Crésus Finanzbuchhaltung

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  1. 0 - Inhalt
  2. 1 - Vorwort
  3. 2 - Einleitung
    1. 2.1 - Konventionen in diesem Handbuch
      1. 2.1.1 - Menübefehle
      2. 2.1.2 - Tastatur
      3. 2.1.3 - Bildschirmkopien
    2. 2.2 - Installation der Software
    3. 2.3 - Softwareupdate
    4. 2.4 - Hilfe
      1. 2.4.1 - Die Kontexthilfe
      2. 2.4.2 - Hilfe beim Ausfüllen eines Feldes
      3. 2.4.3 - Häufige Fragen
      4. 2.4.4 - Technischer Support
    5. 2.5 - Vergrösserbare Dialoge
  4. 3 - Erste Schritte
    1. 3.1 - Eine Beispielbuchhaltung erstellen
    2. 3.2 - Kontenplan anzeigen
    3. 3.3 - Buchungsjournal anzeigen
    4. 3.4 - Buchungen
      1. 3.4.1 - Eingabe einer Buchung
      2. 3.4.2 - Eine Buchung ändern
      3. 3.4.3 - Eine Buchung löschen
      4. 3.4.4 - Sammelbuchungen
      5. 3.4.5 - Buchungen mit MWST
    5. 3.5 - Journal ausdrucken
    6. 3.6 - Suchen
      1. 3.6.1 - Datum finden
      2. 3.6.2 - Buchungen suchen
      3. 3.6.3 - Schnellsuche
    7. 3.7 - Konto anzeigen
    8. 3.8 - Gewinn- und Verlustrechnung anzeigen
    9. 3.9 - Bilanz anzeigen
    10. 3.10 - Erfolgsrechnung anzeigen
    11. 3.11 - Probebilanz anzeigen
    12. 3.12 - Abschluss der Buchungsperiode
    13. 3.13 - Neues Rechnungsjahr eröffnen
    14. 3.14 - Eröffnungsbilanz aktualisieren
    15. 3.15 - Eine Gewinn- und Verlustrechnung mit Vergleich anzeigen
  5. 4 - Die Anwendung im Detail
    1. 4.1 - Eine neue Buchhaltung erstellen
    2. 4.2 - Kontenplan anpassen
      1. 4.2.1 - Kontenplan anzeigen
      2. 4.2.2 - Ein neues Konto erstellen
      3. 4.2.3 - Ein bestehendes Konto Kopieren
      4. 4.2.4 - Ein Konto löschen
      5. 4.2.5 - Ein Konto ausblenden
      6. 4.2.6 - Spiegelkonten festlegen
      7. 4.2.7 - Die verschiedenen Kontoelemente
      8. 4.2.8 - Kontenplan überprüfen
      9. 4.2.9 - Anhänge oder Kommentar zu einem Konto
    3. 4.3 - Buchungen
      1. 4.3.1 - Die verschiedenen Elemente einer Buchung
      2. 4.3.2 - Anhänge oder Kommentar zu einer Buchung
    4. 4.4 - Saldovortragsbuchungen
    5. 4.5 - Sammelbuchungen
      1. 4.5.1 - Total auto
      2. 4.5.2 - Eine Sammelbuchung abschliessen
      3. 4.5.3 - Mehrere Soll- und mehrere Habenkonten
      4. 4.5.4 - Eine Sammelbuchung ändern
      5. 4.5.5 - Eine Sammelbuchung löschen
    6. 4.6 - Abgrenzungsbuchungen
    7. 4.7 - Buchungen sperren
    8. 4.8 - Buchhaltung fixieren
    9. 4.9 - Journale
    10. 4.10 - Das Buchungsjournal etwas anders
    11. 4.11 - Buchungen verschieben
    12. 4.12 - Suchen
      1. 4.12.1 - Buchungen suchen
      2. 4.12.2 - Konten suchen
      3. 4.12.3 - Schnellsuche
    13. 4.13 - Der Filter
      1. 4.13.1 - Filter für Journal und Kontoauszug
  6. 5 - Effiziente Erfassung und Navigation
    1. 5.1 - Buchungen eingeben
      1. 5.1.1 - Erfassungshilfe
      2. 5.1.2 - Datum erfassen
      3. 5.1.3 - Soll- und Habenkonto eingeben
      4. 5.1.4 - Die Belegnummer erfassen
      5. 5.1.5 - Buchungstext erfassen
      6. 5.1.6 - Betrag eingeben
      7. 5.1.7 - Weitere Erfassungsautomatismen
      8. 5.1.8 - Modellbuchungen
      9. 5.1.9 - Vorerfasste Buchungen
      10. 5.1.10 - Abgrenzungsbuchungen
    2. 5.2 - Navigation und Zeilenmarkierung
      1. 5.2.1 - Die Zeilenmarkierung
      2. 5.2.2 - Navigationsfunktionen
    3. 5.3 - Verwendung der Maus
      1. 5.3.1 - Die linke Maustaste und die Werkzeuge
      2. 5.3.2 - Die rechte Maustaste und die Kontextmenüs
      3. 5.3.3 - Die Symbolleisten
    4. 5.4 - Verwendung der Tastatur
      1. 5.4.1 - Kürzel für die Eingabe
      2. 5.4.2 - Weitere Tastaturkürzel
    5. 5.5 - Verschieben der Spalten
  7. 6 - Favoriten
    1. 6.1 - Verwendung der Favoriten
    2. 6.2 - Direktzugriff auf Favoriten
  8. 7 - MWST-Verwaltung
    1. 7.1 - Einstellungen für die MWST
    2. 7.2 - Effektive Abrechnungsmethode
      1. 7.2.1 - Die effektive Abrechnungsmethode aktivieren
      2. 7.2.2 - Buchungen mit MWST
      3. 7.2.3 - Die MWST-Codes für die effektive Methode
      4. 7.2.4 - Die Felder für die MWST
      5. 7.2.5 - Verbuchung von Rabatten
      6. 7.2.6 - MWST bei Warenimporten
      7. 7.2.7 - Überprüfung der MWST
      8. 7.2.8 - MWST-Berechnung
      9. 7.2.9 - MWST-Abrechnung erstellen
      10. 7.2.10 - MWST-Formular
      11. 7.2.11 - Festlegung der MWST-Sätze
    3. 7.3 - Saldosteuersatzmethode (SSS)
      1. 7.3.1 - Die Saldosteuersatzmethode aktivieren
      2. 7.3.2 - Buchungen mit MWST zum Saldosteuersatz
      3. 7.3.3 - MWST-Codes für MWST nach SSS
      4. 7.3.4 - MWST-Abrechnung zum SSS erstellen
      5. 7.3.5 - Abrechnung Saldosteuersatz oder Pauschalsteuersatz mit mehr als 2 Sätzen
    4. 7.4 - Die Pauschalsteuersatzmethode (PSS)
    5. 7.6 - Einen MWST-Code hinzufügen/kopieren
    6. 7.7 - MWST-Abrechnung anpassen
  9. 8 - Die wichtigsten Ansichten
    1. 8.1 - Kontoauszüge
      1. 8.1.1 - Kontoauszug anzeigen
      2. 8.1.2 - Kontoauszug und Sammelbuchungen
      3. 8.1.3 - Personalisierte Kontoauszüge
    2. 8.2 - Die Bilanz
    3. 8.3 - Gewinn- und Verlustrechnung
    4. 8.4 - Erfolgsrechnung
    5. 8.5 - Periodische Zusammenfassungen
    6. 8.6 - Jahresrechnung / Anhänge
      1. 8.6.1 - Eine Vorlage anzeigen
      2. 8.6.2 - Eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen
      3. 8.6.3 - Eine angebundene Tabelle erstellen
  10. 9 - Kontrollassistent
    1. 9.1 - Manuelle Erfassung im Journal
    2. 9.2 - Manuelle Erfassung auf einem Kontoauszug
    3. 9.3 - Bearbeitung gruppierter Buchungen
      1. 9.3.1 - Buchungen einer Gruppe gruppieren
      2. 9.3.2 - Buchungen filtern
    4. 9.4 - Detaillierter Saldovortrag
  11. 10 - Druck
    1. 10.1 - Druckvorschau
    2. 10.2 - Seite einrichten
    3. 10.3 - Die Breite der Spalten anpassen
    4. 10.4 - Kontoauszüge ausdrucken
  12. 11 - Der Periodenwechsel
    1. 11.1 - Der Abschluss
    2. 11.2 - Die Neueröffnung
      1. 11.2.1 - Neueröffnung einer Buchhaltung
      2. 11.2.2 - Rückbuchung der Abgrenzungsbuchungen
    3. 11.3 - Eröffnungsbilanz aktualisieren
    4. 11.4 - Automatische Verbuchung des Jahresergebnisses
  13. 12 - Budgets
    1. 12.1 - Die Ansicht Budgets
    2. 12.2 - Budgets übertragen
    3. 12.3 - Budgets der Sammelkonten
    4. 12.4 - Vergleich mit den Budgets
  14. 13 - Fremdwährungen
    1. 13.1 - Fremdwährungen festlegen
    2. 13.2 - Die monatlichen Wechselkurse
    3. 13.3 - Ein Fremdwährungskonto erstellen
    4. 13.4 - Kursdifferenzen berechnen
    5. 13.5 - Abschluss der Fremdwährungskonten
  15. 14 - Texte einstellen
  16. 15 - Mehrsprachige Buchhaltungen
    1. 15.1 - Die Sprache wechseln
    2. 15.2 - Ein Element übersetzen
    3. 15.3 - Neue Sprache hinzufügen
    4. 15.4 - Übersetzungen importieren/exportieren
    5. 15.5 - Übersetzungen für andere Befehle
  17. 16 - Passwörter
  18. 17 - Anhänge und Kommentare
    1. 17.1 - Einen Anhang hinzufügen
    2. 17.2 - Einen Anhang öffnen
    3. 17.3 - Einen Anhang speichern
    4. 17.4 - Einen Anhang löschen
    5. 17.5 - Anhänge zu einer Buchung
    6. 17.6 - Anhänge zu einem Konto
    7. 17.7 - Allgemeine Anhänge
    8. 17.8 - Verwaltung von Anhängen
    9. 17.9 - Anhänge exportieren
  19. 18 - Dateien und Backups
    1. 18.1 - Dateien
    2. 18.2 - Daten wiederherstellen
      1. 18.2.1 - Daten sichern
      2. 18.2.2 - Manuelle Sicherungen
    3. 18.3 - Automatische Sicherungen
      1. 18.3.1 - Funktionsweise
      2. 18.3.2 - Öffnen SOS – eine automatische Archivierung wiederherstellen
    4. 18.4 - Sicherung mit Anhängen
  20. 19 - Daten austauschen
    1. 19.1 - Daten exportieren
      1. 19.1.1 - In eine Datei exportieren
      2. 19.1.2 - In die Zwischenablage kopieren
    2. 19.2 - Daten importieren
  21. 20 - Analytik-Center
    1. 20.1 - Analytik-Center erstellen
    2. 20.2 - Verteilungsschlüssel erstellen
    3. 20.3 - Analytik-Codes im Journal
    4. 20.4 - Manuelle Verteilung
    5. 20.5 - Die Kostenrechnung
      1. 20.5.1 - Saldi der Analytik-Center
      2. 20.5.2 - Liste der Analytik-Buchungen
      3. 20.5.3 - Gruppierung nach Konten
      4. 20.5.4 - Sortierung
      5. 20.5.5 - Verteilung verhindern
      6. 20.5.6 - Vergleich in Prozent mit den Totalen
      7. 20.5.7 - Die Anzeigeoptionen
      8. 20.5.8 - Kumulierte Vorjahreszahlen
    6. 20.6 - Gewinn- und Verlustrechnung
    7. 20.7 - Analytik-Codes im Kontenplan
  22. 21 - Buchungsperioden
    1. 21.1 - Buchungsperioden festlegen
    2. 21.2 - Buchungen eingeben
    3. 21.3 - GV oder Bilanz für eine Buchungsperiode
    4. 21.4 - Budgets pro Periode
  23. 22 - Crésus Finanzbuchhaltung HRM
    1. 22.1 - Einleitung
    2. 22.2 - Erste Schritte
      1. 22.2.1 - Eine Buchhaltung erstellen
      2. 22.2.2 - Standarddefinitionen
      3. 22.2.3 - HRM-spezifische Definitionen
    3. 22.3 - Kontenplan
      1. 22.3.1 - Sachgruppen bearbeiten
      2. 22.3.2 - Bezeichnungen anpassen
      3. 22.3.3 - Syntax verwenden
      4. 22.3.4 - Konten hinzufügen
    4. 22.4 - Saldovortrag
    5. 22.5 - Buchungen vornehmen
    6. 22.6 - Die verschiedenen Ansichten
      1. 22.6.1 - Der Sachgruppenauszug
      2. 22.6.2 - Die Ansicht Rechnungen
      3. 22.6.3 - Budgets und Finanzplan
    7. 22.7 - Die Finanzberichte
      1. 22.7.1 - Erstellung von Finanzberichten mit Excel und anhand von Vorlagen
      2. 22.7.2 - Inhalt der Excel-Tabelle Jahresbericht
      3. 22.7.3 - Inhalt der Excel-Tabelle Budgetbericht
      4. 22.7.4 - Inhalt der Excel-Tabelle Finanzplanungsbericht
      5. 22.7.5 - Einige Hinweise zum Konzept

1Vorwort

Dieses Onlinehandbuch wurde für die Windows-Versionen der Software entwickelt, doch die Anwendung der Software unter Mac OS und Linux ist identisch. Wir versuchen diese Website laufend an die Weiterentwicklung der Crésus-Anwendungen anzupassen. Abweichungen zwischen der Dokumentation und der Software sind jedoch möglich.

Rufen Sie die Hilfe über die Schaltfläche Hilfe in den verschiedenen Dialogen der Software auf oder nutzen Sie die Onlinehilfe des Menüs Hilfe.

Für alle Onlinevorgänge in Verbindung mit Ihrer Crésus-Software benötigen Sie ein Crésus-Konto.

Das Crésus-Konto identifiziert Sie für alle administrativen Vorgänge und den technischen Support in Verbindung mit Ihrer Crésus-Software. Online finden Sie auch den Verlauf ihrer Bestellungen und Downloads sowie die Software-Identifikationsnummern.

Wir empfehlen Ihnen, sich für den Crésus-Newsletter anzumelden, um laufend die aktuellsten News zu den Crésus-Softwarelösungen zu erhalten. Loggen Sie sich dazu bei Ihrem Crésus-Konto auf www.cresus.ch ein, klicken Sie auf Ihre Daten ändern und aktivieren Sie das entsprechende Kästchen.

2Einleitung

Die Buchhaltung ist eine Technik, die auf genauen Regeln aufgebaut ist. Die Art, wie diese Regeln angewandt werden, variiert jedoch von Unternehmen zu Unternehmen beträchtlich. Deshalb wurde Crésus Finanzbuchhaltung so ausgelegt, dass jeder innerhalb der allgemein anerkannten Regeln «seine» Buchhaltung führen kann.

Die schweizerische Gesetzgebung schreibt kein genaues Buchhaltungssystem vor, sondern legt nur fest, dass jedes Unternehmen eine regelmässige und ununterbrochene Buchhaltung zu führen hat.

Das im Jahr 2013 eingeführte Rechnungslegungsrecht gibt die Struktur von Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang vor. Hier sei insbesondere auf die Artikel 959a, 959b und 959c des 32. Titels des Obligationenrechts hingewiesen.

Mit Crésus Finanzbuchhaltung können Sie gleichzeitig das Buchungsjournal, die Probebilanz, die Bilanz und die Erfolgsrechnung nachführen. Die MWST und Konten in Fremdwährung werden ebenfalls automatisch verwaltet. Eine ergonomische Benutzeroberfläche erlaubt ein intuitives und schnelles Arbeiten. Je nachdem arbeitet der Benutzer mit der Maus, wobei ihm die Symbole, Menüs und Dialoge den Weg weisen, oder auch mit der Tastatur, wobei die zahlreichen Tastaturkürzel eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit erlauben.

Die hier gegebenen Anleitungen und Beispiele dienen nicht dazu, Rechnungslegungstechniken zu erläutern, sondern einzig dazu, um Sie mit der Software Crésus Finanzbuchhaltung vertraut zu machen. Bei Zweifeln oder Fragen zur Buchhaltung im Allgemeinen wenden Sie sich an einen Treuhänder oder nehmen Sie ein Buchhaltungshandbuch zur Hilfe.

2.1Konventionen in diesem Handbuch

Alle Beispiele dieses Handbuchs beziehen sich auf den KMU-Kontenplan, der mit dem Programm mitgeliefert wird.

2.1.2Tastatur

Viele Befehle können über die Tastatur ausgeführt werden. Diese Tastenkombinationen werden wie folgt angegeben: Taste. F2 gibt z. B. an, dass die Funktionstaste F2 gedrückt werden muss.

Tastenkombinationen werden folgendermassen bezeichnet:

Taste1+Taste2

Das Zeichen «+» bedeutet, dass zuerst Taste1 gedrückt werden muss und anschliessend Taste2, während Taste1 noch gedrückt bleibt. Alt+Tab z. B. bedeutet, dass Sie auf Alt drücken und diese Taste gedrückt halten, während Sie auf Tabdrücken und dann beide Tasten loslassen.

Gewisse Tasten auf der Tastatur sind nicht angeschrieben, sondern weisen nur symbolische Angaben auf:

Bezeichnung Erscheinungsbild Taste
 

Tab

Tabulator-Taste. Sie befindet sich auf Schweizer Tastaturen links von der Q-Taste.

Sie wird dargestellt durch Tab.

 

Shift

Umschalttaste. Diese Taste ist manchmal mit Shift angeschrieben.

Sie wird dargestellt durch Shift.

 

Enter

oder Eingabetaste (Enter-Taste), auch im Ziffernblock vorhanden.

Sie wird dargestellt durch Enter.

Das Erscheinungsbild der Taste hängt stark von der jeweiligen Tastatur ab.

2.1.3Bildschirmkopien

Die Bildschirmkopien in diesem Handbuch wurden mit verschiedenen Windows-Versionen erstellt. Ihr Erscheinungsbild kann sich von dem auf Ihrem Computer unterscheiden, je nach Ihrem Betriebssystem.

2.2Installation der Software

Die Installationsanleitung finden Sie hier.

Ist Crésus Finanzbuchhaltung bereits auf Ihrem Computer installiert, können Sie mit §2.3 Softwareupdate dieses Handbuchs fortfahren.

Die Installation der Software erfordert für jeden Arbeitsplatz eine Lizenz. Wenn Sie die Software auf mehreren Computern nutzen möchten, erhalten Sie zu vorteilhaften Bedingungen zusätzliche Lizenzen. Bei der Installation der Software wird die an die Lizenz geknüpfte Identifikationsnummer verlangt. Diese Nummer ist einmalig und persönlich. Bitte lesen Sie dazu unsere allgemeinen Bedingungen.

Nach der Installation und der Aktivierung steht der volle Funktionsumfang der Software zur Verfügung. Wenn Sie eine Vollversion der Software gekauft haben, sind Sie nach der Erstinstallation während drei Monaten zur Aktualisierung berechtigt. Danach sind die Aktualisierungen kostenpflichtig. Weitere Informationen auf www.cresus.ch.

Beim Erwerb von Erweiterungen sind deren Identifikationsnummern von der Hauptlizenz abhängig. Bitte bewahren Sie die erhaltenen Lizenzen für den Fall auf, dass Sie die Software später neu installieren wollen.

2.3Softwareupdate

Nach der Installation und der Aktivierung steht der volle Funktionsumfang der Software zur Verfügung. Sie können jederzeit ein Updateabonnement abschliessen. Mit diesem Abonnement haben Sie nicht zur Zugang zu Updates, sondern auch zu verschiedenen Dienstleistungen.

Bei jedem Start der Software wird per Internet geprüft, ob eine neuere Version verfügbar ist. Gegebenenfalls erscheint eine Mitteilung, dass Ihre Lizenz zu einem Update berechtigt oder dass ein Update kostenpflichtig ist. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und befolgen Sie die Anweisungen. Die heruntergeladene Datei wird anschliessend, wie auf den vorherigen Seiten beschrieben, installiert.

Vor der Installation des heruntergeladenen Updates muss die Crésus-Software geschlossen werden.

Beim Update von Crésus wird eine neue Softwareversion installiert, ohne die eingegebenen Daten zu verändern. Sämtliche Standardvorlagen und -funktionen werden bei der Aktualisierung angepasst. Besondere Anpassungen, persönliche Vorlagen und alle Änderungen an Ihrer Datei werden nicht verändert.

Update erhalten

Um das Update zu erhalten, nutzen Sie den Befehl Hilfe > Update per Internet in Crésus Finanzbuchhaltung.

Oder direkt auf unserer Website.

2.4Hilfe

Das vorliegende Handbuch enthält keine detaillierte Beschreibung aller Befehle und Dialoge von Crésus Finanzbuchhaltung. Sie finden hier jedoch Anweisungen für die ersten Schritte mit Crésus Finanzbuchhaltung und Einführungstexte zu bestimmten Themen wie der MWST, dem Periodenwechsel usw.

2.4.1Die Kontexthilfe

D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarssal24x24outputHelpMouse.pngDie Kontexthilfe ist der schnellste Weg, um Hilfe zu den am Bildschirm sichtbaren Symbolen oder zu den Befehlen der Menüs zu finden. Klicken Sie mit der Maus auf das Symbol mit dem Pfeil und dem Fragezeichen und anschliessend auf das Symbol oder den Befehl, über den Sie gern mehr wüssten: Der entsprechende Hilfstext wird dann unmittelbar angezeigt.

2.4.2Hilfe beim Ausfüllen eines Feldes

Wenn Sie ein Feld ausfüllen (z. B. bei der Eingabe einer Kontonummer in einer Buchung), können Sie mit dem Symbol , mit dem Befehl HilfeHilfe für Feldausfüllen oder mit der F2-Taste unmittelbar Hilfe erhalten. Ein Dialog erscheint, der Ihnen verschiedene Möglichkeiten, dieses Feld auszufüllen, zur Auswahl vorschlägt. Für weitere Informationen können Sie auf die Schaltfläche Hilfe in diesem Dialog klicken. Sie gelangen dann direkt in den betreffenden Abschnitt in der Hilfe.

2.4.3Häufige Fragen

Über den Befehl HilfeHäufige Fragen gelangen Sie direkt zu den häufigen Fragen (FAQ) zur Software Crésus Finanzbuchhaltung unter https://support.cresus.ch/faq/.

2.4.4Technischer Support

Für technischen Support gehen Sie bitte auf ask.cresus.ch

oder rufen Sie uns an: 0848 27 37 89 (Lokaltarif).

2.5Vergrösserbare Dialoge

Die meisten Dialoge in Crésus Finanzbuchhaltung können vergrössert werden.

Wenn ein Dialog unten rechts ein kleines Symbol aufweist, klicken Sie darauf oder auf den Rand des Dialogs und ziehen Sie den Dialog mit der Maus in die gewünschte Grösse.

3Erste Schritte

In diesem Kapitel begleiten wir Sie bei Ihren ersten Schritten mit Crésus Finanzbuchhaltung. Die Grundsätze werden dabei anhand einer Beispielbuchhaltung erklärt.

Wenn Sie keine neue Buchhaltung anlegen müssen, da Sie mit einer bestehenden Buchhaltung weiterarbeiten werden, lesen Sie bitte trotzdem dieses Kapitel, das Sie mit dem Kontenplan vertraut macht, damit Sie verstehen, wie Sie diesen anpassen können. Denn dies ist die Voraussetzung für die weitere Lektüre.

3.1Eine Beispielbuchhaltung erstellen

So erstellen Sie eine neue Buchhaltung:

  • Klicken Sie auf Datei – Neu. So wird der Assistent zur Erstellung einer neuen Buchhaltung gestartet.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Hier können Sie zwischen verschiedenen Basiskontenplänen auswählen.

  • Wählen Sie den Kontenplan, vereinfacht, für KMU (mehrsprachig).
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • Geben Sie nun einen Namen für Ihre Buchhaltung ein. Dieser Name erscheint im Kopf aller Ausdrucke.

  • Geben Sie «Beispiel» ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • Geben Sie Anfang- und Enddatum der Buchungsperiode an. Für dieses Beispiel geben Sie das aktuelle Kalenderjahr ein.

  • Klicken Sie auf Weiter.
  • In diesem Beispiel werden wir die übliche MWST-Methode verwenden:

  • Wählen Sie die Art MWST nach vereinnahmten Entgelten aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

  • Wählen Sie die Abrechnungsmethode MWST nach vereinbarten Entgelten aus
  • sowie als Periodizität Vierteljährlich.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • In diesem Beispiel werden wir Leistungen zum Normalsatz und zum reduzierten Satz berücksichtigen.

  • Wählen Sie die beiden Sätze aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • Aktivieren Sie nicht die Option Ja, ich möchte die Kostenrechnung benutzen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • Bestätigen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen und den Ordner für das Abspeichern Ihrer Buchhaltung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

  • Geben Sie an, dass Sie die Beispielbuchungen übernehmen möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • Bestätigen Sie die Zusammenfassung.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • Um den Assistenten zu schliessen, klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden.
  • Wechseln Sie in der Maske Definitionen zur Registerkarte Firma:

  • Fügen Sie die Angaben des Unternehmens hinzu sowie die Informationen zur MWST-Abrechnung.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

3.2Kontenplan anzeigen

Nachdem Sie die neue Datei angelegt haben, zeigt Crésus Finanzbuchhaltung den Kontenplan an.

  • Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts im Fenster oder das Mausrad, um durch die verschiedenen Konten zu scrollen.
  • Die Kontenstruktur entspricht dem KMU-Kontenplan 2015 link im Aufbau.

Die Anpassungen des Kontenplans werden unter §4.2 Kontenplan anpassen beschrieben.

Um aus einer anderen Ansicht in den Kontenplan zu gelangen, klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Kontenplan aus.

3.3Buchungsjournal anzeigen

Um die Buchungen dieser Buchhaltung zu überprüfen, klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Journal aus:

  • Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts im Fenster oder das Mausrad, um durch die Buchungen zu scrollen.
  • Es werden einfache Buchungen mit nur einer Zeile mit einem Soll- und einem Habenkonto angezeigt, aber auch Sammelbuchungen mit einem Sollkonto und mehreren Habenkonten oder umgekehrt. Einige Buchungen enthalten MWST, andere nicht.
  • Mit den Tasten Page Up und Page Down können Sie durch die Buchungen navigieren.
  • Mit den Tasten Shift + Page Up können Sie die ersten Buchungen der Buchungsperiode anzeigen.

Es handelt sich um die Eröffnungsbuchungen. Sie werden in der rechten Spalte mit dem Symbol  gekennzeichnet, das eine offene Mappe darstellt; in der Einführung zum Periodenwechsel werden sie genauer erläutert (§11.2 Die Neueröffnung).

3.4Buchungen

Jedes die Buchhaltung betreffende Ereignis wird in Crésus Finanzbuchhaltung in Form einer Buchung eingegeben: der Verkauf eines Artikels und das Erstellen der entsprechenden Rechnung, die Bezahlung der Rechnung durch den Kunden, die Auszahlung der Löhne, die Bezahlung der Steuern. Für jedes Ereignis wird eine Buchung erstellt.

Eine Buchung umfasst ein Datum, ein Sollkonto, ein Habenkonto, eine Belegnummer, einen Buchungstext, einen Betrag und manchmal auch zusätzliche Informationen bezüglich der MWST (§7 MWST-Verwaltung), die Währung (bei Buchungen mit einem Fremdwährungskonto (§13 Fremdwährungen) oder den analytischen Code, falls diese Funktion aktiviert wurde (§20 Analytik-Center).

3.4.1Eingabe einer Buchung

Als Beispiel verwenden wir eine Überweisung von 1500.– vom Postkonto in die Kasse.

  • Um in das Buchungsjournal zu gelangen, klicken Sie auf das Symbol oder führen Sie den Befehl Ansicht – Journal aus.

  • Unten am Bildschirm erscheinen die Felder für die Eingabe der Daten.
  • Drücken Sie die Tasten Shift + Page Down, um sicherzustellen, dass die letzten Buchungen der Buchungsperiode angezeigt werden.
  • Drücken Sie die Taste Esc, damit die Eingabezeile für eine neue Buchung bereit ist.
  • Im ersten Feld wird das Buchungsdatum erfasst. Bei der ersten Erfassung einer Sitzung wird grundsätzlich das heutige Datum angezeigt. Anschliessend wird jeweils das letzte Buchungsdatum eingesetzt. Erfassen Sie ein späteres Datum als das der letzten angezeigten Buchung.

Drücken Sie die Taste Enter erst, wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben.

  • Drücken Sie die Taste Tab  oder klicken Sie in das folgende Feld.
  • In der zweiten Spalte wird das Sollkonto angegeben. Oberhalb des Feldes wird ein Fenster zur Erfassungshilfe angezeigt:

  • Dieses Fenster enthält eine Liste aller Konten.
  • Doppelklicken Sie auf das Konto 1000 Kasse. Der Name des Kontos wird unterhalb des Feldes angezeigt, ebenso der aktuelle Saldo des Kontos.
  • Wechseln Sie ins nächste Feld.
  • Hier geben Sie das Gutschriftskonto an, in diesem Beispiel das Konto 1020 Kontokorrent CHF.

  • Sobald Sie anfangen, die Kontonummer einzugeben, wird das Konto in der Liste ausgewählt. Wenn Sie einen Teil des Kontonamens eintippen, wird die Kontenliste im Erfassungshilfefenster aktualisiert, damit nur noch die Konten angezeigt werden, die den eingegebenen Text enthalten.
  • Geben Sie 1020 ein und drücken Sie die Taste Tab.

Mehr Informationen zum Erfassungshilfefenster sowie zu dessen Aktivierung oder Deaktivierung finden Sie unter §5.1.1 Erfassungshilfe

  • Im vierten Feld belassen Sie die Belegnummer, die Crésus Finanzbuchhaltung automatisch vorgeschlagen hat.
  • Im fünften Feld – Buchungstext – tippen Sie Barbezug.

C:\Users\leuen\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4c453ee.PNG

  • Das Erfassungshilfefenster wird auch für die Buchungstexte angezeigt. Verwenden Sie die Tasten Pfeil nach oben oder Pfeil nach unten, um den Buchungstext «Barbezug Bankkonto» auszuwählen, und drücken Sie die Taste Tab.
  • Im sechsten Feld – Betrag – geben Sie 1500 ein./li>

  • Nachdem Sie überprüft haben, ob alle Felder korrekt ausgefüllt wurden, drücken Sie auf die Taste Enter.
  • Die Buchung erscheint im Buchungsjournal geordnet nach Buchungsdatum in Grün mit einem Haken D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarsfact24x24outputAccept.png ganz links:

Sie haben jetzt Ihre erste Buchung eingegeben.

Sollte sie fehlerhaft sein, können Sie sie natürlich verändern oder löschen.

3.4.2Eine Buchung ändern
  • Weist Ihr Mauszeiger keine Kreuzform auf, klicken Sie auf das Symbol C:UsersDavidAppDataLocalTempSNAGHTML775d38a.PNG oder führen Sie den Befehl Werkz. – Verändern aus.
  • Klicken Sie auf die Buchung mit der Belegnummer 40.

  • Diese Buchung wird in der Buchungstabelle rot hervorgehoben, und der Inhalt der Buchung wird in der Eingabezeile unten im Fenster angezeigt.
  • Korrigieren Sie die verschiedenen Felder – ändern Sie den Betrag beispielsweise in 950.00 – und bestätigen Sie die Änderung durch Drücken der Taste Enter
3.4.3Eine Buchung löschen

Um eine Buchung zu löschen, verwenden Sie das Werkzeug Radiergummi C:UsersDavidAppDataLocalTempSNAGHTML76ccd34.PNG, das Sie über den Befehl Werkz.Radiergummi oder durch Anklicken des Symbols aufrufen.

Klicken Sie auf die zu löschende Buchung mit der Belegnummer.

Es erscheint ein Dialog, mit dem Sie wählen, ob nur die markierte Zeile oder die markierte Zeile und die folgenden Buchungen neueren Datums gelöscht werden sollen. Diese letzte Option kann deaktiviert werden über den Befehl Optionen – Definitionen, Reiter Buchungen.

Alternativ kann mit der rechten Maustaste auf die Buchung geklickt werden (§5.3 Verwendung der Maus).

Achtung: Der Löschvorgang ist definitiv und kann nicht über die Funktion Rückgängig oder Ctrl+Z rückgängig gemacht werden.

3.4.4Sammelbuchungen

Es ist manchmal sinnvoll, als Gegenposten eines Kontos mehrere Buchungen einzugeben. Sehen wir uns folgenden Auszug aus dem Buchungsjournal an:

Datum

Soll

Haben

Buchungstext

Betrag

19.06.2015

6000

1020

Miete Juni

1872

19.06.2015

6220

1020

Kaskoversicherung

152

19.06.2015

6230

1020

Autobahngebühr

40

Diese drei Buchungen entsprechen einer einzigen Zahlung. Der Gesamtbetrag der Zahlung (2064.00) erscheint allerdings nirgends in der Buchhaltung, insbesondere nicht im Konto 1020. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, alles als eine einzige Sammelbuchung einzugeben:

Datum

Soll

Haben

Buchungstext

Betrag

19.06.2015

6000

Miete Juni

1872

19.06.2015

6220

Kaskoversicherung

152

19.06.2015

6200

Autobahngebühr

40

19.06.2015

1020

Gesamtbetrag

2064

 

Diesmal erscheint der Gesamtbetrag von 2064.00 sowohl im Buchungsjournal als auch im Konto 1020.

Die Erfassung einer Sammelbuchung ähnelt dem oben beschriebenen Vorgehen, verwendet aber ein spezielles Konto für Sammelbuchungen für den Gegenposten.

  • Geben Sie in der ersten Buchungszeile das Buchungsdatum und das Sollkonto Nr. 6000 ein.
  • Wechseln Sie in die Spalte Haben.
  • Klicken Sie in der Erfassungshilfe auf die erste Zeile …«Sammelbuchung». Sie können auf der Tastatur auch «…» (3 Punkte) tippen.
  • Füllen Sie die anderen Elemente der ersten Sammelbuchungszeile aus und bestätigen Sie die Buchung. Der Fokus auf dem Bildschirm ändert, damit Sie sehen, dass Sie eine Sammelbuchung bearbeiten.

    • Die Schaltflächen Letzte Buchung und Alles widerrufen erscheinen unten im Fenster.
    • Erfassen Sie die zweite Zeile: Das Sollkonto darf nicht verändert werden.
    • Nach Bestätigung der Buchung finden Sie in der Spalte Haben die Zwischensumme 2’024.00 S. Das bedeutet, dass Sie im Moment 2’024.00 mehr im Soll als im Haben haben.
    • Geben Sie noch die dritte Zeile ein; die Zwischensumme steigt auf 2’064.00.
    • Um den Gegenposten der Sammelbuchung zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Letzte Buchung.

Crésus verlangt nun das Habenkonto. Geben Sie die Kontonummer 1020 ein und füllen Sie den Buchungstext Gesamtbetrag aus. Sie werden bemerken, dass Sie den Betrag dieser Zeile nicht verändern können, da er automatisch berechnet wird.

  • Bestätigen Sie die Eingabe:

Unter §4.5 Sammelbuchungen finden Sie weitere Angaben zu Sammelbuchungen.

3.4.5Buchungen mit MWST

Besteht für ein Unternehmen MWST-Pflicht, muss es eine Abrechnung erstellen und die MWST mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) abrechnen. Es gibt verschiedene Abrechnungsmethoden. In diesem Beispiel verwenden wir die übliche Methode, d. h. die Abrechnung der MWST nach vereinbarten Entgelten.

  • Bereiten Sie diese Buchung für einen Barverkauf eines Produktes vor, das 200.00 inkl. MWST kostet.

  • Sobald Sie das Konto 3000 auswählen, wird das Feld MWST automatisch ausgefüllt.
  • Bestätigen Sie die Buchung:

  • Crésus berechnet die MWST und erstellt eine Buchung mit 3 Zeilen mit dem Nettobetrag (exkl. MWST), dem MWST-Betrag und dem Bruttobetrag (inkl. MWST).
  • Eine Buchung mit MWST kann wie eine normale Buchung geändert oder gelöscht werden.

Jede Zeile einer Sammelbuchung kann der MWST unterstellt werden. In diesem Beispiel haben wir Beträge mit verschiedenen MWST-Sätzen bezahlt:

  • Wenn man auf eine der Zeilen klickt, sieht man, dass jede Zahlung aus zwei Zeilen besteht:

  • In diesem Fall setzt sich der Bruttobetrag von 50.00 aus 48.78 netto und 1.22 MWST zum reduzierten Satz zusammen.

Dank dem Code, der im MWST-Feld angezeigt wird, kann Crésus den Normalsatz oder den reduzierten Satz anwenden und die Beträge in der MWST-Abrechnung richtig zuordnen.

Es ist sinnvoll, die geschuldete MWST bei Verkäufen an Kunden sowie die beim Kauf von Material und Dienstleistungen rückforderbare MWST zu unterscheiden.

Für die MWST, die einem Kunden bei einem Verkauf verrechnet wird und die an die ESTV entrichtet werden muss, werden insbesondere folgende Codes verwendet:

  • UST für den Normalsatz
  • USTRED für den reduzierten Satz

Für die rückforderbare MWST, auch «Vorsteuer» genannt, die Sie bei einem Kauf bei der ESTV zurückfordern können, ist noch zwischen der Vorsteuer auf Material und Dienstleistungsaufwand und der Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand zu unterscheiden.

Für die Steuer beim Materialkauf gelten insbesondere die folgenden Codes:

  • VSMD für den Normalsatz
  • VSMRED für den reduzierten Satz

Für die Steuer auf Investitionen gelten insbesondere die folgenden Codes:

  • VSIB für den Normalsatz
  • VSIBRED für den reduzierten Satz

Mehr Informationen zur Verwaltung der MWST finden Sie unter §7 MWST-Verwaltung.

3.5Journal ausdrucken

Ausgedruckt wird genau das, was am Bildschirm angezeigt wird.

Klicken Sie auf das Symbol Preview oder führen Sie den Befehl Datei – Seitenansicht aus, um sich auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen, was ausgedruckt wird.

Allfällige rote Dreiecke geben an, welche Elemente für die angegebenen Spalten zu lang sind.

Die Breite der Spalten muss in der Darstellung selbst angepasst werden (§10.3 Die Breite der Spalten anpassen).

Mit dem Befehl Datei – Seite einrichten kann die Darstellung des Journals und aller druckfähigen Ansichten verändert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um das Dokument aus der Seitenansicht an den Drucker zu schicken.

Klicken Sie auf das Symbol D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarssal24x24outputPrint.png oder führen Sie den Befehl DateiDrucken aus, um das Dokument ohne Anzeige der Seitenansicht auszudrucken.

3.6Suchen

Sie können auf verschiedene Wege eine Buchung nach unterschiedlichen Kriterien suchen.

3.6.1Datum finden

Verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+G oder den Befehl Bearb. – Datum finden, um die Buchungen zu finden, die dem angegebenen Datum am besten entsprechen.

3.6.2Buchungen suchen
  • Klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+H oder den Befehl Bearb.Suchen:

  • Geben Sie im Feld Buchungstext «Barbezug» ein und klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Taste Enter.
  • Crésus zeigt die erste Buchung an, die dem Suchkriterium entspricht.
  • Klicken Sie auf das Symbol D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputSearch.Next.png oder verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+PageDown oder den Befehl Bearb.Nächster Treffer, um den folgenden Treffer aufzurufen.
  • Klicken Sie auf das Symbol D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputSearch.Prev.png oder verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+PageUp oder den Befehl Bearb.Vorheriger Treffer, um den vorherigen Treffer aufzurufen.

Mehr Informationen finden Sie unter §4.12.1 Buchungen suchen.

3.6.3Schnellsuche
  • Mit dem Symbol , mit der Tastenkombination Ctrl+J oder mit dem Befehl Bearb.Schnellsuche, können Sie die Schnellsuchleiste einblenden:

Der Cursor befindet sich direkt im Eingabefeld Suchen.

  • Geben Sie das Suchkriterium «Barbezug» ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltflächen Weiter oder Zurück. Crésus hebt alle Buchungen hervor, die dem Kriterium entsprechen.
  • Löschen Sie das Suchkriterium.
  • Aktivieren Sie das Kästchen Instantfilter.
  • Geben Sie als Suchkriterium «Barbezug» ein: Mit jedem eingegebenen Zeichen werden die Buchungen am Bildschirm neu gefiltert, sodass nur die Buchungen angezeigt werden, die dem Kriterium entsprechen.

Mehr Informationen finden Sie unter §4.12.3 Schnellsuche.

3.7Konto anzeigen

Die erfassten Buchungen werden direkt den betreffenden Konten zugewiesen. Die Konten sind also immer auf dem neusten Stand.

  • Um einen Kontoauszug zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol, das einen Kontoauszug darstellt , oder führen Sie den Befehl Ansicht – Kontoauszug aus. Sie können auch die Taste F6 drücken (§8.1 Kontoauszüge).
  • Wählen Sie im angezeigten Dialog das Konto 1010 Postkonto aus und klicken Sie auf OK.

  • Sie finden dort die vorhin geänderte Buchung der Miete.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Buchung.

  • Führen Sie im Menü den Befehl Gegenkonto anzeigen aus, um diese Buchung im Konto 6000 anzuzeigen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Buchungen im Konto und führen Sie den Befehl Im Journal anzeigen, um diese Buchung im Buchungsjournal anzuzeigen.

Alternativ können Sie einen Kontoauszug erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung im Journal klicken, womit Sie das Konto ausgewählt haben, und den Befehl Kontoauszug im Menü ausführen.

3.8Gewinn- und Verlustrechnung anzeigen

In der Ansicht «Gewinn- und Verlustrechnung» (GV) kann der Stand sämtlicher Aufwands- und Ertragskonten angezeigt werden, ebenso der momentane Gewinn oder Verlust der Buchungsperiode.

  • Klicken Sie auf das Symbol D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputLetter-PP.png oder führen Sie den Befehl Ansicht – Gewinn- und Verlustrechnung aus:

  • Klicken Sie auf OK.
  • Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts im Fenster oder das Mausrad, um zum Anfang der Anzeige zu scrollen.

  • Klicken Sie erneut auf das Symbol.
  • Passen Sie die Einstellungen an, damit das Ergebnis in einer Spalte angezeigt wird und um die Begriffe Aufwand und Ertrag vor den entsprechenden Abschnitten anzuzeigen:

Unter §3.13 Neues Rechnungsjahr eröffnen werden die Vergleichsfunktionen eingeführt.

3.9Bilanz anzeigen

In der Ansicht «Bilanz» kann die finanzielle Lage des Unternehmens veranschaulicht werden.

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Bilanz aus:

  • Klicken Sie auf OK. Crésus zeigt eine Bilanz mit zwei Spalten an, bei der die Differenz dem aktuellen Gewinn entspricht, der in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen wird:

  • Klicken Sie erneut auf das Symbol, wählen Sie die Anzeige in einer Spalte und aktivieren Sie die Option Eröffnungsbilanz anzeigen:
  • Crésus Finanzbuchhaltung zeigt den Stand der Buchungsperiode bei der Eröffnung an und berücksichtigt nur die Buchungen der Eröffnungsbilanz, wie beschrieben unter §3.3 Buchungsjournal anzeigen.

Achten Sie auf den Namen der Darstellung: Wenn der Abschluss noch nicht gemacht wurde, lautet der Name «Zwischenbilanz», nach Abschluss «Schlussbilanz» und «Eröffnungsbilanz», wenn die Option Eröffnungsbilanz anzeigen angeklickt wurde.

3.10Erfolgsrechnung anzeigen

Die Ansicht «Erfolgsrechnung» ermöglicht eine Darstellung des Ergebnisses der Buchungsperiode im Einklang mit Artikel 959b des 32. Titels des Obligationenrechts.

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Erfolgsrechnung aus:

  • Klicken Sie auf OK.

In dieser Ansicht wird das Unternehmensergebnis in den verschiedenen Schritten aufgeführt. Zudem ist hier ersichtlich, dass das Konto 9000 das Ergebnis von Konto 3200 ist, das Konto 9005 von Konto 3900 und dass sich das Konto 9010 (Umsatz) aus den Nettoerlösen (Konto 9000) abzüglich der Bestandsänderungen (Konto 9005) zusammensetzt.

Zieht man vom Konto 9010 den Material- und Warenaufwand (Konto 9015) ab, erhält man das Bruttoergebnis nach Material- und Warenaufwand (Konto 9020).

  • Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts im Fenster oder das Mausrad, um durch die verschiedenen Zwischenergebnissen zu scrollen und die letzte Zeile der Erfolgsrechnung anzuzeigen: Dort wird der Gewinn der Buchungsperiode (Konto 9080) angezeigt, der dem in der Gewinn- und Verlustrechnung (§3.8 Gewinn- und Verlustrechnung anzeigen) oder in der Bilanz (§3.9 Bilanz anzeigen) angezeigten Gewinn entspricht.

3.11Probebilanz anzeigen

Diese Ansicht zeigt alle Konten der Bilanz sowie die Aufwand- und Ertragskonten an mit den Gesamtbeträgen für Soll und Haben für jedes Konto sowie den Soll- oder den Habensaldo jedes Kontos.

  • Klicken Sie auf das Symbol D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputBalance.png oder führen Sie den Befehl Ansicht – Probebilanz aus:

3.12Abschluss der Buchungsperiode

Obwohl es nicht notwendig ist, die Buchungsperiode abzuschliessen, um das Ergebnis zu erhalten (siehe unten), bietet Crésus Finanzbuchhaltung diese Option an.

  • Gehen Sie ins Buchungsjournal.
  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Abschluss aus.
  • Der Dialog schlägt vor, einen Abschluss für das letzte Datum der laufenden Buchungsperiode zu erstellen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Abschluss.
  • Crésus Finanzbuchhaltung erstellt die Abschlussbuchungen automatisch. Sie werden am rechten Rand mit dem Symbol gekennzeichnet, das eine geschlossene Mappe darstellt.

Der Abschluss der Buchungsperiode ist nicht definitiv:

  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Abschluss widerrufen aus: Crésus weist daraufhin, dass die vorgängig erstellten Abschlussbuchungen gelöscht werden.

Sie können eine Buchhaltung beliebig häufig abschliessen oder den Abschluss widerrufen.

