Crésus Comptabilité

Ce manuel en ligne a été écrit pour les versions Windows, mais l’utilisation est identique sous macOS et Linux. Dans la mesure où les logiciels Crésus continuent à évoluer, nous nous efforçons de maintenir ce site à jour. Il se peut toutefois qu’il y ait des écarts entre la documentation et le logiciel utilisé.

Consultez les explications accessibles par le bouton Aide dans les divers dialogues du logiciel ou par l’aide en ligne du menu Aide.

Pour toutes les opérations en ligne liées à votre logiciel Crésus, vous avez besoin d’un compte Crésus.

Le compte Crésus vous identifie pour toutes les opérations administratives et d’assistance technique liées à vos logiciels Crésus. Retrouvez en ligne l’historique de vos commandes et téléchargements ainsi que les numéros d’identification de vos logiciels.

Pour être au courant des dernières nouveautés des logiciels Crésus, il vous suffit de vous abonner au Bulletin Crésus : connectez-vous à votre compte Crésus sur www.cresus.ch, cliquez sur Modifier vos données et cochez la case correspondante.

La comptabilité est une technique qui repose sur des règles précises, mais les formes de présentation varient considérablement d’une entreprise à l’autre. Aussi, tout en respectant les principes généraux, le logiciel Crésus Comptabilité est suffisamment souple pour que chacun puisse tenir « sa » comptabilité.!

La législation suisse ne comprend aucune disposition impérative au sujet du système comptable à utiliser. Elle fixe uniquement, pour toute entreprise exploitée commercialement, l’obligation de tenir une comptabilité régulière et ininterrompue.

Le droit comptable (introduit en 2013), impose la structure du bilan, du compte de résultat et de l’annexe. Nous vous renvoyons en particulier aux articles 959a, 959b et 959c du titre 32 du Code des obligations.

Crésus Comptabilité permet de tenir à jour simultanément un journal, une balance de vérification, un bilan et un tableau des résultats, ainsi que de gérer la TVA et des comptes en monnaies étrangères. Une ergonomie simple et efficace permet de travailler rapidement. Selon ses préférences, l’utilisateur se servira de la souris, en se laissant guider par les icônes, les menus et les dialogues d’aide, ou le clavier, avec de nombreux raccourcis, pour un maximum d’efficacité.

Les instructions et exemples donnés n’expliquent pas les techniques comptables mais servent à vous familiariser avec le programme Crésus Comptabilité. Si vous avez des questions de comptabilité, référez-vous à une fiduciaire ou à un manuel de comptabilité.

Tous les exemples du présent manuel se réfèrent au plan comptable PME fourni avec le logiciel.

Le lancement d’une commande dans un menu est présenté sous la forme « Menu – Commande ». Par exemple « Exécutez la commande Fichier – Ouvrir » signifie « Exécutez la commande Ouvrir du menu Fichier ».

De nombreuses commandes peuvent être exécutées en appuyant sur des touches du clavier. Ces raccourcis sont illustrés sous la forme Touche. Par exemple, F2 signifie qu’il faut appuyer la touche de fonction F2.

Les combinaisons de touches apparaissent sous le format suivant :

Touche1+Touche2

Le signe « + » signifie qu’il faut appuyer sur la première touche et la maintenir enfoncée tout en appuyant sur la deuxième touche. Par exemple, Alt+Tab signifie qu’il faut appuyer sur la touche Alt et la maintenir enfoncée tout en appuyant sur la touche Tab, puis relâcher les 2 touches.

Certaines touches du clavier n’ont pas d’inscription en toutes lettres mais seulement sous forme de symboles :

Dénomination	Aspect	Touche
Tab		Touche de tabulation (à gauche de la touche Q sur les claviers suisses). Elle est représentée par Tab
Maj		Touche Majuscules. Cette touche comporte parfois l’inscription Shift. Elle est représentée par Shift
Entrée	ou	Touche d’entrée, également disponible sur le pavé numérique. Elle est représentée par Enter

L’aspect des touches dépend fortement de votre clavier

Les copies d’écran dans ce manuel ont été faites sous différentes versions de Windows. Elles peuvent différer de l’aspect sur votre écran en fonction du système d’exploitation que vous utilisez.

Accédez au manuel relatif à la procédure d’installation en cliquant ici.

Une fois installé et activé, le logiciel est pleinement fonctionnel. Vous pouvez en tout temps souscrire à un abonnement aux mises à jour. Cet abonnement donne accès, non seulement aux mises à jour, mais également à divers services.

Chaque fois que vous lancez votre logiciel, celui-ci vérifie par Internet s’il existe une version plus récente. Le cas échéant, un dialogue s’affiche signalant si la mise à jour est gratuite ou payante. Il vous suffit de cliquer sur le bouton et de suivre les indications. Le fichier téléchargé est ensuite installé selon les pages précédentes.

Vous devez quitter le logiciel Crésus avant d’installer la mise à jour téléchargée.

La mise à jour de Crésus installe une nouvelle version du programme sans modifier les données introduites. Toutes les présentations et fonctionnalités livrées avec le modèle standard sont adaptées lors de la mise à jour. Les adaptations particulières, les présentations personnalisées ainsi que toutes les modifications apportées dans votre fichier sont conservées.

Obtenir une mise à jour

Pour obtenir la mise à jour, utilisez la commande Aide > Mise à jour par Internet dans Crésus Comptabilité.

…ou directement sur notre site.

Ce manuel ne contient pas la description détaillée de toutes les commandes et de tous les dialogues de Crésus Comptabilité. Il vous guide lors de la première prise en main du logiciel et donne des explications détaillées sur certains sujets comme la TVA, le changement d’exercice, etc.

L’aide contextuelle est le moyen le plus rapide d’obtenir de l’aide sur les icônes visibles à l’écran ou sur les commandes des menus. Cliquez sur l’icône puis, avec la souris en forme de point d’interrogation, cliquez sur une icône ou une commande dans un menu : l’explication relative à la commande choisie s’affiche alors.

Lorsque vous remplissez un champ (par exemple pour saisir un numéro de compte dans une écriture), vous pouvez obtenir de l’aide sur ce champ avec cette icône , avec la commande Aide – Aide pour remplir le champ ou en appuyant sur la touche F2. Le dialogue qui s’affiche vous propose de choisir parmi les différentes possibilités de remplir le champ en question. Pour avoir plus d’informations, vous pouvez cliquer sur le bouton Aide dans ce dialogue, pour afficher le paragraphe correspondant de l’aide.

La commande Aide – Base de connaissance vous connecte directement sur la base de connaissance du logiciel Crésus Comptabilité sur support.cresus.ch/ressources/base-de-connaissances

Pour obtenir de l’assistance technique, poser une question en ligne
ou appelez le numéro 0848 27 37 89 (tarif local).

Il est possible de changer la taille de la plupart des dialogues dans Crésus Comptabilité.

Lorsque vous voyez un dialogue avec un petit signe en bas à droite, il suffit de cliquer sur le signe ou de cliquer dans le bord du dialogue, de déplacer la souris et de lâcher le bouton lorsque la taille vous convient.

Dans ce chapitre, nous vous proposons une toute première prise en main de Crésus Comptabilité, en expliquant les principes de base à l’aide d’une comptabilité de test.

Si vous n’avez pas besoin de créer une nouvelle comptabilité car vous commencez à travailler sur une comptabilité déjà existante, lisez tout de même ce chapitre qui vous permettra de vous familiariser avec le plan comptable et de comprendre comment l’adapter, ce qui est un prérequis pour la suite.

Pour créer une nouvelle comptabilité :

• Exécutez la commande Fichier – Nouveau. Ceci lance l’assistant de création d’une nouvelle comptabilité.

• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Crésus Comptabilité vous propose plusieurs plans comptables standards.

• Choisissez le Plan comptable abrégé pour PME.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Il faut alors donner un titre à votre comptabilité, qui apparaît en haut de tous les documents imprimés.

• Entrez Test.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Entrez les dates de début et de fin de la période comptable. Pour ce test, traitez l’année civile en cours.

• Cliquez sur Suivant.
• Dans cette prise en mains, nous allons traiter le régime de TVA normal :

• Sélectionnez le régime Méthode effective.
• Cliquez sur le bouton Suivant.

• Sélectionnez le type de décompte Selon les contre-prestations convenues
• et la périodicité Trimestrielle.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Dans cet exemple, nous allons considérer des prestations vendues au taux normal et au taux réduit :

• Sélectionnez les 2 taux.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• N’activez pas les fonctionnalités de comptabilité analytique.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Acceptez le nom du fichier et le dossier proposés pour l’enregistrement de votre comptabilité.

• Cliquez sur le bouton Suivant.

• Spécifiez que vous désirez des écritures exemples.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Acceptez le résumé.
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• À la fin de l’assistant, cliquez sur le bouton Terminer.
• Dans le dialogue des réglages, passez dans l’onglet Entreprise :

• Ajoutez des coordonnées d’entreprise, et les informations pour le décompte TVA
• Cliquez sur le bouton OK.

Après la création du nouveau fichier, Crésus Comptabilité affiche le plan comptable :

• Utilisez la barre de défilement sur la droite de la fenêtre ou la roulette de la souris pour parcourir les différents comptes.
• La structure des comptes correspond au plan comptable PME 2015 §26.1 Référence pour le plan comptable.

Les adaptations du plan comptable sont décrites au §4.2 Adapter le plan comptable

Pour passer dans le plan comptable depuis une autre vue, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Plan comptable.

Pour examiner les écritures de cette comptabilité, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Journal des écritures :

• Utilisez la barre de défilement à droite de la fenêtre ou la roulette de la souris pour parcourir les écritures.
• On y trouve des écritures simples d’une seule ligne avec un compte au débit et un compte au crédit, ainsi que des écritures multiples, composées d’un compte au débit et plusieurs comptes au crédit, ou l’inverse. Certaines écritures comportent de la TVA, d’autres pas.
• Utilisez les raccourcis Page Up et Page Down pour monter et descendre dans les écritures.
• Utilisez le raccourci Shift+Page Up pour afficher les premières écritures de l’exercice.

Il s’agit des écritures d’ouverture. Elles sont identifiées dans la colonne de droite par le symbole  représentant un dossier ouvert; elles seront examinées plus en détail dans l’introduction sur le changement d’exercice (§11.2 La réouverture).

Chaque opération comptable est entrée dans Crésus Comptabilité sous forme d’une écriture : quand l’entreprise vend un article et établit une facture, quand le client paie cette facture, quand l’entreprise verse un salaire ou paie des impôts, on passe chaque fois une écriture.

Une écriture est constituée d’une date, d’un compte au débit, d’un compte au crédit, d’un numéro de pièce, d’un libellé, d’une somme, et parfois d’informations supplémentaires concernant la TVA (§7 La gestion de la TVA), la monnaie dans le cas d’écritures sur des comptes en monnaies étrangères (§13 Les monnaies étrangères) ou le code analytique si la fonction a été activée (§20 Centres d’analyse).

Prenons l’exemple d’un virement de 1’500.- du compte postal à la caisse.

• Pour passer dans le journal des écritures, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Journal des écritures.

• Au bas de l’écran se trouvent les champs pour entrer les données.
• Appuyez sur Shift+Page Down pour être sûr d’afficher les dernières écritures de l’exercice.
• Appuyez sur la touche Esc pour être sûr que la ligne d’édition est prête à accueillir une nouvelle écriture.
• Le premier champ est dévolu à la Date de l’écriture. Lors de la première saisie d’une session de travail, elle affiche en principe la date du jour. Par la suite, il s’agit habituellement de la dernière date traitée. Saisissez une date ultérieure à la date de la dernière écriture affichée

N’appuyez pas sur la touche Entrée avant d’avoir rempli tous les champs.

• Appuyez sur la touche Tab  ou cliquez dans le champ suivant.
• La 2e colonne traite le compte Débit. Une fenêtre d’aide à la saisie s’affiche au-dessus du champ :

• Cette fenêtre contient la liste de tous les comptes.
• Double-cliquez sur le compte 1000 Caisse. Le nom du compte s’affiche sous le champ et mentionne le solde actuel du compte.
• Passez au champ suivant.
• Il faut saisir ici le compte à créditer, pour notre exemple, le Compte courant CHF.

• Si vous commencez à taper le numéro du compte, le compte est sélectionné dans la liste. En tapant une partie du nom du compte, la liste des comptes dans la fenêtre d’aide à la saisie est mise à jour afin de ne contenir plus que les comptes contenant le mot tapé.
• Tapez 1020 et appuyez sur la touche Tab.

Pour plus de détails concernant la fenêtre d’aide à la saisie et pour savoir comment l’activer ou la désactiver, consultez le §5.1.1 L’aide à la saisie

• Dans le quatrième champ, laissez le numéro de pièce que Crésus Comptabilité a proposé.
• Dans le cinquième champ – Libellé – tapez Transfert

• La fenêtre d’aide à la saisie est également affichée pour les libellés. Utilisez les touches Flèche haut ou Flèche bas pour sélectionner le libellé Transfert de banque à caisse, et appuyez sur la touche Tab.
• Dans le sixième champ – Somme – tapez 1500.

• Après avoir vérifié que tous les champs ont été remplis correctement, appuyez sur la touche Entrée.
• L’écriture apparaît dans le journal des écritures, en vert, classée d’après les dates d’écriture, avec un petit « vu »  dans la marge gauche :

Vous venez de passer votre première écriture.

En cas d’erreur, vous pouvez bien entendu modifier ou supprimer une écriture.

• Si le pointeur de votre souris n’est pas en forme de croix, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Outils – Modification.
• Cliquez sur l’écriture portant le numéro de pièce 40.

• Elle est mise en évidence par sa couleur rouge dans le tableau des écritures, et le contenu de l’écriture est répliqué dans la ligne d’édition au bas de la fenêtre.
• Corrigez les divers champs – pour l’exemple, passez le montant à 950.00 – puis validez la modification en appuyant sur la touche Entrée. 

Pour supprimer une écriture, utilisez l’outil Gomme , qu’on obtient par la commande Outils – Gomme ou en cliquant sur l’icône.

Cliquez sur l’écriture à supprimer portant le numéro de pièce. Le dialogue propose de supprimer l’écriture marquée, ou l’écriture marquée ainsi que toutes les écritures qui la suivent; cette dernière option peut être désactivée, voir commande Options – Définitions, onglet Écritures.

Une méthode alternative consiste à cliquer sur l’écriture avec le bouton de droite de la souris (§5.3 L’utilisation de la souris).

Attention : la suppression est définitive, il n’y a pas de fonction Undo ou de Ctrl+Z qui permettraient d’annuler une suppression.

Il est parfois utile d’enregistrer globalement dans un compte la contrepartie de plusieurs opérations comptables. Supposons l’extrait de journal suivant :

Si ces 3 écritures font partie d’un même paiement, le total du paiement (2064.00) n’apparaît cependant nulle part dans la comptabilité, en particulier pas dans le compte 1020. Il peut être utile de passer une seule écriture multiple, comme suit :

Cette fois-ci le total de 2064.00 apparaît clairement, tant dans le journal des écritures que dans le compte 1020.

La saisie d’une écriture multiple est similaire à la procédure décrite ci-dessus, mais en utilisant un compte spécial écriture multiple pour la contrepartie.

• Dans la première ligne de l’écriture, saisissez la date de l’écriture, puis le compte à débiter n° 6000.
• Passez dans la colonne Crédit.
• Dans l’aide à la saisie, cliquez sur la première ligne …<écriture multiple> Vous pouvez également taper « … » (3 points qui se suivent) au clavier.
• Complétez les autres éléments de la première ligne de l’écriture multiple, puis validez l’écriture. L’écran change d’aspect pour bien montrer que vous traitez une écriture multiple.

• Les boutons Dernière écriture et Annuler tout apparaissent en bas dans la fenêtre.
• Saisissez la deuxième ligne : il ne faut pas chercher à modifier le compte à créditer.
• Après validation, vous trouverez la mention Sous-total 2’024.00 D sous la colonne Crédit. Cela signifie que vous avez actuellement 2’024.00 de plus au débit qu’au crédit.
• Passez encore la troisième ligne, le sous-total passe à 2’064.00
• Pour enregistrer la contrepartie de l’écriture multiple, cliquez sur le bouton Dernière écriture. Crésus demande alors le compte à créditer. Entrez le numéro de compte 1020, et complétez le libellé Total paiements. Vous remarquerez que vous ne pouvez pas passer dans le montant de cette ligne, il se calcule automatiquement.
• Validez la saisie :

Le §4.5 Écritures multiples donne plus d’indications concernant les écritures multiples.

Lorsqu’une entreprise est soumise à la TVA, elle doit établir un décompte et s’acquitter de la TVA auprès de l’AFC. Il existe plusieurs méthodes de décompte. Dans cet exemple, nous allons traiter la méthode ordinaire, soit le décompte de TVA effective, selon les contre-prestations convenues.

• Préparez cette écriture pour une vente au comptant d’un produit à 200.- TTC

• Dès que vous spécifiez le compte 3000, le champ TVA se complète automatiquement.
• Validez l’écriture :

• Crésus évalue la TVA et passe une écriture de 3 lignes, avec le montant net (hors taxes), le montant de TVA et le montant brut (TVA incluse).
• Une écriture avec TVA peut être modifiée ou supprimée de la même manière qu’une écriture ordinaire.

Chaque ligne d’une écriture multiple peut être soumise à la TVA. Dans cet exemple, nous avons payé des charges soumises à différents taux :

• Si on clique sur une des lignes, on voit que chaque charge se compose de 2 lignes :

• Ici, le montant brut de 50.– se compose 48.78 net et de 1.22 de TVA au taux réduit.

C’est le code qui s’affiche dans le champ TVA qui permet à Crésus d’appliquer le taux normal ou réduit, et d’affecter les montants correctement dans le décompte de TVA.

Il convient de distinguer la TVA due lors de ventes aux clients et la TVA à récupérer lors de l’achat de matières et prestations.

Pour la TVA facturée au client lors d’une vente, qui est due à l’AFC, les codes principaux sont :

• TVA pour le taux normal
• TVARED pour le taux réduit

Pour la TVA à récupérer, appelée aussi Impôt Préalable, que vous récupérez de l’AFC lors d’un achat, il faut encore distinguer l’impôt préalable sur l’acquisition de matières et de prestations de service de l’impôt préalable sur les investissements et autres charges d’exploitation.

Pour l’impôt sur l’acquisition de matières, les codes principaux sont :

• IPM pour le taux normal
• IPMRED pour le taux réduit

Pour l’impôt sur les investissements, les codes principaux sont :

• IPI pour le taux normal
• IPIRED pour le taux réduit

Consultez le §7 La gestion de la TVA pour plus de détails concernant la gestion de la TVA.

L’impression reprend exactement ce qui est affiché à l’écran.

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Fichier – Aperçu avant impression pour voir à l’écran ce qui sortirait sur votre imprimante.

Les éventuels triangles rouges signalent les éléments trop larges pour les colonnes définies.

La largeur des colonnes doit être modifiée dans la présentation elle-même (§10.3 Modifier la largeur des colonnes).

La commande Fichier – Mise en page permet de modifier individuellement la mise en page du journal et de chaque vue imprimable.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour envoyer le document à l’imprimante depuis l’aperçu avant impression.

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Fichier – Imprimer pour envoyer le document à l’imprimante sans afficher l’aperçu avant impression.

Plusieurs outils vous permettent de trouver une écriture d’après différents critères.

Utilisez le raccourci Ctrl+G ou la commande Edition – Trouver date pour afficher les écritures les plus proches de la date spécifiée.

•  Cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci Ctrl+H ou la commande Edition – Rechercher :

• Dans le dialogue, tapez le texte Transfert sous Libellé, puis cliquez sur OK ou appuyez sur la touche Entrée.
• Crésus affiche la 1^ère occurrence du critère cherché.
•   Cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci Ctrl+PageDown ou la commande Edition – Suivant pour passer à l’occurrence suivante.
•  Cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci Ctrl+PageUp ou la commande Edition – Précédent pour passer à l’occurrence précédente.

Consultez le §4.12.1 Rechercher des écritures pour plus de détails.

• Cliquez sur l’icône  ou utilisez le raccourci Ctrl+J ou la commande Edition – Recherche rapide pour afficher la barre de recherche rapide :

Le curseur est placé directement dans le champ Rechercher.

• Saisissez le critère de recherche Trans
• Cliquez sur les boutons Suivant ou Précédent. Crésus met en évidence toutes les écritures qui répondent au critère.
• Videz le critère de recherche.
• Cochez la case Filtre instantané.
• Saisissez le critère de recherche Trans : à chaque frappe, les écritures à l’écran sont filtrées pour n’afficher que celles qui répondent au critère.

Consultez le §4.12.3 Recherche rapide pour plus de détails.

Les écritures saisies sont imputées directement aux comptes concernés. Ceux-ci sont donc toujours à jour.

• Pour obtenir un extrait de compte, cliquez sur le symbole représentant un extrait de compte , ou exécutez la commande Présentation – Extrait de compte. Vous pouvez également appuyer la touche F6 (§8.1 Extraits de comptes)
• Sélectionnez le compte 1010 Compte postal dans le dialogue qui s’affiche, et cliquez sur OK.

• On y retrouve l’écriture de loyer modifiée ci-dessus.
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette écriture.

• Dans le menu, exécutez la commande Montre la contrepartie pour afficher cette écriture dans le compte 6000.
• Cliquez avec le bouton de droite sur une des écritures du compte et exécutez la commande Montre dans le journal pour afficher cette écriture dans le journal de saisie.

Une méthode alternative pour afficher l’extrait d’un compte consiste à cliquer avec le bouton de droite sur une écriture du journal qui implique le compte voulu et de sélectionner la commande Extrait du compte dans le menu.

La vue PP sert à mettre en évidence l’état de tous les comptes de charges et de produits, et d’évaluer le bénéfice ou la perte actuels de l’exercice.

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits :

• Cliquez sur OK.
• Utilisez la barre de défilement ou la roulette de la souris pour afficher le début de la vue :

• Cliquez à nouveau sur l’icône.
• Modifiez le réglage pour afficher le résultat sur 1 colonne et pour afficher les termes Charges et Produits avant les sections respectives :

Le §3.13 Ouvrir la nouvelle année comptable introduit les fonctionnalités de comparaison.

La vue Bilan permet de mettre en évidence l’état patrimonial de l’entreprise.

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Bilan :

• Cliquez sur OK, Crésus présente un bilan sur 2 colonnes dont la différence est le bénéfice actuel mis en évidence dans le PP :

• Cliquez à nouveau sur l’icône, sélectionnez l’affichage sur 1 colonne et activez l’option Montre le bilan initial :
• Crésus Comptabilité montre l’état de l’exercice à l’ouverture et ne tient compte que des écritures d’ouverture décrites au §3.3 Afficher le journal de saisie.

Prenez garde au nom de la présentation : il indique Bilan intermédiaire lorsque la comptabilité n’est pas bouclée, Bilan final, si elle est bouclée et Bilan initial si on a coché l’option Montre le bilan initial.

La vue Compte de résultat présente le résultat de l’exercice comptable en conformité avec l’article 959b du titre 32 du Code des obligations.

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Compte de résultat :

• Cliquez sur OK

Dans cette vue, le résultat de l’entreprise est détaillé par étapes. On voit en outre ici que le compte 9000 est le résultat du compte 3200, que le compte 9005 est le résultat du compte 3900, et que le compte 9010 (chiffre d’affaires) est composé des produits (compte 9000) diminués des variations de stock (compte 9005).

Si on déduit de ce compte 9010 les charges de matériel (compte 9015), on obtient le 1^er résultat brut (compte 9020).

• Utilisez la barre de défilement ou la roulette de la souris pour parcourir les différents résultats intermédiaires, puis afficher la fin du compte de résultat : on y trouve le bénéfice de l’exercice (compte 9080) identique à celui affiché dans le PP (§3.8 Afficher le PP) ou le bilan (§3.9 Afficher le bilan).

Cette vue montre tous les comptes du bilan et de charges et de produits, en proposant le total au débit et le total au crédit de chaque compte, ainsi que le solde au débit ou le solde au crédit de chaque compte.

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Balance de vérification :

Bien qu’il ne soit pas nécessaire de boucler l’exercice pour en dégager le résultat (voir ci-dessus), Crésus Comptabilité propose cette option.

• Passez dans le journal des écritures.
• Exécutez la commande Compta > Boucler.
• Le dialogue propose de générer un bouclement à la dernière date de l’exercice en cours.
• Cliquez sur le bouton Boucler.
• Crésus Comptabilité génère automatiquement les écritures de bouclement. Elles sont identifiées par le symbole représentant un dossier fermé  dans la marge de droite.

Le bouclement de l’exercice n’est pas définitif :

• Exécutez la commande Compta > Déboucler : Crésus propose de supprimer les écritures de bouclement générées ci-dessus.

Vous pouvez boucler et déboucler une comptabilité autant de fois que vous le voulez.

Si vous avez bouclé la comptabilité, la vue PP décrite au §3.8 Afficher le PP n’affiche que des comptes à 0.00 et ne dégage aucun bénéfice. Il n’est pas nécessaire de déboucler la comptabilité pour imprimer un PP, il suffit de cocher l’option Affiche le PP avant bouclement dans le dialogue Visualisation des pertes et profits.

Ouvrir une nouvelle année comptable revient à créer les écritures de soldes à nouveau pour tous les comptes d’actif et de passif.

Il n’est pas nécessaire d’avoir bouclé l’année en cours pour ouvrir la nouvelle année.

