernée. Voir le §18.4.14 Textes de remplacement pour la liste des éléments disponibles.

Compléter l’article pour les cotisations

Cliquez sur Réglages ou passez à l’onglet Divers de la fiche article.

Pour que l’article soit pris en compte dans la gestion des cotisations, cliquez sur Ajouter cet article :

Puis indiquez qu’il doit être utilisé pour générer une cotisation :

Associez un code pour le statut du membre cotisant :

Le code permet d’indiquer le statut du membre cotisant : par exemple MEMBRE, HONORAIRE, PASSIF ou ACTIF. C’est vous qui décidez des codes que vous souhaitez utiliser et de la manière dont vous les nommez.

Il est possible de définir jusqu’à 10 statuts différents. Vous pouvez donc créer et configurer jusqu’à 10 fiches différentes (une par code ou statut de membre).

Il est important de nommer clairement ces statuts et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus Facturation utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus Facturation ne pourront plus être assurées.

Saisissez le montant de la cotisation pour ce statut de membre. Il est possible de mettre un montant à zéro (0), par exemple pour des membres honoraires.

Spécifiez aussi le Compte de vente à utiliser pour cet article, cette prestation. Il sera imputé lors de la facturation de la cotisation. Ceci est utile si vous avez lié la facturation à une comptabilité.

En cas d’erreur, il est possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Article pour les attestations de dons

Définissez un article supplémentaire, utilisé pour produire les attestations de dons annuelles pour les membres qui auraient payé plus que la cotisation demandée. Cochez alors :

Sélectionner les articles pour cotisation

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles utilisés par le modèle « association/club ».

Le bouton Cotisations permet quant à lui de ne voir dans la liste de gauche que les articles liés aux cotisations.

Retourner aux réglages pour Association/club

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG

Le bouton Va aux réglages permet de retourner aux réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour continuer la configuration.

Dans les réglages généraux, si vous avez validé les cotisations annuelles, de nouveaux boutons apparaissent.

Régler la gestion des cotisations

Le premier dialogue permet de saisir le nom du document imprimé, le texte du concerne éventuel ainsi que le compte BVR à utiliser :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML26822989.PNG

Toutes les cotisations sont liées au même contrat BVR, mais chaque article définissant une cotisation peut être lié à un compte de « vente » différent. Ceci permet de comptabiliser les diverses cotisations émises de manière séparée. Référez-vous aux réglages des articles (voir §18.4 Utilisation).

Décidez si vous souhaitez que le BVR comporte un montant imprimé (ce qui permet uniquement le versement du montant exact) ou si vous souhaitez au contraire un BVR sans impression du montant (nommé BVR+).

Dans ce dernier cas, cela permet au cotisant de verser un montant libre et l’excédent est alors considéré comme un don.

Régler les articles à utiliser

Une seule cotisation

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML449eabd1.PNG

Si vous ne souhaitez émettre qu’une seule et même cotisation pour tous les cotisants (par ex. une cotisation annuelle unique de 50.–), indiquez un nombre de cotisations différentes égal à 1.

Sélectionnez dans la liste l’article à utiliser pour construire les textes pour la facturation des cotisations annuelles. Seuls les articles associés aux cotisations sont présentés, selon les réglages effectués dans les fiches articles (voir §18.4 Utilisation). Si cette liste reste vide, c’est qu’aucun article n’a été configuré.

Les articles qui ne sont pas encore utilisés pour d’autres cotisations apparaissent avec la mention « LIBRE ».

Indiquez enfin le montant de la cotisation annuelle habituelle.

Plusieurs cotisations

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2683c126.PNG

Si vous souhaitez émettre plusieurs cotisations différentes, indiquez le nombre de cotisations souhaité (vous devez créer autant d’articles qu’il y a de genres de cotisations, voir §18.4 Utilisation).

Dans le dialogue, sélectionnez un article pour chaque cotisation.

Utilisation des articles pour les cotisations

Les informations indispensables au fonctionnement de Crésus sont stockées dans les divers champs de chaque article utilisé :

(1) Le numéro d’article C’est au moyen de ce numéro que les articles sont identifiés dans les divers réglages. Chaque cotisation est liée à un article au travers de son numéro.
(2) La désignation de l’article Elle sera utilisée pour produire le texte des factures des cotisations.
(3) Le code personnel Il permet d’indiquer le statut de membre lié à la cotisation.
Exemples : Membre, Membre honoraire, Couple, Famille, Sympathisant
(4) Le prix de vente Il correspond au montant de la cotisation.
(5) Numéro de compte de vente Il correspond au compte utilisé lors de la comptabilisation de cette prestation.

 

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b294cb7.PNG

 

Pour que l’article soit disponible dans les réglages des cotisations, il faut avoir défini celui-ci au préalable.

Un clic sur le bouton Ajouter cet article dans l’onglet Divers rend l’article disponible pour le modèle « association/club ».

Consultez aussi le §18.4 Utilisation.

Régler les dons sur cotisations

En laissant blanc le montant sur le BVR imprimé, vos cotisants pourront verser plus que le montant de la cotisation, ce qui est considéré par le logiciel comme un don.

Dans ce cas, il est possible de produire une attestation annuelle de dons qui tienne compte des dons reçus par ce biais. Le réglage du texte de la lettre produite se fait une fois encore au travers d’un article spécifique et du dialogue de réglage suivant :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2684f198.PNG

Saisissez le titre du document qui apparaîtra sur l’attestation.

Là encore, indiquez quel compte utiliser pour comptabiliser les dons reçus sur les factures des cotisations.

N° de série

Ce dialogue permet, via le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b2cb336.PNG d’indiquer le numéro de série de chaque création en série. Ce numéro permet, par exemple, de détruite toutes la factures d’une série, si celle-ci contient des erreurs.

Les numéros de série ne peuvent que croître (on ne peut pas revenir en arrière).

Régler l’emplacement

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b2d4e6c.PNG permet d’indiquer où Crésus doit enregistrer les fichiers exportés.

Le bouton Information C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML701067a.PNG

Un clic sur ce bouton affiche un résumé des choix et rappelle les textes de remplacement possibles (voir §18.4.14 Textes de remplacement Textes de remplacement).

Une fois ces réglages effectués, vous pouvez passer à l’utilisation des cotisations (voir §18.4 Utilisation).

18.3.2Réglages pour facturations

Un clic sur le bouton Facturation périodique permet d’activer les fonctionnalités liées aux facturations périodiques.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44a7dcef.PNG

La coche Gère les factures périodiques fait apparaître plusieurs boutons de réglages.

Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG passe dans la base des articles.

Crésus utilises des fiches articles pour décrire divers éléments liés aux facturations périodiques : textes, codes pour les diverses facturations périodiques, montants à facturer, etc.

