Crésus Lohnbuchhaltung

Auf dieser Website finden Sie das Handbuch für die Software Crésus Lohnbuchhaltung. Es beruht auf der Standarddatei, die mit Crésus Lohnbuchhaltung mitgeliefert wird. Es wurde für die Windows-Versionen der Software verfasst, aber die Software läuft mit Ausnahme einiger betriebssystemspezifischer Besonderheiten auch unter macOS und Linux. Allenfalls stehen einige Funktionen nicht zur Verfügung. Da die Crésus-Softwarelösungen laufend weiterentwickelt werden, sind Abweichungen zwischen der Dokumentation und der Software unvermeidlich.

Im ersten Teil des Handbuchs finden Sie eine praktische Übung anhand eines Beispiels, gefolgt von Angaben zum Vorgehen beim Einstellen der Software für die Verwendung in Ihrer Umgebung.

Die weiteren Abschnitte beschreiben die Grundlagen, die einzelnen Felder und das Vorgehen in bestimmten Situationen sowie die verfügbaren Tools, um die Software noch besser auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen.

Rufen Sie die Hilfe über die Schaltfläche Hilfe in den verschiedenen Masken der Software auf oder nutzen Sie die Onlinehilfe im Menü Hilfe. Weitere Informationen finden Sie auf support.cresus.ch: Artikel aus der Wissensdatenbank, Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ), die Möglichkeit zum Herunterladen der neusten Softwareversionen sowie verschiedene Handbücher.

Wir empfehlen Ihnen, sich für den Serviceverträge. Für alle Onlinevorgänge in Verbindung mit Ihrer Crésus-Software benötigen Sie ein Crésus-Konto.

Das Crésus-Konto identifiziert Sie für alle administrativen Vorgänge und den technischen Support in Verbindung mit Ihrer Crésus-Software. Online finden Sie auch den Verlauf ihrer Bestellungen und Downloads sowie die Software-Identifikationsnummern.

Ein Crésus-Konto können Sie auf dieser Seite der Website https://www.cresus.ch/index-d.htm erstellen.

Klicken Sie hier, um die Installationsanleitung zu öffnen.

Ist Crésus Lohnbuchhaltung bereits auf Ihrem Computer installiert, können Sie direkt mit link im Aufbau fortfahren.

Für die Installation können Sie den Installer von unserer Website www.cresus.ch herunterladen. Für jeden Arbeitsplatz braucht es eine Lizenz. Wenn Sie die Software auf mehreren Computern nutzen möchten, erhalten Sie zu vorteilhaften Bedingungen zusätzliche Lizenzen.

Bei der Installation der Software wird die an die Lizenz geknüpfte Identifikationsnummer verlangt. Diese Nummer ist einmalig und persönlich. Bitte lesen Sie dazu unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Nach der Installation und der Aktivierung steht Ihnen der volle Funktionsumfang der Software zur Verfügung. Wenn Sie eine Vollversion der Software gekauft haben, haben Sie nach der Erstinstallation während drei Monaten Anspruch auf Updates. Danach sind diese Updates kostenpflichtig. Weitere Informationen finden Sie auf www.cresus.ch.

Beim Erwerb von Erweiterungen sind deren Identifikationsnummern von der Hauptlizenz abhängig. Bitte bewahren Sie die erhaltenen Lizenzen für den Fall auf, dass Sie die Software später neu installieren wollen.

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Bildschirmanzeigen für die Arbeit mit Crésus Lohnbuchhaltung vorgestellt.

Der Startbildschirm bildet den Einstieg zu Ihrer Anwendung, erlaubt es aber auch, auf gewisse Funktionen zuzugreifen.

Um zum Startbildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F4.

Um zur Jahresübersicht oder zur Ansicht Ihrer Wahl zu wechseln, wählen Sie in der Liste rechts den gewünschten Punkt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriff oder doppelklicken Sie direkt auf den betreffenden Punkt.

Je nach dem in der Zugriffsliste ausgewählten Kriterium können am Bildschirm alle Angestellten oder nur ein Teil davon angezeigt werden oder auch andere Angaben als der in der Jahresübersicht (§2.2 Die Jahresübersicht) dargestellte überwiesene Betrag.

Alle nachfolgend beschriebenen Vorgänge werden auf dem Startbildschirm durchgeführt.

• Um Angestellte in der Liste zu suchen, geben Sie einen Teil des Namens oder des Vornamens im Suchfeld ein. Die Liste passt sich fortlaufend an die Eingabe an und zeigt nur noch die passenden Einträge an.
• Mit der Schaltfläche Filter gelangen Sie zur Jahresübersicht, und es werden nur noch die gefilterten Angestellten angezeigt.
• Um einen Angestellten auszuwählen, geben Sie einen Teil des Namens oder Vornamens ein oder verwenden Sie die Pfeiltasten  ↑  oder  ↓ .
• Wenn Sie einen Angestellten in der Liste ausgewählt haben, gelangen Sie über die Schaltfläche Filter oder mit der Taste Enter in die Jahresübersicht, in der nur der markierte Angestellte angezeigt wird.
• Wenn Sie einen Angestellten aus der Liste auswählen und anschliessend auf Auswählen klicken, gelangen Sie zur Jahresübersicht, und der entsprechende Angestellte ist in der Liste aller Angestellten markiert.
• Wenn Sie in der Liste auf einen Angestellten doppelklicken, öffnet sich die Maske mit den persönlichen Daten des betreffenden Angestellten (§15.3 Einen Angestellten ändern und link im Aufbau).
• Mit der Schaltfläche Neuer Angestellter wird die Maske zur Erfassung der Daten eines neuen Angestellten geöffnet (§15.1 Datensätze erstellen und link im Aufbau).
• Über die Schaltfläche Bearbeiten gelangen Sie zu den Stammdaten des Unternehmens (link im Aufbau).

Sie können Ihre Datei mit einem Passwort schützen (§12 Passwörter). Dazu sperren Sie die Anwendung, bevor sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, mit der Schaltfläche Datei speichern und Software sperren.

Auf dem Startbildschirm werden neben der Zusammenfassung der Stammdaten des Unternehmens mehrere Kurzwahlmöglichkeiten angeboten für bestimmte Vorgänge, etwa für einen Umzug oder andere Änderungen der Personendaten. Wählen Sie den betreffenden Angestellten aus und klicken Sie auf den gewünschten Befehl.

Wenn Sie beim Öffnen von Crésus Lohnbuchhaltung nicht den Startbildschirm sehen wollen, wählen Sie in der Liste unterhalb des Fensters die gewünschte Ansicht aus.

Klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F5.

Nun wird die Jahresübersicht angezeigt:

Die Liste links enthält die Namen aller Angestellten in alphabetischer Reihenfolge. Rechts davon sind die in den einzelnen Monaten bereits an die Angestellten ausbezahlten Löhne zusammengefasst.

Um die Liste der Angestellten durchzusehen und die nicht sichtbaren Monate anzuzeigen, verwenden Sie die Bildlaufleisten.

Mit einem einfachen Mausklick wählen Sie das dem gewünschten Angestellten und Monat entsprechende Feld. Sie können auch die Pfeiltasten verwenden: Ctrl+ ↑ , Ctrl+ ↓ , Ctrl+← und Ctrl+→.

Dieses Symbol neben einem Betrag bedeutet, dass der Lohn gesperrt ist (§4.14 Löhne sperren/freigeben).

Dieses Symbol neben einem Betrag bedeutet, dass der Lohn verbucht wurde (§17 Löhne verbuchen).

Die Berechnung der einzelnen Löhne erfolgt, indem für den laufenden Monat die Daten der einzelnen Angestellten mit den Daten für das Unternehmen und für die Sozialversicherungen und Kassen verknüpft werden. Im Programm finden wir folgende drei Begriffe:

• Daten und Koeffizienten des Unternehmens
• Persönliche Daten der Angestellten
• Werte und Stammdaten des laufenden Lohnes

Die einzelnen Werte, die für jeden Lohn erfasst werden, sind dabei von den Stammdaten der einzelnen Mitarbeitenden und den für das ganze Unternehmen geltenden Koeffizienten zu unterscheiden.

Für jedes Unternehmen gelten eigene Stammdaten und Koeffizienten, die vor der Berechnung der Löhne an Ihre Situation anzupassen sind.

Um die Daten eines Angestellten zu bearbeiten, doppelklicken Sie in der Liste links auf den Namen des Angestellten oder wählen Sie mit der Maus den Namen aus und klicken Sie auf das Symbol . Sie können auch den Befehl Personal > Angestellten ändern oder die Tastenkombination Ctrl+M verwenden.

Um einen Lohn zu bearbeiten, doppelklicken Sie in der Jahresübersicht auf das Feld, das dem gewünschten Angestellten und dem Monat entspricht. Sie können auch die Maus verwenden, um das Feld zu markieren, und anschliessend auf das Symbol  klicken oder die Taste Enter drücken. Ausserdem können Sie den Befehl Personal > Monatslohn verwenden.

Um auf die Daten und die Koeffizienten des Unternehmens zuzugreifen, verwenden Sie die Befehle im Menü Unternehmen (link im Aufbau).

Es gibt zwei Benutzerstufen. Im Benutzermodus stehen einige Funktionen nicht zur Verfügung. Um in den Verwaltermodus zu wechseln, gehen Sie ins Menü Optionen und wählen Sie den Verwaltermodus aus (link im Aufbau). Die Tastenkombination Ctrl+Y wechselt den Modus ebenfalls. Der momentane Arbeitsmodus wird in der Titelleiste des Fensters angezeigt.

Daten eingeben

Die Daten des Unternehmens, der Angestellten und der Löhne werden in Masken eingegeben, die nach einem einheitlichen Muster aufgebaut sind und eingestellt werden können (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).

Die Grösse dieser Masken kann verändert werden, um weitere Zeilen oder Spalten anzuzeigen. Reicht die Höhe der Maske nicht aus, um alle Felder anzuzeigen, erscheint eine Bildlaufleiste. Wenn Ihr Bildschirm gross genug ist, können Sie die Maske vergrössern, um alle Felder auf einmal anzuzeigen und die Bildlaufleiste auszublenden.

Die Registerkarten ermöglichen den Wechsel zwischen verschiedenen Gruppen von Feldern. Sie können aber auch den Inhalt der Registerkarten verändern und auch eigene Registerkarten hinzufügen. Achtung: In den einzelnen Registerkarten dürfen jedoch verschiedene Feldarten nicht vermischt werden (§5 Felder definieren).

In jeder Zeile einer Registerkarte wird ein Feld dargestellt. Je nachdem können Felder angezeigt werden oder aber ausgeblendet sein.

Die Eingabefelder können je nach Art des Feldes Text, einen Betrag, eine Anzahl, einen Prozentsatz oder ein Datum enthalten. Gewisse Eingabefelder sind geschützt und können nicht verändert werden.

Haben Sie von Hand einen Wert in ein Eingabefeld eingegeben, zeigt die Software dies mit einem Sternchen (*) vor diesem Wert an. Wenn ein Wert also kein Sternchen aufweist, handelt es sich um einen Standardwert oder um einen automatisch berechneten Wert. Ein vom Vormonat übernommener Wert wird ebenfalls mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Um einen eingegebenen Wert durch den Standardwert des Feldes zu ersetzen (z. B. ein Berechnungsergebnis, eine Basis oder einen Koeffizienten aus den Daten des/der Angestellten), klicken Sie auf das Sternchen. In der Liste werden dann der mit dem Sternchen gekennzeichnete manuell erfasste Wert und der Standardwert angezeigt. Sie können auch den manuell erfassten Wert löschen und das Feld wechseln.

Wenn Sie den Inhalt eines Feldes ändern, hat dieser manuell eingegebene Inhalt Vorrang vor den von Crésus ermittelten und dort vorhandenen Werten. Angezeigt wird dies, indem die übrigen Bestandteile des Feldes durchgestrichen erscheinen. Durchgestrichene Werte werden nicht ausgedruckt.

Es kommt vor, dass die Werte für Männer und Frauen unterschiedlich sind. In diesem Fall erscheinen zwei Spalten, Männer und Frauen sowie zwei Eingabefelder für die Erfassung der Werte. Hat es in der Spalte Frauen kein Eingabefeld, gilt der Wert in der Spalte Männer für beide Geschlechter. Wenn Sie in der Spalte Frauen keinen Wert eingeben, gilt der Wert für Männer standardmässig auch für Frauen.

Manche Koeffizienten müssen sowohl für die Angestellten als auch für den Arbeitgeber erfasst werden. In diesem Fall erscheint der Arbeitgeberwert in einer zusätzlichen Spalte A.Wert bzw. in zwei Spalten A.Männer und A.Frauen, wenn der Wert geschlechterspezifisch ist. Manchmal ist es notwendig, die Maske zu vergrössern, um die Spalte A.Frauen sichtbar zu machen.

Bei der Eingabe der Löhne können mehrere Spalten erscheinen, nämlich je eine Spalte für die Basis, den Koeffizienten und den Betrag der Einkunft oder des Abzugs.

• Die Spalte A.Wert betrifft den Arbeitgeberanteil.
• In den Spalten AHV, UVG, Steuer QS KK usw. werden die Werte angezeigt, auf denen die verschiedenen Beiträge erhoben werden.

Siehe auch link im Aufbau.

Im Verwaltermodus (link im Aufbau) können Sie mit der Schaltfläche Einstellen (§26.2 Felder der Registerkarte) die Registerkarten ändern oder eigene Registerkarten erstellen, um die Eingabe an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

In den Eingabemasken erscheinen die Namen gewisser Felder in Blau. Wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, verwandelt er sich in einen Finger. Wenn Sie darauf klicken, werden die Werte dieses Feldes für die einzelnen Perioden angezeigt. So können Sie die Werte der bereits erfassten Löhne anzeigen lassen oder Werte im Voraus eingeben. Diese Methode wurde konsequent bei allen Feldern angewendet, sodass Sie beispielsweise sogar den Firmennamen ab einem bestimmten Monat ändern können.

Kontrollkästchen

Die Felder vom Typ Ja/Nein weisen Kästchen auf, die angekreuzt werden können. Sie können die drei folgenden Status aufweisen:

• Der Wert wurde vom Benutzer auf «Nein» gesetzt (das Kästchen ist nicht angekreuzt und vor dem Feld steht ein Sternchen).

• Der Wert wurde vom Benutzer auf «Ja» gesetzt (das Kästchen ist angekreuzt und vor dem Feld steht ein Sternchen).
• Der Wert wurde vom Benutzer nicht geändert (vor dem Feld steht kein Sternchen). In diesem Fall erscheint das Kästchen je nach Standardwert des Feldes angekreuzt oder nicht angekreuzt.

Um vom manuell eingegebenen Ja-/Nein-Modus zum Standardwert zurückzukehren, klicken Sie auf von das Sternchen und wählen Sie den Wert ohne Sternchen aus der Liste aus. Sie können auch die Ctrl-Taste drücken und das Kästchen anklicken. Das Sternchen verschwindet, und das Kästchen übernimmt den Standardwert.

Eingabemasken

Die Eingabefelder zeigen am linken Rand kleine Symbole an. Diese Symbole geben den Status des Feldes an. Bei der Erstellung eines oder einer neuen Angestellten wird zum Beispiel Folgendes angezeigt:

Das bedeutet, dass der Name des/der Angestellten zwingend anzugeben ist. Sobald der Name erfasst wurde, sieht die Anzeige wie folgt aus:

Das Sternchen gibt an, dass der Name manuell erfasst wurde. Der Vorname ist kein Pflichtfeld, was Sie natürlich nicht daran hindern soll, ihn zu erfassen. Das nächste Pflichtfeld ist das Geschlecht des/der Angestellten.

Folgende Fälle können eintreten:

• 
  Nicht erfasstes Feld mit Standardwert.
• 
  Manuell erfasstes Feld. Das Sternchen kann auch grün (Format wurde überprüft und ist korrekt) oder blau sein (mit einem Hilfetext).
• 
  Information: Ein Hilfetext erklärt, wozu dieses fakultative Feld dient.
• 
  Warnung: Dieses Feld müsste ausgefüllt werden.
• 
  Hinweis: Dieses Feld müsste ausgefüllt werden.
• 
  Fehler: Dieses Feld muss ausgefüllt oder korrigiert werden, weil die Maske sonst nicht bestätigt werden kann. In diesem Beispiel handelt es sich um ein Datum.

Wenn Sie eine Eingabemaske bestätigen, werden die Felder, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, zusammengefasst. Überprüfen Sie anschliessend, ob die Daten korrekt sind, und korrigieren Sie sie gegebenenfalls.
Wenn eine ungültige Eingabe signalisiert wird, werden mit der Schaltfläche OK die zu überprüfenden Daten angezeigt. Es muss ein gültiger Wert eingegeben werden, um die Maske bestätigen zu können.

Rückwirkende Eingaben

Bei einigen Feldern kann ein Datum, ab dem die Änderung gelten soll, erfasst werden. Das ist für die Quellensteuer wichtig, damit die Skala rückwirkend angepasst werden kann.

Das gilt auch für den Satz für den 13. Monatslohn. Wenn der Satz beispielsweise nicht von Anfang an erfasst wurde, kann er in den Daten des/der Angestellten hinterlegt werden mit der Angabe, ab wann er gelten soll.

In diesem Kapitel wird erklärt, wie eine Lohndatei geöffnet und wiederhergestellt wird.

Wenn Sie Crésus Lohnbuchhaltung starten, wird automatisch die zuletzt verwendete Lohndatei geöffnet.

• Um eine andere Lohndatei zu öffnen, verwenden von Sie das Symbol  oder den Befehl Datei > Öffnen. Wählen Sie dann die gewünschte Datei (*.salx) in der Maske aus.
• Sie können auch alte Dateien öffnen: Wählen Sie die Dateitypen alter Versionen von Crésus Lohnbuchhaltung *.sal6 oder *.sal aus, um Dateien zu öffnen, die mit einer früheren Version der Software angelegt wurden (siehe Hinweis in link im Aufbau). Bitte beachten Sie, dass eine solche Datei nicht mehr mit einer älteren Softwareversion geöffnet werden kann, sobald sie mit einer neueren Version von Crésus Lohnbuchhaltung gespeichert wurde.

Bei der Berechnung eines Lohns werden die Koeffizienten und Sätze gemäss folgender Reihenfolge verwendet: Einstellungen für den Monatslohn, Daten des/der Angestellten, Daten der Abteilung und Koeffizienten des Unternehmens. Die bei den Koeffizienten des Unternehmens erfassten Sätze können also durch direkt beim Lohn oder in den Daten des/der Angestellten oder der Abteilung eingegebene Daten übersteuert werden.

Die Maske rufen Sie über den Befehl Unternehmen > Koeffizienten auf.

Bei der Beschreibung der verschiedenen Registerkarten befassen wir uns nur mit Feldern, die einer besonderen Erläuterung bedürfen.

Die Werte der verschiedenen Basen für die Berechnungen finden Sie beim Erstellen der Monatslöhne in der Registerkarte Basis.

• Die Sätze des Arbeitnehmeranteils werden in der Spalte Betrag eingegeben.
• Die Sätze des Arbeitgeberanteils werden in der Spalte A.Wert eingegeben.

Die mit der Vorlage mitgelieferten Koeffizienten des Unternehmens sind manchmal realitätsnah, dürfen aber nicht als Referenz für Ihre eigene Lohnbuchhaltung betrachtet werden, da sie je nach Kanton, Versicherung und Unternehmen unterschiedlich sind.Die Abzüge für Prämien und Beiträge werden auf 0.05 gerundet. Es ist daher möglich, dass die Annualisierung des Beitrages bei den einzelnen Monaten zu Abweichungen von 0.05 führt. Um diese Rundungsschwankungen zu vermeiden, kann Crésus die Lohnschwankungen mit dem Feld @Abz:Korrektur Rundungsfehler korrigieren, (link im Aufbau und §4.13.10 Abzüge).

Dieser Befehl geht die Daten des Unternehmens und der Angestellten durch und zeigt dann eine Zusammenfassung der Fehler und der zu überprüfenden Punkte an. Die Meldungen werden in vier Gruppen aufgeteilt. In jeder Gruppe hebt Crésus Fehler, die obligatorische Angaben betreffen und die unbedingt zu beheben sind, sowie Auslassungen, die vor Jahresende zu ergänzen sind, hervor.

Mit der per 1. Januar 2021 eingeführten Richtlinien des Bundes zur Quellenbesteuerung wurden die Berechnungsmethoden mehrheitlich harmonisiert.
Allerdings bleiben zahlreiche kantonale Regelungen bestehen. Wir verweisen auf die Richtlinien der Steuerverwaltungen der jeweiligen Kantone, für die Sie die Quellensteuern einziehen müssen.

Crésus kann mit den von den kantonalen Verwaltungen zur Verfügung gestellten Tarifen automatisch die Quellensteuer verarbeiten.

Beim Jahreswechsel werden die Steuersätze automatisch angepasst, sofern Crésus Lohnbuchhaltung auf dem neusten Stand ist.

Die Grundeinstellungen werden unter §28.2 Einstellungen beschrieben.

Die Einstellungen und die Berechnungsarten für die Quellensteuer werden unter §31 Berechnung der Quellensteuer beschrieben.

Welche Angaben in den Daten des/der Angestellten zu ergänzen sind, wird unter §4.3 Quellensteuer beschrieben.

Der Abzug für die Quellensteuer findet sich in der Registerkarte Abzüge beim Monatslohn §4.13.10 Abzüge.

Mit den Befehlen des Menüs Personal können Sie neue Angestellte erfassen, die Daten eines Angestellten ändern oder einen Angestellten aus der Liste löschen. In diesem Menü finden Sie auch die Befehle, um Monatslöhne zu erstellen oder zu löschen.

Auf dem Startbildschirm (link im Aufbau) wird die Erstellung oder die Änderung von Angestellten vorgeschlagen.

Auf dieser Registerkarte finden Sie genauere Angaben für die Berechnung des Angestelltenlohns.

• Wenn Lohn unter der AHV-Befreiungsgrenze liegt
  Wenn der Jahreslohn eines Angestellten unter der in den Koeffizienten des Unternehmens definierten Befreiungsgrenze liegt (link im Aufbau), ist der Angestellte in der Regel nicht AHV-/ALV-pflichtig. Die Liste zeigt drei Optionen an:
  • AHV-Beitrag entrichtet, selbst wenn Lohn die Befreiungsgrenze nicht überschreitet: Der AHV-Beitrag wird auch dann abgezogen, wenn der Jahreslohn des Angestellten die in den Koeffizienten des Unternehmens definierte Befreiungsgrenze nicht überschreitet.
  • AHV-Beitrag entrichtet, aber am Jahresende zurückerstattet: Die Beiträge werden jeden Monat abgezogen. Am Jahresende oder wenn der Angestellte das Unternehmen verlässt, nimmt Crésus einen negativen Abzug (also eine Rückerstattung) vor, der dem Betrag der Beiträge entspricht, sofern der Lohn unter der Befreiungsgrenze liegt. So vermeidet man einen nachträglichen Abzug, sobald der Jahreslohn die Grenze überschreitet.
  • AHV-Beitrag entrichtet und nachgeführt, nachdem Befreiungsgrenze erreicht ist: Solange der kumulierte Lohn unterhalb der Befreiungsgrenze liegt, werden keine AHV-Beiträge abgezogen. Wird die Beitragsgrenze aber überschritten, nimmt Crésus einen nachträglichen Abzug vor, damit die AHV-Beiträge auf dem gesamten AHV-pflichtigen Lohn erhoben werden. Der Betrag dieses nachträglichen Abzugs kann beträchtlich sein und allenfalls gar zu einem negativen Lohnbetrag führen.
• Beschäftigungsgrad: Dieser dient auch als Grundlage für die Berechnung des Quellensteuersatzes und die Lohnkorrektur. Auf dieser Basis wird die Anzahl Arbeitsstunden pro Tag und pro Woche ermittelt. Der in den Daten des/der Angestellten angegebene Beschäftigungsgrad wird bei der Lohnerstellung automatisch übernommen.
• Hat ein Angestellter keinen festen Beschäftigungsgrad, aktivieren Sie das Kästchen Angestellter mit unregelmässiger Arbeit. Wird in dieser Situation diese Option nicht aktiviert, wird der Beschäftigungsgrad jeden Monat anhand der geleisteten Arbeitsstunden berechnet.
• Monatslohn fest: fester Lohn für eine im Monatslohn angestellte Person. Sie können hier auch den Lohn eines Teilzeitangestellten angeben. Zum Beispiel für einen Angestellten, der bei einem Beschäftigungsgrad von 60 % 4200.– verdient.
• Basisstundenlohn: Geben Sie hier den Tarif einer Arbeitsstunde für Angestellte im Stundenlohn ein.

Achten Sie darauf, nur eine Lohnart einzugeben. Geben sie beispielsweise nicht einen Monatslohn und einen Stundenlohn ein; dies könnte zu Problemen bei der Bestimmung des Jahreslohns führen.

• Extrastunden 100 % / Stundenlohn 125 %/150 % (der Prozentsatz wird in den Stammdaten des Unternehmens angegeben, link im Aufbau): Ausgehend vom Basisstundenlohn berechnet Crésus automatisch die Stundenbasis für die Überstunden. Sie können den Betrag auch manuell erfassen und so den vorgeschlagenen Lohn überschreiben.
• Nachtstunden, Wochenendstunden: Einheitswert für diese Stunden.
• Satz für 13. Monatslohn: Dieser Satz wird als Prozent von 1/12 des ausbezahlten Jahreslohnes angegeben. Hat der Angestellte Anspruch auf einen vollen 13. Monatslohn, geben Sie 100 % ein. 0 % sagt aus, dass kein 13. Monatslohn ausbezahlt wird. Die Zwischenwerte entsprechen einem teilweisen 13. Monatslohn: Wird nur ein halber 13. Monatslohn ausbezahlt, geben Sie 50 % ein, bei einem doppelten 13. Monatslohn 200 %. Der Satz wird auf die Basis 13. ^Monatslohn angewendet.

Dieser Satz wird jeden Monat gesondert gespeichert. Sie können also die Löhne von Januar bis März mit 50 % berechnen, dann von April bis Dezember mit 100 %. Der Betrag des 13. Monatslohns wird dann im Dezember mit drei Monaten zu 50 % und neun Monaten zu 100 % berechnet. Dieser Satz kann rückwirkend auf das erfasste Datum geändert werden.Bezahlt das Unternehmen pro Monat nicht 1/12 des Lohnes (8,333333 %), sondern z. B. nur 8,3 %, geben Sie hier 8.3 × 12 ein, also 99,60 %

• Muss dieser Satz rückwirkend geändert werden, erfassen Sie das Datum im Feld Satz für 13. Monatslohn, neu ab dem
• Auszahlung des 13. Monatslohns jeden Monat: Ist diese Option aktiv, wird der 13. Monatslohn jeden Monat zum Lohn hinzugerechnet. Andernfalls wird er nur für die ausgewählten Perioden berechnet (§9 Zahlperioden) oder ausbezahlt, wenn der Angestellte aus dem Unternehmen austritt (link im Aufbau). Auf jeden Fall ist es möglich, den Betrag des 13. Monatslohns zu ändern, um bei der Berechnung des Monatslohns beim 13. Monatslohn Vorschüsse auszuzahlen oder Abzüge vorzunehmen. Ende Jahr berichtigt Crésus den gesamten Jahresbetrag bei der Jahresendberechnung (siehe Beispiele unter §20 Anwendungsbeispiele).
• Übertrag 13. Monatslohn vom Vorjahr: Geben Sie hier den Restbetrag des 13. Monatslohns an, der dem Angestellten Anfang Jahr geschuldet ist. Dieser Betrag wird zum nächsten berechneten 13. Monatslohn hinzugerechnet. Ende Jahr überträgt die Software den nicht ausbezahlten Restbetrag für den 13. Monatslohn automatisch auf das nächste Jahr. Bei Bedarf ist dieser Übertrag zu korrigieren.
• Ferien tageweise bezahlen: Standardmässig schlägt Crésus als Feriengeld einen Prozentsatz des ausbezahlten Lohns vor, aber gewisse Unternehmen bezahlen das Feriengeld pro bezogenen Ferientag aus. Ist diese Option aktiviert, müssen Sie einen Prozentsatz des Feriengelds im Verhältnis zu einem normalen Arbeitstag angeben. Gilt für Ferientage derselbe Ansatz wie für Arbeitstage, geben Sie 100 % ein. Werden für einen Ferientag ¾ eines Arbeitstages bezahlt, geben Sie 75 % ein.
• Prozentsatz Feriengeld (%): ermöglicht die Berechnung des geschuldeten Feriengelds in Prozent des bezahlten Lohnes. Ist diese Option aktiviert, wird der Satz auf dem Stundenlohn angewandt. Ansonsten wird der Satz auf den kumulierten Lohnbestandteilen angewandt, die Anspruch auf die Entschädigungen gewähren, d. h. die Basis Ferien (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte und §5.7 Erstellung eigener Felder).
• Feriengeld jeden Monat bezahlen: siehe oben «Auszahlung des 13. Monatslohns».
• Übertrag Feriengeld vom Vorjahr: siehe oben «Übertrag 13. Monatslohn vom Vorjahr».
• Feiertagsentschädigungssatz (%) und Feiertage tageweise bezahlen: werden wie die oben beschriebenen Ferienfelder verwendet.
• Veranschlagte Jahresprämie: Wenn diese Angabe ergänzt wird, kann die Auszahlung einer Prämie im Voraus berücksichtigt werden, die für die Berechnung des steuerbaren Jahreslohns verwendet wird (link im Aufbau).

Je nachdem, ob das Feriengeld unter Berücksichtigung der Feiertagsentschädigungen oder umgekehrt die Feiertagsentschädigungen basierend auf dem Feriengeld berechnet werden müssen, sind die Basen der betreffenden Felder anzupassen (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte).. Standardmässig werden die Feiertage bei der Basis für die Ferien berücksichtigt.

• Arbeitnehmer ist AHV-/ALV-pflichtig: Diese Kästchen dürfen nur in seltenen Sonderfällen deaktiviert werden, wenn keine Beiträge vom Lohn des Angestellten abgezogen werden. Crésus berücksichtigt das Alter des Angestellten entsprechend den Angaben bei den Koeffizienten des Unternehmens (link im Aufbau). Die Markierung darf somit bei Angestellten, die für eine Beitragszahlung zu jung sind, sowie bei solchen, die das Rentenalter erreichen, nicht entfernt werden. Dies geschieht automatisch.
• Arbeitnehmer bezahlt Mutterschaftsversicherung (GE) (betrifft nur Angestellte von Genfer Unternehmen): Hier wird bestimmt, ob Crésus den Beitrag der Mutterschaftsversicherung zu dem bei den Koeffizienten des Unternehmens angegebenen Satz abziehen muss.
• LPCFam-pflichtiger Arbeitnehmer (betrifft nur Angestellte von Waadtländer Unternehmen): Hier wird bestimmt, ob Crésus den LPCFam-Beitrag zu dem bei den Koeffizienten des Unternehmens angegebenen Satz abziehen muss.
• Arbeitnehmer unterliegt der Quellensteuer: Die Einstellungen zu dieser Option werden unter §4.3 Quellensteuer beschrieben.
• Arbeitnehmer unterliegt ausländischen Sozialversicherungen: In bestimmten Situationen bezahlen Angestellte keine Sozialversicherungsbeiträge in der Schweiz, sondern sie sind den Bedingungen ihres Wohnsitzlandes unterstellt. In diesem Fall werden die Optionen Arbeitnehmer ist AHV-pflichtig / Arbeitnehmer ist ALV-pflichtig automatisch deaktiviert. Mehr dazu unter §4.9 Ausländische Sozialversicherungsbeiträge.

Bestimmte bestehende Felder stehen bei der Erstellung einer neuen Datei nicht standardmässig zur Verfügung. Sie müssen in den Verwaltermodus wechseln und können anschliessend über die Einstellungen der Registerkarte die betreffenden Felder anzeigen lassen (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen). Zum Beispiel:

• Vollzeitlohn bei variablem Monatslohn: Kann verwendet werden für einen Teilzeitangestellten oder einen unregelmässig beschäftigten Angestellten. Geben Sie hier ein, wie viel er bei einem Beschäftigungsgrad von 100 % verdienen würde. Der Lohn wird anhand des Beschäftigungsgrads korrigiert. Ein Vollzeitlohn von 7000.– ergibt bei einem Beschäftigungsgrad von 60 % einen Monatslohn von 4200.–. Der in den Daten des/der Angestellten erfassten Beschäftigungsgrad wird automatisch in jeden Lohn übertragen, wo er angepasst werden kann.
• Tageslohn: Betrag, der Angestellten im Tageslohn für einen Arbeitstag bezahlt wird.
• Berechneter BVG-pflichtiger Jahresbetrag: Crésus ermittelt diesen Betrag anhand der BVG-pflichtigen Felder (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte). Er wird bei der Verwaltung der BVG-Lohnmeldung vorgeschlagen.
• Übermittelter BVG-pflichtiger Jahresbetrag: Dieser Betrag wird bei der Einreichung des Beitragsgesuchs bei der BVG-Kasse über Swissdec übermittelt. Es handelt sich somit um den geschätzten Lohn für das kommende Jahr. Sie können von Hand einen anderen Betrag als den oben berechneten Wert eingeben.

Die Bankverbindung des Angestellten ist obligatorisch, wenn Sie elektronische Zahlungsmittel verwenden möchten. Sie können auch für verschiedene Dokumente wie Gutschriften verwendet werden.

• Benutzt ein PostFinance-Konto: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie den Lohn auf das Postkonto des Angestellten überweisen wollen. Ist diese Option nicht aktiv, geht Crésus davon aus, dass die angegebene PostFinance-Kontonummer diejenige der Bank des Angestellten ist.
• Bankkonto-Nr. des Arbeitnehmers: ist vorzugsweise als IBAN anzugeben (z. B. CH17 0076 7000 K080 8186 7). Es kann natürlich auch die IBAN eines PostFinance-Kontos angegeben werden.

Die Syntax der Bankkontonummern für die elektronische Zahlung ist sehr strikt und hängt von der jeweiligen Bank ab. Achten Sie insbesondere auf die Trennungszeichen.Damit Crésus die elektronischen Zahlungen ausführen kann, sollten auch die Zahlungsdaten des Unternehmens eingegeben werden (link im Aufbau).

Sind all diese Daten erfasst, verwenden Sie den Befehl Datei > DTA/EZAG-Datei erstellen, um eine Zahlungsdatei zu erstellen, die an Ihre Bank oder an PostFinance zu übermitteln ist (§16 Elektronische Zahlungen (ISO-20022-Dateien)).

Ausführliche Erklärungen und Einstellbeispiele für die Quellensteuer finden Sie unter §31 Berechnung der Quellensteuer in diesem Handbuch.

Daten des/der Angestellten, Registerkarte Quellensteuer:

• Lohnauszahlungsperiode: Wenn der Arbeitnehmer seinen Lohn nicht regelmässig einmal pro Monat erhält, wird der Steuersatz gemäss den Richtlinien auf der Basis einer Vollzeitstelle berechnet.
• Arbeitnehmer unterliegt der Quellensteuer: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Crésus einen Quellensteuerabzug vornehmen muss.
  Wenn der Arbeitnehmer die Bedingungen erfüllt und das Kästchen nicht angekreuzt wurde, zeigt Crésus eine Warnung an, zwingt Sie aber nicht, den Arbeitnehmer der Quellensteuer zu unterstellen.
• Arbeitnehmer für QST Meldungen ignorieren: Anhand dieser Option können Sie die Quellensteuer manuell verarbeiten, ohne die Einschränkungen durch die Richtlinien, etwa bei bestimmten kantonalen Ausnahmen oder um die Quellensteuer für Künstler, Sportlerinnen oder Referenten zu berechnen. Der oder die Angestellte wird in der Swissdec-Abrechnung nicht aufgeführt. Die Abrechnung ist in Form einer Papierliste oder über das Portal der Steuerverwaltung einzureichen.
  Dank dieser Option können Sie den Steuersatz im Feld QS-Tarif ausserhalb Swissdec eingeben oder ihn jeden Monat für die Lohnberechnung erfassen.

  Sie können die Methode unter dem Jahr wechseln, sofern die Abrechnungen nicht über Swissdec an die Steuerverwaltung übermittelt wurden.
  Wenn ein Wechsel möglich ist, gibt Crésus Lohnbuchhaltung an, ob Löhne bereits mit den Swissdec-Vorgaben berechnet wurden. Der Betrag der bereits berechneten QS wird für die betroffenen Löhne verschoben, und zwar vom Feld 5060. Quellensteuerabzug zum Feld 5060.1 Quellensteuerabzug ausserhalb Swissdec.
  Falls die Abrechnungen bereits übermittelt wurden, müssen Sie sich bei der Steuerbehörde des betreffenden Kantons vergewissern, dass der Wechsel genehmigt wird. Um ggf. erforderliche Anpassungen vornehmen zu können, nehmen Sie mit dem technischen Support von Epsitec Kontakt auf.

• Schweizer Ehepartner / C-Bewilligung Ehepartner: Ist der Ehepartner des Angestellten Schweizer oder hat er eine C-Bewilligung, ist der Angestellte nicht der Quellensteuer unterstellt. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option.
• Flüchtling: Handelt es sich beim Angestellten um einen politischen Flüchtling, ist er nicht der Quellensteuer unterstellt, sondern wird nach dem normalen Verfahren besteuert. Aktivieren Sie die Option bei Bedarf.
• QST: Grenzgängertyp: Wenn ein Angestellter im Ausland ansässig ist, kann er über eine Adresse in der Schweiz verfügen oder jeden Tag nach Hause ins Ausland zurückkehren. Allenfalls profitiert er von der Ausnahme, die es ihm erlaubt, seine Steuern im Wohnsitzland zu entrichten. Ist der Angestellte ein in Frankreich wohnhafter Grenzgänger und kehrt er jeden Abend an seinen Wohnsitz zurück, ist er allenfalls in Frankreich und nicht in der Schweiz steuerpflichtig. In diesem Fall muss er eine Attestation de résidence fiscale française (Bescheinigung des steuerlichen Wohnsitzes in Frankreich) vorlegen. Dann wählen Sie die Option Sondervereinbarung mit Frankreich aus. Der Steuersatz beträgt 0 %, aber der Angestellte wird evtl. im Dokument 3-9. Namenliste der Grenzgänger (Frankreich) oder im Export QS: Export Grenzgänger aufgeführt.
• Besteuerungs-/Wohnsitzgemeinde: Hierbei handelt es sich um die Steuergemeinde, nicht zu verwechseln mit dem Ort. Jede Steuergemeinde hat eine Nummer und kann mehrere Orte umfassen. In der Regel gehört ein Ort nur zu einer Steuergemeinde, aber es gibt Ausnahmen. Eine Steuergemeinde kann mehrere PLZ umfassen, wie Lausanne und Umgebung, wo die meisten PLZ der Steuergemeinde 5586 zugeordnet sind. Es kommt auch vor, dass eine einzige PLZ mehreren Steuergemeinden zugeordnet ist, etwa bei «1032 Romanel-sur-Lausanne». Diese PLZ kann den Steuergemeinden 5586 und 5592 zugewiesen werden.
• QST: Beschäftigungsart der Person: Geben Sie an, ob es sich um eine Haupt- oder um eine Nebentätigkeit handelt.
• QST: Weitere Beschäftigungen: Geben Sie an, ob die angestellte Person einer weiteren Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber nachgeht.
  Ggf. ist der Beschäftigungsgrad bei anderen Arbeitgebern anzugeben (siehe unten).
• QST: Rente: Geben Sie an, ob der Angestellte eine Rente bezieht.
• Berechnet den QS-Satz anhand des Medianlohns: Bei einem Angestellten, der der Quellensteuer unterstellt ist und der mehrere Erwerbstätigkeiten ausübt, kann der vertragliche Beschäftigungsgrad (siehe unten) nicht angegeben werden (z. B. bei einem Hauswart, der einen festen Lohn erhält, unabhängig vom Zeitaufwand). In diesem Fall wird der Steuersatz anhand eines Medianlohns festgelegt, der im Steuertarif definiert ist. Diese Methode sollte für Löhne nach Zeitaufwand (Stunden-, Tages- oder Wochenlohn) nicht verwendet werden.
• Vertraglicher Beschäftigungsgrad (%): Bei nur einer Erwerbstätigkeit (kein anderer Arbeitgeber) wird der Beschäftigungsgrad nicht berücksichtigt. Der Steuersatz wird anhand des effektiven Lohns berechnet.
  Wenn ein Angestellter einen festen Lohn bezieht, ist der vertraglicher Beschäftigungsgrad anzugeben.
  Wird ein Angestellter im Stunden- oder Tageslohn bezahlt, wird der Beschäftigungsgrad jeden Monat anhand der geleisteten Stunden berechnet.
• Beschäftigungsgrad bei anderen Arbeitgebern: Arbeitet ein Angestellter für mehrere Arbeitgeber (Modus «Weitere Beschäftigungen» siehe oben), wird der Steuersatz anhand des kumulierten Beschäftigungsgrads bei allen Arbeitgebern berechnet.
  Wird der vertragliche Beschäftigungsgrad nicht angegeben, wird er jeden Monat anhand der geleisteten Arbeitsstunden berechnet.
  Wenn der Beschäftigungsgrad bei anderen Arbeitgebern nicht angegeben ist, entspricht der Steuersatz einer Vollzeitbeschäftigung.
• Quellensteuercode: Wählen Sie den Steuertarif aus. Der Code ist schweizweit gleich. Der Besteuerungskanton bestimmt die Berechnungsmethode und den Steuersatz.
  Crésus schlägt keinen Steuertarif vor. Sie müssen den korrekten Code angeben. Das Programm weist aber auf gewisse Diskrepanzen hin, etwa beim Zivilstand.
  Kontaktieren Sie bei Fragen die zuständige kantonale Steuerverwaltung.
  

Ist der Angestellte in Deutschland wohnhaft und wird der passende Code vom Kanton nicht angeboten, wählen Sie den normalen Steuertarif, der für einen Angestellten, der im Kanton wohnt, bestimmt ist. Aktivieren Sie dann die Option «Grenzgänger Deutschland»: Crésus wendet dann einen festen Steuersatz von 4,5 % an.

