Crésus Comptabilité

3.4Les écritures

Chaque opération comptable est entrée dans Crésus Comptabilité sous forme d’une écriture : quand l’entreprise vend un article et établit une facture, quand le client paie cette facture, quand l’entreprise verse un salaire ou paie des impôts, on passe chaque fois une écriture.

Une écriture est constituée d’une date, d’un compte au débit, d’un compte au crédit, d’un numéro de pièce, d’un libellé, d’une somme, et parfois d’informations supplémentaires concernant la TVA (§7 La gestion de la TVA), la monnaie dans le cas d’écritures sur des comptes en monnaies étrangères (§13 Les monnaies étrangères) ou le code analytique si la fonction a été activée (§20 Centres d’analyse).

3.4.1Saisir des écritures

Prenons l’exemple d’un virement de 1’500.- du compte postal à la caisse.

  • Pour passer dans le journal des écritures, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Journal des écritures.

  • Au bas de l’écran se trouvent les champs pour entrer les données.
  • Appuyez sur Shift+Page Down pour être sûr d’afficher les dernières écritures de l’exercice.
  • Appuyez sur la touche Esc pour être sûr que la ligne d’édition est prête à accueillir une nouvelle écriture.
  • Le premier champ est dévolu à la Date de l’écriture. Lors de la première saisie d’une session de travail, elle affiche en principe la date du jour. Par la suite, il s’agit habituellement de la dernière date traitée. Saisissez une date ultérieure à la date de la dernière écriture affichée

N’appuyez pas sur la touche Entrée avant d’avoir rempli tous les champs.

  • Appuyez sur la touche Tab  ou cliquez dans le champ suivant.
  • La 2e colonne traite le compte Débit. Une fenêtre d’aide à la saisie s’affiche au-dessus du champ :

  • Cette fenêtre contient la liste de tous les comptes.
  • Double-cliquez sur le compte 1000 Caisse. Le nom du compte s’affiche sous le champ et mentionne le solde actuel du compte.
  • Passez au champ suivant.
  • Il faut saisir ici le compte à créditer, pour notre exemple, le Compte courant CHF.

  • Si vous commencez à taper le numéro du compte, le compte est sélectionné dans la liste. En tapant une partie du nom du compte, la liste des comptes dans la fenêtre d’aide à la saisie est mise à jour afin de ne contenir plus que les comptes contenant le mot tapé.
  • Tapez 1020 et appuyez sur la touche Tab.

Pour plus de détails concernant la fenêtre d’aide à la saisie et pour savoir comment l’activer ou la désactiver, consultez le §5.1.1 L’aide à la saisie

  • Dans le quatrième champ, laissez le numéro de pièce que Crésus Comptabilité a proposé.
  • Dans le cinquième champ – Libellé – tapez Transfert

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML117c0a0a.PNG

  • La fenêtre d’aide à la saisie est également affichée pour les libellés. Utilisez les touches Flèche haut ou Flèche bas pour sélectionner le libellé Transfert de banque à caisse, et appuyez sur la touche Tab.
  • Dans le sixième champ – Somme – tapez 1500.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML117efbb8.PNG

  • Après avoir vérifié que tous les champs ont été remplis correctement, appuyez sur la touche Entrée.
  • L’écriture apparaît dans le journal des écritures, en vert, classée d’après les dates d’écriture, avec un petit « vu » D:\Documents\SVN\doc\Art\Icones\Toolbars\fact\24x24\output\Accept.png dans la marge gauche :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML117f8763.PNG

Vous venez de passer votre première écriture.

En cas d’erreur, vous pouvez bien entendu modifier ou supprimer une écriture.

3.4.2Modifier une écriture

  • Si le pointeur de votre souris n’est pas en forme de croix, cliquez sur l’icône C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML775d38a.PNG ou exécutez la commande Outils – Modification.
  • Cliquez sur l’écriture portant le numéro de pièce 40.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML114b42e3.PNG

  • Elle est mise en évidence par sa couleur rouge dans le tableau des écritures, et le contenu de l’écriture est répliqué dans la ligne d’édition au bas de la fenêtre.
  • Corrigez les divers champs – pour l’exemple, passez le montant à 950.00 – puis validez la modification en appuyant sur la touche Entrée

3.4.3Supprimer une écriture

Pour supprimer une écriture, utilisez l’outil Gomme C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML76ccd34.PNG, qu’on obtient par la commande OutilsGomme ou en cliquant sur l’icône.

Cliquez sur l’écriture à supprimer portant le numéro de pièce. Le dialogue propose de supprimer l’écriture marquée, ou l’écriture marquée ainsi que toutes les écritures qui la suivent; cette dernière option peut être désactivée, voir commande Options – Définitions, onglet Écritures.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML76f9ea5.PNG

Une méthode alternative consiste à cliquer sur l’écriture avec le bouton de droite de la souris (§5.3 L’utilisation de la souris).

Attention : la suppression est définitive, il n’y a pas de fonction Undo ou de Ctrl+Z qui permettraient d’annuler une suppression.

