Crésus Lohnbuchhaltung

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  1. 0 - Inhalt
  2. 1 - Einleitung
  3. 2 - Erste Schritte
  4. 3 - Arbeitsumgebung
  5. 4 - Weitere Funktionen
  6. 5 - Elektronische Zahlungen (ISO-20022-Dateien)
  7. 6 - Löhne verbuchen
  8. 7 - Der Verbuchungsmechanismus Crésus Synchro
  9. 8 - Lohnausweise drucken
  10. 9 - Die Abrechnungen über Swissdec exportieren
  11. 10 - Zum folgenden Jahr übergehen
  12. 11 - Speichern/Sichern
  13. 12 - Öffnen/Wiederherstellen
  14. 13 - Eine neue Lohnbuchhaltung erstellen
  15. 14 - Übernahme und Migration von Dateien
  16. 15 - Wechsel zum nächsten Jahr
  17. 16 - Anwendungsbeispiele
  18. 17 - Felder
  19. 18 - Eingabe
  20. 19 - Menü Unternehmen
  21. 20 - Menü Personal
  22. 21 - Menü Optionen
  23. 22 - Swissdec
    1. 22.1 - Die Swissdec-Werkzeuge
      1. 22.1.1 - Übermittlungsarten
      2. 22.1.2 - Pausen-/Arbeitsmodus
      3. 22.1.3 - Überprüfung der Verbindung
      4. 22.1.4 - Datenkontrolle
      5. 22.1.5 - Arbeitsmodus
    2. 22.2 - Der normale Ablauf
      1. 22.2.1 - Übermittlung der Abrechnung
      2. 22.2.2 - Dossier freigeben
      3. 22.2.3 - Pendentes Dossier
      4. 22.2.4 - Download der Rückmeldung
      5. 22.2.5 - Es ist eine Rückmeldung vorhanden
      6. 22.2.6 - Rückmeldung einbinden
      7. 22.2.7 - Ende des Prozesses
    3. 22.3 - Besondere Situationen
    4. 22.4 - Status des Dossiers
    5. 22.5 - Die Quellensteuer
    6. 22.6 - AHV-Mutationen
    7. 22.7 - BVG-Daten übermitteln
    8. 22.8 - Die Jahresabrechnung übermitteln
    9. 22.9 - An der Erhebung des BFS teilnehmen
    10. 22.10 - Verlauf anzeigen
    11. 22.11 - Eine EIV-Datei übermitteln
  24. 23 - Crésus Partout
  25. 24 - Dokumente per E-Mail verschicken
  26. 25 - PDF-Dokumente erstellen
  27. 26 - CSV-Export
  28. 27 - Einstellungen für die Eingabe vornehmen
  29. 28 - Verwaltung der Vorlagen
  30. 29 - Maske Druckmodus
  31. 30 - Vorlagen zeichnen
  32. 31 - Der Formeleditor
  33. 32 - Berechnung der Quellensteuer
  34. 33 - Vorlagen für ISO-Zahlungen
  35. 34 - Lohngleichheitsanalyse mit Crésus und Logib
  36. 35 - Erweiterungen von Crésus Lohnbuchhaltung

22Swissdec

Zu den Mitgliedern des Vereins Swissdec zählen die Suva, die Organisation eAHV/ IV, der Schweizerische Versicherungsverband (SVV), das Bundesamt für Statistik (BFS), die Schweizerische Steuerkonferenz und Hersteller von Lohnbuchhaltungsprogrammen. Ziel von Swissdec ist die Vereinheitlichung der Lohndatenverarbeitung und die Bereitstellung einer Austauschplattform für die informatikgestützte Lohndatenübermittlung. Swissdec ist auch ein Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme.

Crésus Lohnbuchhaltung ist seit 12. Dezember 2013 nach dem schweizerischen Lohnstandard ELM 4.0 zertifiziert. Die Rezertifizierung wurde am 8. November 2017 erteilt.

Das Swissdec-Konzept

Mit dem Einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) kann der Benutzer alle seine Daten für die verschiedenen Sozialversicherungskassen, Versicherungen und die kantonale Steuerverwaltung an den Swissdec-Distributor schicken, der die Informationen für die einzelnen Partner extrahiert und an die betreffenden Empfänger weiterleitet. Für die Übermittlung der Daten wird eine gesicherte Verbindung verwendet.

Die vollständige Liste der Stellen, die Daten über Swissdec empfangen können, finden Sie unter auf der Website www.swissdec.ch, unter Datenempfänger.

