4.2.7Les différents éléments composant un compte
Pour créer un compte, il faut prendre en considération un certain nombre d’éléments. Dans cette introduction, seulement les éléments nécessaires pour les opérations les plus courantes sont donnés. Pour plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Présentation – Plan comptable dans l’aide du logiciel.
Numéro du compte
Choisissez le numéro de compte de manière à ce que le nouveau compte apparaisse au bon endroit dans le plan comptable. Les comptes sont classés par ordre alphabétique d’après leur numéro, par exemple 1, 10, 100, 1000, 1010, 1050, 110, 1100, 1170, 14, 140, 1400, etc.
Si vous souhaitez insérer un compte entre 2 comptes ayant des numéros consécutifs, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite ouvrir des comptes actifs pour ses différents immeubles et dont le plan comptable se présente initialement de la manière suivante :
Vous pouvez par exemple introduire des numéros de compte à 5 chiffres :
Les numéros de comptes pouvant comporter des caractères quelconques, vous pouvez introduire des lettres pour différencier des comptes :
ou encore écrire 1600.0, 1600.1, 1600.2.
Vous pouvez aussi changer le numéro du compte suivant; les écritures qui utilisent ce compte seront modifiées en conséquent :
Titre du compte
Donnez à votre compte un titre qui explique bien sa fonction. Selon le réglage, Crésus ajoute des symboles > > > devant le libellé pour indiquer la profondeur des comptes groupés. Ne les tapez pas au clavier (voir Groupe ci-dessous).
Catégorie du compte
Il y a 5 catégories de comptes :
| Actif | Les comptes actifs indiquent l’utilisation des moyens investis dans l’entreprise. Ces moyens ont par exemple été placés sur des comptes en banque, investis dans des moyens de production ou des bâtiments, etc. Habituellement, les comptes d’actif portent les numéros 1000 à 1999. |
| Passif | Les comptes passifs indiquent la provenance des fonds investis dans l’entreprise, par exemple : prêt bancaire, hypothèque, créanciers, etc. Habituellement, les comptes de passif portent les numéros 2000 à 2999. |
| Produit | Les comptes de produit enregistrent des augmentations de la fortune de l’entreprise : ventes de produits, etc. Habituellement, les comptes de produit portent les numéros 3000 à 3900. Certains comptes entre 6800 et 8999 sont également des comptes de produit. |
| Charge | Les comptes de charge enregistrent des diminutions de la fortune de l’entreprise : achats, salaires, loyer et impôts à payer, etc. Habituellement, les comptes de produit portent les numéros 4000 à 8999. |
| Exploitation | Les comptes d’exploitation sont utilisés pour présenter le compte de résultat (§8.4 Compte de résultat). Habituellement, les comptes d’exploitation portent les numéros 9000 à 9100. On peut également les utiliser pour des comptes temporaires ou comptes de passage. |
Respectez la répartition des différentes catégories lorsque vous créez un nouveau compte.
La catégorie des comptes ne dépend pas des numéros de comptes.
Type
Les différents types de compte sont :
| Normal | Pour les comptes dans lesquels on passe des écritures. La colonne dans le plan comptable reste vide dans ce cas. |
| Titre | Ces comptes ne servent qu’à afficher/imprimer une ligne d’information dans les différentes vues qui proposent tous les comptes (plan comptable, bilan, PP, etc.) |
| Groupe | Ces comptes servent à totaliser le solde des sous-comptes (voir Groupe ci-dessous). |
| Miroir | Ces comptes permettent de modifier l’emplacement d’un compte lorsque son solde est négatif, par exemple pour qu’un compte actif figure au passif lorsqu’il est négatif. Le numéro du compte miroir détermine son emplacement dans la liste des comptes et les vues comme le bilan ou le PP. Le numéro du compte à refléter est saisi dans la liste Compte miroir pour le compte. |
On ne peut pas modifier le type d’un compte utilisé.