Il faut donc préparer ces articles (ou corriger les articles existants si vous avez ouvert le fichier avec des fiches d’exemple).

Il est possible de préparer au maximum 10 facturations périodiques distinctes ; chaque facturation périodique peut donner lieu à plusieurs facturations au cours d’année.

Exemples de facturations périodiques :

  • Facturation d’une participation « JUNIOR » mensuelle de 20. –
  • Facturation d’une participation « ACTIF »trimestrielle de 50. –
  • Facturation d’un abonnement annuel de 53.50

Référez-vous au §18.4 Utilisation pour la préparation des articles.

Compléter l’article pour les facturations périodiques

Cliquez sur le bouton Réglages ou passez à l’onglet Divers de la fiche article. Un clic sur le bouton Ajouter cet article dans l’onglet Divers rend l’article disponible pour le modèle « association/club ».

Indiquez que l’article sera utilisé pour les facturations périodiques :

Le code permet de classifier les facturations périodiques et peut être choisi librement (par ex. ABONNEMENT, JUNIOR, SENIOR). Comme il est possible d’utiliser jusqu’à 10 facturations périodiques différentes, vous pouvez jusqu’à 10 articles différents.

Il est important de nommer clairement ces genres de facturations périodiques et de ne plus les corriger par la suite. Crésus Facturation utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus Facturation ne pourront plus être assurées.

Indiquez le montant pour ce type de facturations périodiques. Ce montant est utilisé pour toutes les factures émises lors de la facturation périodique.

Indiquez encore le compte de vente qui sera imputé lors de la facturation.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Voir, sélectionner les articles pour les facturations périodiques

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles utilisés par le modèle « association/club ».

Le bouton Factures périodiques permet de sélectionner les articles liés aux factures périodiques.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG permet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la

Régler la gestion de la facturation périodique

Le nom du document

Saisissez le nom du document, tel qu’il apparaîtra sur le document facture (avec BVR). Ce texte remplacera le mot Facture.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1c0b980d.PNG

Le texte du « Concerne »

Ce texte apparaît à l’emplacement du Concerne des factures produites. Ce texte peut aussi être vide si aucun concerne ne doit être imprimé.

Si ce texte contient %ANNEE%, il sera automatiquement remplacé par l’année touchée par la facturation périodique.

Le compte BVR

Pour plus de détails concernant les réglages BVR, consultez le manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation.

Sélectionnez quel compte BVR vous souhaitez utiliser pour l’émission des factures périodiques. Celui-ci peut être soit le même que pour la facturation standard soit celui pour les cotisations.

Pour la comptabilisation, l’encaissement se fera avec le même compte, quel que soit la facturation périodique utilisée, par contre le compte de vente peut être différent.

Impression du BVR

Vous pouvez forcer l’impression du montant sur le BVR afin de simplifier le paiement des abonnés.

Régler les articles à utiliser

S’il y a plusieurs facturations périodiques, il faut créer autant d’articles qu’il y a de codes de facturation (mais au plus 10). Chaque facturation périodique sera liée à son article.

Ici, pour exemple, il y a 2 genres de factures et donc 2 articles à sélectionner.

Les listes proposées dépendent des divers réglages effectués dans les fiches articles. Il faut avoir préparé les divers articles avant ce réglage.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4342ba7.PNG

Chaque article va alors être utilisé pour 5 informations indispensables :

(1) Le numéro d’article Il établit le lien avec l’article définissant les paramètres de la facturation périodique. Il doit être différent pour chaque facturation périodique.
(2) La désignation de l’article Elle sera utilisée pour alimenter les textes des factures.
(3) Le code personnel Il décrit le genre de facturation périodique (utilisez-le pour classifier vos factures comme décrit plus haut).
(4) Le prix de vente Il correspond au montant facturé.
(5) Le compte de vente Il correspond au compte utilisé lors de la comptabilisation de cette prestation.

N° de série, emplacement, information  Réglages pour demandes de dons

Un clic sur le bouton Demandes de dons permet d’activer les fonctionnalités liées aux demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44eb071b.PNG

Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG passe dans la base des articles.

Tout comme pour les cotisations et les facturations périodiques, Crésus utilise les fiches articles pour configurer les demandes de dons.

Jusqu’à 10 demandes de dons différentes peuvent être définies (chaque fois avec un texte spécifique correspondant à une campagne différente, par exemple).

Pour l’utilisation des divers articles, référez-vous au §18.4 Utilisation.

Une demande de don n’imprime jamais de montant sur le BVR, dans la mesure où le don est un acte volontaire ; vous pouvez toutefois suggérer un montant dans le texte lié à la demande de don.

Après avoir configuré l’article, indiquez qu’il sera utilisé pour les demandes de dons.

Attribuez à chaque demande de don un code qui vous permettra de l’identifier ultérieurement.

Il est important d’identifier clairement les demandes de dons et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus ne pourront plus être assurées.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Prévoyez aussi un article à utiliser pour les attestations de dons annuelles, ce qui vous permettra de produire ces documents pour les donateurs qui le souhaitent :

Sélectionner les articles pour les demandes de dons

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles réglés pour une utilisation par le modèle « association/club ».

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45798eb4.PNG

Le bouton Demandes de dons permet de sélectionner les articles liés aux demandes de dons.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNGpermet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la configuration.

18.3.3Réglages pour demandes de dons

Un clic sur le bouton Demandes de dons permet d’activer les fonctionnalités liées aux demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44eb071b.PNG
Va aux articles

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNGpasse dans la base des articles.

Tout comme pour les cotisations et les facturations périodiques, Crésus utilise les fiches articles pour configurer les demandes de dons.

Jusqu’à 10 demandes de dons différentes peuvent être définies (chaque fois avec un texte spécifique correspondant à une campagne différente, par exemple).

Pour l’utilisation des divers articles, référez-vous au §18.4 Utilisation.

Une demande de don n’imprime jamais de montant sur le BVR, dans la mesure où le don est un acte volontaire ; vous pouvez toutefois suggérer un montant dans le texte lié à la demande de don.

Après avoir configuré l’article, indiquez qu’il sera utilisé pour les demandes de dons.

Attribuez à chaque demande de don un code qui vous permettra de l’identifier ultérieurement.

Il est important d’identifier clairement les demandes de dons et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus ne pourront plus être assurées.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Prévoyez aussi un article à utiliser pour les attestations de dons annuelles, ce qui vous permettra de produire ces documents pour les donateurs qui le souhaitent :

Voir, sélectionner les articles pour les demandes de dons

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles réglés pour une utilisation par le modèle « association/club ».

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45798eb4.PNG

Le bouton Demandes de dons permet de sélectionner les articles liés aux demandes de dons.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNGpermet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la configuration.