Falls Sie die Buchhaltung abgeschlossen haben, zeigt die unter §3.8 Gewinn- und Verlustrechnung anzeigen beschriebene Ansicht Gewinn- und Verlustrechnung nur noch Beträge von 0.00 an und weist keinen Gewinn mehr aus. Um eine Gewinn- und Verlustrechnung auszudrucken, muss die Buchhaltung nicht abgeschlossen werden. Es reicht, die Option Gewinn- und Verlustrechnung vor dem Abschluss im Dialog Gewinn- und Verlustrechnung in der Rubrik «Anzeige» anzuklicken.

3.13Neues Rechnungsjahr eröffnen

Bei der Eröffnung eines neuen Rechnungsjahres werden die Saldobuchungen für alle Aktiv- und Passivkonten neu erstellt.

Um ein neues Rechnungsjahr zu eröffnen, muss das laufende Rechnungsjahr nicht abgeschlossen sein.

  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Neueröffnung in der laufenden Buchungsperiode aus:

  • Crésus schlägt vor, die Eröffnungsbuchungen für den ersten Tag nach Ende der laufenden Buchungsperiode mit einem Standard-Buchungstext vorzunehmen.
  • Als Bezeichnung für die neue Datei wird der gleiche Name wie bei der vorherigen Datei vorgeschlagen, jedoch mit dem neuen Jahr.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Eröffnen.
  • Die Saldobuchungen für alle Bilanzkonten werden automatisch erstellt. Sie werden am rechten Rand mit dem Symbol gekennzeichnet.
  • Klicken Sie auf das Diskettensymbol oder verwenden Sie den Befehl DateiSpeichern oder die Tastenkombination Ctrl+S, um die neue Datei abzuspeichern.
  • Sie können jetzt neue Buchungen erfassen, wie wir das beim vorherigen Beispiel gemacht haben.

3.14Eröffnungsbilanz aktualisieren

Sie können Angaben im Vorjahr ändern und diese Änderungen in die Eröffnungsbilanz des laufenden Jahres übertragen.

  • Verwenden Sie das Menü Datei, um Ihre Beispieldatei zu öffnen.
  • Fügen Sie dort die folgende Buchung für einen Übertrag ein.

  • Beobachten Sie den Saldo der Konten 1000 und 1020.
  • Speichern Sie diese Datei.
  • Verwenden Sie das Menü Datei, um die Datei für das neue Rechnungsjahr zu öffnen, die Sie vorhin erstellt haben.
  • Werfen Sie erneut einen Blick auf die Saldobuchungen der Konten 1000 und 1020: Sie unterscheiden sich von den Saldi nach der nachträglich erfassten Buchung.
  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Eröffnungsbilanz aktualisieren aus (siehe oben).
  • Der Dialog ähnelt demjenigen für die Neueröffnung der Buchhaltung.
  • Ersetzen Sie den vorgeschlagenen Buchungstext «Eröffnungssaldo» und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
  • Alle Saldobuchungen wurden durch die neuen ersetzt (die anhand ihres Buchungstextes erkennbar sind).
  • Der neue Saldo der Konten 1000 und 1020 entspricht nun dem Stand des vorangegangenen Rechnungsjahres.

Sie können die Eröffnungsbilanz beliebig oft aktualisieren.

3.15Eine Gewinn- und Verlustrechnung mit Vergleich anzeigen

Erfassen Sie mehrere Aufwand- und Ertragsbuchungen im neuen Rechnungsjahr.

  • Klicken Sie auf OK.
  • In der Gewinn- und Verlustrechnung wird eine zusätzliche Spalte mit dem Kontosaldo des Vorjahres angezeigt:

4Die Anwendung im Detail

Dieses Kapitel beschreibt im Detail, wie Crésus Finanzbuchhaltung verwendet wird.

4.1Eine neue Buchhaltung erstellen

Um eine neue Buchhaltung zu erstellen, rufen Sie den Befehl Datei – Neu auf. So wird der Assistent zur Erstellung einer neuen Buchhaltung gestartet.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Hier können Sie zwischen verschiedenen Standardkontenplänen auswählen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Wählen Sie den Standardkontenplan, der Ihrer Tätigkeit am besten entspricht, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Geben Sie nun einen Namen für Ihre Buchhaltung ein, z. B. den Namen Ihres Unternehmens. Dieser Name erscheint im Kopf aller Ausdrucke. Es wird nicht empfohlen, das Jahr in den Namen der Buchhaltung aufzunehmen. Klicken Sie auf Weiter.

Geben Sie das Anfangs- und das Enddatum der Buchungsperiode an. Häufig läuft das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember, aber das ist unternehmensabhängig. Die erste Buchungsperiode kann auch über mehr als 12 Monate laufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Legen Sie Ihre MWST-Abrechnungsmethode für Ihr Unternehmen fest. Die Standardmethode ist die MWST nach vereinbarten Entgelten. Für die anderen Methoden braucht es eine Bewilligung. Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Methode zum Einsatz kommt, wenden Sie sich an Ihren Treuhänder. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Geben Sie die MWST-Sätze an für die Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Seit 2018 gelten folgende MWST-Sätze: Normalsatz 7,7 %, reduzierter Satz 2,5 % und Sondersatz Beherbergung 3,7 %. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Treuhänder.

Geben Sie an, ob Sie die Kostenrechnung benutzen wollen, die in den LARGO- oder Mac-Versionen zur Verfügung steht (§20 Analytik-Center). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Geben Sie den Namen der Datei und den Ordner an, wo Ihre Buchhaltung abgespeichert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Falls Sie eine neue Datei für eine richtige Buchhaltung erstellen, müssen Sie keine Beispielbuchungen übernehmen.

Um den Assistenten zu schliessen, klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden.

Alle im Assistenten vorgenommenen sowie weitere Einstellungen können Sie anschliessend mit dem Befehl Optionen – Definitionen ändern.

Sie können sich jetzt mit dem Kontenplan vertraut machen, ihn ggf. anpassen (§3.2 Kontenplan anzeigen) und anschliessend die Buchungen eingeben §3.4 Buchungen.

4.2Kontenplan anpassen

Sobald Sie eine neue Buchhaltung erstellt haben, können Sie den Kontenplan an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Sie jederzeit neue Konten erstellen, die Titel und Nummern der bestehenden Konten ändern, nicht mehr benötigte Konten löschen usw. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich von Anfang an mit dem Kontenplan vertraut machen und sich überlegen, welche Konten Sie für welche Buchungen benutzen werden.

Die hier bereitgestellten Anleitungen und Beispiele dienen einzig dazu, Sie mit der Software Crésus Finanzbuchhaltung vertraut zu machen.

Bei Zweifeln oder Fragen zur Buchhaltung im Allgemeinen wenden Sie sich an einen Treuhänder oder nehmen Sie ein Buchhaltungshandbuch zur Hilfe (link im Aufbau).

4.2.1Kontenplan anzeigen

Um den Kontenplan anzuzeigen oder anzupassen, klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl AnsichtKontenplan aus. Sie befinden sich nun in der Ansicht Kontenplan und sehen alle Konten Ihrer Buchhaltung. Falls Sie einen Kontenplan für KMU mit MWST ausgewählt haben, sieht Ihr Bildschirm wie folgt aus:

Normalerweise werden für die Kontonummern Zahlen verwendet, Sie können aber auch Buchstaben verwenden, z. B. 1020.EUR für ein Bankkonto in Euro.

Standardmässig werden die Konten in alphabetischer Reihenfolge, aufsteigend nach Kontonummern aufgeführt. Wenn Sie die Option Erlaubt das manuelle Sortieren der Konten im Kontenplan in der Registerkarte Konten unterOptionen – Definitionen aktivieren, können Sie die Konten nach Ihren Wünschen sortieren.

Es können neue Konten angelegt oder bestehende gelöscht werden. Es wird jedoch nicht empfohlen, die Konten, von denen Sie glauben, sie nicht zu benötigen, zu löschen. Denn falls Sie sie doch brauchen, ist es wesentlich schwieriger, sie wiederherzustellen. Leere Konten (die noch nie in einer Buchung verwendet wurden) erscheinen nicht in der Bilanz, in der Gewinn- und Verlustrechnung usw., sofern man sie nicht bewusst einblendet. Sie stören also nicht. Sie können nicht verwendete Konten ausblenden, um zu verhindern, dass sie in den betreffenden Menüs und Masken angezeigt werden.

4.2.2Ein neues Konto erstellen

Wenn Sie den Kontenplan anpassen, geht es meist darum, Konten hinzuzufügen, die im Standardkontenplan nicht vorgesehen sind. Auf der folgenden Bildschirmkopie sehen Sie, dass es kein Sparkonto gibt.

Ein neues Konto wird in der Eingabezeile unten im Fenster erfasst.

  • Jedes Kontoelement ist im entsprechenden Feld einzugeben (§4.2.7 Die verschiedenen Kontoelemente). Der Titel der zu bearbeitenden Spalte wird hervorgehoben, und eine kurze Beschreibung wird in der Statuszeile angezeigt.
  • Um von einem Feld ins nächste zu gelangen, können Sie die Taste Tab (Tabulatortaste, §2.1.2 Tastatur) anstelle der Maus verwenden.
  • Wenn alle Daten korrekt eingegeben wurden, ist der Eintrag durch Drücken der Taste Enter zu bestätigen. Das neu erstellte Konto erscheint in der Kontoliste in Grün, sortiert nach Kontonummer, mit einem Haken D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarsfact24x24outputAccept.png ganz links.
4.2.3Ein bestehendes Konto Kopieren

Wenn Sie ein neues Konto erstellen möchten, ist es je nachdem am einfachsten, im Kontenplan nach einem Konto zu suchen, das dem zu erstellenden am ähnlichsten ist, das bestehende Konto mit der Pipette (§5.3 Verwendung der Maus) zu duplizieren und die so entstandene Dublette zu bearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Werkz.– Pipette aus.
  • Klicken Sie mit der Pipette auf das zu kopierende Konto.

    • Die Kontodublette wird in der Zeile unten im Fenster angezeigt.
    • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und drücken Sie die Taste Enter.

Das neue Konto erscheint in der Liste, sortiert nach Kontonummer und mit einem Haken versehen.

Alternativ können Sie ein Konto duplizieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Konto klicken und den Befehl Duplizieren im Kontextmenü ausführen(§5.3 Verwendung der Maus).

4.2.4Ein Konto löschen

Um ein Konto zu löschen (etwa wenn Sie irrtümlicherweise ein Konto eingefügt haben), verwenden Sie das Werkzeug Radiergummi  : Klicken Sie auf das Symbol oder führen Sie den Befehl Werkz. – Radiergummi aus. Klicken Sie anschliessend mit der Maus, deren Zeiger nun als Radiergummi angezeigt wird, auf das Konto, das Sie löschen wollen. Sie werden anschliessend gebeten, diesen Vorgang zu bestätigen. Sie können keine Konten löschen, die in einer Buchung bereits verwendet wurden.

Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Konto klicken und den Befehl Löschen im Kontextmenü ausführen(§5.3 Verwendung der Maus).

4.2.5Ein Konto ausblenden

Statt ein Konto zu löschen, das Sie nicht benötigen, können Sie es ausblenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu auszublendende Konto und wählen Sie den Befehl Ausblenden im Kontextmenü. Ein ausgeblendetes Konto wird in Grau angezeigt und kann für Buchungen nicht verwendet werden. Wenn Sie ein ausgeblendetes Konto mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie im Kontextmenü den Befehl Anzeigen auswählen, damit es erneut normal verwendet werden kann.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Sammelkonto klicken, können Sie im Kontextmenü den Befehl Ausblenden/Anzeigen wählen, um alle Unterkonten, falls möglich, auszublenden oder anzuzeigen. Eine Maske erscheint, auf der Sie den gewünschten Vorgang angeben können:

4.2.6Spiegelkonten festlegen

Ein Spiegelkonto ist ein mit einem anderen normalen Konto verknüpftes spezielles Konto. Das Spiegelkonto kommt nur zum Zug, wenn das normale Konto einen Negativsaldo aufweist: In dem Fall verschwindet das normale Konto aus der Bilanz, und das Spiegelkonto wird stattdessen verwendet.

Spiegelkonten werden insbesondere im Zusammenhang mit Bankkonten eingesetzt, damit sie bei einem Negativsaldo in den Passiven der Bilanz erscheinen. Sie verhindern manuelle Umgliederungen.

Dank Spiegelkonten lässt sich genau festlegen, wo das Konto erscheint: unter welchem Sammelkonto und an welcher Stelle.

Für die Erstellung eines Spiegelkontos reicht es, im Kontenplan an der Stelle, an der Sie das Konto anzeigen wollen, ein Konto zu erstellen und in der Spalte Typ den Text Spg:, gefolgt von der Nummer des zu spiegelnden Kontos anzugeben.

Ein Spiegelkonto erstellen
Für die Erstellung eines Spiegelkontos reicht es, im Kontenplan an der Stelle, an der Sie das Konto anzeigen wollen, ein Konto zu erstellen und in der Spalte Typ den Text Spg:, gefolgt von der Nummer des zu spiegelnden Kontos anzugeben.
Beispiel eines vereinfachten Kontenplans:

Nummer Kontotitel Kategorie Typ Gruppe
100 Flüssige Mittel Aktiv Gruppe 10
1000 > Kasse Aktiv 100
1020 > Kontokorrent A Aktiv 100
210 Kurzfristige verzinsliche Verbindlichkeiten Passiv Gruppe 20
2100 > Bankverbindlichkeiten Passiv 210
2101 > Kontokorrent CHF Passiv Spg:1020 210

In diesem Beispiel ist das Konto 2101 das Spiegelkonto für das Konto 1020. Ist der Saldo des Kontos 1020 positiv, erscheint das Spiegelkonto nicht in der Bilanz. Weist das Konto 1020 hingegen einen Negativsaldo auf, verschwindet das Konto 1020 aus den Aktiven und wird in den Passiven anstelle des Kontos 2101 angezeigt.

Daten des Beispiels
Es gibt das Aktivkonto 1000, das Aktivkonto 1020 und das Passivkonto 2101 (Spiegelkonto von Konto 1020). Nehmen wir an, dass diese Konten in den Jahren N und N–1 folgende Saldi aufweisen:

Konto Kontotitel Saldo N Saldo N−1
1000 Kasse 90 170
1020 Kontokorrent A 10 70
2101 Kontokorrent CHF hat keinen eigentlichen Saldo

In den folgenden Bilanzen sind die Spiegelkonten in kursiver Schrift angegeben.

Bilanz N−1 ohne Verwendung von Spiegelkonten
Aktiv Passiv
1000 Kasse 170
1020 Bank –70
Differenz (Kapital) 100
100 100

Diese Lösung ist aber nicht rechtskonform, da der Posten «Kontokorrent» in den Passiven aufzuführen ist, wenn sein Saldo negativ ist.

Bilanz N−1 mit Verwendung von Spiegelkonten
Aktiv Passiv
1000 Kasse 170  1020 Bank  70
Differenz (Kapital) 100
170 170

Diese Lösung ist rechtskonform: Der Posten «Kontokorrent» wird korrekt in den Passiven angezeigt, und das Total der Aktiven und das Total der Passiven widerspiegeln die Realität.

Bilanz N unabhängig von der Verwendung von Spiegelkonten
Aktiv Passiv
1000 Kasse 90
1020 Bank 10
Differenz (Kapital) 100
100 100

In diesem Fall gibt es keine Probleme: Die Saldi sind positiv, und die «normalen» Konten können verwendet werden.

Vorjahresvergleich

Gemäss Artikel 958d OR sind in der Bilanz neben den Zahlen für das Geschäftsjahr die entsprechenden Werte des Vorjahres anzugeben. Daher müssen die Werte des Jahres N und diejenigen des Jahres N–1 auch bei der Verwendung von Spiegelkonten korrekt ausgewiesen werden.

Bilanz N mit Verwendung von Spiegelkonten und Vergleich mit Jahr N–1

Aktiv Vorjahr/td> Passiv Vorjahr/td>
1000 Kasse 90 170  1020 Bank 70
1020 Bank 10
Differenz (Kapital) 100
Differenz Vorjahr (Kapital) 100
100 170 100 170
Das Konto 1020 erscheint zweimal:
  • einmal in den Aktiven, da der Saldo des Jahres N positiv ist (10.00).
  • Und einmal in den Passiven, da der Saldo des Jahres N–1 negativ ist (–70.00).
In dieser Darstellung stimmen die Totalwerte für das laufende und das vorherige Geschäftsjahr.
4.2.7Die verschiedenen Kontoelemente

Um ein Konto zu erstellen, gilt es diverse Elemente zu berücksichtigen. In dieser Einführung werden nur die Elemente, die für die gängigsten Vorgänge erforderlich sind, erwähnt. Für genauere Informationen beziehen Sie sich bitte auf die detaillierte Beschreibung des Befehls AnsichtKontenplan in der Hilfe der Software.

Kontonummer

Wählen Sie die Kontonummer so, dass das neue Konto an der richtigen Stelle im Kontenplan erscheint. Die Konten werden nach ihrer Nummer geordnet, z. B. 1, 10, 100, 1000, 1010, 1050, 110, 1100, 1170, 14, 140, 1400 usw.

Wenn Sie ein Konto zwischen zwei bestehenden Konten mit aufeinanderfolgenden Nummern einfügen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das Aktivkonten für seine verschiedenen Liegenschaften eröffnen möchte und dessen Kontenplan anfänglich wie folgt aussieht:

Sie können beispielsweise fünfstellige Kontonummern einführen:

Die Kontonummern können irgendwelche Zeichen enthalten – Sie können also auch Zahlen verwenden, um die Konten zu unterscheiden:

oder 1600.0, 1600.1, 1600.2 verwenden.

Auch können Sie die Nummer des folgenden Kontos ändern. Die Buchungen, die dieses Konto verwenden, werden entsprechend angepasst:

Kontotitel

Benennen Sie Ihr Konto so, dass seine Funktion ersichtlich ist. Einstellungsgemäss fügt Crésus die Symbole > > > vor dem Titel ein, um die Stufe der gruppierten Konten anzugeben. Geben Sie diese Zeichen nicht auf der Tastatur ein (siehe Gruppe weiter unten).

Kontokategorie

Es gibt fünf Kontokategorien:

Aktiv: Die Aktivkonten geben die Verwendung von in das Unternehmen investierten Mitteln an. Diese Mittel lagern etwa auf Bankkonten, sind in Produktionsmittel oder Gebäude investiert usw. Üblicherweise haben die Aktivkonten Nummern zwischen 1000 und 1999.

Passiv: Die Passivkonten geben an, woher die in das Unternehmen investierten Mittel stammen, z. B. Bankdarlehen, Hypothek, Kreditoren. Üblicherweise haben die Passivkonten Nummern zwischen 2000 und 2999.

Ertrag: Die Ertragskonten weisen Zunahmen des Geschäftsvermögens aus: Produktverkäufe usw. Üblicherweise haben die Ertragskonten Nummern zwischen 3000 und 3900. Einige Konten mit Nummern zwischen 6800 und 8999 sind ebenfalls Ertragskonten.

Aufwand: Die Aufwandkonten weisen Rückgänge des Geschäftsvermögens aus: Käufe, Löhne, Mieten, zu zahlende Steuern usw. Üblicherweise haben die Aufwandkonten Nummern zwischen 4000 und 8999.

Die Betriebsrechnungskonten werden zur Darstellung der Erfolgsrechnung verwendet (§8.4 Erfolgsrechnung). Üblicherweise haben die Betriebsrechnungskonten Nummern zwischen 9000 und 9100. Sie können auch als temporäre oder Zwischenkonten verwendet werden.

Beachten Sie die Aufteilung der einzelnen Kategorien, wenn Sie ein neues Konto anlegen.

Die Kontokategorie hängt nicht von den Kontonummern ab.

Typ

Es gibt folgende Kontotypen:

Normal Für Konten, die in Buchungen verwendet werden. Die Spalte im Kontenplan ist bei diesen Konten leer.
Überschrift Diese Konten dienen ausschliesslich dazu, eine Informationszeile in den verschieden Ansichten anzuzeigen/auszudrucken, die alle Konten darstellen (Kontenplan, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung [GV] usw.).
Gruppe In diesen Konten werden die Saldi der Unterkonten addiert (siehe Gruppe weiter unten).
Spiegelkonto Mithilfe dieser Konten kann verändert werden, wo ein Konto angezeigt wird, wenn es einen Negativsaldo aufweist, z. B. erscheint ein Aktivkonto in den Passiven, wenn sein Saldo negativ ist. Die Nummer des Spiegelkontos entscheidet über den Platz in der Kontenliste und den Ansichten wie Bilanz oder GV. Die Nummer des zu spiegelnden Kontos wird in der Liste Spiegelkonto für das Konto angegeben.

Der Typ eines verwendeten Kontos kann nicht verändert werden.

Gruppe

Kontogruppen zeigen das Total mehrerer Unterkonten in der GV oder in der Bilanz an. Die normalen Konten, die in den Buchungen verwendet werden, werden in Sammelkonten zusammengefasst.

In der folgenden Beispielbilanz stellt das Sammelkonto 1 das Total der Sammelunterkonten 10, 11 ff. dar (die nicht auf der Bildschirmkopie ersichtlich sind). Die Konten, die einen Nullsaldo aufweisen, sind ausgeblendet.

Das Sammelkonto 10 stellt das Total der Sammelunterkonten 100, 110, 120 ff. dar.

Das Sammelkonto 100 stellt das Total der normalen Unterkonten 1000, 1010 und 1020 dar, das Sammelkonto 110 das Total des einzigen Unterkontos 1100.

Die Konten 1000, 1010, 1020 und 1100 sind normale Konten, die für Buchungen verwendet wurden:

Im Kontenplan sieht die Struktur wie folgt aus:

Konto 10 Umlaufvermögen (Stufe 2) ist ein Unterkonto von Konto 1 Aktiven (Stufe 1). Konto 100 Flüssige Mittel (Stufe 3) ist ein Unterkonto von Konto 10 Umlaufvermögen. Die Konten 1000 Kasse und 1010 Postkonto (Stufe 4) sind Unterkonten des Kontos 100 Flüssige Mittel.

In der Spalte Gruppe wird für jedes Konto angezeigt, zu welchem Sammelkonto es gehört. Hinweis: Die Konten 1, 10 und 100 sind Sammelkonten und können somit nicht in Buchungen verwendet werden. Sie dienen lediglich dazu, andere Konten zusammenzufassen.

Diese Kontohierarchie erlaubt es zudem, die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung kompakt darzustellen: Man kann etwa statt der einzelnen Konten nur die Sammelkonten der Stufen 1 und 2 anzeigen (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung).

In den Standardkontenplänen weisen die normalen Konten vierstellige Nummern auf, und die Sammelkonten ein- bis dreistellige Nummern.

MWST

Für die der MWST unterstellten Konten (§7 MWST-Verwaltung) erfassen Sie in der Kontenplanspalte MWST den MWST-Code, der mit diesem Konto am häufigsten verwendet wird. Wenn Sie eine Buchung auf dieses Konto vornehmen, wird dieser MWST-Code automatisch vorgeschlagen. Sie können ihn aber bei Bedarf ändern.

Eröff./Abschl.

Am Ende der Buchungsperiode wird die Finanzbuchhaltung abgeschlossen, bevor sie für das neue Geschäftsjahr neu eröffnet wird. Dieser Vorgang wird Periodenwechsel genannt (§11 Der Periodenwechsel). Crésus Finanzbuchhaltung diesen Wechsel, braucht aber gewisse Angaben, um die verschiedenen Abschluss- und Eröffnungsbuchungen vorzunehmen.

Für die Aktiv- und Passivkonten erfasst Crésus die Gegenbuchungen des Saldovortrags im Konto Eröffnungsbilanz. In den Standardkontenplänen ist dies das Konto 9100.

Für die Aufwand- und Ertragskonten müssen Sie das Erfolgskonto angeben, das Crésus Finanzbuchhaltung für die Erstellung der Abschlussbuchung verwenden soll. Diese Information ist unerlässlich, damit die Erfolgsrechnung, die am Ende der Buchungsperiode erstellt wird, den Anforderungen des neuen Rechnungslegungsrechts genügt.

Die zweite Spalte gibt die Reihenfolge an, in der die Eröffnungs- und Abschlussbuchungen vorgenommen werden: Nur selten müssen die Konten nicht in der im Kontenplan erfassten Reihenfolge bearbeitet werden. Die Eröffnung oder der Abschluss wird zuerst in den Konten vorgenommen, die in der Spalte eine 1 haben, dann folgen die mit einer 2 und anschliessend die mit einer 3. Sie können Crésus so zwingen, die Buchungen in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge vorzunehmen. In der Regel können Sie überall eine 1 setzen.

Währung

Diese Spalte ist leer ausser bei den Konten in Fremdwährung (§13 Fremdwährungen), für die in der Spalte die Kontowährung angegeben ist.

4.2.8Kontenplan überprüfen

Um Ihren Kontenplan zu überprüfen, führen Sie den Befehl Buchhaltung – Kontenplankontrolle aus. Es wird ein Fenster angezeigt, in dem allfällige Fehler oder Unstimmigkeiten im Kontenplan aufgeführt werden. Sie können dieses Fenster geöffnet lassen, sein Inhalt wird automatisch fortlaufend aktualisiert, wenn Sie den Kontenplan bearbeiten.

Crésus Finanzbuchhaltung gibt weder die Art der Kontonummerierung noch die Struktur des Kontenplans vor. Die Überprüfung des Kontenplans erkennt keine Fehler in der buchhalterischen Logik.

Für genauere Informationen zum Kontenplan beziehen Sie sich bitte auf die detaillierte Beschreibung des Befehls AnsichtKontenplan in der Hilfe der Software.

4.2.9Anhänge oder Kommentar zu einem Konto

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf ein Konto wird ein Kontextmenü angezeigt. Der Befehl Anhänge und Kommentar (§17 Anhänge und Kommentare) erlaubt es, einen Kommentar zum Konto oder einen Anhang dazu zu erfassen.

In der Maske kann der Kommentartext erfasst und die Maske mit der Schaltfläche Schliessen geschlossen werden.

Über diesen Befehl kann auch ein Anhang zu einem Konto hinzugefügt werden.

Ein Symbol in der ersten Spalte des Kontenplans zeigt an, dass zu einem Konto ein Anhang oder ein Kommentar erfasst wurde:

Mit einem Klick auf dieses Symbol lässt sich die Maske Anhänge und Kommentar öffnen..

4.3Buchungen

Eine Buchung ist ein Vorgang, mit dem ein Geldfluss in den Konten erfasst wird.

4.3.1Die verschiedenen Elemente einer Buchung

Für genauere Informationen beziehen Sie sich bitte auf die detaillierte Beschreibung des Befehls Ansicht – Buchungsjournal</ span> in der Hilfe der Software.

Datum

Das Datum einer Buchung ist nicht immer das Datum, an dem die Buchung in den Computer eingegeben wurde, sondern das Datum, an dem das betreffende Ereignis stattgefunden hat: Es ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, an dem der Betrag eingenommen wurde, an dem die Zahlung ausgeführt wurde usw. Das Datum muss innerhalb der Buchungsperiode liegen, die bei der Erstellung der Buchhaltung festgelegt wurde (§4.1 Eine neue Buchhaltung erstellen). Die Buchungen erscheinen im Buchungsjournal immer nach Datum geordnet und innerhalb des gleichen Tages nach Eingabereihenfolge.

Sollkonto, Habenkonto

Für jede Buchung müssen zwei Konten des Kontenplans eingegeben werden, und der Betrag der Buchung wird von einem Konto auf das andere übertragen. Bei der Bezahlung des Mietzinses für den Ausstellungsraum (siehe vorheriges Beispiel) wird der Betrag von 3000.– vom Habenkonto 1000 Kasse auf das Sollkonto 6000 Mietzins übertragen.

Es ist meist relativ klar, welche Konten von einer Buchung betroffen sind, man verwechselt jedoch leicht das Soll- und das Habenkonto.

Wenn das Unternehmen mit dem Geld der Kasse beispielsweise einen Mietzins bezahlt, sinkt der Saldostand der Kasse, und der Saldo des Kontos Mietzins steigt. Wenn eine Buchung die umgekehrte Wirkung hat, haben Sie bei der Eingabe einen Fehler gemacht.

Wenn das Unternehmen ein Auto bar verkauft, ist zu erwarten, dass der Saldostand der Kasse steigt. Aber Achtung: Wenn ein Auto verkauft wird, steigt auch der Saldostand des Kontos 3200 Bruttoertrag Waren.

Das Konto 3200 Bruttoertrag Waren registriert das Volumen der Warenverkäufe, jeder Verkauf lässt den Saldostand steigen. Wenn Sie das Konto 3200 Bruttoertrag Waren als Sollkonto eingeben (linke Spalte), sinkt der Saldostand, z. B. bei einem Warenrückgang oder einem gewährten Skonto. Meist werden für solche Ereignisse jedoch andere Konten benutzt (z. B. 3900Skonti, §7.2.5 Verbuchung von Rabatten).

Belegnummer

Jeder Buchung entspricht meistens ein Beleg, ein Stück Papier, das belegt, dass das verbuchte Ereignis tatsächlich stattgefunden hat: Kassenzettel, ausgestellte oder erhaltene Rechnung, Empfangsschein einer Einzahlung usw.

Diese Belege werden nummeriert und abgelegt, damit sie im Bedarfsfall schnell wiedergefunden werden können.

Crésus Finanzbuchhaltung schlägt Ihnen für jede Buchung eine passende Belegnummer vor nach Kriterien, die Sie nach Bedarf selbst definieren können (§5.1.4 Die Belegnummer erfassen). Falls Sie keine Belegnummern verwenden wollen, können Sie die Grösse der Spalte Beleg auf null reduzieren (§5.5 Verschieben der Spalten).

Buchungstext

Geben Sie einen Text ein, der das Buchungsereignis eindeutig beschreibt. Es ist wichtig, dass Sie bei der Erfassung der Buchungstexte eine gewisse Systematik einhalten. Denn sonst wird es sehr schwierig, Buchungen zu suchen oder nach diesem Kriterium zu filtern. Wenn Sie mal das Wort Miete, Mietzins oder Mietkosten verwenden, können Sie diese Buchungen nicht anhand eines Kriteriums finden.

Betrag

Geben Sie den Betrag der Buchung ein. Nullstellen ohne Bedeutung müssen nicht eingetippt werden. Für 21.00 können Sie beispielsweise einfach 21 und für 21.50 lediglich 21.5 eingeben.

Status (die Spalte ganz rechts im Buchungsjournal)

Sonderstatus für Buchungen werden automatisch über den betreffenden Befehl zugewiesen. Für eine manuell erfasste Buchung kann jedoch ein Status erzwungen werden. Da der Cursor nicht von selbst in diese Spalte gelangt, muss in der Eingabezeile in das betreffende Feld geklickt werden. Am einfachsten ist es, die Hilfe zum Feldausfüllen (§2.4.2 Hilfe beim Ausfüllen eines Feldes) zu verwenden, aber Sie können den Code auch über die Tastatur eingeben.

4.3.2Anhänge oder Kommentar zu einer Buchung

Mit Klick der rechten Maustaste auf eine Buchungszeile wird ein Kontextmenü angezeigt. Der Befehl Anhänge und Kommentar (§17 Anhänge und Kommentare) erlaubt es, einen Kommentar zur Buchung oder einen Anhang dazu zu erfassen.

In der Maske kann der Text erfasst und die Maske mit der Schaltfläche Schliessen geschlossen werden.

Über diesen Befehl kann auch ein Anhang zu einer Buchung hinzugefügt werden.

Ein Symbol in der ersten Spalte des Kontenplans zeigt an, dass zu einer Buchung ein Anhang oder ein Kommentar erfasst wurde:

Mit einem Klick auf dieses Symbol lässt sich die Maske Anhänge und Kommentar öffnen..

4.4Saldovortragsbuchungen

Wenn Sie eine neue Buchhaltung erstellen, sind die Saldovortragsbuchungen für die Bilanzkonten zu erfassen.

Diese Buchungen können manuell direkt in der Buchhaltung vorgenommen werden, wie dies nachfolgend beschrieben wird, aber Crésus Finanzbuchhaltung hat auch eine spezielle Funktion, um diese Eröffnungsbuchungen zu erfassen:

  • Führen Sie den Befehl BuchhaltungSaldovortrag aus, um die Saldovorträge für sämtliche Konten direkt zu erfassen.

  • Nach dem Erfassen der Saldovorträge klicken Sie auf OK, und alle Saldovortragsbuchungen werden automatisch erstellt. Die Gegenbuchung erfolgt im Konto, das in der Spalte Eröff./Abschl. im Kontenplan (§4.2.7 Die verschiedenen Kontoelemente) angegeben ist, sofern im Reiter Konten des Befehls Optionen – Definitionen nichts anderes definiert wurde.
  • Die Eröffnungsbuchungen werden in der rechten Spalte mit dem Symbol gekennzeichnet.

Um die Eröffnungsbuchungen ohne den oben beschriebenen Assistenten zu erfassen, können Sie normale Buchungen vornehmen. Sie müssen ihnen jedoch ein Attribut zuweisen, das es Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt, sie als Eröffnungsbuchungen zu erkennen:

  • Klicken Sie in die rechte Spalte und drücken Sie die Taste F2, um die Hilfe zum Feldausfüllen anzuzeigen:

  • Wählen Sie die Option Eröffnungsbuchung/span> aus.
  • Sie können auch in das betreffende Feld klicken und den Buchstaben O eingeben.

Die Eröffnungsbilanz muss ausgeglichen sein. Die Totalwerte von Aktiven und Passiven müssen identisch sein. Es lohnt sich daher, die Eröffnungsbilanz genau zu prüfen.

 

4.5Sammelbuchungen

Die häufigste Verwendung der Sammelbuchungen wird unter §3.4.4 Sammelbuchungen beschrieben.

Normalerweise haben alle Zeilen einer Sammelbuchung dieselbe Belegnummer. Falls Sie für jede Zeile eine andere Belegnummer vergeben möchten, aktivieren Sie die Option Editieren der Belegnummer bei Sammelbuchungen im Reiter Buchungen des Befehls Optionen – Definitionen.

4.5.1Total auto

Mit dem Kästchen Total auto können Sie entscheiden, welche Zeile der Sammelbuchung das Total enthält. Wenn diese Option in einer der Zeilen aktiv ist, wird die Sammelbuchung automatisch ausgeglichen, da der Betrag dieser Zeile mit dem aktivierten Kästchen Total autoautomatisch entsprechend den anderen Zeilen berechnet wird.

Falls Sie das Total lieber in der ersten statt in der letzten Zeile haben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Tippen Sie … (drei Punkte nacheinander) in das Feld Soll ein.
  • Geben Sie 1020 in das Feld Haben ein.
  • Erfassen Sie den Gesamtbetrag im Feld Buchungstext.
  • Aktivieren Sie das Kästchen Total auto unten rechts und bestätigen Sie diese Buchungszeile.
  • Erfassen Sie anschliessend die anderen Buchungszeilen.
  • Um die Sammelbuchung abzuschliessen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchung beenden unten im Fenster.
  • Sie erhalten die folgende Buchung:

4.5.2Eine Sammelbuchung abschliessen

Eine Sammelbuchung kann erst abgeschlossen werden, wenn sie ausgeglichen ist. Wenn das Kästchen Total auto in keiner der Zeilen der Sammelbuchung aktiv ist, können Sie die Eingabe auf zwei Arten beenden:

  • Indem Sie, wie oben, auf die Schaltfläche Letzte Buchung klicken. Dadurch wird automatisch eine Zeile mit dem aktivierten Kästchen Total auto erstellt.
  • Indem Sie die Sammelbuchung manuell ausgleichen (Totalwerte Soll und Haben identisch). Sobald die Buchung ausgeglichen ist, ändert sich der Text der Schaltfläche Letzte Buchung in Buchung beenden. Klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche, um die Eingabe der Sammelbuchung zu beenden.
4.5.3Mehrere Soll- und mehrere Habenkonten

Eine Sammelbuchung kann mehrere Soll- und mehrere Habenkonten umfassen. Zum Beispiel eine Bankbewegung mit zwei Zahlungseingängen, der Belastung einer Gebühr und einem Übertrag auf das Postkonto:

4.5.4Eine Sammelbuchung ändern

Um eine Sammelbuchung zu ändern, klicken Sie mit dem Werkzeug Kreuz  auf die gewünschte Zeile. Dann passen Sie die entsprechenden Felder an. Wenn ein Betrag geändert wird, wird der Gesamtbetrag in der Zeile mit Total auto automatisch angepasst. Um das Datum zu ändern, passen Sie das Datum in irgendeiner Zeile der Sammelbuchung an. Um die Bearbeitung der Sammelbuchung zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchung beenden. Wenn Sie einen Betrag geändert haben und in keiner Zeile die Option Total auto aktiv ist, müssen Sie die Sammelbuchung von Hand ausgleichen, d. h. die Option Total auto in einer der Zeilen aktivieren.

Um eine vergessene Zeile in eine Sammelbuchung einzufügen, klicken Sie mit dem Werkzeug Pipette auf die Zeile, nach der die neue Zeile eingefügt werden soll. Passen Sie die entsprechenden Felder an und bestätigen Sie die Buchung mit der Enter-Taste.

Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Buchungszeilen klicken und den Befehl Zeile einfügen im Kontextmenü ausführen(§5.3 Verwendung der Maus).

4.5.5Eine Sammelbuchung löschen

Um eine Sammelbuchung zu löschen, klicken Sie mit dem Werkzeug Radiergummi auf die zu löschende Zeile. Wenn das Total nicht automatisch berechnet wird, müssen Sie die Sammelbuchung von Hand ausgleichen, d. h. die Option Total auto in einer der Zeilen aktivieren.

4.6Abgrenzungsbuchungen

Es kann manchmal vorkommen, dass man eine Zahlung für einen Verkauf erhält, der erst im nächsten Jahr abgewickelt wird, oder Material für einen Auftrag im Folgejahr einkauft. Diese Buchungen sind in der aktuellen Buchungsperiode zu verbuchen, da sie die flüssigen Mittel betreffen und weil die MWST abgerechnet werden muss. Damit diese Bewegungen das Ergebnis des aktuellen Geschäftsjahrs nicht beeinflussen, werden sie in Abgrenzungskonten für die Aktiven oder die Passiven verbucht (früher wurden diese Konten transitorische Aktiven oder Passiven genannt).

Im Folgejahr müssen diese Buchungen wieder aus diesen Abgrenzungskonten «ausgebucht» und auf die betreffenden Aufwand- oder Ertragskonten gebucht werden.

Als Beispiel schauen wir uns eine vorausbezahlte Miete an:

  • Die Bezahlung der Miete ist zum effektiven Zahlungsdatum zu erfassen. Anschliessend ist eine Abgrenzungsbuchung im Konto «Bezahlter Aufwand des Folgejahres» zu erstellen. Je nachdem, wie dies bisher in der Buchhaltung gehandhabt wurde, wird diese Buchung mit dem ursprünglichen Zahlungsdatum oder per 31. Dezember vorgenommen.
  • Damit Crésus diese Buchung als Abgrenzungsbuchung erkennt, muss sie in der rechten Spalte den Status R aufweisen:

  • Sie können den Status R entweder manuell in der letzten Spalte der Eingabezeile erfassen oder F2 drücken oder auf das Symbol  klicken und die Option Abgrenzungsbuchung in der Maske aktivieren.

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt es Ihnen auch, die entsprechende Abgrenzungsbuchung automatisch zu erstellen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Buchung, für die eine Abgrenzungsbuchung erstellt werden soll
  • Wählen Sie den Befehl Abgrenzungsbuchung erstellen aus:

  • Klicken Sie auf OK.
  • Crésus füllt alle Felder der zu erstellenden Buchung aus und fügt den Status R in der rechten Spalte ein.
  • Die Buchung muss nur noch bestätigt werden.

Die Buchung kann bei der Eröffnung der neuen Buchungsperiode automatisch aufgelöst werden (§11.2.1 Neueröffnung einer Buchhaltung).

4.7Buchungen sperren

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung klicken, können Sie im Kontextmenü den Befehl Buchung gesperrt ausführen. So ist die ausgewählte Buchung schreibgeschützt und kann auch nicht gelöscht werden.

Gesperrte Buchungen erscheinen im Journal mit einem Schlüssel in der letzten Spalte.

Wird versucht, eine gesperrte Buchung zu ändern, zeigt Crésus Finanzbuchhaltung eine entsprechende Meldung an.

Mit dem Befehl BuchhaltungSperren können alle Buchungen zwischen zwei Daten oder alle mit dem aktuellen Filter sichtbaren Buchungen gesperrt werden (§4.13 Der Filter).

Gesperrte Buchungen können mit Rechtsklick auf die gesperrte Buchung und Auswahl des betreffenden Befehls oder über den Befehl Buchhaltung – Freigeben wieder freigegeben werden – ausser wenn diese Aktion mit Passwort geschützt ist (§16 Passwörter).

Jede Buchung wird einzeln gesperrt. Wenn alle Buchungen einer Periode gesperrt sind, können trotzdem neue Buchungen in dieser Periode erfasst werden.

4.8Buchhaltung fixieren

Mit dem Befehl Buchhaltung – Buchhaltung fixieren können Sie verhindern, dass Ihre Buchhaltung verändert wird:

Es können dann nicht nur Buchungen vor dem Fixierungsdatum nicht mehr verändert werden, sondern es können auch keine Buchungen erfasst oder bestehende Buchungen geändert werden.

Dieser Zustand kann aber rückgängig gemacht werden. Um eine Buchhaltung wieder freizugeben, führen Sie den Befehl Buchhaltung – Buchhaltung fixieren aus und geben Sie ein anderes Datum an. Wenn Sie möchten, dass keine Buchungen mehr fixiert sind, können Sie das Datum löschen.

Der Unterschied zum Befehl Sperren besteht darin, dass man mit letzterem Befehl nur schon bestehende Buchungen sperrt, während man mit dem Befehl Fixieren eine ganze Periode schützt.

Wenn Ihre Buchhaltung passwortgeschützt ist, dann ist dieser Befehl nur dann zugänglich, wenn die Kontrollkästchen Buchungen sperren und Buchungen freigeben aktiviert sind (§16 Passwörter).

4.9Journale

Um beim Abrufen der Buchungen die Übersicht nicht zu verlieren, können bestimmte Buchungen in verschiedene Journale eingetragen werden. Zum Beispiel kann ein Journal Kreditoren alle Buchungen enthalten, die sich auf die zahlreichen eingegangenen Rechnungen beziehen. Alle Buchungen der verschiedenen Journale werden in die Buchhaltung mit einbezogen, als wären sie in einem einzigen Journal eingetragen.

Mit dem Befehl OptionenJournale können Sie Journale erstellen, anpassen und löschen.

Wenn Ihre Buchhaltung mehr als ein Journal enthält, dann erscheint ein Dialog und fragt, welches Journal zu verwenden ist, wenn der Befehl Buchungsjournal im Menü Ansicht verwendet wird:

Jedes Journal erscheint mit der Anzahl Buchungen, die es enthält.

Zwei spezielle Einträge befinden sich am Anfang der Liste:

  • + Buchungen in allen Journalen zeigt sämtliche Buchungen an, die in allen Journalen erscheinen. Normalerweise sind Buchungen nur möglich, wenn Sie die Option Erlaubt das Buchen im Journal «+alle Buchungen» aktivieren.
  • + alle Buchungen zeigt sämtliche Buchungen aller Journale an. Normalerweise können Sie in diesem Journal nicht buchen, und Sie müssen dies in der Registerkarte Buchungen mit dem Befehl Optionen – Definitionen zulassen. Dies wird allerdings nicht empfohlen, weil die so erfassten Buchungen immer angezeigt werden, egal, in welchem Journal Sie arbeiten.

4.10Das Buchungsjournal etwas anders

Der Befehl Ansicht>Buchungsbilanz zeigt das Buchungsjournal in einer etwas anderen Form.

Normalerweise wird das Journal wie folgt angezeigt:

Mit dem Befehl Buchungsbilanz erhalten Sie folgendes Ergebnis:

Beachten Sie die Buchung vom 26.12. Übertrag Kasse an Bank, die in dieser Ansicht zweimal erscheint, einmal für die Haben- und einmal für die Sollseite.

Die Zeile «Bewegung» zeigt das Total aller Soll- und aller Habenbeträge an. Diese Beträge sind immer gleich.

4.11Buchungen verschieben

Sie können die Reihenfolge der Buchungen desselben Datums im Nachhinein ändern. Wählen Sie dazu die betreffende Buchung aus und benutzen Sie folgende Symbole:

Verschiebt die Buchung um eine Zeile nach oben oder nach unten. Mit den zwei Symbolen    und können Sie die Reihenfolge der Buchungen bei Buchungen desselben Datums oder die Reihenfolge der Buchungen innerhalb einer Sammelbuchung ändern.

Mit diesen zwei Symbolen können Sie eine ganze Sammelbuchung innerhalb von Buchungen desselben Datums verschieben. Wählen Sie eine beliebige Zeile der Sammelbuchung an und klicken Sie auf die Symbole  oder . Diese Symbole sind nur aktiv, wenn Sie eine Zeile einer Sammelbuchung angewählt haben.

Inaktiv sind sie, wenn die gewünschte Verschiebung nicht möglich ist (am Anfang/Ende einer Sammelbuchung oder die Buchung vor/nach einem anderen Datum, keine Buchung ausgewählt usw.).

4.12Suchen

Crésus Finanzbuchhaltung bietet verschiedene Suchmöglichkeiten.

4.12.1Buchungen suchen

Ein Beispiel für die grundlegende Anwendung ist beschrieben unter §3.6.2 Buchungen suchen.

  • Klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+H oder den Befehl Bearb.Suchen:
  • Füllen Sie eines oder mehrere Felder aus, wählen Sie aus, ob Sie vom Anfang oder vom Ende her suchen möchten, und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Die gefundene Buchung wird blau hinterlegt, und die Felder, die dem Suchkriterium entsprechen, werden hervorgehoben.
  • Verwenden Sie anschliessend die zwei Symbole Zurück  und Weiter  um weitere Buchungen mit demselben Suchkriterium zu finden. Sie können auch die Tastaturkürzel Ctrl+PageUp und Ctrl+PageDown verwenden.

Mit der Suche können Sie Buchungen nach verschiedenen Kriterien suchen, darunter:

  • Buchungstext
  • Belegnummer oder Belegnummernintervall
  • Kontonummer
  • Betragintervall: Um einen genauen Betrag zu suchen, füllen Sie nur das Feld «von:» aus.

