Crésus Comptabilité

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Avant-propos
  3. 2 - Introduction
    1. 2.1 - Conventions dans ce manuel
      1. 2.1.1 - Commandes dans les menus
      2. 2.1.2 - Clavier
      3. 2.1.3 - Copies d’écran
    2. 2.2 - Installer le logiciel
    3. 2.3 - Mise à jour du logiciel
    4. 2.4 - Trouver de l’aide
      1. 2.4.1 - L’aide contextuelle
      2. 2.4.2 - L’aide pour remplir un champ
      3. 2.4.3 - Foire aux questions
      4. 2.4.4 - Assistance technique
    5. 2.5 - Dialogues redimensionnables
  4. 3 - Prise en main
    1. 3.1 - Créer une comptabilité de test
    2. 3.2 - Afficher le plan comptable
    3. 3.3 - Afficher le journal de saisie
    4. 3.4 - Les écritures
      1. 3.4.1 - Saisir des écritures
      2. 3.4.2 - Modifier une écriture
      3. 3.4.3 - Supprimer une écriture
      4. 3.4.4 - Écritures multiples
      5. 3.4.5 - Écritures avec TVA
    5. 3.5 - Imprimer le journal
    6. 3.6 - Recherches
      1. 3.6.1 - Aller à une date
      2. 3.6.2 - Rechercher des écritures
      3. 3.6.3 - Recherche rapide
    7. 3.7 - Afficher un compte
    8. 3.8 - Afficher le PP
    9. 3.9 - Afficher le bilan
    10. 3.10 - Afficher le Compte de résultat
    11. 3.11 - Afficher la balance de vérification
    12. 3.12 - Boucler l’exercice comptable
    13. 3.13 - Ouvrir la nouvelle année comptable
    14. 3.14 - Remettre le bilan initial
    15. 3.15 - Afficher un PP avec comparaisons
  5. 4 - Utilisation plus détaillée
    1. 4.1 - Créer une nouvelle comptabilité
    2. 4.2 - Adapter le plan comptable
      1. 4.2.1 - Afficher le plan comptable
      2. 4.2.2 - Créer un nouveau compte
      3. 4.2.3 - Dupliquer un compte existant
      4. 4.2.4 - Supprimer un compte
      5. 4.2.5 - Cacher un compte
      6. 4.2.6 - Définir des comptes miroirs
      7. 4.2.7 - Les différents éléments composant un compte
      8. 4.2.8 - Vérifier le plan comptable
      9. 4.2.9 - Commentaire ou pièce jointe associés à un compte
    3. 4.3 - Écritures
      1. 4.3.1 - Les différents éléments composant une écriture
      2. 4.3.2 - Commentaire ou pièce jointe associés à une écriture
    4. 4.4 - Écritures de solde à nouveau
    5. 4.5 - Écritures multiples
      1. 4.5.1 - Total automatique
      2. 4.5.2 - Terminer une écriture multiple
      3. 4.5.3 - Plusieurs débits et plusieurs crédits
      4. 4.5.4 - Modifier une écriture multiple
      5. 4.5.5 - Supprimer une écriture multiple
    6. 4.6 - Les écritures de régularisation
    7. 4.7 - Bloquer des écritures
    8. 4.8 - Geler une période
    9. 4.9 - Journaux
    10. 4.10 - Une autre représentation du journal
    11. 4.11 - Déplacer des écritures
    12. 4.12 - Recherches
      1. 4.12.1 - Rechercher des écritures
      2. 4.12.2 - Recherche de comptes
      3. 4.12.3 - Recherche rapide
    13. 4.13 - Le filtre
      1. 4.13.1 - Le filtre dans le Journal et un Extrait de compte
  6. 5 - Saisie et navigation efficaces
    1. 5.1 - La saisie des écritures
      1. 5.1.1 - L’aide à la saisie
      2. 5.1.2 - La saisie de la date
      3. 5.1.3 - La saisie du compte au débit ou au crédit
      4. 5.1.4 - La saisie du numéro de pièce
      5. 5.1.5 - La saisie du libellé
      6. 5.1.6 - La saisie du montant
      7. 5.1.7 - Autres automatismes pour la saisie
      8. 5.1.8 - Les écritures modèles
      9. 5.1.9 - Les écritures présaisies
      10. 5.1.10 - Les écritures de régularisation
    2. 5.2 - Navigation et repère de ligne
      1. 5.2.1 - Le repère de ligne
      2. 5.2.2 - Fonctions de navigation
    3. 5.3 - L’utilisation de la souris
      1. 5.3.1 - Le bouton de gauche et les outils
      2. 5.3.2 - Le clic droit et les menus
      3. 5.3.3 - Les barres d’icônes
    4. 5.4 - L’utilisation du clavier
      1. 5.4.1 - Les raccourcis pour la saisie
      2. 5.4.2 - Les raccourcis plus avancés
    5. 5.5 - Déplacement des colonnes
  7. 6 - Favoris
    1. 6.1 - Utilisation des favoris
    2. 6.2 - Accès direct aux favoris
  8. 7 - La gestion de la TVA
    1. 7.1 - Les réglages pour la TVA
    2. 7.2 - Méthode de décompte effective
      1. 7.2.1 - Activer la méthode de décompte effective
      2. 7.2.2 - Écritures avec TVA
      3. 7.2.3 - Les codes TVA pour la méthode effective
      4. 7.2.4 - Les champs pour la TVA
      5. 7.2.5 - Comptabilisation des rabais
      6. 7.2.6 - TVA lors de l’importation de marchandises
      7. 7.2.7 - Contrôle de la TVA
      8. 7.2.8 - Le calcul de la TVA
      9. 7.2.9 - Établir le décompte TVA
      10. 7.2.10 - Formulaire TVA
      11. 7.2.11 - Définition des taux de TVA
    3. 7.3 - Méthode de décompte selon le taux de la dette fiscale nette (TDFN)
      1. 7.3.1 - Activer la méthode selon le TDFN
      2. 7.3.2 - Écritures avec TVA au TDFN
      3. 7.3.3 - Codes TVA pour TVA au TDFN
      4. 7.3.4 - Etablir le décompte TVA au TDFN
      5. 7.3.5 - Décompte TDFN ou TaF avec plus de 2 taux
    4. 7.4 - Méthode de décompte avec taux forfaitaires (TaF)
    5. 7.5 - Adapter la liste des codes TVA
    6. 7.6 - Ajouter/copier un code TVA
    7. 7.7 - Adapter le décompte TVA
  9. 8 - Les principales vues
    1. 8.1 - Extraits de comptes
      1. 8.1.1 - Afficher un extrait de compte
      2. 8.1.2 - Extrait de compte et écritures multiples
      3. 8.1.3 - Extraits de comptes personnalisés
    2. 8.2 - Le bilan
    3. 8.3 - Le tableau des pertes et profits
    4. 8.4 - Compte de résultat
    5. 8.5 - Résumés périodiques
    6. 8.6 - États financiers / tableaux annexes
      1. 8.6.1 - Afficher un modèle
      2. 8.6.2 - Créer un modèle personnel
      3. 8.6.3 - Créer un tableau lié
  10. 9 - Aide au pointage
    1. 9.1 - Saisie manuelle dans le journal
    2. 9.2 - Saisie manuelle dans un extrait de compte
    3. 9.3 - Traitement des écritures groupées
      1. 9.3.1 - Rassembler les écritures d’un groupe
      2. 9.3.2 - Filtrer les écritures
    4. 9.4 - Soldes à nouveau détaillés
  11. 10 - Impression
    1. 10.1 - Aperçu avant impression
    2. 10.2 - Mise en page
    3. 10.3 - Modifier la largeur des colonnes
    4. 10.4 - Imprimer des extraits de comptes
  12. 11 - Le changement d’exercice
    1. 11.1 - Le bouclement
    2. 11.2 - La réouverture
      1. 11.2.1 - Rouvrir une comptabilité
      2. 11.2.2 - L’extourne des écritures de régularisation
    3. 11.3 - Remettre le bilan initial
    4. 11.4 - Report automatique du bénéfice / de la perte
  13. 12 - Budgets
    1. 12.1 - La présentation Budgets
    2. 12.2 - Report des budgets
    3. 12.3 - Budgets des comptes centralisateurs
    4. 12.4 - Comparaison avec les budgets
  14. 13 - Les monnaies étrangères
    1. 13.1 - Définir les monnaies étrangères
    2. 13.2 - Tabelles des cours de change mensuels
    3. 13.3 - Créer un compte avec de la monnaie étrangère
    4. 13.4 - Évaluer les différences de change
    5. 13.5 - Clôturer les monnaies étrangères
  15. 14 - Personnaliser les textes
  16. 15 - Comptabilités multilingues
    1. 15.1 - Changer de langue
    2. 15.2 - Traduire un élément
    3. 15.3 - Ajouter une nouvelle langue
    4. 15.4 - Exporter/importer des traductions
    5. 15.5 - Traductions dans d’autres commandes
  17. 16 - Mots de passe
  18. 17 - Pièces jointes et commentaires
    1. 17.1 - Ajouter une pièce jointe
    2. 17.2 - Ouvrir une pièce jointe
    3. 17.3 - Enregistrer une pièce jointe
    4. 17.4 - Supprimer une pièce jointe
    5. 17.5 - Pièces jointes à une écriture
    6. 17.6 - Pièces jointes à un compte
    7. 17.7 - Pièces jointes générales
    8. 17.8 - Gestion des pièces jointes
    9. 17.9 - Exporter les pièces jointes
  19. 18 - Fichiers et sauvegardes
    1. 18.1 - Fichiers
    2. 18.2 - Restituer les données
      1. 18.2.1 - Sauvegarder les données
      2. 18.2.2 - Sauvegardes manuelles
    3. 18.3 - Sauvegardes automatiques
      1. 18.3.1 - Fonctionnement
      2. 18.3.2 - Ouvrir SOS - restituer une archive automatique
    4. 18.4 - Sauvegarde avec pièces jointes
  20. 19 - Échanger des données
    1. 19.1 - Exporter des données
      1. 19.1.1 - Exporter dans un fichier
      2. 19.1.2 - Copier dans le Presse-papiers
    2. 19.2 - Importer des données
  21. 20 - Centres d’analyse
    1. 20.1 - Création des centres d’analyse
    2. 20.2 - Création des codes de répartition
    3. 20.3 - Codes d’analyse dans le journal
    4. 20.4 - Répartition manuelle
    5. 20.5 - Le Tableau analytique
      1. 20.5.1 - Soldes des centres d’analyse
      2. 20.5.2 - Liste des écritures analytiques
      3. 20.5.3 - Groupement par comptes
      4. 20.5.4 - Tri
      5. 20.5.5 - Empêcher la répartition
      6. 20.5.6 - Comparaison en pour-cent avec les totaux
      7. 20.5.7 - Options d’Affichage
      8. 20.5.8 - Soldes accumulés des années précédentes
    6. 20.6 - PP analytique
    7. 20.7 - Codes analytiques dans le plan comptable
  22. 21 - Périodes d’imputation
    1. 21.1 - Définir les périodes d’imputation
    2. 21.2 - Saisie d’écritures
    3. 21.3 - PP ou Bilan sur une période d’imputation
    4. 21.4 - Budgets par période
  23. 22 - Budgets des codes analytiques
    1. 22.1 - Budget annuel
    2. 22.2 - Budget des périodes par centre analytique
    3. 22.3 - Budget des centres par compte
    4. 22.4 - Contrôle du budget des centres par compte
  24. 23 - Quantités
  25. 24 - La fonction FiduSync
    1. 24.1 - Envoyer le fichier à la fiduciaire
    2. 24.2 - Restituer la comptabilité du client
    3. 24.3 - Retourner le fichier au client
    4. 24.4 - Réintégrer les modifications
    5. 24.5 - Déverrouiller un fichier
  26. 25 - Crésus Comptabilité MCH
    1. 25.1 - Introduction
    2. 25.2 - Démarrage
      1. 25.2.1 - Créer une comptabilité
      2. 25.2.2 - Définitions standards
      3. 25.2.3 - Définitions propres à MCH
    3. 25.3 - Plan comptable
      1. 25.3.1 - Editer les groupes de matières
      2. 25.3.2 - Modifier des intitulés
      3. 25.3.3 - Utiliser la syntaxe
      4. 25.3.4 - Ajouter des comptes
    4. 25.4 - Soldes à nouveau
    5. 25.5 - Passer les écritures
    6. 25.6 - Les différentes présentations
      1. 25.6.1 - La présentation extrait de groupe de matières
      2. 25.6.2 - La présentation Comptes
      3. 25.6.3 - Budgets et plan financier
    7. 25.7 - Les rapports financiers
      1. 25.7.1 - Etablissement des rapports financiers par Excel et modèles
      2. 25.7.2 - Contenu du tableau Excel Rapport annuel
      3. 25.7.3 - Contenu du tableau Excel Budget
      4. 25.7.4 - Contenu du tableau Excel Planification financière
      5. 25.7.5 - Quelques informations sur le concept
  27. 26 - Les références.
    1. 26.1 - Référence pour le plan comptable
    2. 26.2 - Référence pour la TVA

1Avant-propos

Ce manuel en ligne a été écrit pour les versions Windows, mais l’utilisation est identique sous macOS et Linux. Dans la mesure où les logiciels Crésus continuent à évoluer, nous nous efforçons de maintenir ce site à jour. Il se peut toutefois qu’il y ait des écarts entre la documentation et le logiciel utilisé.

Consultez les explications accessibles par le bouton Aide dans les divers dialogues du logiciel ou par l’aide en ligne du menu Aide.

Pour toutes les opérations en ligne liées à votre logiciel Crésus, vous avez besoin d’un compte Crésus.

Le compte Crésus vous identifie pour toutes les opérations administratives et d’assistance technique liées à vos logiciels Crésus. Retrouvez en ligne l’historique de vos commandes et téléchargements ainsi que les numéros d’identification de vos logiciels.

Pour être au courant des dernières nouveautés des logiciels Crésus, il vous suffit de vous abonner au Bulletin Crésus : connectez-vous à votre compte Crésus sur www.cresus.ch, cliquez sur Modifier vos données et cochez la case correspondante.

2Introduction

La comptabilité est une technique qui repose sur des règles précises, mais les formes de présentation varient considérablement d’une entreprise à l’autre. Aussi, tout en respectant les principes généraux, le logiciel Crésus Comptabilité est suffisamment souple pour que chacun puisse tenir « sa » comptabilité.!

La législation suisse ne comprend aucune disposition impérative au sujet du système comptable à utiliser. Elle fixe uniquement, pour toute entreprise exploitée commercialement, l’obligation de tenir une comptabilité régulière et ininterrompue.

Le droit comptable (introduit en 2013), impose la structure du bilan, du compte de résultat et de l’annexe. Nous vous renvoyons en particulier aux articles 959a, 959b et 959c du titre 32 du Code des obligations.

Crésus Comptabilité permet de tenir à jour simultanément un journal, une balance de vérification, un bilan et un tableau des résultats, ainsi que de gérer la TVA et des comptes en monnaies étrangères. Une ergonomie simple et efficace permet de travailler rapidement. Selon ses préférences, l’utilisateur se servira de la souris, en se laissant guider par les icônes, les menus et les dialogues d’aide, ou le clavier, avec de nombreux raccourcis, pour un maximum d’efficacité.

Les instructions et exemples donnés n’expliquent pas les techniques comptables mais servent à vous familiariser avec le programme Crésus Comptabilité. Si vous avez des questions de comptabilité, référez-vous à une fiduciaire ou à un manuel de comptabilité.

2.1Conventions dans ce manuel

Tous les exemples du présent manuel se réfèrent au plan comptable PME fourni avec le logiciel.

2.1.1Commandes dans les menus

Le lancement d’une commande dans un menu est présenté sous la forme « Menu – Commande ». Par exemple « Exécutez la commande Fichier – Ouvrir » signifie « Exécutez la commande Ouvrir du menu Fichier ».

2.1.2Clavier

De nombreuses commandes peuvent être exécutées en appuyant sur des touches du clavier. Ces raccourcis sont illustrés sous la forme Touche. Par exemple, F2 signifie qu’il faut appuyer la touche de fonction F2.

Les combinaisons de touches apparaissent sous le format suivant :

Touche1+Touche2

Le signe « » signifie qu’il faut appuyer sur la première touche et la maintenir enfoncée tout en appuyant sur la deuxième touche. Par exemple, Alt+Tab signifie qu’il faut appuyer sur la touche Alt et la maintenir enfoncée tout en appuyant sur la touche Tab, puis relâcher les 2 touches.

Certaines touches du clavier n’ont pas d’inscription en toutes lettres mais seulement sous forme de symboles :

Dénomination Aspect Touche

Tab
Touche de tabulation (à gauche de la touche Q sur les claviers suisses).

Elle est représentée par Tab


Maj
Touche Majuscules. Cette touche comporte parfois l’inscription Shift.

Elle est représentée par Shift


Entrée
ou Touche d’entrée, également disponible sur le pavé numérique.

Elle est représentée par Enter

L’aspect des touches dépend fortement de votre clavier

2.1.3Copies d’écran

Les copies d’écran dans ce manuel ont été faites sous différentes versions de Windows. Elles peuvent différer de l’aspect sur votre écran en fonction du système d’exploitation que vous utilisez.

2.2Installer le logiciel

Accédez au manuel relatif à la procédure d’installation en cliquant ici.

Si Crésus Comptabilité est déjà installé sur votre machine, vous pouvez passer au §2.3 Mise à jour du logiciel de ce manuel.

L’installation du logiciel nécessite une licence pour chaque poste de travail. Si vous souhaitez utiliser Crésus sur plusieurs machines, vous pouvez obtenir des licences supplémentaires à des conditions avantageuses. Le numéro d’identification lié à la licence est demandé lors de l’installation de Crésus. Ce numéro est unique et personnel. Veuillez consulter nos conditions générales à ce sujet.

Une fois installé et activé, le logiciel est pleinement fonctionnel. Si vous avez acheté une version pleine de Crésus, vous avez droit aux mises à jour pendant 3 mois à partir de la date d’achat du logiciel. Au-delà de cette période, les mises à jour sont payantes. Consultez www.cresus.ch.

En cas d’acquisition d’extensions, leurs numéros d’identification sont dépendants de la licence principale. Vous devez conserver les licences fournies si vous souhaitez pouvoir réinstaller le logiciel ultérieurement.

2.3Mise à jour du logiciel

Une fois installé et activé, le logiciel est pleinement fonctionnel. Vous pouvez en tout temps souscrire à un abonnement aux mises à jour. Cet abonnement donne accès, non seulement aux mises à jour, mais également à divers services.

Chaque fois que vous lancez votre logiciel, celui-ci vérifie par Internet s’il existe une version plus récente. Le cas échéant, un dialogue s’affiche signalant si la mise à jour est gratuite ou payante. Il vous suffit de cliquer sur le bouton et de suivre les indications. Le fichier téléchargé est ensuite installé selon les pages précédentes.

Vous devez quitter le logiciel Crésus avant d’installer la mise à jour téléchargée.

La mise à jour de Crésus installe une nouvelle version du programme sans modifier les données introduites. Toutes les présentations et fonctionnalités livrées avec le modèle standard sont adaptées lors de la mise à jour. Les adaptations particulières, les présentations personnalisées ainsi que toutes les modifications apportées dans votre fichier sont conservées.

Obtenir une mise à jour

Pour obtenir la mise à jour, utilisez la commande Aide > Mise à jour par Internet dans Crésus Comptabilité.

…ou directement sur notre site.

2.4Trouver de l’aide

Ce manuel ne contient pas la description détaillée de toutes les commandes et de tous les dialogues de Crésus Comptabilité. Il vous guide lors de la première prise en main du logiciel et donne des explications détaillées sur certains sujets comme la TVA, le changement d’exercice, etc.

2.4.1L’aide contextuelle

D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\sal\24x24\output\HelpMouse.png L’aide contextuelle est le moyen le plus rapide d’obtenir de l’aide sur les icônes visibles à l’écran ou sur les commandes des menus. Cliquez sur l’icône puis, avec la souris en forme de point d’interrogation, cliquez sur une icône ou une commande dans un menu : l’explication relative à la commande choisie s’affiche alors.

2.4.2L’aide pour remplir un champ

Lorsque vous remplissez un champ (par exemple pour saisir un numéro de compte dans une écriture), vous pouvez obtenir de l’aide sur ce champ avec cette icône , avec la commande AideAide pour remplir le champ ou en appuyant sur la touche F2. Le dialogue qui s’affiche vous propose de choisir parmi les différentes possibilités de remplir le champ en question. Pour avoir plus d’informations, vous pouvez cliquer sur le bouton Aide dans ce dialogue, pour afficher le paragraphe correspondant de l’aide.

2.4.3Foire aux questions

La commande AideFoire aux questions vous connecte directement sur la foire aux questions du logiciel Crésus Comptabilité sur https://support.cresus.ch/faq/.

2.4.4Assistance technique

Pour obtenir de l’assistance technique, visitez ask.cresus.ch
ou appelez le numéro 0848 27 37 89 (tarif local).

2.5Dialogues redimensionnables

Il est possible de changer la taille de la plupart des dialogues dans Crésus Comptabilité.

Lorsque vous voyez un dialogue avec un petit signe en bas à droite, il suffit de cliquer sur le signe ou de cliquer dans le bord du dialogue, de déplacer la souris et de lâcher le bouton lorsque la taille vous convient.

3Prise en main

Dans ce chapitre, nous vous proposons une toute première prise en main de Crésus Comptabilité, en expliquant les principes de base à l’aide d’une comptabilité de test.

Si vous n’avez pas besoin de créer une nouvelle comptabilité car vous commencez à travailler sur une comptabilité déjà existante, lisez tout de même ce chapitre qui vous permettra de vous familiariser avec le plan comptable et de comprendre comment l’adapter, ce qui est un prérequis pour la suite.

3.1Créer une comptabilité de test

Pour créer une nouvelle comptabilité :

  • Exécutez la commande Fichier – Nouveau. Ceci lance l’assistant de création d’une nouvelle comptabilité.

  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • Crésus Comptabilité vous propose plusieurs plans comptables standards.

  • Choisissez le Plan comptable abrégé pour PME.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • Il faut alors donner un titre à votre comptabilité, qui apparaît en haut de tous les documents imprimés.

  • Entrez Test.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • Entrez les dates de début et de fin de la période comptable. Pour ce test, traitez l’année civile en cours.

  • Cliquez sur Suivant.
  • Dans cette prise en mains, nous allons traiter le régime de TVA normal :

  • Sélectionnez le régime Méthode effective.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.

  • Sélectionnez le type de décompte Selon les contre-prestations convenues
  • et la périodicité Trimestrielle.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • Dans cet exemple, nous allons considérer des prestations vendues au taux normal et au taux réduit :

  • Sélectionnez les 2 taux.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • N’activez pas les fonctionnalités de comptabilité analytique.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • Acceptez le nom du fichier et le dossier proposés pour l’enregistrement de votre comptabilité.

  • Cliquez sur le bouton Suivant.

  • Spécifiez que vous désirez des écritures exemples.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • Acceptez le résumé.
  • Cliquez sur le bouton Suivant.
  • À la fin de l’assistant, cliquez sur le bouton Terminer.
  • Dans le dialogue des réglages, passez dans l’onglet Entreprise :

  • Ajoutez des coordonnées d’entreprise, et les informations pour le décompte TVA
  • Cliquez sur le bouton OK.

3.2Afficher le plan comptable

Après la création du nouveau fichier, Crésus Comptabilité affiche le plan comptable :

  • Utilisez la barre de défilement sur la droite de la fenêtre ou la roulette de la souris pour parcourir les différents comptes.
  • La structure des comptes correspond au plan comptable PME 2015 §26.1 Référence pour le plan comptable.

Les adaptations du plan comptable sont décrites au §4.2 Adapter le plan comptable

Pour passer dans le plan comptable depuis une autre vue, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Plan comptable.

3.3Afficher le journal de saisie

Pour examiner les écritures de cette comptabilité, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Journal des écritures :

  • Utilisez la barre de défilement à droite de la fenêtre ou la roulette de la souris pour parcourir les écritures.
  • On y trouve des écritures simples d’une seule ligne avec un compte au débit et un compte au crédit, ainsi que des écritures multiples, composées d’un compte au débit et plusieurs comptes au crédit, ou l’inverse. Certaines écritures comportent de la TVA, d’autres pas.
  • Utilisez les raccourcis Page Up et Page Down pour monter et descendre dans les écritures.
  • Utilisez le raccourci Shift+Page Up pour afficher les premières écritures de l’exercice.

Il s’agit des écritures d’ouverture. Elles sont identifiées dans la colonne de droite par le symbole  représentant un dossier ouvert; elles seront examinées plus en détail dans l’introduction sur le changement d’exercice (§11.2 La réouverture).

3.4Les écritures

Chaque opération comptable est entrée dans Crésus Comptabilité sous forme d’une écriture : quand l’entreprise vend un article et établit une facture, quand le client paie cette facture, quand l’entreprise verse un salaire ou paie des impôts, on passe chaque fois une écriture.

Une écriture est constituée d’une date, d’un compte au débit, d’un compte au crédit, d’un numéro de pièce, d’un libellé, d’une somme, et parfois d’informations supplémentaires concernant la TVA (§7 La gestion de la TVA), la monnaie dans le cas d’écritures sur des comptes en monnaies étrangères (§13 Les monnaies étrangères) ou le code analytique si la fonction a été activée (§20 Centres d’analyse).

3.4.1Saisir des écritures

Prenons l’exemple d’un virement de 1’500.- du compte postal à la caisse.

  • Pour passer dans le journal des écritures, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Journal des écritures.

  • Au bas de l’écran se trouvent les champs pour entrer les données.
  • Appuyez sur Shift+Page Down pour être sûr d’afficher les dernières écritures de l’exercice.
  • Appuyez sur la touche Esc pour être sûr que la ligne d’édition est prête à accueillir une nouvelle écriture.
  • Le premier champ est dévolu à la Date de l’écriture. Lors de la première saisie d’une session de travail, elle affiche en principe la date du jour. Par la suite, il s’agit habituellement de la dernière date traitée. Saisissez une date ultérieure à la date de la dernière écriture affichée

N’appuyez pas sur la touche Entrée avant d’avoir rempli tous les champs.

  • Appuyez sur la touche Tab  ou cliquez dans le champ suivant.
  • La 2e colonne traite le compte Débit. Une fenêtre d’aide à la saisie s’affiche au-dessus du champ :

  • Cette fenêtre contient la liste de tous les comptes.
  • Double-cliquez sur le compte 1000 Caisse. Le nom du compte s’affiche sous le champ et mentionne le solde actuel du compte.
  • Passez au champ suivant.
  • Il faut saisir ici le compte à créditer, pour notre exemple, le Compte courant CHF.

  • Si vous commencez à taper le numéro du compte, le compte est sélectionné dans la liste. En tapant une partie du nom du compte, la liste des comptes dans la fenêtre d’aide à la saisie est mise à jour afin de ne contenir plus que les comptes contenant le mot tapé.
  • Tapez 1020 et appuyez sur la touche Tab.

Pour plus de détails concernant la fenêtre d’aide à la saisie et pour savoir comment l’activer ou la désactiver, consultez le §5.1.1 L’aide à la saisie

  • Dans le quatrième champ, laissez le numéro de pièce que Crésus Comptabilité a proposé.
  • Dans le cinquième champ – Libellé – tapez Transfert

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML117c0a0a.PNG

  • La fenêtre d’aide à la saisie est également affichée pour les libellés. Utilisez les touches Flèche haut ou Flèche bas pour sélectionner le libellé Transfert de banque à caisse, et appuyez sur la touche Tab.
  • Dans le sixième champ – Somme – tapez 1500.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML117efbb8.PNG

  • Après avoir vérifié que tous les champs ont été remplis correctement, appuyez sur la touche Entrée.
  • L’écriture apparaît dans le journal des écritures, en vert, classée d’après les dates d’écriture, avec un petit « vu » D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Accept.png dans la marge gauche :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML117f8763.PNG

Vous venez de passer votre première écriture.

En cas d’erreur, vous pouvez bien entendu modifier ou supprimer une écriture.

3.4.2Modifier une écriture
  • Si le pointeur de votre souris n’est pas en forme de croix, cliquez sur l’icône C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML775d38a.PNG ou exécutez la commande Outils – Modification.
  • Cliquez sur l’écriture portant le numéro de pièce 40.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML114b42e3.PNG

  • Elle est mise en évidence par sa couleur rouge dans le tableau des écritures, et le contenu de l’écriture est répliqué dans la ligne d’édition au bas de la fenêtre.
  • Corrigez les divers champs – pour l’exemple, passez le montant à 950.00 – puis validez la modification en appuyant sur la touche Entrée
3.4.3Supprimer une écriture

Pour supprimer une écriture, utilisez l’outil Gomme C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML76ccd34.PNG, qu’on obtient par la commande OutilsGomme ou en cliquant sur l’icône.

Cliquez sur l’écriture à supprimer portant le numéro de pièce. Le dialogue propose de supprimer l’écriture marquée, ou l’écriture marquée ainsi que toutes les écritures qui la suivent; cette dernière option peut être désactivée, voir commande Options – Définitions, onglet Écritures.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML76f9ea5.PNG

Une méthode alternative consiste à cliquer sur l’écriture avec le bouton de droite de la souris (§5.3 L’utilisation de la souris).

Attention : la suppression est définitive, il n’y a pas de fonction Undo ou de Ctrl+Z qui permettraient d’annuler une suppression.

3.4.4Écritures multiples

Il est parfois utile d’enregistrer globalement dans un compte la contrepartie de plusieurs opérations comptables. Supposons l’extrait de journal suivant :

Date

Débit

Crédit

Libellé

Somme

19.06.2015

6000

1020

Loyer juin

1872

19.06.2015

6220

1020

Assurance casco

152

19.06.2015

6230

1020

Taxe autoroutière

40

Si ces 3 écritures font partie d’un même paiement, le total du paiement (2064.00) n’apparaît cependant nulle part dans la comptabilité, en particulier pas dans le compte 1020. Il peut être utile de passer une seule écriture multiple, comme suit :

Date

Débit

Crédit

Libellé

Somme

19.06.2015

6000

Loyer juin

1872

19.06.2015

6220

Assurance casco

152

19.06.2015

6200

Taxe autoroutière

40

19.06.2015

1020

Total paiements

2064

 

Cette fois-ci le total de 2064.00 apparaît clairement, tant dans le journal des écritures que dans le compte 1020.

La saisie d’une écriture multiple est similaire à la procédure décrite ci-dessus, mais en utilisant un compte spécial écriture multiple pour la contrepartie.

  • Dans la première ligne de l’écriture, saisissez la date de l’écriture, puis le compte à débiter n° 6000.
  • Passez dans la colonne Crédit.
  • Dans l’aide à la saisie, cliquez sur la première ligne …<écriture multiple> Vous pouvez également taper « … » (3 points qui se suivent) au clavier.
  • Complétez les autres éléments de la première ligne de l’écriture multiple, puis validez l’écriture. L’écran change d’aspect pour bien montrer que vous traitez une écriture multiple.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1185b40e.PNG

  • Les boutons Dernière écriture et Annuler tout apparaissent en bas dans la fenêtre.
  • Saisissez la deuxième ligne : il ne faut pas chercher à modifier le compte à créditer.
  • Après validation, vous trouverez la mention Sous-total 2’024.00 D sous la colonne Crédit. Cela signifie que vous avez actuellement 2’024.00 de plus au débit qu’au crédit.
  • Passez encore la troisième ligne, le sous-total passe à 2’064.00
  • Pour enregistrer la contrepartie de l’écriture multiple, cliquez sur le bouton Dernière écriture. Crésus demande alors le compte à créditer. Entrez le numéro de compte 1020, et complétez le libellé Total paiements. Vous remarquerez que vous ne pouvez pas passer dans le montant de cette ligne, il se calcule automatiquement.
  • Validez la saisie :

Le §4.5 Écritures multiples donne plus d’indications concernant les écritures multiples.

3.4.5Écritures avec TVA

Lorsqu’une entreprise est soumise à la TVA, elle doit établir un décompte et s’acquitter de la TVA auprès de l’AFC. Il existe plusieurs méthodes de décompte. Dans cet exemple, nous allons traiter la méthode ordinaire, soit le décompte de TVA effective, selon les contre-prestations convenues.

  • Préparez cette écriture pour une vente au comptant d’un produit à 200.- TTC

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML12e5008.PNG

  • Dès que vous spécifiez le compte 3000, le champ TVA se complète automatiquement.
  • Validez l’écriture :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1327ee5.PNG

  • Crésus évalue la TVA et passe une écriture de 3 lignes, avec le montant net (hors taxes), le montant de TVA et le montant brut (TVA incluse).
  • Une écriture avec TVA peut être modifiée ou supprimée de la même manière qu’une écriture ordinaire.

Chaque ligne d’une écriture multiple peut être soumise à la TVA. Dans cet exemple, nous avons payé des charges soumises à différents taux :

  • Si on clique sur une des lignes, on voit que chaque charge se compose de 2 lignes :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1388d08.PNG

  • Ici, le montant brut de 50.– se compose 48.78 net et de 1.22 de TVA au taux réduit.

C’est le code qui s’affiche dans le champ TVA qui permet à Crésus d’appliquer le taux normal ou réduit, et d’affecter les montants correctement dans le décompte de TVA.

Il convient de distinguer la TVA due lors de ventes aux clients et la TVA à récupérer lors de l’achat de matières et prestations.

Pour la TVA facturée au client lors d’une vente, qui est due à l’AFC, les codes principaux sont :

  • TVA pour le taux normal
  • TVARED pour le taux réduit

Pour la TVA à récupérer, appelée aussi Impôt Préalable, que vous récupérez de l’AFC lors d’un achat, il faut encore distinguer l’impôt préalable sur l’acquisition de matières et de prestations de service de l’impôt préalable sur les investissements et autres charges d’exploitation.

Pour l’impôt sur l’acquisition de matières, les codes principaux sont :

  • IPM pour le taux normal
  • IPMRED pour le taux réduit

Pour l’impôt sur les investissements, les codes principaux sont :

  • IPI pour le taux normal
  • IPIRED pour le taux réduit

Consultez le §7 La gestion de la TVA pour plus de détails concernant la gestion de la TVA.

3.5Imprimer le journal

L’impression reprend exactement ce qui est affiché à l’écran.

Cliquez sur l’icône Preview ou exécutez la commande Fichier – Aperçu avant impression pour voir à l’écran ce qui sortirait sur votre imprimante.

Les éventuels triangles rouges signalent les éléments trop larges pour les colonnes définies.

La largeur des colonnes doit être modifiée dans la présentation elle-même (§10.3 Modifier la largeur des colonnes).

La commande Fichier – Mise en page permet de modifier individuellement la mise en page du journal et de chaque vue imprimable.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour envoyer le document à l’imprimante depuis l’aperçu avant impression.

Cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\sal\24x24\output\Print.png ou exécutez la commande FichierImprimer pour envoyer le document à l’imprimante sans afficher l’aperçu avant impression.

3.6Recherches

Plusieurs outils vous permettent de trouver une écriture d’après différents critères.

3.6.1Aller à une date

Utilisez le raccourci Ctrl+G ou la commande EditionTrouver date pour afficher les écritures les plus proches de la date spécifiée.

3.6.2Rechercher des écritures
  •  Cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci Ctrl+H ou la commande EditionRechercher :

  • Dans le dialogue, tapez le texte Transfert sous Libellé, puis cliquez sur OK ou appuyez sur la touche Entrée.
  • Crésus affiche la 1ère occurrence du critère cherché.
  •   Cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Search.Next.png ou utilisez le raccourci Ctrl+PageDown ou la commande EditionSuivant pour passer à l’occurrence suivante.
  •  Cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Search.Prev.png ou utilisez le raccourci Ctrl+PageUp ou la commande EditionPrécédent pour passer à l’occurrence précédente.

Consultez le §4.12.1 Rechercher des écritures pour plus de détails.

3.6.3Recherche rapide
  • Cliquez sur l’icône  ou utilisez le raccourci Ctrl+J ou la commande EditionRecherche rapide pour afficher la barre de recherche rapide :

Le curseur est placé directement dans le champ Rechercher.

  • Saisissez le critère de recherche Trans
  • Cliquez sur les boutons Suivant ou Précédent. Crésus met en évidence toutes les écritures qui répondent au critère.
  • Videz le critère de recherche.
  • Cochez la case Filtre instantané.
  • Saisissez le critère de recherche Trans : à chaque frappe, les écritures à l’écran sont filtrées pour n’afficher que celles qui répondent au critère.

Consultez le §4.12.3 Recherche rapide pour plus de détails.

3.7Afficher un compte

Les écritures saisies sont imputées directement aux comptes concernés. Ceux-ci sont donc toujours à jour.

  • Pour obtenir un extrait de compte, cliquez sur le symbole représentant un extrait de compte , ou exécutez la commande Présentation – Extrait de compte. Vous pouvez également appuyer la touche F6 (§8.1 Extraits de comptes)
  • Sélectionnez le compte 1010 Compte postal dans le dialogue qui s’affiche, et cliquez sur OK.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML114f8781.PNG

  • On y retrouve l’écriture de loyer modifiée ci-dessus.
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette écriture.

  • Dans le menu, exécutez la commande Montre la contrepartie pour afficher cette écriture dans le compte 6000.
  • Cliquez avec le bouton de droite sur une des écritures du compte et exécutez la commande Montre dans le journal pour afficher cette écriture dans le journal de saisie.

Une méthode alternative pour afficher l’extrait d’un compte consiste à cliquer avec le bouton de droite sur une écriture du journal qui implique le compte voulu et de sélectionner la commande Extrait du compte dans le menu.

3.8Afficher le PP

La vue PP sert à mettre en évidence l’état de tous les comptes de charges et de produits, et d’évaluer le bénéfice ou la perte actuels de l’exercice.

  • Cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Letter-PP.png ou exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits :

  • Cliquez sur OK.
  • Utilisez la barre de défilement ou la roulette de la souris pour afficher le début de la vue :

  • Cliquez à nouveau sur l’icône.
  • Modifiez le réglage pour afficher le résultat sur 1 colonne et pour afficher les termes Charges et Produits avant les sections respectives :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML192d225.PNG

Le §3.13 Ouvrir la nouvelle année comptable introduit les fonctionnalités de comparaison.

3.9Afficher le bilan

La vue Bilan permet de mettre en évidence l’état patrimonial de l’entreprise.

  • Cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Letter-B.png ou exécutez la commande Présentation > Bilan :

  • Cliquez sur OK, Crésus présente un bilan sur 2 colonnes dont la différence est le bénéfice actuel mis en évidence dans le PP :

  • Cliquez à nouveau sur l’icône, sélectionnez l’affichage sur 1 colonne et activez l’option Montre le bilan initial :
  • Crésus Comptabilité montre l’état de l’exercice à l’ouverture et ne tient compte que des écritures d’ouverture décrites au §3.3 Afficher le journal de saisie.

Prenez garde au nom de la présentation : il indique Bilan intermédiaire lorsque la comptabilité n’est pas bouclée, Bilan final, si elle est bouclée et Bilan initial si on a coché l’option Montre le bilan initial.

3.10Afficher le Compte de résultat

La vue Compte de résultat présente le résultat de l’exercice comptable en conformité avec l’article 959b du titre 32 du Code des obligations.

  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Compte de résultat :

  • Cliquez sur OK

Dans cette vue, le résultat de l’entreprise est détaillé par étapes. On voit en outre ici que le compte 9000 est le résultat du compte 3200, que le compte 9005 est le résultat du compte 3900, et que le compte 9010 (chiffre d’affaires) est composé des produits (compte 9000) diminués des variations de stock (compte 9005).

Si on déduit de ce compte 9010 les charges de matériel (compte 9015), on obtient le 1er résultat brut (compte 9020).

  • Utilisez la barre de défilement ou la roulette de la souris pour parcourir les différents résultats intermédiaires, puis afficher la fin du compte de résultat : on y trouve le bénéfice de l’exercice (compte 9080) identique à celui affiché dans le PP (§3.8 Afficher le PP) ou le bilan (§3.9 Afficher le bilan).

3.11Afficher la balance de vérification

Cette vue montre tous les comptes du bilan et de charges et de produits, en proposant le total au débit et le total au crédit de chaque compte, ainsi que le solde au débit ou le solde au crédit de chaque compte.

  • Cliquez sur l’icône D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Balance.png ou exécutez la commande Présentation > Balance de vérification :

3.12Boucler l’exercice comptable

Bien qu’il ne soit pas nécessaire de boucler l’exercice pour en dégager le résultat (voir ci-dessus), Crésus Comptabilité propose cette option.

  • Passez dans le journal des écritures.
  • Exécutez la commande Compta > Boucler.
  • Le dialogue propose de générer un bouclement à la dernière date de l’exercice en cours.
  • Cliquez sur le bouton Boucler.
  • Crésus Comptabilité génère automatiquement les écritures de bouclement. Elles sont identifiées par le symbole représentant un dossier fermé  dans la marge de droite.

Le bouclement de l’exercice n’est pas définitif :

  • Exécutez la commande Compta > Déboucler : Crésus propose de supprimer les écritures de bouclement générées ci-dessus.

Vous pouvez boucler et déboucler une comptabilité autant de fois que vous le voulez.

Si vous avez bouclé la comptabilité, la vue PP décrite au §3.8 Afficher le PP n’affiche que des comptes à 0.00 et ne dégage aucun bénéfice. Il n’est pas nécessaire de déboucler la comptabilité pour imprimer un PP, il suffit de cocher l’option Affiche le PP avant bouclement dans le dialogue Visualisation des pertes et profits.

3.13Ouvrir la nouvelle année comptable

Ouvrir une nouvelle année comptable revient à créer les écritures de soldes à nouveau pour tous les comptes d’actif et de passif.

Il n’est pas nécessaire d’avoir bouclé l’année en cours pour ouvrir la nouvelle année.

  • Exécutez la commande Fichier > Nouvelle année dans l’exercice courant (ou la commande Compta > Rouvrir dans les versions antérieures à 13.4.016).

  • Crésus propose de passer les écritures d’ouverture au 1er jour qui suit la fin de l’exercice courant, avec un libellé standard.
  • Il propose de nommer le nouveau fichier avec le même nom que le fichier précédent, mais avec la nouvelle année.
  • L’option Remettre le numéro de pièce à 1 réinitialise le compteur
  • Si l’option Conserver la liste des libellés pour l’aide à la saisie est activée, tous les libellés de l’exercice courant seront proposés lors de la saisie des écritures dans la nouvelle année.
  • Si l’option Extourner les écritures de régularisation est activée, les écritures de régularisation enregistrées dans l’exercice courant seront automatiquement extournées au 1er jour du nouvel exercice.
  • Cliquez sur le bouton Rouvrir.
  • Le processus génère automatiquement les écritures de soldes à nouveau pour chacun des comptes du bilan. Les écritures sont identifiées par le symbole dans la marge de droite.
  • Cliquez sur la disquette ou exécutez la commande Fichier > Enregistrer ou le raccourci Ctrl+S pour enregistrer le nouveau fichier.
  • Vous pouvez maintenant y passer des écritures exactement comme nous l’avons fait dans l’exercice initial.