• Exécutez la commande Fichier > Nouvelle année dans l’exercice courant (ou la commande Compta > Rouvrir dans les versions antérieures à 13.4.016).

• Crésus propose de passer les écritures d’ouverture au 1^er jour qui suit la fin de l’exercice courant, avec un libellé standard.
• Il propose de nommer le nouveau fichier avec le même nom que le fichier précédent, mais avec la nouvelle année.
• L’option Remettre le numéro de pièce à 1 réinitialise le compteur
• Si l’option Conserver la liste des libellés pour l’aide à la saisie est activée, tous les libellés de l’exercice courant seront proposés lors de la saisie des écritures dans la nouvelle année.
• Si l’option Extourner les écritures de régularisation est activée, les écritures de régularisation enregistrées dans l’exercice courant seront automatiquement extournées au 1^er jour du nouvel exercice.
• Cliquez sur le bouton Rouvrir.
• Le processus génère automatiquement les écritures de soldes à nouveau pour chacun des comptes du bilan. Les écritures sont identifiées par le symbole dans la marge de droite.
• Cliquez sur la disquette ou exécutez la commande Fichier > Enregistrer ou le raccourci Ctrl+S pour enregistrer le nouveau fichier.
• Vous pouvez maintenant y passer des écritures exactement comme nous l’avons fait dans l’exercice initial.

Il est possible de modifier l’année précédente et de reporter les changements au bilan initial de l’année en cours.

• Utilisez le menu Fichier pour ouvrir votre fichier Test initial.
• Ajoutez-y l’écriture de transfert ci-dessous

• Affichez un bilan et observez le solde des comptes 1000 et 1020.
• Enregistrez ce fichier.
• Utilisez le menu Fichier pour passer dans la nouvelle année générée ci-dessus.
• Observez les écritures de solde à nouveau des comptes 1000 et 1020 : ils sont différents des soldes après le transfert saisi après coup.
• Exécutez la commande Compta > Remettre bilan initial :

• Le dialogue ressemble à celui utilisé pour la réouverture du fichier.
• Remplacez le libellé proposé par SàN et cliquez sur le bouton Remettre.
• Toutes les écritures de soldes à nouveau ont été remplacées par les nouvelles (qu’on repère par leur libellé).
• Le solde à nouveau des comptes 1000 et 1020 correspond maintenant à l’état du fichier précédent.

Vous pouvez remettre le bilan initial dans votre fichier autant de fois que nécessaire.

Passez plusieurs écritures de charges et de produits dans le nouvel exercice.

• Procédez comme décrit au §3.8 Afficher le PP pour ouvrir le dialogue PP.
• Activez le mode Comparaison avec l’année précédente en fin d’année :

• Cliquez sur OK.
• Le PP propose une colonne supplémentaire avec le solde du compte de l’année précédente :

Cette section présente de façon plus détaillée l’utilisation de Crésus Comptabilité.

Pour créer une nouvelle comptabilité, exécutez la commande Fichier – Nouveau. Ceci lance l’assistant de création d’une nouvelle comptabilité.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Crésus Comptabilité vous propose plusieurs plans comptables standards, que vous pourrez adapter à votre guise.

Le plan comptable de base Comptabilité didactique très simple ne doit pas être utilisé pour tenir des comptabilités réelles, car le plan comptable est simplifié à l’extrême. Utilisez ce plan uniquement pour faire des tests. De même, n’utilisez pas le plan comptable pour ménages pour une entreprise commerciale.

Choisissez le plan comptable standard qui correspond le mieux à votre activité puis cliquez sur le bouton Suivant.

Il faut alors donner un titre à votre comptabilité, par exemple le nom de votre entreprise. Ce titre apparaît en haut de tous les documents imprimés. Il n’est pas recommandé d’inclure l’année dans le titre de la comptabilité. Cliquez sur Suivant.

Donnez les dates de début et de fin de la période comptable. Souvent c’est du 1.1 au 31.12, mais cela dépend de votre entreprise. Le premier exercice peut par exemple porter sur plus de 12 mois. Cliquez sur le bouton Suivant.

Définissez votre régime de TVA qui dépend de votre entreprise. Le mode habituel est avec contre-prestations convenues, les autres modes nécessitent une dérogation. En cas de doute, vérifiez avec votre fiduciaire. Cliquez sur le bouton Suivant.

Sélectionnez les taux de TVA des prestations que vous allez facturer et cliquez sur le bouton Suivant.

Depuis 2018, le taux normal est de 7.7%, le taux réduit de 2.5% et le taux pour prestations d’hébergement de 3.7%. En cas de doute, vérifiez avec votre fiduciaire.

Précisez si vous voulez utiliser les fonctionnalités de comptabilité analytique disponibles en version Largo ou Mac (§20 Centres d’analyse). Cliquez sur le bouton Suivant.

Spécifiez le nom du fichier et le dossier dans lequel votre comptabilité sera enregistrée. Cliquez sur le bouton Suivant.

Pour créer un nouveau fichier réel, il ne faut pas inclure les exemples d’écritures.

À la fin de l’assistant, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer.

Tous les réglages effectués dans l’assistant, ainsi que bien d’autres, peuvent être modifiés par la suite avec la commande Options – Définitions.

Vous pouvez vous familiariser avec le plan comptable et au besoin l’adapter (§3.2 Afficher le plan comptable), puis commencer à passer les écritures §3.4 Les écritures.

Une fois que vous avez créé une nouvelle comptabilité, vous pouvez adapter le plan comptable aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez à tout moment créer de nouveaux comptes, changer les titres et les numéros des comptes existants, effacer des comptes inutiles, etc. Il est cependant important de vous familiariser avec le plan comptable dès le début, et de bien réfléchir aux comptes que vous allez utiliser pour les différentes écritures.

Les instructions et exemples donnés ici ont pour unique but de vous familiariser avec le programme Crésus Comptabilité.

En cas de doute sur des questions de comptabilité, référez-vous à une fiduciaire ou à un ouvrage de référence de comptabilité (§26 Les références.).

Pour consulter ou adapter le plan comptable, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Plan comptable. Vous vous retrouvez ainsi dans la présentation Plan comptable, qui vous montre tous les comptes qui constituent votre comptabilité. Si vous avez choisi un plan comptable pour PME avec TVA, votre écran prendra l’aspect suivant :

Les numéros des comptes sont habituellement des nombres, mais il est possible d’utiliser des caractères alphabétiques, par exemple 1020.EUR pour un compte bancaire en euros.

Par défaut, les comptes sont affichés par ordre alphabétique croissant des numéros de comptes. En activant l’option Permet le tri manuel des comptes dans l’onglet Comptes de la commande Options – Définitions, vous pouvez classer les comptes à votre guise.

Il est possible de créer de nouveaux comptes ou d’en supprimer. Il n’est toutefois pas conseillé de supprimer les comptes dont vous ne pensez pas avoir besoin, car il est ensuite bien plus long de les recréer. A moins qu’on ne les affiche volontairement, les comptes vides (qui n’ont jamais été utilisés dans une écriture) n’apparaissent pas dans le bilan, le tableau des pertes et profits, etc., ils ne dérangent donc pas. Il est possible de cacher les comptes inutiles pour éviter qu’ils ne s’affichent dans les menus et dialogues concernés.

Le plus souvent, pour adapter le plan comptable, vous devez rajouter des comptes qui n’ont pas été prévus dans le plan comptable standard. Sur la copie d’écran ci-dessus, vous voyez qu’il n’y pas de compte d’épargne.

La saisie d’un nouveau compte se fait dans la ligne d’édition au bas de l’écran.

• Il faut saisir chaque élément du compte dans la case correspondante (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte). Le titre de la colonne à éditer est mis en évidence et un court descriptif s’affiche dans la barre d’état.
• Pour passer d’un champ à un autre vous pouvez utiliser la touche Tab (touche de tabulation, §2.1.2 Clavier) au lieu de cliquer avec la souris.
• Une fois que toutes les données sont correctes, il faut valider l’enregistrement en appuyant sur la touche Entrée. Le nouveau compte ainsi créé apparaît en vert dans la liste des comptes, classé d’après son numéro de compte, avec un petit « vu »  dans la marge de gauche.

Pour créer un nouveau compte, le moyen le plus simple est parfois de chercher dans le plan comptable le compte qui ressemble le plus au compte à créer, de le dupliquer avec la pipette (§5.3 L’utilisation de la souris) et de modifier le duplicata ainsi obtenu. Procédez de la manière suivante :

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Outils – Pipette.
• Cliquez avec la pipette sur le compte à copier.

• Le duplicata du compte s’affiche dans la ligne au bas de l’écran.
• Apportez les modifications voulues, puis appuyez sur la touche Entrée. Le nouveau compte s’affiche dans la liste, classé par ordre des numéros de compte et accompagné d’un petit « vu ».

Une solution alternative pour dupliquer un compte consiste à cliquer sur le compte à copier avec le bouton de droite de la souris et utiliser la commande Dupliquer du menu (§5.3 L’utilisation de la souris).

Pour supprimer un compte (par exemple quand vous avez introduit un compte de manière erronée), utilisez l’outil gomme    : cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Outils – Gomme, puis cliquez avec la souris qui s’est transformée en gomme sur le compte que vous désirez supprimer. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention. Il est impossible de supprimer un compte qui est utilisé dans une écriture.

Une solution alternative consiste à cliquer sur le compte à supprimer avec le bouton de droite de la souris et à utiliser la commande Supprimer du menu (§5.3 L’utilisation de la souris).

Au lieu de supprimer un compte dont vous n’avez pas besoin vous pouvez le cacher. Cliquez sur le compte à cacher avec le bouton de droite de la souris et utilisez la commande Cacher. Un compte caché est affiché en gris et ne peut pas être utilisé pour des écritures. Si vous cliquez sur un compte caché avec le bouton de droite vous pouvez utiliser la commande Monter afin qu’il soit de nouveau utilisable normalement.

Si vous cliquez sur un compte centralisateur avec le bouton de droite, vous pouvez utiliser la commande Cacher/Monter pour cacher tous ses sous-comptes dans la mesure du possible ou pour montrer tous les sous-comptes. Un dialogue vous demande ce que vous désire faire :

Un compte miroir est un compte spécial lié à un autre compte normal. Le compte miroir n’entre en jeu que lorsque le solde du compte normal est négatif : si tel est le cas, le compte normal disparaît alors du Bilan et c’est le compte miroir qui est utilisé en lieu et place.

Les comptes miroirs sont notamment utilisés en relation avec les comptes bancaires afin de les faire apparaître au passif dans le bilan lorsque leur solde est négatif et permettent d’éviter des reclassifications manuelles.

Les comptes miroirs permettent de définir précisément où le compte apparaît : sous quel compte centralisateur et à quel emplacement.

Création d’un compte miroir
Pour créer un compte miroir, il suffit de créer un compte dans le plan comptable, à l’emplacement où vous souhaitez le voir apparaître, puis en spécifiant dans la colonne Type le texte Mir: suivi du numéro du compte à miroiter.
Exemple de plan comptable simplifié :

Dans cet exemple, le compte 2101 est le compte miroir du compte 1020. Si le montant du compte 1020 est positif, le compte miroir n’apparaît pas au bilan. Par contre, si le montant du compte 1020 est négatif, le compte 1020 disparaît des actifs et apparaît dans les passifs, à l’emplacement du compte 2101.

Données de l’exemple
Soit le compte actif 1000, le compte actif 1020 et le compte passif 2101 (miroir du compte 1020). Supposons que ces comptes ont les soldes suivants aux années N et N−1 :

Dans les bilans qui suivent les parties en italiques correspondent aux comptes miroirs.

Bilan N−1 sans utilisation de comptes miroirs

Cette solution n’est pas conforme au droit, car le poste Banque est à mettre au passif, dans la mesure où son montant est négatif.

Bilan N−1 avec utilisation de comptes miroirs

Cette solution est conforme au droit : le poste Banque apparaît correctement au passif et le total des actifs et le total des passifs reflètent la réalité.

Bilan N indépendamment de l’utilisation de comptes miroirs

Là, il n’y a aucune difficulté : les montants sont tous positifs et les comptes « normaux » peuvent être utilisés.

Comparaison avec l’exercice précédent

L’article CO 958 d impose l’établissement du bilan avec présentation des chiffres de l’exercice et ceux de l’exercice précédent. Dès lors, il est nécessaire de montrer correctement les montants de l’année N et ceux de l’année N−1, aussi lorsque des comptes miroirs sont utilisés.

Bilan N avec utilisation de comptes miroirs et comparaison avec année N−1

Le compte 1020 apparaît deux fois :

• Une première fois à l’actif, car le solde de l’année N est positif (10.00).
• Une deuxième fois au passif, car le solde de l’année N−1 est négatif (−70.00).

Avec cette présentation, les totaux sont cohérents pour l’exercice en cours et pour l’exercice précédent.

Pour créer un compte, il faut prendre en considération un certain nombre d’éléments. Dans cette introduction, seulement les éléments nécessaires pour les opérations les plus courantes sont donnés. Pour plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Présentation – Plan comptable dans l’aide du logiciel.

Numéro du compte

Choisissez le numéro de compte de manière à ce que le nouveau compte apparaisse au bon endroit dans le plan comptable. Les comptes sont classés par ordre alphabétique d’après leur numéro, par exemple 1, 10, 100, 1000, 1010, 1050, 110, 1100, 1170, 14, 140, 1400, etc.

Si vous souhaitez insérer un compte entre 2 comptes ayant des numéros consécutifs, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite ouvrir des comptes actifs pour ses différents immeubles et dont le plan comptable se présente initialement de la manière suivante :

Vous pouvez par exemple introduire des numéros de compte à 5 chiffres :

Les numéros de comptes pouvant comporter des caractères quelconques, vous pouvez introduire des lettres pour différencier des comptes :

ou encore écrire 1600.0, 1600.1, 1600.2.

Vous pouvez aussi changer le numéro du compte suivant; les écritures qui utilisent ce compte seront modifiées en conséquent :

Titre du compte

Donnez à votre compte un titre qui explique bien sa fonction. Selon le réglage, Crésus ajoute des symboles > > > devant le libellé pour indiquer la profondeur des comptes groupés. Ne les tapez pas au clavier (voir Groupe ci-dessous).

Catégorie du compte

Il y a 5 catégories de comptes :

Respectez la répartition des différentes catégories lorsque vous créez un nouveau compte.

La catégorie des comptes ne dépend pas des numéros de comptes.

Type

Les différents types de compte sont :

On ne peut pas modifier le type d’un compte utilisé.

Groupe

Les groupes de comptes servent à présenter le total de plusieurs sous-comptes dans le PP ou le bilan. Les comptes normaux utilisés pour passer des écritures, sont groupés dans des comptes de groupement ou comptes centralisateurs.

Dans l’exemple de bilan qui suit, le compte centralisateur 1 présente le total des sous-comptes centralisateurs 10, 11 et suivants (qui ne figurent pas dans la copie d’écran). Les comptes dont le solde est nul sont cachés.

Le compte centralisateur 10 présente le total des sous-comptes centralisateurs 100, 110, 120 et suivants.

Le compte centralisateur 100 présente la somme des sous-comptes normaux 1000, 1010 et 1020, le compte centralisateur 110 présente le total de l’unique sous-compte 1100.

Les comptes 1000, 1000, 1020 et 1100 sont des comptes normaux dans lesquels on a passé des écritures :

Dans le plan comptable, la structure se présente ainsi:

Le compte 10 Actifs circulants (profondeur 2) est groupé dans le compte 1 Actifs (profondeur 1), le compte 100 Trésorerie (profondeur 3) est groupé dans le compte 10 Actifs circulants, et les comptes 1000 Caisse et 1010 Compte postal (profondeur 4) sont groupés dans le compte 100 Trésorerie.

Dans la colonne Groupe, on indique pour chaque compte dans quel compte centralisateur il est groupé. Notez que les comptes 1, 10 et 100 sont du type Groupe : ils ne peuvent pas être utilisés dans des écritures, mais servent uniquement à regrouper d’autres comptes.

Cette hiérarchie des comptes permet aussi de présenter le bilan ou le tableau des pertes et profits de manière condensée : on peut par exemple ne pas représenter chaque compte, mais seulement les comptes centralisateurs de profondeur 1 et 2 (§8.3 Le tableau des pertes et profits).

Dans les plans comptables standards, les comptes normaux portent des numéros à 4 chiffres, et les comptes de groupement des numéros de compte à 1 à 3 chiffres.

TVA

Pour les comptes soumis à la TVA (§7 La gestion de la TVA), mettez dans la colonne TVA du plan comptable le code TVA qui va être le plus fréquemment utilisé avec ce compte. Lorsque vous passerez une écriture sur ce compte, ce code TVA sera proposé automatiquement, mais vous pourrez le changer si nécessaire.

Ouv/Boucl

À la fin de l’année comptable, on boucle la comptabilité avant de la rouvrir pour une nouvelle année comptable. Cette opération s’appelle le changement d’exercice (§11 Le changement d’exercice). Crésus Comptabilité se charge d’effectuer cette opération; il a cependant besoin d’un certain nombre d’informations pour savoir comment passer les différentes écritures de bouclement et d’ouverture.

Pour les comptes actifs et passifs, il s’agit du compte Bilan d’ouverture dans lequel Crésus passe la contrepartie du solde à nouveau. Dans les plans comptables standards c’est le compte 9100.

Pour les comptes de charges et de produits, vous devez indiquer le compte du compte de résultat que Crésus Comptabilité doit utiliser pour générer l’écriture de bouclement. Cette information est essentielle pour que le compte de résultat établi à la fin de l’année comptable réponde aux exigences du nouveau droit comptable.

La deuxième colonne indique l’ordre dans lequel les écritures d’ouverture et de bouclement sont passées : il arrive rarement que les comptes ne doivent pas être traités dans l’ordre affiché dans le plan comptable. L’ouverture ou le bouclement traite d’abord les comptes dont le rang entré dans cette colonne est 1, puis 2, puis 3. Vous pouvez ainsi forcer Crésus à générer les écritures dans l’ordre qui vous convient. Habituellement, vous pouvez mettre des 1 partout.

Monnaie

Cette colonne est vide sauf pour les comptes en monnaie étrangère (§13 Les monnaies étrangères), pour lesquels la colonne indique la monnaie du compte.

Pour vérifier votre plan comptable exécutez la commande Compta – Vérifie plan comptable. Cette commande affiche une fenêtre qui montre d’éventuelles erreurs ou d’incohérences dans le plan comptable. Vous pouvez garder cette fenêtre ouverte en permanence, son contenu est mis à jour automatiquement au fur et à mesure que vous modifiez le plan comptable.

Crésus Comptabilité n’impose ni la manière de numéroter les comptes, ni la structure du plan comptable. La vérification du plan comptable ne met pas en évidence les erreurs de logique comptable.

Si vous souhaitez plus d’informations sur le plan comptable, consultez la description complète de la commande Présentation – Plan comptable dans l’aide du logiciel.

Un clic-droit sur un compte affiche un menu contextuel dans lequel la commande Pièces jointes et commentaires (§17 Pièces jointes et commentaires) permet de saisir un commentaire associé au compte ou d’ajouter une pièce jointe associé au compte.

Dans le dialogue, il suffit de saisir le texte du commentaire, puis de cliquer sur le bouton Fermer.

La même opération sert à joindre une pièce à un compte.

Le symbole dans la 1^ère colonne du plan comptable signale qu’un commentaire ou une pièce jointe a été associé à un compte :

Un clic sur ce symbole ouvre le dialogue Pièces jointes et commentaires.

Une écriture comptable est une opération consistant à enregistrer un flux financier dans des comptes.

Si vous désirez des informations supplémentaires, référez-vous à la description détaillée de la commande Présentation – Journal des écritures dans l’aide du logiciel.

La date

La date d’une écriture n’est pas la date à laquelle l’écriture est entrée dans l’ordinateur, mais la date à laquelle l’opération comptable a eu lieu : la facture établie, le montant encaissé, le versement effectué, etc. Cette date doit se situer à l’intérieur de la période comptable, telle qu’elle a été définie lors de la création de la comptabilité (§4.1 Créer une nouvelle comptabilité). Les écritures apparaissent dans le journal comptable toujours classées selon la date de l’écriture, par ordre chronologique.

Compte au débit, compte au crédit

Pour chaque écriture, il faut indiquer au moins deux comptes du plan comptable (l’un au débit et l’autre au crédit) et la somme (le montant) de l’écriture passe d’un compte sur un autre. Lors du paiement du loyer de la surface de vente (pour reprendre l’exemple précédent), la somme de 3000.– est passée au crédit du compte 1000 Caisse et au débit du compte 6000 Loyer.

S’il est souvent facile de savoir quels sont les comptes concernés par une écriture, il arrive de confondre le compte au débit et le compte au crédit.

Par exemple, quand l’entreprise paie le loyer avec l’argent de la caisse, le solde de la caisse doit diminuer, et le solde du compte Loyer doit augmenter. Si l’inverse se produit, vous avez fait une erreur lors de la saisie de l’écriture.

Quand l’entreprise vend une voiture au comptant, il est normal que le solde de la caisse augmente. Mais attention : si on vend une voiture, le solde du compte 3200 Vente de marchandises augmente aussi !

Le compte 3200 Vente de marchandises enregistre le volume des ventes : chaque vente fait donc augmenter son solde. Si vous mettez le compte 3200 Vente de marchandises au débit (à gauche), le solde de ce compte diminue; ceci peut correspondre à un retour de marchandises, ou à un escompte accordé. On a cependant avantage à utiliser des comptes différents pour les escomptes et rabais (par exemple 3900 Escomptes, §7.2.5 Comptabilisation des rabais).

Numéro de pièce

Chaque écriture est en général associée à une pièce comptable, c’est-à-dire à un papier qui constitue la preuve que l’événement décrit dans l’écriture a effectivement eu lieu : ticket de caisse, facture reçue ou établie, reçu pour un versement, etc.

Ces pièces comptables sont numérotées et classées pour pouvoir être facilement retrouvées en lien avec les pièces justificatives classées dans un classeur.

Crésus Comptabilité vous propose un nouveau numéro de pièce pour chaque écriture comptable, d’une manière que vous pouvez définir selon vos besoins (§5.1.4 La saisie du numéro de pièce). Si vous ne voulez pas utiliser de numéros de pièces vous pouvez réduire la taille de la colonne Pièce à zéro (§5.5 Déplacement des colonnes).

Libellé

Entrez un texte qui décrit bien l’événement auquel se reporte l’écriture. Il est important d’observer une grande rigueur lors de la saisie des libellés, faute de quoi il sera très difficile de chercher ou filtrer les écritures selon ce critère. Par exemple, si vous utilisez parfois le mot Loyer, parfois le mot Location ou encore Loc., il ne sera pas possible d’entrer un critère permettant de trouver ces écritures.

Somme

Entrez le montant sur lequel porte l’écriture. Il n’est pas nécessaire de taper les chiffres non significatifs. Par exemple, ne tapez que 21 pour 21.00 ou 21.5 pour 21.50.

État (la colonne tout à droite du journal)

Les états spéciaux des écritures sont affectés automatiquement lorsqu’on utilise la commande concernée. Il est toutefois possible de forcer un état à une écriture entrée manuellement. Comme le curseur ne passe pas dans cette colonne, il faut cliquer dans la case de la ligne d’édition. Le plus simple est d’utiliser l’aide à remplir le champ (§2.4.2 L’aide pour remplir un champ), mais vous pouvez aussi saisir le code au clavier :

• O (la lettre O) pour une écriture d’ouverture (§4.4 Écritures de solde à nouveau).
• B pour une écriture de bouclement (§11.1 Le bouclement).
• T pour une écriture de clôture TVA (§7.2.9 Établir le décompte TVA).
• R pour une écriture de régularisation (§11.2.2 L’extourne des écritures de régularisation).

Un clic avec le bouton de droit de la souris sur une ligne d’écriture affiche un menu contextuel dans lequel la commande Pièces jointes et commentaires permet de saisir un commentaire associé à l’écriture.

Dans le dialogue, il suffit de saisir du texte, puis de cliquer sur le bouton Fermer.

La même opération sert à joindre une pièce à une écriture.

Le symbole dans la 1^ère colonne du journal signale qu’un commentaire ou une pièce jointe a été associé à une écriture :

Un clic sur ce symbole ouvre le dialogue Pièces jointes et commentaires.

Lorsque vous créez une nouvelle comptabilité, il faut saisir les soldes à nouveau des comptes du bilan.

Il est possible de passer ces écritures à la main directement dans la comptabilité comme décrit plus bas, mais Crésus Comptabilité présente une fonction spécifique pour saisir ces écritures d’ouverture :

• Exécutez la commande Compta – Soldes à nouveau qui permet de saisir directement les soldes à nouveau pour tous les comptes.

• Une fois les soldes à nouveau saisis, il suffit de cliquer sur OK et toutes les écritures de soldes à nouveau sont créées automatiquement. La contrepartie de l’écriture est passée dans le compte défini dans la colonne Ouv/Boucl du plan comptable (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte) à moins qu’il n’ait été spécifié autrement dans l’onglet Comptes de la commande Options – Définitions.
• Les écritures d’ouverture se reconnaissent par le symbole  dans la colonne de droite.

Pour saisir les écritures d’ouverture sans utiliser l’assistant décrit ci-dessus, il suffit de créer des écritures normales. Il faut toutefois leur affecter l’attribut qui permettra à Crésus Comptabilité de les repérer comme écritures d’ouverture :

• Cliquez dans la colonne de droite, et appuyez sur la touche F2 pour afficher l’aide à remplir le champ :

• Sélectionnez le cas Écriture d’ouverture.
• Il est aussi possible de cliquer dans le champ et taper la lettre O.