Mit den Optionen Genau für den Text und für die Belegnummer können Sie bestimmen, ob der Text bzw. die Belegnummer genau mit dem Suchkriterium übereinstimmen muss oder ob es reicht, wenn das Suchkriterium darin (teilweise) enthalten ist. Mit der Option Leer können Sie Buchungen mit fehlenden Belegnummern suchen.

Wenn Sie mehrere Felder ausfüllen, funktioniert die Suche je nach Status der folgenden Optionen:

  • … mindestens einem Kriterium entsprechen
  • Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, findet Crésus Finanzbuchhaltung nur diejenigen Buchungen, die mindestens einem der Kriterien entsprechen.
  • … allen Kriterien entsprechen
  • Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, dann werden nur diejenigen Buchungen gefunden, die allen Kriterien entsprechen.

Beispiele

  • Um alle Buchungen zu finden, deren Belegnummer «12» enthält, geben Sie 12 in das Feld Beleg-Nr. ein und deaktivieren Sie ggf. die Option Genau bei der Belegnummer. Crésus findet die Buchungen mit den Belegnummern 12, 112, 127, 3124.
  • Um nur die Buchung zu finden, deren Belegnummer genau «12» ist, geben Sie 12 in das Feld Beleg-Nr. ein und aktivieren Sie die Option Genau bei der Belegnummer.
  • Um alle Buchungen zu finden, deren Buchungstext «Übertrag» lautet und deren Betrag zwischen 1200 und 1800 liegt, ist im Feld Buchungstext «Übertrag» einzugeben. Anschliessend sind die Beträge des Intervalls anzugeben, und die Option … allen Kriterien entsprechen muss aktiviert werden.
  • Mit den Suchkriterien auf der Bildschirmkopie finden Sie alle Buchungen mit Buchungstext «haus», deren Betrag zwischen 100 und 300 liegt
4.12.2Konten suchen

In den Ansichten Kontenplan und Probebilanz können Sie Konten nach Kontonummer und nach Kontotitel suchen, indem Sie auf das Symbol klicken.

Der Kontotitel muss nur (teilweise) den Inhalt des Suchkriteriums enthalten.

4.12.3Schnellsuche

Ein Beispiel für die Anwendung dieser Suche ist beschrieben unter §3.6.3 Schnellsuche.

Mit der Schnellsuche sollen rasch die Elemente angezeigt werden, die dem Suchkriterium entsprechen, und man soll einfach von einem Treffer zum nächsten gelangen.

Um die Schnellstartleiste anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie das Tastaturkürzel Ctrl+J.

  • Wenn sich der Cursor im Eingabefeld Suchen befindet, reagieren folgende Tasten auf spezielle Weise:
Enter entspricht einem Klick auf die Schaltfläche Weiter.
Shift+Enter entspricht einem Klick auf die Schaltfläche Zurück.
Esc sclhiesst die Schnellsuchleiste
Ctrl + J bewegt den Cursor in das Feld Suchen.

Mit der Schaltfläche Einstellungen in der Schnellsuchleiste kann die Suche eingegrenzt werden.

Die Gross- und Kleinschreibung wird bei der Suche nicht berücksichtigt.

Die Einstellung Findet nur ganze Wörter schränkt die Suche ein. In der folgenden Tabelle wird gezeigt, welche Treffer gefunden werden (oder nicht), wenn Sie mit oder ohne diese Option nach «Rechn» suchen:

Buchungstext Aktiviert Nicht aktiviert
Rechnung Garage Müller Nicht gefunden Gefunden
Rechn Garage Müller Gefunden Gefunden

Die Schnellsuche funktioniert in allen Ansichten, in denen sie verfügbar ist, gleich.

4.13Der Filter

Mit dem Filter können die sichtbaren Daten eingegrenzt werden, indem nur die Buchungen angezeigt werden, die dem Filterkriterium entsprechen, z. B. die Buchungen zwischen zwei Daten oder nur die Konten einer bestimmten Kategorie.

Um einen Filter anzuwenden, klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie die Tastenkombination Ctrl+F oder den Befehl Bearb. – Filter.

Sobald ein Filter aktiv ist, erscheint das Filtersymbol dunkler und der Titel der Ansicht wird auf rotem Hintergrund mit dem Text (Filter aktiviert) dargestellt:

Um den Filter zu deaktivieren und alle Daten wieder uneingeschränkt anzuzeigen, gehen Sie in den Filter und klicken Sie auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen oder klicken Sie bei gedrückter Taste Shift auf das Filtersymbol.

Wenn Sie den Filter nicht ganz gelöscht haben, können Sie den Filter erneut anwenden, indem Sie nochmals mit gedrückter Taste Shift auf das Symbol klicken.

Je nach Ansicht wird eine entsprechende Maske angezeigt. Diese Masken werden nachfolgend erläutert.

4.13.1Filter für Journal und Kontoauszug

Ein Beispiel für einen Filter in diesen beiden Ansichten:

  • Datum
  • Die in die Eingabefelder Vom und bis zum eingegebenen Daten grenzen die angezeigten Buchungen ein. Sind beide Felder leer, werden alle Buchungen angezeigt. Ist das Feld Vom leer, werden die Buchungen seit Anfang der Buchungsperiode angezeigt. Ist das Feld bis zum leer, werden die Buchungen bis zum Ende der Buchungsperiode angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alles, um die beiden Datumsfelder zu leeren.
  • Auswahlkriterien
  • Es können nur Kriterien erfasst werden, wenn eine der Optionen … mindestens einem Kriterium entsprechen oder … allen Kriterien entsprechen aktiviert ist.
  • Zeigt nur die Buchungen, die mindestens einem Kriterium entsprechen
  • Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, findet Crésus Finanzbuchhaltung nur diejenigen Buchungen, die mindestens einem der Kriterien entsprechen.
  • Zeigt nur die Buchungen, die allen Kriterien entsprechen
  • Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, dann werden nur diejenigen Buchungen angezeigt, die allen Kriterien entsprechen.
Beispiel

Betrachten wir folgendes Journal:

Wir füllen die Maske wie folgt aus:

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird das Journal folgendermassen angezeigt:

  • Das Datum der angezeigten Buchungen liegt im angegebenen Zeitraum.
  • Die erste Zeile entspricht den beiden Auswahlkriterien.
  • Die zweite Zeile entspricht dem Kriterium Text Garage, jedoch nicht dem Kriterium Konto 6200.
  • Die dritte Zeile entspricht dem Kriterium Konto 6200, jedoch nicht dem Kriterium Text Garage.

Die anderen Buchungen werden aus folgenden Gründen nicht angezeigt:

  • Das Datum liegt nicht zwischen dem 14.06.2030 und dem 15.08.2030.

  • Der Text enthält nicht das Wort Garage, und bei keinem der beiden Konten handelt es sich um das Konto 6200. Ausserdem befindet sich das Datum der letzten Buchung nicht im angegebenen Zeitraum.

  • Zwar sind die Kriterien Text und Konto erfüllt, doch das Datum liegt nicht im gewünschten Zeitraum vom 14.06.2030 bis zum 15.08.2030.

Wir aktivieren nun das Kästchen … allen Kriterien entsprechen:

Crésus zeigt Folgendes an:

  • Dies ist die einzige Buchung, deren Text das Wort Garage enthält und die dem Konto 6200 zugewiesen ist und deren Datum zwischen dem 14.06.2030 und dem 15.08.2030 liegt.

Mit den zwei Optionen Genau für den Text und für die Belegnummer bestimmen Sie, ob der Text bzw. die Belegnummer genau mit dem Suchkriterium übereinstimmen muss oder ob es reicht, wenn das Suchkriterium darin (teilweise) enthalten ist.

5Effiziente Erfassung und Navigation

Crésus Finanzbuchhaltung bietet verschiedene Möglichkeiten, um die Erfassung der Daten zu erleichtern, sowie praktische Navigationsfunktionen.

5.1Buchungen eingeben

Beim Führen einer Buchhaltung wird viel Zeit benötigt, um Buchungen zu erfassen. Einige Funktionen in Crésus Finanzbuchhaltung ermöglichen es Ihnen, verschiedene Elemente einer Buchung oder ganze Buchungen schneller einzugeben.

5.1.1Erfassungshilfe

Bei der Eingabe der Kontonummern oder des Buchungstextes erscheint über dem jeweiligen Eingabefeld ein Fenster mit Erfassungsvorschlägen:

Dieses Fenster hilft Ihnen, eine Kontonummer aus dem Kontenplan oder einen bereits verwendeten Buchungstext leicht zu finden. Während Sie die Kontonummer oder den Buchungstext eingeben, wird die Liste der Vorschläge automatisch angepasst.

Statt eine Kontonummer einzugeben, können Sie ebenfalls einen Teil des Kontotitels eingeben, die Erfassungshilfe zeigt dann nur noch diejenigen Konten an, deren Kontotitel ein Wort enthält, das mit den eingetippten Buchstaben beginnt. Zum Beispiel:

Hier werden nur noch diejenigen Konten gezeigt, deren Kontotitel die Buchstaben sons umfasst.

Solange ein solches Hilfsfenster angezeigt wird, haben folgende Tasten eine spezielle Bedeutung:

Taste Funktion
Pfeile und Wählt einen Vorschlag aus der Liste aus. Wird gedrückt, während in der Liste keine Zeile ausgewählt ist, beginnt die Auswahl am Ende der Liste. Mit beginnt die Auswahl am Anfang der Liste.
Tab und Shift+Tab Fügt den ausgewählten Vorschlag ein (falls vorhanden) und springt zum nächsten oder vorherigen Feld.
Enter Fügt den ausgewählten Vorschlag ein und schliesst das Hilfsfenster.
Esc Schliesst das Hilfsfenster.

Wenn kein Hilfsfenster angezeigt wird, dann können Sie es aufrufen über OptionenDefinitionen und die Registerkarte Eingabe, indem Sie die entsprechenden Optionen unter Benutzt die Eingabehilfe für die aktivieren.

5.1.2Datum erfassen

Sie können das Datum der Buchung in seiner vollständigen Form (z. B. 31.03.2016) oder nur teilweise (z. B. 31.3) eingeben. Im letzteren Fall ergänzt Crésus Finanzbuchhaltung die fehlenden Elemente entsprechend dem zuletzt eingegebenen Datum oder mit dem heutigen Datum, wenn noch kein anderes Datum eingegeben wurde.

Zum Beispiel (in dieser Reihenfolge):

Getippt Ergebnis Bemerkung
1.3.2016 01.03.2016 Crésus fügt die Nullen hinzu.
12 12.03.2016 Crésus ergänzt Monat und Jahr.
10.4 10.04.2016 Crésus fügt die Null hinzu und ergänzt das Jahr.
10 4 10.04.2016 Crésus ersetzt den Leerschlag und ergänzt das Jahr.
20 20.04.2016 Crésus ergänzt Monat und Jahr.

Zweistellige Jahreszahlen von 00 bis 49 werden in 2000 bis 2049, diejenigen von 50 bis 99 in 1950 à 1999 umgewandelt.

Bei der Eingabe eines Datums können Sie auch die Leertaste anstelle des Punktes verwenden, um die verschiedenen Elemente zu trennen. Um die Datumseingabe allgemein zu erleichtern, nutzen Sie die verschiedenen Optionen der Registerkarte Eingabe unter Optionen – Definitionen. Ob die Jahreszahlen mit zwei oder vier Stellen angegeben werden, legen Sie in der Registerkarte Datum unter Optionen – Definitionen fest.

5.1.3Soll- und Habenkonto eingeben

Bei eingeschalteter Erfassungshilfe (§5.1.1 Erfassungshilfe) können Sie den ganzen Kontotitel oder einen Teil davon eingeben und mit der Taste Tab bestätigen. Gibt es nur ein Konto, das dem Suchkriterium entspricht, wird dessen Nummer in das Feld übernommen. Wenn mehrere Konten mit den gleichen Buchstaben beginnen, erscheint eine Maske, auf der Sie das gewünschte Konto auswählen können. Wählen Sie das gewünschte Konto aus. Sie können zur Kontrolle die Saldi und Budgets des Kontos ablesen. Klicken Sie auf OK, Crésus Finanzbuchhaltung fügt die Kontonummer in die Buchung ein.

Befindet sich der Cursor im Feld Soll oder Haben, kann diese Maske mit einem Klick auf das Symbol oder über die Taste F2 aufgerufen werden. Dann werden jedoch in der Maske alle Konten des Kontenplans angezeigt. Sie können die angezeigten Konten mit den entsprechenden Optionen auf eine bestimmte Kategorie begrenzen.

Um die Eingabe allgemein zu erleichtern, nutzen Sie die verschiedenen Optionen der Registerkarte Eingabe unter Optionen – Definitionen.

5.1.4Die Belegnummer erfassen

Die Belegnummer ist fakultativ. Wenn die Buchungen nie eine Belegnummer haben, kann die entsprechende Spalte auf die Breite null reduziert werden, indem Sie die Spaltenbegrenzung mit der Maus verschieben (§10.3 Die Breite der Spalten anpassen). In diesem Fall gelangen Sie mit der Taste Tab von der Spalte Haben direkt in die Spalte Buchungstext .
Falls Sie die automatische Nummerierung der Belege in der Registerkarte Buchungen unter Optionen – Definitionen aktiviert haben, schlägt Ihnen Crésus Finanzbuchhaltung bei der Erfassung eine Belegnummer vor. Sie können die vorgeschlagene Nummer bei Bedarf anpassen und dann mit Tab oder Shift+Tab ins nächste oder vorhergehende Feld wechseln.

Die Belegnummer darf auch nicht-numerische Zeichen umfassen (z. B. 12a, 12b, 154-1).

Mit einem Klick auf die Glühbirne  oder mit der Taste F2 rufen Sie eine Maske auf, in der Sie die Nummer des aktuellen Belegs sowie weitere Parameter ändern können, die bestimmen, wie Crésus Finanzbuchhaltung die Belegnummer erstellt:

Schlägt automatisch eine Belegnummer vor

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, schlägt Crésus Finanzbuchhaltung bei jeder Buchung, die Sie eingeben, automatisch eine Belegnummer vor.

Belegnummer

Hier können Sie die Belegnummer eingeben, die Crésus Finanzbuchhaltung Ihnen bei der nächsten Buchung vorschlagen wird. Crésus Finanzbuchhaltung nimmt diese Angabe als Basis für die folgenden Buchungen.

Nummerierungsschritt

Jedes Mal, wenn Sie eine Buchung im Journal erfassen, wird die vorgeschlagene Belegnummer um diesen Wert erhöht (siehe auch die unten stehende Option).

Immer erhöhen

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die vorgeschlagene Belegnummer immer erhöht, wenn Sie eine neue Buchung eingeben.

Ist es nicht aktiviert, wird die vorgeschlagene Belegnummer nur erhöht, wenn Sie die automatisch vorgeschlagene Belegnummer nicht geändert haben.

Immer von der zuletzt eingegebenen Belegnummer ausgehen

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und Sie die automatisch vorgeschlagene Belegnummer anpassen, geht Crésus Finanzbuchhaltung bei der nächsten Buchung von der eingegebenen Belegnummer aus.

Beispiel

Bei der Erfassung einer Buchung schlägt Ihnen Crésus Finanzbuchhaltung die Nummer 123 vor.

Immer erhöhen aktiviert:

  • Die bei der nächsten Buchung vorgeschlagene Belegnummer wird auf jeden Fall 124 sein.

Immer erhöhen nicht aktiviert:

  • Wenn Sie 123 bestätigen, wird die nächste vorgeschlagene Belegnummer124 sein.
  • Wenn Sie 123 z. B. in 150 ändern, wird die nächste vorgeschlagene Belegnummer immer noch 123 sein.

Diese Optionen entsprechen denjenigen in der Registerkarte Buchungen unter Optionen – Definitionen, wo Sie zudem einstellen können, dass die Belegnummer immer zu erhöhen ist, selbst wenn die Spaltenbreite null ist.

5.1.5Buchungstext erfassen

Der Buchungstext kann bis zu 120 beliebige Zeichen umfassen.

Sofern die betreffende Option auf der Registerkarte Buchungen unter Optionen – Definitionen nicht deaktiviert wurde, schreibt Crésus Finanzbuchhaltung den ersten Buchstaben des Buchungstextes gross.

Bei eingeschalteter Erfassungshilfe (§5.1.1 Erfassungshilfe) zeigt dieses Fenster alle Texte sämtlicher Buchungen an. Wenn Sie den Buchungstext eingeben, passt sich diese Liste laufend an, und es werden nur noch die Texte angezeigt, die den eingegebenen Text enthalten.

Abgesehen von der Erfassungshilfe können Sie mit zwei Methoden regelmässig verwendete Buchungstexte schneller eingeben. In der Registerkarte Eingabe unter Optionen – Definitionen können Sie wählen, ob Sie mit den alten Standardbuchungstexten arbeiten wollen (siehe unten) oder ob Sie das neue System der Modellbuchungen bevorzugen.

Wenn Sie die Option Benutzt die alten Standardbuchungstexte aktiviert haben, erscheint mit einem Klick auf die Glühbirne oder über die Taste F2 eine Maske mit einer Liste der regelmässig verwendeten Buchungstexte:

Wählen Sie einen Buchungstext aus und klicken Sie auf OK.

Sie können die Liste beliebig verändern, indem Sie die Felder oben in der Maske ausfüllen und dann auf Einfügen oder Ändern klicken.

Das @-Zeichen gibt an, wo sich der Cursor nach dem Einfügen befinden wird: Im obigen Beispiel wird der Cursor nach dem Wort Miete zu stehen kommen, damit Sie direkt den Monat eingeben können.

Logischerweise ist der Zeitgewinn gering, wenn Sie für einen Standardbuchungstext jedes Mal die Maske aufrufen, den Text auswählen und auf OK klicken müssen. Deshalb hat jeder Text einen Code (linke Spalte). Um einen Standardtext während der Erfassung einzufügen, können Sie einfach den Code im Feld Buchungstext (in Gross- oder Kleinbuchstaben) tippen und auf Tab drücken.

Wenn Sie z. B. im Feld Buchungstext ekb Tab eingeben, wird der Text Einkauf bar eingefügt, und der Cursor springt sofort ins Feld Betrag, wo Sie den Betrag erfassen können. Wenn Sie rmt Tab tippen, wird Rechnung Telefon in das Feld Buchungstext eingefügt. Der Cursor steht am Ende des Worts, damit Sie den Buchungstext ergänzen können.

Für die zehn am meisten benutzten Standardtexte können Sie auch ein Tastaturkürzel von Ctrl+0 bis Ctrl+9 festlegen. Wenn sich der Cursor im Buchungstext befindet, drücken Sie Ctrl+0, um den betreffenden Text einzufügen.

Die Liste der Standardbuchungstexte wird mit der Buchhaltung in der entsprechenden Datei gespeichert.

Die Standardbuchungstexte erlauben jedoch nur das Einfügen des Buchungstextes und haben keinen Einfluss auf die anderen Spalten des Journals. Um ganze, sich wiederholende Buchungen zu definieren, müssen Sie die Option Benutzt die alten Standardbuchungstexte deaktivieren und mit den Modellbuchungen arbeiten (§5.1.8 Modellbuchungen).

5.1.6Betrag eingeben

Bei der Eingabe des Betrags muss man manchmal Berechnungen anstellen. Deshalb kann bei einem Klick auf die Glühbirne oder über die Taste F2 ein Rechner aufgerufen werden.

Sie können die Berechnungen auf der Tastatur tippen oder mit der Maus auf die Tasten klicken.

Die Formeln können auch verschachtelte Klammern enthalten.

Der Grundsatz der Punktrechnung (Multiplikation *   und Division  / ) vor Strichrechnung (Addition und Subtraktion) gilt:

2*3+4*5 ergibt 26.00 (2*3 und 4*5 werden zuerst ausgeführt)
(2*3)+(4*5) ergibt ebenfalls 26.00
2*(3+4)*5 ergibt 70.00

Mit der Taste = oder einem Klick auf die Schaltfläche wird der Ausdruck ausgerechnet. Falls nötig, wird die Berechnung auch über einen Klick auf OK ausgelöst.

Die Prozenttaste  %  erlaubt verschiedene praktische Berechnungen:

500+4.5% ergibt 522.50, d. h. 500 + (500*4.5)/100
500+(1+3.5)% ergibt ebenfalls 522.50
500*30% ergibt 150.00, d. h. 500 * (30/100)

Der Rechner verfügt über 10 permanente Speicherplätze, deren Inhalt mit der Buchhaltungsdatei gespeichert wird. Mit einem Klick auf MC , MR usw. wird ein Menü aufgerufen, um den betreffenden Speicherplatz auszuwählen. Folgende Optionen sind verfügbar:

MC Löscht einen Speicherplatz (setzt ihn auf 0.00 zurück).
MR Ruft den Inhalt eines Speicherplatzes ab. Für den Speicherplatz 2 erscheinen z. B. die Zeichen M[2] im Ausdruck. Sie werden beim Ausrechnen des Ausdrucks durch den Inhalt von Speicherplatz 2 ersetzt.
M− Subtrahiert das Ergebnis des bearbeiteten Ausdrucks vom Speicherinhalt.
M+ Addiert das Ergebnis des bearbeiteten Ausdrucks zum Speicherinhalt.

Während der Erfassung der Formel fügt die Tastenkombination Ctrl+0 bis Ctrl+9 jeweils den Inhalt einer der permanenten Speicherplätze des Rechners direkt ein.

Die Kontensaldi können ebenfalls in die Berechnungen eingefügt werden. So bedeutet C[1000]+50 etwa, dass zum Saldo des Kontos 1000 50 Franken addiert werden. Mit der Schaltfläche Konten kann die Kontoliste aufgerufen werden.

Die Schaltfläche Zinsen erlaubt die Berechnung der Zinsen auf einem Konto.

5.1.7Weitere Erfassungsautomatismen

In der Registerkarte Eingabe unter Optionen – Definitionen können Sie einige Optionen für die Erfassung von Buchungen im Buchungsjournal festlegen, darunter:

  • Nach der Eingabe des Datums automatisch zum Soll springen: Sobald das Datum erfasst wurde, springt der Cursor direkt ins Feld Soll. Dazu ist jedes Datumselement zweistellig zu erfassen, z. B. 01.05.18.
  • Automatisches Einfügen der Punkte beim Eingeben des Datums: Sie brauchen z. B. nur 010518 einzugeben, und Crésus Finanzbuchhaltung wandelt diese Eingabe automatisch wie folgt um: 01.05.18
  • Nach der Eingabe des Sollkontos automatisch zum Habenkonto springen: Sobald eine eindeutige Kontonummer im Feld Soll erfasst wurde, springt der Cursor automatisch ins Feld Haben.
  • Nach der Eingabe des Habenkontos automatisch zur Belegnummer springen: Wurde im Feld Haben eine eindeutige Kontonummer erfasst, springt der Cursor automatisch ins Feld Belegnummer oder Buchungstext.
  • Im Journal mit der Eingabetaste direkt ins nächste Eingabefeld gelangen dans le journal: Durch Drücken der Taste Enter gelangen Sie ins nächste Eingabefeld, wie mit der Taste Tab. Beim Erreichen des letzten Felds wird die Buchung bestätigt.
  • Nach einer Änderung mit der Eingabetaste zur nächsten Zeile gelangen: Wenn Sie eine Änderung mit der Taste Enter bestätigen, wird automatisch die nächste Zeile ausgewählt, wie wenn Sie auf die Zeile geklickt hätten.
  • Mit den Tasten  /  und  *  der numerischen Tastatur ins vorhergehende/nächste Feld gelangen.
  • Aktivierung oder Deaktivierung der Erfassungshilfe (§5.1.1 Erfassungshilfe).
5.1.8Modellbuchungen

Die Modellbuchungen funktionieren wie die Standardbuchungstexte, können jedoch alle Felder einer Buchung enthalten.

Wenn sich der Cursor in einem beliebigen Feld befindet, drücken Sie Ctrl+M, oder wenn er sich im Buchungstext befindet, klicken Sie auf die Glühbirne  oder drücken Sie die Taste F2. In einer Maske wird nun die Liste der Modellbuchungen angezeigt:

Wie Sie feststellen, verwenden die Modellbuchungen dasselbe Codesystem (erste Spalte) und dieselben Tastaturkürzel (zweite Spalte) wie die Standardbuchungstexte. Die Modellbuchungen können jedoch andere Elemente umfassen: Soll- und Habenkonto, die Belegnummer und gar den Betrag.

Im folgenden Beispiel gibt die markierte Modellbuchung Folgendes vor: Sollkonto 6000, Habenkonto 1010, Buchungstext Miete und Betrag 890.00.

Um eine Modellbuchung aufzurufen, können Sie die Liste, wie oben beschrieben, aufrufen, die Buchung auswählen und auf OK klicken.

Sie können auch die Tastaturkürzel Ctrl+0 bis Ctrl+9 verwenden, die den Buchungen zugewiesen sind.

Alternativ können Sie den Code direkt im Feld Buchungstext eintippen und die Taste Tab drücken.

Um eine neue Modellbuchung zu erstellen, führen Sie den Befehl OptionenModellbuchungen aus und klicken Sie auf Einfügen. In der Maske, die erscheint, füllen Sie die verschiedenen Elemente aus. Hier sehen Sie eine Modellbuchung MIT zur Erfassung der Zahlung der Monatsmiete:

Die Modellbuchungen werden in der Liste nach ihren Codes alphabetisch sortiert.

Der Code und das Kürzel dienen zur Erfassung der Modellbuchung im Buchungsjournal, wie oben beschrieben, ohne die Liste aufzurufen.

Sie können auf dieser Maske angeben, ob Crésus Finanzbuchhaltung das letzte eingegebene Datum (falls Sie häufig alle Buchungen für einen bestimmten Tag erfassen), das heutige Datum (falls Sie die Zahlungen am selben Tag verbuchen) oder kein Datum verwenden soll.

Die anderen Elemente entsprechen der Erfassung einer normalen Buchung. Sie können jedoch Felder leer lassen, die dann nach Einfügen der Modellbuchung ausgefüllt werden. Sie können gar einen MWST-Code oder andere Angaben zu Buchungen mit MWST erfassen.

Mithilfe der Kästchen unter den Feldern können Sie ausserdem angeben, in welchem Feld sich der Cursor nach Einfügen der Buchung befinden soll. In diesem Fall positioniert sich der Cursor am Ende des Buchungstextes Miete, damit der Monat eingegeben werden kann.

Wenn Sie eine bestehende Buchung ändern möchten, wählen Sie sie in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.

Über den Befehl OptionenModellbuchungen rufen Sie ebenfalls die Maske für die Verwaltung der Modellbuchungen auf.

5.1.9Vorerfasste Buchungen

Vorerfasste Buchungen sind nicht aktiv, sie werden nicht in den betreffenden Konten verbucht.

Die Idee dahinter ist, dass Buchungen im Voraus vorbereitet und zu gegebener Zeit einmal oder mehrmals verwendet werden können. Sie können etwa alle Buchungen für Festkosten vorerfassen und sie bei Bedarf ins Buchungsjournal übertragen.

Über den Befehl AnsichtVorerfasste Buchungen gelangen Sie ins Vorerfassungsjournal. Dieses Journal verhält sich wie ein normales Buchungsjournal, nur am linken Rand ist eine blaue Markierung zu sehen. Die Buchungen oder Sammelbuchungen werden genau wie in einem normalen Journal erfasst.

Um eine vorerfasste Buchung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu übertragende Buchung
  • Führen Sie den Befehl Übertragen im Kontextmenü aus.
  • Wählen Sie in der angezeigten Maske das Zieljournal aus und klicken Sie auf OK.
  • Die Buchung wird vom Vorerfassungsjournal am Buchungsdatum in das gewünschte Journal übertragen.

Falls Sie mehrere Buchungen übertragen wollen, nutzen Sie den Befehl Übertragen  im Menü Werkz.; klicken Sie dazu auf die zu übertragende Buchung.

Eine vorerfasste Buchung kann mehrmals verwendet werden:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Buchung
  • Führen Sie den Befehl Kopieren im Kontextmenü aus.
  • Wählen Sie in der angezeigten Maske das Zieljournal aus und geben Sie das Datum der zu erzeugenden Buchung ein.
  • Klicken Sie auf OK./li>
  • Die Buchung wird vom Vorerfassungsjournal am angegebenen Datum in das gewünschte Journal kopiert.
  • Sie ist weiterhin im Vorerfassungsjournal vorhanden und kann wiederverwendet werden.
  • Die kopierte Buchung ist mit einem +-Zeichen am linken Rand versehen, um hervorzuheben, dass sie kopiert bzw. während dieser Sitzung generiert wurde. Beim nächsten Öffnen der Datei verschwindet dieses Symbol.

Wenn beim Text der vorerfassten Buchung das @-Zeichen enthalten ist, zeigt die Maske für den Kopiervorgang ein Feld Zusatztext an. Der hier erfasste Text ersetzt das @-Zeichen in der erzeugten Buchung.

In diesem Fall wird beim Kopieren der vorerfassten Buchung:

im Zieljournal folgende Buchung erzeugt:

Das @-Zeichen wurde durch «August» ersetzt.

5.1.10Abgrenzungsbuchungen

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt es Ihnen, Abgrenzungsbuchungen automatisch zu erstellen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Buchung, für die eine Abgrenzungsbuchung erstellt werden soll
  • Wählen Sie den Befehl Abgrenzungsbuchung erstellen aus:

  • Klicken Sie auf OK.
  • Crésus füllt alle Felder der zu erstellenden Buchung aus und fügt den Status R in der rechten Spalte ein.
  • Die Buchung muss nur noch bestätigt werden.

Die Buchung kann bei der Eröffnung der neuen Buchungsperiode automatisch aufgelöst werden (§11.2.1 Neueröffnung einer Buchhaltung).

5.2.1Die Zeilenmarkierung

Ausser im Journal, im Kontenplan und in den Budgets können Sie die Zeilenmarkierung verwenden.

Wenn Sie auf eine Zeile in der betreffenden Ansicht klicken, bleibt diese markiert. Dies erleichtert die Kontrollen.

Diese Markierung kann mit den Symbolen   oder den Pfeiltasten und verschoben werden.

Mit dem Symbol  oder der Taste Home können Sie zur Markierung zurückkehren, wenn Sie die Ansicht mit dem Scrollbalken, den Tasten PageUp oder PageDown verschoben haben oder auch nach einer Suche.

5.3Verwendung der Maus

Wie in den meisten Windows-Anwendungen spielt die Maus auch in Crésus Finanzbuchhaltung eine grosse Rolle bei der Eingabe und dem Bearbeiten von Daten.

5.3.1Die linke Maustaste und die Werkzeuge

In den Ansichten Journal und Kontenplan werden je nach im Menü Werkz. oder per Klick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste ausgewähltem Werkzeug mit der linken Maustaste verschiedene Funktionen ausgeführt. Anhand der Form des Mauszeigers kann das ausgewählte Werkzeug erkannt werden.

Mit dem Werkzeug Kreuz können Sie die ausgewählte Buchung oder das angeklickte Konto anpassen. Nach Anklicken des Kontos oder der Buchung werden die Elemente in den Feldern am unteren Bildschirmrand angezeigt. Sie können sie ändern und anschliessend mit Enter bestätigen. Die Änderungen werden anschliessend auf die Buchung oder das Konto angewandt.
Mit dem Werkzeug Pipette können Sie eine Buchung oder ein Konto duplizieren. Das ausgewählte Element wird in der Eingabezeile angezeigt und kann geändert und anschliessend bestätigt werden.
Mit dem Werkzeug Radiergummi können Sie eine Buchung oder ein Konto löschen. Sie werden anschliessend gebeten, diesen Vorgang zu bestätigen, damit keine Buchungen oder Konten aus Versehen gelöscht werden.
D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputTampon.png Mit dem Werkzeug Markieren, das wie ein Stempel aussieht, können Sie Buchungen markieren. Sie werden im Buchungsjournal und in den Kontoauszügen hervorgehoben. Mit einem erneuten Klick mit dem Stempelwerkzeug auf eine markierte Buchung wird die Markierung aufgehoben.

Die Buchungen bleiben markiert, auch wenn Sie in eine andere Ansicht wechseln oder wenn Sie die Buchhaltung speichern und später erneut öffnen.

Sie können die markierten Buchungen (§3.6.2 Buchungen suchen, §4.12 Suchen und §4.13 Der Filter) suchen oder filtern.

Das Tastaturkürzel Ctrl+K markiert eine mit den Suchfunktionen (link im Aufbau und §3.6.3 Schnellsuche) gefundene Buchung. Wurde die Buchung bereits markiert, kann die Markierung mit einem erneuten Drücken von Ctrl+K aufgehoben werden.

Wenn Sie die Taste Shift gedrückt halten, während Sie eine Buchung markieren, werden alle Buchungen zwischen der angeklickten Buchung und der letzten markierten Buchung ebenfalls markiert. Falls sie alle bereits markiert sind, wird ihre Markierung aufgehoben.

D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputTamponUp.png D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputTamponDown.png Mit diesen Symbolen gelangen Sie zur nächsten oder zur folgenden markierten Buchung.
D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputTamponDelete.png Dieses Werkzeug entfernt alle Markierungen.

.

Das Stempelwerkzeug wird insbesondere in den Kontoauszügen verwendet, um die Buchungen im Rahmen des Kontrollassistenten einer Gruppe zuzuweisen (§9 Kontrollassistent).

Wenn kein Werkzeug ausgewählt wurde, kann es sein, dass Ihr Mauszeiger keine besondere Funktion hat. Der Mauszeiger erscheint dann in seiner üblichen Form, d. h. . Bei einem Klick mit der linken Maustaste wird also nur das angeklickte Element hervorgehoben.

5.3.2Die rechte Maustaste und die Kontextmenüs

In den meisten Ansichten wird bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf eine Zeile ein Kontextmenü mit verschiedenen Aktionen und Befehlen angezeigt, z. B. Anzeigen eines Kontoauszugs für das ausgewählte Konto, die Sperrung der markierten Buchung, das Aufrufen einer Buchung im Journal aus einem Kontoauszug heraus.

Ist eine Buchung gesperrt oder markiert, steht neben dem Befehl ein Häkchen. Um die Buchung zu entsperren oder die Markierung aufzuheben, muss erneut auf den Befehl geklickt werden.

5.3.3Die Symbolleisten

Die Symbolleisten werden im oberen Teil des Fensters angezeigt, direkt unter der Menüleiste. Per Mausklick erlauben sie Schnellzugriffe auf die häufigsten Funktionen von Crésus Finanzbuchhaltung.

Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol gehen, es jedoch nicht anklicken, erscheint eine Hilfetextblase, welche die Funktion des Symbols angibt.

Diese Option ist nur in Crésus Finanzbuchhaltung ab der Version LARGO oder in der Mac-Version vorhanden.

Öffnet eine bestehende Buchhaltung. Siehe Befehl Datei – Öffnen.
Speichert (aktualisiert) die Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort. Siehe Befehl Datei – Speichern.
Startet die Verbuchung der von Crésus Faktura oder Crésus Lohnbuchhaltung erzeugten Buchungen.
Startet den Druck oder öffnet die Druckvorschau der am Bildschirm angezeigten Ansicht. Siehe die betreffenden Befehle im Menü Datei (§10 Druck).
Direktzugriff auf Favoriten (§6 Favoriten).
Zeigt das Journal an (§4.9 Journale).
Zeigt den Kontenplan an (§4.2 Kontenplan anpassen).
Zeigt die Probebilanz an (§3.11 Probebilanz anzeigen).
Zeigt einen Kontoauszug an (§3.7 Konto anzeigen).
Zeigt die Bilanz an (§3.9 Bilanz anzeigen).
Zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung an (§3.8 Gewinn- und Verlustrechnung anzeigen).
Zeigt die Erfolgsrechnung an (§3.10 Erfolgsrechnung anzeigen).
Zeigt die Budgets an (§12 Budgets).
Zeigt die Kursdifferenzen an (§13 Fremdwährungen).
Zeigt die Zusammenfassung an (§8.5 Periodische Zusammenfassungen).
Zeigt die MWST-Zusammenfassung an (§7.2.9 MWST-Abrechnung erstellen).
Zeigt die MWST-Abrechnung an (§7.2.9 MWST-Abrechnung erstellen).
Zeigt die Kostenrechnung an (§20.5 Die Kostenrechnung).
Werkzeuge zur Änderung/Duplizierung/Löschung von Buchungen oder Konten. Diese Werkzeuge sind nur in den Ansichten Journal und Kontenplan aktiv (§5.3 Verwendung der Maus).
Stempelwerkzeug zur Markierung von Buchungen (§5.3 Verwendung der Maus).
Hebt alle Markierungen auf (§5.3 Verwendung der Maus).
Mit dem Filter können die angezeigten Daten eingeschränkt werden, z. B. indem ein Zeitraum, eine Kontonummer oder ein Buchungstext eingegeben wird. (§4.13 Der Filter).
Mit dem Feldstecher kann eine Buchung oder ein Konto nach verschiedenen Kriterien gesucht werden (§4.12 Suchen).
Sucht die vorherige/nächste Buchung oder das vorherige/nächste Konto, je nach Suchkriterium.
Aktiviert die Schnellsuche (§4.12.3 Schnellsuche).
Standardfunktionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Sie können dazu auch die Tastaturkürzel Ctrl+X, Ctrl+C und Ctrl+V verwenden.
Bestätigt die im Journal, im Kontenplan oder im Budget bearbeiteten Felder. Dieses Symbol entspricht der Taste Enter.
D:DocumentsSVNdocArtIconesToolbarsfact24x24outputCancel.png Bricht die laufende Bearbeitung ab. Dieses Symbol entspricht der Taste Esc.
Zeigt die Hilfe zum Feldausfüllen an. Die Maske passt sich je nach Feld, in dem sich der Cursor befindet, an. Sie können auch die Taste F2 verwenden (§2.4.2 Hilfe beim Ausfüllen eines Feldes).
Die Kontexthilfe erlaubt es, ein Symbol anzuklicken, dessen Funktion man kennen möchte, oder ein Menü anzuzeigen und anschliessend auf einen Befehl zu klicken (§2.4.1 Die Kontexthilfe).
Verbirgt die meisten Elemente am Bildschirm, damit Sie möglichst viel von Ihrer Buchhaltung sehen können. Diese Funktion ist insbesondere bei kleinen Bildschirmen nützlich. Um wieder zum Normalmodus zurückzukehren, klicken Sie erneut auf dieses Symbol.
Verschiebt die ausgewählte Buchung nach oben oder nach unten. Diese Funktion ist nur im Journal vorhanden (§3.3 Buchungsjournal anzeigen).
Verschiebt eine ganze Sammelbuchung nach oben oder nach unten. Diese Funktion ist nur im Journal verfügbar, wenn eine Zeile einer Sammelbuchung ausgewählt ist (§3.4.4 Sammelbuchungen).
Verschiebt die Zeilenmarkierung auf die vorherige oder die folgende Zeile (§5.2 Navigation und Zeilenmarkierung).
Kehrt zur Zeilenmarkierung zurück (§5.2 Navigation und Zeilenmarkierung).
Wechselt zur vorherigen oder zur folgenden Ansicht (§5.2 Navigation und Zeilenmarkierung).
Erlaubt den Zugriff auf die Anhänge und Kommentare eines Kontos. Das Tastenkürzel Ctrl+Y hat dieselbe Funktion. Dieser Befehl ist nur in den Kontoauszügen aktiv (§8.1 Kontoauszüge).

 

5.4Verwendung der Tastatur

Viele Tastenkürzel machen das Arbeiten mit Crésus Finanzbuchhaltung äusserst effizient und schnell.

5.4.1Kürzel für die Eingabe
Taste Funktion
Pfeile und Um ein Zeichen vorrücken oder zurückgehen.
Shift+Pfeil Vorrücken oder zurückgehen und Text hervorheben.
Ctrl+Pfeil Um ein Wort vorrücken oder zurückgehen.
Ctrl+Shift+Pfeil Um ein Wort vorrücken oder zurückgehen und Text hervorheben.
Tab Ins nächste Feld wechseln.
Shift+Tab Ins vorherige Feld wechseln.
Enter Bestätigt die Bearbeitung der Buchung (im Journal), des Kontos (im Kontenplan) oder eines Budgets (in den Budgets).
Esc Bricht die Bearbeitung der Buchung oder des Kontos ab.
Ctrl+D Markiert die letzte Zeile einer Sammelbuchung.
PageUp Springt in einer Ansicht um eine Bildschirmseite hoch.
PageDown Springt in einer Ansicht um eine Bildschirmseite herunter.
Shift+PageUp Springt in einer Ansicht ganz an den Anfang.
Shift+PageDown Springt in einer Ansicht ganz an den Schluss.
Pfeil Bestätigt allfällige Änderungen in einer Zeile und springt eine Zeile hoch.
Pfeil Bestätigt allfällige Änderungen in einer Zeile und springt eine Zeile herunter.
Ctrl+X Schneidet das Feld, das in Bearbeitung ist, aus und speichert es in der Zwischenablage.
Ctrl+C Kopiert das Feld, das in Bearbeitung ist, in die Zwischenablage.
Ctrl+V Fügt den Inhalt der Zwischenablage in das Feld ein.
Ctrl+M Fügt eine Modellbuchung ein.
Shift Wenn Sie die Taste Shift drücken, wenn Sie die Ansicht wechseln, wird die üblicherweise angezeigte Maske nicht eingeblendet, sodass Sie rasch zwischen zwei Ansichten wechseln können.
Wenn Sie mit gedrückter Taste Shift auf das Filtersymbol klicken, wird der Filter deaktiviert. Wenn Sie erneut mit gedrückter Taste Shift auf dieses Symbol klicken, wird der Filter wieder aktiviert.
5.4.2Weitere Tastaturkürzel
Taste Funktion
F1 Greift auf den Index der Hilfe zu
F2 Hilfe zum Ausfüllen des in Bearbeitung befindlichen Felds
F3 Darstellung des Journals
F4 Darstellung des Kontenplans
F5 Darstellung der Probebilanz
F6 Darstellung eines Kontos
F7 Darstellung der Bilanz
F8 Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung
F9 Darstellung der Erfolgsrechnung
Ctrl+O Öffnet eine bestehende Buchhaltung
Ctrl+S Speichert die aktuelle Buchhaltung
Ctrl+W Schliesst die aktuelle Buchhaltung
Ctrl+P Druckt die aktuelle Buchhaltung
Ctrl+F Filter
Ctrl+G Geht zu einem bestimmten Datum (im Journal und im Kontoauszug)
Ctrl+J Schnellsuche
Ctrl+H Suchen
Ctrl+K Markiert die gefundene Buchung
Ctrl+PageUp Sucht den vorherigen Eintrag gemäss Filter
Ctrl+PageDown Sucht den folgenden Eintrag gemäss Filter
Ctrl+T Setzt den Code MWST keine MWST

5.5Verschieben der Spalten

Die Breiten der verschiedenen Spalten können in den jeweiligen Ansichten angepasst werden, was die Anzeige der Buchungsdaten am Bildschirm, aber auch den Ausdruck der Dokumente ändert.

Um die Breite einer Spalte zu ändern, kann die Spaltenbegrenzung mit der Maus auf die gewünschte Breite gezogen werden, indem im oberen Teil angesetzt wird:

In den Tabellen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint die Spaltenbegrenzung im oberen Teil nicht, wo die Spaltenüberschriften angegeben sind. Doch die Spaltenbreite kann trotzdem wie vorhin beschrieben angepasst werden.

Ist der Inhalt einer Spalte zu gross, wird ein rotes Dreieck angezeigt. Die roten Dreiecke werden am Bildschirm sowie in der Druckvorschau angezeigt. Sie werden aber niemals mitgedruckt. Sie können die Anzeige der roten Dreiecke unterbinden, indem Sie die entsprechende Option in der Registerkarte Anzeige unter Optionen – Definitionen deaktivieren.

Muss der Inhalt einer Spalte nicht ersichtlich sein, können Sie die Spalte ausblenden, indem Sie ihre Breite minimieren. Verwenden Sie für Ihre Buchungen keine Nummern, können Sie die Spalte Beleg im Journal z. B. ausblenden. Die Spalte kann jederzeit wieder angezeigt werden, indem Sie die Spaltenbreite wieder vergrössern.

Wenn eine Spalte nicht verwendet wird, sind am Bildschirm zwei vertikale Trennstriche sichtbar. Beim Drucken wird nur der rechte Strich beibehalten.

In den unten aufgeführten Ansichten können die folgenden Spalten vollständig ausgeblendet werden:

Ansicht Spalte
Journal: Beleg
Kontenplan: Typ, Gruppe, MWST, Eröff./Abschl., Währung
Probebilanz: Budget
Kontoauszug: Beleg und Saldo
Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung: Kontonummern

6Favoriten

In Crésus Finanzbuchhaltung kann eine Ansicht viele verschiedene Optionen umfassen. So gibt es etwa Dutzende Möglichkeiten, die Bilanz anzuzeigen.

Statt jedes Mal manuell die Einstellungen vornehmen zu müssen, wenn Sie eine Bilanz auf eine bestimmte Weise anzeigen wollen, können Sie Favoriten anlegen, die jeweils verschiedene Anzeigeoptionen für die Bilanz enthalten.

Die meisten Masken für diese Ansichten weisen zwei Registerkarten auf: Einstellungen und Favoriten.

  • Registerkarte Einstellungen

  • Registerkarte Favoriten

6.1Verwendung der Favoriten

Einen Favoriten, z. B. für die Bilanz, legen Sie wie folgt an:

  • Führen Sie den Befehl OptionenBilanz aus und nehmen Sie Ihre Einstellungen wie üblich vor.
  • Sobald Sie das gemacht haben, klicken Sie auf die Registerkarte Favoriten.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben Sie einen Namen für den Favoriten ein, z. B. Meine Bilanz.

Wenn Sie die Option Den Titel … ersetzen aktivieren, wird der im folgenden Feld erfasste Text anstelle des normalen Titels der Ansicht verwendet.

Sie können dem Favoriten optional einen Filter zuweisen. In diesem Fall wird der Filter automatisch angewendet, wenn der Favorit verwendet wird.

So können Sie für jede Ansicht beliebig viele Favoriten erstellen.

Um einen Favoriten zu verwenden, wählen Sie in der Registerkarte Favoriten den gewünschten Favoriten einfach aus und klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen Favoriten auswählen und dann in die Registerkarte Einstellungen wechseln, finden Sie dort die Einstellungen des ausgewählten Favoriten vor, und der Name des Favoriten wird im Titel der Maske angezeigt:

6.2Direktzugriff auf Favoriten

Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl AnsichtFavoriten aus, um direkt auf all Ihre Favoriten zuzugreifen.