Damit ein Export möglich ist, müssen die Unternehmensstammdaten in der Registerkarte Firmennummern (Befehl Unternehmen > Stammdaten) sowie die Versicherungsnummer, Ihre Kundennummer und die Vertragsnummer für jede Versicherung (Befehl Unternehmen > Versicherungen) oder Ihre Steuernummer, falls Sie Quellensteuerabrechnungen an die betreffenden kantonalen Steuerbehörden übermitteln (Befehl Unternehmen > Quellensteuer), ausgefüllt werden.

Die Endabrechnungen können erst versandt werden, wenn sämtliche Löhne des Jahres definitiv berechnet wurden. Crésus erlaubt den Versand der endgültigen Daten erst nach der Bestätigung, dass die Löhne definitiv sind.

Der Swissdec-Prozess sieht wie folgt aus:

  • Unabhängig von der zu erstellenden Abrechnung legt Crésus eine Datei an, analysiert sie und meldet allfällige XML-Fehler. Es handelt sich hierbei um Fehler, die Crésus vor der Erzeugung der Datei nicht ermitteln kann. Die Interpretation dieser Fehler kann manchmal schwierig sein. Der Bericht gibt, falls möglich, in der Maske an, welchen Angestellten oder welches Element der Fehler betrifft.
  • Falls keine Fehler den Versand verhindern, wird die Datei verschlüsselt und über eine gesicherte Verbindung an den Swissdec-Distributor übermittelt.
  • Der Distributor übermittelt das Dossier an die Endempfänger. Für eine Art Dossier kann es mehrere Empfänger geben, z. B. mehrere Steuerbehörden für die Übermittlung der monatlichen Quellensteuerabrechnung.
  • Der Status der übermittelten Dossiers wird im Übermittlungsfenster von Crésus angezeigt.
  • Manchmal muss der Datenversand direkt beim Empfänger bestätigt werden. Über einen Link können Sie sich beim Portal der betreffenden Kasse anmelden.
  • Je nach Art des Dossiers kann der Empfänger über die Swissdec-Plattform eine Rückmeldung übermitteln. Crésus führt eine Abfrage bei der Plattform durch und zeigt eine Meldung an, wenn eine Rückmeldung vorliegt.

22.1Die Swissdec-Werkzeuge

Die Swissdec-Werkzeuge müssen aktiviert werden:

  • Wechseln Sie in den Verwaltermodus (Bezug Optionen > Verwaltermodus).
  • Öffnen Sie die Maske mit den Einstellungen (Befehl Optionen > Einstellungen).
  • Aktivieren Sie die Option Benutzt den Swissdec-Export.

  • Aktivieren Sie je nachdem auch die Optionen Benutzt den Swissdec-Export für das Bundesamt für Statistik (BFS) und/oder für die Quellensteuer. Diese beiden Modi erfordern die Erfassung bestimmter Daten und unterliegen gewissen Einschränkungen. Aktivieren Sie die Option nur, wenn Sie über Swissdec Daten exportieren möchten.
  • Aktivieren Sie die Option Benutzt den EIV-Modus für die Lohnausweise und für das BFS, wenn Sie die Dateien offline vorbereiten und manuell übermitteln und nicht, wie nachfolgend beschrieben, die Swissdec-Plattform benutzen wollen.

Der ISeL-Export für Genf wurde durch den Swissdec-Export abgelöst. Die «attestation-quittance» ist Teil des Lohnausweises (Feld «Bemerkungen» unter Ziffer 15).

Klicken Sie auf das Symbol  Swissdec-Interface oder verwenden Sie den Befehl Fenster > Swissdec-Interface, um die Swissdec-Werkzeuge anzuzeigen.

22.1.1Übermittlungsarten
Der PIV-Modus

Die Datenübermittlungen erfolgen hauptsächlich online über die Swissdec-Plattform: Crésus bereitet ein Dossier vor, verschlüsselt es und schickt es direkt übers Internet an eine Plattform, welche die Daten an die Empfänger weiterleitet.

Der verschlüsselte EIV-Modus

Ist Ihr Rechner nicht mit dem Internet verbunden oder möchten Sie im Offlinemodus arbeiten, ist aber der Datenempfänger an die Swissdec-Plattform angeschlossen, können Sie eine verschlüsselte Datei erstellen, die lokal abgespeichert wird. Über eine manuelle Verbindung zur Swissdec-Plattform können die Daten auf diese Plattform hochgeladen werden.

Der EIV-Modus steht für AHV-Eintritts- und -Austrittsmeldungen oder BVG-Meldungen oder Quellensteuerabrechnungen nicht zur Verfügung, da solche Meldungen eine direkte Interaktion von Crésus Lohnbuchhaltung und Swissdec erfordern.