• QS-Tarif ausserhalb Swissdec: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die weiter oben beschriebene Option Arbeitnehmer für QST-Meldungen ignorieren aktiviert wurde. Der manuell festgelegte Satz wird auf den jeweiligen Monatslohn angewandt, wo er aber noch angepasst werden kann.
• Datum des Steuertarifwechsels: Bei einem Wechsel des Quellensteuercodes ist das Änderungsdatum anzugeben, das immer am Monatsersten ist. Die Änderung kann rückwirkend erfolgen. Crésus berechnet die Differenz und wendet diese auf den Monatslohn an.
• Spezialcode nach Absprache mit kant. Steueramt: In einigen Fällen kann die kantonale Steuerbehörde dem Angestellten einen Steuercode zuweisen, der von der Norm abweicht, z. B. bei einer alleinstehenden Person ohne ihre Kinder im Haushalt, die aber für ihre Kinder aufkommt, oder wenn ein Angestellter dem Tarif C untersteht, dessen Satz angepasst werden muss (Kanton Genf). Dann ist diese Option zu aktivieren.
• QST: Konfession: Wenn der Quellensteuercode die Kirchensteuer umfasst (Code endet auf Y), ist die betreffenden Konfession anzugeben.
• QST: Lebt in Konkubinat: Bei ledigen Angestellten ist anzugeben, ob sie im Konkubinat leben.
• Alleinstehend mit Kindern: Ledige oder geschiedene Angestellte sowie Witwer und Witwen können Kinder in ihrer Obhut haben. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option.
• QST: Anzahl Kinder: Dieses Feld übernimmt automatisch die Kinder, die in der Registerkarte Zulagen in den Daten des/der Angestellten erfasst wurden, und berücksichtigt dabei das Datum Ende der Miteinbezugnahme für QST (§4.6 Zulagen). Entspricht der Code nicht der Anzahl Kinder in Obhut, gibt Crésus eine entsprechende Meldung aus.

Bei minderjährigen Kindern besteht automatisch ein Anspruch auf Familienzulagen. Im Jahr, in dem sie das Erwachsenenalter erreichen, ist mit dem Kanton abzuklären, ob sie für den Koeffizienten einbezogen werden müssen. In einigen Fällen wird der Anspruch bis zum 25. Lebensjahr verlängert, etwa wenn das Kind im Studium oder in einer Lehre ist. Kontaktieren Sie die kantonale Steuerverwaltung, um zu überprüfen, ob der Angestellte Anspruch auf diese Verlängerung hat.

Hinweise:

• Wenn der Angestellte verheiratet ist oder im Konkubinat lebt, müssen Angaben zum Partner gemacht werden.
• Ist der Angestellte nicht mehr quellensteuerpflichtig, achten Sie bitte darauf, dass der Quellensteuercode in <keiner> geändert wird, und deaktivieren Sie die Option Arbeitnehmer unterliegt der Quellensteuer. Soll die Änderung rückwirkend gelten, geben Sie bitte das Datum des Steuertarifwechsels ein. Bei der nächsten Lohnberechnung gibt Crésus den Austritt des Angestellten per Ende des vorherigen Lohns an.

Crésus führt verschiedene Überprüfungen durch und zeigt manchmal eine Meldung an.
So verlangt das Programm etwa bei Angestellten mit ausländischer Staatsangehörigkeit die Kategorie der Aufenthaltsbewilligung. Es kann ggf. auch verlangen, dass die Option Arbeitnehmer unterliegt der Quellensteuer aktiviert wird.
Allerdings stellen diese Benachrichtigungen in der Regel nur Warnungen dar, die Sie nicht daran hindern, die betreffenden Daten zu speichern. Die gespeicherten Daten werden verwendet.
Es ist wichtig, dass die erfassten Daten die effektive Situation der Angestellten abbilden.

Mitarbeitende mit schweizerischer Staatsangehörigkeit, die im Ausland wohnen, sind ebenfalls der Quellensteuer unterstellt.
In diesem Fall ist die Kategorie der Aufenthaltsbewilligung «Schweiz».

Allen Angestellten müssen folgenden Versicherungen zugeordnet werden: Unfallversicherung (UVG), Unfall-Zusatzversicherung (UVGZ), Krankentaggeld (KTG), Heilungskosten (HK) oder einer Vorsorgekasse (BVG). Diese Versicherungen werden unter Unternehmen > Versicherungen (link im Aufbau und folgende) festgelegt.

Wenden Sie bei Änderungen von Versicherungen, die mehrere Angestellte betreffen, das Verfahren für die gebündelte Zuweisung an (§37 Registerkarte Speziell).

Wählen Sie in jeder Drop-down-Liste die entsprechende Versicherung.

Bezahlt der Angestellte für eine Versicherungsart keine Beiträge, sollte ihr jeweils die Kat. 0 zugeordnet werden. So erscheint der Angestellte in der entsprechenden Liste als nicht beitragszahlend.

• UVG-Code: Angestellten sind zwingend einer Risikoklasse Ihrer Unfallversicherung zuzuordnen. Ansonsten können Sie weder die Dateneingabe bestätigen noch einen Lohn erfassen. Der Beitrag für die Berufsunfallversicherung geht immer zulasten des Arbeitgebers. Der Beitrag an die Nichtberufsunfallversicherung wird in der Regel vom Angestellten getragen, Ausnahmen sind aber möglich. Der Code, der bei der Definition der Versicherung festgelegt wird, gibt an, wie der NBUV-Anteil der obligatorischen Unfallversicherung entrichtet wird.

Der Code wird aus einem Buchstaben und einer Ziffer gebildet (link im Aufbau). Der Buchstabe entspricht der Risikoklasse. Die Ziffer gibt an, wer den Beitrag für die Nichtberufsunfallversicherung bezahlt:

• 0 = Es gibt weder einen NBUV- noch einen BUV-Anteil.
• 1 = NBUV-Anteil wird vom Angestellten getragen.
• 2 = NBUV-Anteil wird von einem Dritten getragen.
• 3 = keine NBUV-Beiträge, der Angestellte arbeitet weniger als 8 Stunden pro Woche.

Der Angestellte kann zwei Unfall-Zusatzversicherungen angeschlossen sein. Bei der ersten handelt es sich um die Zusatzversicherung, die den (auf CHF 126 000.–/Jahr plafonierten) Anteil des UVG-Lohns abdeckt, der nicht von der Grundversicherung gedeckt wird, die zweite – UVGZ-Versicherung und UVGZ-Versicherung (2) – ist in der Regel die Zusatzversicherung mit erhöhter Obergrenze, die den übrigen Lohnanteil übernimmt.

Die zweite Versicherung kann erst gewählt werden, nachdem die erste definiert wurde. Der Beitrag für die UVGZ-Versicherung (2) wird nur auf dem Lohnanteil berechnet, der die Obergrenze überschreitet (link im Aufbau). Gehört die ausgewählte Versicherung der Kategorie Fixe Lohnsumme an, werden die Felder für den monatlich abzuziehenden festen Betrag angezeigt. Die erste Spalte enthält die Werte für den Arbeitnehmeranteil, die zweite, mit der Überschrift A.Wert, die Werte für den Arbeitgeberanteil.

• KTG-Versicherung und KTG-Versicherung (2): Die Angestellten sind grundsätzlich gegen Erwerbsausfall im Krankheitsfall versichert. Es kann auch eine zusätzliche KTG-Versicherung (2) vorhanden sein. Die Angaben werden wie bei der UVGZ (siehe oben) erfasst.
• BVG-Code und BVG-Code (2): Wählen Sie in der Drop-down-Liste den Namen der Versicherung für die zweite Säule des Versicherten. Wenn Altersklassen definiert wurden (link im Aufbau), erfolgt der Übergang in die nächste Altersklasse automatisch. Der Angestellte kann zwei Vorsorgeeinrichtungen angeschlossen sein.
• BVG Festbetrag und BVGZ-Festbetrag: Meldet Ihnen die Versicherung statt der Sätze die Prämienbeträge, geben Sie hier den monatlich abzuziehenden Betrag ein. Erfassen Sie in der ersten Spalte den Anteil des Angestellten und in der Spalte A.Wert den Anteil des Arbeitgebers. Wenn Sie eine vom Swissdec-Distributor vorgesehene Lohnmeldung vorgenommen haben, werden die festen Beträge nach dem Verfahren für die Bearbeitung der von Ihrer Versicherung zurückgeschickten Datei eingegeben (link im Aufbau).

Wenn Sie einen Festbetrag eingegeben haben, werden die Werte, die anhand der BVG-Sätze berechnet wurden, nicht beachtet.Der feste Beitrag wird im Verhältnis zur Lohnperiode angesetzt. Tritt der Angestellte während des Monats in das Unternehmen ein bzw. verlässt er es unter dem Monat, wird der Beitrag entsprechend dem Eintritts-/Austrittsdatum berechnet. Für eine Periode der Dauer null erfolgt kein BVG-Abzug, z. B. wenn der 13. Monatslohn separat ausbezahlt wird.

Bei Abwesenheit setzt sich der Lohn des Angestellten in der Regel aus einem Arbeitgeberteil und einem Versicherungsteil zusammen. Die Berechnung dieser Beträge hängt vom Unternehmen und von der Versicherung ab. Die genauen Beträge können von Hand eingegeben oder direkt bei der Erfassung des betreffenden Lohnes geändert werden.

Unter §4.13.5 Taggelder wird erklärt, wie die Monatsdaten bei krankheits- oder unfallbedingter Abwesenheit erfasst werden.

Die angezeigten Werte werden anhand der unter Unternehmen > Koeffizienten > Einkünfte eingegebenen Sätze und Einstellungen vorgeschlagen (link im Aufbau).

• Taggelder Krankheit u. Unfall pro Stunde eingeben: Diese Option ist für Angestellte im Stundenlohn vorgesehen. Ist sie aktiviert, kann für die Taggelder die Stundenzahl eingegeben werden. Andernfalls geben Sie eine Anzahl Tage ein, und der Stundenlohn wird in einen Tageslohn umgewandelt.
• Basis für Tageslohn-Korrektur: Bei Abwesenheit wegen Krankheit, Unfall, Mutterschaft oder Militärdienst ist vom Monatslohn des/der Angestellten der den nicht geleisteten Arbeitstagen entsprechende Lohnbetrag abzuziehen. Crésus schlägt einen Tageswert vor, der anhand des Jahreslohns geteilt durch 365 oder 360 (je nach den Einstellungen für das Unternehmen) berechnet wird (link im Aufbau).
• Basis Krankheit / Unfall pro Tag (oder pro Stunde): Verwenden Sie diese Parameter, um den Wert des Taggeldes für einen Tag (bzw. eine Stunde) vorzugeben. Sie wird mit dem in den Koeffizienten des Unternehmens definierten Satz multipliziert. Ist das Feld leer, schlägt Crésus einen Wert vor, der anhand des Jahreslohns geteilt durch 365 oder 360 (je nach den Einstellungen für das Unternehmen) berechnet wird (link im Aufbau).
• Unfalllohn, erste Tage,
  Unfalltaggeld, Folgetage,
  Unfall-Zusatzgeld,
  Unfall-Zusatzlohn pro Tag: Crésus berechnet den Wert eines Taggeldes automatisch anhand des Monatslohns, der Prozentsätze für das Feriengeld und den 13. Monatslohn und der Anzahl Tage pro Monat. Dabei werden der vorrangige Wert und der in den Einstellungen für das Unternehmen angegebene Satz für die ersten Tage berücksichtigt (link im Aufbau). Dieser Wert wird für die Berechnung der Taggelder verwendet und kann von Hand geändert werden.
• Der Lohn, erste Tage entspricht dem vom Arbeitgeber abgedeckten Anteil während der Karenzfrist, bevor die Versicherung Taggelder ausrichtet.
• Das Taggeld, Folgetage ist der von der Grundversicherung ausgerichtete Teil.
• Das Zusatztaggeld ist der Betrag, der von der Versicherung bezahlt wird, die den nicht von der Grundversicherung gedeckten Teil abdeckt.
• Der Zusatzlohn ist der Betrag, der vom Arbeitgeber bezahlt wird und der den von der Versicherung nicht abgedeckten Teil abdeckt.
• Unfallstundenlohn, erste Tage: Dieser Wert wird angezeigt, wenn die Option «Taggelder Krankheit u. Unfall pro Stunde eingeben» aktiviert ist, und entspricht dem oben erwähnten Unfalllohn, erste Tage.
• Unfallstundengeld, Folgetage: Dieser Wert wird angezeigt, wenn die Option «Taggelder Krankheit u. Unfall pro Stunde eingeben» aktiviert ist, und entspricht dem oben erwähnten Unfalltaggeld, Folgetage.
• Lohneinbusse ausgeglichen (Unfall): Bei unfallbedingter Abwesenheit deckt die Versicherung in der Regel nicht den ganzen Lohn (link im Aufbau). Dadurch entsteht für den Angestellten eine Lohneinbusse, die berechnet und im entsprechenden Feld der Registerkarte Unfall/Krankheit/Mutterschaft Lohnes angezeigt wird (§4.13.5 Taggelder). Das Unternehmen kann den Lohnzusatz (ungedeckten Anteil) übernehmen. Damit das Programm automatisch das Feld Lohneinbusse ausgeglichen ausfüllt, ist diese Option zu aktivieren.

Die oben stehenden Erläuterungen gelten auch für die Felder zum Krankentaggeld.

Der Anspruch auf Familienzulagen besteht von Amtes wegen ab dem Monat, in dem das Kind geboren wird, bis zum 16. Geburtstag des Kindes.

Der Anspruch kann unter bestimmten Bedingungen über das 16. Lebensjahr hinaus und bis zum vollendeten 25. Lebensjahr ausgedehnt werden: Kind in Ausbildung, Betreuung eines behinderten Kindes usw.

Für jedes Kind sind folgende Felder auszufüllen: Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum.

Das Datum Ende der Miteinbezugnahme wird von Crésus anhand des Geburtsdatums und mit der Begrenzung auf das vollendete 16. Lebensjahr berechnet.
Wenn der Anspruch verlängert werden kann, ist das Enddatum des Anspruchs manuell zu erfassen.

Die Beträge für die Kinderzulagen sowie die Altersgruppen werden in der Registerkarte FAK unter dem Befehl Unternehmen > Versicherungen erfasst (link im Aufbau).

Zulage für …: gibt die Art der für das betreffende Kind erhaltene Zulage an

• Zulage nach Altersgruppe: Crésus weist das Kind der Altersgruppe A zu, wenn das festgelegte Alter noch nicht erreicht wurde. Wurde das Alter erreicht, zeigt Crésus Folgendes an:
  
• Zulage Altersgruppe A/B: erzwingt eine Zulage für die Altersgruppe A/B.
  Wenn das Kind das Höchstalter für diese Gruppe erreicht hat, zeigt Crésus einen Hinweis an, dass der Betrag beim nächsten Lohn nicht mehr berechnet wird.
  

Die Anzahl Kinder mit einer Zulage für die Altersgruppe A, B oder C bestimmt den Gesamtbetrag der Familienzulagen (FamZ), einschliesslich grosser Familien.

Alle Kinderzulagen sind auf der Lohnabrechnung und für die Verbuchung unter Kinderzulagen (alle) zusammengefasst.

Unterschieden werden die Zulagen, die von der Versicherung direkt dem Angestellten überwiesen werden, sowie die Zulagen, die vom Arbeitgeber entrichtet werden. Unabhängig vom gewählten Mechanismus muss der Betrag bekannt sein, falls der Angestellte der Quellensteuer unterliegt (§4.3 Quellensteuer).

Die Beträge in der Spalte Betrag werden vom Bruttolohn des/der Angestellten abgezogen. Diese Beträge werden in der Regel als Prozentsatz der hinterlegten Basis berechnet, anhand des für jede Versicherung hinterlegten Satzes (link im Aufbau). Die Basis wird in der Spalte Basis angezeigt, der Satz in der Spalte Koeffizient. In der Spalte A.Wert werden die Beträge zulasten des Arbeitgebers angezeigt. Sie können hier oder in der Registerkarte Abzüge Arbeitgeber angepasst werden. Wenn Sie den hier von Crésus anhand der Koeffizienten des Unternehmens vorgeschlagenen Betrag ändern, müssen Sie möglicherweise auch den Arbeitgeberanteil der betreffenden Felder anpassen (§4.13.11 Abzüge Arbeitgeber).

Die Versicherungsbeiträge können auch Festbeträge sein, die in der Registerkarte Versicherungen der Daten des/der Angestellten erfasst werden (§4.4 Versicherungen).

• Korrektur Aa, KTG oder BVG: Wenn Sie im Nachhinein einen Bezug erfassen müssen, nutzen Sie bitte dieses Feld und ändern Sie nicht den Betrag des ordentlichen Beitrags, da dies sonst im Lohnausweis im Detail ausgewiesen wird.
• Quellensteuerabzug: Der Betrag wird nach der Skala, die in den Daten des/des Angestellten eingegeben wurde, abgezogen (link im Aufbau).
  Wenn die Berechnung der Quellensteuer eine Berichtigung der Beträge der Vormonate bewirkt, wird der Betrag des laufenden Monats bereits entsprechend angepasst. Es gibt daher weder eine Basis noch einen Koeffizienten. Die Berichtigung des Betrags wird auf der Rückseite der Lohnabrechnung ausgedruckt.
• Berechnet die Quellensteuer rückwirkend: Betrag der Korrektur im Zusammenhang mit einer rückwirkenden Anpassung des Quellensteuertarifs.
• Anzahl Mahlzeiten Frühstück/Mittagessen/Abendessen: Anzahl vom Angestellten zu sich genommener Mahlzeiten; wird für die Berechnung des folgenden Abzugs benötigt.
• Kost und Logis: für Übernachtung und Verpflegung abgezogener Betrag. Das Logis ist ein im Datensatz des Angestellten vorgegebener fester monatlicher Betrag, der Preis der Mahlzeiten ergibt sich aus der Multiplikation der Einheitsbeträge mit der Anzahl Mahlzeiten (§4.7 Abzüge).

Die vom Arbeitgeber direkt an die Versicherungen des/der Angestellten bezahlten Prämien sind den Sozialabgaben unterstellt. Die folgenden Korrekturen entsprechen den Beträgen unter Vom AG übern. AN-Anteil, die sich in der Registerkarte Spezialeinkünfte befinden (§4.13.14 Spezialeinkünfte und Spezialabzüge). Das Konzept dieser geldwerten Vorteile wird unter §5.5 Felder vom Typ Abzüge beschrieben.

• Ausgleich Naturalleistungen: gleicht die Einkunft Gratiswohnung aus.
• Ausgleich geldwerte Vorteile (KTG): gleicht die Einkunft Vom AG übern. AN-Anteil KTG aus.
• Ausgleich BVG-Beiträge Arbeitgeber: gleicht den Vom AG übern. AN-Anteil BVG aus.
• Ausgleich BVG-Einkauf Arbeitgeber: gleicht den Vom AG übern. AN-Anteil BVG aus.
• Ausgleich sonstige geldwerte Vorteile: gleicht die Einkünfte Privatanteil Fahrzeug, Mitarbeiteroptionen und Arbeitnehmeraktien aus.
• Korrektur Rundungsfehler: Die Lohnbeträge, insbesondere die Sozialversicherungsbeiträge, werden jeden Monat auf 5 Rappen gerundet. Es kommt oft vor, dass ein Lohn von einem Monat zum anderen wegen aufsummierter Rundungen um 5 Rappen abweicht. Damit der Lohn nicht schwankt, können in diesem Feld die Rundungen der verschiedenen Monate ausgeglichen werden. In der Maske Unternehmen > Stammdaten können Sie im Feld Max. Korrektur Rundungsfehler die maximal zulässige Schwankung angeben (link im Aufbau).

Diese Einstellungen entsprechen den Erläuterungen unter link im Aufbau betreffend die Registerkarte Lohnausweis des Befehls Unternehmen > Koeffizienten.

Bei der Aktivierung gewisser Felder dieser Registerkarte werden weitere damit verbundene Felder angezeigt.

Zusätzliche Hinweise zum Geschäftsfahrzeug:

• Aktivieren Sie ggf. die Option Arbeitnehmer verfügt über einen Geschäftswagen, um die Felder zu dieser Naturalleistung einzublenden:

• Wert des Geschäftswagens:  Kaufpreis, inkl. allfälliger Sonderausstattung (exkl. MWST).
• Privatanteil Fahrzeug (%): Per 1. Januar 2022 wurde der offizielle Satz angepasst (von 0,8 % auf 0,9 %). Daher muss der prozentmässige Anteil Aussendienst nicht mehr angegeben werden. Der Satz von 0,9 % pro Monat (10,8 % pro Jahr) umfasst die Anfahrtswege zum Arbeitsort.
• Arbeitgeberanteil Geschäftswagen (%): Falls dies vom Steueramt akzeptiert wird, kann ein Prozentsatz des Fahrzeugwerts zulasten des Unternehmens angenommen und der Kostenanteil zulasten des Arbeitnehmers entsprechend herabgesetzt werden.
• Abzug für Benutzung des Geschäftswagens (%): Wenn der/die Angestellte einen Teil der Kosten für das Fahrzeug übernimmt, kann hier der entsprechende Anteil angegeben werden.
• Beträchtlicher Kostenanteil zulasten des Arbeitnehmers: Aktivieren Sie diese Option, wenn der/die Angestellte die Kosten für das Geschäftsfahrzeug bezahlt. Auf dem Lohnausweis wird dann folgender Vermerk angegeben:  Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären.

Weitere Angaben finden Sie auf der Website des Bundes, insbesondere in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises oder in den FAQ zu diesem Thema.

Seit 2012 und der Unterzeichnung des Freizügigkeitsabkommens zwischen der Schweiz und der Europäischen Union (FZA) sind ausserhalb der Schweiz wohnhafte Arbeitnehmende, die – parallel zu ihrer Beschäftigung in der Schweiz – in ihrem Wohnsitzland Arbeitslosenunterstützung beziehen oder dort eine wesentliche Berufstätigkeit ausüben (über 25 %, auch in Form von Telearbeit) nicht mehr den schweizerischen Sozialabgaben unterstellt.

Die Arbeitgeber entrichten daher die Sozialabgaben nicht mehr in der Schweiz, sondern übernehmen sämtliche ausländischen Sozialabgaben.

Der Arbeitnehmer ist nicht mehr den obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen in der Schweiz unterstellt (AHV, ALV, Mutterschaftsversicherung, LPCFam VD). Bei Bedarf erstellt Crésus entsprechende Versicherungsdefinitionen fürs Ausland (Code EX) und zeigt eine Registerkarte Beiträge in FW für jeden Monatslohn an.

Regeln für die Steuerpflicht

Grundsätzlich besteht die Steuerpflicht im Land, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Wenn der Angestellte nur einen Arbeitgeber hat und seine Tätigkeit ausschliesslich in dessen Unternehmen ausübt, ist die Situation einfach: Die Steuerpflicht besteht in dem Land, wo er arbeitet, unabhängig davon, ob er dort wohnhaft ist oder nicht.

Allerdings wird es komplizierter, wenn Personen gleichzeitig oder alternierend in zwei oder mehreren Ländern arbeiten. Wenn ein wesentlicher Teil der Berufstätigkeit, d. h. eine Tätigkeit, deren Arbeitszeit (oder der Lohn) 25 Prozent der gesamten Tätigkeit ausmacht – im Wohnsitzland ausgeübt wird, sind die Sozialabgaben in diesem Land zu entrichten, und zwar für alle obligatorischen Versicherungen (Alters- und Hinterlassenenversicherung, Unfall- oder Invaliditätsversicherungen, Krankenversicherung, Berufskrankheiten oder Mutterschaft, Arbeitslosenversicherung und Familienzulagen. NB: Die überobligatorischen Elemente sind von diesen Abkommen ausgenommen).

Einige Referenzen

• Wegleitung über die Versicherungspflicht in der AHV/IV (WVP). Diese Wegleitung stellt u. a. in Anhang 9, S. 164, die verschiedenen Fälle vor.
• Das Kreisschreiben Nr. 19 – Sektorielle Abkommen mit der EU legt die Fälle für das UVG fest.
• Die AHV/EL-Mitteilung Nr. 194 erklärt, wie mit Arbeitnehmenden zu verfahren ist, die bei einer ausländischen Arbeitslosenkasse angemeldet sind (z. B. Pôle emploi).

Was müssen die Schweizer Arbeitgeber machen?

Unternehmen, die Angestellte mit Mehrfachaktivität beschäftigen, müssen sich den zuständigen Stellen des jeweiligen Landes anschliessen.

In diesem Fall muss der Arbeitgeber keine in der Schweiz obligatorischen Sozialabgaben (AHV, IV, EO, UVG, obligatorischer BVG-Anteil, Familienzulagen, kantonale Beiträge für LPCFam, FFPP usw.) mehr entrichten, sondern sämtliche Sozialabgaben (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) im Wohnsitzland des Arbeitnehmers übernehmen.

Typischerweise müssen sich die Schweizer Arbeitgeber französischer Arbeitnehmer dem Centre national des firmes étrangères des URSSAF in Strassburg (www.urssaf.fr) anschliessen.

Wie hoch sind die Sozialabgaben?

Die Sozialabgaben sind in der Fremdwährung zu berechnen, basierend auf den Löhnen in Schweizer Franken, die anhand des von der Europäischen Zentralbank veröffentlichten aktuellen Wechselkurses in die Fremdwährung umgerechnet werden.

Was bringt das in Crésus Lohnbuchhaltung mit sich?

Falls es die Situation eines Angestellten erfordert, gehen Sie zur Registerkarte Stammdaten seiner persönlichen Daten und aktivieren Sie die Option Arbeitnehmer unterliegt ausländischen Sozialversicherungen:

Die Optionen Arbeitnehmer ist AHV-pflichtig, Arbeitnehmer ist ALV-pflichtig, Arbeitnehmer bezahlt Mutterschaftsversicherung (GE) und LPCFam-pflichtiger Arbeitnehmer werden automatisch deaktiviert.

Falls die Versicherungen AHV, FAK, UVG und BVG mit dem Code EX noch nicht existieren (siehe Unternehmen > Versicherungen), werden sie automatisch angelegt.

Der Angestellte wird diesen Versicherungen automatisch zugewiesen (Registerkarte Versicherungen in den Daten des/der Angestellten).

Sie können für jede der üblichen Abrechnungen die Liste der Angestellten ausdrucken, die einer Versicherung im Ausland angeschlossen sind.

Bei Bedarf können Sie manuell weitere Versicherungen erstellen, um ihnen Angestellte zuzuweisen. Mehr dazu unter link im Aufbau.

Crésus Lohnbuchhaltung erlaubt es nun, beim betreffenden Monatslohn die in Fremdwährung berechneten Sozialbeiträge (siehe oben) zu erfassen und den verwendeten Wechselkurs anzugeben:

Es stehen Ihnen vier Felder zur Verfügung, in denen Sie für jede Periode manuell die Arbeitgeber- und die Arbeitnehmerbeiträge erfassen und in Schweizer Franken umrechnen können. Die Arbeitnehmeranteile werden anschliessend in Schweizer Franken vom Lohn abgezogen.

So verfügen Sie in Crésus über sämtliche Lohnangaben und können leicht sowohl die Zahlung als auch die Verbuchung der Löhne sicherstellen. Bitte beachten Sie ausserdem, dass diese Sozialabgaben in Ziffer 9 des Lohnausweises übertragen werden.

Nützliche Links und Dokumente:

Da dieser Fall ziemlich komplex ist und sich die Handhabung ändern kann, empfehlen wir Ihnen, sich gut zu informieren.

Allgemeine Informationen:

Bundesamt für Sozialversicherungen
Effingerstrasse 20
CH-3003 Bern
Telefon +41 58 462 90 11
www.bsv.admin.ch, Thema internationale Angelegenheiten.
E-Mail-Kontakt: international@bsv.admin.ch

Entsendungsantrag:

www.bsv.admin.ch, Thema internationale Angelegenheiten > Entsendungen

Auftrag auf Entsendung

Anwendbare Gesetzgebung:

Hilfsblatt für die Bestimmung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts bei Mehrfachtätigkeit.

Leitfaden zur anwendbaren Gesetzgebung (auf Französisch).

Informationen zum Formular A1 und zu dessen Verwendung (auf Französisch).

Meldung des Grenzgängers bei Mehrfachtätigkeit:

Angaben der primären Krankenversicherungskassen in den verschiedenen französischen Departementen.

Meldung des selbstständig Erwerbenden bei Mehrfachtätigkeit:

Soziales Regime der selbstständig Erwerbenden.

Beitritt des Schweizer Arbeitgebers in Frankreich:

URSSAF: Centre national des firmes étrangères – CNFE
FR-67945 Strasbourg cedex 9
Tel.: +33 (0)810 09 26 33 (Frankreich und Ausland) – (Kosten: EUR 0.05 inkl. MWST/Min. + Anrufkosten)
Fax: +33 (0)3 69 32 30 08 (Frankreich und Ausland)

www.alsace.urssaf.fr

E-Mail-Kontakt: cnfe.strasbourg@ursaff.fr

Vereinbarung für die Vertretung bezüglich Erklärungen und Überweisung der französischen Sozialversicherungsbeiträge:

URSSAF-Website (auf Französisch).

Beitritt für ausländische Unternehmen:

URSSAF-Website.

Französische Sozialversicherungsbeiträge:

www.cleiss.fr

URSSAF-Website.

• Prozentsatz für AHV-Pauschalkosten: Sonderfall für Unternehmen, die mit der AHV-Ausgleichskasse eine Vereinbarung zum teilweisen Abzug der Pauschalkosten des AHV-Lohnes (in Prozent) getroffen haben. Der Betrag wird auf den Einkünften berechnet, die der AHV-Basis für Spesen (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte) zugrunde liegen.
• Verschiedenes 1, Verschiedenes 2, Verschiedenes 3 und Bemerkungen: Hier können Sie beliebige Texte eingeben, die auf verschiedenen Dokumenten erscheinen sollen oder in die Formeln übernommen werden können, die Sie für die Lohnberechnung eingeben.
• Verbuchung: Hier können Sie für diesen Angestellten besondere Kontonummern eingeben. Die Buchungen werden unter Verwendung dieser Nummern erstellt (§7 Verbuchung für die Finanzbuchhaltung). Die hier eingestellten Kontonummern haben Vorrang vor den für die Abteilung definierten Kontonummern (§8 Abteilung).

Die verschiedenen Kontonummern müssen je durch eine einzige Leerstelle getrennt sein.

• Analytisch: Hier können für diesen Angestellten besondere Analytik-Codes eingegeben werden (für die Verbuchung mit Crésus Finanzbuchhaltung). Die Buchungen werden unter Verwendung dieser Analytik-Codes erstellt (§7 Verbuchung für die Finanzbuchhaltung). Diese Codes haben Vorrang vor den für die Abteilung definierten Codes (§8 Abteilung).
• Anzahl Ferientage pro Monat und Anzahl Ferientage pro Jahr: Bei der Lohnerfassung können Sie die Anzahl bezogener Ferientage der Periode angeben (§4.13.10 Abzüge), wodurch unten auf der Lohnabrechnung eine Übersicht abgedruckt wird. Diese Übersicht wird nur angezeigt, wenn Sie in den Daten des/der Angestellten die Anzahl Ferientage pro Monat oder pro Jahr ergänzt haben.

Die in den Feldern pro Monat und pro Jahr angegebenen Tage werden addiert. Es ist nur eines der Felder auszufüllen.Tritt der/die Angestellte im Jahresverlauf in das Unternehmen ein, geben Sie die vertragliche Anzahl Tage pro ganzes Jahr ein: Crésus berechnet den tatsächlichen Anspruch im Verhältnis zur Anzahl Arbeitstage.

• Saldo Ferientage vom Vorjahr: Crésus füllt dieses Feld beim Übergang zu einem neuen Jahr automatisch aus. Sie können die Anzahl natürlich von Hand korrigieren.

Nebst den Modellfeldern werden in dieser Registerkarte automatisch die von Ihnen selbst erstellten Einkünfte angezeigt. Auf dieser Registerkarte können Sie die Werte bei den Basen und/oder bei den Koeffizienten eintragen, je nach Einstellungen, die bei der Definition der Felder (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte und §5.7 Erstellung eigener Felder) vorgenommen wurden.

Felder mit nur einer Basis (z. B. die Telefonkosten) werden in die einzelnen Löhne übertragen und gelten als Pauschalbeträge.

Die Beträge der Felder mit Basis und Koeffizient (z. B. die Rückerstattung der Kilometerkosten) sind das Ergebnis einer Formel, in der Regel einer Multiplikation der Basis mit dem Koeffizienten. Die Basen und die Koeffizienten können in den Daten des Angestellten individuell oder in den Daten jeder Abteilung erfasst werden. Sie können auch bei der Eingabe jedes Lohns erfasst werden.

Nach der Definition eines Spezialfeldes können Sie einstellen, wie die verschiedenen Bestandteile in den Masken erscheinen sollen (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).

• Kinderzulagen: Hier kann ein Einheitsbetrag für die Kinderzulagen angegeben werden. Dieser Betrag hat Vorrang vor dem in der Registerkarte FAK des Befehls Unternehmen > Versicherungen festgelegten Betrag (link im Aufbau).
• Verpflegungskosten: Der Betrag für Verpflegungskosten kann für das ganze Unternehmen oder für eine Abteilung im Feld @Daten:Verpflegungsspesen (Zehrgeld) definiert werden. Ist diese Angabe nicht vorhanden, muss sie z. B. in der Registerkarte Verschiedenes unter Unternehmen > Koeffizienten hinzugefügt werden (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).

Nebst den Modellfeldern werden in dieser Registerkarte automatisch die von Ihnen selbst erstellten Abzüge übernommen. Die Handhabung ist ähnlich wie bei der Registerkarte Spezialeinkünfte (§4.11 Spezialeinkünfte).

Felder mit nur einer Basis (z. B. der betreibungsamtliche Abzug) werden in die einzelnen Löhne übertragen und gelten als Pauschalbeträge.

Die Erfassung der Angestelltendaten erfordert viele Informationen, welche die Mitarbeitenden bereitstellen müssen.
Mit der Erweiterung Crésus Partout können die Mitarbeitenden ihre Angaben selbst übers Internet ergänzen (§34 Erweiterungen von Crésus Lohnbuchhaltung).

Um einen neuen Lohn zu berechnen, ist in der Jahresübersicht das Feld zu markieren, das zum Angestellten und zum gewünschten Monat passt. Klicken Sie anschliessend auf das Symbol  oder drücken Sie die Taste Enter. Sie können ausserdem auf das Feld des zu erstellenden Lohns doppelklicken (§14.2 Einen Lohn berechnen).

Crésus Lohnbuchhaltung zeigt nun eine Maske mit mehreren Registerkarten an. Jede Registerkarte enthält einen Teil der Beträge, die bei der Berechnung des Lohnes eine Rolle spielen.

Die Registerkarten können eingestellt werden. Wir empfehlen Ihnen, sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen und insbesondere die Felder auszublenden, die Sie nicht benötigen (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).

Die Felder können in mehreren Registerkarten erscheinen. Ändern Sie ein an verschiedenen Orten sichtbares Feld, müssen Sie die Änderungen nicht in allen entsprechenden Feldern vornehmen.

Spalten Basis, Koeffizient und Betrag: In den meisten Feldern ist der Betrag das Ergebnis einer Formel unter Einbezug einer Basis und eines Koeffizienten. Die vorgegebenen Beträge können von Hand geändert werden. Anschliessend erscheint vor dem Betrag ein Stern. Ändern Sie den Wert (Betrag), werden die betroffenen Komponenten von Crésus durchgestrichen. Dies bedeutet, dass der Betrag nicht das Ergebnis einer automatischen Berechnung, sondern ein eingegebener Wert ist. Durchgestrichene Werte werden nicht ausgedruckt.

Die Beträge in der Spalte Betrag werden zum Lohn hinzugefügt. Die Beträge in der Spalte rechts vom Betrag werden zu Informationszwecken angezeigt. Es kann sich um einen AHV-pflichtigen Betrag, um von Dritten ausgerichtete Beträge, um Arbeitgeberanteile usw. handeln.

Bestimmte Felder werden nur unter gewissen Voraussetzungen angezeigt oder ausgeblendet: Lohnart (Monatslohn, Stundenlohn, Tageslohn), Datum usw.

Manchmal enthält eine Maske so viele Felder, dass sie nicht gleichzeitig angezeigt werden können. Crésus zeigt ggf. den Totalbetrag der nicht angezeigten Felder in einem Totalisator Zwischensumme der vorherigen/folgenden Zeilen an.

Die nachstehende Beschreibung ist keine umfassende Erklärung aller Lohnelemente, sondern befasst sich nur mit Feldern, deren Verhalten einer Erläuterung bedarf.

Ist ein Angestellter der Quellensteuer unterstellt, ist für die Swissdec-Übermittlung (link im Aufbau) der Lohn jeden Monat zu erstellen, auch wenn der Angestellte keinen Lohn bezieht.

Daten zur Beschäftigung des Angestellten während der Periode.

• Erstellungsdatum des Lohns: Dieses Feld enthält standardmässig das Datum des jeweiligen Tages. Sie können aber auch ein anderes Datum eingeben. Dieses Datum erscheint auf gewissen Dokumenten, unter anderem auf der Lohnabrechnung, dient jedoch zu keiner Berechnung.
• Dieser Lohn ist (vielleicht) der letzte des Jahres: Diese Option muss aktiviert werden, wenn es sich um den letzten Lohn handelt, den der Angestellte dieses Jahr erhält, und kann sich auf die Berechnung von mehreren Werten auswirken, z. B. auf den 13. Monatslohn oder das Feriengeld, vor allem aber auf die Beträge, die im Jahresverlauf auf dem durchschnittlichen Monatslohn berechnet und Ende Jahr anhand des tatsächlichen Lohnes berichtigt werden. Die Option wird automatisch aktiviert, wenn die Periode das Austrittsdatum des Angestellten umfasst oder wenn es sich um den letzten Lohn des Jahres handelt.
• Anzahl ausserhalb der Schweiz gearbeiteter Tage, Anzahl in der Schweiz gearbeiteter Tage: Wenn ein im Ausland wohnhafter Angestellter, der der Quellensteuer untersteht, einen Teil seiner Arbeit im Ausland leistet, untersteht nur der für die in der Schweiz gearbeiteten Tage ausgerichtete Lohn der Quellensteuer. Die Dauer eines ganzen Monats beträgt 20 Tage. Die ausserhalb der Schweiz geleisteten Arbeitstage werden von diesen 20 Tagen abgezogen.
• Gearbeitete Tage: Bei tageweise bezahlten Angestellten geben Sie hier die Anzahl Arbeitstage ein.
• Gearbeitete Stunden: Dieses Feld erscheint nur, wenn in den Daten des/der Angestellten ein Basisstundenlohn angegeben wurde. Geben Sie die in diesem Monat geleistete Anzahl Arbeitsstunden ein. In der Spalte Basis wird der Stundenlohn vorgeschlagen, der in den Daten des/der Angestellten eingegeben wurde (§4.1 Stammdaten). Der Betrag wird in der Registerkarte Einkünfte beim Lohn angezeigt (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen).
• Überstunden: Der Einheitswert wird auf dem Stunden- oder dem Monatslohn gemäss dem unter Unternehmen > Stammdaten erfassten Satz berechnet (link im Aufbau). Dieser Wert kann auch in den Daten des/der Angestellten erfasst werden (§4.1 Stammdaten) Der Betrag wird in der Registerkarte Einkünfte beim Lohn angezeigt (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen).
• Ferientage/In Anspruch genommene Ferienstunden: Geben Sie hier die vom Angestellten bezogene Anzahl Ferientage ein. Bei Angestellten, deren Feriengeld pro Tag entrichtet wird, wird mit diesem Wert das entsprechende Feriengeld berechnet. Bei Angestellten im Monatslohn oder Angestellten, die das Feriengeld in % beziehen, dient diese Angabe nur zur Information, sie wird nicht zur Berechnung des Feriengelds verwendet. Diese Anzahl Tage kann zur Information auf den Lohnausweisen gedruckt werden, sofern die Anzahl Ferientage pro Jahr in den Daten des/der Angestellten erfasst wurde (§4.13.11 Abzüge Arbeitgeber).
• Anzahl Feiertage: Anzahl Tage, die Anspruch auf Feiertagsentschädigungen geben. Wenn Sie unter Unternehmen > Feiertage die Feiertage für die aktuelle Periode angegeben haben (§10 Feiertage), erscheinen sie hier einzeln mit einem Kontrollkästchen. Die Zahl im Feld Anzahl Feiertage wird dann automatisch entsprechend der Anzahl aktivierter Kästchen berechnet, aber Sie können den Wert von Hand anpassen. So können Sie bestimmten Angestellten ihrer Religion oder Kultur entsprechende Feiertage bezahlen. Der Betrag wird in der Registerkarte Einkünfte beim Lohn angezeigt (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen).
• Feiertagsstunden: entspricht der Anzahl ausgewählter Feiertage, umgerechnet in Stunden.

Für die meisten Felder wird die Anzahl Tage automatisch in die entsprechende Anzahl Stunden umgewandelt. Die Anzahl Stunden pro Arbeitstag wird bei den Koeffizienten erfasst (link im Aufbau). Die Anzahl Stunden pro Tag wird pro rata zum Beschäftigungsgrad des Angestellten berechnet (§4.1 Stammdaten).

• Anfang der Periode, Ende der Periode: Diese Daten können in der Maske Unternehmen > Zahlperioden (§9 Zahlperioden) eingestellt werden und hängen je nachdem vom Ein- oder Austrittsdatum des Angestellten (link im Aufbau) sowie vom Enddatum des vorangegangenen Lohnes ab. Anschliessend wird die Anzahl Tage in der Spalte Koeffizient automatisch auf der Grundlage eines Jahres mit 360 Tagen berechnet. Ausser im Februar geht Crésus davon aus, dass der 30. der Monatsletzte ist: Wenn der Angestellte am 30. Januar in das Unternehmen eintritt, beträgt die Dauer der Periode nur einen Tag. Dieser Wert kann bei Bedarf von Hand angepasst werden.

Die Anzahl Tage der Periode wirkt sich nicht nur auf den Lohn, sondern auch auf die Obergrenzen der verschiedenen Sozialversicherungsbeiträge und die monatlichen Quellensteuerbeträge aus.

Verarbeitung von Kurzarbeitsentschädigungen (KAE)

Zur Verarbeitung von KAE finden Sie auf dieser Seite unserer Support-Website eine Präsentation und mehrere Dokumente.

Erfassen eines Lohnes nach dem Austritt

Häufig muss der Lohn nach dem Austritt eines Angestellten noch angepasst werden. Dazu kann ein Lohn erstellt und die Meldung bestätigt werden, dass der Angestellte nicht mehr im Unternehmen angestellt ist.

In diesem Fall entsprechen Beginn- und Enddatum der Periode den Daten der Anstellung, doch die Anzahl Tage der Periode ist null. In diesem Beispiel hat der Angestellte das Unternehmen am 31. Januar verlassen, und es wird für April ein Lohnzusatz vorbereitet:

Hinweis

Die Wahl zwischeneine Lohnkorrektur vornehmen und Bonus auszahlen ist notwendig für die Quellenbesteuerung.

• Eine Lohnkorrektur vornehmen: Der Betrag muss mit dem letzten Lohn vor dem Austritt kumuliert werden, der Steuersatz ist höher.
  Verwenden Sie diese Option, um Beträge zu verarbeiten, die während der Anstellungsperiode geschuldet waren, z. B. die Auszahlung von nicht bezogenen Ferientagen.
• Bonus oder: Der Betrag wird nicht zum letzten Lohn nach dem Austritt hinzugerechnet, sondern separat verarbeitet.
  Verwenden Sie diese Option, um einen Betrag zu entrichten, der nach der Anstellungsperiode entstanden ist, etwa eine Gewinnbeteiligung.