Wählen Sie den gewünschten Favoriten aus und klicken Sie auf OK oder klicken Sie zweimal auf den Favoriten, um direkt in die Ansicht mit den entsprechenden Einstellungen zu wechseln.

Über die Schaltfläche Löschen können Sie einen Favoriten löschen.

Nur die Ansichten, für die mindestens ein Favorit erstellt wurde, erscheinen in dieser Liste.

7MWST-Verwaltung

Auf der Website der Eidgenössischen Finanzverwaltung findet sich folgende Erklärung:

Die MWST geht von der Überlegung aus, dass derjenige, der etwas konsumiert, dem Staat einen finanziellen Beitrag zukommen lässt. Es wäre allerdings zu kompliziert, wenn jeder Bürger für sich jeglichen Konsum mit dem Staat abrechnen müsste. Die Steuer wird deshalb bei den Unternehmen (Produzenten, Fabrikanten, Händlern, Handwerkern, Dienstleistenden usw.) erhoben, die ihrerseits gehalten sind, die MWST auf den Konsumenten zu überwälzen, indem sie die Abgabe in den Preis einrechnen oder als separate Position auf der Rechnung aufführen.

Alle Unternehmen mit einer bestimmten Grösse sind der Mehrwertsteuer (MWST) unterstellt.

MWST-Abrechnungsmethoden

Es gibt zwei MWST-Abrechnungsmethoden:

Effektive Abrechnungsmethode

Bei einem grossen Teil der verkauften Produkte (Waren, Produkte, Dienstleistungen) verrechnet das Unternehmen seinen Kunden eine Steuer, die es an den Bund entrichten muss (geschuldete MWST). Bei der ESTV kann eine vollständige Liste der MWST-Sätze für die verschiedenen Produkte abgerufen werden.

Kauft das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen ein, kann es die gesamte oder einen Teil der MWST, die es dem Lieferanten bezahlt hat, zurückfordern (rückforderbare MWST oder Vorsteuer).

Die zu entrichtende MWST stellt die Differenz zwischen der geschuldeten und der rückforderbaren MWST dar.

Abrechnung nach der Saldosteuersatz- oder der Pauschalsteuersatzmethode

Verkauft das Unternehmen Dienstleistungen oder Waren, verrechnet es seinen Kunden den normalen MWST-Satz.

Kauft das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen ein, kann es die MWST, die es dem Lieferanten bezahlt hat, nicht zurückfordern (rückforderbare MWST oder Vorsteuer).

Die ESTV legt einen Steuersatz fest, der dem Verhältnis zwischen geschuldeter und rückforderbarer MWST im Zusammenhang mit der betreffenden Branche Rechnung trägt.

Die geschuldete MWST berechnet sich ausschliesslich auf der Basis des Umsatzes, gemäss dem oben festgelegten Satz.

Die Saldosteuersatzmethode umfasst einen oder zwei Steuersätze, während die Pauschalsteuersatzmethode bis zu 25 Steuersätze umfassen kann. Letztere Methode ist in der Regel den Gemeinwesen vorbehalten.

Verbuchungsmethoden

Für die Verbuchung von Rechnungen – Debitoren- oder Kreditorenrechnungen – gibt es ebenfalls zwei Methoden.

Verbuchung der vereinbarten oder der vereinnahmten Entgelte

Üblicherweise werden die Debitorenrechnungen direkt nach ihrer Erstellung und die Kreditorenrechnungen nach Erhalt in der Buchhaltung verbucht: Man spricht hier von vereinbarten Entgelten. Die MWST wird bei der Erfassung von Aufwand oder Ertrag verarbeitet. Da die MWST beim Inkasso oder bei der Bezahlung der Rechnung bereits verarbeitet wurde, müssen nur noch allfällige gewährte oder erhaltene Skonti berücksichtigt werden, um die MWST dem Ist-Zustand anzupassen.

Verbuchung der vereinnahmten Entgelte

Bei der ESTV kann eine Ausnahme beantragt werden, damit die Rechnungen erst bei der Bezahlung verarbeitet werden. Die Forderung wird nicht erfasst, und Aufwand oder Ertrag werden erst verbucht, wenn eine Teil- oder eine vollständige Zahlung erfolgt ist. Man spricht hier von der Verbuchung nach vereinnahmten Entgelten.

Die hier gegebenen Anleitungen und Beispiele dienen einzig dazu, Sie mit der Software Crésus Finanzbuchhaltung vertraut zu machen. Bei Zweifeln oder Fragen zur MWST wenden Sie sich an einen Treuhänder oder an die ESTV (link im Aufbau).

Buchungen eingeben

Die Steuersätze in diesem Kapitel dienen als Beispiele und widerspiegeln nicht die geltenden gesetzlichen Sätze.

Bei der Erfassung einer Buchung wird dem Betrag ein MWST-Code (§7.2.3 Die MWST-Codes für die effektive Methode) zugewiesen, damit Crésus den Nettobetrag und den MWST-Betrag der Buchung anhand der Optionen in den Feldern für die MWST (§7.2.4 Die Felder für die MWST) berechnen kann.

Dank dem MWST-Code kann Crésus den Betrag in den verschiedenen Positionen der MWST-Abrechnung kumulieren.

Um eine Buchung mit MWST zu erfassen, müssen genau die gleichen Elemente erfasst werden wie bei einer Buchung ohne MWST. Anschliessend ist in der Liste ein MWST-Code auszuwählen. In diesem Beispiel geht es um die MWST, die bei einem Wareneinkauf zurückzufordern ist, das heisst, der Code VSMD (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand zum Normalsatz) kommt zum Tragen:

Crésus Finanzbuchhaltung ermittelt die zu erstellenden Buchungen automatisch:

Das nach §3 Erste Schritte erstellte Buchhaltungsbeispiel enthält Beispielbuchungen für die MWST, die die Verwendung der verschiedenen MWST-Codes gut veranschaulichen.

Crésus Finanzbuchhaltung muss nicht nur über alle Angaben zur Berechnung des genauen MWST-Betrages verfügen, sondern auch die MWST-Abrechnung erstellen (§7.2.3 Die MWST-Codes für die effektive Methode), aus der der MWST-pflichtige Umsatz hervorgeht, einschliesslich des nicht MWST-pflichtigen Umsatzes sowie der rückforderbaren MWST, einerseits auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand und andererseits auf dem Handelswarenaufwand.

So sieht die von Crésus Finanzbuchhaltung automatisch erstellte Abrechnung aus:

C:\Users\leuen\AppData\Local\Temp\SNAGHTML3f00bc8b.PNG

Jeder MWST-Typ, der anhand seines Codes identifiziert wird, muss an einem bestimmten Ort auf der Abrechnung vorhanden sein. Um die MWST korrekt zu verwalten, ist es äusserst wichtig zu wissen, welchen MWST-Code jeweils zu wählen ist.

7.1Einstellungen für die MWST

Die MWST aktivieren

Wenn in der laufenden Buchhaltung keine MWST-Funktionen angeboten werden, müssen sie unter Optionen > Definitionen, Registerkarte MWST aktiviert werden:

Abgesehen von der Abrechnungsmethode werden die Periodizität der Abrechnungen und die Wahl, ob Nettoumsätze (ohne MWST) oder Bruttoumsätze (einschliesslich MWST) angezeigt werden sollen, angegeben.

In dieser Maske wird zudem definiert, ob die MWST nach vereinnahmten Entgelten verwendet wird.

Einstellungen für die MWST-Eingabe

Es können mehrere Optionen gewählt werden, um das Verhalten bei der Eingabe von Buchungen zu steuern, unter Optionen> Definitionen, Registerkarte Eingabe MWST:

Die Option Strikte Kontrolle der MWST-Codes verhindert, dass ein MWST-Code für den Verkauf mit einer Buchung auf ein Aufwandkonto oder ein MWST-Code für den Aufwand für eine Buchung auf ein Ertragskonto verwendet wird.

Mit der Einführung der E-MWST sind auch in der Registerkarte Firma Einstellungen vorzunehmen, insbesondere ist die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID-Nr.) zu hinterlegen.

Für weitere Details klicken Sie in den Masken auf die Schaltfläche Hilfe.

7.2Effektive Abrechnungsmethode

Bei einem Einkauf wird ein Konto für die rückforderbare MWST je nach MWST-Satz belastet. Bei einem Verkauf wird einem Konto für die geschuldete MWST ein Betrag abhängig vom MWST-Satz gutgeschrieben. Die effektiv zu entrichtende MWST entspricht der Differenz zwischen geschuldeter MWST und rückforderbarer MWST.

7.2.1Die effektive Abrechnungsmethode aktivieren

Wenn Sie den Assistenten verwendet haben, um eine gänzlich neue Buchhaltung anzulegen, und angegeben haben, dass Sie für die MWST die effektive Abrechnungsmethode verwenden wollen, wurden die Grundeinstellungen schon vorgenommen.

Um in einer Buchhaltungsdatei die MWST-Verwaltung hinzuzufügen oder um von der Saldosteuersatz- oder der Pauschalsteuersatzmethode zur effektiven Abrechnungsmethode zu wechseln, führen Sie den Befehl OptionenDefinitionen aus und wechseln Sie zur Registerkarte MWST. Die Option Effektive Abrechnungsmethode (benutzt die MWST-Codes) ist zu aktivieren.

Aktiveren Sie ggf. die Option MWST nach vereinnahmten Entgelten.

7.2.2Buchungen mit MWST

Wenn Sie im Journal eine Buchung erfassen, können Sie mithilfe des MWST-Codes (siehe nachfolgendes Beispiel) bestimmen, um welche Art der MWST es sich handelt.

Einige Optionen erlauben es zu definieren, wie der gewählte Code auf die betreffende Buchung anzuwenden ist (§7.2.4 Die Felder für die MWST).

In der Regel verfügen die Konten, in denen MWST-pflichtige Kauf- und Verkaufstransaktionen verbucht werden, über einen Standard-MWST-Code (§4.2.7 Die verschiedenen Kontoelemente). Sobald Sie also die Nummer eines Kontos, das einen Standard-MWST-Code aufweist, eingeben, schlägt Crésus Finanzbuchhaltung automatisch diesen MWST-Code vor.

Beispiel

Als Beispiel fungiert folgender Auszug aus dem Kontenplan:

Nummer Kontotitel Kategorie MWST-Code
3200 Handelserlöse Ertrag UST
4200 Handelswarenaufwand Aufwand VSMD
6400 Energieaufwand Aufwand VSIB
6430 Wasser Aufwand VSIBRED

Wenn Sie bei der Erfassung einer Buchung die Kontonummer 3200 eingeben, schlägt Crésus Finanzbuchhaltung den Code UST vor, bei 4200 den MWST-Code VSMD.

Um einen Warenkauf zum Normalsatz zu verbuchen, müssen Sie die Angaben in den MWST-Feldern nicht anpassen. Der Code und die anderen Optionen werden automatisch richtig erfasst:

Crésus Finanzbuchhaltung erzeugt folgende Buchung:

Denn der Standard-MWST-Code des Kontos 4200 in der Spalte MWST im Kontenplan (§4.2.7 Die verschiedenen Kontoelemente) ist VSMD und dieser MWST-Satz ist mit einem Satz von 10 % und dem MWST-Konto 1170 definiert.

Um hingegen einen Einkauf im selben Konto zum reduzierten Satz zu verbuchen (4200),, müssen Sie den MWST-Code in VSMDRED ändern:

Crésus Finanzbuchhaltung erzeugt folgende Buchung:

Bei einer Buchung auf das Konto 6430 Wasser wird der MWST-Code automatisch in VSIBRED geändert. Sie brauchen nichts zu tun, da der Standard-MWST-Code des Kontos 6430 in Kontenplan VSIBRED lautet:

Die Buchung sieht wie folgt aus:

Achtung

Wenn Sie einen Kauf verbuchen, für den Sie keine MWST entrichten (z. B. weil Ihr Lieferant nicht MWST-pflichtig ist), müssen Sie den MWST-Code ohne MWST (erster Eintrag in der Liste der MWST-Codes) verwenden und keinesfalls einen der MWST-Codes für den Verkauf mit 0 % MWST. Mit der Tastenkombination Ctrl+T können Sie diesen Code rasch auswählen.

Bei der Verbuchung eines Barverkaufs gilt das gleiche Prinzip:

Der im Kontenplan für das Konto 3200 hinterlegte MWST-Code lautet UST und ist mit einem MWST-Satz von 10 % festgelegt. Verbucht wird er im Konto 2200 Geschuldete MWST (Umsatzsteuer).

Die erzeugte Buchung sieht wie folgt aus:

Achtung

Wenn Sie den Verkauf eines Produkts verbuchen, auf das keine MWSt erhoben wird (z. B. ein nicht MWST-pflichtiger Mietzins, eine Gebühr, ein Verkauf im Ausland), müssen Sie einen der MWST-Codes für den Verkauf auswählen, der 0 % MWST entspricht. Die Buchungen mit dem Code ohne MWST werden in der Abrechnung nicht angezeigt.

7.2.3Die MWST-Codes für die effektive Methode

Wenn Sie Buchungen mit MWST erfassen (siehe oben), liefert die Wahl des MWST-Codes Crésus Finanzbuchhaltung alle Angaben, die für die Berechnung der MWST erforderlich sind, aber auch für das Ausweisen des Buchungsbetrags in der MWST-Abrechnung (§7.2.7 Überprüfung der MWST).

Es ist daher äusserst wichtig, den richtigen MWST-Code zu wählen.

Die in den Standardvorlagen von Crésus vorgeschlagenen Codes werden nachfolgend aufgeführt (die fett gekennzeichneten Codes werden am häufigsten verwendet). Die Zahlen nach den MWST-Codes sind die Ziffern auf dem MWST-Formular (weitere Informationen finden sich in den MWST-Infos (https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/tableOfContent.xhtml?publicationId=1016479).

Für die Verbuchung von Erträgen (Verkäufe, Honorare usw.)
Zu entrichtende MWST
Code Ziffer
UST 300 Leistungen zum Normalsatz
USTRED 310 Leistungen zum reduzierten Satz
USTHEB 340 Leistungen zum Beherbergungssatz
BDA 380 Bezugssteuer Ausland
EGMIN 235 Entgeltsminderungen Normalsatz
EGMINRED 235 Entgeltsminderungen reduzierter Satz

 

Nicht MWST-pflichtig

Achtung: Diese Codes sind ausschliesslich für den Verkauf bestimmt und dürfen nicht für Einkäufe mit 0 % MWST verwendet werden.

Code Ziffer
SBFL 220 Von der Steuer befreite Leistungen (u. a. Exporte, Art. 23), von der Steuer befreite Leistungen an begünstigte Einrichtungen und Personen (Art. 107).
EXPORT 220 Beim Export erbrachte Leistungen
FREI 43 Nicht steuerbare Leistungen (Art. 21), für die nicht nach Art. 22 optiert wird. Von der Steuer ausgenommene Umsätze.
LSAUSL 43 Leistungen im Ausland (nicht mit beim Export erbrachten Leistungen zu verwechseln)

 

Für die Verbuchung von Aufwand (Käufe, Investitionen usw.)
Rückforderbare MWST
Code Ziffer
VSIB 405 Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand zum Normalsatz
VSIBRED 405 Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand zum reduzierten Satz
VSREPR 405 Spesen für die Repräsentation (bis 2010 zu 50 % absetzbar, seit 2010 zu 100 %). Sie können anstelle dieses Codes VSIB verwenden.
VSMD 400 Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand zum Normalsatz
VSMDRED 400 Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand zum reduzierten Satz
ELENTS 400 Einlageentsteuerung (Art. 32). Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand zum reduzierten Satz
VSK 405 Vorsteuerkorrekturen: Eigenverbrauch (Art. 28 Abs. 1) und gemischte Verwendung (Art. 30).
VSKRED 405 Idem, zum reduzierten Satz

 

Mittelfluss, der nicht zum Entgelt gehört
MF1 900 Subventionen, Kurtaxen u. Ä. Entsorgungs- und Wasserwerkbeiträge (Art. 18 Abs. 2 Bst. a–c).
MF2 910 Spenden, Dividenden, Schadenersatz usw. (Art. 18 Abs. 2 Bst. d–l).

 

Über den Befehl Optionen – MWST-Codes öffnen Sie eine Maske mit einer Liste sämtlicher MWST-Codes.

Wenn Sie einen Code markieren, wird eine Beschreibung angezeigt:

Das Verhalten jedes Codes entspricht einer Definition, die angepasst werden kann.

  • Wählen Sie den MWST-Code aus und klicken Sie anschliessend auf Ändern, um zu sehen, wie der Code definiert ist:

Achtung: Ändern Sie kein Feld in dieser Maske, ohne zu wissen, was Sie genau machen. Sonst kann es bei der MWST-Berechnung zu Fehlern kommen.

Ein MWST-Code wird von folgenden Elementen definiert:

Abkürzung aus Buchstaben und/oder Zahlen, z. B. VSIB, VSIBRED, UST, USTRED.

MWST-Satz.

Der absetzbare Prozentsatz. In der Regel sind es 100 %, doch vor 2010 konnte man z. B. nur 50 % der MWST auf Repräsentationsspesen absetzen.

Die Nummer des Kontos für die Verbuchung des MWST-Betrags. Dieses Konto muss ein Aktivkonto sein für die MWST-Codes für die rückforderbare MWST und ein Passivkonto für die MWST-Codes für die zu entrichtende MWST.

Ziffer auf dem MWST-Abrechnungsformular.

Weitere Angaben zu den Optionen in Bezug auf die MWST-Codes finden Sie über den Befehl Optionen – MWST-Codes in der Hilfe der Software.

Für die Erstellung der MWST-Abrechnung verwendet Crésus Finanzbuchhaltung ausschliesslich die Buchungen mit MWST-Code.

Um die Eingabe der Buchungen zu vereinfachen, kann jedes Konto des Kontenplans einen Standard-MWST-Code aufweisen (§4.2.7 Die verschiedenen Kontoelemente). Wenn Sie im Journal eine Buchung erfassen, schlägt Crésus Finanzbuchhaltung automatisch den Standard-MWST-Code des betreffenden Kontos vor. Bei Bedarf können Sie diesen Code ändern (siehe oben). Sie müssen also nicht für jeden MWST-Satz ein separates Konto haben.

Jeder MWST-Code ist an einer bestimmten Position auf der Abrechnung vorhanden, und jede Position entspricht einem MWST-Code. Bitte beachten Sie, dass es auch Codes für nicht MWST-pflichtige Verkäufe gibt, da diese auf der offiziellen MWST-Abrechnung anzugeben sind.

Ein MWST-Code kann deaktiviert werden, indem die entsprechende Option in der Marke zur Änderung eines MWST-Codes angeklickt wird.

7.2.4Die Felder für die MWST

Bei der Eingabe einer Buchung mit MWST sind abgesehen vom MWST-Code je nachdem einige Optionen anzupassen und einige Zusatzfelder auszufüllen:

  • MWST. Drop-down-Liste, in der Sie den MWST-Code auswählen (siehe oben). Mit der Tastenkombination Ctrl+T wird der MWST-Code entfernt, womit der erste Eintrag in der Liste ausgewählt wird: ohne MWST.
  • Optionen Soll/Haben. Hier können Sie angeben, ob die MWST für das Soll- oder das Habenkonto gilt. In der Regel müssen Sie diese Angaben nicht ändern.
  • MWST-Satz. Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Benutzt die gleichzeitige Verwaltung der alten und der neuen MWST-Sätze in der Maske Geltende MWST-Sätze aktiviert haben (Schaltfläche MWST-Sätze in der Maske des Befehls Optionen – MWST-Codes). In diesem Feld können Sie nach einer Änderung der MWST-Sätze angeben, ob der alte oder der neue MWST-Satz angewandt werden soll. Mit den Tastenkombinationen Alt+1 und Alt+2 wählen Sie den alten oder den neuen Satz aus.
  • Aktivieren Sie Einkauf/Zahlung, wenn Sie die Zahlung einer Lieferantenrechnung (Kreditor) mit einem Rabatt verbuchen. So wird der Anteil der MWST, die dem Rabatt entspricht, vom Konto Rückforderbare MWST abgezogen.
  • Aktivieren Sie Verkauf/Zahlung, wenn Sie den Zahlungseingang einer Lieferantenrechnung (Debitor) mit einem Rabatt verbuchen. So wird der Anteil der MWST, die dem Rabatt entspricht, vom Konto Geschuldete MWST abgezogen (siehe unten).
  • Aktivieren Sie die Option Ohne MWST (netto), wenn der eingegebene Betrag dem Nettobetrag oder dem Betrag exklusive MWST entspricht.
  • Aktivieren Sie die Option Mit MWST (brutto), wenn der eingegebene Betrag dem Bruttobetrag oder dem Betrag inklusive MWST entspricht.
  • Netto/Brutto zeigt den Netto- (exkl. MWST) und den Bruttobetrag (inkl. MWST) an.
  • MWST zeigt den Betrag der MWST an. Bei Bedarf kann dieser Betrag manuell angepasst werden, z. B. wenn er nicht genau dem auf der Lieferantenrechnung angegebenen MWST-Betrag entspricht. Um diesen MWST-Betrag anpassen zu können, ist die Option MWST-Betrag kann manuell angepasst werden in der Registerkarte MWST unter Optionen – Definitionen.
7.2.5Verbuchung von Rabatten

Wird ein Rechnungsbetrag nicht vollständig beglichen (Rabatt, Rückerstattung, Warenretoure usw.), sind dieser Rabatt sowie der MWST-Anteil dieses Rabatts zu verbuchen. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option Einkauf/Zahlung, wenn es sich um die Zahlung einer Kreditorenrechnung handelt, oder Verkauf/Zahlung für eine Zahlung durch einen Debitor. Wenn eines dieser beiden Felder aktiviert ist, erscheinen drei zusätzliche Felder:

  1. Konto für Rabatt: Dieses Feld erscheint unterhalb des Felds Soll oder Haben. Hier geben Sie das Konto für die Verbuchung des Rabatts ein.
  2. Konto für: Geben Sie eine Bezeichnung wie Rabatt, Skonto usw. an oder wählen Sie eine Bezeichnung aus der Drop-down-Liste. Sie können den Inhalt der Liste ändern, indem Sie auf F2 drücken, wenn Sie sich in diesem Feld befinden.
  3. Geschuldet: Geben Sie hier den Totalbetrag der Rechnung ein.

Beispiel

Auszug aus dem Kontenplan:

Nummer Kontotitel Kategorie MWST
1010 Postkonto Aktiv
2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren-Lieferanten) Passiv
4200 Handelswarenaufwand Aufwand VSMD
4900 Aufwandminderungen Aufwand VSMD

Sie erhalten eine Rechnung über CHF 110.00. Folgende Buchung entspricht dieser Rechnung:

Sie zahlen diese Rechnung, jedoch mit 50 % Rabatt, d. h. Sie bezahlen statt 110.00 nur 55.00. So sehen die Felder aus:

Sie erhalten folgende Buchung:

Wenn eine Rechnung vollständig bezahlt wird (in diesem Fall 110.00), müssen Sie die Optionen Einkauf/Zahlung oder Verkauf/Zahlung nicht aktivieren. In diesem Fall reicht es, die Buchung wie folgt zu erfassen:

Das sieht so aus:

7.2.6MWST bei Warenimporten

Wenn Sie Waren importieren, erhalten Sie in der Regel zwei Rechnungen: die Rechnung des ausländischen Lieferanten und die Rechnung des Transportunternehmens.

Die Rechnung des ausländischen Lieferanten wird ohne MWST verbucht. Das Transportunternehmen stellt Ihnen hingegen seine eigene Transportleistung in Rechnung (im Allgemeinen mit MWST) sowie den MWST-Betrag, den es bei der Verzollung entrichten musste. Diese MWST, die Ihnen vom Transportunternehmen verrechnet wird, ist direkt im Konto für die rückforderbare MWST auf Waren zu verbuchen (meist 1170, 1068 oder 1061, je nach ihrem Kontenplan), indem Sie den MWST-Code VSMD (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand) verwenden.

Obwohl Crésus bei der Erfassung einen Betrag exkl. MWST, einen MWST-Betrag und einen Betrag inkl. MWST anzeigt, sieht die erzeugte Buchung wie folgt aus:

Handelt es sich bei den importierten Waren um Investitionsgüter, gilt das gleiche Prinzip, aber es sind das Konto rückforderbare MWST für Investitionen und übrigen Betriebsaufwand (im Allgemeinen 1171, 1069 oder 1062) und der MWST-Code VSIB (Vorsteuer auf Investitionen) zu verwenden.

Der gleiche Grundsatz gilt, wenn Sie eine MWST-Rechnung direkt von der Zollverwaltung erhalten.

7.2.7Überprüfung der MWST

Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl AnsichtMWST-Zusammenfassung aus, um alle MWST-Buchungen einer bestimmten Periode anzuzeigen. Die Beträge können nach Konten oder nach MWST-Code gruppiert werden, mit oder ohne Buchungsdetails. Dank dieser Listen können Sie leicht allfällige Eingabefehler aufdecken. Mit Klick der rechten Maustaste auf eine Buchung können Sie u. a. die Buchung im Journal anzeigen, um sie zu korrigieren.

7.2.8MWST-Berechnung

Der MWST-Betrag, der an die ESTV zu entrichten ist, wird ermittelt, indem alle Buchungen mit MWST-Code einbezogen werden. Anhand des MWST-Codes kann die MWST-Art der Buchung bestimmt und die Beträge können der richtigen Position zugewiesen werden. Der Endbetrag entspricht der geschuldeten MWST abzüglich der rückforderbaren MWST.

Im Folgenden wird eine Beispielbuchhaltung angezeigt, deren MWST-Abrechnung anschliessend erläutert wird. Die MWST-Codes erscheinen in den Buchungstexten in Klammern:

Datum Soll Haben Text Betrag
06.02.2018 4200 Einkauf 1, (VSMD) netto, MWST = 10.00 100.00
06.02.2018 1170 Einkauf 1, 10% MWST (VSMD) 10.00
06.02.2018 1010 Einkauf 1 Total, (VSMD) 110.00
06.02.2018 4200 Einkauf 2, (VSMD) netto, MWST = 1.00 10.00
06.02.2018 1170 Einkauf 2, 10% MWST (VSMD) 1.00
06.02.2018 1010 Einkauf 2 Total, (VSMD) 11.00
06.02.2018 4200 Unterhalt, (VSIB) netto, MWST = 20.00 200.00
06.02.2018 1170 Unterhalt, 10% MWST (VSIB) 20.00
06.02.2018 1010 Unterhalt Total, (VSIB) 220.00
07.02.2018 4200 Einkauf 3, (VSMDRED) netto, MWST = 3.00 100.00
07.02.2018 1170 Einkauf 3, 3% MWST (VSMDRED) 3.00
07.02.2018 1010 Einkauf 3 Total, (VSMDRED) 103.00
07.02.2018 3200 Verkauf 1, (USTRED) netto, MWST = 30.00 1 000.00
07.02.2018 2200 Verkauf 1, 3% MWST (USTRED) 30.00
07.02.2018 1010 Verkauf 1 Total, (USTRED 1 030.00
07.02.2018 3200 Verkauf 2, (USTRED) netto, MWST = 3.00 100.00
07.02.2018 2200 Verkauf 2, 3% MWST (USTRED) 3.00
07.02.2018 1010 Verkauf 2 Total, (USTRED 103.00
07.02.2018 1010 3200 Verkauf 3, (EXPORT) 50.00
07.02.2018 1010 3200 Verkauf 4, (EXPORT) 150.00
07.02.2018 1010 3200 Verkauf 5, (FREI) netto, MWST = 0.00 100.00
07.02.2018 1010 3200 Verkauf 6, (FREI) netto, MWST = 0.00 200.00
07.02.2018 3200 Verkauf 7, (UST) netto, MWST = 10.00 100.00
07.02.2018 2200 Verkauf 7, 10% MWST (UST) 10.00
07.02.2018 1010 Verkauf 7 Total, (UST) 110.00

 

Die für die Abrechnung berechneten Beträge:

Nettoumsatz, muss auch nicht MWST-pflichtige Verkäufe umfassen:

Verkauf 1 1 000.00
Verkauf 2 100.00
Verkauf 3 50.00
Verkauf 4 150.00
Verkauf 5 100.00
Verkauf 6 200.00
Verkauf 7 100.00
Total 1 700.00

 

Bruttoumsatz

Verkauf 1 1 030.00
Verkauf 2 103.00
Verkauf 3 50.00
Verkauf 4 150.00
Verkauf 5 100.00
Verkauf 6 200.00
Verkauf 7 110.00
Total 1 743.00

Im Umsatz enthaltene, jedoch nicht steuerbare Beträge

Export (EXPORT) Verkauf 3 50.00
Verkauf 4 150.00
200.00
Von der Steuer ausgenommen (FREI) Verkauf 5 100.00
Verkauf 6 200.00
300.00
MWST-pflichtiger Umsatz,, wie folgt berechnet:
Total Bruttoumsatz (EXPORT + FREI + UST + USTRED) 1 743.00
Export (EXPORT) −200.00
Von der Steuer ausgenommen (FREI) −300.00
MWST-pflichtiger Umsatz zum Normalsatz und zum reduzierten Satz 1 243.00
Zusammensetzung des MWST-pflichtigen Umsatzes

Umsatz

MWST

Satz 10% Verkauf 7 110.00 10.00
110.00 10.00
Satz 3% Verkauf 1 1 030.00 30.00
Verkauf 2 103.00 3.00
1 133.00 33.00
Total Steuern 10.00
+ 33.00
Total MWST 43.00

 

(Rückforderbare) Vorsteuer: Bruttobetrag Steuer
Auf Material- und Dienstleistungsaufwand
Zum Normalsatz (VSMD) Einkauf 1 110.00 10.00
Einkauf 2 11.00 1.00
Zum reduzierten Satz (VSMDRED) Einkauf 3 103.00 3.00
224.00 14.00
Auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand
Zum Normalsatz (VSIB) Unterhalt 1 220.00 20.00
220.00 20.00
An die Eidgenössische Steuerverwaltung zu entrichtende MWST 43.00
−14.00
−20.00
9.00

Bei Bedarf können Sie angeben, wie Crésus Finanzbuchhaltung die MWST-Abrechnung erstellen soll (Kontexthilfe des Befehls Optionen – MWST-Codes).

7.2.9MWST-Abrechnung erstellen

Um die MWST-Abrechnung anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht  > MWST-Abrechnung aus.

Seit Juni 2018 bietet die ESTV die elektronische Übermittlung der MWST-Abrechnung an. Sie können sich mit Benutzername und Passwort beim ESTV-Portal anmelden und die vorhandenen Funktionen verwenden, um eine von Crésus Finanzbuchhaltung generierte XML-Datei hochzuladen. Ab der Version 13 bietet Ihnen Crésus Finanzbuchhaltung diese Option an. Falls Ihre Datei bereits an die neue Norm angepasst ist, können Sie diesen Absatz ignorieren und direkt mit dem Punkt Die Ansicht MWST-Abrechnung weiterfahren.

Auf E-MWST umsteigen

Falls Ihre Datei noch nicht an die neue Norm angepasst wurde, zeigt Ihnen Crésus eine Meldung an und schlägt vor, auf die E-MWST umzusteigen.

Wenn Sie auf Ja klicken, wird die Maske mit den Einstellungen unter Optionen > Definitionen, Registerkarte MWST angezeigt.

Hier müssen Sie grundsätzlich nichts ändern. Wie Sie aber sehen, können Sie die Periodizität der Abrechnung anpassen.

Es gibt eine zweite Maske MWST-Erfassung, wo die Einstellungen für das Verhalten bei der Eingabe von Buchungen vorgenommen werden.

Bevor Sie diese Einstellungen bestätigen, wechseln Sie bitte zur Registerkarte Firma, um dort Ihre Daten zu vervollständigen, insbesondere die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID-Nr.) Ihres Unternehmens und die Kontaktperson für die MWST-Abrechnung.

Die UID-Nummer des Unternehmens entspricht der MWST-Nummer, jedoch ohne die Bezeichnung MWST am Ende.
Bei Bedarf können Sie über den Link auf das UID-Register zugreifen.

Diese Maske können Sie jederzeit über den Befehl Optionen > Definitionen aufrufen.

Die Ansicht MWST-Abrechnung

Crésus zeigt die Werte der nächsten zu erstellenden Abrechnung an. Die Zeitspannen werden gemäss der in den Einstellungen vorgegebenen Periodizität automatisch angegeben.

Die Werte, die auf der MWST-Abrechnung vorhanden sind, entsprechen der Summe der Beträge sämtlicher Buchungen, die in der betreffenden Periode mit MWST-Codes erfasst wurden.

Bei der geschuldeten MWST handelt es sich um die Summe der MWST-pflichtigen Beträge und der Summe der MWST-Beträge. Bei der rückforderbaren MWST wird nur die Summe der MWST-Beträge ausgewiesen.

Anhand des MWST-Codes wird die Position des Betrags auf der Abrechnung bestimmt. Es ist daher äusserst wichtig, die richtigen Codes zu verwenden.

Die MWST-Abrechnungen beziehen sich auf gemäss der gewählten Periodizität vordefinierten Perioden (vierteljährlich, halbjährlich oder seltener auch monatlich).

Die bei der elektronischen Übermittlung, der Erfassung auf dem Portal der ESTV oder dem Postversand der Abrechnung an die ESTV angegebenen Beträge sind geschuldet. Wird eine Änderung an Buchungen vorgenommen, die sich auf eine bereits abgeschlossene Periode auswirkt, sieht das Standardvorgehen in Crésus vor, die Differenz auf die nächste Abrechnung zu übertragen. Es werden also die kumulierten Beträge zum Ende der Abrechnungsperiode berechnet, von denen man die bereits abgerechneten Beträge abzieht. So stimmt am Ende jeder Abrechnungsperiode der Gesamtbetrag immer. Aus diesem Grund schlägt Crésus vor, immer den Stand zum Ende der Abrechnungsperiode anzuzeigen, unter Berücksichtigung der gespeicherten Abrechnungen.

Es können zu Analysezwecken auch die Beträge ausgewiesen werden, die sich auf die Abrechnungsperiode beschränken, oder die kumulierten Beträge ohne Abzug der gespeicherten Abrechnungen.

Der Speichervorgang, der Abschluss und der Versand einer Abrechnung erfolgen immer unter Berücksichtigung der bereits gespeicherten Abrechnungen: Crésus stützt sich auf die kumulierten Beträge zum Ende der Periode und zieht die bereits abgerechneten Beträge ab.

Mit der E-MWST akzeptiert die ESTV Korrekturabrechnungen. Die Korrekturabrechnung ersetzt die vorherige Abrechnung für dieselbe Periode.

MWST-Abrechnung erstellen

Für sämtliche Abrechnungsperioden stehen die gleichen Vorgänge und Hilfsmittel zur Verfügung.

In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen das logische Vorgehen bei der Erstellung der ersten Abrechnung und anschliessend bei den Folgeabrechnungen.

Rufen Sie die MWST-Zusammenfassung (§7.2.7 Überprüfung der MWST) auf, indem Sie auf das Symbol  klicken, um die Buchungen mit MWST der betreffenden Abrechnungsperiode zu überprüfen.

Wechseln Sie zur MWST-Abrechnung, indem Sie auf das Symbol klicken. Es wird die erste Abrechnungsperiode des Buchungsjahrs vorgeschlagen.

Unten im Fenster werden u. a. die Abrechnungsperiode und deren Stand angegeben.

Die vorhandenen Schaltflächen variieren je nach möglichen Operationen basierend auf dem Stand der Abrechnung.

Verwenden Sie die Schaltfläche Druckvorschau/Drucken, um die Abrechnung auszudrucken. Es gibt drei Optionen:

  • die MWST-Abrechnung, so wie sie am Bildschirm zu sehen ist: Darstellung, wie die Abrechnung am Bildschirm erscheint.
  • die Musterabrechnung: Musterformular mit den Bezeichnungen jeder Position. Dieses Dokument darf nicht bei der ESTV eingereicht werden, da der Barcode fehlt.
  • die MWST-Abrechnung auf dem offiziellen Formular: Crésus druckt nur die Beträge auf, die so positioniert sind, dass sie in die Felder der von der ESTV bereitgestellten Abrechnung passen. Da jeder Drucker seine Eigenheiten hat, lohnt es sich, einen Test auf normalem Papier zu machen und das Ergebnis mit dem Dokument der ESTV zu vergleichen. In der Regel müssen die Zahlen so ausgerichtet werden, dass sie an den dafür vorgesehenen Stellen gedruckt werden. Verwenden Sie die Felder Waagrechte Verschiebung und Senkrechte Verschiebung, um die Daten korrekt auf die Felder der Abrechnung auszurichten.

Da der Druck vom Einzug des Papiers in den Drucker abhängt, empfehlen wir Ihnen, die Zahlen manuell auf die offizielle Abrechnung zu übertragen.

Beim Druck einer nicht abgeschlossenen Abrechnung (siehe weiter unten) wird der Vermerk Provisorische Abrechnung als Wasserzeichen gedruckt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung speichern, um die Daten, wie sie für die laufende Periode berechnet wurden, zu speichern.

Wenn Sie Buchungen nachträglich verändern, die sich auf das erste Quartal auswirken, haben Sie rechts drei Optionen:

  • Gespeicherter Zustand vom [Datum der letzten Speicherung]
  • Zustand vom [Beginndatum der Periode] bis zum [Enddatum der Periode], unter Berücksichtigung der Änderungen, die nach der Speicherung vorgenommen wurden.
  • Differenz zwischen dem Zustand am [Enddatum der Periode] und der gespeicherten Abrechnung.

Beim Abspeichern der Abrechnung wird immer der aktuelle Stand der Buchungen berücksichtigt, unabhängig von der gewählten Anzeigeoption. Handelt es sich nicht um die erste Abrechnungsperiode, werden die gespeicherten Abrechnungen immer abgezogen.

Wurde die Abrechnung der Periode bereits abgespeichert, wird die Schaltfläche Abrechnung ersetzen aktiv. Bei einem Klick auf diese Schaltfläche werden die vorgängig gespeicherten Daten ersetzt und gehen verloren.

Wenn Sie die Abrechnung als definitiv erachten, klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Abrechnung jetzt fertigstellen.


Nun werden die Daten des laufenden Quartals validiert und gespeichert. Diese Abrechnung ist bei der ESTV einzureichen.  Mit der Fertigstellung der Abrechnung kann diese nun für das ESTV-Portal exportiert werden.

In Crésus können nur gespeicherte Abrechnungen fertiggestellt werden.

Abrechnung an die ESTV übermitteln

Um die Abrechnung zu übermitteln, klicken Sie auf die Schaltfläche E-MWST exportieren:

Wählen Sie die gewünschte Option:

  • Ersteinreichung: Wenn Sie zum ersten Mal eine Abrechnung für die betreffende Periode einreichen.
  • Korrekturabrechnung: Wenn Sie bereits eine Abrechnung für diese Periode eingereicht haben, jedoch nachträglich Änderungen vorgenommen haben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriff auf die ESTV-Website: In diesem Schritt wird die XML-Datei erzeugt, die Sie anschliessend auf der ESTV-Website hochladen können. Crésus öffnet nun die Einstiegsseite von ESTV SuisseTax:

Um sich hier einloggen zu können, benötigen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort. Sie finden unter eine Anleitung der ESTV, wie Sie ESTV SuisseTax nutzen können.

Nachdem Sie sich auf der Einstiegsseite von ESTV SuisseTax eingeloggt haben, klicken Sie auf Geschäfte und anschliessend auf MWST Geschäftsübersicht oder Mehrwertsteuer, um die Übersicht der MWST-Geschäfte anzuzeigen.

Hier werden die laufenden Abrechnungen oder die erledigten Abrechnungen, die bereits über das Portal ESTV SuisseTax übermittelt wurden, aufgeführt.

Je nach Status des betreffenden Geschäfts können Sie die entsprechenden Optionen oder Aktionen auswählen. Die neuen Abrechnungsperioden werden per E-Mail angekündigt, und zwar am ersten Tag nach Ende der Abrechnungsperiode (Beispiel: Abrechnungsperiode 1. Quartal, vom 1. Januar bis 31. März, per E-Mail-Versand vom 1. April).

Wenn Sie auf Abrechnungsdaten importieren klicken, öffnet sich folgende Maske:

Verwenden Sie die Schaltfläche Dokument hinzufügen, um die gewünschte Abrechnung zu übermitteln.

Crésus hat den Namen der Datei und den Dateipfad der XML-Datei in die Zwischenablage kopiert.
Unter Windows können Sie den Inhalt einfach (Tastenkürzel Ctrl+V) in das Feld Dateiname einfügen.
Auf einem Mac verwenden Sie die Funktion Go to folder (Tastenkürzel Cmd+Shift+G) und fügen den Inhalt anschliessend ein mit Cmd+V.

Die Daten ihrer MWST-Abrechnung werden an die Website ESTV SuisseTax übermittelt. Die Datei enthält die Angaben Ihrer Firma sowie die Abrechnungsperiode. ESTV SuisseTax zeigt nun allfällige Fehler oder Warnungen an.

Sie können nun Ihre Abrechnung anzeigen und damit alle von Crésus übernommenen Beträge auf der Website von ESTV SuisseTax ansehen.

Falls Sie Fehler in den übermittelten Daten feststellen, sollten Sie in Crésus die fehlerhaften Elemente anpassen und eine Korrekturabrechnung übermitteln. Wählen Sie in diesem Fall die Option Korrekturabrechnung:

MWST-Abschluss

Um den MWST-Abschluss für ein Quartal durchzuführen, sind noch die entsprechenden Buchungen zu erstellen.

  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung gt MWST-Abschluss aus.
  • Beim ersten MWST-Abschluss, den Sie durchführen, müssen Sie das Bilanzkonto angeben, das Crésus als MWST-Abschlusskonto für die Verbuchung des ausstehenden Betrags verwenden soll. In der Regel handelt es sich dabei um das Konto 2201 Abrechnungskonto MWST.
  • Geben Sie das Abschlussdatum ein und klicken Sie auf OK.
  • Crésus Finanzbuchhaltung erzeugt die Buchungen im Abrechnungskonto anhand der Saldi der Konten geschuldete MWST und rückforderbare MWST zum entsprechenden Datum. Die Buchungen werden in der rechten Spalte des Journals mit dem Symbol gekennzeichnet:

Der Saldo des Kontos Abrechnungskonto MWST enthält den zu entrichtenden MWST-Betrag oder bei einem negativen Betrag den Betrag, den Sie zurückerstattet bekommen. Dieser Betrag muss dem Betrag unten auf der MWST-Abrechnung entsprechen.

Sie können nun das nächste Quartal in Angriff nehmen, in diesem Beispiel das zweite Quartal.

  • Rufen Sie die MWST-Zusammenfassung (§7.2.7 Überprüfung der MWST) auf, indem Sie auf das Symbol  klicken, um die Buchungen mit MWST der Periode vom 01.01. bis 30.06. zu überprüfen.
  • Wechseln Sie zur MWST-Abrechnung, indem Sie auf das Symbol klicken.
  • Crésus berechnet die kumulierten Beträge per 30.06. und zieht davon die in der Abrechnung des ersten Quartals gemeldeten Beträge ab.
  • Drucken Sie  die Abrechnung wie oben beschrieben aus.
  • Speichern Sie die Abrechnung des zweiten Quartals ab.
  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – MWST-Abschluss per 30.06. aus.
  • Der Saldo des Kontos Abrechnungskonto MWST muss dem Betrag auf der MWST-Abrechnung entsprechen.

Sie müssen nicht zwangsläufig die Daten des ersten Quartals übermittelt haben, bevor Sie die Abrechnung des zweiten Quartals erstellen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die von der ESTV vorgegebenen Fristen einhalten.

Möglicherweise wurde das erste Quartal geändert, nachdem die MWST-Abrechnung erstellt wurde. Daher muss die Abrechnung des zweiten Quartals (und der folgenden Quartale) erstellt werden, indem die kumulierten Beträge zum Ende der Abrechnungsperiode ermittelt werden, von denen die bereits gemeldeten Beträge abgezogen werden.

Die Optionen rechts erlauben Ihnen die Darstellung verschiedener Status:

  • Gespeicherter Zustand:
    Crésus stellt die gespeicherten Werte dar.
  • Zustand am 30.06. ohne Abzug der gespeicherten Abrechnungen:
    Es handelt sich um die kumulierten Werte vom 1. Januar bis 30. Juni.
  • Zustand 30.06. mit Abzug der gespeicherten Abrechnungen:
    Crésus addiert die Beträge per 30. Juni und zieht die vorgängig abgerechneten Beträge ab. So fängt die Abrechnung per 30. Juni allfällige Korrekturen ab, die nach der Fertigstellung der Abrechnung des ersten Quartals vorgenommen wurden.
  • Zustand vom 01.04. bis 30.06.:
    Stellt nur die Werte des zweiten Quartals dar.
  • Differenz zwischen dem Zustand am 30.06. und der gespeicherten Abrechnung:
    Crésus addiert die Beträge per 30. Juni und vergleicht sie mit den vorgängig abgerechneten Beträgen.

Gehen Sie wie beim ersten Quartal vor, um die Abrechnung zu speichern, fertigzustellen, auszudrucken und einzureichen, damit Sie zum dritten Quartal wechseln können.

Drittes und viertes Quartal sowie Berichtigungsabrechnung

Gehen Sie wie beim zweiten Quartal vor.

Bestehende Abrechnung anzeigen

Wenn Sie die Abrechnung einer gespeicherten oder abgeschlossenen Periode auswählen, wird standardmässig die abgespeicherte Abrechnung angezeigt. Mit den Optionen können Sie allfällige Differenzen zwischen der gespeicherten Abrechnung und dem aktuellen Stand der Buchhaltung einsehen.

 

7.2.10MWST-Formular

Crésus Finanzbuchhaltung verwaltet die MWST und erlaubt die Erstellung von MWST-Abrechnungen direkt auf dem Formular. Seit 2017 verwendet die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ein MWST-Formular mit geänderter Darstellung. Wir haben Crésus Finanzbuchhaltung angepasst und die neue Anordnung der Felder berücksichtigt.

Bei der Erstellung der Abrechnung kreuzen Sie die Option Benutzt das Formular Q01/2017 an, damit die für den Druck korrekte Darstellung verwendet wird:

7.2.11Festlegung der MWST-Sätze

Die ESTV kann die MWST-Sätze anpassen. Bei einer Anpassung der Sätze müssen aber häufig noch Rechnungen mit den alten MWST-Sätzen erstellt werden, wenn die Leistung in der Periode mit dem alten Satz erbracht wurde. Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt es ohne Weiteres, gleichzeitig die alten und die neuen Sätze zu verwalten.