Le bilan d’ouverture doit être équilibré, le total des actifs et des passifs doit être identique. il convient dès lors de vérifier le bilan initial avec attention.

L’utilisation la plus courante des écritures multiples est décrite au §3.4.4 Écritures multiples

Normalement, toutes les lignes d’une écriture multiple ont le même numéro de pièce. Si vous désirez donner un numéro de pièce différent pour chaque ligne, activez l’option Numéro de pièce individuel pour chaque ligne d’une écriture multiple dans l’onglet Écritures de la commande Options – Définitions.

La case à cocher Total auto permet de décider quelle ligne de l’écriture multiple représente le total. Si cette case est cochée, l’écriture multiple est automatiquement équilibrée puisque le montant de la ligne dans laquelle Total auto est coché est toujours calculé en fonction des autres lignes de l’écriture multiple.

Si vous voulez que le total apparaisse à la première ligne plutôt qu’à la dernière procédez de la manière suivante :

• Tapez … (3 points qui se suivent) dans le champ Débit.
• Tapez 1020 dans le champ Crédit.
• Entrez Total paiements dans le champ Libellé.
• Cochez la case Total auto en bas à droite puis validez cette ligne de l’écriture.
• Ensuite, saisissez les autres lignes de l’écriture.
• Pour clôturer l’écriture multiple, cliquez sur le bouton Termine écriture en bas de la fenêtre.
• Vous obtiendrez l’écriture suivante :

Une écriture multiple ne peut être terminée que si elle est balancée. Si la case Total auto n’est cochée dans aucune des lignes de l’écriture multiple, vous pouvez terminer l’édition de 2 façons :

• En cliquant sur le bouton Dernière écriture comme ci-dessus, ce qui crée automatiquement une ligne avec la case Total auto cochée.
• En équilibrant manuellement l’écriture multiple (total des débits égal au total des crédits). Dès que l’écriture est équilibrée le texte dans le bouton Dernière écriture devient Termine écriture. Il suffit alors de cliquer sur ce bouton.

Une écriture multiple peut comporter plusieurs débits et plusieurs crédits. Par exemple un mouvement bancaire avec 2 encaissements, 1 prélèvement de frais et 1 transfert au compte postal :

Pour modifier une écriture multiple, il suffit de cliquer sur une ligne avec l’outil croix  puis de changer les champs voulus. Si un montant est changé, le total dans la ligne Total auto est automatiquement ajusté. Pour changer la date, il suffit de modifier la date de n’importe quelle ligne de l’écriture. Après une modification cliquez sur le bouton Termine écriture. Si vous modifiez un montant alors qu’il n’y a pas de total automatique il faut soit équilibrer l’écriture manuellement soit cocher Total auto sur une des lignes.

Pour ajouter une ligne oubliée dans une écriture multiple, il faut cliquer avec l’outil pipette  sur la ligne après laquelle elle devra s’insérer. Il suffit ensuite de modifier les champs voulus et de valider l’écriture. Une méthode alternative consiste à cliquer sur une des lignes de l’écriture avec le bouton de droite de la souris et utiliser la commande Insérer du menu affiché.

Pour supprimer une écriture multiple, cliquez avec l’outil gomme  sur la ligne à supprimer, puis choisissez s’il faut supprimer la ligne cliquée ou toute l’écriture multiple. S’il n’y a pas de total automatique il faut soit équilibrer l’écriture manuellement soit cocher Total auto.

Il peut arriver qu’on encaisse un paiement pour une vente qui ne sera effective que l’année suivante, ou qu’on achète de la matière pour une affaire qui ne sera traitée que l’année suivante. Ces écritures doivent être enregistrées dans l’exercice courant, puisqu’elles impactent les comptes de liquidités, et que la TVA doit être traitée. Afin que ces mouvements n’impactent pas le résultat de l’exercice en cours, on les passe dans des comptes d’actif ou de passif de régularisation (anciennement transitoires).

L’année suivante, les écritures devront être « ressorties » des comptes de régularisation pour être imputées dans les comptes de charge ou de produit concernés.

Prenons l’exemple d’un loyer payé d’avance :

• Il faut saisir le paiement du loyer à la date exacte, puis son extourne dans le compte d’actifs de régularisation Charges payées d’avance. Selon les habitudes comptables, cette écriture est passée soit à la date de l’écriture d’origine, soit au 31 décembre.
• Pour que Crésus reconnaisse cette écriture comme étant une écriture de régularisation, elle doit porter l’état R dans la colonne de droite :

• Vous pouvez soit saisir R manuellement dans la dernière colonne de la ligne de saisie, soit presser F2 ou cliquer sur l’icône  et cocher l’option Écriture de régularisation dans le dialogue.

Crésus Comptabilité vous permet de générer automatiquement l’écriture de régularisation correspondante :

• Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture à passer en écriture de régularisation
• Sélectionnez commande Génère écriture de régularisation :

• Cliquez sur OK.
• Crésus remplit tous les champs de l’écriture à créer, et ajoute l’état R dans la colonne de droite.
• Il ne reste qu’à la valider.

L’écriture pourra être extournée automatiquement lors de l’ouverture de la nouvelle année (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité).

Dans le menu qui s’affiche, lors d’un clic avec le bouton droit de la souris sur une écriture, la commande Écriture bloquée sert à protéger l’écriture cliquée contre les modifications et la destruction.

Dans le journal des écritures, une écriture bloquée apparaît avec une petite clé  dans la dernière colonne.

Lorsqu’on tente de modifier une écriture bloquée, Crésus Comptabilité affiche un message.

La commande Compta – Bloquer permet de bloquer à choix toutes les écritures comprises entre 2 dates données, ou toutes les écritures actuellement visibles selon le filtre appliqué (§4.13 Le filtre).

Les écritures bloquées peuvent être débloquées dans le menu qui s’affiche lors d’un clic-droit sur l’écriture bloquée, ou en utilisant la commande Compta – Débloquer, sauf si cette action est interdite par les mots de passe (§16 Mots de passe).

Chaque écriture est bloquée individuellement. Le fait de bloquer toutes les écritures d’une période n’empêche pas d’ajouter une nouvelle écriture dans cette période.

Pour empêcher toute modification dans votre comptabilité, exécutez la commande Compta – Geler la période :

Non seulement les écritures dont la date est antérieure à la date saisie ne peuvent pas être modifiées ou supprimées, mais l’ajout de nouvelles écritures dans cette période est également impossible.

Cet état est réversible. Pour libérer une période, exécutez la commande Compta – Geler la période pour spécifier une autre date. Si vous souhaitez que plus aucune écriture ne soit figée, il suffit d’effacer la date.

Cette commande gèle complètement la période, alors que la commande Bloquer protège les écritures existantes mais n’empêche pas d’en ajouter.

S’il y a un mot de passe, cette commande ne fonctionne que si les opérations Bloquer des écritures et Débloquer des écritures sont autorisées (§16 Mots de passe).

Pour faciliter la consultation des écritures, il est possible d’utiliser des journaux différents lors de la saisie. Par exemple, un journal Créanciers peut contenir toutes les écritures relatives aux nombreuses factures reçues. Toutes les écritures passées dans les différents journaux sont comptabilisées de la même façon que si elles figuraient dans un journal unique.

Exécutez la commande Options – Journaux pour créer, modifier et supprimer des journaux.

Si votre comptabilité contient plusieurs journaux, un dialogue demande quel journal utiliser au moment de basculer dans la présentation Journal des écritures :

Chaque journal apparaît avec le nombre d’écritures qu’il contient.

Deux entrées spéciales apparaissent dans la liste :

• + écritures dans tous les journaux montre les écritures qui appartiennent à tous les journaux. Ces écritures ne sont possibles que si vous activez l’option Autorise de passer des écritures dans le journal « +toutes les écritures ».
• + toutes les écritures montre l’ensemble des écritures, tous journaux confondus. Par défaut, vous ne pouvez pas passer des écritures dans ce mode, il faut l’autoriser dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions. Ce mode n’est pas recommandé, puisque les écritures passées de cette manière s’affichent quel que soit le journal en traitement.

La commande Présentation – Balance du journal permet de voir le journal des écritures sous une autre forme.

Normalement le journal se présente comme ceci :

Le même journal dans le mode Balance du journal donne ceci :

Notez l’écriture du 26.12 Transfert de caisse à banque qui apparaît 2 fois, 1 fois pour le crédit et 1 fois pour le débit.

La ligne Mouvement affiche les totaux des montants au débit et des montants au crédit qui sont toujours égaux.

Vous pouvez déplacer les écritures à l’intérieur d’un groupe d’écritures de même date. Pour cela sélectionnez l’écriture à déplacer puis utilisez une des icônes suivantes :

Monte ou descend la ligne d’écriture actuellement sélectionnée. Avec ces 2 icônes    vous pouvez changer l’ordre des écritures à l’intérieur d’un ensemble d’écritures de même date ou vous pouvez changer l’ordre des écritures à l’intérieur d’une écriture multiple.

Avec ces 2 icônes vous pouvez déplacer une écriture multiple entière à l’intérieur d’un ensemble d’écritures de même date. Sélectionnez une ligne quelconque de l’écriture multiple à déplacer, puis cliquez sur ces icônes   . Ces icônes sont actives seulement lorsqu’une ligne d’une écriture multiple est sélectionnée.

Toutes ces icônes sont inactives si le déplacement correspondant n’est pas possible (on est au début/à la fin d’une écriture multiple ou l’écriture précédente/suivante a une date différente, aucune écriture n’est sélectionnée etc.).

Crésus Comptabilité offre diverses possibilités de recherche.

Un exemple d’utilisation de base de cet outil est décrit au §3.6.2 Rechercher des écritures

• Cliquez sur l’icône  ou utilisez le raccourci Ctrl+H ou la commande Edition – Rechercher.
• Remplissez un ou plusieurs champs, choisissez si vous voulez chercher depuis le début ou depuis la fin, puis cliquez sur OK. L’écriture trouvée est affichée en bleu et l’arrière-plan des champs qui correspondent au critère de recherche est mis en évidence.
• Utilisez ensuite les 2 icônes Chercher précédent  et Chercher suivant  pour chercher d’autres écritures avec le même critère de recherche. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier Ctrl+PageUp et Ctrl+PageDown.

L’outil de recherche permet de trouver des écritures d’après différents critères, entre autres :

• Un libellé.
• Un numéro de pièce ou intervalle de numéros de pièces.
• Un numéro de compte.
• Une fourchette de montants : pour chercher un montant précis remplissez seulement le champ « de: ».

Avec l’option Exact pour le Libellé et pour le Numéro de pièce vous pouvez déterminer si le libellé, respectivement le numéro de pièce, doit correspondre exactement au critère de recherche ou s’il suffit qu’il contienne (même partiellement) le contenu du critère. L’option Vide pour le numéro de pièce permet de chercher des écritures qui n’ont pas de numéro de pièce.

Lorsque vous remplissez plusieurs champs, la recherche fonctionne selon l’état des options suivantes :

• …qui répondent à au moins un des critères
• Si cette case est activée, Crésus Comptabilité trouve toutes les écritures qui répondent à n’importe lequel des critères de recherche.
• …qui répondent à tous les critères
• Si cette case est activée, Crésus Comptabilité ne trouve que les écritures qui répondent à tous les critères de recherche.

Exemples

• Pour trouver toutes les écritures dont le numéro de pièce contient « 12 » il faut taper 12 dans le numéro de pièce et désactiver l’option Exact du numéro de pièce. Crésus trouve les écritures avec les numéros de pièces 12, 112, 127, 3124.
• Pour trouver uniquement l’écriture dont le numéro de pièce est exactement « 12 » il faut taper 12 dans le numéro de pièce et activer l’option Exact du numéro de pièce.
• Pour trouver toutes les écritures dont le libellé est Transfert et dont le montant est compris entre 1200.– et 1800.– il faut taper Transfert dans le libellé, saisir les montants de la fourchette, et activer l’option …qui correspondent à tous les critères.
• Avec les critères de recherches présentés dans la copie d’écran ci-dessus, vous trouverez toutes les écritures dont le libellé contient « maison » ou dont le montant est compris entre 100.– et 300.–

Dans les présentations Plan comptable et Balance de vérification, vous pouvez rechercher des comptes selon leur titre ou numéro en cliquant sur l’icône .

Il suffit que le titre du compte contienne (même partiellement) le contenu du critère de recherche.

Un exemple d’utilisation de cet outil est décrit au §3.6.3 Recherche rapide

La recherche rapide sert à afficher rapidement les éléments qui répondent au critère saisi, et à passer facilement d’une occurrence à l’autre.

Si la barre de recherche rapide n’est pas affichée, cliquez sur l’icône ou appuyez sur Ctrl+J.

• Lorsque le curseur se trouve dans le champ Rechercher, les touches suivantes réagissent de manière spéciale :

Le bouton Options dans la barre de recherche rapide permet de restreindre la recherche.

La recherche rapide n’est pas sensible à la casse (les majuscules sont équivalentes aux minuscules) ni aux accents.

Le mode Mots entiers uniquement limite la recherche. Le tableau ci-dessous montre les phrases trouvées (ou non) lorsque vous cherchez le mot Fact avec ou sans l’option :

La recherche rapide s’utilise de la même manière dans toutes les présentations où elle est disponible.

Le filtre sert à restreindre les données visibles, en ne montrant que les écritures répondant au critère donné, par exemple les écritures comprises entre 2 dates, ou uniquement les comptes d’une certaine catégorie.

Pour appliquer un filtre, cliquez sur l’icône ou utilisez le raccourci Ctrl+F ou la commande Edition – Filtre.

Si un filtre est actif, l’icône apparaît enfoncée et le titre de la présentation s’affiche sur fond rouge avec le texte (filtre actif) :

Pour désactiver le filtre et voir toutes les données sans restrictions, vous pouvez passer dans le filtre et cliquer sur le bouton Annuler complètement le filtre, ou plus simplement cliquer sur l’icône en maintenant la touche Shift pressée.

Si vous ne l’avez pas annulé complètement, vous pouvez réappliquer le filtre en cliquant de nouveau sur l’icône en maintenant la touche Shift pressée.

Selon la présentation utilisée, le filtre propose différents dialogues dont l’explication figure dans les sections suivantes.

Voici un exemple de filtre dans ces 2 vues :

• Dates
• Les champs Depuis le et Jusqu’au permettent de n’afficher que les écritures comprises entre ces 2 dates. Si ces champs sont vides toutes les écritures sont affichées. Si le champ Depuis le est vide, les écritures sont affichées depuis le début de la période comptable. Si le champ Jusqu’au est vide, les écritures sont affichées jusqu’à la fin de la période comptable. Cliquez sur le bouton Toutes pour effacer les 2 champs de dates.
• Critères de sélection
• On ne peut saisir des critères que si l’un des modes qui répond à au moins un des critères  ou qui répond à tous les critères a été activé.
• Montre seulement les écritures qui correspondent à au moins un des critères
• Si cette case est activée, Crésus Comptabilité affiche toutes les écritures qui répondent à au moins un des critères de sélection.
• Montre seulement les écritures qui correspondent à tous les critères
• Si cette case est activée, Crésus Comptabilité n’affiche que les écritures qui répondent à tous les critères de sélection.

Exemple

Considérons le journal suivant :

Complétons le filtre de la façon suivante :

Après avoir cliqué sur OK le journal est affiché de la manière suivante :

• La date des écritures affichées est bien dans la fourchette demandée.
• La 1^ère ligne répond aux 2 critères de sélection.
• La 2^ème ligne répond au critère libellé garage mais pas au critère compte 6200.
• La 3^ème ligne répond au critère compte 6200 mais pas au critère libellé garage.

Les autres écritures ne sont plus affichées pour les raisons suivantes :

• La date n’est pas comprise entre le 1.2.2015 et le 16.2.2015

• Le libellé ne contient pas le mot garage et aucun des 2 comptes n’est le compte 6200. De plus, la date de la dernière écriture n’est pas dans la fourchette demandée.

• Bien que les critères de libellé et de compte soient remplis, la date n’est pas comprise entre le 1.2.2015 et le 16.2.2015.

Si nous activons la case qui répondent à tous les critères :

Crésus affiche ceci :

• C’est la seule écriture dont le libellé contient le mot garage et qui est imputé au compte 6200 et dont la date est comprise entre le 1.2.2015 et le 16.2.2015.

Avec les 2 options Exact pour le Libellé et pour le Numéro de pièce vous déterminez si le libellé, respectivement le numéro de pièce, doit correspondre exactement au critère de recherche ou s’il suffit qu’il contienne (même partiellement) le contenu du critère.

Crésus Comptabilité propose plusieurs moyens de faciliter la saisie des données ainsi que des fonctions de navigation pratiques.

Lorsque l’on tient une comptabilité, on passe une bonne partie de son temps à saisir des écritures. Crésus Comptabilité propose un certain nombre de fonctionnalités facilitant la saisie des différents éléments d’une écriture ou la saisie d’écritures entières qui reviennent périodiquement.

Lors de la saisie des numéros de comptes et du libellé d’une écriture, une fenêtre d’aide à la saisie apparaît en dessus du champ de saisie concerné.

Cette fenêtre contient une liste de suggestions qui vous permet de trouver facilement un numéro de compte du plan comptable ou un libellé déjà utilisé. Au fur et à mesure que vous tapez le numéro de compte ou le libellé, la liste des suggestions s’adapte automatiquement.

Pour les numéros de compte vous pouvez également taper une partie du titre du compte, la fenêtre d’aide à la saisie ne montre alors plus que les comptes dont un des mots du titre commence par les lettres que vous avez tapé, par exemple :

Ici la fenêtre d’aide à la saisie ne contient plus que les comptes dont le titre contient le mot frais.

Lorsque la fenêtre d’aide à la saisie est affichée, les touches suivantes ont une signification particulière :

Vous pouvez déclencher l’aide à la saisie en utilisant la commande Options – Définitions puis en choisissant l’onglet Saisie et en déclenchant les options correspondantes sous Utilise l’aide à la saisie dans le journal pour.

Vous pouvez entrer la date d’une écriture sous sa forme complète (par exemple 31.03.2016), ou de manière partielle (31.3). Dans ce dernier cas, Crésus Comptabilité se chargera de compléter les éléments manquants avec les éléments correspondants de la dernière date entrée, ou de la date du jour tant que rien d’autre n’a été tapé.

Par exemple (dans cet ordre) :

Les années à 2 chiffres de 00 à 49 sont converties en 2000 à 2049, les années de 50 à 99 sont converties en 1950 à 1999.

Lors de la saisie d’une date vous pouvez également utiliser des espaces pour séparer les éléments de la date à la place des points. Pour faciliter la saisie des dates, utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions. Pour déterminer l’affichage des années à 2 ou à 4 chiffres, utilisez l’onglet Dates de la commande Options – Définitions.

Si l’aide à la saisie est déclenchée (§5.1.1 L’aide à la saisie), vous pouvez taper tout ou partie de son titre, puis appuyer sur la touche Tab. S’il n’y a qu’un compte correspondant au critère, son numéro est repris dans le champ. Si plusieurs comptes commencent par les mêmes caractères, un dialogue vous demande de choisir le bon. Sélectionnez le compte désiré. Vous pouvez alors consulter les soldes et budgets du compte pour vérifier. Cliquez sur OK, et Crésus Comptabilité insère le numéro du compte dans le champ à remplir.

Lorsque le curseur se trouve dans le champ Débit ou Crédit, un clic sur l’icône ou la touche F2 affiche le même dialogue, mais avec tous les comptes du plan comptable au choix. Vous pouvez limiter les comptes affichés à une certaine catégorie avec les options correspondantes.

Pour faciliter la saisie utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions.

Le numéro de pièce est facultatif. Si les écritures ne contiennent jamais de numéros de pièces, la colonne correspondante peut être réduite à une largeur nulle en glissant le bord de la colonne avec la souris (§10.3 Modifier la largeur des colonnes). Dans ce cas, la touche Tab passe directement de la colonne Crédit à la colonne Libellé.

A moins que la numérotation automatique des pièces ait été désactivée dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, Crésus Comptabilité vous propose un numéro de pièce lors de la saisie. Si nécessaire, modifiez le numéro proposé, puis appuyez sur Tab ou Shift+Tab pour passer au champ suivant ou précédent.

Le numéro de pièce peut contenir des caractères non numériques (par exemple 12a, 12b, 154-1, etc.).

Un clic sur l’ampoule  ou la touche F2 affiche un dialogue à l’aide duquel vous pouvez changer le numéro de pièce en cours ainsi que divers paramètres définissant la manière dont Crésus calcule le numéro de pièce proposé automatiquement :

Propose automatiquement un numéro de pièce

Si cette case est cochée, Crésus Comptabilité propose automatiquement un numéro de pièce pour chaque nouvelle écriture.

Numéro de la prochaine pièce

Le prochain numéro de pièce qui sera proposé automatiquement. Crésus Comptabilité part depuis ce numéro pour les écritures suivantes.

Incrément automatique

Chaque fois que vous entrez une écriture dans le journal, le numéro de pièce proposé sera automatiquement incrémenté de cette valeur (voir aussi l’option ci-dessous).

Toujours incrémenter

Si cette case est cochée, le numéro de pièce sera incrémenté automatiquement chaque fois que vous entrez une écriture.

Si cette case n’est pas cochée, le numéro de pièce ne sera incrémenté automatiquement que si vous ne modifiez pas le numéro de pièce qui est proposé lorsque vous saisissez l’écriture.

Toujours repartir du no. de pièce effectivement introduit

Si cette case est cochée et vous changez manuellement le numéro de pièce proposé lors de l’entrée d’une écriture, Crésus Comptabilité se basera sur le numéro que vous avez entré pour calculer le numéro de pièce proposé à la prochaine écriture.

Exemple

Lors de l’entrée d’une écriture Crésus Comptabilité vous propose le numéro 123.

Toujours incrémenter coché :

• Le prochain numéro de pièce proposé sera de toute façon 124.

Toujours incrémenter non coché :

• Si vous acceptez 123, le prochain numéro de pièce proposé par Crésus Comptabilité sera 124.
• Si vous modifiez le 123 par exemple en 150, le prochain numéro de pièce proposé restera 123.

Ces options sont identiques à celles dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, qui propose en plus d’incrémenter le numéro de pièce même si la largeur de la colonne est nulle.

Le libellé de l’écriture peut contenir jusqu’à 120 caractères quelconques.

A moins que l’option ait été désactivée dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, il n’est pas nécessaire de frapper la première lettre du libellé en majuscule, Crésus Comptabilité le fait pour vous.

Lorsque l’aide à la saisie est enclenchée (§5.1.1 L’aide à la saisie), la fenêtre d’aide à la saisie contient tous les libellés de l’ensemble des écritures. Au fur et à mesure qu’on tape le libellé, cette liste s’adapte afin de ne montrer que les libellés contenant le mot frappé.

En dehors de la fenêtre d’aide à la saisie vous avez le choix entre 2 modes pour vous permettre de saisir plus rapidement des libellés qui reviennent fréquemment. Dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, vous pouvez choisir si vous désirez travailler avec l’ancien système des libellés standards (voir ci-dessous), ou si vous préférez le nouveau système des écritures modèles (§5.1.8 Les écritures modèles).

Si vous avez activé l’option utiliser les anciennes listes de libellés standards, un clic sur l’ampoule  ou la touche F2 affiche un dialogue avec une liste de libellés que vous utilisez régulièrement :

Choisissez un libellé, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez modifier la liste à volonté en remplissant les champs en haut du dialogue, puis en cliquant sur Ajouter ou Modifier pour ajouter un nouveau libellé standard, ou pour modifier celui qui est sélectionné.

Le symbole @ désigne l’endroit où le curseur doit se trouver après l’insertion du libellé : dans l’exemple sélectionné ci-dessus, le curseur se trouvera juste après le mot Loyer pour vous permettre de taper le mois.

Il est clair que le gain de temps est limité si pour chaque libellé standard qu’on souhaite insérer, il faut appeler ce dialogue, choisir le bon libellé et cliquer sur OK. Pour cette raison, tous les libellés ont un code (colonne de gauche). Pour utiliser un libellé standard lors de la saisie d’une écriture, vous pouvez simplement taper le code dans le champ Libellé (en minuscules ou majuscules), puis appuyer sur Tab.

Dans l’exemple ci-dessus, lorsque le curseur se trouve dans le champ Libellé, si vous tapez vcr Tab, le libellé contient Vente au comptant et le curseur passe directement dans le champ Somme et il ne vous reste qu’à entrer le montant de l’écriture. Si vous tapez tel puis Tab, le texte Téléphone est inséré dans le champ Libellé et le curseur se positionne à la fin du mot pour vous permettre de compléter le libellé.

Pour les 10 libellés standards les plus utilisés, vous pouvez aussi définir un raccourci clavier de Ctrl+0 à Ctrl+9. Lorsque le curseur se trouve dans le libellé, appuyez sur Ctrl+0 pour insérer le libellé correspondant.

La liste des libellés standards est enregistrée avec la comptabilité dans le fichier correspondant.

Les libellés standards ne permettent que d’insérer des libellés, sans affecter les autres colonnes du journal. Pour définir des écritures entières que vous utilisez de manière répétitive, vous devez désactiver l’option utiliser les anciennes listes de libellés standards pour pouvoir utiliser les écritures modèles (§5.1.8 Les écritures modèles).

Lors de la saisie du montant, on est parfois obligé de faire des calculs. Pour cette raison, un clic sur l’icône ou la touche F2 affiche une calculatrice.