Régler la gestion des demandes de dons

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML43cd5cb.PNG

Le nom du document

Le nom du document s’imprimera sur la demande de don.

Le texte du « Concerne »

Ce texte apparaît à l’emplacement du Concerne des factures produites. Ce texte peut aussi être vide si aucun concerne ne doit être imprimé.

Si ce texte contient %ANNEE%, il sera automatiquement remplacé par l’année touchée par la demande de don.

Le compte BVR

Les réglages BVR sont décrits dans le manuel de Crésus Facturation.

Les demandes de dons doivent être liées à leur propre compte BVR. Ceci est nécessaire pour permettre à Crésus d’identifier correctement les dons versés ; le compte BVR ne peut pas être utilisé pour émettre des factures standard, des cotisations ou des facturations périodiques.

Demandez à votre institut financier un compte BVR séparé pour vos demandes de dons.

Le compte à utiliser pour les encaissements de dons

Indiquez le compte de la comptabilité qu’il faut imputer au moment des encaissements BVR liés à la demande de don (compte d’encaissement).

Le compte de vente doit aussi être configuré. Contrairement à une facture normale, le compte de vente ne sera imputé qu’au moment où un donateur aura versé de l’argent, car le montant n’est pas dû.

Attestations annuelles de dons

Lorsque les demandes de dons sont honorées, vous pouvez émettre des attestations de dons

Régler les articles à utiliser

Créez autant d’articles qu’il y a de types de demandes de dons.

Ici, pour exemple, il y a 2 textes différents pour les demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4585077c.PNG

Préparez les divers articles, comme décrit pour les cotisations (§18.4 Utilisation).

Régler les noms des groupes

Il est possible de créer jusqu’à cinq groupes de personnes à lier aux demandes de dons. Il sera ensuite possible d’adresser une demande de don qu’à un groupe spécifique, ou à une combinaison de groupes.

Détails techniques

Lors de la création d’une demande de don, Crésus ne produit pas des factures au sens habituel. En effet si les demandes de dons étaient traitées comme des factures standard, à échéance, elles passeraient automatiquement dans les rappels. Si ce comportement est souhaité pour une facture standard, une facture de cotisation ou une facture périodique, il n’est pas adapté à la demande de don.

Pour cette raison, Crésus crée directement les demandes de dons à partir des fiches des personnes. L’impression du document inclut, comme pour une facture, une ligne de codage BVR. Ceci permet d’automatiser le suivi des encaissements des dons.

Le code BVR contient un numéro qui identifie la personne à qui la demande de don a été adressée. La lecture du fichier des encaissements (fichier *.v11 que l’institut financier fournit) lance une procédure spéciale qui :

  • Crée une facture avec le montant du don reçu.
  • Marque la facture comme étant imprimée.
  • Enregistre le montant reçu et la date de réception.
  • Acquitte la facture.

Elle peut ainsi passer dans la comptabilité.

Une demande de don non honorée ne chargera pas inutilement le programme : seule une information d’historique de création de demandes de dons est enregistrée dans la fiche de la personne.

Réglages spéciaux pour compte BVR

Pour fonctionner correctement, la gestion des dons a besoin de réglages particuliers qu’il faut impérativement entreprendre avant l’impression des premières demandes de dons :

  • Dans les réglages généraux, onglet BVR, cliquez sur le bouton Régler les BVR.
  • Sélectionnez le compte prévu pour les demandes de dons.
  • Cliquez sur Modifier… puis sur le bouton Avancé >>.
  • Enlevez la coche Permettre des numéros de facture de plus de 7 chiffres.
  • Indiquez BVR 0 dans le champ Si le numéro de facture est 0…

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1d9bf8ea.PNG

18.4Utilisation

Cette section présente l’utilisation de Crésus Facturation par des associations et clubs.

18.4.1Les cotisations

Le programme permet de créer les factures de cotisation.

18.4.2La coche

Une coche  permet d’indiquer si une personne fait partie de l’une ou l’autre des catégories (ou de plusieurs) :

 

18.4.3Cotisation selon le statut de chaque membre

S’il y a plusieurs statuts de membres, s’il y a plusieurs genres de cotisations, il faut alors en plus de la coche Cotisant, indiquer pour chaque personne son statut.

Le bouton Statut permet de choisir parmi le nombre de statuts que vous avez réglés. Il prend les noms des statuts dans les codes personnels des articles définis. Il prend le prix de la cotisation dans le prix de vente de chacun de ces articles (voir §18.3.3 Réglages pour demandes de dons).

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23e07328.PNG

Le fait de sélectionner l’un des statuts met automatiquement la coche Cotisant. Le fait d’indiquer Aucun statut (non cotisant) enlève la coche Cotisant automatiquement.

Le montant de la cotisation selon le statut est indiqué pour mémoire.

La première icône  permet de sélectionner dans la liste de gauche tous les cotisants. Un 2e clic revient à l’accès Par Nom Référence.

La seconde icône  sélectionne dans la liste de gauche les cotisants d’après leur statut.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23ed1753.PNG

La 3e icône  permet d’extraire les cotisations pour un année précise, les cotisations facturées ou non facturées.

18.4.4Autres informations

Il est possible d’indiquer la date d’admission, la date de démission éventuelle sur chaque fiche cotisant. On peut ensuite extraire facilement toutes les admissions d’une année par exemple, en utilisant la fonction standard d’extraction du logiciel (F4).

18.4.5Imprimer, exporter

Le bouton Imprimer, exporter présente après un premier choix concernant le statut des cotisants

les choix suivants :

Si vous sélectionnez la liste, vous pouvez corriger le titre du document proposé.

Consultez le §18.4.10 Impression pour des explications complémentaires.

18.4.6Création des factures de cotisation

Le bouton  va lancer la procédure pour créer une facture par personne. Ce dialogue permet également de ne créer qu’une seule facture de cotisation pour la fiche sur laquelle on se trouve.

Crésus demande l’année à traiter ainsi que la date de facturation :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45d7dae.PNG

  • Crésus sélectionne tous les clients avec la coche Cotisant et qui n’ont pas encore 2014 dans l’historique des cotisations.
  • Crésus crée ensuite, selon vos réglages, une facture par personne soit avec une seule cotisation, soit avec la cotisation selon les statuts de chaque personne et passe automatiquement dans les factures.

Cette création en série prend le numéro de la série suivante. Ce qui permettra d’extraire toutes les factures d’une série.

18.4.7Les factures des cotisations

Dans la base des factures, une indication bleue : Fiche Cotisants indique l’état de la facture.

C’est donc ni une facture standard, ni une facture périodique, mais une facture liée à une cotisation.

Vous pouvez sélectionner toutes les factures de cotisations, ou les factures de cotisations non imprimées, en cliquant sur l’icône .

