Crésus Facturation

4Créer une facturation réelle

Pour créer votre facturation réelle (avec laquelle vous pouvez travailler en production), vous avez 2 options :

  • Créer un nouveau fichier vide.
  • Travailler dans un fichier de test, tel que décrit dans les chapitres précédents, puis supprimer les exemples.

Pour créer un fichier vide, démarrez Crésus Facturation, au besoin, fermez un fichier ouvert (Fichier–Fermer) puis utilisez la commande Fichier–Nouveau pour démarrer l’assistant. Suivez les indications des divers dialogues.

Lorsque Crésus vous le propose, selectionnez l’option Standard PME dans le menu ci-dessous.

Puis, choisissez l’option Créer un nouveau fichier vide.

Contrairement à une comptabilité ou une gestion de salaires, une facturation n’est pas découpée en années comptables. Nous vous recommandons dès lors de ne pas inclure l’année dans le nom de votre fichier.

Si vous avez déjà introduit des données utiles dans un fichier de test, vous pouvez supprimer les données factices depuis les Réglages généraux  : dans la zone Actions du volet latéral, cliquez Supprimer des fiches (§3.1.1 Supprimer des fiches).

Dans les deux cas, il est essentiel de procéder aux réglages de base avant d’émettre des factures réelles et de comptabiliser des écritures. Dans les Réglages généraux, complétez les informations dans les différents onglets, en particulier les réglages fondamentaux suivants :

  • L’entreprise est-elle soumise à la TVA ?
  • La comptabilisation se fait-elle selon les contre-prestations convenues ou reçues ?
  • En comptabilisation selon les contre-prestations convenues, les factures émises ou reçues sont passées en comptabilité à la date de la facture, puis les encaissements ou paiements sont passés en diminution du compte débiteur ou créancier à la date de chaque mouvement. Il est possible de générer un escompte lors de l’acquittement partiel d’une facture (voir la note ci-dessous concernant la TVA).
  • En comptabilisation selon les contre-prestations reçues, les factures émises ou reçues ne sont pas passées en comptabilité, seuls les mouvements réels le sont, au moment de l’encaissement ou du paiement effectifs. Il n’y a pas de notion de débiteurs ou de créanciers en cours d’année, et il n’y a pas d’escomptes non plus.
  • Si l’entreprise est soumise à la TVA, il faut définir si la déclaration TVA se fait selon le décompte effectif ou selon la méthode des taux de dette fiscale nette (TDFN) ou TVA au forfait.
  • Ce choix doit concorder avec les définitions TVA dans Crésus Comptabilité.

Habituellement, une entreprise soumise à la TVA travaille selon les contre-prestations convenues. La TVA est due ou est à récupérer dès le passage de la facture dans la comptabilité, et les escomptes éventuels donnent lieu à une correction de la TVA. C’est le mode de calcul de TVA habituel.
Il faut obtenir une dérogation de l’AFC pour être autorisé à traiter la TVA selon les contre-prestations reçues. Dans ce cas, la TVA est traitée avec chaque mouvement, et il n’y a aucune correction liée à des escomptes.
De même, des conditions particulières déterminent si l’entreprise peut être soumise selon un taux de dette fiscale nette (TDFN).

  • Si vous traitez les factures selon les contre-prestations convenues, il faut déterminer si les frais de rappel doivent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lorsque la facture est acquittée.

Tant que ces réglages n’auront pas été validés, Crésus rappellera à chaque ouverture que vous ne travaillez pas encore dans un fichier définitif.

Ces choix ont des incidences essentielles sur la comptabilité, c’est pourquoi il n’est pas possible de les changer après validation sans avoir recours aux services d’un spécialiste. Il est donc impératif de les valider en toute connaissance de cause.

Pour valider ces choix, utilisez la commande dans le volet latéral des réglages généraux, ou le bouton de l’écran d’ouverture.

Si les choix obligatoires sont faits et si le fichier ne contient plus d’exemples, les avertissements de l’écran d’ouverture n’apparaîtront plus.

D’autres réglages généraux peuvent être modifiés en cours de travail.

Il y a également des réglages particuliers pour chaque base. Pour y accéder, cliquez l’icône dans la zone Base du volet latéral, ou passez dans les réglages généraux par Alt+8 ou  et cliquez le bouton correspondant dans le volet latéral.