Der unverschlüsselte EIV-Modus

Einige AHV-Ausgleichskassen oder FAK sind nicht an die Swissdec-Plattform angeschlossen und können über den abgesicherten Kanal keine Daten empfangen. Sie können aber das XML-Format der Datei trotzdem lesen. Die Datendatei kann daher vorbereitet, lokal abgespeichert und anschliessend manuell über das Portal der Kasse übermittelt werden.

22.1.2Pausen-/Arbeitsmodus

Der Transmitter von Crésus Lohnbuchhaltung kann in den «Pausenmodus» wechseln, vor allem wenn Sie eine Datei wiederhergestellt haben (z. B. beim Austausch von Dateien zwischen Treuhänder und Kunde). In diesem Modus können Sie den Übermittlungsverlauf abfragen.

Um in den «aktiven Modus» zurückzuwechseln, klicken Sie auf das Symbol Aktivieren.

22.1.3Überprüfung der Verbindung

Bei jeder Verwendung überprüft Crésus Lohnbuchhaltung, ob eine Internetverbindung besteht und ob die Uhr Ihres Computers mit der Universalzeit synchronisiert wurde. Falls dies nicht der Fall ist, wird eine Warnung angezeigt. Der Server der Swissdec-Plattform verlangt, dass die Uhr Ihrer Maschine korrekt eingestellt ist.

Bevor Sie den ersten Export vornehmen, vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer sich übers Internet mit dem Swissdec-Distributor verbinden kann. Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Einstellungen.

Wählen Sie die Option Verfügbarkeit testen aus, um die Verbindung zur Swissdec-Plattform zu testen.
Klicken Sie in dieser Testmaske auf die Schaltfläche Testen.

Das Ergebnis wird unten in der Maske angezeigt.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für den Interoperabilitätstest. Mit dem Ergebnis werden weitere Informationen angezeigt.
Das Ergebnis des Tests muss Test erfolgreich lauten, ansonsten ist der Austausch über Swissdec nicht möglich. Treten Fehler auf, nehmen Sie bitte mit unserem Support Kontakt auf.

22.1.4Datenkontrolle

Bei jedem Start der Swissdec-Werkzeuge überprüft Crésus die Stammdaten des Unternehmens und der Angestellten.

C:UsersDavidAppDataLocalTempSNAGHTML6cb61cc.PNG

Wenn Fehler vorliegen, meldet Crésus dies.

Klicken Sie auf das Informationssymbol, um die Details anzeigen zu lassen:

Einige Fehler können verhindern, dass die Swissdec-Datei erstellt wird, und die betreffenden Daten werden in einer Rubrik «obligatorisch» aufgeführt.

Mit dem Befehl Unternehmen > Datenkontrolle können Sie eine solche Kontrolle jederzeit durchführen.

22.1.5Arbeitsmodus

In Crésus können Sie im Produktionsmodus oder im Testmodus arbeiten:

Klicken Sie auf die betreffende Registerkarte, um zwischen den Modi zu wechseln.

Im Produktionsmodus werden die Daten vom Empfänger bearbeitet, vorbehaltlich der nachfolgend beschriebenen Datenfreigabe.

Im Testmodus werden die Daten zwar an den Endempfänger geschickt, der sie jedoch ignoriert.

Wir empfehlen Ihnen, einige Tests zu machen, bevor Sie in den Produktionsmodus wechseln.

22.2Der normale Ablauf

In diesem Abschnitt wird die normale Funktionsweise der Swissdec-Schnittstelle beschrieben.

22.2.1Übermittlung der Abrechnung

Alle Abrechnungen, die übermittelt werden können, werden im Fenster angezeigt. Die Abrechnungen, deren Daten eine Übermittlung nicht zulassen, sind ausgeblendet.

Im Produktionsmodus werden die definitiven Abrechnungen erst angezeigt, wenn unten im Fenster das Kästchen Alle Löhne für das Jahr sind komplett und definitiv aktiviert wurde.

Wählen Sie die Art des gewünschten Exports, und Crésus schlägt die zu verarbeitenden Elemente vor (in diesem Fall eine Meldung an die AHV):

Klicken Sie auf das Symbol Details, um eine Übersicht der zu verarbeitenden Daten anzuzeigen.

Klicken Sie auf das Symbol Übermitteln, um das Dossier zu übermitteln.
Das animierte Symbol zeigt an, dass die Übermittlung läuft.

 

22.2.2Dossier freigeben

Damit ein Dossier beim Empfänger verarbeitet werden kann, muss es freigegeben werden. Je nach Empfänger erfolgt die Freigabe automatisch oder manuell.

Je nach Prozess zeigt Crésus dieses Symbol an. Mit einem Klick auf das Symbol gelangen Sie zum betreffenden Portal. Anschliessend müssen Sie die Angaben befolgen, die für jede Kasse bzw. jede Versicherung individuell sind.