18.4.8Correction d’une création en série

Il est possible d’extraire toutes les fiches d’une création en série. Le numéro de série est indiqué en bleu dans la fiche et ce numéro est proposé quand on clique Extraire.

Cela permet d’extraire toutes les fiches d’une série dans la liste de gauche. Il est aussi possible de détruire toutes les factures de la série indiquée et mettant la coche Détruire…

Cette opération est irréversible. Les fiches déjà comptabilisées ne sont pas détruites, et l’historique de toutes les fiches détruites est corrigé : l’année facturée est enlevée de l’historique et il est donc possible de refaire la facturation des cotisations de l’année en question.

18.4.9Extractions

Dans la base des membres, après avoir cliqué sur le bouton :

Le bouton du filtre permet d’extraire les cotisants d’après certains critères :

Extraction des cotisants

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML81aafb9.PNG

Il faut indiquer l’année puis les cotisants que l’on veut extraire selon les critères suivants :

  • Les cotisations facturées.
  • Les cotisations payées, acquittées ou non.
  • Les cotisations payées avec un don.
  • Les cotisations non payées.
  • Les montants payés quelconques.

Il faut indiquer ensuite comment traiter cet extrait :

L’export dans un fichier va demander en plus le nom du fichier, son extension et s’il faut l’ouvrir de suite avec le logiciel lié à l’extension :

Un fichier csv sera ouvert par Excel, un fichier *.txt par le bloc-notes.

Mettez systématiquement la coche demandant de recalculer, car elle garantit que les résultats produits soient à jour. Il est possible d’accélérer l’extrait en enlevant la coche, pour autant qu’aucune facture ou encaissement n’aient été enregistrés depuis le dernier extrait.

Extraction des dons sur les cotisations

Le bouton Extrait permet aussi d’extraire toutes les cotisations versées avec un don.

Le programme demande en plus le montant minimum. Si vous indiquez 100.– par exemple, ne seront extrait que les cotisations encaissées avec un don égal ou supérieur à 100.–.

Ceci permet de préparer et d’imprimer des attestations de dons pour l’année. Le texte de l’attestation est défini par les réglages de l’article utilisé pour les attestations de dons.

18.4.10Impression

Pour visualiser ou imprimer les factures (que ce soient celles des cotisations, des facturations périodiques ou des demandes de dons), n’utilisez pas les boutons standards de visualisation ou d’impression de Crésus Facturation.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4c4d4ff4.PNG

Utilisez systématiquement les boutons représentés ci-dessous pour produire les documents correspondants.

Visualiser, imprimer

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4c51006e.PNG

  • L’option Le document courant affiche uniquement la facture sélectionnée. En cochant Imprime les factures BVR de suite Crésus imprimera la facture sans passer par l’aperçu avant impression.
  • Les autres options (Les facturations périodiques à imprimer, Les cotisations à imprimer, etc.) affichent l’ensemble des factures (le nombre entre parenthèse indique combien de fiches seront traitées).
  • En cochant Imprime les factures BVR sans afficher l’aperçu avant l’impression, Crésus demande le nombre de factures à imprimer :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b99cdab.PNG

Si vous devez imprimer plusieurs centaines de factures, cela permet de fractionner l’impression par lots (de 100, par exemple), le temps de les mettre sous pli et pour éviter de devoir relancer toute l’impression si l’imprimante bourre. Il faut alors relancer l’opération plusieurs fois, jusqu’à ce que toutes les factures aient été imprimées.

Une fois les factures imprimées et envoyées, il suffit d’attendre les paiements et d’en faire le suivi (rappels, encaissements, passage des écritures dans la comptabilité liée) comme pour d’autres factures.

Imprimer des étiquettes

Si vous sélectionnez les étiquettes, vous choisir entre 2 grandeurs d’étiquettes :

Exporter les adresses

Si vous sélectionnez l’exportation des adresses en format *.xls, vous devez encore indiquer le nom du fichier. Son emplacement a déjà été réglé dans les réglages de base.

Il est possible de demander qu’Excel ouvre le fichier de suite. Selon les versions, Excel peut demander une confirmation à l’ouverture du fichier. Ceci n’est pas dépendant de Crésus, mais d’Excel.

18.4.11Encaissement des versements

Les factures émises par le modèle « association/club » sont traitées comme toutes les autres factures : gestion des rappels (avec ou sans frais de rappels), encaissements automatique (BVR) ou manuels, suivi et acquittement automatique (BVR) ou manuel, etc.

Le traitement des encaissements par BVR se fait automatiquement au moment de la lecture du fichier en provenance de votre institut financier.

Référez-vous au manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation pour plus de détails.

Encaissement de dons

Selon les textes et vos choix, il se peut que les cotisants paient plus que le montant de la cotisation. Lors de l’encaissement, il faut accepter ces montants, même s’ils sont supérieurs au montant dû. Crésus réagit en conséquence.

Au moment de l’encaissement, Crésus contrôle que la facture est une facture de cotisation, et passe automatiquement une 2e ligne d’encaissement en utilisant le compte qui a été réglé pour passer le montant reçu en plus comme un don.

Lors de la lecture du fichier des encaissements, il faut que la coche Action soit mise.

Dans l’exemple ci-dessus, certains cotisants ont payé plus que ce qu’ils devaient (1357, 1355). Quant à la facture 1356, elle ne sera pas acquittée puisque le montant dû n’est payé qu’en partie.

Traitement des montants excédentaires

Voici un exemple qui permet de comprendre comment Crésus gère les montants payés en trop sur des factures.

  • Une facture de cotisation de 50.– a été émise.
  • Crésus enregistre un versement de 110.– pour cette facture.
  • Le compte sélectionné pour les dons est le 3900.
  • Crésus acquitte automatiquement la facture.
  • Il passe l’excédent de 60.– dans le compte des dons.

La comptabilisation de ce versement dans la comptabilité se fera en tenant compte de ces indications :

Enregistrement manuel d’un versement

Pour indiquer un versement manuel, vous pouvez cliquer sur Enregistre une opération dans l’onglet Finances de la facture :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1bad77cf.PNG

Si le montant encaissé correspond au montant attendu, cochez Encaisser le solde de la facture, sinon cochez Encaisser un acompte. Saisissez la date de l’encaissement, le montant encaissé et le compte à utiliser.

Cochez ensuite Acquitté le. Crésus acquitte la facture en prenant comme référence la date du dernier versement et calcule automatiquement s’il y a un don par rapport au montant facturé, et l’indique comme lors de la lecture d’un montant de versement BVR.

 

18.4.12La facturation périodique

Le programme peut créer des factures périodiques. Il peut y avoir jusqu’à 10 catégories auxquelles sont attachées un texte pour la facture, un montant à facturer, un code et un compte.