3.14Remettre le bilan initial

Il est possible de modifier l’année précédente et de reporter les changements au bilan initial de l’année en cours.

  • Utilisez le menu Fichier pour ouvrir votre fichier Test initial.
  • Ajoutez-y l’écriture de transfert ci-dessous

  • Affichez un bilan et observez le solde des comptes 1000 et 1020.
  • Enregistrez ce fichier.
  • Utilisez le menu Fichier pour passer dans la nouvelle année générée ci-dessus.
  • Observez les écritures de solde à nouveau des comptes 1000 et 1020 : ils sont différents des soldes après le transfert saisi après coup.
  • Exécutez la commande Compta > Remettre bilan initial :

  • Le dialogue ressemble à celui utilisé pour la réouverture du fichier.
  • Remplacez le libellé proposé par SàN et cliquez sur le bouton Remettre.
  • Toutes les écritures de soldes à nouveau ont été remplacées par les nouvelles (qu’on repère par leur libellé).
  • Le solde à nouveau des comptes 1000 et 1020 correspond maintenant à l’état du fichier précédent.

Vous pouvez remettre le bilan initial dans votre fichier autant de fois que nécessaire.

3.15Afficher un PP avec comparaisons

Passez plusieurs écritures de charges et de produits dans le nouvel exercice.

  • Procédez comme décrit au §3.8 Afficher le PP pour ouvrir le dialogue PP.
  • Activez le mode Comparaison avec l’année précédente en fin d’année :

  • Cliquez sur OK.
  • Le PP propose une colonne supplémentaire avec le solde du compte de l’année précédente :

4Utilisation plus détaillée

Cette section présente de façon plus détaillée l’utilisation de Crésus Comptabilité.

4.1Créer une nouvelle comptabilité

Pour créer une nouvelle comptabilité, exécutez la commande Fichier – Nouveau. Ceci lance l’assistant de création d’une nouvelle comptabilité.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Crésus Comptabilité vous propose plusieurs plans comptables standards, que vous pourrez adapter à votre guise.

Le plan comptable de base Comptabilité didactique très simple ne doit pas être utilisé pour tenir des comptabilités réelles, car le plan comptable est simplifié à l’extrême. Utilisez ce plan uniquement pour faire des tests. De même, n’utilisez pas le plan comptable pour ménages pour une entreprise commerciale.

Choisissez le plan comptable standard qui correspond le mieux à votre activité puis cliquez sur le bouton Suivant.

Il faut alors donner un titre à votre comptabilité, par exemple le nom de votre entreprise. Ce titre apparaît en haut de tous les documents imprimés. Il n’est pas recommandé d’inclure l’année dans le titre de la comptabilité. Cliquez sur Suivant.

Donnez les dates de début et de fin de la période comptable. Souvent c’est du 1.1 au 31.12, mais cela dépend de votre entreprise. Le premier exercice peut par exemple porter sur plus de 12 mois. Cliquez sur le bouton Suivant.

Définissez votre régime de TVA qui dépend de votre entreprise. Le mode habituel est avec contre-prestations convenues, les autres modes nécessitent une dérogation. En cas de doute, vérifiez avec votre fiduciaire. Cliquez sur le bouton Suivant.

Sélectionnez les taux de TVA des prestations que vous allez facturer et cliquez sur le bouton Suivant.

Depuis 2018, le taux normal est de 7.7%, le taux réduit de 2.5% et le taux pour prestations d’hébergement de 3.7%. En cas de doute, vérifiez avec votre fiduciaire.

Précisez si vous voulez utiliser les fonctionnalités de comptabilité analytique disponibles en version Largo ou Mac (§20 Centres d’analyse). Cliquez sur le bouton Suivant.

Spécifiez le nom du fichier et le dossier dans lequel votre comptabilité sera enregistrée. Cliquez sur le bouton Suivant.

Pour créer un nouveau fichier réel, il ne faut pas inclure les exemples d’écritures.

À la fin de l’assistant, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer.

Tous les réglages effectués dans l’assistant, ainsi que bien d’autres, peuvent être modifiés par la suite avec la commande Options – Définitions.

Vous pouvez vous familiariser avec le plan comptable et au besoin l’adapter (§3.2 Afficher le plan comptable), puis commencer à passer les écritures §3.4 Les écritures.

4.2Adapter le plan comptable

Une fois que vous avez créé une nouvelle comptabilité, vous pouvez adapter le plan comptable aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez à tout moment créer de nouveaux comptes, changer les titres et les numéros des comptes existants, effacer des comptes inutiles, etc. Il est cependant important de vous familiariser avec le plan comptable dès le début, et de bien réfléchir aux comptes que vous allez utiliser pour les différentes écritures.

Les instructions et exemples donnés ici ont pour unique but de vous familiariser avec le programme Crésus Comptabilité.

En cas de doute sur des questions de comptabilité, référez-vous à une fiduciaire ou à un ouvrage de référence de comptabilité (§26 Les références.).

4.2.1Afficher le plan comptable

Pour consulter ou adapter le plan comptable, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande PrésentationPlan comptable. Vous vous retrouvez ainsi dans la présentation Plan comptable, qui vous montre tous les comptes qui constituent votre comptabilité. Si vous avez choisi un plan comptable pour PME avec TVA, votre écran prendra l’aspect suivant :

Les numéros des comptes sont habituellement des nombres, mais il est possible d’utiliser des caractères alphabétiques, par exemple 1020.EUR pour un compte bancaire en euros.

Par défaut, les comptes sont affichés par ordre alphabétique croissant des numéros de comptes. En activant l’option Permet le tri manuel des comptes dans l’onglet Comptes de la commande Options – Définitions, vous pouvez classer les comptes à votre guise.

Il est possible de créer de nouveaux comptes ou d’en supprimer. Il n’est toutefois pas conseillé de supprimer les comptes dont vous ne pensez pas avoir besoin, car il est ensuite bien plus long de les recréer. A moins qu’on ne les affiche volontairement, les comptes vides (qui n’ont jamais été utilisés dans une écriture) n’apparaissent pas dans le bilan, le tableau des pertes et profits, etc., ils ne dérangent donc pas. Il est possible de cacher les comptes inutiles pour éviter qu’ils ne s’affichent dans les menus et dialogues concernés.

4.2.2Créer un nouveau compte

Le plus souvent, pour adapter le plan comptable, vous devez rajouter des comptes qui n’ont pas été prévus dans le plan comptable standard. Sur la copie d’écran ci-dessus, vous voyez qu’il n’y pas de compte d’épargne.

La saisie d’un nouveau compte se fait dans la ligne d’édition au bas de l’écran.

  • Il faut saisir chaque élément du compte dans la case correspondante (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte). Le titre de la colonne à éditer est mis en évidence et un court descriptif s’affiche dans la barre d’état.
  • Pour passer d’un champ à un autre vous pouvez utiliser la touche Tab (touche de tabulation, §2.1.2 Clavier) au lieu de cliquer avec la souris.
  • Une fois que toutes les données sont correctes, il faut valider l’enregistrement en appuyant sur la touche Entrée. Le nouveau compte ainsi créé apparaît en vert dans la liste des comptes, classé d’après son numéro de compte, avec un petit « vu » D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Accept.png dans la marge de gauche.
4.2.3Dupliquer un compte existant

Pour créer un nouveau compte, le moyen le plus simple est parfois de chercher dans le plan comptable le compte qui ressemble le plus au compte à créer, de le dupliquer avec la pipette (§5.3 L’utilisation de la souris) et de modifier le duplicata ainsi obtenu. Procédez de la manière suivante :

  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Outils – Pipette.
  • Cliquez avec la pipette sur le compte à copier.

2-8

  • Le duplicata du compte s’affiche dans la ligne au bas de l’écran.
  • Apportez les modifications voulues, puis appuyez sur la touche Entrée. Le nouveau compte s’affiche dans la liste, classé par ordre des numéros de compte et accompagné d’un petit « vu ».

2-10

Une solution alternative pour dupliquer un compte consiste à cliquer sur le compte à copier avec le bouton de droite de la souris et utiliser la commande Dupliquer du menu (§5.3 L’utilisation de la souris).

4.2.4Supprimer un compte

Pour supprimer un compte (par exemple quand vous avez introduit un compte de manière erronée), utilisez l’outil gomme    : cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Outils – Gomme, puis cliquez avec la souris qui s’est transformée en gomme sur le compte que vous désirez supprimer. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention. Il est impossible de supprimer un compte qui est utilisé dans une écriture.

Une solution alternative consiste à cliquer sur le compte à supprimer avec le bouton de droite de la souris et à utiliser la commande Supprimer du menu (§5.3 L’utilisation de la souris).

4.2.5Cacher un compte

Au lieu de supprimer un compte dont vous n’avez pas besoin vous pouvez le cacher. Cliquez sur le compte à cacher avec le bouton de droite de la souris et utilisez la commande Cacher. Un compte caché est affiché en gris et ne peut pas être utilisé pour des écritures. Si vous cliquez sur un compte caché avec le bouton de droite vous pouvez utiliser la commande Monter afin qu’il soit de nouveau utilisable normalement.

Si vous cliquez sur un compte centralisateur avec le bouton de droite, vous pouvez utiliser la commande Cacher/Monter pour cacher tous ses sous-comptes dans la mesure du possible ou pour montrer tous les sous-comptes. Un dialogue vous demande ce que vous désire faire :

4.2.6Définir des comptes miroirs

Un compte miroir est un compte spécial lié à un autre compte normal. Le compte miroir n’entre en jeu que lorsque le solde du compte normal est négatif : si tel est le cas, le compte normal disparaît alors du Bilan et c’est le compte miroir qui est utilisé en lieu et place.

Les comptes miroirs sont notamment utilisés en relation avec les comptes bancaires afin de les faire apparaître au passif dans le bilan lorsque leur solde est négatif et permettent d’éviter des reclassifications manuelles.

Les comptes miroirs permettent de définir précisément où le compte apparaît : sous quel compte centralisateur et à quel emplacement.

Création d’un compte miroir
Pour créer un compte miroir, il suffit de créer un compte dans le plan comptable, à l’emplacement où vous souhaitez le voir apparaître, puis en spécifiant dans la colonne Type le texte Mir: suivi du numéro du compte à miroiter.
Exemple de plan comptable simplifié :

 Numéro Titre du compte Catégorie Type Groupe
100 Liquidités et titres Actif Groupe 10
1000 > Caisse Actif 100
1020 > Banque Actif 100
210 Dettes financières à court terme Passif Groupe 20
2100 > Emprunt bancaire Passif 210
2101 > Banque Passif Mir:1020 210

Dans cet exemple, le compte 2101 est le compte miroir du compte 1020. Si le montant du compte 1020 est positif, le compte miroir n’apparaît pas au bilan. Par contre, si le montant du compte 1020 est négatif, le compte 1020 disparaît des actifs et apparaît dans les passifs, à l’emplacement du compte 2101.

Données de l’exemple
Soit le compte actif 1000, le compte actif 1020 et le compte passif 2101 (miroir du compte 1020). Supposons que ces comptes ont les soldes suivants aux années N et N−1 :

Compte Titre du compte Solde N Solde N−1
1000 Caisse 90 170
1020 Banque 10 70
2101 Banque « miroir » n’a pas de solde proprement dit

Dans les bilans qui suivent les parties en italiques correspondent aux comptes miroirs.

Bilan N−1 sans utilisation de comptes miroirs
Actif Passif
1000 Caisse 170
1020 Banque -70
Différence (capital) 100
100 100

Cette solution n’est pas conforme au droit, car le poste Banque est à mettre au passif, dans la mesure où son montant est négatif.

Bilan N−1 avec utilisation de comptes miroirs
Actif Passif
1000 Caisse 170  1020 Banque  70
Différence (capital) 100
170 170

Cette solution est conforme au droit : le poste Banque apparaît correctement au passif et le total des actifs et le total des passifs reflètent la réalité.

Bilan N indépendamment de l’utilisation de comptes miroirs
Actif Passif
1000 Caisse 90
1020 Banque 10
Différence (capital) 100
100 100

Là, il n’y a aucune difficulté : les montants sont tous positifs et les comptes « normaux » peuvent être utilisés.

Comparaison avec l’exercice précédent

L’article CO 958 d impose l’établissement du bilan avec présentation des chiffres de l’exercice et ceux de l’exercice précédent. Dès lors, il est nécessaire de montrer correctement les montants de l’année N et ceux de l’année N−1, aussi lorsque des comptes miroirs sont utilisés.

Bilan N avec utilisation de comptes miroirs et comparaison avec année N−1

Actif Précédent Passif Précédent
1000 Caisse 90 170  1020 Banque 70
1020 Banque 10
Différence (capital) 100
Différence précédent (capital) 100
100 170 100 170
Le compte 1020 apparaît deux fois :
  • Une première fois à l’actif, car le solde de l’année N est positif (10.00).
  • Une deuxième fois au passif, car le solde de l’année N−1 est négatif (−70.00).
Avec cette présentation, les totaux sont cohérents pour l’exercice en cours et pour l’exercice précédent.
4.2.7Les différents éléments composant un compte

Pour créer un compte, il faut prendre en considération un certain nombre d’éléments. Dans cette introduction, seulement les éléments nécessaires pour les opérations les plus courantes sont donnés. Pour plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande PrésentationPlan comptable dans l’aide du logiciel.

Numéro du compte

Choisissez le numéro de compte de manière à ce que le nouveau compte apparaisse au bon endroit dans le plan comptable. Les comptes sont classés par ordre alphabétique d’après leur numéro, par exemple 1, 10, 100, 1000, 1010, 1050, 110, 1100, 1170, 14, 140, 1400, etc.

Si vous souhaitez insérer un compte entre 2 comptes ayant des numéros consécutifs, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite ouvrir des comptes actifs pour ses différents immeubles et dont le plan comptable se présente initialement de la manière suivante :

Vous pouvez par exemple introduire des numéros de compte à 5 chiffres :

Les numéros de comptes pouvant comporter des caractères quelconques, vous pouvez introduire des lettres pour différencier des comptes :

ou encore écrire 1600.0, 1600.1, 1600.2.

Vous pouvez aussi changer le numéro du compte suivant; les écritures qui utilisent ce compte seront modifiées en conséquent :

Titre du compte

Donnez à votre compte un titre qui explique bien sa fonction. Selon le réglage, Crésus ajoute des symboles > > > devant le libellé pour indiquer la profondeur des comptes groupés. Ne les tapez pas au clavier (voir Groupe ci-dessous).

Catégorie du compte

Il y a 5 catégories de comptes :

Actif Les comptes actifs indiquent l’utilisation des moyens investis dans l’entreprise. Ces moyens ont par exemple été placés sur des comptes en banque, investis dans des moyens de production ou des bâtiments, etc. Habituellement, les comptes d’actif portent les numéros 1000 à 1999.
Passif Les comptes passifs indiquent la provenance des fonds investis dans l’entreprise, par exemple : prêt bancaire, hypothèque, créanciers, etc. Habituellement, les comptes de passif portent les numéros 2000 à 2999.
Produit Les comptes de produit enregistrent des augmentations de la fortune de l’entreprise : ventes de produits, etc. Habituellement, les comptes de produit portent les numéros 3000 à 3900. Certains comptes entre 6800 et 8999 sont également des comptes de produit.
Charge Les comptes de charge enregistrent des diminutions de la fortune de l’entreprise : achats, salaires, loyer et impôts à payer, etc. Habituellement, les comptes de produit portent les numéros 4000 à 8999.
Exploitation Les comptes d’exploitation sont utilisés pour présenter le compte de résultat (§8.4 Compte de résultat). Habituellement, les comptes d’exploitation portent les numéros 9000 à 9100. On peut également les utiliser pour des comptes temporaires ou comptes de passage.

Respectez la répartition des différentes catégories lorsque vous créez un nouveau compte.

La catégorie des comptes ne dépend pas des numéros de comptes.

Type

Les différents types de compte sont :

Normal Pour les comptes dans lesquels on passe des écritures. La colonne dans le plan comptable reste vide dans ce cas.
Titre Ces comptes ne servent qu’à afficher/imprimer une ligne d’information dans les différentes vues qui proposent tous les comptes (plan comptable, bilan, PP, etc.)
Groupe Ces comptes servent à totaliser le solde des sous-comptes (voir Groupe ci-dessous).
Miroir Ces comptes permettent de modifier l’emplacement d’un compte lorsque son solde est négatif, par exemple pour qu’un compte actif figure au passif lorsqu’il est négatif. Le numéro du compte miroir détermine son emplacement dans la liste des comptes et les vues comme le bilan ou le PP. Le numéro du compte à refléter est saisi dans la liste Compte miroir pour le compte.

On ne peut pas modifier le type d’un compte utilisé.

Groupe

Les groupes de comptes servent à présenter le total de plusieurs sous-comptes dans le PP ou le bilan. Les comptes normaux utilisés pour passer des écritures, sont groupés dans des comptes de groupement ou comptes centralisateurs.

Dans l’exemple de bilan qui suit, le compte centralisateur 1 présente le total des sous-comptes centralisateurs 10, 11 et suivants (qui ne figurent pas dans la copie d’écran). Les comptes dont le solde est nul sont cachés.

Le compte centralisateur 10 présente le total des sous-comptes centralisateurs 100, 110, 120 et suivants.

Le compte centralisateur 100 présente la somme des sous-comptes normaux 1000, 1010 et 1020, le compte centralisateur 110 présente le total de l’unique sous-compte 1100.

Les comptes 1000, 1000, 1020 et 1100 sont des comptes normaux dans lesquels on a passé des écritures :

Dans le plan comptable, la structure se présente ainsi:

Le compte 10 Actifs circulants (profondeur 2) est groupé dans le compte 1 Actifs (profondeur 1), le compte 100 Trésorerie (profondeur 3) est groupé dans le compte 10 Actifs circulants, et les comptes 1000 Caisse et 1010 Compte postal (profondeur 4) sont groupés dans le compte 100 Trésorerie.

Dans la colonne Groupe, on indique pour chaque compte dans quel compte centralisateur il est groupé. Notez que les comptes 1, 10 et 100 sont du type Groupe : ils ne peuvent pas être utilisés dans des écritures, mais servent uniquement à regrouper d’autres comptes.

Cette hiérarchie des comptes permet aussi de présenter le bilan ou le tableau des pertes et profits de manière condensée : on peut par exemple ne pas représenter chaque compte, mais seulement les comptes centralisateurs de profondeur 1 et 2 (§8.3 Le tableau des pertes et profits).

Dans les plans comptables standards, les comptes normaux portent des numéros à 4 chiffres, et les comptes de groupement des numéros de compte à 1 à 3 chiffres.

TVA

Pour les comptes soumis à la TVA (§7 La gestion de la TVA), mettez dans la colonne TVA du plan comptable le code TVA qui va être le plus fréquemment utilisé avec ce compte. Lorsque vous passerez une écriture sur ce compte, ce code TVA sera proposé automatiquement, mais vous pourrez le changer si nécessaire.

Ouv/Boucl

À la fin de l’année comptable, on boucle la comptabilité avant de la rouvrir pour une nouvelle année comptable. Cette opération s’appelle le changement d’exercice (§11 Le changement d’exercice). Crésus Comptabilité se charge d’effectuer cette opération; il a cependant besoin d’un certain nombre d’informations pour savoir comment passer les différentes écritures de bouclement et d’ouverture.

Pour les comptes actifs et passifs, il s’agit du compte Bilan d’ouverture dans lequel Crésus passe la contrepartie du solde à nouveau. Dans les plans comptables standards c’est le compte 9100.

Pour les comptes de charges et de produits, vous devez indiquer le compte du compte de résultat que Crésus Comptabilité doit utiliser pour générer l’écriture de bouclement. Cette information est essentielle pour que le compte de résultat établi à la fin de l’année comptable réponde aux exigences du nouveau droit comptable.

La deuxième colonne indique l’ordre dans lequel les écritures d’ouverture et de bouclement sont passées : il arrive rarement que les comptes ne doivent pas être traités dans l’ordre affiché dans le plan comptable. L’ouverture ou le bouclement traite d’abord les comptes dont le rang entré dans cette colonne est 1, puis 2, puis 3. Vous pouvez ainsi forcer Crésus à générer les écritures dans l’ordre qui vous convient. Habituellement, vous pouvez mettre des 1 partout.

Monnaie

Cette colonne est vide sauf pour les comptes en monnaie étrangère (§13 Les monnaies étrangères), pour lesquels la colonne indique la monnaie du compte.

4.2.8Vérifier le plan comptable

Pour vérifier votre plan comptable exécutez la commande Compta – Vérifie plan comptable. Cette commande affiche une fenêtre qui montre d’éventuelles erreurs ou d’incohérences dans le plan comptable. Vous pouvez garder cette fenêtre ouverte en permanence, son contenu est mis à jour automatiquement au fur et à mesure que vous modifiez le plan comptable.

Crésus Comptabilité n’impose ni la manière de numéroter les comptes, ni la structure du plan comptable. La vérification du plan comptable ne met pas en évidence les erreurs de logique comptable.

Si vous souhaitez plus d’informations sur le plan comptable, consultez la description complète de la commande PrésentationPlan comptable dans l’aide du logiciel.

4.2.9Commentaire ou pièce jointe associés à un compte

Un clic-droit sur un compte affiche un menu contextuel dans lequel la commande Pièces jointes et commentaires (§17 Pièces jointes et commentaires) permet de saisir un commentaire associé au compte ou d’ajouter une pièce jointe associé au compte.

Dans le dialogue, il suffit de saisir le texte du commentaire, puis de cliquer sur le bouton Fermer.

La même opération sert à joindre une pièce à un compte.

Le symbole dans la 1ère colonne du plan comptable signale qu’un commentaire ou une pièce jointe a été associé à un compte :

Un clic sur ce symbole ouvre le dialogue Pièces jointes et commentaires.

4.3Écritures

Une écriture comptable est une opération consistant à enregistrer un flux financier dans des comptes.

4.3.1Les différents éléments composant une écriture

Si vous désirez des informations supplémentaires, référez-vous à la description détaillée de la commande Présentation – Journal des écritures dans l’aide du logiciel.

La date

La date d’une écriture n’est pas la date à laquelle l’écriture est entrée dans l’ordinateur, mais la date à laquelle l’opération comptable a eu lieu : la facture établie, le montant encaissé, le versement effectué, etc. Cette date doit se situer à l’intérieur de la période comptable, telle qu’elle a été définie lors de la création de la comptabilité (§4.1 Créer une nouvelle comptabilité). Les écritures apparaissent dans le journal comptable toujours classées selon la date de l’écriture, par ordre chronologique.

Compte au débit, compte au crédit

Pour chaque écriture, il faut indiquer au moins deux comptes du plan comptable (l’un au débit et l’autre au crédit) et la somme (le montant) de l’écriture passe d’un compte sur un autre. Lors du paiement du loyer de la surface de vente (pour reprendre l’exemple précédent), la somme de 3000.– est passée au crédit du compte 1000 Caisse et au débit du compte 6000 Loyer.

S’il est souvent facile de savoir quels sont les comptes concernés par une écriture, il arrive de confondre le compte au débit et le compte au crédit.

Par exemple, quand l’entreprise paie le loyer avec l’argent de la caisse, le solde de la caisse doit diminuer, et le solde du compte Loyer doit augmenter. Si l’inverse se produit, vous avez fait une erreur lors de la saisie de l’écriture.

Quand l’entreprise vend une voiture au comptant, il est normal que le solde de la caisse augmente. Mais attention : si on vend une voiture, le solde du compte 3200 Vente de marchandises augmente aussi !

Le compte 3200 Vente de marchandises enregistre le volume des ventes : chaque vente fait donc augmenter son solde. Si vous mettez le compte 3200 Vente de marchandises au débit (à gauche), le solde de ce compte diminue; ceci peut correspondre à un retour de marchandises, ou à un escompte accordé. On a cependant avantage à utiliser des comptes différents pour les escomptes et rabais (par exemple 3900 Escomptes, §7.2.5 Comptabilisation des rabais).

Numéro de pièce

Chaque écriture est en général associée à une pièce comptable, c’est-à-dire à un papier qui constitue la preuve que l’événement décrit dans l’écriture a effectivement eu lieu : ticket de caisse, facture reçue ou établie, reçu pour un versement, etc.

Ces pièces comptables sont numérotées et classées pour pouvoir être facilement retrouvées en lien avec les pièces justificatives classées dans un classeur.

Crésus Comptabilité vous propose un nouveau numéro de pièce pour chaque écriture comptable, d’une manière que vous pouvez définir selon vos besoins (§5.1.4 La saisie du numéro de pièce). Si vous ne voulez pas utiliser de numéros de pièces vous pouvez réduire la taille de la colonne Pièce à zéro (§5.5 Déplacement des colonnes).

Libellé

Entrez un texte qui décrit bien l’événement auquel se reporte l’écriture. Il est important d’observer une grande rigueur lors de la saisie des libellés, faute de quoi il sera très difficile de chercher ou filtrer les écritures selon ce critère. Par exemple, si vous utilisez parfois le mot Loyer, parfois le mot Location ou encore Loc., il ne sera pas possible d’entrer un critère permettant de trouver ces écritures.

Somme

Entrez le montant sur lequel porte l’écriture. Il n’est pas nécessaire de taper les chiffres non significatifs. Par exemple, ne tapez que 21 pour 21.00 ou 21.5 pour 21.50.

État (la colonne tout à droite du journal)

Les états spéciaux des écritures sont affectés automatiquement lorsqu’on utilise la commande concernée. Il est toutefois possible de forcer un état à une écriture entrée manuellement. Comme le curseur ne passe pas dans cette colonne, il faut cliquer dans la case de la ligne d’édition. Le plus simple est d’utiliser l’aide à remplir le champ (§2.4.2 L’aide pour remplir un champ), mais vous pouvez aussi saisir le code au clavier :

4.3.2Commentaire ou pièce jointe associés à une écriture

Un clic avec le bouton de droit de la souris sur une ligne d’écriture affiche un menu contextuel dans lequel la commande Pièces jointes et commentaires permet de saisir un commentaire associé à l’écriture.

Dans le dialogue, il suffit de saisir du texte, puis de cliquer sur le bouton Fermer.

La même opération sert à joindre une pièce à une écriture.

Le symbole dans la 1ère colonne du journal signale qu’un commentaire ou une pièce jointe a été associé à une écriture :

Un clic sur ce symbole ouvre le dialogue Pièces jointes et commentaires.

4.4Écritures de solde à nouveau

Lorsque vous créez une nouvelle comptabilité, il faut saisir les soldes à nouveau des comptes du bilan.

Il est possible de passer ces écritures à la main directement dans la comptabilité comme décrit plus bas, mais Crésus Comptabilité présente une fonction spécifique pour saisir ces écritures d’ouverture :

  • Exécutez la commande ComptaSoldes à nouveau qui permet de saisir directement les soldes à nouveau pour tous les comptes.

  • Une fois les soldes à nouveau saisis, il suffit de cliquer sur OK et toutes les écritures de soldes à nouveau sont créées automatiquement. La contrepartie de l’écriture est passée dans le compte défini dans la colonne Ouv/Boucl du plan comptable (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte) à moins qu’il n’ait été spécifié autrement dans l’onglet Comptes de la commande Options – Définitions.
  • Les écritures d’ouverture se reconnaissent par le symbole  dans la colonne de droite.

Pour saisir les écritures d’ouverture sans utiliser l’assistant décrit ci-dessus, il suffit de créer des écritures normales. Il faut toutefois leur affecter l’attribut qui permettra à Crésus Comptabilité de les repérer comme écritures d’ouverture :

  • Cliquez dans la colonne de droite, et appuyez sur la touche F2 pour afficher l’aide à remplir le champ :

  • Sélectionnez le cas Écriture d’ouverture.
  • Il est aussi possible de cliquer dans le champ et taper la lettre O.

Le bilan d’ouverture doit être équilibré, le total des actifs et des passifs doit être identique. il convient dès lors de vérifier le bilan initial avec attention.

 

4.5Écritures multiples

L’utilisation la plus courante des écritures multiples est décrite au §3.4.4 Écritures multiples

Normalement, toutes les lignes d’une écriture multiple ont le même numéro de pièce. Si vous désirez donner un numéro de pièce différent pour chaque ligne, activez l’option Numéro de pièce individuel pour chaque ligne d’une écriture multiple dans l’onglet Écritures de la commande Options – Définitions.

4.5.1Total automatique

La case à cocher Total auto permet de décider quelle ligne de l’écriture multiple représente le total. Si cette case est cochée, l’écriture multiple est automatiquement équilibrée puisque le montant de la ligne dans laquelle Total auto est coché est toujours calculé en fonction des autres lignes de l’écriture multiple.

Si vous voulez que le total apparaisse à la première ligne plutôt qu’à la dernière procédez de la manière suivante :

  • Tapez … (3 points qui se suivent) dans le champ Débit.
  • Tapez 1020 dans le champ Crédit.
  • Entrez Total paiements dans le champ Libellé.
  • Cochez la case Total auto en bas à droite puis validez cette ligne de l’écriture.
  • Ensuite, saisissez les autres lignes de l’écriture.
  • Pour clôturer l’écriture multiple, cliquez sur le bouton Termine écriture en bas de la fenêtre.
  • Vous obtiendrez l’écriture suivante :

4.5.2Terminer une écriture multiple

Une écriture multiple ne peut être terminée que si elle est balancée. Si la case Total auto n’est cochée dans aucune des lignes de l’écriture multiple, vous pouvez terminer l’édition de 2 façons :

  • En cliquant sur le bouton Dernière écriture comme ci-dessus, ce qui crée automatiquement une ligne avec la case Total auto cochée.
  • En équilibrant manuellement l’écriture multiple (total des débits égal au total des crédits). Dès que l’écriture est équilibrée le texte dans le bouton Dernière écriture devient Termine écriture. Il suffit alors de cliquer sur ce bouton.
4.5.3Plusieurs débits et plusieurs crédits

Une écriture multiple peut comporter plusieurs débits et plusieurs crédits. Par exemple un mouvement bancaire avec 2 encaissements, 1 prélèvement de frais et 1 transfert au compte postal :

4.5.4Modifier une écriture multiple

Pour modifier une écriture multiple, il suffit de cliquer sur une ligne avec l’outil croix  puis de changer les champs voulus. Si un montant est changé, le total dans la ligne Total auto est automatiquement ajusté. Pour changer la date, il suffit de modifier la date de n’importe quelle ligne de l’écriture. Après une modification cliquez sur le bouton Termine écriture. Si vous modifiez un montant alors qu’il n’y a pas de total automatique il faut soit équilibrer l’écriture manuellement soit cocher Total auto sur une des lignes.

Pour ajouter une ligne oubliée dans une écriture multiple, il faut cliquer avec l’outil pipette  sur la ligne après laquelle elle devra s’insérer. Il suffit ensuite de modifier les champs voulus et de valider l’écriture. Une méthode alternative consiste à cliquer sur une des lignes de l’écriture avec le bouton de droite de la souris et utiliser la commande Insérer du menu affiché.

4.5.5Supprimer une écriture multiple

Pour supprimer une écriture multiple, cliquez avec l’outil gomme  sur la ligne à supprimer, puis choisissez s’il faut supprimer la ligne cliquée ou toute l’écriture multiple. S’il n’y a pas de total automatique il faut soit équilibrer l’écriture manuellement soit cocher Total auto.

4.6Les écritures de régularisation

Il peut arriver qu’on encaisse un paiement pour une vente qui ne sera effective que l’année suivante, ou qu’on achète de la matière pour une affaire qui ne sera traitée que l’année suivante. Ces écritures doivent être enregistrées dans l’exercice courant, puisqu’elles impactent les comptes de liquidités, et que la TVA doit être traitée. Afin que ces mouvements n’impactent pas le résultat de l’exercice en cours, on les passe dans des comptes d’actif ou de passif de régularisation (anciennement transitoires).

L’année suivante, les écritures devront être « ressorties » des comptes de régularisation pour être imputées dans les comptes de charge ou de produit concernés.

Prenons l’exemple d’un loyer payé d’avance :

  • Il faut saisir le paiement du loyer à la date exacte, puis son extourne dans le compte d’actifs de régularisation Charges payées d’avance. Selon les habitudes comptables, cette écriture est passée soit à la date de l’écriture d’origine, soit au 31 décembre.
  • Pour que Crésus reconnaisse cette écriture comme étant une écriture de régularisation, elle doit porter l’état R dans la colonne de droite :

  • Vous pouvez soit saisir R manuellement dans la dernière colonne de la ligne de saisie, soit presser F2 ou cliquer sur l’icône  et cocher l’option Écriture de régularisation dans le dialogue.

Crésus Comptabilité vous permet de générer automatiquement l’écriture de régularisation correspondante :

  • Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture à passer en écriture de régularisation
  • Sélectionnez commande Génère écriture de régularisation :

  • Cliquez sur OK.
  • Crésus remplit tous les champs de l’écriture à créer, et ajoute l’état R dans la colonne de droite.
  • Il ne reste qu’à la valider.

L’écriture pourra être extournée automatiquement lors de l’ouverture de la nouvelle année (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité).

4.7Bloquer des écritures

Dans le menu qui s’affiche, lors d’un clic avec le bouton droit de la souris sur une écriture, la commande Écriture bloquée sert à protéger l’écriture cliquée contre les modifications et la destruction.

Dans le journal des écritures, une écriture bloquée apparaît avec une petite clé  dans la dernière colonne.

Lorsqu’on tente de modifier une écriture bloquée, Crésus Comptabilité affiche un message.

La commande ComptaBloquer permet de bloquer à choix toutes les écritures comprises entre 2 dates données, ou toutes les écritures actuellement visibles selon le filtre appliqué (§4.13 Le filtre).

Les écritures bloquées peuvent être débloquées dans le menu qui s’affiche lors d’un clic-droit sur l’écriture bloquée, ou en utilisant la commande Compta – Débloquer, sauf si cette action est interdite par les mots de passe (§16 Mots de passe).

Chaque écriture est bloquée individuellement. Le fait de bloquer toutes les écritures d’une période n’empêche pas d’ajouter une nouvelle écriture dans cette période.

4.8Geler une période

Pour empêcher toute modification dans votre comptabilité, exécutez la commande Compta – Geler la période :

Non seulement les écritures dont la date est antérieure à la date saisie ne peuvent pas être modifiées ou supprimées, mais l’ajout de nouvelles écritures dans cette période est également impossible.

Cet état est réversible. Pour libérer une période, exécutez la commande Compta – Geler la période pour spécifier une autre date. Si vous souhaitez que plus aucune écriture ne soit figée, il suffit d’effacer la date.

Cette commande gèle complètement la période, alors que la commande Bloquer protège les écritures existantes mais n’empêche pas d’en ajouter.

S’il y a un mot de passe, cette commande ne fonctionne que si les opérations Bloquer des écritures et Débloquer des écritures sont autorisées (§16 Mots de passe).

4.9Journaux

Pour faciliter la consultation des écritures, il est possible d’utiliser des journaux différents lors de la saisie. Par exemple, un journal Créanciers peut contenir toutes les écritures relatives aux nombreuses factures reçues. Toutes les écritures passées dans les différents journaux sont comptabilisées de la même façon que si elles figuraient dans un journal unique.

Exécutez la commande OptionsJournaux pour créer, modifier et supprimer des journaux.

Si votre comptabilité contient plusieurs journaux, un dialogue demande quel journal utiliser au moment de basculer dans la présentation Journal des écritures :

Chaque journal apparaît avec le nombre d’écritures qu’il contient.

Deux entrées spéciales apparaissent dans la liste :

  • + écritures dans tous les journaux montre les écritures qui appartiennent à tous les journaux. Ces écritures ne sont possibles que si vous activez l’option Autorise de passer des écritures dans le journal « +toutes les écritures ».
  • + toutes les écritures montre l’ensemble des écritures, tous journaux confondus. Par défaut, vous ne pouvez pas passer des écritures dans ce mode, il faut l’autoriser dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions. Ce mode n’est pas recommandé, puisque les écritures passées de cette manière s’affichent quel que soit le journal en traitement.

4.10Une autre représentation du journal

La commande PrésentationBalance du journal permet de voir le journal des écritures sous une autre forme.

Normalement le journal se présente comme ceci :

Le même journal dans le mode Balance du journal donne ceci :

Notez l’écriture du 26.12 Transfert de caisse à banque qui apparaît 2 fois, 1 fois pour le crédit et 1 fois pour le débit.

La ligne Mouvement affiche les totaux des montants au débit et des montants au crédit qui sont toujours égaux.

4.11Déplacer des écritures

Vous pouvez déplacer les écritures à l’intérieur d’un groupe d’écritures de même date. Pour cela sélectionnez l’écriture à déplacer puis utilisez une des icônes suivantes :

Monte ou descend la ligne d’écriture actuellement sélectionnée. Avec ces 2 icônes    vous pouvez changer l’ordre des écritures à l’intérieur d’un ensemble d’écritures de même date ou vous pouvez changer l’ordre des écritures à l’intérieur d’une écriture multiple.

Avec ces 2 icônes vous pouvez déplacer une écriture multiple entière à l’intérieur d’un ensemble d’écritures de même date. Sélectionnez une ligne quelconque de l’écriture multiple à déplacer, puis cliquez sur ces icônes   . Ces icônes sont actives seulement lorsqu’une ligne d’une écriture multiple est sélectionnée.

Toutes ces icônes sont inactives si le déplacement correspondant n’est pas possible (on est au début/à la fin d’une écriture multiple ou l’écriture précédente/suivante a une date différente, aucune écriture n’est sélectionnée etc.).

4.12Recherches

Crésus Comptabilité offre diverses possibilités de recherche.

4.12.1Rechercher des écritures

Un exemple d’utilisation de base de cet outil est décrit au §3.6.2 Rechercher des écritures

  • Cliquez sur l’icône  ou utilisez le raccourci Ctrl+H ou la commande Edition – Rechercher.
  • Remplissez un ou plusieurs champs, choisissez si vous voulez chercher depuis le début ou depuis la fin, puis cliquez sur OK. L’écriture trouvée est affichée en bleu et l’arrière-plan des champs qui correspondent au critère de recherche est mis en évidence.
  • Utilisez ensuite les 2 icônes Chercher précédent  et Chercher suivant  pour chercher d’autres écritures avec le même critère de recherche. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier Ctrl+PageUp et Ctrl+PageDown.

L’outil de recherche permet de trouver des écritures d’après différents critères, entre autres :

  • Un libellé.
  • Un numéro de pièce ou intervalle de numéros de pièces.
  • Un numéro de compte.
  • Une fourchette de montants : pour chercher un montant précis remplissez seulement le champ « de: ».

Avec l’option Exact pour le Libellé et pour le Numéro de pièce vous pouvez déterminer si le libellé, respectivement le numéro de pièce, doit correspondre exactement au critère de recherche ou s’il suffit qu’il contienne (même partiellement) le contenu du critère. L’option Vide pour le numéro de pièce permet de chercher des écritures qui n’ont pas de numéro de pièce.

Lorsque vous remplissez plusieurs champs, la recherche fonctionne selon l’état des options suivantes :

  • …qui répondent à au moins un des critères
  • Si cette case est activée, Crésus Comptabilité trouve toutes les écritures qui répondent à n’importe lequel des critères de recherche.
  • …qui répondent à tous les critères
  • Si cette case est activée, Crésus Comptabilité ne trouve que les écritures qui répondent à tous les critères de recherche.

Exemples

  • Pour trouver toutes les écritures dont le numéro de pièce contient « 12 » il faut taper 12 dans le numéro de pièce et désactiver l’option Exact du numéro de pièce. Crésus trouve les écritures avec les numéros de pièces 12, 112, 127, 3124.
  • Pour trouver uniquement l’écriture dont le numéro de pièce est exactement « 12 » il faut taper 12 dans le numéro de pièce et activer l’option Exact du numéro de pièce.
  • Pour trouver toutes les écritures dont le libellé est Transfert et dont le montant est compris entre 1200.– et 1800.– il faut taper Transfert dans le libellé, saisir les montants de la fourchette, et activer l’option …qui correspondent à tous les critères.
  • Avec les critères de recherches présentés dans la copie d’écran ci-dessus, vous trouverez toutes les écritures dont le libellé contient « maison » ou dont le montant est compris entre 100.– et 300.–
4.12.2Recherche de comptes

Dans les présentations Plan comptable et Balance de vérification, vous pouvez rechercher des comptes selon leur titre ou numéro en cliquant sur l’icône .

Il suffit que le titre du compte contienne (même partiellement) le contenu du critère de recherche.

4.12.3Recherche rapide

Un exemple d’utilisation de cet outil est décrit au §3.6.3 Recherche rapide

La recherche rapide sert à afficher rapidement les éléments qui répondent au critère saisi, et à passer facilement d’une occurrence à l’autre.

Si la barre de recherche rapide n’est pas affichée, cliquez sur l’icône ou appuyez sur Ctrl+J.

  • Lorsque le curseur se trouve dans le champ Rechercher, les touches suivantes réagissent de manière spéciale :
Enter  équivaut à un clic sur le bouton Suivant.
Shift+Enter équivaut à un clic sur le bouton Précédent.
Esc ferme la barre de recherche rapide.
Ctrl+J met le curseur dans le champ Rechercher.

Le bouton Options dans la barre de recherche rapide permet de restreindre la recherche.

La recherche rapide n’est pas sensible à la casse (les majuscules sont équivalentes aux minuscules) ni aux accents.

Le mode Mots entiers uniquement limite la recherche. Le tableau ci-dessous montre les phrases trouvées (ou non) lorsque vous cherchez le mot Fact avec ou sans l’option :

Libellé Coché Non coché
La facture Dupont Pas trouvé Trouvé
La Fact Durand Trouvé Trouvé

La recherche rapide s’utilise de la même manière dans toutes les présentations où elle est disponible.

4.13Le filtre

Le filtre sert à restreindre les données visibles, en ne montrant que les écritures répondant au critère donné, par exemple les écritures comprises entre 2 dates, ou uniquement les comptes d’une certaine catégorie.

Pour appliquer un filtre, cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci Ctrl+F ou la commande Edition – Filtre.

Si un filtre est actif, l’icône apparaît enfoncée et le titre de la présentation s’affiche sur fond rouge avec le texte (filtre actif) :

Pour désactiver le filtre et voir toutes les données sans restrictions, vous pouvez passer dans le filtre et cliquer sur le bouton Annuler complètement le filtre, ou plus simplement cliquer sur l’icône en maintenant la touche Shift pressée.

Si vous ne l’avez pas annulé complètement, vous pouvez réappliquer le filtre en cliquant de nouveau sur l’icône en maintenant la touche Shift pressée.

Selon la présentation utilisée, le filtre propose différents dialogues dont l’explication figure dans les sections suivantes.