In der vorgeschlagenen Zusammenstellung werden folgende Schritte unterschieden, die den auszuzahlenden Lohn ergeben.

• Total Bruttolohn: Summe der Monats- und Stundenlöhne, Zulagen und übrigen Einkünfte in der Basis 5000 Bruttolohn (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte), vor den Abzügen.
• Total Abzüge: alle vom Bruttolohn abgezogenen Beträge. Siehe die Registerkarten Abzüge (§4.13.7 Mutterschaftsentschädigung) und Spezialabzüge (§4.13.11 Abzüge Arbeitgeber).
• Total Nettolohn: effektiver Lohn nach allen Abzügen.
• Total Spesenrückerstattungen und Pauschalspesen: kumulierte Beträge der Basis 6500 Nettolohn, jedoch nicht der Basis 5000 (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte).
• Gesamtbetrag: Bruttolohn abzüglich Total Abzüge zuzüglich Total Spesenrückerstattungen.
• Verschiedene Rückerstattungen: wird verwendet, um einen beliebigen Betrag in die Lohnüberweisung einzuschliessen. Standardmässig werden auf dem Betrag in diesem Feld keine Sozialabgaben oder Quellensteuern erhoben (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte).
• 6510 Lohnvorschuss: Wurde dem Angestellten schon ein Teil des Lohnes als Vorschuss ausbezahlt, geben Sie hier den entsprechenden Betrag ein. Er wird nach der Berechnung des Nettolohns abgezogen.
• 6003 Sonstige Abzüge: Hier können Sie einen weiteren Betrag eingeben, der vom Lohn abzuziehen ist. Er wird nach der Berechnung des Nettolohns abgezogen.
• Auszuzahlender Lohn: am Monatsende effektiv ausbezahlter Lohn. Dieser Betrag wird per elektronische Zahlung Lohnzahlung überwiesen (§16 Elektronische Zahlungen (ISO-20022-Dateien)).

Die Jahresübersicht zeigt standardmässig den auszuzahlenden Betrag an. Nutzen Sie die Zugriffe, um den Bruttolohn oder den ausbezahlten Lohn anzuzeigen (§15.7 Liste der Angestellten einschränken).

Bei diesen Beträgen handelt es sich um das Ergebnis einer Formel, oder es sind den Daten des Angestellten entnommene feste Beträge bzw. von Hand direkt in den Lohn eingegebene Beträge.

• Monatslohn: Beträgt die Dauer der Periode nicht 30 Tage (1 vollen Monat), schlägt Crésus eine Basis entsprechend dem Lohn für einen Tag, d. h. den Monatslohn geteilt durch 30, und einen Koeffizienten entsprechend der Anzahl Tage der Periode vor.
• Monatslohn variabel: Die Basis entspricht 100 % des Monatslohns, der Koeffizient dem Beschäftigungsgrad gemäss Daten des/der Angestellten (§4.1 Stammdaten) oder gemäss Erfassung für diesen Monat. Diese Rubrik wird nicht standardmässig angezeigt, sondern muss über die Einstellungen der Registerkarte eingeblendet werden (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).
• Feriengeld (%) diesen Monat bezahlen: Ist diese Option markiert, werden die geschuldeten Entschädigungen zusammen mit dem Monatslohn ausbezahlt. Diese Option wird automatisch aktiviert, wenn die entsprechende Option unter Unternehmen > Zahlperioden (§9 Zahlperioden) oder in den Daten des Angestellten (§4.1 Stammdaten) für die Lohnperiode markiert ist bzw. wenn der Angestellte aus dem Unternehmen austritt. Sie können diese Option nach Belieben aktivieren oder deaktivieren.
• Feriengeld diesen Monat bezahlen: Ist diese Option markiert, werden die geschuldeten Entschädigungen (%) zusammen mit dem Monatslohn ausbezahlt. Diese Option wird automatisch aktiviert, wenn die entsprechende Option unter Unternehmen > Zahlperioden (§9 Zahlperioden) oder in den Daten des Angestellten (§4.1 Stammdaten) für die Lohnperiode markiert ist bzw. wenn der Angestellte aus dem Unternehmen austritt. Sie können diese Option nach Belieben aktivieren oder deaktivieren.
• Feriengeld (%),
  Feriengeld pro Tag: Die in Lohnprozenten berechneten Entschädigungen für den Ferienanspruch sind von der Bezahlung der effektiven Ferientage zu unterscheiden. Der Modus hängt von den Einstellungen in den Daten des/der Angestellten ab (§4.1 Stammdaten).
• Bezahlte nicht in Anspruch genommene Ferientage,
  Bezahlung nicht in Anspruch genommener Ferien: Wenn der Angestellte nicht den gesamten Ferienanspruch beziehen kann, können ihm die Ferientage ausgezahlt werden. Die Anzahl Tage wird für die Bezahlung in Stunden umgerechnet. Der Koeffizient für die Bezahlung wird in Stunden erfasst. Die Basis für einen Monatslohn wird ebenfalls auf eine Stunde heruntergerechnet. Die bezahlten Ferien werden in der Ferienübersicht auf der Lohnabrechnung sowie im Saldo Ferientage vom Vorjahr berücksichtigt (§4.10 Verschiedenes).
• Feiertagsentschädigung (%),
  Feiertagsentschädigung pro Tag: Die in Prozenten des Lohns berechneten Entschädigungen sind von der Bezahlung der effektiven Tage zu unterscheiden. Der Modus hängt von den Einstellungen in den Daten des/der Angestellten ab (§4.1 Stammdaten).
• 13. Monatslohn jeden Monat bezahlen: siehe oben Feriengeld diesen Monat bezahlen.
• 13. Monatslohn: Der vorgeschlagene Betrag entspricht dem noch nicht ausbezahlten Anspruch der vorangegangenen Perioden. Sie können den Betrag ändern. Er wird bei der Endabrechnung automatisch berücksichtigt.

Der unbezahlte 13. Monatslohn bzw. das unbezahlte Feriengeld wird bei der Eröffnung des neuen Jahres (link im Aufbau) automatisch in Übertrag 13. Monatslohn (oder Feriengeld) vom Vorjahr in die Registerkarte Stammdaten des Angestellten (§4.1 Stammdaten) übertragen und bei der Auszahlung des 13. Monatslohns oder des Feriengelds des neuen Jahres berücksichtigt.

Die Basen für die Spesenrückerstattungen oder Pauschalspesen werden in der Registerkarte Spezialeinkünfte in den Daten des/der Angestellten definiert (§4.11 Spezialeinkünfte). Einige Basen können standardmässig in den Daten der Abteilungen (§8 Abteilung) oder des/der Angestellten erfasst werden (link im Aufbau).

Die Sätze der Kinderzulagen sind in der Registerkarte FAK des Befehls Unternehmen > Versicherungen (link im Aufbau) definiert, und die Anzahl Kinder, die Anspruch auf Zulagen geben, werden bei den Daten des Angestellten eingegeben (§4.6 Zulagen).

Alle Kinderzulagen sind auf der Lohnabrechnung und für die Verbuchung unter Kinderzulagen (alle) zusammengefasst.

Unterschieden werden die Zulagen, die von der Versicherung direkt dem Angestellten überwiesen werden, sowie die Zulagen, die vom Arbeitgeber entrichtet werden. Unabhängig vom gewählten Mechanismus muss der Betrag bekannt sein, falls der Angestellte der Quellensteuer unterliegt (§4.3 Quellensteuer).

Monatslohn

Bei Unfall oder Krankheit müssen Sie Ihren Angestellten Versicherungsleistungen überweisen. Einige Vorgänge können automatisiert werden, allerdings ist die Entschädigungspraxis je nach Versicherung und Unternehmen oft sehr unterschiedlich. Deshalb können Sie die Vorgaben von Crésus verwenden oder ändern oder die Fälle mit Taggeldanspruch vollständig von Hand bearbeiten.

Ist ein Angestellter abwesend, müssen Sie seinen Lohn in einen für die Arbeitstage geschuldeten Teil und einen für die Taggelder geschuldeten Teil aufteilen.

Lohn des Monats = Lohn für geleistete Arbeitstage + Taggelder

Einem Angestellten im Stunden- oder Tageslohn bezahlen Sie einfach den für seine Arbeit geschuldeten Betrag und ergänzen ihn mit den vom Unternehmen und der Versicherung geschuldeten Taggeldern.

Bezieht der Angestellte einen Monatslohn, muss er auf den für die Arbeitstage geschuldeten Betrag gekürzt werden. Dies können Sie machen, indem Sie die Anzahl bezahlter gearbeiteter Tage oder den Lohnbetrag anpassen. Es ist aber besser, die Felder Lohneinbusse zu verwenden. Diese Felder enthalten den Betrag, der vom normalen Lohn abzuziehen ist, um den für die gearbeiteten Tage geschuldeten Lohn zu ermitteln. Crésus berechnet die Lohneinbussen anhand der Daten automatisch.

Lohn des Monats = Monatslohn – Lohneinbussen + Taggelder

Der Gesamtbetrag der Lohneinbussen wird automatisch vom Basislohn und von allen Basen abgezogen, die entsprechend den in der Maske Unternehmen > Felder definieren (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte) gewählten Optionen für die Berechnung der Sozialabgaben und übrigen Abzüge verwendet werden.

Muss, wie oben beschrieben, eine Lohnkorrektur erfolgen, können der Betrag der Korrektur für Leistungen Dritter und die Lohneinbusse separat ausgewiesen werden.Lohn des Monats = Monatslohn – Korrektur für Leistungen Dritter – Lohneinbusse + Einkünfte. Sie können diese Unterscheidung treffen, indem Sie in der Maske Unternehmen > Felder definieren die Versicherungstaggelder der Basis Korrektur für Leistungen Dritter zuweisen (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte).

Bei Krankheit oder Unfall wird zwischen dem Betrag für die ersten Tage, der in der Regel vom Arbeitnehmer übernommen wird, und den von der Versicherung für die Folgetage überwiesenen Beträgen unterschieden. Um den Unterschied klar zu kennzeichnen, ist vom Lohn erste Tage und von Taggeld Folgetage die Rede.

Lohn des Monats = Monatslohn – Lohneinbussen + Lohn erste Tage + Taggelder Folgetage

Da die Grundversicherungen in der Regel nicht den gesamten Lohn abdecken, bietet Crésus die Felder Zusatztaggeld an, um den restlichen Anteil, der von einer Zusatzversicherung gedeckt wird, zu erfassen, oder Zusatzlohn für den restlichen vom Arbeitgeber abgedeckten Anteil.

Lohn des Monats = Monatslohn – Lohneinbussen + Lohn erste Tage + Taggelder Folgetage + Zusatztaggeld oder Zusatzlohn

Die Anzahl der vom Arbeitgeber abgedeckten ersten Tage und der Anteil der abgedeckten ersten Tage, der Anteil der abgedeckten Versicherungstaggelder und die Übernahme des nicht gedeckten Anteils variieren je nach Unternehmen und Versicherung (Gesamtarbeitsverträge geben diesbezüglich im Allgemeinen klare Regeln vor). Diese Werte werden in der Maske Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte Einkünfte definiert (link im Aufbau).

Ausserdem ist anzugeben, ob die von Crésus vorgeschlagenen Löhne für die ersten Tage und die Taggelder für die Folgetage den 13. Monatslohn und/oder das Feriengeld berücksichtigen sollen.

Auf die vom Arbeitgeber überwiesenen Beträge werden Sozialversicherungsbeiträge erhoben, auf die von den Versicherungen überwiesenen Beträge grundsätzlich nicht. Die Definitionen der Felder in der Maske Unternehmen > Felder definieren müssen unbedingt geprüft werden (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte).Überprüfen Sie auch die Basen für den 13. Monatslohn und das Feriengeld nach der Methode, die Sie für die Auszahlung des 13. Monatslohns und des Feriengeldes gewählt haben (link im Aufbau).

Taggelder Krankheit/Unfall ausserhalb der Periode: In der Regel können Sie das Anfangs- und/oder das Enddatum einer Arbeitsunfähigkeit angeben. Crésus berechnet in dem Fall ausgehend von diesen Daten automatisch die verschiedenen Taggelder. Andernfalls oder wenn Sie die Fälle ohne automatische Berechnung bearbeiten wollen, aktivieren Sie diese Option und Sie können ohne Eingabe der entsprechenden Daten direkt die Beträge für die Taggelder erfassen.

Unfall- oder krankheitsbedingte Abwesenheit

Die Beschreibung der folgenden Felder gilt für eine unfall- oder krankheitsbedingte Abwesenheit.

• Anfangsdatum: Geben Sie das Beginndatum der Arbeitsunfähigkeit an. Wird in diesen Feldern ein Datum eingegeben, erscheinen weitere Felder, in denen Sie die zusätzlichen Informationen erfassen können. Das Anfangsdatum muss nicht in der laufenden Periode liegen.
• Enddatum: Erfassen Sie das Enddatum der Arbeitsunfähigkeit. Wird in diesen Feldern ein Datum eingegeben, berechnet Crésus die gesamte Anzahl Tage der Arbeitsunterbrechung. Erfolgt die Wiederaufnahme der Arbeit nicht vor Ende Monat, können Sie dieses Feld leer lassen. In diesem Fall wird die Arbeitsunterbrechung automatisch auf den folgenden Monat übertragen. Sie können auch ein Datum eingeben, das nicht in der laufenden Periode liegt.
• Erwerbsunfähigkeit in Prozent: Bei teilweiser Erwerbsunfähigkeit geben Sie hier den entsprechenden Prozentsatz an.
• Anfangsdatum/Folgedatum: Geben Sie das Anfangsdatum einer zweiten oder dritten Abwesenheit in diesem Monat an. Wenn Sie kein Enddatum eingegeben haben, deutet das hier angegebene Datum an, ab wann sich der Erwerbsunfähigkeitsprozentsatz ändert, z. B. bei einer Teilwiederaufnahme der Arbeit.

Im folgenden Beispiel ist der Angestellte ab dem 1. Februar zu 100 % abwesend. Ab dem 11. Februar arbeitet er wieder zu 75 %, und seine Abwesenheit endet am 15. Februar.

Es handelt sich um eine einzige Abwesenheit, deren Prozentsatz sich ändert: Die ersten Tage werden deshalb nur einmal gezählt.

Wir haben unter Enddatum Unfall den 10.02.2014 nicht eingegeben und uns auf die Eingabe des 11.02.2014 bei Folgedatum Unfall beschränkt. Das Datum 10.02.2014 wurde von Crésus berechnet.

Im folgenden Fall stellen die beiden Abwesenheiten getrennte Fälle dar, nämlich je eine Abwesenheit vom 1. bis 10. Februar (100 %) und vom 21. bis 25. Februar (50 %). Beide Fälle weisen erste Tage und Folgetage auf.

• Schon bearbeitete Tage: erlaubt es Crésus, zu ermitteln, wie viele erste Tage im laufenden Monat noch bearbeitet werden müssen. Für einen Fall, der sich über mehrere Monate erstreckt, kennt Crésus die Anzahl bereits bearbeiteter Tage, aber Sie können diese Anzahl auch manuell erfassen.

Die Basen und die Koeffizienten der folgenden Felder werden anhand der in den Koeffizienten des Unternehmens (link im Aufbau) definierten Sätze oder der in den Daten des/der Angestellten erfassten Werte vorgeschlagen (§4.5 Taggelder). Die Werte können auf der Grundlage der effektiven Abrechnung der Versicherung manuell angepasst werden.

• Lohn, erste Tage: der von Arbeitgeber bezahlte Betrag. Der Koeffizient entspricht der Anzahl Tage seit Beginn der Arbeitsunfähigkeit, begrenzt auf die maximale Anzahl erste Tage.

Rückfall

Handelt es sich bei einem Fall um einen Rückfall, gehen wahrscheinlich keine ersten Tage zulasten des Unternehmens. Dann müssen Sie die ersten Tage auf 0 setzen.

• Taggeld, Folgetage: der von der Grundversicherung ausgerichtete Teil. Der Koeffizient entspricht der gesamten Dauer der Abwesenheit, abzüglich der Anzahl der ersten Tage.
• Satz Zusatztaggeld: von einer Versicherung ausgerichteter Betrag, um den von der Grundversicherung nicht gedeckten Anteil abzudecken. Der Koeffizient entspricht der Anzahl Folgetage.
• Satz Zusatztaglohn: vom Arbeitgeber ausgerichteter Betrag, um den von der Grundversicherung nicht gedeckten Anteil abzudecken. Der Koeffizient entspricht der Anzahl Folgetage.
• Ausgleich der Lohneinbusse bei Unfall: wird nur angezeigt, wenn die Option Lohneinbusse ausgeglichen in den Daten des/der Angestellten aktiviert wurde (§4.5 Taggelder). Dann schlägt Crésus hier die Differenz zwischen dem ordentlichen Bruttolohn und der Summe des Lohns, erste Tage, und der Taggelder vor. So ändert sich der Gesamtbetrag des Bruttolohns nicht. Der überwiesene Nettobetrag ist sogar höher, da die Versicherungstaggelder nicht den Sozialabgaben unterstellt sind. Bei Angestellten im Stundenlohn wird dieser Ausgleich automatisch deaktiviert.
• Lohneinbusse: Der Betrag der Lohneinbusse für einen Angestellten im Monatslohn wird für jeden Fall individuell beim Lohn des betreffenden Monats berechnet und anschliessend in das Feld Lohnkorrektur übertragen.
• Korrektur für Leistungen Dritter: Die Lohneinbusse kann auf Lohneinbusse und Korrektur für Leistungen Dritter aufgeteilt werden. In diesem Fall entspricht die Korrektur für Leistungen Dritter dem Total der ausgerichteten Versicherungstaggelder und die Lohneinbusse dem tatsächlichen Betrag der Lohneinbusse (die Versicherung deckt oft nur 80 % des Lohnes). Auf der Lohnabrechnung werden die beiden Beträge separat ausgewiesen.

Das Feld Korrektur für Leistungen Dritter kann automatisiert werden: Führen Sie den Befehl Unternehmen > Felder definieren aus und aktivieren Sie die Option Basis Korrektur für Leistungen Dritter für die betreffenden Taggelder. Aktivieren Sie auch die Basen Total brutto, AHV-, UVG-, BVG-, Quellensteuerbasis, Basis Krankenkasse und Basis 13. Monatslohn des Felds (-)Korrektur für Leistungen Dritter (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte), sodass der Betrag der Korrektur von diesen Basen abgezogen wird. So wird jedes Versicherungstaggeld in Korrektur für Leistungen Dritter und die effektive Lohneinbusse in Lohneinbusse übertragen.

Die Sätze müssen in der Registerkarte Einkünfte in den Koeffizienten des Unternehmens erfasst werden (link im Aufbau).

Wird ein Anfangsdatum für den Militärdienst eingegeben, werden die Felder wie oben angezeigt.

Bei Mutterschaft übernimmt Crésus für die ordentliche Mutterschaftsentschädigung die maximale Anzahl Entschädigungstage aus der Registerkarte Einkünfte der Koeffizienten des Unternehmens (link im Aufbau). Für das Zusatztaggeld oder die Mutterschaftsentschädigung im Kanton Genf gibt es für die Anzahl Tage keine Obergrenze.

Der Betrag des Taggelds und des Zusatztaggelds ist in den Daten der Angestellten in der Registerkarte Taggeld einzugeben (§4.7 Abzüge).

Damit verschiedenste Fälle abgedeckt sind, bietet Crésus folgende Felder an:

• Andere Lohnkorrektur: Der Betrag wird vom ordentlichen Lohn abgezogen, wie die oben beschriebenen automatischen Korrekturen.
• Andere EO (nicht pflichtig): Auf dem Betrag werden keine Sozialversicherungsbeiträge erhoben.
• Andere Taggelder (pflichtig ausser EO): Auf dem Betrag werden Sozialversicherungsbeiträge erhoben, jedoch nicht die Beiträge für UVG und UVGZ.
• Andere EO (pflichtig): Auf dem Betrag werden sämtliche Sozialversicherungsbeiträge erhoben.

Bei Kurzarbeit (KA) erhält der Angestellte einen Lohn für die tatsächliche Arbeit sowie ein Taggeld für die ausgefallenen Stunden. Das ausbezahlte Taggeld deckt in der Regel 80 % des normalen Lohns. Die Sozialversicherungsbeiträge sind gleich wie bei einem zu 100 % bezahlten Lohn geschuldet.

Die benötigten KA-/SW-Felder finden Sie bei der Erfassung des Lohnes in der Registerkarte Taggeld. Die Einheitswerte können so bei der Erstellung des Lohnes oder in der Registerkarte Spezialeinkünfte bei den Daten des/der Angestellten eingegeben werden (§4.11 Spezialeinkünfte). Da der Einheitswert des Taggeldes je nach Unternehmen unterschiedlich ermittelt wird, schlägt Crésus keine Basis vor.

Die Bezahlung von Kurzarbeitsentschädigungen hängt davon ab, ob der Angestellte im Stundenlohn (oder Tageslohn) oder im Monatslohn beschäftigt ist.

Bei Stundenlohn oder Tageslohn wird die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt und für die Kurzarbeitstage wird ein Taggeld ausgerichtet.

• Der tatsächliche Lohn wird in die gewohnten Felder übertragen.
• Verwenden Sie das Feld Entschädigung KA/ SW (Tages-/Stundenlohn) für den Betrag zu 80 %, der den Kurzarbeitsstunden entspricht.
• Im Feld Effektiver Lohnausfall KA/ SW (Tages-/Stundenlohn) geben Sie den Betrag der nicht entschädigten 20 % ein, die aber trotzdem den Sozialabgaben unterliegen.

Aus der Lohnabrechnung geht hervor, dass die KAE dem Angestellten ausbezahlt wird und dass Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Der effektive Lohnausfall untersteht zwar auch den Sozialversicherungen, wird dem Angestellten jedoch nicht ausbezahlt.

Bei einem Monatslohn wird wie bei den Taggeldern für Unfall/Krankheit vorgegangen: Vom Normallohn ziehen Sie den Betrag für die Kurzarbeitstage ab, um nur die gearbeiteten Tage auszuzahlen. Für die Kurzarbeitstage wird anschliessend ein Taggeld ausgerichtet.

• Übertragen Sie den ganzen Monatslohn in die gewohnten Felder.
• Verwenden Sie das Feld (-)Lohnabzug KA/SW (Monatslohn), um die Lohneinbusse entsprechend den Kurzarbeitstagen zu erfassen.
• Geben Sie den Betrag der Kurzarbeitsentschädigung im Feld Entschädigung KA/SW (Monatslohn) ein.

Auf der Lohnabrechnung ist ersichtlich, dass der KA-Abzug den entrichteten Lohn verringert, jedoch keinen Einfluss auf die AHV- oder die ALV-Basis hat. Die KAE erhöht den an den Angestellten ausgerichteten Betrag, hat aber ebenfalls keinen Einfluss auf die AHV- oder die ALV-Basis.

Die Beträge in der Spalte Betrag werden vom Bruttolohn des/der Angestellten abgezogen. Diese Beträge werden in der Regel als Prozentsatz der hinterlegten Basis berechnet, anhand des für jede Versicherung hinterlegten Satzes (link im Aufbau). Die Basis wird in der Spalte Basis angezeigt, der Satz in der Spalte Koeffizient. In der Spalte A.Wert werden die Beträge zulasten des Arbeitgebers angezeigt. Sie können hier oder in der Registerkarte Abzüge Arbeitgeber angepasst werden. Wenn Sie den hier von Crésus anhand der Koeffizienten des Unternehmens vorgeschlagenen Betrag ändern, müssen Sie möglicherweise auch den Arbeitgeberanteil der betreffenden Felder anpassen (§4.13.11 Abzüge Arbeitgeber).

Die Versicherungsbeiträge können auch Festbeträge sein, die in der Registerkarte Versicherungen der Daten des/der Angestellten erfasst werden (§4.4 Versicherungen).

• Korrektur Aa, KTG oder BVG: Wenn Sie im Nachhinein einen Bezug erfassen müssen, nutzen Sie bitte dieses Feld und ändern Sie nicht den Betrag des ordentlichen Beitrags, da dies sonst im Lohnausweis im Detail ausgewiesen wird.
• Quellensteuerabzug: Der Betrag wird nach der Skala, die in den Daten des/des Angestellten eingegeben wurde, abgezogen (§4.3 Quellensteuer). Der Betrag kann manuell nicht geändert werden.
• Berechnet die Quellensteuer rückwirkend: Betrag der Korrektur im Zusammenhang mit einer rückwirkenden Anpassung des Quellensteuertarifs in den Daten des/der Angestellten (§4.3 Quellensteuer).

Die Besonderheiten zur Quellensteuer werden weiter unten beschrieben.

• Anzahl Mahlzeiten Frühstück/Mittagessen/Abendessen: Anzahl vom Angestellten zu sich genommener Mahlzeiten; wird für die Berechnung des folgenden Abzugs benötigt.
• Kost und Logis: für Übernachtung und Verpflegung abgezogener Betrag. Das Logis ist ein im Datensatz des Angestellten vorgegebener fester monatlicher Betrag, der Preis der Mahlzeiten ergibt sich aus der Multiplikation der Einheitsbeträge mit der Anzahl Mahlzeiten (§4.7 Abzüge).

Die vom Arbeitgeber direkt an die Versicherungen des/der Angestellten bezahlten Prämien sind den Sozialabgaben unterstellt. Die folgenden Korrekturen entsprechen den Beträgen unter Vom AG übern. AN-Anteil, die sich in der Registerkarte Spezialeinkünfte befinden (§4.13.14 Spezialeinkünfte und Spezialabzüge). Das Konzept dieser geldwerten Vorteile wird unter §5.5 Felder vom Typ Abzüge beschrieben.

• Ausgleich Naturalleistungen: gleicht die Einkunft Gratiswohnung aus.
• Ausgleich geldwerte Vorteile (KTG): gleicht die Einkunft Vom AG übern. AN-Anteil KTG aus.
• Ausgleich BVG-Beiträge Arbeitgeber: gleicht den Vom AG übern. AN-Anteil BVG aus.
• Ausgleich BVG-Einkauf Arbeitgeber: gleicht den Vom AG übern. AN-Anteil BVG aus.
• Ausgleich sonstige geldwerte Vorteile: gleicht die Einkünfte Privatanteil Fahrzeug, Mitarbeiteroptionen und Arbeitnehmeraktien aus.
• Korrektur Rundungsfehler: Die Lohnbeträge, insbesondere die Sozialversicherungsbeiträge, werden jeden Monat auf 5 Rappen gerundet. Es kommt oft vor, dass ein Lohn von einem Monat zum anderen wegen aufsummierter Rundungen um 5 Rappen abweicht. Damit der Lohn nicht schwankt, können in diesem Feld die Rundungen der verschiedenen Monate ausgeglichen werden. In der Maske Unternehmen > Stammdaten können Sie im Feld Max. Korrektur Rundungsfehler die maximal zulässige Schwankung angeben (link im Aufbau).

Besonderheiten der Quellensteuer

Wenn der im Stunden- oder Tageslohn angestellte Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen hat, wird der Steuersatz anhand des Beschäftigungsgrads des Angestellten ermittelt. Der quellensteuerpflichtige Lohn wird auf eine Vollzeitstelle oder auf den gesamten Beschäftigungsgrad hochgerechnet, unter Berücksichtigung des Beschäftigungsgrads bei anderen Arbeitgebern (siehe §4.3 Quellensteuer), um den Steuersatz zu bestimmen.

Beispiel:

Die wöchentliche Arbeitszeit im Unternehmen ist auf 40 Stunden festgelegt.
Die Jahresarbeitszeit berechnet sich anhand eines Jahres mit 260 Tagen und entspricht:
260 × 40 / 5 = 2080 Std.
d. h. einem Durchschnitt von
2080 / 12 = 173,3 Std. pro Monat.
Der Angestellte erhält einen Lohn von 30.00/Std.
Für einen Beschäftigungsgrad von 25 % geht er anderen Beschäftigungen nach.
Diesen Monat arbeitet er 40 Std.

Der Beschäftigungsgrad im Unternehmen für diesen Monat wird wie folgt berechnet:
40 × 100 / 173,3 = 23,08 %

Sein Beschäftigungsgrad beträgt insgesamt
23,08 + 25 = 48,08 %

Der Steuersatz wird anhand des auf 48,08 % hochgerechneten Lohns ermittelt:
40 × 30 = 1200
1200 / 23,08 × 48,08 = 2499.85

• Vertraglich vereinbarte Stunden 100 %: Diese Stundenzahl hängt von der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit ab, die unter Unternehmen > Koeffizienten > Einstellungen 2 oder unter Unternehmen > Niederlassungen definiert wurde.
  Sie werden wie folgt berechnet:
  Wöchentliche Arbeitszeit / 5 × 260 / 12
  Dabei entspricht 260 der Anzahl Tage pro Jahr, die gemäss den Richtlinien festgelegt wurde.
• Beschäftigungsgrad in diesem Monat: Der Beschäftigungsgrad wird bei jeder Lohnberechnung ermittelt und berücksichtigt die Stunden/Tage der verwendeten Felder, hochgerechnet auf die Anzahl Stunden bei einer Vollzeitstelle für den betreffenden Monat, und zwar wie folgt:
  Zu berücksichtigende Arbeitsstunden × 100 / vertraglich vereinbarte Stunden 100 %
• Diesen Monat zu berücksichtigende Arbeitsstunden: Standardmässig handelt es sich hierbei um die Anzahl bezahlter Stunden.
  In bestimmten Situationen kann der Lohn andere Beträge als die bezahlten Stunden umfassen, etwa bei einer unfallbedingten Abwesenheit.
  In diesem Fall zeigt Crésus eine Meldung mit den berücksichtigten Stunden sowie den allenfalls einzubeziehenden Feldern an.
• 
  Die Anzahl zu berücksichtigender Stunden für den Beschäftigungsgrad des laufenden Monats ist anzugeben. Dieser Beschäftigungsgrad wird wie oben beschrieben berechnet.
• Quellensteuerabzug ausserhalb Swissdec: Dieses Feld ersetzt den oben beschriebenen Quellensteuerabzug, wenn die Option Arbeitnehmer für QST-Meldungen ignorieren in den Daten des/der Angestellten aktiviert wurde (§4.3 Quellensteuer).
  Die Verarbeitung der Quellensteuer erfolgt nun manuell: Der Satz kann in den Daten des/der Angestellten angegeben werden, der Satz und/oder der Betrag der zu erhebenden Steuer kann bei jedem Lohn eingegeben werden.

Ist ein Angestellter der Quellensteuer unterstellt, ist für die Swissdec-Übermittlung (link im Aufbau) der Lohn jeden Monat zu erstellen, auch wenn der Angestellte keinen Lohn bezieht.

Die Arbeitgeberanteile der Sozialabgaben werden in dieser Registerkarte aufgeführt. Sie werden neben den Abzügen des Angestellten in der Registerkarte Abzüge ebenfalls in der Spalte A.Wert verarbeitet.

Bemerkungen zum Monat: Hier kann ein erklärender Text erfasst werden, der auf der Lohnabrechnung oder auf einem anderen Dokument erscheinen soll. Einen Text können Sie auch bei der Erfassung des Lohnes eingeben. Um einen Text für das ganze Jahr einzugeben, verwenden Sie das Feld Bemerkungen in den Daten des/der Angestellten. Sie können auch die Detailansicht verwenden, um im Voraus für jeden Monat einen Text einzugeben, der bei der Erfassung des Lohnes übernommen wird (§4.10 Verschiedenes).

Allgemeine Bemerkungen für alle Angestellten können Sie bei den Daten des Unternehmens eingeben (link im Aufbau).

Alle Einkünfte, die den verschiedenen Basen unterstellt sind, werden in der Registerkarte Basis angezeigt. Diese Bruttoangaben stellen die Basen der verschiedenen Abzüge dar. Die Bestandteile der Basen werden mit dem Befehl Unternehmen > Felder definieren verwaltet (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte).

• Bruttolohn, Nettolohn, auszuzahlender Lohn: Crésus erlaubt die Unterscheidung der reinen Lohnbestandteile der Beträge im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Angestellten und weiterer Beträge, die mit dem Lohn ausbezahlt werden (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte). Der Betrag wird in der Registerkarte Allgemein bei den Lohndaten angezeigt (§4.13.2 Allgemein).
• AHV-Basis: sämtliche AHV-pflichtigen Einkünfte und Zulagen, von denen bei Personen im Rentenalter oder bei Personen, deren Jahreslohn unter der Befreiungsgrenze liegt, der Freibetrag abgezogen wird (link im Aufbau), um den AHV-Lohn zu ermitteln. Dieser Betrag ist bei nicht AHV-pflichtigen Personen gleich null.
• Nicht AHV-pflichtig: nicht der AHV unterstellter Lohnteil, wenn sich der Angestellte noch nicht im 18. Altersjahr befindet oder nicht AHV-pflichtig ist, oder wenn der Jahreslohn unter der Befreiungsgrenze liegt (link im Aufbau).
• Nicht AHV-pflichtiger Betrag: vom AHV-Beitrag befreiter Lohnanteil, wenn der Angestellte das Rentenalter erreicht hat.
• LPCFam-Basis: Seit Oktober 2011 bezahlen die Waadtländer einen Beitrag für Ergänzungsleistungen an Familien und Überbrückungsrenten. Diese für die Bearbeitung der Ausnahmen im Jahr 2011 nötige Basis ist seit 2012 hinfällig.
• ALV-Basis: Summe der ALV-beitragspflichtigen Beträge (in der Regel übereinstimmend mit der AHV-Basis), mit Obergrenze für den ALV-Lohn und den ALV-Zusatzlohn (link im Aufbau).
• UVG-Basis: Summe der UVG-pflichtigen Beträge. Für diesen Betrag gilt eine Obergrenze, aus der sich der für die Prämienberechnung massgebende UVG-Lohn ergibt (link im Aufbau).
• UVGZ-Basis: Summe der UVGZ-pflichtigen Beträge. Unter Berücksichtigung der Obergrenze wird der für die Berechnung der Unfall-Zusatzversicherungsprämie massgebende UVGZ-Lohn (Kat. 1) ermittelt. Der die Obergrenze überschreitende Betrag ergibt den UVGZ-Lohn (Kat. 2) für die Berechnung des überobligatorischen UVG-Beitragsteils (link im Aufbau und §4.4 Versicherungen).
• KTG-Basis (Kat. 1) und KTG-Lohn (Kat. 2): dasselbe für die Berechnung der KTG-Versicherung und der KTG-Zusatzversicherung (link im Aufbau und §4.4 Versicherungen).
• BVG-Basis, BVG-Lohn und koordinierter Lohn: Summe aller der zweiten Säule unterstellten Felder. Dieser Betrag ist nach unten und oben beschränkt. Nach Abzug des Koordinationsbetrags ergibt sich daraus der koordinierte Lohn, der für die Berechnung der BVG-Prämie verwendet wird (link im Aufbau und §4.4 Versicherungen).
• BVG-Basis mit Einschränkungen: dasselbe, aber mit Obergrenze und gegebenenfalls abgestuft.
• Basis HK: für die Berechnung der Heilungskostenversicherung massgebende Basis (link im Aufbau und §4.4 Versicherungen).
• Quellensteuerbasis: Der quellensteuerpflichtige Bruttolohn wird auf theoretische 100 % umgerechnet, um die Basis Steuersatz zu ermitteln. Dabei sind das vorgesehene Feriengeld, der allfällige 13. Monatslohn und die proportionalen Einkünfte zu berücksichtigen. Mit diesem jährlichen Betrag wird der für die Quellensteuer anwendbare Satz ermittelt (§3.3 Datenkontrolle und §31 Berechnung der Quellensteuer).
• Basis für den GAV-Beitrag: Lohnbasis für die Berechnung des GAV-Beitrags; entspricht in der Regel dem AHV-Lohn (§ Crésus Lohnbuchhaltung).
• Basis Ferien, Basis Feiertage, Basis 13. Monatslohn: Summe der Beträge für die Berechnung des Feriengeldes in Prozent und des 13. Monatslohnes (§4.1 Stammdaten).
• Abzug von der AHV-Basis für Spesen: Betrag für die Berechnung des nicht AHV-pflichtigen Anteils (§4.10 Verschiedenes)

In gewissen Fällen stimmen die AHV-, die ALV- und die GAV-Basis nicht miteinander überein. In diesem Fall verwenden Sie den Befehl Optionen > Einstellungen, um die Basen voneinander zu trennen.

Nebst einigen besonderen Feldern werden in diesen Registerkarten automatisch die vom Benutzer hinzugefügten Einkünfte und Abzüge angezeigt, um den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens Rechnung zu tragen. Die Definition der Spezialfelder erfolgt mit dem Befehl Unternehmen > Felder definieren. Ein Assistent erleichtert das Hinzufügen neuer Einkünfte oder Abzüge (§5.7 Erstellung eigener Felder). Die Parameter für diese Einkünfte oder Abzüge erscheinen gegebenenfalls bei den Daten des/der Angestellten (§4.11 Spezialeinkünfte und §4.12 Spezialabzüge).

Gewisse Vorteile werden in Form einer Leistung statt eines Betrages erbracht. Dazu gehören etwa die Gratiswohnung oder die private Nutzung eines Geschäftswagens. Der Wert dieser Leistungen kann sozialabgabe- oder steuerpflichtig sein. Der Betrag wird nicht mit dem Lohn ausbezahlt, sondern muss bei den verschiedenen Basen berücksichtigt werden (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte). Unter §5.4 Felder vom Typ Einkünfte und §5.5 Felder vom Typ Abzüge wird das Konzept dieser geldwerten Vorteile beschrieben.

Der Wert des Geschäftswagens wird in der Registerkarte Lohnausweis in den Daten des/der Angestellten angegeben. Seit 2016 umfasst der Wert auch die Sonderausstattung.

Der Anteil Aussendienst muss auf dem Lohnausweis ebenfalls unter der Ziffer 15 Bemerkungen auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden. Erfassen Sie die Angaben in der Registerkarte Lohnausweis in den Daten des/der Angestellten:

Der Lohnausweis enthält nun folgende Bemerkung:

Weitere Angaben finden Sie in der Mitteilung der ESTV vom 15. Juli 2016.

Führt die jährliche genaue Bestimmung dieses Anteils für den Arbeitgeber zu einem übermässigen administrativen Aufwand, kann er die von der ESTV festgelegten Pauschalen verwenden.

Um versehentliche Änderungen an bereits eingegebenen Löhnen zu verhindern, sperrt die Erstellung eines Lohnes automatisch alle früheren Löhne dieses Angestellten. Mit dem Befehl Personal > Löhne sperren können Sie die bestehenden Löhne auch von Hand sperren.

Die gesperrten Löhne werden mit einem Vorhängeschlosssymbol gekennzeichnet:  .

Wenn nötig können sie mit dem im Verwaltermodus verfügbaren Befehl Personal > Löhne freigeben freigegeben werden (link im Aufbau).

Bestimmen Sie den oder die zu sperrenden/freizugebenden Löhne für einen oder mehrere Angestellte und eine oder mehrere Perioden nach Ihrer Wahl.

Verwenden Sie den Befehl Personal > Löhne freigeben, werden die abgesichert verbuchten Löhne nicht freigegeben. Ist hier eine Korrektur vorzunehmen, müssen Sie zuerst die Verbuchung widerrufen (§17 Löhne verbuchen).

Im Verwaltermodus kann man einen gesperrten (aber nicht verbuchten) Lohn löschen: In einer Meldung werden Sie von Crésus zur Bestätigung der Löschung aufgefordert.

Mit dem Befehl Personal > Importieren können Sie die Daten der Angestellten oder die Werte für die Berechnung des Lohnes importiert werden.

Die zu importierende Datei muss im Nur-Text-Format vorliegen.

Jede Zeile entspricht einem Angestellten, die Elemente sind durch ein beliebiges Einzelzeichen, in der Regel durch einen Tabulator oder einen Strichpunkt, voneinander getrennt.

Die Reihenfolge der Felder in der Importdatei ist strikte zu beachten und muss der Reihenfolge der definierten Felder entsprechen.

In diesem Beispiel werden die Löhne des Monats importiert. Das Dateiformat ist eine Textdatei mit Tabulatoren.

• Öffnen Sie eine der Dateien lohn-beispiel-20xx des laufenden Jahres, die mit Crésus Lohnbuchhaltung mitgeliefert wurden. Dieses Beispiel finden Sie im Ordner Beispiele des Standardordners, in der Regel unter C:Documents Crésus.
• Führen Sie den Befehl Personal > Importieren aus.
• Wählen Sie in der Liste links das Importmodell Monatslöhne aus.
• Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende Datei auszuwählen. Das Jahr muss dem Jahr der Beispieldatei entsprechen.
• Geben Sie die betreffende Periode und das Erstellungsdatum ein, das auf den Lohnabrechnungen erscheinen wird.

Datei in .old umbenennen: Ist diese Option aktiviert, wird jede Datei nach dem Import entsprechend umbenannt.

Enthält die importierte Datei Löhne, die in Konflikt mit bestehenden Löhnen geraten, zeigt Crésus die Liste der betroffenen Löhne an.

Sie können auswählen, welche Löhne neu importiert werden sollen. Mit Ctrl+Klick können mehrere Löhne ausgewählt werden.

Sie können weitere Angaben machen:

• Löscht die ausgewählten Löhne vor dem Importieren: Ersetzt die bestehenden Löhne vollständig (jeder Lohn wird gelöscht und anschliessend neu importiert).
• Ersetzt die importierten Werte, ohne die Löhne zu löschen: Ergänzt die bestehenden Löhne (die Daten der importierten Felder ersetzen die bestehenden Daten, aber in der importierten Datei nicht enthaltene Daten werden nicht gelöscht). Dies ist etwa sinnvoll, wenn Sie bereits mit der Erfassung des Lohnes begonnen und Spesenrückerstattungen angegeben haben, deren Daten in der importierten Datei fehlen.

Die mit dem Modell mitgelieferte Maske «Angestelltenimport» erlaubt es, die Angestelltendaten aus einer beliebigen Datenbank zu übernehmen, deren Inhalt in eine Textdatei exportiert wurde, z. B. eine Excel-Tabelle, die im Textformat mit Tabulatoren abgespeichert wurde.

Als Trennzeichen für die Felder muss ein Tabulator verwendet werden.

Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Feldnamen oder beliebige andere Angaben enthalten.