Vous pouvez frapper une expression mathématique au clavier, ou cliquer sur les boutons.

L’expression peut contenir plusieurs niveaux de parenthèses.

La multiplication *   et la division  /  sont prioritaires sur l’addition et la soustraction :

La touche = ou un clic sur le bouton évalue l’expression. Si nécessaire, l’expression est également évaluée lors d’un clic sur OK.

La touche pour-cent  %  permet différents calculs pratiques :

La calculatrice dispose de 10 mémoires permanentes, dont le contenu est enregistré avec le fichier contenant la comptabilité. Un clic sur MC , MR , etc. propose un menu pour choisir la mémoire concernée. Les différentes options sont :

Pendant la saisie de la somme une pression sur Ctrl+0 à Ctrl+9 insère directement le contenu d’une des mémoires permanentes de la calculatrice.

Il est également possible de faire intervenir le solde des comptes dans les calculs. Par exemple, C[1000]+50 veut dire le solde du compte 1000 additionné de 50 francs. Vous pouvez appeler la liste des comptes avec le bouton Comptes.

Le bouton Intérêts permet de calculer des intérêts courus sur un compte.

Dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions, vous pouvez définir un certain nombre d’options pour la saisie d’écritures dans le journal, entre autres :

• Passe automatiquement au débit après la saisie de la date : dès que la date est complète, le curseur passe dans le champ Débit. Pour cela il faut saisir chaque élément de la date avec 2 chiffres, par exemple 01.05.18.
• Insertion automatique des points lors de la saisie de la date : il suffit de taper par exemple 010518 et Crésus Comptabilité met automatiquement 01.05.18
• Passe automatiquement au crédit après la saisie du débit : lorsque le numéro de compte tapé dans le champ Débit est univoque, le curseur passe automatiquement dans le champ Crédit.
• Passe automatiquement au crédit après la saisie du débit : lorsque le numéro de compte tapé dans le champ Crédit est univoque, le curseur passe automatiquement dans le champ Numéro de pièce ou Libellé.
• La touche d’entrée passe au champ suivant dans le journal : une pression sur Enter passe au champ suivant comme la touche Tab, et une fois que le dernier champ a été atteint, l’écriture est validée.
• La touche d’entrée passe à la ligne suivante après une modification : lorsque vous validez une modification en appuyant sur Enter, la ligne suivante est automatiquement sélectionnée pour modification, comme si vous aviez cliqué sur la ligne.
• Les touches  /  et  *  du pavé numérique passent respectivement au champ précédent ou suivant.
• Activation ou désactivation de l’aide à la saisie (§5.1.1 L’aide à la saisie).

Les écritures modèles fonctionnent d’une manière analogue aux libellés standards, mais peuvent contenir tous les champs d’une écriture.

Lorsque le curseur se trouve dans n’importe quel champ appuyez sur Ctrl+M, ou quand le curseur se trouve dans le libellé, cliquez sur l’ampoule  ou appuyez sur F2. Un dialogue présente alors la liste des écritures modèles :

Comme vous pouvez le constater, les écritures modèles utilisent le même système de code (première colonne) et de raccourci clavier (deuxième colonne) que les libellés standards. Elles peuvent cependant contenir d’autres éléments : le compte au crédit et au débit, le numéro de pièce et même la somme.

Dans l’exemple ci-dessus, l’écriture modèle mise en évidence complète les comptes à débiter 6000 et à créditer 1010, le libellé Loyer mensuel et le montant 890.–

Pour appeler une écriture modèle, vous pouvez afficher la liste comme décrit ci-dessus, sélectionner l’écriture et cliquer sur OK.

Il est aussi possible d’utiliser les raccourcis clavier Ctrl+0 à Ctrl+9 affectés aux écritures.

Une solution alternative consiste à taper le code directement dans le champ Libellé et appuyer sur Tab.

Pour créer une nouvelle écriture modèle, exécutez la commande Options – Ecritures modèles et cliquez sur Ajouter. Dans le dialogue qui s’affiche, complétez les différents éléments. Voici l’exemple d’une écriture modèle LOY pour enregistrer le paiement du loyer mensuel :

Les écritures modèles sont classées dans la liste d’après l’ordre alphabétique des codes.

Le Code et le Raccourci servent à saisir l’écriture modèle depuis le journal des écritures comme décrit ci-dessus sans passer par la liste.

À l’aide des options, vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité doit proposer la dernière date introduite (si vous comptabilisez souvent toutes les écritures concernant un jour donné), la date du jour (si vous avez l’habitude de comptabiliser les paiements faits le jour-même) ou aucune date.

Les autres éléments correspondent à la saisie d’une écriture normale, mais vous pouvez laisser des champs vides, qui seront complétés après l’insertion de l’écriture modèle. Vous pouvez même spécifier un code TVA ou d’autres informations concernant les écritures avec TVA.

À l’aide des cases à cocher se trouvant sous les champs, vous pouvez en outre spécifier dans quel champ le curseur doit se trouver après l’insertion de l’écriture. Ici, le curseur se positionnera à la fin du libellé Loyer mensuel pour introduire le mois.

Pour modifier une écriture modèle existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier.

La commande Options – Écritures modèles accède également au dialogue de gestion des écritures modèles.

Les écritures présaisies ne sont pas actives, elles ne sont pas comptabilisées dans les comptes concernés.

L’idée consiste à préparer des écritures à l’avance et de les utiliser, une ou plusieurs fois, le moment venu. Vous pouvez par exemple saisir à l’avance toutes les écritures relatives aux frais fixes et les transférer dans le journal des écritures en temps voulu.

Exécutez la commande Présentation – Ecritures présaisies pour accéder au journal des écritures présaisies. Ce journal ressemble au journal des écritures normal, mis à part la bande bleue dans la marge de gauche. On y saisit des écritures normales ou multiples exactement comme dans un journal ordinaire.

Pour activer une écriture présaisie :

• Cliquez sur l’écriture à transférer avec le bouton de droite de la souris
• Exécutez la commande Transférer du menu.
• Dans le dialogue qui s’affiche, sélectionnez le journal de destination et cliquez sur OK.
• L’écriture est déplacée du journal des présaisies dans le journal de destination, à la date de l’écriture.

Si vous avez plusieurs écritures à transférer, utilisez l’outil Transfert  du menu Outils, cliquez sur l’écriture à transférer.

Une écriture présaisie peut être utilisée à plusieurs reprises :

• Cliquez sur l’écriture avec le bouton de droite de la souris.
• Exécutez la commande Copier du menu.
• Dans le dialogue qui s’affiche, sélectionnez le journal de destination et précisez la date de l’écriture à générer.
• Cliquez sur OK.
• L’écriture est copiée du journal des présaisies dans le journal de destination, à la date spécifiée. Elle reste à disposition dans le journal des présaisies pour être utilisée à d’autres occasions.
• L’écriture copiée est marquée d’un signe + dans la marge de gauche pour mettre en évidence qu’elle a été copiée / générée pendant cette session de travail. Ce symbole disparaît à la prochaine ouverture du fichier.

Si le libellé de l’écriture présaisie inclut le symbole @, le dialogue de copie affiche un champ Texte supplémentaire. Le texte saisi ici remplace le symbole dans l’écriture générée.

La copie de cette écriture présaisie :

produit cette écriture dans le journal de destination :

Le symbole @ a été remplacé par avril.

Crésus Comptabilité vous permet de générer automatiquement les écritures de régularisation :

• Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture à passer en écriture de régularisation
• Sélectionnez commande Génère écriture de régularisation:

• Cliquez sur OK.
• Crésus remplit tous les champs de l’écriture à créer, et ajoute l’état R dans la colonne de droite.
• Il ne reste qu’à la valider.

L’écriture pourra être extournée automatiquement lors de l’ouverture de la nouvelle année (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité)

De nombreux outils facilitent la navigation dans Crésus Comptabilité.

Dans les présentations autres que le journal, le plan comptable et les budgets vous pouvez utiliser le repère de ligne.

En cliquant sur une ligne dans la présentation, celle-ci reste mise en évidence ce qui facilite grandement les contrôles.

Ce repère peut être bougé avec les icônes   ou respectivement les touches flèches ← et → .

L’icône   ou la touche Home permettent de revenir au repère si vous avez déplacé la vue avec la barre de défilement, avec les touches PageUp et PageDown ou à la suite d’une recherche.

Les 2 icônes  permettent de naviguer dans la comptabilité comme dans un browser Internet avec les fonctions Précédent et Suivant. Vous passez d’une vue à l’autre, en conservant les filtres et autres configurations. Le repère de lignes est également mémorisé pour chaque présentation.

Au lieu de cliquer sur les icônes, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier Alt+ ← et Alt+ → .

Comme dans la plupart des applications sous Windows, la souris joue un grand rôle dans l’introduction et l’édition des données dans Crésus Comptabilité.

Dans les présentations Journal des écritures et Plan comptable, le clic gauche de la souris a différentes fonctions, selon l’outil sélectionné dans le menu Outils ou par clic sur l’icône correspondante dans la barre. Le pointeur de la souris change de forme pour identifier l’outil.

	L’outil croix permet de modifier l’écriture ou le compte cliqué. Après avoir cliqué sur le compte ou l’écriture, les éléments apparaissent dans les champs en bas de l’écran. Vous pouvez les modifier, puis appuyer sur Enter. Les modifications se répercutent alors sur l’écriture ou le compte cliqué.
	L’outil pipette permet de dupliquer une écriture ou un compte. L’élément cliqué est répliqué dans la ligne d’édition, il suffit alors d’y apporter les modifications voulues et de valider la saisie.
	L’outil gomme permet de supprimer l’écriture ou le compte cliqué. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention, pour éviter d’effacer des écritures ou des comptes par mégarde.
	L’outil tampon sert à marquer des écritures. Elles sont mises en évidence dans le journal de saisie et les extraits de comptes. Un clic avec le tampon sur une écriture marquée supprime la marque.

Les écritures restent marquées lorsque vous passez d’une présentation à une autre, y compris quand vous enregistrez la comptabilité, puis la rouvrez à nouveau ultérieurement.

On peut chercher ou filtrer les écritures marquées (§3.6.2 Rechercher des écritures, §4.12 Recherches et §4.13 Le filtre).

Le raccourci clavier Ctrl+K marque une écriture trouvée avec les fonctions de recherche (§ Crésus Comptabilité et §3.6.3 Recherche rapide). Lorsque l’écriture trouvée est déjà marquée, une nouvelle pression sur Ctrl+K enlève la marque.

Si vous maintenez la touche Shift enfoncée pendant que vous marquez une écriture, toutes les écritures entre l’écriture cliquée et la dernière écriture marquée seront à leur tour marquées. Si elles sont déjà toutes marquées, toutes les marques seront enlevées.

	Ces icônes permettent de passer à l’écriture marquée précédente ou suivante.
	Cet outil efface toutes les marques.

.

On utilise en particulier le tampon dans les extraits de compte pour assigner les écritures à un groupe dans le cadre de l’aide au pointage (§9 Aide au pointage).

Il est possible que votre souris n’ait aucune fonction lorsqu’aucun outil n’a été choisi. Le pointeur prend alors sa forme standard, soit  . Un clic gauche ne fait rien d’autre que mettre l’élément cliqué en surbrillance.

Dans la plupart des présentations, un clic droit de la souris sur une ligne affiche un menu vous proposant diverses actions et commandes, par exemple montrer un extrait de compte du compte sélectionné, bloquer l’écriture sélectionnée, aller vers une écriture dans le journal depuis un extrait de compte, etc.

Lorsqu’une écriture est bloquée ou marquée, la commande est accompagnée d’un vu. Il faut cliquer à nouveau sur la commande pour débloquer ou effacer la marque de l’écriture cliquée.

Les barres d’icônes sont affichées dans la partie supérieure de la fenêtre, juste en dessous de la barre du menu. En cliquant avec la souris, elles permettent des accès rapides aux fonctions les plus utilisées de Crésus Comptabilité.

Lorsque la souris est immobile sur une icône, une info-bulle indique la fonction de l’icône.

	Ouvre une comptabilité existante. Voir la commande Fichier – Ouvrir.
	Enregistre (met à jour) le fichier à son emplacement d’origine. Voir la commande Fichier – Enregistrer.
	Lance la comptabilisation des écritures générées par Crésus Facturation ou Crésus Salaires.
	Lance l’impression ou l’aperçu avant impression de la présentation affichée à l’écran. Voir les commandes respectives du menu Fichier (§10 Impression).
	Accès direct aux favoris (§6 Favoris).
	Présente le journal des écritures (§4.9 Journaux).
	Présente le plan comptable (§4.2 Adapter le plan comptable).
	Présente la balance de vérification (§3.11 Afficher la balance de vérification).
	Présente un extrait de compte (§3.7 Afficher un compte).
	Présente le bilan (§3.9 Afficher le bilan).
	Présente le tableau des pertes et profits (§3.8 Afficher le PP).
	Présente le compte de résultat (§3.10 Afficher le Compte de résultat).
	Présente le tableau des budgets (§12 Budgets).
	Présente le tableau des différences de change (§13 Les monnaies étrangères).
	Présente le résumé périodique (§8.5 Résumés périodiques).
	Présente le résumé TVA (§7.2.9 Établir le décompte TVA).
	Présente le décompte TVA (§7.2.9 Établir le décompte TVA).
	Présente le tableau analytique (§20.6 Le Tableau analytique). Cette option n’est disponible que dans Crésus Comptabilité dès la version LARGO ou celle pour Mac.
	Outils pour modifier/dupliquer/supprimer des écritures ou des comptes. Ces outils sont actifs uniquement dans les présentations du journal des écritures et du plan comptable (§5.3 L’utilisation de la souris).
	Outil tampon pour marquer des écritures (§5.3 L’utilisation de la souris).
	Supprime toutes les marques (§5.3 L’utilisation de la souris).
	Le filtre permet de restreindre les données visibles, par exemple en donnant une fourchette dates, ou un numéro de compte, un libellé, etc. (§4.13 Le filtre).
	Les jumelles servent à chercher une écriture ou un compte d’après différents critères (§4.12 Recherches).
	Cherche l’écriture ou le compte précédent/suivant, d’après le critère donné avec les jumelles.
	Active la recherche rapide (§4.12.3 Recherche rapide).
	Fonctions Couper, Copier et Coller standards. Utilisez aussi les raccourcis clavier Ctrl+X, Ctrl+C et Ctrl+V.
	Valide les champs édités dans le journal des écritures, le plan comptable ou le budget. Cette icône est équivalente à la touche Enter.
	Annule l’édition en cours. Cette icône est équivalente à la touche Esc.
	Affiche l’aide à remplir un champ. Le dialogue s’adapte selon le champ dans lequel se trouve le curseur d’insertion. Utilisez plutôt le raccourci clavier F2 (§2.4.2 L’aide pour remplir un champ).
	L’aide contextuelle permet de cliquer sur une icône dont on aimerait connaître le fonctionnement, ou de dérouler un menu, puis de cliquer sur une commande (§2.4.1 L’aide contextuelle).
	Masque la plupart des éléments de l’écran afin que vous puissiez voir le maximum d’information comptable. C’est surtout utile pour des petits écrans. Pour revenir en mode normal cliquez de nouveau sur cette icône.
	Monte ou descend la ligne d’écriture actuellement sélectionnée. Cette fonction n’est disponible que dans le journal des écritures (§3.3 Afficher le journal de saisie).
	Monte ou descend une écriture multiple entière. Cette fonction n’est disponible que dans le journal des écritures lorsqu’on sélectionne une ligne d’une écriture multiple (§3.4.4 Écritures multiples).
	Décale le repère de ligne vers la ligne précédente ou suivante (§5.2 Navigation et repère de ligne).
	Retourne vers le repère de ligne (§5.2 Navigation et repère de ligne).
	Revient à la présentation précédente ou suivante (§5.2 Navigation et repère de ligne).
	Permet d’accéder aux commentaires et pièces jointes d’un compte. Le raccourci clavier Ctrl+Y est équivalent. Cette commande est active seulement dans les extraits de compte (§8.1 Extraits de comptes).

De nombreux raccourcis clavier sont possibles, pour rendre le travail avec Crésus Comptabilité aussi efficace et rapide que possible.

Les largeurs attribuées aux différentes colonnes peuvent être changées, quelle que soit la présentation choisie, ce qui modifie l’affichage des données comptables à l’écran, ainsi que l’impression des documents.

Pour modifier la largeur d’une colonne, il suffit de déplacer sa frontière avec la souris, en faisant glisser sa partie supérieure :

Dans les tableaux du bilan et des pertes et profits, la frontière des colonnes n’apparaît pas dans la partie supérieure qui contient les noms des colonnes. Cela n’empêche pas de la déplacer de la même manière.

Lorsque le contenu d’une colonne est trop grand, un triangle rouge apparaît, pour montrer qu’il déborde. Les triangles rouges apparaissent sur l’écran, ainsi que lors d’un aperçu avant impression. En revanche, ils ne sont jamais imprimés. Vous pouvez supprimer l’affichage des triangles rouges en désactivant l’option correspondante dans l’onglet Affichage de la commande Options – Définitions.

Lorsque le contenu d’une colonne est inutile, vous pouvez cacher la colonne en réduisant sa largeur au minimum possible. Par exemple, la colonne Pièce du journal des écritures peut être cachée si vos écritures ne sont pas numérotées. En tout temps, la colonne peut réapparaître en faisant de nouveau glisser sa frontière.

Lorsqu’une colonne est inutilisée, 2 traits de séparation verticaux sont visibles sur l’écran. Lors d’une impression, seul celui de droite subsiste.

Dans les présentations listées ci-dessous, les colonnes suivantes peuvent disparaître complètement :

Une présentation dans Crésus Comptabilité peut avoir beaucoup d’options différentes. Il y a par exemple des dizaines de façons différentes d’afficher le bilan.

Plutôt que de devoir régler un grand nombre d’options manuellement chaque fois qu’on désire obtenir le bilan d’une certaine façon, il est possible de créer un certain nombre de favoris, chacun correspondant à un jeu d’options d’affichage du bilan.

La plupart des dialogues concernant les présentations comportent 2 onglets, l’onglet de réglages et l’onglet des favoris.

• Onglet Réglages pour l’affichage

• Onglet Favoris

Pour créer un favori, par exemple pour le bilan, procédez de la manière suivante :

• Exécutez la commande Présentation – Bilan et faites vos réglages comme d’habitude.
• Une fois vos réglages effectués cliquez sur l’onglet Favoris.

• Cliquez sur le bouton Ajouter et donnez un nom à votre favori, par exemple Mon Bilan.

Si vous activez l’option Remplace le titre, le texte saisi dans le champ suivant est utilisé à la place du titre habituel de la présentation.

Vous pouvez optionnellement associer un filtre aux favoris. Dans ce cas le filtre est appliqué automatiquement lorsque le favori est utilisé.

Vous pouvez ainsi créer autant de favoris différents que vous le désirez pour chaque présentation.

Pour utiliser un favori il suffit de le sélectionner dans l’onglet Favoris et de cliquer sur OK. Si vous sélectionnez un favori puis vous retournez dans l’onglet Réglages pour l’affichage, les réglages seront ceux du favori sélectionné et le nom du favori sera affiché dans le titre du dialogue :

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Favoris pour accéder directement à tous vos favoris.

Sélectionnez le favori et cliquez sur OK ou cliquez 2 fois sur le favori pour afficher directement la présentation avec les réglages associés.

Le bouton Supprimer permet de supprimer un favori.

Seules les présentations qui possèdent au moins un favori apparaissent dans cette liste.

Comme le dit le site de l’Administration fédérale des contributions :

La TVA procède de la théorie selon laquelle celui qui consomme est redevable d’une contribution financière à l’Etat. Certes, il aurait été trop compliqué que chaque citoyen décompte sa propre consommation auprès de l’Etat. C’est la raison pour laquelle l’impôt est prélevé auprès des entreprises (producteurs, fabricants, commerçants, artisans, prestataires de services, etc.) qui, elles, sont tenues de transférer la TVA aux consommateurs, en l’incluant dans le prix ou en la mentionnant séparément sur la facture.

Toutes les entreprises d’une certaine importance sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Méthodes de décompte TVA

Il existe 2 méthodes de TVA :

Méthode de décompte effective

Sur une grande partie des produits vendus (marchandise, produits, prestations fournies), l’entreprise facture une taxe à ses clients, qu’elle doit verser à la Confédération (TVA due); référez-vous à l’AFC pour une liste exhaustive des taux relatifs aux divers produits.

Lorsque l’entreprise achète des marchandises ou des services, elle peut cependant récupérer tout ou partie de la TVA payée au fournisseur (TVA à récupérer ou Impôt préalable).

La TVA à verser est la différence entre la TVA due et la TVA à récupérer.

Méthode de décompte selon la dette fiscale nette ou au forfait

Lorsque l’entreprise vend des prestations ou de la matière, elle facture de la TVA normale à ses clients.

Lorsque l’entreprise achète des marchandises ou des services, elle ne peut pas récupérer la TVA payée au fournisseur (TVA à récupérer ou Impôt préalable).

L’AFC détermine un taux qui tient compte du rapport entre la TVA due et la TVA à récupérer liées au corps de métier concerné.

La TVA due est calculée sur le chiffre d’affaires uniquement, selon le taux déterminé ci-dessus.

La méthode selon le taux de dette fiscale nette comporte 1 ou 2 taux, alors que la méthode forfaitaire peut en comprendre jusqu’à 25. La seconde est généralement réservée aux collectivités publiques.

Méthodes de comptabilisation

Il existe également 2 méthodes pour la comptabilisation des factures, qu’il s’agisse de factures débiteurs ou créanciers.

Comptabilisation des contre-prestations convenues ou reçues

La méthode habituelle consiste à passer en comptabilité les factures débiteurs dès leur émission et les factures créanciers dès leur réception : on parle de contre-prestations convenues. La TVA doit être traitée dès l’enregistrement du produit ou de la charge. Lors de l’encaissement ou du paiement de la facture, la TVA ayant déjà été traitée, il s’agira de tenir compte d’éventuels escomptes accordés ou obtenus pour ajuster la TVA au mouvement réel.

Comptabilisation des contre-prestations reçues

Il est possible de demander une dérogation à l’AFC pour ne traiter les factures que lors du mouvement. On n’enregistre pas la créance, le produit ou la charge n’étant comptabilisés que lorsqu’il y a eu un paiement – partiel ou complet. On parle alors de comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

Les instructions et exemples donnés ici ont pour unique but d’aider à vous familiariser avec le logiciel Crésus Comptabilité. En cas de doute sur des questions concernant la TVA, référez-vous à une fiduciaire ou à l’AFC (§26.2 Référence pour la TVA).

Saisie des écritures

Dans ce chapitre, les taux sont présentés à titre d’exemple et ne reflètent pas les taux légaux en vigueur.

Lors de la saisie d’une écriture, on associe un code de TVA (§7.2.3 Les codes TVA pour la méthode effective) au montant, ce qui permet à Crésus de calculer le montant net et le montant de TVA de l’écriture en fonction des options dans les champs pour la TVA (§7.2.4 Les champs pour la TVA).

Le code de TVA permet également à Crésus de cumuler le montant dans les diverses positions du décompte de TVA.

Pour générer une écriture avec TVA, il faut saisir exactement les mêmes éléments que pour une écriture sans TVA, et sélectionner un code TVA dans la liste. Dans cet exemple, il s’agit de TVA à récupérer sur un achat de marchandise, soit le code IPM (Impôt Préalable sur l’achat de Marchandises et de prestations de service au taux normal) :

Crésus Comptabilité détermine automatiquement les écritures à passer :

L’exemple de comptabilité créé au §3 Prise en main contient des exemples d’écritures TVA qui illustrent bien l’utilisation des divers codes TVA.

Crésus Comptabilité ne doit pas seulement posséder toutes les informations pour calculer le montant précis de la TVA, il doit aussi établir le décompte TVA (§7.2.3 Les codes TVA pour la méthode effective), qui détaille le chiffre d’affaires soumis à la TVA, y compris le chiffre d’affaires non soumis, ainsi que la TVA à récupérer, d’une part sur les investissements et autres charges d’exploitation, d’autre part sur les achats de marchandises.

Voici l’extrait d’un décompte établi automatiquement par Crésus Comptabilité :

Chaque type de TVA, référencé par son code, doit figurer dans un point spécifique du décompte. Pour gérer la TVA de manière correcte, il est donc primordial de savoir quel code TVA il faut choisir parmi les codes proposés.

Activer/modifier la TVA

Si la comptabilité courante ne propose pas les fonctionnalités pour la TVA, il y a lieu de les activer dans le dialogue des réglages, sous Options > Définitions, onglet TVA :

On peut toujours revenir à ce dialogue pour modifier les réglages.

L’option Permet l’édition du montant TVA peut s’avérer utile lorsque le montant calculé par Crésus Comptabilité ne correspond pas au montant de TVA de la facture du créancier, ce qui peut arriver selon que la TVA totale est la somme des TVA calculées sur chaque montant ou la TVA calculée sur la somme des montants. Par ailleurs, la TVA est parfois arrondie.

Dans ce dialogue, on détermine la méthode de décompte – décompte effectif ou décompte au TDFN ou au forfait – mais également la périodicité des décomptes et le choix d’afficher des chiffres d’affaires nets (sans TVA) ou bruts (y compris TVA).

C’est également dans ce dialogue qu’il faut définir si on traite la TVA selon les contre-prestations reçues.

