Crésus Faktura

6Funktionsweise im Detail

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6.1Allgemeine Organisation

Mit Crésus Faktura können Sie leicht neue Datensätze erstellen, Elemente ändern oder löschen, ihr Layout ändern, sie in verschiedener Form ausdrucken, ablegen, sortieren, Informationen filtern, in einem Datensatz und zwischen Datensätzen Berechnungen durchführen, Daten von einem Datensatz zum anderen verschieben …

Die Software Crésus Faktura bietet unzählige Möglichkeiten, sodass es schwierig ist, alle Funktionen in einer logischen Reihenfolge zu beschreiben. Wir befassen uns deshalb in einer thematischen Reihenfolge mit den Funktionen.

6.2Sprachkonventionen

Crésus Faktura ist eine Software, die Datenbanken nutzt und verwaltet.

Sie führt eine Kartei (oder besser mehrere miteinander verbundene Karteien).

  • Eine Datei besteht aus mehreren Datenbanken.
  • Eine Datenbank besteht aus Datensätzen.
  • Ein Datensatz besteht aus Feldern.
  • Eine Feld enthält einen Wert.

6.3Datenbanken

Die mit Crésus Faktura bearbeitete Datei enthält eine Reihe von Datenbanken.

  • Datenbank der Artikel
  • Datenbank der Kunden
  • Datenbank der Rechnungen
  • Datenbank der Lieferanten (gegebenenfalls)
  • Datenbank der Bestellungen (gegebenenfalls)
6.3.1Datenbank

Eine Datenbank fasst eine Reihe von Datensätzen zu einem besonderen Bereich wie allen Produkten und Dienstleistungen oder allen Kunden zusammen.

Diese Datensätze können in einer beliebigen Reihenfolge sortiert werden, man kann nach einem bestimmten Kriterium Auszüge erstellen usw.

6.3.2Datensätze

Eine Datenbank besteht aus Datensätzen. Jeder Datensatz enthält sämtliche Informationen zu einem Element, d. h. die Daten zu einem einzigen Kunden oder einen einzigen Artikel. Die Software ermöglicht in der Grundversion die Verwaltung von 30’000 Datensätzen pro Datenbank (mit den Erweiterungen mehr).

6.3.3Felder

Jeder Datensatz enthält eine Reihe von Informationen wie den Namen, den Vornamen und das Geburtsdatum der Person. Um die Daten zu organisieren, wird jedes Element in einem Feld gespeichert. Um die Eingabe der Daten steuern zu können, wird die Art des Inhalts jedes Feldes spezifiziert. Gewisse Felder können nur Daten enthalten, andere nur Namen, wieder andere nur Zahlen usw.

6.3.4Variablen

Bei der Arbeit mit einer Datenbank benötigt man oft allgemeine Daten wie den Namen der Firma oder das in den Statistiken zu verarbeitende Jahr. Daher werden Variablen angelegt, die nicht an einen bestimmten Datensatz gebunden sind. Sie können überall verwendet werden.

6.4Vorlagen

Um diese Daten zu verwenden, muss man sie erfassen, sehen und drucken können. Zu diesem Zweck verwenden wir Vorlagen, von denen es zwei Hauptarten gibt:

  • Bildschirmvorlagen dienen dazu, die Informationen mit der Tastatur zu erfassen, anzuzeigen, zu suchen und zu filtern.
  • Druckvorlagen werden für auszudruckende Dokumente wie eine Rechnung, eine Kundenliste oder Etiketten verwendet.

Für die Vorlagen kann auf Teilvorlagen zurückgegriffen werden. Dies sind einmal definierte, an mehreren Stellen verwendbare Vorlagen wie die Kopfzeile von Papierdokumenten.

Eine der Stärken von Crésus Faktura liegt darin, dass alle Bildschirm- und Druckvorlagen vom Benutzer definiert werden können. Ein Zeichenmodul ermöglicht es, die bestehenden Vorlagen anzupassen und neue Vorlagen zu zeichnen.

6.5Werkzeuge

Diese Datensätze können bearbeitet werden mit Werkzeugen wie:

  • Suchen und Auszüge
  • Statistiken
  • Erstellung von Seriendatensätzen
  • Vorgänge über eine ganze Datenbank
  • Teilweise oder vollständige Exporte und Importe von Datensätzen
  • Vorbereitung der Buchungen in der Crésus Finanzbuchhaltung.
  • Erstellung der Dateien für Zahlungsaufträge DTA / EZAG
  • Verwendung von ESR
  • Vereinfachung der Arbeit mit «Handlungs»-Schaltflächen, die einen grossen Teil der Menüelemente übernehmen können.

Crésus Faktura lässt sich sehr gut in der gelieferten Konfiguration mit der Standarddatei verwenden, kann aber auch angepasst oder vollständig umgestaltet werden.

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