4.13.1Le filtre dans le Journal et un Extrait de compte

Voici un exemple de filtre dans ces 2 vues :

  • Dates
  • Les champs Depuis le et Jusqu’au permettent de n’afficher que les écritures comprises entre ces 2 dates. Si ces champs sont vides toutes les écritures sont affichées. Si le champ Depuis le est vide, les écritures sont affichées depuis le début de la période comptable. Si le champ Jusqu’au est vide, les écritures sont affichées jusqu’à la fin de la période comptable. Cliquez sur le bouton Toutes pour effacer les 2 champs de dates.
  • Critères de sélection
  • On ne peut saisir des critères que si l’un des modes qui répond à au moins un des critères  ou qui répond à tous les critères a été activé.
  • Montre seulement les écritures qui correspondent à au moins un des critères
  • Si cette case est activée, Crésus Comptabilité affiche toutes les écritures qui répondent à au moins un des critères de sélection.
  • Montre seulement les écritures qui correspondent à tous les critères
  • Si cette case est activée, Crésus Comptabilité n’affiche que les écritures qui répondent à tous les critères de sélection.
Exemple

Considérons le journal suivant :

Complétons le filtre de la façon suivante :

Après avoir cliqué sur OK le journal est affiché de la manière suivante :

  • La date des écritures affichées est bien dans la fourchette demandée.
  • La 1ère ligne répond aux 2 critères de sélection.
  • La 2ème ligne répond au critère libellé garage mais pas au critère compte 6200.
  • La 3ème ligne répond au critère compte 6200 mais pas au critère libellé garage.

Les autres écritures ne sont plus affichées pour les raisons suivantes :

  • La date n’est pas comprise entre le 1.2.2015 et le 16.2.2015

  • Le libellé ne contient pas le mot garage et aucun des 2 comptes n’est le compte 6200. De plus, la date de la dernière écriture n’est pas dans la fourchette demandée.

  • Bien que les critères de libellé et de compte soient remplis, la date n’est pas comprise entre le 1.2.2015 et le 16.2.2015.

Si nous activons la case qui répondent à tous les critères :

Crésus affiche ceci :

  • C’est la seule écriture dont le libellé contient le mot garage et qui est imputé au compte 6200 et dont la date est comprise entre le 1.2.2015 et le 16.2.2015.

Avec les 2 options Exact pour le Libellé et pour le Numéro de pièce vous déterminez si le libellé, respectivement le numéro de pièce, doit correspondre exactement au critère de recherche ou s’il suffit qu’il contienne (même partiellement) le contenu du critère.

5Saisie et navigation efficaces

Crésus Comptabilité propose plusieurs moyens de faciliter la saisie des données ainsi que des fonctions de navigation pratiques.

5.1La saisie des écritures

Lorsque l’on tient une comptabilité, on passe une bonne partie de son temps à saisir des écritures. Crésus Comptabilité propose un certain nombre de fonctionnalités facilitant la saisie des différents éléments d’une écriture ou la saisie d’écritures entières qui reviennent périodiquement.

5.1.1L’aide à la saisie

Lors de la saisie des numéros de comptes et du libellé d’une écriture, une fenêtre d’aide à la saisie apparaît en dessus du champ de saisie concerné.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLba66831.PNG

Cette fenêtre contient une liste de suggestions qui vous permet de trouver facilement un numéro de compte du plan comptable ou un libellé déjà utilisé. Au fur et à mesure que vous tapez le numéro de compte ou le libellé, la liste des suggestions s’adapte automatiquement.

Pour les numéros de compte vous pouvez également taper une partie du titre du compte, la fenêtre d’aide à la saisie ne montre alors plus que les comptes dont un des mots du titre commence par les lettres que vous avez tapé, par exemple :

Ici la fenêtre d’aide à la saisie ne contient plus que les comptes dont le titre contient le mot frais.

Lorsque la fenêtre d’aide à la saisie est affichée, les touches suivantes ont une signification particulière :

Touche Fonction
Flèches et Sélectionne une suggestion dans la liste. En pressant alors qu’aucune ligne n’est sélectionnée dans la liste, la sélection commence par la fin de la liste. Avec la sélection commence au début de la liste.
Tab et Shift+Tab Reprend la suggestion sélectionnée (s’il y en a une) et passe au champ suivant ou précédent.
Enter Reprend la suggestion sélectionnée et ferme l’aide à la saisie automatique.
Esc Ferme l’aide à la saisie automatique.

Vous pouvez déclencher l’aide à la saisie en utilisant la commande OptionsDéfinitions puis en choisissant l’onglet Saisie et en déclenchant les options correspondantes sous Utilise l’aide à la saisie dans le journal pour.

5.1.2La saisie de la date

Vous pouvez entrer la date d’une écriture sous sa forme complète (par exemple 31.03.2016), ou de manière partielle (31.3). Dans ce dernier cas, Crésus Comptabilité se chargera de compléter les éléments manquants avec les éléments correspondants de la dernière date entrée, ou de la date du jour tant que rien d’autre n’a été tapé.

Par exemple (dans cet ordre) :

Frappé Résultat Commentaire
1.3.2016 01.03.2016 Crésus ajoute les 0
12 12.03.2016 Crésus complète le mois et l’année
10.4 10.04.2016 Crésus ajoute le 0 et complète l’année
10 4 10.04.2016 Crésus remplace l’espace et complète l’année
20 20.04.2016 Crésus complète le mois et l’année.

Les années à 2 chiffres de 00 à 49 sont converties en 2000 à 2049, les années de 50 à 99 sont converties en 1950 à 1999.

Lors de la saisie d’une date vous pouvez également utiliser des espaces pour séparer les éléments de la date à la place des points. Pour faciliter la saisie des dates, utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions. Pour déterminer l’affichage des années à 2 ou à 4 chiffres, utilisez l’onglet Dates de la commande Options – Définitions.

5.1.3La saisie du compte au débit ou au crédit

Si l’aide à la saisie est déclenchée (§5.1.1 L’aide à la saisie), vous pouvez taper tout ou partie de son titre, puis appuyer sur la touche Tab. S’il n’y a qu’un compte correspondant au critère, son numéro est repris dans le champ. Si plusieurs comptes commencent par les mêmes caractères, un dialogue vous demande de choisir le bon. Sélectionnez le compte désiré. Vous pouvez alors consulter les soldes et budgets du compte pour vérifier. Cliquez sur OK, et Crésus Comptabilité insère le numéro du compte dans le champ à remplir.

Lorsque le curseur se trouve dans le champ Débit ou Crédit, un clic sur l’icône ou la touche F2 affiche le même dialogue, mais avec tous les comptes du plan comptable au choix. Vous pouvez limiter les comptes affichés à une certaine catégorie avec les options correspondantes.

Pour faciliter la saisie utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions.

5.1.4La saisie du numéro de pièce

Le numéro de pièce est facultatif. Si les écritures ne contiennent jamais de numéros de pièces, la colonne correspondante peut être réduite à une largeur nulle en glissant le bord de la colonne avec la souris (§10.3 Modifier la largeur des colonnes). Dans ce cas, la touche Tab passe directement de la colonne Crédit à la colonne Libellé.

A moins que la numérotation automatique des pièces ait été désactivée dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, Crésus Comptabilité vous propose un numéro de pièce lors de la saisie. Si nécessaire, modifiez le numéro proposé, puis appuyez sur Tab ou Shift+Tab pour passer au champ suivant ou précédent.

Le numéro de pièce peut contenir des caractères non numériques (par exemple 12a, 12b, 154-1, etc.).

Un clic sur l’ampoule  ou la touche F2 affiche un dialogue à l’aide duquel vous pouvez changer le numéro de pièce en cours ainsi que divers paramètres définissant la manière dont Crésus calcule le numéro de pièce proposé automatiquement :

Propose automatiquement un numéro de pièce

Si cette case est cochée, Crésus Comptabilité propose automatiquement un numéro de pièce pour chaque nouvelle écriture.

Numéro de la prochaine pièce

Le prochain numéro de pièce qui sera proposé automatiquement. Crésus Comptabilité part depuis ce numéro pour les écritures suivantes.

Incrément automatique

Chaque fois que vous entrez une écriture dans le journal, le numéro de pièce proposé sera automatiquement incrémenté de cette valeur (voir aussi l’option ci-dessous).

Toujours incrémenter

Si cette case est cochée, le numéro de pièce sera incrémenté automatiquement chaque fois que vous entrez une écriture.

Si cette case n’est pas cochée, le numéro de pièce ne sera incrémenté automatiquement que si vous ne modifiez pas le numéro de pièce qui est proposé lorsque vous saisissez l’écriture.

Toujours repartir du no. de pièce effectivement introduit

Si cette case est cochée et vous changez manuellement le numéro de pièce proposé lors de l’entrée d’une écriture, Crésus Comptabilité se basera sur le numéro que vous avez entré pour calculer le numéro de pièce proposé à la prochaine écriture.

Exemple

Lors de l’entrée d’une écriture Crésus Comptabilité vous propose le numéro 123.

Toujours incrémenter coché :

  • Le prochain numéro de pièce proposé sera de toute façon 124.

Toujours incrémenter non coché :

  • Si vous acceptez 123, le prochain numéro de pièce proposé par Crésus Comptabilité sera 124.
  • Si vous modifiez le 123 par exemple en 150, le prochain numéro de pièce proposé restera 123.

Ces options sont identiques à celles dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, qui propose en plus d’incrémenter le numéro de pièce même si la largeur de la colonne est nulle.

5.1.5La saisie du libellé

Le libellé de l’écriture peut contenir jusqu’à 120 caractères quelconques.

A moins que l’option ait été désactivée dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, il n’est pas nécessaire de frapper la première lettre du libellé en majuscule, Crésus Comptabilité le fait pour vous.

Lorsque l’aide à la saisie est enclenchée (§5.1.1 L’aide à la saisie), la fenêtre d’aide à la saisie contient tous les libellés de l’ensemble des écritures. Au fur et à mesure qu’on tape le libellé, cette liste s’adapte afin de ne montrer que les libellés contenant le mot frappé.

En dehors de la fenêtre d’aide à la saisie vous avez le choix entre 2 modes pour vous permettre de saisir plus rapidement des libellés qui reviennent fréquemment. Dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, vous pouvez choisir si vous désirez travailler avec l’ancien système des libellés standards (voir ci-dessous), ou si vous préférez le nouveau système des écritures modèles (§5.1.8 Les écritures modèles).

Si vous avez activé l’option utiliser les anciennes listes de libellés standards, un clic sur l’ampoule  ou la touche F2 affiche un dialogue avec une liste de libellés que vous utilisez régulièrement :

8-3-n

Choisissez un libellé, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez modifier la liste à volonté en remplissant les champs en haut du dialogue, puis en cliquant sur Ajouter ou Modifier pour ajouter un nouveau libellé standard, ou pour modifier celui qui est sélectionné.

Le symbole @ désigne l’endroit où le curseur doit se trouver après l’insertion du libellé : dans l’exemple sélectionné ci-dessus, le curseur se trouvera juste après le mot Loyer pour vous permettre de taper le mois.

Il est clair que le gain de temps est limité si pour chaque libellé standard qu’on souhaite insérer, il faut appeler ce dialogue, choisir le bon libellé et cliquer sur OK. Pour cette raison, tous les libellés ont un code (colonne de gauche). Pour utiliser un libellé standard lors de la saisie d’une écriture, vous pouvez simplement taper le code dans le champ Libellé (en minuscules ou majuscules), puis appuyer sur Tab.

Dans l’exemple ci-dessus, lorsque le curseur se trouve dans le champ Libellé, si vous tapez vcr Tab, le libellé contient Vente au comptant et le curseur passe directement dans le champ Somme et il ne vous reste qu’à entrer le montant de l’écriture. Si vous tapez tel puis Tab, le texte Téléphone est inséré dans le champ Libellé et le curseur se positionne à la fin du mot pour vous permettre de compléter le libellé.

Pour les 10 libellés standards les plus utilisés, vous pouvez aussi définir un raccourci clavier de Ctrl+0 à Ctrl+9. Lorsque le curseur se trouve dans le libellé, appuyez sur Ctrl+0 pour insérer le libellé correspondant.

La liste des libellés standards est enregistrée avec la comptabilité dans le fichier correspondant.

Les libellés standards ne permettent que d’insérer des libellés, sans affecter les autres colonnes du journal. Pour définir des écritures entières que vous utilisez de manière répétitive, vous devez désactiver l’option utiliser les anciennes listes de libellés standards pour pouvoir utiliser les écritures modèles (§5.1.8 Les écritures modèles).

5.1.6La saisie du montant

Lors de la saisie du montant, on est parfois obligé de faire des calculs. Pour cette raison, un clic sur l’icône ou la touche F2 affiche une calculatrice.

Vous pouvez frapper une expression mathématique au clavier, ou cliquer sur les boutons.

L’expression peut contenir plusieurs niveaux de parenthèses.

La multiplication *   et la division  /  sont prioritaires sur l’addition et la soustraction :

2*3+4*5 donne 26.00 (2*3 et 4*5 effectués en premier)
(2*3)+(4*5) donne aussi 26.00
2*(3+4)*5 donne 70.00

La touche = ou un clic sur le bouton évalue l’expression. Si nécessaire, l’expression est également évaluée lors d’un clic sur OK.

La touche pour-cent  %  permet différents calculs pratiques :

500+4.5% donne 522.50, c’est-à-dire 500 + (500*4.5)/100
500+(1+3.5)% donne aussi 522.50
500*30% donne 150.00, c’est-à-dire 500 * (30/100)

La calculatrice dispose de 10 mémoires permanentes, dont le contenu est enregistré avec le fichier contenant la comptabilité. Un clic sur MC , MR , etc. propose un menu pour choisir la mémoire concernée. Les différentes options sont :

MC Efface une mémoire (remet 0.00).
MR Rappelle le contenu d’une mémoire. Par exemple, pour la mémoire 2, les caractères M[2] apparaissent dans l’expression. Ils seront remplacés par le contenu de la mémoire 2 lors de l’évaluation de l’expression.
M− Soustrait le résultat de l’expression éditée du contenu de la mémoire.
M+ Ajoute le résultat de l’expression éditée au contenu de la mémoire.

Pendant la saisie de la somme une pression sur Ctrl+0 à Ctrl+9 insère directement le contenu d’une des mémoires permanentes de la calculatrice.

Il est également possible de faire intervenir le solde des comptes dans les calculs. Par exemple, C[1000]+50 veut dire le solde du compte 1000 additionné de 50 francs. Vous pouvez appeler la liste des comptes avec le bouton Comptes.

Le bouton Intérêts permet de calculer des intérêts courus sur un compte.

5.1.7Autres automatismes pour la saisie

Dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions, vous pouvez définir un certain nombre d’options pour la saisie d’écritures dans le journal, entre autres :

  • Passe automatiquement au débit après la saisie de la date : dès que la date est complète, le curseur passe dans le champ Débit. Pour cela il faut saisir chaque élément de la date avec 2 chiffres, par exemple 01.05.18.
  • Insertion automatique des points lors de la saisie de la date : il suffit de taper par exemple 010518 et Crésus Comptabilité met automatiquement 01.05.18
  • Passe automatiquement au crédit après la saisie du débit : lorsque le numéro de compte tapé dans le champ Débit est univoque, le curseur passe automatiquement dans le champ Crédit.
  • Passe automatiquement au crédit après la saisie du débit : lorsque le numéro de compte tapé dans le champ Crédit est univoque, le curseur passe automatiquement dans le champ Numéro de pièce ou Libellé.
  • La touche d’entrée passe au champ suivant dans le journal : une pression sur Enter passe au champ suivant comme la touche Tab, et une fois que le dernier champ a été atteint, l’écriture est validée.
  • La touche d’entrée passe à la ligne suivante après une modification : lorsque vous validez une modification en appuyant sur Enter, la ligne suivante est automatiquement sélectionnée pour modification, comme si vous aviez cliqué sur la ligne.
  • Les touches  /  et  *  du pavé numérique passent respectivement au champ précédent ou suivant.
  • Activation ou désactivation de l’aide à la saisie (§5.1.1 L’aide à la saisie).
5.1.8Les écritures modèles

Les écritures modèles fonctionnent d’une manière analogue aux libellés standards, mais peuvent contenir tous les champs d’une écriture.

Lorsque le curseur se trouve dans n’importe quel champ appuyez sur Ctrl+M, ou quand le curseur se trouve dans le libellé, cliquez sur l’ampoule  ou appuyez sur F2. Un dialogue présente alors la liste des écritures modèles :

Comme vous pouvez le constater, les écritures modèles utilisent le même système de code (première colonne) et de raccourci clavier (deuxième colonne) que les libellés standards. Elles peuvent cependant contenir d’autres éléments : le compte au crédit et au débit, le numéro de pièce et même la somme.

Dans l’exemple ci-dessus, l’écriture modèle mise en évidence complète les comptes à débiter 6000 et à créditer 1010, le libellé Loyer mensuel et le montant 890.–

Pour appeler une écriture modèle, vous pouvez afficher la liste comme décrit ci-dessus, sélectionner l’écriture et cliquer sur OK.

Il est aussi possible d’utiliser les raccourcis clavier Ctrl+0 à Ctrl+9 affectés aux écritures.

Une solution alternative consiste à taper le code directement dans le champ Libellé et appuyer sur Tab.

Pour créer une nouvelle écriture modèle, exécutez la commande OptionsEcritures modèles et cliquez sur Ajouter. Dans le dialogue qui s’affiche, complétez les différents éléments. Voici l’exemple d’une écriture modèle LOY pour enregistrer le paiement du loyer mensuel :

Les écritures modèles sont classées dans la liste d’après l’ordre alphabétique des codes.

Le Code et le Raccourci servent à saisir l’écriture modèle depuis le journal des écritures comme décrit ci-dessus sans passer par la liste.

À l’aide des options, vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité doit proposer la dernière date introduite (si vous comptabilisez souvent toutes les écritures concernant un jour donné), la date du jour (si vous avez l’habitude de comptabiliser les paiements faits le jour-même) ou aucune date.

Les autres éléments correspondent à la saisie d’une écriture normale, mais vous pouvez laisser des champs vides, qui seront complétés après l’insertion de l’écriture modèle. Vous pouvez même spécifier un code TVA ou d’autres informations concernant les écritures avec TVA.

À l’aide des cases à cocher se trouvant sous les champs, vous pouvez en outre spécifier dans quel champ le curseur doit se trouver après l’insertion de l’écriture. Ici, le curseur se positionnera à la fin du libellé Loyer mensuel pour introduire le mois.

Pour modifier une écriture modèle existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier.

La commande OptionsÉcritures modèles accède également au dialogue de gestion des écritures modèles.

5.1.9Les écritures présaisies

Les écritures présaisies ne sont pas actives, elles ne sont pas comptabilisées dans les comptes concernés.

L’idée consiste à préparer des écritures à l’avance et de les utiliser, une ou plusieurs fois, le moment venu. Vous pouvez par exemple saisir à l’avance toutes les écritures relatives aux frais fixes et les transférer dans le journal des écritures en temps voulu.

Exécutez la commande PrésentationEcritures présaisies pour accéder au journal des écritures présaisies. Ce journal ressemble au journal des écritures normal, mis à part la bande bleue dans la marge de gauche. On y saisit des écritures normales ou multiples exactement comme dans un journal ordinaire.

Pour activer une écriture présaisie :

  • Cliquez sur l’écriture à transférer avec le bouton de droite de la souris
  • Exécutez la commande Transférer du menu.
  • Dans le dialogue qui s’affiche, sélectionnez le journal de destination et cliquez sur OK.
  • L’écriture est déplacée du journal des présaisies dans le journal de destination, à la date de l’écriture.

Si vous avez plusieurs écritures à transférer, utilisez l’outil Transfert  du menu Outils, cliquez sur l’écriture à transférer.

Une écriture présaisie peut être utilisée à plusieurs reprises :

  • Cliquez sur l’écriture avec le bouton de droite de la souris.
  • Exécutez la commande Copier du menu.
  • Dans le dialogue qui s’affiche, sélectionnez le journal de destination et précisez la date de l’écriture à générer.
  • Cliquez sur OK.
  • L’écriture est copiée du journal des présaisies dans le journal de destination, à la date spécifiée. Elle reste à disposition dans le journal des présaisies pour être utilisée à d’autres occasions.
  • L’écriture copiée est marquée d’un signe + dans la marge de gauche pour mettre en évidence qu’elle a été copiée / générée pendant cette session de travail. Ce symbole disparaît à la prochaine ouverture du fichier.

Si le libellé de l’écriture présaisie inclut le symbole @, le dialogue de copie affiche un champ Texte supplémentaire. Le texte saisi ici remplace le symbole dans l’écriture générée.

La copie de cette écriture présaisie :

produit cette écriture dans le journal de destination :

Le symbole @ a été remplacé par avril.

5.1.10Les écritures de régularisation

Crésus Comptabilité vous permet de générer automatiquement les écritures de régularisation :

  • Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture à passer en écriture de régularisation
  • Sélectionnez commande Génère écriture de régularisation:

  • Cliquez sur OK.
  • Crésus remplit tous les champs de l’écriture à créer, et ajoute l’état R dans la colonne de droite.
  • Il ne reste qu’à la valider.

L’écriture pourra être extournée automatiquement lors de l’ouverture de la nouvelle année (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité)

5.2.1Le repère de ligne

Dans les présentations autres que le journal, le plan comptable et les budgets vous pouvez utiliser le repère de ligne.

En cliquant sur une ligne dans la présentation, celle-ci reste mise en évidence ce qui facilite grandement les contrôles.

Ce repère peut être bougé avec les icônes   ou respectivement les touches flèches et .

L’icône   ou la touche Home permettent de revenir au repère si vous avez déplacé la vue avec la barre de défilement, avec les touches PageUp et PageDown ou à la suite d’une recherche.

5.2.2Fonctions de navigation

Les 2 icônes  permettent de naviguer dans la comptabilité comme dans un browser Internet avec les fonctions Précédent et Suivant. Vous passez d’une vue à l’autre, en conservant les filtres et autres configurations. Le repère de lignes est également mémorisé pour chaque présentation.

Au lieu de cliquer sur les icônes, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier Alt+ ← et Alt+ → .

5.3L’utilisation de la souris

Comme dans la plupart des applications sous Windows, la souris joue un grand rôle dans l’introduction et l’édition des données dans Crésus Comptabilité.

5.3.1Le bouton de gauche et les outils

Dans les présentations Journal des écritures et Plan comptable, le clic gauche de la souris a différentes fonctions, selon l’outil sélectionné dans le menu Outils ou par clic sur l’icône correspondante dans la barre. Le pointeur de la souris change de forme pour identifier l’outil.

L’outil croix permet de modifier l’écriture ou le compte cliqué. Après avoir cliqué sur le compte ou l’écriture, les éléments apparaissent dans les champs en bas de l’écran. Vous pouvez les modifier, puis appuyer sur Enter. Les modifications se répercutent alors sur l’écriture ou le compte cliqué.
L’outil pipette permet de dupliquer une écriture ou un compte. L’élément cliqué est répliqué dans la ligne d’édition, il suffit alors d’y apporter les modifications voulues et de valider la saisie.
L’outil gomme permet de supprimer l’écriture ou le compte cliqué. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention, pour éviter d’effacer des écritures ou des comptes par mégarde.
D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Tampon.png L’outil tampon sert à marquer des écritures. Elles sont mises en évidence dans le journal de saisie et les extraits de comptes. Un clic avec le tampon sur une écriture marquée supprime la marque.

Les écritures restent marquées lorsque vous passez d’une présentation à une autre, y compris quand vous enregistrez la comptabilité, puis la rouvrez à nouveau ultérieurement.

On peut chercher ou filtrer les écritures marquées (§3.6.2 Rechercher des écritures, §4.12 Recherches et §4.13 Le filtre).

Le raccourci clavier Ctrl+K marque une écriture trouvée avec les fonctions de recherche (§ Crésus Comptabilité et §3.6.3 Recherche rapide). Lorsque l’écriture trouvée est déjà marquée, une nouvelle pression sur Ctrl+K enlève la marque.

Si vous maintenez la touche Shift enfoncée pendant que vous marquez une écriture, toutes les écritures entre l’écriture cliquée et la dernière écriture marquée seront à leur tour marquées. Si elles sont déjà toutes marquées, toutes les marques seront enlevées.

D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\TamponUp.png D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\TamponDown.png Ces icônes permettent de passer à l’écriture marquée précédente ou suivante.
D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\TamponDelete.png Cet outil efface toutes les marques.

.

On utilise en particulier le tampon dans les extraits de compte pour assigner les écritures à un groupe dans le cadre de l’aide au pointage (§9 Aide au pointage).

Il est possible que votre souris n’ait aucune fonction lorsqu’aucun outil n’a été choisi. Le pointeur prend alors sa forme standard, soit  . Un clic gauche ne fait rien d’autre que mettre l’élément cliqué en surbrillance.

5.3.2Le clic droit et les menus

Dans la plupart des présentations, un clic droit de la souris sur une ligne affiche un menu vous proposant diverses actions et commandes, par exemple montrer un extrait de compte du compte sélectionné, bloquer l’écriture sélectionnée, aller vers une écriture dans le journal depuis un extrait de compte, etc.

8-15

Lorsqu’une écriture est bloquée ou marquée, la commande est accompagnée d’un vu. Il faut cliquer à nouveau sur la commande pour débloquer ou effacer la marque de l’écriture cliquée.

5.3.3Les barres d’icônes

Les barres d’icônes sont affichées dans la partie supérieure de la fenêtre, juste en dessous de la barre du menu. En cliquant avec la souris, elles permettent des accès rapides aux fonctions les plus utilisées de Crésus Comptabilité.

Lorsque la souris est immobile sur une icône, une info-bulle indique la fonction de l’icône.

Ouvre une comptabilité existante. Voir la commande Fichier – Ouvrir.
Enregistre (met à jour) le fichier à son emplacement d’origine. Voir la commande Fichier – Enregistrer.
Lance la comptabilisation des écritures générées par Crésus Facturation ou Crésus Salaires.
Lance l’impression ou l’aperçu avant impression de la présentation affichée à l’écran. Voir les commandes respectives du menu Fichier (§10 Impression).
Accès direct aux favoris (§6 Favoris).
Présente le journal des écritures (§4.9 Journaux).
Présente le plan comptable (§4.2 Adapter le plan comptable).
Présente la balance de vérification (§3.11 Afficher la balance de vérification).
Présente un extrait de compte (§3.7 Afficher un compte).
 Présente le bilan (§3.9 Afficher le bilan).
Présente le tableau des pertes et profits (§3.8 Afficher le PP).
Présente le compte de résultat (§3.10 Afficher le Compte de résultat).
Présente le tableau des budgets (§12 Budgets).
Présente le tableau des différences de change (§13 Les monnaies étrangères).
Présente le résumé périodique (§8.5 Résumés périodiques).
 Présente le résumé TVA (§7.2.9 Établir le décompte TVA).
D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\DécompteTVA.png  Présente le décompte TVA (§7.2.9 Établir le décompte TVA).
 Présente le tableau analytique (§20.5 Le Tableau analytique). Cette option n’est disponible que dans Crésus Comptabilité dès la version LARGO ou celle pour Mac.
Outils pour modifier/dupliquer/supprimer des écritures ou des comptes. Ces outils sont actifs uniquement dans les présentations du journal des écritures et du plan comptable (§5.3 L’utilisation de la souris).
Outil tampon pour marquer des écritures (§5.3 L’utilisation de la souris).
Supprime toutes les marques (§5.3 L’utilisation de la souris).
Le filtre permet de restreindre les données visibles, par exemple en donnant une fourchette dates, ou un numéro de compte, un libellé, etc. (§4.13 Le filtre).
Les jumelles servent à chercher une écriture ou un compte d’après différents critères (§4.12 Recherches).
Cherche l’écriture ou le compte précédent/suivant, d’après le critère donné avec les jumelles.
Active la recherche rapide (§4.12.3 Recherche rapide).
Fonctions Couper, Copier et Coller standards. Utilisez aussi les raccourcis clavier Ctrl+X, Ctrl+C et Ctrl+V.
Valide les champs édités dans le journal des écritures, le plan comptable ou le budget. Cette icône est équivalente à la touche Enter.
D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Cancel.png Annule l’édition en cours. Cette icône est équivalente à la touche Esc.
Affiche l’aide à remplir un champ. Le dialogue s’adapte selon le champ dans lequel se trouve le curseur d’insertion. Utilisez plutôt le raccourci clavier F2 (§2.4.2 L’aide pour remplir un champ).
L’aide contextuelle permet de cliquer sur une icône dont on aimerait connaître le fonctionnement, ou de dérouler un menu, puis de cliquer sur une commande (§2.4.1 L’aide contextuelle).
Masque la plupart des éléments de l’écran afin que vous puissiez voir le maximum d’information comptable. C’est surtout utile pour des petits écrans. Pour revenir en mode normal cliquez de nouveau sur cette icône.
Monte ou descend la ligne d’écriture actuellement sélectionnée. Cette fonction n’est disponible que dans le journal des écritures (§3.3 Afficher le journal de saisie).
Monte ou descend une écriture multiple entière. Cette fonction n’est disponible que dans le journal des écritures lorsqu’on sélectionne une ligne d’une écriture multiple (§3.4.4 Écritures multiples).
 Décale le repère de ligne vers la ligne précédente ou suivante (§5.2 Navigation et repère de ligne).
Retourne vers le repère de ligne (§5.2 Navigation et repère de ligne).
Revient à la présentation précédente ou suivante (§5.2 Navigation et repère de ligne).
Permet d’accéder aux commentaires et pièces jointes d’un compte. Le raccourci clavier Ctrl+Y est équivalent. Cette commande est active seulement dans les extraits de compte (§8.1 Extraits de comptes).

 

5.4L’utilisation du clavier

De nombreux raccourcis clavier sont possibles, pour rendre le travail avec Crésus Comptabilité aussi efficace et rapide que possible.

5.4.1Les raccourcis pour la saisie
Touche Fonction
Flèches ←  et Avance ou recule d’un caractère.
Shift+Flèche Avance ou recule en mettant en évidence.
Ctrl+Flèche Avance ou recule d’un mot.
Ctrl+Shift+Flèche Avance ou recule d’un mot en mettant en évidence.
Tab Passe au champ suivant.
Shift+Tab Passe au champ précédent.
Enter Valide l’édition de l’écriture (dans le journal) ou du compte (dans le plan comptable) ou d’un budget dans les budgets.
Esc Annule l’écriture ou le compte en édition.
Ctrl+D Passe la dernière ligne d’une écriture multiple.
PageUp Monte d’une page d’écran dans une présentation.
PageDown Descend d’une page d’écran dans une présentation.
Shift+PageUp Monte tout en haut d’une présentation.
Shift+PageDown Descend tout en bas d’une présentation.
Flèche Valide les éventuelles modifications dans une ligne et monte d’une ligne.
Flèche Valide les éventuelles modifications dans une ligne et descend d’une ligne.
Ctrl+X Coupe le champ en édition dans le presse-papiers
Ctrl+C Copie le champ en édition dans le presse-papiers
Ctrl+V Colle le contenu du presse-papiers dans le champ
Ctrl+M Insère une écriture modèle.
Shift En appuyant sur la touche Shift lorsque vous changez de présentation, le dialogue qui suivrait normalement n’est pas affiché, ce qui permet de basculer rapidement entre 2 présentations.
En appuyant sur la touche Shift lorsque vous cliquez sur l’icône filtre, le filtre est désactivé. En cliquant de nouveau sur cette icône et en maintenant la touche Shift pressée le filtre est remis.
5.4.2Les raccourcis plus avancés
Touche Fonction
F1 Accède à l’index de l’aide sur écran
F2 Aide à remplir le champ en cours d’édition
F3 Présentation du journal des écritures
F4 Présentation du plan comptable
F5 Présentation de la balance de vérification
F6 Présentation d’un compte
F7 Présentation du bilan
F8 Présentation des pertes et profits
F9 Présentation du compte de résultat
Ctrl+O Ouvre une comptabilité existante
Ctrl+S Enregistre sur disque la comptabilité en cours
Ctrl+W Ferme la comptabilité en cours
Ctrl+P Imprime la comptabilité
Ctrl+F Filtre
Ctrl+G Va à une date (dans le journal et dans l’extrait de compte)
Ctrl+J Recherche rapide
Ctrl+H Recherche
Ctrl+K Marque l’écriture trouvée
Ctrl+PageUp Cherche le précédent selon le filtre
Ctrl+PageDown Cherche le suivant selon le filtre
Ctrl+T Met le code TVA pas de TVA

5.5Déplacement des colonnes

Les largeurs attribuées aux différentes colonnes peuvent être changées, quelle que soit la présentation choisie, ce qui modifie l’affichage des données comptables à l’écran, ainsi que l’impression des documents.

Pour modifier la largeur d’une colonne, il suffit de déplacer sa frontière avec la souris, en faisant glisser sa partie supérieure :

Dans les tableaux du bilan et des pertes et profits, la frontière des colonnes n’apparaît pas dans la partie supérieure qui contient les noms des colonnes. Cela n’empêche pas de la déplacer de la même manière.

Lorsque le contenu d’une colonne est trop grand, un triangle rouge apparaît, pour montrer qu’il déborde. Les triangles rouges apparaissent sur l’écran, ainsi que lors d’un aperçu avant impression. En revanche, ils ne sont jamais imprimés. Vous pouvez supprimer l’affichage des triangles rouges en désactivant l’option correspondante dans l’onglet Affichage de la commande Options – Définitions.

Lorsque le contenu d’une colonne est inutile, vous pouvez cacher la colonne en réduisant sa largeur au minimum possible. Par exemple, la colonne Pièce du journal des écritures peut être cachée si vos écritures ne sont pas numérotées. En tout temps, la colonne peut réapparaître en faisant de nouveau glisser sa frontière.

Lorsqu’une colonne est inutilisée, 2 traits de séparation verticaux sont visibles sur l’écran. Lors d’une impression, seul celui de droite subsiste.

Dans les présentations listées ci-dessous, les colonnes suivantes peuvent disparaître complètement :

Présentation Colonne
Journal des écritures : Pièce
Plan comptable : Type, Groupe, TVA, Ouv/Boucl, Monnaie
Balance de vérification : Budget
Extrait de compte : Pièce et Solde
Bilan et Pertes et Profits : Numéros des comptes

6Favoris

Une présentation dans Crésus Comptabilité peut avoir beaucoup d’options différentes. Il y a par exemple des dizaines de façons différentes d’afficher le bilan.

Plutôt que de devoir régler un grand nombre d’options manuellement chaque fois qu’on désire obtenir le bilan d’une certaine façon, il est possible de créer un certain nombre de favoris, chacun correspondant à un jeu d’options d’affichage du bilan.

La plupart des dialogues concernant les présentations comportent 2 onglets, l’onglet de réglages et l’onglet des favoris.

  • Onglet Réglages pour l’affichage

  • Onglet Favoris

6.1Utilisation des favoris

Pour créer un favori, par exemple pour le bilan, procédez de la manière suivante :

  • Exécutez la commande Présentation Bilan et faites vos réglages comme d’habitude.
  • Une fois vos réglages effectués cliquez sur l’onglet Favoris.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter et donnez un nom à votre favori, par exemple Mon Bilan.

Si vous activez l’option Remplace le titre, le texte saisi dans le champ suivant est utilisé à la place du titre habituel de la présentation.

Vous pouvez optionnellement associer un filtre aux favoris. Dans ce cas le filtre est appliqué automatiquement lorsque le favori est utilisé.

Vous pouvez ainsi créer autant de favoris différents que vous le désirez pour chaque présentation.

Pour utiliser un favori il suffit de le sélectionner dans l’onglet Favoris et de cliquer sur OK. Si vous sélectionnez un favori puis vous retournez dans l’onglet Réglages pour l’affichage, les réglages seront ceux du favori sélectionné et le nom du favori sera affiché dans le titre du dialogue :

6.2Accès direct aux favoris

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande PrésentationFavoris pour accéder directement à tous vos favoris.

Sélectionnez le favori et cliquez sur OK ou cliquez 2 fois sur le favori pour afficher directement la présentation avec les réglages associés.

Le bouton Supprimer permet de supprimer un favori.

Seules les présentations qui possèdent au moins un favori apparaissent dans cette liste.

7La gestion de la TVA

Comme le dit le site de l’Administration fédérale des contributions :

La TVA procède de la théorie selon laquelle celui qui consomme est redevable d’une contribution financière à l’Etat. Certes, il aurait été trop compliqué que chaque citoyen décompte sa propre consommation auprès de l’Etat. C’est la raison pour laquelle l’impôt est prélevé auprès des entreprises (producteurs, fabricants, commerçants, artisans, prestataires de services, etc.) qui, elles, sont tenues de transférer la TVA aux consommateurs, en l’incluant dans le prix ou en la mentionnant séparément sur la facture.

Toutes les entreprises d’une certaine importance sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Méthodes de décompte TVA

Il existe 2 méthodes de TVA :

Méthode de décompte effective

Sur une grande partie des produits vendus (marchandise, produits, prestations fournies), l’entreprise facture une taxe à ses clients, qu’elle doit verser à la Confédération (TVA due); référez-vous à l’AFC pour une liste exhaustive des taux relatifs aux divers produits.

Lorsque l’entreprise achète des marchandises ou des services, elle peut cependant récupérer tout ou partie de la TVA payée au fournisseur (TVA à récupérer ou Impôt préalable).

La TVA à verser est la différence entre la TVA due et la TVA à récupérer.

Méthode de décompte selon la dette fiscale nette ou au forfait

Lorsque l’entreprise vend des prestations ou de la matière, elle facture de la TVA normale à ses clients.

Lorsque l’entreprise achète des marchandises ou des services, elle ne peut pas récupérer la TVA payée au fournisseur (TVA à récupérer ou Impôt préalable).

L’AFC détermine un taux qui tient compte du rapport entre la TVA due et la TVA à récupérer liées au corps de métier concerné.

La TVA due est calculée sur le chiffre d’affaires uniquement, selon le taux déterminé ci-dessus.

La méthode selon le taux de dette fiscale nette comporte 1 ou 2 taux, alors que la méthode forfaitaire peut en comprendre jusqu’à 25. La seconde est généralement réservée aux collectivités publiques.

Méthodes de comptabilisation

Il existe également 2 méthodes pour la comptabilisation des factures, qu’il s’agisse de factures débiteurs ou créanciers.

Comptabilisation des contre-prestations convenues ou reçues

La méthode habituelle consiste à passer en comptabilité les factures débiteurs dès leur émission et les factures créanciers dès leur réception : on parle de contre-prestations convenues. La TVA doit être traitée dès l’enregistrement du produit ou de la charge. Lors de l’encaissement ou du paiement de la facture, la TVA ayant déjà été traitée, il s’agira de tenir compte d’éventuels escomptes accordés ou obtenus pour ajuster la TVA au mouvement réel.

Comptabilisation des contre-prestations reçues

Il est possible de demander une dérogation à l’AFC pour ne traiter les factures que lors du mouvement. On n’enregistre pas la créance, le produit ou la charge n’étant comptabilisés que lorsqu’il y a eu un paiement – partiel ou complet. On parle alors de comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

Les instructions et exemples donnés ici ont pour unique but d’aider à vous familiariser avec le logiciel Crésus Comptabilité. En cas de doute sur des questions concernant la TVA, référez-vous à une fiduciaire ou à l’AFC (§26.2 Référence pour la TVA).

Saisie des écritures

Dans ce chapitre, les taux sont présentés à titre d’exemple et ne reflètent pas les taux légaux en vigueur.

Lors de la saisie d’une écriture, on associe un code de TVA (§7.2.3 Les codes TVA pour la méthode effective) au montant, ce qui permet à Crésus de calculer le montant net et le montant de TVA de l’écriture en fonction des options dans les champs pour la TVA (§7.2.4 Les champs pour la TVA).

Le code de TVA permet également à Crésus de cumuler le montant dans les diverses positions du décompte de TVA.

Pour générer une écriture avec TVA, il faut saisir exactement les mêmes éléments que pour une écriture sans TVA, et sélectionner un code TVA dans la liste. Dans cet exemple, il s’agit de TVA à récupérer sur un achat de marchandise, soit le code IPM (Impôt Préalable sur l’achat de Marchandises et de prestations de service au taux normal) :

Crésus Comptabilité détermine automatiquement les écritures à passer :

L’exemple de comptabilité créé au §3 Prise en main contient des exemples d’écritures TVA qui illustrent bien l’utilisation des divers codes TVA.

Crésus Comptabilité ne doit pas seulement posséder toutes les informations pour calculer le montant précis de la TVA, il doit aussi établir le décompte TVA (§7.2.3 Les codes TVA pour la méthode effective), qui détaille le chiffre d’affaires soumis à la TVA, y compris le chiffre d’affaires non soumis, ainsi que la TVA à récupérer, d’une part sur les investissements et autres charges d’exploitation, d’autre part sur les achats de marchandises.

Voici l’extrait d’un décompte établi automatiquement par Crésus Comptabilité :

3-0-1-n

Chaque type de TVA, référencé par son code, doit figurer dans un point spécifique du décompte. Pour gérer la TVA de manière correcte, il est donc primordial de savoir quel code TVA il faut choisir parmi les codes proposés.

7.1Les réglages pour la TVA

Activer/modifier la TVA

Si la comptabilité courante ne propose pas les fonctionnalités pour la TVA, il y a lieu de les activer dans le dialogue des réglages, sous Options > Définitions, onglet TVA :

On peut toujours revenir à ce dialogue pour modifier les réglages.

L’option Permet l’édition du montant TVA peut s’avérer utile lorsque le montant calculé par Crésus Comptabilité ne correspond pas au montant de TVA de la facture du créancier, ce qui peut arriver selon que la TVA totale est la somme des TVA calculées sur chaque montant ou la TVA calculée sur la somme des montants. Par ailleurs, la TVA est parfois arrondie.

Dans ce dialogue, on détermine la méthode de décompte – décompte effectif ou décompte au TDFN ou au forfait – mais également la périodicité des décomptes et le choix d’afficher des chiffres d’affaires nets (sans TVA) ou bruts (y compris TVA).

C’est également dans ce dialogue qu’il faut définir si on traite la TVA selon les contre-prestations reçues.

Dans tous les cas, nous vous recommandons de travailler avec les codes TVA, les anciens modes ne sont proposés qu’à titre de compatibilité pour d’anciens fichiers. Le décompte TVA ne peut être établi que si on utilise les codes TVA.

Réglages pour la saisie de la TVA

Plusieurs options qui gèrent le comportement lors de la saisie des écritures sont réglables sous Options > Définitions, onglet Saisie TVA :

Mode d’entrée des montants

Lorsqu’on saisit une écriture avec de la TVA dans le journal d’écritures, on a le choix entre saisir un montant avec TVA (brut), donc y compris la TVA, ou sans TVA (net), donc hors taxes.
Si l’option choisie est Mémorise le dernier mode utilisé, Crésus Comptabilité proposera le même mode que l’écriture précédemment traitée.
Les options Avec TVA ou Sans TVA forcent le mode sélectionné, quelque soit le mode précédemment utilisé.