Ces éléments ont été réglés auparavant pour chaque catégorie.

La coche

Une coche  permet d’indiquer si une personne fait partie de l’une ou l’autre des catégories (ou de plusieurs) :

L’extraction

L’icône  permet d’extraire dans la liste de gauche l’ensemble des personnes selon la coche correspondante.

Imprimer, exporter

Le bouton Imprimer, exporter demande d’abord quelles sont les fiches concernées :

Créer une série de factures périodiques

Le bouton Créer une série de factures crée une facture par personne, selon les choix effectués.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4cf5fa0b.PNG

Le programme demande :

  • La catégorie à facturer. Il va utiliser l’article lié et en prendre le prix
  • Ne traite que la fiche courante permet de ne créer qu’une facture pour la personne de la fiche courante. Sans la coche, les factures sont créées pour toutes les personnes de la catégorie choisie.
  • L’année à traiter.
  • Un code optionnel qui permet, par exemple, de facturer plusieurs fois par an (en mettant des codes différents comme SEM1 pour semestre 1, ou T1., T2, T3, etc. pour les trimestres (ou tout autre code à choix).
  • La date d’émission de la facture.

Crésus extrait tous les membres dont l’historique ne contient pas la combinaison année traitée et code et crée une facture par personne.

La catégorie, l’année et le code servent à alimenter l’historique avec un élément synthétique. Pour une facture JUNIOR du 1er trimestre 2014, l’historique enregistre par exemple 2014-01-T1.

Si l’on facture deux fois pour l’année 2014 avec le même code T1, Crésus ne crée de nouvelles factures que pour les personnes pour lesquelles aucune facture périodique correspondante n’a été établie (2014-T1). En mode complet, l’historique peut être corrigé manuellement.

Sans code, les facturations seront annuelles et les traitements ne se feront que sur l’année. Le code indique l’année, suivi du N° de la catégorie, suivi du code que vous avez introduit.

Les factures périodiques

Dans la base des factures, l’indication bleue : Fiche Facturation périodique indique l’état de la facture sur laquelle on se trouve.

Vous pouvez alors sélectionner les factures non imprimées ou toutes les factures périodiques, en cliquant sur l’icône concerné.

18.4.13Les demandes de dons

Comme pour les cotisations ou les facturations périodiques, Crésus permet de préparer des demandes de dons. Il peut y avoir 5 groupes de personnes combinables pour les demandes de dons.

Les coches

Il est possible d’indiquer, pour chaque personne, l’un ou l’autre des 5 groupes pour les demandes de dons.

Les icônes d’extraction ont les effets suivants :

  • Demande de don : toutes les fiches qui ont au moins une coche en face de chaque groupe, les fiches qui ont la coche concernée.
  • Extrait combiné, demande quelles sont les coches désirées.
Imprimer, exporter

Le bouton Imprimer, exporter demande d’abord quelles sont les fiches concernées :

Créer une demande de don

Afin de simplifier les réglages des demandes de dons, Crésus permet de générer un document à partir d’une fiche exemple. Si les réglages sont satisfaisants, les groupes permettent de choisir les personnes concernées par la demande de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23f6e72f.PNG

L’année et le code seront enregistrés dans l’historique.

Le programme propose ensuite d’imprimer les demandes de dons.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML23f93c41.PNG

Vous pouvez indiquer le titre du document ainsi que le texte du concerne. Celui-ci peut contenir les textes %TITRE%, %NOM%, %PRENOM% qui seront remplacés lors de l’impression par le titre, le nom et le prénom de la personne concernée.

Consultez le §18.4.5 Imprimer, exporter pour des explications complémentaires.

Si on relance l’action Créer une demande de don, le programme contrôle s’il y a un solde de demandes de dons à imprimer :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4794d2d.PNG

Ce dialogue permet aussi d’annuler définitivement la session précédente et l’impression du solde des demandes de dons pour pouvoir relancer une nouvelle demande de dons.

Il est indispensable d’imprimer les demandes de dons sur papier QR pour l’impression de BVR intégré. Voir le manuel d’utilisation pour plus de détails concernant l’utilisation et l’impression des BVR.

Encaissement des dons

Encaissement manuel

Un don encaissé directement, c’est-à-dire reçu sans le passage par un BVR, doit être enregistré manuellement dans la fiche du donateur. Le raccourci Alt+X permet d’atteindre rapidement la fiche correspondante.

Le bouton  ouvre un dialogue qui permet d’indiquer la date de l’encaissement, le montant encaissé ainsi que l’article à utiliser.

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML485ee8a.PNG

Crésus crée une facture acquittée, associée à la personne, et enregistre l’encaissement dans sa fiche.

Encaissement automatique

Le traitement de l’encaissement des dons a lieu automatiquement au moment de la lecture du fichier BVR (fichier camt.054 de type xml). À la lecture de ce fichier, Crésus crée pour chaque don une facture acquittée par encaissement. Il enregistre aussi l’encaissement dans la fiche du membre, en tenant compte du montant encaissé, de la date d’encaissement, etc.

Les factures

Les factures représentant des demandes de dons sont systématiquement acquittées, dans la mesure où elles sont créées au moment de l’encaissement du don.

L’icône « entonnoir »  permet de les extraire depuis la base des factures.

Demandes de dons

Crésus stocke dans les fiches des personnes les informations relatives aux dons émis et aux dons encaissés.

Les icônes « entonnoirs » permettent de sélectionner dans la liste de gauche les fiches touchées rattachées à des dons : d’une part les demandes émises et d’autre part les dons encaissés.

Les demandes de dons émises

Le dialogue d’extraction des demandes émises permet de spécifier l’année, l’article correspondant à la campagne de demande de dons (à choix toutes) ainsi que le code éventuel, selon la précision souhaitée.

Dons encaissés

Le dialogue d’extraction des dons encaissés permet de spécifier l’année, puis de choisir s’il faut lister l’ensemble des dons reçus, ou uniquement les dons correspondant à des critères particuliers :

Pour permettre de produire les attestations de dons à partir d’un montant minimal, il est possible de fixer le seuil à partir duquel les dons sont pris en compte :

Le programme recalcule les fiches et extrait celles qui correspondent à la demande, puis affiche le choix suivant :

C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2407e00f.PNG

Les actions suivantes sont alors proposées :

Afficher les dons reçus

Ce choix permet d’afficher puis exporter ou imprimer une statistique sur les dons reçus.

Extraire ces fiches dans la liste de gauche

Ce choix extrait les fiches sélectionnées dans la liste de gauche.

Visualiser une attestation …
Imprimer une attestation …

Ces actions permettent de visualiser ou d’imprimer les attestations, selon les paramètres choisis.