Häufig ist die Bestätigungsfrist für die Einreichung einer Abrechnung sehr kurz. Bestätigen Sie Ihre Eingabe daher möglichst rasch.

Wenn der Empfänger die Version ELM 3 verwendet, weiss Crésus nicht, ob die Freigabe erfolgt ist. In dem Fall müssen Sie selbst die Maske bestätigen, dass Sie die Daten freigegeben haben.

22.2.3Pendentes Dossier

Die Bearbeitung beim Empfänger kann manchmal einige Zeit in Anspruch nehmen.

In diesem Fall zeigt Crésus dieses Piktogramm an und gibt eine zeitliche Schätzung ab.
22.2.4Download der Rückmeldung

Der Empfänger kann nach der Einreichung eines Dossiers eine Rückmeldung geben.

Es kann sich dabei um eine einfache Empfangsquittung (Steuerbehörden, denen man einen Lohnausweis hat zukommen lassen), ein Dokument, das ausgedruckt und dem Angestellten übergeben wird (Meldung eines Eintritts an die AHV-Ausgleichskasse), oder eine Datei handeln, die Informationen und Daten enthält, die in die Datenbank eingepflegt werden müssen (AHV-Abrechnung).

Das System führt regelmässig Abfragen bei der Swissdec-Plattform durch, um eine allfällige Rückmeldung zu finden. Sobald eine Rückmeldung vorliegt, wird die Datei automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.

Vor der Integration der Datei werden mit einem Klick auf das Symbol Details die übermittelten Daten angezeigt, nach der Integration die Rückmeldung.
Wenn die Rückmeldung eine Nachricht enthält, wird das Symbol Details durch das Symbol Achtung» ersetzt.
22.2.5Es ist eine Rückmeldung vorhanden

Beim Öffnen der Datei überprüft Crésus, ob die Rückmeldungen enthalten und zur Verarbeitung pendent sind. Gegebenenfalls wird folgende Maske angezeigt:

 

22.2.6Rückmeldung einbinden

Wenn die Rückmeldung zu einem Dossier verarbeitet werden muss, erscheint das Symbol Integrieren.

Klicken Sie auf das Symbol: Die Rückmeldung kann Daten enthalten, die in Ihrer Datei aktualisiert werden müssen.

In diesem Fall zeigt der Prozess eine Maske an, in der die Daten Ihrer Datei angezeigt und mit den Daten in der Rückmeldung verglichen werden.

Crésus zeigt ggf. eine Maske an, deren Überschrift die zu verarbeitenden Unterschiede angibt, wie in diesem Fall für die Rückmeldung der Waadtländer Steuerbehörde nach eine Quellensteuermeldung.

Meldungen, die mit dem Symbol  gekennzeichnet sind, sind Informationen.

Die gelb hinterlegten Meldungen  sind Warnungen zu Konflikten, die in den Daten des/der Angestellten bereinigt werden müssen.

In der Liste sind die Konflikte rot in ihrem Zusammenhang hervorgehoben.

Bei den rot hervorgehobenen Elementen handelt es sich um Konflikte zwischen den aktuell in Ihrer Datei vorhandenen Werten (Spalte Crésus) und den von der Steuerbehörde zurückgemeldeten Werten (Spalte Erhaltener Wert). Sie müssen nun den Wert auswählen, den Sie beibehalten wollen und der anschliessend in der Spalte Zu verwendender Wert angezeigt wird.

Die Kontrollkästchen signalisieren die gefundenen Konflikte. Ist ein Kästchen angekreuzt, haben Sie entschieden, den erhaltenen Wert zu übernehmen. Ansonsten wird der bestehende Wert beibehalten.

Die rot hinterlegten Meldungen zeigen die noch nicht behobenen Abweichungen an.

Um den zu verwendenden Wert auszuwählen, kann das Kontrollkästchen mit einem Klick aktiviert oder deaktiviert werden, oder Sie können den gewählten Wert direkt anklicken.

Sobald Sie alle Konflikte bereinigt haben, können Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Nun werden die Daten des/der Angestellten in der Crésus-Datei anhand der getroffenen Auswahl angepasst.

 

22.2.7Ende des Prozesses

Nach Erhalt und allfälliger Einbindung der Rückmeldung wechselt der Status des Dossiers auf Abgeschlossen.

22.3Besondere Situationen

Fehlermeldungen

Es kann sein, dass der Prozess eine Fehlermeldung zum übermittelten Dossier anzeigt.