Die Reihenfolge der Felder, die nachfolgend beschrieben wird, muss eingehalten werden. Wenn eine Information fehlt, kann das Feld leer sein, aber es muss vorhanden sein:

1. Arbeitnehmernummer: eindeutige ganze Zahl

Ist dieses Feld leer, vergibt Crésus automatisch eine Nummer

2. Geschlecht: 0 oder 1

0 = Mann

1 = Frau

Ist das Feld leer, setzt Crésus standardmässig Mann ein

3. Anrede:

Ist dieses Feld leer, verwendet Crésus Herr oder Frau je nach importiertem Geschlecht

4. Name

5. Vorname

6. Adresse

7. Postleitzahl

8. Ort

9. Wohnkanton: gemäss Autokennzeichen, in Grossbuchstaben

zum Beispiel VD

EX für einen Wohnsitz im Ausland

10. Wohnland: ISO-Code mit zwei Buchstaben

zum Beispiel FR für Frankreich

Ist das Feld leer, setzt Crésus standardmässig «CH – Schweiz» ein

11. Grenzgängertyp: ganze Zahl zwischen 0 und 2

0 = wohnt in der Schweiz

1 = kehrt jeden Tag ins Ausland zurück

2 = verfügt unter der Woche über eine Adresse in der CH

Ist dieses Feld leer oder der Wohnkanton nicht EX, verwendet Crésus standardmässig «wohnt in der Schweiz».

12. Festnetztelefon

13. Mobiltelefon

14. E-Mail-Adresse

15. Nationalität: ISO-Code mit zwei Buchstaben

zum Beispiel FR für Frankreich

Ist das Feld leer, verwendet Crésus <bitte auswählen>

16. Sprache des Arbeitnehmers: ganze Zahl zwischen 0 und 3

0 = Französisch

1 = Deutsch

2 = Englisch

3 = Italienisch

andere oder leer = Standard

17. Zivilstand: wie folgt, mit der exakt gleichen Schreibweise wie unten

Alleinstehend

Verheiratet

Geschieden

Verwitwet

Getrennt

In eingetragener Partnerschaft

In gerichtlich aufgelöster Partnerschaft

In durch Todesfall aufgelöster Partnerschaft

In durch Verschollenerklärung aufgelöster Partnerschaft

18. Geburtsdatum: im Format TT.MM.JJJJ

z. B. 12.05.1990

19. AHV-Nr.

20. Sozialversicherungsnummer (neue AHV-Nummer)

21. Eintrittsdatum: im Format TT.MM.JJJJ

z. B. 01.05.2013

22. Austrittsdatum: im Format TT.MM.JJJJ

z. B. 12.05.1990

23. IBAN

Am Ende des Importvorgangs zeigt Crésus eine Zusammenfassung der Fehler und der zu ergänzenden Felder an.

Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Datenkontrolle, um eine Überprüfung der Daten zu erzwingen (§3.3 Datenkontrolle).

Im Verwaltermodus (link im Aufbau) können Sie eine Importmaske erstellen und anpassen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen um den Namen der ausgewählten Maske zu ändern.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um die ausgewählten Maske zu löschen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Modell einstellen, um eine bestehende Maske zu ändern.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen um einen neuen Import aller Einträge zu definieren, oder auf die Schaltfläche Duplizieren, um basierend auf der gewählten Vorlage einen neuen Import zu definieren.

Die Maske bietet die Möglichkeit, die Reihenfolge der Felder zu definieren.

Standardmässig schlägt Crésus die Referenzfelder vor.

Der <Importmodus> ist fakultativ. Er bestimmt, wie die Software vorgehen soll, wenn der importierte Lohn bereits vorhanden ist:

• 0 : Vervollständigen – erstellt nur die neuen Löhne, die bestehenden Löhne werden nicht angepasst.
• 1 : Zusammenführen – die in der importierten Datei fehlenden Daten beibehalten; die bestehenden Werte werden durch die importierten Werte überschrieben.
• 2 : Ersetzen – die importierten Löhne überschreiben die bestehenden Löhne vollständig; die bestehenden Löhne werden vor dem Import gelöscht. Die bestehenden Löhne, die nicht in der importierten Datei vorhanden sind, werden nicht geändert.
• 3 : Löschen – die Löhne, die in der importierten Datei vorhanden sind, werden gelöscht; die neuen Löhne werden nicht importiert.
• 4 : Ignorieren – es ändert sich nichts.

Die Arbeitnehmernummer ist obligatorisch. Sie ist das einzige Mittel, um den Import mit einem Angestellten der Basis zu verknüpfen.

• Die Felder Laufendes Jahr und Laufender Monat sind optional. Damit wird gewährleistet, dass die importierten Daten zum Importzeitpunkt der ausgewählten Periode entsprechen.

Ist einer der anderen runden Knöpfe wie Referenzen aktiviert, zeigt die Liste links sämtliche Felder an, die importiert werden sollen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen>>, um das ausgewählte Feld in die Liste der behandelten Felder zu übernehmen.
• Mit der Schaltfläche <<Entfernen können Sie das ausgewählte Feld aus der Liste entfernen.
• Verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um die Reihenfolge der Felder in der Liste anzupassen.
• Wenn eine der Spalten der importierten Datei ignoriert werden soll, auch wenn sie Werte enthalten, verwenden Sie die Schaltfläche Spalte ignorieren.

Wenn nötig können Sie die Basis und/oder den Koeffizienten der Felder importieren. Der Wert der Felder wird nach der passenden Formel berechnet, wie wenn Sie die Basis oder den Koeffizienten bei der Erfassung des Lohnes mit der Tastatur eingegeben hätten. Wenn Sie z. B. die Anzahl gearbeiteter Stunden importieren (@Koeff:Gearbeitete Stunden), wird der Stundenlohn nach dem in den Daten des/der Angestellten festgelegten Basisstundenlohn berechnet. Wenn Sie @Basis:Stundenlohn und Koeff:Gearbeitete Stunden importieren, wird der Stundenlohn anhand der importierten Basis und des importierten Koeffizienten berechnet. Die importierten Elemente werden mit einem Sternchen versehen.

Sie können den Wert eines Feldes auch selbst bestimmen. In unserem Beispiel, bei dem @Eink:Stundenlohn importiert wird, wird nicht die Berechnung Basis * Koeffizient durchgeführt, sondern der importierte Betrag ist massgebend, wie wenn Sie ihn bei der Erfassung des Monatslohnes mit der Tastatur eingegeben hätten. Die Ergebnisse der Berechnungen, deren Wert importiert wurde, werden nicht überprüft. Die importierten Elemente werden so, wie sie vorliegen, verarbeitet.

Die Berechnung der nicht importierten Felder erfolgt automatisch, wie wenn Sie einen Lohn manuell verarbeiten.

Unter Feldertrennzeichen wählen Sie das in der Importdatei verwendete Trennzeichen aus. Hierbei kann es sich um einen Tabulator, einen Strichpunkt, ein Komma, einen Backslash oder einen vertikalen Tabulator handeln.

Geben Sie ausserdem an, ab welcher Zeile die importierte Datei Daten enthält. Es ist z. B. möglich, dass die erste Zeile Feldernamen enthält.

Der Name der zu öffnenden Datei kann in der überarbeiteten Formel festgelegt werden, indem Sie auf Dateiname … klicken. Diese Datei wird beim Öffnen der Importmaske automatisch vorgeschlagen.

Sie können auch den Namen der umbenannten Datei einschliessen. Zum Beispiel, wenn die Formel Folgendes enthält:

„Löhne_importiert.txt|Löhne_verarbeitet.old“

Dann wird automatisch Löhne_importiert.txt vorgeschlagen und nach der Bearbeitung in Löhne_verarbeitet.old umbenannt.

Verwenden Sie die Schaltflächen Vorlage exportieren/importieren, um die Definition einer Datei zu exportieren und in eine andere Datei zu importieren. Die Dateiendung der Definitionsdateien lautet .IFSX.

Verwenden Sie den Befehl Personal > Exportieren, um die Daten der Angestellten, des Arbeitgebers und der Löhne in die Zwischenablage oder eine Datei zu exportieren, um sie später mit einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einem Texteditor weiterzubearbeiten.

Crésus Lohnbuchhaltung wird mit sechs vordefinierten Exportvorlagen ausgeliefert, bei denen Sie die Periode und/oder die betroffene Abteilung wählen können:

• Adresse: nur die Adresse des Angestellten, z. B. für Etiketten oder persönliche Schreiben.
• Erweiterte Adresse: Nummer, Adresse und Telefonnummern des Angestellten.
• Bruttolöhne, ausgezahlte Löhne, überwiesene Löhne: Übersichten der Beträge für das ganze Jahr.
• AHV einfach: AHV-Nummer, Name und Vorname, AHV-Lohn, laufendes Jahr, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Mitgliedsnummer des Unternehmens.

Sie können die Liste in die Zwischenablage exportieren, um sie von Hand in einen Text, ein Tabellenkalkulationsprogramm oder ein beliebiges Dokument zu kopieren. Oder Sie geben Sie den Dateinamen und den Ordner an, in den die Datei exportiert werden soll.

• >Mit der Option Kopiert den Dateipfad in die Zwischenablage kann der Pfad an einem anderen Ort eingefügt werden, etwa im Windows-Explorer oder in der Maske Öffnen der verwendeten Anwendung.
• Die Option Ersetzt die bestehende Datei ohne Rückfrage wird die vorgängig erstellte Datei durch die neu exportierte Datei überschrieben, wenn beide Dateien denselben Namen haben.
• Ist die Option Speichert den Dateinamen aktiviert, schlägt Crésus automatisch vor, eine Datei mit demselben Namen zu erstellen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportmodus, um auf verschiedene Wahlmöglichkeiten für das Format der exportierten Datei zuzugreifen.

Wenn Sie Crésus Lohnbuchhaltung LARGO oder höher verwenden, können Sie über die entsprechenden Schaltflächen nach Ihren Bedürfnissen Exportvorlagen erstellen, ändern, umbenennen und löschen. Die folgenden Erläuterungen gelten nicht für die Versionen PRO oder Small Business von Crésus Lohnbuchhaltung.

Klicken Sie im Verwaltermodus (link im Aufbau) auf die Schaltfläche Erstellen, um eine neue Exportvorlage zu erstellen, oder auf die Schaltfläche Duplizieren, um die ausgewählte Vorlage zu kopieren.

In der folgenden Maske können Sie den Inhalt und das Format der zu exportierenden Elemente auswählen.

Nach der Eingabe eines Namens für die Vorlage sollten Sie das Format bestimmen.

• Textformat, zeilenweise: Die Datei wird sich aus unterschiedlich langen Elementen zusammensetzen, die durch das in der Liste gewählte Zeichen voneinander getrennt werden. Das Trennzeichen kann auch pro Element einzeln bestimmt werden.
• Textformat, spaltenweise: Die Datei wird sich aus unterschiedlich langen Elementen auf separaten Zeilen zusammensetzen.
• Wahlweise können Sie den Feldnamen in der 1. Zeile exportieren und die Zeichenketten zwischen Anführungszeichen setzen.
• Felder mit fester Länge: Die Datei wird sich aus Elementen fester Länge zusammensetzen, deren Länge für jedes Feld oder jede Formel festgelegt wird und die durch das in der Liste gewählte Zeichen voneinander getrennt werden (kann auch für jedes Element einzeln bestimmt werden). Jedes Feld kann nach Bedarf angeordnet werden.
• Der Dateiname kann aus einer Formel resultieren. Ist die Formel leer, verlangt Crésus, dass bei jedem Export ein Name angegeben wird.

Alle exportierbaren Elemente sind in der Spalte links aufgelistet. Um in dieser Spalte ein Element zu suchen, können Sie im Eingabefeld enthält einen Teil seines Wortlauts eingeben. Crésus reduziert dabei die Liste auf diejenigen Elemente, die diesem Kriterium entsprechen.

Sie können die Auswahl verfeinern, indem Sie die Art der gesuchten Information auswählen: Markieren Sie die entsprechenden Optionen am linken Rand der Maske.

Verwenden Sie die Schaltflächen Hinzufügen<< und Entfernen, um die Reihenfolge der Felder in der Liste rechts anzupassen. Die Elemente dieser Liste werden für den Export berücksichtigt.

• Standardmässig wird das in der Drop-down-Liste Feldertrennzeichen ausgewählte Zeichen verwendet, um die Felder voneinander zu trennen. Entsprechend der Angabe im Eingabefeld Schlusszeichen kann aber auch für jedes Feld oder jeden Block ein eigenes Zeichen verwendet werden.

Das Trennzeichen kann sich aus mehreren Zeichen zusammensetzen. Geben Sie t ein, wenn das Schlusszeichen ein Tabulator sein soll. Geben Sie n ein, wenn das Schlusszeichen eine Zeilenschaltung sein soll.

• Die Schaltflächen Nach oben und Nach unten ändern die Reihenfolge der Elemente in der Liste: Wählen Sie das zu verschiebende Element in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Formel einfügen, um anstelle eines Feldes eine Formel in den Export einzufügen. Der Formeleditor wird unter §30 Der Formeleditor beschrieben.

Mit den Blöcken können zu exportierende Elemente gruppiert werden.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Block einfügen, um unterhalb der momentan markierten Zeile einen neuen Block einzufügen. Um einen Block innerhalb eines bestehenden Blocks zu erstellen, muss sich der Cursor auf einem Element des bestehenden Blocks befinden.

Um das Lesen des Scripts zu erleichtern, wird empfohlen, den Blöcken einen eigenen Namen zu geben. Mehrere Blöcke können sich gegenseitig überschneiden.

Verwenden Sie die Drop-down-Liste zum Block, um anzugeben, ob die Elemente im Block als aktuelle oder globale Werte exportiert werden sollen. Sie können bestimmen, ob die Operationen eines Blocks einmal, kumuliert oder wiederholt ausgeführt werden sollen, für alle Angestellten, für jeden Angestellten oder für jede Abteilung, für jeden Monat oder fürs ganze Jahr.

Der Export der Zeilen des Blocks kann einer bedingten Formel unterstehen: Markieren Sie den Anfang des Blocks und klicken Sie auf die Schaltfläche Formel (§30 Der Formeleditor).

Verwenden Sie die Schaltflächen Vorlage exportieren/importieren, um eine Vorlage zu exportieren und in eine andere Datei zu importieren. Die Dateiendung der Definitionsdateien lautet .IESX.

Die folgende Maske zeigt, wie der Export der Jahresübersicht der Rückerstattungen Kilometerkosten definiert wird.

• Der Rückerstattungssatz für Kilometerkosten ist ein fixer Wert für das ganze Unternehmen. Sie müssen ihn nicht für jeden Angestellten oder jeden Monat neu eingeben. Hingegen müssen Sie für jeden Angestellten und jeden Monat die Kilometerzahl und den Rückerstattungsbetrag exportieren.

• Die erste Zeile der Vorlage exportiert einen Text: eine Berechnung mit dem Inhalt «Einheitsbetrag:»  (§30 Der Formeleditor)
• Die zweite Zeile exportiert den Einheitssatz.
• Die dritte Zeile markiert den Anfang des für jeden Angestellten zu wiederholenden Blocks «Arbeitnehmer».

• Dieser Block enthält den Vornamen und den Namen jedes Arbeitnehmers, dann einen zweiten Block «Rückerstattungen», der für jeden Angestellten wiederholt wird, und die Anzahl Kilometer und den Rückerstattungsbetrag enthält.
• Das Schlusszeichen der Anzahl Kilometer ist «km = »

So erhält man für jeden Monat eine Information vom Typ 123.00 km = 92.25

Bei einem Export erlauben es die Totalisatoren TOTALANGESTCSV() und TOTALJAHRCSV(), die Werte der Zeilen mit identischem definiertem Kriterium zusammenzurechnen.

TOTALANGESTCSV(Kriterium; Spalte 1; Spalte 2; …; Spalte n)

Ist das Kriterium eine leere Zeichenkette oder eine Zahl unter 1, wird der betreffende Angestellte ignoriert.

Zum Beispiel:

TOTALANGESTCSV(@Brutto:Ausbezahlter Betrag>2500

; @Eink:Monatslohn

; @Eink:Stundenlohn)

gibt in zwei separaten Spalten das Total des Monatslohns und das Total des Stundenlohns für alle Angestellten an, deren in diesem Monat ausbezahlten Beträge über 2500.– liegen.

Die fakultativen Modi «+» und «−» erlauben die Erstellung einer Tabelle in mehreren Schritten:

• Die «+» erzeugen den gespeicherten Inhalt, indem die Zeilen mit identischem Kriterium addiert werden.
• Das «−» gibt den Inhalt des Speichers in einer Tabelle aus und ordnet die Zeilen nach dem Kriterium.

TOTALANGESTCSV(„+“ ; @Daten:Name der Abteilung; @Eink:Monatslohn)

TOTALANGESTCSV(„-„)

• Der erste Befehl erzeugt die Zeilen im Speicher, indem der Monatslohn der Angestellten jeder Abteilung kumuliert wird.
• Der zweite Befehl gibt die Tabelle aus und ordnet sie nach Abteilungsnamen.
• Die Tabelle wird in aufsteigender Reihenfolge nach Kriterium sortiert.

Das für die Spalten und Zeilen zu verwendende Trennzeichen kann gewählt werden:

TOTALANGESTCSV(„-„; „t“; „rn“)

gibt die Tabelle aus und trennt die Spalten durch einen Tabulator und die Zeilen durch einen Zeilenumbruch.

Beispiel:

In einer «für jede Einkunft wiederholten» Schleife, unter Verwendung der unter §30 Der Formeleditor beschriebenen Sonderaufrufe COMPTA() und SPECIALOP():

TOTALANGESTCSV(„+“; COMPTA(;1)+“/“+COMPTA(;2)+“/“+COMPTA(;3)

; COMPTA(;1) ; COMPTA(;2) ; COMPTA(3) ; SPECIALOP(91))

TOTALANGESTCSV(„-„)

wird eine Tabelle mit vier Spalten erzeugt, Sollkonto; Habenkonto; Text; Betrag mit einer Zeile pro Einkunft. Die Spalten werden mit Strichpunkt getrennt. Die Zeilen, deren Soll-, Habenkonto und Text identisch sind, werden kumuliert.

Wird die Funktion bei einem Export verwendet, wird das Zeichen FINLIGNE() gefiltert. Es ist durch CODECAR(1) zu ersetzen, damit das Endergebnis einen Zeilenumbruch aufweist. Der zweite Befehl ist daher TOTALANGESTCSV(„-„; „;“; CODECAR(1))

Um einen Export mit Tabulatoren zu erhalten:

TOTALANGESTCSV(„-„; „t“; CODECAR(1))

Diese Erklärungen gelten auch für den Totalisator TOTALJAHRCSV():

TOTALJAHRCSV(„1“; @Abz:ALV-Beitrag; @Abz:BVG-Beitrag)

gibt in zwei separaten Spalten das Jahrestotal der ALV- und der BVG-Beiträge des betreffenden Angestellten aus.

TOTALANGEST(TOTALJAHRCSV(„1“; @Abz:ALV-Beitrag; @Abz:BVG-Beitrag))

gibt in zwei separaten Spalten das Jahrestotal der ALV- und der BVG-Beiträge aller Angestellten aus.

TOTALANGEST(TOTALJAHRCSV(@Daten:Name des Angestellten

; @Abz:ALV-Beitrag

; @Abz:BVG-Beitrag

)

)

gibt eine Tabelle mit zwei separaten Spalten mit dem Jahrestotal der ALV- und der BVG-Beiträge aller einzelnen Angestellten aus, alphabetisch sortiert nach Namen.

Haben mehrere Angestellten denselben Familiennamen, werden ihre Angaben kumuliert. Es ist daher sinnvoll, (auch) die Angestelltennummer zu berücksichtigen.

Mit dem Befehl Unternehmen > Felder definieren wird eine Maske geöffnet, die eine Liste aller bei der Berechnung der Löhne verwendeten Felder anzeigt.

• Die Bezeichnungen der Felder können geändert werden. Geben Sie in der entsprechenden Zeile einfach die neue Bezeichnung ein.
• Die Software unterscheidet Modellfelder von Benutzerfeldern.
• Modellfelder sind vordefiniert und können nur teilweise verändert werden. Sie können sie neu benennen und die Basen und die Punkte ändern, unter denen sie auf dem Lohnausweis erscheinen.
  Alle Einstellungen, die nicht verändert werden können, sind in der Maske ausgegraut.
• Sie können Ihre eigenen Felder erstellen und nach eigenem Ermessen einstellen (§5.7 Erstellung eigener Felder).

Es gibt vier Arten von Feldern: Daten, Einkünfte, Abzüge und Basen (link im Aufbau). Wählen Sie, welche Art angezeigt werden soll.

Möglicherweise müssen Sie je nach den Besonderheiten Ihrer Anwendung neue Felder oder Basen erstellen.

• Mit den Schaltflächen Neu und Duplizieren wird ein neues Feld der ausgewählten Art angelegt. Die Erstellung von Feldern wird unter §5.7 Erstellung eigener Felder beschrieben.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um ein persönliches Feld zu löschen. Diese Schaltfläche ist deaktiviert, wenn es sich um ein Modellfeld handelt oder wenn das Feld bereits einen Betrag enthält.
• Verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben / Nach unten, um das gewählte Feld in der Liste nach oben oder nach unten zu verschieben. Die Reihenfolge der Felder bestimmt ihre Position in den Eingabemasken, beim Ausdrucken gewisser Dokumente und in den Listen, in denen ein Feld gewählt werden muss. Diese Schaltflächen sind bei eingeschaltetem Filter deaktiviert (§5.8 Filter).
• Mit einem Trennungsfeld werden im Ausdruck zwei Felder getrennt oder Zwischenergebnisse angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Trennung, um nach dem ausgewählten Feld eine Textzeile einzufügen. Diese Schaltfläche ist bei eingeschaltetem Filter deaktiviert (§5.9 Felder importieren/exportieren).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um ein oder mehrere Felder aus einer zuvor exportierten Liste zu übernehmen (§5.9 Felder importieren/exportieren)
• Mit der Schaltfläche Exportieren können Sie die Liste aller Felder (der vier Feldarten) in eine Datei exportieren. Mit dieser Datei können Sie Felder in eine andere Lohnbuchhaltung importieren (§5.9 Felder importieren/exportieren).

Sie können die Felder zur Eingabe der Stammdaten und Löhne so einstellen, dass die nicht benötigten Felder nicht angezeigt werden; Sie können auch eigene Registerkarten erstellen (siehe §26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).Mit dieser Datei können Sie Felder in eine andere Lohnbuchhaltung importieren (§5.9 Felder importieren/exportieren). Der Swissdec-Standard sieht vor, dass die Lohnartnummer (§5.1 Die Lohnartnummer) und die fett angezeigten Optionen nicht mehr geändert werden können, sobald ein Feld benutzt wurde. Die Änderungen in einem Feld haben nie Einfluss auf den Betrag eines zuvor berechneten Lohnes. Bevor Sie mit der Übertragung der Löhne beginnen, müssen Sie deshalb unbedingt alle Werte der Felder überprüfen.

Die Lohnartnummer (LA) ist die Identifikationsnummer des Feldes in den verschiedenen Registerkarten und auf den ausgedruckten Dokumenten.

Diese Nummer ist einmalig und obligatorisch.

Erstellen Sie ein neues Feld, müssen Sie ihm eine Lohnart zuordnen. Dafür gibt es keine allgemein verbindliche Norm. Wir empfehlen Ihnen aber, sich an die von Swissdec gelieferten Lohnarten zu halten.

Nach der Verwendung eines Feldes kann seine Lohnart nicht mehr geändert werden.

Felder, deren Lohnart ähnliche Wurzel aufweisen, sind miteinander verknüpft. In diesem Beispiel sind die Felder

1000. Monatslohn

1000.1 Monatslohn variabel

1000.2 Monatslohn Aushilfe

durch die LA 1000 verknüpft. Die an einem dieser Felder vorgenommenen grundlegenden Änderungen (kumulierte Angaben im Lohnausweis, massgebend für …, statistischer Code) werden auch auf die anderen Felder übertragen. Wenn Sie ein Feld dieser Gruppe ändern, zeigt Crésus eine Meldung an, dass die Änderungen auf die anderen Felder der gleichen Art übertragen werden:

In den verschiedenen Registerkarten der Maske Felder definieren gibt es gemeinsame Elemente.

Haupt-Registerkarte

Die Namen der Felder können frei gewählt und geändert werden.

Ursprünglicher Standardtext erscheint nur bei Modellfeldern. Gegebenenfalls können die Texte mit den Schaltflächen Zurücksetzen und Alle Texte zurücksetzen wieder auf die Bezeichnung der von Crésus Lohnbuchhaltung gelieferten Vorlagen zurückgesetzt werden.

Da Crésus Lohnbuchhaltung mehrsprachig ist, hat jedes Feld in jeder der vier Sprachen eine eigene Bezeichnung. Wählen Sie in der Drop-down-Liste die gewünschte Sprache. Wollen Sie Dokumente auf Englisch oder Italienisch drucken, müssen Sie die Namen der verwendeten Felder übersetzen.

• Diese Einkunft erscheint kumuliert unter folgendem Punkt des Lohnausweises: Hier können Sie einstellen, unter welchem Punkt des Lohnausweises diese Einkunft erscheinen soll. Die Beträge für alle Elemente eines Punktes werden automatisch zusammengerechnet.
• Quellensteuercode: Bei der Datenübermittlung über Swissdec (link im Aufbau) werden die Einkünfte mit einem speziellen Code gekennzeichnet, je nachdem, wo sie auf dem Lohnausweis erscheinen. So weisen die Felder, die unter Ziffer 1. Lohn auf dem Lohnausweis aufgeführt werden, den Code A: QST-Lohn auf.

In den meisten Fällen ist dieser Code für einen bestimmten Punkt auf dem Lohnausweis immer derselbe, aber es gibt Ausnahmen:

• Für die Felder unter Ziffer 3. Unregelmässige Leistungen des Lohnausweises kann der Code E: Unregelmässige Leistungen oder D: Abgangsentschädigung verwendet werden.
• Für Felder, die nicht auf dem Lohnausweis aufgeführt werden, kann der Code H: Familienzulagen oder der CodeC: Kirchensteuer GE verwendet werden.

Wenn Sie ein Feld unter einer anderen Ziffer des Lohnausweises als momentan definiert kumulieren wollen oder wenn Sie ein persönliches Feld erstellen (§5.7 Erstellung eigener Felder), müssen Sie den Code in der Drop-down-Liste auswählen, wenn sie angezeigt wird. Öffnet sich die Liste nicht, ist der zuzuweisende Code grundsätzlich eindeutig.

• Swissdec-Statistikcode : Diese Angabe ist für die Übermittlung von Daten an das Bundesamt für Statistik (BFS) erforderlich. Sie müssen Ihre eigenen Felder nach den Bestimmungen des BFS einem der vorgeschlagenen Codes zuordnen. Sehen Sie dazu Absatz 6.5.3 ff. der Richtlinien Lohnstandard-CH (ELM), die Sie auf der Website www.swissdec.ch über die Drop-down-Liste ERP-HERSTELLER herunterladen können.

Registerkarten Berechnungen und Arbeitgeber

Die Registerkarte Arbeitgeber ist nur für die Abzüge sichtbar.

Die Felder bestehen aus folgenden Elementen (§21 Felder):

• Basis: Basiswert, Einheitswert
• Koeffizient: Koeffizient, Satz, Multiplikator, Divisor
• Wert (Betrag): Betrag der Einkunft oder des Abzugs (berechneter Wert)
• Koeffizient Arbeitgeber: Koeffizient des Arbeitgeberanteils des Abzugs
• Wert Arbeitgeber (Betrag): berechneter Wert zulasten des Arbeitgebers

Gemäss Berechnung: ermöglicht die Eingabe einer Formel zur Ermittlung des Wertes. Gibt es keine Formel, muss der Wert vom Benutzer eingegeben werden.

Um den Berechnungsmodus zu deaktivieren, müssen Sie die Formel mit dem Editor löschen.

• Veränderbar: erlaubt dem Benutzer, den berechneten Wert durch einen direkt eingegebenen Wert zu ersetzen.
• Über die Schaltflächen Formel gelangen Sie in den Formeleditor, der unter §30 Der Formeleditor beschrieben wird.
• Basis / Koeffizient: Für ein Feld kann eine spezielle Bezeichnung angezeigt werden. Der Koeffizient des Feldes AHV-Beitrag beispielsweise heisst Satz AHV.

Registerkarte Modi

Eingabe: Wahl des Automatismus für die Datenspeicherung.

• Individuell: Der eingegebene Wert gilt nur für den ausgewählten Angestellten.
• Pro Abteilung: Der eingegebene Wert gilt für die ganze Abteilung.
• Global: Der eingegebene Wert gilt für alle Angestellten.

Eingabemaske: Hier können Sie einstellen, wie dieses Feld in der entsprechenden Eingabemaske erscheint.

• Immer anzeigen: Die Zeile wird immer angezeigt.
• Anzeigen, wenn nicht null: Das Feld wird nur angezeigt, wenn der Wert nicht gleich null ist.
• Anzeigen gemäss Berechnung: Die Zeile wird nur angezeigt, wenn die Formel 1 oder mehr ergibt.

Drucken: Hier können Sie einstellen, wann das Feld ausgedruckt wird:

• Immer drucken: Die Zeile wird immer ausgedruckt.
• Drucken, wenn nicht null: Das Feld wird nur ausgedruckt, wenn der Wert nicht gleich null ist.
• Drucken gemäss Berechnung: Die Zeile wird nur ausgedruckt, wenn die Formel 1 oder mehr ergibt.

Damit ein Feld nie angezeigt oder ausgedruckt wird, geben Sie bei einer Formel unter Anzeigen (Drucken) gemäss Berechnung den Wert 0 ein.

Feldname gemäss Berechnung: Hier können Sie den Namen des angezeigten Feldes unter Verwendung einer Formel ändern.

Obligatorisch gemäss Berechnung: Ergibt diese Formel einen nicht leeren Text, kann die Maske, wo der Wert erfasst wird, nicht geschlossen werden, und der berechnete Text wird als Fehlermeldung angezeigt.

Hier finden Sie die verschiedenen Daten für das Unternehmen und die Angestellten sowie Systemfelder. Der Benutzer kann sie in den Masken Unternehmen > Stammdaten, Unternehmen > Koeffizienten und Personal > Angestellten ändern einsehen und anpassen.

Registerkarte Einstellungen

Hier können Sie die Art der Informationen auswählen, die das Feld enthalten kann:

• Numerisch: Das Feld kann einen Wert (Menge oder Betrag) enthalten.
• Ganze Zahl: Das Feld kann einen positiven oder einen negativen Wert (Menge oder Betrag) ohne Dezimalstellen enthalten.
• Alphanumerisch: Das Feld kann einen beliebigen Text enthalten. Hier können Sie ausserdem einstellen, ob der Text des Feldes in Grossbuchstaben erscheinen soll, und die maximale Textlänge angeben. Eine maximale Textlänge 0 bedeutet, dass kein Maximum vorgegeben ist.
• Alphanumerische Felder können als Schaltflächen dargestellt werden:
  • Durchsuchen: Öffnet eine Windows-Explorer-Maske, auf der ein Ordner ausgewählt werden kann. Der ausgewählte Ordner wird im Feld gespeichert.
  • Öffnen: Verwendet den Inhalt des Feldes, als ob es eine Windows-Befehlszeile wäre.
• Datum: Das Feld kann ein Datum enthalten.
• Ja/Nein: Das Feld wird als Option angezeigt, die aktiviert oder deaktiviert werden kann.
• %: Das Feld enthält einen Prozentsatz.
• Adresse: Das Feld ist eine zusammengesetzte Adresse. Für die Erfassung steht eine spezifische Maske zur Verfügung.
• Liste: Das Feld enthält eine Liste von Werten. In den Eingabemasken erscheint sie als Drop-down-Liste. Um die Liste der vorgeschlagenen Werte zu ergänzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste und verwenden Sie die Funktion LISTEDEF() im Formeleditor (§30 Der Formeleditor). Eine Liste umfasst mehrere Textelemente, die mit einem beliebigen numerischen Wert verknüpft sind. Sie können sowohl die Zeichenkette als auch den damit verknüpften Wert aufrufen.
• Etwa um diese Drop-down-Liste Art Tätigkeit zu erhalten,

• wird das Feld (Schaltfläche Liste) wie folgt definiert:

Die numerischen Werte können, müssen aber nicht eine Abfolge von Werten in einer bestimmten Reihenfolge sein.

In den Eingabemasken wird dieses Feld wie folgt angezeigt:

Platzieren Sie bei der Gestaltung eines auszudruckenden Dokuments oder einer Anzeigemaske am Bildschirm das Feld selbst (§27 Verwaltung der Vorlagen), wird der Text des Feldes angezeigt.

Bei einer Formel (§30 Der Formeleditor) erhalten Sie mit der Funktion STRING(@Liste) Zugang zum ausgewählten Text. In unserem Beispiel ergibt STRING(@Daten:Art der Aktivität) Extern.

Bei einer Formel (§30 Der Formeleditor) erhalten Sie mit der Funktion ZAHL(@Liste) Zugang zum numerischen Wert, der mit dem gewählten Text verknüpft ist. In unserem Beispiel ergibt ZAHL(@Daten:Art der Aktivität) 2.

Wurde keine Wahl getroffen, bleibt das Feld leer und der ausgegebene Wert ist –1.

Die übrigen möglichen Parameter sind:

• Für den Angestellten: Das Feld enthält einen Wert für jeden Angestellten oder betrifft die Berechnung der Abzüge zulasten des Angestellten.
• Für den Arbeitgeber: Das Feld enthält einen einzigen Wert für das ganze Unternehmen oder betrifft die Berechnung der Abzüge zulasten des Arbeitgebers.
• Feldname Arbeitgeber: Hier kann angegeben werden, ob sich der Feldname für den Arbeitgeber vom Feldnamen für die Angestellten unterscheiden soll.

Registerkarte Berechnungen

Verwenden Sie den Formeleditor (§30 Der Formeleditor), um einen Standardwert für das Feld zu bestimmen. Dieser Wert kann anschliessend von Hand geändert werden.

Die Einstellungen erlauben Ihnen auch zu wählen, wo der Wert zu entnehmen ist:

• Daten des/der Angestellten
• Daten der Abteilung
• Daten der Firma

Sind alle drei Optionen aktiviert, können Sie einen Wert bei den Daten des Unternehmens und/oder bei den Daten jeder Abteilung und/oder bei den Daten der einzelnen Angestellten eingeben. In diesem Fall wird bei der Berechnung eines Lohns der Wert vorrangig aus den Daten des/der Angestellten oder, falls dieses Feld leer ist, den Daten der Abteilung oder den Daten des Unternehmens übernommen.

• Übertrag von Monat zu Monat: siehe unten.
• Nur globaler Wert: Der Wert dieses Feldes bleibt das ganze Jahr über unverändert. Ist die Option nicht angekreuzt, kann sich der Wert zwischen den einzelnen Zahlperioden verändern.
• Temporäre Berechnung: Ist diese Option aktiviert, wird das Ergebnis der Berechnung nicht gespeichert, sondern bei jeder Verwendung des Feldes neu berechnet.

• Übertrag von Monat zu Monat: Die bei der Eingabe des Lohnes eines Monats geänderten Werte (Basis, Koeffizient und Betrag) werden auf den folgenden Monat übertragen.
• Übertragene Basis: Nur die bei der Erfassung des Lohnes eines Monats eingegebene Basis wird auf den folgenden Lohn übertragen.
• Negativ: Ist eine Einkunft negativ, verringern sich dadurch die damit verbundenen Basen, was bei Abzügen nicht der Fall ist (siehe unten Diese Einkunft ist massgebend für).
• Diese Einkunft ist massgebend für: Lohnarten summieren die Beträge für die Berechnung der Abzüge auf. Aktivierte Optionen zeigen an, dass das ausgewählte Feld der entsprechenden Lohnart zuzurechnen ist. Ist beispielsweise die Option 9010 AHV-Basis aktiviert, wird der Wert zum Gesamtbetrag hinzugerechnet, auf dem die AHV-Beiträge erhoben werden. Ist die Einkunft mit dem Attribut Negativ versehen (siehe oben), wird der Betrag von den angekreuzten Basen abgezogen.

Die Liste der hier vorgegebenen Lohnarten kann variieren, wenn der Benutzer den Namen der Basen geändert hat oder wenn neue Basen hinzugefügt wurden. Die Namen der Basen sind selbsterklärend. Wir weisen an dieser Stelle nur auf Besonderheiten hin.

Die Zuordnung zu einer Basis mit fetter Bezeichnung kann nicht geändert werden, wenn das Feld bereits einen Wert enthält. Es ist daher wichtig, die Felder vor der Erstellung der Löhne richtig einzustellen. Es wird dringend empfohlen, das Swissdec-Dokument Lohnarten auszudrucken, um die Zuordnung der Felder zu den verschiedenen Basen zu überprüfen (§14.4 Ein Dokument ausdrucken).

Die drei Lohnarten 5000, 6500 und 6600 sind miteinander verknüpft und betreffen alle Beträge, die tatsächlich mit dem Lohn ausbezahlt werden. Die Lohnart 6500 hat die Lohnart 6600 zur Folge und die Lohnart 5000 hat die Lohnarten 6500 und 6600 zur Folge. Diese Nummern ermöglichen eine Unterscheidung der Beträge und bestimmen ihre Anordnung im Lohnausweis (siehe Hinweis unten).

• 5000 Total brutto: Umfasst die reinen Lohnbestandteile (Lohn, 13. Monatslohn, Feriengeld usw.).
• 6500 Nettolohn: Umfasst die Betriebselemente des Unternehmens, die nicht reine Lohnelemente sind (Prämien, Spesenrückerstattungen oder Pauschalspesen).
• 6600 Auszuzahlender Lohn: Umfasst mit dem Lohn ausbezahlte, aber nicht ihm angehörende Beträge (Kinderzulagen, sofern sie nicht direkt von der FAK ausgerichtet werden, verschiedene Rückerstattungen).

Ist die Lohnart 6600 nicht aktiviert, handelt es sich um einen Richtwert, der bei der Berechnung des ausbezahlten Betrags keine Rolle spielt (z. B. direkt von der Familienausgleichskasse bezahlte Zulagen), aber in gewissen Dokumenten erscheinen kann. Dies ist der Fall bei den Naturalleistungen oder anderen Leistungen, die nicht in bar ausbezahlt werden, aber auch bei Beträgen, die der Quellensteuer unterstehen und die nicht mit dem Lohn ausbezahlt werden.
I

n den Vorlagen Lohnabrechnung der Basisausführung von Crésus Lohnbuchhaltung sind die verschiedenen Elemente in mehreren Bereichen angeordnet.Im zweiten Bereich erscheinen die Beiträge und Abzüge. So erhält man den Nettolohn.Der dritte Bereich enthält alle Elemente vom Typ 6500, aber ohne 5000. So erhält man den Nettobetrag.Der vierte Bereich enthält Elemente vom Typ 6600, aber ohne 6500 und 5000. So erhält man den ausbezahlten Betrag. Elemente, die nicht zur Lohnart 6600 gehören, sind unter dem ausbezahlten Betrag in einem Bereich mit der Bezeichnung Besondere Beträge angegeben.

• 9020 ALV-Basis: Die ALV-Basis entspricht standardmässig der AHV-Basis. Diese Option ist verborgen, ausser Sie wechseln in den speziellen Modus, der die ALV-Basis von der AHV-Basis unterscheidet (§ Crésus Lohnbuchhaltung).
• Basis für den GAV-Beitrag: Die Basis für den GAV-Beitrag entspricht standardmässig der AHV-Basis. Diese Option ist verborgen, ausser Sie wechseln in den speziellen Modus, der diese Basis von der AHV-Basis unterscheidet (§ Crésus Lohnbuchhaltung)

Die Lohnmeldung an die BVG-Kasse zur Ermittlung der festen BVG-Abzüge beruht auf annualisierten Beträgen auf den mit BVG markierten Feldern.

• BVG: veranschlagter Betrag: Ist dieses Kästchen aktiviert, wird das Feld als Monatslohn betrachtet. Ist das Feld für die Basis 13. Monatslohn massgebend, wird es für die Annualisierung mit 13 multipliziert, sonst mit 12.Ist dieses Kästchen nicht aktiviert, wird das Feld als Stundenlohn betrachtet. Die Annualisierung berücksichtigt die vom Angestellten im vorangegangenen Geschäftsjahr geleistete Stundenzahl.
• BVG: einmaliger Jahresbetrag: Diese Felder werden als ausserordentliche Prämien betrachtet und nur einmal zum oben stehenden annualisierten Betrag hinzugefügt.

Der BVG-pflichtige jährliche Gesamtbetrag wird in den Daten des/der Angestellten unter Berechneter BVG-pflichtiger Jahresbetrag vorgeschlagen. Der anlässlich des Beitragsgesuchs von Swissdec an die BVG-Kasse übermittelte Betrag ist der Übermittelte BVG-pflichtige Jahresbetrag.

• Abzug von der AHV-Basis für Spesen: In gewissen Fällen unterliegt ein Teil der Spesenrückerstattungen nicht der AHV. Crésus zieht von der AHV-Basis einen Prozentsatz ab, der in den Daten des/der Angestellten definiert ist (siehe §4.10 Verschiedenes).
• Basis für Zulagen: Fasst die Beträge für Kinderzulagen zusammen.

Die Kinderzulagen werden bei der Erfassung angegeben, erscheinen aber in den verschiedenen Abrechnungen im Feld 3000 Kinderzulagen als ein einziger Gesamtbetrag. Um ein neues Feld zu erstellen, das in diesem Gesamtbetrag enthalten sein muss, verdoppeln Sie ein bestehendes Kinderzulagen-Feld und nehmen Sie darin die notwendigen Änderungen vor.

• QS: Ordentliche Entschädigung: Bei der Ermittlung der Quellensteuer wird dieser Betrag entsprechend dem Beschäftigungsgrad des/der Angestellten und der Anzahl Tage der Periode auf Monats-/Jahresbasis umgerechnet.
• Basis Lohneinbusse: Bei einer Absenz ist dieses Feld vom berechneten Lohn abzuziehen. Es wird von den für das Feld angegebenen Basen abgezogen. Die betreffenden Beträge werden im Feld 2051. (-) Lohneinbusse kumuliert.
  
• Basis Korrektur für Leistungen Dritter: Das Feld ist eine Drittleistung, sie wird von den für dieses Feld angegebenen Basen abgezogen. Die betreffenden Beträge werden im Feld 2052. (-) Korrektur für Leistungen Dritte kumuliert.
  Siehe auch (-) Lohneinbusse und (-)Korrektur Versicherungsleistung §4.13.5 Taggelder).

Die Lohnkorrekturen Unfall/Krankheit werden bei der Erfassung angegeben, jedoch beim Ausdruck von Dokumenten in einem einzigen Feld Lohnkorrektur zusammengefasst.

• Grund (gilt nur, wenn Sie eine MEROBA-Kundennummer eingegeben haben, link im Aufbau): Geben Sie hier den Arbeitsgrund für die verschiedenen Felder an.

Registerkarte Berechnungen

Die Berechnungen der Modellfelder können nicht bearbeitet werden. Informationen über die Berechnungen der Felder finden Sie unter link im Aufbau.

Wenn nötig können Sie die Nr. und die Bezeichnung anpassen, die in den Eingabemasken für die Basis (Parameter) und den Koeffizienten (Menge, Satz) jedes Feldes angezeigt werden.