En cas de modification du compte d’une écriture existante, le mode Lors d’une modification propose toujours le code TVA par défaut force le code de TVA associé au compte de charge ou de produit concerné. Si l’option n’est pas activée, l’écriture modifiée conserve le code TVA précédemment choisi. Le code proposé peut toujours être modifié.

Lorsqu’on saisit une écriture dans le journal d’écritures, le code TVA du compte concerné est proposé d’office. Si on modifie ce code et qu’on valide l’entrée, c’est le code modifié qui reste sélectionné pour l’écriture suivante. Le mode Propose toujours le code TVA par défaut remet le code associé au compte pour l’écriture suivante.

Le contrôle strict du code TVA empêche d’associer un code de TVA réservé à la vente à une écriture sur un compte de charge ou un code de TVA réservé aux dépenses à une écriture sur un compte de produit.

Arrondit la TVA à 5 centimes fait un arrondi commercial de la TVA calculée. Attention, la somme des écarts peut être relativement importante. Il devient difficile de faire une vérification du chiffre d’affaires et de la TVA calculée.

Arrondit la TVA à 5 centimes également pour les comptabilisations fait la même opération lors de l’importation d’écritures.

Autorise des comptes en monnaies différentes pour les écritures de TVA s’applique lors de l’utilisation des monnaies étrangères et permet de n’avoir que des écritures de TVA en CHF même si les montants soumis sont dans une autre devise. Sans cette option, on ne pourra pas enregistrer d’écritures en monnaie étrangère soumise à TVA. Le cas échéant, Crésus affiche un message d’avertissement à la saisie de l’écriture.

Vérifie la plausibilité de la TVA lors de la comptabilisation et de l’importation affiche un message et refuse l’opération si le taux de TVA spécifié pour l’écriture importée est différent du taux défini pour le code de TVA de l’écriture.

Données de l’entreprise.

Avec l’introduction de l’e-TVA, il est également nécessaire de compléter quelques informations dans l’onglet Entreprise des réglages, en particulier le Numéro d’identification de l’entreprise (IDE).

7.2Méthode de décompte effective

Lors d’un achat, c’est un compte TVA à récupérer qui est débité en fonction du taux. Lors d’une vente, c’est le compte TVA due qui est crédité en fonction du taux. La TVA devant être effectivement payée correspond à la différence entre TVA due et TVA à récupérer.

7.2.1Activer la méthode de décompte effective

Si vous avez utilisé l’assistant pour créer une comptabilité de toutes pièces et que vous y avez spécifier vouloir traiter de la TVA selon la méthode de décompte effective, les réglages initiaux ont déjà été saisis.

Pour ajouter la gestion de TVA dans un fichier, ou pour passer de la méthode de la dette fiscale nette ou au forfait à la méthode de décompte effective, exécutez la commande OptionsDéfinitions et passez dans l’onglet TVA. L’option Méthode de décompte effective (utilise les codes TVA) doit être activée.

Le cas échéant, activez l’option TVA selon les contre-prestations reçues.

7.2.2Écritures avec TVA

Lorsque vous saisissez une écriture dans le journal des écritures vous pouvez déterminer à l’aide du code TVA (voir ci-après) de quel genre de TVA il s’agit.

Quelques options permettent de spécifier comment le code choisi doit être appliqué à l’écriture en question (§7.2.4 Les champs pour la TVA).

Les comptes sur lesquels les ventes et achats soumis à la TVA sont comptabilisés possèdent normalement un code TVA par défaut (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte), donc dès que vous avez entré un numéro de compte qui possède un code TVA par défaut, Crésus Comptabilité propose automatiquement ce code TVA.

Exemple

Soit l’extrait du plan comptable suivant :

Numéro Titre du compte Catégorie  Code TVA
3200 Ventes Produit TVA
4200 Achats marchandises Charge IPM
6400 Électricité Charge IPI
6430 Eau Charge IPIRED

Lorsque vous entrez le numéro de compte 3200 lors de la saisie d’une écriture, Crésus Comptabilité vous proposera le code TVA, lorsque vous entrez 4200 il vous proposera le code IPM.

Pour comptabiliser un achat de marchandises au taux normal, vous n’avez pas besoin de toucher aux champs pour la TVA, le code et les autres options se règlent tout seuls :

Crésus Comptabilité génère l’écriture suivante :

puisque le code TVA par défaut du compte 4200 dans la colonne TVA du plan comptable (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte) est IPM et que le code IPM est défini avec un taux de 8% et le compte TVA 1170.

En revanche, pour comptabiliser un achat sur le même compte (4200) au taux réduit, vous devez choisir le code TVA adapté IPMRED :

Crésus Comptabilité génère l’écriture suivante :

Une écriture sur le compte 6430 Eau proposera automatiquement le code TVA IPIRED adapté, vous n’avez pas besoin d’y toucher parce que le code TVA par défaut du compte 6430 dans le plan comptable est IPIRED :

Et voici l’écriture générée :

Attention

Lorsque vous comptabilisez un achat où vous ne payez pas de TVA (par exemple parce que votre fournisseur n’est pas soumis à la TVA), il faut choisir le code TVA pas de TVA (première entrée dans la liste des codes TVA) et en aucun cas un des codes TVA prévus pour la vente à 0% de TVA. Une pression sur Ctrl+T permet de choisir rapidement ce code.

Le principe est évidemment le même lorsque vous enregistrez une vente :

Le code associé au compte 3200 dans le plan comptable est TVA, et ce code est défini avec un taux de 8% et se comptabilise dans le compte 2200 TVA due.

L’écriture générée se présente comme ceci :

Attention

Lorsque vous comptabilisez la vente d’un produit sur lequel il n’est pas prélevé de TVA (par exemple un loyer non soumis, une taxe, une vente à l’étranger), il faut choisir un des codes prévus pour les ventes soumises à 0% de TVA. Les écritures avec le code Pas de TVA ne figurent pas dans le décompte.

7.2.3Les codes TVA pour la méthode effective

Lorsque vous saisissez des écritures avec TVA (voir ci-dessus), le choix du code TVA fournit à Crésus Comptabilité toutes les informations dont il a besoin pour calculer la TVA, mais aussi pour intégrer le montant de l’écriture dans le décompte TVA (§7.2.7 Contrôle de la TVA).

Il est donc essentiel de choisir le code TVA adapté.

Les codes proposés dans les modèles standards de Crésus sont les suivants (les codes en gras sont ceux utilisés le plus fréquemment). Les chiffres après les codes TVA sont ceux du formulaire de décompte TVA officiel Q01/2017 selon la nLTVA. Les numéros d’articles cités sont ceux de cette loi.

Pour comptabiliser les produits (ventes, honoraires, etc.)
TVA à payer
Code chiffre
TVA 300 Livraison et prestations de services au taux normal.
TVARED 310 Livraison et prestations de services au taux réduit.
TVAHEB 340 Prestations du secteur d’hébergement.
APSETR 380 Acquisition de prestations de services à l’étranger.
DIMCP 235 Diminution de la contre-prestation, taux normal.
DIMCPRED 235 Diminution de la contre-prestation, taux réduit.

 

Non soumis TVA

Attention : ces codes sont uniquement pour la vente, ils ne doivent pas être utilisés pour les achats à 0% de TVA.

Code Chiffre
EXONERE 220 Prestations exonérées (p. ex exportation, art 23), prestations exonérées fournies à des institutions et à des personnes bénéficiaires (art 107).
EXPORT 220 Prestations fournies à l’exportation.
EXCLU 43 Prestations non imposables (art.21) pour lesquelles il n’a pas été opté selon l’art 22 Opérations exclues du champ de l’impôt.
PSETR 43 Prestations fournies à l’étranger (ne pas confondre avec exportations).

 

Pour comptabiliser les charges (achats, investissements, etc.)
TVA à récupérer
Code Chiffre
IPI 405 Impôt préalable sur l’achat d’investissements et d’autres charges d’exploitation au taux normal.
IPIRED 405 Impôt préalable sur l’achat d’investissements et d’autres charges d’exploitation au taux réduit.
IPFREP 405 Frais de représentation (déductibles à 50 % avant 2010, déductibles à 100% à partir de 2010). Vous pouvez utiliser IPI au lieu de ce code.
IPM 400 Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux normal.
IPMRED 400 Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux réduit.
DEGR 400 Dégrèvement ultérieur selon art 32.Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux réduit.
COR 405 Correction de l’impôt préalable: prestations à soi-même (art. 28, al. 1) et double affectation (art. 30).
CORRED 405 Idem au taux réduit.

 

Mouvements de fonds ne faisant pas partie de la contre-prestation
MF1 900 Subventions, taxes de séjour et similaires. Contributions versées aux établissements chargés de l’élimination des déchets et de l’approvisionnement en eau (art 18, al.2 lettres a à c).
MF2 910 Les dons, les dividendes, les dédommagements, etc. (art 18, al.2 lettres d à l).

 

En exécutant la commande Options – Codes TVA, vous ouvrez un dialogue affichant la liste de tous les codes TVA.

Lorsque vous sélectionnez un des codes, une description de son utilisation est affichée :

Le comportement de chaque code répond à une définition modifiable.

  • Sélectionnez le code TVA, puis cliquez sur Modifier pour voir la manière dont le code est défini :

3-11-n

Attention, ne modifiez aucun champ dans ce dialogue sans connaître sa signification. Il pourrait en résulter des erreurs lors du calcul de la TVA.

Un code TVA est défini par les éléments suivants :

L’abréviation composée de lettres et/ou de chiffres, par exemple IPI, IPIRED, TVA, TVARED.

Le taux de TVA.

Le pourcentage déductible. Généralement 100% mais par exemple avant 2010 on ne pouvait déduire que 50% de la TVA sur les frais de représentation.

Le numéro du compte dans lequel le montant de TVA sera comptabilisé. Ce compte doit impérativement être un compte actif pour les codes TVA concernant la TVA à récupérer et un compte passif pour les codes TVA concernant la TVA à payer.

Le chiffre de référence sur le décompte TVA.

Pour plus de détails concernant les options liées aux codes TVA, référez-vous à la commande Options – Codes TVA dans l’aide du logiciel.

Pour établir le décompte TVA Crésus Comptabilité se base uniquement sur les écritures qui possèdent un code TVA.

Afin de faciliter la saisie des écritures, chaque compte du plan comptable peut contenir un code TVA par défaut (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte). Lorsque vous saisissez une écriture dans le journal des écritures, Crésus Comptabilité propose automatiquement le code TVA par défaut du compte en question. Si le code proposé ne convient pas, vous pouvez le changer (voir ci-dessus). Il n’est donc pas nécessaire d’avoir des comptes séparés pour chaque taux de TVA.

Chaque code de TVA figure dans une position spécifique du formulaire de décompte TVA, et chaque position se réfère à un code TVA. Notez qu’il existe également des codes pour les ventes non soumises à la TVA puisqu’il faut les indiquer dans le décompte TVA officiel.

Un code TVA peut être désactivé en cochant l’option correspondante dans le dialogue de modification d’un code TVA.

7.2.4Les champs pour la TVA

Lors de l’entrée d’une écriture avec TVA, à part le code TVA, il faut parfois régler certaines options et remplir quelques champs supplémentaires :

  • TVA. Liste déroulante dans laquelle vous choisissez le code TVA (voir ci-dessus). Le raccourci clavier Ctrl+T enlève le code TVA, ce qui revient au même que de choisir la première entrée de la liste pas de TVA.
  • Boutons Débit/Crédit. Ils permettent de choisir si la TVA s’applique au compte au débit ou au compte au crédit. Normalement vous n’avez pas besoin de changer l’état de ces boutons.
  • Taux de TVA. Ce champ est présent seulement lorsque vous avez activé l’option Utilise la gestion simultanée de deux taux de TVA dans le dialogue Taux de TVA en vigueur. (bouton Régler les taux TVA dans le dialogue de la commande Options – Codes TVA). Dans ce champ vous pouvez spécifier si c’est l’ancien ou le nouveau taux qui doit être utilisé après une modification des taux de TVA. Les raccourcis clavier Alt+1 et Alt+2 mettent respectivement l’ancien et le nouveau taux.
  • Activez le bouton Achat/Paiement lorsque vous traitez le paiement d’une facture fournisseur (créancier) avec un rabais. Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera déduite du compte TVA à récupérer.
  • Activez le bouton Vente/Paiement lorsque vous traitez l’encaissement d’une facture client (débiteur) qui paie une facture avec un rabais. Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera déduite du compte TVA due (voir ci-après).
  • Activez le bouton Sans TVA (net) lorsque le montant introduit correspond au montant net ou hors TVA.
  • Activez le bouton Avec TVA (brut) lorsque le montant introduit correspond au montant brut ou montant TTC.
  • Net/Brut affichent les montants net (hors TVA) et brut (TTC).
  • TVA affiche le montant de TVA. En cas de besoin ce montant peut être ajusté manuellement, par exemple s’il ne correspond pas exactement au montant de TVA indiqué sur une facture fournisseur. Afin de pouvoir modifier ce montant de TVA il faut activer la case Permet l’édition du montant TVA dans l’onglet TVA de la commande Options – Définitions.
7.2.5Comptabilisation des rabais

Lorsque le montant d’une facture n’est pas payé dans sa totalité (en cas de rabais, ristourne, retour de marchandises etc.), ce rabais doit être comptabilisé, ainsi que la part TVA de ce rabais. Dans ce cas, activez l’option Achat/Paiement s’il s’agit d’un paiement à un créancier ou Vente/Paiement s’il s’agit du paiement d’un débiteur. Une fois l’une de ces deux cases activée, 3 champs supplémentaires apparaissent :

3-13-n

  1. Compte de rabais : ce champ apparaît en dessous du champ débit ou crédit. Vous devez y entrer le compte sur lequel le rabais doit être comptabilisé.
  2. Compte pour : entrez un libellé comme Rabais, Escompte, etc. ou choisissez un des textes proposés dans la liste déroulante. Vous pouvez modifier le contenu de la liste en appuyant sur F2 lorsque vous êtes dans ce champ.
  3. Total dû : entrez le total de la facture.

Exemple

Extrait du plan comptable :

Numéro Titre du compte Catégorie Code TVA
1010 Compte CCP Actif
2000 Créanciers Passif
4200 Achats marchandises Charge IPM
4900 Escomptes obtenus Charge IPM

Vous recevez une facture de 108.00. Voici l’écriture qui correspond à cette facture :

Vous payez cette facture mais avec 50% de rabais, c’est-à-dire au lieu de payer 108.00 vous ne payez que 54.00. Voici les champs remplis :

Écriture obtenue :

Si une facture est payée complètement (ici 108.00), il n’est pas nécessaire d’activer les boutons Achat/Paiement ou Vente/Paiement., mais cela ne gêne pas. Il suffit de passer l’écriture suivante :

Ce qui génère ceci :

7.2.6TVA lors de l’importation de marchandises

Lorsque vous importez des marchandises, vous recevez généralement 2 factures : la facture du fournisseur étranger et la facture du transporteur.

La facture du fournisseur étranger sera comptabilisée sans TVA. En revanche le transporteur vous facture sa propre prestation de transport (généralement soumise à la TVA) ainsi que le montant de TVA qu’il a dû payer lors du passage en douane. Cette TVA qui vous a été facturée par le transporteur doit être directement comptabilisée sur le compte TVA à récupérer sur marchandises (généralement 1170, 1068 ou 1061 selon votre plan comptable) en utilisant le code TVA IPM (impôt préalable sur marchandises).

Bien qu’à la saisie, Crésus affiche un montant HT, un montant de TVA et un montant TTC, l’écriture générée se présente ainsi :

Lorsque les biens importés sont des biens d’investissement, le même principe est valable mais il faut bien entendu utiliser le compte TVA à récupérer sur investissements et autres charges (généralement 1171, 1069 ou 1062) et le code TVA IPI (impôt préalable sur investissements).

Le même principe est valable lorsque vous recevez une facture de TVA directement de la douane.

7.2.7Contrôle de la TVA

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Résumé TVA pour afficher toutes les données concernant la TVA dans une période donnée.

Grâce à ces listes, vous pouvez facilement identifier d’éventuelles erreurs de saisie.

Les montants peuvent être groupés par comptes ou par code TVA

avec ou sans le détail des écritures.

Un clic avec le bouton de droite de la souris sur une écriture permet entre autres d’afficher l’écriture dans son journal de saisie, pour la modifier.

L’option Tient compte des écritures sans TVA inclut les écritures sans code TVA, ce qui permet de mettre en évidence d’éventuels oublis à la saisie.

Dans ce mode, le total soumis à TVA en pied de page ne tient compte que des écritures avec un code TVA. Il ne s’agit pas de la somme des positions affichées.

Ce mode affiche tous les comptes, y compris ceux dans lesquels il est normal de ne pas avoir de TVA, comme les comptes de salaires par exemple.

Cette option peut être complétée par un filtre incluant les écritures sur les comptes du bilan ou comptes d’exploitation.

L’option Ignore les comptes qui n’ont pas de code TVA par défaut filtre le résultat pour n’afficher que les comptes dont la colonne TVA du plan comptable a été paramétrée.

Voici quelques indications concernant les autres options du dialogue :

Affiche les montants bruts (TVA comprise)

Lorsque cette option est cochée, le résumé affiche les montants TVA incluse au lieu du montant net.

Calcule et affiche les montants nets fictifs pour les écritures de TVA pure

Si cette case est cochée Crésus Comptabilité calcule le montant net fictif correspondant à la TVA pour les écritures passées directement sur un compte de TVA, par exemple le paiement de la TVA facturée lors du passage de la douane en cas d’importation de marchandises.

Anciens et nouveaux taux TVA séparés

Lorsque vous utilisez la gestion simultanée des anciens et des nouveaux codes TVA décrite sous §7.2.11 Définition des taux de TVA et §7.2.4 Les champs pour la TVA, cette option permet d’afficher les écritures passées avec les anciens taux séparément des écritures passés avec les nouveau taux.

Arrondit les montants de TVA à 5 ct

Cette option est seulement disponible si vous utilisez la TVA selon taux de dette fiscale nette décrite au §7.3 Méthode de décompte selon le taux de la dette fiscale nette (TDFN) ou au forfait décrite au §7.4 Méthode de décompte avec taux forfaitaires (TaF).

Ignore les différences inférieures à …

Il est possible de saisir un montant de TVA manuellement (voir §7.1 Les réglages pour la TVA. La différence entre la TVA calculée et la TVA comptabilisée est affichée dans la colonne Diff. du résumé. Lorsque elle est inférieure à la limite donnée, la différence n’est pas affichée.

La tolérance peut être définie en CHF ou en %.

Montre seulement les écritures avec une différence

Cette option n’affiche que les écritures avec une différence entre la TVA calculée et la TVA comptabilisée.

Recalcule la TVA pour les écritures passées avec l’ancien taux de TVA

La TVA devant être enregistrée au taux en vigueur lors de la livraison de la prestation, on doit parfois enregistrer des écritures avec l’ancien taux TVA. Cette option permet de visualiser la différence du montant de TVA calculé à l’ancien taux par rapport aux même écritures soumises au nouveau taux. La différence entre la TVA recalculée et la TVA enregistrée est affichée dans la dernière colonne (colonne Diff.) Si vous utilisez cette option il est judicieux de désactiver l’option Ignore les différences inférieures à…

Seulement pour les codes TVA pour la vente

Lorsque cette option est sélectionnée la TVA des écritures passées avec l’ancien taux est recalculée seulement pour les codes TVA concernant les ventes. Normalement cette case doit toujours être cochée.

Utilisez l’option Recalcule la TVA pour les écritures passées avec l’ancien taux de TVA pour déterminer les montants pour le formulaire de rectification.

En bas de la présentation vous trouverez également le total des différences de TVA.

7.2.8Le calcul de la TVA

Le montant de TVA à verser à l’AFC est déterminé en prenant en compte toutes les écritures enregistrées avec un code TVA. C’est le code TVA qui permet de déterminer le type de TVA de l’écriture et d’affecter les montants à la position adéquate. Le montant final équivaut au total de la TVA due diminué du total de la TVA à récupérer.

Voici un exemple d’une comptabilité, dont le décompte TVA est expliqué ci-après. Les codes de TVA apparaissent dans les libellés entre parenthèses :

Date Débit Crédit Libellé Somme
06.02.2018 4200 Achat 1, (IPM) net, TVA = 8.00 100.00
06.02.2018 1170 Achat 1, 8.0% de TVA (IPM) 8.00
06.02.2018 1010 Achat 1 Total, (IPM) 100.00
06.02.2018 4200 Achat 2, (IPM) net, TVA = 0.80 10.00
06.02.2018 1170 Achat 2, 8.0% de TVA (IPM) 0.80
06.02.2018 1010 Achat 2 Total, (IPM) 10.80
06.02.2018 4200 Entretien, (IPI) net, TVA = 16.00 200.00
06.02.2018 1170 Entretien, 8.0% de TVA (IPI) 16.00
06.02.2018 1010 Entretien Total, (IPI) 216.00
07.02.2018 4200 Achat 3, (IPMRED) net, TVA = 2.50 100.00
07.02.2018 1170 Achat 3, 2.5% de TVA (IPMRED) 2.50
07.02.2018 1010 Achat 3 Total, (IPMRED) 102.50
07.02.2018 3200 Vente 1, (TVARED) net, TVA = 25.00 1 000.00
07.02.2018 2200 Vente 1, 2.5% de TVA (TVARED) 25.00
07.02.2018 1010 Vente 1 Total, (TVARED) 1 025.00
07.02.2018 3200 Vente 2, (TVARED) net, TVA = 25.00 100.00
07.02.2018 2200 Vente 2, 2.5% de TVA (TVARED) 2.50
07.02.2018 1010 Vente 2 Total, (TVARED) 102.50
07.02.2018 1010 3200 Vente 3, (EXPORT) net, TVA = 0.00 50.00
07.02.2018 1010 3200 Vente 4, (EXPORT) net, TVA = 0.00 150.00
07.02.2018 1010 3200 Vente 5, (EXCLU) net, TVA = 0.00 100.00
07.02.2018 1010 3200 Vente 6, (EXCLU) net, TVA = 0.00 200.00
07.02.2018 3200 Vente 7, (TVA) net, TVA = 8.00 100.00
07.02.2018 2200 Vente 7, 8.0% de TVA (TVA) 8.00
07.02.2018 1010 Vente 7 Total, (TVA) 108.00

 

Les montants calculés pour le décompte sont :

Chiffre d’affaires net, doit également comprendre les ventes non soumises à la TVA :

Vente 1 1 000.00
Vente 2 100.00
Vente 3 50.00
Vente 4 150.00
Vente 5 100.00
Vente 6 200.00
Vente 7 100.00
Total 1 700.00

 

Chiffre d’affaires brut

Vente 1 1 025.00
Vente 2 102.50
Vente 3 50.00
Vente 4 150.00
Vente 5 100.00
Vente 6 200.00
Vente 7 108.00
Total 1 735.50

Montants inclus dans le chiffre d’affaires, mais pas imposables

Exportation (EXPORT) Vente 3 50.00
Vente 4 150.00
200.00
Exclu du champ de l’impôt (EXCLU) Vente 5 100.00
Vente 6 200.00
300.00
Chiffre d’affaires soumis à la TVA, calculé ainsi :
CA brut total (EXPORT+EXCLU+TVA+TVARED) 1 735.50
Exportation (EXPORT) − 200.00
Exclu du champ de l’impôt (EXCLU) − 300.00
CA soumis à la TVA au taux normal et au taux réduit 1 235.50
Composition du chiffre d’affaires soumis à la TVA

CA

Impôt

Taux de 8.0% Vente 7 108.00 8.00
108.00 8.00
Taux de 2.5% Vente 1 1 025.00 25.00
Vente 2 102.50 2.50
1 127.50 27.50
Total de l’impôt 8.00
+  27.50
Total TVA 35.50

 

Impôt préalable (à récupérer) : Montant brut Impôt
Sur marchandises et prestations de service
Au taux normal (IPM) Achat 1 108.00 8.00
Achat 2 10.80 0.80
Au taux réduit (IPMRED) Achat 3 102.50 2.50
221.30 11.30
Sur investissements et autres charges d’exploitation
Au taux normal (IPI) Entretien 1 216.00 16.00
216.00 16.00
TVA à payer à l’administration fédérale des impôts 35.50
−11.30
−16.00
8.20

La façon dont Crésus Comptabilité établit le décompte TVA peut être redéfinie en cas de besoin (consultez l’aide contextuelle de la commande Options – Codes TVA).

7.2.9Établir le décompte TVA

Pour afficher le décompte TVA, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Décompte TVA.

Passer à la transmission électronique de la TVA

Si votre fichier n’a pas encore été adapté à la nouvelle norme, Crésus affiche un dialogue vous proposant de passer à l’e-TVA.

Après que vous avez accepté, le processus affiche le dialogue des réglages Options > Définitions, et passe dans l’onglet TVA.

Il n’y a en principe rien à modifier ici. Vous constaterez qu’il serait possible d’y modifier la périodicité du décompte.

Un deuxième dialogue Saisie TVA regroupe les réglages qui concernent la saisie des écritures.

Avant de valider ces réglages, rendez-vous dans l’onglet Entreprise, pour y compléter vos données, en particulier le n° d’identification de l’entreprise (IDE) et la personne de contact pour le décompte TVA.

Le n° IDE de l’entreprise est identique au n° TVA, hormis la mention TVA qui figure à la fin.
En cas de nécessité, utilisez le lien vers le registre IDE en ligne.

Vous pouvez à tout moment revenir dans ce dialogue au moyen de la commande Options > Définitions.

La présentation Décompte TVA

Crésus affiche les valeurs du prochain décompte à établir. La fourchette de dates considérée est automatique, en fonction de la périodicité définie dans les réglages.

Les valeurs qui figurent sur le décompte TVA sont la somme des montants de toutes les écritures qui ont été passées avec des codes TVA dans la période considérée.

Pour la TVA due, il s’agit de la somme des montants soumis à la TVA et de la somme des montants de TVA. Pour la TVA à récupérer, il ne s’agit que de la somme des montants de TVA.

C’est le code de TVA qui détermine la position du montant dans le décompte. Il est donc essentiel d’utiliser les codes adéquats.

Les décomptes de TVA concernent des périodes prédéfinies selon la période choisie (trimestrielle, semestrielle ou plus rarement mensuelle).

Les montants communiqués lors de la transmission électronique, de l’enregistrement sur le portail de l’AFC ou de l’envoi postal du décompte à l’AFC sont des montants dus. Si des modifications dans des écritures ont un impact sur une période déjà décomptée, le processus standard de Crésus consiste à reporter la différence sur le décompte suivant. Les montants cumulés à la date de fin de la période à décompter sont calculés, et les montants déjà décomptés sont déduits. Ainsi, à la fin de chaque période de décompte, le total des montants est toujours juste. L’affichage de l’état à la date de fin de la période à décompter compte tenu des décomptes enregistrés, est donc toujours proposé.

À des fins d’analyse, il est aussi possible d’afficher des montants qui se limitent à la période de décompte, ou les montants cumulés, sans déduction des décomptes enregistrés.

L’enregistrement, la finalisation et l’envoi d’un décompte se font toujours en tenant compte des décomptes enregistrés : Crésus se base sur le cumul des montants à la date de fin de période, et déduit les montants déjà décomptés.

Avec la transmission électronique des décomptes TVA, l’AFC accepte des décomptes rectificatifs. Le décompte rectificatif remplace le décompte précédent pour la même période.

Établir le décompte TVA

Les opérations et les outils à disposition sont les mêmes pour toutes les périodes de décompte.

Dans cet exemple, nous vous proposons le cheminement logique pour l’établissement du 1er décompte, puis des décomptes suivants.

Utilisez le Résumé TVA (§7.2.7 Contrôle de la TVA) en cliquant sur l’icône  pour contrôler la cohérence des écritures avec TVA de la période à traiter.

Passez dans le Décompte TVA en cliquant sur l’icône . La première période de décompte de l’année comptable est proposée.

La période de décompte et son état figurent au bas de la fenêtre.

Les boutons à disposition varient en fonction des opérations possibles selon l’état du décompte.

Utilisez le bouton Aperçu / Impression pour imprimer le décompte. Trois options se présentent :

  • Le décompte tel qu’il est affiché à l’écran : reproduit la présentation telle qu’elle est affichée.
  • Le décompte spécimen : c’est un fac-similé du décompte, avec les libellés de chaque position. Ce document ne peut pas être envoyé à l’AFC, il y manque le code-barres.
  • Le décompte sur le formulaire officiel : Crésus n’imprime que les montants, positionnés pour correspondre aux cases du décompte fourni par l’AFC. Comme chaque imprimante a ses propres caractéristiques, faites un test sur du papier ordinaire et comparez le résultat avec le document fourni. Il s’avère généralement nécessaire de procéder à un réglage pour que les chiffres soient imprimés dans les espaces réservés. Utilisez les cases Ajustement horizontal et Ajustement vertical pour caler correctement les données dans les cases du décompte.

Comme l’impression dépend de la prise en pince du papier dans l’imprimante, nous vous suggérons de reporter les chiffres à la main dans le décompte officiel.

L’impression d’un décompte non finalisé (voir ci-après) ajoute la mention Décompte provisoire en filigrane.

Cliquez sur le bouton Enregistrer le décompte afin de conserver les données telles qu’elles sont calculées pour la période en cours.

Si vous apportez ultérieurement des modifications à des écritures qui concernent le 1er trimestre, les options à droite proposent trois cas :

  • L’état enregistré, tel qu’il a été conservé ci-dessus.
  • L’état actuel de la période concernée, en tenant compte des modifications apportées après l’enregistrement.
  • La différence entre l’état actuel et l’état enregistré.

L’enregistrement du décompte tient toujours compte de l’état actuel des écritures, quel que soit le mode d’affichage choisi. S’il s’agit d’une période autre que la première période de décompte, les décomptes enregistrés sont toujours déduits.

Si le décompte de la période a déjà été enregistré, le bouton d’enregistrement affiche alors Remplacer le décompte. Dans ce cas, les données précédemment enregistrées sont perdues.

Lorsque vous considérez que le décompte est définitif, cliquez sur le bouton Finaliser.


Cette opération valide et conserve les données du trimestre en cours. C’est ce décompte qu’il faut faire parvenir à l’AFC. La finalisation permet au processus de passer à l’étape d’exportation pour le portail de l’AFC.

Crésus ne permet pas de finaliser un décompte qui n’a pas été enregistré.

Envoyer le décompte à l’AFC

Pour transmettre le décompte, cliquez sur le bouton Exporter e-TVA :

Choisissez l’option adéquate :

  • Premier dépôt : c’est la première fois que vous transmettez un décompte pour la période concernée.
  • Décompte rectificatif : vous avez déjà envoyé un décompte pour cette période, mais y avez apporté des modifications ultérieures.

Cliquez sur le bouton Accéder au site de l’AFC : le processus génère le fichier xml que vous pourrez ensuite télécharger sur le site de l’AFC. Veuillez vous référer aux instructions de ce site pour transmettre votre décompte.

Crésus Comptabilité place dans le presse-papier le chemin du fichier qui doit être transmis sur le site de l’AFC.

Le nom du fichier et son chemin ont été copiés par Crésus dans le presse-papiers.
Sous Windows, il suffit de coller (raccourci clavier Ctrl+V) le contenu dans le champ Nom du fichier.
Sous Mac, il faut utiliser la fonction Go to folder (raccourci clavier Cmd+Shift+G) puis coller avec Cmd+V.

Les données de votre décompte TVA sont envoyées vers le site de l’AFC. Le fichier contient les coordonnées de votre société et la période du décompte. L’AFC  indique les éventuelles erreurs ou avertissements.

Vous pouvez ensuite visualiser votre décompte et donc tous les montants repris de Crésus Comptabilité sur le site de l’AFC.

Si vous constatez des erreurs dans les données transmises, il convient de modifier dans Crésus les éléments erronés et d’envoyer un décompte rectificatif. Dans ce cas, sélectionnez l’option Décompte rectificatif :

Clôturer la TVA

Pour terminer le cycle TVA d’un trimestre, il faut encore générer les écritures comptables.

  • Exécutez la commande Compta > Clôturer TVA.
  • Si vous effectuez une clôture TVA pour la première fois, veillez à spécifier le compte du bilan dans lequel Crésus doit enregistrer le montant en attente. C’est habituellement le compte 2201 Décompte TVA.
  • Introduisez la date de clôture et cliquez sur OK.
  • Crésus Comptabilité génère les écritures dans le compte d’attente en fonction des soldes des comptes TVA due et TVA à récupérer à la date demandée. Les écritures sont marquées du symbole  dans la colonne de droite du journal de saisie :

Le solde du compte Décompte TVA contient maintenant le montant de TVA à payer ou le montant qu’on vous créditera s’il est négatif. Ce montant doit être le même que celui qui apparaît en bas du décompte TVA.

Vous pouvez désormais travailler sur le trimestre suivant, dans cet exemple le 2ème trimestre :

  • Utilisez le Résumé TVA (§7.2.7 Contrôle de la TVA) en cliquant sur l’icône  pour contrôler la cohérence des écritures avec TVA de la période du 01.01 au 30.06 de l’année comptable.
  • Passez dans le Décompte TVA en cliquant sur l’icône
  • Crésus calcule les montants cumulés au 30.06 et en soustrait les valeurs annoncées dans le décompte du 1er trimestre.
  • Imprimez  le décompte comme décrit ci-dessus.
  • Enregistrez le décompte du 2ème trimestre.
  • Exécutez la commande Compta – Clôturer TVA au 30.06.
  • Le solde du compte Décompte TVA doit être le même que celui qui apparaît en bas du décompte TVA.

Il n’est pas nécessaire d’avoir transmis les données du 1er trimestre avant d’établir le décompte du 2ème trimestre. Veillez toutefois à respecter les délais imposés par l’AFC.

Il est possible que le 1er trimestre ait été modifié après que le décompte TVA a été généré. C’est pourquoi le décompte du 2ème trimestre (et ceux des trimestres suivants) doit être fait en déterminant les montants cumulés à la fin de la période à décompter, desquels on déduit les valeurs déclarées précédemment.

Les options à droite vous permettent d’afficher différents états :

  • L’état enregistré :
    Crésus affiche les valeurs enregistrées.
  • L’état au 30.06 en ignorant les décomptes enregistrés :
    Il s’agit du cumul des valeurs du 1er janvier au 30 juin.
  • L’état au 30.06 en tenant compte des décomptes enregistrés :
    Crésus fait la somme des montants au 30 juin et déduit les montants décomptés précédemment. Ainsi, le décompte au 30 juin rattrape d’éventuelles corrections qui auraient été apportées au 1er trimestre après la finalisation.
  • L’état du 01.04 au 30.06 :
    Présente les valeurs du 2ème trimestre uniquement.
  • La différence entre l’état au 30.06 et le décompte enregistré :
    Crésus fait la somme des montants au 30 juin et les compare aux montants décomptés précédemment.

Procédez comme au 1er trimestre pour enregistrer, finaliser, imprimer et transmettre le décompte afin de passer au 3ème trimestre.

Pour le 3ème et le 4ème trimestre ainsi que le décompte de concordance

Procédez de manière analogue au 2ème trimestre.

Afficher un décompte existant

Si vous sélectionnez le décompte d’une période enregistrée ou finalisée, c’est le décompte enregistré qui s’affiche par défaut. Les options permettent de mettre en évidence d’éventuelles différences entre le décompte enregistré et l’état actuel de la comptabilité.

 

7.2.10Formulaire TVA

Crésus Comptabilité gère la TVA et permet d’établir les décomptes TVA directement sur le formulaire. À partir de 2017, l’Administration Fédérale des Contributions (AFC) distribue un formulaire de TVA avec une mise en page modifiée. Nous avons adapté Crésus Comptabilité et tenons compte de cette nouvelle disposition des champs.

Au moment de la production du décompte, vous cochez l’option Utilise le formulaire Q1/2017 afin d’obtenir la mise en page correcte à l’impression :
 

Dialogue d’impression

7.2.11Définition des taux de TVA

Les taux de TVA peuvent être réadaptés par l’AFC. Lors d’un changement des taux on est cependant souvent obligé d’établir des factures avec les anciens taux si la prestation a été fournie dans la période couvrant l’ancien taux. Avec Crésus Comptabilité il est sans autre possible de gérer simultanément les anciens et les nouveaux taux.

Adapter les taux
  • Exécutez la commande Options – Codes TVA.
  • Cliquez sur le bouton Régler les taux TVA :

  • Entrez les nouveaux taux.
  • Sous Taux TVA par défaut vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité doit proposer par défaut les anciens ou les nouveaux taux lors de la saisie des écritures.

Lors de l’entrée d’une écriture vous pouvez spécifier si l’ancien ou le nouveau taux doit être appliqué (§7.2.4 Les champs pour la TVA).

Les formulaires de décompte TVA livrés contiennent des champs pour la déclaration des anciens et des nouveaux taux.

7.3Méthode de décompte selon le taux de la dette fiscale nette (TDFN)

Avec cette méthode, seule la vente de vos prestations est imposée à un taux de TVA déterminé par l’AFC. En revanche vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos dépenses et acquisitions. Dans certains cas vous pouvez être soumis à plusieurs taux de TVA qui correspondent à des secteurs d’activité différents au sein de l’entreprise.

Les outils de contrôle et d’établissement du décompte TVA sont les mêmes que pour le décompte effectif. Nous vous renvoyons aux paragraphes précédents.

7.3.1Activer la méthode selon le TDFN

Si vous avez utilisé l’assistant pour créer un nouveau fichier, le processus vous a déjà permis de définir cette méthode ainsi que le taux, ou les 2 taux, à appliquer.

Si vous n’avez pas de TVA dans votre fichier, ou s’il faut passer de la méthode de décompte effectif à la méthode du TDFN :

  • Exécutez la commande OptionsDéfinitions et cliquez sur l’onglet TVA. L’option Méthode des taux de la dette fiscale nette ou méthode des taux forfaitaires doit être activée.

    Vérifiez que l’option Utilise les codes TVA soit sélectionnée, faute de quoi il ne sera pas possible d’établir le décompte de TVA.

  • Selon les circonstances le dialogue suivant est affiché:

  • Il faut saisir ici votre/vos taux de TVA. Si vous avez un seul taux, ne remplissez que la première ligne. Ci-dessus 2 taux différents sont en vigueur.
  • Si vous devez gérer plus que 2 taux, c’est également dans ce dialogue qu’il faut les définir (maximum 25 taux).

Ce dialogue est également accessible en utilisant la commande OptionsCodes TVA puis en cliquant sur le bouton Régler les taux TVA.

Dans le plan comptable, il faut définir pour chaque compte de produit quel taux de TVA doit être appliqué. Les codes TVA TAUX1 et TAUX2 correspondent aux 2 taux. Si vous êtes soumis à un seul taux, vous n’avez pas besoin du code TVA TAUX2. Vous pouvez même le désactiver (§7.5 Adapter la liste des codes TVA)

Exemple

La colonne TVA doit être vide pour tous les comptes sauf pour les comptes de produit.

Finalement il faut encore régler le bon décompte TVA:

  • Exécutez la commande OptionsCodes TVA puis cliquez sur le bouton Définir le décompte.
  • Sélectionnez TDFN avec anciens et nouveaux taux et cliquez sur OK.

7.3.2Écritures avec TVA au TDFN

Les écritures avec TVA selon la méthode du taux de la dette fiscale nette sont saisies de la même manière que pour la méthode effective (§7.2 Méthode de décompte effective). En revanche le compte de TVA due n’est pas directement touché par chaque écriture mais seulement lors de la clôture de la TVA.

Supposons les 2 comptes 3200 et 3400 et que vous êtes soumis à un taux de la dette fiscale net unique de 5%. Si le chiffre d’affaires du compte 3200 est de 900.00 et le chiffre d’affaires du compte 3400 est de 100.00, alors la TVA due totale est de 50.00, soit 5% de 900 + 5% de 100 = 45 + 5 = 50.00.

À la fin de la période de décompte (par exemple à la fin du semestre), les écritures suivantes doivent être créées:

Date Débit Crédit Libellé  Montant
30.06.2018 3200 2201 Clôture TVA         45.00
30.06.2018 3400 2201 Clôture TVA           5.00

Le compte 2201 Décompte TVA est un compte passif dont le solde représente la TVA à payer.

Pour générer ces écritures automatiquement à la fin de la période de décompte, exécutez la commande Compta – Clôturer TVA :

  • Le symbole %T% dans le libellé sera remplacé par le taux associé au code TVA traité.
  • Tout comme pour le décompte de la méthode effective, il est possible que la période déjà décomptée ait subi des altérations. En activant l’option Tient compte de toutes les modifications avant la dernière clôture, Crésus calcule le total cumulé à ce jour, et en soustrait les montants déjà annoncés.
  • Les écritures de clôture TVA sont marquées par le symbole  (pour TVA) dans la colonne de droite du journal.
  • Voici un exemple avec un taux unique de 5%; la commande Clôturer TVA a été exécutée 2 fois : au 31.3, puis au 30.6 :

3-21

7.3.3Codes TVA pour TVA au TDFN
Produits (Ventes, honoraires, etc.)
TVA due:
TAUX1 321/320 Prestations soumises au 1er taux.
TAUX2 331/330 Prestations soumises au 2ème taux.
APSETR 3 81/380 Impôt sur les acquisitions
Non soumis à la TVA
EXONERE
EXPORT 220 Prestations exonérées.
PSETR 221 Prestations fournies à l’étranger.
TRANS 225 Transferts avec procédure de déclaration
Déductions spéciales
MC1 470 Mise en compte de l’impôt selon le formulaire n° 1050
MC2 471 Mise en compte de l’impôt selon le formulaire n° 1055
Autres mouvements de fonds
MF1 900 Subventions, taxes de séjour etc.
MF2 910 Dons, dividendes, dédommagements etc.

Les chiffres qui suivent les codes TVA sont ceux du formulaire TVA (pour plus d’informations, se référer aux Info TVA).

7.3.4Etablir le décompte TVA au TDFN

Les processus de contrôle et d’établissement du décompte TVA ainsi que la clôture TVA sont les mêmes que pour la méthode de décompte effective. Nous vous renvoyons aux paragraphes précédents.

Nous relevons ici 3 différences notables :

  • Les produits enregistrés sont des montants y compris TVA. Le résultat de l’entreprise est donc trop élevé tant qu’on n’a pas déduit le montant de TVA du chiffre d’affaires.
  • La clôture de TVA déduit le montant de TVA calculé selon la règle de trois de chaque compte de produit.
  • Le décompte masque les montants d’impôt à récupérer.
7.3.5Décompte TDFN ou TaF avec plus de 2 taux

Crésus Comptabilité ne peut pas générer un décompte TVA avec plus de deux taux forfaitaires.

Selon les instructions de l’AFC, dans un tel cas, il faut déterminer un taux moyen à partir du total des chiffres d’affaires et du total des montants de TVA correspondants. Voici comment procéder :

Cliquez sur l’icône Résumé TVA

Appliquez les réglages ainsi :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Vous obtenez un tableau récapitulatif des chiffres d’affaires et de la TVA correspondante, avec les totaux.