4.1Réglages de base

Pour adapter l’environnement à votre façon de travailler, il est nécessaire de procéder aux réglages essentiels décrits ci-dessus. Cliquez l’icône , ou utilisez le raccourci Alt+8.

Le programme vous demande un mot de passe pour accéder au mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet). Par défaut, le mot de passe est epsitec en minuscules. Tapez-le et cliquez Entrer. Ce mot de passe peut être redéfini par la suite (§15.1 Enregistrer).

Vous arrivez alors dans l’écran principal des Réglages généraux.

La plupart des informations entrées ici pourront être adaptées à tout moment.

Même s’il n’est pas nécessaire de procéder dans cet ordre, nous documentons ici d’abord les réglages essentiels qui ne pourront être plus modifiés après avoir été validés, puis les réglages les plus fondamentaux. D’autres réglages seront décrits dans les chapitres spécifiques à chaque base plus loin dans ce manuel.

4.1.1Les réglages de base

Les réglages décrits ci-dessous doivent être définis et validés avant de pouvoir utiliser la facturation en mode réel. Une fois validés, ces réglages ne pourront pas être modifiés sans l’intervention d’Epsitec.

Onglet Comptes et TVA

Précisez ici si l’entreprise est soumise à la TVA, et le cas échéant, complétez votre numéro TVA.

Si vous devez lier votre facturation à une comptabilité Crésus, il est recommandé de le faire à ce stade.

Onglet Comptabilisation

Mode de comptabilisation

Votre entreprise est-elle soumise au régime des contre-prestations convenues (à l’émission ou à la réception de factures, qui est le mode normal) ou aux contre-prestations reçues (aux encaissements, mode soumis à une dérogation de l’AFC) ?

Mode de décompte TVA

Si vous êtes soumis à la TVA, définissez si vous utilisez la déclaration standard (décompte effectif) ou si vous êtes soumis à un (ou des) taux forfaitaire(s).

Frais de rappel

Pour mémoire, les frais de rappel ne sont dus par vos clients que s’ils sont expressément mentionnés dans vos conditions de vente.

Si vous travaillez aux contre-prestations convenues, il faut décider si les frais de rappel éventuels doivent être comptabilisés lorsque vous émettez la facture avec ces frais, ou uniquement lorsque la facture est acquittée.

Si vous travaillez aux contre-prestations reçues, vous avez le choix entre comptabiliser les frais de rappel avec le chiffre d’affaires – ils seront répartis dans les comptes de produit de la facture – ou dans un compte spécifique déterminé dans Autres comptes de l’onglet Comptes et TVA de ces réglages.

Valider les réglages

Lorsque vous aurez déterminé ces choix, vous devrez les valider au moyen du bouton Valider les réglages de base dans cet écran ou dans l’écran d’ouverture. Le dialogue vous demande de confirmer vos choix, qui ne seront plus modifiables.

Si vous avez des doutes, il est préférable de continuer momentanément en mode test.

Tant que vous n’avez pas validé ces réglages, Crésus imprime un filigrane dans tous les documents. N’envoyez pas vos documents produits à vos clients !

4.1.2Les réglages secondaires

Les réglages décrits dans cette section peuvent être modifiés en tout temps.

Onglet Principal

Saisissez les coordonnées de votre entreprise :

Les divers éléments peuvent être imprimés ou non sur les documents produits. Si vous disposez de papier avec un en-tête pré-imprimé, complétez les informations, mais sélectionnez l’option pas imprimé.

La Raison sociale peut être imprimée au sommet des documents :

Ou dans l’adresse de l’entreprise, à gauche :

Logos

Les documents standards sont prévus pour être imprimés avec un logo au sommet de la page. Vous avez le choix entre deux formats (plat ou grand) dont vous avez un aperçu à l’écran.

Cliquez sur le bouton Mettre un logo… ou Mettre un second logo… pour définir si vous voulez un logo ou non.

Si vous répondez Oui, Crésus Facturation demande s’il faut reprendre le logo de base. Si oui, vous pouvez modifier le logo de base en cliquant le crayon. Sinon, Crésus affiche un dialogue permettant de sélectionner un logo existant.

Les logos livrés avec le modèle servent à mettre en évidence la zone occupée et donnent les dimensions à respecter :

  • Les dimensions du 1er logo doivent être un multiple entier de 160×1440 pixels.
  • Les dimensions du 2e logo doivent être un multiple de 600×1440 pixels.

Pour éditer ces logos, cliquez sur l’icône .