Wenn Crésus den Fehler beim Versenden feststellt, wird dies mit einem Symbol signalisiert. Das Dossier wird in diesem Fall nicht an den Swissdec-Distributor übermittelt. Anhand der Maske kann der Fehler lokalisiert werden, auch wenn der Inhalt der Maske nicht immer einfach zu interpretieren ist.

Im vorliegenden Fall wurde der Angestellte der gleichen BVG- und BVGZ-Versicherung zugewiesen.

Wenn die Plattform oder der Empfänger eine Fehlermeldung ausgibt, wird das Symbol in der Maske angezeigt. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, wird die Meldung in einer Hilfeblase angezeigt.

In diesem Fall kann die AHV-Ausgleichskasse mit der Nummer 333.999 keine Daten über Swissdec empfangen.

Klicken Sie auf das Symbol Fehler, um den während des Prozesses signalisierten Fehler erneut anzuzeigen.

Erneuter Versand eines Dossiers bei einem Fehler
  Wenn die Übermittlung nicht geklappt hat, müssen Sie das Dossier nach Behebung der Fehlerquelle erneut senden.
Ein Dossier ersetzen
Wurden die Daten seit dem Versand des Dossiers geändert, wird ein Symbol angezeigt, mit dem das Dossier ersetzt werden kann. Bei Bedarf und nachdem Sie die Erlaubnis des Empfängers erhalten haben, können Sie auf dieses Symbol klicken, um eine erneute Übermittlung vorzunehmen, die den vorherigen Versand ersetzt.
Die erneute Übermittlung eines Dossiers erzwingen
Sie können ein Dossier, das den Status «Abgeschlossen» aufweist, erneut übermitteln. Um ein Dossier ohne Änderungen erneut zu übermitteln, klicken Sie auf das Symbol «Abgeschlossen». Um den Versand des Dossiers mit neuen Daten zu erzwingen, halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Symbol «Abgeschlossen».

22.4Status des Dossiers

Während des gesamten Übermittlungs- und Empfangsprozesses wird unter dem pendenten Dossier ein Fortschrittsbalken angezeigt:

Jedes Segment stellt einen Schritt dar:

  1. Dossier wird übermittelt.
  2. Dossier wartet auf Freigabe.
  3. Dossier wird bearbeitet; dieser Status kann mehrere Tage lang bestehen.
  4. Heruntergeladene Rückmeldung wartet auf Integration.
  5. Bearbeitung abgeschlossen.

22.5Die Quellensteuer

Angestellte, die der Quellensteuer unterstellt sind, müssen bis Ende Jahr in jeder Abrechnung aufgeführt werden. Daher muss der Dezemberlohn für alle quellensteuerpflichtigen Angestellten erstellt werden, auch wenn sie keinen Lohn beziehen. Dieser letzte Lohn des Jahres kann im Übrigen auch zu rückwirkenden Korrekturen bei der Quellensteuer führen.

Wenn Sie also das Austrittsdatum eines Angestellten eingeben, nachdem Sie die Abrechnung eingereicht haben, müssen Sie nach dem Austritt einen Lohn erzeugen, damit der Austritt des Angestellten bei der nächsten Übermittlung an die Steuerbehörde gemeldet wird.

Datenübermittlung

Die Daten sind den Steuerbehörden jeden Monat zu übermitteln, auch für die Kantone, die sich nur auf die jährlichen Gesamtbeträge stützen.

Die Löhne eines Monats können nicht berechnet werden, wenn die vorherigen Löhne nicht übermittelt wurden.

Crésus Lohnbuchhaltung verlangt, dass das Kästchen Alle Löhne des Monats sind komplett und definitiv aktiviert ist, bevor der Versand der Daten an die Steuerbehörden überhaupt angeboten wird.

Übermitteln Sie die angebotenen Zusammenfassungen.

In der folgenden Maske wird die Liste der betreffenden Angestellten mit den entsprechenden Ereignissen angezeigt:

Zu integrierende Rückmeldung
  Die Steuerbehörde stellt eine Antwortdatei bereit, die gemäss dem oben beschriebenen Prozess heruntergeladen wird. Es handelt sich um eine Quittung mit den gemeldeten und von der Steuerbehörde bestätigten Beträgen.

Seit September 2016 liefern bestimmte Steuerbehörden, wie diejenigen der Kantone Waadt und Genf, eine vollständige Antwortdatei, die wie unter §22.2.6 Rückmeldung einbinden beschrieben zu integrieren ist. Zwischen der Einreichung des Dossiers und der Rückmeldung der Steuerbehörde liegen in der Regel einige Tage.

Beim Ausdrucken der Rückmeldung wird ein Dokument mit dieser Quittung sowie mit dem Stand der gemeldeten und korrigierten Beträge für die vorherigen Monate ausgegeben.