Dans tous les cas, nous vous recommandons de travailler avec les codes TVA, les anciens modes ne sont proposés qu’à titre de compatibilité pour d’anciens fichiers. Le décompte TVA ne peut être établi que si on utilise les codes TVA.

Réglages pour la saisie de la TVA

Plusieurs options qui gèrent le comportement lors de la saisie des écritures sont réglables sous Options > Définitions, onglet Saisie TVA :

Mode d’entrée des montants

Lorsqu’on saisit une écriture avec de la TVA dans le journal d’écritures, on a le choix entre saisir un montant avec TVA (brut), donc y compris la TVA, ou sans TVA (net), donc hors taxes.
Si l’option choisie est Mémorise le dernier mode utilisé, Crésus Comptabilité proposera le même mode que l’écriture précédemment traitée.
Les options Avec TVA ou Sans TVA forcent le mode sélectionné, quelque soit le mode précédemment utilisé.

En cas de modification du compte d’une écriture existante, le mode Lors d’une modification propose toujours le code TVA par défaut force le code de TVA associé au compte de charge ou de produit concerné. Si l’option n’est pas activée, l’écriture modifiée conserve le code TVA précédemment choisi. Le code proposé peut toujours être modifié.

Lorsqu’on saisit une écriture dans le journal d’écritures, le code TVA du compte concerné est proposé d’office. Si on modifie ce code et qu’on valide l’entrée, c’est le code modifié qui reste sélectionné pour l’écriture suivante. Le mode Propose toujours le code TVA par défaut remet le code associé au compte pour l’écriture suivante.

Le contrôle strict du code TVA empêche d’associer un code de TVA réservé à la vente à une écriture sur un compte de charge ou un code de TVA réservé aux dépenses à une écriture sur un compte de produit.

Arrondit la TVA à 5 centimes fait un arrondi commercial de la TVA calculée. Attention, la somme des écarts peut être relativement importante. Il devient difficile de faire une vérification du chiffre d’affaires et de la TVA calculée.

Arrondit la TVA à 5 centimes également pour les comptabilisations fait la même opération lors de l’importation d’écritures.

Autorise des comptes en monnaies différentes pour les écritures de TVA s’applique lors de l’utilisation des monnaies étrangères et permet de n’avoir que des écritures de TVA en CHF même si les montants soumis sont dans une autre devise. Sans cette option, on ne pourra pas enregistrer d’écritures en monnaie étrangère soumise à TVA. Le cas échéant, Crésus affiche un message d’avertissement à la saisie de l’écriture.

Vérifie la plausibilité de la TVA lors de la comptabilisation et de l’importation affiche un message et refuse l’opération si le taux de TVA spécifié pour l’écriture importée est différent du taux défini pour le code de TVA de l’écriture.

Données de l’entreprise.

Avec l’introduction de l’e-TVA, il est également nécessaire de compléter quelques informations dans l’onglet Entreprise des réglages, en particulier le Numéro d’identification de l’entreprise (IDE).

Lors d’un achat, c’est un compte TVA à récupérer qui est débité en fonction du taux. Lors d’une vente, c’est le compte TVA due qui est crédité en fonction du taux. La TVA devant être effectivement payée correspond à la différence entre TVA due et TVA à récupérer.

Si vous avez utilisé l’assistant pour créer une comptabilité de toutes pièces et que vous y avez spécifier vouloir traiter de la TVA selon la méthode de décompte effective, les réglages initiaux ont déjà été saisis.

Pour ajouter la gestion de TVA dans un fichier, ou pour passer de la méthode de la dette fiscale nette ou au forfait à la méthode de décompte effective, exécutez la commande Options – Définitions et passez dans l’onglet TVA. L’option Méthode de décompte effective (utilise les codes TVA) doit être activée.

Le cas échéant, activez l’option TVA selon les contre-prestations reçues.

Lorsque vous saisissez une écriture dans le journal des écritures vous pouvez déterminer à l’aide du code TVA (voir ci-après) de quel genre de TVA il s’agit.

Quelques options permettent de spécifier comment le code choisi doit être appliqué à l’écriture en question (§7.2.4 Les champs pour la TVA).

Les comptes sur lesquels les ventes et achats soumis à la TVA sont comptabilisés possèdent normalement un code TVA par défaut (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte), donc dès que vous avez entré un numéro de compte qui possède un code TVA par défaut, Crésus Comptabilité propose automatiquement ce code TVA.

Exemple

Soit l’extrait du plan comptable suivant :

Lorsque vous entrez le numéro de compte 3200 lors de la saisie d’une écriture, Crésus Comptabilité vous proposera le code TVA, lorsque vous entrez 4200 il vous proposera le code IPM.

Pour comptabiliser un achat de marchandises au taux normal, vous n’avez pas besoin de toucher aux champs pour la TVA, le code et les autres options se règlent tout seuls :

Crésus Comptabilité génère l’écriture suivante :

puisque le code TVA par défaut du compte 4200 dans la colonne TVA du plan comptable (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte) est IPM et que le code IPM est défini avec un taux de 8% et le compte TVA 1170.

En revanche, pour comptabiliser un achat sur le même compte (4200) au taux réduit, vous devez choisir le code TVA adapté IPMRED :

Crésus Comptabilité génère l’écriture suivante :

Une écriture sur le compte 6430 Eau proposera automatiquement le code TVA IPIRED adapté, vous n’avez pas besoin d’y toucher parce que le code TVA par défaut du compte 6430 dans le plan comptable est IPIRED :

Et voici l’écriture générée :

Attention

Lorsque vous comptabilisez un achat où vous ne payez pas de TVA (par exemple parce que votre fournisseur n’est pas soumis à la TVA), il faut choisir le code TVA pas de TVA (première entrée dans la liste des codes TVA) et en aucun cas un des codes TVA prévus pour la vente à 0% de TVA. Une pression sur Ctrl+T permet de choisir rapidement ce code.

Le principe est évidemment le même lorsque vous enregistrez une vente :

Le code associé au compte 3200 dans le plan comptable est TVA, et ce code est défini avec un taux de 8% et se comptabilise dans le compte 2200 TVA due.

L’écriture générée se présente comme ceci :

Attention

Lorsque vous comptabilisez la vente d’un produit sur lequel il n’est pas prélevé de TVA (par exemple un loyer non soumis, une taxe, une vente à l’étranger), il faut choisir un des codes prévus pour les ventes soumises à 0% de TVA. Les écritures avec le code Pas de TVA ne figurent pas dans le décompte.

Lorsque vous saisissez des écritures avec TVA (voir ci-dessus), le choix du code TVA fournit à Crésus Comptabilité toutes les informations dont il a besoin pour calculer la TVA, mais aussi pour intégrer le montant de l’écriture dans le décompte TVA (§7.2.7 Contrôle de la TVA).

Il est donc essentiel de choisir le code TVA adapté.

Les codes proposés dans les modèles standards de Crésus sont les suivants (les codes en gras sont ceux utilisés le plus fréquemment). Les chiffres après les codes TVA sont ceux du formulaire de décompte TVA officiel Q01/2017 selon la nLTVA. Les numéros d’articles cités sont ceux de cette loi.

Pour comptabiliser les produits (ventes, honoraires, etc.)

Non soumis TVA

Attention : ces codes sont uniquement pour la vente, ils ne doivent pas être utilisés pour les achats à 0% de TVA.

Pour comptabiliser les charges (achats, investissements, etc.)

Mouvements de fonds ne faisant pas partie de la contre-prestation

En exécutant la commande Options – Codes TVA, vous ouvrez un dialogue affichant la liste de tous les codes TVA.

Lorsque vous sélectionnez un des codes, une description de son utilisation est affichée :

Le comportement de chaque code répond à une définition modifiable.

• Sélectionnez le code TVA, puis cliquez sur Modifier pour voir la manière dont le code est défini :

Attention, ne modifiez aucun champ dans ce dialogue sans connaître sa signification. Il pourrait en résulter des erreurs lors du calcul de la TVA.

Un code TVA est défini par les éléments suivants :

L’abréviation composée de lettres et/ou de chiffres, par exemple IPI, IPIRED, TVA, TVARED.

Le taux de TVA.

Le pourcentage déductible. Généralement 100% mais par exemple avant 2010 on ne pouvait déduire que 50% de la TVA sur les frais de représentation.

Le numéro du compte dans lequel le montant de TVA sera comptabilisé. Ce compte doit impérativement être un compte actif pour les codes TVA concernant la TVA à récupérer et un compte passif pour les codes TVA concernant la TVA à payer.

Le chiffre de référence sur le décompte TVA.

Pour plus de détails concernant les options liées aux codes TVA, référez-vous à la commande Options – Codes TVA dans l’aide du logiciel.

Pour établir le décompte TVA Crésus Comptabilité se base uniquement sur les écritures qui possèdent un code TVA.

Afin de faciliter la saisie des écritures, chaque compte du plan comptable peut contenir un code TVA par défaut (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte). Lorsque vous saisissez une écriture dans le journal des écritures, Crésus Comptabilité propose automatiquement le code TVA par défaut du compte en question. Si le code proposé ne convient pas, vous pouvez le changer (voir ci-dessus). Il n’est donc pas nécessaire d’avoir des comptes séparés pour chaque taux de TVA.

Chaque code de TVA figure dans une position spécifique du formulaire de décompte TVA, et chaque position se réfère à un code TVA. Notez qu’il existe également des codes pour les ventes non soumises à la TVA puisqu’il faut les indiquer dans le décompte TVA officiel.

Un code TVA peut être désactivé en cochant l’option correspondante dans le dialogue de modification d’un code TVA.

Lors de l’entrée d’une écriture avec TVA, à part le code TVA, il faut parfois régler certaines options et remplir quelques champs supplémentaires :

• TVA. Liste déroulante dans laquelle vous choisissez le code TVA (voir ci-dessus). Le raccourci clavier Ctrl+T enlève le code TVA, ce qui revient au même que de choisir la première entrée de la liste pas de TVA.
• Boutons Débit/Crédit. Ils permettent de choisir si la TVA s’applique au compte au débit ou au compte au crédit. Normalement vous n’avez pas besoin de changer l’état de ces boutons.
• Taux de TVA. Ce champ est présent seulement lorsque vous avez activé l’option Utilise la gestion simultanée de deux taux de TVA dans le dialogue Taux de TVA en vigueur. (bouton Régler les taux TVA dans le dialogue de la commande Options – Codes TVA). Dans ce champ vous pouvez spécifier si c’est l’ancien ou le nouveau taux qui doit être utilisé après une modification des taux de TVA. Les raccourcis clavier Alt+1 et Alt+2 mettent respectivement l’ancien et le nouveau taux.
• Activez le bouton Achat/Paiement lorsque vous traitez le paiement d’une facture fournisseur (créancier) avec un rabais. Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera déduite du compte TVA à récupérer.
• Activez le bouton Vente/Paiement lorsque vous traitez l’encaissement d’une facture client (débiteur) qui paie une facture avec un rabais. Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera déduite du compte TVA due (voir ci-après).
• Activez le bouton Sans TVA (net) lorsque le montant introduit correspond au montant net ou hors TVA.
• Activez le bouton Avec TVA (brut) lorsque le montant introduit correspond au montant brut ou montant TTC.
• Net/Brut affichent les montants net (hors TVA) et brut (TTC).
• TVA affiche le montant de TVA. En cas de besoin ce montant peut être ajusté manuellement, par exemple s’il ne correspond pas exactement au montant de TVA indiqué sur une facture fournisseur. Afin de pouvoir modifier ce montant de TVA il faut activer la case Permet l’édition du montant TVA dans l’onglet TVA de la commande Options – Définitions.

Lorsque le montant d’une facture n’est pas payé dans sa totalité (en cas de rabais, ristourne, retour de marchandises etc.), ce rabais doit être comptabilisé, ainsi que la part TVA de ce rabais. Dans ce cas, activez l’option Achat/Paiement s’il s’agit d’un paiement à un créancier ou Vente/Paiement s’il s’agit du paiement d’un débiteur. Une fois l’une de ces deux cases activée, 3 champs supplémentaires apparaissent :

1. Compte de rabais : ce champ apparaît en dessous du champ débit ou crédit. Vous devez y entrer le compte sur lequel le rabais doit être comptabilisé.
2. Compte pour : entrez un libellé comme Rabais, Escompte, etc. ou choisissez un des textes proposés dans la liste déroulante. Vous pouvez modifier le contenu de la liste en appuyant sur F2 lorsque vous êtes dans ce champ.
3. Total dû : entrez le total de la facture.

Exemple

Extrait du plan comptable :

Vous recevez une facture de 108.00. Voici l’écriture qui correspond à cette facture :

Vous payez cette facture mais avec 50% de rabais, c’est-à-dire au lieu de payer 108.00 vous ne payez que 54.00. Voici les champs remplis :

Écriture obtenue :

Si une facture est payée complètement (ici 108.00), il n’est pas nécessaire d’activer les boutons Achat/Paiement ou Vente/Paiement., mais cela ne gêne pas. Il suffit de passer l’écriture suivante :

Ce qui génère ceci :

Lorsque vous importez des marchandises, vous recevez généralement 2 factures : la facture du fournisseur étranger et la facture du transporteur.

La facture du fournisseur étranger sera comptabilisée sans TVA. En revanche le transporteur vous facture sa propre prestation de transport (généralement soumise à la TVA) ainsi que le montant de TVA qu’il a dû payer lors du passage en douane. Cette TVA qui vous a été facturée par le transporteur doit être directement comptabilisée sur le compte TVA à récupérer sur marchandises (généralement 1170, 1068 ou 1061 selon votre plan comptable) en utilisant le code TVA IPM (impôt préalable sur marchandises).

Bien qu’à la saisie, Crésus affiche un montant HT, un montant de TVA et un montant TTC, l’écriture générée se présente ainsi :

Lorsque les biens importés sont des biens d’investissement, le même principe est valable mais il faut bien entendu utiliser le compte TVA à récupérer sur investissements et autres charges (généralement 1171, 1069 ou 1062) et le code TVA IPI (impôt préalable sur investissements).

Le même principe est valable lorsque vous recevez une facture de TVA directement de la douane.

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Résumé TVA pour afficher toutes les données concernant la TVA dans une période donnée.

Grâce à ces listes, vous pouvez facilement identifier d’éventuelles erreurs de saisie.

Les montants peuvent être groupés par comptes ou par code TVA

avec ou sans le détail des écritures.

Un clic avec le bouton de droite de la souris sur une écriture permet entre autres d’afficher l’écriture dans son journal de saisie, pour la modifier.

L’option Tient compte des écritures sans TVA inclut les écritures sans code TVA, ce qui permet de mettre en évidence d’éventuels oublis à la saisie.

Dans ce mode, le total soumis à TVA en pied de page ne tient compte que des écritures avec un code TVA. Il ne s’agit pas de la somme des positions affichées.

Ce mode affiche tous les comptes, y compris ceux dans lesquels il est normal de ne pas avoir de TVA, comme les comptes de salaires par exemple.

Cette option peut être complétée par un filtre incluant les écritures sur les comptes du bilan ou comptes d’exploitation.

L’option Ignore les comptes qui n’ont pas de code TVA par défaut filtre le résultat pour n’afficher que les comptes dont la colonne TVA du plan comptable a été paramétrée.

Voici quelques indications concernant les autres options du dialogue :

Affiche les montants bruts (TVA comprise)

Lorsque cette option est cochée, le résumé affiche les montants TVA incluse au lieu du montant net.

Calcule et affiche les montants nets fictifs pour les écritures de TVA pure

Si cette case est cochée Crésus Comptabilité calcule le montant net fictif correspondant à la TVA pour les écritures passées directement sur un compte de TVA, par exemple le paiement de la TVA facturée lors du passage de la douane en cas d’importation de marchandises.

Anciens et nouveaux taux TVA séparés

Lorsque vous utilisez la gestion simultanée des anciens et des nouveaux codes TVA décrite sous §7.2.11 Définition des taux de TVA et §7.2.4 Les champs pour la TVA, cette option permet d’afficher les écritures passées avec les anciens taux séparément des écritures passés avec les nouveau taux.

Arrondit les montants de TVA à 5 ct

Cette option est seulement disponible si vous utilisez la TVA selon taux de dette fiscale nette décrite au §7.3 Méthode de décompte selon le taux de la dette fiscale nette (TDFN) ou au forfait décrite au §7.4 Méthode de décompte avec taux forfaitaires (TaF).

Ignore les différences inférieures à …

Il est possible de saisir un montant de TVA manuellement (voir §7.1 Les réglages pour la TVA. La différence entre la TVA calculée et la TVA comptabilisée est affichée dans la colonne Diff. du résumé. Lorsque elle est inférieure à la limite donnée, la différence n’est pas affichée.

La tolérance peut être définie en CHF ou en %.

Montre seulement les écritures avec une différence

Cette option n’affiche que les écritures avec une différence entre la TVA calculée et la TVA comptabilisée.

Recalcule la TVA pour les écritures passées avec l’ancien taux de TVA

La TVA devant être enregistrée au taux en vigueur lors de la livraison de la prestation, on doit parfois enregistrer des écritures avec l’ancien taux TVA. Cette option permet de visualiser la différence du montant de TVA calculé à l’ancien taux par rapport aux même écritures soumises au nouveau taux. La différence entre la TVA recalculée et la TVA enregistrée est affichée dans la dernière colonne (colonne Diff.) Si vous utilisez cette option il est judicieux de désactiver l’option Ignore les différences inférieures à…

Seulement pour les codes TVA pour la vente

Lorsque cette option est sélectionnée la TVA des écritures passées avec l’ancien taux est recalculée seulement pour les codes TVA concernant les ventes. Normalement cette case doit toujours être cochée.

Utilisez l’option Recalcule la TVA pour les écritures passées avec l’ancien taux de TVA pour déterminer les montants pour le formulaire de rectification.

En bas de la présentation vous trouverez également le total des différences de TVA.

Le montant de TVA à verser à l’AFC est déterminé en prenant en compte toutes les écritures enregistrées avec un code TVA. C’est le code TVA qui permet de déterminer le type de TVA de l’écriture et d’affecter les montants à la position adéquate. Le montant final équivaut au total de la TVA due diminué du total de la TVA à récupérer.

Voici un exemple d’une comptabilité, dont le décompte TVA est expliqué ci-après. Les codes de TVA apparaissent dans les libellés entre parenthèses :

Les montants calculés pour le décompte sont :

Chiffre d’affaires net, doit également comprendre les ventes non soumises à la TVA :

Chiffre d’affaires brut

Montants inclus dans le chiffre d’affaires, mais pas imposables

La façon dont Crésus Comptabilité établit le décompte TVA peut être redéfinie en cas de besoin (consultez l’aide contextuelle de la commande Options – Codes TVA).

Pour afficher le décompte TVA, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation > Décompte TVA.

Passer à la transmission électronique de la TVA

Si votre fichier n’a pas encore été adapté à la nouvelle norme, Crésus affiche un dialogue vous proposant de passer à l’e-TVA.

Après que vous avez accepté, le processus affiche le dialogue des réglages Options > Définitions, et passe dans l’onglet TVA.

Il n’y a en principe rien à modifier ici. Vous constaterez qu’il serait possible d’y modifier la périodicité du décompte.

Un deuxième dialogue Saisie TVA regroupe les réglages qui concernent la saisie des écritures.

Avant de valider ces réglages, rendez-vous dans l’onglet Entreprise, pour y compléter vos données, en particulier le n° d’identification de l’entreprise (IDE) et la personne de contact pour le décompte TVA.

Le n° IDE de l’entreprise est identique au n° TVA, hormis la mention TVA qui figure à la fin.
En cas de nécessité, utilisez le lien vers le registre IDE en ligne.

Vous pouvez à tout moment revenir dans ce dialogue au moyen de la commande Options > Définitions.

La présentation Décompte TVA

Crésus affiche les valeurs du prochain décompte à établir. La fourchette de dates considérée est automatique, en fonction de la périodicité définie dans les réglages.

Les valeurs qui figurent sur le décompte TVA sont la somme des montants de toutes les écritures qui ont été passées avec des codes TVA dans la période considérée.

Pour la TVA due, il s’agit de la somme des montants soumis à la TVA et de la somme des montants de TVA. Pour la TVA à récupérer, il ne s’agit que de la somme des montants de TVA.

C’est le code de TVA qui détermine la position du montant dans le décompte. Il est donc essentiel d’utiliser les codes adéquats.

Les décomptes de TVA concernent des périodes prédéfinies selon la période choisie (trimestrielle, semestrielle ou plus rarement mensuelle).

Les montants communiqués lors de la transmission électronique, de l’enregistrement sur le portail de l’AFC ou de l’envoi postal du décompte à l’AFC sont des montants dus. Si des modifications dans des écritures ont un impact sur une période déjà décomptée, le processus standard de Crésus consiste à reporter la différence sur le décompte suivant. Les montants cumulés à la date de fin de la période à décompter sont calculés, et les montants déjà décomptés sont déduits. Ainsi, à la fin de chaque période de décompte, le total des montants est toujours juste. L’affichage de l’état à la date de fin de la période à décompter compte tenu des décomptes enregistrés, est donc toujours proposé.

À des fins d’analyse, il est aussi possible d’afficher des montants qui se limitent à la période de décompte, ou les montants cumulés, sans déduction des décomptes enregistrés.

L’enregistrement, la finalisation et l’envoi d’un décompte se font toujours en tenant compte des décomptes enregistrés : Crésus se base sur le cumul des montants à la date de fin de période, et déduit les montants déjà décomptés.

Avec la transmission électronique des décomptes TVA, l’AFC accepte des décomptes rectificatifs. Le décompte rectificatif remplace le décompte précédent pour la même période.

Établir le décompte TVA

Les opérations et les outils à disposition sont les mêmes pour toutes les périodes de décompte.

Dans cet exemple, nous vous proposons le cheminement logique pour l’établissement du 1^er décompte, puis des décomptes suivants.

Utilisez le Résumé TVA (§7.2.7 Contrôle de la TVA) en cliquant sur l’icône  pour contrôler la cohérence des écritures avec TVA de la période à traiter.

Passez dans le Décompte TVA en cliquant sur l’icône . La première période de décompte de l’année comptable est proposée.

La période de décompte et son état figurent au bas de la fenêtre.

Les boutons à disposition varient en fonction des opérations possibles selon l’état du décompte.

Utilisez le bouton Aperçu / Impression pour imprimer le décompte. Trois options se présentent :

• Le décompte tel qu’il est affiché à l’écran : reproduit la présentation telle qu’elle est affichée.
• Le décompte spécimen : c’est un fac-similé du décompte, avec les libellés de chaque position. Ce document ne peut pas être envoyé à l’AFC, il y manque le code-barres.
• Le décompte sur le formulaire officiel : Crésus n’imprime que les montants, positionnés pour correspondre aux cases du décompte fourni par l’AFC. Comme chaque imprimante a ses propres caractéristiques, faites un test sur du papier ordinaire et comparez le résultat avec le document fourni. Il s’avère généralement nécessaire de procéder à un réglage pour que les chiffres soient imprimés dans les espaces réservés. Utilisez les cases Ajustement horizontal et Ajustement vertical pour caler correctement les données dans les cases du décompte.

Comme l’impression dépend de la prise en pince du papier dans l’imprimante, nous vous suggérons de reporter les chiffres à la main dans le décompte officiel.

L’impression d’un décompte non finalisé (voir ci-après) ajoute la mention Décompte provisoire en filigrane.

Cliquez sur le bouton Enregistrer le décompte afin de conserver les données telles qu’elles sont calculées pour la période en cours.

Si vous apportez ultérieurement des modifications à des écritures qui concernent le 1^er trimestre, les options à droite proposent trois cas :

• L’état enregistré, tel qu’il a été conservé ci-dessus.
• L’état actuel de la période concernée, en tenant compte des modifications apportées après l’enregistrement.
• La différence entre l’état actuel et l’état enregistré.

L’enregistrement du décompte tient toujours compte de l’état actuel des écritures, quel que soit le mode d’affichage choisi. S’il s’agit d’une période autre que la première période de décompte, les décomptes enregistrés sont toujours déduits.

Si le décompte de la période a déjà été enregistré, le bouton d’enregistrement affiche alors Remplacer le décompte. Dans ce cas, les données précédemment enregistrées sont perdues.

Lorsque vous considérez que le décompte est définitif, cliquez sur le bouton Finaliser.

Cette opération valide et conserve les données du trimestre en cours. C’est ce décompte qu’il faut faire parvenir à l’AFC. La finalisation permet au processus de passer à l’étape d’exportation pour le portail de l’AFC.

Crésus ne permet pas de finaliser un décompte qui n’a pas été enregistré.

Envoyer le décompte à l’AFC

Pour transmettre le décompte, cliquez sur le bouton Exporter e-TVA :

Choisissez l’option adéquate :

• Premier dépôt : c’est la première fois que vous transmettez un décompte pour la période concernée.
• Décompte rectificatif : vous avez déjà envoyé un décompte pour cette période, mais y avez apporté des modifications ultérieures.

Cliquez sur le bouton Accéder au site de l’AFC : le processus génère le fichier xml que vous pourrez ensuite télécharger sur le site de l’AFC. Veuillez vous référer aux instructions de ce site pour transmettre votre décompte.

Crésus Comptabilité place dans le presse-papier le chemin du fichier qui doit être transmis sur le site de l’AFC.

Le nom du fichier et son chemin ont été copiés par Crésus dans le presse-papiers.
Sous Windows, il suffit de coller (raccourci clavier Ctrl+V) le contenu dans le champ Nom du fichier.
Sous Mac, il faut utiliser la fonction Go to folder (raccourci clavier Cmd+Shift+G) puis coller avec Cmd+V.