Si vous ne voulez pas de logo, cliquez à nouveau sur le bouton Mettre un logo… ou Mettre un second logo… et répondez Non.

L’indication saisie sous Adresse entreprise pour expéditeur figure au-dessus de l’adresse du destinataire dans une enveloppe à fenêtre. Elle permet à la poste de vous retourner l’envoi sans avoir à l’ouvrir en cas de problème d’acheminement.

Le bouton Dossier général permet de sélectionner un répertoire dans lequel vous pourrez enregistrer les documents de votre choix en relation avec cette facturation. Si un dossier a été paramétré, un clic sur l’icône dans le volet latéral ouvre le répertoire.

Pour couper le lien entre la facturation et le dossier paramétré, cliquez sur l’icône

Onglet Comptes et TVA

Comptabilité liée

Pour lier votre fichier de facturation à une comptabilité Crésus, utilisez la commande Données > Comptes et TVA

Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner la comptabilité pour la période concernée.

Fermez et rouvrez votre facturation pour s’assurer que le mécanisme actualise correctement le plan comptable et les codes TVA de la comptabilité liée.

TVA

Si l’entreprise est soumise à la TVA, saisissez le numéro de TVA de votre entreprise au format CHE-nnn.nnn.nnn TVA. Crésus vérifie si le format du numéro saisi est correct.

Le bouton  accède au site de l’OFS où vous pourrez trouver le numéro de TVA attribué à votre entreprise.

Les codes TVA qui s’affichent correspondent aux codes standards de Crésus Comptabilité et ne devraient en principe pas être modifiés.

Cliquez sur le bouton Régler les taux TVA pour définir si vous utilisez les taux standards ou des taux personnalisés. Précisez ensuite quel jeu de taux doit être proposé par défaut (modifiable ponctuellement dans chaque facture).

Régler les comptes par défaut

La liste des comptes proposés dans chaque dialogue provient de la comptabilité liée pour l’année en cours. Si la liste n’est pas correcte, vérifiez sous Données > Comptes et TVA que la comptabilité liée est correcte, puis fermez et rouvrez votre fichier de facturation.

Si vous modifiez le plan comptable de votre comptabilité, il faut enregistrer la comptabilité, puis fermer et rouvrir la facturation.

Les comptes définis ici sont utilisés :

  • Lors de la création des fiches
    Par exemple, le compte de vente dans les articles est hérité au moment de la création de la fiche, et vient du réglage effectué dans Articles, prestations / Vente.
  • Lors de la comptabilisation, si aucun autre compte n’a été forcé lors de la saisie des factures
    Par exemple, s’il reste vide dans l’onglet Finances d’une facture émise, le compte d’escompte accordé est celui saisi sous Autres comptes / Vente.

Le bouton Utilisation des comptes permet de préciser si on veut que les fiches utilisent de préférence le compte générique ou un compte spécifique saisi dans chaque fiche.

Le bouton Comptes par défaut standards permet de remettre les comptes tels qu’ils sont proposés dans les plans comptables standards de Crésus Comptabilité.

Le bouton Corrige les comptes dans des fiches s’utilise pour mettre à jour en masse les comptes enregistrés dans les fiches existantes.

Onglet  Comptabilisation

Afin d’éviter les erreurs de saisie, Crésus propose d’empêcher un écart trop grand entre la date du jour et certaines dates (date de facture, date d’encaissement, etc.).

Indiquez ici le nombre maximum de jours d’écart autorisé.

Aide au pointage

Pour faciliter le contrôle, l’aide au pointage de Crésus Comptabilité permet de regrouper les écritures selon leur Groupe ou leur Référence.

Définissez ici le contenu de ces 2 colonnes pour les écritures générées lors de la comptabilisation de Crésus Facturation. Par défaut, Crésus Facturation propose le numéro de pièce pour le groupe et le nom du débiteur ou du créancier dans la référence.

Mise en forme des libellés

Le bouton Réglages pour la comptabilisation permet de spécifier si les écritures générées doivent inclure le commentaire ou les notes saisis dans chaque facture, et si le libellé doit inclure la désignation des articles ou non (mode Montre ou Cache le détail).

Si vous avez installé l’extension Codes analytiques, l’option Utilise ou N’utilise pas les codes analytiques permet d’activer ou non l’extension dans le fichier courant.