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Vous pouvez alors calculer le taux moyen avec la formule [Total TVA due × 100 / Total montant brut]

Vous pouvez également exporter ce tableau dans un fichier Excel, en utilisant le menu Edition > Copier présentation et en collant le presse-papier dans une feuille Excel pour y faire les calculs nécessaires.

Si vous enregistrez cette feuille après avoir créé le calcul du taux moyen, lors du prochain décompte, il vous sera facile de coller à nouveau les valeurs du décompte depuis Crésus Comptabilité et d’obtenir automatiquement le nouveau taux moyen.

Attention, le mécanisme permettant d’enregistrer les décomptes précédents et de les déduire du total de l’année ne fonctionne pas dans ce cas.

Afin de tenir compte d’éventuelles corrections dans les trimestres précédents, vous devez donc établir le résumé TVA pour toute l’année et reporter dans la feuille Excel les chiffres précédemment annoncés à l’AFC. Ainsi, votre décompte sera correct.

Voici un exemple de feuille de calcul. La partie en noir est collée depuis le presse-papiers. La partie en bleu est la partie que vous créez vous-même.

Une image contenant table Description générée automatiquement

Vous ne pouvez pas transmettre votre décompte depuis Crésus Comptabilité par la fonction e-TVA. Vous devez vous connecter sur le site de l’AFC et reporter les chiffres obtenus dans le tableau.

La clôture TVA se fait tout à fait normalement par le menu Compta > Clôturer TVA.

Si vous tentez d’afficher le décompte TVA, Crésus Comptabilité vous indiquera que certains taux ne seront pas utilisés dans la définition du décompte :

Une image contenant texte Description générée automatiquement

Il est inutile d’aller plus loin, vous ne pouvez pas utiliser un décompte TVA sur formulaire officiel.

7.4Méthode de décompte avec taux forfaitaires (TaF)

Cette méthode ressemble à celle du taux de dette fiscale nette, sauf qu’il peut y avoir plus de taux (maximum 25), et que le décompte doit généralement être établi trimestriellement.

Nous vous renvoyons aux explications pour la méthode avec taux de dette fiscale nette (§7.3 Méthode de décompte selon le taux de la dette fiscale nette (TDFN)).

7.5Adapter la liste des codes TVA

Les codes de TVA proposés contiennent probablement des modes dont vous n’avez pas besoin. Vous avez la possibilité de cacher les codes inutiles pour qu’ils n’encombrent pas les listes :

  • Exécutez la commande Options – Codes TVA.
  • Dans le dialogue Liste des codes TVA, cliquez sur un code : sa signification et son domaine d’application s’affichent au bas du dialogue.
  • Cliquez sur le bouton Modifier.
  • Dans le nouveau dialogue, activez l’option Code désactivé.

7.6Ajouter/copier un code TVA

Il peut s’avérer nécessaire d’ajouter un code TVA, par exemple si vous êtes soumis selon la méthode forfaitaire, avec plus que 2 taux de TVA :

  • Exécutez la commande Options – Codes TVA.
  • Dans le dialogue Liste des codes TVA, cliquez sur un code dont l’utilisation est proche du code à créer.
  • Cliquez sur le bouton Copier.
  • Complétez les informations dans le dialogue Nouveau code TVA.
  • Il sera important d’affecter ce nouveau code à la position adéquate dans le décompte.

7.7Adapter le décompte TVA

Si vous avez dû ajouter des codes TVA à votre application, il faut faire en sorte que les montants impliqués figurent correctement dans le décompte.

Afin d’éviter de modifier à tort un décompte existant, il est préférable d’en faire une copie que vous modifiez ensuite.

  • Exécutez la commande Options – Codes TVA.
  • Dans le dialogue Liste des codes TVA, cliquez sur le bouton Définir le décompte.
  • Sélectionnez le décompte concerné, puis cliquez sur le bouton Copier.
  • Cliquez sur le bouton Modifier.
  • Consultez l’Aide de ce dialogue pour les instructions.

8Les principales vues

Crésus permet de visualiser les données comptables selon diverses vues telles que bilan, compte de résultat, budget, extrait de compte…

8.1Extraits de comptes

Un extrait de compte présente toutes les écritures imputées à ce compte, que ce soit au débit ou au crédit.

Le montant de l’écriture figure dans la colonne débit ou crédit et une 3ème colonne présente le solde du compte à la date de l’écriture.

Au bas de la présentation, les totaux affichent le total au débit et le total au crédit.

Si un filtre (§4.13 Le filtre) a été appliqué ces totaux ne tiennent compte que des écritures sélectionnées.

La fonction Extrait personnalisé permet de configurer les colonnes affichées (§8.1.3 Extraits de comptes personnalisés)

8.1.1Afficher un extrait de compte

Pour afficher un extrait de compte, cliquez sur cette icône  ou exécutez la commande Présentation > Extrait de compte et choisissez le compte désiré dans la liste.

  • Il est possible de saisir le numéro ou le nom du compte, complètement ou partiellement, dans la case au sommet de la liste. Celle-ci se réduit à chaque frappe pour ne présenter que les comptes qui répondent au critère. Vous pouvez restreindre les comptes dans la liste aux différentes catégories en cliquant sur les boutons Actifs, Passifs, etc. Vous pouvez cacher les comptes qui n’ont aucune écriture en activant la case Cache les comptes vides.

Voici un exemple d’Extrait de compte :

4-62-n

  • La dernière colonne de cette présentation montre le solde du compte après chaque écriture.
  • La dernière ligne indique le total des mouvements au débit et au crédit du compte.

Vous pouvez utiliser le filtre ( §4.13 Le filtre) pour ne montrer que les écritures comprises entre 2 dates, ou pour n’afficher que les écritures répondant à un ou plusieurs critères.

Utilisez les recherches ( §4.12 Recherches) pour trouver une écriture en donnant son libellé, son numéro de pièce, l’un des comptes utilisés, ou encore son montant.

Un clic sur une écriture avec le bouton de droite de la souris affiche un menu qui permet d’afficher la ligne correspondante dans le journal ou dans l’extrait de compte de la contrepartie, ou encore de modifier le libellé.

Un clic sur cette icône  ou le raccourci clavier Ctrl+Y permet de saisir un commentaire associé au compte ou de lui attacher une pièce jointe (§4.2.9 Commentaire ou pièce jointe associés à un compte).

8.1.2Extrait de compte et écritures multiples

Dans un extrait de compte, les différentes contreparties d’une écriture multiple ne sont pas affichées. C’est d’ailleurs un des buts des écritures multiples. Mais il peut parfois être souhaitable d’afficher également les détails des écritures multiples et de voir ainsi de quelles écritures elles sont composées au lieu de voir seulement les totaux. Pour cela, activez l’option Montre le détail des écritures multiples dans le dialogue de choix d’un compte.

Dans cet extrait de compte normal, les 2 écritures multiples aux lignes 3, 5 et 6 apparaissent seulement sous forme résumée, et la contrepartie est notée … :

En activant l’option Montre le détail des écritures multiples, les montants des écritures qui composent l’écriture multiple sont affichés dans une colonne supplémentaire, par exemple l’écriture 3 se présente ainsi :

En cochant l’option Montre également le détail de la TVA on obtient ceci :

8.1.3Extraits de comptes personnalisés

Vous pouvez définir des extraits de comptes personnalisés dans lesquels vous déterminez quelles colonnes doivent être affichées.

  • Exécutez la commande PrésentationExtrait de compte ou utilisez l’cône  puis cliquez sur le bouton Extrait personnalisé :

  • Les éléments affichés figurent dans la colonne Colonnes utilisées.
  • Pour afficher un élément supplémentaire, sélectionnez-le dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton >> .
  • Pour supprimer un élément affiché, sélectionnez-le dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton << .
  • Les boutons Monter et Descendre permettent de modifier l’ordre des colonnes utilisées.

Dans l’exemple ci-dessus la colonne Brut/Net a été ajoutée :

4-66-n

Pour les écritures avec TVA, le montant brut apparaît dans une colonne supplémentaire entre le libellé et le débit.

8.2Le bilan

Le bilan montre les soldes de tous les comptes actifs et passifs et permet de voir d’un coup d’œil l’état de la fortune de l’entreprise. Il y a 3 types de bilans :

  • Le bilan initial est déterminé par les écritures d’ouverture qui sont soit entrées à la main au début de l’année comptable à l’aide de la commande ComptaSoldes à nouveau (dans le cas de la création d’une nouvelle comptabilité), soit créées par Crésus Comptabilité lors de la réouverture de la comptabilité (§11.2 La réouverture). Le bilan initial doit être équilibré, c’est-à-dire que le total des soldes des comptes actifs correspond au total des soldes des comptes passifs.
  • Le bilan intermédiaire présente l’état des comptes en cours d’exercice. La différence entre les actifs et les passifs est identique au bénéfice ou à la perte dégagée dans le tableau des pertes et profits.
  • Le bilan final est le bilan établi après le bouclement de l’exercice. (§11.1 Le bouclement)
Exemple simple pour illustrer les 3 types de bilans

Un prêt a été contracté auprès d’une banque pour fournir le capital de départ de l’entreprise. Le bilan initial est équilibré.

4-8-n

Durant l’année comptable, les charges et les produits modifient les soldes des comptes actifs et passifs. Dans cet exemple, les produits excèdent les charges de 500.–

Si on établit le bilan intermédiaire, il y a un excédent de 500.– dans la colonne des actifs du bilan :

  • Suite aux mouvements, la caisse présente un solde de 47’500.–
  • Suite au remboursement de 3’000. – le compte Dette bancaire ne présente plus qu’un solde de 47’000.–
  • Le bilan intermédiaire n’est pas équilibré. Crésus Comptabilité affiche automatiquement une ligne Différence (capital) dans la colonne des passifs pour contrebalancer l’excédent des actifs. Dans le cas d’un excédent des passifs, cette ligne s’intitule Différence (découvert) et s’affiche dans la colonne des actifs.

Lors du bouclement de la comptabilité, le bénéfice a été viré au capital :

Le bilan final est équilibré :

L’écriture de bouclement du résultat d’entreprise peut être passée manuellement. Si le bilan n’est pas équilibré après le bouclement, celui-ci n’a pas été effectué correctement.

Établir un bilan

Le bilan initial doit être équilibré, le total au passif doit être identique au total à l’actif. La différence entre les actifs et les passifs d’un bilan intermédiaire doit être la même que la différence entre les charges et les produits du PP.

  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Bilan.
  • Dans le dialogue, vous pouvez déterminer la manière dont le bilan sera présenté :

  • Les réglages et options sont semblables à ceux décrits ci-dessus pour le PP (§8.3 Le tableau des pertes et profits).
  • L’option Bilan initial sert à afficher l’état des comptes à l’ouverture, quel que soit le filtre appliqué sur les dates. Crésus ne considère que les écritures d’ouverture, qui se distinguent par le symbole  dans la marge de droite (§4.4 Écritures de solde à nouveau).

Pour avoir plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande PrésentationBilan dans l’aide du logiciel.

8.3Le tableau des pertes et profits

Le tableau des pertes et profits présente toutes les charges (colonne de gauche) et tous les produits (colonne de droite). Il permet de voir d’un seul coup d’œil les soldes des différents comptes pour évaluer rapidement l’importance des différents secteurs. Une ligne supplémentaire vient équilibrer le tableau des pertes et profits en indiquant le bénéfice ou la perte réalisés.

Le tableau des pertes et profits pourrait être erroné si vous avez saisi des écritures simples (écritures sans contrepartie) ou dans le cas peu probable d’écritures mutilées.

  • Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits.
  • Dans le dialogue, vous pouvez déterminer la manière dont Crésus doit afficher le tableau des pertes et profits.

Nous ne décrivons ici que les options les plus courantes, pour plus de détails, cliquez sur le bouton Aide dans le dialogue.

  • Profondeur :

Détermine le niveau de détail des groupements de comptes à afficher. La profondeur dépend de la hiérarchie des comptes de groupement dans le plan comptable (§4.2 Adapter le plan comptable).

  • Comptes centralisateurs en gras :

Les totaux et sous-totaux sont mis en évidence jusqu’à la profondeur indiquée.

  • Colonnes :

Détermine la mise en page et la catégorie des comptes affichés.

  • Affiche tous les soldes :

Comme le montant des comptes centralisateurs inclut le montant des sous-comptes, les totaux sont cachés pour n’afficher que les comptes du plus bas niveau. Cette option permet d’afficher aussi les totaux.

  • Affiche les comptes nuls :

Les comptes sans écritures sont habituellement cachés. Cette option permet de les afficher aussi.

  • Affiche le PP avant bouclement :

Si la compta est bouclée, le solde de tous les comptes de charge ou de produit est à 0.- Cette option permet de voir le PP en ignorant les écritures de bouclement (§11.1 Le bouclement)

  • Comparaison :

Si l’option est activée, le PP présente une colonne de plus dont le contenu dépend du mode choisi :

Budget / Budget + 1 compare la valeur affichée avec le budget annuel (§12 Budgets), même si vous appliquez un filtre sur les dates (§4.13 Le filtre).

Budget au prorata / Budget + 1 au prorata compare la valeur affichée avec le budget annuel rapporté à la durée de la période spécifiée dans le filtre sur les dates (§4.13 Le filtre).

Année précédente à la fin de l’année compare la valeur affichée avec la valeur avant bouclement de l’exercice précédent.

Année précédente selon le filtre compare la valeur affichée avec la valeur à la même date de fin de période dans l’exercice précédent si vous appliquez un filtre sur les dates (§4.13 Le filtre). Cette fonctionnalité nécessite que l’exercice courant ait été ouvert avec une version récente de Crésus Comptabilité.

La comparaison peut afficher une valeur selon les 4 modes suivants :

Montant : la colonne affiche le budget du compte.

Différence en francs : la colonne montre la différence entre le solde et le budget du compte.

Comparaison en % : affiche le pourcentage que représente le solde du compte par rapport à son budget.

Comparaison en % avec montant : affiche le pourcentage que représente le solde du compte par rapport au budget, qui est aussi affiché.

Les 2 boutons Comptes de bouclement et Centres d’analyse permettent de limiter le contenu du PP à une partie de la structure comptable ou aux écritures affectées à des centres d’analyse.

  • Comptes de bouclement :

Chaque compte de produit ou de charge est rattaché à un compte de bouclement (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte). Tous les comptes de même nature sont en principe rattachés au même compte de bouclement; la structure du plan comptable crée ainsi des secteurs de comptes. Utilisez ce bouton pour afficher la liste des comptes de bouclement. Après avoir effectué votre sélection dans la liste, cliquez sur OK et validez le dialogue. Le PP affiché ne considère que les comptes qui bouclent dans ce compte sélectionné.

Par exemple, dans les plans comptables PME standards, les comptes 3000 à 3800 bouclent dans le compte 9000, les comptes 3900 bouclent dans le compte 9005. Les comptes 9000 et 9005 bouclent dans le compte 9010.

Cliquez sur le bouton Comptes de bouclement.

Sélectionnez le compte 9000

Le PP n’affiche que les produits des ventes, soit les comptes 3000 à 3800 :

Cliquez à nouveau sur le bouton Comptes de bouclement.

Sélectionnez le compte 9015

Le PP n’affiche que les charges de matériel

Cliquez à nouveau sur le bouton Comptes de bouclement.

Sélectionnez les comptes 9000 et 9015

Le PP affiche le résultat brut, composé des produits des ventes et des charges de matériel.

Ceci est comparable aux premiers éléments du compte de résultat. (§8.4 Compte de résultat)

  • Centres d’analyse :

Cette fonction n’est disponible que si vous avez activé les possibilités analytiques disponibles dans la version LARGO de Crésus Comptabilité (§20 Centres d’analyse). Elle permet d’afficher un PP en filtrant les écritures pour ne prendre en compte que celles qui ont été affectées au(x) centre(s) d’analyse sélectionné(s).

8.4Compte de résultat

Le compte de résultat reflète les résultats de l’entreprise durant l’exercice. Sa présentation est définie par le Code des obligations à l’article 959b.

Plan comptable et comptes de résultat

Dans les plans comptables standards livrés avec Crésus Comptabilité, les comptes de charges et de produits sont liés aux comptes de résultat 9000 et suivants.

Les comptes de résultat regroupent les comptes de charges ou de produits selon la nature des comptes. Par exemple, le compte 9000 regroupe les produits nets des ventes, le compte 9005 regroupe les variations de stock et le compte 9015 regroupe les charges liées aux ventes.

Ces comptes de résultat sont ensuite liés à des comptes de résultats intermédiaires. Par exemple, le compte 9010 Chiffre d’affaires résulte de la combinaison des comptes 9000 et 9005, le compte 9020 Résultat brut résulte de la combinaison des comptes 9010 et 9015 :

Les comptes de résultat intermédiaires se combinent pour dégager le résultat d’entreprise, dans le compte 9080 Bénéfice de l’exercice.

Cette structure des comptes de résultat peut bien entendu être modifiée ou ajoutée dans une comptabilité existante. C’est le compte indiqué dans la colonne Ouv/Boucl du plan comptable qui détermine le lien d’un compte avec son supérieur hiérarchique.

La présentation Compte de résultat permet d’afficher à n’importe quel moment le résultat de ces comptes en respectant la hiérarchie.

Afficher le compte de résultat

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Compte de résultat.

Le dialogue propose divers choix pour déterminer le détail des informations à traiter :

  • Affiche les comptes de charge et de produit montre les comptes d’exploitation qui regroupent les résultats des comptes de charge et de produit.
  • Affiche le détail des comptes de charge et de produit montre les comptes qui sont regroupés dans les comptes d’exploitation ci-dessus.
  • Affiche les résultats intermédiaires montre les comptes d’exploitation qui regroupent les comptes de charge et de produit ci-dessus.
  • Affiche le détail des résultats intermédiaires montre la composition des comptes de résultats intermédiaires ci-dessus.
  • Arrête le tableau permet de définir jusqu’à quel compte il faut développer le compte de résultat.
  • Le bouton Comptes de bouclement s’utilise comme dans le tableau des pertes et profits (§8.3 Le tableau des pertes et profits).

De plus, vous pouvez afficher 3 colonnes supplémentaires et définir ce qu’elles doivent présenter.

Le réglage montré ci-dessus produit le compte de résultat tel qu’il est demandé dans le Code des obligations (art 959b du titre 32). Bien que le CO ne l’exige pas, pour une meilleure compréhension des résultats, il est souhaitable d’ajouter le détail des comptes de charge et de produit.

Voyez également la fonctionnalité États financiers décrite au §8.6 États financiers / tableaux annexes

8.5Résumés périodiques

Cette présentation, accessible via l’icône  ou par la commande Présentation – Résumé périodique, affiche des valeurs par périodes trimestrielles, bimestrielles, mensuelles ou autres. Les valeurs peuvent être cumulées ou non.

Les 3 résumés les plus utilisés sont prédéfinis. Ils ne peuvent pas être supprimés ni modifiés; en revanche, vous pouvez en créer d’autres de toutes pièces ou copier des résumés existants pour les modifier.

  • Sélectionnez le résumé Standard: Mensuel.
  • Cliquez sur le bouton Copier.
  • Donnez un nom au nouveau résumé, par exemple Mensuel.
  • Cliquez sur OK, puis cliquez sur le bouton Modifier.

Vous pouvez définir alors votre propre résumé périodique : le nombre de périodes entre 1 et 12 ainsi que la date de début de chacune des périodes. Le bouton Titre des colonnes permet de donner des titres à chacune des périodes, par exemple « Jan. », « Fév. » etc.

  • Sous Affichage des totaux, cochez Charges et produits et Résultat.

4b-6-n1

Cela produit un tableau des pertes et profits répété pour chaque mois.

  • Cliquez à nouveau sur l’icône .
  • Sélectionnez votre résumé Mensuel.
  • Cliquez sur le bouton Modifier.
  • Cochez l’option Chiffres cumulés et cliquez sur OK.
  • Les valeurs de la 1ère colonne montrent le résultat de janvier, les valeurs de la 2ème colonne montrent les valeurs de janvier + février, etc.

8.6États financiers / tableaux annexes

La fonction décrite ci-dessous n’est disponible que si le tableur Excel de Microsoft (version 2007 ou supérieure) est installé sur votre poste de travail.

Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et de l’annexe (Code des obligations art 958).

Les 2 premiers documents peuvent être imprimés directement depuis les vues Bilan et Comptes de résultat, mais l’annexe nécessite la saisie de commentaires et de plusieurs informations qu’on ne trouve pas dans Crésus Comptabilité.

L’édition de ces états financiers est facilitée par une fonction qui fournit les données de la comptabilité à un classeur Excel, que vous pouvez adapter selon vos besoins. Les classeurs standards fournissent un canevas avec les données demandées dans les états selon le nouveau droit comptable.

Il est évident que le contenu du document varie selon les besoins de l’entreprise : les modèles peuvent donc être repris comme base pour des états financiers personnalisés. Ces tableaux individualisés sont conservés avec la comptabilité.

L’utilisateur peut créer et enregistrer sur sa machine ses propres modèles. Ils seront alors disponibles depuis toute comptabilité ouverte sur la machine courante. Les modèles personnels ne sont pas sauvegardés avec la comptabilité.

Les modèles fournis avec Crésus Comptabilité sont des canevas. Epsitec SA ne saurait être tenu pour responsable du contenu des états financiers, ni de leur exactitude ou exhaustivité, qui incombent à l’utilisateur.

Au lancement du tableau, Crésus Comptabilité copie toutes les données nécessaires de la comptabilité source dans des feuilles cachées du tableau ouvert. Ces données font alors partie intégrante du tableau et peuvent toutes être accédées grâce à des fonctions spéciales créées en VBA pour Excel. C’est par exemple ainsi qu’en modifiant un numéro de compte dans la colonne A, le tableau sait afficher son solde, même si la comptabilité source n’est pas disponible. Consultez la FAQ de Crésus Comptabilité sur www.cresus.ch pour des explications plus détaillées.

Il y a 3 types de tableaux :

  • Les modèles standards : Ils sont fournis avec Crésus Comptabilité et ne peuvent pas être modifiés. Ils peuvent être utilisés depuis n’importe quelle comptabilité de la machine courante pour afficher le contenu selon le canevas prévu, mais servent surtout de base pour créer des fichiers personnalisés. Ces modèles correspondent aux plans comptables PME livrés avec Crésus Comptabilité. Si vous avez modifié le plan comptable ou si vous en utilisez un autre, il s’agira d’adapter le tableau en conséquence et de veiller à ce que les informations présentées correspondent bien aux résultats dans l’exercice comptable.
  • Les modèles personnels : L’utilisateur peut créer ses propres modèles, sur la base des modèles standards. Ces modèles pourront être utilisés depuis n’importe quelle comptabilité de la machine courante. Par défaut, les modèles personnels sont enregistrés dans le dossier Excel Templates du dossier par défaut de Crésus Comptabilité. Vous pouvez modifier le dossier dans le dialogue Global de la commande Options – Définitions.
  • Les modèles personnels ne sont pas sauvegardés avec la comptabilité (§18 Fichiers et sauvegardes).
  • Les tableaux liés à la comptabilité courante : L’utilisateur peut créer ses propres tableaux, sur la base des modèles. Ces tableaux ne pourront être ouverts que depuis la comptabilité courante.
  • Les tableaux liés sont enregistrés dans un dossier caché (comptabilité.creatt) stocké au même endroit que la comptabilité. Ces tableaux sont sauvegardés avec la comptabilité si on conserve l’option Sauvegarde aussi les pièces jointes (§18 Fichiers et sauvegardes). Ils sont alors régénérés lors d’une restitution (§18.2 Restituer les données).
  • Les tableaux liés sont également repris pour la nouvelle année lors de la réouverture d’un exercice comptable (§11.3 Remettre le bilan initial).

Le bilan ne peut être équilibré que s’il inclut le bénéfice de l’exercice. Vous pouvez passer une écriture manuelle, mais il est recommandé d’activer l’option Utilise les comptes de résultats automatiques dans l’onglet Résultat de la commande Options – Définitions (§3 Prise en main).

8.6.1Afficher un modèle

Un état modèle ne s’ouvre qu’en lecture seule. Il peut être conservé en l’enregistrant sous un autre nom, mais son contenu ne sera pas mis à jour en cas de modification de la comptabilité source. Il ne pourra pas être lancé ultérieurement depuis Crésus Comptabilité. Pour conserver les modifications apportées au tableau et en actualiser le contenu, il faut créer un modèle personnel (§8.6.2 Créer un modèle personnel) ou un tableau lié (§8.6.3 Créer un tableau lié)

  • Si ce n’est pas encore fait, complétez les coordonnées de l’entreprise dans le dialogue Entreprise de la commande Options – Définitions.
  • Exécutez la commande Présentation – Tableaux Excel.

  • Sélectionnez le modèle standard désiré.
  • Cliquez sur OK.
  • Crésus effectue une vérification de la comptabilité et affiche les incohérences éventuelles.
  • La fonction lance le tableur Microsoft Excel qui doit être installé sur la machine où Crésus Comptabilité s’exécute. Ce processus peut prendre plusieurs secondes.
  • Si Excel affiche un avertissement de sécurité, activez les macros en cliquant sur le bouton Activer le contenu.

  • Le classeur propose 5 feuilles que vous pouvez adapter selon vos besoins, par exemple en ajoutant le logo d’entreprise sur la page de couverture, en modifiant les comptes inclus dans le bilan ou le résultat.

  • Les feuilles font appel aux données de la comptabilité source.
  • Dans les feuilles Bilan et Résultat, il suffit de modifier un numéro de compte dans la colonne A pour que la valeur affichée corresponde.
  • Vous pouvez masquer ou supprimer une ligne inutile.
  • Vous pouvez copier une ligne existante pour l’insérer dans le tableau.

Les totaux sont des formules qui somment les valeurs. Une ligne masquée dont la valeur n’est pas nulle sera donc toujours prise en considération.

  • Le modèle contient quelques tests de cohérence.

Le contrôle du bilan ne peut être vrai que si le bénéfice de l’exercice est porté dans un compte au bilan. Activez l’option Utilise les comptes de résultats automatiques dans l’onglet Résultat de la commande Options – Définitions (§11.4 Report automatique du bénéfice / de la perte).

  • Les zones mises en évidence en jaune dans les feuilles Annexe et Affectation du bénéfice sont destinées à être complétées directement dans le tableau.
  • La zone d’impression est par défaut limitée aux éléments à imprimer.
  • Pour conserver le tableau, enregistrez-le à l’emplacement de votre choix. Il ne pourra pas être mis à jour en cas de modification de la comptabilité source. Par contre, il peut être repris et traité sur n’importe quel environnement qui a accès à Excel.
8.6.2Créer un modèle personnel

Tout comme les modèles standards, un modèle personnel pourra être lancé depuis toutes les comptabilités sur la machine courante. Les données seront rafraîchies à chaque lancement du tableau depuis une comptabilité. En mode d’utilisation, un modèle personnel s’ouvre en lecture seule, comme un modèle standard.

Pour créer un modèle personnel :

  • Exécutez la commande Présentation – Tableaux Excel.
  • Sélectionnez l’option Modèles.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter.
  • Saisissez le nom du modèle à créer.
  • Sélectionnez le modèle de référence désiré.
  • Cliquez sur OK.
  • Pour personnaliser le modèle sous Excel, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier.
  • Après avoir apporté des modifications dans Excel, enregistrez le tableau sans changer son nom ni son emplacement.

Les modèles personnels sont enregistrés dans le dossier Excel Templates du dossier par défaut (habituellement C:\Documents Crésus). Pour modifier ce dossier exécutez la commande OptionsDéfinitions et passez dans l’onglet Global. Si vous renommez ou déplacez le dossier, Crésus vous demandera de spécifier le nouvel emplacement. Si vous créez un nouveau dossier, les modèles existants ne seront pas déplacés dans le nouveau dossier.

8.6.3Créer un tableau lié

 

Un tableau lié à une comptabilité s’affiche exactement comme un modèle, mais il n’est pas ouvert en lecture seule, et peut donc être modifié. Il peut aussi être enregistré à l’emplacement de votre choix, mais il devient alors indépendant du modèle source. Un tableau lié est propre à la comptabilité source et ne peut pas être ouvert depuis une autre comptabilité.

Pour créer un tableau lié :

  • Exécutez la commande Présentation – Tableaux Excel.
  • Sélectionnez l’option Tableaux liés à cette comptabilité.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter.
  • Sélectionnez le modèle de référence désiré.
  • Saisissez le nom de l’état à créer.
  • Cliquez sur OK.
  • Cliquez sur OK pour ouvrir ce tableau personnel dans Excel.
  • Après avoir apporté des modifications dans Excel, enregistrez le tableau sans changer son nom ni son emplacement.

Il faut fermer le tableau avant de fermer le fichier Crésus, faute de quoi Crésus Comptabilité ne pourra pas être fermé et affichera un message semblable à celui-ci :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLd130f6f.PNG

9Aide au pointage

Dans un extrait de compte (§8.1 Extraits de comptes), l’aide au pointage sert à rapprocher les écritures d’un même groupe et d’évaluer la balance de ce groupe. Cette fonctionnalité permet de contrôler une comptabilité, par exemple en identifiant des factures ouvertes ou en cachant des factures équilibrées (lettrage comptable automatique). Le mécanisme se base sur un code saisi avec l’écriture dans 2 données supplémentaires nommées Groupe et Réf. Un code est composé de chiffres ou de lettres (maximum 24 caractères). L’aide à la saisie affiche la liste des codes existants.

Il faut, pour cela, attribuer un groupe aux écritures liées. Cela peut se faire :

  • automatiquement par la comptabilisation d’écritures en provenance de Crésus Facturation.
  • manuellement au moment de la saisie dans le journal des écritures,
  • manuellement sur des écritures existantes depuis un extrait de compte ou le journal des écritures.

Dans les extraits de compte, il est alors possible de faire apparaître toutes les écritures d’un même groupe ensemble, indépendamment de la date. Dans un tel extrait de compte, on peut également voir le solde de chaque groupe. Les outils permettent de choisir d’afficher les écritures groupées, non groupées, etc. (§9.3 Traitement des écritures groupées).

Les explications qui suivent concernant le champ Groupe s’appliquent de manière identique pour le champ Réf.

9.1Saisie manuelle dans le journal

Par défaut, les colonnes Groupe et Réf ne sont pas affichées dans le journal. Pour les afficher il faut utiliser la commande Options – Définitions, passer dans l’onglet Affichage et cocher l’option Affiche les colonnes pour l’aide au pointage.

L’aide à la saisie affiche la liste des codes existants.

9.2Saisie manuelle dans un extrait de compte

Pour accéder à l’aide au pointage dans un extrait de compte, il faut cocher l’option :

  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Extrait de compte.
  • Cochez l’option Aide au pointage :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLb1908e.PNG

  • Vous pouvez encore choisir d’afficher la colonne Groupe, la colonne Réf ou les 2 colonnes.

Dans l’extrait de compte, utilisez l’outil tampon  (§5.3.1 Le bouton de gauche et les outils) pour affecter un code de groupe.

  • Sélectionnez les écritures à traiter.
  • Tapez le code voulu dans le champ Groupe.
  • Cliquez sur le bouton Assigner.

  • Les écritures s’affichent avec leur groupe.

À gauche de l’écran, vous trouvez des informations supplémentaires à propos du groupe dans le champ de saisie du groupe (sous la colonne Groupe) :

  • Le nombre d’écritures affectées au groupe dans l’extrait de compte actuellement visible.
  • Le nombre d’écritures affectées au groupe dans d’autres comptes.
    S’il y en a, le texte présent dans d’autres comptes : n fois s’affiche en bleu. Cliquez sur le texte pour retrouver les écritures avec ce groupe dans les autres comptes. Une fois la ou les écritures trouvées vous pouvez revenir dans l’extrait de compte de départ en utilisant les fonctions de navigation (§5.3.2 Le clic droite et les menus).

La barre de statut en bas à droite de la fenêtre indique le nombre d’écritures marquées :

Un clic sur l’icône  permet de supprimer toutes les marques. En cliquant sur cette icône en maintenant la touche Shift pressée, les marques sont supprimées sans qu’aucune question ne soit posée.

Les boutons suivants s’affichent dans la fenêtre de l’extrait de compte si la fonction Aide au pointage est active.

  • Assigner : Assigne le groupe saisi à toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
  • Effacer : Efface le groupe de toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
  • > : Cherche l’écriture précédente appartenant au groupe saisi.
  • < : Cherche l’écriture suivante appartenant au groupe saisi.
  • Rafraîchir : Après avoir assigné un groupe à une écriture, cette dernière pourrait ne plus être affichée ou devrait être affichée dans un autre groupe en fonction du filtrage actuel (§9.3.2 Filtrer les écritures), pourtant elle reste à l’écran. En cliquant sur ce bouton, l’extrait de compte est réaffiché en fonction du filtrage. Par exemple : le filtrage actuel affiche les écritures non groupées. Vous assignez un groupe à une écriture : cette dernière continue à être affichée. En cliquant sur le bouton Rafraîchir, elle disparaît de l’affichage.

Les champs sous les colonnes Débit, Crédit et Solde affichent les totaux pour toutes les écritures marquées :

Avertissements pour prévenir des erreurs de saisie

Lorsque des écritures marquées appartiennent à des groupes différents, un avertissement est affiché en bas à gauche de la fenêtre :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML12cd05e.PNG

  • Si on tente quand même d’assigner le groupe, Crésus Comptabilité demande une confirmation.
9.3.1Rassembler les écritures d’un groupe

Pour rapprocher toutes les écritures d’un même groupe dans l’extrait de compte, il faut avoir activé l’option Aide au pointage (§9 Aide au pointage).

  • Cochez l’option Rassembler pour que les écritures portant le même code soient rapprochées les unes des autres :

  • Crésus affiche alors les écritures du groupe et la colonne solde propose la balance du groupe. Dans cet exemple, les groupes F117 et F118 sont équilibrés, les groupes 106 et B001 ne le sont pas.
9.3.2Filtrer les écritures

Vous pouvez décider quelles écritures doivent être affichées :

  • Cliquez sur la liste sous Montre pour afficher des options d’affichage :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML134c6cd.PNG

  • Les écritures groupées : seules les écritures avec un code dans la colonne groupe sont affichées.
  • Les écritures des groupes équilibrés : seules les écritures appartenant à un groupe dont la balance est nulle sont affichées.
  • Les écritures des groupes non équilibrés : seules les écritures appartenant à un groupe dont la balance est différente de zéro sont affichées.
  • Les écritures non groupées : Crésus ne montre que les écritures qui n’appartiennent à aucun groupe.
  • Toutes les écritures : toutes les écritures sont affichées, qu’elles appartiennent ou non à un groupe.
  • Toutes les écritures sauf les groupes équilibrés : l’extrait présente toutes les écritures, groupées ou non, sauf les écritures qui font partie d’un groupe équilibré.

9.4Soldes à nouveau détaillés

Lorsqu’il y a des factures ouvertes en fin d’année, il est souhaitable de ventiler le solde à nouveau des comptes débiteurs et créanciers pour obtenir le détail des factures ouvertes. Sans cela, le détail des factures serait perdu et il serait impossible de contrôler les factures impayées dans la comptabilité de l’année suivante.

À la réouverture d’une nouvelle année (§11.2 La réouverture), Crésus peut ventiler automatiquement les soldes à nouveau, on retrouve alors une écriture de solde à nouveau par groupe.

Il faut cependant au préalable identifier les comptes concernés dans le plan comptable comme étant des comptes débiteurs ou créanciers.

Dans le plan comptable, il faut activer l’option dans la catégorie des comptes à ventiler (§4.2 Adapter le plan comptable). Lors de la création ou de la modification d’un compte, affichez l’aide à la saisie (touche F2 ) dans la colonne Catégorie, puis cochez compte débiteur (pour un compte d’actif) ou compte créancier (pour un compte de passif) :

Dans cet extrait de plan comptable, le compte 1100 est défini comme compte débiteur :

La catégorie du compte affiche ActifDC.

Les comptes du passif paramétrés pour ventiler le solde à nouveau des écritures groupées sont marquées PassifDC.

Exemple

  • Le compte présente un solde de 765.00
  • Le groupe 106 présente un solde de 140.00
  • Le groupe B001 présente un solde de 150.00
  • Les groupes F117 et F118 sont équilibrés.
  • Il y a 475.00 de solde non affecté à un groupe.

Sans l’option DC, la réouverture de cette comptabilité produit le journal suivant :

Avec l’option DC, la réouverture de cette comptabilité produit les écritures suivantes pour le compte 1100 :

  • La 1ère écriture est l’écriture de solde à nouveau classique.
  • La 2ème écriture (avec le libellé Solde à nouveau Débiteurs extourne pour écritures groupées) extourne le solde à nouveau (765.00)
  • Les écritures suivantes ventilent le solde à nouveau pour les écritures non groupées (475.00), puis les groupes 106 et B001 non équilibrés dans l’exercice précédent (140.00 et 150.00).

L’extrait du compte 1100 donne alors :

Et l’extrait de compte 1100 rassemblé par Groupe :

On retrouve les 2 montants des factures ouvertes de 140.00 (groupe 106) et de 150.00 (groupe B001). En revanche il n’y a plus de trace des groupes F1117 et F118 puisqu’ils ont été soldés l’année précédente.

10Impression

Vous pouvez imprimer toutes les présentations de Crésus Comptabilité : pour imprimer ce que vous voyez à l’écran, cliquez sur l’icône  ou utilisez la commande Fichier > Imprimer.

10.1Aperçu avant impression

La commande FichierAperçu avant impression ou via l’icône  permet de visualiser le document tel qu’il sortira sur l’imprimante sans réellement procéder à l’impression ce qui permet d’économiser du temps et du papier.

Par exemple pour imprimer le tableau des pertes et profits du mois de janvier procédez de la façon suivante :

  • Passez dans la vue Pertes et Profits  (§3.8 Afficher le PP).
  • Utilisez le filtre pour spécifier l’intervalle de dates du 1.1 jusqu’au 31.1 (§4.13 Le filtre).
  • Exécutez la commande Fichier – Aperçu avant impression .
  • Si l’aspect vous convient, cliquez sur le bouton Imprimer.

10.2Mise en page

Exécutez la commande FichierMise en page pour définir la mise en page individuellement pour chaque présentation.

Vous pouvez notamment déterminer la taille et la police des caractères, les marges et l’orientation de la feuille (portrait ou paysage).

Le bouton Tout applique la mise en page de la présentation actuellement choisie dans la liste à gauche (ici Journal) à toutes les autres présentations.

Si vous voulez radicalement changer la mise en page pour toutes les présentations, définissez la mise en page pour n’importe quelle présentation puis cliquez sur le bouton Tout. Ensuite procédez aux réglages individuels pour chacune des présentations.

Avec le bouton Définir vous pouvez préciser de quelle façon les traits horizontaux seront imprimés pour la présentation Journal.

Si lors de l’impression les colonnes ne sont pas assez larges, il faut imprimer en format paysage, utiliser des caractères plus petits pour le corps ou changer la largeur des colonnes (voir ci-dessous).

10.3Modifier la largeur des colonnes

La répartition des colonnes lors de l’impression est identique à celle qui s’affiche dans la présentation.

S’il est nécessaire de modifier la largeur des colonnes d’une présentation, survolez la séparation dans la barre de titre avec la souris. Lorsque le pointeur se transforme en double-flèche, appuyez sur le bouton de gauche de la souris, tirez la séparation, puis lâchez le bouton de la souris lorsque la colonne a la largeur voulue.

Dans cet exemple, nous réduisons la largeur de la colonne Pièce à 0, ainsi elle ne s’imprime pas :

10.4Imprimer des extraits de comptes

L’impression de plusieurs extraits de comptes (= le Grand livre) est possible, même si un seul extrait de compte est visible à l’écran à la fois.

  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande PrésentationExtrait de compte pour afficher le compte de votre choix.
  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Fichier – Aperçu avant impression.

  • Choisissez le ou les comptes à imprimer.

Il existe de nombreuses façons de choisir le ou les comptes dont on veut imprimer un extrait.

  • Le compte courant signifie le compte actuellement affiché.
  • Seulement les comptes permet de spécifier un intervalle de comptes, par exemples les comptes 1000 à 1100.
  • Seulement les sous-comptes de permet de spécifier un compte centralisateur dont on imprime les extraits de tous ses sous-comptes.
  • Seulement les comptes suivants permet de spécifier individuellement les comptes à imprimer.
  • Exclut les comptes suivants permet d’exclure individuellement certains comptes, par exemple si vous voulez imprimer tous les comptes d’actif sauf les comptes 1000 et 1010, choisissez Tous les Actifs, activez Exclut les comptes suivants et sélectionnez les 2 comptes 1000 et 1010 dans la liste.

Les options au bas du dialogue d’impression des comptes parlent d’elles-mêmes.

11Le changement d’exercice

Tout au long de l’exercice, diverses vues permettent d’analyser et contrôler la situation. À la fin de l’année comptable, c’est-à-dire à la fin de la période comptable spécifiée lors de la création de la comptabilité, on boucle la comptabilité en cours, et on en rouvre une autre. Ce processus s’appelle le changement d’exercice.

Voici une marche à suivre schématique de ce processus :

  • On établit le tableau des pertes et profits  (§8.3 Le tableau des pertes et profits) pour voir en détail ce qu’on a gagné et/ou perdu durant l’année écoulée.
  • On peut boucler la comptabilité (§11.1 Le bouclement) : les soldes des comptes de charges et de produits sont mis à zéro en les virant sur un ou plusieurs comptes d’exploitation. Depuis ces comptes d’exploitation, le solde représentant le résultat de l’entreprise est soit distribué (en entier ou en partie), soit intégré dans le bilan. Ainsi le bilan final, comme le bilan initial, se retrouve équilibré. Notez que cette opération n’est pas indispensable.
  • On peut établir à présent le bilan final  (§8.2 Le bilan).
  • On rouvre la comptabilité (§11.2 La réouverture) pour la nouvelle année comptable. On obtient ainsi une comptabilité dont les comptes passifs et actifs ont les mêmes soldes que l’année passée. En revanche, le journal des écritures ne contient plus que les écritures d’ouverture des comptes du bilan; les soldes des comptes de charges et de produits sont par conséquent à zéro.

Il est cependant rare qu’on puisse boucler définitivement une comptabilité à la fin de l’année comptable avant de la rouvrir. Crésus Comptabilité admet une grande souplesse lors du changement d’exercice, de manière à pouvoir travailler sur la nouvelle comptabilité et la comptabilité de l’année passée en même temps (§11.2 La réouverture).

11.1Le bouclement

Après avoir établi le tableau des pertes et profits, on peut boucler la comptabilité : Crésus Comptabilité vire les soldes de tous les comptes de charges et de produits sur les comptes d’exploitation constituant le compte de résultat. Le bénéfice ou la perte d’exercice est ensuite viré dans un compte du bilan ou d’autres comptes d’exploitation, suivant l’utilisation qu’on souhaite en faire.