Zum Feriengeld und zu den Feiertagsentschädigungen

Je nachdem, ob das Feriengeld unter Berücksichtigung der Feiertagsentschädigungen oder umgekehrt die Feiertagsentschädigungen basierend auf dem Feriengeld berechnet werden müssen, ist die Basis Feiertage für das Feld Feriengeld % und die Basis Ferien für das Feld Feiertagsentschädigung % anzupassen. Standardmässig berechnet das Modell die Ferien basierend auf den Feiertagen.

Zu den freiwilligen Anteilen

Übernimmt ein Arbeitgeber Versicherungsprämien oder andere vom Angestellten geschuldete Beträge, sind diese vom Arbeitgeber übernommenen Arbeitnehmeranteile steuer- und je nach Fall sozialabgabepflichtig. Dies kann auf zwei verschiedene Arten gehandhabt werden:

• Der übernommene Arbeitnehmeranteil wird zu allen Basen einschliesslich des gesamten Bruttobetrags hinzugefügt und anschliessend wieder abgezogen.
• Der übernommene Anteil wird zu den betroffenen Basen hinzugefügt, ist jedoch nicht Teil des totalen Bruttolohns. Somit ist kein entsprechender Abzug vorzunehmen.

Die Modellfelder der freiwilligen Übernahmen werden standardmässig nach der ersten Methode verarbeitet und automatisch abgezogen.

Im folgenden Beispiel ist der Vom AG übern. AN-Anteil KTG quellensteuerpflichtig. Er wird zum Gesamtbetrag und zur Steuerbasis hinzugefügt und anschliessend abgezogen.

Ändern Sie die Definition des Feldes, damit es nicht mehr mit dem auszuzahlenden Lohn verbunden ist, gilt es als lohnunabhängig, und der Betrag ist nicht vom auszuzahlenden Lohn abzuziehen. Im folgenden Beispiel wird dieser Vom AG übern. AN-Anteil KTG lohnunabhängig berücksichtigt. Er wird jedoch bei der Quellensteuerbasis berücksichtigt.

Dies gilt für die unten stehenden Modellfelder. Fügen Sie eine von Ihnen definierte Einkunft hinzu, müssen Sie das Korrekturfeld selbst erstellen.

Die Fringe Benefits können ebenfalls nach den beiden oben beschriebenen Methoden verarbeitet werden.

Im Modell werden die folgenden Einkünfte automatisch verarbeitet, je nachdem ob sie der Basis 6600 zugeordnet sind:

• Privatanteil Geschäftswagen, Mitarbeiteroptionen und Arbeitnehmeraktien werden unter Ausgleich geldwerte Vorteile abgezogen.
• Vom AG übern. AN-Anteil UVGZ wird unter Ausgleich geldwerte Vorteile (UVG) abgezogen.
• Vom AG übern. AN-Anteil KTG wird unter Ausgleich geldwerte Vorteile (KTG) abgezogen.
• Vom AG übern. AN-Anteil BVG wird unter Ausgleich BVG-Beiträge Arbeitgeber abgezogen.
• Vom AG übern. AN-Anteil Einkauf BVG wird unter Ausgleich BVG-Einkauf Arbeitgeber abgezogen.
• Die Fringe Benefits Gratiswohnung, Gratisverpflegung und Verbilligung Mietwohnung werden nach der ersten Methode verwaltet und unter Ausgleich Naturalleistungen abgezogen.

Zum Privatanteil Geschäftswagen

Wenn ein Angestellter einen Geschäftswagen zum privaten Gebrauch nutzt, stellt dies eine Naturalleistung dar, auf der Sozialabgaben und Quellensteuer erhoben werden. Sie wird wie unter §4.8 Lohnausweis beschrieben behandelt.

Der Betrag, der den Abgaben untersteht, wird im Feld Privatanteil Geschäftswagen erfasst.

Das Feld Geschäftswagen wird zur Verfügung gestellt ist damit verknüpft, erscheint jedoch nicht auf der Lohnabrechnung und auf anderen Abrechnungen. Es dient nur zur Verbuchung von Aufwandrückgang und von MWST.

Registerkarte Arbeitgeber

Der Arbeitgeberanteil für den Abzug wird durch eine Formel definiert (§30 Der Formeleditor).

Die Basis ist beim Arbeitgeber- und beim Arbeitnehmeranteil gleich.

Zu den geldwerten Vorteilen

Die Felder Ausgleich Naturalleistungen, Ausgleich geldwerte Vorteile, Ausgleich BVG-Beiträge Arbeitgeber und Ausgleich BVG-Einkauf Arbeitgeber entsprechen den Abzügen für die im vorangegangenen Absatz beschriebenen geldwerten Vorteile oder Naturalleistungen.

Die Basen sind zusammengerechnete Beträge, wie etwa die AHV-Basis, auf denen verschiedene Prämien und Abzüge erhoben werden.

Code für Kumulierung (ggf.): Wird ein alphanumerischer Code eingegeben, erscheint die Basis im Teil Diese Einkunft ist massgebend für der Registerkarte Einkünfte. Dieser Code wird auch verwendet bei den Formeln für die Funktionen KUMUL, WENNUNTER und WENNNICHTUNTER (§30.2 Totalisatoren und §30.8 Sonderfunktionen).

Standard für neue Einkünfte: Jede neue Einkunft wird automatisch dieser Basis zugeordnet.

Sie können in Ihrer Anwendung Felder hinzufügen.

Verwenden Sie die Schaltfläche Duplizieren, um eine Kopie des momentan ausgewählten Felds zu erstellen. Diese Schaltfläche ist bei eingeschaltetem Filter deaktiviert (§5.8 Filter).

• Das neue Feld wird direkt nach dem kopierten Feld eingefügt.
• Es wird in denselben Registerkarten angezeigt wie das kopierte Feld.
• Der Name des Feldes wird nicht kopiert.
• Die duplizierten Felder haben eine Lohnartnummer, die im Zusammenhang mit dem Originalfeld steht (§5.1 Die Lohnartnummer).

Wenn Sie ein Feld duplizieren, müssen Sie unbedingt die mit der Basis und dem Koeffizienten verbundenen Berechnungen prüfen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Feld oder eine neue Basis hinzuzufügen. Diese Schaltfläche ist bei eingeschaltetem Filter deaktiviert (§5.8 Filter).

• Das neue Feld wird direkt nach dem ausgewählten Feld eingefügt.
• Je nachdem wird es automatisch in der Registerkarte Spezialeinkünfte oder Spezialabzüge angezeigt.
• Die neu erstellten Felder haben eine beliebige Lohnartnummer (§5.1 Die Lohnartnummer).

Bei den Feldarten Einkünfte und Abzüge wird Ihre Arbeit in den meisten Fällen von einem Assistenten erleichtert:

Handelt es sich um einen Abzug, können Sie angeben, ob ein Arbeitgeberanteil benutzt wird.

Eine Einkunft oder ein Abzug benutzt in der Regel einen Wert, der zum Lohn hinzugefügt oder davon abgezogen wird. Der Wert kann bei der Berechnung des Lohns direkt mit der Tastatur eingegeben werden oder das Ergebnis einer Formel mit einer Basis und/oder einem Koeffizienten sein (§21 Felder). Den Wert erhält man in der Regel, indem die Basis mit dem Koeffizienten multipliziert wird. Die Basis wird oft in den Daten des Arbeitgebers oder des/der Angestellten erfasst (§4.11 Spezialeinkünfte und§4.12 Spezialabzüge), während der Koeffizient in der Regel bei der Erfassung des Lohnes eingegeben wird.

Markieren Sie die beiden Optionen Benutzt eine Basis und Benutzt einen Koeffizienten, führt Crésus für den Wert automatisch eine Berechnung durch, bei der die Basis mit dem Koeffizienten multipliziert wird. Selbstverständlich können Sie diese Berechnung anschliessend ändern (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte, §5.5 Felder vom Typ Abzüge und §30 Der Formeleditor).

Wird Ihr Feld anhand eines Prozentsatzes berechnet, können Sie die Basis in der Drop-down-Liste auswählen. Diese Basis finden Sie in der Formel für die Basis des Feldes.

Die Basis und der Koeffizient der Felder werden in der Maske der Daten aller Angestellten in der Registerkarte Spezialeinkünfte oder Spezialabzüge angezeigt (§4.11 Spezialeinkünfte und §4.12 Spezialabzüge). Die Basis, der Koeffizient und der Wert werden in der Maske Lohnerfassung in der Registerkarte Spezialeinkünfte oder Spezialabzüge hinzugefügt (§4.13.14 Spezialeinkünfte und Spezialabzüge).

Wenn der Wert nicht das Ergebnis einer Formel ist, sondern bei der Erfassung des Lohnes von Hand eingegeben werden muss, können Sie die Optionen Benutzt eine Basis und Benutzt einen Koeffizienten deaktivieren. Das Feld erscheint dann nicht in den Daten der Angestellten, sondern nur in der entsprechenden Registerkarte bei der Eingabe des Lohnes.

Ist der Betrag eine Konstante, beispielsweise Pauschalspesen, aktivieren Sie nur die Option Benutzt eine Basis. Dann geben Sie bei den Daten des Angestellten einfach die Basis ein, um diesen Wert bei der Erfassung des Lohnes angeboten zu bekommen.

Nachdem Sie den Assistenten für die Erstellung eines neuen Feldes verwendet haben, können Sie natürlich mit dem Befehl Unternehmen > Felder definieren (§5 Felder definieren) oder in den verschiedenen Eingabemasken, in denen das Feld erscheint, alle entsprechenden Einstellungen anpassen (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).

Da die Registerkarten personalisiert werden können (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen), werden gewisse Modellfelder möglicherweise nicht angezeigt. Bevor Sie ein neues Feld erstellen, sollten Sie deshalb in der bestehenden Liste nach einem bereits vorhandenen passenden Feld suchen.

Die Filteroption  steht nur für Elemente vom Typ @Eink:* und @Abz:* (Betragsfelder) zur Verfügung. In der Maske kann ein Kriterium für die Auswahl der Basen eingegeben werden, von denen eine Einkunft gegebenenfalls abhängt.

Hier einige Beispiele:

BRUTTO Nur Felder, die zum Bruttolohn gehören.

!BRUTTO Nur Felder, die nicht zum Bruttolohn gehören.

BRUTTO&AHV Felder, die zum Bruttolohn gehören und der AHV unterliegen.

BRUTTO&!AHV Felder, die zum Bruttolohn gehören, aber nicht der AHV unterliegen.

AHV|UVG Felder, die der AHV oder dem UVG unterliegen.

!AHV|UVG Felder, die nicht der AHV unterliegen oder dem UVG unterliegen.

10.1|10.2 Nur die Abzüge unter Punkt 10.1 oder 10.2 des neuen Lohnausweises.

Eine Liste der Begriffe, die verwendet werden können, finden Sie unter §30.2 Totalisatoren.

Die Schaltfläche Exportieren erlaubt die Speicherung aller Felder in einer *.srb-Datei. Sämtliche Merkmale einschliesslich der Position in der Liste und der Registerkarten, in denen das Feld erscheint, werden gespeichert.

Die Schaltfläche Importieren übernimmt eine *.srb-Datei aus einer anderen Anwendung.

Die Maske zeigt eine Liste der Felder an. Crésus prüft jedes zu importierende Feld und bestimmt:

• ob es neu ist;
• ob es bereits vorhanden ist, sich jedoch vom bestehenden Feld unterscheidet;
• ob es mit einem bestehenden Feld übereinstimmt;
• ob es bereits vorhanden ist, aber älter ist als das bestehende Feld mit demselben Namen.

Entsteht ein Konflikt zwischen einem importierten Feld und einem bestehenden Feld, werden im rechten Teil der Maske die Bestandteile des zu importierenden Feldes und das bestehende Feld sowie diejenigen Felder angezeigt, die an der Berechnung des Feldes beteiligt sind.

Markieren Sie die gewünschten Felder, um Sie in die laufende Anwendung zu importieren.

Aktivieren Sie unten auf der Maske die Optionen, werden automatisch alle das Kriterium erfüllenden Felder markiert.

Die Zugriffe, die in der Liste des Hauptbildschirms vorgeschlagen werden, ermöglichen die rasche und einfache Anzeige Ihrer Angestellten in verschiedenen Ansichten, wobei die Sortier- und Auswahlkriterien einstellbar sind. Die angezeigten Werte sind das Ergebnis einer Berechnung. Die Jahresübersicht von Crésus kann deshalb genutzt werden, um etwas anderes anzuzeigen als den Nettolohn.

Sie können die vordefinierten Zugriffe ändern und personalisierte Zugriffe definieren: Verwenden Sie dafür den Befehl Unternehmen > Zugriffe definieren:

Links sind die bestehenden Zugriffe einschliesslich derjenigen des Standardmodells aufgelistet.

Sie können die Standardzugriffe anpassen. Die Änderung betrifft nur die offene Datei. Löschen Sie einen Standardzugriff, wird er bei der nächsten Öffnung Ihrer Datei wieder aus dem Modell übernommen.

• Mit den Schaltflächen Hinzufügen, Duplizieren und Löschen können Sie neue Zugriffe hinzufügen oder bestehende Zugriffe löschen.
• Name: Geben Sie hier den allgemeinen Namen für den Zugriff ein.
• Name gemäss Berechnung: Wird diese Option verwendet, erhalten Sie nach der Definition des Zugriffs in der Drop-down-Liste verschiedene Einträge zur Auswahl.
  Zum Beispiel zeigt die Berechnung „Kanton: “ + @Daten:Arbeitsplatzkanton für jeden in den Daten der Angestellten verwendeten Arbeitsplatzkanton einen Zugriff an.

Die Angestellten, die dem im Namen des Zugriffs genannten Kriterium entsprechen, werden direkt ausgewählt, in diesem Beispiel für jeden Kanton, ohne dass dafür eine Berechnung eingefügt werden muss.

Auswahl/Sortierung berechnen: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Angestellte auswählen und/oder anders als nach ihrem Namen sortieren wollen. Die hier eingegebene Berechnung führt entweder zu einem numerischen Ergebnis oder zu einer Zeichenkette.

• Numerisches Ergebnis: Die Berechnung wird für jeden Angestellten analysiert. Ist das Ergebnis null oder eine leere Zeichenkette, wird der Angestellte ausgeblendet.
• Die Liste links zeigt Name und Vorname der Angestellten, die in aufsteigender Reihenfolge (Wert) der Ergebnisse sortiert werden (bei gleichem Wert wird nach Name sortiert).
• Für eine normale alphabetische Sortierung achten Sie darauf, dass die Berechnung nur 0 oder 1 ergibt, zum Beispiel mit TOTALJAHR(Feld) > 0.
• Alphanumerisches Ergebnis: Die Berechnung wird für jeden Angestellten analysiert. Ist das Ergebnis eine leere Zeichenkette, wird der Angestellte ausgeblendet. Die Liste links zeigt anstelle des gewöhnlichen Namens und Vornamens das Ergebnis der Berechnung an. Die Liste wird in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Anzeige in der Jahresübersicht: Mit dieser Option kann in der Jahresübersicht etwas anderes als der auszuzahlende Lohn angezeigt werden. Die hier eingegebene Berechnung führt entweder zu einem numerischen Ergebnis oder zu einer Zeichenkette. Da in der Jahresübersicht wenig Platz vorhanden ist, müssen die ausgegebenen Texte sehr kurz sein.

Beachten Sie die Definitionen der Standardzugriffe, die Ihnen als Beispiele dienen können.

Einstellungen

In der Maske des Befehls Unternehmen > Verbuchung, die im Verwaltermodus aufgerufen werden kann (link im Aufbau), müssen die Konten definiert werden, die für die Buchungen in Crésus Finanzbuchhaltung verwendet werden sollen. Die Buchungen können auch in eine *.txt-Datei geschrieben werden. Die Konten werden auch beim Ausdrucken eines Buchungsbelegs verwendet.

Filter: Erfassen Sie hier ein beliebiges Kriterium ganz oder teilweise (LA, Name, Konto), um die Liste der Ergebnisse einzuschränken.

Feld: Die Liste enthält alle Felder, die in einer Lohnabrechnung erscheinen können. Mit einem Klick auf die Überschrift der Spalten Index, LA, Feldname usw. sortieren Sie die Liste anhand der betreffenden Spalte in aufsteigender Reihenfolge.

Um die Konten zu definieren, wählen Sie das gewünschte Feld aus und geben Sie die Kontonummer für das Sollkonto und das Habenkonto ein.  Bei den Buchungen kann es sich auch um Sammelbuchungen handeln. Das Konto des kollektiven Teils wird mit drei Punkten «…» wiedergegeben.

Für die erzeugte Buchung können ein MWST-Code sowie ein Analytik-Code angegeben werden.

Die Konten und Codes müssen in der betreffenden Buchhaltung vorhanden sein, weil der Import der Buchungen sonst nicht möglich ist.

Die Kontonummern oder die Codes können das Ergebnis einer mithilfe der Schaltflächen Formel angepassten Formel sein (§30 Der Formeleditor).

Der nachfolgend vorgestellte Substitutionsmechanismus erlaubt es, ein Lohnelement je nach Angestellten oder Abteilung unterschiedlichen Konten zuzuordnen.

Dieser Mechanismus gilt auch für den Analytik-Code.

Buchungen für

• Alle Angestellten auf einmal: Aktivieren Sie diese Option, um nur eine Buchung für alle Angestellten zu erstellen.
• Jeden Angestellten: Wählen Sie diese Option, um eine Buchung für jeden Angestellten zu erstellen.
• Nach Abteilung: Wählen Sie diese Option, um eine Buchung für jede Abteilung zu erstellen (§8 Abteilung).
• Mit der Schaltfläche Für alle wird die angezeigte Verbuchungsart für alle Felder angewandt.

Das Tool für abgesicherte Verbuchung FSC umfasst auch Gruppierungsmechanismen (§7.1 Buchungen gruppieren).

• Buchungstext: Standardmässig wird der Name des Feldes als Buchungstext für das entsprechende Feld verwendet. Sie können aber auch einen anderen Buchungstext eingeben.
• MWST: Geben Sie gegebenenfalls den MWST-Code an, die in die mit Ihren Löhnen verbundene Buchhaltungsdatei für Crésus Finanzbuchhaltung zu übertragen ist.
• Analytik-Code: Geben Sie gegebenenfalls den Analytik-Code an, der mit Crésus Finanzbuchhaltung zu verwenden ist. Der Analytik-Code kann allgemein sein oder mit einer Abteilung oder einem einzelnen Angestellten verknüpft werden, indem Sie für die Kontonummern den unten beschriebenen Substitutionsmechanismus anwenden.
• Abgesicherte Verbuchung: Crésus Lohnbuchhaltung kann die Buchungen für Crésus Finanzbuchhaltung vorbereiten. Es wird empfohlen, die abgesicherte Verbuchung zu verwenden. Denn Sie können damit die neuen Buchungen anzeigen lassen und die Daten des Geschäftsjahres überprüfen. Im nicht abgesicherten Modus werden die Buchungen ohne Überprüfung erstellt. Der abgesicherte Modus wird unter §17 Löhne verbuchen beschrieben.

Sie müssen auch in Crésus Finanzbuchhaltung die abgesicherte Verbuchung aktivieren (Befehl Optionen > Definitionen, Registerkarte Allgemein in Crésus Finanzbuchhaltung).

Mit der Schaltfläche Alle Einstellungen leeren setzen Sie die bestehenden Einstellungen alle zurück.

Mit den Schaltflächen Exportieren / Importieren speichern Sie die Definition der Buchhaltung ab oder laden Sie eine auf einem Laufwerk abgespeicherte Definition.

Die Verbuchungseinstellungen, die den Standardkontenrahmen für Crésus Finanzbuchhaltung entsprechen, werden mit Crésus Lohnbuchhaltung mitgeliefert. Um die vordefinierten Einstellungen für die Kontenpläne Kontenplan, vereinfacht, für KMU oder Allgemeiner Kontenrahmen KMU zu importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Dieser Befehl öffnet den Installationsordner für Crésus Lohnbuchhaltung (unter Windows: C:Program Files(x86)CresusSalaires; unter OS X: …Bottles/salaires/drive_c/Program Files/Cresus/Salaires).

Die Einstellungen müssen vor dem Import neuer Einstellungen nicht geleert werden, sondern werden durch die importierten Einstellungen überschrieben.

Substitutionsmechanismus

Häufig ist das Konto für die Buchung für alle Angestellten dasselbe. Geben Sie die Nummer im betreffenden Feld ein. Manchmal hängt die Kontonummer auch vom Angestellten oder von der Abteilung ab. Dann ist die Substitutionszeichenkette <1> oder <2> usw. zu verwenden, wobei <1> der ersten Zahl im Feld Verbuchung des/der Angestellten (§4.10 Verschiedenes) oder der Abteilung (§8 Abteilung) entspricht, <2> der zweiten Zahl usw. Die Zeichenketten <1>, <2> usw. ersetzt Crésus bei der Verbuchung durch die vorgegebenen Kontonummern.

Im folgenden Beispiel ist das mit dem Monatslohn zu belastende Konto die erste Kontonummer, die in den Daten des Angestellten oder seiner Abteilung gefunden wird, im vorliegenden Fall die Nummer 5200.2. Der Analytik-Code ist ADMIN.

Die Substitutionszeichenkette <2> müsste für das belastende Konto das Konto 6410 ergeben, da es sich dabei um die zweite Nummer in der Liste handelt.

Das vom Parameter dargestellte Element ist nicht unbedingt eine vollständige Kontonummer; es kann auch nur ein Teil einer Kontonummer sein und alphanumerische Zeichen enthalten. Geben Sie z. B. im Sollkonto <2> und im Habenkonto <1>.01 für einen Angestellten, dessen Feld Verbuchung 1010 4002 1100 4050 enthält. Bei der Buchung ergibt sich daraus für das Sollkonto 4002 und für das Habenkonto 1010.01.Die Substitutionszeichenketten stammen vorzugsweise aus den Definitionen des Angestellten (link im Aufbau), dann der Abteilung (§8 Abteilung) und schliesslich den Angaben in der Registerkarte Verschiedenes der Koeffizienten des Unternehmens (§4.10 Verschiedenes).

Nicht abgesicherte Verbuchung

Die folgenden Einstellungen werden nur bei nicht abgesicherter Verbuchung verwendet (nicht ratsam, wenn Sie mit Crésus Finanzbuchhaltung arbeiten, da in diesem Modus keine Kontrollen erfolgen). Mit dieser Methode können Sie eine Textdatei mit Tabulatoren erstellen.

• Verzeichnis: Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um den Ordner auszuwählen, in dem die Buchungsdateien gespeichert werden sollen. Wenn Sie in Crésus Finanzbuchhaltung mit der nicht abgesicherten Verbuchung arbeiten, geben Sie hier den Ordner an, in dem sich Ihre Buchhaltungsdatei befindet.
• Nächste Dateinummer: In diesem Modus wird bei jeder Verbuchung mit Crésus Lohnbuchhaltung im oben angegebenen Ordner eine nummerierte Datei angelegt (SAL00001.TXT). Die Nummer wird bei jeder Buchung automatisch erhöht, aber Sie können die Nummer für die nächste Datei auch selbst eingeben.

Standardverbuchung

Für die Verbuchungsmethode gibt es keine Standardmethode. Wir beschreiben im Folgenden das Konzept, das wir vorschlagen:

• Die Lohnbestandteile, Einkünfte und andere Beträge, die dem Angestellten entrichtet werden, erscheinen auf der Habenseite der Aufwandkonten. Die Gegenbuchung erfolgt auf ein Durchlaufkonto Sammelbuchungen für Crésus Lohnbuchhaltung.
• Der Arbeitnehmeranteil der Sozialabgaben wird im Habenkonto Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen in der Bilanz ausgewiesen, die Gegenbuchung erfolgt auf das Durchlaufkonto.
• Der Arbeitgeberanteil der Sozialabgaben wird in den Aufwandkonten auf der Habenseite aufgeführt, die Gegenbuchung erfolgt auf die Konten Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen.
• Die verschiedenen Abzüge werden auf der Habenseite der Ertrags- oder Aufwandkonten verbucht, die Gegenbuchung erfolgt auf das Durchlaufkonto.
• Der Nettobetrag, der dem Angestellten zu entrichten ist, wird auf der Habenseite des vorläufigen Kontos Verbindlichkeiten für Personalaufwand verbucht, die Gegenbuchung erfolgt auf das Durchlaufkonto.
• Vorbehaltlich allfälliger nicht verbuchter Beträge, die manuell verarbeitet werden müssen, wird das Durchlaufkonto automatisch ausgeglichen.
• Die Aufwandkonten widerspiegeln daher nach jeder Verbuchung den effektiven Aufwand.
• Die Rechnungen der verschiedenen Kreditoren werden auf die vorläufigen Konten der Bilanz verbucht.

Die bei der Erstellung einer neuen Datei definierte Verbuchung entspricht dem Kontenplan, vereinfacht, für KMU von Crésus Finanzbuchhaltung.

Es können einzelne Buchungen, die von der abgesicherten Verbuchung erzeugt werden, bearbeitet werden, um mehrere Beträge in einer Buchung zusammenzufassen.

In diesem Beispiel versuchen wir, nur eine Buchung mit den Monatslöhnen und den variablen Monatslöhnen vorzunehmen.

Klicken Sie in der Verbuchungsmaske auf die Schaltfläche Einstellungen.

Oder klicken Sie in der Anzeigemaske der erzeugten Buchungen auf die Schaltfläche Gruppieren.

In der folgenden Maske werden die Kriterien für die zu gruppierenden Buchungen definiert:

In unserem Beispiel handelt es sich um die Buchungen mit dem Sollkonto 5200 und dem Habenkonto 9905, deren Buchungstext den Text «Monatslohn» enthält:

Ausserdem wollen wir, dass die erzeugte Buchung den Buchungstext Monatslöhne erhält.

Es wäre möglich, hier eine Belegnummer und/oder einen Analytik-Code für die gruppierte Buchung zu erzwingen.

Es können Platzhalter (Wildcards) * verwendet werden, die für eines oder mehrere Zeichen im zu verarbeitenden Buchungstext stehen. Ohne diese Platzhalter findet der Mechanismus keine Buchungen, die gruppiert werden können, da keine Buchung genau den Buchungstext «Monatslohn» aufweist.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, Vorschau, um das Ergebnis anzuzeigen:

Es können mehrere Gruppierungsdefinitionen verarbeitet werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um neue Kriterien festzulegen, oder auf die Schaltfläche Duplizieren, um ein neues Kriterium zu erstellen, das dem ausgewählten Kriterium ähnlich ist.

Hier werden die Buchungen mit dem Habenkonto 2273 unabhängig von ihrem Buchungstext gruppiert.

Es wurde nur das Habenkonto definiert, der Mechanismus kumuliert daher separat die Buchungen für jedes Sollkonto.

Die Gruppierungen werden in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie in der Liste aufgeführt sind. Um eine Gruppierung nach oben oder nach unten zu verschieben, markieren Sie sie und klicken Sie auf die Schaltflächen Nach oben oder Nach unten.

Vor der Gruppierung können die erzeugten Buchungen mithilfe der Schaltfläche Sortierungskriterien sortiert werden. Diese Sortierung wirkt sich auf die Buchungen auf, die in die Buchhaltung übernommen werden.

Kriterien für die Sortierung der Buchungen:

• Nicht sortiert: Die Buchungen bleiben in der Reihenfolge, in der sie in Crésus Lohnbuchhaltung erzeugt wurden.
• Nach Datum: Die Buchungen werden aufsteigend nach Datum sortiert.
• Nach Sollkonto: Die Buchungen werden aufsteigend nach Sollkontonummer sortiert.
• Nach Habenkonto: Die Buchungen werden aufsteigend nach Habenkontonummer sortiert.
• Nach Belegnummer: Die Buchungen werden aufsteigend nach Belegnummer sortiert.
• Nach Buchungstext: Die Buchungen werden alphabetisch nach Buchungstext sortiert.
• Nach Betrag: Die Buchungen werden aufsteigend nach Betrag sortiert.
• Nach Angestelltem: Nur für Crésus Lohnbuchhaltung, die Buchungen werden aufsteigend nach Arbeitnehmernummer sortiert.
• Nach Auftrag: Nur für Crésus Lohnbuchhaltung, die Buchungen werden nach Auftragsnummern sortiert, die den Feldern in der Maske «Verbuchung» zugewiesen sind.

Die Sortierung erfolgt zuerst anhand des ersten Kriteriums, falls dieses gleich ist, nach dem zweiten Kriterium und sonst nach dem dritten Kriterium.

Für weitere Informationen klicken Sie in der Gruppierungsmaske auf die Schaltfläche Hilfe.

Sie können jeden Angestellten einer Abteilung zuordnen (link im Aufbau). Anschliessend können Sie eine Abteilung anzeigen, für eine Abteilung Ihrer Wahl Listen erstellen, gezielte Anpassungen vornehmen und die Verknüpfungen in den Formeln überprüfen.

Ein Angestellter kann nur einer Abteilung angehören.

Für jede dieser Abteilungen können hier gewisse Informationen erfasst werden, die Sie so nicht mehr für jeden Angestellten einzeln eingeben müssen.

• Führen Sie den Befehl Unternehmen > Abteilungen aus, der ausschliesslich im Verwaltermodus verfügbar ist (link im Aufbau)

Jeder Abteilung entspricht eine Registerkarte. Die erste Registerkarte betrifft die Angestellten, die keiner speziellen Abteilung zugeordnet wurden. Für jede Abteilung können Sie mehrere Felder ausfüllen, die für die Angestellten der Abteilung als Standardwerte fungieren, solange nicht direkt bei den Daten des/der Angestellten ein anderer Wert eingegeben wird.

Mit der Schaltfläche Einstellen können Sie Registerkarten (und somit Abteilungen) hinzufügen oder löschen, ihren Namen ändern und Felder wählen, die in allen Registerkarten erscheinen sollen (§26 Einstellungen für die Eingabe vornehmen).

Wenn Sie eine Abteilung löschen, werden die Angestellten dieser Abteilung als nicht gruppiert betrachtet.

Standardmässig arbeitet Crésus mit 12 Zahlperioden, die den 12 Kalendermonaten des Jahres entsprechen. Sie können die Zahlperioden ändern oder auch andere Zahlperioden definieren.

• Spaltenüberschrift: Dieser Text erscheint in der Jahresübersicht über den Spalten.
• Beginn der Periode: Datum des ersten Tages der in der Liste ausgewählten Zahlperiode. So können Sie z. B. mit 12 Zahlperioden arbeiten, wobei jede Periode am 21. des Monats beginnt und am 20. des folgenden Monats endet.

Es wird davon abgeraten, mit Perioden zu arbeiten, die das Jahresende überlappen. Die Abrechnungen für die Versicherungen und die anderen Kassen müssen in der Regel für Kalenderjahre erstellt werden.

• Ende der Periode: entspricht dem Beginn der nächsten Periode minus einen Tag.
• Dauer: Anzahl Tage in der Periode. Da Crésus immer mit 12 Monaten zu 30 Tagen arbeitet (offizielles Jahr zu 360 Tagen), entspricht die hier angegebene Dauer nicht unbedingt der tatsächlichen Dauer in Tagen. Wenn Sie mit Wochen arbeiten, ist die letzte Woche des Geschäftsjahrs von variabler Dauer, damit das Kalenderjahr insgesamt 360 Tage zählt.

Die Perioden müssen nicht unbedingt von gleicher Dauer sein oder an ähnlichen Daten beginnen. Eine Periode kann z. B. am 3. April beginnen, die nächste am 15. Mai und die darauf folgende am 31. Mai. Ein Jahr darf jedoch insgesamt nicht mehr als 360 Tage zählen.

• Die Schaltfläche Hinzufügen fügt unterhalb der ausgewählten Periode eine neue Zahlperiode ein. Die erstellte Periode kann nur 0 Tage aufweisen, denn die 360 Tage des Jahres sind auf die vorangegangenen Perioden verteilt. Ändern Sie die Beginn- und Enddaten der anderen Perioden, um die Verteilung anzupassen. Ein Geschäftsjahr kann höchstens 52 Perioden umfassen.
• Mit der Schaltfläche Löschen wird die ausgewählte Periode gelöscht. 12 Perioden sind das Minimum. Die Basisperioden können Sie nicht löschen.
• Die Schaltfläche Zurücksetzen schlägt die drei häufigsten Aufteilungen vor: 12 Monate, 13 Monate, 15 Tage, 10 Tage, 1 Woche. Diese Funktion ersetzt die bestehende Definition.
• Ferien bezahlen: Der Lohn der Monate, für die diese Option aktiviert ist, schliesst automatisch die zuvor kumulierten Ferienentschädigungen ein. Der Ferienanspruch für den laufenden Monat wird ebenfalls ausbezahlt, wenn die Option einschl. aktuellem Monat aktiviert ist. Sonst wird er für die nächste Auszahlung kumuliert.
• 13. Monatslohn bezahlen: Standardmässig zahlt die Software den 13. Monatslohn im Dezember aus. Er kann aber wahlweise auch in einer anderen Periode ausbezahlt werden.
• Kumuliert für den Monat: Da die meisten Druckvorlagen für Monate, Quartale oder Halbjahre bestimmt sind, müssen Sie hier auswählen, zu welchem Monat die entsprechende Periode gehört. Drucken Sie z. B. eine Vorlage mit den Lohnzusammenfassungen für den Januar, erscheinen in diesem Feld alle Perioden mit dem Monat Januar.

Mit dieser Funktion können Sie die Feiertage des laufenden Jahres festlegen. Diese Tage werden bei der Erstellung eines Lohnes für einen im Tage- oder Stundenlohn beschäftigten Angestellten übernommen.

• Mit der Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie einen neuen Feiertag zur Liste hinzu.
• Mit der Schaltfläche Löschen löschen Sie den gewählten Eintrag aus der Liste.
• Wenn die Option Standardmässig bezahlt aktiviert ist, wird der Feiertag bei der Erstellung des Lohnes standardmässig berücksichtigt. Andernfalls ist das Kästchen bei der Lohnerfassung von Hand zu aktivieren.

Hier können Sie die Daten eines Angestellten aus der ausgewählten Datei übernehmen und in die aktuelle Datei kopieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Quelldatei auszuwählen, und bestätigen Sie mit OK.

Wählen Sie in der Liste die Angestellten aus, deren Daten aus der betreffenden Datei in die aktuelle Datei kopiert werden sollen, und klicken Sie auf OK.

Der Angestellte wird in die Liste aufgenommen, wie wenn Sie alle seine Daten von Hand erfasst hätten.

• Wenn für den Angestellten in der Ausgangsdatei Löhne berechnet wurden, werden sie ebenfalls importiert, wenn sie dem Jahr der aktuellen Datei entsprechen.
• Ist der Angestellte bereits vorhanden, wird er nicht ersetzt.

Sie können den Zugriff auf Ihre Lohndatei mit drei Passwörtern schützen. Sie gewährleisten nicht die Sicherheit der Datei in Bezug auf die Verschlüsselung, sondern verhindern, dass ein Mitarbeiter Fehler macht.

• Passwort für Lesezugriff: Mit diesem Passwort können Sie die Datei öffnen und lesen sowie Dokumente ausdrucken, aber keine Änderungen vornehmen.
• Passwort für Schreibzugriff: Geben Sie dieses Passwort ein, steht Ihnen nur der Benutzermodus zur Verfügung. Sie können somit Löhne erstellen, Angestellte hinzufügen und Basissätze einstellen, aber keine Felder ändern oder weitergehende Einstellungen an der Datei vornehmen.
• Passwort für Verwaltermodus: Geben Sie dieses Passwort ein, steht Ihnen der Verwaltermodus zur Verfügung (Menü Optionen > Verwaltermodus, link im Aufbau). So können Sie die vorhandenen Funktionen unbeschränkt nutzen und auch die Passwörter ändern.

Mit diesem Tool können Sie nach einem im Filter eingegebenen Kriterium ein Feld suchen.

Wählen Sie eines der Ergebnisse, zeigt die Maske an, wo dieses Feld verwendet wird.

Sie können auch sämtliche Details zu jedem gefundenen Feldelement anzeigen.

Dieses Kapitel befasst sich mit den Punkten im Menü Optionen.

Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Stammdaten, um den Namen und die Angaben der Firma zu ändern.

• Doppelklicken Sie für den Angestellten Bernhard ACKERMANN auf das Feld für den Monat November. Sie können auch das Feld auswählen und die Taste Enter drücken, auf das Symbol klicken oder den Befehl Personal > Monatslohn auswählen.

Es erscheint eine Maske mit mehreren Registerkarten, die unter §4.13 Erfassen eines Lohnes ausführlich beschrieben werden.

• Geben Sie das Erstellungsdatum des Lohns an, das auf der Lohnabrechnung erscheinen soll.
• Klicken Sie auf OK: In der Jahresübersicht erscheint nun der Lohn, der dem Angestellten ausbezahlt wird.
• Erstellen Sie den November-Lohn für Herrn ACKERMANN und gehen Sie vor der Bestätigung die verschiedenen Registerkarten durch. Die Lohnelemente sind nach Arten gruppiert.

Die Registerkarte Basis zeigt die für die Abzüge und Zulagen massgebenden Grundlagen an. Hier können die Einstellungen, insbesondere beim Hinzufügen von neuen Feldern, überprüft werden.

Gewisse Felder sind das Ergebnis einer Berechnung unter Verwendung einer Basis (Einheitsbetrag, massgebende Basis) und eines Koeffizienten (Menge, Satz). Die Beträge, die bei der Berechnung des an den Angestellten ausbezahlten Lohnes berücksichtigt werden, sind in der Spalte Betrag der verschiedenen Masken angegeben.

Es kommt vor, dass ein Betrag für eine Berechnung verwendet, dem Angestellten aber nicht als Lohn ausbezahlt wird, z. B. der AHV und anderen Abgaben unterstellte Naturalleistungen oder der Quellensteuer unterstellte, aber direkt von der Familienausgleichskasse ausbezahlte Kinderzulagen. In diesem Fall ist der entsprechende Betrag in den Registerkarten jeweils rechts von der Spalte Betrag angegeben, was bedeutet, dass er im auszuzahlenden Lohn nicht enthalten ist.

• Berechnen Sie den November-Lohn für Priska AMSTUTZ.

Die variablen Bestandteile (Stundenlohn, Tageslohn, Umsatzprämie, Fehlzeiten usw.) sind bei der Erfassung des Lohns einzugeben.

• Geben Sie in der Registerkarte Periode das Erstellungsdatum des Lohns an und anschliessend die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden sowie die Anzahl der in diesem Monat bezogenen Ferientage.

Die Daten können auf den Registerkarten von Hand in allen nicht ausgegrauten Feldern erfasst werden. In diesem Fall steht vor der Angabe ein Sternchen, um darauf hinzuweisen, dass die Zahl von Hand eingegeben wurde.

Mit dem Befehl Personal > Alle Löhne erstellen können Sie in einem einzigen Vorgang alle Löhne einer Abteilung oder des Unternehmens erstellen.

• Geben Sie den Monat und die betroffene Abteilung (§8 Abteilung) sowie das Datum ein, das im Feld Erstellungsdatum des Lohns der Registerkarte Periode erscheinen soll, und klicken Sie anschliessend auf OK: Die Löhne werden so ohne Umweg über die verschiedenen Masken erstellt.

Die bereits erstellten Löhne werden bei der Erstellung in Serie nicht verändert.

Crésus Lohnbuchhaltung verwendet Druckvorlagen, um die Angaben am Bildschirm anzuzeigen und auszudrucken. Es handelt sich dabei um Masken, die die Anordnung der Felder im Dokument bestimmen.

Der Befehl Datei > Druckvorschau oder ein Klick auf das Symbol zeigt das Dokument am Bildschirm so an, wie es ausgedruckt wird.

Die Druckvorlagen sind in vier Listen angeordnet:

• Modelle: allgemeine Vorlagen, die in einfachen Fällen unverändert übernommen oder an die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können (§27 Verwaltung der Vorlagen).
• Swissdec (oder Standard): Vorlagen, die den Swissdec-Standard erfüllen und weder verändert noch kopiert werden können.
• >Persönlich: Ihre eigenen Vorlagen, ausgehend von beliebigen Dokumenten oder der Kopie einer Modellvorlage (§29 Vorlagen zeichnen).
• Favoriten: Vorlagen, die Sie als Favoriten definiert haben.

• • Öffnen Sie in der Maske, wenn nötig, die Registerkarte Favoriten. Wählen Sie Lohnabrechnung (+ Ferien) und
  • stellen Sie sicher, dass der Monat November eingestellt ist.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

• Vorschau. Crésus stellt nun die Lohnabrechnungen des gewählten Angestellten dar.
• Schliessen Sie das Druckvorschaufenster.
• Verwenden Sie erneut den Befehl Datei > Druckvorschau.
• Geben Sie an, dass Sie die Lohnabrechnung für alle Angestellten für die Monate September bis November anzeigen wollen.

Die Lohnabrechnung sieht je nachdem, ob die Person im Stunden- oder im Monatslohn angestellt ist, oder je nach Inhalt der verschiedenen Lohnpositionen anders aus.

Standardmässig wird derjenige Monat angezeigt, wo sich der Cursor in der Jahresübersicht befindet. Nur die Angestellten mit einem für diesen Monat berechneten Lohn werden ausgedruckt. Sie können das Dokument für einen bestimmten Angestellten ausdrucken, indem Sie ihn in der Liste auswählen. Ist in der Kopfzeile des Dokuments der Name Ihres Unternehmens nicht sichtbar, haben Sie die entsprechenden Daten im Befehl Unternehmen > Stammdaten nicht eingegeben (§14.1 Unternehmensstammdaten und link im Aufbau).

• Um das Dokument aus der Druckvorschau tatsächlich auszudrucken, klicken Sie auf Drucken.
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Drucken (Ctrl+P) oder klicken Sie auf das Symbol , wenn Sie ein Dokument ohne Druckvorschau drucken wollen.

• Mit diesem Befehl können Sie auch eine PDF-Datei erzeugen, die Sie per E-Mail verschicken können, oder eine CSV-Datei generieren.
  Für diese Optionen braucht es zusätzliche Einstellungen, die später beschrieben werden (§24 PDF-Dokumente erstellen, §25 CSV-Export und §23 Dokumente per E-Mail verschicken).

Die Druckvorlagen können in vier Sprachen erstellt werden und passen sich im Modus Automatisch an die Sprache des Angestellten an. Mithilfe der Drop-down-Liste können Sie auch eine der vier Sprachen vorgeben.

Für Italienisch und Englisch sowie für die personalisierten Felder muss der Benutzer die Namen der Lohnarten in die entsprechenden Sprachen übersetzen (Unternehmen > Felder definieren §5 Felder definieren).

Sie können zur Lohnmaske eines beliebigen Monats zurückkehren, um die Einzelheiten anzusehen.

•  Doppelklicken Sie für den Angestellten ACKERMANN auf von das Feld für den Monat Juli. Sie können auch das Feld für den Lohn auswählen und die Taste Enter drücken oder auf das Banknotensymbol klicken.

Nun können Sie die verschiedenen Registerkarten durchgehen.