3.4.4Écritures multiples

Il est parfois utile d’enregistrer globalement dans un compte la contrepartie de plusieurs opérations comptables. Supposons l’extrait de journal suivant :

Date

Débit

Crédit

Libellé

Somme

19.06.2015

6000

1020

Loyer juin

1872

19.06.2015

6220

1020

Assurance casco

152

19.06.2015

6230

1020

Taxe autoroutière

40

Si ces 3 écritures font partie d’un même paiement, le total du paiement (2064.00) n’apparaît cependant nulle part dans la comptabilité, en particulier pas dans le compte 1020. Il peut être utile de passer une seule écriture multiple, comme suit :

Date

Débit

Crédit

Libellé

Somme

19.06.2015

6000

Loyer juin

1872

19.06.2015

6220

Assurance casco

152

19.06.2015

6200

Taxe autoroutière

40

19.06.2015

1020

Total paiements

2064

 

Cette fois-ci le total de 2064.00 apparaît clairement, tant dans le journal des écritures que dans le compte 1020.

La saisie d’une écriture multiple est similaire à la procédure décrite ci-dessus, mais en utilisant un compte spécial écriture multiple pour la contrepartie.

  • Dans la première ligne de l’écriture, saisissez la date de l’écriture, puis le compte à débiter n° 6000.
  • Passez dans la colonne Crédit.
  • Dans l’aide à la saisie, cliquez sur la première ligne …<écriture multiple> Vous pouvez également taper « … » (3 points qui se suivent) au clavier.
  • Complétez les autres éléments de la première ligne de l’écriture multiple, puis validez l’écriture. L’écran change d’aspect pour bien montrer que vous traitez une écriture multiple.

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1185b40e.PNG

  • Les boutons Dernière écriture et Annuler tout apparaissent en bas dans la fenêtre.
  • Saisissez la deuxième ligne : il ne faut pas chercher à modifier le compte à créditer.
  • Après validation, vous trouverez la mention Sous-total 2’024.00 D sous la colonne Crédit. Cela signifie que vous avez actuellement 2’024.00 de plus au débit qu’au crédit.
  • Passez encore la troisième ligne, le sous-total passe à 2’064.00
  • Pour enregistrer la contrepartie de l’écriture multiple, cliquez sur le bouton Dernière écriture. Crésus demande alors le compte à créditer. Entrez le numéro de compte 1020, et complétez le libellé Total paiements. Vous remarquerez que vous ne pouvez pas passer dans le montant de cette ligne, il se calcule automatiquement.
  • Validez la saisie :

Le §4.5 Écritures multiples donne plus d’indications concernant les écritures multiples.

3.4.5Écritures avec TVA

Lorsqu’une entreprise est soumise à la TVA, elle doit établir un décompte et s’acquitter de la TVA auprès de l’AFC. Il existe plusieurs méthodes de décompte. Dans cet exemple, nous allons traiter la méthode ordinaire, soit le décompte de TVA effective, selon les contre-prestations convenues.

  • Préparez cette écriture pour une vente au comptant d’un produit à 200.- TTC

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML12e5008.PNG

  • Dès que vous spécifiez le compte 3000, le champ TVA se complète automatiquement.
  • Validez l’écriture :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1327ee5.PNG

  • Crésus évalue la TVA et passe une écriture de 3 lignes, avec le montant net (hors taxes), le montant de TVA et le montant brut (TVA incluse).
  • Une écriture avec TVA peut être modifiée ou supprimée de la même manière qu’une écriture ordinaire.

Chaque ligne d’une écriture multiple peut être soumise à la TVA. Dans cet exemple, nous avons payé des charges soumises à différents taux :

  • Si on clique sur une des lignes, on voit que chaque charge se compose de 2 lignes :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1388d08.PNG

  • Ici, le montant brut de 50.– se compose 48.78 net et de 1.22 de TVA au taux réduit.

C’est le code qui s’affiche dans le champ TVA qui permet à Crésus d’appliquer le taux normal ou réduit, et d’affecter les montants correctement dans le décompte de TVA.

Il convient de distinguer la TVA due lors de ventes aux clients et la TVA à récupérer lors de l’achat de matières et prestations.

Pour la TVA facturée au client lors d’une vente, qui est due à l’AFC, les codes principaux sont :

  • TVA pour le taux normal
  • TVARED pour le taux réduit

Pour la TVA à récupérer, appelée aussi Impôt Préalable, que vous récupérez de l’AFC lors d’un achat, il faut encore distinguer l’impôt préalable sur l’acquisition de matières et de prestations de service de l’impôt préalable sur les investissements et autres charges d’exploitation.

Pour l’impôt sur l’acquisition de matières, les codes principaux sont :

  • IPM pour le taux normal
  • IPMRED pour le taux réduit

Pour l’impôt sur les investissements, les codes principaux sont :

  • IPI pour le taux normal
  • IPIRED pour le taux réduit

Consultez le §7 La gestion de la TVA pour plus de détails concernant la gestion de la TVA.

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