Procéder à un bouclement n’est pas utile dans la mesure où Crésus Comptabilité calcule le résultat de l’exercice régulièrement et permet ainsi d’établir un bilan équilibré. Nous conseillons dès lors de ne pas procéder à un tel bouclement.

Pour bien comprendre le mécanisme du bouclement, considérons le plan comptable fictif et minimaliste ci-dessous :

4-3-n

Pour les comptes 3200 Ventes de marchandises et 4200 Achats de marchandises, la colonne Ouv/Boucl mentionne le compte de résultat 9000 : le mécanisme de bouclement génère 2 écritures automatiques qui passent les soldes des comptes 3200 et 4200 au compte 9000 Résultat brut, dont le solde va correspondre à la différence entre les ventes et les achats.

Pour les comptes 5200 Salaires, 6000 Loyer et 9000 Résultat brut, la colonne Ouv/Boucl mentionne le compte 9001: le mécanisme de bouclement génère 2 écritures automatiques qui passent les soldes des comptes 5200, 6000 et 9000 au compte 9001 Résultat d’entreprise.

Après les écritures de bouclement automatiques, le solde du compte 9001 correspond au résultat brut dont on soustrait les salaires et le loyer, c’est-à-dire au résultat d’entreprise; par contre le solde du compte 9000 est remis à zéro.

Le solde du compte 9001 est ensuite viré au compte 2800 Capital.

Le solde de tous les comptes de résultat se retrouve ainsi à zéro, et le bilan est équilibré.

Ceci constitue un exemple et non pas une règle à suivre. Souvent, pour bien séparer le capital initial de l’apport de capital constitué par les bénéfices ou pertes des années successives, on vire le bénéfice (respectivement la perte) dans un compte 2991 Bénéfice exercice/Perte exercice pour le faire apparaître de manière séparée dans le bilan final; au début de l’année suivante, on vire le solde dans le compte 2990 Bénéfice reporté/Perte reportée, qui cumule les bénéfices et pertes des années consécutives. Référez-vous à un manuel de comptabilité ou à une fiduciaire si vous avez des doutes par rapport à la manière de procéder dans le cas de votre entreprise (§24 La fonction FiduSync).

  • Exécutez la commande Compta – Boucler.
  • Le dialogue vous permet de choisir la date de bouclement, le libellé des écritures automatiques et le journal où ces écritures sont générées :

  • Cliquez sur le bouton Boucler :

4-6-n

Dans le journal des écritures, les écritures de bouclement ont été créées par Crésus Comptabilité. Elles apparaissent avec le symbole d’un dossier fermé  dans la dernière colonne. Dans l’illustration ci-dessus, les 4 premières écritures de bouclement correspondent au bouclement des comptes de charges et de produits, dont le solde est ainsi remis à zéro. L’écriture suivante, le bouclement du compte Résultat brut, indique le montant du résultat brut, ici un bénéfice de 10’000.–. La dernière ligne indique le résultat d’entreprise, ici un bénéfice de 3000.–, qui a été viré dans le compte 2800 Capital et figurera au bilan. Comme vous pourriez le vérifier avec le tableau des pertes et profits, les extraits de compte et le bilan, les soldes de tous les comptes de charge, de produit et d’exploitation sont vides, et le bilan est équilibré. Il doit en être ainsi si le bouclement a été effectué correctement.

Ce petit exemple illustre le principe du bouclement d’une comptabilité.

Dans les plans comptables PME fournis avec le logiciel, la structure du compte de résultat est évidemment plus complète pour permettre une analyse plus fine (§8.4 Compte de résultat). Le bouclement du dernier compte 9080 Bénéfice de l’exercice n’est pas défini. Vous pouvez spécifier dans le plan comptable comment Crésus Comptabilité doit boucler ce compte de manière automatique, ou vous pouvez le boucler à la main, en entrant une ou plusieurs écritures de bouclement pour distribuer le bénéfice ou la perte de l’exercice.

Si vous avez des doutes sur la manière de boucler votre comptabilité, référez-vous à un manuel de comptabilité ou à une fiduciaire (§24 La fonction FiduSync).

Pour obtenir plus d’informations sur la manière dont Crésus Comptabilité boucle une comptabilité, référez-vous à la description détaillée de la commande ComptaBoucler dans l’aide du logiciel.

11.2La réouverture

Pour générer l’année comptable suivante, il faut utiliser la commande Compta – Rouvrir. Cette fonction créée une comptabilité séparée pour la nouvelle année, indépendante de la comptabilité de l’année précédente, qui porte un autre nom et qui est enregistrée dans un autre fichier. La nouvelle comptabilité reprend le plan comptable et le bilan de la comptabilité de l’année précédente : le bilan final de l’année précédente devient le bilan initial de la nouvelle année.

11.2.1Rouvrir une comptabilité
  • Enregistrez la comptabilité en cours.
  • Exécutez la commande Compta – Rouvrir.
  • Dans le dialogue, vous pouvez régler la manière dont Crésus Comptabilité doit rouvrir la comptabilité :

 

  • Date : Crésus propose d’office le jour qui suit la date de fin de l’exercice courant.
  • Libellé : Ce texte sera repris dans les écritures d’ouverture des comptes du bilan, avec ou sans le nom du compte, selon l’option Ajouter le nom des comptes.
  • Journal : Il peut s’avérer utile de traiter l’ouverture dans un journal d’écritures particulier (§4.9 Journaux)
  • Extourne les écritures de régularisation : Si l’option est activée, le mécanisme extourne automatiquement les écritures de régularisation générées dans l’exercice courant (§4.6 Les écritures de régularisation) dans les comptes de charge et de produit de la nouvelle année, en incluant le texte spécifié dans leur libellé (§11.2.2 L’extourne des écritures de régularisation). Un clic sur le bouton Montrer affiche les écritures de régularisation qui seront extournées.
  • Nom de la comptabilité : Le nom du fichier de la nouvelle comptabilité est proposé automatiquement. Crésus incrémente de 1 le dernier caractère du fichier actuel.

Si le nom de la nouvelle comptabilité spécifié dans le dialogue de la commande Rouvrir existe déjà, Crésus Comptabilité le signale et vous demande si vous voulez remplacer cette comptabilité existante. Si vous répondez Oui, toute la comptabilité existante sera perdue et sera remplacée par les nouvelles écritures de solde à nouveau. En principe, répondez toujours Non à cette question.

Si vous souhaitez plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande ComptaRouvrir dans l’aide du logiciel.

11.2.2L’extourne des écritures de régularisation

Les écritures de régularisation sont identifiées par un symbole R dans la colonne de droite du journal (§5.1.10 Les écritures de régularisation).

Lorsque vous rouvrez un nouvel exercice ou lorsque vous remettez le bilan initial par la suite (voir ci-dessous), vous pouvez cocher l’option Extourne automatiquement les écritures de régularisation.

Cela produit alors des écritures d’extourne pour toutes les écritures marquées comme écritures de régularisation dans le journal.

Dans le nouvel exercice, les écritures sont extournées vers le compte de contrepartie de l’écriture dans l’exercice courant.

Vous vous épargnez ainsi un travail de saisie et de ventilation fastidieux.

Les écritures de régularisation datées au premier jour de l’exercice courant ne sont pas extournées dans le nouvel exercice.

Cette extourne est également disponible lorsqu’on utilise la fonction Remettre bilan initial.

11.3Remettre le bilan initial

En fin d’année la comptabilité de l’année en cours ne peut souvent pas être bouclée définitivement, mais rien ne vous empêche d’ouvrir la comptabilité pour l’année suivante avec la commande ComptaRouvrir avant d’avoir terminé l’année en cours (§11.2 La réouverture). La nouvelle comptabilité contient des soldes à nouveau provisoires. Vous pouvez travailler parallèlement dans la comptabilité de l’année précédente et dans la comptabilité de la nouvelle année.

Il est clair que lorsque vous touchez un compte d’actif ou de passif dans la comptabilité de l’année précédente, le solde à nouveau de ce compte dans la nouvelle comptabilité n’est plus correct.

La commande ComptaRemettre bilan initial remet à jour toutes les écritures d’ouverture en fonction de la comptabilité de l’année précédente. Le dialogue ressemble à celui de la commande ComptaRouvrir (§ Crésus Comptabilité), mis à part qu’on doit préciser dans quel fichier aller chercher les soldes corrects des comptes du bilan et pas donner le nom du fichier à créer.

Voici un exemple qui montre comment procéder. La comptabilité de l’année précédente s’appelle Compta2018 dans cet exemple et celle de l’année suivante s’appelle Compta2019.

  • Dans la compta courante (Compta2018), exécutez la commande ComptaRouvrir pour créer la nouvelle comptabilité (Compta2019).
  • Travaillez en parallèle dans la Compta2018 et Compta2019.
  • Lorsque les ajustements pour Compta2018 sont terminés, vous pouvez procéder au bouclement (commande ComptaBoucler, § Crésus Comptabilité).

Dans la comptabilité Compta2019, exécutez la commande ComptaRemettre bilan initial.

Le bouton Montrer affiche les écritures d’extourne de régularisation qui vont être remplacées.

Vous pouvez utiliser la commande ComptaRemettre bilan initial autant de fois que vous le désirez, même si la comptabilité de l’année précédente n’est pas encore bouclée. En fait, cette commande effectue les opérations suivantes :

  • Supprime toutes les écritures d’ouverture (on les reconnaît grâce à la petite icône représentant un dossier ouvert, placée dans la colonne de droite du journal).
  • Repasse les écritures de solde à nouveau pour tous les comptes d’actif et de passif provenant de la comptabilité précédente ayant un solde non nul.
  • Met à jour les montants de l’année précédente des comptes de charge et produit.
  • Remplace les écritures d’extourne de régularisation.
  • Remplace les écritures de ventilation des comptes débiteurs et créanciers.

La commande ComptaRemettre bilan initial ne reprend pas les budgets dans l’exercice précédent (§12 Budgets).

11.4Report automatique du bénéfice / de la perte

Avec les plans comptables usuels, le résultat annuel est comptabilisé dans le compte Bénéfice ou perte de l’exercice. Celui-ci se définit par la commande OptionsDéfinitions et en remplissant l’onglet Résultat comme ceci :

Les comptes proposés ici sont valables pour le plan PME livré avec le logiciel. Selon votre plan comptable, ces comptes peuvent avoir des numéros et/ou titres différents.

Le bilan se présente par exemple comme ceci, même si aucune écriture concernant cette différence n’existe dans le journal :

Actifs Passifs
1000 Caisse        150.00 2000 Créanciers 1    1 000.00
1010 CCP        200.00 2970 Bénéfice/Perte reporté         30.00
2979 Bénéfice/Perte exercice 220.00

 

Dans le tableau des pertes et profits, la différence entre les charges et les produits s’affiche dans le compte 9080 Résultat d’entreprise, mais seulement dans l’affichage sur une colonne.

Si l’option Utilise les comptes de résultat automatiques est activée, l’écriture de virement du résultat de l’année précédente au résultat reporté est générée automatiquement lors de l’utilisation des commandes Rouvrir et Remettre bilan initial du menu Compta (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité et §11.3 Remettre le bilan initial). L’écriture fait partie des écritures d’ouverture de l’exercice et le bilan initial est équilibré (§8.2 Le bilan).

Vous pouvez en fait vous affranchir totalement des commandes Boucler et Déboucler du menu Compta.

 

12Budgets

Chaque compte peut avoir un montant au budget. Il s’agit d’une valeur indicative, qui vous permet de contrôler l’évolution des comptes. Cette valeur apparaît facultativement dans le bilan, dans le tableau des pertes et profits et à divers autres endroits.

12.1La présentation Budgets

Le mode normal de Crésus Comptabilité permet le traitement des budgets annuels des comptes. Nous décrivons ici les fonctionnalités liées aux budgets standards.

Si vous avez activé les possibilités analytiques disponibles dans la version LARGO, vous avez également accès à la gestion des budgets des centres analytiques (§22 Budgets des codes analytiques) ou par période d’imputation (§21.4 Budgets par période).

Vous pouvez également présenter vos budgets via les tableaux Excel (§25.7 Les rapports financiers)

Le budget des comptes peut être modifié dans la présentation Budgets. Dans cette présentation, on retrouve la liste de tous les comptes avec les informations suivantes selon le réglage :

  • Solde actuel du compte.
  • Solde des années précédentes jusqu’à 5 ans en arrière.
  • Budget actuel du compte.
  • Budget révisé du compte.
  • Budget des années suivantes jusqu’à 5 ans en avance.

Pour éditer les budgets, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Budgets :

  • Editer les soldes de l’année précédente n’est utile que lorsque c’est la première année comptable faite avec Crésus Comptabilité. Dans un processus normal, les soldes de l’année précédente sont reportés automatiquement par les opérations Rouvrir et Remettre bilan initial (§11.2 La réouverture et §11.3 Remettre le bilan initial).
  • Si vous affichez les comptes centralisateurs, vous remarquerez que leur budget n’est pas complété automatiquement, sous réserve des réglages définis au §12.3 Budgets des comptes centralisateurs

12.2Report des budgets

Le tableau des budgets permet de définir les budgets jusqu’à 5 années en avance ainsi que le budget révisé de l’année. il est ainsi possible d’établir un plan financier à 5 ans.

La commande Compta – Rouvrir reporte les budgets des années N+1 dans les budgets des années N, il peut s’avérer nécessaire de les travailler à nouveau en cours d’exercice.

La commande Remettre bilan initial ne reprend pas les budgets dans l’année précédente.

Vous pouvez procéder à diverses opérations de report grâce à la commande Compta – Reporter Budgets :

  • Reporter le budget d’une année dans le budget d’une autre année.
  • Reporter le solde des comptes au budget d’une année quelconque.
  • Supprimer les budgets.

Ces opérations sont possibles sur l’ensemble des comptes ou sur un choix de comptes. Les montants peuvent être ajustés en indiquant un pour-cent optionnel et être arrondis.

12.3Budgets des comptes centralisateurs

Les comptes centralisateurs ont également des budgets. Ceux-ci peuvent soit être entrés manuellement ou être calculés automatiquement en fonction des budgets des sous-comptes.

Exécutez la commande ComptaRecalculer les budgets pour recalculer les budgets des comptes centralisateurs et pour régler divers modes de recalcul.

  • Les budgets des comptes centralisateurs sont recalculés automatiquement : les budgets des comptes centralisateurs sont recalculés en permanence, sauf ceux des comptes centralisateurs avec budget indépendant (cf. ci-après).
  • Les autres options dans ce dialogue ne recalculent les budgets de comptes centralisateurs que lorsqu’on clique sur OK. Il est possible d’effectuer cette opération sur tous les comptes ou une sélection de comptes.
  • Le bouton Comptes centralisateurs avec budget indépendant permet de spécifier quels sont les comptes centralisateurs qui ont un budget indépendant qui ne sera jamais recalculé automatiquement quel que soit le mode de recalcul (automatique ou manuel).

Dans la présentation Budgets (§12.1 La présentation Budgets) le budget d’un compte centralisateur avec budget indépendant apparaît sur un fond vert lorsqu’il est supérieur ou égal à la somme des budgets de ses sous-comptes ou sur un fond en rouge dans le cas contraire. Ceci peut être utile pour contrôler des dépassements de budgets.

Numéro Titre Budget Couleur Remarque
31 Produits 1 100 vert 100 > 30 + 40
311 Ventes A 30
312 Ventes B 40
32 Produits 2 200 rouge 200 < 110 + 120
321 Ventes A 110
322 Ventes B 120

12.4Comparaison avec les budgets

Dans le tableau des pertes et profits (§8.3 Le tableau des pertes et profits) ou le bilan, vous pouvez afficher les budgets ou les budgets futurs dans une colonne supplémentaire de différentes manières.

Le mode normal :
Les budgets sont affichés tels quels.

Au prorata :
Les budgets sont réduits au prorata de la période définie avec le filtre (§4.13 Le filtre)

Exemple

Le budget est de 12’000.– . Avec le filtre, vous choisissez une fourchette de dates allant du 1.1.01 au 31.1.01. Le budget affiché ne sera pas 12’000.– mais 1019.00, soit 12’000 × 31 / 365 arrondi à un franc près. Ce qui correspond à la formule

budget × période / période_comptable

période est le nombre de jours correspondant à la période spécifiée avec le filtre et période_comptable est le nombre de jours correspondant à la période comptable.

Si l’option Arrondit les périodes est activée, tous les mois de l’année sont considérés comme ayant le même nombre de jours. Ainsi lorsqu’on sort une comparaison avec le budget au prorata sur exactement un mois (à l’aide du filtre), le budget affiché est le même quel que soit le mois :

Exemple

Budget annuel : 12000, comparaison avec le budget au prorata :

Avec l’option Arrondit les périodes :

Période filtrée Budget au prorata affiché
1.1 – 31.1 1000 (= 12000 / 12)
1.2 – 28.2 1000 (= 12000 / 12)

Sans l’option Arrondit les périodes :

Période filtrée Budget au prorata affiché
1.1 – 31.1 1019 (= 12000 × 31 / 365), janvier ayant 31 jours
1.2 – 28.2 921 (= 12000 × 28 / 365), février ayant 28 jours

13Les monnaies étrangères

Crésus Comptabilité est capable de gérer des comptes en monnaies étrangères. Un compte en monnaie étrangère a toujours 2 soldes : un solde en monnaie de référence (pour des entreprises suisses c’est habituellement CHF) et un solde en monnaie étrangère. La monnaie étrangère possède un certain cours. Lorsqu’on passe une écriture sur un compte en monnaie étrangère, le montant est enregistré à la fois en monnaie étrangère et en monnaie de référence, la conversion entre monnaie étrangère et monnaie de référence étant faite automatiquement grâce au cours enregistré pour chaque monnaie.

13.1Définir les monnaies étrangères

Exécutez la commande OptionsMonnaies étrangères pour définir les monnaies étrangères avec leurs différents paramètres :

  • Utilisez le bouton Ajouter pour définir une nouvelle monnaie dans la liste.
  • Utilisez le bouton Modifier pour modifier la monnaie actuellement sélectionnée dans la liste.
  • Utilisez le bouton Copier pour dupliquer la monnaie sélectionnée afin d’en créer une nouvelle.
  • Le bouton Supprimer permet de supprimer la monnaie sélectionnée. Lorsqu’une monnaie est utilisée dans le plan comptable, ce bouton est grisé.
  • Le cours de la monnaie sélectionnée peut être modifié directement.

Lorsque vous ajoutez ou lorsque vous modifiez une monnaie, le dialogue suivant s’affiche :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLf1df0d.PNG

  • Nom : Nom de la monnaie. On recommande d’utiliser les codes ISO. Cliquez sur le bouton ISO pour accéder à la liste des codes ISO des monnaies.
  • Cours : Cours de la monnaie. Ce cours est proposé lorsque vous passez une écriture impliquant un compte dans la monnaie sélectionnée. Le tableau des différences de change se base également sur ce cours (§13.4 Évaluer les différences de change). Le cours peut être donné avec une précision de 6 chiffres après la virgule.
  • Unité : Unité du cours. C’est habituellement 1, mais pour certaines monnaies, l’unité est 100 ou même 1000. Un cours du dollar de 1.017 avec l’unité 1 veut dire que 1.017 CHF valent 1 USD.
  • Utilise la tabelle des cours externe : Lorsque cette option est activée, le taux de change de la monnaie est saisi dans une table mensuelle. Le cours est lu dans cette table en fonction de la date de l’écriture. Pour modifier la table, cliquez sur le bouton Editer la tabelle des cours externe dans le dialogue principal des monnaies étrangères (voir ci-dessus).
  • Compte pour gains de change / pertes de change : Indiquez ici quels comptes doivent être utilisés pour les écritures de clôture des comptes en monnaies étrangères (§13.5 Clôturer les monnaies étrangères). Vous pouvez spécifier des comptes différents pour les gains et les pertes ou le même compte.
  • Utilise les mêmes comptes pour toutes les monnaies étrangères : Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les comptes de gains et de pertes de change de la monnaie actuelle seront également utilisés pour toutes les autres monnaies étrangères.

13.2Tabelles des cours de change mensuels

Crésus sait télécharger automatiquement les cours de change officiels de l’AFC (Administration Fédérale des Contributions). Ces cours sont stockés dans une tabelle des cours mensuels qui peut être utilisée par Crésus Comptabilité et par Crésus Facturation pour déterminer les cours à appliquer pour les transactions en monnaies étrangères.

Configuration de Crésus Comptabilité

Afin de pouvoir utiliser les cours automatiques, un certain nombre de réglages sont nécessaires. La commande Options, Monnaies étrangères affiche ce dialogue :

Adapter les monnaies

Sélectionnez à tour de rôle chaque monnaie, puis cliquez sur Modifier. Dans le réglage de la monnaie, cochez Utilise les cours mensuels :

Utilise les cours mensuels

Lorsqu’une monnaie utilise les cours définis dans la tabelle des cours mensuels, un X s’affiche dans la colonne correspondante :

Coches

La tabelle des cours mensuels

Pour accéder à la tabelle des cours mensuels, utilisez la commande Éditer la tabelle des cours mensuels du dialogue de définition des monnaies étrangères :

Éditer la tabelle des cours mensuels

La tabelle présente les cours année par année. Dans l’exemple ci-dessous, les cours de janvier et février 2016 ont automatiquement été téléchargés. En outre, pour le mois de mars, un cours de 1.1 a été saisi manuellement pour la monnaie EUR :

Tabelle des cours mensuels

Les cours saisis manuellement (par exemple en avance) ou qui diffèrent des cours publiés par l’AFC apparaissent sur un fond orangé.

Automatiser le téléchargement de la tabelle

Si la tabelle des cours mensuels ne se met pas à jour automatiquement, vérifiez le réglage dans le menu Fichier, Options de l’éditeur des cours mensuels.

Options de téléchargement

Vous pouvez aussi en tout temps télécharger les cours de change au moyen de la commande Édition, Télécharger les cours de l’AFC ou du bouton correspondant à droite du petit crayon. Pour mettre à jour tous les cours de change, cochez les deux options :

Télécharger les cours de l’AFC

L’AFC publie les cours moyens mensuels le 25 de chaque mois, pour le mois suivant.

Saisie d’écritures en monnaies étrangères

Crésus Comptabilité propose un moyen plus clair de saisir des écritures en monnaies étrangères. Dans l’exemple ci-dessous, le cours automatique est utilisé (il provient de la tabelle des cours mensuels) et le montant de référence est saisi en CHF :

Saisie d’une écriture en monnaie étrangère

En cliquant sur le bouton EUR (ou en pressant les touches haut/bas du clavier lors de la saisie du montant), il est possible de saisir le montant dans la devise européenne; le montant en CHF est alors calculé automatiquement, toujours en utilisant le cours automatique :

Saisie d’une écriture en monnaie étrangère

L’écriture affichée dans le journal mentionne le montant en monnaie étrangère.

Enfin, il est possible d’utiliser un cours manuel. Ce cours peut s’appliquer pour calculer l’autre montant à partir de la monnaie de référence. En utilisant l’option EUR et CHF, c’est le cours de change qui est calculé en fonction des deux montants saisis :

Saisie d’une écriture en monnaie étrangère

Ce dernier mode est utile si le cours de la transaction est défini par une banque ou un institut de carte de crédit et que l’écriture doit refléter exactement les montants dans les deux monnaies utilisées.

Si vous cliquez sur le bouton Mémoriser le cours, le cours de l’écriture en édition pourra être mémorisé pour la monnaie concernée.

13.3Créer un compte avec de la monnaie étrangère

La monnaie d’un compte en monnaie étrangère est définie dans la dernière colonne du plan comptable (§4.2.2 Créer un nouveau compte).

Utilisez l’aide à remplir le champ pour affecter la monnaie au compte.

13.4Évaluer les différences de change

Il ne suffit cependant pas de pouvoir passer des écritures sur des comptes en monnaie étrangère. Les cours des monnaies évoluent, impliquant des pertes ou des gains de change que Crésus Comptabilité se charge également de gérer.

Exemple

  • Le compte 1023 est un compte en banque en USD.
  • Le 5.1. un acheteur américain nous verse 100 USD sur notre compte en banque qui sont comptabilisés avec un cours de 1.200, soit 120.– CHF.
  • Le 6.1 un autre acheteur américain verse aussi 100 USD, mais cette fois cette somme est comptabilisée avec un cours de 1.250.

Journal

Date Débit Crédit Libellé USD Cours CHF
5.1 1023 3200 Vente aux USA 1

 100.00

        1.200

      120.00

6.1 1023 3200 Vente aux USA 2

 100.00

        1.250

      125.00

 

  • Le 7.1 le solde enregistré du compte 1023 est de 200.– USD (100+100) et de 245.– CHF (120+125).
  • Nous pouvons maintenant évaluer les pertes ou gains de change en appliquant le cours actuel (1.250) sur le solde du compte :
Compte Monnaie Solde USD Cours CHF Solde enregistré Gain
1021 USD      200.00 1.250  250.00 245.00 5.00

  • Nous avons un gain de 5.– CHF, car le solde enregistré du compte en CHF est de 245.– tandis que l’évaluation en CHF au cours actuel est de 250.–

La commande PrésentationDifférences de change affiche un tableau de tous les comptes en monnaie étrangère avec leurs différents soldes enregistrés et les gains ou pertes de change évalués avec le cours actuel.

Cette perte doit être comptabilisée dans un compte pour gains/pertes de change (ici 3906 Différences de change) à la fin de la période comptable, par exemple avec une écriture de clôture telle que l’écriture suivante :

Date Débit Crédit Libellé Somme
31.12 1023 3906 Gain de change 5.00

Crésus Comptabilité peut générer ces écritures automatiquement avec la commande ComptaClôturer monnaies étrangères (voir ci-dessous).

13.5Clôturer les monnaies étrangères

À la fin de chaque période comptable, les comptes en monnaies étrangères doivent être évalués dans la monnaie de référence. Pour cela, il faut passer une écriture de clôture pour chaque compte en monnaie étrangère afin de virer les gains ou les pertes de change dans le compte spécial Compte de pertes/gains de change défini pour chaque monnaie (§13.1 Définir les monnaies étrangères).

Le cours de change appliqué est le cours actuellement enregistré dans la monnaie ou le cours de la tabelle correspondant à la date de clôture (§13.1 Définir les monnaies étrangères).

Exécutez la commande ComptaClôturer monnaies étrangères pour passer ces écritures automatiquement.

  • Date : date des écritures de clôture. Crésus Comptabilité propose la dernière date de l’année comptable, mais vous pouvez donner n’importe quelle autre date comprise entre la date de la dernière écriture de clôture et la fin de la période comptable.
  • Libellés pour pertes / gains de change : libellé des écritures de clôture.
  • Ajouter le nom des comptes : cochez cette case pour que le titre des comptes clôturés figure dans les libellés des écritures.
  • Ajouter les taux de clôture : le taux de change de l’écriture générée est inclus dans le libellé.
  • Journal : choix du journal dans lequel seront passées les écritures de clôture.
  • Pièce : permet de mettre un numéro de pièce commun aux écritures générées.
  • Vous pouvez choisir de traiter tous les comptes ou seulement certaines catégories ou encore seulement certains comptes.

14Personnaliser les textes

Avec la commande Options – Régler les textes, vous pouvez changer tous les textes susceptibles d’apparaître dans les en-têtes des présentations et à l’intérieur des présentations. Ceci vous permet de tenir des comptabilités pour des sociétés étrangères et d’imprimer des documents avec les termes dans une langue étrangère.

Il existe plus de 200 textes différents. Dans le dialogue de réglage des textes, vous pouvez montrer soit tous les textes, soit uniquement les textes pour une certaine présentation. Utilisez la liste déroulante Montre les textes pour pour afficher uniquement les textes d’une des présentations.

Les textes qui ont été modifiés (donc différents du texte original) s’affichent avec un astérisque.

Le rectangle dans la partie inférieure contient une explication à propos du texte sélectionné.

Le bouton Remettre permet de remettre le texte d’origine pour l’élément sélectionné. Le bouton Remettre tous les textes standards remet le contenu standard pour absolument tous les textes.

Dans l’exemple ci-après, les textes avec les numéros 5, 6, 7, 62 et 63 ont été modifiés : ils sont signalés par un astérisque. On voit que le texte d’origine pour le texte 5 était Bilan initial.

Cliquez sur le bouton Exporter pour créer un fichier de type texte (dont l’extension sera .txt) avec les textes tels que vous les avez modifiés.

Pour importer les textes personnalisés d’une autre comptabilité ou depuis un fichier texte généré comme ci-dessus, cliquez sur le bouton Importer. Déroulez la liste Types de fichier au bas du dialogue et définissez si vous voulez importer depuis un fichier texte ou depuis une autre comptabilité.

15Comptabilités multilingues

Crésus Comptabilité peut être installé en français ou en allemand, ce qui détermine la langue de l’environnement de travail. L’utilitaire Crésus Langues disponible en téléchargement permet de modifier la langue de l’environnement. Rendez-vous sur www.cresus.ch, déroulez le menu Service et support, cliquez sur la rubrique Télécharger, puis l’item Divers et sélectionnez l’outil Changement de langue. Changer la langue de l’environnement ne modifie pas la langue du fichier de comptabilité.

Vous pouvez définir jusqu’à 5 langues différentes dans chaque fichier. Ceci permet par exemple d’obtenir un bilan en français ou en allemand au choix, indépendamment de la langue de l’environnement de travail.

Les textes suivants peuvent être définis en plusieurs langues :

  • Les titres des comptes.
  • Les textes fixes (voir commande OptionsRégler les textes §14 Personnaliser les textes).
  • Les titres des codes analytiques.
  • Les noms des périodes d’imputation.

Crésus Comptabilité connaît 3 langues standard :

  • français
  • allemand
  • anglais

Tous les textes standard de la commande OptionsRégler les textes (§14 Personnaliser les textes) existent déjà dans ces 3 langues.

Les plans comptables récents qui sont proposés lorsque vous exécutez la commande FichierNouveau sont d’office multilingues et proposent les noms des comptes en français, en allemand et en anglais.

15.1Changer de langue

Si votre comptabilité est multilingue, la commande OptionsChanger la langue permet de choisir la langue :

Une fois la langue choisie, toutes les présentations sont affichées dans la langue correspondante.

Il se peut alors que certains textes ne soient plus affichés du tout. Cela veut dire que le texte correspondant n’a pas été traduit. Dans ce cas exécutez la commande OptionsRéglage multilingue (voir ci-dessous) et fournissez les traductions manquantes.

15.2Traduire un élément

Si le fichier est déjà multilingue, vous pouvez accéder à la traduction des divers textes et des noms des comptes en utilisant la commande OptionsRégler les textes (§14 Personnaliser les textes). Sélectionnez le texte à traduire et changez de langue par la liste déroulante Langue.

L’outil décrit ci-dessous est cependant beaucoup plus pratique :

  • Exécutez la commande Options – Réglage multilingue.
  • Choisissez le type d’éléments à traduire dans la liste Type de texte.
  • Sélectionnez l’objet à traiter et apportez les modifications dans les lignes éditables au bas du dialogue.

Pour exporter un ensemble de textes dans une des langues du fichier, cliquez sur le bouton Exporter. Déterminez la langue à exporter, puis cliquez sur OK.

Pour importer des éléments, cliquez sur le bouton Importer. Définissez la langue à importer, puis le mode d’importation. Si vous activez l’option Ecrase tous les textes existants, tous les objets seront libellés comme dans le fichier importé. Si l’option n’est pas activée, seuls les textes qui n’ont pas de définition dans la langue choisie seront importés.

15.3Ajouter une nouvelle langue

  • Exécutez la commande Options – Réglage multilingue.

  • Cliquez dans la liste déroulante Nombre de langues et augmentez le nombre.

  • Au bas du dialogue, cliquez dans la case Langue vide et choisissez soit une des 3 langues standard (par exemple Deutsch), soit <autre langue>.

  • Si vous avez ajouté une langue standard, elle s’affiche à droite, sinon, spécifiez la langue :

  • Dans la liste déroulante Type de texte choisissez le genre d’objets à traduire. Par exemple Plan comptable.

  • Les textes à traduire, ici les comptes du plan comptable, sont affichés dans la liste avec une colonne pour chaque langue.
  • Sélectionnez l’objet à traduire et utilisez les cases éditables au bas du dialogue pour le traduire.

  • Répétez l’opération pour les autres éléments de la liste Type de texte.

Voir aussi la commande OptionsRégler les textes (§14 Personnaliser les textes).

15.4Exporter/importer des traductions

Les textes traduits peuvent être exportés d’un fichier, puis importés dans une autre comptabilité.

Pour exporter les traductions :

  • Dans le dialogue Réglage multilingue décrit ci-dessus, sélectionnez le type de textes à traiter, puis cliquez sur le bouton Exporter.
  • Spécifiez la langue à exporter.
  • Cliquez sur OK et enregistrez le fichier.

Pour importer les traductions :

  • Dans le dialogue Réglage multilingue décrit ci-dessus, sélectionnez le type de textes à traiter, puis cliquez sur le bouton Importer.
  • Spécifiez la langue à importer.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLb174fde.PNG

    • Si l’option Écrase tous les textes existants est activée, tous les textes de la langue choisie seront remplacés. Sinon, le mécanisme n’importe que les textes manquants.
    • Sélectionnez la source des traductions à importer :
      • L’option les textes standards importe les traductions standards fournies par Crésus. Spécifiez la langue à prendre dans les données importées (le réglage ci-dessus remplace les textes en français du fichier actuel par les textes en allemand importés).
      • L’option depuis un fichier de comptabilité prend les textes dans une autre comptabilité.
      • L’option depuis un fichier texte prend les textes dans un fichier exporté comme ci-dessus.
    • Cliquez sur OK.

Cette opération est irréversible.

15.5Traductions dans d’autres commandes

Du moment que la comptabilité est multilingue, les divers dialogues permettant d’éditer des textes multilingues proposent une liste déroulante Langue par exemple comme ci-dessous pour la commande Options – Régler les textes.

16Mots de passe

Par défaut, toute personne qui ouvre un fichier Crésus Comptabilité peut utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel. Lorsque plusieurs personnes peuvent accéder à une même comptabilité, il peut s’avérer intéressant d’interdire ou d’autoriser l’utilisation des fonctions pour certains utilisateurs. Il est possible de gérer jusqu’à 4 groupes de personnes via les mots de passe.

Les mots de passe dans Crésus Comptabilité ne protègent pas le fichier de comptabilité contre l’effacement. Ils ne constituent pas non plus une barrière contre d’éventuelles intrusions effectuées par des personnes ayant des connaissances approfondies en informatique.

Exécutez la commande OptionsMots de passe et définissez les mots de passe ainsi que les opérations autorisées :

À chaque mot de passe sont associées une ou plusieurs actions autorisées. Dans l’exemple ci-dessus un utilisateur qui entre avec le mot de passe numéro 4 jabberwocky a le droit de passer des écritures, mais il ne peut pas modifier le plan comptable ni les mots de passe etc. Il n’a pas accès au journal Salaires non plus.

17Pièces jointes et commentaires

Crésus comptabilité permet de joindre des fichiers quelconques en tant que pièces jointes à votre comptabilité. Le concept est très semblable aux pièces jointes utilisées avec le courrier électronique. Les commentaires vont de pair avec les pièces jointes. Chaque fois que vous pouvez mettre des pièces jointes, vous pouvez également écrire un texte quelconque en tant que commentaire.

Vous pouvez mettre des pièces jointes ou des commentaires à :

  • Une écriture.
  • Un compte.
  • La comptabilité en général.

Un élément avec des pièces jointes et/ou des commentaires (ici une écriture) est signalé par un trombone  dans la marge de gauche.

Les pièces jointes sont des copies des documents originaux, enregistrées dans le dossier .creatt associé à la comptabilité.

La modification de la pièce originale ne modifie pas la pièce liée à la comptabilité, tout comme la modification ou la suppression de la pièce liée à la comptabilité ne modifie pas et ne supprime pas l’original.

Il y a 2 façons d’afficher le dialogue Pièces jointes et commentaires :

  • Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture ou le compte puis choisissez la commande Pièces jointes et commentaires ou
  • Cliquez dans la marge à gauche de l’écriture ou du compte.

Le même dialogue vous permet d’ajouter, ouvrir, enregistrer ou supprimer des pièces jointes.

Vous pouvez saisir un texte quelconque dans le champ Commentaire.

17.1Ajouter une pièce jointe

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit ci-dessus, il y a 2 méthodes pour ajouter une pièce jointe à une écriture ou un compte :

  • Utilisez le glisser-déposer (ou drag and drop) pour tirer le document depuis son emplacement d’origine dans la liste des pièces jointes.
  • Utilisez le bouton Joindre.

17.2Ouvrir une pièce jointe

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit ci-dessus, il y a 2 méthodes pour ouvrir une pièce jointe:

  • Sélectionnez l’objet et cliquez sur le bouton Ouvrir.
  • Double-cliquez sur la pièce jointe à ouvrir. Dans ce cas, Crésus propose d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier (§17.1 Ajouter une pièce jointe).

La pièce jointe peut alors être modifiée et mise à jour.

Le document ouvert n’est pas l’original, mais la copie qui a été associée à la comptabilité. Les modifications apportées à la pièce ne sont pas répercutées dans le document original.

17.3Enregistrer une pièce jointe

L’enregistrement d’une pièce jointe sert à en créer une copie dans l’emplacement de votre choix. La copie est un nouveau fichier indépendant de la pièce jointe.

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit ci-dessus, il y a 2 méthodes pour enregistrer une pièce jointe:

  • Sélectionnez l’objet et cliquez sur le bouton Enregistrer.
  • Double-cliquez sur la pièce jointe. Dans ce cas, Crésus propose d’ouvrir le fichier (§17.2 Ouvrir une pièce jointe) ou de l’enregistrer.

17.4Supprimer une pièce jointe

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit dans les paragraphes précédents, il y a 2 méthodes pour supprimer une pièce jointe :

  • Sélectionnez l’objet dans la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.
  • Sélectionnez l’objet dans la liste et appuyer sur la touche Del

Il est possible de sélectionner plusieurs pièces jointes en cliquant en même temps que vous maintenez la touche Ctrl ou en les entourant avec la souris.

Un clic-droit de la souris dans la liste des pièces jointes affiche un menu permettant également d’ouvrir ou de supprimer des pièces jointes.

17.5Pièces jointes à une écriture

Les pièces jointes aux écritures peuvent être exploitées dans toutes les présentations affichant des écritures, soit en cliquant sur l’icône dans la marge, soit en faisant un clic-droit sur l’écriture.

17.6Pièces jointes à un compte

Les pièces jointes aux comptes peuvent être exploitées dans toutes les présentations montrant des comptes, soit en cliquant sur l’icône dans la marge, soit en faisant un clic-droit sur le compte.

Dans les extraits de compte vous pouvez cliquer sur cette icône  ou appuyer sur Ctrl+Y pour accéder aux pièces jointes du compte affiché.

17.7Pièces jointes générales

Pour ajouter des pièces jointes à votre comptabilité en général (et non pas à une écriture ou à un compte spécifique), exécutez la commande Options – Définitions, onglet Général.

La case éditable Commentaire peut être complétée directement dans ce dialogue. Pour joindre des pièces, cliquez sur le bouton Pièces jointes générales.

17.8Gestion des pièces jointes

L’onglet Pièces jointes du dialogue OptionsDéfinitions propose des informations concernant le nombre et la taille des pièces jointes.

Lorsque le lien vers une pièce jointe a été supprimé, Crésus n’efface pas la pièce jointe copiée dans le dossier .creatt (§17 Pièces jointes et commentaires). Il signale le Nombre de pièces orphelines et indique la Taille totale de ces fichiers. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer complètement le fichier attaché et libérer la place sur le disque. Ceci n’efface pas le document original, mais uniquement la copie générée par Crésus.

Lorsque Crésus ne trouve plus une pièce jointe dont il a encore le lien, il le signale sous Pièces jointes manquantes. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer ces liens erronés.

17.9Exporter les pièces jointes

Si vous devez fournir votre comptabilité à un tiers qui n’utilise pas Crésus Comptabilité, il est possible de générer un fichier compressé contenant toutes les pièces liés :

  • Affichez l’onglet Pièces jointes du dialogue OptionsDéfinitions.
  • Cliquez sur le bouton Exporter toutes les pièces jointes.
  • Enregistrez le fichier .zip

Dans le fichier zippé, les noms des documents sont complétés d’un préfixe pour les différencier.

  • Le préfixe des pièces jointes générales est Général.
  • Le préfixe des pièces jointes à un compte est Compte suivi du n° du compte.
  • Le préfixe des pièces jointes à une écriture est la date de l’écriture.

18Fichiers et sauvegardes

Les fichiers informatiques sont des éléments fragiles. C’est pourquoi il est important de faire régulièrement des sauvegardes.

18.1Fichiers

Chaque période comptable est enregistrée dans un fichier dont l’extension est .cre, mais l’environnement complet comporte plusieurs autres fichiers créés automatiquement.

Par exemple, pour la comptabilité Mon entreprise 2018 les 4 fichiers ci-dessous sont créés :

Le fichier .cre contient toute la comptabilité. C’est ce fichier qui est ouvert lorsque vous travaillez dans Crésus Comptabilité.
Le dossier .crebk contient les archives automatiques (§18.3 Sauvegardes automatiques). C’est ici que Crésus trouve les versions à restituer en cas d’ouverture SOS (§18.3.2 Ouvrir SOS – restituer une archive automatique).
Le fichier .cr~ conserve l’avant-dernière version de votre fichier de comptabilité. Dans des circonstances normales, il faut ignorer ce fichier. Ce fichier peut être ouvert par une ouverture SOS (§18.3.2 Ouvrir SOS – restituer une archive automatique).
Le fichier .crp contient des informations comme le plan comptable, les codes TVA, etc. à l’intention d’autres logiciels travaillant ensemble avec Crésus Comptabilité. Il est généré à chaque enregistrement du fichier .cre.

 

Les 2 derniers fichiers sont cachés et, selon les réglages de votre système d’exploitation, ils ne sont pas visibles.

Si vous avez lié des pièces jointes ou des tableaux personnalisés à votre compta, vous trouverez aussi un dossier .creatt, par exemple Mon Entreprise 2018.creatt

Si votre comptabilité est liée à un fichier Crésus Salaires ou Crésus Facturation, il y aura également un fichier .ecc, par exemple Mon Entreprise 2018.ecc.

Si en voulant ouvrir votre comptabilité depuis l’explorateur Windows en cliquant 2 fois sur un fichier et que vous recevez le message suivant (ou similaire) :

…cliquez dans tous les cas sur Annuler. Cela veut dire que vous n’avez pas cliqué sur le bon fichier.

 

18.2Restituer les données

En cas d’incident, la fonction de restitution intégrée au logiciel reprend toutes les données de la sauvegarde et les enregistre en créant la structure et tous les fichiers annexes.

  • Fermez toute comptabilité ouverte dans le logiciel (commande Fichier – Fermer).
  • Exécutez la commande Fichier – Restituer :

  • Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier de sauvegarde voulu.
  • Cliquez sur OK.