Solange der Lohn wegen der Berechnung des Folgemonats oder durch die Buchhaltung nicht gesperrt (§17 Löhne verbuchen) wurde, kann er jederzeit geändert werden. Mit Doppelklick auf den Lohn gelangen Sie in die Maske. Sie können nun die Werte korrigieren. Alle Komponenten werden automatisch neu berechnet.

• Wählen Sie den November-Lohn von Bernhard ACKERMANN, fügen Sie einen Lohnvorschuss von 2000.00 ein (Registerkarte Allgemein und rufen Sie danach seine Lohnabrechnung auf.

Die von Hand geänderten Werte werden mit einem Stern markiert, wie hier der Lohnvorschuss:

• Navigieren Sie zum November-Lohn von Bernhard ACKERMANN, rufen Sie die Registerkarte Allgemein auf und ändern Sie den Monatslohn in 2000.
• Klicken Sie in eines der anderen Felder: Der geänderte Betrag wird nun mit einem Sternchen angezeigt.

Ein Klick auf das Sternchen ruft eine Liste auf, in der der geänderte (mit Sternchen) gekennzeichnete Wert sowie der normale Wert angezeigt werden. Wenn Sie einen geänderten Wert wieder in den von Crésus vorgeschlagenen Wert ändern wollen, wählen Sie ihn in der Liste einfach aus.

Sie können den manuell erfassten Betrag auch löschen und in ein anderes Feld wechseln.

• Wechseln Sie beim November-Lohn von Bernhard ACKERMANN zur Registerkarte Abzüge und korrigieren Sie den Wert des BVG-Beitrags in 285.00

Da der manuell erfasste Wert nicht dem Ergebnis der Berechnung entspricht, sind Basis und Koeffizient durchgestrichen. Sie werden auf der Lohnabrechnung nicht ausgedruckt.

Um von Hand einen Wert auf null zu setzen, ist ausdrücklich 0 einzugeben.

Bei der Berechnung der Löhne stützt sich das Programm auf die Angaben zur Firma (link im Aufbau und §3.2 Koeffizienten) sowie zum Angestellten (§4 Menü Personal). Nehmen Sie bei den zugrunde liegenden Koeffizienten Änderungen vor, werden bereits erstellte Löhne nicht neu berechnet. Damit Änderungen bei einem bestimmten Lohn berücksichtigt werden, müssen Sie ihn löschen (§14.7 Einen Lohn löschen) und neu eingeben oder ihn freigeben (§4.14 Löhne sperren/freigeben) und ändern. Wenn hingegen ein bestehender Lohn nicht durch Änderungen an den Koeffizienten angepasst werden soll, muss er gesperrt werden (§4.14 Löhne sperren/freigeben).

• Wählen Sie den November-Lohn für Bernhard ACKERMANN und verwenden Sie den Befehl Personal > Ausgewählten Lohn löschen. Die Tastenkombination Ctrl+Delete hat dieselbe Funktion.
• Tun Sie dasselbe mit seinem Juli-Lohn: Der Lohn ist gesperrt, denn nach Juli wurden bereits Löhne eingegeben. Sie können diesen Lohn nur im Verwaltermodus löschen (link im Aufbau).
• Löschen Sie auch den November-Lohn von Priska AMSTUTZ.

Ist ein Lohn bereits verbucht, können Sie ihn nicht mehr löschen. Dafür muss zuerst die Verbuchung widerrufen werden (§17 Löhne verbuchen).

Mit dem Befehl Personal > Löhne löschen,> der im Verwaltermodus (link im Aufbau) verfügbar ist, können mehrere Löhne für einen oder mehrere Angestellten für eine oder mehrere Perioden gelöscht werden.

Ohne Wahl der Option Gesperrte Löhne löschen werden nur die freigegebenen Löhne gelöscht.

Verbuchte Löhne löschen ist mit der Option Gesperrte Löhne löschen zu verwenden. Wenn Sie mit abgesicherter Verbuchung arbeiten (§7 Verbuchung für die Finanzbuchhaltung), werden Sie in einer Meldung aufgefordert, zuerst die Verbuchung rückgängig zu machen (§17 Löhne verbuchen). Wenn Sie nicht im abgesicherten Modus arbeiten, werden die betreffenden Löhne gelöscht.

Vorerfasste Daten löschen löscht die in den Detailübersichten der Felder manuell eingegebenen Werte.

Löhne mit Quellensteuer, die über Swissdec bereits der Steuerbehörde gemeldet wurden, können nicht gelöscht werden (link im Aufbau).

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Funktionen von Crésus Lohnbuchhaltung detaillierter vorgestellt.

Um vom Startbildschirm aus einen neuen Angestellten zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Angestellter. Um einen neuen Angestellten von der Jahresübersicht aus hinzuzufügen, verwenden Sie den Befehl Personal > Neuer Angestellter oder die Tastenkombination Ctrl+N.

Die rot hinterlegten Felder sind Pflichtfelder, die Crésus zudem mit einem Ausrufezeichen markiert:

• Leuchtend rote Ausrufezeichen deuten an, dass dieses Feld für die Erfassung des Eintrags korrekt ausgefüllt werden muss.
• Bei einem rosa Ausrufezeichen kann ein Feld auch später noch ausgefüllt werden. Diese Angaben sind aber erforderlich, insbesondere um die Jahresabrechnungen für die Sozialversicherungen oder die Dateien für Swissdec zu generieren.

Wenn Sie mit der Maus über ein Feld mit einem Ausrufezeichen oder einem fahren, wird ein entsprechender Hilfetext angezeigt.

Die Maske mit den Daten der Angestellten wird im Detail unter §4 Menü Personal beschrieben.

Sie können die Grösse der Maske ändern. Mithilfe der Bildlaufleiste können Sie ausserdem die nicht sichtbaren Zeilen auf der Maske anzeigen.

Beispiel: Wir erfassen einen neuen Angestellten im Monatslohn.

• Geben Sie in der Registerkarte Personalien den Namen und den Vornamen ein: CIPPOLATA Antoine.
• Der Kurzname und der Rufvorname können sich von den offiziellen Angaben unterscheiden und werden für die Anzeige in der Liste auf der linken Seite verwendet sowie für die Versandadresse für die Dokumente.
• Wählen Sie das Geschlecht des Angestellten aus. Die Anrede Herr oder Frau wird anschliessend automatisch ergänzt, kann aber auch geändert werden.
• Klicken Sie in das Feld Adresse:

• Verwenden Sie das Feld Adresszusatz, um Adressergänzungen zu erfassen.
• Die Strasse und die Hausnummer werden in separaten Feldern erfasst.
• Ist ein Postfach vorhanden, ist der entsprechende Text in diesem Feld einzufügen (z. B. Postfach, Case postale).
• Die PLZ (Postleitzahl) ist ein Pflichtfeld. Bei einer Schweizer Postleitzahl füllt Crésus automatisch den Ort und den Wohnkanton aus.

Bei einer Adresse im Ausland ist zuerst das Land zu ändern. Der Ort wird dann nicht anhand der PLZ erkannt und ist manuell zu erfassen. Beim Wohnkanton ist dann EX anzugeben.

• Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld.

• Die Daten können eingetippt oder per Klick auf den Pfeil mithilfe des Kalenders erfasst werden.

• Geben sie den Zivilstand (ledig) und die Nationalität (Schweiz) an.
• Die Sozialversicherungsnummer (AHV-Nr.) ist zwingend anzugeben. Wenn Sie sie nicht kennen, setzen Sie ein Häkchen bei Sozialversicherungs- oder AHV-Nummer unbekannt. Vor der Erstellung der Abrechnungen am Jahresende oder des Lohnausweises muss diese Nummer ergänzt werden. Über die Vorlage Fehlende Sozialversicherungsnummer auf dem Startbildschirm können die betreffenden Angestellten angezeigt werden.

In der Schweiz beginnen die Sozialversicherungsnummern mit 756. Die letzte Zahl dient zur Kontrolle und erlaubt es, zu sehen, ob die Nummer gültig ist. Der Hilfetext gibt an, ob die Nummer unvollständig oder falsch ist. Sobald die Nummer korrekt ist, wird ein grünes Sternchen angezeigt.

• Als Arbeitsort wird standardmässig der Hauptsitz angegeben. Bei mehreren Niederlassungen müssen diese unter Unternehmen > Niederlassungen (link im Aufbau) definiert werden.
• Das Eintrittsdatum ist ein Pflichtfeld. Geben Sie als Datum den 01.11 an.
• Wählen Sie die Abteilung Prod aus (§8 Abteilung).
• Erfassen Sie in der Registerkarte Stammdaten einen festen Monatslohn von 5000.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Daten zu bestätigen. Crésus verlangt noch weitere Angaben und zeigt eine Maske mit den fehlenden Informationen an:

Sobald ein leuchtend rotes Ausrufezeichen angezeigt wird, lässt sich die Eingabe nicht bestätigen.

• Über die Schaltfläche Zurück können Sie zur Maske mit allen Angaben zurückkehren.
• Crésus verlangt insbesondere den UVG-Code. Wählen Sie für unser Beispiel im Feld UVG-Code auf der Registerkarte Versicherungen die Versicherung A2: Büro aus (§4.4 Versicherungen).
• Sie können nun die Eingabe dieses neuen Angestellten bestätigen.
• Berechnen Sie für Cippolata den November-Lohn (§14.2 Einen Lohn berechnen) und zeigen Sie seine Lohnabrechnung an (§14.4 Ein Dokument ausdrucken).

Mit dem Befehl Unternehmen > Datenkontrolle können jederzeit die fehlenden oder zu korrigierenden Elemente angezeigt werden.

Über die Vorlage Fehlende Sozialversicherungsnummer werden die Angestellten, deren AHV-Nummer noch anzugeben ist, angezeigt: Sie können die Liste oben in der Symbolleiste aufrufen.

Um die Daten eines Angestellten zu ändern, doppelklicken Sie auf in der linken Spalte auf den Namen des Angestellten. Sie können ihn auch in der Liste links auswählen und auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination Ctrl+M verwenden.

Wenn diese Maske angezeigt wird, klicken Sie auf Bearbeiten:

Ist für den Angestellten und den gewählten Monat bereits ein Lohn vorhanden, werden Sie von Crésus gefragt, ob Sie die Daten für neue Lohnberechnungen bearbeiten oder die Daten, auf die sich die Lohnberechnung des entsprechenden Monats beziehen, anzeigen wollen.

• Ergänzen Sie in der Registerkarte Versicherungen des Datensatzes von CIPPOLATA folgende Versicherungen: UVGZ (Unfallzusatzversicherung), KTG (Krankentaggeld) und BVG (berufliche Vorsorge). Wählen Sie in der Liste jeweils die gewünschte Versicherung aus.
• Doppelklicken Sie auf den November-Lohn von CIPPOLATA: Crésus weist auf die Änderungen hin, die sich auf den Lohn auswirken (hier die Versicherungsprämien).

Wenn Sie am Datensatz des Angestellten Änderungen vornehmen, ändert sich an den bereits eingegebenen Löhnen nichts. Die Änderungen wirken sich jedoch auf die neuen Löhne aus. Wenn Sie einen gesperrten Lohn ändern müssen, damit neue Stammdaten berücksichtigt werden, müssen Sie in den Verwaltermodus (link im Aufbau) wechseln, um den Lohn freizugeben (§4.14 Löhne sperren/freigeben) oder zu löschen (§14.7 Einen Lohn löschen) und ihn anschliessend neu zu erstellen. In diesem Fall wird empfohlen, die Löhne anschliessend mit dem Befehl Personal > Löhne sperren erneut zu sperren (§4.14 Löhne sperren/freigeben).

Verlässt ein Angestellter das Unternehmen, ist bei den Daten des Angestellten in der Registerkarte Personalien nur das Austrittsdatum zu erfassen. Wenn Sie seinen letzten Lohn berechnen, passt Crésus alle betroffenen Felder an.

• Ändern Sie die Daten von Priska AMSTUTZ und geben Sie als Austrittsdatum den 15.11. ein. Berechnen Sie anschliessend ihren Lohn.
• Prüfen Sie die verschiedenen Beträge: Sie werden alle pro rata temporis berechnet.
• Der 13. Monatslohn wird mit diesem Lohn automatisch ausbezahlt.

Ihr Angestellter hat das Unternehmen verlassen und Sie haben in seinen Daten ein Austrittsdatum angegeben. Um ihn im Unternehmen wiedereinzustellen, wählen Sie seinen Datensatz und verwenden Sie anschliessend den Befehl Personal > Angestellten wiedereinstellen.

• Trudi WAGNER hat in diesem Jahr bereits zwei Beschäftigungsperioden. Sie hat das Unternehmen Ende März verlassen. Wählen Sie in der linken Spalte ihren Namen (ohne ihre Daten zu öffnen) und verwenden Sie anschliessend den Befehl Personal > Angestellten wiedereinstellen. Geben Sie im Feld Eintrittsdatum des Arbeitnehmers den 10.11. ein (Datum der Wiedereinstellung) und berechnen Sie ihren November-Lohn.

In den betreffenden Unterlagen oder Exporten, etwa den Jahresabrechnungen für die Versicherungen, wird diese Angestellte mehrfach behandelt. Es wird für sie hingegen nur ein einziger Lohnausweis oder eine einzige Jahreslohnabrechnung erstellt.

Diese Methode kommt nicht zum Zug, wenn Sie die Daten des/der Angestellten gelöscht haben. In diesem Fall können Sie die Daten eines Angestellten aus einer anderen Datei wiederherstellen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Aus einer anderen Datei übernehmen unter §19 Wechsel zum nächsten Jahr.

Wechseln Sie in den Verwaltermodus (link im Aufbau). Wählen Sie den Angestellten und verwenden Sie danach den Befehl Personal > Angestellten löschen.

• Versuchen Sie es mit BERNASCONI.
• Versuchen Sie nun, CIPPOLATA zu löschen: Sie können einen Angestellten nicht aus der Liste löschen, wenn für ihn bereits ein Lohn berechnet wurde. Auch wenn ein Angestellter das Unternehmen verlässt, muss sein Datensatz bis zum Ende des Geschäftsjahres gespeichert bleiben, da er in den AHV-Abrechnungen und anderen Zusammenfassungen erscheint. Sie können seinen Datensatz beim Übergang zum neuen Jahr löschen.

Wenn mehrere Datensätze aufs Mal gelöscht werden müssen, können Sie den Befehl Personal > Mehrere Angestellte löschen verwenden.

In der Drop-down-Liste der Symbolleiste können Sie einen Zugriff auswählen, der die Liste der Angestellten je nach dem gewählten Kriterium verändert.

Der Zugriff kann die Angestellten auch in einer anderen Reihenfolge sortieren oder den am Bildschirm angezeigten Inhalt ändern.

• Wählen Sie den Zugriff Bruttolöhne: Die Tabelle zeigt die Bruttolöhne vor Abzug der Sozialabgaben und weiterer Abzüge an.
• Wählen Sie den Zugriff Wohnkanton: GE aus: In der Tabelle werden nur noch die Mitarbeitenden, die im Kanton Genf wohnen, angezeigt.
• Wählen Sie den Zugriff Nach Arbeitnehmernummer: Die Tabelle zeigt alle Angestellten an, jedoch in einer anderen Reihenfolge.

Auf dem Startbildschirm können Sie einen der vorgeschlagenen Zugriffe verwenden (§2.1 Der Startbildschirm im Detail).

Im Verwaltermodus (link im Aufbau) können eigene Zugriffe erstellt werden (§3.3 Datenkontrolle).

Mit Crésus können Sie elektronische Zahlungsaufträge erstellen. Sind die entsprechenden Daten für das Unternehmen (Befehl Unternehmen > Stammdaten, link im Aufbau) und im Datensatz aller betreffenden Angestellten (Registerkarte Stammdaten, §4.2 Bank) erfasst, kann mit dem Befehl Datei > ISO-Zahlungen die an die Bank oder die Post zu übermittelnde Datei erzeugt werden. Selbstverständlich müssen die Löhne vorher berechnet werden.

Klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie den Befehl Datei > ISO-Datei erstellen.

Auf der ersten Maske können der Vorgang, dasKonto, ab dem die Zahlung zu erfolgen hat, die Periode, die betroffene Gruppe sowie das Zahlungsdatum (der Tag, an dem die Überweisungen vom Finanzinstitut ausgeführt werden) gewählt werden.

Als Standard schlägt das System die Zahlung von Löhnen oder von Lohnvorschüssen vor.

Es können Zahlungsdefinitionen hinzugefügt werden, etwa, um gepfändete Lohnanteile direkt an das Betreibungsamt zu überweisen (§32 Vorlagen für ISO-Zahlungen).

Wenn Sie unter Unternehmen > Stammdaten > Banken (link im Aufbau) zwei Konten definiert haben, kann für den Zahlungsauftrag eines der beiden Konten gewählt werden:

Klicken Sie auf OK.

Auf der zweiten Maske werden die vorgeschlagenen Zahlungen angezeigt. Indem Sie das Häkchen in der Spalte Handlung ändern, bestimmen Sie, ob die Zahlung auszuführen ist oder nicht.

Über die Schaltfläche OK erzeugen Sie die ISO-Datei und speichern Sie sie unter dem vordefinierten Speicherort ab (siehe Speicherort der Datei weiter unten).

Diese Datei ist per Internet an die Bank oder an PostFinance zu schicken (via das E-Banking-Portal oder über E-Finance). Bei diesem Vorgang werden der Pfad und der Dateiname in der Zwischenablage eingefügt: Wenn Sie sich sofort nach dem Abspeichern der Datei beim Portal einloggen, können Sie im Feld, wo die zu übermittelnde Datei angegeben wird, einfach den Inhalt der Zwischenablage einfügen.

Zahlung erneut auslösen

Wenn für bereits verarbeitete Löhne nochmals ein Zahlungsauftrag erteilt werden muss, ist in der oben erwähnten Maske Zahlungsauftrag die Option Bereits erstellte Zahlungen erneut erstellen zu aktivieren.

Crésus zeigt dann in Schwarz die Liste der auszuführenden Zahlungen an, wobei die bereits verarbeiteten Zahlungen grün hervorgehoben werden. Klicken Sie bei den erneut zu erstellenden Zahlungen einfach die Option Handlung an.

Speicherort der gespeicherten Datei

Crésus erstellt die Dateien für elektronische Zahlungen gemäss der internationalen Norm ISO-20022, auch bekannt unter dem Namen «pain.001».

Standardmässig werden die Dateien im gleichen Ordner gespeichert wie die Lohndatei. Sie können Crésus aber auch veranlassen, sie in einem Ordner Ihrer Wahl zu speichern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Ordner für «ISO» auswählen. Diese Option ist auf der Maske Einstellungen verfügbar:

Verwenden Sie im Verwaltermodus (link im Aufbau) den Befehl Optionen > Einstellungen:

Wir empfehlen Ihnen, einen separaten Unterordner zu erstellen, der z. B. wie folgt heissen könnte:

Name_des_Mandats-ISO-pain

Dieser Ordner kann der gleiche Ordner sein, den Crésus Banking für die Zahlungs­aufträge verwendet.

Klicken Sie nach der Berechnung der Löhne auf das Symbol  oder verwenden Sie den Befehl Datei > Verbuchen, um die entsprechenden Buchungen zu erstellen.

Auf der ersten Maske wählen Sie die zu verbuchende Periode sowie die zu bearbeitende Abteilung und das Buchungsdatum. Die Belegnummer ist für alle erzeugten Buchungen gleich. Crésus schlägt standardmässig das Präfix «S-», gefolgt vom verbuchten Monat vor.

Bei der ersten Verbuchung fragt die Software, welche Buchhaltungsdatei zu verwenden ist. Dies ist auch dann der Fall, wenn die Datei unter einem anderen Namen gespeichert wurde. Verwenden Sie ggf. die Schaltfläche Durchsuchen, um den Ordner Beispiele zu öffnen und die Datei demo deutsch.cre auszuwählen.

• Führen Sie diesen Vorgang für den Monat November und alle Angestellten aus (stellen Sie sicher, dass das Buchungsdatum dem Jahr der Buchhaltungsdatei entspricht).

Es wird folgende Maske angezeigt:

• Verbuchen bereitet die Buchungen für Crésus Finanzbuchhaltung vor. In Crésus Finanzbuchhaltung müssen die Buchungen über den Befehl Datei > Verbuchen importiert werden.
• Über die Einstellungen können Sie Buchungen zu Sammelbuchungen zusammenfassen, bevor sie in die Finanzbuchhaltung gelangen.
• Mit der Vorschau werden die erzeugten Buchungen und die Sammelbuchungen angezeigt.
• Mit Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen, ohne Buchungen zu erstellen. Die Löhne werden nicht als verbucht markiert.

Verbuchte Löhne werden gesperrt und können nicht mehr geändert werden . Bei Bedarf müssen Sie die Verbuchung widerrufen:

• Bei abgesicherter Verbuchung (§7 Verbuchung für die Finanzbuchhaltung) ist es möglich, die letzten Buchungsserien mit dem Befehl Datei > Verbuchung widerrufen zu widerrufen. Dieser Befehl wird nachfolgend erklärt. In diesem Fall werden die Löhne als nicht verbucht markiert und der Vorgang kann wiederholt werden.
• Bei nicht abgesicherter Verbuchung (§7 Verbuchung für die Finanzbuchhaltung) müssen Sie den Befehl Personal > Löhne freigeben verwenden, der im Verwaltermodus (link im Aufbau) verfügbar ist, um neu verbuchen zu können.

Um einen Beleg auszudrucken oder die Buchungen für Crésus Finanzbuchhaltung zu erstellen, müssen für jedes Feld die Soll- und die Habenkonten bestimmt werden. Dies geschieht einmalig mit dem in §7 Verbuchung für die Finanzbuchhaltung beschriebenen Befehl Unternehmen > Verbuchung.

Eine Verbuchung widerrufen

Manchmal kann es notwendig sein, die Verbuchung von Löhnen zu widerrufen. Damit in der Finanzbuchhaltung die Buchungen aus der Lohnbuchhaltung entfernt werden können, müssen sie in Crésus Lohnbuchhaltung widerrufen werden. Das Vorgehen unterscheidet sich, je nachdem ob Sie im abgesicherten Modus arbeiten (empfohlen) oder nicht.

Abgesicherte Verbuchung

• Wechseln Sie in den Verwaltermodus (link im Aufbau).
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Verbuchung widerrufen. Sie werden aufgefordert, den Vorgang zu bestätigen. Anschliessend wird die Liste der Buchungen (serienweise) angezeigt.
  • Wählen Sie aus, ob sie die letzte(n) Serie(n) ab der betreffenden Seriennummer widerrufen wollen.
  • Bestätigen Sie den Vorgang.
• Sie können diesen Vorgang wiederholen, um weitere Serien zu löschen.

Hinweis: Ist die Liste der zu widerrufenden Buchungen leer (Serie von 0 bis 0), schlägt das Programm vor, alle Löhne als nicht verbucht zu kennzeichnen.

Der Vorgang löscht die Buchungen in der Austauschdatei, jedoch nicht in der Buchhaltung. Um den Vorgang in Crésus Finanzbuchhaltung abzuschliessen, verwenden Sie den Befehl Datei > Verbuchen, damit die Änderungen in die Buchhaltung übernommen werden.

Nicht abgesicherte Verbuchung

• Wechseln Sie in den Verwaltermodus (link im Aufbau).
• Verwenden Sie den Befehl Personal > Löhne freigeben.

Wie weiss ich, ob ich die abgesicherte Verbuchung nutze oder nicht?

• Wechseln Sie in den Verwaltermodus (link im Aufbau).
• Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Verbuchung und überprüfen Sie, ob die Option Abgesicherte Verbuchung aktiviert ist.

Der Verbuchungsmechanismus der Crésus-Linie erlaubt es den Crésus-Faktura- und Crésus-Lohnbuchhaltungs-Dateien, Buchungen für eine Crésus-Buchhaltung zu erstellen. Alle Dateien müssen auf demselben Gerät oder auf Geräten im selben Netzwerk gespeichert werden.

Der Buchhalter muss übrigens die Verbuchung auslösen, um zu überprüfen, ob es pendente Buchungen aus Crésus Faktura oder aus Crésus Lohnbuchhaltung hat.

Dank Crésus Synchro müssen sich die Dateien nicht mehr im selben Netzwerk befinden. Es reicht, wenn alle betreffenden Geräte einen Internetzugang haben: Die Verbuchung erfolgt künftig über die Cloud. In Crésus Finanzbuchhaltung erscheint jedes Mal eine Benachrichtigung, sobald in Crésus Faktura oder Crésus Lohnbuchhaltung Buchungen erzeugt oder geändert wurden.

Crésus Synchro erfordert eine Internetverbindung, ein Crésus-Kundenkonto und eine gültige Lizenz für die Softwares, die Verbuchungsvorgänge durchführen.

Klicken Sie hier, um die Onlinepräsentation von Crésus Synchro zu sehen.

Das Mandat

• Verknüpft eine oder mehrere Fakturierungs- oder Lohnbuchhaltungsdateien mit einer Buchhaltung.
• Pro Mandat kann nur eine einzige Buchhaltung eingebunden werden, jedoch mehrere Buchungsperioden.
•  Das Mandat kann lokal sein, wenn alle Dateien auf demselben Gerät gespeichert sind und nur von einem Benutzer darauf zugegriffen wird.
• Das Symbol  kennzeichnet ein lokales Mandat.
• Ein Mandat muss geteilt werden, wenn die Dateien auf unterschiedlichen Geräten gespeichert oder von mehreren Benutzern bearbeitet werden. Ein gemeinsam genutztes oder geteiltes Mandat kann auch verwendet werden, wenn die Dateien lokal auf einem Gerät gespeichert sind.
• Das Symbol  kennzeichnet ein gemeinsam genutztes Mandat.

Ein gemeinsam genutztes Mandat erfordert eine Internetverbindung, ein Crésus-Kundenkonto und gültige Lizenzen.

Die wichtigsten Schritte

• Ein Mandat lokal erstellen.
• Teilen Sie das Mandat bei Bedarf und laden Sie Teilnehmende dazu ein.
• Verknüpfen Sie die Dateien mit dem Mandat.

Die Auswirkungen

Crésus Synchro benachrichtigt Crésus Finanzbuchhaltung, wenn Crésus Faktura oder Crésus Lohnbuchhaltung Buchungen erzeugt oder gelöscht haben. Dem Benutzer wird automatisch eine Meldung in seiner Buchhaltung angezeigt.

Ein neues Mandat wird aus Crésus Finanzbuchhaltung heraus definiert.

Ein neues Mandat wird immer lokal erstellt: Es kann nur in der Arbeitssitzung des aktuellen Benutzers verwendet werden.

• Öffnen Sie die Buchhaltung.
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Crésus Synchro > Mandat verknüpfen.
• Wählen Sie in der Maske die Option Neues Mandat aus.

• Klicken Sie auf Crésus-Datei anbinden.
• Geben Sie den Namen für das zu erstellende Mandat ein.

• Klicken Sie auf Erstellen und anbinden.

Es gibt zwei Situationen:

1. Die Buchhaltung ist bereits mit einer Fakturierungs- oder einer Lohnbuchhaltungsdatei verknüpft: Crésus Synchro zeigt das neue Mandat, die Buchhaltungsdatei sowie die damit verknüpften Dateien für die Fakturierung und/oder die Lohnbuchhaltung an.
2. Die Buchhaltung ist noch nicht mit einer Fakturierung oder einer Lohnbuchhaltung verknüpft: Crésus Synchro zeigt das neue Mandat sowie die Buchhaltungsdatei an. Nun müssen die anderen Dateien für das Mandat verknüpft werden (siehe unten).

Damit andere Benutzer auf dieses Mandat zugreifen können – sei es in anderen Sitzungen auf demselben Gerät oder aus der Ferne –, muss es den anderen Benutzern bereitgestellt, d. h. mit ihnen geteilt werden. Anschliessend müssen die anderen Benutzer ein Ticket erhalten, das ihnen Zugriff auf das Mandat gewährt.

Für diese Vorgänge braucht es einen Internetzugang und Sie müssen bei Ihrem Crésus-Kundenkonto eingeloggt sein. Ist kein Internetzugriff möglich, gibt Crésus Synchro eine entsprechende Meldung aus. Wenn Sie nicht bei Ihrem Crésus-Kundenkonto eingeloggt sind, bietet Ihnen Crésus Synchro an, sich anzumelden.

Ein Mandat teilen

• Öffnen Sie die zugrunde liegende Buchhaltung.
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Crésus Synchro > Teilnehmer einladen.
• Bestätigen Sie die Maske, die angibt, dass das Mandat zuerst geteilt werden muss.
• Klicken Sie auf Teilen.

Teilnehmer zu einem Mandat einladen

Damit andere Benutzer auf ein geteiltes Mandat zugreifen können, müssen sie dazu eingeladen werden: Zu diesem Zweck wird in Crésus Synchro ein Ticket generiert, das der eingeladenen Person z. B. auf einem USB-Stick übergeben wird.

Aus Sicherheitsgründen wird nicht empfohlen, das Ticket als E-Mail-Anhang zu verschicken.

• Öffnen Sie die zugrunde liegende Buchhaltung.
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Crésus Synchro > Teilnehmer einladen.
• Speichern Sie das Ticket.
• Lassen Sie der eingeladenen Person das Ticket zukommen.

Ein Mandat abonnieren

Um ein geteiltes Mandat von einer anderen Arbeitssitzung aus zu verwenden – sei es auf dem gleichen Arbeitsplatz oder auf einem anderen Gerät –, müssen Sie das Mandat über das erhaltene Ticket abonnieren.

In der Arbeitssitzung des neuen Benutzers:

• Doppelklicken Sie auf das erhaltene Ticket.
• Falls Crésus Synchro es verlangt, melden Sie sich bei Ihrem Crésus-Kundenkonto an.

Das Mandat öffnet sich in Crésus Synchro und zeigt die verknüpften Dateien an sowie die Benutzer, die es abonniert haben.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, das Ticket zu löschen, nachdem Sie es verwendet haben, um das Mandat zu abonnieren. Sie können es in Crésus Synchro jederzeit wieder erneut generieren.

Die mit dem Mandat verknüpften Dateien werden in Crésus Synchro angezeigt.

• Öffnen Sie die Fakturierungs- oder die Lohnbuchhaltungsdatei, die verknüpft werden soll, in Crésus Faktura oder Crésus Lohnbuchhaltung.
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Crésus Synchro > Mandat verknüpfen.
• Wählen Sie das Mandat aus.
• Klicken Sie auf Anbinden.

Diese Methode gilt auch für eine bestehende Buchhaltung, die für eine andere Buchungsperiode mit dem gleichen Mandat verknüpft werden soll.

Um Dateien mit dem Mandat zu verknüpfen, die sich auf anderen Geräten befinden, müssen Sie das geteilte Mandat, wie oben beschrieben, abonniert haben.

Wenn Sie den Befehl Neueröffnung in Crésus Finanzbuchhaltung verwenden, um eine neue Buchungsperiode zu erstellen, wird die neue Datei automatisch mit dem gleichen Mandat verknüpft wie die ursprüngliche Buchhaltung.

In Crésus Lohnbuchhaltung wird mithilfe des Befehls Neues Jahr eröffnen die neue Datei mit dem Mandat verknüpft.

Wir empfehlen Ihnen, zuerst die Lohnbuchhaltung für das Vorjahr abzuschliessen und die Abrechnungen zu versenden, bevor Sie die Lohnbuchhaltung für das neue Jahr eröffnen.

Die offiziellen Dokumente übermitteln

Übermitteln Sie Ihre Abrechnungen über Swissdec. Wechseln Sie dazu ins Menü Fenster > Swissedec-Interface und aktivieren Sie das Kästchen Alle Löhne für das Jahr sind komplett und definitiv.

Falls Sie, Ihre Kasse, Ihre Versicherung oder die Verwaltung Ihres Kantons Swissdec nicht verwenden, übermitteln Sie Ihre Abrechnungen per Post oder E-Mail. Die verschiedenen Abrechnungen stehen in der Registerkarte Standard (oder Swissdec) im Druckdialog zur Verfügung.

Das neue Jahr eröffnen

Verwenden Sie den Befehl Datei > Neues Jahr eröffnen, um die Datei für das neue Jahr zu erstellen.

Nachdem Sie den Namen und den Speicherort Ihrer neuen Datei überprüft haben, klicken Sie auf Erstellen. Die persönlichen Ansichten und die Daten der Angestellten werden in die neue Datei übernommen.

Wenn der 13. Monatslohn oder das Feriengeld im laufenden Jahr nicht vollumfänglich ausgezahlt wurde, wird der Saldo automatisch in die Daten des neuen Jahres übertragen. In einem Dialog werden die Namen und die betreffenden Beträge angezeigt, die Sie in der Registerkarte Stammdaten der einzelnen Angestellten in den Feldern Übertrag 13. Monatslohn oder Übertrag Feriengeld finden. Sofern Sie keine Änderungen vornehmen, wird der Betrag dieser Überträge mit der nächsten Auszahlung des 13. Monatslohns oder des Feriengelds ausbezahlt.

Die Anzahl noch zu beziehender Ferientage wird ebenfalls in das entsprechende Feld der Registerkarte Sonstiges in den Daten der/des Angestellten übertragen (§4.10 Verschiedenes).

Im Dialog zur Übernahme der Angestellten werden die Angestellten aufgeführt, die das Unternehmen verlassen haben. Sie können wählen, ob ihre Daten in der neuen Datei beibehalten werden, indem Sie das entsprechende Kästchen vor den jeweiligen Namen aktivieren.

Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Datenkontrolle, um festzustellen, welche Angaben ergänzt werden müssen.

Über den Befehl Unternehmen > Versicherungen können Sie bei Bedarf folgende Änderungen vornehmen:

• Registerkarte AHV/ALV: Überprüfen Sie den Prozentsatz der Verwaltungskosten;
• Registerkarte FAK: Passen Sie bei Bedarf den Betrag der Familienzulagen sowie die verschiedenen Beitragssätze an (mehr Informationen finden Sie auf der Website des Bundes);

– Die Beitragssätze für die Familienzulagen sind unter FAK-Satz (Zulagen > Arbeitnehmerbeitrag und Arbeitgeberbeitrag) zu erfassen;
– Der Beitrag für die Berufsbildung wird auf der Lohnmasse erhoben und im Feld BBF-Satz angegeben (Zulagen > Arbeitgeberbeitrag);

• Registerkarten UVG, UVGZ und KTG: Überprüfen Sie die Sätze anhand Ihrer Verträge. Wenn die Beiträge (oder «Abzüge») fix sind und nicht je nach Satz variieren, sind sie manuell in den Daten des/der Angestellten auf der Registerkarte Versicherungen zu erfassen;
• Registerkarte BVG: Überprüfen Sie die Beitragssätze und -beträge in den Verträgen Ihrer Vorsorgepläne oder anhand der Mindestvorgaben des Bundes. Wenn die Beiträge (oder «Abzüge») fix sind und nicht je nach Satz variieren, sind sie manuell in den Daten des/der Angestellten auf der Registerkarte Versicherungen zu erfassen.

Mit dem Befehl Unternehmen > Koeffizienten stellen Sie allfällige neue Sätze für AHV, ALV, Mutterschaftsversicherung usw. ein. Einige dieser Koeffizienten werden automatisch angepasst, aber wir raten Ihnen, sie dennoch zu überprüfen.

Daten aus einer alten Datei übernehmen

Sollten Sie das laufende Jahr bei der Eröffnung des neuen Jahres noch nicht abgeschlossen haben (z. B. wenn die Swissdec-Übermittlungen vom Dezember noch nicht gemacht wurden), ist es wichtig, den Übermittlungsverlauf und die Eröffnungsdaten zurückzusetzen, und zwar anhand der folgenden Anleitung: link im Aufbau.

In der mit Crésus Lohnbuchhaltung mitgelieferten Datei lohn-beispiel (link im Aufbau) werden einige besondere Situationen veranschaulicht. Nachstehend werden die wichtigsten Elemente mit einem Hinweis auf den entsprechenden Abschnitt in diesem Handbuch erläutert.

Die Koeffizienten des Unternehmens sind realitätsnah, dürfen aber nicht als Referenz für Ihre eigene Lohnbuchhaltung betrachtet werden, da sie je nach Kanton, Versicherung und Unternehmen unterschiedlich sind.

Wir haben versucht, eine breite Auswahl von Fallbeispielen abzudecken. Die so zustande gekommene Mischung kommt wohl in keinem Unternehmen wirklich vor. Gewisse Konstellationen sind sogar unmöglich.

Wir schlagen Ihnen vor, für alle Angestellten den Dezember-Lohn zu berechnen und die nachstehenden Erläuterungen zu beachten. Löschen Sie bei Bedarf alle Dezember-Löhne mit dem Befehl Personal > Mehrere Löhne löschen (§14.8 Mehrere Löhne löschen).

Die Stunden- oder Tageslöhne müssen unbedingt ergänzt werden, um die Anzahl geleisteter Stunden oder Tage erfassen zu können. Dasselbe gilt für INTER E- C, der eine Umsatzprämie erhält (siehe unten).

Zeigen Sie verschiedene Dokumente für diese Angestellten an, beispielsweise den Lohnausweis oder das persönliche Lohnkonto (§14.4 Ein Dokument ausdrucken).

Bernhard AUMOIS erhält einen gleich bleibenden Monatslohn sowie einen vollen 13. Monatslohn

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Monatslohn fest, Satz für 13. Monatslohn, Auszahlung des 13. Monatslohns jeden Monat.
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): Monatslohn, 13. Monatslohn diesen Monat auszahlen

Louise HALLEURE ist im Stundenlohn angestellt. Sie hat Anspruch auf 8,33 % Feriengeld (im Lohn inbegriffen, die Ferientage werden daher nicht bezahlt) und einen 13. Monatslohn, der jeden Monat ausbezahlt wird. Achten Sie darauf, die geleisteten Arbeitsstunden einzutragen, wenn Sie den Lohn erfassen.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Stundenlohn, Satz für 13. Monatslohn, 13. Monatslohn jeden Monat bezahlen, Prozentsatz Feriengeld und Feriengeld jeden Monat bezahlen.
• Monatslohn, Registerkarte Periode (§4.13.1 Periode): Gearbeitete Stunden, Feiertage.
  • Löhne vom Januar/April/August: Feiertage gemäss Liste unter Unternehmen > Feiertage (§10 Feiertage).
• Monatslohn, Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen) und Basis (§4.13.13 Basis).
• Persönliches Lohnkonto anzeigen (§14.4 Ein Dokument ausdrucken): Der 13. Monatslohn entspricht 1/12 des Jahreslohnes.

Vari AUMOIS erhält einen unregelmässigen Monatslohn, der entsprechend ihrem Beschäftigungsgrad berechnet wird.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Vollzeitlohn bei variablem Monatslohn, Satz für 13. Monatslohn, Auszahlung des 13. Monatslohns jeden Monat.
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte: Der Koeffizient entspricht ihrem Beschäftigungsgrad des Monats.

Harry VEZ ist Anfang Juli in die Firma eingetreten und im Oktober wieder ausgetreten.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Personalien (link im Aufbau): Eintrittsdatum/Austrittsdatum.
• Versucht man, vor Juli oder nach Oktober einen Lohn zu berechnen, erscheint eine Meldung.
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte: Der 13. Monatslohn wird (im Oktober) automatisch für vier Monate berechnet.

Ella QUITTEZ ist am 13. September ausgetreten.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Personalien (link im Aufbau): Austrittsdatum.
• Monatslohn September, Registerkarte Periode (§4.13.1 Periode): Arbeitsperiode = 13 Tage.
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen), Abzüge (§4.13.10 Abzüge) und Basis (§4.13.13 Basis): Beiträge an die Periode anpassen.

Kelb OJOUR wird im Tageslohn bezahlt.

• Vergessen Sie bei der Lohnerfassung nicht, die Anzahl geleisteter Arbeitstage anzupassen.
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Tageslohn.
• Monatslohn, Registerkarte Periode (§4.13.1 Periode): bei Bedarf die Arbeitstage, Ferientage, Feiertage erfassen; Registerkarte Unfall/Krankheit/Mutterschaft (§4.13.5 Taggelder), Krankheits- oder Unfalltage.
  • April: Feiertage gemäss Liste Unternehmen > Feiertage (§10 Feiertage).
  • Juli/August: Ferien/Feiertage.
  • September: Unfall (§4.13.5 Taggelder).
  • Oktober/November: Militärdienst (§4.13.6 Taggelder Militärdienst
• Monatslohn, Registerkarten Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen) und Basis (§4.13.13 Basis).
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): Das Feriengeld wird pro bezogenen Tag ausbezahlt.

Die vier Schwestern GRATTE erhalten den gleichen Lohn, einschliesslich 13. Monatslohn, aber Annuelle erhält ihn im Dezember, Incluse erhält ihn jeden Monat, Modifiée hat im November einen Vorschuss auf den 13. Monatslohn, Senva hat das Unternehmen im Laufe des Jahres verlassen. Der 13. Monatslohn wird anhand der Löhne für das ganze Jahr berechnet und berücksichtigt allfällige Vorschüsse auf den 13. Monatslohn.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Satz für 13. Monatslohn, Auszahlung des 13. Monatslohns jeden Monat.
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Personalien (link im Aufbau): Austrittsdatum (Senva).
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): 13. Monatslohn.
• Oktober/Dezember (für Modifiée): Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): 13. Monatslohn.

Faure BOSS erhält einen Monatslohn, wir haben aber vergessen, den Satz für den 13. Monatslohn in den Stammdaten einzugeben. Bevor sie seinen Lohn berechnen, öffnen Sie die Maske mit den Daten des Angestellten, wechseln Sie in die Registerkarte Stammdaten, erfassen Sie 100 % beim Satz für den 13. Monatslohn und berechnen Sie seinen Lohn, indem Sie den 13. Monatslohn auszahlen: Der Betrag entspricht nur dem 13. Monatslohn des laufenden Monats.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Satz für 13. Monatslohn und Satz für 13. Monatslohn verändert ab dem.
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): 13. Monatslohn.

Wechseln Sie erneut in die Daten des/der Angestellten und geben Sie an, dass der Satz für den 13. Monatslohn ab dem 1. Januar angepasst werden soll. Berechnen Sie seinen Lohn erneut: der 13. Monatslohn entspricht dem

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Satz für 13. Monatslohn und Satz für 13. Monatslohn verändert ab dem.
• Monatslohn, Registerkarte Einkünfte (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): 13. Monatslohn.

Accide DANTE ist im September und Oktober aus Unfallgründen je 10 Tage abwesend. Die Firma deckt den Lohn für die ersten drei Tage zu 100 % (unterliegt den Sozialabgaben), die Versicherung deckt den Lohn für die folgenden Tage zu 80 % (unterliegt nicht den Sozialabgaben). Statt die automatische Berechnung der Tage und Taggelder zu benützen, wird hier die Option Taggelder Krankheit/Unfall ausserhalb der Periode angekreuzt, um die Beträge der Korrekturen und Taggelder direkt einzugeben.

• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte Taggelder (link im Aufbau): Einstellung der Taggelder.
• Monatslohn, Registerkarte Unfall Unfall/Krankheit/Mutterschaft (§4.13.5 Taggelder): Unfalltaggeld, Lohneinbusse und Korrektur für Leistungen Dritter.