Sätze anpassen
  • Führen Sie den Befehl Optionen – MWST-Codes aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche MWST-Sätze:

  • Geben Sie die neuen Sätze ein.
  • Unter Standard-MWST-Sätze können Sie auswählen, ob Crésus Finanzbuchhaltung bei der Eingabe von Buchungen standardmässig die alten oder die neuen Sätze vorschlagen soll.

Bei der Eingabe einer Buchung können Sie angeben, ob Sie den alten oder den neuen MWST-Satz anwenden wollen (§7.2.4 Die Felder für die MWST).

Die bereitgestellten MWST-Abrechnungsformulare enthalten Felder für die Meldung der alten und der neuen Sätze.

7.3Saldosteuersatzmethode (SSS)

Mit dieser Methode wird nur der Verkauf Ihrer Dienstleistungen zu einem von der ESTV festgelegten Satz besteuert. Sie können hingegen die MWST für Ihre Ausgaben und Einkäufe nicht zurückfordern. In einigen Fällen können für Sie mehrere MWST-Sätze zur Anwendung kommen, die unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen in Ihrem Unternehmen entsprechen.

Die Instrumente für die Kontrolle und die Erstellung der MWST-Abrechnung sind dieselben wie für die effektive Abrechnungsmethode. Bitte lesen Sie die vorherigen Abschnitte durch.

7.3.1Die Saldosteuersatzmethode aktivieren

Wenn Sie beim Anlegen einer neuen Datei den Assistenten verwendet haben, konnten Sie diese Methode bereits festlegen, ebenso den oder die anzuwendenden Sätze.

Falls Sie in Ihrer Datei noch nicht mit MWST arbeiten oder von der effektiven Abrechnungsmethode zur SSS wechseln müssen:

  • Führen Sie den Befehl OptionenDefinitionen aus und wechseln Sie in die Registerkarte MWST. Aktivieren Sie die Option Saldosteuersatzmethode oder Pauschalsteuersatzmethode.

    Vergewissern Sie sich, dass die Option Benutzt die MWST-Codes ausgewählt wird, weil sonst die MWST-Abrechnung nicht erstellt werden kann.

  • Je nachdem wird folgende Maske angezeigt:

  • Hier müssen Sie Ihren MWST-Satz bzw. Ihre MWST-Sätze erfassen. Wenn Sie einen einzigen MWST-Satz verwenden, füllen Sie nur die erste Zeile aus. Im folgenden Beispiel werden zwei MWST-Sätze angewandt.
  • Wenn Sie mit mehr als zwei MWST-Sätzen arbeiten müssen, definieren Sie sie ebenfalls in dieser Maske (höchstens 25 Sätze).

Diese Maske können Sie auch über den Befehl OptionenMWST-Codes und Klick auf die Schaltfläche MWST-Sätze aufrufen.

Im Kontenplan müssen Sie für jedes Ertragskonto definieren, welcher MWST-Satz zur Anwendung kommt. Die MWST-Codes SATZ1 und SATZ2 entsprechen den beiden Sätzen. Wenn Sie nur einen MWST-Satz verwenden, benötigen Sie den MWST-Code SATZ2 nicht und können ihn deaktivieren (§7.5 Liste der MWST-Codes anpassen).

Beispiel

Die Spalte MWST muss für alle Konten ausser den Ertragskonten leer sein.

Schliesslich müssen Sie noch die richtige MWST-Abrechnung einstellen:

  • Führen Sie den Befehl OptionenMWST-Codes aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung definieren.
  • Wählen Sie MWST-Abrechnung mit zwei Steuersätzen aus und klicken Sie auf OK.

7.3.2Buchungen mit MWST zum Saldosteuersatz

Die Buchungen mit MWST gemäss der Saldosteuersatzmethode werden wie bei der effektiven Methode erfasst (§7.2 Effektive Abrechnungsmethode). Das Konto der geschuldeten MWST wird hingegen nicht direkt bei jeder Buchung tangiert, sondern nur beim MWST-Abschluss.

Nehmen wir an, dass die beiden Konten 3200 und 3400 verwendet werden und Sie einem einzigen Saldosteuersatz von 5 % unterstellt sind. Wenn der Umsatz des Kontos 3200 bei 900.00 liegt und derjenige des Kontos 3400 bei 100.00, beträgt die gesamte geschuldete MWST 50.00, d. h. 5 % von 900 + 5 % de 100 = 45 + 5 = 50.00.

Am Ende der Abrechnungsperiode (z. B. am Ende des Halbjahrs) sind folgende Buchungen zu erstellen:

Datum Soll Haben Buchungstext  Betrag
30.06.2018 3200 2201 MWST-Abschluss         45.00
30.06.2018 3400 2201 MWST-Abschluss           5.00

Das Konto 2201 Abrechnungskonto MWST ist ein Passivkonto, dessen Saldo der zu entrichtenden MWST entspricht.

Um diese Buchungen am Ende der Abrechnungsperiode automatisch zu erzeugen, führen Sie den Befehl Buchhaltung – MWST-Abschluss aus:

  • Das Symbol %T% im Buchungstext wird durch den betreffenden MWST-Satz ersetzt.
  • Wie bei der effektiven Abrechnungsmethode wurden bei einer bereits abgeschlossenen Periode möglicherweise noch Änderungen vorgenommen.
  • Die MWST-Abschlussbuchungen werden in der rechten Spalte im Journal mit dem Symbol  gekennzeichnet (T = TVA = MWST auf Französisch).
  • Im folgenden Beispiel wird ein einziger MWST-Satz von 5 % verwendet. Der Befehl MWST-Abschluss wurde zweimal durchgeführt: per 31.3. und per 30.6.:

7.3.3MWST-Codes für MWST nach SSS
Erträge (Verkäufe, Honorare usw.)
geschuldete MWST:
SATZ1 321/320 Leistungen gemäss dem 1. Satz.
SATZ2 331/330 Leistungen gemäss dem 2. Satz.
BDA 3 81/380 Bezugssteuer/td>
nicht MWST-pflichtig
SBFL
EXPORT 220 von der Steuer befreite Leistungen
LSAUSL 221 Leistungen im Ausland
UIM 225 Übertragung im Meldeverfahren
Besondere Abzüge
SA1 470 Kontierung der Steuer gemäss Formular Nr. 1050
SA2 471 Kontierung der Steuer gemäss Formular Nr. 1055
Andere Mittelflüsse
MF1 900 Subventionen, Kurtaxen usw.
MF2 910 Spenden, Dividenden, Schadenersatz usw.

Diese MWST-Codes entsprechen denen der offiziellen MWST-Abrechnung 2010 gemäss dem MWST-Gesetz vom 12. Juni 2009 (auch neues MWST-Gesetz oder nMWSTG genannt).

7.3.4MWST-Abrechnung zum SSS erstellen

Die Verfahren für die Kontrolle und die Erstellung der MWST-Abrechnung sowie der MWST-Abschluss entsprechen den Abläufen wie bei der effektiven Abrechnungsmethode. Bitte lesen Sie die vorherigen Abschnitte durch.

Wir weisen jedoch auf drei wichtige Unterschiede hin:

  • Die erfassten Erträge sind Beträge inklusive MWST. Das Unternehmensergebnis fällt also zu hoch aus, wenn der MWST-Betrag nicht vom Umsatz abgezogen wurde.
  • Der MWST-Abschluss zieht den Betrag der berechneten MWST im Dreisatzverfahren von jedem Ertragskonto ab.
  • In der Abrechnung werden die Beträge für die rückforderbare MWST nicht angezeigt.
7.3.5Abrechnung Saldosteuersatz oder Pauschalsteuersatz mit mehr als 2 Sätzen

Crésus Finanzbuchhaltung kann keine MWST-Abrechnung mit mehr als zwei Pauschalsteuersätzen erzeugen.

Laut ESTV ist in einem solchen Fall auf der Basis des gesamten Umsatzes und der gesamten entsprechenden MWST-Beträge ein Durchschnittssatz zu ermitteln. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf das Symbol «MWST-Zusammenfassung».

Verwenden Sie die folgenden Einstellungen:

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Sie erhalten anschliessend eine Zusammenstellung der Umsätze und der entsprechenden MWST-Beträge mit den Gesamtbeträgen.

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Nun können Sie den Durchschnittssatz anhand der folgenden Formel berechnen: [Total geschuldete MWST × 100 / Total Bruttobetrag]

Diese Tabelle können Sie über das Menü Bearbeiten > Ansicht kopieren auch in eine Excel-Datei exportieren, indem Sie Excel öffnen und den Inhalt der Zwischenablage mit Ctrl+V einfügen. Dort können Sie die nötigen Berechnungen durchführen.

Wenn Sie diese Datei speichern, nachdem Sie den Durchschnittssatz berechnet haben, können Sie bei der nächsten Abrechnung die neuen Werte der Abrechnung aus Crésus Finanzbuchhaltung einfach wieder einfügen und so automatisch den neuen Durchschnittssatz berechnen.

Achtung: In diesem Fall funktioniert der Mechanismus, mit dem die vorherigen Abrechnungen gespeichert und vom Gesamtbetrag des Jahres abgezogen werden können, nicht.

Um allfällige Korrekturen in den vorherigen Quartalen zu berücksichtigen, müssen Sie daher die MWST-Zusammenfassung für jedes Jahr erstellen und die Zahlen, die Sie der ESTV gemeldet haben, in die Excel-Datei übertragen. So stimmt Ihre Abrechnung.

Hier ein Beispiel für ein Excel-Datei. Der schwarze Teil wird aus der Zwischenablage eingefügt, den blauen Teil erstellen Sie selbst.

 

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Sie können Ihre Abrechnung nicht über die Funktion E-MWST in Crésus Finanzbuchhaltung übermitteln. Sie müssen sich auf der Website der ESTV anmelden und die Zahlen, die Sie erhalten haben, in die Tabelle übertragen.

Der MWST-Abschluss erfolgt jedoch normal über das Menü Buchhaltung > MWST-Abschluss.

Wenn Sie versuchen, die MWST-Abrechnung anzuzeigen, gibt Crésus Finanzbuchhaltung an, dass einige MWST-Codes nicht in die MWST-Abrechnung mit eingezogen werden:

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Hier müssen Sie nicht auf «Weiter» klicken, da Sie keine MWST-Abrechnung auf einem offiziellen Formular verwenden können.

7.4Die Pauschalsteuersatzmethode (PSS)

Diese Methode ähnelt der Saldosteuersatzmethode, kann aber mehr MWST-Sätze aufweisen (höchstens 25). Ausserdem ist die Abrechnung in der Regel vierteljährlich zu erstellen.

Wir verweisen auf die Erläuterungen zur Saldosteuersatzmethode.

7.6Einen MWST-Code hinzufügen/kopieren

Es kann notwendig sein, einen MWST-Code hinzuzufügen – etwa wenn Sie der Pauschalsteuersatzmethode mit mehr als zwei MWST-Sätzen unterstellt sind:

  • Führen Sie den Befehl Optionen – MWST-Codes aus.
  • In der Maske Liste der MWST-Codes klicken Sie auf einen Code mit einem ähnlichen Anwendungsbereich wie demjenigen des zu erstellenden Codes.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
  • Erfassen Sie die Angaben in der Maske Neuer MWST-Code.
  • Es ist wichtig, diesen neuen Code der jeweiligen Position in der Abrechnung zuzuordnen.

7.7MWST-Abrechnung anpassen

Wenn Sie in Crésus MWST-Codes hinzufügen mussten, ist sicherzustellen, dass die betreffenden Beträge auf der Abrechnung an der richtigen Stelle ausgewiesen werden.

Damit Sie keine bestehende Abrechnung falsch abändern, ist es sinnvoll, eine Kopie zu erstellen, die Sie anschliessend anpassen.

  • Führen Sie den Befehl Optionen – MWST-Codes aus.
  • In der Maske Liste der MWST-Codes klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung definieren.
  • Wählen Sie die betreffende Abrechnung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
  • Weitere Anweisungen finden Sie in der Hilfe dieser Maske.

8Die wichtigsten Ansichten

In Crésus können die Buchhaltungsdaten in diversen Ansichten dargestellt werden: als Bilanz, Erfolgsrechnung, Budget, Kontoauszug usw.

8.1Kontoauszüge

In einem Kontoauszug werden alle Buchungen angezeigt, die dem entsprechenden Konto im Haben oder im Soll zugewiesen wurden.

Der Betrag der Buchung erscheint in der Spalte Soll oder Haben, und in einer dritten Spalte wird der Kontosaldo am Buchungsdatum angegeben.

Im unteren Teil der Darstellung erscheinen die Gesamtbeträge in den Spalten Soll und Haben.

Wurde ein Filter(§4.13 Der Filter) angewandt, stützen sich die Totalbeträge nur auf die ausgewählten Buchungen.

Die Funktion Personalisierter Kontoauszug erlaubt es, die angezeigten Spalten zu konfigurieren (§8.1.3 Personalisierte Kontoauszüge).

8.1.1Kontoauszug anzeigen

Um einen Kontoauszug anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl AnsichtKontoauszug und wählen Sie das gewünschte Konto in der Liste aus.

  • Sie können im Feld zuoberst in der Liste die Kontonummer oder den Kontotitel vollständig oder teilweise erfassen. Die Liste wird kleiner, je mehr Angaben Sie eintippen – es werden immer nur passende Einträge angezeigt. Sie können die Konten in der Liste auf verschiedene Kategorien eingrenzen, indem Sie auf die Optionsfelder Aktiv, Passiv usw. klicken. Sie können Konten ohne Buchungen ausblenden, indem Sie das Kästchen Blendet leere Konten aus aktivieren.

Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Kontoauszug:

  • In der letzten Spalte in dieser Ansicht wird der Saldo des Kontos nach jeder Buchung angezeigt.
  • Auf der letzten Zeile wird das Total der Bewegungen des Kontos für Soll und Haben angegeben.

Sie können den Filter ( §4.13 Der Filter) verwenden, um nur die Buchungen eines bestimmten Zeitraums oder die Buchungen, die einem oder mehreren Kriterien entsprechen, anzuzeigen.

Verwenden Sie die Suchfunktionen ( §4.12 Suchen), um eine Buchung durch Eingabe des Buchungstextes, der Belegnummer, eines der verwendeten Konten oder des Betrags zu finden.

Mit Klick der rechten Maustaste auf eine Buchung wird ein Kontextmenü eingeblendet, über das die entsprechende Zeile im Journal oder im Kontoauszug der Gegenbuchung angezeigt werden kann oder das eine Änderung des Buchungstextes erlaubt.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken  oder das Tastenkürzel Ctrl+Y verwenden, können Sie einen Kommentar oder einen Anhang zum Konto erfassen (§4.2.9 Anhänge oder Kommentar zu einem Konto).

8.1.2Kontoauszug und Sammelbuchungen

In einem Kontoauszug werden die verschiedenen Gegenposten einer Sammelbuchung nicht angezeigt. Denn das ist ja u. a. der Sinn von Sammelbuchungen. Manchmal ist es aber wünschenswert, dass auch die Details der Sammelbuchung angezeigt werden, damit so ersichtlich ist, aus welchen Buchungen sie sich zusammensetzt, und nicht nur die Gesamtbeträge angezeigt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Zeigt die Details der Sammelbuchungen an in der Auswahlmaske für ein Konto.

In diesem normalen Kontoauszug erscheinen die zwei Sammelbuchungen auf den Zeilen 3, 5 und 6 nur zusammengefasst, und der Gegenposten ist vorhanden:

Ist die Option Zeigt die Details der Sammelbuchungen an aktiviert, werden die Beträge der Buchungen, aus denen die Sammelbuchung besteht, in einer weiteren Spalte angezeigt. Die Buchung Nr. 3 wird etwa wie folgt angezeigt:

Ist die Option Zeigt ebenfalls die MWST-Details aktiviert, sieht der Auszug wie folgt aus:

8.1.3Personalisierte Kontoauszüge

Sie können personalisierte Kontoauszüge festlegen, in denen Sie definieren, welche Spalten anzuzeigen sind.

  • Führen Sie den Befehl AnsichtKontoauszug aus oder klicken Sie auf das Symbol  und anschliessend auf die Schaltfläche Personalisierter Kontoauszug:

  • Die angezeigten Elemente befinden sich in der Spalte Verwendete Spalten.
  • Um ein weiteres Element anzuzeigen, wählen Sie es in der linken Spalte aus und klicken Sie auf die Schaltfläche >> .
  • Um ein angezeigtes Element zu entfernen, wählen Sie es in der rechten Spalte aus und klicken Sie auf die Schaltfläche << .
  • Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Reihenfolge der verwendeten Spalten ändern.

Im obigen Beispiel wurde die Spalte Netto/MWST hinzugefügt:

Bei den Buchungen mit MWST wird der Bruttobetrag in einer zusätzlichen Spalte zwischen dem Buchungstext und dem Soll angezeigt.

8.2Die Bilanz

In der Bilanz werden alle Saldi sämtlicher Aktiv- und Passivkonten dargestellt, sodass mit einem Blick die Vermögenslage des Unternehmens ersichtlich ist. Es gibt drei Bilanzarten:

  • Die Eröffnungsbilanz wird durch die Eröffnungsbuchungen bestimmt, die entweder zu Beginn des Buchungsjahres manuell erfasst werden über den Befehl BuchhaltungSaldovortrag (bei der Erstellung einer neuen Buchhaltung) oder die von Crésus Finanzbuchhaltung bei der Neueröffnung der Buchhaltung (§11.2 Die Neueröffnung) erstellt werden. Die Eröffnungsbilanz muss ausgeglichen sein, d. h. das Total der Aktivkontensaldi entspricht dem Total der Passivkontensaldi.
  • Die Zwischenbilanz stellt den Stand der Konten im Laufe des Geschäftsjahres dar. Die Differenz zwischen den Aktiv- und den Passivkonten entspricht dem Gewinn oder dem Verlust in der Gewinn- und Verlustrechnung.
  • Die Schlussbilanz ist die Bilanz, die nach Abschluss des Geschäftsjahres erstellt wird. (§11.1 Der Abschluss)
Einfaches Beispiel zur Veranschaulichung der drei Bilanztypen

Bei einer Bank wurde ein Darlehen aufgenommen, um das Startkapital für das Unternehmen aufzubringen. Die Eröffnungsbilanz ist ausgeglichen.

Während des Buchungsjahres verändern Aufwand und Ertrag die Saldi der Aktiv- und Passivkonten. In diesem Beispiel übersteigt der Ertrag den Aufwand um 500.–.

Wenn die Zwischenbilanz erstellt wird, gibt es einen Überschuss von 500.– in der Spalte der Aktiven der Bilanz:

  • Gemäss den Bewegungen weist die Kasse einen Saldo von 47 500.– auf
  • Nach einer Rückvergütung von 3000.– verfügt das Konto Bankschulden noch über einen Saldo von 47 000.–.
  • Die Zwischenbilanz ist nicht ausgeglichen. Crésus Finanzbuchhaltung blendet in den Passivkonten automatisch eine Zeile Differenz (Kapital) ein, um den Überschuss an Aktiven auszugleichen. Bei einem Überschuss an Passiven heisst diese Zeile Differenz (Defizit) und wird in der Spalte der Aktiven angezeigt.

Beim Abschluss der Buchhaltung wird der Gewinn dem Kapital zugewiesen:

Die Bilanz ist ausgeglichen:

Die Abschlussbuchung für das Unternehmensergebnis kann manuell eingegeben werden. Wenn die Bilanz nach dem Abschluss nicht ausgeglichen ist, wurde der Abschluss nicht korrekt durchgeführt.

Eine Bilanz erstellen

Die Eröffnungsbilanz muss ausgeglichen sein, das Total der Passiven muss dem Total der Aktiven entsprechen. Der Unterschied zwischen den Aktiven und den Passiven einer Zwischenbilanz muss der Differenz zwischen Aufwand und Ertrag in der GV entsprechen.

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Bilanz aus.
  • In der Maske können Sie angeben, wie die Bilanz angezeigt werden soll:

  • Die Einstellungen und Optionen sind ähnlich wie diejenigen, die bereits für die GV beschrieben wurden (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung).
  • Die Option Eröffnungsbilanz zeigt den Stand der Konten bei der Eröffnung an, unabhängig vom Datumsfilter. Crésus berücksichtigt nur die Eröffnungsbuchungen, die in der rechten Spalte mit dem Symbol  gekennzeichnet sind (§4.4 Saldovortragsbuchungen).

Für genauere Informationen beziehen Sie sich bitte auf die detaillierte Beschreibung des Befehls AnsichtBilanz in der Hilfe der Software.

8.3Gewinn- und Verlustrechnung

In der Ansicht «Gewinn- und Verlustrechnung» (GV) kann der Stand sämtlicher Aufwands- (linke Spalte) und Ertragskonten (rechte Spalte) angezeigt werden Auf einen Blick sind die Saldi der verschiedenen Konten ersichtlich, um die Bedeutung der verschiedenen Bereiche rasch zu beurteilen. Durch eine zusätzliche Zeile, auf der der Gewinn oder der Verlust ausgewiesen wird, wird die Tabelle ausgeglichen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann falsche Angaben enthalten, falls Sie einfache Buchungen (Buchungen ohne Gegenposten) oder allenfalls unvollständige Buchungen eingegeben haben.

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Gewinn- und Verlustrechnung aus.
  • In der Maske können Sie angeben, wie Crésus die Gewinn- und Verlustrechnung darstellen soll.

Wir beschreiben hier nur die häufigsten Optionen. Detailliertere Angaben finden Sie, indem Sie in der Maske auf die Schaltfläche Hilfe klicken.

  • Tiefe:

gibt den Detaillierungsgrad der Abschlusskonten an. Die Tiefe hängt von der Hierarchie der Sammelkonten im Kontenplan ab (§4.2 Kontenplan anpassen).

  • Sammelkonten in fett bis zur Tiefe:

Die Total- und Zwischentotalbeträge werden bis zur angegebenen Tiefe hervorgehoben.

  • Spalten:

bestimmt das Layout und die Kategorie der Konten.

  • Zeigt alle Konten an:

Da der Betrag der Sammelkonten den Betrag von Unterkonten einschliesst, werden die Totalbeträge ausgeblendet, um nur die Konten auf der tiefsten Ebene anzuzeigen. Mit dieser Option können auch die Totalbeträge angezeigt werden.

  • Zeigt Leerzeilen an:

Konten ohne Buchungen sind in der Regel ausgeblendet. Mit dieser Option können sie ebenfalls eingeblendet werden.

  • Gewinn- und Verlustrechnung vor dem Abschluss:

Wenn die Buchhaltung abgeschlossen ist, beträgt der Saldo aller Aufwand- und Ertragskonten 0.–. Diese Option erlaubt es, die GV ohne die Abschlussbuchungen anzuzeigen (§11.1 Der Abschluss)

  • Vergleich:

Ist diese Option aktiviert, weist die GV eine zusätzliche Spalte auf, deren Inhalt je nach ausgewähltem Modus variiert:

Budget / Budget + 1 vergleicht den angezeigten Wert mit dem Jahresbudget (§12 Budgets), auch wenn Sie einen Datumsfilter verwenden (§4.13 Der Filter).

Budget pro rata temporis / Budget + 1 pro rata temporis vergleicht den angezeigten Wert mit dem Jahresbudget, heruntergerechnet auf die im Datumsfilter angegebene Zeitspanne (§4.13 Der Filter).

Vorjahr am Jahresende vergleicht den angezeigten Wert mit dem Wert vor Abschluss des Vorjahrs.

Vorjahr mit Filter vergleicht den angezeigten Wert mit dem Wert zum gleichen Datum am Ende der Periode im Vorjahr, falls Sie einen Datumsfilter verwenden (§4.13 Der Filter). Diese Funktion bedingt, dass das laufende Geschäftsjahr mit einer neuen Version von Crésus Finanzbuchhaltung eröffnet wurde.

Der Vergleich kann einen Wert auf folgende vier Arten anzeigen:

Betrag: Die Spalte zeigt das Budget des Kontos an.

Differenz: In der Spalte wird die Differenz zwischen Saldo und Budget des Kontos angezeigt.

Vergleich in %: Zeigt den Kontosaldo im Vergleich zum Budget in Prozent an.

Vergleich in % mit Betrag: Zeigt den Kontosaldo im Vergleich zum Budget in % an, der Betrag wird ebenfalls angezeigt.

Die zwei Schaltflächen Abschlusskonten und Analytik-Center ermöglichen es, den Inhalt der GV auf einen Teil der Buchhaltungsstruktur oder auf die den Analytik-Centern zugewiesenen Buchungen einzugrenzen.

  • Abschlusskonten:

Jedes Aufwand- oder Ertragskonto wird einem Abschlusskonto zugewiesen (§4.2.7 Die verschiedenen Kontoelemente). Alle Konten der gleichen Art werden grundsätzlich dem gleichen Abschlusskonto zugeordnet. So entstehen in der Struktur des Kontenplans Kontobereiche. Verwenden Sie diese Schaltfläche, um die Liste der Abschlusskonten anzuzeigen. Treffen Sie in der Liste Ihre Auswahl, klicken Sie auf OK und bestätigen Sie die Maske. Die angezeigte GV berücksichtigt nur die Konten, die im ausgewählten Konto abgeschlossen werden.

In den Standardkontenplänen für KMU fungiert das Konto 9000 als Abschlusskonto für die Konten 3000 bis 3800 und das Konto 9005 als Abschlusskonto für die Konten 3900. Die Konten 9000 und 9005 sind dem Abschlusskonto 9010 zugewiesen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Abschlusskonten.

Wählen Sie das Konto 9000 aus.

Die GV zeigt nur die Produktionserlöse an, d. h. die Konten 3000 bis 3800:

Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Abschlusskonten.

Wählen Sie das Konto 9015 aus.

Die GV weist nur den Material- und Warenaufwand aus.

Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Abschlusskonten.

Wählen Sie die Konten 9000 und 9015 aus.

In der GV wird der Bruttoerlös angezeigt, der sich aus den Erlösen aus Lieferungen und Leistungen und dem Material- und Warenaufwand zusammensetzt.

Dies ist mit den ersten Elementen der Erfolgsrechnung vergleichbar. (§8.4 Erfolgsrechnung)

  • Analytik-Center:

Diese Funktion ist nur verfügbar, falls Sie in der LARGO-Version von Crésus Finanzbuchhaltung die entsprechenden Optionen aktiviert haben (§20 Analytik-Center). Sie können damit eine GV anzeigen, indem Sie die Buchungen so filtern, dass nur diejenigen berücksichtigt werden, die den ausgewählten Analytik-Centern zugeordnet wurden.

8.4Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung stellt die Ertragslage des Unternehmens während des Geschäftsjahres dar. Ihre Darstellung ist im Obligationenrecht in Artikel 959b definiert.

Kontenplan und Erfolgskonten

In den Standardkontenplänen, die mit Crésus Finanzbuchhaltung mitgeliefert werden, sind die Aufwand- und Ertragskonten mit den Erfolgskonten 9000 und höher verknüpft.

Die Erfolgskonten umfassen die Aufwand- oder Ertragskonten je nach Art der Konten. So fasst etwa das Konto 9000 die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen zusammen, das Konto 9005 die Bestandsänderungen an unfertigen und fertigen Erzeugnissen und das Konto 9015 den Material- und Warenaufwand.

Diese Erfolgskonten sind wiederum mit den Zwischenabschlusskonten verknüpft. So ist das Konto 9010 Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen eine Kombination der Konten 9000 und 9005, und das Konto 9020 Bruttoergebnis nach Material- und Warenaufwand resultiert aus einer Kombination der Konten 9010 und 9015:

Die Zwischenergebniskonten werden kombiniert, damit im Konto 9080 Jahresgewinn oder Jahresverlust das Unternehmensergebnis angezeigt wird.

Diese Struktur der Erfolgskonten kann in einer bestehenden Buchhaltung selbstverständlich angepasst oder hinzugefügt werden. Das im Kontenplan in der Spalte Eröff./Abschl. angegebene Konto steuert die Verknüpfung eines Konto mit dem übergeordneten Konto.

In der Ansicht Erfolgsrechnung kann jederzeit das Ergebnis dieser Konten unter Beachtung der Hierarchie angezeigt werden.

Erfolgsrechnung anzeigen

Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Erfolgsrechnung aus.

Die Maske bietet verschiedene Optionen zur Festlegung der Angaben, die angezeigt werden:

  • Zeigt die Aufwand- und Ertragskonten an bildet die Betriebsrechnungskonten ab, welche die Ergebnisse der Aufwand- und Ertragskonten zusammenfassen.
  • Zeigt die Details der Aufwand- und Ertragskonten an bildet die Konten ab, die in den obigen Betriebsrechnungskonten zusammengefasst sind.
  • Zeigt die Zwischenergebnisse an bildet die Betriebsrechnungskonten ab, welche die obigen Aufwand- und Ertragskonten zusammenfassen.
  • Zeigt die Details der Zwischenergebnisse an bildet die Zusammensetzung der obigen Zwischenergebniskonten ab.
  • Stoppt die Erfolgsrechnung bei erlaubt es, festzulegen, bis zu welchem Konto die Erfolgsrechnung anzuzeigen ist.
  • Die Schaltfläche Abschlusskonten hat dieselbe Funktion wie in der Gewinn- und Verlustrechnung (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung).

Ausserdem können Sie drei weitere Spalten anzeigen und festlegen, was sie darstellen sollen.

Die oben gezeigten Einstellungen bewirken eine Erstellung der Erfolgsrechnung gemäss den Anforderungen im Obligationenrecht (32. Titel Art. 959b). Obwohl das OR es nicht verlangt, ist es für ein besseres Verständnis der Ergebnisse wünschenswert, die Details der Aufwand- und Ertragskonten anzuzeigen.

Siehe dazu ebenfalls die Funktion Jahresrechnung, die unter §8.6 Jahresrechnung / Anhänge beschrieben wird.

8.5Periodische Zusammenfassungen

Diese Ansicht können Sie über das Symbol  oder über den Befehl Ansicht – Zusammenfassung aufrufen. Sie zeigt die Werte dreimonatlich, zweimonatlich, monatlich oder nach individuell festlegbaren Zeitspannen an. Die Werte können kumuliert werden.

Die drei am häufigsten verwendeten Zusammenfassungen sind voreingestellt. Sie können weder gelöscht noch geändert werden. Aber Sie können weitere Zusammenfassungen erstellen oder die bestehenden Zusammenfassungen kopieren und anpassen.

  • Wählen Sie die Zusammenfassung Standard: Monatlich aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
  • Geben Sie einen Namen für die neue Zusammenfassung ein, z. B. Monatliche Zusammenfassung.
  • Klicken Sie auf OK und anschliessend auf die Schaltfläche Ändern.

Sie können nun Ihre eigene periodische Zusammenfassung erstellen: die Anzahl der Perioden zwischen 1 und 12 sowie das Beginndatum jeder Periode. Mit der Schaltfläche Spaltentitel können Sie jeder Periode einen Titel zuweisen, z. B. «Jan.», «Feb.» usw.

  • Unter Totale klicken Sie Aufwand und Ertrag und Resultat an.

C:\Users\leuen\AppData\Local\Temp\SNAGHTML16245235.PNG

Nun wird eine Gewinn- und Verlustrechnung für jeden Monat erstellt.

  • Klicken Sie erneut auf das Symbol .
  • Wählen Sie Ihre Zusammenfassung Monatliche Zusammenfassung aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
  • Klicken Sie die Option Kumulieren an und bestätigen Sie mit OK.
  • Die Werte der ersten Spalte zeigen das Ergebnis vom Januar, die Werte der zweiten Spalte das Ergebnis vom Januar + dasjenige vom Februar usw.

8.6Jahresrechnung / Anhänge

Die nachfolgend beschriebene Funktion ist nur verfügbar, falls Microsoft Excel (Version 2007 oder höher) auf Ihrem Gerät installiert ist.

Die Jahresrechnung setzt sich aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang zusammen (Art. 958 OR).

Die zwei ersten Dokumente können direkt aus den Ansichten Bilanz und Erfolgsrechnung ausgedruckt werden. Für den Anhang müssen jedoch Kommentare und Angaben erfasst werden, die nicht in Crésus Finanzbuchhaltung enthalten sind.

Die Ausgabe dieser Jahresrechnung wird durch eine Funktion vereinfacht, die die Daten der Finanzbuchhaltung in ein Excel-Arbeitsblatt exportiert, das Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Standardarbeitsblätter stellen ein Raster mit den verlangten Angaben gemäss dem neuen Rechnungslegungsrecht bereit.

Der Inhalt variiert je nach den Anforderungen des Unternehmens: Die Vorlagen können also als Basis für benutzerdefinierte Jahresrechnungen verwendet werden. Diese benutzerdefinierten Tabellen werden mit der Buchhaltung aufbewahrt.

Der Benutzer kann auf seinem Computer eigene Vorlagen erstellen und ablegen, damit sie künftig aus jeder auf seinem Arbeitsplatz geöffneten Buchhaltung abrufbar sind. Die persönlichen Vorlagen werden nicht mit der Buchhaltung gespeichert.

Die mit Crésus Finanzbuchhaltung mitgelieferten Vorlagen sind Raster. Epsitec SA übernimmt keine Verantwortung für den Inhalt der Jahresrechnungen, deren Genauigkeit und Vollständigkeit – dafür ist alleine der Benutzer verantwortlich.

Beim Öffnen der Arbeitsmappe kopiert Crésus Finanzbuchhaltung alle notwendigen Angaben aus der Buchhaltung in die versteckten Arbeitsblätter der geöffneten Datei. Diese Daten sind nun in der Tabelle vorhanden und können dank speziellen Funktionen, die mit VBA für Excel erstellt wurden, verwendet werden. Wenn beispielsweise eine Kontonummer in Spalte A geändert wird, kann die Tabelle den Saldo anzeigen, auch wenn nicht auf die Buchhaltung zugegriffen werden kann. Weitere Details finden Sie in den FAQ für Crésus Finanzbuchhaltung auf www.cresus.ch.

Es gibt drei Arten von Tabellen:

  • Die Standardvorlagen: Sie werden mit Crésus Finanzbuchhaltung bereitgestellt und können nicht geändert werden. Sie können in allen Buchhaltungen, die auf dem betreffenden Arbeitsplatz geöffnet werden, verwendet werden, um den Inhalt gemäss dem vorgesehenen Raster anzuzeigen. Sie dienen insbesondere als Grundlage für die Erstellung benutzerdefinierter Dateien. Diese Vorlagen entsprechen den mit Crésus Finanzbuchhaltung mitgelieferten Kontenplänen für KMU. Falls Sie den Kontenplan angepasst oder einen anderen Kontenplan verwenden, müssen Sie die Tabelle entsprechend anpassen und darauf achten, dass die dargestellten Angaben den Ergebnissen des Geschäftsjahres entsprechen.
  • Benutzerdefinierte Vorlagen: Der Benutzer kann auf der Grundlage der Standardvorlagen seine eigenen Vorlagen erstellen. Diese Vorlagen können in allen Buchhaltungen, die auf dem betreffenden Arbeitsplatz geöffnet werden, verwendet werden. Standardmässig werden die benutzerdefinierten Vorlagen im Standardordner «Excel Templates» von Crésus Finanzbuchhaltung gespeichert. Sie können den Ordner in der Registerkarte Global unter Optionen – Definitionen ändern.
  • Die persönlichen Vorlagen werden nicht mit der Buchhaltung gespeichert (§18 Dateien und Backups).
  • Angebundene Tabellen: Der Benutzer kann auf der Grundlage der Vorlagen eigene Tabellen erstellen. Diese Tabellen können nur aus der laufenden Buchhaltung heraus verwendet werden.
  • Die angebundenen Tabellen werden in einem versteckten Ordner abgelegt (Buchhaltung.creatt), am selben Ort wie die Buchhaltung. Diese Tabellen werden mit der Buchhaltung gespeichert, wenn die Option Sichert zusätzlich ebenfalls die Anhänge (§18 Dateien und Backups) beibehalten wird. Sie werden dann bei einer Wiederherstellung neu erstellt (§18.2 Daten wiederherstellen).
  • Die angebundenen Tabellen werden bei der Neueröffnung einer Buchungsperiode übernommen (§11.3 Eröffnungsbilanz aktualisieren).

Die Bilanz kann nur ausgeglichen sein, wenn der Jahresgewinn oder der Jahresverlust enthalten ist. Sie können dazu eine manuelle Buchung vornehmen, aber es ist empfehlenswert, die Option Automatische Verbuchung des Jahresergebnisses in der Registerkarte Ergebnis des Befehls Optionen – Definitionen zu aktivieren (§3 Erste Schritte).

8.6.1Eine Vorlage anzeigen

Eine Vorlage lässt sich nur schreibgeschützt öffnen. Sie können sie aber unter einem anderen Namen abspeichern. Der Inhalt würde dann aber bei Anpassungen der Buchhaltung nicht aktualisiert. Die Vorlage kann später nicht aus Crésus Finanzbuchhaltung heraus geöffnet werden. Um die Änderungen, die Sie in der Tabelle vorgenommen haben, beizubehalten und den Inhalt zu aktualisieren, müssen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage (§8.6.2 Eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen) oder eine angebundene Tabellenkalkulation (§8.6.3 Eine angebundene Tabelle erstellen) erstellen.

  • Falls Sie das noch nicht gemacht haben, können Sie in der Maske Firma unter Optionen – Definitionen Ihre Firmenangaben erfassen.
  • Führen Sie den Befehl Ansicht – Excel®-Tabellen aus.

  • Wählen Sie Angebundene Tabellenkalkulationen und die gewünschte Standardvorlage aus.

  • Klicken Sie auf OK.
  • Crésus überprüft die Buchhaltung und zeigt allfällige Inkonsistenzen auf.
  • Microsoft Excel öffnet sich auf dem Gerät, auf dem Crésus Finanzbuchhaltung ausgeführt wird. Dieser Vorgang kann mehrere Sekunden dauern.
  • Falls Excel eine Sicherheitswarnung anzeigt, aktivieren Sie die Makros, indem Sie auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren klicken.

  • Die Arbeitsmappe enthält fünf Arbeitsblätter, die Sie bei Bedarf anpassen können, z. B. indem Sie das Unternehmenslogo auf dem Deckblatt einfügen oder die Konten ändern, die in die Bilanz oder die Erfolgsrechnung eingeschlossen werden sollen.

  • Die Arbeitsblätter rufen die Daten aus der Buchhaltung ab.
  • In den Arbeitsblättern Bilanz und Resultat können Sie eine Kontonummer in der Spalte A anpassen, damit der angezeigte Wert übereinstimmt.
  • Sie können nicht benötigte Zeilen ausblenden oder löschen.
  • Sie können eine bestehende Zeile kopieren und sie in der Tabelle einfügen.

Die Totalbeträge sind Formeln, welche die Werte addieren. Eine ausgeblendete Zeile, deren Wert nicht null ist, wird daher immer berücksichtigt.

  • Die Vorlage enthält einige Konsistenzprüfungen.

Die Überprüfung der Bilanz kann nur stimmen, wenn der Jahresgewinn oder der Jahresverlust in einem Konto in der Bilanz aufgeführt ist. Aktivieren Sie die Option Automatische Verbuchung des Jahresergebnisses in der Registerkarte Ergebnis des Befehls Optionen – Definitionen (§11.4 Automatische Verbuchung des Jahresergebnisses).

  • Die gelb hervorgehobenen Bereiche in den Blättern Anhang und Gewinnverwendung sind direkt in der Tabelle auszufüllen.
  • Der Druckbereich ist standardmässig auf die zu druckenden Elemente beschränkt.
  • Um die Tabelle aufzubewahren, speichern Sie sie irgendwo ab. Wenn die Buchhaltung angepasst wird, wird die Tabelle aber nicht aktualisiert. Sie können diese Tabelle jedoch übernehmen und in einer beliebigen Umgebung mit Zugang zu Excel bearbeiten.
8.6.2Eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen

Wie bei den Standardvorlagen kann eine benutzerdefinierte Vorlage auf dem betreffenden Arbeitsplatz für alle Buchhaltungen verwendet werden. Die Daten werden jedes Mal aktualisiert, wenn die Tabelle aus einer Buchhaltung heraus aufgerufen wird. Bei der Verwendung öffnet sich eine benutzerdefinierte Vorlage schreibgeschützt, wie eine Standardvorlage.

Um eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen:

  • Führen Sie den Befehl Ansicht – Excel®-Tabellen aus.
  • Wählen Sie die Option Vorlagen aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Geben Sie den Namen für die neue Vorlage ein.
  • Wählen Sie die gewünschte Standardvorlage aus, die als Grundlage dienen soll.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Wenn Sie die Vorlage in Excel anpassen möchten, wählen Sie sie in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage ändern.
  • Nachdem Sie die Änderungen in Excel vorgenommen haben, speichern Sie die Datei, ohne den Speicherort und den Namen zu ändern.

Standardmässig werden die benutzerdefinierten Vorlagen im Standardordner «Excel Templates» (in der Regel unter C: Crésus) gespeichert.. Um den Speicherort zu ändern, führen Sie den Befehl OptionenDefinitionen aus und wechseln Sie in die Registerkarte Global. Wenn Sie den Ordner umbenennen oder verschieben, wird Crésus Sie auffordern, den neuen Speicherort anzugeben. Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, werden die bestehenden Vorlagen nicht in den neuen Ordner verschoben.

8.6.3Eine angebundene Tabelle erstellen

 

Eine an eine Buchhaltung angebundene Tabelle wird genauso wie eine Vorlage angezeigt, jedoch ohne Schreibschutz geöffnet und kann daher bearbeitet werden. Sie kann auch an einem Ort Ihrer Wahl gespeichert werden, verliert dann aber ihren Bezug zur Basisvorlage. Eine angebundene Tabelle gehört zur betreffenden Buchhaltung und kann nicht aus einer anderen Buchhaltung heraus geöffnet werden.

Um eine angebundene Tabelle zu erstellen:

  • Führen Sie den Befehl Ansicht – Excel®-Tabellen aus.
  • Wählen Sie die Option Angebundene Tabellenkalkulationen aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Wählen Sie die gewünschte Standardvorlage aus, die als Grundlage dienen soll.
  • Geben Sie den Namen für die neue Tabelle ein.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Klicken Sie auf OK, um diese benutzerdefinierte Tabelle in Excel zu öffnen.
  • Nachdem Sie die Änderungen in Excel vorgenommen haben, speichern Sie die Datei, ohne den Speicherort und den Namen zu ändern.

Die Tabelle muss geschlossen werden, bevor Sie Crésus schliessen. Sonst kann Crésus Finanzbuchhaltung nicht geschlossen werden und zeigt eine ähnliche Meldung an wie:

9Kontrollassistent

In einem Kontoauszug (§8.1 Kontoauszüge) dient der Kontrollassistent dazu, die Buchungen einer Gruppe gesammelt anzuzeigen und die Bilanz einer Gruppe zu beurteilen. Mit dieser Funktion kann eine Buchhaltung kontrolliert werden, indem z. B. die offenen Rechnungen identifiziert oder beglichene Rechnungen ausgeblendet werden (automatisches Matching). Dieser Mechanismus basiert auf einem Code, der mit der Buchung in zwei zusätzlichen Feldern, Gruppe und Referenz, erfasst wird. Ein Code setzt sich aus Zahlen oder Buchstaben zusammen (höchstens 24 Zeichen). Die Erfassungshilfe zeigt die Liste der bestehenden Codes an.

Dazu muss den verbundenen Buchungen eine Gruppe zugewiesen werden. Das kann wie folgt geschehen:

  • automatisch durch die Verbuchung von Buchungen aus Crésus Faktura,
  • manuell bei der Erfassung im Journal,
  • manuell bei bestehenden Buchungen in einem Kontoauszug oder im Journal.

In den Kontoauszügen können alle Buchungen einer Gruppe unabhängig vom Datum angezeigt werden. In einem solchen Kontoauszug ist auch der Saldo jeder Gruppe ersichtlich. Mit den Werkzeugen kann ausgewählt werden, ob gruppierte Buchungen, nicht gruppierte Buchungen usw. angezeigt werden sollen (§9.3 Bearbeitung gruppierter Buchungen).

Die folgenden Erklärungen beziehen sich auf das Feld Gruppe, gelten aber auch für das Feld Referenz.

9.1Manuelle Erfassung im Journal

Standardmässig werden die Spalten Gruppe und Referenz im Journal nicht angezeigt. Sie können über den Befehl Optionen – Definitionen, Registerkarte Anzeige eingeblendet werden, indem die Option Zeigt die Spalten für den Kontrollassistenten aktiviert wird.

Die Erfassungshilfe zeigt die Liste der bestehenden Codes an.

9.2Manuelle Erfassung auf einem Kontoauszug

Um in einem Kontoauszug auf den Kontrollassistenten zuzugreifen, ist die folgende Option zu aktivieren:

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Kontoauszug. aus:
  • Klicken Sie die Option Kontrollassistent an:

  • Sie können weiter auswählen, ob die Spalte Gruppe, die Spalte Referenz oder beide Spalten eingeblendet werden sollen.

Auf dem Kontoauszug benutzen Sie das Stempelwerkzeug  (§5.3.1 Die linke Maustaste und die Werkzeuge), um einen Gruppencode zuzuweisen.

  • Wählen Sie die zu bearbeitenden Buchungen aus.
  • Geben Sie den gewünschten Code in das Feld Gruppe ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen.

  • Die Buchungen werden mit ihrer Gruppe angezeigt.

Am linken Bildschirmrand finden Sie weitere Angaben zur Gruppe im Eingabefeld der Gruppe (unter der Spalte Gruppe):

    • Die Anzahl der Buchungen, die der Gruppe im aktuell angezeigten Kontoauszug zugewiesen sind.
    • Die Anzahl Buchungen, die der Gruppe in anderen Konten zugewiesen sind.

Falls solche existieren, wird der Text in anderen Konten vorhanden: n Mal in Blau angezeigt. Klicken Sie auf den Text, um die Buchungen dieser Gruppe in den anderen Konten zu finden. Wenn Sie die Buchung(en) gefunden haben, können Sie zum Kontoauszug zurückkehren, indem Sie die Navigationsfunktionen verwenden (§5.3.2 Die rechte Maustaste und die Kontextmenüs).

Die Statuszeile rechts unten im Fenster gibt die Anzahl markierter Buchungen an:

Mit einem Klick auf das Symbol  werden alle Markierungen aufgehoben. Wenn Sie mit gedrückter Taste Shift auf dieses Symbol klicken, werden die Markierungen aufgehoben, ohne dass eine Meldung angezeigt wird.