Les données de votre décompte TVA sont envoyées vers le site de l’AFC. Le fichier contient les coordonnées de votre société et la période du décompte. L’AFC  indique les éventuelles erreurs ou avertissements.

Vous pouvez ensuite visualiser votre décompte et donc tous les montants repris de Crésus Comptabilité sur le site de l’AFC.

Si vous constatez des erreurs dans les données transmises, il convient de modifier dans Crésus les éléments erronés et d’envoyer un décompte rectificatif. Dans ce cas, sélectionnez l’option Décompte rectificatif :

Clôturer la TVA

Pour terminer le cycle TVA d’un trimestre, il faut encore générer les écritures comptables.

• Exécutez la commande Compta > Clôturer TVA.
• Si vous effectuez une clôture TVA pour la première fois, veillez à spécifier le compte du bilan dans lequel Crésus doit enregistrer le montant en attente. C’est habituellement le compte 2201 Décompte TVA.
• Introduisez la date de clôture et cliquez sur OK.
• Crésus Comptabilité génère les écritures dans le compte d’attente en fonction des soldes des comptes TVA due et TVA à récupérer à la date demandée. Les écritures sont marquées du symbole  dans la colonne de droite du journal de saisie :

Le solde du compte Décompte TVA contient maintenant le montant de TVA à payer ou le montant qu’on vous créditera s’il est négatif. Ce montant doit être le même que celui qui apparaît en bas du décompte TVA.

Vous pouvez désormais travailler sur le trimestre suivant, dans cet exemple le 2^ème trimestre :

• Utilisez le Résumé TVA (§7.2.7 Contrôle de la TVA) en cliquant sur l’icône  pour contrôler la cohérence des écritures avec TVA de la période du 01.01 au 30.06 de l’année comptable.
• Passez dans le Décompte TVA en cliquant sur l’icône
• Crésus calcule les montants cumulés au 30.06 et en soustrait les valeurs annoncées dans le décompte du 1^er trimestre.
• Imprimez  le décompte comme décrit ci-dessus.
• Enregistrez le décompte du 2^ème trimestre.
• Exécutez la commande Compta – Clôturer TVA au 30.06.
• Le solde du compte Décompte TVA doit être le même que celui qui apparaît en bas du décompte TVA.

Il n’est pas nécessaire d’avoir transmis les données du 1^er trimestre avant d’établir le décompte du 2^ème trimestre. Veillez toutefois à respecter les délais imposés par l’AFC.

Il est possible que le 1^er trimestre ait été modifié après que le décompte TVA a été généré. C’est pourquoi le décompte du 2^ème trimestre (et ceux des trimestres suivants) doit être fait en déterminant les montants cumulés à la fin de la période à décompter, desquels on déduit les valeurs déclarées précédemment.

Les options à droite vous permettent d’afficher différents états :

• L’état enregistré :
  Crésus affiche les valeurs enregistrées.
• L’état au 30.06 en ignorant les décomptes enregistrés :
  Il s’agit du cumul des valeurs du 1^er janvier au 30 juin.
• L’état au 30.06 en tenant compte des décomptes enregistrés :
  Crésus fait la somme des montants au 30 juin et déduit les montants décomptés précédemment. Ainsi, le décompte au 30 juin rattrape d’éventuelles corrections qui auraient été apportées au 1^er trimestre après la finalisation.
• L’état du 01.04 au 30.06 :
  Présente les valeurs du 2^ème trimestre uniquement.
• La différence entre l’état au 30.06 et le décompte enregistré :
  Crésus fait la somme des montants au 30 juin et les compare aux montants décomptés précédemment.

Procédez comme au 1^er trimestre pour enregistrer, finaliser, imprimer et transmettre le décompte afin de passer au 3^ème trimestre.

Pour le 3^ème et le 4^ème trimestre ainsi que le décompte de concordance

Procédez de manière analogue au 2^ème trimestre.

Afficher un décompte existant

Si vous sélectionnez le décompte d’une période enregistrée ou finalisée, c’est le décompte enregistré qui s’affiche par défaut. Les options permettent de mettre en évidence d’éventuelles différences entre le décompte enregistré et l’état actuel de la comptabilité.

Crésus Comptabilité gère la TVA et permet d’établir les décomptes TVA directement sur le formulaire. À partir de 2017, l’Administration Fédérale des Contributions (AFC) distribue un formulaire de TVA avec une mise en page modifiée. Nous avons adapté Crésus Comptabilité et tenons compte de cette nouvelle disposition des champs.

Au moment de la production du décompte, vous cochez l’option Utilise le formulaire Q1/2017 afin d’obtenir la mise en page correcte à l’impression :
 

Les taux de TVA peuvent être réadaptés par l’AFC. Lors d’un changement des taux on est cependant souvent obligé d’établir des factures avec les anciens taux si la prestation a été fournie dans la période couvrant l’ancien taux. Avec Crésus Comptabilité il est sans autre possible de gérer simultanément les anciens et les nouveaux taux.

Adapter les taux

• Exécutez la commande Options – Codes TVA.
• Cliquez sur le bouton Régler les taux TVA :

• Entrez les nouveaux taux.
• Sous Taux TVA par défaut vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité doit proposer par défaut les anciens ou les nouveaux taux lors de la saisie des écritures.

Lors de l’entrée d’une écriture vous pouvez spécifier si l’ancien ou le nouveau taux doit être appliqué (§7.2.4 Les champs pour la TVA).

Les formulaires de décompte TVA livrés contiennent des champs pour la déclaration des anciens et des nouveaux taux.

Avec cette méthode, seule la vente de vos prestations est imposée à un taux de TVA déterminé par l’AFC. En revanche vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos dépenses et acquisitions. Dans certains cas vous pouvez être soumis à plusieurs taux de TVA qui correspondent à des secteurs d’activité différents au sein de l’entreprise.

Les outils de contrôle et d’établissement du décompte TVA sont les mêmes que pour le décompte effectif. Nous vous renvoyons aux paragraphes précédents.

Si vous avez utilisé l’assistant pour créer un nouveau fichier, le processus vous a déjà permis de définir cette méthode ainsi que le taux, ou les 2 taux, à appliquer.

Si vous n’avez pas de TVA dans votre fichier, ou s’il faut passer de la méthode de décompte effectif à la méthode du TDFN :

• Exécutez la commande Options – Définitions et cliquez sur l’onglet TVA. L’option Méthode des taux de la dette fiscale nette ou méthode des taux forfaitaires doit être activée.

  Vérifiez que l’option Utilise les codes TVA soit sélectionnée, faute de quoi il ne sera pas possible d’établir le décompte de TVA.

• Selon les circonstances le dialogue suivant est affiché:

• Il faut saisir ici votre/vos taux de TVA. Si vous avez un seul taux, ne remplissez que la première ligne. Ci-dessus 2 taux différents sont en vigueur.
• Si vous devez gérer plus que 2 taux, c’est également dans ce dialogue qu’il faut les définir (maximum 25 taux).

Ce dialogue est également accessible en utilisant la commande Options – Codes TVA puis en cliquant sur le bouton Régler les taux TVA.

Dans le plan comptable, il faut définir pour chaque compte de produit quel taux de TVA doit être appliqué. Les codes TVA TAUX1 et TAUX2 correspondent aux 2 taux. Si vous êtes soumis à un seul taux, vous n’avez pas besoin du code TVA TAUX2. Vous pouvez même le désactiver (§7.5 Adapter la liste des codes TVA)

Exemple

La colonne TVA doit être vide pour tous les comptes sauf pour les comptes de produit.

Finalement il faut encore régler le bon décompte TVA:

• Exécutez la commande Options – Codes TVA puis cliquez sur le bouton Définir le décompte.
• Sélectionnez TDFN avec anciens et nouveaux taux et cliquez sur OK.

Les écritures avec TVA selon la méthode du taux de la dette fiscale nette sont saisies de la même manière que pour la méthode effective (§7.2 Méthode de décompte effective). En revanche le compte de TVA due n’est pas directement touché par chaque écriture mais seulement lors de la clôture de la TVA.

Supposons les 2 comptes 3200 et 3400 et que vous êtes soumis à un taux de la dette fiscale net unique de 5%. Si le chiffre d’affaires du compte 3200 est de 900.00 et le chiffre d’affaires du compte 3400 est de 100.00, alors la TVA due totale est de 50.00, soit 5% de 900 + 5% de 100 = 45 + 5 = 50.00.

À la fin de la période de décompte (par exemple à la fin du semestre), les écritures suivantes doivent être créées:

Le compte 2201 Décompte TVA est un compte passif dont le solde représente la TVA à payer.

Pour générer ces écritures automatiquement à la fin de la période de décompte, exécutez la commande Compta – Clôturer TVA :

• Le symbole %T% dans le libellé sera remplacé par le taux associé au code TVA traité.
• Tout comme pour le décompte de la méthode effective, il est possible que la période déjà décomptée ait subi des altérations. En activant l’option Tient compte de toutes les modifications avant la dernière clôture, Crésus calcule le total cumulé à ce jour, et en soustrait les montants déjà annoncés.
• Les écritures de clôture TVA sont marquées par le symbole  (pour TVA) dans la colonne de droite du journal.
• Voici un exemple avec un taux unique de 5%; la commande Clôturer TVA a été exécutée 2 fois : au 31.3, puis au 30.6 :

Les chiffres qui suivent les codes TVA sont ceux du formulaire TVA (pour plus d’informations, se référer aux Info TVA).

Les processus de contrôle et d’établissement du décompte TVA ainsi que la clôture TVA sont les mêmes que pour la méthode de décompte effective. Nous vous renvoyons aux paragraphes précédents.

Nous relevons ici 3 différences notables :

• Les produits enregistrés sont des montants y compris TVA. Le résultat de l’entreprise est donc trop élevé tant qu’on n’a pas déduit le montant de TVA du chiffre d’affaires.
• La clôture de TVA déduit le montant de TVA calculé selon la règle de trois de chaque compte de produit.
• Le décompte masque les montants d’impôt à récupérer.

Crésus Comptabilité ne peut pas générer un décompte TVA avec plus de deux taux forfaitaires.

Selon les instructions de l’AFC, dans un tel cas, il faut déterminer un taux moyen à partir du total des chiffres d’affaires et du total des montants de TVA correspondants. Voici comment procéder :

Cliquez sur l’icône Résumé TVA

Appliquez les réglages ainsi :

Vous obtenez un tableau récapitulatif des chiffres d’affaires et de la TVA correspondante, avec les totaux.

Vous pouvez alors calculer le taux moyen avec la formule [Total TVA due × 100 / Total montant brut]

Vous pouvez également exporter ce tableau dans un fichier Excel, en utilisant le menu Edition > Copier présentation et en collant le presse-papier dans une feuille Excel pour y faire les calculs nécessaires.

Si vous enregistrez cette feuille après avoir créé le calcul du taux moyen, lors du prochain décompte, il vous sera facile de coller à nouveau les valeurs du décompte depuis Crésus Comptabilité et d’obtenir automatiquement le nouveau taux moyen.

Attention, le mécanisme permettant d’enregistrer les décomptes précédents et de les déduire du total de l’année ne fonctionne pas dans ce cas.

Afin de tenir compte d’éventuelles corrections dans les trimestres précédents, vous devez donc établir le résumé TVA pour toute l’année et reporter dans la feuille Excel les chiffres précédemment annoncés à l’AFC. Ainsi, votre décompte sera correct.

Voici un exemple de feuille de calcul. La partie en noir est collée depuis le presse-papiers. La partie en bleu est la partie que vous créez vous-même.

Vous ne pouvez pas transmettre votre décompte depuis Crésus Comptabilité par la fonction e-TVA. Vous devez vous connecter sur le site de l’AFC et reporter les chiffres obtenus dans le tableau.

La clôture TVA se fait tout à fait normalement par le menu Compta > Clôturer TVA.

Si vous tentez d’afficher le décompte TVA, Crésus Comptabilité vous indiquera que certains taux ne seront pas utilisés dans la définition du décompte :

Il est inutile d’aller plus loin, vous ne pouvez pas utiliser un décompte TVA sur formulaire officiel.

Cette méthode ressemble à celle du taux de dette fiscale nette, sauf qu’il peut y avoir plus de taux (maximum 25), et que le décompte doit généralement être établi trimestriellement.

Nous vous renvoyons aux explications pour la méthode avec taux de dette fiscale nette (§7.3 Méthode de décompte selon le taux de la dette fiscale nette (TDFN)).

Les codes de TVA proposés contiennent probablement des modes dont vous n’avez pas besoin. Vous avez la possibilité de cacher les codes inutiles pour qu’ils n’encombrent pas les listes :

• Exécutez la commande Options – Codes TVA.
• Dans le dialogue Liste des codes TVA, cliquez sur un code : sa signification et son domaine d’application s’affichent au bas du dialogue.
• Cliquez sur le bouton Modifier.
• Dans le nouveau dialogue, activez l’option Code désactivé.

Il peut s’avérer nécessaire d’ajouter un code TVA, par exemple si vous êtes soumis selon la méthode forfaitaire, avec plus que 2 taux de TVA :

• Exécutez la commande Options – Codes TVA.
• Dans le dialogue Liste des codes TVA, cliquez sur un code dont l’utilisation est proche du code à créer.
• Cliquez sur le bouton Copier.
• Complétez les informations dans le dialogue Nouveau code TVA.
• Il sera important d’affecter ce nouveau code à la position adéquate dans le décompte.

Si vous avez dû ajouter des codes TVA à votre application, il faut faire en sorte que les montants impliqués figurent correctement dans le décompte.

Afin d’éviter de modifier à tort un décompte existant, il est préférable d’en faire une copie que vous modifiez ensuite.

• Exécutez la commande Options – Codes TVA.
• Dans le dialogue Liste des codes TVA, cliquez sur le bouton Définir le décompte.
• Sélectionnez le décompte concerné, puis cliquez sur le bouton Copier.
• Cliquez sur le bouton Modifier.
• Consultez l’Aide de ce dialogue pour les instructions.

Crésus permet de visualiser les données comptables selon diverses vues telles que bilan, compte de résultat, budget, extrait de compte…

Un extrait de compte présente toutes les écritures imputées à ce compte, que ce soit au débit ou au crédit.

Le montant de l’écriture figure dans la colonne débit ou crédit et une 3^ème colonne présente le solde du compte à la date de l’écriture.

Au bas de la présentation, les totaux affichent le total au débit et le total au crédit.

Si un filtre (§4.13 Le filtre) a été appliqué ces totaux ne tiennent compte que des écritures sélectionnées.

La fonction Extrait personnalisé permet de configurer les colonnes affichées (§8.1.3 Extraits de comptes personnalisés)

Pour afficher un extrait de compte, cliquez sur cette icône  ou exécutez la commande Présentation > Extrait de compte et choisissez le compte désiré dans la liste.

• Il est possible de saisir le numéro ou le nom du compte, complètement ou partiellement, dans la case au sommet de la liste. Celle-ci se réduit à chaque frappe pour ne présenter que les comptes qui répondent au critère. Vous pouvez restreindre les comptes dans la liste aux différentes catégories en cliquant sur les boutons Actifs, Passifs, etc. Vous pouvez cacher les comptes qui n’ont aucune écriture en activant la case Cache les comptes vides.

Voici un exemple d’Extrait de compte :

• La dernière colonne de cette présentation montre le solde du compte après chaque écriture.
• La dernière ligne indique le total des mouvements au débit et au crédit du compte.

Vous pouvez utiliser le filtre ( §4.13 Le filtre) pour ne montrer que les écritures comprises entre 2 dates, ou pour n’afficher que les écritures répondant à un ou plusieurs critères.

Utilisez les recherches ( §4.12 Recherches) pour trouver une écriture en donnant son libellé, son numéro de pièce, l’un des comptes utilisés, ou encore son montant.

Un clic sur une écriture avec le bouton de droite de la souris affiche un menu qui permet d’afficher la ligne correspondante dans le journal ou dans l’extrait de compte de la contrepartie, ou encore de modifier le libellé.

Un clic sur cette icône  ou le raccourci clavier Ctrl+Y permet de saisir un commentaire associé au compte ou de lui attacher une pièce jointe (§4.2.9 Commentaire ou pièce jointe associés à un compte).

Dans un extrait de compte, les différentes contreparties d’une écriture multiple ne sont pas affichées. C’est d’ailleurs un des buts des écritures multiples. Mais il peut parfois être souhaitable d’afficher également les détails des écritures multiples et de voir ainsi de quelles écritures elles sont composées au lieu de voir seulement les totaux. Pour cela, activez l’option Montre le détail des écritures multiples dans le dialogue de choix d’un compte.

Dans cet extrait de compte normal, les 2 écritures multiples aux lignes 3, 5 et 6 apparaissent seulement sous forme résumée, et la contrepartie est notée … :

En activant l’option Montre le détail des écritures multiples, les montants des écritures qui composent l’écriture multiple sont affichés dans une colonne supplémentaire, par exemple l’écriture 3 se présente ainsi :

En cochant l’option Montre également le détail de la TVA on obtient ceci :

Vous pouvez définir des extraits de comptes personnalisés dans lesquels vous déterminez quelles colonnes doivent être affichées.

• Exécutez la commande Présentation – Extrait de compte ou utilisez l’cône  puis cliquez sur le bouton Extrait personnalisé :

• Les éléments affichés figurent dans la colonne Colonnes utilisées.
• Pour afficher un élément supplémentaire, sélectionnez-le dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton >> .
• Pour supprimer un élément affiché, sélectionnez-le dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton << .
• Les boutons Monter et Descendre permettent de modifier l’ordre des colonnes utilisées.

Dans l’exemple ci-dessus la colonne Brut/Net a été ajoutée :

Pour les écritures avec TVA, le montant brut apparaît dans une colonne supplémentaire entre le libellé et le débit.

Le bilan montre les soldes de tous les comptes actifs et passifs et permet de voir d’un coup d’œil l’état de la fortune de l’entreprise. Il y a 3 types de bilans :

• Le bilan initial est déterminé par les écritures d’ouverture qui sont soit entrées à la main au début de l’année comptable à l’aide de la commande Compta – Soldes à nouveau (dans le cas de la création d’une nouvelle comptabilité), soit créées par Crésus Comptabilité lors de la réouverture de la comptabilité (§11.2 La réouverture). Le bilan initial doit être équilibré, c’est-à-dire que le total des soldes des comptes actifs correspond au total des soldes des comptes passifs.
• Le bilan intermédiaire présente l’état des comptes en cours d’exercice. La différence entre les actifs et les passifs est identique au bénéfice ou à la perte dégagée dans le tableau des pertes et profits.
• Le bilan final est le bilan établi après le bouclement de l’exercice. (§11.1 Le bouclement)

Exemple simple pour illustrer les 3 types de bilans

Un prêt a été contracté auprès d’une banque pour fournir le capital de départ de l’entreprise. Le bilan initial est équilibré.

Durant l’année comptable, les charges et les produits modifient les soldes des comptes actifs et passifs. Dans cet exemple, les produits excèdent les charges de 500.–

Si on établit le bilan intermédiaire, il y a un excédent de 500.– dans la colonne des actifs du bilan :

• Suite aux mouvements, la caisse présente un solde de 47’500.–
• Suite au remboursement de 3’000. – le compte Dette bancaire ne présente plus qu’un solde de 47’000.–
• Le bilan intermédiaire n’est pas équilibré. Crésus Comptabilité affiche automatiquement une ligne Différence (capital) dans la colonne des passifs pour contrebalancer l’excédent des actifs. Dans le cas d’un excédent des passifs, cette ligne s’intitule Différence (découvert) et s’affiche dans la colonne des actifs.

Lors du bouclement de la comptabilité, le bénéfice a été viré au capital :

Le bilan final est équilibré :

L’écriture de bouclement du résultat d’entreprise peut être passée manuellement. Si le bilan n’est pas équilibré après le bouclement, celui-ci n’a pas été effectué correctement.

Établir un bilan

Le bilan initial doit être équilibré, le total au passif doit être identique au total à l’actif. La différence entre les actifs et les passifs d’un bilan intermédiaire doit être la même que la différence entre les charges et les produits du PP.

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Bilan.
• Dans le dialogue, vous pouvez déterminer la manière dont le bilan sera présenté :

• Les réglages et options sont semblables à ceux décrits ci-dessus pour le PP (§8.3 Le tableau des pertes et profits).
• L’option Bilan initial sert à afficher l’état des comptes à l’ouverture, quel que soit le filtre appliqué sur les dates. Crésus ne considère que les écritures d’ouverture, qui se distinguent par le symbole  dans la marge de droite (§4.4 Écritures de solde à nouveau).

Pour avoir plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Présentation – Bilan dans l’aide du logiciel.

Le tableau des pertes et profits présente toutes les charges (colonne de gauche) et tous les produits (colonne de droite). Il permet de voir d’un seul coup d’œil les soldes des différents comptes pour évaluer rapidement l’importance des différents secteurs. Une ligne supplémentaire vient équilibrer le tableau des pertes et profits en indiquant le bénéfice ou la perte réalisés.

Le tableau des pertes et profits pourrait être erroné si vous avez saisi des écritures simples (écritures sans contrepartie) ou dans le cas peu probable d’écritures mutilées.

• Cliquez sur l’icône ou exécutez la commande Présentation – Pertes et Profits.
• Dans le dialogue, vous pouvez déterminer la manière dont Crésus doit afficher le tableau des pertes et profits.

Nous ne décrivons ici que les options les plus courantes, pour plus de détails, cliquez sur le bouton Aide dans le dialogue.

• Profondeur :

Détermine le niveau de détail des groupements de comptes à afficher. La profondeur dépend de la hiérarchie des comptes de groupement dans le plan comptable (§4.2 Adapter le plan comptable).

• Comptes centralisateurs en gras :

Les totaux et sous-totaux sont mis en évidence jusqu’à la profondeur indiquée.

• Colonnes :

Détermine la mise en page et la catégorie des comptes affichés.

• Affiche tous les soldes :

Comme le montant des comptes centralisateurs inclut le montant des sous-comptes, les totaux sont cachés pour n’afficher que les comptes du plus bas niveau. Cette option permet d’afficher aussi les totaux.

• Affiche les comptes nuls :

Les comptes sans écritures sont habituellement cachés. Cette option permet de les afficher aussi.

• Affiche le PP avant bouclement :

Si la compta est bouclée, le solde de tous les comptes de charge ou de produit est à 0.- Cette option permet de voir le PP en ignorant les écritures de bouclement (§11.1 Le bouclement)

• Comparaison :

Si l’option est activée, le PP présente une colonne de plus dont le contenu dépend du mode choisi :

Budget / Budget + 1 compare la valeur affichée avec le budget annuel (§12 Budgets), même si vous appliquez un filtre sur les dates (§4.13 Le filtre).

Budget au prorata / Budget + 1 au prorata compare la valeur affichée avec le budget annuel rapporté à la durée de la période spécifiée dans le filtre sur les dates (§4.13 Le filtre).

Année précédente à la fin de l’année compare la valeur affichée avec la valeur avant bouclement de l’exercice précédent.

Année précédente selon le filtre compare la valeur affichée avec la valeur à la même date de fin de période dans l’exercice précédent si vous appliquez un filtre sur les dates (§4.13 Le filtre). Cette fonctionnalité nécessite que l’exercice courant ait été ouvert avec une version récente de Crésus Comptabilité.

La comparaison peut afficher une valeur selon les 4 modes suivants :

Montant : la colonne affiche le budget du compte.

Différence en francs : la colonne montre la différence entre le solde et le budget du compte.

Comparaison en % : affiche le pourcentage que représente le solde du compte par rapport à son budget.

Comparaison en % avec montant : affiche le pourcentage que représente le solde du compte par rapport au budget, qui est aussi affiché.

Les 2 boutons Comptes de bouclement et Centres d’analyse permettent de limiter le contenu du PP à une partie de la structure comptable ou aux écritures affectées à des centres d’analyse.

• Comptes de bouclement :

Chaque compte de produit ou de charge est rattaché à un compte de bouclement (§4.2.7 Les différents éléments composant un compte). Tous les comptes de même nature sont en principe rattachés au même compte de bouclement; la structure du plan comptable crée ainsi des secteurs de comptes. Utilisez ce bouton pour afficher la liste des comptes de bouclement. Après avoir effectué votre sélection dans la liste, cliquez sur OK et validez le dialogue. Le PP affiché ne considère que les comptes qui bouclent dans ce compte sélectionné.

Par exemple, dans les plans comptables PME standards, les comptes 3000 à 3800 bouclent dans le compte 9000, les comptes 3900 bouclent dans le compte 9005. Les comptes 9000 et 9005 bouclent dans le compte 9010.

Cliquez sur le bouton Comptes de bouclement.

Sélectionnez le compte 9000

Le PP n’affiche que les produits des ventes, soit les comptes 3000 à 3800 :

Cliquez à nouveau sur le bouton Comptes de bouclement.

Sélectionnez le compte 9015

Le PP n’affiche que les charges de matériel

Cliquez à nouveau sur le bouton Comptes de bouclement.

Sélectionnez les comptes 9000 et 9015

Le PP affiche le résultat brut, composé des produits des ventes et des charges de matériel.

Ceci est comparable aux premiers éléments du compte de résultat. (§8.4 Compte de résultat)

• Centres d’analyse :

Cette fonction n’est disponible que si vous avez activé les possibilités analytiques disponibles dans la version LARGO de Crésus Comptabilité (§20 Centres d’analyse). Elle permet d’afficher un PP en filtrant les écritures pour ne prendre en compte que celles qui ont été affectées au(x) centre(s) d’analyse sélectionné(s).