  • Le nom du Fichier à restituer est identique au nom sauvegardé, y compris son chemin d’accès. Il suffit de le laisser tel qu’indiqué pour restituer à la place d’un fichier existant.
  • Si nécessaire, utilisez le bouton Parcourir pour changer l’emplacement du fichier, ou changez son nom.

Si la comptabilité est utilisée en lien avec Crésus Salaires et/ou Crésus Facturation, il ne faut pas modifier son nom, ni son emplacement, sous peine de ne plus pouvoir faire une comptabilisation. Si le fichier que vous restituez existe déjà, celui-ci sera supprimé et remplacé par la sauvegarde, même si elle est plus ancienne. Restituez un ancien fichier en connaissance de cause.

18.2.1Sauvegarder les données

La sauvegarde s’effectue à partir des fichiers enregistrés sur disque. Si vous avez effectué des changements dans la comptabilité depuis le dernier enregistrement, un avertissement vous signale que ces dernières modifications ne seront pas sauvegardées.

  • Exécutez la commande FichierSauvegarder :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML696e8f9.PNG

  • Utilisez le bouton Parcourir pour déterminer l’endroit où vous voulez faire la sauvegarde.
  • Ajoutez éventuellement un commentaire.
  • Cliquez sur OK.
18.2.2Sauvegardes manuelles

Les ordinateurs n’étant pas infaillibles, il est recommandé de sauvegarder vos données régulièrement sur des disques externes ou sur n’importe quel autre support de données. Ceci vous met à l’abri de pertes de données importantes et peut vous éviter de perdre un temps considérable en cas de panne. Comme expliqué ci-dessus, l’environnement est composé de plusieurs fichiers. Bien que le fichier .cre contienne toutes les données comptables et qu’il soit possible de copier ce fichier sur un support de sauvegarde, nous vous recommandons d’utiliser la fonction FichierSauvegarder intégrée au logiciel pour être sûr de conserver toutes les données annexes.

Ceci est impératif si vous utilisez la comptabilité en lien avec Crésus Salaires et/ou Crésus Facturation.

18.3Sauvegardes automatiques

La fonction Archivage automatique de Crésus Comptabilité conserve automatiquement un historique des fichiers enregistrés. Ceci permet de revenir en arrière en cas de problèmes.

18.3.1Fonctionnement

Dans l’onglet Global de la commande Options – Définitions, activez la fonction Archivage automatique. Vous pouvez spécifier combien de fichiers vous désirez garder et quel est l’intervalle de temps minimum entre 2 sauvegardes automatiques.

Chaque fois que vous exécutez la commande Fichier – Enregistrer, la version précédente du fichier sur disque est archivée pour autant que la différence d’âge avec l’archive automatique la plus récente soit plus grande que l’intervalle d’archive que vous avez spécifié.

18.3.2Ouvrir SOS - restituer une archive automatique
  • Fermez le fichier avec la commande Fichier – Fermer.
  • Exécutez la commande Fichier – Ouvrir SOS. Le dialogue affiché montre les dernières comptabilités ouvertes.
  • Choisissez le fichier de comptabilité à récupérer. Si la comptabilité souhaitée n’apparaît pas dans la liste utilisez la dernière entrée de la liste <comptabilité quelconque>.
  • Cliquez sur OK.

  • Une liste des archives avec la date et l’heure s’affiche. La première entrée de la liste est toujours intitulée Version actuelle; il s’agit d’une copie de la dernière version du fichier.
  • Sélectionnez la version voulue, puis cliquez sur le bouton Restituer.

Après avoir restitué une archive, pour autant qu’il n’y ait pas eu d’enregistrements entretemps, vous pouvez revenir au fichier le plus récent en fermant le fichier, puis en utilisant la commande Fichier – Ouvrir SOS et en restituant l’archive Version actuelle.

18.4Sauvegarde avec pièces jointes

La taille des pièces jointes peut être très importante. C’est pour cette raison que la commande Fichier – Sauvegarder permet de ne pas sauvegarder les pièces jointes en désactivant l’option Sauvegarde aussi les pièces jointes.

Si vous restituez un fichier de comptabilité qui a été sauvegardé sans les pièces jointes à un autre endroit, les pièces jointes seront toujours visibles, mais elles ne seront pas accessibles. Elles apparaissent alors avec la mention (fichier manquant) :

En revanche lorsque vous restituez ce fichier de nouveau à l’endroit où il se trouvait initialement, les pièces jointes seront de nouveau accessibles.

Ceci vous permet par exemple d’envoyer une comptabilité par E-mail sans les pièces jointes à une autre personne. Cette autre personne peut ensuite modifier la comptabilité et vous la renvoyer par E-mail. Lorsque vous la restituez à la place de votre ancienne comptabilité, vous retrouverez les modifications faites par l’autre personne tout en ayant conservé toutes les pièces jointes.

19Échanger des données

Crésus Comptabilité permet d’importer ou d’exporter des données.

19.1Exporter des données

Le contenu de toutes les présentations peut être exporté pour être exploité dans un autre logiciel.

Le format des données exportées dépend de la présentation. Pour le journal et le plan comptable le format est décrit dans l’aide en ligne du logiciel. Pour les autres présentations, chaque ligne sur l’écran donne une ligne dans le fichier.

19.1.1Exporter dans un fichier

Exécutez la commande Fichier – Exporter pour exporter des données en fonction de la présentation choisie, dans un fichier texte.

  • Les données sont exportées par lignes.
  • Les lignes sont séparées par des CR+LF (code ASCII 13 + code ASCII 10).
  • Les éléments d’une ligne sont séparés par un tabulateur (code ASCII 9).
  • Choisissez la présentation voulue
  • Utilisez éventuellement le filtre (§4.13 Le filtre)
  • Exécutez la commande Fichier – Exporter.
  • S’il y a lieu, Crésus Comptabilité vous demande si vous voulez substituer les traits d’union des parties nulles des nombres par des « 0 » et supprimer les apostrophes qui séparent les milliers dans le fichier exporté, car beaucoup de tableurs ne peuvent pas reprendre des nombres contenant des traits d’union dans les parties nulles et des apostrophes.
  • Donnez ensuite le nom du fichier à exporter et cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu’on utilise la fonction Exporter dans un extrait de compte, le dialogue permet de déterminer s’il faut exporter uniquement le compte actuellement affiché ou une sélection de comptes, comme lors de l’impression (§10.4 Imprimer des extraits de comptes)

Un fichier contenant des données exportées de cette façon peut être ouvert dans un traitement de texte comme Microsoft Word ou un tableur comme Microsoft Excel.

19.1.2Copier dans le Presse-papiers

La commande EditionCopier présentation est similaire à Fichier – Exporter, mais elle copie les données de la présentation actuelle dans le presse-papiers plutôt que dans un fichier. Il suffit alors de coller le tout dans un traitement de texte ou dans un tableur.

Les données copiées dans le Presse-papiers de cette façon peuvent être collées dans un traitement de texte comme Microsoft Word ou un tableur comme Microsoft Excel.

19.2Importer des données

Il est possible d’importer un plan comptable, un budget ou des écritures, pour autant que le fichier à importer réponde au format décrit dans l’aide du logiciel.

  • Les données doivent être enregistrées dans un fichier de type texte.
  • Chaque enregistrement est une ligne.
  • Les lignes sont séparées par des CR+LF (code ASCII 13 + code ASCII 10)
  • Les éléments d’une ligne sont séparés par un tabulateur (code ASCII 9).

Format des fichiers texte contenant des écritures

Un fichier texte contenant des écritures doit contenir une écriture par ligne, avec les différents champs séparés par des tabulateurs.

Format d’un fichier d’écritures :

  1. date de l’écriture
  2. compte au débit
  3. compte au crédit
  4. numéro de pièce (si ce champ est vide, Crésus Comptabilité utilise automatiquement
    le numéro suivant à l’importation selon les options d’importation)
  5. libellé
  6. montant

Les champs optionnels suivants sont utilisés par le format texte étendu.

Ils comportent des informations vitales pour les écritures multiples, les écritures avec TVA et les écritures avec monnaie étrangère.

Pour exporter des écritures d’une comptabilité et les importer dans une autre, choisissez toujours le format étendu.

  1. montant en monnaie étrangère. Si ni le compte au débit ni le compte au crédit n’est un compte en monnaie étrangère, ce champ vaut 0.
  2. cours de change pour monnaie étrangère. Si ni le compte au débit ni le compte au crédit n’est un compte en monnaie étrangère, ce champ n’a pas de signification.
  3. no. d’écriture multiple. Chaque écriture multiple a un numéro unique et toutes les lignes d’une même écriture multiple ont le même numéro. Ce numéro n’a aucune signification particulière, il sert uniquement à distinguer les écritures multiples les unes des autres. Pour les écritures normales, ce champ vaut 0 et n’a aucune signification. Le contenu de ce champ doit obligatoirement être numérique.
  4. brut/net. Indique si le montant saisie de l’écriture est net, càd. hors TVA (0) ou brut, càd TVA inclue (1). Pour les écritures sans TVA,
    ce champ vaut zéro et n’a aucune signification. Le contenu de ce champ doit obligatoirement être numérique
  5. Indique avec quel bouton TVA l’écriture a été saisie (1:Facture, 3:Retour,2:Vente/Paiement, 5:Achat/Paiement). Si ce champ vaut 2 ou 5 , le champ no. 10 (brut/net) n’as pas de signification. Si vous utilisez les codes TVA ce champ vaut 1 pour les écritures avec TVA, 2 pourVente/Paiement, 5 pourAchat/Paiement. Le contenu de ce champ doit obligatoirement être numérique.
  6. no. d’écriture TVA. Chaque écriture avec TVA a un numéro unique et toutes les lignes d’une même écriture TVA ont le même numéro. Ce numéro n’a aucune signification particulière, il sert uniquement à distinguer les écritures TVA les unes des autres. Ce champ vaut 0 pour les écritures sans TVA; dans ce cas les champs no. 10 et 11 n’ont aucune signification. Le contenu de ce champ doit obligatoirement être numérique.
  7. Code TVA
  8. Libellé original. C’est le libellé original tel qu’il a été introduit lors de la saisie de l’écriture.
  9. Code analytique
  10. Quantité (seulement comptabilité analytique).
  11. Groupe (voir Aide au pointage)
  12. Réf (voir Aide au pointage)
  13. Commentaire de l’écriture

Si vous importez des écritures d’un fichier qui n’est pas en format étendu, les chiffres comptables restent corrects, mais une partie de l’information concernant la TVA est perdue et les montants en monnaies étrangères et les cours de changes seront à zéro.

Exemple:

Les champs 7, 8, 16, 17 et 18 n’y figurent pas afin de ne pas surcharger l’exemple.

1 2 3 5
6
9 10 11 12 13 14 15
1 05.05.07 60000 Vente A
92.95
2 1 7 TVA Vente A PROJ_A
2 05.05.07 2018 TVA Vente A
7.05
2 1 7 TVA Vente A
3 05.05.07 1000 Vente A + TVA
100.00
2 1 7 TVA Vente A
4 05.05.07 60002 Vente B hors TVA
100.00
3 0 8 TVARED Vente B PROJ_B
5 05.05.07 2018 TVA Vente B hors TVA
2.40
3 0 8 TVARED Vente B
6 05.05.07 1000 Vente B hors TVA + TVA
102.40
3 0 8 TVARED Vente B
7 05.05.07 2000 Paiement fact. C net
1’000.00
5 0 10 IPM Paiement Fact C
8 05.05.07 30700 Rabais Paiement fact. C
92.95
5 0 10 IPM Paiement Fact C
9 05.05.07 1068 TVA Rabais Paiement fact. C
7.05
5 0 10 IPM Paiement Fact C
10 05.05.07 1020 Paiement Facture C brut
1’100.00
5 0 10 IPM Paiement Fact C
11 05.05.07 1000 1020 Retrait d’argent
200.00
0 0 0
12 05.05.07 4100 1020 Loyer
800.00
0 1 0
13 05.05.07 4000 Salaires
550.00
6 1 0
14 05.05.07 4300 Frais d’entretien
232.35
6 1 11 IPI Frais d’entretien
15 05.05.07 1069 TVA Frais d’entretien
17.65
6 1 11 IPI Frais d’entretien
16 05.05.07 4700 Fournitures bureau
278.80
6 1 12 IPI Fournitures bureau
17 05.05.07 1069 TVA Fournitures bureau
21.20
6 1 12 IPI Fournitures bureau
18 05.05.07 4800 Annonces
139.40
6 1 13 IPI Annonces
19 05.05.07 1069 TVA Annonces
10.60
6 1 13 IPI Annonces
20 05.05.07 1020 Paiements divers
1’250.00
6 1 0

Les lignes 1 à 3 correspondent à l’écriture saisie suivante :

Date Débit Crédit Libellé Montant Code analytique
05.05.07 1000 60000 Vente A 100 PROJ_A
Code TVA : TVA Avec TVA (brut) (col. 10 = 1)

Les lignes 4 à 6 correspondent à l’écriture saisie suivante :

Date Débit Crédit Libellé Montant Code analytique
05.05.07 1000 60000 Vente B 100 PROJ_B
Code TVA : TVARED Sans TVA (net) (col. 10 = 0)

Les lignes 7 à 10 correspondent à l’écriture saisie suivante :

Date Débit Crédit Libellé Montant
05.05.07 2000 1020 Paiement Facture C 1000
Bouton Achat/Paiement Montant dû : 1100
Code TVA : IPM
Compte pour Rabais : 30700

Les lignes 11 et 12 correspondent à des écritures simples sans TVA et les champs optionnels n’ont aucune signification à part le champ12 qui vaut 0. Finalement les lignes 13 à 20 correspondent à une écriture multiple comportant des écritures avec ou sans TVA. La ligne 13 concernant les salaires n’a pas de TVA, le champ12 contient donc 0. Les lignes 14 et 15 forment une écriture avec TVA (champ 12 = 11), idem les lignes 16 et 17 (champ 12 = 12) et 18 et 19 (champ 12 = 13). La ligne 20 est le total de l’écriture multiple et il n’y pas de TVA, donc champ 12 = 0.

Importer des comptes ou un plan comptable

Choisissez la présentation Plan comptable, puis Importer dans le menu Fichier. Crésus Comptabilité vous demande alors le nom du fichier de texte (*.txt) contenant les comptes ou le plan comptable à importer. Ce fichier doit contenir un compte par ligne, avec les différents champs séparés par des tabulateurs.

Le choix Type permet d’importer les données suivantes :

Type  Données
Fichiers textes (*.txt) Fichiers de texte en provenance de Windows
Fichiers DOS (*.txt) Fichiers de texte en provenance de DOS (obsolète)

Dans un fichier *.txt contenant des comptes ou un plan comptable, chaque ligne représente un compte. Les divers éléments composant un compte sont séparés par un tabulateur. Voici une liste des informations nécessaires pour caractériser un compte:

  1. numéro du compte
  2. titre du compte
  3. catégorie (Actif, Passif, Charge, Produit ou Exploitation)
  4. type (normal, Groupe ou Titre)
  5. numéro du compte centralisateur (compte de groupement)
  6. le code TVA (nouvelle méthode) ou le numéro du compte de TVA, suivi d’un
    @ et du taux, par exemple 1068@6.5 (ancienne méthode)
  7. si le compte est actif ou passif, le numéro du compte à utiliser lors d’une
    réouverture.si le compte est charge, produit ou exploitation, le numéro du
    compte à utiliser lors d’un bouclement
  8. numéro d’ordre pour le bouclement ou la réouverture
  9. monnaie
  10. code analytique
  11. mode analytique

Avant d’effectuer l’importation, Crésus Comptabilité vous demande à l’aide du dialogue Mode d’importation s’il faut laisser intacts les espaces au début des numéros de comptes.

S’il existe déjà un plan comptable, Crésus Comptabilité vous demande à l’aide du dialogue Importation du plan comptable comment il doit procéder.

Importer les budgets

Choisissez la présentation « Budgets », puis « Importer » dans le menu « Fichier ». Crésus Comptabilité vous demande alors le nom du fichier de texte (*.txt) contenant les budgets à importer. Ce fichier doit contenir un compte par ligne, avec les différents champs séparés par des tabulateurs.

Format d’un fichier de budgets:

  1. numéro du compte
  2. titre du compte (ignoré lors de l’importation)
  3. solde du compte (ignoré lors de l’importation)
  4. solde de l’année précédente du compte
  5. budget du compte
  6. budget +1 du compte

Avant d’effectuer l’importation, Crésus Comptabilité vous demande à l’aide du dialogue Mode d’importation des budgets comment vous voulez importer les budgets.

20Centres d’analyse

Pour activer ces fonctionnalités, exécutez la commande OptionsDéfinitions, passez dans l’onglet Analytique et cochez la case Utilise la comptabilité analytique:

Un centre d’analyse permet de regrouper des charges et/ou des produits en provenance de comptes différents. Il permet par exemple de gérer les coûts de différents projets.

Il est possible d’imputer une charge ou un produit directement dans un centre d’analyse ou indirectement dans plusieurs centres d’analyse à l’aide d’un code de répartition (§20.2 Création des codes de répartition).

20.1Création des centres d’analyse

  • Ouvrez le fichier Analyse1.cre trouvé dans le dossier Exemples
  • Exécutez la commande OptionsCodes analytiques :

  • Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau code P3000 pour le projet C dans la liste (ce code ne sera pas utilisé plus loin) :

  • Un centre d’analyse est défini par son Numéro. Celui-ci peut être une suite de lettres et de chiffres de longueur quelconque. Pour des raisons de place lors de l’affichage et de l’impression nous vous conseillons de vous limiter à 10 caractères.
  • Dans le titre, saisissez une description plus parlante que le code.
  • Finalement, tapez un commentaire si vous le souhaitez.
  • La signification des 2 champs Soldes accumulés est donnée au §20.5.8 Soldes accumulés des années précédentes.
  • Les 3 modes de centre d’analyse de charge, de produit ou neutre ne modifient pas leur comportement, mais permettront de filtrer dans la vue analytique (§20.5.7 Options d’Affichage).
  • Cliquez sur OK pour valider l’entrée.

20.2Création des codes de répartition

Si un montant ne peut pas être imputé directement à l’un ou l’autre des projets, comme par exemple une facture de téléphone, on parle de charges indirectes ou de produits indirects. Ces montants peuvent être répartis entre les différents projets grâce aux codes de répartition.

Un code de répartition est semblable à un centre d’analyse, sauf qu’il permet de répartir le montant dans plusieurs centres d’analyse selon la clé de répartition que vous définissez. Cette clé détermine les proportions de la répartition du montant dans les différents centres d’analyse.

La proportion peut être exprimée en parts ou en pourcents; dans le dernier cas le total des parts doit obligatoirement être égal à 100.

  • Exécutez la commande Options – Codes analytiques.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter.
  • Complétez le numéro et le titre du nouveau code.
  • Activez l’option Code de répartition :

  • Cliquez sur le bouton Ajouter.
  • Sélectionnez le premier centre d’analyse.
  • Complétez la part (50).

  • Cliquez sur OK.
  • Répétez les opérations pour le 2ème centre d’analyse, en fixant la part à 100.
  • Le code est défini ainsi :

Exemple (fichier Analyse2)

 

Les frais généraux doivent être répartis entre nos 2 centres d’analyse P1000 et P2000, à raison de 50 parts au projet P1000 et 100 parts au projet P2000.

Dans le fichier Analyse2, nous avons défini un code de répartition FGEN qui fait cette répartition.

Voici l’écriture pour une facture téléphonique de 30.00 :

Débit Crédit Pce. Libellé Montant Analyt.
6510 1000 9 Téléphone

30

FGEN

Les 30 francs seront répartis selon la clé, soit 50 parts imputées à P1000 et 100 parts imputées à P2000 :

  • Fraction imputée à P1000 : (30.00 × 50.00) ÷ 150.00 = 10.00
  • Fraction imputée à P2000 : (30.00 × 100.00) ÷ 150.00 = 20.00

Le calcul des totaux des centres d’analyse est fait de la manière suivante :

P1000
Débit Crédit Pce Libellé Charges Produits
1000 3200 1 Vente pièces détachées

100

4200 1000 4 Achat outils

70

1000 3400 5 Surveillance chantier

110

4400 1000 7 Sous-traitance bureau

10

6510 1000 9 Téléphone (50 / 150)

10

Totaux

90

210

Résultat P1000

120

210

210

P2000
Débit Crédit Pce Libellé Charges Produits
1000 3200 2 Vente billets

50

4200 1000 3 Achats divers

60

1000 3400 6 Facture chauffeur

120

4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages

120

6510 1000 9 Téléphone (100 / 150)

20

Totaux

200

170

Résultat P2000

30

200

200

 

En tenant compte de la répartition des frais indirects le projet P1000 présente un bénéfice de 120.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 30.00.

La répartition n’est pas définitive. Si vous modifiez la clé de répartition d’un code de répartition, les montants des écritures existantes qui utilisent ce code seront répartis selon la nouvelle clé.

20.3Codes d’analyse dans le journal

Dans le journal des écritures les 3 colonnes Analyt., Quantité et Période seront utilisées pour définir les écritures analytiques.

On saisit le code analytique à attribuer à l’écriture dans la colonne Analyt.

Cliquez sur l’icône , ou appuyez sur la touche F2 pour afficher l’assistant avec la liste des codes existants. Le dialogue vous permet aussi de créer un nouveau code, ou encore de passer une répartition manuelle (§20.3 Codes d’analyse dans le journal).

Exemple (fichier Analyse1)

En utilisant les 2 centres d’analyse P1000 et P2000 définis comme ci-dessus, on a créé les écritures suivantes dans le journal :

Débit Crédit Pce Libellé

Montant

Analyt.
1000 3200 1 Vente pièces détachées

100

P1000
1000 3200 2 Vente billets

50

P2000
4200 1000 3 Achats divers

60

P2000
4200 1000 4 Achat outils

70

P1000
1000 3400 5 Surveillance chantier

110

P1000
1000 3400 6 Facture chauffeur

120

P2000
4400 1000 7 Sous-traitance bureau

10

P1000
4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages

120

P2000

 

Sans l’information dans la colonne Analyt., il ne serait pas aisé de déterminer combien chacun des 2 projets a coûté et combien chacun a rapporté. Même en créant des comptes spécifiques pour chaque projet, il n’y aurait pas moyen de déterminer automatiquement les totaux pour chaque projet.

Crésus Comptabilité calcule les totaux de la façon suivante :

P1000
Débit Crédit Pce Libellé

Charges

Produits

1000 3200 1 Vente pièces détachées

100

4200 1000 4 Achat outils

70

1000 3400 5 Surveillance chantier

110

4400 1000 7 Sous-traitance bureau

10

Totaux

80

210

Résultat P1000

130

210

210

P2000
Débit Crédit Pce Libellé

Charges

Produits

1000 3200 2 Vente billets

50

4200 1000 3 Achats divers

60

1000 3400 6 Facture chauffeur

120

4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages

120

Totaux

180

170

Résultat P2000

10

180

180

 

Le projet P1000 présente un bénéfice de 130.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 10.00.

Crésus Comptabilité permet d’afficher les résultats analytiques de multiples façons (§20.5 Le Tableau analytique).

20.4Répartition manuelle

Lors de la saisie d’une écriture (dans le journal des écritures), vous pouvez directement répartir le montant sur plusieurs centres d’analyse sans passer par la création d’un code de répartition.

Lorsque le curseur se trouve dans le champ Analyt. pressez sur la touche F2 ou l’icône . Dans le dialogue qui s’affiche, au lieu de choisir un code de répartition, cliquez sur le bouton Manuel puis créez une répartition exactement de la même façon qu’au §20.2 Création des codes de répartition.

La mention (Manuel,n) dans la colonne Analyt. indique qu’il s’agit d’une répartition manuelle, où n est le nombre de centres d’analyse touchés.

Pour changer la répartition manuelle d’une écriture existante, sélectionnez l’écriture, positionnez le curseur dans le champ Analyt., pressez sur la touche F2 et procédez comme ci-dessus.

N’abusez pas des répartitions manuelles, sinon vous risquez de perdre rapidement la vue d’ensemble.

20.5Le Tableau analytique

La commande PrésentationTableau analytique accessible aussi par l’icône  sert à présenter les soldes des centres d’analyse et des listes d’écritures analytiques de diverses façons.

Utilisez ce dialogue pour choisir comment afficher les informations analytiques.

20.5.1Soldes des centres d’analyse

Le réglage ci-dessus propose un tableau avec la charge et le produit de tous les centres d’analyse, des codes de répartition et répartitions manuelles. Cet exemple vous montre le résultat pour le fichier Analyse2 et les codes analytiques proposés :

Code Titre

Charges

Produits

Solde Ch.

Solde Pr

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

90

210

120

P2000 Projet 2000

200

170

30

Total

290

380

90

Codes de répartition
FGEN Frais généraux

30

30

Total

30

30

 

En désactivant l’option Affiche le détail charges/produits vous obtenez une représentation plus simple dans laquelle les produits sont positifs et les charges négatives :

Code Titre   Résultat
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

120

P2000 Projet 2000

-30

Total

90

Codes de répartition
FGEN Frais généraux

-30

Total

-30

L’option Montre la composition permet d’afficher pour chaque code analytique la liste des comptes impliqués, avec les totaux :

 

Code Titre   Résultat
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

120

3200 Ventes de marchandises brutes 100
3400 Ventes de prestations brutes 110
4200 Achats de marchandises -70

4400 Prestations de tiers -10

6510 Téléphone -10

P2000 Projet 2000 -30

3200 Ventes de marchandises brutes 50
3400 Ventes de prestations brutes 120
4200 Achats de marchandises -60

4400 Prestations de tiers -120

6510 Téléphone -20

Total 90

Codes de répartition
FGEN Frais généraux -30

6510 Téléphone -30

Total -30

 

20.5.2Liste des écritures analytiques

En activant l’option Montre les écritures vous obtenez pour chaque code analytique la liste des écritures :

Code Cpt. Part Date Pce Libellé

Résultat

Centres d’analyse
P1000 3200 09.01.2012 1 Recettes P1000

100

4200 09.01.2012 4 Matières P1000

-70

3400 09.01.2012 5 Service P1000

110

4400 09.01.2012 7 Sous-traitance P1000

-10

6510 50/150 10.01.2012 9 Téléphone

-10

Total

120

P2000 3200 09.01.2012 2 Recettes P2000

50

4200 09.01.2012 3 Matières P2000

-60

3400 09.01.2012 6 Service P2000

120

4400 09.01.2012 8 Sous-traitance P2000

-120

6510 100/150 10.01.2012 9 Téléphone

-20

Total

-30

Grand Total

90

Codes de répartition
FGEN 6510 10.01.2003 9 Téléphone

-30

Total

-30

Notez que l’écriture avec le numéro de pièce 9 figure 3 fois dans le tableau :

  • sous P1000 avec un montant de −10.00 (50 parts sur 150)
  • sous P2000 avec un montant de −20.00 (100 parts sur 150)
  • sous FGEN avec un montant de −30.00.

Dans cette présentation vous pouvez cliquer sur une écriture avec le bouton de droite afin de la retrouver dans le journal ou dans l’extrait de compte.

20.5.3Groupement par comptes

Au lieu d’avoir une vision par code analytique, vous pouvez afficher le résultat par compte. En activant l’option Par comptes mais pas les options Montre les écritures, ni Montre la composition, le résultat propose le solde des comptes, en ne tenant compte que des écritures qui ont un code d’analyse.

Code Titre

Résultat

3200 Ventes de marchandises brutes

150

3400 Ventes de prestations brutes

230

4200 Achats de marchandises

-130

En activant l’option Montre la composition vous obtenez une liste qui montre pour chacun des comptes la répartition du solde entre les différents centres d’analyse.

Code Titre

Résultat

3200 Ventes de marchandises brutes

150

P1000 Projet 1000

100

P2000 Projet 2000

50

3400 Ventes de prestations brutes

230

P1000 Projet 1000

110

P2000 Projet 2000

120

4200 Achats de marchandises

-130

P1000 Projet 1000

-70

P2000 Projet 2000

-60

 

En activant l’option Montre les écritures vous obtenez la liste des écritures imputées aux divers centres d’analyse dans chacun des comptes.

Compte Code Date Pce Libellé

Résultat

3200 P1000 09.01.2003 1 Vente pièces détachées

100

3200 P2000 09.01.2003 2 Vente billets

50

Total

150

3400 P1000 09.01.2003 5 Surveillance chantier

110

3400 P2000 09.01.2003 6 Facture chauffeur

120

Total

230

4200 P1000 09.01.2003 4 Achat d’outils

-70

4200 P2000 09.01.2003 3 Achats divers

-60

Total

-130

4400 P1000 09.01.2003 7 Sous-traitance bureau P1000

-10

4400 P2000 09.01.2003 8 Sous-traitance nettoyages

-120

Total

-130

6510 FGEN 10.01.2003 9 Téléphone

-30

Total

-30

 

20.5.4Tri

Les options dans le rectangle Tri par déterminent l’ordre dans lequel les centres d’analyse sont affichés :

  • Numéro trie par le numéro de code analytique
  • Titre trie par le libellé du code analytique
  • Montant trie par le montant affiché. Les montants des charges sont considérés comme négatifs et les montants de produits comme positifs.
  • Produits/charges séparés :
    Lorsque cette option est cochée, Crésus Comptabilité affiche d’abord les charges (centres ayant un solde négatif) indépendamment du type de tri choisi.
20.5.5Empêcher la répartition

Si l’option Répartit les codes de répartition et les répartitions manuelles est cochée, Crésus Comptabilité répartit les montants dans les centres d’analyse selon les codes de répartition. Dans ce cas, l’analyse tient compte des charges et produits directs et indirects.

Si l’option n’est pas cochée, les montants des écritures qui ont été passées avec un code de répartition ne sont pas répartis dans les centres d’analyse. Dans ce cas, seules les écritures imputées directement à un centre d’analyse sont prises en compte.

Dans notre exemple Analyse2.cre ceci permet d’obtenir les résultats des projets sans tenir compte des charges indirectes.

Avec répartition
Code Titre

Résultat

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

120

P2000 Projet 2000

-30

Total

90

Codes de répartition
FGEN Frais généraux

-30

Total

-30

Sans répartition
Code Titre

Résultat

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

130

P2000 Projet 2000

-10

Total

120

Codes de répartition
FGEN Frais généraux

-30

Total

-30

 

20.5.6Comparaison en pour-cent avec les totaux

L’option Montre le pourcentage n’est utilisable que lorsque l’option Affiche le détail charges/produits est activée. Elle permet de montrer pour chaque solde le pourcentage par rapport au total des charges ou des produits.

Dans notre exemple Analyse2.cre, le projet P1000 représente le 31% des charges totales et le projet P2000 représente le 69% des charges totales.

Code Titre

Charges

% charges

Produits.

% prod

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

90

31%

210

55%

P2000 Projet 2000

200

69%

170

45%

Total

290

100%

380

100%

 

20.5.7Options d’Affichage

Les options regroupées dans le rectangle Affichage déterminent quels types de codes analytiques doivent être affichés. Les valeurs des centres affichés sont cumulées dans le total. Il est ainsi possible de grouper plusieurs centres pour fournir un résultat centralisé.

  • Affiche les centres de charges, de produits ou neutres sélectionne les codes d’après le type déterminé lors de la création (§20.1 Création des centres d’analyse).
  • Affiche seulement les codes suivants : si l’option est activée, vous pouvez sélectionner les codes à inclure dans le tableau. Le champ Filtre permet alors de restreindre l’affichage des codes correspondant au filtre, ce qui peut être très utile lorsqu’il existe beaucoup de codes.
    Imaginons 5 centres d’analyse P1, P2, P3, P4 et P5. Le secteur Europe regroupe les projets P1 et P2, le secteur Asie regroupe les centres P3 et P5, le centre P4 étant rattaché au secteur Océanie. Affichez seulement les codes P1 et P2 pour obtenir le résultat « Europe ». Utilisez les favoris (§6 Favoris) pour conserver cette combinaison de codes.
  • Affiche les codes non utilisés : Normalement les codes non utilisés ne sont pas affichés. En activant l’option, ils figureront dans le tableau.
  • Tient également compte des écritures sans code analytique : si l’option est activée, les écritures sans code analytique apparaissent également sous le code spécial « (pas de code) ».
20.5.8Soldes accumulés des années précédentes

Lorsqu’on fait une réouverture de la comptabilité avec la commande ComptaRouvrir (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité), la nouvelle compta ne contient aucune écriture sur les comptes de charges et de produits, les soldes des centres analytiques sont donc à zéro.

Il est possible de renseigner pour chaque code analytique un solde de charges accumulé et un solde de produits accumulé. Ce sont en quelque sorte les soldes à nouveau ventilés des centres analytiques. Ils permettent de suivre un projet sur plusieurs périodes comptables. Ces 2 champs sont éditables dans le dialogue de création/modification d’un code analytique (§20.1 Création des centres d’analyse).

La réouverture d’un exercice comptable complète ces 2 soldes dans la nouvelle comptabilité avec les soldes actuels.

De même, la commande ComptaRemettre bilan initial (§11.3 Remettre le bilan initial) met à jour les soldes accumulés des centres analytiques en fonction des soldes des centres analytiques de la comptabilité précédente.

Cochez l’option Tient compte des soldes accumulés des années précédentes, pour que les valeurs présentées dans les tableaux analytiques incluent les soldes accumulés, sinon seules les écritures de la période comptable actuelle entrent dans le calcul des soldes de codes analytiques.

20.6PP analytique

Les codes analytiques peuvent également être exploités dans le tableau des pertes et profits :

  • Exécutez la commande PrésentationPertes et profits (§8.3 Le tableau des pertes et profits)
  • Cliquez sur le bouton Centres d’analyse.
  • Sélectionnez les centres à considérer.
  • Cliquez sur OK.
  • Le PP présenté ne tient compte que des écritures affectées aux centres d’analyse sélectionnés.

Dans notre exemple Analyse2.cre, sélectionnez uniquement le centre P2000 :

Ce qui produit le tableau suivant :

Produits
3200 Ventes de marchandises brutes

50

3400 Ventes de prestations brutes

120

Différence (perte)

30

Charges
4200 Achats de marchandises

60

4400 Prestations de tiers

120

6510 Téléphone

20

La Différence (perte) de 30.00 correspond au total de −30.00 du code P2000 dans une vue analytique.

20.7Codes analytiques dans le plan comptable

Si vous avez activé les codes analytiques, 2 colonnes supplémentaires s’affichent à droite dans le plan comptable :

  • La colonne Analyt. définit pour chaque compte un code analytique par défaut qui sera proposé automatiquement lorsque vous imputez une écriture à ce compte dans le journal des écritures.
  • La colonne Mode Analyt. indique la contrainte du code analytique et des quantités pour le compte :
    O Il faut obligatoirement donner un code analytique pour les écritures sur ce compte.
    F Il faut utiliser le code analytique par défaut du compte pour les écritures sur ce compte. Crésus Comptabilité refusera d’autres codes.
    Q Il faut obligatoirement donner une quantité pour les écritures sur ce compte (§23 Quantités).
    N Il est interdit de donner une quantité pour les écritures sur ce compte (§23 Quantités).

Utilisez la touche F2 ou cliquez sur l’icône  pour afficher l’aide à remplir le champ : le dialogue qui suivra permet de choisir les modes.

21Périodes d’imputation

L’année comptable peut être subdivisée en périodes quelconques (appelées périodes d’imputation), par exemple en mois ou en trimestres.

Ceci vous permet de faire 2 choses :

  • Affecter un produit ou une charge à une période quelconque indépendamment de la date de l’écriture et éviter ainsi des écritures de régularisation à l’intérieur d’une année comptable. Ceci permet d’obtenir les soldes des comptes basés non plus sur les dates des écritures mais sur les périodes d’imputation des écritures, à l’aide du filtre  (§4.13 Le filtre). Voyez l’exemple au §21.3 PP ou Bilan sur une période d’imputation.
  • Assigner un budget différent à chaque période au lieu d’avoir un budget global pour toute l’année (§21.4 Budgets par période).

Pour activer ces fonctionnalités, exécutez la commande OptionsDéfinitions, passez dans l’onglet Analytique et cochez la case Utilise la comptabilité analytique.

21.1Définir les périodes d’imputation

Pour définir comment vous voulez subdiviser l’année comptable, exécutez la commande Options – Périodes d’imputation.

La liste déroulante Répartitions prédéfinies propose les 3 répartitions les plus courantes. Si cela ne correspond pas à vos besoins vous pouvez définir les périodes à la main avec les boutons Ajouter, Supprimer et Modifier. Pour notre exemple choisissez Mois puis cliquez sur OK.

21.2Saisie d’écritures

La période d’imputation d’une écriture est saisie dans la colonne supplémentaire Période dans le journal de saisie. Par défaut Crésus Comptabilité propose la période dans laquelle se trouve la date de l’écriture. Par exemple avec une subdivision de l’année en mois, la période par défaut d’une écriture à la date du 14.02 est 2 (Février).

Lorsque le curseur se trouve dans la colonne Période, une pression sur la touche F2 ou sur l’icône montre la liste des périodes.

Ouvrez le fichier Analyse3.cre qui contient ces quelques écritures :

Date Débit Crédit Pce. Libellé

Montant

Période

15.02.2015 1000 3200 1 Vente période 2

100

2

15.02.2015 1000 3200 2 Vente période 3

200

3

15.02.2015 1000 3200 3 Vente période 4

400

4

 

Notez que les périodes d’imputation sont indépendantes de la date des écritures.

21.3PP ou Bilan sur une période d’imputation

Le PP et le bilan peut être rapporté aux périodes d’imputation.

Dans le fichier Analyse3 :

  • Exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits. Vous obtenez un tableau semblable à celui-ci (ici le tableau est simplifié; il est montré sans les comptes centralisateurs et sans la colonne des charges pour des raisons de lisibilité) :
Pertes et profits

01.01.12- 31.12.12

3200 Ventes de marchandises brutes

700

  • Ouvrez le filtre (§4.13 Le filtre).
  • Activez l’option Périodes d’imputation.
  • Complétez Depuis 2: Février Jusqu’à 3: Mars.

  • Cliquez sur OK.

Le tableau des pertes et profits affiche maintenant :

Pertes et profits

Périodes d’imputation: Février-Mars

3200 Ventes de marchandises brutes

300

 

Grâce au filtre, seules les écritures imputées aux périodes 2 à 3 sont prises en compte :

Date

Débit

Crédit

Pce.

Libellé

Montant

Période

09.01.2003

1000

3200

1

Vente période 2

100

2

09.01.2003

1000

3200

2

Vente période 3

200

3

 

Vous pouvez utiliser le filtre de façon identique sur les périodes d’imputation dans le Bilan.

21.4Budgets par période

Au lieu d’avoir un budget global pour toute l’année vous pouvez répartir le budget dans les périodes d’imputation et avoir ainsi un budget individuel pour chaque période.

Par exemple vous savez que votre consommation de glace est plus grande en été qu’en hiver. Si vous avez un budget annuel de 2000.00 pour l’achat de glace vous pouvez le répartir par exemple de cette façon-ci :

Janvier

50

Juillet

400

Février

50

Août

400

Mars

100

Septembre

200

Avril

100

Octobre

100

Mai

200

Novembre

50

Juin

300

Décembre

50

Dans l’exemple Analyse3.cre :

  • Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande PrésentationBudgets .
  • Dans le dialogue, activez Budgets des périodes par compte et désactivez Affiche les comptes centralisateurs.
  • Sous Affiche les périodes d’imputation suivantes mettez de 1: Janvier à 6: Juin
  • Cliquez sur OK.

Les budgets de janvier à juin ont été saisis comme suit :

  • Pour établir le tableau des pertes et profits avec comparaison avec le budget, exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits.
  • Activez l’option Comparaison et choisissez Budget périodique dans la liste :

  • Vérifiez que le filtre n’affiche que les périodes de février à mars.
  • Vous obtenez alors le tableau suivant :

 

Pertes et profits Période d’imputation: Février-Mars

Budget

3200 Ventes de marchandises brutes

300

600

Le budget affiché est la somme des budgets des périodes Février à Mars, c’est-à-dire 250.00 + 350.00 = 600.00.

22Budgets des codes analytiques

Tout comme les comptes, les codes analytiques peuvent également avoir un budget annuel ou périodique.

Pour activer ces fonctionnalités, exécutez la commande OptionsDéfinitions, passez dans l’onglet Analytique et cochez la case Utilise la comptabilité analytique.

22.1Budget annuel

Dans la comptabilité Analyse3.cre :

  • Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Présentation – Budgets .
  • Activez l’option Budgets annuels des centres analytiques et cliquez sur OK.
  • Vous pouvez entrer les budgets de la même manière que pour les budgets des comptes. Par exemple 400.00 au budget du code P1000 et 500.00 au budget du code P2000.

Si le centre d’analyse est prévu pour être une charge, il faut entrer le budget avec un signe négatif.

  • Exécutez la commande Présentation – Tableau analytique ou cliquez sur l’icône
  • Désactivez l’option Affiche le détail charges/produits.
  • Activez Affiche la colonne des budgets et choisissez Budget centres dans la liste déroulante.

Vous obtenez alors le tableau suivant :

Code Titre

Résultat

Budget

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

120

400

P2000 Projet 2000

-30

500

Codes de répartition
FGEN Frais généraux

-30

22.2Budget des périodes par centre analytique

  • Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Présentation – Budgets.
  • Dans le dialogue qui suit activez Budgets des périodes par centres analytiques et cliquez sur OK.
  • Les budgets de janvier à mars se présentent comme ceci:

  • Dans le journal des écritures, vous trouverez les écritures suivantes (la date des écritures ne joue aucun rôle ici).

Débit

Crédit

Pce.

Libellé

Montant

Analyt.

Période

1000

3200

1

Vente période 2

100

P1000

1

1000

3200

2

Vente période 3

200

P1000

2

1000

3200

3

Vente période 4

400

P2000

3

Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Présentation – Tableau analytique.

  • Désactivez l’option Affiche le détail charges/produits, activez Affiche la colonne des budgets et choisissez Budget centres périodique dans la liste déroulante.

  • Utilisez le Filtre (§4.13 Le filtre).
  • Activez l’option Périodes d’imputation.
  • Choisissez les périodes depuis 1: Janvier jusqu’à 2: Février dans les listes déroulantes.

Vous obtenez alors le tableau suivant :

 

Code Titre

Résultat

Budget

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

300

150

Le résultat de P1000 pour les périodes 1 et 2 est de 300.00 (100 + 200) alors que le budget de P1000 pour cette même période est de 150.00 (100 en Janvier et 50 en février).

22.3Budget des centres par compte

Vous pouvez définir des budgets des centres analytiques par compte.

  • Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Présentation – Budgets.
  • Dans le dialogue qui suit activez Budgets des centres analytiques par compte
  • Cliquez sur le bouton Configurer.
  • Cochez toutes les lignes
  • Cliquez sur OK :

  • Les budgets pour le compte 3200 ont été entrés comme ci-dessous :

La première colonne contient le budget annuel du compte 3200 (1000.00); les autres colonnes contiennent le budget du code analytique respectif pour le compte 3200 (100.00, 300.00 et 200.00).