Folgende Schaltflächen werden im Fenster des Kontoauszugs angezeigt, wenn die Funktion Kontrollassistent aktiv ist:

    • Zuweisen:

Weist die erfasste Gruppe allen markierten Buchungen zu und hebt die Markierungen auf.

  • Löschen:

 

Löscht die Gruppe aller markierten Buchungen und hebt die Markierungen auf.

  • >: Sucht die vorhergehende Buchung, die der eingegebenen Gruppe entspricht.
  • <: Sucht die nächste Buchung, die der eingegebenen Gruppe entspricht.
  • Aktualisieren:

 

Nachdem einer Buchung eine Gruppe zugewiesen wurde, wird diese Buchung unter Umständen nicht mehr angezeigt oder sollte je nach verwendetem Filter (§9.3.2 Buchungen filtern) in einer anderen Gruppe angezeigt werden. Sie bleibt am Bildschirm jedoch sichtbar. Bei einem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren wird der Kontoauszug anhand des Filters neu geladen. Zum Beispiel: Der Filter zeigt im Moment die nicht gruppierten Buchungen an. Sie weisen einer Buchung eine Gruppe zu: Die Buchung wird weiterhin angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken, verschwindet die Buchung vom Bildschirm.

In den Feldern unterhalb der Spalten Soll, Haben und Saldo werden die Gesamtbeträge für alle markierten Buchungen angezeigt:

Warnungen zur Verhinderung von Eingabefehlern

Wenn die markierten Buchungen zu verschiedenen Gruppen gehören, wird unten links im Fenster eine Warnung angezeigt:

  • Versuchen Sie trotzdem die betreffende Gruppe zuzuweisen, verlangt Crésus Finanzbuchhaltung eine Bestätigung.
9.3.1Buchungen einer Gruppe gruppieren

Um alle Buchungen einer Gruppe im Kontoauszug zu gruppieren, müssen Sie die Option Kontrollassistent (§8.6 Jahresrechnung / Anhänge) aktiviert haben.

  • Kreuzen Sie die Option gruppieren an, damit die Buchungen mit demselben Code gruppiert angezeigt werden:

  • Crésus zeigt nun die Buchungen der Gruppe an und in der Spalte Saldo wird die Bilanz der Gruppe angezeigt. In diesem Beispiel sind die Gruppen F117 und F118 ausgeglichen und weisen einen Nullsaldo auf, die Gruppen 106 und B001jedoch nicht.
9.3.2Buchungen filtern

Sie können bestimmen, welche Buchungen angezeigt werden sollen:

  • Klicken Sie auf die Liste unter Zeigt, um die Anzeigeoptionen einzublenden:

  • Gruppierte Buchungen: Nur die Buchungen mit einem Code in der Spalte Gruppe werden angezeigt.
  • Gruppierte Buchungen mit Nullsaldo: Nur die Buchungen einer Gruppe, die einen Nullsaldo aufweist, werden angezeigt.
  • Gruppierte Buchungen ohne Nullsaldo: Nur die Buchungen einer Gruppe, die keinen Nullsaldo aufweist, werden angezeigt.
  • Nicht gruppierte Buchungen: Crésus zeigt nur die Buchungen an, die keiner Gruppe angehören.
  • Alle Buchungen: Alle Buchungen werden angezeigt, unabhängig davon, ob sie einer Gruppe angehören oder nicht.
  • Alle Buchungen ausser gruppierte Buchungen mit Nullsaldo: Auf dem Kontoauszug werden alle Buchungen angezeigt ausser die Buchungen, die zu einer Gruppe mit Nullsaldo gehören.

9.4Detaillierter Saldovortrag

Sind Ende Jahr noch Rechnungen offen, ist es sinnvoll, den Saldovortrag der Debitoren- und Kreditorenkonten aufzusplitten, um Details zu den offenen Rechnungen zu erhalten. Sonst gehen die Rechnungsdetails verloren und unbezahlte Rechnungen können in der Buchhaltung des Folgejahres nicht mehr kontrolliert werden.

Bei der Eröffnung eines neuen Jahres (§11.2 Die Neueröffnung) kann Crésus die Saldovorträge automatisch aufteilen. Pro Gruppe ist also eine Saldovortragsbuchung vorhanden.

Allerdings sind im Vorfeld die betreffenden Konten im Kontenplan als Debitoren- oder Kreditorenkonten zu identifizieren.

Die Option ist im Kontenplan in der Kontokategorie der Konten, die für die Aufteilung vorgesehen sind, zu aktivieren (§4.2 Kontenplan anpassen). Bei der Erstellung oder der Anpassung eines Kontos zeigen Sie die Erfassungshilfe an in der Spalte Kategorie (Taste F2), kreuzen Sie dann Debitorenkonto (für ein Aktivkonto) oder Kreditorenkonto (für ein Passivkonto) an:

In diesem Kontoplanauszug ist das Konto 1100 als Debitorenkonto definiert:

Die Kontokategorie wird als AktivDK angezeigt.

Die Passivkonten, die für die Verteilung des Saldovortrags der gruppierten Buchungen gemäss den Einstellungen vorgesehen sind, werden als PassivDK gekennzeichnet.

Beispiel

  • Das Konto weist einen Saldo von 119 150.45 auf.
  • Die Gruppe 106 hat einen Saldo von 5000.00.
  • Die Gruppe 107 weist einen Saldo von 7159.00 auf.
  • Die Gruppe 102 weist einen Nullsaldo auf.
  • Ein Saldo von 106 991.45 ist keiner Gruppe zugewiesen.

Ohne die Option DK würde bei der Neueröffnung dieser Buchhaltung das Journal wie folgt angezeigt:

Mit der Option DK werden bei der Neueröffnung dieser Buchhaltung im Konto 1100 folgende Buchungen erzeugt:

C:\Users\leuen\AppData\Local\Temp\SNAGHTML167228a9.PNG

  • Die erste Buchung ist eine klassische Saldovortragsbuchung.
  • Die zweite Buchung (mit dem Buchungstext «Eröffnungssaldo Forderungen aus Lieferungen und Leistungen …») bucht den Saldovortrag (119 150.45) zurück.
  • In den folgenden Buchungen wird der Saldovortrag für nicht gruppierte Buchungen aufgeteilt (106 991.45), und anschliessend werden die Gruppen 106 und 107 aufgeführt, die im Vorjahr keinen Nullsaldo aufwiesen (5000.00 und 7159.00).

Der Auszug des Kontos 1100 sieht wie folgt aus:

Der Auszug des gruppierten Kontos 1100 präsentiert sich wie folgt:

Wir sehen die zwei Beträge der offenen Rechnungen von 5000.00 (Gruppe 106) und 7159.00 (Gruppe 107). Die Gruppe 102 ist jedoch nicht mehr sichtbar, weil sie im Vorjahr saldiert wurde.

10Druck

In Crésus Finanzbuchhaltung lassen sich alle Ansichten ausdrucken. Klicken Sie dazu auf das Symbol  oder verwenden Sie den Befehl DateiDrucken, um die aktuelle Ansicht auszudrucken.

10.1Druckvorschau

Der Befehl DateiDruckvorschau oder das Symbol  zeigt das Dokument an, wie es gedruckt wird, ohne den Druckvorgang effektiv auszulösen. So sparen Sie Zeit und Papier.

Um etwa die Gewinn- und Verlustrechnung für Januar auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wechseln Sie in die Ansicht Gewinn- und Verlustrechnung  (§3.8 Gewinn- und Verlustrechnung anzeigen).
  • Verwenden Sie den Filter, um den Zeitraum vom 1.1. bis zum 31.1. auszuwählen (§4.13 Der Filter).
  • Führen Sie den Befehl Datei – Druckvorschau aus.
  • Wenn die Darstellung Ihren Wünschen entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

10.2Seite einrichten

Führen Sie den Befehl DateiSeite einrichten aus, um das Layout für jede Ansicht individuell festzulegen.

Sie können insbesondere Schriftgrösse und Schriftart, die Seitenränder und die Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat) definieren.

Mit der Schaltfläche Für alle wird das Layout der momentan in der Liste ausgewählten Ansicht (hier Journal) auf alle anderen Ansichten übertragen.

Wenn Sie das Layout für alle Ansichten grundlegend ändern wollen, ändern Sie es für eine beliebige Ansicht und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Für alle. Nehmen Sie anschliessend individuelle Einstellungen für die einzelnen Ansichten vor.

Mit der Schaltfläche Definieren können Sie angeben, wie die horizontalen Linien für die Ansicht Journal gedruckt werden sollen.

Wenn die Spalten beim Druck nicht breit genug sind, ist das Querformat zu verwenden oder die Schrift für die Tabellen zu verkleinern. Auch kann die Breite der Spalten angepasst werden (siehe unten).

10.3Die Breite der Spalten anpassen

Die Verteilung der Spalten ist beim Ausdruck so, wie sie am Bildschirm angezeigt wird.

Falls die Spaltenbreite in einer Ansicht angepasst werden muss, fahren Sie mit der Maus über die Trennlinie zwischen den Spaltenüberschriften. Wenn sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt, drücken Sie auf die linke Maustaste, ziehen Sie die Trennlinie bis zur gewünschten Breite und lassen Sie die Maustaste los.

In diesem Beispiel verringern wir die Breite der Spalte Beleg auf 0, damit sie nicht ausgedruckt wird:

10.4Kontoauszüge ausdrucken

Sie können mehrere Kontoauszüge ausdrucken, auch wenn nur ein Kontoauszug am Bildschirm angezeigt wird.

  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl AnsichtKontoauszug aus, um den gewünschten Kontoauszug anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Datei – Druckvorschau aus.

  • Wählen Sie das auszudruckende Konto oder die auszudruckenden Konten aus.

Es gibt verschiedene Arten, das oder die Konten auszuwählen, für das oder die ein Kontoauszug ausgedruckt werden soll.

  • Das Konto [Kontonummer Kontotitel] bezieht sich auf das momentan angezeigte Konto.
  • Nur die Konten erlaubt es, eine Auswahl von Konten anzugeben, z. B. die Konten 1000 bis 1100.
  • Nur die Unterkonten des Kontos erlaubt es, ein Sammelkonto auszuwählen und die Auszüge aller zugehörigen Unterkonten auszudrucken.
  • Nur folgende Konten: Hier können Sie die auszudruckenden Konten individuell auswählen.
  • Folgende Konten nicht drucken erlaubt es, individuell einzelne Konten auszuschliessen. Wenn Sie z. B. alle Konten ausser die Konten 1000 und 1010 ausdrucken möchten, wählen Sie Alle Aktiven aus, aktivieren Sie Folgende Konten nicht drucken und wählen Sie die zwei Konten 1000 und 1010 in der Liste aus.

Die weiteren Optionen, die sich unten auf der Maske für den Ausdruck von Kontoauszügen befinden, sprechen für sich.

11Der Periodenwechsel

Während des Geschäftsjahres erlauben verschiedene Ansichten die Analyse und die Überprüfung der Geschäftslage. Am Ende des Buchungsjahres, d. h. am Ende der Buchungsperiode, die bei der Eröffnung der Buchhaltung angegeben wurde, wird die laufende Buchhaltung abgeschlossen und eine neue eröffnet. Dieser Vorgang wird Periodenwechsel genannt.

Dazu wird wie folgt vorgegangen:

  • Die Gewinn- und Verlustrechnung (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung) wird erstellt, um den im vergangenen Jahr erzielten Verlust und/oder Gewinn im Detail zu sehen.
  • Die Buchhaltung kann abgeschlossen werden (§11.1 Der Abschluss): Die Saldi der Aufwand- und Ertragskonten werden auf null gesetzt, indem sie auf eines oder mehrere Betriebsrechnungskonten übertragen werden. Aus diesen Betriebsrechnungskonten heraus wird der Saldo des Unternehmensergebnisses entweder (ganz oder teilweise) verteilt oder in die Bilanz integriert. So ist die Schlussbilanz, wie die Eröffnungsbilanz, ausgeglichen. Hinweis: Dieser Vorgang ist nicht unbedingt erforderlich.
  • Nun kann die Schlussbilanz  erstellt werden (§8.2 Die Bilanz).
  • Die Buchhaltung für das neue Jahr wird neu eröffnet (§11.2 Die Neueröffnung). In der neuen Buchhaltung haben die Aktiv- und die Passivkonten dieselben Saldi wie im Vorjahr. Das Buchungsjournal hingegen enthält nur noch die Eröffnungsbuchungen der Bilanzkonten; die Saldi der Aufwand- und Ertragskonten betragen folglich null.

Es ist jedoch nur selten der Fall, dass eine Buchhaltung am Jahresende definitiv abgeschlossen werden kann, bevor die neue Buchhaltung eröffnet wird. Crésus Finanzbuchhaltung bietet beim Periodenwechsel ein flexibles Vorgehen, indem gleichzeitig in der neuen Buchhaltung und in der Buchhaltung vom Vorjahr gearbeitet werden kann (§11.2 Die Neueröffnung).

11.1Der Abschluss

Nach der Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung kann die Buchhaltung abgeschlossen werden: Crésus Finanzbuchhaltung überträgt die Saldi aller Aufwand- und Ertragskonten auf die Betriebsrechnungskonten, die die Erfolgsrechnung bilden. Der Gewinn oder der Verlust des Geschäftsjahres wird anschliessend in ein Bilanzkonto oder auf andere Betriebsrechnungskonten übertragen, je nach gewünschter Verwendung.

Der Abschluss ist nicht unbedingt erforderlich, weil Crésus Finanzbuchhaltung das Geschäftsergebnis regelmässig berechnet und es so erlaubt, eine ausgeglichene Bilanz zu erstellen. Wir empfehlen daher, die Buchhaltung nicht abzuschliessen.

Um den Mechanismus des Abschlusses besser zu verstehen, betrachten wir folgenden fiktiven und minimalistischen Kontenplan:

Für die Konten 3200 Handelserlöse und 4200 Handelswarenaufwand wird in der Spalte Eröff./Abschl. das Erfolgskonto 9000 angegeben: Der Abschluss erzeugt zwei automatische Buchungen, welche die Saldi der Konten 3200 und 4200 auf das Konto 9000 Bruttoergebnis übertragen. Der Saldo dieses Kontos wird der Differenz zwischen Verkauf und Kauf entsprechen.

Für die Konten 5200 Lohnaufwand, 6000 Raumaufwand und 9000 Bruttoergebnis wird in der Spalte Eröff./Abschl. das Erfolgskonto 9001 angegeben: Der Abschluss erzeugt zwei automatische Buchungen, welche die Saldi der Konten 5200, 6000 und 9000 auf das Konto 9001 Jahresgewinn oder Jahresverlust übertragen.

Nach den automatischen Abschlussbuchungen entspricht der Saldo des Kontos 9001 dem Bruttoergebnis, von dem Löhne und Raumaufwand abgezogen werden, d. h. dem Jahresgewinn oder dem Jahresverlust. Der Saldo des Kontos 9000 wird hingegen wieder auf null gesetzt.

Der Saldo des Kontos 9001 wird anschliessend auf das Konto 2800 Eigenkapital übertragen.

Der Saldo sämtlicher Erfolgskonten beträgt nun null, und die Bilanz ist ausgeglichen.

Dies ist ein Beispiel und stellt keine zu befolgende Regel dar. Häufig wird der Gewinn (bzw. der Verlust) auf das Konto 2991 Jahresgewinn/Jahresverlust übertragen, um das Ausgangskapital von der Kapitaleinlage zu unterscheiden, die durch die Gewinne oder die Verluste der aufeinanderfolgenden Jahre gebildet wird. So erscheint der Gewinn oder der Verlust in der Abschlussbilanz separat. Zu Beginn des Folgejahres wird der Saldo auf das Konto 2990 Gewinnvortrag/Verlustvortrag übertragen, das die Gewinne und Verluste der aufeinanderfolgenden Jahre kumuliert. Falls Sie sich in Bezug auf das Vorgehen für Ihr Unternehmen nicht sicher sind, nehmen Sie ein Buchhaltungshandbuch zur Hilfe oder wenden Sie sich an einen Treuhänder (link im Aufbau).

  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Abschluss aus.
  • Die Maske schlägt vor, einen Abschluss für das letzte Datum der laufenden Buchungsperiode zu erstellen:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Abschluss:

Crésus Finanzbuchhaltung erstellt die Abschlussbuchungen im Buchungsjournal automatisch. Sie werden in der letzten Spalte mit dem Symbol gekennzeichnet, das eine geschlossene Mappe darstellt.

In der obigen Abbildung entsprechen die vier ersten Abschlussbuchungen dem Abschluss der Aufwand- und Ertragskonten. Deren Saldo wird auf null gesetzt. Die folgende Buchung, der Abschluss des Kontos Bruttoergebnis, gibt den Betrag des Bruttoergebnisses an, in diesem Fall ein Gewinn von 10 000.00. Auf der letzten Zeile wird der Jahresgewinn oder der Jahresverlust vor Steuern ausgewiesen, in diesem Fall ein Gewinn von 3000.00, der auf das Konto 2800 Eigenkapital übertragen wurde und in der Bilanz ausgewiesen wird. Wie Sie anhand der Gewinn- und Verlustrechnung, der Kontoauszüge und der Bilanz feststellen können, betragen die Saldi aller Aufwand-, Ertrags- und Betriebsabrechnungskonten null und die Bilanz ist ausgeglichen. Das ist so, wenn der Abschluss korrekt durchgeführt wurde.

Dieses Beispiel zeigt, wie der Abschluss einer Buchhaltung grundsätzlich funktioniert.

In den KMU-Kontenplänen, die mit der Software mitgeliefert werden, ist die Struktur der Erfolgsrechnung natürlich umfangreicher und lässt eine detailliertere Analyse zu (§8.4 Erfolgsrechnung). Der Abschluss des letzten Kontos 9080 Jahresgewinn oder Jahresverlust ist nicht definiert. Sie können im Kontenplan festlegen, wie Crésus Finanzbuchhaltung dieses Konto automatisch abschliessen soll, oder Sie können es manuell abschliessen, indem Sie eine oder mehrere Abschlussbuchungen erfassen, um den Jahresgewinn oder den Jahresverlust zu verteilen.

Falls Sie sich in Bezug auf das Vorgehen beim Abschluss Ihrer Buchhaltung nicht sicher sind, nehmen Sie ein Buchhaltungshandbuch zur Hilfe oder wenden Sie sich an einen Treuhänder (link im Aufbau).

Für Details zur Art und Weise, wie Crésus Finanzbuchhaltung eine Buchhaltung abschliesst, beziehen Sie sich bitte auf die detaillierte Beschreibung des Befehls BuchhaltungAbschluss in der Hilfe der Software.

11.2Die Neueröffnung

Um das neue Rechnungsjahr zu eröffnen, verwenden Sie den Befehl Buchhaltung – Neueröffnung. Mit dieser Funktion wird eine separate Buchhaltung für das neue Jahr erstellt, unabhängig von der Buchhaltung des Vorjahres, mit einem neuen Namen und in einer neuen Datei. Die neue Buchhaltung übernimmt den Kontenplan und die Bilanz der Vorjahresbuchhaltung: Die Abschlussbilanz des Vorjahres wird zur Eröffnungsbilanz des neuen Jahres.

11.2.1Neueröffnung einer Buchhaltung
  • Speichern Sie die bisherige Buchhaltung.
  • Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Neueröffnung aus.
  • In der Maske können Sie angeben, wie Crésus Finanzbuchhaltung die Buchhaltung neueröffnen soll:

    • Datum:

Crésus schlägt als Eröffnungsdatum standardmässig den Tag nach dem Abschlussdatum der laufenden Buchhaltung vor.

  • Text:

 

Dieser Text wird in die Eröffnungsbuchungen der Bilanzkonten mit oder ohne Kontotitel übernommen, je nachdem, ob die Option Kontotitel hinzufügen aktiviert ist.

  • Journal: Es kann sinnvoll sein, die Eröffnung in einem speziellen Buchungsjournal zu behandeln (§4.9 Journale)
  • Automatische Rückbuchung der Abgrenzungsbuchungen: Ist diese Option aktiviert, erfolgt automatisch eine Rückbuchung der Abgrenzungsbuchungen des laufenden Geschäftsjahres (§4.6 Abgrenzungsbuchungen) auf die Aufwand- und Ertragskonten des neuen Geschäftsjahres. Dabei wird der betreffende Text als Buchungstext verwendet (§11.2.2 Rückbuchung der Abgrenzungsbuchungen). Mit einem Klick auf die Schaltfläche Anzeigen werden die zurückzubuchenden Abgrenzungsbuchungen angezeigt.
  • Name der Buchhaltung: Der Name der neuen Buchhaltung wird automatisch vorgeschlagen. Crésus erhöht dazu die letzte Zahl der bestehenden Datei um 1.

 

Besteht der Name der neuen Buchhaltung, der in der Maske des Befehls Neueröffnungangegeben wird, bereits, zeigt Crésus Finanzbuchhaltung einen entsprechenden Hinweis an und fragt, ob Sie die bestehende Buchhaltung ersetzen möchten. Falls Sie auf Ja klicken, wird die gesamte bestehende Buchhaltung mit den neuen Saldovortragsbuchungen überschrieben. Diese Frage sollten Sie grundsätzlich mit Nein beantworten.

Für genauere Informationen beziehen Sie sich bitte auf die detaillierte Beschreibung des Befehls BuchhaltungNeueröffnung in der Hilfe der Software.

11.2.2Rückbuchung der Abgrenzungsbuchungen

Die Abgrenzungsbuchungen werden in der rechten Spalte des Journals mit dem Buchstaben R gekennzeichnet.

Wenn Sie ein neues Rechnungsjahr eröffnen oder die Eröffnungsbilanz aktualisieren (siehe unten), können Sie die Option Automatische Rückbuchung der Abgrenzungsbuchungen aktivieren.

So werden für sämtliche im Journal als Abgrenzungsbuchungen gekennzeichneten Buchungen Rückbuchungen erstellt.

Im neuen Geschäftsjahr werden die Buchungen auf das Konto der Gegenbuchung des laufenden Geschäftsjahres zurückgebucht.

Dies erspart Ihnen viel Arbeit bei der Erfassung und der Zuscheidung.

Die Abgrenzungsbuchungen, die das Datum des ersten Tages im laufenden Geschäftsjahr tragen, werden im neuen Geschäftsjahr nicht zurückgebucht.

Diese Rückbuchung steht auch über die Funktion Eröffnungsbilanz aktualisieren zur Verfügung.

11.3Eröffnungsbilanz aktualisieren

Am Ende des Jahres kann die laufende Buchhaltung häufig noch nicht definitiv abgeschlossen werden. Sie können jedoch die Buchhaltung für das Folgejahr mit dem Befehl BuchhaltungNeueröffnung vor dem Abschluss des laufenden Jahres eröffnen (§11.2 Die Neueröffnung). Die neue Buchhaltung enthält provisorische Saldovorträge. Sie können parallel in der Vorjahresbuchhaltung und in der Buchhaltung für das neue Jahr arbeiten.

Wenn Sie ein Aktiv- oder Passivkonto der Vorjahresbuchhaltung ändern, stimmt der Saldovortrag in der neuen Buchhaltung nicht mehr.

Mit dem Befehl BuchhaltungEröffnungsbilanz aktualisieren werden alle Saldovorträge anhand der Vorjahresbuchhaltung aktualisiert. Die Maske ähnelt der Maske für den Befehl BuchhaltungNeueröffnung (link im Aufbau). Nur muss man hier angeben, aus welcher Datei die korrekten Bilanzkontosaldi übernommen werden müssen, und nicht den Namen der zu erstellenden Datei festlegen.

Das folgende Beispiel zeigt, wie vorzugehen ist. Die Vorjahresbuchhaltung heisst in diesem Beispiel Buchhaltung_2030 und die Buchhaltung des Folgejahres Buchhaltung_2031.

  • Führen Sie in der laufenden Buchhaltung (Buchhaltung_2030) den Befehl BuchhaltungNeueröffnung aus, um die neue Buchhaltung zu erstellen (Buchhaltung_2031).
  • Sie arbeiten nun parallel in Buchhaltung_2030 und in Buchhaltung_2031.
  • Sobald Sie die letzten Anpassungen für Buchhaltung_2030 vorgenommen haben, können Sie den Abschluss vornehmen (Befehl BuchhaltungAbschluss, link im Aufbau).

Führen Sie in der Buchhaltung Buchhaltung_2031 den Befehl BuchhaltungEröffnungsbilanz aktualisieren aus.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Anzeigen werden die zurückgebuchten Abgrenzungsbuchungen angezeigt, die ersetzt werden.

Sie können den Befehl BuchhaltungEröffnungsbilanz aktualisieren so häufig verwenden, wie Sie wollen, auch wenn die Buchhaltung des Vorjahres noch nicht abgeschlossen wurde. Dieser Befehl löst folgende Schritte aus:

  • Alle Eröffnungsbuchungen werden gelöscht (diese Buchungen erkennen Sie am Symbol, das eine offene Mappe darstellt, in der rechten Spalte des Journals).
  • Die Saldovortragsbuchungen für alle Aktiv- und Passivkonten ohne Nullsaldo werden erfasst.
  • Die Beträge der Aufwand- und Ertragskonten aus dem Vorjahr werden aktualisiert.
  • Die zurückgebuchten Abgrenzungsbuchungen werden ersetzt.
  • Die Buchungen für die Zuscheidung zu Debitoren- und Kreditorenkonten werden ersetzt.

Der Befehl BuchhaltungEröffnungsbilanz aktualisieren übernimmt die Vorjahresbudgets nicht (§12 Budgets).

11.4Automatische Verbuchung des Jahresergebnisses

Mit den normalen Kontenplänen wird das Jahresergebnis im Konto Jahresgewinn oder Jahresverlust verbucht. Dieses Konto wird über den Befehl OptionenDefinitionen in der Registerkarte Ergebnis wie folgt festgelegt:

Die vorgeschlagenen Konten gelten für den mit der Software mitgelieferten KMU-Kontenplan. Je nach Ihrem Kontenplan können diese Konten andere Nummern und/oder Titel aufweisen.

Die Bilanz sieht nun wie folgt aus, auch wenn keine Buchung zu dieser Differenz im Journal vorhanden ist:

Aktiven Passiven
1000 Kasse        150.00 2000 Kreditoren 1    1 000.00
1010 Postkonto        200.00 2970 Gewinn-/Verlustvortrag         30.00
2979 Jahresgewinn oder Jahresverlust 220.00

 

In der Gewinn- und Verlustrechnung wird die Differenz zwischen Aufwand und Ertrag im Konto 9080 Jahresgewinn oder Jahresverlust angezeigt, jedoch nur in der Ansicht mit einer Spalte.

Ist die Option Automatische Verbuchung der Jahresergebnisse aktiviert, wird die Buchung für den Gewinn-/Verlustvortrag aus dem Vorjahr über die Befehle Neueröffnung und Eröffnungsbilanz aktualisieren im Menü Buchhaltung automatisch erzeugt (§11.2.1 Neueröffnung einer Buchhaltung und §11.3 Eröffnungsbilanz aktualisieren). Die Buchung gehört zu den Eröffnungsbuchungen des Geschäftsjahres und die Eröffnungsbilanz ist ausgeglichen (§8.2 Die Bilanz).

Sie benötigen die Befehle Abschluss und Abschluss widerrufen im Menü Buchhaltung eigentlich gar nicht.

 

12Budgets

Jedes Konto kann einen Budgetbetrag aufweisen. Es handelt sich dabei um einen Richtwert, der Ihnen die Überprüfung des Kontoverlaufs erlaubt. Dieser Wert erscheint auf Wunsch in der Bilanz, in der Gewinn- und Verlustrechnung und an verschiedenen anderen Orten.

12.1Die Ansicht Budgets

Im Normalmodus erlaubt Crésus Finanzbuchhaltung die Bearbeitung der Jahresbudgets der Konten. Wir beschreiben nun die Funktionalitäten im Zusammenhang mit den Standardbudgets.

Wenn Sie die in der LARGO-Version vorhandenen Analytik-Funktionen aktiviert haben, können Sie auch auf die Budgets der Analytik-Codes (link im Aufbau) oder pro Buchungsperiode (§21.4 Budgets pro Periode) zugreifen.

Sie können Ihre Budgets zudem in Excel-Tabellen darstellen lassen (§22.7 Die Finanzberichte)

Das Budget der Konten kann in der Ansicht Budgets angepasst werden. In dieser Ansicht findet sich die Liste mit allen Konten mit – je nach Einstellungen – folgenden Angaben:

  • Aktueller Saldo des Kontos.
  • Vorjahressaldi bis fünf Jahre zurück.
  • Aktuelles Budget des Kontos.
  • Revidiertes Budget des Kontos.
  • Budget der Folgejahre bis fünf Jahre im Voraus.

Um die Budgets zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol  oder führen Sie den Befehl Ansicht – Budgets aus:

  • Die Option Erlaubt das Ändern der Vorjahressaldi ist nur sinnvoll im ersten Geschäftsjahr, das in Crésus Finanzbuchhaltung bearbeitet wird. Bei einem normalen Vorgehen werden die Vorjahressaldi automatisch über die Befehle Neueröffnung und Eröffnungsbilanz aktualisieren (§11.2 Die Neueröffnung und §11.3 Eröffnungsbilanz aktualisieren) übertragen.
  • Wenn Sie die Sammelkonten anzeigen, werden Sie feststellen, dass ihr Budget nicht automatisch ergänzt wird, mit Ausnahme der Einstellungen unter §12.3 Budgets der Sammelkonten

12.2Budgets übertragen

In der Budgettabelle können die Budgets bis zu fünf Jahre im Voraus festgelegt werden, ebenso das revidierte Budget des laufenden Jahres. So kann ein Finanzplan für fünf Jahre erstellt werden.

Mit dem Befehl Buchhaltung – Neueröffnung werden die Budgets der Jahre N+1 in die Budgets der Jahre N übertragen. Unter Umständen müssen sie im Laufe des Geschäftsjahres überarbeitet werden.

Der Befehl Eröffnungsbilanz aktualisieren übernimmt die Vorjahresbudgets nicht.

Sie können mit dem Befehl Buchhaltung – Budgets übertragen verschiedene Übertragsoperationen durchführen:

  • Das Budget von einem Jahr in das Budget eines anderen Jahres übertragen.
  • Den Saldo der Konten in das Budget eines beliebigen Jahres übertragen.
  • Die Budgets löschen.

Sie können diese Vorgänge für sämtliche oder nur für ausgewählte Konten ausführen. Die Beträge können berichtigt und gerundet werden, indem Sie optional einen Prozentsatz angeben und die Option Runden ankreuzen.

12.3Budgets der Sammelkonten

Auch die Sammelkonten verfügen über Budgets. Diese Budgets können manuell erfasst oder anhand der Budgets der Unterkonten automatisch berechnet werden.

Führen Sie den Befehl BuchhaltungBudgets neu berechnen aus, um die Budgets der Sammelkonten neu zu berechnen und um verschiedene Neuberechnungsmöglichkeiten einzustellen.

  • Die Budgets der Sammelkonten werden automatisch neu berechnet: Die Budgets der Sammelkonten werden laufend neu berechnet, ausser die Budgets der Sammelkonten mit unabhängigem Budget (siehe weiter unten).
  • Bei den anderen Optionen dieser Maske werden die Budgets der Sammelkonten nur neu berechnet, wenn der Vorgang mit OK bestätigt wird. Dieser Vorgang kann für alle oder nur für ausgewählte Konten durchgeführt werden.
  • Die Schaltfläche Sammelkonten mit unabhängigem Budget erlaubt es anzugeben, welche Sammelkonten ein unabhängiges Budget haben, das niemals automatisch neu berechnet wird, unabhängig von der (automatischen oder manuellen) Neuberechnungsmethode.

In der Ansicht Budgets (§12.1 Die Ansicht Budgets) wird das Budget eines Sammelkontos mit unabhängigem Budget auf grünem Hintergrund angezeigt, wenn es den Budgets der Unterkonten entspricht oder diese übersteigt. Sonst wird es auf rotem Hintergrund angezeigt. Dies kann hilfreich sein, um Budgetüberschreitungen zu prüfen.

Nummer Kontotitel Budget Farbe Bemerkung
31 Ertrag 1 100 grün 100 > 30 + 40
311 Verkäufe A 30
312 Verkäufe B 40
32 Ertrag 2 200 rot 200 < 110 + 120
321 Verkäufe A 110
322 Verkäufe B 120

12.4Vergleich mit den Budgets

In der Gewinn- und Verlustrechnung (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung) oder in der Bilanz können Sie die Budgets oder die künftigen Budgets in einer zusätzlichen Spalte auf unterschiedliche Art und Weise anzeigen lassen.

Der Normalmodus (Budget):
Die Budgets werden 1:1 angezeigt.

Budget pro rata temporis:
Die Budgets werden für die mit dem Filter eingegrenzte Periode pro rata temporis angepasst (§4.13 Der Filter)

Beispiel

Das Budget beträgt 12 000.00. Mit dem Filter wählen Sie eine Zeitspanne vom 1.1.30 bis und mit 31.1.30 aus. Als Budget wird nun nicht 12 000.00, sondern 1019.00 angezeigt, d. h. 12 000 × 31 / 365, auf einen Franken gerundet. Dies entspricht der Formel:

Budget × Periode / Buchungsperiode

Dabei ist Periode die Anzahl Tage, die der Zeitspanne gemäss Filter entspricht, und Buchungsperiode die Anzahl Tage, die der Buchungsperiode entspricht.

Ist die Option Perioden runden aktiviert, wird davon ausgegangen, dass alle Monate eines Jahres gleich viele Tage aufweisen. Wenn also ein Vergleich mit dem Budget pro rata temporis für genau einen Monat angestellt wird (mithilfe des Filters), wird das Budget monatsunabhängig genau gleich angezeigt.

Beispiel

Jahresbudget: 12 000, Vergleich mit dem Budget pro rata temporis:

Mit der Option Perioden runden:

Gefilterter Zeitraum Angezeigtes Budget pro rata temporis
1.1.–31.1. 1000 (= 12000 / 12)
1.2.–28.2. 1000 (= 12000 / 12)

Ohne die Option Perioden runden:

Gefilterter Zeitraum Angezeigtes Budget pro rata temporis
1.1.–31.1. 1019 (= 12000 × 31 / 365), der Januar hat 31 Tage
1.2.–28.2. 921 (= 12000 × 28 / 365), der Februar hat 28 Tage

13Fremdwährungen

Mit Crésus Finanzbuchhaltung können Sie Fremdwährungskonten verwenden. Ein Fremdwährungskonto hat immer zwei Saldi: einen Saldo in der Leitwährung (für Schweizer Unternehmen meistens CHF) und einen Saldo in Fremdwährung. Die Fremdwährung hat einen bestimmten Wechselkurs. Sobald eine Buchung für ein Fremdwährungskonto erfasst wird, wird der entsprechende Betrag in Fremdwährung und in der Leitwährung (CHF) gespeichert. Die Umrechnung in die Leitwährung geschieht automatisch mithilfe des Wechselkurses, der für jede Fremdwährung gespeichert ist.

13.1Fremdwährungen festlegen

Führen Sie den Befehl OptionenFremdwährungen aus, um die Fremdwährungen mit ihren verschiedenen Einstellungen festzulegen:

  • Mit der Schaltfläche Hinzufügen können Sie eine neue Fremdwährung hinzufügen.
  • Mit der Schaltfläche Ändern können Sie die in der Liste ausgewählte Fremdwährung anpassen.
  • Die Schaltfläche Kopieren dupliziert die in der Liste ausgewählte Fremdwährung mit ihren Einstellungen. Sie können die so erstellte Fremdwährung anschliessend anpassen.
  • Über die Schaltfläche Löschen können Sie die ausgewählte Währung löschen. Wenn eine Währung im Kontenplan verwendet wird, ist diese Schaltfläche inaktiv.
  • Der Wechselkurs der ausgewählten Währung kann direkt angepasst werden.

Wenn Sie eine Währung hinzufügen oder ändern, erscheint folgende Maske:

  • Name: Name der Fremdwährung. Es wird empfohlen, die ISO-Codes zu verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche ISO, um die Liste der ISO-Währungscodes aufzurufen.
  • Kurs: Wechselkurs der Fremdwährung. Dieser Wechselkurs wird automatisch vorgeschlagen, sobald Sie eine Buchung mit einem entsprechenden Fremdwährungskonto eingeben. Die Tabelle der Kursdifferenzen (siehe unten) beruht ebenfalls auf diesem Wechselkurs (§13.4 Kursdifferenzen berechnen). Die Wechselkurse können mit bis zu sechs Nachkommastellen angegeben werden.
  • Einheit: Einheit des Wechselkurses. Normalerweise wird 1 oder 100, manchmal aber auch 1000 verwendet. Ein Dollarkurs von 1.017 mit der Währungseinheit 1 heisst, dass CHF 1.017 USD 1 entsprechen.
  • Benutzt die monatlichen Wechselkurse: Ist diese Option aktiviert, wird der Wechselkurs der Währung in einer Monatstabelle erfasst. Der Kurs wird je nach Buchungsdatum dieser Tabelle entnommen. Um die Tabelle zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Monatliche Wechselkurse bearbeiten in der Hauptmaske für die Fremdwährungen (siehe weiter oben).
  • Konto für Kursgewinne/Kursverluste: Hier können Sie angeben, welche Konten für die automatische Verbuchung der Kursgewinne/-verluste benutzt werden sollen (§13.5 Abschluss der Fremdwährungskonten). Sie können für Kursgewinne und -verluste verschiedene Konten oder das gleiche Konto angeben.
  • Benutzt dieselben Konten für alle Fremdwährungen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, dann werden die ausgewählten Konten für Kursgewinne und Kursverluste ebenfalls für alle anderen Fremdwährungen verwendet.

13.2Die monatlichen Wechselkurse

Crésus kann die offiziellen Wechselkurse der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) automatisch herunterladen. Diese Wechselkurse werden in einer Monatstabelle erfasst, die von Crésus Finanzbuchhaltung und Crésus Faktura genutzt werden kann, um die für die Fremdwährungstransaktionen zu verwendenden Wechselkurse zu bestimmen.

Einstellung von Crésus Finanzbuchhaltung

Damit Sie die automatischen Wechselkurse verwenden können, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen. Mit dem Befehl Optionen – Fremdwährungen wird folgende Maske aufgerufen:

Wählen Sie eine Währung nach der anderen aus und klicken Sie auf Ändern. Aktivieren Sie in den Einstellungen der Währung die Option Benutzt die monatlichen Wechselkurse:

Wenn eine Währung die in der Monatstabelle verwendeten Kurse verwendet, wird in der entsprechenden Spalte ein X angezeigt:

Die monatlichen Wechselkurse

Um die Tabelle der monatlichen Wechselkurse aufzurufen, führen Sie den Befehl Monatliche Wechselkurse bearbeiten in der Maske für die Fremdwährungen aus:

Die Tabelle stellt die Kurse pro Jahr dar. Im folgenden Beispiel wurden die Kurse für Januar bis Juli 2018 automatisch heruntergeladen. Ausserdem wurde für August für die Währung EUR manuell ein Wechselkurs von 1.678 eingegeben:

Die manuell (z. B. im Voraus) erfassten Kurse oder Kurse, die sich von den von der ESTV veröffentlichten Kursen unterscheiden, werden orange hinterlegt.

Das Herunterladen der Tabelle automatisieren

Sollten die monatlichen Wechselkurse nicht automatisch aktualisiert werden, überprüfen Sie bitte die Einstellungen im Menü Datei– Optionen des Editors für die monatlichen Wechselkurse.

Optionen für das Herunterladen

Sie können die Wechselkurse auch jederzeit über den Befehl BearbeitenWechselkurse der ESTV herunterladen oder über die Schaltfläche mit dem Pfeil rechts neben dem Bleistiftsymbol herunterladen. Um die Wechselkurse zu aktualisieren, aktivieren Sie die beiden Optionen:

Die ESTV veröffentlicht die Monatsmittelkurse am 25. jedes Monats für den Folgemonat.

Eingabe von Buchungen in Fremdwährung

Crésus Finanzbuchhaltung bietet eine gute Möglichkeit, Fremdwährungsbuchungen zu erfassen. Im folgenden Beispiel wird der automatische Wechselkurs verwendet (er stammt aus den monatlichen Wechselkursen), der Betrag wird in der Leitwährung CHF erfasst:

Durch Anklicken der Währung EUR (oder indem Sie die Pfeiltasten der Tastatur bei der Eingabe des Betrags drücken) können Sie die den Betrag in EUR erfassen. Der Betrag in CHF wird anschliessend mit dem automatischen Wechselkurs berechnet:

Die im Journal angezeigte Buchung gibt den Betrag in Fremdwährung an.

Sie können auch einen manuellen Wechselkurs verwenden. Dieser Kurs kann angewandt werden, um den anderen Betrag ausgehend von der Leitwährung zu berechnen. Wenn Sie die Option EUR und CHF benutzen, wird der Wechselkurs anhand der beiden erfassten Beträge berechnet:

Dies kann nützlich sein, wenn der Kurs für die Transaktion von einer Bank oder einem Kreditkarteninstitut vorgegeben wird und die Buchung genau diese Beträge in den beiden Währungen aufweisen muss.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Kurs übernehmen klicken, wird der Wechselkurs der aktuellen Buchung für die betreffende Währung gespeichert.

13.3Ein Fremdwährungskonto erstellen

Die Währung eines Fremdwährungskontos wird in der letzten Spalte des Kontenplans definiert (§4.2.2 Ein neues Konto erstellen).

Verwenden Sie die Erfassungshilfe, um dem Konto die betreffende Währung zuzuweisen.

13.4Kursdifferenzen berechnen

Es genügt jedoch nicht, Buchungen für Konten in Fremdwährung eingeben zu können. Die Wechselkurse schwanken ständig. Dadurch entstehen Kursgewinne oder -verluste, die in Crésus Finanzbuchhaltung ebenfalls verwaltet werden können.

Beispiel

  • Das Konto 1023 ist ein Bankkonto in USD.
  • Am 5.1. überweist uns ein amerikanischer Kunde USD 100 auf unser Bankkonto. Dieser Betrag wird mit einem Kurs von 1.200 verbucht (CHF 120.00).
  • Am 6.1. überweist uns ein anderer Kunde ebenfalls USD 100, die diesmal jedoch mit einem Kurs von 1.250 verbucht werden.

Journal

Datum Soll Haben Buchungstext USD Kurs CHF
5.1 1023 3200 Verkauf USA 1

 100.00

        1.200

      120.00

6.1 1023 3200 Verkauf USA 2

 100.00

        1.250

      125.00

 

  • Am 7.1. beträgt der Saldo des Kontos 1023 USD 200.00 (100+100) und CHF 245.00 (120 + 125).
  • Wir können nun etwaige Kursgewinne oder -verluste berechnen, indem wir den aktuellen Kurs (1.250) auf den Kontosaldo anwenden:
Konto Währung Saldo USD Kurs CHF Saldo CHF Gewinn
1021 USD      200.00 1.250  250.00 245.00 5.00

  • Wir verzeichnen einen Gewinn von CHF 5.00, weil der Saldo in CHF sich auf 245.00 beläuft, während die Umrechnung in CHF zum aktuellen Kurs CHF 250.00 ergibt.

Der Befehl AnsichtKursdifferenzen zeigt eine Tabelle aller Fremdwährungskonten mit ihren verschiedenen Saldi sowie den Kursgewinnen oder -verlusten an, berechnet zum aktuellen Wechselkurs.

Am Jahresende müssen diese Kursdifferenzen auf ein Konto für Kursgewinne/-verluste verbucht werden (in diesem Beispiel unter 3906 Kursdifferenzen), zum Beispiel mit folgender Buchung:

Datum Soll Haben Buchungstext Betrag
31.12 1023 3906 Kursgewinn 5.00

Crésus Finanzbuchhaltung kann diese Buchungen mit dem Befehl BuchhaltungKursdifferenzen verbuchen (siehe unten) automatisch erzeugen.

13.5Abschluss der Fremdwährungskonten

Am Ende jeder Buchungsperiode müssen alle Fremdwährungskonten in der Leitwährung angegeben werden. Dafür muss für jedes Konto eine Abschlussbuchung erstellt werden, um die Kursgewinne oder -verluste auf ein bestimmtes Konto für Kursgewinne/-verluste für jede Währung zu übertragen (§13.1 Fremdwährungen festlegen).

Der angewandte Wechselkurs entspricht dem momentan für die Währung erfassten Wechselkurs oder dem monatlichen Wechselkurs in der Tabelle für das Abschlussdatum (§13.1 Fremdwährungen festlegen).

Führen Sie den Befehl BuchhaltungKursdifferenzen verbuchen aus, um diese Buchungen automatisch zu erzeugen.

  • Datum: Datum der Abschlussbuchungen. Crésus Finanzbuchhaltung schlägt automatisch das letzte Datum der Buchungsperiode vor, Sie können jedoch ein beliebiges anderes Datum zwischen der letzten Buchung und dem Ende der Buchungsperiode eingeben.
  • Text für Kursverluste/Kursgewinne: Standardbuchungstext für die Abschlussbuchungen.
  • Kontotitel hinzufügen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, fügt Crésus Finanzbuchhaltung im Standardbuchungstext die Kontotitel hinzu.
  • Abschlusskurse hinzufügen: Der Wechselkurs für die erzeugte Buchung wird in den Buchungstext aufgenommen.
  • Journal: Wahl des Journals, in dem die Abschlussbuchungen erscheinen sollen.
  • Belegnummer: In diesem Feld kann eine Belegnummer für alle erzeugten Abschlussbuchungen angegeben werden.
  • Sie können angeben, ob Sie alle Konten, nur einzelne Kategorien oder gar nur bestimmte Konten bearbeiten wollen.

14Texte einstellen

Mit dem Befehl Optionen – Texte einstellen können Sie alle Texte ändern, die in den Überschriften der Ansichten und in den verschiedenen Ansichten erscheinen. So können Sie auch Buchhaltungen für ausländische Unternehmen führen und sämtliche Ansichten in einer anderen Sprache ausdrucken.

Es gibt über 200 verschiedene Texte. In der Einstellungsmaske der Texte können entweder alle Texte angezeigt werden oder nur die Texte einer bestimmten Ansicht. Benutzen Sie dazu die Liste Zeigt die Texte für.

Texte, die geändert wurden (und sich folglich vom Originaltext unterscheiden), werden mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Im unteren Teil der Maske wird eine Erläuterung zum ausgewählten Text angezeigt.