Le compte de résultat reflète les résultats de l’entreprise durant l’exercice. Sa présentation est définie par le Code des obligations à l’article 959b.

Plan comptable et comptes de résultat

Dans les plans comptables standards livrés avec Crésus Comptabilité, les comptes de charges et de produits sont liés aux comptes de résultat 9000 et suivants.

Les comptes de résultat regroupent les comptes de charges ou de produits selon la nature des comptes. Par exemple, le compte 9000 regroupe les produits nets des ventes, le compte 9005 regroupe les variations de stock et le compte 9015 regroupe les charges liées aux ventes.

Ces comptes de résultat sont ensuite liés à des comptes de résultats intermédiaires. Par exemple, le compte 9010 Chiffre d’affaires résulte de la combinaison des comptes 9000 et 9005, le compte 9020 Résultat brut résulte de la combinaison des comptes 9010 et 9015 :

Les comptes de résultat intermédiaires se combinent pour dégager le résultat d’entreprise, dans le compte 9080 Bénéfice de l’exercice.

Cette structure des comptes de résultat peut bien entendu être modifiée ou ajoutée dans une comptabilité existante. C’est le compte indiqué dans la colonne Ouv/Boucl du plan comptable qui détermine le lien d’un compte avec son supérieur hiérarchique.

La présentation Compte de résultat permet d’afficher à n’importe quel moment le résultat de ces comptes en respectant la hiérarchie.

Afficher le compte de résultat

Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Compte de résultat.

Le dialogue propose divers choix pour déterminer le détail des informations à traiter :

• Affiche les comptes de charge et de produit montre les comptes d’exploitation qui regroupent les résultats des comptes de charge et de produit.
• Affiche le détail des comptes de charge et de produit montre les comptes qui sont regroupés dans les comptes d’exploitation ci-dessus.
• Affiche les résultats intermédiaires montre les comptes d’exploitation qui regroupent les comptes de charge et de produit ci-dessus.
• Affiche le détail des résultats intermédiaires montre la composition des comptes de résultats intermédiaires ci-dessus.
• Arrête le tableau permet de définir jusqu’à quel compte il faut développer le compte de résultat.
• Le bouton Comptes de bouclement s’utilise comme dans le tableau des pertes et profits (§8.3 Le tableau des pertes et profits).

De plus, vous pouvez afficher 3 colonnes supplémentaires et définir ce qu’elles doivent présenter.

Le réglage montré ci-dessus produit le compte de résultat tel qu’il est demandé dans le Code des obligations (art 959b du titre 32). Bien que le CO ne l’exige pas, pour une meilleure compréhension des résultats, il est souhaitable d’ajouter le détail des comptes de charge et de produit.

Voyez également la fonctionnalité États financiers décrite au §8.6 États financiers / tableaux annexes

Cette présentation, accessible via l’icône  ou par la commande Présentation – Résumé périodique, affiche des valeurs par périodes trimestrielles, bimestrielles, mensuelles ou autres. Les valeurs peuvent être cumulées ou non.

Les 3 résumés les plus utilisés sont prédéfinis. Ils ne peuvent pas être supprimés ni modifiés; en revanche, vous pouvez en créer d’autres de toutes pièces ou copier des résumés existants pour les modifier.

• Sélectionnez le résumé Standard: Mensuel.
• Cliquez sur le bouton Copier.
• Donnez un nom au nouveau résumé, par exemple Mensuel.
• Cliquez sur OK, puis cliquez sur le bouton Modifier.

Vous pouvez définir alors votre propre résumé périodique : le nombre de périodes entre 1 et 12 ainsi que la date de début de chacune des périodes. Le bouton Titre des colonnes permet de donner des titres à chacune des périodes, par exemple « Jan. », « Fév. » etc.

• Sous Affichage des totaux, cochez Charges et produits et Résultat.

Cela produit un tableau des pertes et profits répété pour chaque mois.

• Cliquez à nouveau sur l’icône .
• Sélectionnez votre résumé Mensuel.
• Cliquez sur le bouton Modifier.
• Cochez l’option Chiffres cumulés et cliquez sur OK.
• Les valeurs de la 1^ère colonne montrent le résultat de janvier, les valeurs de la 2^ème colonne montrent les valeurs de janvier + février, etc.

La fonction décrite ci-dessous n’est disponible que si le tableur Excel de Microsoft (version 2007 ou supérieure) est installé sur votre poste de travail.

Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et de l’annexe (Code des obligations art 958).

Les 2 premiers documents peuvent être imprimés directement depuis les vues Bilan et Comptes de résultat, mais l’annexe nécessite la saisie de commentaires et de plusieurs informations qu’on ne trouve pas dans Crésus Comptabilité.

L’édition de ces états financiers est facilitée par une fonction qui fournit les données de la comptabilité à un classeur Excel, que vous pouvez adapter selon vos besoins. Les classeurs standards fournissent un canevas avec les données demandées dans les états selon le nouveau droit comptable.

Il est évident que le contenu du document varie selon les besoins de l’entreprise : les modèles peuvent donc être repris comme base pour des états financiers personnalisés. Ces tableaux individualisés sont conservés avec la comptabilité.

L’utilisateur peut créer et enregistrer sur sa machine ses propres modèles. Ils seront alors disponibles depuis toute comptabilité ouverte sur la machine courante. Les modèles personnels ne sont pas sauvegardés avec la comptabilité.

Les modèles fournis avec Crésus Comptabilité sont des canevas. Epsitec SA ne saurait être tenu pour responsable du contenu des états financiers, ni de leur exactitude ou exhaustivité, qui incombent à l’utilisateur.

Au lancement du tableau, Crésus Comptabilité copie toutes les données nécessaires de la comptabilité source dans des feuilles cachées du tableau ouvert. Ces données font alors partie intégrante du tableau et peuvent toutes être accédées grâce à des fonctions spéciales créées en VBA pour Excel. C’est par exemple ainsi qu’en modifiant un numéro de compte dans la colonne A, le tableau sait afficher son solde, même si la comptabilité source n’est pas disponible. Consultez la FAQ de Crésus Comptabilité sur www.cresus.ch pour des explications plus détaillées.

Il y a 3 types de tableaux :

• Les modèles standards : Ils sont fournis avec Crésus Comptabilité et ne peuvent pas être modifiés. Ils peuvent être utilisés depuis n’importe quelle comptabilité de la machine courante pour afficher le contenu selon le canevas prévu, mais servent surtout de base pour créer des fichiers personnalisés. Ces modèles correspondent aux plans comptables PME livrés avec Crésus Comptabilité. Si vous avez modifié le plan comptable ou si vous en utilisez un autre, il s’agira d’adapter le tableau en conséquence et de veiller à ce que les informations présentées correspondent bien aux résultats dans l’exercice comptable.
• Les modèles personnels : L’utilisateur peut créer ses propres modèles, sur la base des modèles standards. Ces modèles pourront être utilisés depuis n’importe quelle comptabilité de la machine courante. Par défaut, les modèles personnels sont enregistrés dans le dossier Excel Templates du dossier par défaut de Crésus Comptabilité. Vous pouvez modifier le dossier dans le dialogue Global de la commande Options – Définitions.
• Les modèles personnels ne sont pas sauvegardés avec la comptabilité (§18 Fichiers et sauvegardes).
• Les tableaux liés à la comptabilité courante : L’utilisateur peut créer ses propres tableaux, sur la base des modèles. Ces tableaux ne pourront être ouverts que depuis la comptabilité courante.
• Les tableaux liés sont enregistrés dans un dossier caché (comptabilité.creatt) stocké au même endroit que la comptabilité. Ces tableaux sont sauvegardés avec la comptabilité si on conserve l’option Sauvegarde aussi les pièces jointes (§18 Fichiers et sauvegardes). Ils sont alors régénérés lors d’une restitution (§18.2 Restituer les données).
• Les tableaux liés sont également repris pour la nouvelle année lors de la réouverture d’un exercice comptable (§11.3 Remettre le bilan initial).

Le bilan ne peut être équilibré que s’il inclut le bénéfice de l’exercice. Vous pouvez passer une écriture manuelle, mais il est recommandé d’activer l’option Utilise les comptes de résultats automatiques dans l’onglet Résultat de la commande Options – Définitions (§3 Prise en main).

Un état modèle ne s’ouvre qu’en lecture seule. Il peut être conservé en l’enregistrant sous un autre nom, mais son contenu ne sera pas mis à jour en cas de modification de la comptabilité source. Il ne pourra pas être lancé ultérieurement depuis Crésus Comptabilité. Pour conserver les modifications apportées au tableau et en actualiser le contenu, il faut créer un modèle personnel (§8.6.2 Créer un modèle personnel) ou un tableau lié (§8.6.3 Créer un tableau lié)

• Si ce n’est pas encore fait, complétez les coordonnées de l’entreprise dans le dialogue Entreprise de la commande Options – Définitions.
• Exécutez la commande Présentation – Tableaux Excel.

• Sélectionnez le modèle standard désiré.
• Cliquez sur OK.
• Crésus effectue une vérification de la comptabilité et affiche les incohérences éventuelles.
• La fonction lance le tableur Microsoft Excel qui doit être installé sur la machine où Crésus Comptabilité s’exécute. Ce processus peut prendre plusieurs secondes.
• Si Excel affiche un avertissement de sécurité, activez les macros en cliquant sur le bouton Activer le contenu.

• Le classeur propose 5 feuilles que vous pouvez adapter selon vos besoins, par exemple en ajoutant le logo d’entreprise sur la page de couverture, en modifiant les comptes inclus dans le bilan ou le résultat.

• Les feuilles font appel aux données de la comptabilité source.
• Dans les feuilles Bilan et Résultat, il suffit de modifier un numéro de compte dans la colonne A pour que la valeur affichée corresponde.
• Vous pouvez masquer ou supprimer une ligne inutile.
• Vous pouvez copier une ligne existante pour l’insérer dans le tableau.

Les totaux sont des formules qui somment les valeurs. Une ligne masquée dont la valeur n’est pas nulle sera donc toujours prise en considération.

• Le modèle contient quelques tests de cohérence.

Le contrôle du bilan ne peut être vrai que si le bénéfice de l’exercice est porté dans un compte au bilan. Activez l’option Utilise les comptes de résultats automatiques dans l’onglet Résultat de la commande Options – Définitions (§11.4 Report automatique du bénéfice / de la perte).

• Les zones mises en évidence en jaune dans les feuilles Annexe et Affectation du bénéfice sont destinées à être complétées directement dans le tableau.
• La zone d’impression est par défaut limitée aux éléments à imprimer.
• Pour conserver le tableau, enregistrez-le à l’emplacement de votre choix. Il ne pourra pas être mis à jour en cas de modification de la comptabilité source. Par contre, il peut être repris et traité sur n’importe quel environnement qui a accès à Excel.

Tout comme les modèles standards, un modèle personnel pourra être lancé depuis toutes les comptabilités sur la machine courante. Les données seront rafraîchies à chaque lancement du tableau depuis une comptabilité. En mode d’utilisation, un modèle personnel s’ouvre en lecture seule, comme un modèle standard.

Pour créer un modèle personnel :

• Exécutez la commande Présentation – Tableaux Excel.
• Sélectionnez l’option Modèles.
• Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez le nom du modèle à créer.
• Sélectionnez le modèle de référence désiré.
• Cliquez sur OK.
• Pour personnaliser le modèle sous Excel, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier.
• Après avoir apporté des modifications dans Excel, enregistrez le tableau sans changer son nom ni son emplacement.

Les modèles personnels sont enregistrés dans le dossier Excel Templates du dossier par défaut (habituellement C:\Documents Crésus). Pour modifier ce dossier exécutez la commande Options – Définitions et passez dans l’onglet Global. Si vous renommez ou déplacez le dossier, Crésus vous demandera de spécifier le nouvel emplacement. Si vous créez un nouveau dossier, les modèles existants ne seront pas déplacés dans le nouveau dossier.

Un tableau lié à une comptabilité s’affiche exactement comme un modèle, mais il n’est pas ouvert en lecture seule, et peut donc être modifié. Il peut aussi être enregistré à l’emplacement de votre choix, mais il devient alors indépendant du modèle source. Un tableau lié est propre à la comptabilité source et ne peut pas être ouvert depuis une autre comptabilité.

Pour créer un tableau lié :

• Exécutez la commande Présentation – Tableaux Excel.
• Sélectionnez l’option Tableaux liés à cette comptabilité.
• Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le modèle de référence désiré.
• Saisissez le nom de l’état à créer.
• Cliquez sur OK.
• Cliquez sur OK pour ouvrir ce tableau personnel dans Excel.
• Après avoir apporté des modifications dans Excel, enregistrez le tableau sans changer son nom ni son emplacement.

Il faut fermer le tableau avant de fermer le fichier Crésus, faute de quoi Crésus Comptabilité ne pourra pas être fermé et affichera un message semblable à celui-ci :

Dans un extrait de compte (§8.1 Extraits de comptes), l’aide au pointage sert à rapprocher les écritures d’un même groupe et d’évaluer la balance de ce groupe. Cette fonctionnalité permet de contrôler une comptabilité, par exemple en identifiant des factures ouvertes ou en cachant des factures équilibrées (lettrage comptable automatique). Le mécanisme se base sur un code saisi avec l’écriture dans 2 données supplémentaires nommées Groupe et Réf. Un code est composé de chiffres ou de lettres (maximum 24 caractères). L’aide à la saisie affiche la liste des codes existants.

Il faut, pour cela, attribuer un groupe aux écritures liées. Cela peut se faire :

• automatiquement par la comptabilisation d’écritures en provenance de Crésus Facturation.
• manuellement au moment de la saisie dans le journal des écritures,
• manuellement sur des écritures existantes depuis un extrait de compte ou le journal des écritures.

Dans les extraits de compte, il est alors possible de faire apparaître toutes les écritures d’un même groupe ensemble, indépendamment de la date. Dans un tel extrait de compte, on peut également voir le solde de chaque groupe. Les outils permettent de choisir d’afficher les écritures groupées, non groupées, etc. (§9.3 Traitement des écritures groupées).

Les explications qui suivent concernant le champ Groupe s’appliquent de manière identique pour le champ Réf.

Par défaut, les colonnes Groupe et Réf ne sont pas affichées dans le journal. Pour les afficher il faut utiliser la commande Options – Définitions, passer dans l’onglet Affichage et cocher l’option Affiche les colonnes pour l’aide au pointage.

L’aide à la saisie affiche la liste des codes existants.

Pour accéder à l’aide au pointage dans un extrait de compte, il faut cocher l’option :

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Extrait de compte.
• Cochez l’option Aide au pointage :

• Vous pouvez encore choisir d’afficher la colonne Groupe, la colonne Réf ou les 2 colonnes.

Dans l’extrait de compte, utilisez l’outil tampon  (§5.3.1 Le bouton de gauche et les outils) pour affecter un code de groupe.

• Sélectionnez les écritures à traiter.
• Tapez le code voulu dans le champ Groupe.
• Cliquez sur le bouton Assigner.

• Les écritures s’affichent avec leur groupe.

À gauche de l’écran, vous trouvez des informations supplémentaires à propos du groupe dans le champ de saisie du groupe (sous la colonne Groupe) :

• Le nombre d’écritures affectées au groupe dans l’extrait de compte actuellement visible.
• Le nombre d’écritures affectées au groupe dans d’autres comptes.
  S’il y en a, le texte présent dans d’autres comptes : n fois s’affiche en bleu. Cliquez sur le texte pour retrouver les écritures avec ce groupe dans les autres comptes. Une fois la ou les écritures trouvées vous pouvez revenir dans l’extrait de compte de départ en utilisant les fonctions de navigation (§5.3.2 Le clic droite et les menus).

La barre de statut en bas à droite de la fenêtre indique le nombre d’écritures marquées :

Un clic sur l’icône  permet de supprimer toutes les marques. En cliquant sur cette icône en maintenant la touche Shift pressée, les marques sont supprimées sans qu’aucune question ne soit posée.

Les boutons suivants s’affichent dans la fenêtre de l’extrait de compte si la fonction Aide au pointage est active.

• Assigner : Assigne le groupe saisi à toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
• Effacer : Efface le groupe de toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
• > : Cherche l’écriture précédente appartenant au groupe saisi.
• < : Cherche l’écriture suivante appartenant au groupe saisi.
• Rafraîchir : Après avoir assigné un groupe à une écriture, cette dernière pourrait ne plus être affichée ou devrait être affichée dans un autre groupe en fonction du filtrage actuel (§9.3.2 Filtrer les écritures), pourtant elle reste à l’écran. En cliquant sur ce bouton, l’extrait de compte est réaffiché en fonction du filtrage. Par exemple : le filtrage actuel affiche les écritures non groupées. Vous assignez un groupe à une écriture : cette dernière continue à être affichée. En cliquant sur le bouton Rafraîchir, elle disparaît de l’affichage.

Les champs sous les colonnes Débit, Crédit et Solde affichent les totaux pour toutes les écritures marquées :

Avertissements pour prévenir des erreurs de saisie

Lorsque des écritures marquées appartiennent à des groupes différents, un avertissement est affiché en bas à gauche de la fenêtre :

• Si on tente quand même d’assigner le groupe, Crésus Comptabilité demande une confirmation.

Pour rapprocher toutes les écritures d’un même groupe dans l’extrait de compte, il faut avoir activé l’option Aide au pointage (§9 Aide au pointage).

• Cochez l’option Rassembler pour que les écritures portant le même code soient rapprochées les unes des autres :

• Crésus affiche alors les écritures du groupe et la colonne solde propose la balance du groupe. Dans cet exemple, les groupes F117 et F118 sont équilibrés, les groupes 106 et B001 ne le sont pas.

Vous pouvez décider quelles écritures doivent être affichées :

• Cliquez sur la liste sous Montre pour afficher des options d’affichage :

• Les écritures groupées : seules les écritures avec un code dans la colonne groupe sont affichées.
• Les écritures des groupes équilibrés : seules les écritures appartenant à un groupe dont la balance est nulle sont affichées.
• Les écritures des groupes non équilibrés : seules les écritures appartenant à un groupe dont la balance est différente de zéro sont affichées.
• Les écritures non groupées : Crésus ne montre que les écritures qui n’appartiennent à aucun groupe.
• Toutes les écritures : toutes les écritures sont affichées, qu’elles appartiennent ou non à un groupe.
• Toutes les écritures sauf les groupes équilibrés : l’extrait présente toutes les écritures, groupées ou non, sauf les écritures qui font partie d’un groupe équilibré.

Lorsqu’il y a des factures ouvertes en fin d’année, il est souhaitable de ventiler le solde à nouveau des comptes débiteurs et créanciers pour obtenir le détail des factures ouvertes. Sans cela, le détail des factures serait perdu et il serait impossible de contrôler les factures impayées dans la comptabilité de l’année suivante.

À la réouverture d’une nouvelle année (§11.2 La réouverture), Crésus peut ventiler automatiquement les soldes à nouveau, on retrouve alors une écriture de solde à nouveau par groupe.

Il faut cependant au préalable identifier les comptes concernés dans le plan comptable comme étant des comptes débiteurs ou créanciers.

Dans le plan comptable, il faut activer l’option dans la catégorie des comptes à ventiler (§4.2 Adapter le plan comptable). Lors de la création ou de la modification d’un compte, affichez l’aide à la saisie (touche F2 ) dans la colonne Catégorie, puis cochez compte débiteur (pour un compte d’actif) ou compte créancier (pour un compte de passif) :

Dans cet extrait de plan comptable, le compte 1100 est défini comme compte débiteur :

La catégorie du compte affiche ActifDC.

Les comptes du passif paramétrés pour ventiler le solde à nouveau des écritures groupées sont marquées PassifDC.

Exemple

• Le compte présente un solde de 765.00
• Le groupe 106 présente un solde de 140.00
• Le groupe B001 présente un solde de 150.00
• Les groupes F117 et F118 sont équilibrés.
• Il y a 475.00 de solde non affecté à un groupe.

Sans l’option DC, la réouverture de cette comptabilité produit le journal suivant :

Avec l’option DC, la réouverture de cette comptabilité produit les écritures suivantes pour le compte 1100 :

• La 1^ère écriture est l’écriture de solde à nouveau classique.
• La 2^ème écriture (avec le libellé Solde à nouveau Débiteurs extourne pour écritures groupées) extourne le solde à nouveau (765.00)
• Les écritures suivantes ventilent le solde à nouveau pour les écritures non groupées (475.00), puis les groupes 106 et B001 non équilibrés dans l’exercice précédent (140.00 et 150.00).

L’extrait du compte 1100 donne alors :

Et l’extrait de compte 1100 rassemblé par Groupe :

On retrouve les 2 montants des factures ouvertes de 140.00 (groupe 106) et de 150.00 (groupe B001). En revanche il n’y a plus de trace des groupes F1117 et F118 puisqu’ils ont été soldés l’année précédente.

Vous pouvez imprimer toutes les présentations de Crésus Comptabilité : pour imprimer ce que vous voyez à l’écran, cliquez sur l’icône  ou utilisez la commande Fichier > Imprimer.

La commande Fichier – Aperçu avant impression ou via l’icône  permet de visualiser le document tel qu’il sortira sur l’imprimante sans réellement procéder à l’impression ce qui permet d’économiser du temps et du papier.

Par exemple pour imprimer le tableau des pertes et profits du mois de janvier procédez de la façon suivante :

• Passez dans la vue Pertes et Profits  (§3.8 Afficher le PP).
• Utilisez le filtre pour spécifier l’intervalle de dates du 1.1 jusqu’au 31.1 (§4.13 Le filtre).
• Exécutez la commande Fichier – Aperçu avant impression .
• Si l’aspect vous convient, cliquez sur le bouton Imprimer.

Exécutez la commande Fichier – Mise en page pour définir la mise en page individuellement pour chaque présentation.

Vous pouvez notamment déterminer la taille et la police des caractères, les marges et l’orientation de la feuille (portrait ou paysage).

Le bouton Tout applique la mise en page de la présentation actuellement choisie dans la liste à gauche (ici Journal) à toutes les autres présentations.

Si vous voulez radicalement changer la mise en page pour toutes les présentations, définissez la mise en page pour n’importe quelle présentation puis cliquez sur le bouton Tout. Ensuite procédez aux réglages individuels pour chacune des présentations.

Avec le bouton Définir vous pouvez préciser de quelle façon les traits horizontaux seront imprimés pour la présentation Journal.

Si lors de l’impression les colonnes ne sont pas assez larges, il faut imprimer en format paysage, utiliser des caractères plus petits pour le corps ou changer la largeur des colonnes (voir ci-dessous).

La répartition des colonnes lors de l’impression est identique à celle qui s’affiche dans la présentation.

S’il est nécessaire de modifier la largeur des colonnes d’une présentation, survolez la séparation dans la barre de titre avec la souris. Lorsque le pointeur se transforme en double-flèche, appuyez sur le bouton de gauche de la souris, tirez la séparation, puis lâchez le bouton de la souris lorsque la colonne a la largeur voulue.

Dans cet exemple, nous réduisons la largeur de la colonne Pièce à 0, ainsi elle ne s’imprime pas :

L’impression de plusieurs extraits de comptes (= le Grand livre) est possible, même si un seul extrait de compte est visible à l’écran à la fois.

• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Extrait de compte pour afficher le compte de votre choix.
• Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Fichier – Aperçu avant impression.

• Choisissez le ou les comptes à imprimer.

Il existe de nombreuses façons de choisir le ou les comptes dont on veut imprimer un extrait.

• Le compte courant signifie le compte actuellement affiché.
• Seulement les comptes permet de spécifier un intervalle de comptes, par exemples les comptes 1000 à 1100.
• Seulement les sous-comptes de permet de spécifier un compte centralisateur dont on imprime les extraits de tous ses sous-comptes.
• Seulement les comptes suivants permet de spécifier individuellement les comptes à imprimer.
• Exclut les comptes suivants permet d’exclure individuellement certains comptes, par exemple si vous voulez imprimer tous les comptes d’actif sauf les comptes 1000 et 1010, choisissez Tous les Actifs, activez Exclut les comptes suivants et sélectionnez les 2 comptes 1000 et 1010 dans la liste.

Les options au bas du dialogue d’impression des comptes parlent d’elles-mêmes.

Tout au long de l’exercice, diverses vues permettent d’analyser et contrôler la situation. À la fin de l’année comptable, c’est-à-dire à la fin de la période comptable spécifiée lors de la création de la comptabilité, on boucle la comptabilité en cours, et on en rouvre une autre. Ce processus s’appelle le changement d’exercice.

Voici une marche à suivre schématique de ce processus :

• On établit le tableau des pertes et profits  (§8.3 Le tableau des pertes et profits) pour voir en détail ce qu’on a gagné et/ou perdu durant l’année écoulée.
• On peut boucler la comptabilité (§11.1 Le bouclement) : les soldes des comptes de charges et de produits sont mis à zéro en les virant sur un ou plusieurs comptes d’exploitation. Depuis ces comptes d’exploitation, le solde représentant le résultat de l’entreprise est soit distribué (en entier ou en partie), soit intégré dans le bilan. Ainsi le bilan final, comme le bilan initial, se retrouve équilibré. Notez que cette opération n’est pas indispensable.
• On peut établir à présent le bilan final  (§8.2 Le bilan).
• On rouvre la comptabilité (§11.2 La réouverture) pour la nouvelle année comptable. On obtient ainsi une comptabilité dont les comptes passifs et actifs ont les mêmes soldes que l’année passée. En revanche, le journal des écritures ne contient plus que les écritures d’ouverture des comptes du bilan; les soldes des comptes de charges et de produits sont par conséquent à zéro.