L’option Montre le numéro de ligne comptabilisée ajoute un préfixe propre au mécanisme de comptabilise à chaque libellé. Ce mode n’est en général pas utilisé.

Escomptes

L’acquittement d’une facture peut générer un escompte obtenu ou accordé.

Ces escomptes peuvent être regroupés dans un compte unique défini dans l’onglet Comptabilisation décrit ci-dessus, ou ventilés dans les comptes d’achat ou de vente de la facture, au prorata des montants facturés.

La date de l’escompte peut être la date du jour de l’acquittement ou la date de la dernière écriture d’encaissement.

Cliquez sur le bouton Régler les escomptes.

On définit ici pour les escomptes accordés ou obtenus

  • la date d’acquittement de la facture
    • date de traitement : date du jour où on fait l’opération (recommandé)
    • date du dernier encaissement ou paiement : date de la dernière opération enregistrée dans le tableau
  • le mode de comptabilisation de l’escompte (voir les exemples ci-dessous)
    • ventilés dans les comptes articles : l’escompte sera enregistré au prorata dans chacun des comptes de produit ou de charge de la facture
    • regroupés dans le compte xxxx : l’escompte est passé en totalité dans le compte défini dans les réglages des comptes
  • Code de TVA à appliquer : en cas de comptabilisation dans Crésus Comptabilité, le montant de l’escompte doit provoquer une diminution du montant soumis à la TVA due. Si on passe le code TVA (resp. TVARED ou TVAHEB), le chiffre d’affaire est diminué, sans la trace de l’escompte. Si on utilise un code DIMCP (resp. DIMCPRED ou DIMCPHEB), le chiffre d’affaires n’est pas impacté, mais on obtient un montant à déduire du chiffre d’affaires pour déterminer le montant soumis à l’impôt.

Le §7.5.4 Les escomptes donne des informations comptables concernant les escomptes.

4.1.3Les réglages des extensions

Plusieurs extensions peuvent être acquises pour compléter le comportement standard de Crésus Facturation. Vous trouverez le détail de ces extensions sur www.cresus.ch.

L’onglet Extensions, Divers donne accès aux définitions, selon la documentation livrée avec chacune de ces extensions.

4.1.4Conserver le mode complet

Comme décrit plus haut, Crésus propose deux modes de travail :

  • Le mode simplifié est le mode de travail conseillé; il donne accès à toutes les fonctionnalités nécessaires à l’utilisation normale de l’application.
  • Le mode complet donne accès à de nombreuses fonctionnalités de paramétrage, adaptation et utilisation avancée; dans ce mode, certaines protections prévues pour empêcher des modifications intempestives sont désactivées.

Par défaut, Crésus revient toujours au mode de travail simplifié. Si, malgré les risques, vous souhaitez travailler en permanence en mode complet, vous pouvez choisir de conserver ce mode de travail.

  • Dans les Réglages généraux, onglet Extensions, divers, cliquez le bouton Mode de travail et sélectionnez le mode de travail Complet :

4.2Supprimer des fiches

Pour supprimer une fiche individuelle, sélectionnez la fiche et cliquez l’icône . Crésus demande de confirmer la suppression, qui est définitive.

Il n’est pas possible de supprimer une fiche référencée par une autre fiche. Par exemple, vous ne pourrez pas supprimer la fiche d’un client si celui-ci a des factures

Crésus donne également la possibilité de supprimer des fiches en masse.

4.2.1Supprimer toutes les fiches

Dans le volet latéral des Réglages généraux, le bouton Supprimer des fiches propose de détruire toutes les fiches, ou seulement les exemples (s’il y en a) :

Comme cette opération est irréversible, vous devez cocher la confirmation pour lancer la destruction demandée.

Tant qu’il reste des exemples dans votre fichier, vous ne pourrez pas travailler de manière définitive, et les documents imprimés conserveront le filigrane de test.

4.2.2Supprimer les anciennes fiches

Si votre base de données contient de nombreuses fiches, il se peut que les performances du logiciel soient péjorées.

La suppression de fiches devenues inutiles permet d’accélérer les opérations, en particulier les calculs et opérations lancées sur toute la base, comme les statistiques, par exemple.

Le bouton Supprimer les anciennes fiches dans le volet latéral des Réglages généraux propose de supprimer les fiches qui ont été archivées.

4.3Les autres réglages

Les autres réglages généraux et les réglages propres aux bases sont décrits dans le reste de ce manuel.

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