Le texte de l’attestation est repris depuis l’article configuré dans les réglages. Le titre, le nom, le prénom, le total des versements, etc. peuvent être insérés dans le texte (voir §18.4.14 Textes de remplacement).

18.4.14Textes de remplacement
  •  %ANNEE%, année à facturer.
  • %TITRE%, titre de la personne (Madame, Monsieur, etc.).
  • %NOM%, nom de la personne.
  • %PRENOM%, prénom de la personne.
  • %COTISATION%, montant de la cotisation.
  • %STATUT%, statut de membre (code personnel de l’article).
  • %ABONNEMENT%, montant de l’abonnement.
  • %MONTANT%, total des dons reçus pour l’année, ce qui permet de produire une attestation.

Par exemple, si le texte dans l’article indique :

Attestation pour l’année %ANNEE%.

%TITRE% %PRENOM% %NOM%,

Le montant total de vos dons en %ANNEE% se monte à %MONTANT% francs.

Il sera automatiquement remplacé par :

Attestation pour l’année 2015.

Monsieur Jean Dupont,

Le montant total de vos dons en 2015 se monte à 1245 francs.

19Extensions

Diverses extensions ajoutent des fonctionnalités à votre logiciel Crésus. L’installation d’une extension requiert une version à jour du logiciel de base.

19.1Extension - Prélèvement direct (CH-DD & LSV)

Le Debit Direct (DD) de PostFinance ou LSV+ pour les banques est un moyen, pour le fournisseur, d’obtenir le paiement d’une facture directement depuis le compte du client.

Les étapes

Depuis Crésus Facturation, vous pouvez générer un formulaire d’autorisation pour votre client. Avec son accord, il est possible d’envoyer une demande de recouvrement directement à l’établissement financier du client.

Pour la gestion des encaissements par prélèvement direct sur le compte du client, vous devez obligatoirement avoir un contrat vous permettant d’émettre des factures avec encaissement par BVR.

Les étapes sont les suivantes :

  • Établir un contrat avec PostFinance ou avec sa banque
  • Obtenir le numéro d’identifiant du donneur d’ordre
  • Transmettre la demande d’autorisation au client pour signature
  • Obtenir l’autorisation du client
19.1.1Les réglages

Les réglages de l’extension se font par Alt+8 ou l’icône 

Les réglages spécifiques se trouvent dans l’onglet Extension, Divers, puis le bouton

et dans l’onglet

Réglages Debit Direct (PostFinance)

Choisir 

Une boîte de dialogue apparaît alors :

Identifiant du donneur d’ordre Ce numéro correspond à votre contrat, il vous est communiqué par votre établissement financier.
Préfixe du nom du fichier Obligatoire, ne peut pas être modifié par l’utilisateur.
Choix du contrat BVR lié au DebitDirect Indiquer quelle définition de BVR sera utilisée avec ce contrat.

 Facture

Vos options : vous pouvez indiquer le nom du document que vous allez émettre, imprimer un second exemplaire et choisir le texte qui apparaîtra au bas des factures qui seront encaissées par DebitDirect.

Lien internet pour le transfert de fichier

Vous pouvez indiquer ici le lien indiqué par PostFinance pour transférer le fichier généré par Crésus Facturation, contenant les indications nécessaires au prélèvement direct.

Le programme vous demandera ensuite à quel endroit devront être placés les fichier DebitDirect générés.

Réglages LSV+ (banques)

Choisir 

La boîte de dialogue est similaire à celle du Debit Direct

Identifiant du donneur d’ordre Est le numéro correspondant à votre contrat, communiqué par votre institut financier.
IBAN du donneur d’ordre IBAN de votre compte, où les montants prélevés à vos clients vous seront crédités.
Préfixe du nom du fichier Est obligatoire et ne peut pas être modifié par l’utilisateur.

 

Mode de fonctionnement

Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un test ou si les prélèvements doivent réellement être exécutés. Dans un premier temps, la banque vous demandera de procéder à un test, avant de vous permettre de passer en production.

Choix du contrat BVR lié au LSV+

Indiquer quelle définition de BVR sera utilisée avec ce contrat.

Facture

Vous pouvez indiquer comment sera appelé le document que vous allez émettre, si vous souhaitez imprimer un second exemplaire et le texte qui apparaîtra en bas des factures qui seront encaissées par LSV+.

Lien internet pour transfert de fichier

Vous pouvez indiquer ici le lien indiqué par votre banque pour transférer le fichier généré par Crésus Facturation, contenant les indications nécessaires au prélèvement direct.

Le programme vous demandera ensuite à quel endroit devront être placés les fichiers LSV+ générés.

Une fois les réglages terminés, la récapitulation apparaîtra sur l’écran

Ne plus utiliser le Debit Direct ou LSV+

Une fois créée la définition des réglages pour le Debit Direct ou LSV+, vous avez la possibilité de renoncer à utiliser l’une ou l’autre fonctionnalité en cliquant sur le bouton

ou

 

19.1.2Utilisation

Les réglages du client

Dans la fiche client, ouvrez l’onglet Administration.

Cochez la case

et Crésus affiche alors les réglages correspondants :

Tant que Crésus ne connaît pas l’IBAN du client, il affiche Inconnu.

  • Un compte PostFinance sélectionnera Debit Direct.
  • Un compte bancaire autre sélectionnera LSV+.

Demandez l’autorisation du client d’exécuter des prélèvements directs en lui envoyant le formulaire prévu à cet effet. Vous pouvez imprimer ce formulaire par ce bouton :

La première page est une lettre d’accompagnement, la seconde est le formulaire d’autorisation.

Si vous voulez utiliser le Debit Direct (PostFinance) et que vous ne connaissez pas encore l’IBAN du client, vous pouvez saisir le début d’un IBAN postal : CH31 0900 0000 pour obtenir le formulaire destiné à un compte postal. Si vous laissez le champ vide, vous obtiendrez un formulaire pour un LSV+ bancaire.

Une fois le formulaire d’autorisation revenu, vous pouvez saisir l’IBAN de votre client. Vous pouvez le saisir indifféremment avec ou sans les espaces entre les groupes de caractères : CH31 0900 0000 3137 2882 2 ou CH3109000000313728822. De toute manière, à la fin de la saisie, les espaces seront supprimés.

Vous pouvez également saisir un petit texte dans le champ Note. Ce texte n’apparaîtra nulle part ailleurs.

Pour un prélèvement bancaire par LSV+, le client envoie le formulaire à la banque, qui le complète et vous le fait parvenir. Pour un prélèvement par Debit Direct, le client vous retourne directement le formulaire. Au moment de l’exécution du Debit Direct, PostFinance vous demandera une copie de l’autorisation du client, d’abord régulièrement. Lorsque la confiance se sera installée, cela se fera sur une base aléatoire, ou lorsqu’il s’agit d’un montant important.