Il est cependant rare qu’on puisse boucler définitivement une comptabilité à la fin de l’année comptable avant de la rouvrir. Crésus Comptabilité admet une grande souplesse lors du changement d’exercice, de manière à pouvoir travailler sur la nouvelle comptabilité et la comptabilité de l’année passée en même temps (§11.2 La réouverture).

Après avoir établi le tableau des pertes et profits, on peut boucler la comptabilité : Crésus Comptabilité vire les soldes de tous les comptes de charges et de produits sur les comptes d’exploitation constituant le compte de résultat. Le bénéfice ou la perte d’exercice est ensuite viré dans un compte du bilan ou d’autres comptes d’exploitation, suivant l’utilisation qu’on souhaite en faire.

Procéder à un bouclement n’est pas utile dans la mesure où Crésus Comptabilité calcule le résultat de l’exercice régulièrement et permet ainsi d’établir un bilan équilibré. Nous conseillons dès lors de ne pas procéder à un tel bouclement.

Pour bien comprendre le mécanisme du bouclement, considérons le plan comptable fictif et minimaliste ci-dessous :

Pour les comptes 3200 Ventes de marchandises et 4200 Achats de marchandises, la colonne Ouv/Boucl mentionne le compte de résultat 9000 : le mécanisme de bouclement génère 2 écritures automatiques qui passent les soldes des comptes 3200 et 4200 au compte 9000 Résultat brut, dont le solde va correspondre à la différence entre les ventes et les achats.

Pour les comptes 5200 Salaires, 6000 Loyer et 9000 Résultat brut, la colonne Ouv/Boucl mentionne le compte 9001: le mécanisme de bouclement génère 2 écritures automatiques qui passent les soldes des comptes 5200, 6000 et 9000 au compte 9001 Résultat d’entreprise.

Après les écritures de bouclement automatiques, le solde du compte 9001 correspond au résultat brut dont on soustrait les salaires et le loyer, c’est-à-dire au résultat d’entreprise; par contre le solde du compte 9000 est remis à zéro.

Le solde du compte 9001 est ensuite viré au compte 2800 Capital.

Le solde de tous les comptes de résultat se retrouve ainsi à zéro, et le bilan est équilibré.

Ceci constitue un exemple et non pas une règle à suivre. Souvent, pour bien séparer le capital initial de l’apport de capital constitué par les bénéfices ou pertes des années successives, on vire le bénéfice (respectivement la perte) dans un compte 2991 Bénéfice exercice/Perte exercice pour le faire apparaître de manière séparée dans le bilan final; au début de l’année suivante, on vire le solde dans le compte 2990 Bénéfice reporté/Perte reportée, qui cumule les bénéfices et pertes des années consécutives. Référez-vous à un manuel de comptabilité ou à une fiduciaire si vous avez des doutes par rapport à la manière de procéder dans le cas de votre entreprise (§24 La fonction FiduSync).

• Exécutez la commande Compta – Boucler.
• Le dialogue vous permet de choisir la date de bouclement, le libellé des écritures automatiques et le journal où ces écritures sont générées :

• Cliquez sur le bouton Boucler :

Dans le journal des écritures, les écritures de bouclement ont été créées par Crésus Comptabilité. Elles apparaissent avec le symbole d’un dossier fermé  dans la dernière colonne. Dans l’illustration ci-dessus, les 4 premières écritures de bouclement correspondent au bouclement des comptes de charges et de produits, dont le solde est ainsi remis à zéro. L’écriture suivante, le bouclement du compte Résultat brut, indique le montant du résultat brut, ici un bénéfice de 10’000.–. La dernière ligne indique le résultat d’entreprise, ici un bénéfice de 3000.–, qui a été viré dans le compte 2800 Capital et figurera au bilan. Comme vous pourriez le vérifier avec le tableau des pertes et profits, les extraits de compte et le bilan, les soldes de tous les comptes de charge, de produit et d’exploitation sont vides, et le bilan est équilibré. Il doit en être ainsi si le bouclement a été effectué correctement.

Ce petit exemple illustre le principe du bouclement d’une comptabilité.

Dans les plans comptables PME fournis avec le logiciel, la structure du compte de résultat est évidemment plus complète pour permettre une analyse plus fine (§8.4 Compte de résultat). Le bouclement du dernier compte 9080 Bénéfice de l’exercice n’est pas défini. Vous pouvez spécifier dans le plan comptable comment Crésus Comptabilité doit boucler ce compte de manière automatique, ou vous pouvez le boucler à la main, en entrant une ou plusieurs écritures de bouclement pour distribuer le bénéfice ou la perte de l’exercice.

Si vous avez des doutes sur la manière de boucler votre comptabilité, référez-vous à un manuel de comptabilité ou à une fiduciaire (§24 La fonction FiduSync).

Pour obtenir plus d’informations sur la manière dont Crésus Comptabilité boucle une comptabilité, référez-vous à la description détaillée de la commande Compta – Boucler dans l’aide du logiciel.

Pour générer l’année comptable suivante, il faut utiliser la commande Compta – Rouvrir. Cette fonction créée une comptabilité séparée pour la nouvelle année, indépendante de la comptabilité de l’année précédente, qui porte un autre nom et qui est enregistrée dans un autre fichier. La nouvelle comptabilité reprend le plan comptable et le bilan de la comptabilité de l’année précédente : le bilan final de l’année précédente devient le bilan initial de la nouvelle année.

• Enregistrez la comptabilité en cours.
• Exécutez la commande Compta – Rouvrir.
• Dans le dialogue, vous pouvez régler la manière dont Crésus Comptabilité doit rouvrir la comptabilité :

• Date : Crésus propose d’office le jour qui suit la date de fin de l’exercice courant.
• Libellé : Ce texte sera repris dans les écritures d’ouverture des comptes du bilan, avec ou sans le nom du compte, selon l’option Ajouter le nom des comptes.
• Journal : Il peut s’avérer utile de traiter l’ouverture dans un journal d’écritures particulier (§4.9 Journaux)
• Extourne les écritures de régularisation : Si l’option est activée, le mécanisme extourne automatiquement les écritures de régularisation générées dans l’exercice courant (§4.6 Les écritures de régularisation) dans les comptes de charge et de produit de la nouvelle année, en incluant le texte spécifié dans leur libellé (§11.2.2 L’extourne des écritures de régularisation). Un clic sur le bouton Montrer affiche les écritures de régularisation qui seront extournées.
• Nom de la comptabilité : Le nom du fichier de la nouvelle comptabilité est proposé automatiquement. Crésus incrémente de 1 le dernier caractère du fichier actuel.

Si le nom de la nouvelle comptabilité spécifié dans le dialogue de la commande Rouvrir existe déjà, Crésus Comptabilité le signale et vous demande si vous voulez remplacer cette comptabilité existante. Si vous répondez Oui, toute la comptabilité existante sera perdue et sera remplacée par les nouvelles écritures de solde à nouveau. En principe, répondez toujours Non à cette question.

Si vous souhaitez plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Compta – Rouvrir dans l’aide du logiciel.

Les écritures de régularisation sont identifiées par un symbole R dans la colonne de droite du journal (§5.1.10 Les écritures de régularisation).

Lorsque vous rouvrez un nouvel exercice ou lorsque vous remettez le bilan initial par la suite (voir ci-dessous), vous pouvez cocher l’option Extourne automatiquement les écritures de régularisation.

Cela produit alors des écritures d’extourne pour toutes les écritures marquées comme écritures de régularisation dans le journal.

Dans le nouvel exercice, les écritures sont extournées vers le compte de contrepartie de l’écriture dans l’exercice courant.

Vous vous épargnez ainsi un travail de saisie et de ventilation fastidieux.

Les écritures de régularisation datées au premier jour de l’exercice courant ne sont pas extournées dans le nouvel exercice.

Cette extourne est également disponible lorsqu’on utilise la fonction Remettre bilan initial.

En fin d’année la comptabilité de l’année en cours ne peut souvent pas être bouclée définitivement, mais rien ne vous empêche d’ouvrir la comptabilité pour l’année suivante avec la commande Compta – Rouvrir avant d’avoir terminé l’année en cours (§11.2 La réouverture). La nouvelle comptabilité contient des soldes à nouveau provisoires. Vous pouvez travailler parallèlement dans la comptabilité de l’année précédente et dans la comptabilité de la nouvelle année.

Il est clair que lorsque vous touchez un compte d’actif ou de passif dans la comptabilité de l’année précédente, le solde à nouveau de ce compte dans la nouvelle comptabilité n’est plus correct.

La commande Compta – Remettre bilan initial remet à jour toutes les écritures d’ouverture en fonction de la comptabilité de l’année précédente. Le dialogue ressemble à celui de la commande Compta – Rouvrir (§ Crésus Comptabilité), mis à part qu’on doit préciser dans quel fichier aller chercher les soldes corrects des comptes du bilan et pas donner le nom du fichier à créer.

Voici un exemple qui montre comment procéder. La comptabilité de l’année précédente s’appelle Compta2018 dans cet exemple et celle de l’année suivante s’appelle Compta2019.

• Dans la compta courante (Compta2018), exécutez la commande Compta – Rouvrir pour créer la nouvelle comptabilité (Compta2019).
• Travaillez en parallèle dans la Compta2018 et Compta2019.
• Lorsque les ajustements pour Compta2018 sont terminés, vous pouvez procéder au bouclement (commande Compta – Boucler, § Crésus Comptabilité).

Dans la comptabilité Compta2019, exécutez la commande Compta – Remettre bilan initial.

Le bouton Montrer affiche les écritures d’extourne de régularisation qui vont être remplacées.

Vous pouvez utiliser la commande Compta – Remettre bilan initial autant de fois que vous le désirez, même si la comptabilité de l’année précédente n’est pas encore bouclée. En fait, cette commande effectue les opérations suivantes :

• Supprime toutes les écritures d’ouverture (on les reconnaît grâce à la petite icône représentant un dossier ouvert, placée dans la colonne de droite du journal).
• Repasse les écritures de solde à nouveau pour tous les comptes d’actif et de passif provenant de la comptabilité précédente ayant un solde non nul.
• Met à jour les montants de l’année précédente des comptes de charge et produit.
• Remplace les écritures d’extourne de régularisation.
• Remplace les écritures de ventilation des comptes débiteurs et créanciers.

La commande Compta – Remettre bilan initial ne reprend pas les budgets dans l’exercice précédent (§12 Budgets).

Avec les plans comptables usuels, le résultat annuel est comptabilisé dans le compte Bénéfice ou perte de l’exercice. Celui-ci se définit par la commande Options – Définitions et en remplissant l’onglet Résultat comme ceci :

Les comptes proposés ici sont valables pour le plan PME livré avec le logiciel. Selon votre plan comptable, ces comptes peuvent avoir des numéros et/ou titres différents.

Le bilan se présente par exemple comme ceci, même si aucune écriture concernant cette différence n’existe dans le journal :

Dans le tableau des pertes et profits, la différence entre les charges et les produits s’affiche dans le compte 9080 Résultat d’entreprise, mais seulement dans l’affichage sur une colonne.

Si l’option Utilise les comptes de résultat automatiques est activée, l’écriture de virement du résultat de l’année précédente au résultat reporté est générée automatiquement lors de l’utilisation des commandes Rouvrir et Remettre bilan initial du menu Compta (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité et §11.3 Remettre le bilan initial). L’écriture fait partie des écritures d’ouverture de l’exercice et le bilan initial est équilibré (§8.2 Le bilan).

Vous pouvez en fait vous affranchir totalement des commandes Boucler et Déboucler du menu Compta.

Chaque compte peut avoir un montant au budget. Il s’agit d’une valeur indicative, qui vous permet de contrôler l’évolution des comptes. Cette valeur apparaît facultativement dans le bilan, dans le tableau des pertes et profits et à divers autres endroits.

Le mode normal de Crésus Comptabilité permet le traitement des budgets annuels des comptes. Nous décrivons ici les fonctionnalités liées aux budgets standards.

Si vous avez activé les possibilités analytiques disponibles dans la version LARGO, vous avez également accès à la gestion des budgets des centres analytiques (§22 Budgets des codes analytiques) ou par période d’imputation (§21.4 Budgets par période).

Vous pouvez également présenter vos budgets via les tableaux Excel (§25.7 Les rapports financiers)

Le budget des comptes peut être modifié dans la présentation Budgets. Dans cette présentation, on retrouve la liste de tous les comptes avec les informations suivantes selon le réglage :

• Solde actuel du compte.
• Solde des années précédentes jusqu’à 5 ans en arrière.
• Budget actuel du compte.
• Budget révisé du compte.
• Budget des années suivantes jusqu’à 5 ans en avance.

Pour éditer les budgets, cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Budgets :

• Editer les soldes de l’année précédente n’est utile que lorsque c’est la première année comptable faite avec Crésus Comptabilité. Dans un processus normal, les soldes de l’année précédente sont reportés automatiquement par les opérations Rouvrir et Remettre bilan initial (§11.2 La réouverture et §11.3 Remettre le bilan initial).
• Si vous affichez les comptes centralisateurs, vous remarquerez que leur budget n’est pas complété automatiquement, sous réserve des réglages définis au §12.3 Budgets des comptes centralisateurs

Le tableau des budgets permet de définir les budgets jusqu’à 5 années en avance ainsi que le budget révisé de l’année. il est ainsi possible d’établir un plan financier à 5 ans.

La commande Compta – Rouvrir reporte les budgets des années N+1 dans les budgets des années N, il peut s’avérer nécessaire de les travailler à nouveau en cours d’exercice.

La commande Remettre bilan initial ne reprend pas les budgets dans l’année précédente.

Vous pouvez procéder à diverses opérations de report grâce à la commande Compta – Reporter Budgets :

• Reporter le budget d’une année dans le budget d’une autre année.
• Reporter le solde des comptes au budget d’une année quelconque.
• Supprimer les budgets.

Ces opérations sont possibles sur l’ensemble des comptes ou sur un choix de comptes. Les montants peuvent être ajustés en indiquant un pour-cent optionnel et être arrondis.

Les comptes centralisateurs ont également des budgets. Ceux-ci peuvent soit être entrés manuellement ou être calculés automatiquement en fonction des budgets des sous-comptes.

Exécutez la commande Compta – Recalculer les budgets pour recalculer les budgets des comptes centralisateurs et pour régler divers modes de recalcul.

• Les budgets des comptes centralisateurs sont recalculés automatiquement : les budgets des comptes centralisateurs sont recalculés en permanence, sauf ceux des comptes centralisateurs avec budget indépendant (cf. ci-après).
• Les autres options dans ce dialogue ne recalculent les budgets de comptes centralisateurs que lorsqu’on clique sur OK. Il est possible d’effectuer cette opération sur tous les comptes ou une sélection de comptes.
• Le bouton Comptes centralisateurs avec budget indépendant permet de spécifier quels sont les comptes centralisateurs qui ont un budget indépendant qui ne sera jamais recalculé automatiquement quel que soit le mode de recalcul (automatique ou manuel).

Dans la présentation Budgets (§12.1 La présentation Budgets) le budget d’un compte centralisateur avec budget indépendant apparaît sur un fond vert lorsqu’il est supérieur ou égal à la somme des budgets de ses sous-comptes ou sur un fond en rouge dans le cas contraire. Ceci peut être utile pour contrôler des dépassements de budgets.

Dans le tableau des pertes et profits (§8.3 Le tableau des pertes et profits) ou le bilan, vous pouvez afficher les budgets ou les budgets futurs dans une colonne supplémentaire de différentes manières.

Le mode normal :
Les budgets sont affichés tels quels.

Au prorata :
Les budgets sont réduits au prorata de la période définie avec le filtre (§4.13 Le filtre)

Exemple

Le budget est de 12’000.– . Avec le filtre, vous choisissez une fourchette de dates allant du 1.1.01 au 31.1.01. Le budget affiché ne sera pas 12’000.– mais 1019.00, soit 12’000 × 31 / 365 arrondi à un franc près. Ce qui correspond à la formule

budget × période / période_comptable

où période est le nombre de jours correspondant à la période spécifiée avec le filtre et période_comptable est le nombre de jours correspondant à la période comptable.

Si l’option Arrondit les périodes est activée, tous les mois de l’année sont considérés comme ayant le même nombre de jours. Ainsi lorsqu’on sort une comparaison avec le budget au prorata sur exactement un mois (à l’aide du filtre), le budget affiché est le même quel que soit le mois :

Exemple

Budget annuel : 12000, comparaison avec le budget au prorata :

Avec l’option Arrondit les périodes :

Sans l’option Arrondit les périodes :

Crésus Comptabilité est capable de gérer des comptes en monnaies étrangères. Un compte en monnaie étrangère a toujours 2 soldes : un solde en monnaie de référence (pour des entreprises suisses c’est habituellement CHF) et un solde en monnaie étrangère. La monnaie étrangère possède un certain cours. Lorsqu’on passe une écriture sur un compte en monnaie étrangère, le montant est enregistré à la fois en monnaie étrangère et en monnaie de référence, la conversion entre monnaie étrangère et monnaie de référence étant faite automatiquement grâce au cours enregistré pour chaque monnaie.

Exécutez la commande Options – Monnaies étrangères pour définir les monnaies étrangères avec leurs différents paramètres :

• Utilisez le bouton Ajouter pour définir une nouvelle monnaie dans la liste.
• Utilisez le bouton Modifier pour modifier la monnaie actuellement sélectionnée dans la liste.
• Utilisez le bouton Copier pour dupliquer la monnaie sélectionnée afin d’en créer une nouvelle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer la monnaie sélectionnée. Lorsqu’une monnaie est utilisée dans le plan comptable, ce bouton est grisé.
• Le cours de la monnaie sélectionnée peut être modifié directement.

Lorsque vous ajoutez ou lorsque vous modifiez une monnaie, le dialogue suivant s’affiche :

• Nom : Nom de la monnaie. On recommande d’utiliser les codes ISO. Cliquez sur le bouton ISO pour accéder à la liste des codes ISO des monnaies.
• Cours : Cours de la monnaie. Ce cours est proposé lorsque vous passez une écriture impliquant un compte dans la monnaie sélectionnée. Le tableau des différences de change se base également sur ce cours (§13.4 Évaluer les différences de change). Le cours peut être donné avec une précision de 6 chiffres après la virgule.
• Unité : Unité du cours. C’est habituellement 1, mais pour certaines monnaies, l’unité est 100 ou même 1000. Un cours du dollar de 1.017 avec l’unité 1 veut dire que 1.017 CHF valent 1 USD.
• Utilise la tabelle des cours externe : Lorsque cette option est activée, le taux de change de la monnaie est saisi dans une table mensuelle. Le cours est lu dans cette table en fonction de la date de l’écriture. Pour modifier la table, cliquez sur le bouton Editer la tabelle des cours externe dans le dialogue principal des monnaies étrangères (voir ci-dessus).
• Compte pour gains de change / pertes de change : Indiquez ici quels comptes doivent être utilisés pour les écritures de clôture des comptes en monnaies étrangères (§13.5 Clôturer les monnaies étrangères). Vous pouvez spécifier des comptes différents pour les gains et les pertes ou le même compte.
• Utilise les mêmes comptes pour toutes les monnaies étrangères : Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les comptes de gains et de pertes de change de la monnaie actuelle seront également utilisés pour toutes les autres monnaies étrangères.

Crésus sait télécharger automatiquement les cours de change officiels de l’AFC (Administration Fédérale des Contributions). Ces cours sont stockés dans une tabelle des cours mensuels qui peut être utilisée par Crésus Comptabilité et par Crésus Facturation pour déterminer les cours à appliquer pour les transactions en monnaies étrangères.

Configuration de Crésus Comptabilité

Afin de pouvoir utiliser les cours automatiques, un certain nombre de réglages sont nécessaires. La commande Options, Monnaies étrangères affiche ce dialogue :

Sélectionnez à tour de rôle chaque monnaie, puis cliquez sur Modifier. Dans le réglage de la monnaie, cochez Utilise les cours mensuels :

Lorsqu’une monnaie utilise les cours définis dans la tabelle des cours mensuels, un X s’affiche dans la colonne correspondante :

La tabelle des cours mensuels

Pour accéder à la tabelle des cours mensuels, utilisez la commande Éditer la tabelle des cours mensuels du dialogue de définition des monnaies étrangères :

La tabelle présente les cours année par année. Dans l’exemple ci-dessous, les cours de janvier et février 2016 ont automatiquement été téléchargés. En outre, pour le mois de mars, un cours de 1.1 a été saisi manuellement pour la monnaie EUR :

Les cours saisis manuellement (par exemple en avance) ou qui diffèrent des cours publiés par l’AFC apparaissent sur un fond orangé.

Automatiser le téléchargement de la tabelle

Si la tabelle des cours mensuels ne se met pas à jour automatiquement, vérifiez le réglage dans le menu Fichier, Options de l’éditeur des cours mensuels.

Options de téléchargement

Vous pouvez aussi en tout temps télécharger les cours de change au moyen de la commande Édition, Télécharger les cours de l’AFC ou du bouton correspondant à droite du petit crayon. Pour mettre à jour tous les cours de change, cochez les deux options :

L’AFC publie les cours moyens mensuels le 25 de chaque mois, pour le mois suivant.

Saisie d’écritures en monnaies étrangères

Crésus Comptabilité propose un moyen plus clair de saisir des écritures en monnaies étrangères. Dans l’exemple ci-dessous, le cours automatique est utilisé (il provient de la tabelle des cours mensuels) et le montant de référence est saisi en CHF :

En cliquant sur le bouton EUR (ou en pressant les touches haut/bas du clavier lors de la saisie du montant), il est possible de saisir le montant dans la devise européenne; le montant en CHF est alors calculé automatiquement, toujours en utilisant le cours automatique :

L’écriture affichée dans le journal mentionne le montant en monnaie étrangère.

Enfin, il est possible d’utiliser un cours manuel. Ce cours peut s’appliquer pour calculer l’autre montant à partir de la monnaie de référence. En utilisant l’option EUR et CHF, c’est le cours de change qui est calculé en fonction des deux montants saisis :

Ce dernier mode est utile si le cours de la transaction est défini par une banque ou un institut de carte de crédit et que l’écriture doit refléter exactement les montants dans les deux monnaies utilisées.

Si vous cliquez sur le bouton Mémoriser le cours, le cours de l’écriture en édition pourra être mémorisé pour la monnaie concernée.

La monnaie d’un compte en monnaie étrangère est définie dans la dernière colonne du plan comptable (§4.2.2 Créer un nouveau compte).

Utilisez l’aide à remplir le champ pour affecter la monnaie au compte.

Il ne suffit cependant pas de pouvoir passer des écritures sur des comptes en monnaie étrangère. Les cours des monnaies évoluent, impliquant des pertes ou des gains de change que Crésus Comptabilité se charge également de gérer.

Exemple

• Le compte 1023 est un compte en banque en USD.
• Le 5.1. un acheteur américain nous verse 100 USD sur notre compte en banque qui sont comptabilisés avec un cours de 1.200, soit 120.– CHF.
• Le 6.1 un autre acheteur américain verse aussi 100 USD, mais cette fois cette somme est comptabilisée avec un cours de 1.250.

Journal

• Le 7.1 le solde enregistré du compte 1023 est de 200.– USD (100+100) et de 245.– CHF (120+125).
• Nous pouvons maintenant évaluer les pertes ou gains de change en appliquant le cours actuel (1.250) sur le solde du compte :

• Nous avons un gain de 5.– CHF, car le solde enregistré du compte en CHF est de 245.– tandis que l’évaluation en CHF au cours actuel est de 250.–

La commande Présentation – Différences de change affiche un tableau de tous les comptes en monnaie étrangère avec leurs différents soldes enregistrés et les gains ou pertes de change évalués avec le cours actuel.

Cette perte doit être comptabilisée dans un compte pour gains/pertes de change (ici 3906 Différences de change) à la fin de la période comptable, par exemple avec une écriture de clôture telle que l’écriture suivante :

Crésus Comptabilité peut générer ces écritures automatiquement avec la commande Compta – Clôturer monnaies étrangères (voir ci-dessous).

À la fin de chaque période comptable, les comptes en monnaies étrangères doivent être évalués dans la monnaie de référence. Pour cela, il faut passer une écriture de clôture pour chaque compte en monnaie étrangère afin de virer les gains ou les pertes de change dans le compte spécial Compte de pertes/gains de change défini pour chaque monnaie (§13.1 Définir les monnaies étrangères).

Le cours de change appliqué est le cours actuellement enregistré dans la monnaie ou le cours de la tabelle correspondant à la date de clôture (§13.1 Définir les monnaies étrangères).

Exécutez la commande Compta – Clôturer monnaies étrangères pour passer ces écritures automatiquement.

• Date : date des écritures de clôture. Crésus Comptabilité propose la dernière date de l’année comptable, mais vous pouvez donner n’importe quelle autre date comprise entre la date de la dernière écriture de clôture et la fin de la période comptable.
• Libellés pour pertes / gains de change : libellé des écritures de clôture.
• Ajouter le nom des comptes : cochez cette case pour que le titre des comptes clôturés figure dans les libellés des écritures.
• Ajouter les taux de clôture : le taux de change de l’écriture générée est inclus dans le libellé.
• Journal : choix du journal dans lequel seront passées les écritures de clôture.
• Pièce : permet de mettre un numéro de pièce commun aux écritures générées.
• Vous pouvez choisir de traiter tous les comptes ou seulement certaines catégories ou encore seulement certains comptes.