Sind mehrere Quittungen vorhanden, wird jedes Dossier mit einer Schaltfläche Details gekennzeichnet.

Enthält die Rückmeldung Korrekturen, die in die Datei zu übernehmen sind, zeigt Crésus eine Vergleichstabelle mit den von der Steuerverwaltung vorgeschlagenen Werten in der Spalte Erhaltener Wert und denjenigen Ihrer Lohnbuchhaltungsdatei in der Spalte Crésus. Nun müssen Sie auswählen, welcher Wert jeweils beizubehalten ist. Klicken Sie auf den gewünschten Wert, der in der Spalte Zu verwendender Wert angezeigt wird (siehe §22.2.6 Rückmeldung einbinden).

Nachdem Sie die gewünschten Werte ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um sie direkt in die Crésus-Datei zu integrieren.

Rückwirkende Korrekturen

Die übermittelte Datei kann Korrekturen enthalten, die sich auch auf die vorherigen Monate auswirken (nur für das laufende Jahr).

Beispiel:

  • Die Löhne wurden bis Juni mit einem Steuercode A0 erstellt, richtig wäre ab dem 1. Mai der Code B2 gewesen.
  • Der Benutzer ändert den Code in den Daten des/der Angestellten und gibt an, dass der Steuertarifwechsel ab 1. Mai gelten soll.

Die Informationsblase signalisiert, dass der Wechsel zum gewünschten Datum in Kraft tritt:

Bei der Erfassung des nächsten Lohnes zeigt eine Meldung die Änderung an, die bei der Abrechnung über Swissdec übermittelt wird:

Der Lohn umfasst die rückwirkende Korrektur (in diesem Fall eine Rückerstattung von 1153.90):

Die Korrektur wird auf der Lohnabrechnung mit einer Begründung aufgeführt. Möglicherweise betrifft die rückwirkende Änderung mehrere Kantone.

Weitere Details finden Sie unter §32.4.3 Berechnung des Abzugs.

Rückwirkende Änderungen sind nur für das laufende Jahr möglich. Der Dezemberlohn des Vorjahres kann nicht auf der Basis des gemeldeten Januarlohns des laufenden Jahres korrigiert werden. Bei Bedarf öffnen Sie Ihre Vorjahresdatei und reichen Sie für den Dezember eine Korrekturabrechnung ein.

22.6AHV-Mutationen

Datenübermittlung

Ein- und Austritte von Angestellten können der betreffenden AHV-Ausgleichskasse über Swissdec mitgeteilt werden:

Swissdec AHV

Zu integrierende Rückmeldung

Die Ausgleichskasse verarbeitet die gemeldeten Daten und stellt eine zu integrierende Antwortdatei bereit.

Wird ein neuer Angestellter gemeldet, muss der Arbeitgeber einen AHV-Versicherungsnachweis ausdrucken, dessen Inhalt in der zu integrierenden Rückmeldung enthalten ist.

Klicken Sie auf das Symbol Details, um die PDF-Datei anzuzeigen, die auszudrucken und den betreffenden Angestellten abzugeben ist, nachdem Sie die Rückmeldung in Crésus integriert haben.

22.7BVG-Daten übermitteln

Der Mechanismus ermöglicht einen Austausch in zwei Schritten mit der BVG-Vorsorgekasse.

Meldung von Angestellten

Die Meldung von Angestellten kann mit der Datei des laufenden Jahres erfolgen, bevor das neue Jahr eröffnet wird, oder direkt mit der Datei für das neue Jahr. So können Sie die Liste der angeschlossenen Angestellten prüfen.

  • Die Lohnbuchhaltung schickt die Liste der Angestellten an die Pensionskasse.
  • Die Pensionskasse prüft, ob die gelieferten Daten mit den bei ihr gespeicherten Daten übereinstimmen, und schickt das Ergebnis der Prüfung zurück (Ergebnis zum Herunterladen).
  • Dieses Ergebnis wird mit den vorhandenen Daten abgeglichen; allfällige Korrekturen werden vorgenommen.
Abfrage der zu erhebenden Beiträge

Mit der Abfrage der zu erhebenden Beiträge wird die Pensionskasse um Angabe der monatlich zu erhebenden Beiträge ersucht. Da die Beträge der festen BVG-Abzüge in den Daten des/der Angestellten geändert werden, muss dieser Vorgang in der Datei des neuen Jahres erfolgen, nachdem die Daten des/der Angestellten angepasst worden sind.