Émettre une facture

La création d’une nouvelle facture se fait tout à fait normalement. Toutefois, au lieu de l’imprimer comme d’habitude, vous allez en plus créer un ordre de prélèvement. Vous ne devrez donc pas utiliser les boutons du volet de droite

Le texte Paiement à l’aide du bulletin joint exclusivement est remplacé par Sera encaissé par Debit Direct (ou LSV)

Il convient toutefois d’adapter le texte de délai de paiement.

En effet, le texte standard Paiement net à 30 jours (ou vos conditions habituelles) n’a plus de sens. Vous pourrez taper directement un texte plus adapté :

Créer un ordre de prélèvement

Pour créer un ordre de prélèvement, vous devrez cliquer dans le volet de droite, sur le bouton

Vous pouvez visualiser la facture ou produire directement un ordre de prélèvement (ici par Debit Direct) pour cette facture.

Vous fixez vous-même la date de prélèvement désirée, dans une fourchette de dates autorisées.

Si la date fixée est trop loin, un message d’avertissement vous en informe

Si la date de prélèvement est correcte, l’ordre de prélèvement est créé pour cette facture

Ordre de prélèvement créé par erreur

Si vous avez créé par erreur un ordre de prélèvement pour une facture, vous pouvez l’annuler en utilisant le bouton

Le programme vous demande confirmation

Envoyer un ordre de prélèvement

Vous ne pouvez envoyer qu’un seul fichier Debit Direct ou LSV par jour

La création du fichier de données se fait en cliquant dans le volet de droite, sur le bouton 

Vous pouvez choisir pour quel institut financier vous souhaitez établir un fichier de paiement (si les deux sont définis)

Lorsque vous confirmez la transmission en cliquant sur Oui, si le cheminement défini pour l’établissement financier est correct, l’ordre est immédiatement transmis.

Encaissement

L’encaissement se fait selon la même procédure que si vous aviez émis un BVR et que celui-ci ait été payé par le client.

Pour le détail des encaissements BVR, veuillez vous référer au manuel d’utilisation de base de Crésus Facturation.

19.2Extension - Facturation multimonnaie

Introduction

Le logiciel Crésus Facturation est, en version standard, prévu pour fonctionner avec une seule monnaie (CHF). L’extension Facturation multimonnaie permet de facturer ou de recevoir des factures en francs suisses (CHF), mais aussi d’autres monnaies, telles que l’EUR ou le USD.

Cela permet ainsi d’indiquer pour les clients et les fournisseurs la monnaie utilisée par chacun.

Au niveau des articles, on indique un prix par monnaie, éventuellement un compte de vente, un compte d’achat par monnaie. L’usage des taux de change permet de recalculer les prix. Si on utilise une tabelle de prix, par catégorie client par exemple, cela implique de noter les prix dans chaque monnaie et pour chaque catégorie.

Pour la facturation elle-même, il faut indiquer le taux de change, qu’il soit journalier ou mensuel selon la décision de l’entreprise, par rapport à la TVA. La monnaie doit être indiquée sur les documents. Les versements se font dans la monnaie de la facture sur un compte adéquat.

Les factures reçues doivent aussi tenir compte de la monnaie utilisée et du taux de change à appliquer.

Toutes les statistiques qui utilisent des montants doivent tout rapporter à la monnaie de référence, en calculant d’après les taux de change de chaque document, pour que des comparaisons soient possibles.

Installation

Dans les jours qui suivent votre commande de cette extension, vous recevez un nouveau numéro d’identification et le lien de téléchargement de l’extension. il suffit de cliquer sur ce lien pour démarrer l’installation et indiquer en temps utile le nouveau numéro d’identification.

Conditions de fonctionnement.

  • Ces possibilités n’existent que dans les écrans de saisie originaux, tels que livrés avec le modèle de base. Ces écrans se mettent à jour à chaque nouvelle version.
  • Si vous avez fait un double d’un écran de saisie pour y apporter des adaptations, le programme ne peut pas corriger votre propre écran de saisie. Il se peut donc que les fonctionnalités liées à cette extension ne soient pas actives dans vos écrans de saisie personnels. Dans ce cas, la seule chose à faire est de repartir de l’écran de base modèle. Si nécessaire, vous pouvez à nouveau en faire un double. Il faut indiquer que ce double contient les calculs standard. Vous devrez y apporter à nouveau les adaptations personnelles.

 

Définition des monnaies des articles

Dans la base Article, une fois les monnaies définies dans les réglages, il est possible de définir les prix d’achat et de vente de chaque article et ce dans chacune des monnaies.

Si l’on souhaite comptabiliser séparément les achats par monnaies, il est également possible, une fois les comptes définis dans Crésus Comptabilité, de définir le compte d’achat, respectivement de vente de l’article, et ce dans chaque monnaie, comme suit :

 

Définition de la monnaie de facturation à un client

Dans la base Client, l’onglet Administration, permet de définir la monnaie usuelle de facturation et les comptes créanciers par monnaie comme suit :

 

Etablissement d’une facture à l’attention d’un client

Lors de l’établissement d’une facture à un client, dans l’onglet Détails, au moment de sélectionner un article à facturer, Crésus Facturation va automatiqement présenter le prix de vente en fonction de la monnaie définie pour le client. Cet écran se présente alors comme suit :

Cela se reflète sur la facture émise comme suit :

Définition de la monnaie de facturation d’un fournisseur

Dans la base Fournisseurs, l’onglet Paiement, on définit les coordonnées de paiement (celles du titulaire du compte et celles de la banque du créancier). C’est dans cet écran que se définit la monnaie usuelle de paiement à ce fournisseur.

il est également possible de définir les comptes à utiliser tant au crédit qu’au débit pour ce fournisseur donné.

 

Définition de la monnaie lors d’une commande ou de la saisie d’une facture d’un fournisseur

Quatre onglets de la base Factures reçues sont impactés par l’extension multimonnaie. Il est possible de définir le contenu d’une facture reçue en indiquant dans l’onglet Résumé, la date de la facture et son montant.

ou dans l’onglet Détails

L’onglet Paiements indique également la monnaie de paiement de la facture.

Enfin l’onglet Finances permet de régler encore les comptes, tout en reprenant les comptes par défaut.

 

19.3Extension - Facturation multilingue

Introduction

Le logiciel Crésus-facturation est disponible soit en français, soit en allemand. le choix s’effectue lors de l’installation, où il convient de choisir la langue désirée : « Français » ou « Deutsch ».

Dès que l’allemand est sélectionné, l’interface utilisateur est en allemand. Le modèle a été traduit en allemand. Mais votre fichier actuel, lui, ne peut pas être traduit de façon automatique. Il reste donc dans sa langue d’installation.