Pour retrouver ces chiffres dans le tableau analytique procédez de la manière suivante :

  • Cliquez sur l’icône Exécutez la commande Présentation – Tableau analytique.
  • Désactivez l’option Affiche le détail charges/produits.
  • Activez les options Par centres et Affiche la colonne des budgets et choisissez Budgets centres par comptes dans la liste déroulante :

On obtient le tableau suivant :

Code Titre

Résultat

Budget/cpt/code

Centres d’analyse
P1000 Projet 1000

120

100

P2000 Projet 2000

-30

300

Total

90

 
 

On retrouve les chiffres au budget 100.00 et 300.00.

  • Ces budgets peuvent également être exploités dans le tableau des pertes et profits . Exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits.
  • Cliquez sur le bouton Centre d’analyse.
  • Cochez seulement P2000.
  • Cliquez sur OK.

  • Cochez l’option Comparaison et choisissez Budgets des centres analytiques dans la liste déroulante Comparaison avec.

  • Le budget affiché pour le compte 3200 est de 300.00, soit le budget du code P2000 pour le compte 3200.
  • Utilisez de nouveau la commande Présentation – Pertes et Profits.
  • Cliquez sur le bouton Centre d’analyse
  • Cochez P1000 et P2000.
  • Cliquez sur OK.
  • Cette fois-ci le budget affiché pour le compte 3200 est de 400.00, soit la somme des budgets des codes P1000 et P2000 pour le compte 3200 (100 + 300).

22.4Contrôle du budget des centres par compte

Le budget annuel d’un compte peut être mis en relation avec les budgets des centres par compte selon les 3 méthodes suivantes :

  • Automatique : le budget annuel du compte est automatiquement la somme des budgets des centres analytiques du compte. Dans ce cas le budget annuel ne peut évidemment plus être modifié à la main et les champs de saisie correspondants sont grisés; en plus le budget annuel est affiché sur un fond bleu.
  • Répartition : les budgets des centres analytiques du compte résultent d’une répartition du budget annuel selon une clé de répartition définie par un code analytique de répartition (§20.2 Création des codes de répartition). C’est l’opposé du point précédent : vous entrez le budget annuel, et Crésus Comptabilité calcule les budgets des centres selon la clé de répartition.
  • Contrôle : Le budget annuel du compte est indépendant des budgets des centres analytiques du compte, mais si la somme des budgets des centres analytiques du compte est plus grande que le budget annuel du compte, ce dernier est affiché sur un fond rouge, autrement il est affiché sur un fond vert.

Pour définir ces relations :

  • Exécutez la commande Présentation – Budgets.
  • Cliquez sur le bouton Configurer le calcul automatique des budgets.
  • Dans le dialogue, sélectionnez le compte concerné.
  • Cliquez sur l’option choisie au bas de l’écran.
  • Si vous avez opté pour le mode Répartition, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le code de répartition.

Pour afficher le tableau des budgets :

  • Cliquez sur le bouton Configurer pour déterminer quelles colonnes sont disponibles.
  • Cliquez sur OK.
  • Sélectionnez les catégories de comptes à afficher :

  • Cliquez sur OK.

Pour faire un essai, ouvrez le fichier Analyse3.cre.

  • Exécutez la commande Présentation – Budgets.
  • Passez dans le budget annuel des comptes (§12 Budgets).
  • Mettez les budgets suivants :
Compte

Budget

3200 Ventes marchandises brutes

400

3400 Ventes prestations brutes

30

3600 Ventes matières premières

1700

  • Exécutez la commande Présentation – Budgets.
  • Cliquez sur le bouton Configurer le calcul automatique des budgets et suivez les indications ci-dessus pour définir le calcul automatique des budgets comme suit :

  • Validez la configuration.
  • Activez l’option Budgets des centres analytiques par compte.
  • Cliquez sur le bouton Configurer.
  • Sélectionnez les colonnes Budget annuel, P1000 et P2000 et validez.
  • Sous Affiche les catégories suivantes, sélectionnez la catégorie Produits.
  • Cliquez sur OK :

  • Le budget du compte 3200 a disparu, puisqu’il a été configuré comme étant automatiquement la somme des budgets des centres.
  • Sélectionnez le compte 3200 et complétez les budgets des centres P1000 : 100.00 et P2000 : 200.00, puis validez : le budget annuel se calcule automatiquement :

  • Les budgets des centres du compte 3400 ont été calculés selon la répartition FGEN appliquée sur budget annuel du compte :

  • Sélectionnez le compte 3600 et complétez les budgets des centres P1000 : 900.00 et P2000 : 850.00, puis validez : le budget annuel est surligné en rouge, ce qui signifie que la somme des budgets analytiques est supérieure au budget annuel du compte.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML88f92f8.PNG

  • Corrigez le budget du centre P2000 pour le compte 3600 et entrez 750.00, puis validez : le budget annuel est surligné en vert, ce qui signifie que la somme des budgets analytiques est inférieure au budget annuel du compte.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML8910ad5.PNG

23Quantités

Vous pouvez affecter à chaque écriture une quantité arbitraire afin de pouvoir gérer non seulement les soldes des comptes en monnaie mais aussi en quantités quelconques.

Afin de pouvoir utiliser les quantités il faut préalablement utiliser la commande OptionsDéfinitions et cocher la case Utilise la comptabilité analytique dans l’onglet Analytique.

L’exemple ci-dessous fait référence au fichier Analyse4.cre livré avec Crésus Comptabilité.

Si vous vendez des pommes de terre vous pouvez réserver un compte de produit exclusivement pour la vente de pommes de terre et entrer pour chaque écriture concernée, en plus du montant, le nombre des kilos vendus.

L’exercice propose les écritures suivantes :

Débit Crédit Pce. Libellé Montant Quantité
4200 1000 1 Achat 1 60 56
1000 3200 2 Vente 1 100 22
1010 3200 3 Vente 2 50 34

La commande PrésentationQuantité permet d’obtenir la liste de tous les comptes ce qui donne ici :

Débit Libellé Solde Solde Qté
1000 Caisse 100 34.000
1010 CCP 50 -34.000
3200 Ventes de marchandises brutes 150 56.000
4200 Achat de marchandises 60 56.000

Vous pouvez régler la façon dont sont affichées les quantités (nombre de zéros après la virgule, séparateurs de milliers, etc.) dans l’onglet Nombres de la commande Options – Définitions.

24La fonction FiduSync

Si vous travaillez avec une fiduciaire qui procède à divers travaux en cours d’année dans votre comptabilité, utilisez la fonction FiduSync pour lui transmettre vos données. Vous pourrez ainsi continuer à saisir des écritures pendant que la fiduciaire apporte elle aussi des modifications. La fonction implique une date frontière : la fiduciaire ne peut traiter que les écritures antérieures à cette date, vous ne pourrez saisir que des écritures postérieures à cette date. Une fois les travaux terminés, la fiduciaire retourne le fichier modifié et la fonction réintègre les écritures dans la comptabilité courante.

24.1Envoyer le fichier à la fiduciaire

  • Exécutez la commande Fichier – FiduSync.
  • Spécifiez la date frontière jusqu’à laquelle vous souhaitez que la fiduciaire vérifie vos écritures (par ex. jusqu’au 30 juin).

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML7442eb.PNG

  • Cliquez sur OK : Crésus ouvre le dialogue de sauvegarde (§18.1 Fichiers) en incluant Fidu dans le nom de la sauvegarde.
  • Générez la sauvegarde et transmettez-la à la fiduciaire.
  • Votre comptabilité est maintenant figée (§4.8 Geler une période) jusqu’à la date demandée et Crésus le met en évidence :

  • Vous pouvez créer et modifier des écritures postérieures à la date charnière à votre guise, vous ne pouvez par contre pas modifier le plan comptable.

24.2Restituer la comptabilité du client

Pour ouvrir le fichier spécial, la fiduciaire doit restituer la sauvegarde reçue exactement comme une comptabilité ordinaire (§18.2 Restituer les données) :

  • Exécutez la commande Fichier – Restituer.
  • Définissez l’emplacement et le nom du fichier à restituer.
  • Cliquez sur OK.
  • Crésus met en évidence que c’est un fichier verrouillé, reçu par FiduSync :

  • A chaque enregistrement du fichier, Crésus affiche un message signalant que le fichier devra être retourné au client par le mécanisme FiduSync.

24.3Retourner le fichier au client

Lorsque le travail de la fiduciaire est terminé, celle-ci doit retourner le fichier au client par le même mécanisme FiduSync :

  • Exécutez la commande Fichier – FiduSync.
  • Crésus demande de confirmer que le travail est terminé et que le fichier est prêt à être retourné au client.
  • Le mécanisme passe par la sauvegarde ordinaire (§18.1 Fichiers) et permet de saisir le nom du fichier à retourner.

24.4Réintégrer les modifications

Il ne faut pas utiliser la fonction de restitution ordinaire, mais bien la fonction FiduSync pour restituer le fichier de backup reçu en retour. Le cas échéant, un fichier ouvert par la restitution ordinaire affiche un message d’avertissement.

  • Ouvrez votre comptabilité.
  • Exécutez la commande Fichier – FiduSync :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML93d5a8.PNG

  • Cliquez sur OK.
  • Utilisez le bouton Parcourir pour sélectionner la sauvegarde retournée par la fiduciaire.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML9655b0.PNG

  • Vérifiez les informations du dialogue : la fonction restitue bien un fichier Fidu, qui sera supprimé après l’opération.
  • Cliquez sur OK.
  • Votre comptabilité contient maintenant les modifications apportées par la fiduciaire et n’est plus verrouillée.

Si vous cherchez à réintégrer des données provenant d’un autre fichier, Crésus le signale et l’opération est interrompue.

24.5Déverrouiller un fichier

Si nécessaire, vous pouvez libérer un fichier verrouillé par FiduSync. Il ne sera alors plus possible d’y réintégrer les données modifiées par la fiduciaire.

  • Exécutez la commande Fichier – FiduSync.
  • Cliquez sur le bouton Avancé :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML7e4136.PNG

  • Activez l’option Débloquer votre comptabilité et acceptez l’avertissement.
  • L’option Permet temporairement la modification des écritures bloquées sert à ignorer la date charnière pendant une session de travail. C’est évidemment risqué, puisque vous modifiez les données qui sont actuellement sous la responsabilité de la fiduciaire. La période sera à nouveau verrouillée lorsque vous aurez quitté et rouvert le fichier.

25Crésus Comptabilité MCH

Crésus Comptabilité MCH est un logiciel dérivé de Crésus Comptabilité. Il est conçu pour les collectivités publiques qui ont l’obligation de tenir une comptabilité selon le modèle comptable harmonisé pour les cantons et les communes (MCH2).

Crésus Comptabilité MCH permet de faire la distinction entre le compte de résultat (charges et revenus) et le compte des investissements (dépenses et recettes).

Il permet également d’extraire les comptes de fonctionnement et d’investissement selon les fonctions (aussi appelées tâches) ou selon les groupes de matières (aussi appelées natures), ainsi que le bilan sur deux ou quatre colonnes.

Crésus Comptabilité MCH inclut la possibilité d’établir une planification financière à cinq ans.

Cette section complète le manuel d’utilisation Crésus Comptabilité qui est la référence pour les fonctionnalités standards du logiciel Crésus Comptabilité. Seuls les éléments spécifiques à MCH sont donc décrits dans cette section.

25.1Introduction

Le plan comptable MCH2 fournit la classification pour l’établissement du bilan (rubriques 1-2), du compte de résultats (rubriques 3-4) et du compte des investissements (rubriques 5-6) :

Cette classification est complétée par une classification fonctionnelle:

Les numéros des comptes sont composés d’un premier élément représentant la fonction du compte et d’un deuxième élément représentant son groupe de matières. Le numéro peut être complété par un suffixe laissé à la discrétion de la commune.

Par exemple, les charges salariales du service des routes de la commune seront comptabilisées dans le compte 6150.3010.01 où :

  • 6150 se rapporte à la fonction Routes communales, sous-fonction du groupe 6 Trafic,
  • 3010 se rapporte au groupe de matières Salaires du personnel administratif et d’exploitation.
  • 01 est un sous-numéro attribué par la commune.

Les charges salariales du service des eaux seront comptabilisées dans le compte 7101.3010.01 où :

  • 7101 se rapporte à la fonction Station de pompage, sous-fonction du groupe 7 Protection de l’environnement,
  • 3010 se rapporte au groupe de matières Salaires du personnel administratif et d’exploitation.
  • 01 est un sous-numéro attribué par la commune.

Les charges d’énergie du service des eaux seront comptabilisées dans le compte 7101.3120.01 où :

  • 7101 se rapporte à la fonction Station de pompage, sous-fonction du groupe 7 Protection de l’environnement,
  • 3120 se rapporte au groupe de matières Achat d’énergie.
  • 01 est un sous-numéro attribué par la commune.

Cette structure particulière du plan comptable permet d’établir des résultats en regroupant les comptes par fonctions, par exemple tout ce qui touche au service des routes ou tout ce qui touche au service des eaux, ou par groupe de matières, par exemple tous les salaires ou toutes les charges d’énergie.

Selon le vocabulaire choisi, les fonctions sont également appelées tâches, et les groupes de matières sont également appelées natures.

Comme dans une comptabilité ordinaire, chaque compte est défini par au moins un numéro, un titre et une catégorie.

Numéro Titre du compte Catégorie
.10000.01 Caisse Bureau communal Actif
.20000.01 Créanciers en général Passif
0110.3000.00 Salaires, indemnités journalières et jetons de présence des membres d’autorités et de commissions Charge
0210.4210.00 Émoluments administratifs Revenu

Afin que les comptes du bilan soient classés au début du plan comptable, leurs numéros sont précédés d’un point.

25.2Démarrage

Ce chapitre explique pas à pas comment créer une comptabilité MCH2.

25.2.1Créer une comptabilité

Si vous utilisez Crésus Comptabilité MCH pour la première fois il faut créer une nouvelle comptabilité. Exécutez la commande Fichier – Nouveau pour afficher ce dialogue :

Choisissez l’option Création d’une nouvelle comptabilité de toute pièce et cliquez sur le bouton Suivant.

Vous pouvez alors sélectionner le plan comptable de base Comptabilité MCH2.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Saisissez le titre de la comptabilité, habituellement le nom de la collectivité publique concernée.

Indiquez les dates de début et de fin de la période comptable.

Toutes les collectivités publiques ne sont pas soumises à la TVA. Si certaines prestations facturées sont soumises à la TVA, choisissez l’option de TVA correspondant à votre statut d’assujetti fiscal, sinon indiquez que votre collectivité publique n’est pas soumise à la TVA.

Spécifiez le genre de TVA que vous serez amenés à facturer :

Dans le dernier écran, saisissez le nom du fichier et son emplacement dans votre structure informatique.

Le bouton Changer de dossier permet de choisir le dossier dans lequel est enregistré le fichier Crésus.

Cliquez sur le bouton Suivant, pour afficher le récapitulatif de vos choix. Si nécessaire, vous pouvez revenir en arrière pour les modifier en cliquant sur le bouton Précédent.

Plusieurs autres réglages peuvent être définis dans la foulée en cochant la case Accéder directement aux autres réglages maintenant.

Ces réglages peuvent être faits ultérieurement en utilisant la commande Options – Définitions dans la comptabilité.

 

25.2.2Définitions standards

Consultez les sections générales du site relatives à l’utilisation Crésus Comptabilité pour obtenir la description des réglages standards.

 

25.2.3Définitions propres à MCH

Les données spécifiques de la collectivité dépendent du mode MCH choisi.

En mode MCH2, précisez le nombre d’habitants, le taux d’imposition et sa capacité fiscale par habitant. Ces éléments sont utiles pour le calcul des divers indicateurs financiers.

Outre ces nombres, cet écran permet de saisir les noms des responsables communaux. Ces noms peuvent ainsi apparaître dans les divers rapports.

Note : Pour les syndicats ou les bourgeoisies qui n’ont pas la notion d’habitants, il faut mettre ces nombres à 1.

25.3Plan comptable

Comme indiqué en introduction, le plan comptable MCH2 est structuré – sauf pour les comptes de bilan – selon les fonctions et les groupes de matières.

Etant donné que les comptes dépendent fortement de l’activité de la collectivité, le plan comptable doit être construit pour correspondre à vos besoins. Le plan fourni par l’assistant comprend les comptes standards du bilan, ainsi que les comptes de groupement (comptes centralisateurs) pour les charges, revenus, dépenses et recettes.

Les comptes de bilan sont créés ou modifiés individuellement, de la même manière qu’avec Crésus Comptabilité standard.

Pour les comptes de résultat, il revient à l’utilisateur de définir les comptes qui lui sont nécessaires pour la collectivité publique dont il s’occupe. Une ou plusieurs fonctions (p. ex. Exécutif / Législatif / Services généraux) peuvent avoir des charges ou produits, des dépenses ou recettes de nature identique : par exemple, le groupe de matières Salaires existe dans chaque fonction. Un groupe de matières peut aussi être spécifique à une fonction : par exemple le groupe de matières Primes d’assurances choses n’existe que dans la fonction Services généraux.

Les comptes de résultat peuvent être saisis individuellement ou par le biais d’un assistant décrit au §25.3.4 Ajouter des comptes. La méthode qui consiste à dupliquer un compte existant et à en corriger la copie est aussi recommandée.

25.3.1Editer les groupes de matières

La liste des groupes de matières sera utilisée par l’assistant de création des comptes, ou lorsque vous voulez afficher un extrait selon un groupe de matières.

Utilisez la commande Options – Editer Groupes de matières…

La numérotation des groupes de matières dans Crésus Comptabilité MCH est liée à la structure du plan comptable. Ainsi, les groupes de matières 3000 et 3001 sont automatiquement liés au groupe 300, les groupes de matières 300 et 301 sont liés au groupe 30, les groupes de matières 30 et 31 sont eux-mêmes rattachés au groupe 3. Le dialogue de création des groupes de matières propose une vérification de l’existence de tous les niveaux d’une branche de la structure. Dans l’exemple ci-dessus, les comptes 6120, 3000.00, 5290.00, 3001.00 ne sont pas groupés dans un compte centralisateur. Vous pouvez cocher les cases pour choisir quels comptes sont vérifiés automatiquement.

Un clic sur le bouton Supprimer détruit le groupe de matières actuellement sélectionné, un clic sur le bouton Supprimer tout détruit tous les groupes de matières du fichier. La suppression d’un groupe de matières n’affecte pas les comptes qui utilisent le n° de ce groupe.

Utilisez le filtre pour limiter les groupes affichés et la recherche pour chercher un groupe parmi ceux qui sont affichés.

Le bouton Création auto… vérifie les groupes de matières existants et propose d’ajouter les groupes standards manquant dans la comptabilité courante.

Cliquez sur le bouton Exporter pour générer un fichier .txt avec tous les groupes de matières du fichier courant.

Le bouton Importer sert à reprendre les groupes de matières enregistrés dans le fichier .txt généré comme ci-dessus dans la comptabilité courante. Si la comptabilité contient déjà des groupes de matières, Crésus affiche ce dialogue :

  • remplacer les groupes de matières avec les mêmes numéros : le libellé des groupes de matières existants est remplacé par le libellé importé, les groupes qui figurent dans le fichier, mais pas dans la comptabilité courante, sont créés.
  • laisser intacts les groupes de matières avec le même numéro : les groupes de matières existants sont conservés sans modification, ceux qui figurent dans le fichier, mais pas dans la comptabilité courante, sont créés.
  • remplacer complètement la liste des groupes de matières existante : supprime tous les groupes de matières avant d’importer la nouvelle liste.
  • remplacer uniquement les titres des groupes de matières existants : les libellés seront mis à jour, mais les groupes qui figurent dans le fichier, mais pas dans la comptabilité courante, ne sont pas créés.
25.3.2Modifier des intitulés

L’utilisateur peut modifier des intitulés de comptes via la commande Option – Régler les textes.

Sous « Montre les textes pour« , il est possible de modifier les textes souhaités.

Il est également possible de revenir aux textes standards en cliquant sur Remettre tous les textes standards.

25.3.3Utiliser la syntaxe

La commande Options – Syntaxe des comptes sert à définir des règles de vérification des numéros de comptes.

Si l’option Utilise la syntaxe est activée, lorsque vous saisissez un nouveau compte dans le plan comptable, ou si vous modifiez un numéro de compte existant, Crésus peut déterminer la catégorie du compte en fonction de son numéro.

Par exemple, un compte 299.3000.01 sera d’office une charge, parce que le numéro .3000. est défini comme étant une charge.

Ces règles utilisent les jokers :

  • l’astérisque remplace n’importe combien de caractères
  • le point d’interrogation remplace un et un sel caractère
  • la barre verticale, obtenue par Shift+7, signifie OU

Dans la copie d’écran ci-dessus, la règle pour les comptes de charge est

*.3??|*.3??.*|*.3???|*.3???.*

  • *.3 ?? signifie « n’importe quel numéro de compte dont la partie après le point se termine par un nombre entre 300 et 399 », soit 110.300 ou 020.317
  • *.3 ???.* signifie « n’importe quel numéro de compte dont la partie centrale entre les points est un nombre entre 3000 et 3999 », soit 110.3010.02 ou 020.3175.01

En raccourci, la règle ci-dessus signifie que tout compte dont le numéro de la partie centrale commence par 3 est un compte de charge.

Lorsque l’option Groupement automatique des comptes sans « . » est activée, le compte centralisateur des comptes est déterminé automatiquement lors de l’édition du plan comptable. Dans la case Groupe du dialogue, définissez le nombre d’éléments du numéro du compte déterminant le groupe. Pour le numéro de compte 2110.3611.01, si vous avez entré 1, le groupe sera automatiquement 2110, si vous avez entré 2, le groupe sera 2110.3611

25.3.4Ajouter des comptes

En plus de la saisie habituelle des comptes directement dans la ligne d’édition du plan comptable, Crésus Comptabilité MCH met à disposition des utilisateurs un outil qui facilite la création ou la mise à jour du plan comptable.

Dans le plan comptable, un clic-droit de la souris sur une fonction (p.ex. 0210 Administration des finances et des contributions) affiche un menu dont la première commande est Création de comptes assistée.

Cette commande affiche un dialogue :

La colonne de gauche présente les diverses fonctions, celle de droite montre les groupes de matières.

Cochez les cases en haut à gauche pour limiter les propositions selon la catégorie.

Utilisez les lignes éditables pour n’afficher que les comptes répondant au critère saisi.

Après avoir sélectionné une – ou plusieurs – fonction, puis un – ou plusieurs – groupe de matières, cliquez sur le bouton Créer les comptes maintenant pour ajouter les comptes résultant de la combinaison de la fonction et du groupe de matières.

Cet assistant ne permet pas de créer plusieurs fois le même compte. Lorsqu’on a besoin de plusieurs comptes pour une fonction et un groupe de matières donnés, il faut le faire directement dans le plan comptable. Le plus simple consiste à dupliquer le compte et modifier les deux derniers caractères du numéro de compte (0220.3130.01 devient 0220.3130.02 où 01 et 02 se rapportent chacun à une entité spécifique de la collectivité publique).

Il est nécessaire de définir un postfixe pour chaque compte. Celui-ci peut être défini spécifiquement pour chaque compte, ou par défaut. Le champ Postfixe par défaut permet de définir ce postfixe par défaut (usuellement 00)

25.4Soldes à nouveau

Utilisez la commande Compta – Soldes à nouveau.

Dans le dialogue affiché vous pouvez directement saisir les soldes à nouveau des comptes du bilan (actifs et passifs) : sélectionnez le compte et tapez le solde à nouveau.

La touche Enter passe automatiquement au compte suivant.

Ce même écran indique le total des soldes saisis tant à l’actif qu’au passif. Il convient de s’assurer que ces totaux sont égaux.

25.5Passer les écritures

La saisie d’écritures se fait exactement comme dans Crésus Comptabilité standard. Nous n’entrons pas ici dans les détails, mais vous proposons de saisir un exemple d’écriture :

Utilisez la commande Présentation – Journal des écritures ou cliquez sur l’icône C:\Users\David\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Journal.png.

L’écriture est saisie dans la ligne d’édition au bas de l’écran.

Le curseur se positionne automatiquement dans la première colonne contenant la date. Si nécessaire, corrigez cette date.

Appuyez sur la touche TAB (la touche de tabulation de votre clavier).

Il faut ensuite donner le numéro du compte à débiter : 0120.3170.00 (Frais de déplacement et autres frais). Vous pouvez sélectionner le compte dans la liste, ou taper tout ou partie de son numéro, ou taper tout ou partie de son libellé.

Si vous tapez .3170. l’aide à la saisie n’affiche que les comptes dont la partie centrale correspond au critère.

Appuyez sur la touche TAB.

Saisissez le numéro du compte à créditer : .10000.01 (Caisse Bureau communal)

Appuyez sur la touche TAB.

Si nécessaire, corrigez le numéro de pièce proposé.

Appuyez sur TAB

Tapez le libellé Frais de déplacement.

Appuyez sur la touche TAB.

Finalement, entrez le montant 218.30.

Appuyez sur la touche Enter ou cliquez sur l’icône C:\Users\David\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Accept.png pour enregistrer l’écriture. Elle s’ajoute à la liste des écritures, classée d’après sa date.

Vous pouvez ensuite vous exercer à passer les écritures suivantes :

25.6Les différentes présentations

Le menu Présentation propose différentes vues de la comptabilité. Les présentations usuelles de Crésus Comptabilité sont disponibles dans Crésus Comptabilité MCH.

La plupart s’utilise de la même manière que sous Crésus Comptabilité.

Par exemple, la commande Balance de vérification C:\Users\David\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Balance.png, ou la touche F5, qui montre tous les comptes avec leurs soldes,

C:\Users\David\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\compta\24x24\output\Extrait.png ou la commande Extrait de compte, ou la touche F6, qui demande un numéro de compte puis montre toutes les écritures de ce compte (ici le compte 0120.3170.00 Frais de déplacement et autres frais).

En plus des vues habituelles, la comptabilité MCH propose des vues propres à la structure par groupes de matières et par fonctions.

25.6.1La présentation extrait de groupe de matières

La commande Présentation – Extrait de groupe de matières affiche le résultat de tous les comptes du groupe de matières demandé.

Ainsi, l’extrait du groupe de matières 3010 affiche les écritures des comptes 3010.00, 3010.01, …, quelle que soit la fonction. On y trouvera par exemple des écritures du compte 0110.3010.00, du compte 0120.3010.01 ou du compte 0220.3010.00

25.6.2La présentation Comptes

La commande Présentation – Comptes, ou la touche F8, affiche le résultat de tous les comptes de la fonction demandée. Il est par exemple possible de limiter la vue à la fonction 0220 Services généraux.

Cette même vue permet d’afficher les comptes de fonctionnement ou les comptes des investissements de la fonction demandée, en les rassemblant par groupe de matières ou par fonction.

Le dialogue permet de définir comment afficher le compte.

Regroupement : définit si les comptes sont affichés selon les groupes de matières ou selon les fonctions.

Profondeur : détermine le niveau de détail en fonction de la structure des comptes centralisateurs.

Fonction : permet d’afficher seulement les comptes de la fonction choisie dans la liste. La première entrée de la liste affiche toutes les fonctions.

Affichage des comptes : permet de sélectionner soit le compte de résultat, soit le compte des investissements. En cas de besoin vous pouvez montrer seulement les charges ou seulement les revenus, resp. les dépenses ou les recettes.

Colonnes : permet de définir le nombre de paires de colonnes que vous désirez et le contenu de chaque paire de colonnes.

Les Colonnes 1 et 2 contiennent toujours le numéro et le titre du compte

Chaque paire de colonnes peut contenir :

  • le solde courant.
  • le solde de l’année précédente.
  • le budget courant.
  • le budget futur.

Par exemple, pour afficher uniquement les chiffres de l’année courante, mais ni budget, ni année précédente :

  • dans Colonnes 3 et 4 choisissez Année courante.
  • désactivez Colonnes 5 et 6 ainsi que Colonnes 7 et 8.

Les options sous Affichage déterminent ce que Crésus affiche :

  • Solde des comptes centralisateurs : affiche l’état des comptes centralisateurs, indépendamment de l’affichage des sous-comptes.
  • Solde des comptes : affiche les soldes des comptes.
  • Comptes nuls : affiche tous les comptes définis dans le plan comptable, même s’ils n’ont jamais été utilisés.
  • Excédents : affiche les excédents des colonnes de débit ou de crédit pour chaque compte de niveau 1.
  • Revenus et Charges sur des lignes séparées. Lorsqu’un compte présente un excédent de charges sur une paire de colonnes et un excédent de revenus sur une autre paire de colonnes, les excédents de charges et les excédents de revenus sont affichés sur deux lignes séparées.
  • Total des excédents : affiche tout en bas du tableau le total des charges et des revenus ainsi que les excédents de revenus et de charges.

Toutes les écritures sont prises en compte pour générer le tableau des comptes MCH2. Utilisez le filtre C:\Users\David\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Filter.png pour ne considérer que les écritures comprises entre deux dates et recalculer tout le tableau en conséquence.

25.6.3Budgets et plan financier

Afin de répondre aux exigences de planification financière des collectivités publiques, Crésus Comptabilité MCH permet de saisir les budgets sur cinq ans.

Affichage des budgets

La commande Présentation – Budget ouvre le dialogue suivant :

Choisissez les éléments que vous souhaitez afficher. Dans cet exemple, on affiche les résultats effectifs depuis 2014, le budget révisé et le budget tel qu’adopté pour l’année 2015 (année courante) et les budgets jusqu’en 2017.

Ce dialogue sert également à sélectionner les catégories de compte à afficher, facilitant les travaux de saisie du budget.

Cliquez sur la ligne à modifier et saisissez les montants dans la ligne d’édition au bas de l’écran.

Il est aussi possible de modifier les montants des années précédentes dans cette vue. Il faut l’autoriser dans le dialogue de sélection décrit ci-dessus.

Le plan financier

Afin de répondre aux exigences de planification financière des collectivités publiques, Crésus Comptabilité MCH permet de saisir les budgets sur cinq ans.

Report des budgets

Il peut être utile de reporter les éléments budgétaires d’une année sur une suivante.

La commande Compta – Reporter les budgets affiche un dialogue dans lequel il faut déterminer la source et la destination ainsi que les catégories de comptes à traiter. Dans cet exemple, le budget de 2016 sera copié pour 2017 pour les comptes de charges uniquement.

Il est aussi possible de reporter les montants avec une augmentation linéaire (de 2% dans notre exemple). Par défaut, les montants calculés sont arrondis au franc. En cochant la case Arrondi, les montants sont ajustés à la centaine la plus proche pour les montants inférieurs à CHF 10’000 et au millier le plus proche pour les montants supérieurs à CHF 10’000.

Remettre les budgets

Cette commande sert à remplacer les budgets de la comptabilité courante par les budgets lus dans la comptabilité précédente.

Cette substitution peut s’appliquer à choix sur les budgets courants ou futurs.

On utilise volontiers la fonctionnalité qui calcule automatiquement les budgets des comptes centralisateurs en fonction des budgets de leurs sous-comptes, mais il est aussi possible de forcer un recalcul volontaire des budgets.

Recalculer les budgets

La commande Compta – Recalculer budgets affiche un dialogue où l’automatisme peut être activé.

Si on ne choisit pas le mode automatique, on a le choix entre Recalcule les budgets des comptes centralisateurs en fonction des budgets de leurs sous-comptes ou Annule le budget des comptes centralisateurs.

Les choix au bas du dialogue permettent de limiter l’action à entreprendre aux comptes correspondants.

Par défaut, l’opération s’applique sur tous les comptes centralisateurs. Il est possible d’exclure certains comptes de l’opération : cliquez sur le bouton Comptes centralisateurs avec budget indépendant… et cochez les comptes à exclure. Les budgets de ces comptes devront être saisis manuellement comme décrit plus haut.

Un clic sur OK lance l’opération, qui est irréversible. Tant qu’on ne réutilise pas cette fonction, les budgets ne seront pas modifiés par calcul.

25.7Les rapports financiers

La norme MCH2 demande la production de nombreux tableaux et rapports financiers que Crésus ne propose pas dans les vues habituelles. Ces rapports peuvent être produits sous forme de tableaux Excel, à condition de disposer d’une version de Microsoft Excel 2010 ou plus récente et de travailler sous Windows.

La fonctionnalité n’est pas disponible avec d’autres tableurs qu’Excel. Actuellement, cette fonctionnalité n’est pas disponible sous macOS.

Crésus Comptabilité MCH est livré avec des modèles standards répondant aux directives. Comme chaque collectivité adapte son plan comptable à ses propres besoins, il peut s’avérer nécessaire de modifier les tableaux pour qu’ils correspondent à la comptabilité courante. Les modèles livrés ne peuvent pas être modifiés, par contre ils peuvent être copiés pour en faire des modèles locaux, utilisables depuis toutes les comptabilités sur la machine courante, ou pour en faire des tableaux liés à la comptabilité courante, utilisables uniquement depuis le fichier ouvert.

25.7.1Etablissement des rapports financiers par Excel et modèles
Ouvrir un tableau Excel

La commande Présentation – Tableaux Excel affiche un dialogue offrant le choix entre l’utilisation des tableaux standards (modèles) fournis avec le logiciel ou les tableaux personnalisés.

Sélectionnez le modèle Rapport annuel MCH2 et cliquez sur le bouton OK.

L’opération ouvre le tableau Excel et affiche une alerte de sécurité :

Les tableaux utilisent des macros écrites en Visual Basic. Comme la politique de sécurité par défaut d’Excel bloque les macros, il faut cliquer sur le bouton Activer le contenu. Ceci permet à Excel de compléter les cellules avec les valeurs de la comptabilité.

Après avoir autorisé les macros, l’opération nourrit le tableau avec les données de la comptabilité courante.

Pour tester le comportement, passez dans l’onglet Bilan du classeur et remplacez le numéro de compte 100 dans la cellule de la ligne 7 de la colonne A (si nécessaire, ôtez la protection de la feuille) : le libellé du compte et les valeurs sont modifiés en conséquence, les totaux tiennent compte des nouvelles valeurs. Si vous tapez un numéro de compte inexistant, le tableau le signale.

Les données ne sont pas mises à jour en permanence, mais sont réémises à chaque lancement de la fonction. Si vous modifiez des données dans la comptabilité, il faut donc fermer le tableau et réutiliser la commande.

Utiliser un tableau modèle

Les modèles sont communs à tous les utilisateurs de Crésus. Ils sont fournis lors de l’installation du logiciel et ne peuvent pas être modifiés. Ils sont remplacés lors de la mise à jour du logiciel.

Il ne sert à rien d’apporter des modifications à un tableau modèle fourni avec Crésus, vous ne pouvez pas l’enregistrer. Pour faire des modifications durables, il faut créer un tableau lié à la comptabilité, comme expliqué ci-dessous.

Créer un modèle personnel

Pour générer un tableau personnalisé utilisable depuis plusieurs comptabilités, il faut créer un modèle personnalisé. La procédure est semblable à celle décrite ci-dessus :

  • sélectionnez l’option Modèles.
  • cliquez sur le bouton Ajouter.
  • si nécessaire, Crésus vous demande de sélectionner le dossier où seront enregistrés tous les modèles sur la machine (voir la note ci-dessous).
  • procédez comme pour un tableau lié.

Le modèle ainsi créé pourra être utilisé depuis toutes les comptabilités ouvertes sur la machine courante.

Pour modifier un modèle personnel, sélectionnez-le dans le dialogue, puis cliquez sur le bouton Modifier le modèle.

Les modèles personnels sont enregistrés sur la machine locale dans un dossier dont le chemin est déterminé sous Options – Définitions, onglet Global. Ce chemin peut être sur le réseau, ainsi toutes les machines qui accèdent à ce chemin réseau pourront utiliser les modèles personnels.

Créer un tableau lié

Pour lier un tableau à la comptabilité, utilisez la commande Présentation – Tableaux Excel. Sélectionnez l’option Tableaux liés à cette comptabilité et cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez le modèle sur lequel Crésus doit se baser pour créer le nouveau tableau, entrez le nom du tableau et cliquez sur OK.

Le nouveau tableau s’affiche dans la liste des tableaux liés, vous pouvez maintenant l’ouvrir.

Il faut à nouveau activer le contenu pour que les macros dans Excel fonctionnent. Votre système ne devrait plus poser la question pour ce tableau.

Vous pouvez apporter toutes les modifications voulues dans un tableau lié et l’enregistrer en quittant Excel. Au prochain lancement de ce tableau lié depuis la comptabilité, vous le retrouverez avec les modifications.

Le tableau ainsi créé ne peut être utilisé que depuis la comptabilité courante. L’opération Compta – Rouvrir qui génère le fichier de la nouvelle année lie une copie du tableau à la nouvelle comptabilité.

25.7.2Contenu du tableau Excel Rapport annuel

La recommandation N°01 du modèle comptable harmonisé pour les cantons et les communes spécifie que les éléments principaux du modèle comptable MCH2 sont le bilan, compte de résultats, le compte des investissements, le tableau du flux de trésorerie et l’annexe :

  • le bilan présente l’état de la fortune.
  • le compte de résultats présente l’état des charges et des revenus.
  • le compte des investissements juxtapose les dépenses d’investissement et les recettes d’investissement.
  • le tableau des flux de trésorerie renseigne sur les liquidités et la modification de la structure du capital et du patrimoine.
  • l’annexe contient :
    • les principes relatifs à la présentation des comptes appliqués, en particulier lorsque ceux-ci dérogent au MCH2;
    • des explications relatives au compte de résultats, au compte des investissements, au bilan et au tableau des flux de trésorerie;
    • l’état du capital propre;
    • d’autres indications importantes pour l’évaluation de l’état de la fortune, des finances et des revenus et de la situation des risques.

Il incombe aux responsables des finances des collectivités publiques de présenter ces divers éléments.

Le fichier Excel créé par Crésus Comptabilité MCH reprend dans une large mesure les éléments indiqués ci-dessus tout en les complétant. Le tableau produit comprend plusieurs onglets structurés selon les directives en notre possession au moment de l’édition de ce manuel.

Vous y trouverez en particulier :

  • une page de garde, permettant à l’utilisateur d’indiquer le nom de la collectivité publique et tout autre élément utile à une page de garde. La seule donnée en provenance de Crésus Comptabilité MCH est l’année de référence.
  • un onglet Message permettant de rédiger un texte libre d’introduction aux éléments financiers.
  • des onglets concernant le financement et l’autofinancement des divers secteurs.
  • des onglets consacrés aux fonctions Résultat et Investissement.
  • un onglet Compte de résultat présentant les comptes de charges et de revenus échelonnés pour l’exercice avec les données comparatives de l’année précédente et du budget.
  • des onglets présentant le détail des Résultats.
  • un onglet Compte des investissements présentant les comptes de dépenses et de recettes avec les données comparatives de l’année précédente et du budget.
  • des onglets présentant le détail des investissements.
  • un onglet Bilan présentant les actifs et passifs avec les données comparatives de l’exercice précédent.
  • un onglet Tableau de flux de trésorerie – non disponible dans la première version de Crésus Comptabilité MCH. Sa réalisation est planifiée ultérieurement.
  • un onglet Indicateurs financiers qui calcule divers ratios financiers utiles à la bonne compréhension de la situation financière de la collectivité publique.
  • des onglets permettant de commenter divers postes de résultats, d’investissements ou du bilan.
  • des onglets Prévision servant à présenter la planification financière.
25.7.3Contenu du tableau Excel Budget

Comme demandé par les directives, les onglets de ce tableau présentent le budget de l’année+1, le budget de l’année en cours et le résultat de l’année-1.

Plusieurs onglets sont à disposition pour saisir les commentaires et rapports nécessaires, tels que l’évolution des capitaux ou les indicateurs financiers.

25.7.4Contenu du tableau Excel Planification financière

Le découpage de ce classeur Excel répond également aux directives et présente les budgets sur 5 ans, ainsi que le résultat estimé des comptes pour l’année+5.

25.7.5Quelques informations sur le concept

A l’exécution de la commande, le mécanisme de synchronisation fournit toutes les données de la comptabilité Crésus dans un onglet caché du tableau Excel choisi. Les routines spéciales développées dans Excel permettent de récupérer les informations et de les utiliser dans des formules. Les données ne sont pas mises à jour en permanence, mais sont réémises à chaque lancement de la fonction. Si vous modifiez des données dans la comptabilité, il faut donc fermer le tableau et réutiliser la commande.

En règle générale, le numéro de compte figurant dans la colonne A du tableau sert de référence. Ainsi, en fonction du numéro indiqué, le système va chercher le libellé du compte et les valeurs qui se rapportent aux années considérées.

Par exemple, le fichier automatiquement créé par Crésus Comptabilité MCH présente le bilan comme suit :

Pour information, ces éléments proviennent des formules suivantes :

Vous y reconnaîtrez des fonctions standards d’Excel, par exemple =SOMME(C7 :C14), alors que d’autres fonctions ont été créées uniquement pour ces tableaux liés à Crésus Comptabilité, comme par exemple =AccountTitle(A7) qui retourne le titre du compte dont le numéro a été saisi dans la cellule A7.

Si pour le bilan ou les comptes de résultats ou d’investissements, les tableaux standards peuvent être utilisé tels quels, l’annexe devra certainement faire l’objet de personnalisations. Bien qu’il soit possible de saisir les formules à la main sur la base des indications ci-dessous, il est possible de copier une ligne du tableau et d’indiquer en colonne A le numéro du compte pour lequel l’utilisateur souhaite faire un commentaire.

26Les références.

Toutes les instructions et tous les exemples donnés dans le présent manuel ont pour unique but d’aider à vous familiariser avec le logiciel Crésus Comptabilité. Ils ne constituent pas une instruction sur comment tenir votre comptabilité. Si vous avez des doutes sur des questions de comptabilité, il est important de savoir où trouver les informations nécessaires. Voici deux références qui peuvent répondre à la plupart de vos questions.

26.1Référence pour le plan comptable

L’ouvrage de référence pour toute question concernant le plan comptable général suisse PME est :

Plan comptable Suisse PME, Walter Sterchi, Herbert Mattle, Markus Helbling
ISBN 978-2-606-01551-0

Vous pouvez obtenir cet ouvrage en librairie ou auprès de :

Editions Loisirs et Pédagogie

Chemin de Budron B 4A

1052 Le Mont-sur-Lausanne

www.editionslep.ch

26.2Référence pour la TVA

La législation concernant la TVA est complexe. L’AFC gère la TVA au niveau fédéral et c’est la référence pour toute question relative à la TVA.

Sur son site web, vous trouvez la réponse à toutes vos questions relatives à la TVA sous forme de pages web. Notez que l’AFC ne publie plus de document. Pour plus d’information adressez-vous à :

Administration fédérale des contributions

Division principale de la TVA

Schwarztorstrasse 50

3003 Berne

www.estv.admin.ch

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