  • Die Lohnbuchhaltung schickt die Liste der voraussichtlichen Löhne an die Pensionskasse und erhält von ihr eine Datei mit den abzuziehenden Beträgen zurück.
  • Die Lohnbuchhaltung übernimmt diese Beiträge.
Meldung der Daten der Angestellten an die Pensionskasse

Gewisse BVG-Kassen haben separate Buchungskreise, die unter Unternehmen > Versicherungen > BVG definiert werden. In diesem Fall wird jeder Kreis separat behandelt.

Klicken Sie auf das Symbol Details, um die Liste der zu meldenden Angestellten anzuzeigen.

Wenn Sie mit dem Versand fortfahren, wird die Liste der gemeldeten Angestellten zur Bestätigung angezeigt.

Zu integrierende Rückmeldung

Die Antwortdatei hebt Abweichungen bei den Daten der Angestellten gemäss dem unter §22.2.6 Rückmeldung einbinden beschriebenen Verfahren hervor.

Sobald Sie alle Konflikte bereinigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Nun werden die Daten der Angestellten anhand der getroffenen Auswahl angepasst.

BVG-Beiträge abfragen

Klicken Sie auf das Symbol Details, um die Liste der zu meldenden Angestellten anzuzeigen.

Wenn Sie auf Senden klicken, zeigt Crésus eine Maske an, in der Sie die gemeldeten Löhne ansehen und anpassen können:

Folgender Lohn wird gemeldet: Crésus schlägt einen Lohn vor, der auf der Basis des BVG-pflichtigen Jahreslohns berechnet wird. Bei Angestellten im Stundenlohn, die in diesem Jahr in das Unternehmen eingetreten sind, ist dieser Betrag null.

Die Annualisierung berücksichtigt alle Felder, die der BVG-Basis zugewiesen sind, unter Einbezug der aktivierten Optionen veranschlagter Betrag oder einmaliger Jahresbetrag (siehe Definition der Felder im Benutzerhandbuch):

  • Angestellter im Monatslohn:
  • Monatslohn und weitere geplante Komponenten × 12
  • + 13. Monatslohn und weitere einmalige Beträge
  • Angestellter im Stunden-/Tageslohn:
  • Stundenlohn × Anzahl geleisteter Stunden im Vorjahr
  • + 13. Monatslohn und weitere einmalige Beträge
  • Die Anzahl geleisteter Stunden im Vorjahr wird auf ein ganzes Jahr hochgerechnet, falls der Arbeitszeitraum im Vorjahr weniger als 360 Tage betrug.

Sie können im Feld Folgender Lohn wird gemeldet manuell einen Betrag erfassen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Details, um auf die von Crésus berechnete Zusammenstellung des zu meldenden Lohns zuzugreifen:

Details: zeigt die für die Schätzung berücksichtigten Beträge an. Die Registerkarten Voraussichtlich und Rückwirkend zeigen die voraussichtlichen bzw. die einmaligen Beträge an.

Zu integrierende Rückmeldung

Die Antwortdatei enthält die für jeden Angestellten vorzunehmenden Abzüge. Wählen Sie für jede rot hinterlegte Zeile den Wert, den Sie dem Angestellten zuweisen wollen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Importieren klicken, aktualisiert der Prozess die Felder BVG-Festbetrag – Arbeitnehmer- und Arbeitgeberteil – in den Daten des/der Angestellten gemäss dem unter §22.2.6 Rückmeldung einbinden beschriebenen Vorgehen.

22.8Die Jahresabrechnung übermitteln

Im Produktionsmodus können die Jahresabrechnungen erst übermittelt werden, wenn alle Löhne berechnet und definitiv sind. Sie müssen daher bestätigen, dass die Löhne übermittelt werden können, indem Sie das Kästchen unten im Fenster ankreuzen:

Sobald die Option aktiviert wurde, kann sie nicht mehr geändert werden.

Die Option sperrt alle Löhne des Geschäftsjahres. Falls nötig, können Sie in die Jahresübersicht wechseln und den Befehl Personal > Löhne freigeben ausführen, der im Verwaltermodus verfügbar ist.

22.9An der Erhebung des BFS teilnehmen

Das BFS bestimmt in ungeraden Jahren nach dem Zufallsprinzip eine gewisse Anzahl an Unternehmen, die den Fragebogen über die Lohnstruktur des Vorjahres ausfüllen und zurücksenden müssen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite des BFS.
Nachdem Sie die Registerkarte Statistik in den Daten der Angestellten ausgefüllt haben, können Sie über Swissdec direkt aus der Lohnbuchhaltungsdatei des betreffenden Jahres an der Erhebung teilnehmen.
Falls Ihr Unternehmen ausgewählt wurde, müssen Sie diese Angaben bis 31. März übermitteln. Wenn Ihr Unternehmen von BFS nicht kontaktiert wurde, übermitteln Sie diese Angaben bitte nicht.

Um die Übermittlung der Abrechnung über Swissdec zu aktivieren, wechseln sie in den Verwaltermodus (Menü Optionen > Verwaltermodus), rufen Sie anschliessend die Maske unter Optionen > Einstellungen auf und aktivieren Sie die Option.

Falls Ihr Computer keinen Internetzugang hat, aktivieren Sie die Option Benutzt den EIV-Modus, die oben unter §22.1.1 Übermittlungsarten beschrieben wird. Mit dieser Option können Sie die XML-Datei von einem anderen Arbeitsplatz aus verschicken.

Für den Swissdec-Export sind die BUR-Nummer in den Stammdaten des Unternehmens (Menü Unternehmen > Stammdaten, Registerkarte Firmennummern) sowie die Daten der Registerkarte Statistik für alle Angestellten zu erfassen.

Klicken Sie in den Swissdec-Werkzeugen in Crésus Lohnbuchhaltung (Menü Fenster > Swissdec-Interface) im Abschnitt BFS auf die Schaltfläche Übermitteln:

Daten an das BFS übermitteln

Crésus übermitteld die Daten der Erhebung an das BFS.

Name und Vorname des/der Angestellten werden vom Swissdec-Distributor herausgefiltert, dem BFS werden nur die AHV-Nummern übermittelt. Die Übersichten mit den Lohnarten werden nicht an das BFS weitergeleitet.

Nach Abschluss der Übermittlung wird anstelle der Schaltfläche Übermitteln die Schaltfläche Freigeben angezeigt.

Daten freigeben

Daten freigeben

Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, um die an das BFS übermittelten Daten freizugeben. Crésus öffnet nun automatisch die entsprechende Seite des Bundesamts für Statistik:

Freigabe bestätigen

Um die Freigabe der übermittelten Daten zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben auf der BFS-Website und kehren Sie dann zu Crésus Lohnbuchhaltung zurück. Dort wird angezeigt, dass der Vorgang abgeschlossen ist:

Vorgang abgeschlossen

Weitere Informationen finden Sie im Artikel BFS: Schweizerische Lohnstrukturerhebung.

22.10Verlauf anzeigen

Im Verlauf werden sämtliche Übermittlungen aller Dossiers angezeigt. Es können alle Verarbeitungsvorgänge, die im Produktions- und im Testmodus vorgenommen wurden, eingesehen werden.

Der Fortschritt und die oben beschriebenen Schaltflächen sind auch hier ersichtlich.

Der gleiche Empfänger kann mehrmals in der Liste erscheinen, wenn ihm mehrere Dossiers übermittelt wurden.

Ein Dossier, das erneut übermittelt wurde, wird als Ersetzt angezeigt:

Um in den Arbeitsmodus zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche

 

22.11Eine EIV-Datei übermitteln

Beim Arbeiten im Offlinemodus wird eine EIV-Datei vorbereitet, die lokal abgespeichert und manuell an den Empfänger übermittelt wird, entweder über das Portal der Swissdec-Plattform, das Portal der Versicherung oder in Form eines Anhangs oder auf andere Art und Weise.

Wenn die Kasse die Swisdec-Mechanismen verwendet, ist eine verschlüsselte EIV-Datei zu erzeugen. Wer die Daten manuell hochladen will, tut dies über das Swissdec-Portal.

Wenn die Datei über das Portal der Kasse oder sonst wie übermittelt wird, ist eine nicht verschlüsselte EIV-Datei zu erzeugen.

Die Übermittlungsart wird in den Daten der Versicherung im Menü Unternehmen > Versicherungen festgelegt.

Die Swissdec-Werkzeuge schlagen vor, die Daten abzuspeichern, statt sie zu versenden:

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Daten als Datei abzuspeichern. Den Dateinamen und den Speicherort können Sie selbst definieren. Diese Datei ist anschliessend an die Kasse zu übermitteln.

Nutzung des Swissdec-Portals

Um die oben beschriebene verschlüsselte EIV-Datei über das Swissdec-Portal zu übermitteln, öffnen Sie folgende Internetseite

https://distributor.swissdec.ch/webapps/elm/SalaryDeclaration/20130514/

und folgen Sie den Anweisungen.

Diese Adresse ist momentan gültig, kann aber ohne Ankündigung geändert werden.

C:UsersDavidAppDataLocalTempSNAGHTML1f2532da.PNG

Mit dieser Methode können die Daten übermittelt, jedoch keine Rückmeldungen empfangen werden.

Das Portal einer Kasse nutzen

Bitte halten Sie sich an die Anweisungen Ihrer Kasse für die Übermittlung der nicht verschlüsselten EIV-Datei, die Sie, wie oben angegeben, erzeugen.

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