Cette extension permet d’introduire la langue utilisée pour chaque client individuellement. La désignation des articles permet d’introduire les textes en français, allemand, anglais, italien. Tous les documents sont traduits dans les 4 langues de base. Ainsi, l’impression d’une facture, des rappels, bulletins de livraison, offres, pour un client anglais sera automatiquement en anglais par exemple.

Crésus multilingue permet de gérer de 1 et 8 langues à choix. Les 4 premières langues sont le français, l’allemand, l’anglais et l’italien, dans l’ordre, les 4 suivantes sont à choix. Chaque fiche client contient une rubrique langue qui permet d’indiquer la langue de facturation de ce client. La création d’une facture prend automatiquement les libellés des articles dans la langue du client, ainsi que par exemple, le délai de paiement, le titre de la personne de contact, etc. Ce document est ensuite « traduit » lors de l’impression : le mot FACTURE, les textes fixes, les délais de versement, etc.

L’impression du document se fait de la même manière que dans la version standard, mais les intitulés sont également traduits.

A vous de régler les éléments de base (variables globales) dans les 4 langues utilisées. Vous pouvez par exemple indiquer le nom de l’entreprise en 4 langues différentes.

Conditions de fonctionnement.

Ces possibilités n’existent que dans les écrans de saisie originaux, tels que livrés avec le modèle de base. Ces écrans se mettent à jour à chaque nouvelle version.

Si vous avez fait un double d’un écran de saisie pour y apporter des adaptations, le programme ne peut pas corriger votre propre écran de saisie. Il se peut donc que les fonctionnalités liées à cette extension ne soient pas actives dans vos écrans de saisie personnels.

Dans ce cas, la seule chose à faire est de repartir de l’écran de base modèle. Si nécessaire, vous pouvez à nouveau en faire un double. Il faut indiquer que ce double contient les calculs standard. Vous devrez y apporter à nouveau les adaptations personnelles.

Procédures

Choix des langues

Crésus facturation permet l’utilisation de 4 langues : le français, l’allemand, l’anglais, l’italien. Il est possible d’ajouter 4 autres langues, mais cela demande alors quelques réglages (et traductions) supplémentaires.

Pour pouvoir utiliser ces différentes langues il faut commencer par les préciser pour chaque client et chaque fournisseur. Il faut ensuite traduire les désignations de tous vos articles. Et il faut enfin traduire (ou contrôler) tous les textes.

La langue du client

Dans la fiche du client dans l’onglet client, il est possible de définir la langue. Il faut sélectionner la langue pour chaque client qui n’utilise pas la langue par défaut (langue du logiciel).

Le titre se traduit automatiquement selon le contenu de la liste.

file:///C:\DOCUME~1\ADMINI~1\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML15fcbd27.PNG

Si la « traduction » n’est pas correcte, il faut, dans le mode complet, entrer dans les définitions des rubriques et indiquer les bonnes correspondances. Attention de ne pas changer l’ordre des éléments si vous avez déjà introduit des données.

La langue du fournisseur

Dans l’onglet Créancier de la base des créanciers, sélectionnez la langue de chaque fournisseur, surtout si vous imprimez des commandes. Cela s’effectue de façon similaire que pour les clients.

Les désignations d’articles

Dans l’onglet Article de saisie des articles, il convient de saisir, pour tous les articles leur désignation dans toutes les langues souhaitées comme suit :

L’unité de chaque article est mise dans la langue du logiciel. Le programme va prendre l’unité correspondante, selon la langue du client. Si la « traduction » ne devait pas être correcte, il faut, dans le mode complet, entrer dans les définitions des rubriques et indiquer les bonnes correspondances.

Attention de bien faire correspondre les langues et ne pas changer l’ordre des éléments, si vous avez déjà introduit des données.

 

Les réglages

D’autres traductions, d’autres langues

Il est possible d’ajouter 4 autres langues supplémentaires. En mode complet, Menu Option, Définitions, Définitions des langues, vous pouvez ajouter 4 langues à choix et définir les jours de la semaine ainsi que les noms des mois.

  1. Ces langues s’ajoutent aux listes de langues des clients et fournisseurs.
  2. Les définitions des rubriques de type liste (comme le titre ou l’unité des articles) peuvent être réglées aussi pour ces nouvelles langues.
  3. Pour la désignation des articles, il faut adapter l’écran de saisie et allonger la rubrique « Désignation » de façon à pouvoir saisir les textes des autres langues (voir manuel sur le paramétrage).
  4. Pour les autres textes fixes utilisés sur les documents à de multiples endroits, comme le titre de colonne « Désignation » par exemple, il faut les « traduire » dans les documents utilisés. Voir annexe.
  5. Utilisation
  6. Une fois les réglages effectués et les traductions faites dans les libellés d’articles et les listes, tous les documents (bulletins de livraison, commandes, factures, etc.) sont imprimés dans la langue du destinataire.

Notes

  • Les désignations des comptes à utiliser n’ont pas besoin d’être traduites, puisqu’il n’y a que le numéro du compte qui fait foi pour le passage en comptabilité.

Factures émises

  • Concerne : comme le texte du concerne est différent pour chaque facture, il faut donc le saisir dans la langue du client.
  • Délai de paiement : c’est un texte qui vient, selon les réglages dans la langue du client, il peut être corrigé, et doit donc être indiqué directement dans la langue du client.
  • Onglet « Détails » : la recherche des articles peut se faire par saisie de la désignation dans la langue du logiciel (langue de base) ou dans la langue du client. La touche F2 affiche la liste des articles dans la langue de base, mais la sélection d’un article le place dans la facture dans la langue du client. La désignation peut être corrigée, mais évidemment il faut le faire dans la langue du client.
  • Unité : elle est reprise de la base des articles selon les « traductions » effectuées.

Commandes aux fournisseurs, livraisons

  • Ces remarques sont valables pour les commandes aux fournisseurs, livraisons …

 

19.4Extension Mensualités

L’extension permet de découper une facture en plusieurs mensualités. Elle permet de déterminer le montant du premier versement et le nombre de mensualités à préparer. L’impression de la facture établit directement l’ensemble des BVR.

L’ordre d’utilisation des BVR n’a pas d’importance, car tous les paiements seront enregistrés sur la même facture.

Les mensualités ne sont imprimées que sous forme de BVR (avec ou sans code QR). Il n’aurait aucun sens d’établir des mensualités sans numéro de référence.

Par souci de simplification, nous utiliserons toujours dans ce manuel le terme de mensualités, ce qui est le cas le plus courant, mais tout le manuel s’applique de la même manière à des périodicités de 2, 3, 4 ou N mois. Vous pouvez donc très bien créer des paiements bimestriels