Axis DENT war im September Opfer desselben Unfalls wie Accide DANTE. Nach der Eingabe des Anfangsdatums Unfall (September) und des Enddatums Unfall (Oktober) werden die Unfalltage automatisch berechnet. Bei diesem Angestellten wird die Lohneinbusse durch ein Unfall-Zusatztaggeld ausgeglichen.

• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte Taggelder (link im Aufbau): Einstellung der Taggelder.
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Versicherungen (§4.5 Taggelder): Kontrollkästchen Lohn ausgeglichen.
• Monatslohn, Registerkarte Unfall Unfall/Krankheit/Mutterschaft (§4.13.5 Taggelder): Anfangs- und Enddatum Unfall, Unfalltaggeld, Lohneinbusse und Korrektur für Leistungen Dritter.

Else MARILLER hat im Juli geheiratet. Vor der Heirat hiess sie Else PHIANCEY. Im August hat sie ein Kind bekommen.

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Personalien (link im Aufbau): Namensübersicht, Zivilstand geändert ab 1.8., Registerkarte Zulagen (§4.6 Zulagen): Mutterschaftstaggeld.
• Monatslohn Juli, Registerkarte Prämien (§4.13.4 Familienzulagen): Heiratszulage.
• Monatslohn August, Registerkarte Mutterschaft (§4.13.5 Taggelder): Datum der Niederkunft, Mutterschaftstaggeld, Registerkarte Zulagen: Geburtszulage.
• Monatslohn Dezember, Registerkarte Mutterschaft (§4.13.5 Taggelder): Datum der Arbeitswiederaufnahme eingeben.

E.-C. INTER erhält einen festen Monatslohn und eine Umsatzprämie (Berücksichtigung für den 13.  Monatslohn).

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Stammdaten (§4.1 Stammdaten): Monatslohn.
• Monatslohn, Registerkarte Prämien (§4.13.3 Einkünfte, Prämien und Spesen): Umsatzprämie.

A.-G. HOMM erreicht im Juni das Rentenalter, bezieht jedoch weiterhin Lohn. Ab Juli wird der Freibetrag bei der Beitragsberechnung von seinem AHV-Lohn abgezogen, und der ALV-Beitrag wird nicht mehr erhoben.

• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte AHV (link im Aufbau): AHV-Rentenalter und AHV-Rentnerabzug.
• Vergleichen Sie die Monate Juni und Juli.
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Personalien (link im Aufbau): Geburtsdatum.
• Monatslohn, Registerkarte Abzüge (§4.13.10 Abzüge): AHV-/ALV-Beitrag und Registerkarte Basis (§4.13.13 Basis): AHV-/ALV-Basis, AHV-/ALV-Lohn.

Tic ERRA erhält seinen Lohn in unregelmässigen Zeitabständen. Sein Lohn wird jeweils nach einer besonderen Vereinbarung manuell berechnet, die nicht in seinen Datensatz eingegeben wurde.

• Monatslohn: für mehr als eine Periode erstellt.
• Monatslohn, Registerkarte Periode (§4.13.1 Periode): Arbeitsperiode.
• Pro Jahr können nicht mehr als 360 Tage berücksichtigt werden:
  • Januar: 30 Tage.
  • April: 90 Tage (3 Monate à 30 Tage).
  • 10. September: 130 Tage (4 Monate à 30 Tage + 10 Tage)
  • 20. November: 70 Tage.
  • Dezember: 40 Tage (10 Tage im November + 1 Monat)

• Monatslohn, Registerkarte Allgemein (§4.13.2 Allgemein): Der Monatslohn wir manuell erfasst.
• Für die Basis (§4.13.13 Basis) besteht entsprechend der Anzahl Tage der Periode eine Obergrenze.

Lala GROSSOU bezieht einen Lohn, der die Obergrenzen überschreitet, und einen festen Betrag pro Monat für Repräsentationskosten. Ab September steht ihr ein Geschäftswagen im Wert von CHF 35 000 zur Verfügung.

• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte ALV (link im Aufbau): Jährlicher ALV-Höchstbetrag.
• Befehl Unternehmen > Versicherungen (link im Aufbau): UVG-Einstellungen.
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Spezialeinkünfte (§4.11 Spezialeinkünfte): Repräsentationskosten (Basis).
• Monatslohn, Registerkarte Spezialeinkünfte (§4.13.14 Spezialeinkünfte und Spezialabzüge.
• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte Lohnausweis (link im Aufbau).
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Lohnausweis (§4.8 Lohnausweis).
• Monatslohn, Registerkarte Naturalleistungen (§4.13.15 Naturalleistungen.

Faure BOSS steht ein Geschäftswagen für den Privatgebrauch zur Verfügung, der ihm mit CHF 150/Monat und CHF 0.50/km in Rechnung gestellt wird.

• Befehl Unternehmen > Felder definieren, Registerkarte Abzüge: Definition der Felder Dienstwagen und Kilometerkosten (link im Aufbau).
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Spezialabzüge (§4.12 Spezialabzüge): Dienstwagen und Kilometerkosten (Basis).
• Monatslohn, Registerkarte Spezialabzüge (§4.13.14 Spezialeinkünfte und Spezialabzüge.

VIENG Delaba ist der Quellensteuer unterstellt.

• Befehl Unternehmen > Quellensteuer (§4.3 Quellensteuer).
• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Quellensteuer (link im Aufbau).
• Monatslohn, Registerkarte Abzüge (§4.13.10 Abzüge.

Elvire VOLT verlässt die Firma Ende März und tritt Anfang Oktober wieder ein. Sie können zwei separate Datensätze erstellen, die wie zwei separate Angestellte betrachtet werden. In diesem Fall ist in der Registerkarte Lohnausweis ihrer Daten (§4.8 Lohnausweis) unter Bemerkungen anzugeben, dass sie zwei Lohnausweise hat.

Als zweite Lösung kann für sie ein Datum der Wiedereinstellung eingegeben werden, wie dies hier gemacht wurde:

• Daten des/der Angestellten, Registerkarte Personalien (link im Aufbau): Das Eintrittsdatum entspricht der Wiedereinstellung; die vorherige Periode ist erwähnt.

Im November wird der BVG-Beitrag korrigiert:

• Monatslohn November, Registerkarte Abzüge (§4.13.10 Abzüge: Korrektur BVG

Bo JEUNET ist ein 17-jähriger Angestellter und muss folglich keine AHV- und ALV-Beiträge bezahlen. Der BVG-Plan sieht jedoch eine Beitragspflicht ab 17 Jahren vor.

• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte AHV (link im Aufbau): AHV-Mindestalter.
• Befehl Unternehmen > Koeffizienten, Registerkarte ALV (link im Aufbau): ALV-Mindestalter.
• Befehl Unternehmen > Versicherungen, Registerkarte BVG (link im Aufbau): Altersgruppen festlegen

Felder können einen Wert oder einen beliebigen Text enthalten. Die für das Erstellen der Löhne verwendeten Währungsfelder werden manchmal auch Lohnarten genannt.

In Crésus Lohnbuchhaltung kann der Benutzer die Namen der verschiedenen Felder anpassen. In Ihrer Lohnbuchhaltung stimmen die Namen der Felder somit nicht unbedingt mit den hier verwendeten Standardbezeichnungen überein. Bei Bedarf können Sie leicht wieder die Standardnamen einsetzen (§5 Felder definieren).

In Crésus werden vier Arten von Feldern unterschieden: Einkünfte, Abzüge, Daten und Basis. Um diese Kategorien zu unterscheiden, werden sie mit einem Präfix versehen (siehe unten).

Der Wert der Felder ist oft das Ergebnis einer Berechnung unter Verwendung von Basisdaten und einem Multiplikator oder einem Prozentsatz. So wird die Basis vom Koeffizienten unterschieden, die beide mit ihrem eigenen Präfix gekennzeichnet sind.

Die Abzüge können einen Arbeitnehmer- und/oder einen Arbeitgeberanteil aufweisen, die zwar anhand derselben Basis, aber mit unterschiedlichen Koeffizienten berechnet werden. Die Elemente im Zusammenhang mit dem Arbeitgeber sind mit @A. gekennzeichnet.

Im Folgenden sind die Beispiele kursiv dargestellt.

Es werden folgende Präfixe verwendet:

• @Eink: Betrifft die für jeden Monat berechneten Einkünfte (@Eink:Stundenlohn). In der Regel werden die Einkünfte ausgehend von einer Basis und dem ihr entsprechenden Koeffizienten berechnet. Eine Einkunft kann aber auch ein fester Betrag (@Eink:Monatslohn) sein oder jeden Monat manuell eingegeben werden (@Eink:Provision).
• @Abz: Betrifft die für jeden Monat berechneten Abzüge (@Abz: AHV-Beitrag). In der Regel werden die Abzüge ausgehend von einer Basis und dem ihr entsprechenden Koeffizienten berechnet. Ein Abzug kann aber auch ein fester Betrag sein (@Abz:BVG-Beitrag, falls dieser fix ist) oder jeden Monat manuell eingegeben werden (@Abz:Korrektur BVG).
• @Basis: Basis der Einkünfte und Abzüge. Die verschiedenen Einkünfte und Abzüge können ausgehend von Basiswerten berechnet werden (@Basis:Stundenlohn = Lohn für eine Stunde, @Basis:BUV-Beitrag = Basis für die Beiträge an die Unfallversicherung).
• @Koeff: Koeffizienten der Einkünfte und Abzüge. Jede Einkunft und jeder Abzug kann einen eigenen Koeffizienten haben. Die Koeffizienten können eine Menge (@Koeff:Anzahl Mahlzeiten, Mittagessen), eine Anzahl Tage (@Koeff:Anzahl Ferientage), eine Anzahl Stunden (@Koeff:Gearbeitete Stunden) oder ein Prozentsatz (@Koeff: AHV-Satz) sein.
• @A.Abz: Arbeitgeberanteil der Abzüge. Jeder Abzug kann (muss aber nicht) einen Arbeitgeberanteil haben (@A.Abz: AHV-Beitrag). In der Regel wird der Arbeitgeberanteil der Abzüge ausgehend von einer Basis und dem ihr entsprechenden Koeffizienten berechnet.
• @A.Koeff: Koeffizienten für die Arbeitgeberanteile. Jeder Abzug kann einen eigenen Arbeitgeberanteil und einen entsprechenden Koeffizienten haben. Die Koeffizienten können eine Menge, eine Anzahl Tage, eine Anzahl Stunden oder (beim Arbeitgeberanteil meistens) ein Prozentsatz sein (@A.Koeff: AHV-Satz).
• @Brutto: Basis. In der Regel werden die Bruttolöhne durch die Aufaddierung der Einkünfte berechnet, die zu dieser Basis gehören (@Brutto:AHV-Basis). Diese Kategorie umfasst aber auch Beträge, die nicht in der Berechnung von Einkünften oder Abzügen erscheinen (@Brutto:Lohnschwankungen), oder Werte auf jährlicher Basis (@Brutto:Basis Steuersatz).
• @Daten: Diese Kategorie enthält alle Daten, Koeffizienten und Basissätze. Dies können sein:
  • Textfelder (@Daten:Adresse des Arbeitnehmers)
  • Werte (@Daten:Monatslohn fest)
  • Daten (@Daten:Eintrittsdatum des Arbeitnehmers)
  • Kontrollkästchen (@Daten:Feriengeld jeden Monat bezahlen)
  • Sätze (@Daten:Zulagenprozentsatz bei Teilzeitarbeit)

Es gibt auch allgemeine Daten, die nicht an einen einzelnen Angestellten gebunden sind, sondern das ganze Unternehmen betreffen (@Daten: AHV-Rentenalter oder @Daten: ALV-Satz). Andere Felder geben Auskunft über interne Rechenvorgänge der Software (@Daten:Ausgewählter Monat, @Daten:Nummer der laufenden Seite)

• @A.Daten: Diese Kategorie enthält die Daten über den Arbeitgeber (@A.Daten:Name der Firma, @ A.Daten:Beitragssatz Familienausgleichskasse). Beachten Sie, dass @A.Daten:ALV-Satz den Arbeitgeberanteil und @Daten:ALV-Satz den Arbeitnehmeranteil betrifft.

In den Eingabemasken werden die Namen der Felder ohne Präfix angezeigt. Oft stehen mehrere Spalten für die Eingabe zur Verfügung. Eine Spalte kann den Wert für die Basis (@Basis:Stundenlohn), eine andere den Koeffizienten (@Koeff:Gearbeitete Stunden) und eine weitere mit der Bezeichnung Wert (@Eink:Stundenlohn) den betreffenden Betrag enthalten.

Nur Beträge, die bei der Eingabe der Löhne in der mit Wert bezeichneten Spalte erscheinen, werden zum auszuzahlenden Gesamtbetrag hinzugerechnet oder davon abgezogen. Erscheint der Wert in einer separaten Spalte rechts davon, wird dieser Betrag nicht an den Angestellten ausbezahlt, sondern für andere Berechnungen verwendet. Das können etwa die dem Angestellten direkt von der Familienausgleichskasse (FAK) ausgerichteten Familienzulagen oder Naturalleistungen sein.

Für den Arbeitnehmer- und den Arbeitgeberanteil gilt eine gemeinsame Basis (@Basis). Der Arbeitgeberanteil ist immer an einen Arbeitnehmerabzug gekoppelt. Der Arbeitnehmeranteil kann jedoch deaktiviert werden, um nur einen Arbeitgeberanteil zu behalten (@A.Abz: AHV-Verwaltungskosten).

Mit Crésus Partout für Crésus Lohnbuchhaltung können die Mitarbeitenden ihre persönlichen Daten online ändern. Dieser Dienst steht in allen abonnierten Versionen von Crésus Lohnbuchhaltung zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie zur Aktivierung die Epsitec SA.

Für Personalverantwortliche stellt die Pflege der personenbezogenen Daten eine grosse Aufgabe dar. Ausserdem ist es häufig sehr schwierig, die erforderlichen Daten zusammenzutragen.

Mit Crésus Partout können die personenbezogenen Daten der Angestellten in der Cloud bereitgestellt werden, wo sie von den einzelnen Mitarbeitenden eingesehen und aktualisiert werden können. Der Synchronisierungsmechanismus von Crésus Lohnbuchhaltung erkennt, wenn Daten in der Cloud geändert wurden, und schlägt dem Administrator der Lohnbuchhaltungsdatei vor, die Änderungen einzusehen, die er anschliessend übernehmen oder verwerfen kann.

Mit Crésus Partout:

• Haben Sie einen vollständig abgesicherten Zugriff auf die Daten Ihrer Angestellten, direkt übers Internet, für jedes einzelne Mandat.
• Bestimmen Sie, welche Mitarbeitenden auf ihre persönlichen Daten zugreifen können.
• Können Sie in Crésus Lohnbuchhaltung die im Internet vorgenommenen Anpassungen wieder integrieren – allerdings erst nachdem Sie die Änderungen einzeln bestätigt haben.
• Die Datenhoheit liegt weiterhin vollumfänglich bei Ihnen.

Sind die Daten verschlüsselt und können sie nur von den entsprechenden Mitarbeitenden bzw. dem Personalverantwortlichen eingesehen werden (d. h. von der Person, die Crésus Lohnbuchhaltung verwendet). Werden die Daten niemals als Klartext gespeichert. Auch die Epsitec SA hat keine technische Möglichkeit, diese Daten zu entschlüsseln.

Sie müssen sich nicht für den Dienst Crésus Partout anmelden. Es reicht, wenn Sie ein Crésus-Kundenkonto haben.

Verfügen Sie noch nicht über ein Kundenkonto, können Sie bei der Aktivierung des Dienstes eines erstellen. Siehe Beschreibung weiter unten.

Klicken Sie in Crésus Lohnbuchhaltung auf das Symbol Crésus Partout, das wie eine kleine Wolke aussieht:

Eine Maske wird angezeigt, und Sie werden gebeten, sich zu identifizieren. Geben Sie hier die Daten ein, die Sie im Anschluss an Ihren Aktivierungsantrag für den Dienst Crésus Partout erhalten haben:

Geben Sie Ihre Crésus-Logindaten ein (dieselben, die Sie für das Login auf www.cresus.ch verwenden) und klicken Sie auf Crésus Partout aktivieren.

Sie können mit demselben Login mehrere Mandate betreuen.
Wiederholen Sie den Vorgang für jede Datei.

Crésus Partout teilt die Zugangscodes den einzelnen Mitarbeitenden per E-Mail mit. Dazu müssen Sie die entsprechenden Einstellungen unter Unternehmen > Stammdaten > E-Mail-Versand vornehmen:

• E-Mail der Firma
  E-Mail-Adresse des Absenders der Nachricht, im Allgemeinen der Person, die für die Erstellung der Löhne zuständig ist. Wenn die Mitarbeitenden auf Ihre Nachricht antworten, geht ihr E-Mail an diese Adresse.
• SMTP-Server für E-Mail
  Server für ausgehende E-Mails. Verwenden Sie im Zweifelsfall denselben Ausgangsserver wie Ihr E-Mail-Programm, z. B. smptauths.bluewin.ch.
• Portnummer
  Nummer des für die Kommunikation mit dem Server für ausgehende E-Mails verwendeten Ports. Für Bluewin-Kunden ist im Allgemeinen der Port 465 anzugeben. Wird kein Port angegeben, verwendet Crésus standardmässig Port 25.
• Benutzername für den SMTP-Server: Login (E-Mail-Adresse)
  Falls Ihr Server eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, geben Sie hier das Benutzerlogin an. In der Regel handelt es sich dabei um Ihre Haupt-E-Mail-Adresse. In diesem Fall müssen Sie beim Mailversand Ihr Passwort eingeben.
• E-Mail für Blindkopie (Bcc)
  Kann leer bleiben. Sie können Ihre E-Mail-Adresse oder die Adresse einer Ihrer Mitarbeitenden angeben, damit Sie oder die betreffende Person eine Blindkopie der Nachricht erhalten. Diese E-Mail-Adresse erscheint nicht im Kopf des E-Mails. Sie verfügen so über eine Kopie der versandten E-Mails, weil diese sich nicht in den gesendeten Elementen Ihres E-Mail-Programms befinden.

Die Nutzung von E-Mails für den Versand sensibler Daten sollte nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Angestellten erfolgen, da in diesem Fall das Datenschutzgesetz (DSG) gilt.

Sie müssen sowohl der Übermittlung übers Internet als auch der Nutzung der E-Mail-Adresse für den Versand der Zugangscodes für den Dienst Crésus Partout zustimmen.

Art. 4 Abs. 5 DSG: Ist für die Bearbeitung von Personendaten die Einwilligung der betroffenen Person erforderlich, so ist diese Einwilligung erst gültig, wenn sie nach angemessener Information freiwillig erfolgt. Bei der Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen muss die Einwilligung zudem ausdrücklich erfolgen.

Nicht alle E-Mail-Programme garantieren eine gesicherte Datenübermittlung. Gemäss dem Gesetz muss sich der Arbeitgeber vergewissern, dass der genutzte Kommunikationskanal sicher ist.

Art. 10a Abs. 2: Datenbearbeitung durch Dritte: Der Auftraggeber muss sich insbesondere vergewissern, dass der Dritte die Datensicherheit gewährleistet.

Die von Crésus Partout verwalteten Daten werden verschlüsselt und vollumfänglich abgesichert gespeichert und übermittelt. Nur der Zugangscode für die Mitarbeitenden wird per E-Mail versandt. Siehe dazu auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Epsitec SA.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, können Sie ihn bitten, mit Crésus Partout seine eigenen Daten für Crésus Lohnbuchhaltung zu erfassen. So kann er den grössten Teil der Daten zu seiner Person oder seiner Familie oder seine Bankverbindung selbst eingeben. Er hat natürlich keinen Zugriff auf Daten wie den Lohnbetrag.

Klicken Sie auf das Crésus-Partout-Symbol und verwenden Sie den Befehl Einen neuen Angestellten erstellen:

Sie können nun die Anrede angeben, den Namen und den Vornamen sowie die E-Mail-Adresse erfassen:

Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort für den E-Mail-Versand einzugeben:

Eine Meldung zeigt an, dass die Nachricht korrekt versandt wurde:

Ihr neuer Mitarbeiter erhält nun ein E-Mail mit einem Link, über den er das auszufüllende Formular öffnen kann:

Um auf seine Daten in der Cloud zuzugreifen, muss der Mitarbeiter auf den Link klicken, der ihn zur Einstiegsseite des abgesicherten Formulars in Crésus Partout führt:

Über die Schaltfläche Zu meinen Daten gelangt er auf die erste Seite des abgesicherten Formulars, das mehrere Seiten umfasst:

• Rot umrahmte Felder sind wichtige Felder, die ausgefüllt werden müssen.
• Gewisse Felder sind geschützt und können von den Angestellten nicht verändert werden.

Wenn die Angestellten Daten ändern (in diesem Fall die Sozialversicherungsnummer), müssen sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, um die Eingabe zu bestätigen, bzw. auf Abbrechen, um die Eingabe zu verwerfen.

Das abgesicherte Formular verlassen die Angestellten durch einen Klick auf Menü > Beenden:

Zugriff durch den Administrator

Die für die Datei verantwortliche Person kann auf die Crésus-Partout-Daten zugreifen, indem sie in der Registerkarte Sonstiges in den Daten des/der Angestellten auf eine der Schaltflächen klickt:

• Die URL für Crésus Partout öffnet das abgesicherte Formular des/der Angestellten im normalen Modus: Einige Felder können nicht geändert werden.
• Über die Manager-URL für Crésus Partout wird dasselbe Formular im Administratormodus geöffnet: Alle Felder können geändert werden, auch diejenigen, die im normalen Modus geschützt sind.

Sprache

Möchten die Angestellten die Formulare in einer anderen Sprache als den Standardsprachen Deutsch oder Französisch ausfüllen, kann er seine Sprache durch Klick auf das Symbol auswählen. Die Feldnamen werden dann automatisch rudimentär übersetzt.

In den Personendaten der Angestellten muss die zu verwendende E-Mail-Adresse angegeben werden.

Da der Link zu den Daten in der Cloud per E-Mail an diese Adresse übermittelt wird, muss es sich um eine E-Mail-Adresse handeln, auf die nur der oder die betreffende Angestellte Zugriff hat.

Um die Daten erstmals vorzubereiten, klicken Sie auf das Crésus-Partout-Symbol und verwenden Sie die Funktion Daten der Angestellten synchronisieren, um die Personendaten der Angestellten in die Cloud hochzuladen:

Die Daten werden für alle Mitarbeitenden mit einem individuellen Schlüssel verschlüsselt. Es ist daher ausgeschlossen, dass eine Person die Daten einer anderen Person mit ihrem eigenen Zugangscode entschlüsseln kann.

Verwenden Sie dazu auf derselben Maske die Funktion Angestellte zu Crésus Partout einladen. Es erscheint eine Maske, in der Sie den Betreff des E-Mails eingeben, den Text verfassen und die Empfänger auswählen können.

Im Text können Formeln verwendet werden, um individuelle Angaben der Angestellten einzufügen, etwa Serienbriefelemente.

Die ersetzten Elemente werden im Textfeld in geschweiften Klammern gesetzt.

Um eine Formel an einer bestimmten Stelle einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Formel einfügen. Wenn Sie die Formel bearbeiten und bestätigen, werden die geschweiften Klammern automatisch hinzugefügt.

Um ein Element, das aus einer Formel stammt, zu ändern, positionieren Sie den Cursor im Element zwischen den geschweiften Klammern und klicken Sie auf Formel ändern.

Folgende Formel können Sie für die geschlechtsspezifische Anrede des/der Angestellten verwenden («Sehr geehrter» oder «Sehr geehrte»):

Der Formeleditor wird im Kapitel §30 Der Formeleditor beschrieben.

Der Text ausserhalb der geschweiften Klammern kann direkt in das Feld Inhalt geschrieben werden.

Auch die Schaltfläche E-Mail-Adressen erlaubt die Eingabe einer Formel. Sie wird für alle Angestellten ausgeführt, um die zu verwendende E-Mail-Adresse zu ermitteln. Eine sehr nützliche Formel ist in diesem Zusammenhang folgende:

@Daten:E-Mail des Arbeitnehmers

Zugriff für Mitarbeitende

Alle betreffenden Angestellten bekommen eine ähnliche Nachricht wie diese:

Klicken Sie auf das Symbol Crésus Partout und verwenden Sie den Befehl Daten der Angestellten synchronisieren:

Crésus verbindet sich mit der Cloud und überprüft den Stand der Daten. Ggf. wird ein Fenster mit den betreffenden Angestellten und den abweichenden Daten angezeigt:

Hier klicken Sie auf den Wert, den Crésus übernehmen soll, d. h. auf den erhaltenen Wert oder auf den aktuellen Wert (Crésus).

Der gewählte Wert wird in der Spalte Zu verwendender Wert angezeigt:

Klicken Sie auf OK, um die ausgewählten Werte zu importieren.

Die Daten der Angestellten in Crésus Lohnbuchhaltung werden angepasst und anschliessend wieder in die Cloud exportiert.

Crésus Lohnbuchhaltung bietet standardmässig die Möglichkeit, ein Dokument per E-Mail als Anhang an einen oder mehrere Empfänger zu senden.

Für jedes Dokument können der Betreff und der Inhalt des E-Mails definiert werden.

Der E-Mail-Empfänger kann der/die Angestellte oder ein beliebiger Empfänger mit einer gültigen E-Mail-Adresse sein.

Der E-Mail-Versand erfolgt direkt aus der Druckmaske heraus.

Die E-Mails werden direkt aus Crésus Lohnbuchhaltung versandt, ohne E-Mail-Programm. Die Nachrichten werden vor dem Versand nicht am Bildschirm angezeigt und auch nicht im E-Mail-Programm in den gesendeten Elementen aufgeführt.

Für den E-Mail-Versand müssen Sie die entsprechenden Einstellungen unter Unternehmen > Stammdaten > E-Mail-Versand vornehmen:

E-Mail der Firma: E-Mail-Adresse des Absenders der Nachricht, im Allgemeinen der Person, die für die Erstellung der Löhne zuständig ist.
Wenn die Mitarbeitenden auf Ihre Nachricht antworten, geht ihr E-Mail an diese Adresse.

SMTP-Server für E-Mail: Server für ausgehende E-Mails.
Verwenden Sie im Zweifelsfall denselben Ausgangsserver wie Ihr E-Mail-Programm, z. B. smptauths.bluewin.ch.

Die Schaltfläche Testen öffnet eine Maske, über die der E-Mail-Versand getestet werden kann (siehe folgenden Abschnitt).

Portnummer: Nummer des für die Kommunikation mit dem Server für ausgehende E-Mails verwendeten Ports.
Für Bluewin-Kunden ist im Allgemeinen der Port 587 anzugeben.
Wird kein Port eingegeben, verwendet Crésus standardmässig Port 25.

Benutzername für den SMTP-Server: Falls Ihr Server eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, erfassen Sie hier das Benutzerlogin. In der Regel handelt es sich dabei um Ihre Haupt-E-Mail-Adresse.
In diesem Fall müssen Sie beim Mailversand Ihr Passwort eingeben.

E-Mail für Blindkopie (Bcc): kann leer bleiben.
Sie können Ihre E-Mail-Adresse oder diejenige einer Ihrer Mitarbeitenden angeben, damit Sie oder die betreffende Person eine Blindkopie der Nachricht erhalten. Diese E-Mail-Adresse erscheint nicht im Kopf des E-Mails.
Sie verfügen so über eine Kopie der versandten E-Mails in Ihrem Posteingang. Denn standardmässig werden die über Crésus versandten E-Mails nicht in den gesendeten Elementen Ihres E-Mail-Programms abgespeichert.

Mit dieser Maske kann der E-Mail-Versand getestet werden.

Sie finden auf dieser Maske die Angaben des vorhergehenden Abschnitts.

SMTP-Server: Server für ausgehende E-Mails.

Portnummer: Nummer des für die Kommunikation mit dem Server für ausgehende E-Mails verwendeten Ports.

Erlaubt das Verschicken von E-Mails ohne gültiges SSL/TLS-Zertifikat: Dieser Modus wird nicht empfohlen. Bitte aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nur, wenn Ihr SMTP-Server nicht mit dem Serverzertifikat kompatibel ist.

E-Mail-Adresse (Login): Login für das E-Mail-Konto.

Passwort: Geben Sie hier das Passwort Ihres E-Mail-Kontos ein.

E-Mail-Adresse Empfänger: Das Test-E-Mail wird an diese Adresse geschickt.

Betreff und E-Mail-Text: Text, der für das Test-E-Mail verwendet wird.

Ergebnis: In diesem Kasten werden vom SMTP-Server ausgegebene Fehlermeldungen angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail versenden, um den E-Mail-Versand zu testen.

Um ein E-Mail an Mitarbeitende zu verschicken, muss in den Personalien der Angestellten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Da die an das E-Mail angehängten Daten sensibel sein können, ist es wichtig, dass eine E-Mail-Adresse angegeben wird, auf die nur der oder die betreffende Angestellte Zugriff hat.

Klicken Sie in der Druckmaske auf Mehr >>, wählen Sie das zu versendende Dokument aus und klicken Sie auf Einstellungen für E-Mail.

Es erscheint eine Maske, in der Sie den Betreff des E-Mails eingeben, den Text verfassen und die Empfänger auswählen können.

Im Text können Formeln verwendet werden, um individuelle Angaben der Angestellten einzufügen, etwa Serienbriefelemente.

Die ersetzten Elemente werden im Textfeld in geschweiften Klammern gesetzt.

Um eine Formel an einer bestimmten Stelle einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Formel einfügen. Wenn Sie die Formel bearbeiten und bestätigen, werden die geschweiften Klammern automatisch hinzugefügt.

Um ein Element, das aus einer Formel stammt, zu ändern, positionieren Sie den Cursor im Element zwischen den geschweiften Klammern und klicken Sie auf Formel ändern.

Folgende Formel können Sie für die geschlechtsspezifische Anrede des/der Angestellten verwenden («Sehr geehrter» oder «Sehr geehrte»):

Weitere Details finden Sie unter §30 Der Formeleditor.

Der Text ausserhalb der geschweiften Klammern kann direkt in das Feld Inhalt geschrieben werden.

Auch die Schaltfläche E-Mail-Adressen erlaubt die Eingabe einer Formel. Sie wird für alle Angestellten ausgeführt, um die zu verwendende E-Mail-Adresse zu ermitteln. Eine sehr nützliche Formel ist in diesem Zusammenhang folgende:

@Daten:E-Mail des Arbeitnehmers

Wählen Sie in der Druckmaske das zu versendende Dokument aus.

Geben Sie an, ob das Dokument an den ausgewählten Angestellten, alle Angestellten oder eine Abteilung geschickt werden soll, und klicken Sie auf Per E-Mail verschicken.

In der folgenden Maske können Sie den E-Mail-Text sowie den Betreff anpassen. Wählen Sie in der Liste der Angestellten diejenigen aus, an die Sie das E-Mail verschicken wollen.

Bestätigen Sie diese Maske. Anschliessend müssen Sie das Passwort Ihres E-Mail-Kontos eingeben.

Crésus Lohnbuchhaltung erlaubt es standardmässig, Dokumente im Format PDF/A zu erzeugen. Alle Dokumente, die gedruckt werden können, können ebenfalls als PDF-Datei abgespeichert werden.

Das PDF/A-Format ist als Dateiformat für die Aufbewahrung von Daten nach GeBüV anerkannt. Auf dieser Seite finden Sie weitere Angaben.

Die erzeugten PDF-Dateien werden unter einem Namen abgespeichert, der vordefiniert oder bei ihrer Erstellung vergeben werden kann, in einem vordefinierten Ordner oder an einem beim Speichervorgang ausgewählten Speicherort.

Um eine PDF-Datei zu erzeugen, wählen Sie in der Druckmaske das betreffende Dokument aus und klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Datei erzeugen:

Einstellungen für die Erzeugung von PDF-Dateien vornehmen

Klicken Sie in der Druckmaske auf die Schaltfläche Mehr >> und anschliessend auf Einstellungen für PDF.

Auf der Maske umfasst der Teil Für alle Vorlagen die allgemeinen Einstellungen für die Datei.

Wenn Sie in Crésus Lohnbuchhaltung mehrere Dateien auf demselben Gerät bearbeiten, zwingt die Option Benutzt dieselben Standardeinstellungen für alle Lohndateien auf diesem Computer Crésus dazu, die PDF-Dateien, die von jeder *.salx-Datei erzeugt werden, im weiter unten angegebenen Standardordner abzuspeichern. Es ist vermutlich sinnvoll, die Dateien der verschiedenen Mandate zu trennen.

Ist die Option Öffnet die Maske «Speichern» deaktiviert, wird die PDF-Datei gemäss den Einstellungen, die sich weiter unten auf der Maske befinden, erzeugt. Ist diese Option hingegen aktiviert, wird die Maske zum Speichern angezeigt. Hier kann der Name der zu erzeugenden Datei angegeben werden. Vorgeschlagen werden Name und Speicherort gemäss den untenstehenden Einstellungen.

Beim Standardordner handelt es sich um den Ort, wo alle PDF-Dateien abgespeichert werden, deren Speicherort im folgenden Punkt nicht definiert wurde.

Die Drop-down-Liste schlägt vor, die Ordner zu verwenden, wie sie unter Unternehmen > Koeffizienten > Einstellungen 2 angegeben wurden, siehe dazu auch link im Aufbau.

Wenn Sie lieber einen bestimmten Ordner verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.

Der zweite Teil der Maske legt fest, wie für das ausgewählte Dokument zu verfahren ist.

Das Dokument kann im oben angegebenen Standardordner oder an einem bestimmten Speicherort gespeichert werden:

Die Drop-down-Liste schlägt vor, die Ordner zu verwenden, wie sie unter Unternehmen > Koeffizienten > Einstellungen 2 angegeben wurden, siehe dazu auch link im Aufbau.

Wenn Sie lieber einen bestimmten Ordner verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.

Der Ordner des/der Angestellten wird in der Registerkarte Personalien in den Daten des/der Angestellten definiert. Wurde kein Ordner angegeben, wird das Dokument im aktuellen Ordner der Datei abgespeichert.

Der Name der PDF-Datei kann direkt eingegeben oder mithilfe einer Formel festgelegt werden.

Wenn die erzeugten Dateien immer denselben Namen haben müssen, tragen Sie den Namen direkt im Eingabefeld ein:

Im untenstehenden Beispiel heisst das Dokument immer AHV-Lohnbescheinigung.pdf.

Der Name der Datei kann Platzhalter enthalten, die bei der Erzeugung der PDF-Datei ersetzt werden:

Im folgenden Beispiel wäre der Dateiname
BKG – AHV – AHV-Lohnbescheinigung_20181231_222337.pdf
und die Datei würde im Ordner C:Documents CrésusBKG abgespeichert.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

• %DATE%

  Wird durch das Druckdatum ersetzt (Format JJJJMMTT oder Jahr, Monat, Tag)

• %FIRM%

  Wird durch den Firmennamen ersetzt

• %FULLNAME%

  Setzt den vollständigen Namen des/der Angestellten ein (NAME Vorname)

• %GROUP%

  Wird durch die Abteilung ersetzt

• %NUM%

  Wird durch die Arbeitnehmernummer (3-stellig) ersetzt

• %PRES%

  Wird durch die Bezeichnung der Druckvorlage ersetzt

• %TIME%

  Wird durch die Uhrzeit des Ausdrucks ersetzt (Format hhmmss oder Stunde, Minute, Sekunde)

Die Verwendung des Backslashs  im Dateinamen erlaubt es, den Namen eines Ordners anzugeben.
Sie können also schreiben:

%FIRM%%NUM%.%FULLNAME%.%DATE%

Dann werden die Dateien jedes Unternehmens in einem Ordner mit dem Firmennamen abgespeichert. Pro Angestellten gibt es eine Datei. Beispiel:

001.DUPONT Jean.20150120.pdf
002.MEIER Dora.20150120.pdf

Der Dateiname kann aus einer Formel resultieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formel und bearbeiten Sie die Formel:

In diesem Beispiel lautet der Name für das PDF der Lohnausweise
2019-01_BSal-Dupont.pdf

Umfasst die Formel den Namen des/der Angestellten (oder sonst ein Element des/der Angestellten), erzeugt Crésus eine PDF-Datei pro Angestellte/-n. Enthält der Dateiname keine Elemente von Angestellten, wird eine einzige mehrseitige PDF-Datei erstellt.

Sie können die untenstehende Formel kopieren und in den Formeleditor eingeben, um eine Datei zu erzeugen:
JJJJ-MM_Lohnausweis_Name-Vorname_Arbeitnehmernummer.pdf

STRING(@Daten:Zu bearbeitendes Jahr) +"-"+ RECHTS("0"+STRING(ZAHL(@Daten:Ausgewählter Monat)); 2)
+"_Lohnausweis_"
+ @Daten:Name des Arbeitnehmers + "-" + @Daten:Vorname des Arbeitnehmers
+ "_" + STRING(@Daten:Arbeitnehmernummer) + ".pdf»

Schnittstelle von Crésus Lohnbuchhaltung mit dem Zeitmanagementtool tipee:

Sie können die untenstehende Formel kopieren und in den Formeleditor eingeben, um eine Datei zu erzeugen, deren Name dem von tipee für die Bereitstellung der Lohnabrechnungen für alle Mitarbeitenden ähnelt:

@Daten:Name des Arbeitnehmers + "_" + @Daten:Vorname des Arbeitnehmers
+ "_" + STRING (@Daten:Arbeitnehmernummer)
+ "_" + RECHTS("0"+STRING(@Daten:Ausgewählter Monat) ; 2)
+ "-" + NAMEPERIODE(@Daten:Laufender Monat)
+ "_" + STRING(@Daten:Zu bearbeitendes Jahr);0)+".pdf"

Der Formeleditor wird unter §30 Der Formeleditor beschrieben.

Exporte in Crésus Lohnbuchhaltung

In Crésus Lohnbuchhaltung erlaubt es die Druckmaske neben dem Drucken auch, PDF-Dateien zu erstellen und E-Mails zu versenden. Wenn etwa die Vorlage 4-5 Liste der Bruttolöhne als PDF-Datei exportiert wird, wird zunächst ein ähnliches Dokument wie das folgende angezeigt:

CSV-Exporte

Neu können die Inhalte der Vorlagen in allen aktuellen Versionen von Crésus Lohnbuchhaltung auch im CSV-Format (mit Excel kompatibel) exportiert werden:

Mit einem Klick auf die Schaltfläche CSV-Export wird eine tabulatorgetrennte Datei erstellt, und Excel öffnet sich automatisch. Die Daten können nun überarbeitet oder gelayoutet werden:

Universeller Export

Diese Exportversion steht allgemein zur Verfügung, unabhängig von der gewählten Vorlage. Damit ist es sehr einfach, Daten aus Crésus Lohnbuchhaltung zu exportieren: Sie brauchen nur eine Vorlage und anschliessend den Exportbefehl auszuwählen.

Der CSV-Export funktioniert selbstverständlich auch mit benutzerdefinierten Vorlagen. Von sämtlichen Daten, die ausgedruckt werden können, lassen sich leicht Exporte erzeugen.

Erweiterte Einstellungen

Wenn Sie die Druckmaske mit der Schaltfläche Mehr erweitert haben, können Sie auf die CSV-Exporteinstellungen zugreifen:

In den Exporteinstellungen können Sie die Einstellungen für die Erzeugung von CSV-Dateien individuell vornehmen:

Diese Funktion steht nur im Verwaltermodus zur Verfügung (link im Aufbau).

In den meisten Eingabemasken können Sie mit der Schaltfläche Einstellen definieren, welche Elemente in den Registerkarten anzuzeigen sind, neue Registerkarten erstellen und die Reihenfolge der Registerkarten ändern.

Die der Vorlagendatei entstammenden Registerkarten können nicht gelöscht werden. Sie können jedoch Felder hinzufügen oder löschen.

Im oberen Teil der Maske können Sie Registerkarten umbenennen oder löschen (ausser diejenigen der Vorlage), neue Registerkarten hinzufügen und Registerkarten vertauschen.

• Verwenden Sie die Schaltflächen << und >>, um die ausgewählte Registerkarte nach vorne oder nach hinten zu verschieben.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um nach der ausgewählten Registerkarte eine neue einzufügen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche –, um die ausgewählte Registerkarte zu löschen.
• Eine Registerkarte kann mithilfe einer Formel angezeigt oder ausgeblendet werden. Mit der Schaltfläche Bedingung können Sie eine Formel bearbeiten. Ist das Ergebnis der Formel gleich null, wird die Registerkarte ausgeblendet (§30 Der Formeleditor).
• Die Schaltfläche Öffnen ermöglicht die Bearbeitung einer Formel, die jedes Mal beim Öffnen dieser Registerkarte ausgeführt wird, etwa um den Cursor in einem bestimmten Feld zu positionieren (§30 Der Formeleditor).
• Ist die Option Zeigt Total und Zwischensummen aktiviert, erscheint unten auf der Maske eine zusätzliche Zeile mit dem Total der Werte in den verschiedenen Spalten.
• Ist die Option Neue Felder werden hier eingefügt aktiviert, werden die neu erstellten Einkünfte oder Abzüge automatisch in diese Registerkarte eingefügt (§5.7 Erstellung eigener Felder).

Im unteren Teil der Maske werden die verschiedenen Felder angezeigt. Mit den Kontrollkästchen können Sie festlegen, welche Felder auf der ausgewählten Registerkarte dargestellt werden.

Die Reihenfolge der Felder wird mit dem Befehl Unternehmen > Felder definieren bestimmt (§5 Felder definieren)

• In der ersten Drop-down-Liste können Sie auswählen, welche Art von Feldern in der Registerkarte angezeigt werden sollen. Wählen Sie Basis Einkünfte oder Basis Abzüge, können Sie die Basen (und Koeffizienten) anzeigen, die bei den Daten des/der Angestellten als unabhängige Werte den Einkünften oder Abzügen zugeordnet sind.
• In den folgenden Listen kann ein mit den Feldern verbundenes Element ausgewählt werden. Dies kann sein: Basis, Koeffizient, Betrag, A.Wert oder eine der Basen.

Im Modus Speziell werden die Beträge auch dann angezeigt, wenn sie nicht an den Angestellten ausbezahlt werden, z. B. der nicht bezahlte Anteil des 13. Monatslohns.