Groupe
Les groupes de comptes servent à présenter le total de plusieurs sous-comptes dans le PP ou le bilan. Les comptes normaux utilisés pour passer des écritures, sont groupés dans des comptes de groupement ou comptes centralisateurs.
Dans l’exemple de bilan qui suit, le compte centralisateur 1 présente le total des sous-comptes centralisateurs 10, 11 et suivants (qui ne figurent pas dans la copie d’écran). Les comptes dont le solde est nul sont cachés.
Le compte centralisateur 10 présente le total des sous-comptes centralisateurs 100, 110, 120 et suivants.
Le compte centralisateur 100 présente la somme des sous-comptes normaux 1000, 1010 et 1020, le compte centralisateur 110 présente le total de l’unique sous-compte 1100.
Les comptes 1000, 1000, 1020 et 1100 sont des comptes normaux dans lesquels on a passé des écritures :
Dans le plan comptable, la structure se présente ainsi:
Le compte 10 Actifs circulants (profondeur 2) est groupé dans le compte 1 Actifs (profondeur 1), le compte 100 Trésorerie (profondeur 3) est groupé dans le compte 10 Actifs circulants, et les comptes 1000 Caisse et 1010 Compte postal (profondeur 4) sont groupés dans le compte 100 Trésorerie.
Dans la colonne Groupe, on indique pour chaque compte dans quel compte centralisateur il est groupé. Notez que les comptes 1, 10 et 100 sont du type Groupe : ils ne peuvent pas être utilisés dans des écritures, mais servent uniquement à regrouper d’autres comptes.
Cette hiérarchie des comptes permet aussi de présenter le bilan ou le tableau des pertes et profits de manière condensée : on peut par exemple ne pas représenter chaque compte, mais seulement les comptes centralisateurs de profondeur 1 et 2 (§8.3 Le tableau des pertes et profits).
Dans les plans comptables standards, les comptes normaux portent des numéros à 4 chiffres, et les comptes de groupement des numéros de compte à 1 à 3 chiffres.
TVA
Pour les comptes soumis à la TVA (§7 La gestion de la TVA), mettez dans la colonne TVA du plan comptable le code TVA qui va être le plus fréquemment utilisé avec ce compte. Lorsque vous passerez une écriture sur ce compte, ce code TVA sera proposé automatiquement, mais vous pourrez le changer si nécessaire.
Ouv/Boucl
À la fin de l’année comptable, on boucle la comptabilité avant de la rouvrir pour une nouvelle année comptable. Cette opération s’appelle le changement d’exercice (§11 Le changement d’exercice). Crésus Comptabilité se charge d’effectuer cette opération; il a cependant besoin d’un certain nombre d’informations pour savoir comment passer les différentes écritures de bouclement et d’ouverture.
Pour les comptes actifs et passifs, il s’agit du compte Bilan d’ouverture dans lequel Crésus passe la contrepartie du solde à nouveau. Dans les plans comptables standards c’est le compte 9100.
Pour les comptes de charges et de produits, vous devez indiquer le compte du compte de résultat que Crésus Comptabilité doit utiliser pour générer l’écriture de bouclement. Cette information est essentielle pour que le compte de résultat établi à la fin de l’année comptable réponde aux exigences du nouveau droit comptable.
La deuxième colonne indique l’ordre dans lequel les écritures d’ouverture et de bouclement sont passées : il arrive rarement que les comptes ne doivent pas être traités dans l’ordre affiché dans le plan comptable. L’ouverture ou le bouclement traite d’abord les comptes dont le rang entré dans cette colonne est 1, puis 2, puis 3. Vous pouvez ainsi forcer Crésus à générer les écritures dans l’ordre qui vous convient. Habituellement, vous pouvez mettre des 1 partout.
Monnaie
Cette colonne est vide sauf pour les comptes en monnaie étrangère (§13 Les monnaies étrangères), pour lesquels la colonne indique la monnaie du compte.