Mit der Schaltfläche Standard kann der Originaltext für das ausgewählte Element wiederhergestellt werden. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle Standardtexte benutzen stellt die Standardinhalte für alle Texte wieder her.

Im folgenden Beispiel wurden die Texte mit den Nummern 5, 6, 7, 62 und 63 geändert: Sie sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Man sieht, dass der Standardtext für Text 5 «Eröffnungsbilanz» war.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Export können Sie eine Textdatei (mit der Endung .txt) erstellen, die die von Ihnen geänderten Texte enthält.

Um die angepassten Texte aus einer anderen Buchhaltung oder aus einer wie vorhin beschrieben generierten Textdatei zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Import. Klappen Sie die Liste Dateityp unten in der Maske auf, um anzugeben, ob Sie den Import aus einer Textdatei oder aus einer anderen Buchhaltung vornehmen wollen.

15Mehrsprachige Buchhaltungen

Crésus Finanzbuchhaltung kann auf Deutsch oder auf Französisch installiert werden. Die Sprachwahl bestimmt die Sprache der Arbeitsumgebung. Die Anwendung Crésus Langues kann auf der Crésus-Website heruntergeladen werden und ermöglicht eine Umstellung der Arbeitssprache. Gehen Sie auf www.cresus.ch/de, klicken Sie auf Support, scrollen Sie auf der Seite herunter und klicken Sie auf die Schaltfläche Download. Anschliessend finden Sie Crésus Langue unter der Rubrik Outils liés à Crésus. Wenn Sie die Sprache der Arbeitsumgebung umstellen, hat dies keinen Einfluss auf die Sprache der Buchhaltungsdatei.

Sie können in jeder Datei bis zu fünf verschiedene Sprachen definieren. So können Sie wahlweise eine Bilanz auf Deutsch oder auf Französisch anzeigen lassen, unabhängig von der Sprache Ihrer Arbeitsumgebung.

Folgende Texte können in mehreren Sprachen definiert werden:

  • Die Kontotitel.
  • Die Standardtexte (siehe Befehl OptionenTexte einstellen §14 Texte einstellen).
  • Die Titel der Analytik-Codes.
  • Die Namen der Buchungsperioden.

Crésus Finanzbuchhaltung hat drei Standardsprachen:

  • Französisch
  • Deutsch
  • Englisch
  • Alle Standardtexte des Befehls OptionenTexte einstellen §14 Texte einstellen) liegen bereits in diesen drei Sprachen vor.

Die neuen Kontenpläne, die Ihnen beim Befehl DateiNeu angeboten werden, liegen standardmässig ebenfalls mehrsprachig vor und enthalten die Kontotitel auf Deutsch, Französisch und Englisch.

15.1Die Sprache wechseln

Ist Ihre Buchhaltung mehrsprachig, können Sie über den Befehl OptionenSprache wechseln die gewünschte Sprache auswählen:

Anschliessend werden alle Ansichten in der entsprechenden Sprache angezeigt.

Es kann also sein, dass einige Texte gar nicht mehr angezeigt werden, nämlich dann, wenn der entsprechende Text nicht übersetzt wurde. Führen Sie in diesem Fall den Befehl OptionenSpracheinstellungen aus (siehe unten) und geben Sie die fehlenden Übersetzungen ein.

15.2Ein Element übersetzen

Ist die Datei bereits mehrsprachig, können Sie über den Befehl OptionenTexte einstellen (§14 Texte einstellen)auf die Übersetzung der verschiedenen Texte und Kontotitel zugreifen. Wählen Sie den zu übersetzenden Text aus und wechseln Sie die Sprache über die Drop-down-Liste Sprache.

Das nachfolgend beschriebene Hilfsmittel ist jedoch viel praktischer:

  • Führen Sie den Befehl Optionen – Spracheinstellungen aus.
  • Wählen Sie in der Liste Texttyp aus, welche Elemente übersetzt werden sollen.
  • Wählen Sie das Element aus und nehmen Sie in den Feldern unten auf der Maske die entsprechenden Änderungen vor.

Um sämtliche Texte in einer der Dateisprachen zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren. Wählen Sie die zu exportierende Sprache aus und klicken Sie auf OK.

Um Elemente zu importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Definieren Sie, welche Sprache importiert werden soll, und geben Sie anschliessend die Art des Imports an. Wenn Sie die Option Bereits existierende Texte ersetzen aktivieren, werden alle Elemente mit den Texten aus der importierten Datei versehen. Aktivieren Sie diese Option nicht, werden nur die Texte, für die in der gewählten Sprache keine Entsprechung vorhanden ist, importiert.

15.3Neue Sprache hinzufügen

  • Führen Sie den Befehl Optionen – Spracheinstellungen aus.

  • Klicken Sie auf die Drop-down-Liste Anzahl Sprachen und wählen Sie die gewünschte Anzahl aus.

  • Im unteren Teil der Maske klicken Sie auf das leere Feld Sprache und wählen Sie entweder eine der drei Standardsprachen aus (z. B. Français) oder <andere Sprache>.

  • Wenn Sie eine der Standardsprachen hinzugefügt haben, wird sie rechts angezeigt. Ansonsten geben Sie die Sprache an:

  • Wählen Sie in der Drop-down-Liste Texttyp aus, welche Elemente übersetzt werden sollen. Zum Beispiel: Kontenplan.

  • Die zu übersetzenden Texte, in diesem Fall die Konten des Kontenplans, werden in einer Liste mit einer Spalte pro Sprache angezeigt.
  • Wählen Sie das zu übersetzende Element aus und verwenden Sie die Felder im unteren Bereich der Maske, um die Übersetzungen einzufügen.

  • Wiederholen Sie diesen Vorgang für die anderen Elemente der Liste Texttyp.
  • Siehe dazu auch den Befehl OptionenTexte einstellen §14 Texte einstellen).

15.4Übersetzungen importieren/exportieren

Die übersetzten Texte können in eine Datei exportiert und in eine andere Buchhaltung importiert werden.

Übersetzungen exportieren:

  • In der Maske Spracheinstellungen, die oben beschrieben wurde, den zu behandelnden Texttyp auswählen und auf die Schaltfläche Exportieren klicken.
  • Die zu exportierende Sprache angeben.
  • Auf OK klicken und die Datei anschliessend speichern.

Übersetzungen importieren:

  • In der Maske Spracheinstellungen, die oben beschrieben wurde, den zu behandelnden Texttyp auswählen und auf die Schaltfläche Importieren klicken.
  • Die zu importierende Sprache angeben.

    • Ist die Option Bereits existierende Texte ersetzen aktiviert, werden alle Texte der ausgewählten Sprache überschrieben. Ansonsten werden nur die fehlenden Texte importiert.
    • Wählen Sie aus, aus welcher Quelle die Übersetzungen importiert werden sollen:
      • Die Option die Standardtexte importiert die von Crésus standardmässig bereitgestellten Übersetzungen. Geben Sie an, welche Sprache bei den importierten Daten zu verwenden ist (die obige Einstellung ersetzt die französischen Texte der aktuellen Datei durch die importierten deutschen Texte).
      • Die Option aus einer anderen Buchhaltungsdatei übernimmt die Texte aus einer anderen Buchhaltung.
      • Die Option aus einer Textdatei übernimmt die Texte aus einer Textdatei, die wie oben beschrieben exportiert wurde.
    • Klicken Sie auf OK.

Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

15.5Übersetzungen für andere Befehle

Sobald eine Buchhaltung mehrsprachig ist, weisen die verschiedenen Masken, die eine Bearbeitung mehrsprachiger Texte erlauben, eine Drop-down-Liste Sprache auf. Zum Beispiel wie oben für den Befehl Optionen – Texte einstellen.

16Passwörter

Standardmässig kann jede Person, die eine Datei in Crésus Finanzbuchhaltung öffnet, sämtliche Funktionen des Programms verwenden. Da mehrere Personen auf eine Buchhaltung zugreifen können, kann es sinnvoll sein, die Nutzung gewisser Funktionen für bestimmte Benutzer zu untersagen oder zu erlauben. Es können bis zu vier Personengruppen passwortgesteuert verwaltet werden.

Die Passwörter in Crésus Finanzbuchhaltung bieten keinen Löschschutz für die Buchhaltungsdatei. Sie fungieren auch nicht als Schutz vor allfälligen Eingriffen durch Personen mit grossem Informatik-Know-how.
Führen Sie den Befehl OptionenPasswörter aus und legen Sie die Passwörter sowie die erlaubten Operationen fest:

Jedem Passwort sind eine oder mehrere zulässige Operationen zugewiesen. Im obigen Beispiel ist ein Benutzer, der mit dem Passwort Nummer 3 Lehrling einsteigt, berechtigt, Buchungen auszuführen. Er kann jedoch weder den Kontenplan noch die Passwörter usw. ändern. Ausserdem hat er auch keinen Zugriff auf das Hauptjournal.

17Anhänge und Kommentare

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt es, Ihrer Buchhaltung beliebige Dateien als Anhänge hinzuzufügen. Das Konzept ist sehr ähnlich wie das Hinzufügen von Anhängen zu E-Mails. Kommentare können wie Anhänge erfasst werden. Immer wenn Sie Anhänge hinzufügen können, können Sie auch einen Text als Kommentar erfassen.

Anhänge und Kommentare können hinzugefügt werden zu:

  • Einer Buchung.
  • Einem Konto.
  • Der Buchhaltung ganz allgemein.

Ein Element mit Anhängen und/oder Kommentaren (in diesem Fall eine Buchung) wird mit einer Büroklammer  in der linken Spalte gekennzeichnet.

Anhänge sind Kopien der Originaldateien, die im Ordner .creatt abgelegt werden, der mit der Buchhaltung verknüpft ist.

Wird das Originaldokument geändert, wirkt sich diese Änderung nicht auf den Anhang zur Buchhaltung aus. Ebenso hat das Ändern oder Löschen des Buchhaltungsanhangs keinen Einfluss auf das Original.

Die Maske Anhänge und Kommentar lässt sich auf zwei Arten öffnen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Buchung oder das Konto und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Anhänge und Kommentar oder
  • klicken Sie in der linken Spalte der Buchung oder des Kontos auf .

Über diese Maske können Sie Anhänge hinzufügen, öffnen, speichern oder löschen.

Im Feld Kommentar können Sie einen Text erfassen.

17.1Einen Anhang hinzufügen

Nachdem Sie die Maske wie oben beschrieben aufgerufen haben, können Sie einer Buchung oder einem Konto auf zwei Arten einen Anhang hinzufügen:

  • Ziehen Sie das Dokument per «Drag and Drop» von seinem ursprünglichen Speicherort in die Liste der Anhänge.
  • Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen.

17.2Einen Anhang öffnen

Nachdem Sie die Maske wie oben beschrieben aufgerufen haben, können Sie einen Anhang auf zwei Arten öffnen:

  • Wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
  • Doppelklicken Sie auf den zu öffnenden Anhang. Crésus fragt Sie, ob Sie die Datei öffnen oder speichern möchten (§17.2 Einen Anhang öffnen).

Der Anhang kann so geändert und aktualisiert werden.

Beim geöffneten Dokument handelt es sich nicht um das Originaldokument, sondern um die Kopie, die mit der Buchhaltung abgespeichert wurde. Die Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, wirken sich nicht auf das Originaldokument aus.

17.3Einen Anhang speichern

Wenn Sie einen Anhang speichern, wird eine Kopie an einem Speicherort Ihrer Wahl erstellt. Die Kopie ist eine neue, vom Anhang unabhängige Datei.

Nachdem Sie die Maske wie oben beschrieben aufgerufen haben, können Sie einen Anhang auf zwei Arten speichern:

  • Wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  • Doppelklicken Sie auf den Anhang. Crésus fragt Sie, ob Sie die Datei öffnen oder speichern möchten (§17.1 Einen Anhang hinzufügen).

17.4Einen Anhang löschen

Nachdem Sie die Maske wie oben beschrieben aufgerufen haben, können Sie einen Anhang auf zwei Arten löschen:

  • Wählen Sie das Element in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
  • Wählen Sie das Element in der Liste aus und drücken Sie die Taste Del.

Sie können mehrere Anhänge aufs Mal auswählen, indem Sie die Taste Ctrl gedrückt halten und klicken oder indem Sie die Anhänge mit gedrückter linker Maustaste auswählen.

Mit Rechtsklick auf die Liste der Anhänge erscheint ein Kontextmenü, das das Öffnen oder Löschen von Anhängen ebenfalls erlaubt.

17.5Anhänge zu einer Buchung

Buchungsanhänge können in allen Ansichten, in denen Buchungen angezeigt werden, bearbeitet werden: entweder durch einen Klick auf das Symbol am linken Rand oder per Rechtsklick auf die Buchung.

17.6Anhänge zu einem Konto

Kontoanhänge können in allen Ansichten, in denen Konten angezeigt werden, bearbeitet werden: entweder durch einen Klick auf das Symbol am Rand oder per Rechtsklick auf das Konto.

In den Kontoauszügen können Sie folgendes Symbol anklicken  oder mit dem Tastenkürzel Ctrl+Y auf die Anhänge des angezeigten Kontos zugreifen.

17.7Allgemeine Anhänge

Um Ihrer Buchhaltung Anhänge hinzuzufügen (und diese nicht einer Buchung oder einem spezifischen Konto zuzuweisen), führen Sie den Befehl Optionen – Definitionen aus und wechseln Sie zur Registerkarte Allgemein.

Im Feld Bemerkungen können Sie in dieser Maske direkt Ihren Kommentar erfassen. Um Anhänge hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Allgemeine Anhänge.

17.8Verwaltung von Anhängen

Auf der Registerkarte Anhänge der Maske OptionenDefinitionen finden Sie Angaben zur Anzahl und zur Grösse der Anhänge.

Wenn die Verknüpfung zu einem Anhang gelöscht wurde, löscht Crésus den in den Ordner .creatt kopierten Anhang nicht (§17 Anhänge und Kommentare). Crésus gibt die Anzahl verwaister Anhänge an und weist den von diesen Anhängen belegten Speicherplatz aus. Mit einem Klick auf Löschen können Sie diese Anhänge löschen und Speicherplatz freigeben. Dieser Vorgang löscht nicht das Originaldokument, sondern nur die von Crésus angelegte Kopie.

Wenn Crésus einen Anhang nicht mehr findet, dessen Verknüpfung aber noch vorhanden ist, wird dies unter Anzahl fehlender Anhänge angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um die fehlerhaften Verknüpfungen zu entfernen.

17.9Anhänge exportieren

Wenn Sie Ihre Buchhaltung einer Drittperson zur Verfügung stellen müssen, die nicht mit Crésus Finanzbuchhaltung arbeitet, können Sie eine komprimierte Datei mit allen Anhängen erstellen:

  • Rufen Sie die Registerkarte Anhänge der Maske OptionenDefinitionen auf.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Anhänge exportieren.
  • Speichern Sie die ZIP-Datei ab.

In der ZIP-Datei werden die Dateinamen mit einem Präfix versehen, um sie unterscheiden zu können.

  • Das Präfix der allgemeinen Anhänge lautet Allgemein.
  • Das Präfix der Anhänge zu einem Konto lautet Konto, gefolgt von der Kontonummer.
  • Als Präfix der Anhänge zu einer Buchung wird das Buchungsdatum verwendet.

18Dateien und Backups

Informatikdateien sind anfällig. Daher ist es wichtig, regelmässig Sicherheitskopien zu erstellen.

18.1Dateien

Jede Buchungsperiode wird in einer Datei mit der Endung .cre gespeichert, aber die vollständige Umgebung umfasst weitere Dateien, die automatisch angelegt werden.

So werden für die Buchhaltung ABC_AG die folgenden vier Dateien erstellt:

Die Datei *.cre enthält die gesamte Buchhaltung. Diese Datei wird geöffnet, wenn Sie mit Crésus Finanzbuchhaltung arbeiten.
Der Ordner *.crebk enthält die automatischen Archive (§18.3 Automatische Sicherungen). In diesem Ordner holt Crésus die wiederherzustellenden Versionen bei einer SOS-Öffnung (§18.3.2 Öffnen SOS – eine automatische Archivierung wiederherstellen).
Die Datei *.cr~ enthält die vorletzte Version Ihrer Buchhaltungsdatei. Unter normalen Umständen wird diese Datei nicht verwendet. Sie kann bei einer SOS-Öffnung geöffnet werden (§18.3.2 Öffnen SOS – eine automatische Archivierung wiederherstellen).
Die Datei *.crp enthält Angaben wie Kontenplan, MWST-Codes usw. für andere Programme, die mit Crésus Finanzbuchhaltung zusammenarbeiten. Sie wird bei jedem Abspeichern der CRE-Datei generiert.

 

Bei den zwei letzten Dateien handelt es sich um versteckte Dateien, die je nach Einstellung Ihres Betriebssystems nicht sichtbar sind.

Falls Sie Anhänge oder benutzerdefinierte Tabellen mit Ihrer Buchhaltung verknüpft haben, gibt es auch einen Ordner .creatt, z. B. ABC_AG.creatt.

Ist Ihre Buchhaltung mit einer Datei in Crésus Lohnbuchhaltung oder Crésus Faktura verknüpft, ist auch eine Datei *.ecc vorhanden, z. B. ABC_AG.ecc.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung per Doppelklick auf die Datei aus dem Windows-Explorer heraus öffnen wollen und folgende (oder ähnliche) Meldung erhalten:

… klicken Sie auf jeden Fall auf Abbrechen. Das bedeutet, dass Sie nicht die richtige Datei ausgewählt haben.

 

18.2Daten wiederherstellen

Bei einem Zwischenfall übernimmt die Wiederherstellungsfunktion des Programms alle Daten aus der Sicherungskopie und speichert sie, indem die Struktur und alle Anhänge wiederhergestellt werden.

  • Schliessen Sie allenfalls geöffnete Buchhaltungsdateien in Crésus Finanzbuchhaltung (Befehl Datei – Schliessen).
  • Führen Sie den Befehl Datei – wiederherstellen aus:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die betreffende Sicherungsdatei anzuwählen.
  • Klicken Sie auf OK.

  • Der Name der wiederherzustellenden Datei entspricht dem gespeicherten Namen, einschliesslich des Dateipfads. Übernehmen Sie den Namen unverändert, um die Wiederherstellung durchzuführen und eine bestehende Datei zu ersetzen.
  • Klicken Sie, falls nötig, auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Speicherort der Datei zu ändern, oder ändern Sie den Dateinamen.

Wird die Buchhaltung zusammen mit Crésus Lohnbuchhaltung und/oder Crésus Faktura verwendet, dürfen weder Name noch Speicherort geändert werden, weil sonst u. U. keine Buchhaltung mehr erstellt werden kann. Falls die Datei, die Sie ersetzen möchten, bereits besteht, wird die bestehende Datei gelöscht und durch die Sicherungskopie ersetzt, auch wenn diese älter ist. Seien Sie vorsichtig beim Wiederherstellen einer alten Datei.

18.2.1Daten sichern

Die Sicherung erfolgt anhand der gespeicherten Dateien. Wenn Sie seit der letzten Speicherung Änderungen an der Buchhaltung vorgenommen haben, zeigt Ihnen eine Meldung an, dass diese letzten Änderungen nicht gesichert werden.

  • Führen Sie den Befehl DateiSichern aus:

  • Mit der Schaltfläche Durchsuchen können Sie festlegen, wo Sie die Sicherung ablegen wollen.
  • Fügen Sie ggf. einen Kommentar hinzu.
  • Klicken Sie auf OK.
18.2.2Manuelle Sicherungen

Da Computer nicht unfehlbar sind, wird empfohlen, dass Sie Ihre Daten regelmässig auf externen Festplatten oder auf anderen Speichermedien sichern. So sind Sie vor dem Verlust wichtiger Daten geschützt und verlieren bei einer Panne nicht unnötig viel Zeit. Wie bereits erwähnt, besteht die Umgebung aus verschiedenen Dateien. Obwohl die CRE-Datei alle Buchhaltungsdaten enthält und Sie diese Datei auf ein Speichermedium kopieren können, empfehlen wir Ihnen, die Funktion DateiSichern in Crésus Finanzbuchhaltung zu verwenden, um sicherzustellen, dass alle zugehörigen Daten auch gespeichert werden.

Dieser Schritt ist unerlässlich, wenn Sie die Buchhaltung mit Crésus Lohnbuchhaltung und/oder Crésus Faktura verwenden.

18.3Automatische Sicherungen

Die Funktion automatische Archivierung von Crésus Finanzbuchhaltung erstellt automatisch einen Verlauf der gespeicherten Dateien. So können Sie bei Problemen eine ältere Version laden.

18.3.1Funktionsweise

Aktivieren Sie in der Registerkarte Global des Befehls Optionen – Definitionen die Funktion Automatische Archivierung. Sie können angeben, wie viele Dateien Sie behalten möchten und welcher Minimalabstand zwischen zwei Archivierungen liegen soll.

Jedes Mal, wenn Sie den Befehl Datei – Speichern ausführen, wird die letzte gespeicherte Datei archiviert, sofern der Minimalabstand für die automatische Archivierung überschritten ist.

18.3.2Öffnen SOS – eine automatische Archivierung wiederherstellen
  • Schliessen Sie die Datei mit dem Befehl Datei – Schliessen.
  • Führen Sie den Befehl Datei – Öffnen SOS aus. Die aufgerufene Maske zeigt die zuletzt geöffneten Buchhaltungen an.
  • Wählen Sie die wiederherzustellende Buchhaltungsdatei aus. Falls die gewünschte Buchhaltung nicht in der Liste angezeigt wird, verwenden Sie den letzten Eintrag in der Liste <beliebige andere Buchhaltung>.
  • Klicken Sie auf OK.

  • Eine Liste der Archive mit Datum und Uhrzeit wird angezeigt. Der erste Eintrag in der Liste trägt immer die Bezeichnung Aktuellste Version. Es handelt sich dabei um eine Kopie der letzten Dateiversion.
  • Wählen Sie die gewünschte Version aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Nachdem Sie ein Archiv wiederhergestellt haben, können Sie, sofern die Datei in der Zwischenzeit nicht gespeichert wurde, zur aktuellsten Datei zurückkehren, indem Sie die Datei schliessen, anschliessend den Befehl Datei – Öffnen SOS ausführen und die aktuellste Version wiederherstellen.

18.4Sicherung mit Anhängen

Die Anhänge können ziemlich viel Speicherplatz belegen. Aus diesem Grund erlaubt es der Befehl Datei – Sichern, die Anhänge nicht mitzusichern, indem Sie die Option Sichert zusätzlich ebenfalls die Anhänge deaktivieren.

Wenn Sie eine Buchhaltungsdatei wiederherstellen, die ohne die Anhänge an einem anderen Speicherort gesichert wurde, sind die Anhänge zwar immer noch ersichtlich, jedoch nicht mehr abrufbar. Sie werden mit dem Vermerk (Datei fehlt) angezeigt:

Wenn Sie diese Datei hingegen erneut an dem Speicherort wiederherstellen, wo sie sich ursprünglich befand, sind die Anhänge auch wieder zugänglich.

So können Sie eine Buchhaltung z. B. ohne Anhänge an eine andere Person weiterleiten. Diese andere Person kann die Buchhaltung ändern und sie Ihnen per E-Mail zurückschicken. Wenn Sie sie am Speicherort Ihrer alten Buchhaltung wiederherstellen, enthält diese Datei die Änderungen der anderen Person, und alle Anhänge sind verfügbar.

19Daten austauschen

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt den Import oder den Export von Daten.

19.1Daten exportieren

Der Inhalt sämtlicher Ansichten kann zur Bearbeitung in einem anderen Programm exportiert werden.

Das Format der exportierten Daten hängt von der Ansicht ab. Für das Journal und den Kontenplan wird das Format in der Onlinehilfe des Programms beschrieben. Bei den anderen Ansichten ergibt jede Bildschirmzeile eine Zeile in der Datei.

19.1.1In eine Datei exportieren

Führen Sie den Befehl Datei – Exportieren aus, um die Daten je nach der gewählten Ansicht in eine Textdatei zu exportieren.

  • Die Daten werden zeilenweise exportiert.
  • Die Zeilen werden mit CR+LF (ASCII-Code 13 + ASCII-Code 10) getrennt.
  • Die Elemente einer Zeile werden mit einem Tabulator voneinander getrennt (ASCII-Code 9).
  • Wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
  • Verwenden Sie allenfalls den Filter (§4.13 Der Filter).
  • Führen Sie den Befehl Datei – Exportieren aus.
  • Je nachdem fragt Crésus Finanzbuchhaltung sie, ob Sie die Striche, welche die Nullen in den Zahlen ersetzen, durch «0» ersetzen und die Apostrophe, die zur Tausendertrennung verwendet werden, löschen wollen. Denn viele Tabellenkalkulationsprogramme können Zahlen mit Bindestrichen und Apostrophen nicht übernehmen.
  • Geben Sie anschliessend einen Namen für die zu exportierende Datei an und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie die Funktion Exportieren in einem Kontoauszug verwenden, können Sie in der Maske angeben, ob nur das momentan angezeigte Konto oder – wie beim Drucken (§10.4 Kontoauszüge ausdrucken) – mehrere Konten ausgedruckt werden sollen.

Eine Datei, die auf diese Art exportierte Daten enthält, kann in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel geöffnet werden.

19.1.2In die Zwischenablage kopieren

Der Befehl Bearb.Ansicht kopieren funktioniert ähnlich wie der Befehl Datei – Exportieren, kopiert jedoch die Daten der aktuellen Ansicht in die Zwischenablage und nicht in eine Datei. Anschliessend können die kopierten Inhalte in ein Textverarbeitungsprogramm oder in ein Tabellenkalkulationsprogramm eingefügt werden.

Die so in die Zwischenablage kopierten Daten können in ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel eingefügt werden.

19.2Daten importieren

Sie können einen Kontenplan, ein Budget oder Buchungen importieren, sofern die zu importierende Datei das in der Hilfe der Software beschriebene Format aufweist.

  • Die Daten müssen in einer Textdatei gespeichert werden.
  • Jeder Eintrag entspricht einer Zeile.
  • Die Zeilen werden mit CR+LF (ASCII-Code 13 + ASCII-Code 10) getrennt.
  • Die Elemente einer Zeile werden mit einem Tabulator voneinander getrennt (ASCII-Code 9).

20Analytik-Center

Um sie zu aktivieren, führen Sie den Befehl OptionenDefinitionen aus und wechseln Sie in die Registerkarte Kostenrechnung. Aktivieren Sie das Kästchen Benutzt die Kostenrechnung:

Mit einem Analytik-Center können Aufwände und/oder Erträge verschiedener Konten gruppiert und z. B. die Kosten verschiedener Projekte verwaltet werden.

Ein Aufwand oder ein Ertrag kann direkt auf ein Analytik-Center verbucht werden oder mithilfe eines Verteilungsschlüssels (§20.2 Verteilungsschlüssel erstellen) indirekt auf mehrere Analytik-Center.

20.1Analytik-Center erstellen

  • Öffnen Sie die Datei Analyse1.cre im Ordner Beispiele.
  • Führen Sie den Befehl OptionenAnalytik-Codes aus:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um einen neuen Code P3000 für das Projekt C in der Liste zu erstellen (dieser Code wird später nicht mehr verwendet):

  • Ein Analytik-Center wird durch seine Nummer bestimmt. Die Nummer kann eine beliebig lange Folge von Zahlen und Buchstaben sein. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich aus Platzgründen bei der Anzeige und beim Ausdrucken auf zehn Zeichen zu beschränken.
  • Geben Sie beim Titel eine aussagekräftigere Beschreibung als beim Code ein.
  • Erfassen Sie auf Wunsch anschliessend noch einen Kommentar.
  • Die Bedeutung der zwei Felder Kumulierte Vorjahreszahlen wird unter §20.5.8 Kumulierte Vorjahreszahlen erläutert.
  • Die drei Arten von Analytik-Centern Aufwand, Ertrag oder Neutral haben keinen Einfluss auf das Verhalten, sondern erlauben eine Filterung in der Ansicht Kostenrechnung (§20.5.7 Die Anzeigeoptionen).
  • Klicken Sie auf OK,, um die Eingabe zu bestätigen./li>

20.2Verteilungsschlüssel erstellen

Kann ein Betrag nicht direkt auf ein Projekt verbucht werden, wie etwa eine Telefonrechnung, spricht man von indirektem Aufwand oder indirektem Ertrag. Diese Beträge können dank Verteilungsschlüsseln auf verschiedene Projekte aufgeteilt werden.

Ein Verteilungsschlüssel ähnelt einem Analytik-Center, erlaubt es aber, den Betrag gemäss einem von Ihnen definierten Schlüssel auf verschiedene Analytik-Center aufzuteilen. Dieser Schlüssel legt die Anteile für die Aufteilung des Betrags auf die verschiedenen Analytik-Center fest.

Der Anteil kann in Teilen oder in Prozent ausgedrückt werden. Bei der Angabe in Prozent müssen die Anteile zusammen 100 ergeben.

  • Führen Sie den Befehl Optionen – Analytik-Codes aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Geben Sie die Nummer und den Titel des neuen Codes an.
  • Aktivieren Sie die Option Verteilungsschlüssel:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Wählen Sie das erste Analytik-Center aus.
  • Geben Sie den Anteil an (50).

  • Klicken Sie auf OK.
  • Wiederholen Sie diesen Vorgang für das zweite Analytik-Center und legen Sie den Anteil auf 100 fest.
  • Der Code ist wie folgt definiert:

Beispiel (Datei Analyse2)

 

Der Aufwand ist auf unsere zwei Analytik-Center P1000 und P2000 aufzuteilen, und zwar zu 50 Teilen auf das Projekt P1000 und zu 100 Teilen auf das Projekt P2000.

In der Datei Analyse2 haben wir einen Verteilungsschlüssel allg Kost definiert, der diese Verteilung vornimmt.

Die Buchung einer Telefonrechnung von 30.00 sieht wie folgt aus:

Soll Haben Beleg Buchungstext Betrag A-Code
6510 1000 9 Telefon

30

allg Kost

Die 30 Franken werden gemäss dem Verteilungsschlüssel aufgeteilt, d. h. 50 Teile werden auf das Projekt P1000 verbucht und 100 Teile auf P2000:

  • Auf P1000 verbuchter Anteil: (30.00 × 50.00) ÷ 150.00 = 10.00
  • Auf P2000 verbuchter Anteil: (30.00 × 100.00) ÷ 150.00 = 20.00

Die Berechnung der Saldi der Analytik-Center wird wie folgt ausgeführt:

P1000
Soll Haben Beleg Buchungstext Aufwand Ertrag
1000 3200 1 Verkauf Ersatzteile

100

4200 1000 4 Kauf Werkzeuge

70

1000 3400 5 Überwachung Baustelle

110

4400 1000 7 Weitervergabe Büro

10

6510 1000 9 Telefon (50 / 150)

10

Total

90

210

Ergebnis P1000

120

210

210

P2000
Soll Haben Beleg Buchungstext Aufwand Ertrag
1000 3200 2 Billettverkauf

50

4200 1000 3 Sonstige Käufe

60

1000 3400 6 Rechnung Fahrer

120

4400 1000 8 Weitervergabe Reinigung

120

6510 1000 9 Telefon (100 / 150)

20

Total

200

170

Ergebnis P2000

30

200

200

 

Unter Berücksichtigung der Verteilung der indirekten Kosten weist das Projekt P1000 einen Gewinn von 120.00 auf, während das Projekt P2000 ein Minus von 30.00 aufweist.

Die Verteilung ist nicht definitiv. Falls Sie einen Verteilungsschlüssel anpassen, werden die Beträge der bestehenden Buchungen, die diesen Schlüssel benutzen, nach dem neuen Schlüssel verteilt.

20.3Analytik-Codes im Journal

Im Journal werden die drei Spalten A-Code, Menge und Periode verwendet, um Analytik-Buchungen zu definieren.

Der Analytik-Code, der einer Buchung zuzuweisen ist, wird in der Spalte A-Code erfasst.

Klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F2, um den Assistenten mit der Liste der bestehenden Codes anzuzeigen. Auf dieser Maske kann auch ein neuer Code erstellt oder eine manuelle Verteilung vorgenommen werden (§20.3 Analytik-Codes im Journal).

Beispiel (Datei Analyse1)

Mit den zwei oben definierten Analytik-Centern P1000 und P2000 wurden im Journal folgende Buchungen eingegeben:

Soll Haben Beleg Buchungstext

Betrag

A-Code
1000 3200 1 Verkauf Ersatzteile

100

P1000
1000 3200 2 Billettverkauf

50

P2000
4200 1000 3 Sonstige Käufe

60

P2000
4200 1000 4 Kauf Werkzeuge

70

P1000
1000 3400 5 Überwachung Baustelle

110

P1000
1000 3400 6 Rechnung Fahrer

120

P2000
4400 1000 7 Weitervergabe Büro

10

P1000
4400 1000 8 Weitervergabe Reinigung

120

P2000

 

Ohne die Angaben der Spalte A-Code wäre nicht einfach ermittelbar, wie viel jedes der beiden Projekte gekostet und eingebracht hat. Auch wenn spezifische Konten für jedes Projekt angelegt worden wären, könnten die Totalbeträge für jedes Projekt nicht automatisch ermittelt werden.

Crésus Finanzbuchhaltung berechnet die Totale wie folgt:

P1000
Soll Haben Beleg Buchungstext

Aufwand

Ertrag

1000 3200 1 Verkauf Ersatzteile

100

4200 1000 4 Kauf Werkzeuge

70

1000 3400 5 Überwachung Baustelle

110

4400 1000 7 Weitervergabe Büro

10

Total

80

210

Ergebnis P1000

130

210

210

P2000
Soll Haben Beleg Buchungstext

Aufwand

Ertrag

1000 3200 2 Billettverkauf

50

4200 1000 3 Sonstige Käufe

60

1000 3400 6 Rechnung Fahrer

120

4400 1000 8 Weitervergabe Reinigung

120

Total

180

170

Ergebnis P2000

10

180

180

 

Das Projekt P1000 weist einen Gewinn von 130.00 auf, während das Projekt P2000 ein Minus von 10.00 aufweist.

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt es, die Analytik-Ergebnisse auf unterschiedliche Weise darzustellen (§20.5 Die Kostenrechnung).

20.4Manuelle Verteilung

Bei der Eingabe einer Buchung (im Journal) können Sie den Betrag direkt auf verschiedene Analytik-Center verteilen, ohne einen Verteilungsschlüssel zu erstellen.

Wenn sich der Cursor im Feld A-Code befindet, drücken Sie die Taste F2 oder klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie in der angezeigten Maske – statt einen Verteilungsschlüssel auszuwählen – auf die Schaltfläche Manuell und erstellen Sie eine Verteilung wie unter §20.2 Verteilungsschlüssel erstellen.

Der Vermerk (Manuell, n) in der Spalte A-Code zeigt an, dass es sich um eine manuelle Aufteilung handelt. Dabei steht n für die Anzahl betroffener Analytik-Center.

Um die manuelle Verteilung einer bestehenden Buchung zu ändern, wählen Sie die Buchung aus, positionieren Sie den Cursor im Feld A-Code, drücken Sie die Taste F2 und gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Setzen Sie manuelle Verteilungen möglichst sparsam ein, damit Sie nicht den Überblick verlieren.

20.5Die Kostenrechnung

Der Befehl AnsichtKostenrechnung, der auch über das Symbol  aufgerufen werden kann, stellt die Saldi der Analytik-Center und die Listen der Analytik-Buchungen auf verschiedene Arten dar.

Geben Sie auf dieser Maske an, wie die Kostenrechnung angezeigt werden soll.

20.5.1Saldi der Analytik-Center

Mit den obigen Einstellungen wird eine Tabelle mit Aufwand und Ertrag aller Analytik-Center, den Verteilungsschlüsseln und den manuellen Verteilungen angezeigt. Dieses Beispiel zeigt das Ergebnis für die Datei Analyse2 und die vorgeschlagenen Analytik-Codes:

Code Titel

Aufwand

Ertrag

Saldo Aufw.

Saldo Ertr.

Analytik-Center
P1000 Projekt 1000

90

210

120

P2000 Projekt 2000

200

170

30

Total

290

380

90

Verteilungsschlüssel
allg Kost Allgemeine Kosten

30

30

Total

30

30

 

Wenn die Option Zeigt Aufwand und Ertrag im Detail an deaktiviert ist, wird die Darstellung einfacher, weil der Ertrag positiv und der Aufwand negativ dargestellt wird:

Code Titel Ergebnis
Analytik-Center

120

P2000 Projekt 2000

-30

Total

90

Verteilungsschlüssel
allg Kost allgemeine Kosten

-30

Total

-30

Mit der Option Zeigt die Zusammensetzung kann für jeden Analytik-Code die Liste der betroffenen Konten mit den Totalbeträgen angezeigt werden:

 

Code Titel Ergebnis
Analytik-Center
P1000 Projekt 1000

120

3200 Handelserlöse 100
3400 Dienstleistungserlöse 110
4200 Handelswarenaufwand

-70

4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen

-10

6510 Telefon

-10

P2000 Projekt 2000

-30

3200 Handelserlöse 50
3400 Dienstleistungserlöse 120
4200 Handelswarenaufwand

-60

4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen

-120

6510 Telefon

-20

Total

90

Verteilungsschlüssel
allg Kost allgemeine Kosten

-30

6510 Telefon

-30

Total

-30

 

20.5.2Liste der Analytik-Buchungen

Wenn die Option Zeigt die Buchungen an aktiviert ist, wird für jeden Analytik-Code die Liste der Buchungen angezeigt:

Code Konto Anteil Datum Beleg Buchungstext Ergebnis
Analytik-Center
P1000 3200 09.01.2012 1 Einnahmen P1000

100

4200 09.01.2012 4 Material P1000

-70

3400 09.01.2012 5 Service P1000

110

4400 09.01.2012 7 Weitervergabe P1000

-10

6510 50/150 10.01.2012 9 Telefon

-10

Total

120

P2000 3200 09.01.2012 2 Einnahmen P2000

50

4200 09.01.2012 3 Material P2000

-60

3400 09.01.2012 6 Service P2000

120

4400 09.01.2012 8 Weitervergabe P2000

-120

6510 100/150 10.01.2012 9 Telefon

-20

Total

-30

Gesamttotal

90

Verteilungsschlüssel
allg Kost 6510 10.01.2003 9 Telefon

-30

Total

-30

Beachten Sie, dass die Buchung mit der Belegnummer 9 in der Tabelle dreimal vorhanden ist:

  • unter P1000 mit einem Betrag von −10.00 (50 Teile von 150)
  • unter P2000 mit einem Betrag von –20.00 (100 Teile von 150)
  • unter allg Kost mit einem Betrag von −30.00

In dieser Ansicht können Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung klicken, um sie im Journal oder im Kontoauszug anzeigen zu lassen.

20.5.3Gruppierung nach Konten

Statt einen Überblick pro Analytik-Code zu haben, können Sie das Ergebnis pro Konto anzeigen. Ist die Option Nach Konten aktiviert, die Optionen Zeigt die Buchungen an oder Zeigt die Zusammensetzung an jedoch nicht, zeigt das Ergebnis die Kontosaldi an und berücksichtigt nur die Buchungen mit Analytik-Code.

Code Titel

Ergebnis

3200 Handelserlöse

150

3400 Dienstleistungserlöse

230

4200 Handelswarenaufwand

-130

Wird die Option Zeigt die Zusammensetzung an aktiviert, wird eine Liste angezeigt, die für jedes Konto die Verteilung des Saldos auf die verschiedenen Analytik-Center darstellt.

Code Titel

Ergebnis

3200 Handelserlöse

150

P1000 Projekt 1000

100

P2000 Projekt 2000

50

3400 Dienstleistungserlöse

230

P1000 Projekt 1000

110

P2000 Projekt 2000

120

4200 Handelswarenaufwand

-130

P1000 Projekt 1000

-70

P2000 Projekt 2000

-60

 

Ist die Option Zeigt die Buchungen an aktiviert, wird die Liste der Buchungen angezeigt, die auf die verschiedenen Analytik-Center für jedes der Konten verbucht wurden.

Konto Code Datum Beleg Buchungstext

Ergebnis

3200 P1000 09.01.2003 1 Verkauf Ersatzteile

100

3200 P2000 09.01.2003 2 Billettverkauf

50

Total

150

3400 P1000 09.01.2003 5 Überwachung Baustelle

110

3400 P2000 09.01.2003 6 Rechnung Fahrer

120

Total

230

4200 P1000 09.01.2003 4 Kauf Werkzeuge

-70

4200 P2000 09.01.2003 3 Sonstige Käufe

-60

Total

-130

4400 P1000 09.01.2003 7 Weitervergabe Büro

-10

4400 P2000 09.01.2003 8 Weitervergabe Reinigung

-120

Total

-130

6510 allg Kost 10.01.2003 9 Telefon

-30

Total

-30

 

20.5.4Sortierung

Die Optionen in der Rubrik Sortieren nach bestimmen die Reihenfolge für die Anzeige der Analytik-Center:

  • Nummer sortiert nach Nummer des Analytik-Codes
  • Titel sortiert nach Titel des Analytik-Codes
  • Betrag sortiert nach angezeigtem Betrag. Die Aufwandbeträge werden als negativ und die Beträge der Erträge als positiv betrachtet.
  • Ertrag/Aufwand getrennt:
    Ist diese Option aktiviert, zeigt Crésus Finanzbuchhaltung zuerst den Aufwand (Center mit negativem Saldo), unabhängig von der gewählten Sortierung.
20.5.5Verteilung verhindern

Ist die Option Aufteilung der Verteilungsschlüssel angekreuzt, verteilt Crésus Finanzbuchhaltung die Beträge gemäss den Verteilungsschlüsseln auf die Analytik-Center. Dann berücksichtigt die Kostenrechnung den direkten und indirekten Aufwand und Ertrag.

Ist die Option nicht aktiviert, werden die Beträge von Buchungen, die mit einem Verteilungsschlüssel eingegeben wurden, nicht auf die Analytik-Center verteilt. In dem Fall werden nur die direkt einem Analytik-Center zugewiesenen Buchungen berücksichtigt.

In unserer Beispieldatei Analyse2.cre werden dann die Ergebnisse der Projekte angezeigt, ohne den indirekten Aufwand zu berücksichtigen.

Mit Verteilung
Code Titel

Ergebnis

Analytik-Center
P1000 Projekt 1000

120

P2000 Projekt 2000

-30

Total

90

Verteilungsschlüssel
allg Kost Allgemeine Kosten

-30

Total

-30

Ohne Verteilung
Code Titel

Ergebnis

Analytik-Center
P1000 Projekt 1000

130

P2000 Projekt 2000

-10

Total

120

Verteilungsschlüssel
allg Kost Allgemeine Kosten

-30

Total

-30

 

20.5.6Vergleich in Prozent mit den Totalen

Die Option Prozent-Vergleich kann nur ausgewählt werden, wenn die Option Zeigt Aufwand und Ertrag im Detail aktiviert ist. Sie erlaubt es, für jeden Saldo den Prozentsatz im Vergleich zum Gesamtaufwand oder zum Gesamtertrag darzustellen.

In unserer Beispieldatei Analyse2.cre entfallen 31 % des Gesamtaufwands auf das Projekt P1000 und 69 % auf das Projekt P2000.

Code Titel

Aufwand

% Aufwand

Ertrag

% Ertrag

Analytik-Center
P1000 Projekt 1000

90

31%

210

55%

P2000 Projekt 2000

200

69%

170

45%

Total

290

100%

380

100%

 

20.5.7Die Anzeigeoptionen

Die Optionen der Rubrik Anzeige bestimmen, welche Analytik-Codes angezeigt werden sollen. Die Werte der angezeigten Center werden im Total kumuliert. So können mehrere Center gruppiert werden, um ein Sammelergebnis anzuzeigen.

  • Zeigt die Aufwand-Center, die Ertrags-Center oder neutrale Center  wählt die Codes nach dem bei der Erstellung festgelegten Typ aus (§20.1 Analytik-Center erstellen).
  • Berücksichtigt nur folgende Codes: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die Codes auswählen, die in der Tabelle dargestellt werden sollen. Mit dem Feld Filter kann die Anzeige der Codes auf diejenigen begrenzt werden, die dem Filter entsprechen, was sehr nützlich sein kann, wenn viele verschiedene Codes existieren.
    Nehmen wir an, dass es fünf Analytik-Center gibt: P1, P2, P3, P4 und P5. Die Projekte P1 und P2 gehören zum Sektor Europa, die Center P3 und P5 zum Sektor Asien und das Center P4 wurde dem Sektor Ozeanien zugewiesen. Sie können nun nur die Codes P1 und P2 anzeigen, um das Ergebnis «Europa» zu erhalten. Verwenden Sie die Favoriten (§6 Favoriten), um diese Code-Kombination zu speichern.
  • Zeigt auch nicht benutzte Codes an: In der Regel werden die nicht verwendeten Codes nicht angezeigt. Ist diese Option aktiviert, werden sie in der Tabelle dargestellt.
  • Berücksichtigt auch Buchungen ohne Analytik-Code: Wenn diese Option angekreuzt ist, werden die Buchungen ohne Analytik-Code ebenfalls unter dem Code «(ohne Code)» aufgeführt.
20.5.8Kumulierte Vorjahreszahlen

Bei einer Neueröffnung der Buchhaltung mit dem Befehl BuchhaltungNeueröffnung (§11.2.1 Neueröffnung einer Buchhaltung) enthält die neue Buchhaltung keine Buchungen in den Aufwand- und Ertragskonten, die Saldi der Analytik-Center betragen also null.

Für jeden Analytik-Code können ein kumulierter Aufwandsaldo und ein kumulierter Ertragssaldo festgelegt werden. Es handelt sich hierbei sozusagen um die aufgeteilten Saldovorträge der Analytik-Center. So ist es möglich, ein Projekt über mehrere Buchungsperioden hinweg zu verfolgen. Diese beiden Felder können in der Maske Neuer Analytik-Code / Analytik-Code ändern (§20.1 Analytik-Center erstellen) angepasst werden.

Bei der Neueröffnung einer Buchungsperiode werden diese beiden Saldi in die neue Buchhaltung mit den aktuellen Saldi übertragen.

Ebenso aktualisiert der Befehl BuchhaltungEröffnungsbilanz aktualisieren (§11.3 Eröffnungsbilanz aktualisieren) die kumulierten Saldi der Analytik-Center anhand der Saldi der Analytik-Center der Vorjahresbuchhaltung.