Nicht jede Auswahl ist möglich. Die Auswahlmöglichkeiten hängen von der Maske (Unternehmen > Koeffizienten, Personal > Angestellten ändern oder Personal > Monatslohn) und von der Art des ausgewählten Feldes ab.Die Liste der zur Auswahl stehenden Felder ändert sich entsprechend den ausgewählten Spalten.Gewisse hier markierte Felder erscheinen unter Umständen trotzdem nicht in der Registerkarte, wenn die Anzeige des Feldes an eine Bedingung geknüpft ist (§5.2 Gemeinsame Elemente – Modi).In derselben Registerkarte können nicht Felder verschiedener Kategorien angezeigt werden (wie z. B. Einkünfte und Abzüge gemischt).Die Felder erscheinen immer in der Reihenfolge, die auf der Maske Felder definieren eingestellt wurde (§5 Felder definieren).A.Wert entspricht dem Arbeitgeberanteil eines Abzugs, A.Koeffizient ist der Satz für den Arbeitgeberanteil.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Einstellungen zu speichern. Die geänderten Einstellungen werden auch beibehalten, wenn Sie die Eingabemaske für den Lohn, ohne zu speichern, schliessen.
• Mit einem Klick auf die Schaltfläche Abbrechen verlassen Sie die Einstellungen, ohne die Änderungen zu speichern.

Die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen sind im Verwaltermodus verfügbar (link im Aufbau).

Crésus Lohnbuchhaltung verwendet für die Anzeige der Informationen am Bildschirm und für den Ausdruck Vorlagen. Dabei handelt es sich um Masken, die bestimmen, wo und wie die verschiedenen Felder angezeigt werden sollen.

Verwenden Sie den Befehl Fenster > Auswahl der Vorlage oder klicken Sie auf das Symbol  um die Maske für die Auswahl der Vorlage zu öffnen.

In der Maske Auswahl der Vorlage stehen drei Gruppen von Vorlagen zur Verfügung:

• Modelle: mit Crésus Lohnbuchhaltung gelieferte, nicht Swissdec-zertifizierte Vorlagen.
• Swissdec: offizielle zertifizierte Vorlagen.
• Persönlich: Ihre benutzerdefinierten Vorlagen.

Modellvorlagen können weder geändert noch gelöscht werden. Sie können davon jedoch über die Schaltfläche Duplizieren eine Kopie in Ihren persönlichen Vorlagen erstellen. Diese Kopie können Sie beliebig ändern und an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Die Swissdec-Vorlagen müssen unverändert übernommen werden. Sie können weder verändert noch kopiert werden.

Aktivieren Sie die Option in der linken Spalte, wird die ausgewählte Vorlage zur Liste Ihrer bevorzugten Vorlagen hinzugefügt. Sie erscheint, wenn Sie die Seitenansicht öffnen oder den Ausdruck eines Dokuments verlangen.

Die übrigen Vorlagen können Sie durch Aufrufen der entsprechenden Registerkarte verwenden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um eine neue Bildschirm- oder Druckvorlage zu erstellen. Diese Vorlage wird in der Liste Ihrer persönlichen Vorlagen angezeigt.

Häufig ist es sinnvoll, eine bestehende Vorlage zu kopieren und diese Kopie weiterzubearbeiten.

Die Maske Druckmodus wird unter §28 Maske Druckmodus, die Bearbeitung einer Vorlage unter §29 Vorlagen zeichnen ausführlich beschrieben.

Die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen sind im Verwaltermodus verfügbar (link im Aufbau).

Nachdem Sie eine neue Vorlage erstellt oder eine benutzerdefinierte Vorlage in der Maske Auswahl der Vorlage (§27 Verwaltung der Vorlagen) ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Druckmodus.

Hier werden das Papierformat (z. B. A4 Hoch- oder Querformat) sowie die Seitenränder für die Gestaltung der Vorlage ausgewählt (§29 Vorlagen zeichnen).

In diesem Abschnitt werden die Arten der Bildschirm-, Druck- oder Teilvorlagen angegeben.

Die Vorlage soll die Informationen am Bildschirm anzeigen und dient nicht dem Ausdruck. Sie kann entweder die Unternehmensdaten oder die Angestelltendaten anzeigen, aber nicht beides gleichzeitig. Sie kann die Formeln anzeigen.

Diese Vorlage soll ein ein- oder mehrseitiges Papierdokument erzeugen. Sie wird in der Liste der persönlichen Vorlagen angezeigt. Die Einstellungen werden unter §28.2 Einstellungen beschrieben.

Wenn Sie eine Liste am Bildschirm anzeigen, sind nur die Daten des ausgewählten Angestellten sichtbar. Um die vollständige Liste zu erhalten, müssen Sie das Dokument ausdrucken oder in der Vorschau anzeigen lassen (§14.4 Ein Dokument ausdrucken). In den Kopf- und Fusszeilen einer Liste dürfen keine angestelltenbezogenen Felder enthalten sein, sondern nur aufsummierte Felder für sämtliche Angestellten bzw. das Total oder die Zwischensumme auf den Seiten.

Mit diesem Werkzeug können Sie Teile von Vorlagen erstellen, die dann in anderen Vorlagen übernommen werden können. Sie können beispielsweise die Kopfzeile des Unternehmens einmal erstellen und anschliessend in mehreren Dokumenten wiederverwenden. So muss die Kopfzeile nur in der Teilvorlage angepasst werden, damit alle Dokumente, die diese Vorlage verwenden, aktuell sind.

Diese Teilvorlagen werden wie jede andere Papiervorlage erstellt und bearbeitet (§29 Vorlagen zeichnen). Sie dürfen jedoch keine Grenzen enthalten.

Um bestehende Teilvorlagen zu personalisieren, ist davon eine Kopie zu erstellen, dessen Name mit dem Original identisch ist. Um z. B. die in der Vorlage vorgegebene Kopfzeile zu ersetzen, müssen Sie die bestehende Teilvorlage _Kopfzeile Unternehmen A4 duplizieren. Anschliessend kann sie nach Belieben verändert werden. Crésus verwendet in allen Vorlagen, die «_Kopfzeile Unternehmen A4» verwenden, vorzugsweise die persönliche Vorlage.

Sie können die Abmessungen der Teilvorlage ändern, ohne die Vorlagen, in denen sie verwendet wird, ändern zu müssen.

Um sie in ein Dokument einzufügen, wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus der Zielvorlage (§29.6.15 Teilvorlage).

Kasten Vorlage für:

• Vorlage für die Firma: druckt die Daten des Unternehmens oder eine Übersicht aller Angestellten.
• Vorlage für einen Angestellten: druckt ein ein- oder mehrseitiges Dokument pro Angestellten.
• Vorlage für eine Liste Angestellter: druckt die Information für die betroffenen Angestellten mit einer Zeile pro Angestellten in einem Dokument aus.

Kasten Periode:

• Monat: Die Elemente des Dokuments hängen vom ausgewählten Monat ab.
• Quartal: Es werden die Elemente des Quartals berücksichtigt, in dem sich der in der Jahresübersicht ausgewählte Monat befindet.
• Jahr: Das Dokument betrifft das ganze Jahr.

Kasten Formeln:

• Unterteilung der Angestellten nach: In gewissen Fällen muss ein Angestellter in einer Liste mehrmals aufgeführt sein. Mit der Formel kann die Bedingung für diesen Fall angegeben werden (z. B. in der UVG-Liste bei einem Versicherungswechsel).
• Init… und Liste…: Die hier definierten Formeln werden nur einmal bei Beginn des Ausdrucks ausgeführt. In Liste können Sie unter anderem eine vartemp PRINTER (§30.8 Sonderfunktionen) mit dem Text initialisieren, der unten auf der Druckmaske erscheinen soll.

Achtung: Diese Einstellungen und die gezeichneten Elemente sollen sich nicht widersprechen (§29 Vorlagen zeichnen). Wird in einer Vorlage z. B. ein Element für den laufenden Monat gezeichnet, zeigt dieses in einer Vorlage für das Jahr nichts an.

• Zugriff: Hier wählen Sie für den Ausdruck die standardmässig vorgeschlagenen Modi «Nur der ausgewählte Angestellte» oder «Alle Angestellten»

Die Optionen für die Kopf- oder Fusszeilen werden unter §4.13.11 Abzüge Arbeitgeber beschrieben.

• Druck nach LA-Sortierung: Standardmässig werden die Felder in der Reihenfolge ausgedruckt, in der sie in der Liste der Felder erscheinen. Sie können eine Vorlage so definieren, dass die Felder in aufsteigender Reihenfolge der Lohnarten ausgedruckt werden (§5.1 Die Lohnartnummer).
• Fortlaufende Nummerierung: Besteht ein Dokument aus mehreren Seiten, gibt dieser Modus vor, ob die Nummerierung bei einem Angestelltenwechsel fortgesetzt (Option aktiviert) oder wieder bei 1 beginnen soll (Option nicht aktiviert).
• Verknüpfte Vorlage: Damit wird Crésus angewiesen, zusammen mit einem Dokument ein dazugehöriges Dokument auszudrucken, beispielsweise eine Lohnabrechnung und das zugehörige Doppel.
• Einsprachige Vorlage: Der Dokumentinhalt kann in der Sprache des Arbeitnehmers gedruckt werden. Aktivieren Sie diese Option, wenn das Dokument nur in der Sprache der Software wiedergegeben werden soll.

Die Druckvorlagen sind in fünf Bereiche unterteilt. Die grauen Leisten, welche die verschiedenen Bereiche voneinander abgrenzen, können verschoben werden, um die einzelnen Teile der Seite zu vergrössern bzw. zu verkleinern.

Der erste Bereich entspricht der Kopfzeile der ersten Seite. Bei einem mehrseitigen Dokument wird die Kopfzeile somit nur auf der ersten Seite ausgedruckt.

Der zweite Bereich entspricht der Kopfzeile der folgenden Seiten. Wenn Sie die Option Zweite Kopfzeile auch auf der ersten Seite aktivieren, erscheint diese Kopfzeile (unter der ersten Kopfzeile) auch auf der ersten Seite. Diesen Teil können Sie z. B. für Spaltenüberschriften verwenden, die auf jeder Seite wiederholt werden sollen. Sie können auch eine gemeinsame Kopfzeile für alle Seiten erstellen, indem Sie nur die zweite Kopfzeile verwenden (Höhe der ersten Kopfzeile auf null stellen).

Der dritte Bereich ist der Mittelteil des Dokuments. Er enthält die Daten eines Elements einer Liste. Dieser Teil wird für jeden Angestellten wiederholt, um eine Tabelle mit mehreren Zeilen zu bilden.

Sonderfälle:

• Werden Daten eines Angestellten in den Kopf- oder Fusszeilen platziert, erzeugt der Ausdruck für alle Angestellten eine Seite pro Angestellten (z. B. bei Lohnabrechnungen).
• Sollen Zahlenergebnisse in den Kopf- und Fusszeilen erscheinen, muss der Wert für das Total der Angestellten (oder das Seitentotal) vorgegeben werden. Andernfalls haben wir es mit dem oben stehenden Fall zu tun (§29.7.8 Kumulierung über eine Zeitperiode und §30.2 Totalisatoren).

Der vierte Bereich ist eine Fusszeile, die auf allen Seiten einschliesslich der letzten Seite erscheint, wenn die Option Erste Fusszeile auch auf der letzten Seite aktiviert ist.

Diese Fusszeile wird direkt unter dem letzten Element des Mittelteils oder bei Aktivierung der Option Erste Fusszeile immer ganz unten möglichst weit unten auf der Seite platziert.

Der letzte Bereich entspricht einer Fusszeile, die nur auf der letzten Seite eines mehrseitigen Dokuments erscheint. Sie wird direkt unter dem vorangehenden Text oder bei Aktivierung der Option Zweite Fusszeile immer ganz unten möglichst weit unten auf der Seite platziert.

Im Verwaltermodus (link im Aufbau) können Sie persönliche Vorlagen erstellen und anpassen.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf das Augensymbol und anschliessend auf eine der folgenden Schaltflächen:

• Duplizieren: eine bestehende Vorlage oder eine Modellvorlage (nicht Swissdec) kopieren und anschliessend anpassen oder
• Erstellen: um selbst eine Vorlage zu erstellen.

Sie können auch Teilvorlagen erstellen, die in mehreren Druckvorlagen verwendet werden können (§29 Vorlagen zeichnen).

Klicken Sie auf den Bleistift , um den Zeichenmodus zu öffnen, der dem Befehl Bearbeiten > Vorlage zeichnen entspricht.

Der Bleistift ist nicht aktiv, wenn Sie zuvor eine Modell- oder eine Swissdec-Vorlage ausgewählt haben. Um eine Modellvorlage anzupassen, müssen Sie die Vorlage zuerst duplizieren, um eine persönliche Kopie zu erstellen.

Die Symbolleiste wird nun durch eine Reihe von Optionen ersetzt, die Liste der Angestellten links verschwindet, es erscheinen Massstäbe und eine Werkzeugkiste.

Beim Anpassen einer Vorlage können Sie mit dem Befehl Bearbeiten > Widerrufen (Ctrl+Z) die letzten 10 Schritte rückgängig machen. Der Befehl Bearbeiten > Wiederholen (Ctrl+A) erlaubt es, widerrufene Schritte erneut auszuführen.

Jede Vorlage kann in bis zu vier Sprachen definiert werden. Die gezeichneten Objekte sind in der Vorlage unabhängig von der Arbeitssprache vorhanden. Die erfassten Texte sind hingegen mit der gewählten Sprache verknüpft. Beim Ausdruck oder bei der Anzeige am Bildschirm erscheint das Dokument in der Sprache des Angestellten (link im Aufbau) oder in der für den Ausdruck gewählten Sprache (§14.4 Ein Dokument ausdrucken).

Um den Zeichenmodus zu verlassen und die Anpassungen zu speichern, klicken Sie auf das Symbol Zeichnen beenden  auf der Symbolleiste (F12).

Um den Zeichenmodus zu verlassen, ohne die Anpassungen zu speichern, klicken Sie auf das Symbol Änderungen widerrufen  auf der Symbolleiste (Esc).

Mit dem Symbol Gitter benutzen  können Sie ein (auf Wunsch magnetisches) Gitter ein- oder ausblenden, um das Anordnen der verschiedenen Elemente, Texte und Bilder zu erleichtern.

Mit dem Symbol  können Sie den horizontalen (X) und den vertikalen Schritt (Y) des Gitters getrennt einstellen.

• Einheiten in mm: Ist diese Option markiert, werden die horizontalen und vertikalen Schritte in Millimetern (und Viertelmillimetern) angegeben. Andernfalls erfolgt die Angabe in Punkten.
• Magnetisches Gitter: Aktivieren Sie diese Option, um das magnetische Gitter einzuschalten. Alle zu zeichnenden Elemente werden so auf das sichtbare Gitter ausgerichtet.

In der Werkzeugkiste mit ihren 15 Symbolen können Sie verschiedene Funktionen aufrufen. Um das Werkzeug zu wechseln, klicken Sie auf das entsprechende Symbol.

Wenn mit der Maus Elemente der Vorlage ausgewählt werden sollen, erscheint der Cursor in Pfeilform, in allen anderen Fällen sieht er wie ein Bleistift aus.

Mit dem Werkzeug  können Sie in der Vorlage bereits vorhandene Elemente ändern, verschieben oder löschen.

Um ein Element auszuwählen, klicken Sie mit dem Pfeil darauf. Das ausgewählte Element erscheint dann mit acht roten Begrenzungspunkten, die eine Anpassung seiner Grösse ermöglichen.

Wenn Sie den Mauszeiger über diese Punkte bewegen, verwandelt er sich in einen Finger. Verschieben Sie nun den Begrenzungspunkt mit gedrückter linker Maustaste. Lassen Sie die Taste los, wenn das Objekt die gewünschte Grösse hat.

Um ein ausgewähltes Element zu verschieben, bewegen Sie den Mauszeiger darüber. Er verwandelt sich in eine Windrose. Verschieben Sie nun das Element mit gedrückter linker Maustaste. Lassen Sie die Taste los, wenn sich das Objekt am gewünschten Ort befindet.

Ist ein Element ausgewählt, ändert sich die Symbolleiste oben am Bildschirm und zeigt verschiedene Parameter dieses Elements an. Die verschiedenen Parameter der Objekte werden weiter unten erläutert.

Wollen Sie mehrere Elemente gleichzeitig auswählen, ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck darum herum (beginnen Sie den Rahmen, indem Sie mit der Maus auf einen Bereich ohne Elemente klicken). Sie können auch mit gedrückter Shift-Taste nacheinander auf mehrere Elemente klicken. Mit einem zweiten Klick (mit gedrückter Shift-Taste) auf ein ausgewähltes Element wird es wieder aus der Auswahl entfernt. Nun können Sie alle ausgewählten Elemente verschieben oder löschen. Bei einer Mehrfachauswahl stehen auch die Änderungs- und Anpassungsfunktionen zur Verfügung (§29.8 Auswahlpalette).

Wählen Sie die gewünschten Eigenschaften mit dem Werkzeug aus, zeichnen Sie dann das Rechteck, das den Text enthalten soll, und tippen Sie den Text ein.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Ausrichtung, Farbe, Schriftart.

Die Taste Delete löscht das ganze Element, also nicht nur den Buchstaben rechts des Cursors auf der Eingabezeile. Um ein Zeichen zu löschen, positionieren Sie den Cursor rechts davon und verwenden Sie die Backspace-Taste, um den Text zu korrigieren.Haben Sie irrtümlich die Taste Delete gedrückt, können Sie den Löschvorgang mit Ctrl+Z rückgängig machen.

Wählen Sie die gewünschten Zeichen aus und zeichnen Sie ein Rechteck .

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Strichdicke, Hintergrund, Farbe.

Besonderes Rechteck mit Text im oberen Teil. Wählen Sie die Eigenschaften, zeichnen Sie ein Rechteck und tippen Sie den Titel der Gruppe ein.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Strichdicke, Hintergrund, Farbe, Schriftart.

Mit dem Werkzeug   können Sie waagrechte und senkrechte Striche zeichnen. Wählen Sie die Eigenschaften und zeichnen Sie dann den Strich.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Strichdicke, Farbe.

Mit dem Werkzeug können Sie Ihrer Vorlage ein Logo hinzufügen. Das Bild muss in Form einer Bitmap-Datei (*.bmp) vorhanden sein. Zeichnen Sie mit der Maus das Rechteck, welches das Bild enthalten soll.

Tippen Sie anschliessend den Namen der Bilddatei oder klicken Sie auf das Symbol auf der Symbolleiste.

Es ist praktisch, wenn sich das Bild im gleichen Ordner befindet wie die Datei.

Wenn Sie die Masse eines Bildes ändern, werden die Proportionen automatisch beibehalten. Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt, um die Originalgrösse auf ein Mehrfaches zu vergrössern. Bei gedrückter Shift-Taste kann das Bild auch verzerrt werden.

Mit dem Werkzeug  kann ein alphanumerisches Feld eingefügt werden. Es kann sich dabei z. B. um den Namen eines Angestellten, seine AHV-Nummer, seine Adresse oder die Adresse des Unternehmens handeln.

Verwenden Sie die Drop-down-Liste in der Symbolleiste, um das Feld auszuwählen, dann zeichnen Sie mit der Maus das Rechteck, welches das Feld enthalten soll. Befindet sich das gesuchte Feld nicht in der Drop-down-Liste, aktivieren Sie unterhalb der Liste das Kästchen «Andere». Die Maske zeigt daraufhin alle Felder an. Sie können einen Teil des Feldnamens eintippen und für die Verfeinerung der Suche die Optionen verwenden.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Ausrichtung, Erscheinungsbild, Schriftart.

Mit dem Werkzeug Ja/Nein  kann ausgewählt werden, ob ein Feld aktiviert ist oder nicht. Basen und Daten des Typs «Kontrollkästchen», beispielsweise:

@Daten:Arbeitnehmer ist AHV-pflichtig

@Basis:Feriengeld diesen Monat bezahlen.

Ist das Feld aktiviert, erscheint das Kästchen mit einem X. Ansonsten ist es leer.

Die Felder vom Typ Liste sind in dieser Gruppe ebenfalls aufgeführt (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte)

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Erscheinungsbild

Das Werkzeug Datum  erlaubt es, ein Datum zu erfassen, z. B.:

@Daten:Eintrittsdatum des Arbeitnehmers.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Ausrichtung, Erscheinungsbild, Schriftart, Format.

Mit den Einkünften und Abzügen verknüpfte Basen sowie nummerische Unternehmensfelder, z. B.:

@Basis:Lohn pro Tag oder @Daten:AHV-Satz

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Ausrichtung, Erscheinungsbild, Schriftart, Format.

Für  alle zum Lohn gehörenden Beträge (Einkünfte, Abzüge, Basen), z. B.:

@Eink:Monatslohn oder @A.Abz:AHV-Beitrag

Die Felder @Eink:*, @Abz:*, @A.Abz:* und @Brutto:* sind Spezialfälle. Fügen Sie ein solches Feld in ein Dokument ein, werden alle derartigen Felder mit einem Wert nicht gleich null jeweils auf einer Zeile ausgedruckt (§5 Felder definieren).

Bei den Einkünften kann die Liste mit einem Filter (§29.7.10 Filter) auf diejenigen Elemente beschränkt werden, die den massgebenden Basen unterstellt oder nicht unterstellt sind.

Eigenschaften ({{x575}}): Ausrichtung, Erscheinungsbild, Schriftart, Format, Zwischensumme.

Mit den Einkünften und Abzügen verknüpfte Koeffizienten , beispielsweise:

@Koeff:Gearbeitete Überstunden A%

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Ausrichtung, Erscheinungsbild, Schriftart.

Mit dem Werkzeug Formel  können Sie einen beliebigen Ausdruck, einen Text oder ein Datum eingeben. Der Formeleditor wird unter §30 Der Formeleditor ausführlich beschrieben.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Ausrichtung, Erscheinungsbild, Schriftart.

Mit diesem Objekt  können Sie beim Ausdruck einen Bereich zum Verschwinden bringen, wenn

• das in der Drop-down-Liste ausgewählte Feld den Wert null enthält oder
• eine eingegebene Formel den Wert null ergibt.
• Die Zeile deckt immer die gesamte Seitenbreite ab.

Achtung: Das schraffierte Rechteck muss die gesamte Höhe der entsprechenden Zellen abdecken, da sich sonst bestimmte Zellen beim Ausdruck überlappen können. Richten Sie am besten alle betroffenen Elemente am Gitter aus.

Die bedingte Zeile kann auch höher als eine Zeile sein. So kann ein ganzer Teil der Vorlage beim Ausdruck versteckt werden.

Eigenschaften (§29.7 Eigenschaften): Formel, Komprimierung.

Wenn die Option der Komprimierung für diese Zeile aktiviert ist, wird der Bereich aus dem Dokument gelöscht und die folgenden Zeilen werden hochgerückt. Ansonsten ist der Bereich leer, deckt aber dieselbe Höhe ab, wie wenn sie gedruckt würde.

In diesem Beispiel testet die bedingte Zeile, ob die Felder in die Berechnung des Bruttobetrags einbezogen werden, ohne der AHV-Beitragspflicht zu unterstehen. Ist dies für mindestens ein Feld der Fall und beträgt der Wert für dieses Feld nicht null, werden die schraffierten Zeilen unter Angabe des Zwischentotals und der nicht AHV-beitragspflichtigen Einkünfte ausgedruckt. Ansonsten werden die Zeilen vollumfänglich gelöscht.

.

Wählen Sie in der angezeigten Liste die einzufügende Teilvorlage aus.

Positionieren Sie die obere linke Ecke der Teilvorlage in Ihrem Dokument. Die Teilvorlage wird als schraffiertes Rechteck mit den Abmessungen der Teilvorlage dargestellt.

Die Teilvorlage kann gemäss Berechnung ausgedruckt werden. Gibt die Formel einen Wert grösser als 0 aus, wird die Teilvorlage gedruckt, bei einem Wert unter 0 nicht.

Die verschiedenen Elemente einer Vorlage weisen Eigenschaften auf, die mit den Symbolen in der Symbolleiste eingestellt werden können:

Mit den Symbolen können die in jedem Rahmen angezeigten Texte linksbündig, rechtsbündig oder zentriert angeordnet werden .

Jeder Text kann in einer eigenen Schriftart angezeigt werden. Verwenden Sie die Schaltfläche , um die Standardmaske zur Auswahl einer Schriftart aufzurufen. Wählen Sie, wenn möglich, TrueType-Schriftarten, damit das Dokument problemlos ausgedruckt werden kann.

Für die Striche und Rechtecke können Sie zwischen drei verschiedenen Strichstärken auswählen. Verwenden Sie dazu die Werkzeuge .

Das Werkzeug  definiert die Farbe der Striche und Texte. Für Rechtecke betrifft dies die Hintergrundfarbe des Rechtecks.

Die verschiedenen Felder können mit dem Werkzeug  mit einem Rahmen angezeigt werden; auch Inhalt und Hintergrund können eingestellt werden.

Alle Ränder gleich: Die Änderung an einem Rand wirkt sich auf alle Ränder aus. Entfernen Sie die Markierung, um den Rahmen nur teilweise zu erstellen, indem Sie zum Beispiel den Strich am rechten Rand weglassen.

• Radius: Der Rahmen ist ein Rechteck mit gerundeten Ecken.
• Farbe: Für die Ränder, den Hintergrund und den Text verwendete Farbe.
• Durchsichtig: Das Feld ist durchsichtig und überdeckt den Hintergrund nicht.
• Nicht ausdrucken: Das Feld wird zwar am Bildschirm angezeigt, aber nicht ausgedruckt.
• Erscheinungsbild: Zeigt an einem Beispiel, wie das Objekt mit den vorgenommenen Einstellungen aussehen wird.

Darstellung von Dezimalzahlen: 

Standardmässig werden die Zahlen mit zwei Kommastellen angezeigt.

• Spezialformat erlaubt es, ein andere, feldspezifische Darstellung festzulegen.
• Mit Anzahl der Kommastellen (min/max) bestimmen Sie, wie viele führende Nullen mindestens und wie viele Stellen höchstens nach dem Komma angezeigt werden. Mit den weiteren Drop-down-Listen können Sie die Trennzeichen, den Ersatz der Nullen durch Striche und die Darstellung der negativen Zahlen festlegen.
• Abzug mit Minuszeichen: Zeigt vor Abzügen ein Minuszeichen an.
• Nullbeträge nicht drucken: Lässt eine Lücke, wenn der Betrag gleich null ist.
• Stunden: Geben Sie hier an, wie die Stunden angezeigt werden sollen.

Spezialformat: Mit diesen Optionen können Sie einstellen, dass in einem Dokument nicht der Wert des Feldes ausgedruckt wird, sondern:

• die Feldnummer: Lohnartnummer des Feldes (§5.1 Die Lohnartnummer).
• der Feldname: Name des Feldes, ohne Präfix (§5.1 Die Lohnartnummer).
• der ganze Feldname: Name des Feldes mit Präfix (§5.1 Die Lohnartnummer).
• Zeigt die Pflichtigkeiten: Druckt J oder N aus, je nachdem, ob das Feld für die Basen Bruttolohn AHV, UVG, UVGZ, KTG, BVG oder Quellensteuer berücksichtigt wird (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte). Druckt auch die Nummer des Punktes aus, unter dem dieses Feld im Lohnausweis kumuliert wird. Die Vorlage Lohnarten verwendet diese Funktion.
• Zusätzliche Schaltkästchen: dasselbe für die oben nicht genannten Basen.

Spezialformat Verbuchungsart: erlaubt es, nicht den Wert des Feldes anzuzeigen, sondern Informationen für die Verbuchung dieses Feldes:

• Soll: zeigt die Kontonummer des Sollkontos an.
• Haben: zeigt die Kontonummer des Habenkontos an.
• Text: zeigt den für die Verbuchung eingestellten Buchungstext an.
• Modus: zeigt 0 an, wenn eine Buchung pro Angestellten erstellt wird, 1 bei einer Buchung für alle Angestellten und 2 bei einer Buchung pro Abteilung.
• Reihenfolge: Reihenfolge für die Verbuchung.

Mit dem Datumssymbol  kann das Datumsformat angegeben werden:

Die drei Drop-down-Listen sind identisch. Sie ermöglichen die Änderung der Anzeigereihenfolge und des Datumslayouts.

Zwischen den Drop-down-Listen können Sie die gewünschten Trennzeichen eingeben (Leerstelle, Punkt, …).

Erscheinungsbild: zeigt ein Datum mit den oben vorgenommenen Einstellungen an.

Die drei Optionen im unteren Teil der Maske legen fest, wie ein Datum ausserhalb der Periode angezeigt wird.

• Nichts, wenn ausserhalb der Periode: Das Datum wird nur angezeigt (bzw. gedruckt), wenn es sich in der Periode (Monat, Quartal, Jahr) befindet, für die das Dokument erstellt wird. Diese Option ist z. B. nützlich, um das Eintritts- oder Austrittsdatum eines Angestellten nur anzuzeigen, wenn es innerhalb der Periode liegt.
• Begrenzt auf die Periode: Liegt das Datum ausserhalb der Periode (Monat, Quartal, Jahr), wird es auf den Anfang oder das Ende der Periode verschoben. So kann z. B. für einen Angestellten, der schon lange im Unternehmen tätig ist, das Anfangsdatum der Periode ausgedruckt werden.
• Normal: Das effektive Datum wird gedruckt. Dies ist z. B. die einzige sinnvolle Einstellung für das Geburtsdatum der Angestellten.

Normalerweise wird das Betragsfeld für den laufenden Monat angezeigt (in der Jahresübersicht ausgewähltes Feld). Für Jahres- oder Quartalszusammenfassungen muss jedoch die Summe der Werte über das ganze Jahr oder das Quartal oder der Wert für einen bestimmten Monat des Jahres angezeigt werden. Dazu wird das Symbol Kumulierung über eine Zeitperiode  verwendet, das folgende Maske öffnet:

• Für den laufenden Monat: druckt den für den laufenden Monat berechneten Wert.
• Kumuliert bis zum laufenden Monat: berechnet den Wert vom Jahresanfang bis und mit dem laufenden Monat.
• Für das laufende Quartal: berechnet die Summe für die drei Monate des aktuellen Quartals.
• Für das ganze Jahr: berechnet den Wert für das gesamte Jahr.
• Kumuliert folgende Monate: berechnet den Wert nur für die ausgewählten Monate.

Stimmen die Lohnperioden nicht mit den Monaten überein, haben die Optionen folgende Auswirkung:
Für den laufenden Monat: Wert für die ausgewählte Periode.
Kumuliert bis zum laufenden Monat: berechnet den Wert vom Jahresanfang bis und mit der ausgewählten Periode.
Quartal
und
Januar bis Dezember: berücksichtigt alle Perioden, die als kumuliert bis zum gegebenen Monat definiert wurden (§9 Zahlperioden).

Mit dem Symbol Kumulierung über bestimmte Angestellte  können folgende Elemente definiert werden:

Das Feld kann einen Betrag für einen oder mehrere Angestellte anzeigen:

• Nur für den ausgewählten Angestellten: nur der Wert für den ausgewählten Angestellten.
• Für alle Angestellten: erstellt die Summe über alle Angestellten.
• Übertrag am Seitenanfang: zeigt bei einer mehrseitigen Liste die Summe aller Angestellten der vorhergehenden Seiten an.
• Übertrag am Seitenende: zeigt bei einer mehrseitigen Liste die Summe der vorhergehenden Seiten und der aktuellen Seite an.
• Seitentotal: druckt die Summe aller Angestellten auf der aktuellen Seite aus.

Die Optionen Übertrag und Seitentotal werden nicht am Bildschirm angezeigt und sind nur beim Ausdruck oder in der Druckvorschau sichtbar.

Die Optionen dieser Maske können mit der Kumulierung über eine Zeitperiode kombiniert werden, um z. B. das Total für alle Angestellten über das ganze Jahr zu erhalten (§29.7.8 Kumulierung über eine Zeitperiode).

Die Filteroption  steht nur für Elemente vom Typ @Eink:* und @Abz:* (Betragsfelder) zur Verfügung. In der Maske kann ein Kriterium für die Auswahl der Basen eingegeben werden, von denen eine Einkunft gegebenenfalls abhängt.

Hier einige Beispiele:

Eine Liste der Begriffe, die verwendet werden können, finden Sie unter §30.2 Totalisatoren.

Wenn beim Zeichnen ein oder mehrere Objekte ausgewählt sind (§29.6.1 Auswählen), erscheint eine weitere Palette. Mit den darin enthaltenen Symbolen können die ausgewählten Objekte bearbeitet werden.

Mit dem Symbol  oder mit der Delete-Taste können Sie die markierten Objekte löschen.

Mit dem Symbol  richten Sie die markierten Objekte am magnetischen Gitter aus (um die Objekte gleichmässig anzuordnen).

Die folgenden Funktionen sind nur anwendbar, wenn mehrere Gegenstände ausgewählt sind. Um mehrere Objekte auszuwählen, zeichnen Sie mit der Maus ein Rechteck darum herum oder klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste auf die Objekte (§29.6.1 Auswählen). Das Objekt mit den vollen roten Begrenzungspunkten ist das Referenzobjekt. Sie können ein anderes Referenzobjekt auswählen, indem Sie die Taste Ctrl gedrückt halten und auf das neue Referenzobjekt klicken.

Mit den Symbolen  richten Sie die markierten Objekte links oder rechts am Referenzobjekt aus.

Mit den Symbolen  richten Sie alle Objekte oben oder unten am Referenzobjekt aus.

Mithilfe der Symbole  werden die ausgewählten Objekte an die Breite bzw. Höhe des Referenzobjekts angepasst.

Die Symbole  verschieben alle markierten Objekte um einen Punkt in die gewählte Richtung. Dieser Vorgang funktioniert auch mit einem einzigen markierten Gegenstand.

Sie können die markierten Objekte ausschneiden bzw. in die Zwischenablage kopieren, um sie an einer anderen Stelle in die Vorlage oder in eine andere Vorlage einzufügen.

Verwenden Sie dafür den Befehl Bearbeiten > Ausschneiden/Kopieren/Einfügen oder die gewohnten Tastenkombinationen Ctrl+X, Ctrl+C und Ctrl+V.

Für die Felder werden sehr oft mehr oder weniger komplizierte Formeln verwendet, um Beträge, Text oder Informationen jeder Art auszugeben.

Die mit den Feldern verbundenen Formeln werden in der Maske Unternehmen > Felder definieren festgelegt (§5.4 Felder vom Typ Einkünfte und §5.7 Erstellung eigener Felder).

Der gleiche Formeleditor wird auch in den Feldern oder in Vorlagen verwendet.

Mit dem Symbol «Formel»  können Sie in eine Vorlage beliebige Werte, Zeichenketten oder Daten einfügen, die nicht in einem Standardfeld enthalten sind. In einer Vorlage kann das Ergebnis einer Formel nur angezeigt, nicht aber für eine spätere Verwendung gespeichert werden. Um eine bestehende Formel in einer Vorlage zu ändern, wählen Sie das Objekt aus und klicken Sie auf das Symbol «Formel bearbeiten» in der Symbolleiste oder doppelklicken Sie auf das Objekt.

Der oberste Teil der Maske ist für die Erstellung der Formel vorgesehen. Mit der Tastatur können Sie hier die Formel eingeben. Achten Sie jedoch darauf, die Feldnamen, die eher komplex sind, einschliesslich ihres Präfixes, korrekt einzugeben. Um die Eingabe der Felder zu erleichtern, verwenden Sie am besten die Listen. Zeichenketten müssen in Anführungszeichen eingegeben werden.

Die Liste Operatoren und Funktionen enthält alle dem Formelmodul bekannten Operatoren. Sie sind in sechs Untergruppen gegliedert:

• Operator: die vier Grundrechenarten und Totalisatoren
• Test: bedingte Anweisungen
• Umwandlung: Umwandlung von Formaten
• %: Prozentrechnungen
• Datum: Berechnungen mit Daten und Zeiten
• Zeichenketten: Verwendung von Zeichenketten

Wenn Sie eine Funktion in der Liste auswählen, erscheint rechts eine Beschreibung. Die Operatoren werden nachfolgend näher erläutert.

Die Liste Feld zeigt alle von Crésus Lohnbuchhaltung verwendeten Felder an. Es handelt sich um eine dynamische Liste: Tippen Sie die Bezeichnung eines Feldes in der Formel oder im Bearbeitungsfeld unten auf der Maske teilweise ein, zeigt Crésus die entsprechenden Felder an.

Um Ihre Suche zu verfeinern, können Sie die Optionen links aktivieren.

In der Liste werden zuerst die kürzlich verwendeten Felder angezeigt. Basen, Koeffizienten und Beträge eines Feldes werden, wenn möglich, zusammengefasst.

Um das ausgewählte Objekt in die Formel einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen oder doppelklicken Sie auf das Objekt.

Felder ohne Inhalt (leere Felder) werden in den meisten Fällen als Nullwerte behandelt. In gewissen Sonderfällen kann es nötig sein, die Funktion STANDARD zu verwenden. Zum Beispiel: 3 * @Koeff:Stunden Krankheit KK ergibt null, wenn keine Stunden Krankheit KK bestehen. 3 * STANDARD (@Koeff:Stunden Krankheit KK; 0) ergibt ebenfalls null, wenn keine Stunden Krankheit vorliegen. 3 * STANDARD (@Koeff:Stunden Krankheit KK; 2) ergibt 6, wenn keine Stunden Krankheit KK bestehen

Die vier Grundoperatoren (+, -, *, /) dienen wie üblich zum Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren von Zahlen. Multiplikationen und Divisionen werden vor Additionen und Subtraktionen ausgeführt (Punkt vor Strich).

Die folgenden sechs Funktionen befinden sich ebenfalls in der Liste der Operatoren.

Mit diesen Funktionen erhalten Sie nicht den Wert eines Feldes für einen Angestellten im laufenden Monat, sondern summieren den Wert entweder über alle Angestellten, über das laufende Jahr oder über das laufende Quartal.

Bei der Berechnung eines Lohnes reichen diese Totalisierungen nicht über den laufenden Monat hinaus. Ein im Februar berechneter Lohn beispielsweise beachtet die Löhne vom März und von den folgenden Perioden nicht.

Folgende Begriffe können mit der Funktion KUMULIEREN() verwendet werden:

Sie können den Code für Kumulierung der persönlichen Basen ebenfalls verwenden (§5.6 Felder vom Typ Basen).

Mit der Funktion KUMULIEREN() können auch die Positionen 1. bis 13.2.3 des Lohnausweises verarbeitet werden.

All diese Begriffe können ebenfalls im Filter @Eink:* und @Abz:* verwendet werden (§29.7.10 Filter)

Wenn Sie Ihre eigenen Basen erstellen (§5.6 Felder vom Typ Basen)), können Sie den Code für Kumulierung angeben und diesen Code für die Funktion KUMULIEREN() verwenden.

Es können auch mehrere Kriterien beurteilt werden, indem sie mit dem Zeichen & (Funktion UND), Tastenkombination Shift+6, oder dem «senkrechten Strich» | (Funktion ODER), Tastenkombination unter Windows Alt Gr+7, voneinander getrennt werden.

Sie können nicht gleichzeitig & (UND) und | (ODER) verwenden.

Mit der Verwendung des Ausrufezeichens (!) vor dem Code können Sie auch Summen von Einkünften erstellen, die nicht einer bestimmten Basis unterstellt sind.

Sie können die Funktionen auch ineinander verschachteln: Beispiel:
TOTALANG(TOTALJAHR(@Brutto: ALV-Lohn))
ergibt das Total des massgebenden ALV-Lohnes für alle Angestellten und für das ganze Jahr.

Das Verfahren kann mit Tests kombiniert werden (§30.3 Tests), um ein Teiltotal für eine Angestelltenkategorie oder eine Periode von Daten zu erhalten. Um beispielsweise das Total eines Wertes für alle Frauen zu erhalten, geben Sie Folgendes ein:
TOTALANG(WENN(@Geschlecht des Angestellten=1; @Brutto:UVG-Lohn; 0))
Ist das Geschlecht des Angestellten 1 (also eine Frau), addieren Sie den UVG-Lohn, andernfalls addieren Sie null.

Ein weiteres Beispiel, um den Betrag eines Feldes für den Vormonat anzuzeigen:
TOTALJAHR(WENN(@Laufender Monat=@Ausgewählter Monat-1; @Eink:Lohn; 0))
Um diese Formel zu verstehen, muss man wissen, dass @Ausgewählter Monat dem Monat entspricht, in dem sich der Cursor in der Jahresübersicht befindet, also dem Monat, für den das Dokument ausgedruckt wird. @Laufender Monat hingegen ändert sich von 1 bis 12 (oder entsprechend der Anzahl Zahlperioden) während der Berechnung von TOTALJAHR. Die Formel in der Klammer wird somit n Mal berechnet. Indem der laufende Monat jeweils ersetzt wird, wenn er dem ausgewählten Monat minus eins entspricht, wird die gewünschte Einkunft hinzugerechnet. Sonst wird null hinzugefügt. Das Ergebnis ist somit der Wert der Einkunft für den Vormonat.

VORHER(@Eink:Lohn) ist ähnlich, sucht aber nach dem vorher ausbezahlten Betrag und ignoriert die Monate ohne Lohn.

Auf ähnliche Weise kann man den Wert für eine bestimmte Periode berechnen:
TOTALJAHR(WENN(@Laufender Monat=2; @Eink:Monatslohn + @Eink:Stundenlohn; 0))
gibt das Total der Februar-Löhne unabhängig von dem in der Jahresübersicht gerade ausgewählten Monat aus.

Sie können auch Vergleiche zwischen zwei Elementen anstellen und je nach Ausgang des Vergleichs verschiedene Berechnungen ausführen.

Das Ergebnis eines Tests ist immer entweder 1 (wahr) oder 0 (falsch). Das Programm betrachtet jeden Wert, der grösser als 0 ist, als wahr und jeden Wert, der kleiner oder gleich 0 ist, als falsch.

WENN(test; wennwahr; wennfalsch)

Wenn das Ergebnis von test wahr ist, wird die Berechnung wennwahr ausgewertet, sonst die Berechnung wennfalsch:
WENN(@Brutto:Ausbezahlter Lohn > 0; „zu Ihren Gunsten“; „zu unseren Gunsten“)
Dies bedeutet: Wenn der Nettolohn grösser als null ist, wird „zu Ihren Gunsten“ geschrieben, sonst „zu unseren Gunsten“.

Hinweis: Das Format des angezeigten oder ausgedruckten Feldes führt ebenfalls zu einer Rundung (§29.7.6 Feldformat).

Geben Sie bei einer Datumserfassung nur die letzten beiden Ziffern des Jahres ein, wird die Jahreszahl mit dem Jahrhundert 1900 oder 2000 ergänzt. Je nach Datumsart ist unterschiedlich festgelegt, welches Jahrhundert verwendet wird. Zum Beispiel:

• Bei einem Geburtsdatum werden 00 bis 19 in 2000 bis 2019 umgewandelt, 20 bis 99 in 1920 bis 1999.
• Bei einem Geburtsdatum werden 40 bis 99 in 1940 bis 1999 umgewandelt, 00 bis 39 in 2000 bis 2039.
• Handelt es sich um ein Datum für die Lohnberechnung, werden alle Jahre als 2000 und später betrachtet.

Vergewissern Sie sich deshalb immer, dass das vollständige Jahr korrekt ist.

Intern wird ein Datum durch eine ganze Zahl dargestellt, die der Anzahl vergangener Tage seit dem 1.1.1900 entspricht.

Auf diese Daten werden folgende Funktionen angewendet: