Crésus Faktura

8Ausdruck von Rechnungen mit ESR

Um Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) ausdrucken zu können, benötigen Sie einen Vertrag mit Ihrem Finanzinstitut. Anschliessend erhalten Sie von ihm eine Teilnehmernummer.

Geben Sie beim Abschluss des ESR-Vertrags mit Ihrem Finanzinstitut an, dass die Datei mit CRLF[1] zu übermitteln ist, falls Sie danach gefragt werden.

Die Codierzeile auf dem ESR enthält den Betrag, den allfälligen feststehenden Teil, die Rechnungsnummer, die Kundennummer zur Kontrolle und die Teilnehmernummer. Es ist auch möglich, den Betrag nicht auszudrucken.

Die mit ESR ausgestellten Rechnungen werden automatisch mit dem Bank- oder Postkonto verbunden, das für die ESR definiert wurde.

  1. CRLF beschreibt die Sonderzeichen, mit denen eine Zeilenschaltung veranlasst wird. Für Crésus Faktura ist es der ASCII-Code CR (13), gefolgt vom ASCII-Code LF (10).

8.1Wahl des Einzahlungsscheins

Die Einstellungen für ESR erfolgen in der Registerkarte ESR der Allgemeinen Einstellungen.

Hier können Sie bestimmen, ob Sie den einen oder anderen Einzahlungsschein oder beide verwenden wollen.

Wenn Sie mehrere ESR-Verträge geschlossen haben oder gleichzeitig rote ES und ESR verwenden, können Sie bei der Erstellung einer Rechnung den auszudruckenden Einzahlungsschein wählen.

8.2Einstellung der ESR-Konten

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche ESR einstellen.
  • Lesen Sie die Mitteilung und klicken Sie auf OK, um den Einstelldialog zu öffnen:

  • Wählen Sie die anzupassende Einstellung und klicken Sie auf Ändern.
  • Geben Sie die Daten gemäss den Vorgaben Ihres Finanzinstituts ein:

  • Der Name wird in den verschiedenen Dialogen und Listen der Anwendung angezeigt.
  • Unter Konto bestimmen sie die Nummer des Geldkontos in Ihrem Kontenplan. Auf dieses Konto werden die von der Fakturierung generierten Buchungen übertragen (§ 3.9). Die hier aufgelisteten Konten entsprechen denjenigen der mit Ihrer Fakturierung verbundenen Crésus Finanzbuchhaltung. Stimmt die Liste nicht überein, wurde die Verbindung nicht hergestellt (für die Verbindung mit der Finanzbuchhaltung siehe § 3.9).
  • Die Teilnehmernummer erhalten Sie von Ihrem Finanzinstitut.
  • Sie setzt sich aus drei mit Bindestrichen verbundenen Teilen zusammen und beginnt bei ESR in CHF mit 01-. Die Software überprüft die Plausibilität der Nummer und meldet Formatfehler.
  • Diese Nummer ist für alle Kunden einer Bank gleich. Für jeden Kunden unterschiedlich ist der feststehende Teil (in der Regel 6 Ziffern).
  • Ist Ihr Finanzinstitut eine Bank, geben Sie den feststehenden Teil ein und aktivieren Sie die Option 27 Stellen.
  • Wenn Sie von Ihrem Finanzinstitut (z. B. PostFinance) eine eigene Teilnehmernummer erhalten haben, gibt es keinen feststehenden Teil und Sie müssen die Option 16 Stellen wählen.

  • Sie können die von der Software zu generierende ESR-Nummer auch formatieren, indem Sie das Kontrollkästchen Spezialformat aktivieren. Verwenden Sie in diesem Fall die Listen, um in der Codierzeile die Position der Rechnungs-Nr., der Kunden-Nr. und der Mahnstufe zu definieren.

Wenn Sie dieses Format ändern, können die mit der alten Codierung verschickten ESR nicht neu eingelesen werden.

  • Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um den Ordner mit dem vollständigen Pfad zu ergänzen. Dieser wird von der Software für die Überprüfung verwendet, ob Dateien zu verarbeiten sind.

  • In diesem Ordner müssen Sie die aus dem Internet heruntergeladene oder vom Finanzinstitut gelieferte Datei speichern.
  • Geben Sie unter Datei die Erweiterung der zu verarbeitenden Dateien an.

  • Die Datei kann je nach Ihrem Finanzinstitut verschiedene Erweiterungen aufweisen (*.v11, *.esr, *.bvr).
  • Wir empfehlen Ihnen, keinen vollständigen Dateinamen einzugeben, sondern einen Stern, gefolgt von der Erweiterung. So können Sie die Dateien auf Ihre Art benennen, z. B. mit 2014-07-12.v11 für die Inkassodatei vom 12. Juli 2014. Die Erweiterung der gespeicherten Dateien muss jedoch der hier vorgesehenen Erweiterung entsprechen.

Um die ESR-Dateien der Bank oder Post zu erhalten, müssen Sie nach den Angaben Ihres Finanzinstituts vorgehen.

  • Bei Aktivierung der Option Nach Verarbeitung in Datei .old umbenennen wird jede Datei mit der Erweiterung .old abgelegt. Muss eine alte Datei nochmals eingelesen werden, braucht man sie nur umzubenennen, indem *.old durch die ursprüngliche Erweiterung (*.v11, *.esr oder *.bvr) ersetzt wird. Die so umbenannte Datei muss sich an dem in den Einstellungen angegebenen Ort befinden.

Beim erneuten Einlesen einer alten Datei werden alle Zeilen rot und alle Markierungen entfernt, um eine doppelte Markierung der Zahlungen zu verhindern.

  • Die Bedingungen für Begleichung der Rechnung sind standardmässige Einstellungen, die für jede eingegangene Zahlung korrigiert werden können. Diese Einstellungen können Sie nach eigenem Ermessen vornehmen. Liegt der eingegangene Betrag innerhalb dieser Limiten, wird die Rechnung auch dann als beglichen betrachtet, wenn sie einige Franken vom erwarteten Betrag abweicht.

  • Die mit einem Klick auf Mehr zugänglichen Elemente sind bereits korrekt eingestellt und dürfen nur von einer Fachperson verändert werden.
  • Die Kontonummer des Geldkontos kann aber auch anhand einer Berechnung erzeugt werden anstatt einer manuellen Wahl aus der Liste der Konten. In diesem Fall wird im Feld Konto der Vermerk <Konto durch Berechnung> angezeigt:
  • Klicken Sie nach abgeschlossener Konfiguration des ESR-Kontos auf OK.

  • Wählen Sie die gewünschte Einstellung für das Konto aus und klicken Sie auf OK.
  • Ergänzen Sie die Informationen, die auf dem Einzahlungsschein stehen sollen.
  • Wenn Sie sie Einzahlungsschein-Vordrucke verwenden, brauchen Sie nur das entsprechende Feld in diesem Dialog leer zu lassen.
  • Die Auswahl ohne oder mit Betrag bestimmt, ob der Rechnungsbetrag auf dem ES ausgedruckt wird oder nicht. Bei ESR ist der Betrag Teil der Codierzeile. Erfasst Ihr Kunde diese Zeile in seiner Zahlungssoftware, wird der Betrag decodiert, kann aber noch geändert werden.

8.3Einstellungen für den Ausdruck der ESR

Die Positionierung der ESR-Elemente und insbesondere der Codierzeile muss der erhaltenen Schablone entsprechen. Um den ESR korrekt einzustellen, gehen Sie zu den Allgemeinen Einstellungen und verwenden Sie die Schaltfläche Objekte verschieben in der Klappe.

Klicken Sie auf die Strahlen der Windrose, um die Elemente zu verschieben.

Mit einem Klick auf den einfachen Pfeil verschieben sie sich um 0,25 mm, mit einem Klick auf den Doppelpfeil um 2 mm.

Die Gesamtverschiebung wird neben der Richtung angezeigt.

  • ESR: alles verschiebt den ganzen Inhalt des ESR.
  • ESR: Codierzeile verschiebt nur den Code unten auf dem ESR.
  • Roter ES: alles verschiebt den ganzen Inhalt des roten ES.

Für den Ausdruck des ESR müssen Sie eine mit der Software gelieferte und installierte OCR-B-Schrift verwenden. Sie muss fett und in der Schriftgrösse 15 ausgedruckt werden. Die mit der Mustervorlage gelieferten ESR sind bereits so eingestellt.

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