Kreuzen Sie die Option Berücksichtigt ebenfalls die kumulierten Vorjahreszahlen, damit die Werte der Kostenrechnung die kumulierten Saldi berücksichtigen. Sonst werden nur die Buchungen der aktuellen Buchungsperiode in die Berechnung der Saldi der Analytik-Center einbezogen.

20.6Gewinn- und Verlustrechnung

Die Analytik-Codes können auch in der Gewinn- und Verlustrechnung verwendet werden :

  • Führen Sie den Befehl AnsichtGewinn- und Verlustrechnung aus (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung).
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Analytik-Center.
  • Wählen Sie die zu berücksichtigen Center aus.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Die dargestellte GV berücksichtigt nur die Buchungen, die den ausgewählten Analytik-Centern zugewiesen sind.

Wählen Sie in unserer Beispieldatei Analyse2.cre nur das Center P2000 aus:

Folgende Tabelle wird dargestellt:

Ertrag
3200 Handelserlöse

50

3400 Dienstleistungserlöse

120

Differenz (Verlust)

30

Aufwand
4200 Handelswarenaufwand

60

4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen

120

6510 Telefon

20

Die Differenz (Verlust) von 30.00 entspricht dem Total von −30.00 des Codes P2000 in der Kostenrechnung.

20.7Analytik-Codes im Kontenplan

Wenn Sie die Analytik-Codes aktiviert haben, werden im Kontenplan rechts zwei weitere Spalten angezeigt:

  • Die Spalte A-Code definiert für jedes Konto einen Standard-Analytik-Code, der automatisch vorgeschlagen wird, wenn Sie im Journal eine Buchung auf dieses Konto verbuchen.
  • Die Spalte A-Modus gibt allfällige Beschränkungen für den Analytik-Code und die Mengen für das Konto an:
    O: Für Buchungen auf dieses Konto ist zwingend ein Analytik-Code anzugeben.
    F: Der Standard-Analytik-Code für dieses Konto ist für Buchungen auf dieses Konto zu verwenden. Crésus Finanzbuchhaltung lässt keine anderen Codes zu.
    Q: Für Buchungen auf dieses Konto ist zwingend eine Menge anzugeben (link im Aufbau).
    N: Für Buchungen auf dieses Konto darf keine Menge angegeben werden (link im Aufbau).

Verwenden Sie die Taste F2 oder klicken Sie auf das Symbol , um die Erfassungshilfe anzuzeigen: Auf der aufgerufenen Maske können Sie die Arten auswählen.

21Buchungsperioden

Das Buchungsjahr kann in beliebige Perioden (Buchungsperioden genannt) unterteilt werden, etwa in Monate oder Quartale.

Damit haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie können Aufwand und Ertrag unabhängig vom Buchungsdatum einer Buchungsperiode zuweisen und so Abgrenzungsbuchungen innerhalb eines Buchungsjahres vermeiden. So erhalten Sie Kontosaldi, die nicht mehr auf den Buchungsdaten basieren, sondern auf den Buchungsperioden der Buchungen, mithilfe des Filters  (§4.13 Der Filter). Ein Beispiel finden Sie unter §21.3 GV oder Bilanz für eine Buchungsperiode.
  • Sie können jeder Periode ein separates Budget zuweisen, anstatt ein Globalbudget für das ganze Jahr zu haben (§21.4 Budgets pro Periode).

Um sie zu aktivieren, führen Sie den Befehl OptionenDefinitionen aus und wechseln Sie in die Registerkarte Kostenrechnung. Aktivieren Sie das Kästchen Benutzt die Kostenrechnung.

21.1Buchungsperioden festlegen

Um zu definieren, wie Sie das Buchungsjahr unterteilen wollen, führen Sie den Befehl Optionen – Buchungsperioden aus.

In der Drop-down-Liste Standardperioden werden die drei häufigsten Aufteilungen vorgeschlagen. Falls diese Aufteilungen nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen, können Sie die Perioden manuell mit den Schaltflächen Hinzufügen, Löschen und Ändern festlegen. Wählen Sie für unser Beispiel «Monate» aus und klicken Sie auf OK.

21.2Buchungen eingeben

Die Buchungsperiode einer Buchung wird in der zusätzlichen Spalte Periode im Journal erfasst. Standardmässig schlägt Crésus Finanzbuchhaltung die Periode vor, in die das Buchungsdatum fällt. Wird das Jahr z. B. in Monate unterteilt, wird als Standardperiode für eine Buchung mit Buchungsdatum 14.02. «2» angegeben (Februar).

Wenn sich der Cursor in der Spalte Periode befindet, drücken Sie die Taste F2 oder klicken Sie auf das Symbol , um die Liste der Perioden aufzurufen.

Öffnen Sie die Datei Analyse3.cre, die folgende Buchungen enthält:

Datum Soll Haben Beleg Buchungstext

Betrag

Periode

15.02.2015 1000 3200 1 Verkauf Periode 2

100

2

15.02.2015 1000 3200 2 Verkauf Periode 3

200

3

15.02.2015 1000 3200 3 Verkauf Periode 4

400

4

 

Bitte beachten Sie, dass die Buchungsperioden nicht vom Buchungsdatum abhängig sind.

21.3GV oder Bilanz für eine Buchungsperiode

Die GV und die Bilanz kann auf die Buchungsperioden heruntergebrochen werden.

In der Datei Analyse3:

    • Führen Sie den Befehl Ansicht – Gewinn- und Verlustrechnung aus.

Sie erhalten eine ähnliche Tabelle wie die folgende (diese Tabelle ist vereinfacht und wird aus Gründen der Lesbarkeit ohne Sammelkonten und ohne Aufwandspalte dargestellt):

Gewinn- und Verlustrechnung

01.01.12–31.12.12

3200 Handelserlöse

700

  • Öffnen Sie den Filter (§4.13 Der Filter).
  • Aktivieren Sie die Option Buchungsperioden.
  • Geben Sie im Feld Von 2: Februar< span> und im Feld Bis 3: März ein.

  • Klicken Sie auf OK.

Die Gewinn- und Verlustrechnung sieht wie folgt aus:

Gewinn- und Verlustrechnung

Buchungsperioden: Februar–März

3200 Handelserlöse

300

 

Gemäss dem Filter werden nur die in den Perioden 2 und 3 verbuchten Buchungen berücksichtigt:

Datum

Soll

Haben

Beleg

Buchungstext

Betrag

Periode

09.01.2003

1000

3200

1

Verkauf Periode 2

100

2

09.01.2003

1000

3200

2

Verkauf Periode 3

200

3

 

Sie können den Filter nach dem gleichen Prinzip auch für die Buchungsperioden in der Bilanz anwenden.

21.4Budgets pro Periode

Statt ein Globalbudget für das ganze Jahr zu haben, können Sie das Budget auch auf die Buchungsperioden aufteilen und so über ein eigenes Budget für jede Periode verfügen.

Sie wissen z. B., dass Ihr Glacekonsum im Sommer höher ist als im Winter. Wenn Sie ein Jahresbudget für den Glacekauf von 2000.00 haben, können Sie es beispielsweise wie folgt verteilen:

Januar

50

Juli

400

Februar

50

August

400

März

100

September

200

April

100

Oktober

100

Mai

200

November

50

Juni

300

Dezember

50

In der Beispieldatei Analyse3.cre:

  • Klicken Sie auf das Symbol oder führen Sie den Befehl AnsichtBudgets aus.
  • Aktivieren Sie auf der Maske Budgets der Buchungsperioden pro Konto und deaktivieren Sie die Option Zeigt die Sammelkonten an.
  • Erfassen Sie unter Zeigt folgende Buchungsperioden bis 1: Januar bis 6: Juni
  • Klicken Sie auf OK.

Die Budgets von Januar bis Juni werden wie folgt erfasst:

  • Um die Gewinn- und Verlustrechnung mit Vergleich mit dem Budget zu erstellen, führen Sie den Befehl Ansicht – Gewinn- und Verlustrechnung aus.
  • Aktivieren Sie die Option Vergleich und wählen Sie Budget der Buchungsperioden in der Liste aus:

  • Stellen Sie sicher, dass der Filter nur die Perioden Februar und März anzeigt.
  • Sie erhalten die folgende Tabelle:

 

Gewinn- und Verlustrechnung Buchungsperiode: Februar–März

Budget

3200 Handelserlöse

300

600

Das angezeigte Budget ist die Summe der Budgets der Perioden Februar und März, d. h. 250.00 + 350.00 = 600.00.

22Crésus Finanzbuchhaltung HRM

Crésus Finanzbuchhaltung HRM ist eine von Crésus Finanzbuchhaltung abgeleitete Software. Sie wurde für Gemeinwesen entwickelt, die eine Buchhaltung gemäss dem Harmonisierten Rechnungslegungsmodell für die Kantone und Gemeinden (HRM2) führen müssen.

Crésus Finanzbuchhaltung HRM ermöglicht eine Unterscheidung zwischen Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) und Investitionsrechnung (Ausgaben und Einnahmen).

Die laufende Rechnung und die Investitionsrechnung können je nach Funktionen (auch Aufgaben genannt) oder nach Sachgruppen (auch Artenkonten genannt) extrahiert werden und die Bilanz kann in zwei oder vier Spalten dargestellt werden.

Crésus Finanzbuchhaltung HRM bietet die Möglichkeit, eine Fünfjahresfinanzplanung zu erstellen.

Dieser Teil ist ein Zusatz zum Anwenderhandbuch für Crésus Finanzbuchhaltung, das als Referenz für die Standardfunktionen der Software Crésus Finanzbuchhaltung dient. In diesem Teil werden nur die HRM-spezifischen Aspekte beschrieben.

22.1Einleitung

Der HRM2-Kontenplan liefert die Gliederung für die Erstellung der Bilanz (Rubriken 1–2), der Erfolgsrechnung (Rubriken 3–4) und der Investitionsrechnung (Rubriken 5–6):

Diese Gliederung wird durch eine funktionale Gliederung ergänzt:

Die Kontennummern setzen sich aus einem ersten Element, das die Funktion des Kontos angibt, und einem zweiten Element, das für die Sachgruppe steht, zusammen. Die Nummer kann durch eine Endung ergänzt werden, die vom Gemeinwesen bestimmt wird.

Der Lohnaufwand für den Strassenunterhalt der Gemeinde wird beispielsweise im Konto 6150.3010.01 verbucht:

  • 6150 bezieht sich auf die Funktion Gemeindestrassen, Unterfunktion der Gruppe 6 Verkehr,
  • 3010 bezieht sich auf die Sachgruppe Löhne des Verwaltungs- und Betriebspersonals.
  • 01 ist eine vom Gemeinwesen vergebene Unternummer.

Der Lohnaufwand für die Wasserversorgung wird im Konto 7101.3010.01 verbucht:

  • 7101 bezieht sich auf die Funktion Pumpstation, Unterfunktion der Gruppe 7 Umweltschutz,
  • 3010 bezieht sich auf die Sachgruppe Löhne des Verwaltungs- und Betriebspersonals.
  • 01 ist eine vom Gemeinwesen vergebene Unternummer.

Der Energieaufwand für die Wasserversorgung wird im Konto 7101.3120.01 verbucht:

  • 7101 bezieht sich auf die Funktion Pumpstation, Unterfunktion der Gruppe 7 Umweltschutz,
  • 3120 bezieht sich auf die Sachgruppe Ver- und Entsorgung.
  • 01 ist eine vom Gemeinwesen vergebene Unternummer.

Dank diesem besonderen Aufbau des Kontenplans können die Ergebnisse durch das Zusammenfassen der Konten nach Funktionen dargestellt werden, z. B. alles im Zusammenhang mit dem Strassenunterhalt oder mit der Wasserversorgung, oder nach Sachgruppen, etwa alle Löhne oder der gesamte Energieaufwand.

Gemäss der gewählten Terminologie werden die Funktionen auch Aufgaben genannt und die Sachgruppen ebenfalls als Artenkonten bezeichnet.

Wie in einer normalen Buchhaltung wird jedes Konto durch mindestens eine Nummer, einen Titel und eine Kategorie spezifiziert.

Nummer Kontotitel Kategorie
.10000.01 Kasse Einwohnerkontrolle Aktiv
.20000.01 Kreditoren-Sammelkonto Passiv
0110.3000.00 Löhne, Tag- und Sitzungsgelder an Behörden und Kommissionen Aufwand
0210.4210.00 Gebühren für Amtshandlungen Ertrag

Damit die Bilanzkonten zu Beginn des Kontenplans aufgeführt werden, weisen sie vor ihren Nummern einen Punkt auf.

22.2Erste Schritte

In diesem Kapitel wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie eine HRM2-Buchhaltung erstellen.

22.2.1Eine Buchhaltung erstellen

Wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung HRM zum ersten Mal benutzen, müssen Sie eine neue Buchhaltung anlegen. Klicken Sie auf Datei – Neu, um diesen Dialog anzuzeigen:

Wählen Sie die Option Erstellung einer gänzlich neuen Buchhaltung und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Anschliessend wählen Sie den Kontenplan HRM2-Buchhaltung (mehrsprachig) aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Geben Sie einen Namen für die Buchhaltung ein, in der Regel den Namen des betreffenden Gemeinwesens.

Geben Sie das Anfangs- und das Enddatum der Buchungsperiode an.

Nicht alle Gemeinwesen sind MWST-pflichtig. Falls einige fakturierte Leistungen der MWST unterstehen, wählen Sie die MWST-Option, die Ihrem Steuerstatus entspricht. Ansonsten geben Sie an, dass Ihr Gemeinwesen der MWST nicht untersteht.

Geben Sie die MWST-Art an, die Sie in Rechnung stellen werden:

Auf der letzten Maske geben Sie den Namen der Buchhaltungsdatei sowie den Speicherort an.

Mit der Schaltfläche Ordner ändern können Sie den Ordner auswählen, in dem Sie die Crésus-Datei speichern wollen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen anzuzeigen. Falls nötig, können Sie Ihre Einstellungen durch Anklicken der Schaltfläche Zurück anpassen.

Sie können weitere Einstellungen vornehmen, indem Sie das Kästchen Jetzt direkt zu den weiteren Einstellungen gehen aktivieren.

Diese Einstellungen können Sie in der Buchhaltung auch später über den Befehl Optionen – Definitionen vornehmen.

 

22.2.2Standarddefinitionen

Nähere Angaben zu den Standardeinstellungen finden Sie im allgemeinen Teil der Website betreffend die Anwendung von Crésus Finanzbuchhaltung.

 

22.2.3HRM-spezifische Definitionen

Die spezifischen Daten des Gemeinwesens hängen von der gewählten HRM-Art ab.

Geben Sie bei HRM2 die Anzahl Einwohner, den Steuerfuss und die Steuerkraft pro Einwohner an. Diese Werte sind nützlich für die Berechnung der verschiedenen Finanzkennzahlen.

Hinweis: Für Gewerkschaften oder Bürgergemeinden, für die der Begriff «Einwohner» nicht passt, ist bei diesen Werten 1 einzugeben.

22.3Kontenplan

Wie in der Einleitung erwähnt, ist der HRM2-Kontenplan – ausser bei den Bilanzkonten – nach Funktionen und Sachgruppen gegliedert.

Da die Konten stark von der Tätigkeit des Gemeinwesens abhängen, muss der Kontenplan so aufgebaut sein, dass er Ihren Bedürfnissen Rechnung trägt. Der vom Assistenten bereitgestellte Kontenplan umfasst die Standard-Bilanzkonten sowie die Sammelkonten für Aufwand, Ertrag, Ausgaben und Einnahmen.

Die Bilanzkonten werden individuell erstellt oder angepasst, wie in der Standardanwendung Crésus Finanzbuchhaltung.

Für die Erfolgsrechnung legt der Benutzer die Konten fest, die er für das Gemeinwesen benötigt, das er betreut. Eine oder mehrere Funktionen (z. B. Exekutive / Legislative / Allgemeine Verwaltung) können gleichartige Aufwände oder Erträge, Ausgaben oder Einnahmen aufweisen: So existiert etwa die Sachgruppe Löhne in jeder Funktion. Eine Sachgruppe kann auch spezifisch für eine Funktion vorhanden sein: Die Sachgruppe Sachversicherungsprämien gibt es etwa nur in der Funktion Allgemeine Verwaltung.

Die Erfolgsrechnungskonten können einzeln oder mit einem Assistenten (siehe §22.3.4 Konten hinzufügen) erstellt werden. Es wird auch empfohlen, ein bestehendes Konto zu duplizieren und die entstandene Kopie anzupassen.

22.3.1Sachgruppen bearbeiten

Die Liste der Sachgruppen wird vom Kontoerstellungsassistenten verwendet oder wenn Sie einen Auszug für eine Sachgruppe anzeigen wollen.

Verwenden Sie den Befehl Optionen – Sachgruppen …

Die Nummerierung der Sachgruppen in Crésus Finanzbuchhaltung HRM entspricht dem Aufbau des Kontenplans. Die Sachgruppen 3000 und 3001 werden automatisch mit der Gruppe 300 verknüpft, die Sachgruppen 300 und 301 mit der Gruppe 30, die Sachgruppen 30 und 31 selbst mit der Gruppe 3. Der Dialog zur Erstellung der Sachgruppen bietet eine Überprüfung an, ob alle Ebenen einer Strukturebene vorhanden sind. Im obigen Beispiel werden die Konten 6120, 3000.00, 5290.00 und 3001.00 nicht in einem Sammelkonto zusammengefasst. Sie können die Kästchen ankreuzen und so angeben, welche Konten automatisch kontrolliert werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Löschen löschen Sie die ausgewählte Sachgruppe, mit einem Klick auf die Schaltfläche Alle löschen werden alle Sachgruppen in der Datei gelöscht. Wird eine Sachgruppe gelöscht, hat dies keinen Einfluss auf die Konten, die die Nummer dieser Gruppe verwenden.

Nutzen Sie den Filter, um nur eine bestimmte Anzahl Gruppen anzuzeigen und um nach einer der angezeigten Gruppen zu suchen.

Mit der Schaltfläche Auto-Erstellung … werden die bestehenden Sachgruppen überprüft und es wird vorgeschlagen, fehlende Standardgruppen zur vorliegenden Buchhaltung hinzuzufügen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um eine TXT-Datei mit allen Sachgruppen dieser Buchhaltung zu exportieren.

Mit der Schaltfläche Importieren können Sie die Sachgruppen aus einer TXT-Datei, die wie soeben beschrieben exportiert wurde, in die laufende Buchhaltung importieren. Enthält die Buchhaltung bereits Sachgruppen, zeigt Crésus folgenden Dialog an:

  • Die Sachgruppen mit derselben Nummer ersetzen : Der Titel der bestehenden Sachgruppen wird durch den Titel aus der importierten Datei ersetzt, die in der Datei, aber nicht in der Buchhaltung vorhandenen Gruppen werden erstellt.
  • Die Sachgruppen mit derselben Nummer belassen : Die bestehenden Sachgruppen werden unverändert belassen, die in der Datei, aber nicht in der Buchhaltung vorhandenen Gruppen werden erstellt.
  • Die Sachgruppenliste komplett ersetzen: Dieser Vorgang löscht alle Sachgruppen, bevor die neue Liste importiert wird.
  • Nur die Titel der bestehenden Sachgruppen ersetzen: Die Titel werden angepasst, Gruppen, die in der TXT-Datei, aber nicht in der Buchhaltung vorhanden sind, werden nicht übernommen.
22.3.2Bezeichnungen anpassen

Der Benutzer kann die Bezeichnungen für die Konten über den Befehl Optionen – Texte einstellen anpassen.

Unter „Zeigt die Texte für“ können die gewünschten Texte bearbeitet werden.

Die Standardtexte können über die Schaltfläche Alle Standardtexte benutzen wiederhergestellt werden.

22.3.3Syntax verwenden

Mit dem Befehl Optionen – Kontosyntax können Regeln für die Überprüfung der Kontonummern festgelegt werden.

Ist die Option Benutzt die Kontosyntax aktiviert, wenn Sie ein neues Konto im Kontenplan erfassen oder wenn Sie die Nummer eines bestehenden Kontos verändern, kann Crésus die Kontoart anhand der Nummer ermitteln.

So ist etwa ein Konto mit der Nummer 299.3000.01 grundsätzlich ein Aufwandkonto, da die Nummer .3000. als Aufwand definiert ist.

Bei diesen Regeln werden Platzhalter verwendet:

  • Das Sternchen steht für eine unbestimmte Anzahl Zeichen
  • Das Fragezeichen steht für ein einziges Zeichen
  • Der senkrechte Strich, der durch die Tastenkombination Shift+7 eingesetzt wird, steht für ODER

In der obigen Bildschirmkopie wird als Regel für die Aufwandkonten Folgendes angezeigt:

*.3??|*.3??.*|*.3???|*.3???.*

  • *.3?? steht für «irgendeine Kontonummer, deren Teil nach dem Punkt mit einer Zahl zwischen 300 und 399 endet», z. B. 110.300 oder 020.317
  • *.3??? steht für «irgendeine Kontonummer, deren mittlerer Teil zwischen den Punkten eine Zahl zwischen 3000 und 3999 ist», z. B. 110.3010. 02 oder 020.3175. 01

Kurz zusammengefasst definiert die obige Regel, dass jedes Konto, deren Nummer im mittleren Teil mit 3 beginnt, ein Aufwandkonto ist.

Ist die Option Automatische Gruppierung der Konten ohne „:“ aktiviert, wird das Sammelkonto der Konten bei der Bearbeitung des Kontenplans automatisch bestimmt. Im Feld Gruppe legen Sie die Anzahl Elemente der Kontonummer fest, die die Gruppe definieren. Haben Sie die Zahl 1 angegeben, wird die Gruppe für die Kontonummer 2110.3611.01 automatisch als 2110 festgelegt. Wenn Sie 2 eingegeben haben, lautet die Gruppe 2110.3611.

22.3.4Konten hinzufügen

Abgesehen von der normalen Erfassung der Konten direkt in der Eingabezeile des Kontenplans bietet Crésus Finanzbuchhaltung HRM den Benutzern ein Instrument, das die Erstellung oder die Aktualisierung des Kontenplans vereinfacht.

Im Kontenplan wird bei rechtem Mausklick auf eine Funktion (z. B. auf 0210 Finanz- und Steuerverwaltung) ein Menü angezeigt, dessen erster Befehl Kontoerstellungsassistent lautet.

Folgender Dialog wird angezeigt:

In der linken Spalte werden die verschiedenen Funktionen angezeigt, in der rechten Spalte die Sachgruppen.

Klicken Sie die Kästchen oben links an, um die Anzeige je nach Kategorie einzuschränken.

Verwenden Sie die Filterfelder, um nur die Konten anzuzeigen, die dem eingegebenen Suchkriterium entsprechen.

Klicken Sie nach der Auswahl einer oder mehrerer Funktionen und einer oder mehrerer Sachgruppen auf die Schaltfläche Die Konten jetzt erstellen, um die Konten, die aus der Kombination von Funktion und Sachgruppe hervorgegangen sind, hinzuzufügen.

Der Assistent lässt nicht zu, dass ein Konto mehrmals erstellt wird. Wenn für eine Funktion und eine Sachgruppe mehrere Konten benötigt werden, müssen diese direkt im Kontenplan angelegt werden. Am einfachsten ist es, das Konto zu duplizieren und die zwei letzten Zeichen der Kontonummer zu ändern (0220.3130.01 wird zu 0220.3130.02; dabei beziehen sich 01 und 02 jeweils auf eine spezifische Einheit des Gemeinwesens).

Für jedes Konto ist eine Endung zu definieren. Diese kann für jedes Konto einzeln oder standardmässig festgelegt werden. Mit dem Feld Geben Sie die Endung (.xx) für die Sachgruppen ohne Endung an können Sie die Standardendung definieren (in der Regel 00).

22.4Saldovortrag

Führen Sie den Befehl Buchhaltung – Saldovortrag aus.

Im Dialog können Sie den Saldovortrag der Bilanzkonten (Aktiven und Passiven) direkt neu erfassen: Wählen Sie das Konto aus und geben Sie den Saldovortrag ein.

Mit der Taste Enter gelangen Sie automatisch ins neue Konto.

Auf diesem Bildschirm wird das Total der als Aktiven und Passiven erfassten Saldi angezeigt. Bitte vergewissern Sie sich, dass diese Gesamtbeträge gleich sind.

22.5Buchungen vornehmen

Die Erfassung von Buchungen erfolgt genauso wie in der Standardanwendung Crésus Finanzbuchhaltung. Wir werden nicht genauer darauf eingehen, schlagen Ihnen aber vor, eine Beispielbuchung vorzunehmen:

Führen Sie den Befehl Ansicht – Journal aus oder klicken Sie auf das Symbol C:UsersDavidDocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputJournal.png.

Die Buchung wird in der Eingabezeile unten im Fenster erfasst.

Der Cursor wird automatisch in der ersten Spalte mit dem Datum platziert. Korrigieren Sie das Datum bei Bedarf.

Drücken Sie auf die Taste TAB (Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur).

Anschliessend geben Sie die Nummer des zu belastenden Kontos ein: 0120.3170.00 (Reisekosten und Spesen). Sie können das Konto in der Liste auswählen, die Nummer ganz oder teilweise eingeben oder die Bezeichnung ganz oder teilweise eintippen.

Wenn Sie .3170. eintippen, zeigt Ihnen das Erfassungshilfefenster nur die Konten an, deren mittlerer Teil dem eingegebenen Kriterium entspricht.

Drücken Sie die Taste TAB.

Geben Sie die Nummer des Gutschriftskontos ein: .10000.01 (Hauptkasse A)

Drücken Sie die Taste TAB.

Korrigieren Sie allenfalls die vorgeschlagene Belegnummer.

Drücken Sie die Taste TAB.

Geben Sie den Buchungstext Spesen ein.

Drücken Sie die Taste TAB.

Nun geben Sie den Betrag 218.30 ein.

Drücken Sie die Taste Enter oder klicken Sie auf das Symbol C:UsersDavidDocumentsSVNdocArtIconesToolbarsfact24x24outputAccept.png, um die Buchung zu speichern. Sie wird nun sortiert nach ihrem Datum in der Liste der Buchungen angezeigt.

Anschliessend können Sie üben und folgende Buchungen hinzufügen:

22.6Die verschiedenen Ansichten

Das Menü Ansicht bietet verschiedene Ansichten der Buchhaltung. In Crésus Finanzbuchhaltung HRM finden Sie die üblichen Ansichten aus Crésus Finanzbuchhaltung.

Die meisten Ansichten werden genau gleich verwendet wie in Crésus Finanzbuchhaltung.

Etwa der Befehl Probebilanz C:UsersDavidDocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputBalance.png oder die Taste F5, die alle Konten mit ihren Saldi anzeigt,

C:UsersDavidDocumentsSVNdocArtIconesToolbarscompta24x24outputExtrait.png oder der Befehl Kontoauszug oder die Taste F6, bei der eine Kontonummer eingegeben wird und anschliessend alle Buchungen dieses Kontos angezeigt werden (in diesem Fall das Konto 0120.3170.00 Reisekosten und Spesen).

Zusätzlich zu den üblichen Ansichten bietet Crésus Finanzbuchhaltung HRM strukturspezifische Ansichten nach Sachgruppen und Funktionen.

22.6.1Der Sachgruppenauszug

Der Befehl Ansicht – Sachgruppenauszug zeigt das Ergebnis aller Konten der gewünschten Sachgruppe an.

Beispielsweise werden beim Auszug der Sachgruppe 3010 die Buchungen der Konten 3010.00, 3010.01 usw. unabhängig von der Funktion angezeigt, u. a. Buchungen der Konten 0110.3010.00, 0120.3010.01 oder 0220.3010.00.

22.6.2Die Ansicht Rechnungen

Der Befehl Ansicht – Rechnungen oder die Taste F8 ruft das Ergebnis aller Konten der gewünschten Funktion auf. Die Anzeige kann beispielsweise auf die Funktion 0220 Allgemeine Verwaltung beschränkt werden.

In derselben Ansicht kann die laufende Rechnung oder die Investitionsrechnung der gewünschten Funktion angezeigt werden, gegliedert nach Sachgruppe oder Funktion.

In der Maske kann angegeben werden, wie die Rechnung angezeigt werden soll.

Tiefe: gibt den Detaillierungsgrad anhand der Struktur der Sammelkonten an.

Gliederung: gibt an, ob die Konten nach Funktionen oder Sachgruppen angezeigt werden.

Funktion: Es werden nur die Konten der Funktion angezeigt, die in dieser Dropdownliste ausgewählt wird. Beim ersten Eintrag in der Liste werden alle Funktionen angezeigt.

Zeigt die: Hier kann entweder die Erfolgsrechnung oder die Investitionsrechnung ausgewählt werden. Bei Bedarf können Sie nur Aufwand oder Ertrag bzw. die Ausgaben oder die Einnahmen anzeigen lassen.

Spalten: Sie können hier angeben, wie viele Spaltenpaare Sie anzeigen wollen sowie welchen Inhalt diese haben sollen.

Die Spalten 1 und 2 enthalten immer Nummer und Titel des Kontos.

Jedes Spaltenpaar kann folgende Inhalte aufweisen:

  • Saldo des laufenden Jahres
  • Saldo des Vorjahres
  • laufendes Budget
  • Budget 2

Wenn Sie beispielsweise nur die Zahlen des laufenden Jahres anzeigen wollen, jedoch weder das Budget noch die Vorjahreszahlen:

  • Wählen Sie bei Spalten 3 und 4 Laufendes Jahr.
  • Deaktivieren Sie Spalten 5 und 6 sowie Spalten 7 und 8.

Die Optionen unter Anzeige legen in Crésus Folgendes fest:

  • Saldo der Sammelkonten: zeigt den Saldo der Sammelkonten unabhängig von der Anzeige der Unterkonten an.
  • Saldo der Konten: zeigt die Saldi der Konten an.
  • Zeigt auch nicht benutzte Konten: zeigt alle im Kontenplan definierten Konten an, auch wenn sie noch nie benutzt wurden.
  • Überschüsse: zeigt die Überschüsse der Soll- und Habenspalten für jedes Konto der Ebene 1 an.
  • Ertrag und Aufwand auf verschiedenen Zeilen. Wenn ein Konto in einem Spaltenpaar einen Aufwandüberschuss und in einem anderen Spaltenpaar einen Ertragsüberschuss aufweist, werden Aufwand- und Ertragsüberschüsse auf zwei separaten Zeilen angezeigt.
  • Total Überschüsse: zeigt ganz unten in der Tabelle das Total von Aufwand und Ertrag sowie die Aufwand- und die Ertragsüberschüsse an.

Für die Erstellung der verschiedenen Tabellen in Crésus werden alle Buchungen berücksichtigt. Verwenden Sie den Filter C:UsersDavidDocumentsSVNdocArtIconesToolbarsfact24x24outputFilter.png, um nur die Buchungen einer bestimmten Periode zu berücksichtigen und die ganze Tabelle entsprechend neu zu berechnen.

22.6.3Budgets und Finanzplan

Um den Anforderungen der Finanzplanung der Gemeinwesen Rechnung zu tragen, erlaubt es Crésus Finanzbuchhaltung HRM, die Budgets für fünf Jahre zu erfassen.

Budgets anzeigen

Der Befehl Ansicht – Budgets ruft folgende Maske auf:

Wählen Sie die Elemente aus, die Sie anzeigen möchten. In diesem Beispiel werden die effektiven Ergebnisse seit 2014, das revidierte Budget, das für das Jahr 2015 verabschiedete Budget (laufendes Jahr) und die Budgets bis 2017 angezeigt.

In dieser Maske können auch die anzuzeigenden Kontokategorien ausgewählt werden, was die Erfassung der Budgets erleichtert.

Klicken Sie auf die Zeile, um die Beträge in der Eingabezeile unten auf dem Bildschirm zu verändern und zu erfassen.

Die Vorjahressaldi können in dieser Ansicht ebenfalls verändert werden. Dazu muss im oben beschriebenen Auswahldialog die entsprechende Option aktiviert werden.

Der Finanzplan

Um den Anforderungen der Finanzplanung der Gemeinwesen Rechnung zu tragen, erlaubt es Crésus Finanzbuchhaltung HRM, die Budgets für fünf Jahre zu erfassen.

Budgets übernehmen

Es kann sinnvoll sein, die Budgets von einem Jahr ins Folgejahr zu übernehmen.

Der Befehl Buchhaltung – Budgets übernehmen ruft eine Maske auf, in der Quelle und Ziel sowie die zu bearbeitenden Kontokategorien angegeben werden. In diesem Beispiel wird das Budget 2016 für das Jahr 2017 nur für die Aufwandkonten kopiert.

Die Beträge können auch mit einer linearen Zunahme (2 % in unserem Beispiel) übertragen werden. Standardmässig werden die berechneten Beträge auf ganze Franken gerundet. Ist das Kästchen Runden aktiviert, werden die Beträge unter CHF 10 000 auf die nächsten hundert Franken und Beträge über CHF 10 000 auf die nächsten tausend Franken gerundet.

Budgets übertragen

Dieser Befehl ersetzt die Budgets der laufenden Buchhaltung durch die Budgets aus der vorherigen Buchhaltung.

Diese Übertragung kann wahlweise auf die laufenden oder auf die künftigen Budgets angewandt werden.

Gerne wird die Funktion verwendet, bei der die Budgets der Sammelkonten automatisch anhand der Budgets ihrer Unterkonten berechnet werden, aber eine bewusste Neuberechnung der Budgets kann ebenfalls ausgelöst werden.

Budgets neu berechnen

Der Befehl Buchhaltung – Budgets neu Berechnen ruft eine Maske auf, in der dieser Automatismus aktiviert werden kann.

Neben dem automatischen Modus stehen die zwei Optionen Berechnet die Budgets der Sammelkonten anhand der Budgets ihrer Unterkonten oder Setzt die Budgets der Sammelkonten auf null zur Verfügung.

Die Auswahlmöglichkeiten unten auf der Maske erlauben es, den Vorgang auf bestimmte Konten zu beschränken.

Standardmässig bezieht sich der Vorgang auf alle Sammelkonten. Es ist aber möglich, gewisse Konten auszuschliessen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Sammelkonten mit unabhängigem Budget… und klicken Sie die auszuschliessenden Konten an. Die Budgets dieser Konten müssen, wie oben beschrieben, manuell erfasst werden.

Mit einem Klick auf OK wird der Vorgang gestartet; er ist unwiderrufbar. Solange diese Funktion nicht erneut angewandt wird, werden die Budgets nicht neu berechnet.

22.7Die Finanzberichte

Die HRM2-Norm sieht die Erstellung zahlreicher Tabellen und Finanzberichte vor, die Crésus in den üblichen Ansichten nicht anbietet. Diese Berichte können in Form von Excel-Tabellen erstellt werden, sofern mindestens Microsoft Excel 2010 installiert ist und mit Windows gearbeitet wird.

Diese Funktion steht nur mit Excel als Tabellenkalkulationsprogramm zur Verfügung. Unter macOS ist diese Funktion nicht verfügbar.

Crésus Finanzbuchhaltung HRM wird mit den Standardvorlagen ausgeliefert, die den Richtlinien entsprechen. Da jedes Gemeinwesen seinen Kontenplan an seine eigenen Bedürfnisse anpasst, kann es notwendig sein, die Tabellen ebenfalls anzupassen, damit sie der laufenden Buchhaltung entsprechen. Die mitgelieferten Vorlagen können nicht verändert werden. Allerdings lassen sie sich kopieren, um daraus lokale Vorlagen zu erstellen, die auf dem betreffenden Arbeitsplatz für alle Buchhaltungen verwendet werden können, oder um daraus Tabellen zu erstellen, die mit der laufenden Buchhaltung verknüpft sind und die nur aus der offenen Datei heraus eingesetzt werden können.

22.7.1Erstellung von Finanzberichten mit Excel und anhand von Vorlagen
Eine Excel-Tabelle öffnen

Der Befehl Ansicht – Excel®-Tabellen ruft eine Maske auf, in der zwischen der Verwendung von Standardtabellen (Vorlagen), die mit der Software mitgeliefert werden, oder von benutzerdefinierten Tabellen gewählt werden kann

Wählen Sie die Vorlage Deutsch: Jahresbericht HRM2 und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Es wird eine Excel-Tabelle geöffnet und eine Sicherheitswarnung erscheint:

Die Tabellen verwenden Makros, die auf Visual Basic basieren. Da gemäss Sicherheitseinstellungen in Excel die Makros standardmässig deaktiviert sind, müssen sie durch Anklicken der Schaltfläche Inhalt aktivieren aktiviert werden. So kann Excel die Zellen mit den Werten aus der Buchhaltung füllen.

Nach dem Aktivieren der Makros werden die Daten aus der laufenden Buchhaltung in die Tabelle übernommen.

Wechseln Sie, um das Verhalten zu testen, in die Registerkarte Bilanz der Arbeitsmappe und ersetzen Sie die Kontonummer 100 in der Zelle auf Zeile 7 der Spalte A (falls nötig, heben Sie den Blattschutz auf): Die Bezeichnung des Kontos und die Werte werden entsprechend angepasst, die Totalbeträge berücksichtigen die neuen Werte. Falls Sie eine nicht vorhandene Kontonummer eingeben, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Die Daten werden nicht ständig aktualisiert, sondern erst wenn die Funktion neu ausgeführt wird. Falls Sie also in der Buchhaltung Daten ändern, müssen Sie die Tabelle schliessen und den Befehl erneut ausführen.

Eine Tabellenvorlage verwenden

Die Vorlagen sind für alle Crésus-Benutzer gleich und werden mit der Installation der Software bereitgestellt. Sie können nicht verändert werden. Bei einem Softwareupdate werden sie ersetzt.

Änderungen an Tabellenvorlagen, die in Crésus enthalten sind, lassen sich nicht speichern. Um Anpassungen dauerhaft vorzunehmen, müssen Sie eine Tabelle erstellen, die an die Buchhaltung angebunden ist. Dies wird nachfolgend erläutert.

Eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen

Um eine benutzerdefinierte Tabelle zu erstellen, die für mehrere Buchhaltungen verwendet werden kann, muss eine benutzerdefinierte Vorlage angelegt werden. Dabei wird ähnlich wie oben beschrieben vorgegangen:

  • Wählen Sie die Option Vorlagen
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Falls nötig, bittet Crésus Sie, den Ordner auszuwählen, wo alle Vorlagen auf dem Computer gespeichert sind (siehe Hinweis weiter unten).
  • Gehen Sie vor wie bei einer angebundenen Tabelle.

Die so erstellte Vorlage kann nun in allen Buchhaltungen verwendet werden, die auf dem betreffenden Arbeitsplatz geöffnet sind.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage ändern möchten, wählen Sie sie in der Maske aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage ändern.

Die benutzerdefinierten Vorlagen werden auf dem Arbeitsplatz lokal in einem Ordner abgespeichert, dessen Pfad unter Optionen – Definitionen, Registerkarte Global festgelegt wird. Dieser Pfad kann auf einen Ordner auf einem Netzlaufwerk verweisen, damit alle Computer, die auf diesen Netzwerkpfad zugreifen, die benutzerdefinierten Vorlagen verwenden können.

Eine angebundene Tabelle erstellen

Um eine Tabelle an die Buchhaltung anzubinden, verwenden Sie den Befehl Ansicht – Excel®-Tabellen. Wählen Sie die Option Angebundene Tabellenkalkulationen und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Crésus für die Erstellung der neuen Tabelle verwenden soll, geben Sie den Namen der Tabelle ein und klicken Sie auf OK.

Die neue Tabelle erscheint in der Liste der angebundenen Tabellenkalkulationen und kann nun geöffnet werden.

Der Inhalt muss erneut aktiviert werden, damit die Makros in Excel funktionieren. Für diese Tabelle sollte nun keine Systemmeldung mehr erscheinen.

Sie können alle gewünschten Anpassungen in einer angebundenen Tabelle vornehmen und beim Schliessen von Excel speichern. Beim nächsten Öffnen dieser Tabelle aus der Buchhaltung heraus werden diese Änderungen vorhanden sein.

Die so erstellte Tabelle kann nur aus der laufenden Buchhaltung heraus verwendet werden. Der Befehl Buchhaltung – Neueröffnung, mit dem die Datei für das neue Buchungsjahr angelegt wird, verknüpft eine Kopie der Tabelle mit der neuen Buchhaltung.

22.7.2Inhalt der Excel-Tabelle Jahresbericht

Gemäss der Fachempfehlung 01 des harmonisierten Rechnungsmodells für die Kantone und Gemeinden sind die Hauptelemente des Rechnungsmodells HRM2 die Bilanz, die Erfolgsrechnung, die Investitionsrechnung, die Geldflussrechnung und der Anhang:

  • Die Bilanz gibt die Vermögenslage wieder.
  • Die Erfolgsrechnung zeigt die Aufwand- und Ertragslage auf.
  • Die Investitionsrechnung stellt die Investitionsausgaben den Investitionseinnahmen gegenüber.
  • Die Geldflussrechnung gibt Einsicht in die Liquiditätsverhältnisse und die Veränderung der Kapital- und Vermögensstruktur.
  • Der Anhang enthält:
    • die angewandten Rechnungslegungsgrundsätze, insbesondere, wenn diese vom HRM2 abweichen;
    • Erläuterungen zu Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Bilanz und Geldflussrechnung;
    • den Eigenkapitalnachweis;
    • weitere Angaben, die für die Beurteilung der Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie der Risikosituation wichtig sind.

Es obliegt den Finanzverantwortlichen der Gemeinwesen, diese verschiedenen Elemente vorzulegen.

Die von Crésus Finanzbuchhaltung HRM erstellte Excel-Datei übernimmt die obenerwähnten Elemente weitgehend und ergänzt sie. Die erstellte Tabelle umfasst mehrere Registerkarten, die nach den Richtlinien strukturiert sind, die bei der Erstellung dieses Handbuchs in unserem Besitz waren.

Sie finden insbesondere Folgendes vor:

  • Eine Titelseite, auf dem der Benutzer den Namen des Gemeinwesens sowie allenfalls weitere sinnvolle Elemente aufführen kann. Die einzige Information, die aus Crésus Finanzbuchhaltung HRM übernommen wird, ist das Referenzjahr.
  • Eine Registerkarte Einleitung, die das Verfassen eines Einleitungstextes für die Finanzdaten erlaubt.
  • Registerkarten betreffend die Finanzierung und die Selbstfinanzierung der verschiedenen Sektoren.
  • Registerkarten für die Funktionen Erfolg und Investitionen der.
  • Eine Registerkarte Jahresrechnung mit den Aufwand- und Ertragskonten für das Buchungsjahr mit Vergleichsdaten aus dem Vorjahr und des Budgets.
  • Registerkarten mit den Erfolgsausweisen.
  • Eine Registerkarte Investitionsrechnung mit den Ausgaben- und Einnahmenkonten mit Vergleichsdaten aus dem Vorjahr und des Budgets.
  • Registerkarten mit Details zu den Investitionen.
  • Eine Registerkarte Bilanz mit den Aktiven und Passiven mit Vergleichsdaten aus dem Vorjahr.
  • Eine Registerkarte Geldflussrechnung – in der ersten Version von Crésus Finanzbuchhaltung HRM nicht vorhanden. Sie wird später eingeführt.
  • Eine Registerkarte Finanzkennzahlen, in der die verschiedenen Finanzkennzahlen berechnet werden, die für ein gutes Verständnis der Finanzlage des Gemeinwesens erforderlich sind.
  • Registerkarten, die es erlauben, verschiedene Positionen der Erfolgsrechnung, der Investitionsrechnung oder der Bilanz zu kommentieren.
  • Registerkarten Vorschau zur Präsentation der Finanzplanung.
22.7.3Inhalt der Excel-Tabelle Budgetbericht

Wie von den Richtlinien verlangt, stellen die Registerkarten dieser Tabelle das Budget des Jahres + 1, das Budget des laufenden Jahres und das Ergebnis des Jahres – 1 dar.

Es stehen mehrere Registerkarten zur Verfügung, um die erforderlichen Kommentare und Berichte zu verfassen, wie die Kapitalentwicklung oder die Finanzkennzahlen.

22.7.4Inhalt der Excel-Tabelle Finanzplanungsbericht

Die Gliederung dieser Excel-Arbeitsmappe ist ebenfalls richtlinienkonform und stellt die Budgets über fünf Jahre dar, ebenso das geschätzte Ergebnis der Jahresrechnung für das Jahr + 5.

22.7.5Einige Hinweise zum Konzept

Bei der Ausführung des Befehls liefert der Synchronisierungsmechanismus alle Daten der Crésus-Buchhaltung in einer ausgeblendeten Registerkarte der gewählten Excel-Tabelle. Spezielle in Excel entwickelte Mechanismen rufen diese Daten ab und setzen sie in die Formeln ein. Die Daten werden nicht ständig aktualisiert, sondern erst wenn die Funktion erneut ausgeführt wird. Falls Sie also in der Buchhaltung Daten ändern, müssen Sie die Tabelle schliessen und den Befehl nochmals ausführen.

Die Kontonummer in der Spalte A fungiert in der Regel als Referenz. Anhand der angegebenen Nummer wird das System die passende Kontobezeichnung suchen sowie die Werte, die sich auf die betreffenden Jahre beziehen.

Die von Crésus Finanzbuchhaltung HRM automatisch generierte Datei stellt die Bilanz beispielsweise wie folgt dar:

Diese Elemente stammen übrigens aus folgenden Formeln:

Sie sehen, dass es sich einerseits um Standardfunktionen von Excel handelt, z. B. =SUMME(C7:C14), während andere Funktionen nur für diese an Crésus Finanzbuchhaltung angebundenen Tabellen entwickelt wurden, z. B. =AccountTitle(A7). Diese Formel gibt den Kontotitel aus, deren Nummer in der Zelle A7 erfasst ist.

Diese Standardtabellen können für die Bilanz, die Erfolgsrechnung oder die Investitionsrechnung in der vorliegenden Form verwendet werden, doch für den Anhang sind weitere Anpassungen erforderlich. Obwohl die Formeln anhand der folgenden Angaben manuell eingegeben werden können, kann auch eine Tabellenzeile kopiert und in der Spalte A die Nummer des Kontos angegeben werden, für das der Benutzer einen Kommentar erfassen möchte.

Um die Daten des Kontos 0110.3130.00 in der Zeile 7 anzuzeigen, kann beispielsweise die betreffende Zeile 6 zum Konto 0110.3001.00 in die Zeile 7 kopiert und die Kontonummer in der Spalte A ersetzt werden. Die Excel-Datei zeigt die Daten an, und in der Spalte G muss nun nur noch der Kommentar eingegeben werden.

 

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